Tanya jawab tentang pelaporan o
Mengapa AkzoNobel mengontrak EthicsPoint?
o
Apa peran EthicsPoint?
o
Apa yang seharusnya dilaporkan dengan menggunakan prosedur Angkat Bicara! ini?
o
Bagaimana jika hal ini merupakan kondisi darurat?
o
Apakah seharusnya saya melaporkan kekhawatiran saya melalui prosedur Angkat Bicara! atau ke manajer AkzoNobel saya?
o
Bagaimana saya bisa melaporkan kekhawatiran saya kepada EthicsPoint?
o
Haruskah saya mengidentifikasikan diri saya?
o
Bagaimana cara EthicsPoint melindungi kerahasiaan?
o
Bagaimana cara AkzoNobel menyediki kekhawatiran?
o
Bagaimana saya bisa memonitor perkembangan dari penyelidikan yang berhubungan dengan laporan saya?
o
Bagaimana jika saya menghadapi tindakan balas dendam?
Tanya jawab sehubungan dengan prosedur Angkat Bicara!
Mengapa AkzoNobel mengontrak EthicsPoint? AkzoNobel mengontrak EthicsPoint, untuk memungkinkan karyawan kami melaporkan dugaan pelanggaran Kode Etik kami, melalui pihak ketiga yang profesional dan independen. Prosedur ini dapat digunakan jika karyawan merasa tidak nyaman untuk melaporkannya ke manajemen (lini). EthicsPoint adalah perusahaan yang beroperasi secara internasional yang menyediakan sistem telepon dan sistem berbasis web rahasia dan aman bagi mereka yang ingin melaporkan kekhawatiran sehubungan dengan pelanggaran prilaku bisnis. Saluran bantuan Angkat Bicara! dan situs web pelaporan EthicsPoints tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu dan menyediakan layanan terjemahan untuk pelaporan telepon dan web dalam bahasa yang berbeda.
1
Apa peran EthicsPoint? Tanggung jawab EthicsPoint adalah: o
Memberikan pilihan layanan telepon dan berbasis web rahasia bagi para karyawan untuk melaporkan dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku AkzoNobel
o
Melindungi identitas karyawan, jika diminta oleh karyawan
o
Menyediakan layanan terjemahan untuk pelapor yang ingin melaporkan dalam bahasa selain bahasa Inggris
o
Memberitahukan Komite Kepatuhan AkzoNobel tentang kekhawatiran yang ada, sehingga AkzoNobel dapat memulai penyidikan
o
Memungkinkan AkzoNobel untuk berkomunikasi dengan karyawan, yang ingin tetap anonim, dengan memberikan layanan sebagai perantara
Peran EthicsPoint bukan untuk mengambil tindakan dalam rangka menangani kekhawatiran tersebut; tetapi hanya menyampaikan kekhawatiran tersebut kepada Komite Kepatuhan AkzoNobel agar dapat ditangani.
Apa saja yang seharusnya dilaporkan? Beberapa contohnya adalah: o
Setiap ada pelanggaran terhadap ketentuan yang disebutkan dalam Kode Etik AkzoNobel
o
Setiap ada pelanggaran terhadap peraturan perundang-undangan (misalnya hukum praktek persaingan usaha yang tidak sehat)
o
Perbuatan tercela yang berkaitan dengan keuangan
o
Penipuan dan penyuapan
o
Dengan sengaja memberikan informasi yang tidak benar kepada instansi publik
o
Pelanggaran pidana
o
Diskriminasi dan pelecehan
2
Bagaimana jika hal ini merupakan kondisi darurat? Kekhawatiran tentang ancaman langsung yang dapat menimbulkan kerugian fisik atau kerusakan properti seharusnya tidak dilaporkan melalui prosedur Angkat Bicara!. Jika Anda membutuhkan bantuan darurat, silakan hubungi layanan darurat setempat atau ikuti prosedur di lokasi setempat Anda.
Apakah seharusnya saya melaporkan kekhawatiran saya melalui prosedur Angkat Bicara! atau ke manajer AkzoNobel saya? Pertimbangkan terlebih dulu apakah Anda merasa nyaman mengungkapkan kekhawatiran Anda secara langsung ke manajer Anda, manajer lini berikutnya atau manajer SDM. Kekhawatiran internal biasanya dapat diselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat, apabila ada suasana yang terbuka untuk berkomunikasi dengan manajer Anda. Jika Anda merasa tidak nyaman untuk melakukan hal ini, jika Anda tidak tahu siapa yang bisa dihubungi, atau jika Anda percaya kekhawatiran Anda belum diatasi dengan cara yang memuaskan, maka prosedur Angkat Bicara! dapat digunakan.
