Analýza stavu implementace a řízení projektů SA Fáze 2:
Analýza stavu projektového řízení ve veřejné správě
Zadavatel: Ministerstvo vnitra České republiky Sídlo: Nad štolou 936/3, Praha 7 – Holešovice, 170 34 IČ: 00007064 Tel: +420 974 811 111 Fax: +420 974 833 582
Datum zpracování: Verze 1.1
5.října 2010
OBSAH 1
Manažerské shrnutí ......................................................................................................................... 4
2
Úvod ................................................................................................................................................ 5
3
4
2.1
Kontext projektu ....................................................................................................................... 5
2.2
Zkratky a termíny ..................................................................................................................... 7
Obsah a metoda analýzy, výběr respondentů ................................................................................. 9 3.1
Obsah a metoda analýzy ......................................................................................................... 9
3.2
Výběr respondentů .................................................................................................................. 9
Výstupy dotazníkového šetření ..................................................................................................... 10 4.1
4.1.1
Shrnutí výsledků za jednotlivé otázky............................................................................ 10
4.1.2
Analýza vzájemných závislostí šetřených oblastí u vybraných organizací ................... 68
4.2 5
6
Celkové shrnutí ...................................................................................................................... 10
Shrnutí dle typu organizace ................................................................................................... 70
Vybrané závěry a jejich vliv na projektové řízení .......................................................................... 71 5.1
Metodika a nástroje projektového řízení ............................................................................... 71
5.2
Komunikace s cílovými skupinami a informovanost o projektovém řízení ............................ 73
5.3
Vlivy na projektové řízení ...................................................................................................... 74
5.4
Organizace projektového řízení ve veřejné správě ............................................................... 74
5.5
Závěry – shrnutí ..................................................................................................................... 75
Opatření pro rozvoj Projektového řízení ........................................................................................ 76 6.1
Informační portál projektového řízení ve veřejné správě ...................................................... 77
6.1.1 Vytvoření informačního portálu pro organizace veřejné správy, které se snaží získat informace o možných zdrojích spolufinancování projektů ............................................................. 77 6.1.2
Vytvoření databáze realizovaných projektů ................................................................... 77
6.1.3
Vytvoření rozcestníku pro témata projektového řízení ve státní správě ....................... 78
6.2
Podpora propagace ............................................................................................................... 79
6.2.1
Každoroční konference projektového řízení ve veřejné správě .................................... 79
6.2.2
Cena pro nejlepší projektové řízení projektu ve veřejné správě ................................... 79
6.2.3
Školení a certifikace projektového řízení ....................................................................... 80
6.2.4
Mezinárodní konference projektového řízení ve veřejné správě ................................... 80
6.3
Materiály a podklady .............................................................................................................. 81
6.3.1 Metodika projektového řízení ve veřejné správě – praktický rádce pro různé typy projektů 81 6.3.2 6.4
Materiály podpory procesů projektového řízení ............................................................ 81
Poskytování služeb ................................................................................................................ 82 Strana 2
7
6.4.1
Služby projektového řízení ............................................................................................ 82
6.4.2
Zajištění odpovědí na dotazy v oblasti řízení projektů a výměna zkušeností ............... 83
Přílohy ............................................................................................................................................ 84 7.1
Použité metody, výběr respondentů, průběh dotazníkového šetření – detailní popis........... 84
7.1.1
Metody zjišťování ........................................................................................................... 84
7.1.2
Metoda výběru respondentů .......................................................................................... 85
7.1.3
Zajištění informovanosti ................................................................................................. 87
7.1.4
Etapy dotazníkového šetření ......................................................................................... 88
7.1.5
Metoda vyhodnocení ..................................................................................................... 93
7.2
Vzor dotazníku pro zjištění stavu projektového řízení ve veřejné správě ............................. 95
7.3
Text výzvy pro respondenty dotazníkového šetření ............................................................ 128
7.4
Text oznámení o realizaci dotazníkového šetření ............................................................... 129
7.5
Shrnutí dle typu organizace ................................................................................................. 130
7.5.1
Orgány státní správy.................................................................................................... 130
7.5.2
Krajské úřady ............................................................................................................... 155
7.5.3
Statutární města .......................................................................................................... 175
7.5.4
Obce III. Stupně ........................................................................................................... 198
7.5.5
Obce II. Stupně ............................................................................................................ 223
7.5.6
Obce I. Stupně ............................................................................................................. 249
Strana 3
1
M ANAŽERSKÉ SHRNUTÍ
Tento dokument shrnuje průběh a výsledky z analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení, realizované formou dotazníkového šetření mezi zástupci veřejné správy. Analýza je součástí projektu „Analýza stavu implementace a řízení projektů SA“ a je realizována v červenci – záři 2010 jako jeho fáze 2 (SA – zkratka pro strategii Smart Administration). Na základě získaných odpovědí pak dokument zároveň předkládá závěry a návrhy opatření v oblasti projektového řízení, jejichž stručný přehled je uveden i v tomto manažerském shrnutí. Cíle fáze 2 Cílem této fáze a dílčím cílem projektu „Analýza stavu implementace a řízení projektů SA“ je zjištění stavu implementace projektového řízení v orgánech veřejné správy vůči definované strategii. Tento dílčí cíl navazuje na cíle nadřazeného projektu „Koordinace zavedení Smart Administration ve veřejné správě (KOZA SA VS)“: podpora zavádění standardů projektového řízení v organizacích VS, zvyšování flexibility veřejné správy, podpora kvality řízení projektů s důrazem na implementaci SA. Závěry a návrhy opatření v oblasti projektového řízení Na základě získaných informací bylo provedeno vyhodnocení jak z pohledu celé veřejné správy tak z pohledu jednotlivých typů orgánů státní správy i územních samospráv. Dílčích i celkové výsledky byly shrnuty do závěrů a byla navržena opatření z nich vyplývající. Mezi nejvýznamnější závěry, které byly v průběhu analýzy identifikovány patří zejména: V rámci orgánů veřejné správy existuje zájem o projektové řízení. Nízká úroveň znalostí o pozitivních efektech projektového řízení má vliv na průběh a výsledky projektů. Spolufinancování ze strukturálních fondů není zárukou správného projektového řízení, přispívá však k osvojení některých základních principů. Menší zapojení pracovníků příslušných úřadů do realizace může mít vliv na nízkou úroveň interní podpory projektů. V rámci orgánů veřejné správy dominuje liniové řízení a projektové myšlení zatím není dostatečně rozšířené. Navrhovaná opatření Navrhovaná opatření zohledňují ovlivnitelnost z pozice Zadavatele. Pro oblast Komunikace s cílovými skupinami a informovanost o projektovém řízení se návrhy opatření týkají: 1. informačního portálu projektového řízení ve veřejné správě; 2. podpory propagace a poskytování informací o projektovém řízení. Návrhy z oblasti Metodika a nástroje projektového řízení byly detailně rozpracovány v kapitolách: 3. materiály a podklady pro podporu projektů; 4. poskytování služeb pokrývající některé procesy projektového řízení. U každého navrhovaného opatření je uvedena náročnost a odhadovaná doba realizace. Jednotlivá opatření se snaží maximalizovat využití potenciálu již existujících informací a zkušeností při minimalizaci finančního rozsahu. Ten se však u většiny návrhů jeví jako nejvýznamnější omezující faktor pro jejich realizaci. Strana 4
2
ÚVOD
Tento dokument shrnuje průběh a výsledky z analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení, realizované formou dotazníkového šetření mezi zástupci veřejné správy. Analýza je součástí projektu „Analýza stavu implementace a řízení projektů SA“ a je realizována v červenci – záři 2010 jako jeho fáze 2. Dotazníkové šetření bylo provedeno s ohledem na efektivitu a snížení zátěže respondentů společně pro první dvě fáze projektu „Analýza stavu implementace a řízení projektů SA“: Fáze 1: Provedení analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace SA ve veřejném sektoru Fáze 2: Provedení analýzy stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení. Fáze 1 je vyhodnocena jako samostatný výstup v dokumentu „Analýza stavu implementace SA“. Výstupem fáze 2 je tento dokument. 2.1
Kontext projektu
Ministerstvo vnitra, Odbor programového řízení realizuje projekt Koordinace zavedení Smart Administration ve veřejné správě (KOZA SA VS), spolufinancovaný z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Hlavním cílem projektu je podpora zavádění standardů projektového řízení v organizacích VS, zvyšování flexibility veřejné správy a podpora kvality řízení projektů s důrazem na implementaci SA. Mezi dílčí cíle KOZA SA VS patří: Zvýšení informovanosti zástupců cílových skupin (organizace veřejné správy) o požadavcích na implementaci principů projektového řízení. Implementace strategických dokumentů a projektů zaměřených na projektové řízení v regionech a na ústředních orgánech státní správy. Zvýšení absorpční kapacity v projektech zaměřených na SA. Vytvoření standardů vzdělané veřejné správy, včetně vytvoření standardů vzdělávání zaměstnanců VS v oblasti projektového řízení. Zvýšení elektronizace VS – podpora projektů zaměřených na e-Government. V rámci realizace projektu KOZA SA VS byly jako jedny z problematických částí v oblasti projektů Smart Administration (SA) identifikovány nedostatečný přehled stavu implementace SA vůči definované strategii a nedostatečný přehled stavu implementace projektového řízení v orgánech statní správy vůči definované strategii. Na odstranění těchto nedostatků byl připraven projekt „Analýza stavu implementace a řízení projektů SA“. Výstupy projektu budou sloužit pro: revizi priorit Strategie realizace Smart Administration v období 2007 – 2015, vyšší cílení přímé podpory při implementaci Smart Administration (vazba na plánované projekty), a to v rámci strukturálních fondů i ostatních zdrojů, vyšší podporu projektového řízení ve veřejném sektoru, větší zapojení organizací veřejného sektoru do implementace Smart Administration. V rámci projektu byly identifikovány činnosti (fáze), které je nutné realizovat pro získání přehledu v obou oblastech: 1. Analýza stávajícího stavu v oblasti implementace SA 2. Analýza stávajícího stavu v oblasti implementace projektového řízení Strana 5
3. Zhodnocení projektů realizovaných v oblasti SA (identifikace struktury a jejich rozdělení dle řešené problematiky) ve veřejné správě 4. Identifikace optimální podoby projektového řízení 5. Realizace závěrečné konference. V souladu s výše uvedeným realizovalo Ministerstvo vnitra od 9. 8. 2010 do 15. 10. 2010 dotazníkové šetření mezi organizacemi veřejného sektoru, s cílem zmapovat stav zavádění projektového řízení a naplňování cílů Smart Administration obecně. Cílovými skupinami respondentů byly organizační složky státu, kraje, statutární města a obce I, II a III. typu. Zajištění realizace těchto aktivit bylo provedeno na základě výběrového řízení v rámci samostatného projektu s podporou externího dodavatelského týmu. Tento dokument je výstupem části 2 tohoto projektu „Analýza stavu implementace a řízení projektů SA“ a jeho cílem je provedení celkové analýzy stavu projektového řízení v rámci všech projektů realizovaných subjekty státní správy a územní samosprávy. Předmětem šetření tak nebyly pouze projekty patřící do skupiny Smart Administration nebo projekty spolufinancované ze strukturálních fondů, ale všechny akce, které splňují charakter projektů (jsou realizovány mimo běžné procesy a agendy ve stanoveném finančním a časovém rámci).
Strana 6
2.2
Zkratky a termíny
Zkratky a termíny použité v dokumentu. Zkratka /Termín
Popis
Projekt
Jedinečný časově, nákladově a zdrojově omezený proces realizovaný za účelem vytvoření definovaných výstupů co do kvality, standardů a požadavků.
Programová kancelář
Organizační jednotka určená k centrální koordinaci jí určených projektů.
Program
Portfolio projektů vybraných, plánovaných a řízených koordinovaným způsobem.
Metodika projektového řízení
Způsob řízení projektu.
Projektové řízení
Představuje způsob rozplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových akcí, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů.
Smart Administration
Soubor opatření zaměřených na zvyšování kvality a efektivity veřejné správy. Vychází z vládního dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015. Strategie obsahuje cíle, projektové okruhy a návrhy systémových opatření, zaměřených na zefektivnění procesů v organizacích veřejné správy.
SA
Smart Administration
Strukturální fondy
Fondy EU sloužící k financování cílů regionální a strukturální politiky EU, čili hlavně ke zvyšování hospodářské vyspělosti evropských regionů.
Řízení rizik
Zahrnuje vybudování vhodné infrastruktury a použití logického a systematického postupu ke zjištění souvislostí, identifikaci, analýze, vyhodnocení, zvládání, sledování a hlášení rizik spojených s projektem takovým způsobem, který dovolí minimalizovat ztráty.
Zájmové skupiny (stakeholders)
Zájmové skupiny představují aktéry projektu, kteří jsou charakterizováni různou mírou zájmu a rozdílnou motivací, kterou mají k ovlivnění projektu.
Projektový záměr
Konkrétní představa o budoucím projektu, která obsahuje základní informace o projektu - cíle projektu, zdroje financování, způsoby realizace, časový harmonogram a předpokládané výstupy projektu.
Udržitelnost projektu
Je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu.
Strana 7
Obec I. stupně
Obcí I. stupně je každá obec a mezi její agendy patří vedení evidence obyvatel, zajišťování voleb, zabezpečování ochrany veřejného pořádku atd.
Obec II. stupně
Neboli obec s pověřeným obecním úřadem vykonávající v rámci přenesené působnosti na svém území státní správu v rozsahu přiznaném „obcím s pověřeným obecním úřadem“. Zajišťuje různé činnosti (stavební úřady, matriky,…) za malé obce na základě dohody mezi obcemi nebo rozhodnutí.
Obec III. stupně
Neboli obec s rozšířenou působností mají oproti ostatním obcím některé oblasti působnosti navíc (přenesená působnost státní správy), a to nejen pro svůj vlastní, základní správní obvod, ale zpravidla i pro další obce v okolí. Zajišťují například činnosti živnostenských úřadů, vydávání cestovních a osobních dokladů, řidičských průkazu, vedení registru motorových vozidel, péče o nepřizpůsobivé občany, vyplácení sociálních dávek … (nahradily činnosti okresních úřadů)
VS
veřejná správa
OSS
Organizační složka státu, neboli ministerstva a jiné správní úřady státu (úřady práce, veterinární úřady, hasiči, policie apod.), Ústavní soud, soudy, státní zastupitelství, Nejvyšší kontrolní úřad, Kancelář prezidenta republiky, Úřad vlády České republiky, Kancelář Veřejného ochránce práv, Akademie věd České republiky, Grantová agentura České republiky a jiná zařízení, o kterých to stanoví zvláštní právní předpis nebo zákon 219/2000 Sb.; obdobné postavení jako organizační složka státu má Kancelář Poslanecké sněmovny a Kancelář Senátu.
Strana 8
3
OBSAH A M ETODA ANALÝZY, VÝBĚR RESPONDENTŮ
V této kapitole je stručně popsáno, co bylo předmětem analýzy, v jakém prostředí (oblasti) bylo prováděno získávání podkladů a jaké metody byly pro šetření použity. Detailní popis Použitých metod, klíče pro výběr respondentů a detailní průběh dotazníkového šetření včetně popisu jednotlivých etap oslovování respondentů je v příloze Použité metody, výběr respondentů, průběh dotazníkového šetření – detailní popis (str. 84). 3.1
Obsah a metoda analýzy
Obsahem analýzy popisované tímto dokumentem je zjištění stavu v oblasti projektového řízení v subjektech státní správy a samosprávy. Jako metoda zjišťování informací bylo použito dotazníkové šetření, které proběhlo společně pro fázi 1 a 2. Otázky, použité v dotazníku, byly připraveny ve spolupráci se zaměstnanci Odboru programového řízení MV tak, aby zajistily získání požadovaných dat. Dotazník pro oblast projektového řízení byl rozdělen do 3 částí, které na sebe logicky navazují: První část (A) obsahovala otázky zaměřené na zjištění informací o charakteru realizovaných projektů a byla rozdělena na 8 otázek (A1. – A8.) . Část druhá (B) vycházela z předpokladu, že se v příslušné organizaci projekty již realizují a jejím cílem bylo zjištění, do jaké míry jsou využívány principy projektového řízení. Tato část obsahovala 15 otázek (B1. – B15.) . Poslední část dotazníku (C) byla věnována informacím relevantním pro analýzu již ukončených projektů. Obsah této části byl rozdělen do 9 otázek (C1. – C9.)
3.2
Výběr respondentů
Respondenty šetření byly organizace veřejného sektoru. Cílová skupina respondentů byla vybrána na základě klíče pro stanovení struktury respondentů odsouhlaseném se zástupci Odboru programového řízení MV. Při rozesílání dotazníku bylo kalkulováno s vysokým počtem nevyplněných dotazníků, proto byl rozsah cílové skupiny větší, než bylo nutné pro zajištění požadované úrovně vyhodnocení. Klíč pro stanovení struktury respondentů: Obce typu 1 – počet respondentů byl vybrán na základě stanovení poměrného zastoupení obcí dle velikosti v jednotlivých krajích a jejich četnosti. U obcí nad 1 500 obyvatel došlo k plošnému oslovení, což bylo dáno vazbou na plošné oslovení obcí typu II, které byly osloveny všechny a některé z nich byly velikostí totožné s obcemi typu I. Obce typu II – došlo k plošnému oslovení. Obce typu III a statutární města – došlo k plošnému oslovení. I přes skutečnost, že se jedná o obce stejného typu, byla pro účely šetření statutární města vyhodnocována individuálně. Kraje – došlo k plošnému oslovení. OSS – došlo k plošnému oslovení. Celkem bylo osloveno všech 82 organizačních složek státu, všech 14 krajských úřadů, všech 23 statutárních měst, 182 obcí typu III, 182 obcí typu II a 1654 obcí typu I (z toho 498 obcí nad 1500 obyvatel a 1156 obcí do 1500). Strana 9
4
VÝSTUPY DOTAZNÍKOVÉHO ŠETŘEN Í
Výstupy dotazníkového šetření pro oblast současného stavu projektového řízení v orgánech veřejné správy byly shrnuty dle pohledu na získaná data ze dvou pohledů: Celkové shrnutí; Shrnutí dle typu organizace. Podle těchto shrnutí bylo následně provedeno vyhodnocení dat. Rozdělení do podkapitol u obou oblastí odpovídá struktuře dotazníku, který je přílohou 7.2 Vzor dotazníku pro zjištění stavu projektového řízení ve veřejné správě (strana 89.) této analýzy. Shrnutí dle typu organizace bylo z důvodu rozsahu a vysokého detailu zařazeno jako příloha 7.5 Shrnutí dle typu organizace (str. 122) tohoto dokumentu. 4.1
Celkové shrnutí
V rámci celkového shrnutí byla provedena analýza získaných dat bez rozdělení na jednotlivé typy organizací. Dosažené hodnoty u jednotlivých odpovědí tak vypovídají o celkovém stavu projektového řízení ve veřejné správě. Celkové shrnutí bylo provedeno ze dvou následujících pohledů, podle kterých je pak dále i strukturována tato kapitola: Shrnutí výsledků za jednotlivé otázky – pro každou otázku uvedené souhrnné výsledky, doplněné o přehled výsledků za jednotlivé typy organizací Analýza vzájemných závislostí šetřených oblastí u vybraných organizací – provedena analýza z pohledu závislostí mezi výsledky vybraných otázek pro danou organizací. Přestože se jedná o celkové (souhrnné) vyhodnocení, je v kapitole Vyhodnocení výsledků za jednotlivé otázky doplněný přehled výsledků za jednotlivé typy organizací. Tento přehled zabrání možnému zkreslení celkového vyhodnocení z důvodu nerovnoměrného zastoupení počtu respondentů z jednotlivých typů organizací. Při hodnocení každé otázky se tak analýza snaží zaznamenat i případné rozdíly proti výsledkům u vyhodnocení jednotlivých typů organizací. V kapitole Analýza vzájemných závislostí šetřených oblastí u vybraných organizací bylo provedeno porovnání výsledků a závislostí na základě odpovědí pro danou organizaci na určitý druh otázky z dotazníkového šetření. 4.1.1
Shrnutí výsledků za jednotlivé otázky
Kapitola obsahuje grafické znázornění výsledků celkového vyhodnocení dotazníkového šetření v rozdělení do podkapitol, které odpovídají původnímu rozdělení z dotazníku. Doplňující textový popis obsahuje jak analýzu celkových výsledků, tak jejich porovnání s hodnotami získanými analýzou za jednotlivé typy organizací. 4.1.1.1 Část Informace o projektech Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek týkajících se obecných informací o projektech realizovaných v rámci organizací veřejné správy. 4.1.1.1.1 Jsou v rámci organizace realizovány projekty? Z hlediska porovnání mezi jednotlivými typy organizací veřejné správy se dle výsledků dotazníkového šetření projekty realizují ve 100% organizací typu krajské úřady, statutární města a obce III. stupně. Strana 10
Z hlediska velikosti není překvapivé, že se zmenšováním velikosti organizace (obce II. a I. stupně) vzrůstá i počet organizací, které projekty nerealizují (12% a 25%). Překvapivé však je, že u orgánů státní správy v 15% případů projekty také nerealizují, což může být způsobeno tím, že adresát dotazníku nemůže mít přehled o realizovaných projektech ostatních odborů. Přesto však je tato informace překvapivá.
Jsou v rámci organizace realizovány projekty? oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
20%
40% ANO
60%
80%
100%
120%
NE
Obr. 4.1.1-1 Přehled podílu organizací veřejné správy, které realizují a nerealizují projekty
Strana 11
4.1.1.1.2 Důvody pro nerealizování projektů Adresátem této otázky byly pouze ti respondenti, u kterých se projekty nerealizují, což zahrnuje orgány státní správy a obce I. a II. stupně. Zde je patrný rozdíl v převažující odpovědi u obcí. Z více než 50% případů byl hlavním důvodem zvolen nedostatek finančních prostředků. V případě OSS nepředstavoval daný důvod tak výrazný rozdíl od druhého důvodu, kterým byl nedostatek času pracovníků organizace.
Obr. 4.1.1-2 Přehled procentního zastoupení důvodů pro nerealizování projektů
Důvody pro nerealizování projektů dle typu organizace oss Kr úřad obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Nedostatek času pracovníků organizace na přípravu a realizaci projektů Nedostatek finančních zdrojů Neexistuje potřeba na straně organizace Nedostatek informací o možnostech realizace projektů Jiné Obr. 4.1.1-3 Přehled procentního zastoupení důvodů pro nerealizování projektů dle typu organizace
Strana 12
4.1.1.1.3 Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech U zjišťování druhů realizovaných projektů se projevil větší počet respondentů z obcí, čímž se z celkového pohledu na přední místo dostaly stavební projekty. Při porovnání výsledků za jednotlivé typy organizací je však možné vypozorovat několik trendů souvisejících s růstem organizace tzn. od obcí I. stupně směrem k OSS: 1. Klesá podíl stavebních projektů. Největší podíl je u obcí I. stupně. 2. Roste podíl personálních projektů. U obcí I. stupně tvoří pouze 3% oproti 13% u OSS. 3. Podíl projektů zaměřených na implementaci IS zůstává velice výrazný přes všechny typy organizací s průměrným podílem 20%. Největší výkyv je u OSS, kde tyto projekty tvoří celou 1/3 všech projektů.
Obr. 4.1.1-4 Přehled procentního zastoupení typů projektů realizovaných subjekty veřejné správy
Strana 13
Druhy realizovaných projektů dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.) Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředky aj.) Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.) Personální (personální audit, reorganizace aj.) Sociální (školení, konference aj.) Stavební (včetně stavebních úprav) Jiné Obr. 4.1.1-5 Přehled procentního zastoupení typů projektů realizovaných subjekty veřejné správy dle typu organizace
Strana 14
4.1.1.1.4 Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech Rozdělení projektů z hlediska délky realizace je v celkovém pohledu i z detailního pohledu jednotlivých typů rovnoměrné. Zastoupení projektů s délkou trvání větší než 6 měsíců je výrazné pouze u OSS a krajů.
Obr. 4.1.1-6 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska délky
Průměrná délka realizovaných projektů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
5%
méně jak 3 měsíce
10%
15%
3 - 6 měsíců
20%
25%
6 - 12 měsíců
30%
35%
40%
více jak 12 měsíců
45%
50%
Nevím
Obr. 4.1.1-7 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska délky dle typu organizace
Strana 15
4.1.1.1.5 Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu v posledních 5 letech Celkové vyhodnocení i pohled dle typu organizace potvrzují, že většina projektů (téměř 60%) realizovaných orgány veřejné správy spadá do finančního rozsahu 6 miliónů korun přičemž téměř 35% je projektů s hranicí do 2 miliónu Kč. Velké projekty s rozpočtem nad 100 miliónu Kč zaujímají podíl nad 10% u všech typů organizací s výjimkou obcí I. a II. stupně. Nicméně tento výsledek mohl být ovlivněn zastoupením respondentů.
Obr. 4.1.1-8 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska velikosti rozpočtu
Strana 16
Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
5%
10%
15%
méně jak 2.000 000 Kč 6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč více jak 100.000 000 Kč
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč 30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč Nevím
Obr. 4.1.1-9 Přehled podílu realizovaných projektů z hlediska velikosti rozpočtu dle typu organizace
Strana 17
4.1.1.1.6 Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Počet započatých projektů je velice závislý na typu organizace. Zatímco u OSS a obcí I. stupně se vyskytuje odpověď typu „žádný projekt nebyl zahájen“ a to shodně kolem 13%, u ostatních orgánů veřejné správy se tento typ odpovědi nevyskytuje a převažuje odpověď „více než 10 projektů“ nebo „550 projektů“.
Obr. 4.1.1-10 Procentuální podíl počtu projektů zahájených organizacemi veřejné správy v posledních 12 měsících
Strana 18
Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
20%
méně než 5
30% 5 – 10
40% více než 10
50%
60%
70%
80%
žádný
Obr. 4.1.1-11 Procentuální podíl počtu projektů zahájených organizacemi veřejné správy v posledních 12 měsících dle typu organizace
Strana 19
4.1.1.1.7 A6. Způsoby financování projektů Z celkového porovnání zdrojů financování je patrný významný podíl projektů financovaných ze strukturálních fondů EU. Tento podíl je u všech orgánů veřejné správy v rozsahu cca 20%. Výraznější podíl má především u OSS, kde činí 33%. Naopak využití účelové dotace ze státního rozpočtu pro financování projektů se využívá především u orgánů územní samosprávy a mnohem méně je využíván OSS. U krajských úřadů a statutárních měst je patrný velice vyrovnaný podíl všech zmíněných zdrojů financování.
