ANASCO Informatika Kft.
ISMERTETŐ
A Számla Információs Rendszer leírása.
Budapest, 2003. július
ANASCO Informatika Kft.
A dokumentum a KSZKI igazgató megbízásából készült. A SZIR fantázia névvel jelzett fejlesztés, valamint az azt leíró dokumentáció szerzői jogvédelem alatt áll. A dokumentum harmadik félhez való továbbítása – a szerzők és a KSZKI igazgatója előzetes írásbeli engedélye nélkül – tilos. Azaz a felhasználó (KSZKI) felelősége, hogy betartson minden vonatkozó szerzői jogszabályt. Továbbá a szerzői jogvédelem alá eső jogok korlátozása nélkül a dokumentum semmiféle része nem reprodukálható, tárolható vagy vezethető be visszakereső rendszerbe, vagy vihető át bármilyen formátumban (vagy eszközzel) vagy bármilyen más céllal a szerzők előzetes írásbeli beleegyezése nélkül harmadik fél felé.
A KSZKI, illetve a KSZKI fenntartója a III. kerületi Óbuda-Békásmegyer Önkormányzata rendelkezhet szabadalmakkal, szabadalmazott
alkalmazásokkal,
védjegyekkel
(pl.:
KSZKI.OBUDA.hu),
szerzői
jogokkal
vagy
más
szellemi
tulajdonjogokkal a dokumentum tárgykörére vonatkozóan. A dokumentum nem tér ki és ezáltal értelemszerűen nem ruházta fel a szerzőket ezeknek a szabadalmaknak, védjegyeknek, szerzői jogoknak a használati jogával, és ezekkel a szerzők a dokumentum elkészítése folyamán nem éltek.
A dokumentumban esetlegesen szereplő cég- és termékneveket tulajdonosaik védjeggyel láthatták el.
9/2. oldal Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
ANASCO Informatika Kft.
A Számla Információs Rendszer célja és lehetőségei A Számla Információs Rendszer abból a célból készült, hogy segítséget nyújtson az önállóvá vált intézményeknek gazdasági ügyeik intézésében. A jelenlegi megállapodás szerint az önálló gazdasági intézmény a munkahét utolsó napján kimutatást készít a kifizetetlen számlákról s az intézmény készpénzigényéről. A KSZKI Pénzügyi csoportja már több éve hasonló szisztémával követi nyomon a különböző partnercégek, s a tőlük beérkező számlák adatait. Ennek alapján bátran kijelenthető, hogy a szükséges adatokat folyamatosan karbantartó intézmény mindig naprakész információval rendelkezik partner- és különösképpen számlaállományáról. A Számla Információs Rendszer a következő lehetőségeket kínálja a felhasználók számára:
•
Partnerek nyilvántartása
•
A partnerektől bejövő számlák nyilvántartása
•
Kiegyenlítetlen számlák leválogatása
•
A kiegyenlítetlen számlákról kimutatás készítése
A Számla Információs Rendszer az elmúlt két év gyakorlati tapasztalataiból kiindulva az alábbi korlátokat tartalmazza:
•
A partnerállomány maximális rekordszáma 500.
•
A számlaállomány maximális rekordszáma 1 200.
Amennyiben a későbbiekben úgy alakul, hogy az önkényesen felállított korlátok nem tükrözik a valóságot, úgy természetesen mód nyílik arra, hogy módosítsunk ezeken az értékeken. A Számla Információs Rendszer üzemeltetése a Számla2004.xls Excel munkafüzetben történik. A munkafüzet az alábbi munkalapokat tartalmazza:
•
Cégek adatai
•
Csoportosítás
•
Számla2004
•
Kiegyenlítetlen számlák 9/3. oldal
Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
ANASCO Informatika Kft.
•
Kimutatás
•
Leválogatás
A Kimutatás és a Leválogatás munkalapok alaphelyzetben üresek, ezekre csak átmenetileg van szüksége a programnak abban az időszakban, amikor egy tényleges kimutatást készítünk a ki nem egyenlített számlákról. Ügyeljünk tehát, hogy ezekre a lapokra ne írjunk semmilyen adatot!
Partnercégek nyilvántartása A partnercégek nyilvántartása során a legfontosabb az adott cég megfelelő csoportba, esetleg csoportokba sorolása. Egy céghez két szakterület rendelhető: Csop1, Csop2. (Erre elsősorban azért van szükség, mert a kimutatás készítésekor külön kell megjelenjék a karbantartási és a felújítási költség. Az esetek többségében azonban egy partnercég csak egy szakterülettel rendelkezik.)