Bagaimana saya bisa melaporkan kekhawatiran saya kepada EthicsPoint? Jika Anda ingin melaporkan dugaan pelanggaran Pedoman Perilaku, Anda dapat membuat laporan Angkat Bicara! melalui situs web ini, menghubungi saluran bantuan Angkat Bicara! atau menginformasikannya kepada Komite Kepatuhan AkzoNobel secara langsung. o
Hubungi saluran bantuan Angkat Bicara!. Panggilan Anda akan dijawab oleh operator eksternal independen dari EthicsPoint, perusahaan yang menyediakan layanan pelaporan pihak ketiga melalui telepon atau internet untuk perusahaan-perusahaan internasional. Operator akan mendengarkan kekhawatiran Anda dan mungkin mengajukan pertanyaan tambahan. Dalam kebanyakan kasus, saluran bantuan Angkat Bicara! pada awalnya akan dijawab dalam bahasa Inggris. Jika Anda ingin melaporkan kekhawatiran Anda dalam bahasa yang berbeda, operator akan mengundang juru bahasa untuk menerjemahkan panggilan Anda. Nomor saluran bantuan untuk negara tertentu dapat ditemukan di sebelah kanan halaman web ini. Saluran tersebut bebas pulsa dan beroperasi 24 jam sehari.
o
Laporkan kekhawatiran Anda lewat Situs Web Angkat Bicara! ini.
o
Informasikan ke Komite Kepatuhan Korporat AkzoNobel melalui e-mail di
[email protected] atau kirimkan surat ke Komite Kepatuhan Korporat AkzoNobel di Kotak Pos 75730, 1070 AS Amsterdam, Belanda.
3
Segala laporan yang dibuat ke alamat ini akan ditangani oleh Direktur Kepatuhan AkzoNobel. Anda akan menerima konfirmasi penerimaan laporan dengan rincian tentang apa yang terjadi berikutnya.
Haruskah saya mengidentifikasikan diri saya? Jika Anda memilih untuk mengidentifikasikan diri Anda saat melaporkan kekhawatiran Anda, AkzoNobel akan berupaya sebaik mungkin untuk melindungi identitas Anda selama penyelidikan berlangsung. Banyak penyelidikan dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan lebih efektif apabila pelapor diidentifikasikan karena hal ini memungkinkan penyelidik AkzoNobel untuk menindaklanjutinya secara langsung dengan pelapor tersebut. Jika Anda bersikeras untuk melaporkannya secara anonim, konsekuensinya adalah laporan Anda mungkin tidak dapat diselidiki secara tuntas.
Bagaimana cara EthicsPoint melindungi kerahasiaan? EthicsPoint tidak melacak panggilan telepon atau menggunakan identifikasi penelpon Selain itu, EthicsPoint tidak membuat atau menyimpan catatan koneksi internal yang berisi alamat Protokol Internet (Internet Protocol - IP), sehingga tidak ada informasi yang menghubungkan Anda dengan EthicsPoint. Laporan Angkat Bicara! dari komputer Anda datang melalui portal Internet aman dan tidak melacak atau menunjukkan nama layar pengguna. EthicsPoint tidak akan menggunakan informasi tersebut untuk tujuan apapun selain untuk memberikannya kepada AkzoNobel agar dapat ditangani dengan tepat.
Bagaimana cara AkzoNobel menyelidiki kekhawatiran? EthicsPoint memberi tahu Komite Kepatuhan AkzoNobel ketika kekhawatiran diterima. AkzoNobel kemudian memulai penyelidikanan yang tepat, dengan menggunakan sumber daya internal maupun eksternal yang memiliki keahlian dalam melakukan penyelidikan. Informasi dalam laporan Angkat Bicara! dibagikan kepada para anggota tim penyelidik yang tepat, sejauh yang diperlukan untuk melakukan penyelidikan. Kekhawatiran tersebut akan diselidiki dengan segera dan secara rahasia. Anda dapat memonitor status penyelidikan dengan menghubungi saluran bantuan Angkat Bicara! AkzoNobel atau dengan mengklik tautan Tindak Lanjut pada situs web tersebut.
Bagaimana saya bisa memonitor perkembangan dari penyelidikan yang berhubungan dengan laporan saya? Pada akhir panggilan telepon atau laporan Angkat Bicara! berbasis web Anda, EthicsPoint akan meminta Anda untuk membuat kata sandi dan akan memberi Anda nomor pendaftaran Angkat Bicara!. Silakan hubungi saluran bantuan Angkat Bicara! AkzoNobel atau akses situs
4
web pelaporan Angkat Bicara!, 8 hari kerja setelah Anda mengajukan laporan Anda, untuk memeriksa apakah diperlukan informasi tambahan dari Anda dalam rangka untuk mengatasi kekhawatiran Anda.
Bagaimana jika saya menghadapi tindakan balas dendam? AkzoNobel dengan tegas melarang tindakan balas dendam dalam bentuk apapun yang dilakukan terhadap siapa pun yang melaporkan kekhawatiran. Kekhawatiran yang dilaporkan dengan itikad baik tidak akan membuat Anda terkena sanksi dalam bentuk apapun, tanpa memperhitungkan apakah fakta yang mendasarinya terbukti benar atau mengakibatkan tindakan dalam bentuk apapun. Jika Anda percaya bahwa Anda menghadapi tindakan balas dendam dalam bentuk apapun, silakan laporkan secara langsung ke Komite Kepatuhan AkzoNobel dengan mengirimkan email ke
[email protected] atau mengirim surat ke Kotak Pos 75730, 1070 AS Amsterdam, Belanda.
5