Obr. 4.1.1-12 Podíl jednotlivých zdrojů financování projektů
Strana 20
Způsoby financování projektů dle typu organizace
oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0,0%
10,0%
20,0%
30,0%
40,0%
Bankovní úvěr Financování z jiných zahraničních programů (Norských/Švýcarských fondů aj.) Jiné programy EU (Komunitární programy, PRV aj.) Národní programy Návratná finanční výpomoc Rozpočet orgánu státní správy/samosprávy Smluvně zajištěná půjčka Spolufinancování ze strukturálních fondů EU Účelová dotace ze státního rozpočtu Výnos z prodeje komunálních dluhopisů Jiné Obr. 4.1.1-13 Podíl jednotlivých zdrojů financování projektů dle typu organizace
Strana 21
4.1.1.1.8 Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Detailní pohled na podíl financování projektů ze strukturálních fondů EU potvrzuje významný podíl na financování u všech orgánů veřejné správy. Klesající tendence u obcí I. stupně a II. stupně s většinou odpovědí určující podíl v rozmezí 25 – 50% je navíc doplněna rozporuplným stavem u OSS, kde takřka stejná část respondentů zvolila podíl větší než 50% a menší než 25%.
Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
méně jak 25 %
20% 25 – 50 %
30%
40%
více jak 50 %
50%
60%
Nevím
Obr. 4.1.1-14 Přehled podílu projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU v rozdělení dle typu organizace
Strana 22
4.1.1.1.9 Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Při porovnání výsledků u jednotlivých typů organizací podíl pracovníků, kteří se zúčastní realizace projektů, jen velice zřídka překročí 30% celkového počtu zaměstnanců a ve většině případů (od 40% u krajských úřadů až po takřka 90%u obcí III. stupně) činí 15%.
Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
20%
méně jak 15 %
30%
40%
15 % - 30 %
50%
60%
více jak 30 %
70%
80%
90% 100%
Nevím
Obr. 4.1.1-15 Přehled průměrného podílu pracovníků, kteří se zúčastní realizace projektů (v rozdělení dle typu organizace)
Strana 23
4.1.1.1.10 Zodpovědnost za celkové vedení projektů V rámci jednotlivých typů organizací je možné z hlediska vedení projektů vysledovat trend využívání vedoucích pracovníků jako projektových manažerů. Nejvýraznější je tento podíl patrný u OSS, kde činí takřka 71 procent. I v případě nejmenšího podílu u statutárních měst neklesá pod 40%. Největší podíl na řízení projektů v rámci samostatného odboru projektového řízení je možné nalézt u statutárních měst a obcí III. stupně. Třebaže u krajských úřadů a obcí I. stupně je možné zaregistrovat vysoký podíl odpovědí typu Jiné (s ohledem na doplněné detaily pro volbu Jiné u Obcí I. stupně je však možné zařadit odpovědi z této kategorie do kategorie vedoucí pracovníci).
Obr. 4.1.1-16 Přehled podílu způsobu vedení projektů z hlediska celkové zodpovědnosti
Strana 24
Zodpovědnost za celkové vedení projektů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
20%
40%
60%
80%
Externí projektoví manažeři Pracovníci samostatného odboru zodpovědného za řízení projektů Vedoucí pracovníci dočasně uvolnění na řízení projektu Vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit Jiné osoby Obr. 4.1.1-17 Přehled podílu způsobu vedení projektů z hlediska celkové zodpovědnosti dle typu organizace
Strana 25
4.1.1.2 Část Projektové řízení Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, které se zabývají aktivitami z různých oblastí projektového řízení a jejich realizací v orgánech veřejné správy. 4.1.1.2.1 Jsou realizovány aktivity projektového řízení? Aktivity projektového řízení jsou na základě výsledků prováděny ve většině oslovených organizací. U respondentů z kategorie krajských úřadů a statutárních měst se jedná dokonce o 100% případů. Největší část odpovědí NE připadá na Obce I. stupně a OSS (46% a 30%).
Jsou realizovány aktivity projektového řízení? oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
20%
40% ANO
60%
80%
100%
NE
Obr. 4.1.1-18 Podíl organizací, které provádějí a neprovádějí aktivity projektového řízení
Strana 26
4.1.1.2.2 Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení Otázka zjišťující důvody pro neprovádění jakýchkoliv aktivit projektového řízení byla směřována pouze na respondenty, kteří zvolili odpověď NE v předešlé otázce, tzn. pouze respondenty z kategorie OSS a obcí. Žádný z možných důvodů nezískal výraznější zastoupení a rozdíl u jednotlivých typů organizací tak byl pouze v pořadí. U OSS se jako největší problém projevil nedostatek času na provádění aktivit projektového řízení, u obcí I. a II. stupně se jedná o nedostatek finančních prostředků a respondenti z řad obcí III. stupně zvolili za největší překážku neexistující potřebu k vykonávání těchto aktivit.
Obr. 4.1.1-19 Přehled procentuálního zastoupení důvodů pro neprovádění aktivit projektového řízení
Strana 27
Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení dle typu organizace oss
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Na podobné aktivity nejsou v rozpočtu projektu peníze Není dostatek času na provádění těchto aktivit V rámci organizace není znám způsob nebo důvod pro provádění zmíněných aktivit Jiné Obr. 4.1.1-20 Přehled procentuálního zastoupení důvodů pro neprovádění aktivit projektového řízení dle typu organizace
Strana 28
4.1.1.2.3 Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Zjišťování plánovaných změn v oblastech řízení projektů bylo směřováno také pouze na respondenty, kteří odpověděli negativně na dotaz týkající se realizace aktivit projektového řízení. Nejčastější odpovědí, pokud pomineme převažující postoj „žádné změny neprovádět“, bylo realizování školení pracovníků v projektovém řízení, implementace nástroje pro projektové řízení a využití metodiky projektového řízení. Největší podíl negativního postoje k provádění jakýchkoliv změn byl patrný především u obcí I. a II. stupně.
Obr. 4.1.1-21 Procentuální rozdělení plánovaných aktivit projektového řízení
Strana 29
Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Certifikace vedoucích pracovníků v metodologii projektového řízení Implementace a využití nástroje pro podporu projektového řízení (např. MS Project) Školení pracovníků v projektovém řízení Vytvoření odboru projektového řízení (projektová kancelář) Vytvoření směrnice projektového řízení Využití metodiky projektového řízení při řízení projektů Žádné neplánujeme Jiné Nevím Obr. 4.1.1-22 Procentuální rozdělení plánovaných aktivit projektového řízení dle typu organizace
Strana 30
4.1.1.2.4 Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Rozdělení podílů aktivit realizovaných v iniciační fázi projektu je z celkového pohledu shodné s rozdělením dle jednotlivých typů organizací a zahrnuje především Vymezení cílů projektu, Přípravu rozpočtu, Specifikaci finanční náročnosti a Analýzu možností kofinancování z fondů EU.
Obr. 4.1.1-23 Rozdělení aktivit prováděných v iniciační fázi projektu
Strana 31
Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu dle typu organizace
oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Analýza možností kofinancování a příprava žádosti o dotaci ze SF EU Analýza rizik projektu Komunikace zahájení projektu - Komunikační plán Příprava plánu řízení kvality projektu Příprava rozpočtu a časového plánu realizace projektu (harmonogram) Specifikace finanční náročnosti projektu Vymezení cílů projektu Vytvoření plánu řízení rizik projektu Zpracování technického řešení projektu Jiné Obr. 4.1.1-24 Rozdělení aktivit prováděných v iniciační fázi projektu dle typu organizace
Strana 32
4.1.1.2.5 Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Vyhodnocení podílu jednotlivých aktivit prováděných v realizační fázi projektu z pohledu typů organizací zahrnuje 4 nejčastěji zastoupené volby (Průběžná kontrola realizace projektu, Kontrola harmonogramu, Vedení administrativy projektu a Řízení projektové dokumentace), jejichž pořadí a procentuální zastoupení se u vyhodnocení z pohledu jednotlivých typů organizací pouze mírně mění.
Obr. 4.1.1-25 Rozdělení aktivit prováděných v realizační fázi projektu
Strana 33
Aktivity prováděné v realizační fázi projektu dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
5%
10%
15%
20%
Kontrola harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu Kontrola kvality a účinnosti dosažení jednotlivých dílčích cílů Průběžná kontrola realizace projektu Rozhodování o řešení eskalovaných problémů Řízení projektové dokumentace Řízení rizik projektu Vedení administrativy projektu Vrcholové řízení projektu dle nadefinovaného plánu (harmonogramu a rozpočtu) Zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace Jiné Obr. 4.1.1-26 Rozdělení aktivit prováděných v realizační fázi projektu dle typu organizace
Strana 34
4.1.1.2.6 Aktivity prováděné po ukončení projektu Detailní rozdělení podílu aktivit prováděných při ukončení projektu z pohledu jednotlivých typů organizací odpovídá celkovému pohledu s menšími procentuálními rozdíly.
Obr. 4.1.1-27 Rozdělení aktivit prováděných po ukončení projektu
Strana 35
Aktivity prováděné po ukončení projektu dle typu organizace
oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
Oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám Provedení závěrečného vyhodnocení Převedení zdrojů (např. pracovníků, technologií) na jiné projekty Vyhotovení Závěrečné zprávy projektu Zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace Jiné Obr. 4.1.1-28 Rozdělení aktivit prováděných po ukončení projektu dle typu organizace
Strana 36
4.1.1.2.7 Používané standardy projektového řízení Dle odpovědí respondentů nejsou standardy projektového řízení výrazně využívány. Všechny nabízené druhy standardů řízení projektů dosahují v maximální míře pouze 10% ze všech odpovědí s klesající tendencí směrem od OSS k obcím. U obcí I. stupně se 90 % respondentů vyjádřilo, že se v řízení projektů žádné standardy nepoužívají a zbylých takřka 10% využilo odpovědi Nevím. Zastoupení standardu ISO je výraznější pouze u OSS. U ostatních orgánů veřejné moci získala výraznější zastoupení ještě volba Ano, jiný bohužel však bez detailního popisu používaného standardu.
Používané standardy projektového řízení dle typu organizace
oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90% 100%
Ano, IPMA Ano, ISO 10006 Ano, jiný Ne, žádný standard projektového řízení nepoužíváme Jiné Nevím Obr. 4.1.1-29 Podíl organizací, které používají některý ze standardů projektového řízení
Strana 37
4.1.1.2.8 B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Celkové vyhodnocení výsledků z hlediska otázky na způsoby provádění odhadů nákladů odpovídá i rozdělení odpovědí u jednotlivých typů organizací. Převažující praxí je tedy využití zkušenosti z předchozích projektů a průzkum standardních cen na trhu s nevelkým náskokem před zpracováním externím dodavatelem. Způsob tzv. Podle nejlepšího vědomí byl zvolen takřka u všech typů organizací (s výjimkou krajských úřadů) a největší podíl získal u obcí I. stupně.
Obr. 4.1.1-30 Rozdělení způsobů provádění odhadů nákladů projektu
Strana 38
Způsoby provádění odhadů pracnosti dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
5%
10%
15%
Dle zkušeností z realizovaných projektů Průzkumem standardních cen na trhu Jiné
20%
25%
30%
35%
40%
45%
Podle nejlepšího vědomí a svědomí Zadáním na externího dodavatele
Obr. 4.1.1-31 Rozdělení způsobů provádění odhadů nákladů projektu dle typu organizace
Strana 39
4.1.1.2.9 Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Celkové vyhodnocení provádění zdokumentování zkušeností z projektů zvýrazňuje takřka 20% respondentů, kteří tuto aktivitu neprovádějí. Výrazně menší podíl této odpovědi je pouze u obcí II. a III. stupně. Odpověď Nevím je v celkovém vyhodnocení na úrovni cca 5%, nicméně u OSS a krajských úřadů dosahuje více než dvojnásobek této hodnoty (10% a 12,5%). Převažující přístup u orgánů veřejné správy tedy zahrnuje provádění zdokumentování pouze u vybraných projektů.
Obr. 4.1.1-32 Přístup organizací k dokumentaci zkušeností z projektů
Strana 40
Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Rozdělení dle typu organizace. oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
20%
Ano, pouze u vybraných projektů
30%
40%
Ano, u všech projektů
50%
60% NE
70%
Nevím
Obr. 4.1.1-33 Přístup organizací k dokumentaci zkušeností z projektů dle typu organizace
Strana 41
4.1.1.2.10 Způsoby provádění kontroly kvality projektu Celkové vyhodnocení z hlediska obecných závěrů odpovídá výsledkům za jednotlivé typy organizací, což znamená, že nejčastější aktivitou z hlediska kontroly kvality je provádění kontroly hlavních výstupů (34%) s více než dvojnásobným odstupem od aktivity ustanovení manažera kvality (14%). Takřka stejný podíl (32%) jako nejčastější aktivita však má i přístup, který spočívá v neprovádění jakýchkoliv aktivit spadající pod kontrolu kvality projektu.
Obr. 4.1.1-34 Procentuální rozdělení aktivity prováděných v oblasti kontroly kvality
Strana 42
Způsoby provádění kontroly kvality projektu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Hlavní výstupy projektu prochází kontrolou kvality Je definován proces řízení kvality projektů Je ustanovena role manažera kvality projektu Kontrola kvality se neprovádí Jiný způsob Obr. 4.1.1-35 Procentuální rozdělení aktivity prováděných v oblasti kontroly kvality dle typu organizace
Strana 43
4.1.1.2.11 Způsoby řízení rizik projektu Nejčastěji prováděnou aktivitou pro řízení rizik projektu je monitorování rizik, které převažuje jak u celkového vyhodnocení, tak u jednotlivých typů organizací. Jedinou výjimku tvoří obce I. stupně, kde převažuje počet záporných odpovědí na provádění jakýchkoliv aktivit (řízení rizik se neprovádí). Neprovádění jakýchkoliv aktivit v oblasti řízení rizik se vyskytuje v míře od 14% až po 40% u všech typů organizací s výjimkou krajských úřadů a statutárních měst. Druhou nejčastěji prováděnou aktivitou je plán minimalizace rizik.
Obr. 4.1.1-36 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení rizik projektu
Strana 44
Způsoby řízení rizik projektu dle typu organizace
oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Existuje plán minimalizace rizik Je definován proces řízení rizik Je definována eskalační linie pro reportování rizik Je definována role risk manažera Jsou monitorována rizika projektu Řízení rizik se neprovádí Jiný způsob Obr. 4.1.1-37 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení rizik projektu dle typu organizace
Strana 45
4.1.1.2.12 B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Z celkového pořadí podílů jednotlivých aktivit je možné vyčíst, že mezi nejčastěji prováděné aktivity v rámci všech orgánů veřejné moci patří Definování projektových rolí (32%) a Sledování využití zdrojů v průběhu projektu (27%). Porovnáním vyhodnocení dané otázky za jednotlivé subjekty je zřejmé, že zatímco Definování rolí patří mezi dvě nejvýznamnější aktivity u všech typů organizací, Sledování využití zdrojů je významné především pro Obce I. a II. stupně.
Obr. 4.1.1-38 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení projektových zdrojů
Strana 46
Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
Definování projektových rolí a odpovědností Sestavení plánu zdrojů projektu Sledování využití zdrojů v průběhu projektu Vytvoření a obsazení organizační struktury projektu Obr. 4.1.1-39 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti řízení projektových zdrojů dle typu organizace
Strana 47
4.1.1.2.13 Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Z vyhodnocení celkového pohledu respondentů na nejčastěji prováděné aktivity z oblasti zajištění podpory cílových skupin vyplývá, že mezi nejrozšířenější patří Propagace projektu, Komunikace se zástupci cílových skupin a Identifikace cílových skupin. Z pohledu OSS však propagace projektů patří až na pomyslné 4 místo a naopak Identifikace cílových skupin je pro respondenty z řad OSS nejdůležitější aktivitou. U obcí I. a II. stupně je na druhé straně Identifikace cílových skupin odsunuta též na 4 místo.
Obr. 4.1.1-40 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti zajištění podpory cílových skupin
Strana 48
Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Definování přínosů a dopadů projektu pro jednotlivé cílové skupiny Identifikace cílových skupin Komunikace se zástupci cílových skupin Propagace projektu Vytvoření komunikačního plánu pro jednotlivé fáze projektu Zapojení cílových skupin do realizace projektu Obr. 4.1.1-41 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti zajištění podpory cílových skupin dle typu organizace
Strana 49
4.1.1.2.14 Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Podíl tří hlavních aktivit v oblasti finančního řízení projektu, mezi které patří Příprava celkového rozpočtu, Definice procesu čerpání a Vedení samostatného účetnictví tvoří z celkového pohledu všech respondentů více než 70% všech aktivit. Příprava rozpočtu se pohybuje u všech typů organizací na prvním místě s podílem kolem 30% (obce I. stupně dokonce 40%) a Vedení samostatného účetnictví je na druhém místě u statutárních měst a obcí a i u ostatních organizací je v popředí. Výjimku tvoří pouze krajské úřady, kde se Vedení účetnictví umístilo na posledním místě.Naopak význam Reportování aktuálního vývoje rozpočtu má druhý nejvyšší podíl pouze u krajských úřadů (25%).
Obr. 4.1.1-42 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti finančního řízení projektu
Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
Definice odpovědností v rámci finančního řízení projektu Definice procesu čerpání rozpočtu Příprava celkového rozpočtu projektu Reportování aktuálního vývoje rozpočtu Vedení samostatného projektového účetnictví Obr. 4.1.1-43 Procentuální rozdělení aktivit prováděných v oblasti finančního řízení projektu dle typu organizace
Strana 50
4.1.1.2.15 Způsoby výběru projektů k realizaci Z pohledu celkového vyhodnocení i z pohledu vyhodnocení za jednotlivé typy organizací patří mezi hlavní způsoby výběru projektů k realizaci Soulad s vizí úřadu, Rozhodnutí vedení a Finanční náročnost, přičemž posledně jmenovaný způsob se z původně třetí pozice u OSS, krajských úřadů a statutárních měst posouvá na druhé místo u obcí I. a II. stupně. U statutárních měst je velice významný podíl odpovědí Jiný způsob (9%), který se u ostatních organizací buď vůbec nevyskytuje (OSS) nebo je jeho podíl oproti statutárním městům třetinový.
Obr. 4.1.1-44 Přehled rozdělení způsobů výběru projektů k realizaci v orgánech veřejné správy
Strana 51
Způsoby výběru projektů k realizaci dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Dle rozhodnutí řídícího výboru zástupců jednotlivých odborů (útvarů/oddělení) Na základě rozhodnutí nadřízeného orgánu Na základě rozhodnutí vedení organizace Na základě Studie proveditelnosti a Analýzy nákladů a přínosů (CBA) Podle finanční náročnosti Podle souladu s celkovou vizí organizace Jiným způsobem Obr. 4.1.1-45 Přehled rozdělení způsobů výběru projektů k realizaci v orgánech veřejné správy dle typu organizace
Strana 52
4.1.1.2.16 Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Z celkového pohledu vyhodnocující přístup organizací veřejné správy k řešení konfliktů je možné vyvodit, že jednotlivé způsoby jsou rovnoměrně zastoupeny s menší převahou rozhodování ponechaném na vedoucím pracovníkovi (27,6%). Nicméně při pohledu na vyhodnocení dle jednotlivých typů organizací je možné identifikovat významné rozdíly: 1. Nejvyšší podíl volby spočívající v ponechání rozhodování na vedoucím pracovníkovi je u krajských úřadů, kde činí 75% a kde jsou zastoupeny pouze další dvě volby (rozhodování založené na existujícím procesu a volba Jiné). 2. Vyrovnané zastoupení všech variant odpovídá výsledkům u obcí II. a III. stupně. 3. U obcí I. stupně je volba rozhodování ponechané na vedoucím pracovníkovi z hlediska podílu až na 5 místě a první místo zaujímá volba Liniové úkoly mají vždy prioritu.
Obr. 4.1.1-46 Přehled rozdělení způsobů řešení konfliktů ve využití zdrojů v orgánech veřejné správy
Strana 53
Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
Liniové úkoly mají vždy prioritu Konflikt je řešen v rámci řídícího výboru projektů O využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož odboru zdroj patří Řešení je ponecháno na projektových manažerech Způsobem definovaným v procesu/směrnici projektového řízení Jiným způsobem Obr. 4.1.1-47 Přehled rozdělení způsobů řešení konfliktů ve využití zdrojů v orgánech veřejné správy
Strana 54
4.1.1.2.17 Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Nejčastější formy komunikace, které jsou používané v rámci projektového týmu zahrnují jak v celkovém vyhodnocení, tak ve vyhodnocení dle typů organizace především emailovou a telefonickou komunikaci. Jejich podíl postupně narůstá se zmenšováním velikosti úřadu od OSS až po obce I. stupně (55% až 69%). Zatímco v orgánech státní správy a krajských úřadech je třetím nejvýznamnějším způsobem komunikace prostřednictvím workshopů (20%) v obcích I. stupně již patří mezi minoritní způsoby. Jejich význam se tedy opět zmenšuje se zmenšováním organizace. Opačný směr má forma webové prezentace, která se např. u obcí I. stupně dostává na úroveň třetí nejdůležitější formy komunikace.
Obr. 4.1.1-48 Nejčastější formy komunikace v rámci projektového týmu
Strana 55
Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
5%
Emailová komunikace Reporty stavu projektu Telefonická komunikace Workshopy
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Chatovací nástroje (skype, icq, aj.) Statusy projektového týmu Webové stránky organizace
Obr. 4.1.1-49 Nejčastější formy komunikace v rámci projektového týmu dle typu organizace
Strana 56
4.1.1.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti. 4.1.1.3.1 Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech Podíl pozastavených projektů je převážně v rozmezí 0% až 5% a to u všech typů organizací. Významný podíl respondentů, kteří by uvedli podíl pozastavených projektů ve vyšší než 5% míře je pouze u obcí II. a III. stupně.
Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
0 % (žádný projekt) více než 15 % projektů
20%
30%
40%
50%
méně než 5 % projektů Nevím
60%
70%
80%
90%
5 % - 15 % projektů
Obr. 4.1.1-50 Procentuální podíl pozastavených projektů z hlediska typu organizace veřejné správy
Strana 57
4.1.1.3.2 Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu Podíl projektů, u kterých došlo ke snížení rozsahu nebo kvality se u všech organizací pohybuje v rozmezí od 0% do 10%, přičemž většina respondentů ze skupiny OSS a obcí I. stupně se přiklonila spíše k volbě 0% a naopak u respondentů z řad statutárních měst a krajských úřadů byla převažující volba méně než 10% projektů.
Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
0 % projektů 26 % - 50 % projektů
20%
30%
40%
50%
méně než 10 % projektů více než 50 % projektů
60%
70%
80%
90%
10 % - 25 % projektů Nevím
Obr. 4.1.1-51 Procentuální podíl projektů, u kterých došlo ke snížení kvality nebo rozsahu v rozdělení dle typu organizace veřejné správy
Strana 58
4.1.1.3.3 Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Podíl projektů s překročeným rozpočtem sledoval stejný trend vývoje, jako u projektů se zmenšeným rozsahem, tzn., že většina odpovědí byla z kategorie 0%(OSS a obce I. a II. stupně) popř. méně než 10% projektů (krajské úřady, statutární města a obce III. stupně). Nicméně u respondentů z krajských úřadů se vyskytly i odpovědi obsahující výrazně vyšší podíl těchto projektů (více než 10% až více než 50%)
Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 0 % projektů 26 % - 50 % projektů
10%
20%
30%
40%
méně než 10 % projektů více než 50 % projektů
50%
60%
70%
10 % - 25 % projektů Nevím
Obr. 4.1.1-52 Procentuální podíl projektů, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení v rozdělení dle typu organizace veřejné správy
Strana 59
4.1.1.3.4 Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem Podotázka směřovaná na respondenty, kteří uvedli podíl projektů s překročeným termínem, měla zjišťovat průměrnou délku tohoto překročení oproti původnímu plánu. Nejčastější odpovědí byl rozsah menší než 10%, ale s nevelkým odstupem od volby překročení o 10% - 25% (především OSS a obce III. stupně)
O kolik % byl průměrně překročen plánovaný termín dokončení u projektů s nedodrženým termínem dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% méně než 10 %
10%
20%
10 % - 25 %
30%
40%
26 % - 50 %
50%
60%
více než 50 %
70%
80%
Nevím
Obr. 4.1.1-53 Přehled průměrného překročení plánovaného termínu dokončení v rozdělení dle typu organizace
Strana 60
4.1.1.3.5 Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu Výsledky vyhodnocení podílu projektů s překročeným rozpočtem nebyly již tak jednoznačné jako u projektů s nedodrženým termínem ukončení. Podíl 0% překročení opět převažoval u respondentů z řad OSS a obcí I. stupně, ale u ostatních orgánů veřejné moci již převládal podíl v rozmezí 0% 25% (spojené kategorie méně než 10% a 10%-25%). Výrazněji se projevily i odpovědi v rozsahu nad 25% (obce II. a III. stupně).
Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0% 0 % projektů 26 % - 50 % projektů
10%
20%
30%
40%
méně než 10 % projektů více než 50 % projektů
50%
60%
70%
10 % - 25 % projektů Nevím
Obr. 4.1.1-54 Procentuální podíl projektů, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu v rozdělení dle typu organizace veřejné správy
Strana 61
4.1.1.3.6 Průměrné procentní překročení plánovaného rozpočtu u projektů s nedodrženým rozpočtem Podotázka zjišťující přibližný rozsah překročení rozpočtu byla směřována opět pouze na respondenty, kteří odpověděli volbou zahrnující určité překročení rozpočtu (>0%). Překročení o více než 10% bylo častější u OSS, krajských úřadů a statutárních měst. Nemožnost identifikace přibližného rozsahu překročení rozpočtu se u všech typů organizací veřejné správy pohybovala kolem 18 % (s výjimkou krajských úřadů, kde činil podíl 0%).
O kolik % byl překročen plánovaný rozpočet u projektů s nedodrženým rozpočtem dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
20%
méně než 10 %
30% 10 % - 25 %
40%
50%
60%
70%
Nevím
Obr. 4.1.1-55 Přehled průměrného překročení plánovaného rozpočtu v rozdělení dle typu organizace
Strana 62
4.1.1.3.7 Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu Důvody nedodržení termínu dokončení projektu zahrnují především Změnu rozsahu z důvodu vnějších změn, Krácení rozpočtu projektu, Potřebné věci nejsou k dispozici včas a Nemožnost získat plánované zdroje. Tyto důvody tvoří 80% podíl v celkovém vyhodnocení. Z pohledu jednotlivých typů organizací se toto členění naprosto shoduje u statutárních měst a obcí I. a II. stupně. U krajských úřadů tvoří podíl 82% pouze Změna rozsahu z důvodu vnějších změn a volba Potřebné věci nejsou k dispozici včas. U OSS a obcí III. stupně patří do nejvýznamnějších důvodů Rozdílné očekávání výstupů z projektu a nahrazují volbu Nejsou k dispozici plánované zdroje.