A Csoportosítás munkalap A Csoportosítás munkalap azokat a szakterületeket tartalmazza, ahova az egyes partnercégeket be kell sorolni. Figyelem! Ezen a munkalapon az adattartalom nem módosítható! •
Kód
Megnevezés
•
ÁR
01 - Áram
•
VZ
02 - Víz
•
HŐ
03 - Távhő
•
CS
04 - Csatorna
•
GZ
05 - Gáz
•
SK
06 - Szemétszállítás, kéményseprés
•
TE
07 - Telefon
•
ÉL
08 - Élelmezés
•
DO
09 - Dologi kiadások
•
KA
10 - Karbantartás 9/4. oldal
Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
ANASCO Informatika Kft. •
FE
11 - Felújítás
•
PT
12 - Pedagógus továbbképzés
•
MD
13 - Megbízási díjak
•
KK
14 - Késedelmi kamat
•
XX
15 – Nagyértékű tárgyi eszköz
•
YY
16 – Egyéb
Egy cég csoportba sorolása ad támpontot a kimutatás készítéséhez. Ügyeljünk, hogy partnereinket megfelelően csoportosítsuk.
A Cégek adatai munkalap A Cégek adatai munkalapon dolgozzuk fel azokat az adatokat, amelyek egy partnercéget kellőképpen azonosítanak. •
Cég kódja
Tetszőleges, általunk kitalált rövidítés. Ügyeljünk, hogy egyedi legyen! Célszerű egy cégnek "beszélő"
kódot
lerövidíthetjük
a
adni,
ugyanis
későbbiekben
ezzel az
jelentősen
adatrögzítésre
fordított időt. •
Cég neve
Írjuk be a cég teljes nevét!
•
Csop.1
A Csoportosítás munkalap egyik kódja.
•
Csoport megnevezése
Automatikusan kitöltődik a Csop.1 megadása után. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a cellában.
•
Csop.2
A Csoportosítás munkalap egyik kódja. Csak akkor kell kitöltenünk, ha az adott cég két szakterületen is végez számunkra munkát, (pl. Csop.1 - FE, Csop. 2 - KA).
•
Csoport megnevezése
Automatikusan kitöltődik, ha a Csop. 2 nem üres. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a cellában.
•
Bankszámla
Értelemszerű adat 9/5. oldal
Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
ANASCO Informatika Kft. •
IRSZ
Értelemszerű adat
•
Helység
Értelemszerű adat
•
Cím
Értelemszerű adat
•
Telefon
Értelemszerű adat
•
Fax
Értelemszerű adat
•
E-mail
Értelemszerű adat
•
Kapcsolattartó
Értelemszerű adat
•
Megjegyzés
Értelemszerű adat
A számlanyilvántartó rendszer szempontjából elegendő az első 4, esetleg 6 mezőt kitöltenünk. Ezt a táblázatot azonban használhatjuk akár Word körlevélhez, akár saját címjegyzékhez is. Ilyen esetben már célszerű a többi adatot is feltöltenünk. Igény esetén a partnerállományunkat a "Cég neve" mező alapján sorba rendezhetjük. Ehhez elegendő a RENDEZÉS NÉV SZERINT gombra egyet kattintanunk.
Bejövő számlák nyilvántartása Ezt a feladatot a Számla2004 munkalapon tudjuk végezni.
A Számla2002 munkalap •
Sorszám
001-től 1200-ig előre adott
•
Számla kelte
Az adat éééé.hh.nn formában kitöltendő.
•
Számla érkezett
Az adat éééé.hh.nn formában kitöltendő.
•
Fizetési határidő
Az adat éééé.hh.nn formában kitöltendő.
•
Kiegyenlítés dátuma
Az
adat
éééé.hh.nn
formában
kitöltendő,
természetesen már csak akkor, ha a tényleges kiegyenlítés megtörtént. •
Késés
Automatikusan számítódik. A lehetséges értékek: határidőn belül
9/6. oldal Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
ANASCO Informatika Kft. késés: 1 - 30 nap késés: 31 - 40 nap késés: 41 - 50 nap késés: 51 napnál több •
St
Írjunk a mezőbe “x”-et, ha sztornírozták a számlát. A sztornírozott számlák természetesen kimaradnak a kimutatásból.
•
Hó
Automatikusan számítódik.
•
Cég kódja
A Cégek adatai munkalap A oszlopának egyik adata.
•
Cég neve
Automatikusan számítódik. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a cellában.
•
1_2_3
Az adott cég 1. vagy 2. csoportbesorolása, illetve 3, ha késedelmi kamat
•
Csop
Automatikusan számítódik. Hibás kód esetén a "Hibás adat" Üzenetet kapjuk a cellában.
•
Csop. neve
Automatikusan számítódik. Hibás kód esetén a #HIÁNYZIK hibaüzenetet kapjuk a cellában.
•
Számla száma
Értelemszerűen kitöltendő.
•
Számla összege
Értelemszerűen kitöltendő.
•
Megjegyzés
Értelemszerűen kitöltendő.