Obr. 4.1.1-56 Nejčastější důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu dokončení
Strana 63
Důvody pro překročení plánovaného termínu ukončení projektu dle typu organizace oss
Kr úřad
statutární město
obec III. typu
obce II. typu
obec I. typu
0%
10%
20%
30%
40%
50%
Krácení rozpočtu projektu Nemáme dostatečné informace pro řízení projektů Nízká podpora ze strany vedení organizace Potřebné věci nejsou k dispozici včas (povolení, dokumentace, specifikace, materiál atd.) Příliš často nejsou k dispozici zdroje, které byly plánovány Příliš nadhodnocený rozpočet (příjmová strana) Rozdílné očekávání výstupů z projektu Slabá motivace projektového týmu Změna rozsahu z důvodu vnějších změn (legislativní, počasí, volby apod.) Obr. 4.1.1-57 Nejčastější důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu dokončení dle typu organizace
Strana 64
4.1.1.3.8 Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků Interval výskytu konfliktů mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků je z celkového pohledu takřka pravidelně rozdělen na části Velice zřídka (43%) a Nikdy (41%) doplněné o minoritní výskyt případů Často (5%). Z pohledu typů organizací patří mezi výjimky z celkového rozdělení: Krajské úřady, kde je u všech 100% respondentů volba Velice zřídka. OSS a statutární města, kde je podíl Velice zřídka více než dvojnásobný proti podílu odpovědí Nikdy. Obce III. stupně, kde je podíl části Často dvojnásobně větší než celkový průměr (11%) a je o 3% větší než podíl volby Nikdy.
Obr. 4.1.1-58 Frekvence s jakou dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků
Strana 65
Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
Nikdy
20%
30%
Velice zřídka
40% Často
50%
60%
Velice často
70%
80%
90%
100%
Nevím
Obr. 4.1.1-59 Frekvence s jakou dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků dle typu organizace
Strana 66
4.1.1.3.9 Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu Zatímco z pohledu celkového vyhodnocení zastoupení problémů při zajištění udržitelnosti projektů patří mezi nejvýznamnější Nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu a další důvody mají více méně rovnoměrný podíl, z pohledu jednotlivých typů organizací se vyskytují specifické odchylky. V případě krajských úřadů se jedná o stejný podíl Nedostatku finančních zdrojů a Přenosu znalostí (36%). U statutárních měst se přesunul význam od Nedostatku zdrojů (20%) k Přenosu znalostí (33%) a Nedostatečné podpoře ze strany cílových skupin (23%). Obce I. stupně dávají větší důraz na Nedostatek finančních zdrojů (58%) a Změnu vize úřadu (12%).
Obr. 4.1.1-60 Přehled podílu nejčastějších problémů vznikajících při zajištění udržitelnosti projektu
Strana 67
Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu dle typu organizace oss Kr úřad statutární město obec III. typu obce II. typu obec I. typu 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Nedostatečná podpora ze strany zájmových skupin Nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu Přenos znalostí o projektu Změna vize úřadu Jiné Obr. 4.1.1-61 Přehled podílu nejčastějších problémů vznikajících při zajištění udržitelnosti projektu dle typu organizace
4.1.2
Analýza vzájemných závislostí šetřených oblastí u vybraných organizací
V této části je provedena analýza vybraných organizací na základě jejich odpovědi na specifický okruh otázek. Jedná se například o organizace, které odpověděly kladně na otázku, zda používají standard projektového řízení nebo organizace, u kterých je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů větší než 25% (spojení dvou typů odpovědí). U těchto organizací je analyzován možný vliv této odpovědi na výsledky jiných otázek v porovnání s výsledky celkového vyhodnocení a vyhodnocení dle typu organizace. 4.1.2.1 Podíl pracovníků, kteří se účastní realizace projektů v s. aktivity organizace a řízení zdrojů Analýza potenciální závislosti podílu jednotlivých aktivit prováděných při řízení a organizaci zdrojů (otázka B10. viz Příloha 7.2 _Příloha_I.) na podílu pracovníků, kteří se účastní realizace projektů (otázka A7. viz Příloha 7.2.). Podíl pracovníků z celkového počtu zaměstnanců, kteří se zúčastní realizace je: menší než 15% - při analýze nebyla zaznamenána žádná odchylka oproti celkovému vyhodnocení nebo vyhodnocení z hlediska typu organizace 15 – 30% - byl zaznamenán nárůst podílu Sledování využití zdrojů v průběhu projektu o 4% oproti celkovému vyhodnocení. větší než 30% - byl zaznamenán nárůst volby Sestavení plánu zdrojů projektu o 4,5 % oproti celkovému vyhodnocení.
Strana 68
4.1.2.2 Podíl pracovníků, kteří se účastní realizace projektů vs. formy komunikace Analýza potenciální závislosti preferovaných forem komunikace (otázka B15. viz příloha ) na podílu pracovníků, kteří se účastní realizace projektů (otázka A7. viz Příloha 7.2). Podíl pracovníků z celkového počtu zaměstnanců, kteří se zúčastní realizace je: menší než 15% - bylo zaznamenáno mírné navýšení emailové a telefonické komunikace a snížení podílu webové prezentace o cca 3% a workshopů o cca 5% oproti celkovému vyhodnocení. 15 – 30% - bylo zaznamenáno snížení emailové (5%) a telefonické komunikace (3%) a zároveň navýšení webových prezentací (2%), workshopů (3%) a reportů (3%) oproti celkovému vyhodnocení. větší než 30% - bylo zaznamenáno snížení podílu webových prezentací (3%) a workshopů (3%) a mírné navýšení především emailové komunikace (3%) oproti celkovému vyhodnocení. U všech druhů odpovědí nedošlo k výrazné změně úrovně podílu Chatovacích nástrojů. 4.1.2.3 Organizace používající standard projektového řízení Analýza organizací, které odpověděly na otázku zda používají standard projektového řízení (B5. viz Příloha 7.2.) jednou z následujících možností: Ano, IPMA; Ano, ISO 10006; Ano, jiný. U těchto organizací byly provedenými analýzami zjištěny následující skutečnosti: 15% z těchto organizací vůbec neprovádí zdokumentování zkušeností z projektů všechny organizace provádějí veškeré aktivity zmíněné v nabídce otázky na aktivity v iniciační fázi projektu (otázka B7. viz Příloha 7.2.); všechny organizace provádějí veškeré aktivity zmíněné v nabídce otázky na aktivity v realizační fázi projektu (otázka B3. viz Příloha 7.2.); u 23% z těchto organizací se neprovádí žádná kontrola kvality a pouze u 8% je definován proces řízení kvality procesů (otázka B8. viz Příloha 7.2.). 4.1.2.4 Organizace, jejichž podíl projektů financovaných ze strukturálních fondů j e vyšší než 25% Analýza organizací, které odpověděly na otázku Jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU (A6b. viz Příloha 7.2.) jednou z následujících možností: 25 – 50 %; více jak 50 %. U těchto organizací byly provedenými analýzami zjištěny následující skutečnosti: 42% z těchto organizací provádí definici přínosů a dopadů projektu, 67% provádí propagaci projektu, ale pouze 12% má vytvořený komunikační plán pro jednotlivé fáze projektu (otázka B11. viz Příloha 7.2.) 52% z těchto organizací provádí monitorování rizik, ale 25% řízení rizik neprovádí a pouze u 8% je definován proces řízení rizik, 12% má plán minimalizace rizik a pouze 3% mají risk manažera (otázka B9. viz Příloha 7.2.) 18% z těchto organizací provádí odhadování nákladů podle nejlepšího vědomí a svědomí a 68% dle zkušenosti z předešlých projektů (otázka B6. viz Příloha 7.2) Strana 69
Z těchto organizací při iniciaci projektu 77% provede vymezení cílů, 72% provede přípravu harmonogramu a rozpočtu projektu, ale pouze 14% vytvoření plánu řízení rizik a 9% provede analýzu rizik (otázka B2. viz Příloha 7.2) 4.1.2.5 Organizace, u kterých došlo v posledních 5 letech k překročení plánovaného termínu ukončení u více než 10% projektů. Analýza organizací, které odpověděly na otázku Jaký je podíl projektů, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení (otázka C3. viz Příloha 7.2) jednou z následujících možností: 10 % - 25 % projektů; 26 % - 50 % projektů; více než 50 % projektů. Z hlediska způsobu provádění odhadů 68% těchto organizací provádí odhady na základě předchozích projektů, 66% průzkumem standardních cen na trhu a 29% podle nejlepšího vědomí a svědomí (otázka B6. viz Příloha 7.2). V iniciační fázi 82% těchto organizací provádí vymezení cílů projektu, 74% provádí přípravu rozpočtu a harmonogramu, ale pouze 8% tvoří plán řízení rizik (otázka B2. viz Příloha 7.2). V realizační fázi 82% těchto organizací provádí průběžnou kontrolu realizace projektu, 71% provádí kontrolu harmonogramu a milníků a pouze 18% provádí řízení rizik projektu (otázka B3. viz Příloha 7.2). 4.1.2.6 Organizace, u kterých došlo v posledních 5 letech k překročení plánovaného rozpočtu u více než 10% projektů. Analýza organizací, které odpověděly na otázku Jaký je podíl projektů, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu (otázka C5. viz Příloha 7.2) jednou z následujících možností: 10 % - 25 % projektů; 26 % - 50 % projektů; více než 50 % projektů. Z hlediska aktivit prováděných v rámci finančního řízení projektu 82% těchto organizací provádí přípravu celkového rozpočtu projektu, 54% definuje proces čerpání rozpočtu, 38% provádí reportování aktuálního vývoje rozpočtu a 32% má nadefinované odpovědnosti v rámci finančního řízení projektu (otázka B12. viz Příloha 7.2). 4.2
Shrnutí dle typu organizace
Vyhodnocení dle typu organizace bylo z důvodu rozsahu a vysokému detailu zařazeno jako Příloha 7.2 tohoto dokumentu
Strana 70
5
VYBRANÉ ZÁVĚRY A JEJICH VLIV NA PRO JEKTOVÉ ŘÍZENÍ
Kapitola obsahuje závěry, které byly získány analýzou výsledků získaných jednotlivými přístupy k datům z dotazníkového šetření. Tato fakta byla dále vyhodnocena z hlediska možného vlivu na projektové řízení ve veřejné správě a rozdělena do následujících oblastí: Metodika a nástroje projektového řízení; Komunikace s cílovými skupinami a informovanost o projektovém řízení; Vlivy na projektové řízení; Organizace projektového řízení ve veřejné správě. 5.1
Metodika a nástroje projektového řízení
Kapitola obsahuje závěry, které mohou mít vliv na současný stav řízení projektů ve veřejné správě a na potenciální využití metodiky projektového řízení. Dále se týká specifik veřejné správy z hlediska vykonávání jednotlivých aktivit projektového řízení a nástrojů, které jsou pro podporu procesů projektového řízení využívány. 1. Provádění různých typů projektů vyžaduje širokou škálu projektových i profesních znalostí V rámci orgánů státní správy je realizován velký rozsah typů projektů od projektů stavebních až po projekty sociální. Podíl některých typů projektů je přímo závislý na velikosti organizace (OSS vs. obce I. stupně) viz Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech (str.13) 2. Krátkodobé projekty mají menší nároky na sledování čerpání rozpočtu v čase a řízení lidských zdrojů Ve veřejné správě je realizováno relativně vysoké procento krátkodobých projektů tzn. projektů do 1 roku (popř. projektů do 3 měsíců). viz Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech (str.15) 3. Malorozpočtové projekty neposkytují dostatečný finanční prostor pro nákup externích služeb projektového řízení a řízení kvality Ve veřejné správě je realizováno vysoké procento projektů s rozpočtem do 6 miliónu Kč (popř. do 2 miliónu Kč). viz Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu (str.16) 4. Vnější vlivy a nepřipravenost vstupů v očekávaném termínu patří mezi identifikovatelná rizika projektu Mezi nejčastější důvody pro překročení rozpočtu nebo termínu dokončení patří vnější vlivy a fakt, že požadované vstupy nejsou k dispozici včas (dokumenty, zdroje apod.). viz Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu (str.63) 5. Důvodem překročení rozpočtu nebo nedodržení termínu dokončení mohou být podhodnocené náklady a odhady časové náročnosti aktivit nebo uskutečnění neidentifikovaného rizika Organizace, u kterých je významný podíl projektů s překročeným rozpočtem nebo termínem dokončení používají z významné části k odhadování metodu nejlepšího vědomí a svědomí a zároveň z významné části neprovádí řízení rizik. viz Organizace, u kterých došlo v posledních 5 letech k překročení plánovaného rozpočtu u více než 10% projektů (str.70) a Organizace, u kterých došlo v posledních 5 letech k překročení plánovaného termínu ukončení u více než 10% projektů (str.70) 6. Použití standardu projektového řízení automaticky neznamená správný přístup k projektovému řízení Organizace, u kterých se používá některý ze standardů projektového řízení provádí jen některé aktivity řízení rizik a řízení kvality. viz Organizace používající standard projektového řízení (str.69)
Strana 71
7. Kvalita výstupů jedné etapy může mít vliv na výstupy navazujících etap, což se může projevit v navýšení rozpočtu nebo prodloužení termínu dodání. Zároveň se může negativně projevit při udržitelnosti projektu Existuje relativně vysoké procento organizací, které neprovádějí žádné kontroly kvality. viz Způsoby provádění kontroly kvality projektu (str.42) 8. Neidentifikovaná a neřízená rizika mohou negativně ovlivnit rozpočet nebo termín dokončení projektu Existuje relativně vysoké procento organizací, které neprovádějí řízení rizik v rámci realizační fáze projektu. viz Aktivity realizované v realizační fázi projektu (str.33) 9. Kromě stanovení nákladů na mzdy (tarifní tabulky) není jednoduchým způsobem možné získat porovnání plánovaných nákladů se standardními cenami (benchmark) Odhadování pro velkou část projektů je prováděno buď zkušeností z předešlých projektů nebo dle nejlepšího vědomí a svědomí. viz Způsoby provádění odhadů pracnosti (str.38) 10. Nedokumentováním zkušeností z projektů s ztrácí získané know-how, což se může projevit např. při udržitelnosti projektu a zároveň může vést k neefektivnímu využití lidských a finančních zdrojů U významného procenta projektů se neprovádí zdokumentování zkušeností nebo se provádí pouze u vybraných projektů. viz Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? (str.40) 11. Organizace veřejné správy typicky kladou důraz na rozpočet a termín dokončení projektu, není však z jejich strany kladen přiměřený důraz na to, zda byl dodržen plánovaný rozsah projektu v dané kvalitě Podíl projektů, u kterých došlo ke snížení kvality nebo rozsahu je nižší než podíl projektů, u kterých došlo k nedodržení plánovaného termínu dokončení nebo k překročení plánovaného rozpočtu. viz Podíl projektů, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo rozsahu (str.58), Podíl projektů, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení (str.59) a Podíl projektů, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu (str.61). Z hodnot lze vyvodit jeden z uvedených závěrů: A) Kvalita a rozsah projektu není respondenty vnímán jako významný problémem u projektů veřejné správy. B) Kvalita a rozsah nemá pro respondenty takový význam jako rozpočet a termín dokončení. C) Problémy v kvalitě a rozsahu projektu se řeší změnami v rozpočtu nebo termínu dokončení. 12. V rámci orgánů veřejné správy existuje zájem o projektové řízení Nejčastěji plánovanou aktivitou v oblasti projektového řízení je uskutečnění školení pro pracovníky organizace. Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení (str.29) 13. Časté opakování podobných aktivit je příležitostí pro vytvoření opětovně použitelných řešení Nejčastěji realizovanou aktivitou pro zajištění podpory cílových skupin je propagace projektu. Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin (str.48)
Strana 72
5.2
Komunikace s cílovými skupinami a informo vanost o projektovém řízení
Kapitola obsahuje závěry týkající se aspektů komunikace s cílovými skupinami v oblasti projektového řízení tzn. komunikace v rámci jednoho projektového týmu, komunikace mezi projektovými týmy v rámci jedné organizace a komunikace mezi realizátory projektů v celé veřejné správě. Dále se věnuje významu a formám pasivní komunikace tzn. poskytování informací zmíněným cílovým skupinám o projektovém řízení. 1. Informování o projektech a projektovém řízení není v orgánech veřejné správy dostatečně rozšířeno Existuje vysoké procento organizací (překvapivě i z kategorie OSS) veřejné správy, u kterých se na základě odpovědí nerealizují žádné projektové aktivity. Jsou realizovány aktivity projektového řízení? (str.26) 2. Nízká úroveň znalostí o pozitivních efektech projektového řízení na průběh a výsledky projektů Z hlediska důvodu pro nerealizování projektových aktivit je velký podíl odpovědí, že není znám důvod pro provádění těchto aktivit nebo na tyto aktivity není čas během projektu. Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení (str.27) 3. Není dostatečná informovanost o pozitivních důvodech pro zavádění standardů projektového řízení v orgánech veřejné správy Zastoupení organizací, které používají některý ze standardů projektového řízení je velice nízké. Organizace používající standard projektového řízení (str.69) 4. Spolufinancování ze strukturálních fondů není zárukou správného projektového řízení U organizací, které mají vysoký podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU je srovnatelný podíl těch, kteří v oblastech podpory cílových skupin, provádění odhadů nebo v různých fázích projektu neprovádí aktivity standardně vyžadované metodikami operačních programů (propagace projektu, řízení rizik, způsob stanovení finanční náročnosti jednotlivých aktivit, řízení kvality apod.) Organizace, jejichž podíl projektů financovaných ze strukturálních fondů je vyšší než 25% (str.69) 5. Formy komunikace využívané v rámci projektových týmů jsou ovlivněny velikostí organizací Pro organizace, u kterých se na projektech podílí 15 – 30% celkového počtu pracovníků je větší podíl využití jiných než standardních forem komunikace (telefon, email) na rozdíl od organizací, u kterých je podíl zapojení pracovníků menší než 15%. Podíl pracovníků, kteří se účastní realizace projektů vs. formy komunikace (str. 69) 6. Nízká informovanost o přínosech chatovacích nástrojů pro interakci v rámci projektového týmu Chatovací nástroje patří mezi nejméně používané formy komunikace v projektových týmech. Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu (str.55) 7. Projekty organizací veřejné správy nejsou téměř vůbec pozastavovány, což může být způsobeno několika důvody Podíl pozastavených projektů na celkovém počtu realizovaných projektů je u většiny organizací veřejné správy roven 0% popř. menší než 5%. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech (str.57). Z hodnot lze vyvodit jeden z uvedených závěrů: A) Projekty organizací veřejné správy jsou považovány respondenty za téměř 100% úspěšné. B) Projekty veřejné správy nejsou pozastavovány v průběhu realizace ani v případě, kdy se prokáže ekonomické neopodstatnění investice. C) Organizace veřejné správy nejsou informovány o postupech provádění průběžného hodnocení ekonomického opodstatnění investice v průběhu projektu.
Strana 73
5.3
Vlivy na projektové řízení
Kapitola se věnuje identifikaci potenciálních vlivů na projektové řízení, které bylo možné identifikovat na základě odpovědí jednotlivých respondentů z řad orgánů veřejné správy. 1. Závislost plánování a realizace projektů na politických změnách V rámci posledních 12 měsíců je u OSS vysoký podíl odpovědí indikující menší podíl započatých projektů než u obcí územní samosprávy. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících (str.18) 2. Z hlediska zdrojů financování projektů je poměrně vysoká diverzifikace. Ačkoliv převažuje u některých orgánů veřejné správy spolufinancování ze strukturálních fondů EU, jsou využívány i jiné formy financování V rámci financování projektů je zastoupení minimálně 4 forem financování, které mají podíl vyšší než 10%. Způsoby financování projektů (str. 27) 3. Menší zapojení pracovníků do realizace může mít vliv na nízkou úroveň interní podpory projektů U všech organizací veřejné správy převažuje zapojení pracovníků do realizace projektů s podílem menším než 15%. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů (str.23) 4. Závislost projektů na rozpočtovém určení v kontextu státního rozpočtu a ostatních zdrojů financování Mezi nejčastější problémy při udržitelnosti projektů patří podíl nedostatku finančních prostředků, přenositelnost znalostí a podpora ze strany cílových skupin. Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu (str. 67) 5.4
Organizace projektového řízení ve veřejné správě
Kapitola obsahuje závěry, které se týkají způsobů organizace projektového řízení ve veřejné správě a postavení role projektového manažera. 1. Existují organizace, u kterých nedochází k realizaci projektů V rámci OSS a obcí I. a II. stupně jsou organizace, u kterých nedochází k realizaci projektů. Orgány státní správy (str.130), Obce I. stupně (str.249) a Obce II. stupně (str.223). Z hodnot lze vyvodit jeden z uvedených závěrů: A) Respondentem byla osoba, která nemá dostatečné podklady pro zodpovězení této otázky, tzn. neexistuje centrální místo s celkovým přehledem o stavu projektů. B) Uvedené organizace nemají dostatek informací o možnostech realizace a financování projektů. C) Neexistuje jasné povědomí o tom, co jsou projekty. 2. V rámci orgánů veřejné správy dominuje liniové řízení a projektové myšlení zatím není dostatečně rozšířené Většina projektových manažerů je z řad vedoucích pracovníků organizací. V případech řešení konfliktů při využití pracovníků na projektové úkoly je značná část řešena prioritou liniových úkolů. Existuje velice málo samostatných odborů projektového řízení (útvarů). Zodpovědnost za celkové vedení projektů (str.24) 3. S růstem počtu projektů realizovaných v rámci jedné organizace dochází k nárůstu počtu konfliktů při využití zdrojů (finanční zdroje, infrastruktura, pracovníci apod.) a tím k potřebě řízení portfolia projektů Významná část organizací v posledních 12 měsících zahájila více než 5 projektů. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících (str.18)
Strana 74
4. Centralizace projektového řízení může zjednodušit vykonávání některých administrativních aktivit, které se vyskytují v jednotlivých fázích projektu U významného procenta projektů se neprovádí zdokumentování zkušeností nebo se provádí pouze u vybraných projektů. Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? (str.40)
5.5
Závěry – shrnutí
Z výše uvedeného vyplývají po kompilaci tyto závěry: převládající projekty jsou nízkorozpočtové, a to ve vysokém počtu ve financování projektů převládá financování z jiných než vlastních zdrojů většinou z finančních a časových důvodů není možné vyčlenit pracovníky na vedení projektů v menších obcích neprobíhá projektové řízení korektně pro projektové řízení není dostatek kapacit a financí projekty jsou vnímány zejména jako aktivity spojené s poskytnutím dotací nejsou používány projektové standardy
Strana 75
6
OPATŘENÍ PRO ROZVOJ PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ
Závěry identifikované v předchozí kapitole byly použity jako podklad pro návrhy opatření v oblasti rozvoje projektového řízení v orgánech veřejné správy. Z důvodu nízké míry ovlivnitelnosti z pozice Odboru programového řízení byly z dalšího procesu zpracování vyloučeny závěry z oblastí Vlivy na projektové řízení a Organizace projektového řízení ve veřejné správě. Návrhy týkající se těchto oblastí zahrnovaly např.: Vytvoření samostatných útvarů projektového řízení v OSS a krajských úřadech popř. statutárních městech pro zajišťování řízení portfolia projektů a centralizaci informací o projektech; Vytvoření principu projektového manažera nezařazeného do liniové struktury. Pro oblast Komunikace s cílovými skupinami a informovanost o projektovém řízení se návrhy opatření týkají: 5. informačního portálu projektového řízení ve veřejné správě; 6. podpory propagace a poskytování informací o projektovém řízení. Návrhy z oblasti Metodika a nástroje projektového řízení byly detailně rozpracovány v kapitolách: 7. materiály a podklady pro podporu projektů; 8. poskytování služeb pokrývající některé procesy projektového řízení. Jednotlivé návrhy jsou doplněny detailním popisem rozsahu řešení a odhadovanou úrovní technické a organizační náročnosti doplněnou o pravděpodobnou délku realizace opatření. Technická a organizační náročnost LEHKÁ
STŘEDNÍ
TĚŽKÁ
6 – 12 měsíců
delší než 12 měsíců
Termín realizace kratší než 3 měsíce
Strana 76
Technická a organizační náročnost STŘEDNÍ
LEHKÁ
TĚŽKÁ
•Inf ormační portál Kratší než 3 měsíce
•Rozcestník projektových témat
Termín realizace
•Cena projektového řízení •Databáze projektů •Mezinárodní konf erence •Konf erence
6 – 12 měsíců
•Školení projektového řízení
•Služby projektového řízení •Odpovědi na dotazy •Materiály podpory procesů •Metodika
delší než 12 měsíců
projektového řízení ve veřejné správě
Obr. 4.1.2-1 Přehledové znázornění návrhů opatření z hlediska náročnosti a termínu realizace
6.1
Informační portál projektového řízení ve veřejné správě
6.1.1
Vytvoření informačního portálu pro organizace veřejné správy, které se snaží získat informace o možných zdrojích spolufinancování projektů
V současné době existují informační portály, které poskytují velice detailní informace o podmínkách a pravidlech získání finančních prostředků z určitého finančního zdroje (operační programy EU, Norské fondy, Švýcarské fondy, Národní programy apod.). Zároveň existují komerční subjekty nabízející poradenské služby, které zahrnují vytvoření přehledu potenciálních zdrojů financování ve vzájemném porovnání. Pro jednoduchou orientaci a úvodní rozhodování zástupců organizací veřejné správy by na informačním portálu byla vytvořena aplikace umožňující jednoduchý výběr potenciálních zdrojů financování dle nadefinovaných kritérií (typ projektu, typ orgánu veřejné správy, geografické umístění vzhledem k rozdělení dle NUTS, podíl spolufinancování apod.). Po provedení výběru by byl žadatel nasměrován na specializované stránky doporučených programů. Technická a organizační náročnost
LEHKÁ
Termín realizace Rizika
kratší než 3 měsíce Komplexita jednotlivých finančních zdrojů Množství výběrových kritérií
6.1.2
Vytvoření databáze realizovaných pr ojektů
V současné době existují u různých subjektů veřejné správy systémy, které obsahují velice rozsáhlé informace o probíhajících a realizovaných projektech. Tyto informace nejsou publikované a slouží Strana 77
většinou pouze pro hodnotící a kontrolní procesy. Potenciál těchto informací zůstává nevyužit. Publikování těchto informací v určité formě by mohlo mít pozitivní efekt v následujících oblastech: -
-
Snížení nákladů na projekty díky vytvoření seznamu best practise, z kterých by mohli zástupci orgánů veřejné správy čerpat informace o standardních nákladech, dobrých zkušenostech s dodavateli výrobků a služeb, přístup k řešení podobných problémů apod. Publicita nejenom orgánů veřejné správy, které projekty úspěšně realizovaly, ale i programů, z kterých byly projekty financované. Vytvoření sítě kontaktních vazeb mezi projektovými manažery/členy projektových týmů/zástupci organizací, kteří si mohou předávat zkušenosti získané realizací projektů.
Technická a organizační náročnost
STŘEDNÍ
Termín realizace Rizika
6 – 12 měsíců Neochota orgánů veřejné správy sdílet informace o projektech Složitost rozhraní systémů pro správu projektů
6.1.3 Vytvoření rozcestníku pro témata projektového řízení ve státní správě V komerční sféře je tématům projektového řízení věnováno velké množství zdrojů ve formě webových stránek, které mimo jiné poskytují i množství odkazů např. na: metodiky projektového řízení, používané nástroje, publikace, konference, organizace poskytující služby spojené s projektovým řízením apod. Projekty ve veřejné správě se však mohou vyznačovat určitými odlišnostmi od projektů komerčních subjektů (způsoby financování, cílové skupiny, výběr dodavatelů apod.), na které však není odkazováno ze zmíněných webových stránek projektového řízení. Tyto informace nejsou strukturovaně k dispozici na jediném místě. Z tohoto důvodu by bylo přínosné, kdyby členové projektových týmů a projektový manažeři z řad orgánů veřejné správy, měli k dispozici jednoduchý rozcestník k projektovému řízení ve veřejné správě. Technická a organizační náročnost
LEHKÁ
Termín realizace Rizika
menší než 3 měsíce -
Strana 78
6.2
Podpora propagace
6.2.1 Každoroční konference projektového řízení ve veřejné správě Konference, které se věnují určitému úzkému spektru projektů ve veřejné správě již v současné době existují (ISSS.cz, Efektivní projektové řízení při zavádění eGovernmentu v ČR). Zároveň se každoročně konají i setkání projektových manažerů včetně manažerů z veřejné správy pod záštitou některé z poradenských firem nebo s organizací sdružující držitele a školitele standardů projektového řízení (IPMA, PRINCE2 atd.). Zatím však neexistuje žádná pravidelná konference pořádaná v kompetenci některého z orgánů veřejné správy, která by se věnovala obecně projektovému řízení ve veřejné správě a zároveň, aby zahrnovala zástupce všech kategorií orgánů veřejné správy a příklady různých typů projektů. Přínosem podobné aktivity by bylo zviditelnění projektového řízení ve veřejné správě, propagace úspěšných projektů, navázání kontaktů mezi zástupci orgánů veřejné správy a sdílení zkušeností jak mezi zástupci státní správy, tak se zástupci dodavatelů, kteří působí v dané oblasti. Technická a organizační náročnost
LEHKÁ
Termín realizace
6 – 12 měsíců Nedostatečný zájem ze strany zástupců orgánů veřejné správy
Rizika
Nedostatek kvalitních příspěvků 6.2.2 Cena pro nejlepší projektové řízení projektu ve veřejné správě V komerční sféře jsou velice často úspěšné projekty/produkty vyhodnocovány v různých anketách, které zpravidla vyvrcholí předáním ceny realizátorovi popř. projektovému týmu. Efektů těchto vyhodnocení je několik a je možné je bez problémů přenést i do sektoru veřejné správy. Z pohledu projektového řízení mezi ně patří například: zvýšení prestiže organizací, které se soutěže zúčastní; zvýšení povědomí o organizátorovi/sponzorovi soutěže; zvýšení informovanosti o projektovém řízení ve veřejné správě. Příkladů podobných soutěží lze ve veřejné správě v současné době najít mnoho (Nejlepší projekt eGovernmentu, Vesnice roku, Národní cena kvality apod.). Ve spojení s organizováním konference projektového řízení by bylo možné dojít k synergickému efektu při předávání uvedené ceny v rámci programu této konference, či dokonce zavést novou specifickou cenu za nejlepší projektové řízení projektu ve veřejné správě. Mezi aspekty aktivity, které by bylo nutné zajistit patří například: Vytvoření pravidel pro účast v soutěži; Zajištění hodnotící komise; Zajištění publicity pro získání dostatečného množství soutěžících projektů; Zajištění dostatečné atraktivity z hlediska ocenění (např. zdarma certifikace projektového řízení, finanční příspěvek na školení určitého počtu pracovníků, licence projektového softwaru apod.); Zajištění spolupráce s některou s certifikačních autorit pro standardy projektového řízení. Technická a organizační náročnost Termín realizace Rizika
LEHKÁ menší než 3 měsíce Nedostatečný zájem ze strany zástupců orgánů veřejné správy Strana 79
Nedostatek soutěžních projektů 6.2.3
Školení a certifikace projektového řízení
Jedním z důvodů nedostatečného rozšíření projektového řízení a jeho standardů je nízký podíl pracovníků veřejné správy, kteří uvedenou certifikaci získali nebo se zúčastnili školení projektového řízení. Změnu uvedeného stavu se snaží docílit několik projektů, mezi které patří například: Projekt "Příprava projektových manažerů státní správy na certifikaci podle IPMA stupně "D" (Celkem by mělo být proškoleno a získat certifikát 240 účastníků z řad zaměstnanců správních úřadů); E-learningové školení pořádané Odborem strukturálních fondů MV se zaměřením na řízení projektů v OPLZZ. V obou případech se však jedná buď o časově omezené aktivity nebo o školení se zaměřením na specifické projekty z hlediska zdroje financování. V současné době tak pravděpodobně neexistuje jednoduchý způsob pro projektové manažery a členy projektových týmů, který by umožňoval získání uvedené certifikace nebo absolvování školení. Tento stav by bylo možné změnit vyjednáním speciálních programů certifikace a školení, které by byly poskytovány pro zaměstnance veřejné správy subjekty, které tyto služby poskytují. Obsah a především cena by odpovídala potřebám orgánů veřejné správy. Podobné podmínky poskytování služeb a výrobků již byly vyjednány například s poskytovateli licencí určitých aplikací. Vytvořením hromadné objednávky ve formě určitého počtu certifikací/školení za rok by bylo možné dosáhnout významně nižší ceny, než která je v současné době nabízena orgánům veřejné správy, které o tyto služby projeví zájem. Technická a organizační náročnost
LEHKÁ
Termín realizace Rizika
6 – 12 měsíců Nedostatečný zájem ze strany zástupců orgánů veřejné správy
6.2.4 Mezinárodní konference projektového řízení ve veřejné správě Rozšíření projektového řízení a standardů projektového řízení ve veřejné správě v zahraničí je v současnosti na vyšší úrovni než v ČR. Mnoho projektů a problémů, se kterými se veřejná správa v ČR potýká již bylo v zahraničí úspěšně vyřešeno. Výměna zkušeností a informací se zahraničními subjekty již dlouhodobě probíhá na různých úrovních a v rámci různých orgánů veřejné správy. S ohledem na všechny zmiňovaná fakta je tak logickým závěrem iniciovat výměnu zkušeností na mezinárodní úrovni i v oblasti projektového řízení. Jedním z možných způsobů je organizace konference s mezinárodní účastí popř. zařazení zahraničních příspěvků v rámci již zmíněné každoroční konference k projektovému řízení. Technická a organizační náročnost
STŘEDNÍ
Termín realizace Rizika
6 – 12 měsíců Dostupnost v zahraničí
kontaktů
na
zástupce
veřejné
správy
Jazyková vybavenost účastníků konference
Strana 80
6.3
Materiály a podklady
6.3.1
Metodika projektového řízení ve veřejné správě – praktický rádce pro různé typy projektů
Většina současných standardů/metodik projektového řízení je vytvořena s důrazem na univerzálnost, což znamená, že veškeré principy by měly být použitelné v jakémkoliv projektu. Často je však ponechána určitá volnost při vlastní realizaci, která se týká například nutnosti provádění některých aktivit nebo obsazení některých rolí. Ze závěrů dotazníkového šetření vyplývá mimo jiné, že množina projektů realizovaných v rámci veřejné správy je velice variabilní z hlediska typu, velikosti, délky trvání, zdrojů financování apod. Dále je možné ze závěrů vyčíst, že aktivity projektového řízení nejsou realizovány z důvodů finančních, časových a popř. i prostého neporozumění jejich podstaty. Je možné předpokládat, že v případě, kdyby byla k dispozici metodika projektového řízení ve formě praktického rádce pro různé typy projektů, která by splňovala následující charakteristiky, byla by ochota zástupců k jejímu využívání podstatně vyšší: Pro jednotlivé projektové týmu veřejné správy zdarma k dispozici; Prakticky založená a variabilní s ohledem na velikost projektu, délku trvání a zdroj financování (například „odlehčená“ forma pro projekty s realizací do 3 měsíců a rozpočtem do 2 miliónů korun); Založená na existujícím standardu projektového řízení; Rozšiřitelná o samostatné přílohy pro různé druhy financování (např. příloha pro proces monitorování, publicitu apod.); Podporující a odkazující na nástroje projektového řízení (např. MS Project apod.); Oficiálně podporovaná a propagovaná v rámci orgánů veřejné správy; Aktualizovaná s ohledem na vnější změny (legislativní, nové zdroje financování apod.); Realizovatelná po samostatných částech (takřka neomezená modularita řešení, která umožňuje vytvoření použitelných částí již v průběhu tvorby po skončení definovaných fázích) S možností absolvování školení a certifikace. Jedním z příkladů možného přístupu k řešení určité části této metodiky z hlediska specifika financování projektů ze strukturálních fondů EU, je metodika PRINCeGON. Technická a organizační náročnost Termín realizace Rizika
TĚŽKÁ delší než 12 měsíců Dostatečná znalost specifik projektů veřejné správy dle vybraných kategorií Nezájem ze strany orgánů veřejné správy při využití metodiky
6.3.2 Materiály podpory procesů projektového ř ízení Při realizaci projektů dochází velice často ke tvorbě dokumentů, které již byly v rámci jiných projektů, jiných orgánů veřejné správy vytvořeny. Jedná se například o projektové záměry, komunikační plány, rozpočty, závěrečné zprávy, monitorovací zprávy, analýza rizik, CBA analýza, studie proveditelnost apod. Vytvoření každého z těchto dokumentů znamená pro projekt určitý časový a finanční dopad. Pro minimalizaci by bylo možné vytvořit následující materiály, které by sloužily jako podklad pro realizaci projektů ve veřejné správě: Šablony dokumentů v elektronické podobě (MS Office, Open Office) pro jednotlivé fáze projektu (struktura studie proveditelnosti, struktura CBA, struktura harmonogramu, rozpočtu projektu, struktura projektového záměru apod.); Strana 81
Šablony dokumentů pro použití v aplikacích (struktura žádosti pro aplikaci Benefit7, šablona harmonogramu pro MS Project, adresářová struktura projektu pro DMS apod.); Checklisty (seznamy) pro kontrolu plnění pravidel, uzavírání fází apod. (monitorovací pravidla, pravidla publicity, pravidla řízení kvality, řízení rizik apod.); Procesní diagramy pro vybrané aktivity projektového řízení s vazbou na checklisty a šablony dokumentů (například proces žádosti o projekt spolufinancovaný ze strukturálních fondů = vypsání výzvy – vytvoření projektové žádosti – zhodnocení věcných hledisek – vyhodnocení projektu – vydání rozhodnutí atd.). Technická a organizační náročnost Termín realizace
6 – 12 měsíců Nedostatečný zájem ze strany pracovníků orgánů veřejné správy na využívání těchto nástrojů
Rizika
6.4
STŘEDNÍ
Poskytování služeb
6.4.1
Služby projektového řízení
Ze závěrů v kapitole 6 vyplývá, že vysoký podíl projektů ve státní správě spadá do kategorie krátkodobých projektů s rozpočtem do 2 miliónů korun. V rámci těchto projektů je často velice obtížné věnovat dostatek času a finančních prostředků některým specifickým procesům projektového řízení. Jmenovitě se jedná o kontrolu kvality a řízení rizik, které jsou s ohledem na zmíněné závěry často v orgánech veřejné správy opomíjeny popř. jsou kandidáti na místa manažerů kvality a rizikovým manažerů vybíráni pouze z pracovníků daného orgánu veřejné správy. Řešením tohoto problému by bylo poskytování těchto služeb buď v rámci specializovaného odboru zařazeného například do organizační struktury MV a/nebo prostřednictvím využití zkušených pracovníků jiných orgánů veřejné správy, kteří mají s podobným typem projektů zkušenost. Došlo by tak k vytvoření tzv. kompetenčních center (ať již na centrální či krajské úrovni), které by byly schopné efektivně poskytovat služby ve vybraných oblastech projektového řízení. Návrh způsobu vytvoření těchto center je nad rámec této analýzy, včetně zajištění motivace využívání těchto služeb a minimalizace případných rizik, nicméně uvedené řešení by mělo následující pozitivní efekty: Rozšíření prováděných aktivit řízení kvality a rizik v projektech veřejné správy a tím i zvýšení efektivity vynaložených veřejných prostředků; Zvyšování zkušeností pracovníků pracujících jako risk manažeři a manažeři kvality na projektech ostatních orgánů veřejné správy; Minimalizace nákladů na řízení kvality a rizik u projektů; Rozšiřování sociálních vazeb mezi projektovými týmy z různých orgánů veřejné správy. Technická a organizační náročnost Termín realizace Rizika
STŘEDNÍ 6 – 12 měsíců Nedostatečný zájem ze strany pracovníků orgánů veřejné správy Nízká motivace provádění aktivit řízení rizik a řízení kvality
Strana 82
6.4.2
Zajištění odpovědí na dotazy v oblasti řízení projektů a výměna zkušeností
Poradenská činnost (odpovědi na dotazy) je v oblasti projektů v současné době organizována většinou s ohledem na zdroj financování projektu. Dotazy žadatelů/příjemců/realizátorů projektů jsou tak směřovány na zaměstnance řídících nebo zprostředkujících orgánů, kteří tyto dotazy následně řeší. V některých případech existuje také záměr využití konceptu zájmových fór pro řešení narůstajícího množství dotazů. Tento přístup je založen na výměně zkušeností mezi lidmi se stejným okruhem zájmů/aktivit a je velice úspěšně aplikován např. u podpory aplikací (linuxové distribuce) nebo u některých druhů produktů (elektronika, mobilní telefony apod.). Tento způsob však předpokládá vytvoření rozsáhlé komunity s vysokou mírou angažovanosti danému problému většinou ve volném čase, což je místo, kde tento přístup ve veřejné správě selhává. Z tohoto důvodu by pro jeho využití v oblasti projektového řízení tento koncept musel být doplněn o následující prvky: Vytvoření projektu pro vytvoření a provozování uvedeného principu podpory realizátorů projektů (např. spolufinancováním ze strukturálních fondů EU) Výběr a oficiální přiřazení gestorů jednotlivých sekcí z řad pracovníků veřejné správy (každá sekce by měla několik gestorů z jednotlivých kategorií orgánů veřejné správy, kteří by měli prokazatelné zkušenosti s realizací a řízením projektů) Vytvoření konceptu, který by zajistil pokračování uvedeného řešení dotazů i po skončení financování ze zvolených zdrojů (např. vytvoření diskuse mezi jednotlivými pracovníky veřejné správy, kteří si vzájemně pomáhají při řešení dotazů, vytvoření sociálních vazeb, vytvoření soutěže o nejlepšího řešitele, nejlepší dotaz apod.). Zajištění dostatečné informovanosti žadatelů/příjemců/realizátorů projektů. Alternativním řešením poskytování poradenství v oblasti řízení projektů je vytvoření specializovaného odboru/útvaru v rámci veřejné správy, který by byl jak personálně, tak finančně kompetentní poskytovat uvedené poradenství nezávisle na ostatních orgánech veřejné správy a bez využití potenciálu členů projektových týmů ze všech orgánů veřejné správy. Technická a organizační náročnost
STŘEDNÍ
Termín realizace Rizika
6 – 12 měsíců Nedostatečný zájem ze strany pracovníků orgánů veřejné správy Nízká motivace zadávání dotazů Duplicita s podobnými službami v rámci zprostředkujících orgánů zdrojů financování
řídích
a
Strana 83
7
PŘÍLOHY
Kapitola obsahuje následující dokumenty: 1. 2. 3. 4. 5. 7.1
Použité metody, výběr respondentů, průběh dotazníkového šetření – detailní popis Vzor dotazníku pro zjištění stavu projektového řízení ve veřejné správě Text výzvy pro respondenty dotazníkového šetření Text oznámení o realizaci dotazníkového šetření Vyhodnocení dotazníkového šetření dle typu organizace Použité metody, výběr respondentů, průběh dotazníkového šetření – detailní popis
Odbor programového řízení Ministerstva vnitra realizoval od 9. 8. 2010 do 31. 8. 2010 dotazníkové šetření mezi organizacemi veřejného sektoru, s cílem zmapovat stav zavádění projektového řízení a naplňování cílů Smart Administration obecně. Výstupy dotazníku budou sloužit pro: revizi priorit Strategie realizace Smart Administration v období 2007 – 2015, vyšší cílení přímé podpory při implementaci Smart Administration (vazba na plánované projekty), a to v rámci strukturálních fondů i ostatních zdrojů, vyšší podporu projektového řízení ve veřejném sektoru, větší zapojení organizací veřejného sektoru do implementace Smart Administration. S prosbou o vyplnění dotazníku byly osloveny na základě stanoveného klíče vybrané organizace veřejného sektoru, respektive jejich zástupci (organizační složky státu i územní samosprávy - kraje, města, obce). Výzva k účasti na dotazníkovém šetření byla distribuována elektronickou formou (emailem) z adresy
[email protected] a vyplnění dotazníku probíhalo prostřednictvím internetu. Do dotazníkového šetření bylo zahrnuto celkem 2145 organizací veřejného sektoru, respektive jejich zástupci (organizační složky státu i územní samosprávy - kraje, města, obce). 7.1.1
Metody zjišťování
Jako metoda zjišťování stavu implementace projektového řízení u organizací veřejného sektoru byla použita dotazníková metoda. Ta je určena pro hromadné získávání údajů a patří mezi nejfrekventovanější metody výzkumů. V první fázi byly ve spolupráci se zaměstnanci Odboru programového řízení MV identifikovány otázky, které svým obsahem zjistí požadovaná data. Okruhy dotazníku Projektového řízení a Smart Administration: Informace k dotazníkovému šetření k zavádění projektového řízení a Smart Administration ve veřejné správě (včetně vysvětlení pojmu Smart Administration), Rejstřík výrazů a příklady projektů, Identifikační otázky – jméno, email, počet zaměstnanců v organizaci, pozice respondenta v rámci organizace, Dotazník pro zjištění stavu projektového řízení v subjektech státní a samosprávy, Dotazník pro zjištění stavu v oblasti implementace Smart Administration v subjektech veřejné správy.
Strana 84
7.1.1.1 Přístup k tvorbě dotazníku V dotazníku byly použity následující typy otázek: uzavřené, otevřené, polootevřené škálové. Uzavřené otázky, které nabízely tázanému volbu mezi dvěma či více možnými odpověďmi, např. ano - ne - nevím. Ačkoliv mají ustáleně alternativní položky v dosahování větší jednotnosti měření a tím i možnosti statistických závěrů, mají také své nevýhody. Především je to povrchnost. Proto byly použity další sondy, jež upřesňovaly kladené dotazy z důvodu relevantního vysvětlení, snazší možnosti vyhodnocení dat a specifičtějších požadavků na odpovědi. Otevřené otázky dávaly odpovědím tázaného širší vztahový rámec. Takové otázky kladou málo omezení na odpovědi, mohou ukázat na důležité vztahy a souvislosti. Použité otázky tohoto typu byly pružné a dávaly možnost prohlubování. Respondenti vhodně a často využívali možnosti vyjádřit se k otevřeným otázkám svými stanovisky, proto i výsledky dotazníkového šetření jsou důkladné, vyjadřující požadovaný názor respondentů. Škálové otázky typické pro posuzování škály. Posuzovací škála (hodnotící stupnice) slouží k záznamu jednotlivých vlastností způsobem, který zajišťuje určitou objektivnost a zároveň umožňuje kvantitativní zachycení jevu. V dotazníkovém šetření bylo použito těchto škálových otázek: zaškrtávací seznamy, škála nucené volby, kategoriální posuzovací škála, numerická posuzovací škála, Škálové otázky mají pevně stanovené možné odpovědi a umisťují reagujícího člověka na některý bod škály. 7.1.1.2 Struktura dotazníku Dotazník byl rozdělen do 3 částí, které na sebe logicky navazují. První část (A) obsahovala otázky zaměřené na zjištění informací o charakteru realizovaných projektů a byla rozdělena na 8 otázek (A1. – A8.) a 2 podotázky (A1b., A6b.), které respondenti vyplňovali při zvolení specifické odpovědi. Část druhá (B) vycházela z předpokladu, že se v příslušné organizaci projekty již realizují a jejím cílem bylo zjištění, do jaké míry jsou využívány principy projektového řízení. Tato část obsahovala 15 (B1. – B15.) otázek a 2 podotázky (B1b., B1c.) Poslední část dotazníku (C) byla věnována informacím relevantním pro analýzu již ukončených projektů. Obsah této části byl rozdělen do 9 otázek (C1. – C9.) 7.1.2
Metoda výběru respondentů
Cílová skupina respondentů, které má být dotazník poslán či předán na základě odborné úvahy byla vybrána na základě klíče pro stanovení struktury respondentů odsouhlaseném se zástupci Odboru programového řízení MV. Při rozesílání dotazníku bylo kalkulováno s vysokým počtem nevyplněných dotazníků, proto byl rozsah cílové skupiny rozsáhlejší, než bylo nutné pro zajištění požadované úrovně vyhodnocení. Klíč pro stanovení struktury respondentů: Strana 85
Obce typu 1 – počet respondentů byl vybrán na základě stanovení poměrného zastoupení obcí dle velikosti v jednotlivých krajích a jejich četnosti. U obcí nad 1 500 obyvatel došlo k plošnému oslovení, což bylo dáno vazbou na plošné oslovení obcí typu II, které byly osloveny všechny a některé z nich byly velikostí totožné s obcemi typu I. Obce typu II – došlo k plošnému oslovení. Obce typu III a statutární města – došlo k plošnému oslovení. I přes skutečnost, že se jedná o obce stejného typu, byla pro účely šetření statutární města vyhodnocována individuálně. Kraje – došlo k plošnému oslovení. OSS – došlo k plošnému oslovení. Celkem bylo osloveno všech 82 organizačních složek státu, všech 14 krajských úřadů, všech 23 statutárních měst, 182 obcí typu III, 182 obcí typu II a 1654 obcí typu I (z toho 498 obcí nad 1500 obyvatel a 1156 obcí do 1500). U obcí typu I do 1500 obyvatel byl určen klíč pro výběr vzorku, jelikož nebylo vhodné oslovit dotazníkem všechny obce, jelikož jejich počet je velký a pro stanovení relevantnosti dat byl identifikován minimální požadavek na počet oslovených obcí jednotlivých typů. Klíč vzorku byl stanoven na základě velikosti jednotlivých krajů České republiky, kdy kraj s největším počtem obcí do 1500 obyvatel byl zastoupen nejčetněji, kraj s nejmenším množstvím takovýchto obcí byl pak zastoupen v nejmenší míře. Konkrétně se dotazníkového šetření v rámci oslovení obcí typu I do 1500 obyvatel zúčastnilo 1156 obcí.
Strana 86
Tab. 7.1.2-1 Organizace účastnící se dotazníkového šetření
Krajské úřady ČR
Statutár ní města
Obce typu III
Obce typu II
nad 1 500 obyvat el
do 1 500 obyvat el
∑ obeslaný ch subjektů (dle Krajů ČR)
Hl. m. Praha
1
x
x
x
x
x
1
Středočeský
1
2
24
28
88
99
242
Jihočeský
1
1
16
20
43
154
235
Plzeňský
1
1
14
20
25
108
169
Karlovarský
1
1
6
7
26
44
85
Ústecký
1
5
11
14
33
75
139
Královehradecký
1
1
14
20
19
97
152
Liberecký
1
1
9
11
21
42
85
Pardubický
1
1
14
11
21
70
118
Vysočina
1
1
13
12
15
83
125
Jihomoravský
1
1
20
13
73
122
230
Zlínský
1
1
12
12
51
77
154
Olomoucký
1
2
11
7
51
102
174
Moravskoslezský
1
5
18
7
32
83
146
∑ obeslaných subjektů (dle skupin)
14
23
182
182
498
1156
2055
Obce typu I Kraje ČR
Celkový ∑ obeslaných Organizačních složek státu
82
Celkový ∑ obeslaných pilotním šetření
8
respondentů
Celkový ∑ obeslaných subjektů 7.1.3
v
2145
Zajištění informovanosti
Informovanost cílové skupiny respondentů pro zajištění co nejvyšší účasti na dotazníkovém šetření bylo realizována ve spolupráci se zástupci Odboru programového financování Ministerstva vnitra následujícími způsoby: Email pro účastníky dotazníkového šetření s informacemi o účelu dotazníkového šetření a možnostmi kontaktování odpovědných osob (Příloha 9.2. str. 120); Informace o probíhajícím dotazníkovém šetření na internetových stránkách Odboru programového financování (Příloha 9.3. str. 121); Přímá komunikace (telefonická/emailová) s účastníky dotazníkového šetření při řešení dotazů a technických problémů; Přímá komunikace se zástupci OSS, krajských úřadů a statutárních měst v 3. kole šetření pro zajištění větší účasti respondentů.
Strana 87
7.1.4
Etapy dotazníkového šetření
Dotazníkové šetření bylo zahájeno pilotním otestováním elektronické verze, které probíhalo od 30. 7. do 3. 8. 2010. První kolo dotazníkového šetření probíhalo v období od 9. 8. do 31. 8. 2010 a celkem bylo osloveno 2 142 respondentů. Dne 18. 8. 2010 proběhlo opětovné oslovení s žádostí o vyplnění elektronického dotazníku. V rámci prvního kola se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 520 respondentů, tj. 24 % ze všech oslovených. Pro účely vyhodnocení dotazníkového šetření byly vybrány pouze tzv. platné dotazníky (respondent vyplnil věcnou část dotazníku), kterých bylo celkem 281. Návratnost platných dotazníků za 1. kolo činila 13 %. Po prvním kole bylo uzavřeno dotazníkové šetření pro obce I., II., a III. typu. V rámci těchto úrovní veřejné správy bylo získáno celkem 240 platných dotazníků. V rámci druhého kola byli opětovně osloveni respondenti z krajů, statutárních měst a OSS. Celkem bylo opětovně osloveno 45 respondentů. V rámci druhého kola se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 31 respondentů, tj. 69 % všech oslovených ve druhém kole. Pro účely vyhodnocení dotazníkového šetření byly vybrány opět pouze platné dotazníky, kterých bylo celkem 20. Návratnost platných dotazníků za 2. kolo činí 44 %. Druhé kolo dotazníkové šetření bylo ukončeno dne 16. 9. 2010 pro kraje, statutární města a OSS. V rámci těchto úrovní veřejné správy bylo získáno celkem 61 platných dotazníků (41 dotazníků z prvního kola šetření a 20 dotazníků z druhého kola šetření). Tab. 7.1.4-1 Harmonogram činností Červenec 2010 Pilotní 1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14 15
16
testování 21 17
18
19
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
20 Srpen 2010 1. kolo šetření
1
2
3
4
5
6
7
8 9
10
11
12
13
14
15
27
28
29
30
31
14
15
16
2. kolo šetření 17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
Září 2010 3. kolo šetření 1
2
3
4
5
6
7
8
16 9
10
11
12
13
Strana 88
7.1.4.1 Pilotní testování Ve dnech 15. 7. 2010 – 20. 7. 2010 bylo provedeno zkušební kolo – pilotní testování elektronické verze na vzorku 8 organizací, které byly vybrány na základě jejich zkušeností s implementací prvků Smart Administration v rámci svých organizací. Byl brán zřetel na zkušenosti z oblasti: implementace projektového řízení, procesního a strategického řízení, metod hodnocení, finančního řízení organizací, eGovernmentu, aktivní práce či participace v odborných institucích a organizacích, zkušenosti s fondy EU, managementem projektů, mezinárodní spolupráce, komunikací s městy a obcemi v kraji, komunikace mezi organizacemi navzájem. Všichni oslovení respondenti odpovídají výše uvedeným požadavkům, proto proběhlo pilotní testování v relativně krátkém čase a návratnost pilotních dotazníků byla 38%. Pilotní šetření probíhalo s cílem prověření jasnosti, jednoznačnosti a smysluplnosti otázek. Podle takto získaných poznatků byly některé otázky upřesněny, doplněny nebo byly přímo přeformulovány. Pilotního testování se zúčastnilo následujících 8 organizací veřejného sektoru. Tab. 7.1.4-2 Seznam účastníků pilotního šetření
Pořadí
Účastník pilotního šetření
Zastávaná pozice
1
Česká republika Ministerstvo dopravy
Vrchní ředitel Úseku ekonomiky a fondů EU
2
Česká republika Ministerstvo financí
Ředitel odboru rozvoje ICT
3
Jihomoravský kraj
Projektový manažer, oddělení strategického rozvoje
4
Kraj Vysočina
Vedoucí odboru informatiky
5
Statutární město Brno
Vedoucí referátu Implementační projektové jednotky
6
Statutární město Havířov
Referent oddělení vnějších vztahů a strategického rozvoje
7
Statutární město Kladno
Oddělení evropských fondů a rozvoje
8
Město Jablunkov
Tajemník úřadu
Výstupem pilotního šetření bylo zjištění schopnosti zástupců organizací veřejného sektoru se v dotazníku orientovat, přiměřeně odpovědět na kladené otázky, zjištění technického stavu dotazníku a počítačové gramotnosti respondentů.