Kimutatás készítése Kimutatást úgy készíthetünk, hogy a Számla2004 munkalapon egyet kattintunk a KIMUTATÁS gombra. Kimutatás készítésekor a Számla2004 program szakterületek és késések szerint csoportosítva táblázatba rendezi a ki nem egyenlített számláinkat, s az adatokat a Kimutatás.xls táblába rakja át. A Kimutatás.xls fájlt a program megnyitja, tehát ezzel nem kell törődnünk.
9/7. oldal Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
ANASCO Informatika Kft. A művelet során a program adattárolásra átmenetileg használja a Számla2004.xls fájlban lévő Leválogatás és a Kimutatás munkalapokat is. Ezért fontos, hogy munkánk során ezekre a lapokra ne írjunk. A kimutatás elkészítése után a program menti a Számla2004.xls fájlt. A művelet befejeztével az információs sorban a Kész felirat olvasható. Az Ablak menü kinyitása után választhatjuk a Kimutatás.xls fájlt, melynek G19 cellájába beírhatjuk
az
intézmény
készpénzigényét,
a
G20-G22
cellákba
pedig
az
egyéb
pénzigényeket. Egyéb pénzigény esetén az A20-A22 cellákba írrjuk be a megfelelő nevet és a hozzá tartozó határidőt is. A cellák kitöltése után a G23 cella tartalma aktualizálódik. Mentsük a Kimutatás.xls fájlt.
A Kimutatás formátuma hat.idDn bel¸ li
1 - 30 nap
31 - 40 nap
41 - 50 nap
>51 nap
÷ sszesen
01 - ¡ ram
0
0
0
0
319 759
319 759
02 - VÌz
0
0
0
0
0
0
03 - T· vhD
0
0
0
0
0
0
04 - Csatorna
0
0
0
0
0
0
05 - G· z
0
0
0
0
0
0
06 - SzemÈtsz· llÌt· s, kÈmÈnyseprÈs
0
0
0
0
0
0
07 - Telefon
0
0
0
0
134 360
134 360
08 - …lelmezÈs
0
1 792 956
1 794 112
0
242 000
3 829 068
09 - Dologi kiad· sok
0
0
36 000
0
582 537
618 537
10 - Karbantart· s (mQkˆ dÈs)
0
0
0
0
0
0
11 - Ingatlankarbantart· s - fel˙ jÌt· s
0
0
0
0
59 800
59 800
12 - PedagÛgus tov· bbkÈpzÈs
0
0
0
0
90 000
90 000
13 - MegbÌz· si dÌjak
0
0
0
0
0
0
14 - KÈsedelmi kamat
0
0
0
0
0
0
15 - NagyÈrtÈkQ t· rgyi eszkˆ z
0
0
0
0
0
0
16 - EgyÈb
0
0
0
0
0
0
÷ sszesen
0
1 792 956
1 830 112
0
1 428 456
5 051 524
KÈszpÈnz igÈny h· zipÈnzt· rba EgyÈb pÈnzigÈny (pl. p· ly· zat) Jubileumi jutalom EgyÈb pÈnzigÈny ÷ sszes igÈny
5 051 524
Z· rÛ pÈnzt· regyenleg (elDzD hÈt pÈntek) Z· rÛ banki egyenleg (alsz· ml· kkal) (elDzD hÈt pÈntek)
Az anyagot igény esetén nyomtathatjuk, menthetjük más néven. A mentett fájlt kell csatolt anyagként az Outlook segítségével a megfelelő helyre elküldeni.
KIEGYENLÍTETLEN SZÁMLÁK LEVÁLOGATÁSA A kiegyenlítetlen számláink leválogatását úgy intézhetjük, hogy a Számla2004 munkalapon egyet kattintunk a KIEGYENLÍTETLEN gombra. Ilyenkor a megfelelő adatok a Kiegyenlítetlen számlák munkalapra kerülnek.
9/8. oldal Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
ANASCO Informatika Kft.
Hibaelhárítás Előfordulhat, hogy a kimutatás készítése során hibás, vagy hiányos adatrögzítés miatt a program futása az alábbi képen látható módon megszakad.
Ilyen esetben a következőket kell tennünk: •
Kattintsunk a Vége gombra.
•
Kattintsunk a Számla2004 munkalap fülre.
•
Kattintsunk a JAVÍT gombra.
•
Ellenőrizzük az adatokat, javítsuk ki a hibánkat.
•
A javítás után a kimutatás újra elkészíthető.
ANASCO Informatika Kft. - 1077 Budapest, Dohány u. 30/A tel.: 267-9343, 267-9344 e-mail:
[email protected] web: www.anasco.hu
9/9. oldal Fájl: Sz.I.R. ismertető.doc ; Létrehozva: 2004.03.26 11:15 ; Nyomtatva: 2004.03.28 12:49