Strana 89
7.1.4.2 1. Kolo dotazníkového šetření První kolo proběhlo od 9. 8. 2010, kdy bylo prostřednictvím emailů osloveno 2 145 organizací veřejného sektoru, respektive jejich relevantních zástupců. Těmito byly osoby, jež se v organizaci v rámci svých činností zabývají oblastí implementace Smart Administration, statutární zástupci organizací veřejného sektoru, vrcholový management organizací či jiné vhodné osoby znalé této problematiky. Byly identifikovány odpovědi od respondentů, kteří: odpověděli na všechny otázky (odpověděl), odpověděli jen na identifikační otázky (identifikační otázky), dotazník jen otevřeli, ale nic v něm nevyplnili (neodpověděli), vůbec dotazník ani neotevřeli (neúčast), odpověděli v rámci pilotního šetření (pilot). Celkem 328 respondentů dotazník otevřelo, ale neodpověděli na žádnou otázku, tj. 15,3% organizací. Celkem 44 respondentů vyplnilo jen identifikační otázky, tj. 2,1%. 142 organizací vyplnilo dotazník dostatečně, aby jejich odpovědi mohly být zahrnuty do celkového vyhodnocení, tj. 6,6 % z celkového počtu 2145 organizací. V popisu řádků je rozdělení respondentů dle databází s kontakty (viz. příloha). Tab. 7.1.4-3 Výsledky z exportu 1. kola dotazníků ze dne 18. 8. 2010 Odpověděli Identifikační otázky
Kraje ČR
Bez odpovědi
Neúčast
Počet odpovědí
% odpovědí z∑ zaslaných dotazníků
∑ zaslaných dotazníků
Středočeský
3
46
183
9
3,73
241
Jihočeský
4
35
181
14
5,98
234
Plzeňský
5
24
128
11
6,55
168
Karlovarský
3
14
62
5
5,95
84
Ústecký
3
20
107
8
5,80
138
Královehradecký
3
22
119
7
4,64
151
Liberecký
0
12
67
5
5,95
84
Pardubický
5
15
89
8
6,84
117
Vysočina
4
19
93
8
6,45
124
Jihomoravský
2
38
171
18
7,86
229
Zlínský
2
21
120
10
6,54
153
Olomoucký
3
25
134
11
6,36
173
Moravskoslezský
5
15
110
15
10,34
145
Organizační složky státu
1
12
62
7
8,54
82
Krajské úřady
1
5
5
3
21,43
14
Pilotní šetření
0
5
0
3
37,50
8
počty
44
328
1631
142
2 145
%
2,1
15,3
76,0
6,6
100,0
∑ dle účasti / neúčasti na šetření
Strana 90
Nejvíce platných dotazníků obcí, které postoupily do hodnocení, bylo z obcí v Moravskoslezském kraji, kdy odpovědělo 10,34 % respondentů, tj. celkem 15 obcí z celkového počtu 145 organizací. Druhé nejaktivnější byly obce v Jihomoravském kraji se 7,86 %, tj. 18 obcí z celkového počtu 229. Třetím krajem dle počtu odpovědí je Pardubický kraj, kde je procento odpovědí respondentů 6,84. Z organizačních složek státu pracovalo s dotazníkem 20 respondentů, z nichž 7 subjektů odpovědělo na všechny otázky. Procentuálně vyjádřeno bylo zahrnuto do vyhodnocování 8,54% dotazníků organizačních složek státu. 1 respondent odpověděl pouze na identifikační otázky, 5 respondentů dotazník otevřelo, ale neodpověděli a 62 z nich dotazník ani neotevřelo. Krajské úřady v prvním kole oslovení reagovaly počtem 3 institucí, jež dotazník vyplnily správně po prvním oslovení, tj. 21, 43%.
Obr. 7.1.4-1 Podíl zodpovězených dotazníků z celkového součtu zaslaných
V rámci prvního kola byla návratnost dotazníků 6,6%. Tento výsledek je relativně nízká hodnota a z toho důvodu byla posílena publicita šetření. Znovu bylo naplánováno oslovení subjektů, jež neodpověděly či odpověděly nedostatečně v prvním kole oslovení (2003 subjektů).
Strana 91
7.1.4.3 2. kolo dotazníkového šetření Druhé kolo oslovení bylo zahájeno dne 19. 8. 2010 a trvalo do 31. 8. 2010 a bylo opětovně osloveno 2 003 respondentů, tj. subjektů, kteří neodpověděli v prvním kole oslovení (celkový počet oslovených 2 145 – počet vyplněných dotazníků po prvním kole byl 142). V rámci druhého kola byli opětovně osloveni všichni ti, kteří odpověděli jen na identifikační otázky, neodpověděli vůbec či dotazník vůbec neotevřeli - tj. 2 003 kontaktů. Tab. 7.1.4-4 2. kolo oslovení
Dotazované subjekty
∑ zaslaných dotazníků v
∑ zaslaných dotazníků v
2. kole
1. kole
Středočeský kraj
232
241
96,3
Jihočeský kraj
220
234
94,0
Plzeňský kraj
157
168
93,5
Karlovarský kraj
79
84
94,0
Ústecký kraj
130
138
94,2
Královéhradecký kraj
144
151
95,4
Liberecký kraj
79
84
94,0
Pardubický kraj
109
117
93,2
Kraj Vysočina
116
124
93,5
Jihomoravský kraj
211
229
92,1
Zlínský kraj
143
153
93,5
Olomoucký kraj
162
173
93,6
Moravskoslezský kraj
130
145
89,7
Organizační složky státu
75
82
91,5
Krajské úřady
11
14
78,6
Pilotní šetření
5
8
62,5
2003
2145
∑ celkem
% opětovně dotazovaných respondentů
Celkem bylo znovu osloveno 2 003 subjektů, z toho 75 organizačních složek státu, 11 krajských úřadů, a všechny další obce, které nedostatečně reagovaly v rámci prvního kola. Dotazník otevřelo 730 subjektů, tj. 34,03 %, dotazník vůbec neotevřelo celkem 396 subjektů a 53 subjektu odpovědělo pouze na identifikační otázky. V rámci druhého kola se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 520 respondentů, tj. 24 % ze všech oslovených. Pro účely vyhodnocení dotazníkového šetření byly vybrány pouze tzv. platné dotazníky (respondent vyplnil věcnou část dotazníku), kterých bylo celkem 281. Návratnost platných dotazníků za 1. kolo činila 13 %. Po druhém kole bylo uzavřeno dotazníkové šetření pro obce I., II., a III. typu. V rámci těchto úrovní veřejné správy bylo získáno celkem 240 platných dotazníků.
Strana 92
7.1.4.4 3. kolo dotazníkového šetření V rámci třetího kola byli opětovně osloveni respondenti z krajů, statutárních měst a OSS. Celkem bylo opětovně osloveno 45 respondentů. V rámci třetího kola se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 31 respondentů, tj. 69 % všech oslovených ve druhém kole. Třetí kolo dotazníkového šetření probíhalo od 9. září 20210 do 15. září 2010 a v rámci jeho realizace byl znovu osloven tento vzorek respondentů: 14 statutárních měst, 9 krajských úřadů, 15 organizačních složek státu Všechny organizace byly v první fázi opět obeslány informačním emailem s prosbou o vyplnění dotazníku, následně pak byly relevantní osoby kontaktovány prostřednictvím telefonu. Pro účely vyhodnocení dotazníkového šetření byly vybrány opět pouze platné dotazníky, kterých bylo celkem 20. Návratnost platných dotazníků za 2. kolo činí 44 %. Třetí kolo dotazníkové šetření bylo ukončeno dne 16. 9. 2010 pro kraje, statutární města a OSS. V rámci těchto úrovní veřejné správy bylo získáno celkem 61 platných dotazníků (41 dotazníků z prvního kola šetření a 20 dotazníků z druhého kola šetření). Celkem bylo v rámci dotazníkového šetření osloveno 2187 kontaktních osob dle jednotlivých úrovní veřejné správy a zúčastnilo se jej 551 respondentů, tj. 25 % účast na dotazníkovém šetření. Do vyhodnocení bylo zahrnuto celkem 301 platných dotazníků. Tab. 7.1.4-5 Počty oslovených a respondentů v dotazníkovém šetření dle úrovní veřejné správy
úrovně veřejné správy
1. + 2. kolo
3. kolo
oslovení
respondenti
oslovení
respondenti
obce I. typu
1633
170
0
0
obce II. typu
190
27
0
0
obce III. typu
196
43
0
0
kraje
18
6
12
5
statutární města
23
10
19
11
OSS
82
25
14
4
2142
281
45
20
celkem 7.1.5
Metoda vyhodnocení
Výzva k účasti na dotazníkovém šetření byla distribuována elektronickou formou (e-mailem) distribučnímu seznamu vybraných subjektů organizací veřejného sektoru. Vyplnění dotazníku probíhalo prostřednictvím internetu na stránkách http://www.dotaznicek.cz/. Byly stanoveny minimální požadavky na poměr odpovědí vůči množství oslovených respondentů kdy bylo požadováno: 10 % ze vzorku obcí typu I, II, III 30 % všech českých statutárních měst, 30 % všech organizačních složek státu (OSS), tj. celkem 82 respondentů; 40 % všech krajských úřadů České republiky, tj. celkem 14 respondentů.
Strana 93
Pro účely vyhodnocení bylo použito celkem 301 platných dotazníků, které byly dále rozděleny do 6 cílových skupin: Kraje; Obce I. stupně; Obce II. stupně; Obce III. stupně; Statutární města; Orgány státní správy. Vyhodnocení bylo vypracováno pro každou skupinu zvlášť dle daných okruhů otázek: Informace o projektech; Projektové řízení; Úspěšnost projektů. Vyhodnocení bylo provedeno jak pomocí grafického znázornění, tak pomocí textového popisu dosažených hodnot popř. zobrazení hodnot v samostatné tabulce. Pro grafické znázornění byly použity následující typy grafů: Výsečový graf - zobrazuje velikost položek tvořících datové řady (Související datové body zakreslené v grafu. Každá datová řada v grafu má jedinečnou barvu nebo vzorek a je uvedena v legendě grafu. V grafu můžete zobrazit jednu nebo více datových řad. Výsečové grafy obsahují pouze jednu datovou řadu.) ve vztahu k součtu těchto položek. Zobrazuje vždy pouze jednu datovou řadu a je vhodný v případech, kdy chcete zvýraznit významný prvek v datech. Sloupcový grafpoložek.
zobrazuje změny dat v průběhu časového období nebo znázorňuje porovnání
Pruhový graf - znázorňují porovnání jednotlivých položek.
Strana 94
7.2
Vzor dotazníku pro zjištění stavu projektového řízení ve veřejné správě
Dotazníkové šetření k zavádění projektového řízení a Smart Administration ve veřejné správě Ministerstvo vnitra, Odbor programového řízení připravilo na období od 9. 8. 2010 do 31. 8. 2010 dotazníkové šetření mezi organizacemi veřejného sektoru s cílem zmapovat stav zavádění projektového řízení a cílů Smart Administration obecně. Toto šetření probíhá v rámci projektu Koordinace zavedení Smart Administration ve veřejné správě (KOZA SA VS), spolufinancovaného z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Smart Administration (SA) je vládní strategie na období 2007–2015 vytyčená dokumentem Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. Obsahuje mj. cíle, z nichž některé se promítnuly i do vybraných operačních programů pro čerpání ze strukturálních fondů EU pro období 2007–2013. Odbor programového řízení MV (programová kancelář – PMO) je pověřen celkovou koordinací implementace Smart Administration ve veřejném sektoru včetně podpory projektového řízení. Dotazník je rozdělen do dvou oblastí, a to na stav implementace projektového řízení a SA v obecné rovině. Výstupy dotazníku budou sloužit především pro: revizi priorit Strategie realizace Smart Administration v období 2007–2015, vyšší cílení přímé podpory při implementaci Smart Administration (vazba na plánované projekty), a to v rámci strukturálních fondů i ostatních zdrojů, vyšší podporu projektového řízení ve veřejném sektoru, větší zapojení organizací veřejného sektoru do implementace Smart Administration. S prosbou o vyplnění dotazníku jsou osloveny vybrané organizace veřejného sektoru respektive jejich zástupci (organizační složky státu, kraje, města, obce). Výzva k účasti na dotazníkovém šetření je distribuována elektronickou formou (e-mail) a vyplnění dotazníku probíhá prostřednictvím internetu. Vámi zadané odpovědi a informace jsou odesílány plně automaticky, není tedy třeba data jakkoliv kopírovat a odesílat samostatně. Na základě sběru dat dojde k vyhodnocení dotazníků a vybraní respondenti se budou moci účastnit zahraničních stáží, které pořádá MV s cílem přenést příklady dobré praxe v oblasti Smart Administration. Je předpoklad, že zahraničních stáží se bude moci účastnit 15–20 zástupců respondentů. Případné
dotazy
k
dotazníkovému
šetření
směřujte
na
adresu
[email protected].
Zavazujeme se, že Vámi poskytnuté informace budou využity v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, a budou sloužit jen ke zpracování zpráv a výstupů projektu Koordinace zavedení Smart Administration ve veřejné správě, spolufinancovaného z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. S díky za spolupráci Mgr. László Hajnal Ředitel odboru programového řízení
Strana 95
------------------Smart Administration (SA) - je souborem opatření zaměřených na zvyšování kvality a efektivity veřejné správy. Vychází z vládního dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015. Strategie obsahuje cíle, projektové okruhy a návrhy systémových opatření, zaměřených na zefektivnění procesů v organizacích veřejné správy. Jedná se například o zavádění strategického řízení a plánování, projektové řízení, řízení finančních a lidských zdrojů, snižování regulatorní a administrativní zátěže, stejně jako eGovernment ve smyslu elektronizace veřejné správy. Některé z cílů a opatření se promítnuly i do vybraných operačních programů pro čerpání ze strukturálních fondů EU pro období 2007-2013. Pro zavádění SA ve veřejné správě jsou využívány i jiné zdroje financování.
Strana 96
Rejstřík výrazů a příklady projektů: Projekt - jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. Strukturální fondy – fondy EU sloužící k financování cílů regionální a strukturální politiky EU, čili hlavně ke zvyšování hospodářské vyspělosti evropských regionů. Projektové řízení - představuje způsob rozplánování a realizaci složitých, zpravidla jednorázových akcí, které je potřeba uskutečnit v požadovaném termínu s plánovanými náklady tak, aby se dosáhlo stanovených cílů. Projektový záměr – konkrétní představa o budoucím projektu, která obsahuje základní informace o projektu - cíle projektu, zdroje financování, způsoby realizace, časový harmonogram a předpokládané výstupy projektu. Řízení rizik - zahrnuje vybudování vhodné infrastruktury a použití logického a systematického postupu ke zjištění souvislostí, identifikaci, analýze, vyhodnocení, zvládání, sledování a hlášení rizik spojených s projektem takovým způsobem, který dovolí minimalizovat ztráty. Udržitelnost projektu - je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu. Zájmové skupiny (stakeholders) - zájmové skupiny představují aktéry projektu, kteří jsou charakterizováni různou mírou zájmu a rozdílnou motivací, kterou mají k ovlivnění projektu. Investiční projekty – výstavba/rekonstrukce budovy, komunikace a prostranství, zařízení infrastruktury, nákupy prostředků hromadné dopravy apod. V oblasti ICT rovněž výstavba/nákup informačního systému, počítačové sítě, nákup HW a SW atp. Neinvestiční projekty – zavádění metod řízení kvality, řízení projektů, zpracování analýz a koncepcí, tvorba strategií, zpracování informací, propagace, personální audity, reorganizace, konference, výměna zkušeností, spolupráce s partnerskými organizacemi atp. Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Dotazník I. Projektové řízení - Identifikační otázky - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 97
IDENTIFIKAČNÍ OTÁZKY Jméno:
Email:
Počet zaměstnanců ve Vaší organizaci?
Jaká je Vaše pracovní pozice v rámci Vaší organizace?
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 98
DOTAZNÍK PRO ZJIŠTĚNÍ STAVU PROJEKTOVÉHO ŘÍZENÍ V SUBJEKTECH STÁTNÍ SPRÁVY A SAMOSPRÁVY Cílem této části dotazníkového šetření je celková analýza stavu projektového řízení v rámci všech projektů realizovaných subjekty státní správy a samosprávy. Předmětem šetření tak nejsou pouze projekty patřící do skupiny Smart Administration nebo projekty spolufinancované ze strukturálních fondů, ale všechny akce, které splňují charakter projektů (jsou realizovány mimo běžné procesy a agendy ve stanoveném finančním a časovém rámci). Informace získané v rámci šetření budou sloužit pro identifikaci nejproblematičtějších oblastí projektového řízení a návrh doporučení, která by měla subjektům veřejné správy pomoci v jednotlivých fázích realizace projektů. Zároveň budou tyto informace sloužit jako podklad pro navazující diskusi s vybranými zástupci respondentů, v rámci které by mělo dojít k analýze nejdůležitějších problematických oblastí a možností jejich řešení. Dotazník je rozdělen do 3 částí, které na sebe logicky navazují. • První část (A - INFORMACE O PROJEKTECH) - obsahuje otázky zaměřené na zjištění informací o charakteru realizovaných projektů. • Část druhá (B - PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ) vychází z předpokladu, že se ve Vaší organizaci projekty již realizují a jejím cílem je zjištění, do jaké míry jsou využívány principy projektového řízení. • Poslední část dotazníku (C – ÚSPĚŠNOST PROJEKTŮ) je věnována informacím relevantním pro analýzu již ukončených projektů. Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 99
OBLAST OTÁZEK A: INFORMACE O PROJEKTECH A1. Probíhají v rámci Vaší organizace aktivity, které vykazují znaky projektů (jedná se o neopakovatelný sled činností realizovaný mimo standardní aktivity organizace s jasně definovanými cíli, termíny a zdroji)? o ANO o NE
V případě zvolené odpovědi NE: (Prosím odpovězte na níže uvedenou otázku a pokračujte na oddíl B přes tlačítko "pokračovat".)
Z jakého důvodu nerealizujete projekty? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Nedostatek informací o možnostech realizace projektů Nedostatek finančních zdrojů Nedostatek času pracovníků organizace na přípravu a realizaci projektů Neexistuje potřeba na straně organizace Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
V případě zvolené odpovědi ANO: (Prosím pokračujte dále a odpovězte na otázky č. A2 - A8.)
A2. Jaké druhy projektů jsou/byly realizovány Vaší organizací v posledních 5 letech? (Lze zaškrtnout jednu i více možností, popřípadě uveďte přibližný počet projektů.)
Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.)
počet:
Stavební (včetně stavebních úprav)
počet:
Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředky aj.)
počet: Strana 100
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.)
počet:
Personální (personální audit, reorganizace aj.)
počet:
Sociální (školení, konference aj.)
počet:
Jiné
Prosím specifikujte "Jiné" a uveďte počet:
A3. Jaké projekty z hlediska délky realizace byly ve Vaší organizaci v posledních 5 letech uskutečněny? (Lze zaškrtnout jednu i více možností, uveďte prosím i případný počet u každé kategorie, pokud je Vám znám.)
méně jak 3 měsíce
počet:
3 - 6 měsíců
počet:
6 - 12 měsíců
počet:
více jak 12 měsíců
počet: Strana 101
nevím
A4. Jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly ve Vaší organizaci v posledních 5 letech uskutečněny? (Lze zaškrtnout jednu i více možností, uveďte prosím i případný počet u každé kategorie, pokud je Vám znám.)
méně jak 2.000 000 Kč
počet:
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč
počet:
6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč
počet:
30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč
počet:
více jak 100.000 000 Kč
počet:
nevím
A5. Kolik projektů bylo zahájeno (projekty, které se dostaly do realizační fáze) ve Vaší organizaci v rámci posledních 12 měsíců? (Vyberte prosím jednu z možností) o o o o
žádný méně než 5 5 – 10 více než 10 Strana 102
A6. Jaký způsob financování projektů je používán ve Vaší organizaci? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Spolufinancování ze strukturálních fondů EU Jiné programy EU (Komunitární programy, PRV aj.) Financování z jiných zahraničních programů (Norských/Švýcarských fondů aj.) Národní programy Účelová dotace ze státního rozpočtu Rozpočet orgánu státní správy/samosprávy Bankovní úvěr Smluvně zajištěná půjčka Návratná finanční výpomoc Výnos z prodeje komunálních dluhopisů Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU na celkovém množství projektů realizovaných v rámci Vaší organizace? (V případě zaškrtnutí možnosti "Spolufinancování ze strukturálních fondů" u předchozí otázky prosím vyberte jednu z možností.) o o o o
méně jak 25 % 25 – 50 % více jak 50 % nevím
A7. Kolik pracovníků z celkového počtu zaměstnanců Vaší organizace se průměrně zúčastní realizace projektů? (Vyberte prosím jednu z možností) o o o o
méně jak 15 % 15 % - 30 % více jak 30 % nevím
Strana 103
A8. Kdo je zodpovědný za celkové vedení projektů v rámci Vaší organizace? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit Vedoucí pracovníci dočasně uvolnění na řízení projektu Externí projektoví manažeři Pracovníci samostatného odboru zodpovědného za řízení projektů Jiné osoby
Prosím specifikujte "Jiné osoby":
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 104
OBLAST OTÁZEK B: PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ B1. Jsou ve Vaší organizaci prováděny jakékoliv aktivity projektového řízení zahrnující například přípravu projektového záměru, sestavení plánu projektu, řízení kvality projektu, vedení administrativy projektu, řízení rizik projektu, kontrolu harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu, vyhodnocení projektu a jiné? o o
ANO NE
V případě zvolené odpovědi NE: (Prosím odpovězte na dvě níže uvedené otázky a pokračujte na oddíl C přes tlačítko "pokračovat".)
Z jakého důvodu nejsou žádné ze zmiňovaných aktivit v rámci Vaší organizace prováděny? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
V rámci organizace není znám způsob nebo důvod pro provádění zmíněných aktivit Na podobné aktivity nejsou v rozpočtu projektu peníze Není dostatek času na provádění těchto aktivit Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Jaké změny plánujete v oblastech realizace a řízení projektů v následujících 12 měsících? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Žádné neplánujeme Školení pracovníků v projektovém řízení Certifikace vedoucích pracovníků v metodologii projektového řízení Vytvoření odboru projektového řízení (projektová kancelář) Využití metodiky projektového řízení při řízení projektů Vytvoření směrnice projektového řízení Implementace a využití nástroje pro podporu projektového řízení (např. MS Project) Nevím Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
V případě zvolené odpovědi ANO: (Prosím pokračujte dále a odpovězte na otázky č. B2 - B15.) Strana 105
B2. Jaké aktivity jsou prováděny v rámci Vaší organizace v iniciační fázi projektu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Vymezení cílů projektu Analýza rizik projektu Specifikace finanční náročnosti projektu Příprava rozpočtu a časového plánu realizace projektu (harmonogram) Příprava plánu řízení kvality projektu Zpracování technického řešení projektu Vytvoření plánu řízení rizik projektu Komunikace zahájení projektu - Komunikační plán Analýza možností kofinancování a příprava žádosti o dotaci ze SF EU Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
B3. Jaké aktivity jsou prováděny v rámci Vaší organizace v realizační fázi projektu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Vedení administrativy projektu Řízení projektové dokumentace Vrcholové řízení projektu dle nadefinovaného plánu (harmonogramu a rozpočtu) Řízení rizik projektu Rozhodování o řešení eskalovaných problémů Průběžná kontrola realizace projektu Kontrola kvality a účinnosti dosažení jednotlivých dílčích cílů Kontrola harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu Zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (monitorovací zprávy, žádosti o úhradu způsobilých výdajů na dílčí etapy aj.) Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Strana 106
B4. Jaké aktivity jsou prováděny v rámci Vaší organizace při ukončení projektu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Vyhotovení Závěrečné zprávy projektu Oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám Převedení zdrojů (např. pracovníků, technologií) na jiné projekty Provedení závěrečného vyhodnocení a shromáždění zkušeností využitelné pro přípravu a řízení dalších projektů Zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (závěrečná zpráva a žádost o úhradu způsobilých výdajů) Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
B5. Je v rámci Vaší organizace používán standard projektového řízení? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o o o o
Ne, žádný standard projektového řízení nepoužíváme Ano, PRINCE2 Ano, PRINCeGON Ano, PMBOK (PMI) Ano, IPMA Ano, ISO 10006 Nevím Ano, jiný
Prosím specifikujte "Ano, jiný":
B6. Jakým způsobem jsou prováděny odhady nákladů a pracnosti jednotlivých aktivit/položek projektového plánu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Dle zkušeností z realizovaných projektů Průzkumem standardních cen na trhu Zadáním na externího dodavatele Podle nejlepšího vědomí a svědomí Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Strana 107
B7. Jsou zkušenosti získané z realizace projektu zdokumentovány po dokončení projektu a využívány jako vstup pro další projekty? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o
Ano, u všech projektů Ano, pouze u vybraných projektů Ne Nevím
B8. Jakým způsobem je prováděna kontrola kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Kontrola kvality se neprovádí Je definován proces řízení kvality projektů Je ustanovena role manažera kvality projektu Hlavní výstupy projektu prochází kontrolou kvality Jiný způsob
Prosím specifikujte "Jiný způsob":
B9. Jakým způsobem je prováděno řízení rizik projektů? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Řízení rizik se neprovádí Je definován proces řízení rizik Jsou monitorována rizika projektu Existuje plán minimalizace rizik Je definována eskalační linie pro reportování rizik Je definována role risk manažera Jiný způsob
Prosím specifikujte "Jiný způsob":
Strana 108
B10. Jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Vytvoření a obsazení organizační struktury projektu Definování projektových rolí a odpovědností Sledování využití zdrojů v průběhu projektu Sestavení plánu zdrojů projektu Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
B11. Jaké aktivity jsou v rámci projektu obvykle prováděny pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Identifikace cílových skupin Definování přínosů a dopadů projektu pro jednotlivé cílové skupiny Zapojení cílových skupin do realizace projektu Vytvoření komunikačního plánu pro jednotlivé fáze projektu Propagace projektu Komunikace se zástupci cílových skupin Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
B12. Jaké aktivity jsou obvykle realizovány v oblasti finančního řízení projektu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Příprava celkového rozpočtu projektu Definice odpovědností v rámci finančního řízení projektu Definice procesu čerpání rozpočtu Reportování aktuálního vývoje rozpočtu Vedení samostatného projektového účetnictví Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Strana 109
B13. Jakým způsobem jsou ve Vaší organizaci vybírány projekty k realizaci? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Podle souladu s celkovou vizí organizace Podle finanční náročnosti Na základě Studie proveditelnosti a Analýzy nákladů a přínosů (CBA) Na základě rozhodnutí vedení organizace Na základě rozhodnutí nadřízeného orgánu Dle rozhodnutí řídícího výboru zástupců jednotlivých odborů (útvarů/oddělení) Jiným způsobem
Prosím specifikujte "Jiným způsobem":
B14. Jakým způsobem je obvykle řešen konflikt využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o o
Řešení je ponecháno na projektových manažerech Liniové úkoly mají vždy prioritu O využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož odboru (útvaru/oddělení) zdroj patří Konflikt je řešen v rámci řídícího výboru projektů Způsobem definovaným v procesu/směrnici projektového řízení Jiným způsobem
Prosím specifikujte "Jiným způsobem":
B15. Jaké formy komunikace jsou využívány v rámci projektového týmu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Emailová komunikace Statusy projektového týmu Webové stránky organizace Reporty stavu projektu Telefonická komunikace Chatovací nástroje (skype, icq, aj.) Workshopy Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Strana 110
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 111
OBLAST OTÁZEK C: ÚSPĚŠNOST PROJEKTŮ C1. Jaký je podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, které musely být pozastaveny před dokončením? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o
0 % (žádný projekt) méně než 5 % projektů 5 % - 15 % projektů více než 15 % projektů nevím
C2. Jaký je podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých muselo z různých důvodů (finančních, nedostatek zdrojů apod.) dojít ke snížení plánované kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektu (např. snížení počtu proškolených osob, nákup méně výkonného zařízení apod.)? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o o
0 % projektů méně než 10 % projektů 10 % - 25 % projektů 26 % - 50 % projektů více než 50 % projektů nevím
C3. U kolika projektů z hlediska jejich podílu na všech projektech realizovaných v rámci Vaší organizace v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného termínu ukončení? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o o
0 % projektů méně než 10 % projektů 10 % - 25 % projektů 26 % - 50 % projektů více než 50 % projektů nevím
C4. V případě, že jste u otázky C3 zvolili jinou odpověď než "nevím" a "0 % projektů", uveďte prosím o kolik procent byl průměrně překročen termín dokončení u projektů realizovaných v rámci Vaší organizace v posledních 5 letech? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o
méně než 10 % 10 % - 25 % 26 % - 50 % více než 50 % nevím
Strana 112
C5. Jaký je podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o o
0 % projektů méně než 10 % projektů 10 % - 25 % projektů 26 % - 50 % projektů více než 50 % projektů nevím
C6. V případě, že jste u otázky C5 zvolili jinou odpověď než "nevím" a "0 % projektů" uveďte prosím jaké je průměrné překročení celkového rozpočtu u projektů realizovaných v rámci Vaší organizace v posledních 5 letech? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o
méně než 10 % 10 % - 25 % 26 % - 50 % více než 50 % nevím
C7. Jaké jsou dle Vašeho názoru důvody nedodržení termínu ukončení projektu nebo překročení rozpočtu? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Krácení rozpočtu projektu Příliš nadhodnocený rozpočet (příjmová strana) Potřebné věci nejsou k dispozici včas (povolení, dokumentace, specifikace, materiál atd.) Příliš často nejsou k dispozici zdroje, které byly plánovány Nemáme dostatečné informace pro řízení projektů Rozdílné očekávání výstupů z projektu Nízká podpora ze strany vedení organizace Slabá motivace projektového týmu Změna rozsahu z důvodu vnějších změn (legislativní, počasí, volby apod.) Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Strana 113
C8. Dochází ve Vaší organizaci ke konfliktům mezi liniovým (řízení na úrovni oddělení/útvaru/odboru) a projektovým řízením například z hlediska využití pracovníků? (Vyberte prosím jednu z možností.) o o o o o
Nikdy Velice zřídka Často Velice často Nevím
C9. Jaké nejčastější problémy se vyskytují při zajištění udržitelnosti projektů? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu Přenos znalostí o projektu Změna vize úřadu Nedostatečná podpora ze strany zájmových skupin Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Prostor pro závěrečný komentář k I. části dotazníku "Projektové řízení":
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 114
DOTAZNÍK PRO ZJIŠTĚNÍ STAVU V OBLASTI IMPLEMENTACE SMART ADMINISTRATION V SUBJEKTECH VEŘEJNÉ SPRÁVY
Cílem této části dotazníku je zmapování prostředí veřejné správy ve vazbě na strukturu realizovaných rozvojových činností s prvky Smart Administration (SA). Výstupy z tohoto dotazníkového šetření budou sloužit nejen pro evaluaci průběhu naplňování strategie realizace Smart Administration, ale i pro její revizi a zhodnocení politik Ministerstva vnitra, které je pro tuto oblast koordinačním orgánem. Dotazník je rozdělen do tří logických částí. Cílem té první je zjištění stavu povědomí o prvcích SA, druhou pak je zjištění stavu realizace SA na konkrétní organizaci a třetí je cílena na identifikaci rozvojových priorit s prvky SA. Části dotazníku: • OBLAST OTÁZEK A: OBECNÉ INFORMACE O STAVU IMPLEMENTACE SA - cílem je zmapovat jak vnímáte koordinaci implementace SA. • OBLAST OTÁZEK B: ANALÝZA STAVU IMPLEMENTACE SA V KONKRÉTNÍ ORGANIZACI - cílem je identifikovat jaká opatření jsou realizována, nebo zrealizována v rámci Vaší organizace. • OBLAST OTÁZEK C: IDENTIFIKACE PRIORIT V OBLASTI SA – cílem je popsat, jakým způsobem by měla být realizace SA zajišťována. Do okruhu projektů SA patří celá řada činností, které jsou realizovány organizacemi veřejného sektoru za účelem zefektivnění a zkvalitnění jejich činnosti. Charakteristikou projektů SA je primárně jejich systémový charakter, kdy projektem s prvky SA by v dlouhodobém horizontu nemělo být jednorázové opatření, ale spíše soustavná činnost, která povede k dlouhodobě udržitelnému systému kvalitních a efektivních veřejných služeb.
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 115
OBLAST OTÁZEK ADMINISTRATION
A:
OBECNÉ
INFORMACE
O
STAVU
IMPLEMENTACE
SMART
Smart Administration (SA) - je souborem opatření zaměřených na zvyšování kvality a efektivity veřejné správy. Vychází z vládního dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015. Strategie obsahuje cíle, projektové okruhy a návrhy systémových opatření, zaměřených na zefektivnění procesů v organizacích veřejné správy. Jedná se například o zavádění strategického řízení a plánování, projektové řízení, řízení finančních a lidských zdrojů, snižování regulatorní a administrativní zátěže, stejně jako eGovernment ve smyslu elektronizace veřejné správy. Některé z cílů a opatření se promítnuly i do vybraných operačních programů pro čerpání ze strukturálních fondů EU pro období 2007-2013. Pro zavádění SA ve veřejné správě jsou využívány i jiné zdroje financování. A1. Považujete informace o SA, které se vám dostávají, za dostačující? o o
Ano Ne
Pokud ne, tak proč?
A2. Uvítali byste větší informovanost o SA ze strany MV? o o
Ano Ne
A3. Jakým způsobem by Vám předání informací vyhovovalo? (Lze zaškrtnou jednu i více možností.)
Internet Školení Tiskoviny Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
A4. Jsou informace o SA podávány srozumitelným způsobem? o o
Ano Ne
Strana 116
A5. Jsou informace o SA podávány včas? o o
Ano Ne
A6. Uvítali byste více decentralizovanou realizaci politik SA v území? o o
Ano Ne
A7. Jak hodnotíte následující oblasti? (Prosím využijte hodnotící škálu 1 - 5 , kdy 1 = nejlepší, 5 = nejhorší, neexistuje; známkování jako ve škole.)
Role krajů v oblasti koordinace SA v území o o o o o o
1 2 3 4 5 nevím
Role ORP (obce s rozšířenou působností) v oblasti koordinace SA v území o o o o o o
1 2 3 4 5 nevím
Proces tvorby priorit v oblasti SA o o o o o o
1 2 3 4 5 nevím
Strana 117
Sběr námětů v oblasti SA o o o o o o
1 2 3 4 5 nevím
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 118
OBLAST OTÁZEK B: ANALÝZA STAVU IMPLEMENTACE SMART ADMINISTRATION V KONKRÉTNÍ ORGANIZACI B1. Realizuje Vaše organizace projekty zaměřené na Smart Administration? o o
ANO NE
V případě zvolené odpovědi NE, můžete uvést komentář: (Prosím odpovězte a pokračujte na oddíl C přes tlačítko "pokračovat".)
V případě zvolené odpovědi ANO: (Prosím odpovězte na otázky č. B2 - B14.) B2. Vyberte prosím okruh Vaší organizací realizovaných činností v oblasti SA: (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Implementace projektového řízení Implementace procesního řízení Strategické řízení a plánování Finanční řízení a plánování Řízení lidských zdrojů Snižování regulatorní zátěže Snižování administrativní zátěže S výše uvedeným související Elektronizace veřejné správy Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
B3. Stručně popište Vámi realizovaná opatření:
Strana 119
B4. Plánuje Vaše organizace realizovat další projekty v oblasti SA? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Implementace projektového řízení Implementace procesního řízení Strategické řízení a plánování Finanční řízení a plánování Řízení lidských zdrojů Snižování regulatorní zátěže Snižování administrativní zátěže S výše uvedeným související Elektronizace veřejné správy Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
B5. Plánujete realizovat další projekty v oblasti SA spolufinancované z EU (IOP, OP LZZ)? o o
ANO NE
Pokud ano, jaká opatření v oblasti SA spolufinancovaná z EU připravujete (IOP, OP LZZ)? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Implementace projektového řízení Implementace procesního řízení Strategické řízení a plánování Finanční řízení a plánování Řízení lidských zdrojů Snižování regulatorní zátěže Snižování administrativní zátěže S výše uvedeným související Elektronizace veřejné správy Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
Strana 120
B6. Plánujete spolufinancovat opatření SA z jiných externích zdrojů, pokud ano, z jakých? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Spolufinancování ze strukturálních fondů EU Jiné programy EU (Komunitární programy, Program rozvoje venkova aj.) Financování z jiných zahraničních programů (Norských/Švýcarských fondů aj.) Národní programy Účelová dotace ze státního rozpočtu Rozpočet orgánu státní správy/samosprávy Bankovní úvěr Smluvně zajištěná půjčka Návratná finanční výpomoc Výnos z prodeje komunálních dluhopisů Jiné
Prosím specifikujte "Jiné":
B7. Disponuje Vaše organizace dostatečnou personální kapacitou pro realizaci projektů SA? Tzn., má dostatek vzdělaných, zkušených zaměstnanců? o o
ANO NE
B8. Existuje ve Vaší organizaci složka, která má na starosti koordinaci zavádění SA? o o
ANO NE
Pokud ano, prosím uveďte název části organizace:
Strana 121
B9. Klade vedení Vaší organizace důraz na zavádění prvků SA? o o
ANO NE
Pokud ne, kde vnímáte překážky? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Vedení organizace (SA není mezi prioritami) Legislativa Nedostatek času Nekompetentní zaměstnanci Nedostatek finančních zdrojů Nedostatek priorit
B10. Má Vaše organizace stanoveny priority ve vazbě na plánovaná opatření SA? o o
ANO NE
Pokud ne, tak proč?
B11. Jsou ve Vaší organizaci sestaveny projektové týmy ve vazbě na implementaci a řízení prvků SA? (V případě zvolené odpovědi NE, pokračujte na oddíl C přes tlačítko "pokračovat".) o o
ANO NE
Jaká je struktura týmů? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Meziodborová Pověřený odbor s centrálním řízením implementace Jasně strukturované týmy dle konkrétních projektů
Strana 122
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 123
OBLAST OTÁZEK C: IDENTIFIKACE PRIORIT V OBLASTI SMART ADMINISTRATION
C1. Definujte Vaše požadavky na nastavení systému řízení SA na území ČR: (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Centrální koordinace (vládou pověřené MV) Koordinace oborového subjektu (více různých ministerstev) Koordinace v regionech Koordinace lokální (ORP)
C2. Kde vnímáte největší bariéry v oblasti SA? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Nedostatečná koordinace Nedostatek zdrojů (finančních i lidských) Nízká míra informovanosti
C3. Jak by mělo být podle Vás do budoucna nastaveno financování priorit v oblasti SA? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Programy a fondy EU Národní (státní rozpočet) Rozpočty územních samospráv
C4. Jakou roli by měly hrát v této oblasti kraje? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Koordinační Nositel politik Zprostředkující Metodické
C5. Jaká role v oblasti SA by měla být realizována ze strany Vaší organizace? (Lze zaškrtnout jednu i více možností.)
Žádná Realizátor konkrétních opatření Příjemce výstupů z realizace konkrétních opatření Koordinátor pro oblast realizace politik vybraných politik SA Strana 124
Koordinátor pro oblast SA na národní úrovni
Prostor pro závěrečný komentář k II. části dotazníku "Smart Administration":
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Identifikační otázky - Dotazník I. Projektové řízení - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 125
ZÁVĚREČNÝ KOMENTÁŘ K DOTAZNÍKOVÉMU ŠETŘENÍ Zde můžete uvést poznámky a podněty k celému dotazníkovému šetření:
Nacházíte se právě: Rejstřík výrazů - Dotazník I. Projektové řízení - Identifikační otázky - oblast A: Informace o projektech - oblast B: Projektové řízení - oblast C: Úspěšnost projektů - Dotazník II. Smart Administration - oblast A: Obecné informace o stavu implementace SA - oblast B: Analýza stavu implementace SA - oblast C: Identifikace priorit v oblasti SA - Závěrečný komentář k dotazníkovému šetření
Strana 126
Dotazník je u konce. Výstupy z realizace průzkumu budou použity pro potřeby cílení činnosti Ministerstva vnitra a dalších subjektů zapojených do zavádění Smart Administration. Patnácti až dvaceti vybraným respondentům dotazníkového šetření bude umožněno zúčastnit se stáží ve vybraných zemích EU s cílem zajistit přenos příkladů dobré praxe v oblasti SA. Vybraní respondenti budou informování emailem. Děkujeme za Váš čas věnovaný dotazníku.
Strana 127
7.3
Text výzvy pro respondenty dotazníkového šetření
Vážená paní, Vážený pane, Ministerstvo vnitra, odbor programového řízení, realizuje dotazníkové šetření mezi organizacemi veřejného sektoru zaměřené na zjišťování stavu zavádění projektového řízení a naplňování cílů Smart Administration (SA) obecně. Dotazníkové šetření je zaměřeno na vybrané organizační složky státu i územní samosprávy. Výstupy z průzkumu budou použity pro potřeby cílení činnosti Ministerstva vnitra a dalších subjektů zapojených do zavádění SA v souladu se strategií Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby - Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015. Tímto Vás prosíme o vyplnění dotazníku http://www.dotaznicek.cz/985a7146d40e84c86056aa39c0bcefc5606c3930 v termínu od 9. 8. 2010 do 31. 8. 2010. Dotazník je rozdělen do dvou oblastí, a to na stav implementace projektového řízení a SA v obecné rovině, jeho vyplnění Vám zabere cca 15-20 minut. Vámi zadané odpovědi a informace jsou odesílány plně automaticky, není tedy třeba data jakkoliv kopírovat a odesílat samostatně. Nejméně patnácti respondentům, kteří budou vybráni ze všech cílových skupin tohoto průzkumu (organizační složky státu, kraje, města, obce), bude umožněno zúčastnit se stáží ve vybraných zemích EU s cílem zajistit přenos příkladů dobré praxe v oblasti SA. Klíč pro přidělení účasti bude spočívat mj. v komplexnosti Vašich odpovědí v dotazníku. Vámi poskytnuté informace budou sloužit především pro: -
Úpravu cílů Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015,
-
Cílení podpory projektového řízení ve veřejném sektoru,
-
Zvýšení zapojení organizací veřejného sektoru do implementace SA.
Šetření je součástí aktivit projektu Koordinace a zavádění Smart Administration ve veřejném sektoru (KOZA SA VS) spolufinancovaného z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost, jehož realizátorem je právě odbor programového řízení, programová kancelář - Program management office (PMO). Bližší informace k problematice Smart Administration naleznete na webových stránkách www.smartadministration.cz. Případné dotazy k šetření směřujte na adresu
[email protected]. Kontaktní osobou je Jakub Sedmihorský. Veškerou komunikaci v rámci šetření směřujte prosím pouze elektronickou formou prostřednictvím výše uvedeného e-mailového kontaktu. Zavazujeme se, že Vámi poskytnuté informace budou využity v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, a budou sloužit jen ke zpracování zpráv a výstupů projektu Koordinace zavedení Smart Administration ve veřejné správě, spolufinancovaného z Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost. Děkujeme za spolupráci, s pozdravem Mgr. László Hajnal ředitel odboru programového řízení http://www.dotaznicek.cz/985a7146d40e84c86056aa39c0bcefc5606c3930
Strana 128
7.4
Text oznámení o realizaci dotazníkového šetření
Dotazníkové šetření k zavádění projektového řízení a Smart Administration ve veřejné správě Odbor programového řízení Ministerstva vnitra připravil a od 9. 8. 2010 do 31. 8. 2010 realizuje dotazníkové šetření mezi organizacemi veřejného sektoru, s cílem zmapovat stav zavádění projektového řízení a naplňování cílů Smart Administration obecně. Vybraní respondenti se pak mohou zúčastnit zahraničních stáží, inspirovat se příklady dobré praxe v oblasti Smart Administration ze zahraničí a přenést je k nám, do své běžné praxe. Toto dotazníkové šetření proběhne v rámci projektu Koordinace zavedení Smart Adminsitration ve veřejné správě (KOZA SA VS), spolufinancovaného z Operačního programu Lidské zdroje a 1 zaměstnanost. Smart Administration (SA) je vládní strategie na období 2007 – 2015 vytyčená dokumentem Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. Obsahuje mj. cíle, z nichž se některé promítly i do vybraných operačních programů pro čerpání ze strukturálních fondů EU pro období 2007 – 2013. Odbor programového řízení MV (programová kancelář – PMO) je pověřen celkovou koordinací implementace Smart Administration ve veřejném sektoru, včetně podpory projektového řízení. Dotazník bude rozdělen do dvou oblastí, a to na stav implementace projektového řízení a na problematiku Smart Administration v obecné rovině. Výstupy dotazníku budou sloužit především pro: revizi priorit Strategie realizace Smart Administration v období 2007 – 2015, vyšší cílení přímé podpory při implementaci Smart Administration (vazba na plánované projekty), a to v rámci strukturálních fondů i ostatních zdrojů, vyšší podporu projektového řízení ve veřejném sektoru, větší zapojení organizací veřejného sektoru do implementace Smart Administration. S prosbou o vyplnění dotazníku jsou oslovovány vybrané organizace veřejného sektoru, respektive jejich zástupci (organizační složky státu i územní samosprávy - kraje, města, obce). Výzva k účasti na dotazníkovém šetření bude distribuována elektronickou formou (e-mailem), ale vyplnění dotazníku bude probíhat prostřednictvím internetu. Na základě sběru dat dojde k vyhodnocení dotazníků a vybraní respondenti se budou moci zúčastnit zahraničních stáží, které pořádá MV s cílem přenést příklady dobré praxe v oblasti Smart Administration. Je předpoklad, že zahraničních stáží se bude moci zúčastnit 15 – 20 zástupců respondentů. Případné dotazy k dotazníkovému šetření směřujte na adresu
[email protected]. Kontaktní osobou je Jakub Sedmihorský. S díky za spolupráci: Mgr. László Hajnal, ředitel odboru programového řízení.
1
Smart Administration (SA) - je souborem opatření zaměřených na zvyšování kvality a efektivity veřejné správy. Vychází z vládního dokumentu Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby Strategie realizace Smart Administration v období 2007-2015. Strategie obsahuje cíle, projektové okruhy a návrhy systémových opatření, zaměřených na zefektivnění procesů v organizacích veřejné správy. Jedná se například o zavádění strategického řízení a plánování, projektové řízení, řízení finančních a lidských zdrojů, snižování regulatorní a administrativní zátěže, stejně jako eGovernment ve smyslu elektronizace veřejné správy. Některé z cílů a opatření se promítnuly i do vybraných operačních programů pro čerpání ze strukturálních fondů EU pro období 2007 - 2013. Pro zavádění SA ve veřejné správě jsou využívány i jiné zdroje financování. Strana 129
7.5
Shrnutí dle typu organiza ce
Zastoupení respondentů z jednotlivých kategorií orgánů veřejné správy bylo v rámci dotazníkového šetření s ohledem na jejich množství (počet OSS proti počtu obcí I. stupně) nerovnoměrné. Z tohoto důvodu a z důvodů specifických rozdílů mezi jednotlivými kategoriemi (velikost rozpočtu, velikost organizace, počet pracovníků, druhy agend, zajišťované služby apod.) bylo vedle celkového vyhodnocení provedeno i vyhodnocení jednotlivých otázek z pohledu typů organizací veřejné správy: Orgány státní správy Krajské úřady Statutární města Obce III. stupně (typu) Obce II. stupně (typu) Obce I. stupně (typu) 7.5.1
Orgány státní správy
V rámci cílové skupiny orgány státní správy (dále jen OSS) se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 29 respondentů. Z hlediska identifikačních otázek bylo zjišťováno organizační zařazení respondenta, kdy se v největší míře do dotazníkového šetření zapojili ředitelé odborů a vedoucí oddělení a velikost úřadu dle počtu zaměstnanců, za které respondenti odpovídali, v tomto případě má krajský úřad dle respondentů v průměru 350 zaměstnanců. 7.5.1.1 Část Informace o projektech Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek týkajících se obecných informací o projektech realizovaných v rámci organizací veřejné správy.
A1. Probíhají v rámci Vaší organizace aktivity, které vykazují znaky projektů? Vyhodnocení otázky, která měla za cíl úvodní zjištění, zda jsou v dotázané organizace veřejné správy realizovány aktivity, vykazující znaky projektů, tj. aktivity v podobě neopakovatelného sledu činností realizovaných mimo standardní aktivity organizace s jasně definovanými cíli, termíny a zdroji, je zařazeno do části celkového vyhodnocení dotazníkového šetření pro provedení porovnání mezi jednotlivými orgány veřejné správy. U OSS celkem 84,62 % respondentů uvedlo, že aktivity tohoto typu probíhají.
Strana 130
Důvody pro nerealizování projektů V případě uvedení, že dané OSS projekty nerealizují, měli respondenti možnost uvést důvod nerealizování projektů. Nejčastěji byl uváděn nedostatek finančních zdrojů (33,33 %) a nedostatek času pracovníků organizace na přípravu a realizaci projektů (25,00 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné“ respondenti uvedli: „personalistika katastrů - 1 projekt - prozatím nerealizováno, projekty financované z evropských zdrojů, analýzy, externí konzultace; často.“
Obr. 7.5.1-1 Důvod nerealizování projektů z pohledu OSS
A2. Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech Druhá otázka zjišťovala, jaké druhy projektů jsou či byly respondenty realizovány v posledních 5 letech. Nejčastěji byly uváděny implementace informačních systémů (30,19 %), hromadný nákup specifického zařízení (15,09 %) a sociální (13,21 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných druhů projektů respondenti uvedli: - „absorpční kapacita, integrace cizinců, vzdělávání, přeshraniční spolupráce - výměna dobré praxe ve VS - cestovní ruch (Turistická info centra, tur. produkty), rizikové analýzy ŽP.“
Strana 131
Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.1-1 Průměrný a maximální počet realizovaných projektů dle zaměření v krajích
Nejčastější počet projektů v rámci 1 OSS
Maximální počet projektů v rámci 1 OSS
Stavební (včetně stavebních úprav)
10
1
Sociální (školení, konference aj.)
5
14
Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.)
3
10
Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředků aj.)
2
27
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.)
2
2
zaměření projektu
Personální (personální audit, reorganizace) Jiné
5 1
Obr. 7.5.1-2 Druhy projektů realizovaných v OSS v posledních 5 letech
Strana 132
A3. Jaké projekty z hlediska délky realizace byly ve Vaší organizaci v posledních 5 letech uskutečněny? Třetí otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska délky realizace byly respondenty v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna délka projektů více jak 12 měsíců (33,33 % respondentů), 6-12 měsíců (30,77 %) a 3-6 měsíců (17,95 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést počet realizovaných projektů dle jejich délky realizace. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.1-2 Průměrná délka realizace projektu v OSS
Nejčastější počet projektů v rámci 1 OSS
Maximální počet projektů v rámci 1 OOS
méně jak 3 měsíce
3
10
3 - 6 měsíců
1
5
6 - 12 měsíců
5
10
více jak 12 měsíců
2
13
délka realizace projektu
Obr. 7.5.1-3 Projekty dle délky realizace v OSS v posledních 5 letech
Strana 133
A4. Jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly ve Vaší organizaci v posledních 5 letech uskutečněny? Další otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna výše celkových nákladů na projekt méně jak 2 miliony Kč (23,81 % respondentů), 6-30 milionů Kč (21,43 %) a 2-6 milionů Kč (19,05 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.1-3 Celkové náklady na projekt v OSS
celkové náklady na projekt
průměr
max
více jak 100.000 000 Kč
4
5
méně jak 2.000 000 Kč
3
17
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč
2
2
6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč
1
3
30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč
1
8
Obr. 7.5.1-4 Projekty dle výše celkových nákladů v OSS v posledních 5 letech
Strana 134
A5. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Další otázka zjišťovala, kolik projektů bylo zahájeno v jednotlivých krajích dle respondentů za posledních 12 měsíců. Nejčastěji bylo uváděno méně než 5 (63,64 % respondentů) a více než 10 projektů (13,64 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.1-5 Počet projektů zahájených v jednotlivých OSS za posledních 12 měsíců
Strana 135
A6. Způsoby financování projektů V rámci další otázky měli respondenti možnost uvést, jaký způsob financování projektů používají. Výsledky šetření ukázaly, že nejvíce je OSS využíváno spolufinancování ze strukturálních fondů (33,33 % respondentů), rozpočet OSS (26,67 %) a jiné programy EU (15,56 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.1-6 Způsob financování projektů v OSS
Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Další otázka zjišťovala, jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU na celkovém množství projektů, které jsou realizovány v OSS. Celkem 40,00 % respondentů uvedlo podíl více jak 50 % projektů, 35 % respondentů uvedlo podíl méně jak 25 % projektů.
A7. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Další otázka zjišťovala, kolik pracovníků v rámci jednotlivých OSS se průměrně zúčastní realizace projektů. Celkem 60,87 % respondentů uvedlo podíl méně jak 15 % pracovníků OSS, více než 1/4 respondentů uvedla podíl 15-30 % pracovníků OSS a 13,04 % respondentů uvedlo podíl více jak 30 % pracovníků.
Strana 136
A8. Zodpovědnost za celkové vedení projektů Poslední otázka okruhu „informace o projektech“ zjišťovala, kdo je zodpovědný za celkové vedení projektů v rámci respondentů z OSS. Nejčastěji byla uváděna možnost vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit (70,97 % respondentů) a externí projektoví manažeři (12,90 %). V rámci odpovědi „jiné osoby“ bylo nejčastěji uvedeno: - dle druhu projektu - pracovníci MZ, či určení pracovníci organizací, se kterými naše organizace spolupracujíce (např. SUIP).
Obr. 7.5.1-7 Zodpovědné osoby za vedení projektů v OSS
7.5.1.2 Část Projektové řízení
B1. Jsou realizovány aktivity projektového řízení? První otázka části zaměřené na projektové řízení je graficky znázorněna v kapitole celkového vyhodnocení výstupů a porovnávala výsledky za jednotlivé typy organizací veřejné správy. Více než 70 % respondentů z řad zástupců OSS uvedlo, že realizují aktivity projektové řízení.
Strana 137
Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení Respondenti měli dále možnost uvést důvod nerealizování aktivit projektového řízení. Více než třetina respondentů vedla jako důvod nedostatek času, shodně 25 % respondentů uvedlo nedostatek peněz, resp. neexistence důvodu pro provádění aktivit projektového řízení.
Obr. 7.5.1-8 Důvod nerealizování aktivit projektového řízení v OSS
Strana 138
Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Další otázka se zaměřila na to, jaké změny plánují respondenti z OSS v oblastech realizace a řízení projektů v následujících 12 měsících. Respondenti nejčastěji uváděli, že plánují realizaci školení pracovníků (30,43 % respondentů) či využití metodiky projektového řízení při řízení projektů (17,39 % respondentů). Pětina respondentů žádné změny neplánuje.
Obr. 7.5.1-9 Změny plánované v oblasti realizace a řízení projektů v OSS v následujících 12 měsících
Strana 139
B2. Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v OSS v iniciační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny příprava rozpočtu a harmonogramu projektu (18,87 %), vymezení cílů projektu (16,98 %) a specifikace finanční náročnosti projektu (16,04 %).
Obr. 7.5.1-10 Aktivity realizované v iniciační fázi projektu v OSS
Strana 140
B3. Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v krajích v realizační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny průběžná kontrola realizace projektu (13,68 %), kontrola harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu (13,68 %) a vedení administrativy projektu (12,82 %).
Obr. 7.5.1-11 Aktivity realizované v realizační fázi projektu v OSS
Strana 141
B4. Aktivity prováděné po ukončení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v OSS při ukončení projektu. Nejčastěji byly uváděny zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (27,45 %) vyhotovení závěrečné zprávy (23,53 %), a oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám (21,57 %).
Obr. 7.5.1-12 Aktivity prováděné při ukončení projektu v OSS
B5. Používané standardy projektového řízení Další otázka zjišťovala, zda je v OSS používán standard projektového řízení. Nejčastěji bylo uváděno, že OSS žádný standard projektového řízení nepoužívají (70,00 %). Kompletní výsledky včetně grafického znázornění v porovnání s výsledky všech typů organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkového vyhodnocení dotazníkového šetření.
Strana 142
B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v OSS prováděny odhady nákladů a pracnosti jednotlivých aktivit projektového plánu. Nejčastěji bylo uváděno dle zkušeností z realizovaných projektů (35,56 %) a průzkumem standardních cen na trhu (35,56 %).
Obr. 7.5.1-13 Způsob provádění odhadu nákladů a pracnosti aktivit projektového plánu v OSS
B7. Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Další otázka zjišťovala, zda jsou zkušenosti OSS s realizací projektu zdokumentovány a využívány i po dokončení projektu jako vstup pro další projekty. Nejvíce respondentů (40,00 %) uvedlo, že získané zkušenosti využívají u vybraných následujících projektů. Celkem 30 % respondentů uvedlo, že zkušenosti využívá u všech projektů.
Obr. 7.5.1-14 Využití získaných zkušeností pro další projekty v OSS
Strana 143
B8. Způsoby provádění kontroly kvality projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděna kontrola kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení. Nejvíce respondentů (45,00 %) uvedlo, že kontrolou kvality prochází hlavní výstupy projektu. Pětina respondentů uvedla, že ustanovena role manažera kvality. Jiný způsob specifikovali celkem 2 respondenti jako: - kvalita výstupů projektu je kontrolována před jejich převzetím, - akceptační testy projektů vývoje informačních systémů.
Obr. 7.5.1-15 Způsob provádění kontroly kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení v OSS
Strana 144
B9. Způsoby řízení rizik projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděno řízení rizik projektů. Největší podíl respondentů (44,44 %) uvedl, že rizika projektu monitoruje. Celkem 14,81 % respondentů řízení rizik neprovádí.
Obr. 7.5.1-16 Způsob provádění řízení rizik projektů v OSS
Strana 145
B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu v oblasti organizace a řízení projektu. Největší podíl respondentů (37,50 %) uvedl definování projektových rolí a odpovědností, čtvrtina respondentů uvedla aktivitu vytvoření a obsazení organizační struktury projektu.
Obr. 7.5.1-17 Aktivity projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu v OSS
Strana 146
B11. Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin. Největší podíl respondentů uvedl identifikace cílových skupin (22,95 %), zapojení cílových skupin do realizace projektu (22,95 %) a definování přínosů a dopadů projektu na jednotlivé cílové skupiny (19,67 %).
Obr. 7.5.1-18 Aktivity projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin v OSS
Strana 147
B12. Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou realizovány v oblasti finančního řízení projektu. Největší podíl respondentů uvedl přípravu celkového rozpočtu projektu (32,76 %), a definice procesu čerpání rozpočtu (20,69 %).
Obr. 7.5.1-19 Aktivity projektu v oblasti jeho finančního řízení v OSS
Strana 148
B13. Způsoby výběru projektů k realizaci Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v OSS vybírány projekty k realizaci. Největší podíl respondentů uvedl dle rozhodnutí vedení organizace (29,17 %), resp. dle souladu s celkovou vizí organizace (29,17 %).
Obr. 7.5.1-20 Způsob vybírání projektů k realizaci v OSS
Strana 149
B14. Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je v OSS obvykle řešen konflikt využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly. Největší podíl respondentů uvedl, že o využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož útvaru zdroj patří (52,94 %), resp. řešení je ponecháno na projektových manažerech (29,41 %).
Obr. 7.5.1-21 Způsoby řešení konfliktu využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly v OSS
Strana 150
B15. Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Poslední otázka okruhu „projektové řízení“ zjišťovala, jaké formy komunikace jsou využívány v rámci projektového týmu v OSS. Největší podíl respondentů uvedl emailovou komunikaci (29,31 %) a telefonickou komunikaci (25,86 %).
Obr. 7.5.1-22 Formy komunikace v projektových týmech OSS
7.5.1.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti.
C1. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech V rámci první otázky respondenti uváděli podíl projektů, které musely být pozastaveny před dokončením v posledních 5 letech. Naprostá většina respondentů (63,64 %) uvedla, že žádný z projektů nemusel být pozastaven před dokončením. Méně než 5 % projektů muselo pozastavit 27,27 % respondentů. Kompletní výsledky včetně porovnání s ostatními typy organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkové vyhodnocení dotazníkového šetření.
C2. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektů Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých muselo z různých důvodů dojít ke snížení plánované kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektu. Naprostá většina respondentů (68,18 %) uvedla, že žádný z projektů Více než ¼ respondentů uvedla méně než 10 % projektů. Strana 151
C3. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného termínu ukončení. Celkem 54,55 % respondentů uvedlo, že žádný z projektů, více než 1/5 respondentů uvedla méně než 10 % projektů.
C4. Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen termín dokončení. Polovina respondentů uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo 37,50 % respondentů.
C5. Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného rozpočtu. Více než 60 % respondentů uvedlo žádný z projektů, celkem 28,57 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů.
Průměrné procentní překročení plánovaného rozpočtu u projektů s nedodrženým rozpočtem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen rozpočet projektu. Polovina respondentů uvedla o 10-25 % a třetina o méně než 10 %.
Strana 152
C7. Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu Další otázka se zaměřila na názory respondentů na důvody nedodržení termínu ukončení projektu či překročení rozpočtu. Více jak 27 % respondentů uvedlo důvod „změna rozsahu z důvodu vnějších změn“, pětina respondentů uvedla důvod „krácení rozpočtu projektu.“
Obr. 7.5.1-23 Důvody nedodržení termínu ukončení projektu nebo překročení rozpočtu v OSS
Strana 153
C8. Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků Další otázka se zaměřila na problematiku konfliktů mezi liniovým a projektovým řízením z hlediska využití pracovníků. Více než 57 % respondentů uvedlo, že k takovým konfliktům dochází velmi zřídka, 23,81 % respondentů uvedlo, že nikdy.
Obr. 7.5.1-24 Dochází v OSS ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením
Strana 154
C9. Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu Poslední otázka oblasti otázek „úspěšnost projektů“ zjišťovala názory respondentů z OSS na to, jaké nejčastější problémy se vyskytují při zajištění udržitelnosti projektů. Více jak 40 % respondentů uvedlo „nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu.“ Téměř 20 % respondentů uvedlo přenos znalostí o projektu a více jak 15 % respondentů uvedlo nedostatečnou podporu ze strany zájmových skupin.
Obr. 7.5.1-25 Nejčastější problémy při udržitelnosti projektu v OSS
7.5.2
Krajské úřady
V rámci cílové skupiny kraje se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 10 respondentů z 8 krajských úřadů, tzn. do dalšího vyhodnocení bylo zahrnuto celkem 8 respondentů. Z hlediska identifikačních otázek bylo zjišťováno jednak organizační zařazení respondenta, kdy se v největší míře do dotazníkového šetření zapojili ředitelé či pracovníci relevantních odborů a jednak velikost úřadu dle počtu zaměstnanců, za které respondenti odpovídali, v tomto případě má krajský úřad dle respondentů v průměru 630 zaměstnanců. 7.5.2.1 Část Informace o projektech Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek týkajících se obecných informací o projektech realizovaných v rámci organizací veřejné správy.
A1. Jsou v rámci organizace realizovány projekty? První skupina otázek dotazníkového šetření se zaměřila na informace o projektech. První otázka v rámci této skupiny zjišťovala, zda na krajských úřadech probíhají aktivity, které vykazují znaky projektů, tj. aktivity v podobě neopakovatelného sledu činností realizovaných mimo standardní aktivity krajů s jasně definovanými cíli, termíny a zdroji, kdy všech 100 % krajů, které se zúčastnily dotazníkového šetření, uvedlo, že aktivity tohoto typu probíhají. Strana 155
A2. Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech Druhá otázka zjišťovala, jaké druhy projektů jsou či byly respondenty realizovány v posledních 5 letech. Nejčastěji byly uváděny implementace informačních systémů (18,42 %), hromadný nákup specifického zařízení (18,42 %), stavební a sociální (15,79 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných druhů projektů respondenti uvedli: - absorpční kapacita, integrace cizinců, vzdělávání - přeshraniční spolupráce - výměna dobré praxe ve VS - cestovní ruch (Turistická info centra, tur. produkty) - rizikové analýzy ŽP. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka, která uvádí, nejčastější počet projektů v rámci jednoho kraje, průměrný počet projektů na jeden kraj a maximální počet projektů na jeden kraj. Tab. 7.5.2-1 Průměrný a maximální počet realizovaných projektů dle zaměření v krajích
zaměření projektu
Stavební (včetně stavebních úprav) Sociální (školení, konference aj.)
Průměrný počet projektů na 1 kraj (zaokrouhleno na celá čísla)
Maximální počet projektů v rámci 1 kraje
26
48
2
30
Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.)
4
10
Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředků aj.)
3
5
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.)
2
5
Personální (personální audit, reorganizace) Jiné
3 13
15
Strana 156
Tab. 7.5.2-2 Druhy projektů realizovaných v krajích v posledních 5 letech
Strana 157
A3. Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech Třetí otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska délky realizace byly respondenty v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna délka projektů více jak 12 měsíců (43,75 % respondentů), 3-6 měsíců (25,00 %) a 6-12 měsíců (18,75 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést počet realizovaných projektů dle jejich délky realizace. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka, která uvádí průměrný počet projektů na jeden kraj a maximální počet projektů na jeden kraj. Tab. 7.5.2-3 Průměrná délka realizace projektu v krajích
délka realizace projektu
Nejčastější počet projektů v rámci 1 kraje
Maximální počet projektů v rámci 1 kraje
méně jak 3 měsíce
3
3
3 - 6 měsíců
8
16
6 - 12 měsíců
13
16
více jak 12 měsíců
35
72
Obr. 7.5.2-1 Projekty dle délky realizace v krajích v posledních 5 letech
Strana 158
A4. Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu v posledních 5 letech Další otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna výše celkových nákladů na projekt méně jak 2 miliony korun (25,00 % respondentů), 6-30 milionů korun (25,00 %) 2-6 milionů korun (20,83 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle celkových nákladů na projekt. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka, která uvádí průměrný počet projektů na jeden kraj a maximální počet projektů na jeden kraj. Tab. 7.5.2-4 Celkové náklady na projekt v krajích
Průměrný počet projektů na 1 kraj (zaokrouhleno na celá čísla)
Maximální počet projektů v rámci 1 kraje
méně jak 2.000 000 Kč
13
18
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč
10
11
6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč
24
32
30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč
6
11
více jak 100.000 000 Kč
6
7
celkové náklady na projekt
Obr. 7.5.2-2 Projekty dle výše celkových nákladů v krajích v posledních 5 letech
Strana 159
A5. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Další otázka zjišťovala, kolik projektů bylo zahájeno v jednotlivých krajích dle respondentů za posledních 12 měsíců. Nejčastěji bylo uváděno více než 10 projektů (71,43 % respondentů) a 5-10 projektů (14,29 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.2-3 Počet projektů zahájených v jednotlivých krajích za posledních 12 měsíců
A6. Způsoby financování projektů V rámci další otázky měli respondenti možnost uvést, jaký způsob financování projektů používají. Výsledky šetření ukázaly, že nejvíce je kraji využíváno spolufinancování ze strukturálních fondů (19,44 % respondentů), rozpočet státní zprávy/samosprávy (16,67 %), národní programy (13,89 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.2-4 Způsob financování projektů v krajích
Strana 160
Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Další otázka zjišťovala, jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU na celkovém množství projektů, které jsou realizovány v krajích. Celkem 66,67 % respondentů uvedlo podíl více jak 50 % projektů, 16,67 % respondentů uvedlo podíl méně jak 25 % projektů, stejný podíl respondentů nedokázal na tuto otázku odpovědět.
A7. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Další otázka zjišťovala, kolik pracovníků v rámci jednotlivých krajů se průměrně zúčastní realizace projektů. Celkem 57,14 % respondentů uvedlo podíl podíl 15-30 % pracovníků kraje, 28,57 % respondentů uvedlo méně jak 15 pracovníků krajského úřadu a 14,29 % respondentů uvedlo podíl více jak 30 % pracovníků.
A8. Zodpovědnost za celkové vedení projektů Poslední otázka okruhu „informace o projektech“ zjišťovala, kdo je zodpovědný za celkové vedení projektů v rámci respondentů z krajských úřadů. Nejčastěji byla uváděna možnost vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit (50,00 % respondentů) a jiné osoby (30,00 %). V rámci odpovědi „jiné osoby“ bylo nejčastěji uvedeno: - příspěvková organizace - projektové týmy.
Obr. 7.5.2-5 Zodpovědné osoby za vedení projektů v krajích
7.5.2.2 Část Projektové řízení Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, které se zabývají aktivitami z různých oblastí projektového řízení a jejich realizací v orgánech veřejné správy.
B1. Jsou realizovány aktivity projektového řízení? V rámci druhé oblasti otázek, která se zaměřila na problematiku projektového řízení, dotazníkové šetření zjišťovalo, zdali jsou v krajích prováděny jakékoliv aktivity projektového řízení zahrnující například přípravu projektového záměru, sestavení plánu projektu, řízení kvality projektu, vedení administrativy projektu, řízení rizik projektu, kontrolu harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu, vyhodnocení projektu apod. Všech 100 % respondentů uvedlo, že realizují aktivity projektové řízení.
Strana 161
Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Další otázka se zaměřila na to, jaké změny plánují respondenti z krajů v oblastech realizace a řízení projektů v následujících 12 měsíců. Respondenti nejčastěji uváděli, že plánují realizaci školení pracovníků (1/3 respondentů) či využití metodiky projektového řízení při řízení projektů (1/3 respondentů).
Obr. 7.5.2-6 Změny plánované v oblasti realizace a řízení projektů v krajích v následujících 12 měsících
Strana 162
B2. Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v krajích v iniciační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny vymezení cílů projektu (16,00 %), příprava rozpočtu a harmonogramu projektu (14,00 %) a specifikace finanční náročnosti projektu (14,00 %).
Obr. 7.5.2-7 Aktivity realizované v iniciační fázi projektu v krajích
Strana 163
B3. Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v krajích v realizační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny průběžná kontrola realizace projektu (12,50 %), vedení administrativy projektu (12,50 %) a zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (12,50 %).
Obr. 7.5.2-8 Aktivity realizované v realizační fázi projektu v krajích
Strana 164
B4. Aktivity prováděné po ukončení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v krajích při ukončení projektu. Nejčastěji byly uváděny vyhotovení závěrečné zprávy (23,33 %), zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (23,33 %), a oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám (20,00 %).
Obr. 7.5.2-9 Aktivity prováděné při ukončení projektu v krajích
B5. Používané standardy projektového řízení Další otázka zjišťovala, zda je v krajích používán standard projektového řízení. Nejčastěji bylo uváděno, že kraje žádný standard projektového řízení nepoužívají (75,00 %). Kompletní výsledky včetně grafického znázornění v porovnání s výsledky všech typů organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkového vyhodnocení dotazníkového šetření. Možnost „jiný“ byla specifikována jako „směrnice projektového řízení.“
Strana 165
B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v krajích prováděny odhady nákladů a pracnosti jednotlivých aktivit projektového plánu. Nejčastěji bylo uváděno dle zkušeností z realizovaných projektů (40,00 %), průzkumem standardních cen na trhu (35,00 %) a zadáním na externího zadavatele (25,00 %).
Obr. 7.5.2-10 Způsob provádění odhadu nákladů a pracnosti aktivit projektového plánu v krajích
B7. Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Další otázka zjišťovala, zda jsou zkušenosti krajů s realizací projektu zdokumentovány a využívány i po dokončení projektu jako vstup pro další projekty. Nejvíce respondentů (37,50 %) uvedlo, že získané zkušenosti využívá u všech následujících projektů. Čtvrtina respondentů pak uvedla, že zkušenosti nevyužívá.
Obr. 7.5.2-11 Využití získaných zkušeností pro další projekty v krajích
Strana 166
B8. Způsoby provádění kontroly kvality projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděna kontrola kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení. Nejvíce respondentů (37,50 %) uvedlo, že kontrolu kvality neprování. Čtvrtina respondentů uvedla jiný způsob, který dále specifikovali jako: - ověřována průběžným monitoringem u cílové skupiny, v rámci úřadu šetřením spokojenosti, - dle charakteru projektu - dle požadavků řídícího orgánu, jinak neformalizovaný způsob kontroly kvality dle očekávaného přístupu řídícího orgánu, - dle směrnice projektového řízení.
Obr. 7.5.2-12 Způsob provádění kontroly kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení v krajích
B9. Způsoby řízení rizik projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděno řízení rizik projektů. Největší podíl respondentů (57,14 %) uvedl, že rizika projektu monitoruje. Celkem 28,57 % respondentů uvedlo, že existuje plán minimalizace rizik.
Obr. 7.5.2-13 Způsob provádění řízení rizik projektů v krajích
Strana 167
B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu v oblasti organizace a řízení projektu. Největší podíl respondentů (36,36 %) uvedl vytvoření a obsazení organizační struktury projektu, resp. definování projektových rolí a odpovědností (31,82 %).
Obr. 7.5.2-14 Aktivity projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu v krajích
Strana 168
B11. Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin. Největší podíl respondentů uvedl propagace projektu (23,53 %), identifikace cílových skupin (20,59 %) a komunikace se zástupci cílových skupin (20,59 %).
Obr. 7.5.2-15 Aktivity projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin v krajích
Strana 169
B12. Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou realizovány v oblasti finančního řízení projektu. Největší podíl respondentů uvedl přípravu celkového rozpočtu projektu (29,17 %), reportování aktuálního vývoje rozpočtu (25,00 %) a definice procesu čerpání rozpočtu (20,83 %).
Obr. 7.5.2-16 Aktivity projektu v oblasti jeho finančního řízení v krajích
Strana 170
B13. Způsoby výběru projektů k realizaci Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v krajích vybírány projekty k realizaci. Největší podíl respondentů uvedl dle rozhodnutí vedení organizace (29,41 %), dle souladu s celkovou vizí organizace (29,41 %), dle finanční náročnosti (17,65 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ respondenti uvedli: - průmětem aktuálnosti výzev (je to nesystémové) a stanovených potřeb organizace, - na základě schválení radou kraje.
Obr. 7.5.2-17 Způsob vybírání projektů k realizaci v krajích
Strana 171
B14. Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je v krajích obvykle řešen konflikt využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly. Největší podíl respondentů uvedl, že o využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož útvaru zdroj patří (75,00 %), resp. způsobem definovaným v procesu/směrnici projektového řízení (12,50 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ respondenti uvedli: - „případný konflikt je řešen rozhodnutím samosprávy kraje“
Obr. 7.5.2-18 Způsoby řešení konfliktu využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly v krajích
Strana 172
B15. Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Poslední otázka okruhu „projektové řízení“ zjišťovala, jaké formy komunikace jsou využívány v rámci projektového týmu v krajích. Největší podíl respondentů uvedl emailovou komunikaci (24,24 %) a telefonickou komunikaci (24,24 %).
Obr. 7.5.2-19 Formy komunikace v projektových týmech krajů
7.5.2.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti.
C1. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech V rámci první otázky respondenti uváděli podíl projektů, které musely být pozastaveny před dokončením v posledních 5 letech. Naprostá většina respondentů (62,50 %) uvedla, že žádný z projektů nemusel být pozastaven před dokončením. Méně než 5 % projektů muselo pozastavit 37,50 % respondentů.
C2. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých muselo z různých důvodů dojít ke snížení plánované kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektu. Naprostá většina respondentů (62,50 %) uvedla, že méně než 10 % projektů. Čtvrtina nedokázala na tuto otázku odpovědět.
C3. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného termínu ukončení. Celkem 37,50 % respondentů uvedlo, že méně než 10 % projektů, čtvrtina respondentů nedokázala na tuto otázku odpovědět. Strana 173
C4. Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen termín dokončení. Naprostá většina respondentů (66,67 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo 33,33 % respondentů.
C5. Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného rozpočtu. Polovina respondentů uvedla méně než 10 % projektů, 25 % respondentů uvedlo žádný z projektů a 12,50 % respondentů nedokázalo na tuto otázku odpovědět.
Průměrné procentní překročení plánovaného rozpočtu u projektů s nedodrženým rozpočtem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen rozpočet projektu. Polovina respondentů o méně než 10 % a polovina o 10-25 %.
C7. Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu Další otázka se zaměřila na názory respondentů na důvody nedodržení termínu ukončení projektu či překročení rozpočtu. Více jak 47 % respondentů uvedlo důvod „změna rozsahu z důvodu vnějších změn“, třetina respondentů uvedla důvod „potřebné věci nejsou k disposici včas.“
Obr. 7.5.2-20 Důvody nedodržení termínu ukončení projektu nebo překročení rozpočtu v krajích
C8. Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků Další otázka se zaměřila na problematiku konfliktů mezi liniovým a projektovým řízením z hlediska využití pracovníků. Všech 100 % respondentů uvedlo, že k takovým konfliktům dochází velmi zřídka.
Strana 174
C9. Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu Poslední otázka oblasti otázek „úspěšnost projektů“ zjišťovala názory respondentů z krajů na to, jaké nejčastější problémy se vyskytují při zajištění udržitelnosti projektů. Více jak 35 % respondentů uvedlo nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu, stejný podíl respondentů uvedl přenos znalostí o projektu a více jak 14 % respondentů uvedlo nedostatečnou podporu ze strany zájmových skupin.
Obr. 7.5.2-21 Nejčastější problémy při udržitelnosti projektu v krajích
7.5.3
Statutární města
V rámci cílové skupiny statutární města se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 21 respondentů z 19 statutárních měst, tzn. do dalšího vyhodnocení bylo zahrnuto celkem 19 respondentů. Z hlediska identifikačních otázek bylo zjišťováno organizační zařazení respondenta, kdy se v největší míře do dotazníkového šetření zapojili tajemníci, vedoucí odborů či vedoucí oddělení a velikost úřadu dle počtu zaměstnanců, za které respondenti odpovídali, v tomto případě má magistrát dle respondentů v průměru 470 zaměstnanců. 7.5.3.1 Část Informace o projektech
A1. Jsou v rámci organizace realizovány projekty? První otázka části zaměřené na projektové řízení byla graficky znázorněna v kapitole celkového vyhodnocení výstupů a porovnávala výsledky za jednotlivé typy organizací veřejné správy. U statutárních měst všech 100 % respondentů uvedlo, že aktivity tohoto typu probíhají.
Strana 175
A2. Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech Druhá otázka zjišťovala, jaké druhy projektů jsou či byly respondenty realizovány v posledních 5 letech. Nejčastěji byly uváděny stavební projekty (18,56 % respondentů), implementace informačních systémů (17,53 %) a sociální (17,53 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných druhů projektů respondenti uvedli: - propagace cestovního ruchu, - přeshraniční spolupráce, - prevence socio-patologických jevů. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.3-1 Průměrný a maximální počet realizovaných projektů dle zaměření ve statutárních městech
Nejčastější počet projektů v rámci 1 statutárního m sta
Maximální počet projektů v rámci statutárního města
45
100
5
30
Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.)
4
60
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.)
3
150
Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředky aj.)
3
25
Personální (personální audit, reorganizace aj.)
2
52
Jiné
2
6
zaměření projektu
Stavební (včetně stavebních úprav) Sociální (školení, konference aj.)
Obr. 7.5.3-1 Druhy projektů realizovaných ve statutárních městech v posledních 5 letech
Strana 176
A3. Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech Třetí otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska délky realizace byly respondenty v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna délka projektů 6-12 měsíců (28,33 % respondentů), více jak 12 měsíců (26,67 %) a 3-6 měsíců (23,33 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést počet realizovaných projektů dle jejich délky realizace. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.3-2 Průměrná délka realizace projektu ve statutárních městech
Nejčastější počet projektů v rámci 1 statutárního města
Maximální počet projektů v rámci 1 statutárního města
méně jak 3 měsíce
7
130
3 - 6 měsíců
10
100
6 - 12 měsíců
30
100
více jak 12 měsíců
20
80
délka realizace projektu
Obr. 7.5.3-2 Projekty dle délky realizace ve statutárních městech v posledních 5 letech
Strana 177
A4. Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu v posledních 5 letech Další otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna výše celkových nákladů na projekt méně jak 2 miliony Kč (22,50 % respondentů), 6-30 milionů Kč (22,50 %) a 2-6 milionů Kč (20,00 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle celkových nákladů na projekt. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.3-3 Celkové náklady na projekt ve statutárních městech
celkové náklady na projekt
průměr
max
méně jak 2.000 000 Kč
20
220
6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč
20
50
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč
17
110
30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč
10
30
více jak 100.000 000 Kč
3
16
Obr. 7.5.3-3 Projekty dle výše celkových nákladů ve statutárních městech v posledních 5 letech
Strana 178
A5. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Další otázka zjišťovala, kolik projektů bylo zahájeno v jednotlivých statutárních městech dle respondentů za posledních 12 měsíců. Nejčastěji bylo uváděno více než 10 (73,68 % respondentů) a 5-10 projektů (26,32 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 6: Počet projektů zahájených v jednotlivých statutárních městech za posledních 12 měsíců
Strana 179
A6. Způsoby financování projektů V rámci další otázky měli respondenti možnost uvést, jaký způsob financování projektů používají. Výsledky šetření ukázaly, že nejvíce je statutárními městy využíváno spolufinancování ze strukturálních fondů (18,63 % respondentů), rozpočet města (16,67 %) a účelová dotace ze státního rozpočtu (14,71 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných způsobů financování projektů respondenti uvedli: - PPP projekty, - rozpočet města a kraje.
Obr. 7.5.3-4 Způsob financování projektů ve statutárních městech
Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Další otázka zjišťovala, jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU na celkovém množství projektů, které jsou realizovány ve statutárních městech. Celkem 44,44 % respondentů uvedlo podíl více jak 50 % projektů, 33,33 % respondentů uvedlo podíl 25-50 % projektů a 11,11 % respondentů uvedlo podíl méně jak 25 % projektů.
A7. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Další otázka zjišťovala, kolik pracovníků v rámci jednotlivých statutárních měst se průměrně zúčastní realizace projektů. Celkem 57,89 % respondentů uvedlo podíl méně jak 15 % pracovníků města a 31,58 % respondentů uvedlo podíl 15-30 % pracovníků města.
Strana 180
A8. Zodpovědnost za celkové vedení projektů Poslední otázka okruhu „informace o projektech“ zjišťovala, kdo je zodpovědný za celkové vedení projektů v rámci respondentů ze statutárních měst. Nejčastěji byla uváděna možnost vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit (42,11 % respondentů) a pracovníci samostatného odboru zodpovědného za řízení projektů (34,21 %). V rámci odpovědi „jiné osoby“ bylo nejčastěji uvedeno: - pracovníci zodpovědní za řízení projektu, - příslušní referenti.
Obr. 7.5.3-5 Zodpovědné osoby za vedení projektů ve statutárních městech
7.5.3.2 Část Projektové řízení Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, které se zabývají aktivitami z různých oblastí projektového řízení a jejich realizací v orgánech veřejné správy.
B1. Jsou realizovány aktivity projektového řízení? První otázka části zaměřené na projektové řízení byla graficky znázorněna v kapitole celkového vyhodnocení výstupů a porovnávala výsledky za jednotlivé typy organizací veřejné správy. Všech 100 % respondentů z řad zástupců statutárních měst uvedlo, že realizují aktivity projektové řízení.
Strana 181
Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Další otázka se zaměřila na to, jaké změny plánují respondenti ze statutárních měst v oblastech realizace a řízení projektů v následujících 12 měsíců. Respondenti nejčastěji uváděli plánovanou realizaci školení pracovníků (22,73 %), implementaci a využití nástroje pro podporu projektového řízení (18,18 %) a využití metodiky projektového řízení při řízení projektů (18,18 %).
Obr. 7.5.3-6 Změny plánované v oblasti realizace a řízení projektů ve statutárních městech v následujících 12 měsících
Strana 182
B2. Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny ve statutárních městech v iniciační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny příprava rozpočtu a harmonogramu projektu (15,52 %), vymezení cílů projektu (14,66 %) a specifikace finanční náročnosti projektu (14,66 %).
Obr. 7.5.3-7 Aktivity realizované v iniciační fázi projektu ve statutárních městech
Strana 183
B3. Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny ve statutárních městech v realizační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny vedení administrativy projektu (13,43 %), průběžná kontrola realizace projektu (12,69 %) a kontrola harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu (12,69 %).
Obr. 7.5.3-8 Aktivity realizované v realizační fázi projektu ve statutárních městech
Strana 184
B4. Aktivity prováděné po ukončení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny ve statutárních městech při ukončení projektu. Nejčastěji byly uváděny zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (24,64 %), vyhotovení závěrečné zprávy (23,19 %) a oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám (21,74 %).
Obr. 7.5.3-9 Aktivity prováděné při ukončení projektu ve statutárních městech
B5. Používané standardy projektového řízení Další otázka zjišťovala, zda je ve statutárních městech používán standard projektového řízení. Nejčastěji bylo uváděno, že statutární města žádný standard projektového řízení nepoužívají (72,22 %). Kompletní výsledky včetně grafického znázornění v porovnání s výsledky všech typů organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkového vyhodnocení dotazníkového šetření.
Strana 185
B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou ve statutárních městech prováděny odhady nákladů a pracnosti jednotlivých aktivit projektového plánu. Nejčastěji bylo uváděno dle zkušeností z realizovaných projektů (36,96 %), průzkumem standardních cen na trhu (28,26 %) a zadáním na externího zadavatele (28,26 %).
Obr. 7.5.3-10 Způsob provádění odhadu nákladů a pracnosti aktivit projektového plánu ve statutárních městech
Strana 186
B7. Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Další otázka zjišťovala, zda jsou zkušenosti statutárních měst s realizací projektu zdokumentovány a využívány i po dokončení projektu jako vstup pro další projekty. Nejvíce respondentů (55,56 %) uvedlo, že získané zkušenosti využívá pouze u vybraných projektů. Čtvrtina respondentů využívá získané zkušenosti u všech následujících projektů a 11 % respondentů tyto zkušenosti nevyužívá.
Obr. 7.5.3-11 Využití získaných zkušeností pro další projekty ve statutárních městech
Strana 187
B8. Způsoby provádění kontroly kvality projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděna kontrola kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení. Nejvíce byly uváděny způsoby kontroly formou procházení hlavních výstupů projektu kontrolou kvality (36,84 %) a definice procesu řízení kvality projektů (21,05 %). Z hlediska specifikace jiného způsobu kontroly 10,53 % respondentů uvedlo: - předávací protokoly, kontrola na místě, - výstupy projektu jsou vždy konzultovány s pověřenými pracovníky magistrátu a zároveň pracovníky poskytovatele dotace, v případě spolufinancování z dotačních titulů, - není přímo definována role manažera kvality, kvalita výstupů je hodnocena příslušným vedoucím odboru, který se zabývá přípravou projektů.
Obr. 7.5.3-12 Způsob provádění kontroly kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení ve statutárních městech
Strana 188
B9. Způsoby řízení rizik projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděno řízení rizik projektů. Největší podíl respondentů (44,83 %) uvedl, že rizika projektu monitoruje. Pětina respondentů uvedla, že existuje plán minimalizace rizik. Konkrétní vyhodnocení je níže uvedeno graficky.
Obr. 7.5.3-13 Způsob provádění řízení rizik projektů ve statutárních městech
B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu v oblasti organizace a řízení projektu. Největší podíl respondentů (39,53 %) uvedl definování projektových rolí a odpovědností, resp. vytvoření a obsazení organizační struktury projektu (32,56 %).
Obr. 7.5.3-14 Aktivity projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu ve statutárních městech
Strana 189
B11. Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin. Největší podíl respondentů uvedl identifikace cílových skupin (22,78 %), propagace projektu (20,25 %) a komunikace se zástupci cílových skupin (17,72 %).
Obr. 7.5.3-15 Aktivity projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin ve statutárních městech
Strana 190
B12. Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou realizovány v oblasti finančního řízení projektu. Největší podíl respondentů uvedl přípravu celkového rozpočtu projektu (25,35 %), vedení samostatného projektového účetnictví (21,13 %) a definice procesu čerpání rozpočtu (19,72 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné aktivity“ uvedl jeden respondent aktivitu „aktualizace rozpočtu dle čerpání, problematika způsobilých a nezpůsobilých výdajů.“
Obr. 7.5.3-16Aktivity projektu v oblasti jeho finančního řízení ve statutárních městech
Strana 191
B13. Způsoby výběru projektů k realizaci Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou ve statutárních městech vybírány projekty k realizaci. Největší podíl respondentů uvedl na základě rozhodnutí vedení organizace (30,36 %), dle souladu s celkovou vizí organizace (23,21 %), dle finanční náročnosti (21,43 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ uváděli respondenti: - jde o politické rozhodnutí, - vychází ze strategického a akčního plánu, - dle aktuálních dotačních titulů, - dle výsledků voleb.
Obr. 7.5.3-17 Způsob vybírání projektů k realizaci ve statutárních městech
Strana 192
B14. Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je ve statutárních městech obvykle řešen konflikt využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly. Největší podíl respondentů uvedl, že o využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož útvaru zdroj patří (47,06 %) a konflikt je řešen v rámci řídícího výboru projektů (23,53 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ uvedli respondenti ve všech případech, že rozhodnutí je na volených zástupcích města.
Obr. 7.5.3-18 Způsoby řešení konfliktu využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly ve statutárních městech
Strana 193
B15. Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Poslední otázka okruhu „projektové řízení“ zjišťovala, jaké formy komunikace jsou využívány v rámci projektového týmu ve statutárních městech. Největší podíl respondentů uvedl emailovou komunikaci (26,56 %) a telefonickou komunikaci (26,56 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné“ uvedli respondenti ve všech případech „osobní kontakt – pracovní schůzky.“
Obr. 7.5.3-19 Formy komunikace v projektových týmech ve statutárních městech
7.5.3.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti.
C1. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech V rámci první otázky respondenti uváděli podíl projektů, které musely být pozastaveny před dokončením v posledních 5 letech. Naprostá většina respondentů (63,16 %) uvedla, že žádný z projektů nemusel být pozastaven před dokončením. Méně než 5 % projektů musela pozastavit třetina respondentů. Kompletní výsledky včetně porovnání s ostatními typy organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkové vyhodnocení dotazníkového šetření.
C2. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých muselo z různých důvodů dojít ke snížení plánované kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektu. Naprostá většina respondentů (73,68 %) uvedla méně než 10 % projektů, 15,79 % respondentů uvedlo, že žádný z projektů.
Strana 194
C3. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného termínu ukončení. Naprostá většina respondentů (52,63 %) uvedla méně než 10 % projektů, čtvrtina respondentů uvedla 10-25 % projektů.
C4. Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen termín dokončení. Naprostá většina respondentů (58,82 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo 23,53 % respondentů. Více než 17 % respondentů nedokázalo na tuto otázku odpovědět.
C5. Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného rozpočtu. Více jak 47 % respondentů uvedlo, že 10-25 % projektů. Celkem 26,32 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů.
Průměrné procentní překročení plánovaného rozpočtu u projektů s nedodrženým rozpočtem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen rozpočet projektu. Většina respondentů (47,06 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo celkem 35,29 % respondentů. Přibližně pětina respondentů nedokázala na tuto otázku odpovědět.
Strana 195
C7. Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu Další otázka se zaměřila na názory respondentů na důvody nedodržení termínu ukončení projektu či překročení rozpočtu. Více jak 30 % respondentů uvedlo důvod „potřebné věci nejsou k disposici včas“, resp. „změna rozsahu z důvodu vnějších změn.“ Více jak 6 % respondentů si zvolilo možnost „jiné důvody“, které dále specifikovali jako: - nutné a vyvolané změny v průběhu realizace oproti zadávací/projektové dokumentaci, - změny v projektové dokumentaci na základě skutečného zjištěného stavu, - změny ze strany zhotovitele.
Obr. 7.5.3-20 Důvody nedodržení termínu ukončení projektu nebo překročení rozpočtu ve statutárních městech
Strana 196
C8. Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků Další otázka se zaměřila na problematiku konfliktů mezi liniovým a projektovým řízením z hlediska využití pracovníků. Více jak 63 % respondentů uvedlo, že k takovým konfliktům dochází velmi zřídka, čtvrtina respondentů uvedla, že k nim dochází často.
Obr. 7.5.3-21 Dochází ve statutárních městech ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením
Strana 197
C9. Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu Poslední otázka oblasti otázek „úspěšnost projektů“ zjišťovala názory respondentů ze statutárních měst na to, jaké nejčastější problémy se vyskytují při zajištění udržitelnosti projektů. Třetina respondentů uvedla „přenos znalostí o projektu“, čtvrtina respondentů uvedla „nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu“ a pětina respondentů uvedla „změnu vize úřadu“. Celkem 3,33 % respondentu uvedlo jiné problémy, které specifikovali jako: - nedostatečná podpora ze strany pracovníků magistrátu participujících na projektu během jeho realizace.
Obr. 7.5.3-22 Nejčastější problémy při udržitelnosti projektu ve statutárních městech
7.5.4
Obce III. Stupně
V rámci cílové skupiny obce III. stupně se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 43 respondentů. Z hlediska identifikačních otázek bylo zjišťováno organizační zařazení respondenta, kdy se v největší míře do dotazníkového šetření zapojili tajemníci a vedoucí odborů (odboru regionálního či strategického rozvoje) a velikost úřadu dle počtu zaměstnanců, za které respondenti odpovídali, v tomto případě má úřad obcí III. stupně dle respondentů v průměru 235 zaměstnanců. 7.5.4.1 Část Informace o projektech Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek týkajících se obecných informací o projektech realizovaných v rámci organizací veřejné správy.
A1. Jsou v rámci organizace realizovány projekty? Vyhodnocení otázky, která měla za cíl úvodní zjištění, zda jsou v dotázané organizace veřejné správy realizovány aktivity, vykazující znaky projektů, tj. aktivity v podobě neopakovatelného sledu činností realizovaných mimo standardní aktivity organizace s jasně definovanými cíli, termíny a zdroji, je zařazeno do části celkového vyhodnocení dotazníkového šetření pro provedení porovnání mezi jednotlivými orgány veřejné správy. U obcí III. stupně všech 100 % respondentů uvedlo, že aktivity tohoto typu probíhají. Strana 198
A2. Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech Druhá otázka zjišťovala, jaké druhy projektů jsou či byly respondenty realizovány v posledních 5 letech. Nejčastěji byly uváděny stavební projekty (31,43 % respondentů), implementace informačních systémů (21,43 %) a hromadný nákup specifického zařízení (14,29 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných druhů projektů respondenti uvedli: - tvorba územního plánu, - projekt Místní Agenda 21, projekt Zdravé město, - rozvoj terénních sociálních služeb. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.4-1 Průměrný a maximální počet realizovaných projektů dle zaměření v obcích III. stupně
Nejčastější počet projektů v ámci 1 obce
Maximální počet projektů rám i 1 obce
Stavební (včetně stavebních úprav)
5
150
Sociální (školení, konference aj.)
1
40
Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.)
1
25
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.)
1
14
Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředky aj.)
1
10
Personální (personální audit, reorganizace aj.)
1
8
Jiné
1
15
zaměření projektu
Obr. 7.5.4-1 Druhy projektů realizovaných v obcích III. stupně v posledních 5 letech
Strana 199
A3. Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech Třetí otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska délky realizace byly respondenty v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna délka projektů více jak 12 měsíců (31,25 %), 6-12 měsíců (29,17 %) a 3-6 měsíců (23,96 % respondentů). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést počet realizovaných projektů dle jejich délky realizace. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.4-2 Průměrná délka realizace projektu v obcích III. stupně
Nejčastější počet projektů v rámci 1 obce
Maximální počet projektů v rámci 1 obce
méně jak 3 měsíce
1
35
3 - 6 měsíců
3
30
6 - 12 měsíců
2
40
více jak 12 měsíců
2
80
délka realizace projektu
Obr. 7.5.4-2 Projekty dle délky realizace v obcích III. stupně v posledních 5 letech
A4. Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu v posledních 5 letech Další otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna výše celkových nákladů na projekt 2-6 milionů Kč (26,09 % respondentů), méně jak 2 miliony (25,22 %) a 6-30 milionů Kč (24,35 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Strana 200
Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.4-3 Celkové náklady na projekt v obcích III. stupně
Nejčastější počet projektů v rámci 1 obce
Maximální počet projektů v rámci 1 obce
méně jak 2.000 000 Kč
2
35
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč
1
28
6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč
1
11
30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč
1
4
více jak 100.000 000 Kč
1
1
celkové náklady na projekt
Obr. 7.5.4-3 Projekty dle výše celkových nákladů v obcích III. stupně v posledních 5 letech
Strana 201
A5. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Další otázka zjišťovala, kolik projektů bylo zahájeno v jednotlivých obcích III. stupně dle respondentů za posledních 12 měsíců. Nejčastěji bylo uváděno 5-10 projektů (50,00 % respondentů), více než 10 projektů (25,00 %) a méně než 5 projektů (22,50 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.4-4 Počet projektů zahájených v jednotlivých obcích III. stupně za posledních 12 měsíců
Strana 202
A6. Způsoby financování projektů V rámci další otázky měli respondenti možnost uvést, jaký způsob financování projektů používají. Výsledky šetření ukázaly, že nejvíce je obcemi III. stupně využíváno spolufinancování ze strukturálních fondů (22,29 %), rozpočet obce (18,29 %), a účelová dotace ze státního rozpočtu (17,14 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných způsobů financování projektů respondenti uvedli: - nadace a fondy, státní fondy.
Obr. 7.5.4-5 Způsob financování projektů v obcích III. stupně
Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Další otázka zjišťovala, jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU na celkovém množství projektů, které jsou realizovány v obcích III. stupně. Celkem 38,46 % respondentů uvedlo podíl více jak 50 % projektů, více jak 35 % respondentů uvedlo 25-50 % projektů a 23,08 % respondentů uvedlo méně jak 25 % projektů.
A7. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Další otázka zjišťovala, kolik pracovníků v rámci jednotlivých obcí III. typu se průměrně zúčastní realizace projektů. Více jak 87 % respondentů uvedlo podíl méně jak 15 % pracovníků obce, desetina respondentů uvedla podíl 15-30 %.
Strana 203
A8. Zodpovědnost za celkové vedení projektů Poslední otázka okruhu „informace o projektech“ zjišťovala, kdo je zodpovědný za celkové vedení projektů v rámci respondentů z obcí III. stupně. Nejčastěji byla uváděna možnost vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit (51,67 respondentů %) a pracovníci samostatného odboru zodpovědného za řízení projektů (23,33 %). V rámci odpovědi „jiné osoby“ bylo nejčastěji uvedeno: - vedoucí projektu a jeho podřízení, - pracovníci ad hoc vytvořených projektových týmů.
Obr. 7.5.4-6 Zodpovědné osoby za vedení projektů v obcích III. stupně
7.5.4.2 Část Projektové řízení Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, které se zabývají aktivitami z různých oblastí projektového řízení a jejich realizací v orgánech veřejné správy.
B1. Jsou realizovány aktivity projektového řízení? První otázka části zaměřené na projektové řízení byla graficky znázorněna v kapitole celkového vyhodnocení výstupů a porovnávala výsledky za jednotlivé typy organizací veřejné správy. Celkem 92,11 % respondentů z řad zástupců obcí III. stupně uvedlo, že realizují aktivity projektové řízení.
Strana 204
Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení V případě, kdy respondenti uvedli, že projektové řízení neprovádějí, měli možnost uvést své důvody. Mezi nejčastěji zmiňované důvody patří nedostatek peněz (40,00 % respondentů), a fakt, že v obci není znám způsob nebo důvod pro provádění zmíněných aktivit (40,00 %) na aktivity projektového řízení. Odpověď „jiné“ nespecifikoval žádný z respondentů. Souhrnné výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.4-7 Důvod nerealizování projektového řízení v obcích III. stupně
Strana 205
Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Další otázka se zaměřila na to, jaké změny plánují respondenti z obcí III. stupně v oblastech realizace a řízení projektů v následujících 12 měsíců. Respondenti nejčastěji uváděli, že plánují školení pracovníků v projektovém řízení (28,00 %), implementaci a využití nástroje pro podporu projektového řízení (16,00 %) či, že žádné změny neplánují (16,00 %). V rámci odpovědi „jiné“ jeden z respondentů uvedl, že o těchto změná se rozhodne až po volbách.
Obr. 7.5.4-8 Změny plánované v oblasti realizace a řízení projektů v obcích III. stupně v následujících 12 měsících
Strana 206
B2. Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích III. stupně v iniciační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny vymezení cílů projektu (15,87 %), příprava rozpočtu a časového plánu realizace projektu (17,11 %) a specifikace finanční náročnosti projektu (16,04 %). V rámci možnosti „jiné“ jeden z respondentů specifikoval, že tyto aktivity nejsou v rámci úřadu systémově řešeny.
Obr. 7.5.4-9 Aktivity realizované v iniciační fázi projektu v obcích III. stupně
Strana 207
B3. Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích III. stupně v realizační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny průběžná kontrola realizace projektu (14,93 %), kontrola harmonogramu, rozpočtu a milníků projektu (14,93 %) a vedení administrativy projektu (14,03 %). V rámci možnosti „jiné“ jeden z respondentů uvedl, že tyto aktivity nejsou v rámci úřadu systémově řešeny.
Obr. 7.5.4-10 Aktivity realizované v realizační fázi projektu v obcích III. stupně
Strana 208
B4. Aktivity prováděné po ukončení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích III. stupně při ukončení projektu. Nejčastěji byly uváděny zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (27,97 %), vyhotovení závěrečné zprávy (24,58 %) a oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám (18,64 %).
Obr. 7.5.4-11 Aktivity prováděné při ukončení projektu v obcích III. stupně
B5. Používané standardy projektového řízení Další otázka zjišťovala, zda je v obcích III. stupně používán standard projektového řízení. Nejčastěji bylo uváděno, že obce III. typu žádný standard projektového řízení nepoužívají (86,11 %). Kompletní výsledky včetně grafického znázornění v porovnání s výsledky všech typů organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkového vyhodnocení dotazníkového šetření. V rámci specifikace „jiného“ standardu byly uvedeny: - vlastní směrnice projektového řízení, - norma ISO 9001.
Strana 209
B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v obcích III. stupně prováděny odhady nákladů a pracnosti jednotlivých aktivit projektového plánu. Nejčastěji bylo uváděno dle zkušeností z realizovaných projektů (38,27 %), průzkumem standardních cen na trhu (30,86 %) a zadáním na externího zadavatele (23,46 %).
Obr. 7.5.4-12 Způsob provádění odhadu nákladů a pracnosti aktivit projektového plánu v obcích III. stupně
Strana 210
B7. Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Další otázka zjišťovala, zda jsou zkušenosti obcí III. stupně s realizací projektu zdokumentovány a využívány i po dokončení projektu jako vstup pro další projekty. Nejvíce respondentů (30,56 %) uvedlo, že získané zkušenosti využívá u vybraných projektů. Více jak 30 % respondentů uvedlo, že získané zkušenosti využívá u všech projektů a čtvrtina respondentů uvedla, že tyto zkušenosti nevyužívá.
Obr. 7.5.4-13 Využití získaných zkušeností pro další projekty v obcích III. stupně
Strana 211
B8. Způsoby provádění kontroly kvality projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděna kontrola kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení. Více než 50 % respondentů uvedlo, že kontrolu kvality neprování, pětina respondentů uvedla, že kontrolou kvality prochází hlavní výstupy projektu. Z hlediska specifikace jiného způsobu kontroly dva respondenti uvedli, že kontrolu kvality zajišťují odpovědné osoby jmenované orgány města.
Obr. 7.5.4-14 Způsob provádění kontroly kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení v obcích III. typu
Strana 212
B9. Způsoby řízení rizik projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděno řízení rizik projektů. Největší podíl respondentů (48,94 %) uvedl, že rizika projektu jsou monitorována, 27,66 % respondentů uvedlo, že řízení rizik neprování. Konkrétní vyhodnocení je níže uvedeno graficky. Z hlediska specifikace jiného způsobu řízení rizik jeden z respondentů uvedl, že -
řízení rizik je řešeno pracovní skupinou
Obr. 7.5.4-15 Způsob provádění řízení rizik projektů v obcích III. stupně
Strana 213
B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu. Největší podíl respondentů (34,57 %) uvedl definování projektových rolí a odpovědností, vytvoření a obsazení organizační struktury projektu (27,16 %), resp. sledování využití zdrojů v průběhu projektu (25,93 %).
Obr. 7.5.4-16 Aktivity projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu v obcích III. stupně
Strana 214
B11. Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin. Největší podíl respondentů uvedl propagace projektu (23,88 %), identifikace cílových skupin (21,64 %) a komunikace se zástupci cílových skupin (18,66 %). Z hlediska jiných aktivit jeden z respondentů uvedl, že tyto aktivity nejsou systémově řešeny.
Obr. 7.5.4-17 Aktivity projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin v obcích III. stupně
Strana 215
Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou realizovány v oblasti finančního řízení projektu. Největší podíl respondentů uvedl přípravu celkového rozpočtu projektu (29,58 %), vedení samostatného projektového účetnictví (28,10 %), definice procesu čerpání rozpočtu (23,14 %) a vedení samostatného projektového účetnictví (23,14 %).
Obr. 7.5.4-18 Aktivity projektu v oblasti jeho finančního řízení v obcích III. stupně
Strana 216
Způsoby výběru projektů k realizaci Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v obcích III. stupně vybírány projekty k realizaci. Největší podíl respondentů uvedl na základě rozhodnutí vedení organizace (34,74 %) souladu s celkovou vizí organizace (33,33 %), dle finanční náročnosti (28,33 %) a. V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ jeden respondent uvedl: - dle rozhodnutí rady města či zastupitelstva města.
Obr. 7.5.4-19 Způsob vybírání projektů k realizaci v obcích III. stupně
Strana 217
Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je v obcích III. stupně obvykle řešen konflikt využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly. Největší podíl respondentů uvedl, že o využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož útvaru zdroj patří (27,78 %), jiným způsobem (22,22 %), resp. řešení je ponecháno na projektových manažerech (16,67 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ uvedli respondenti ve všech případech, že rozhodnutí je vždy na zastupitelstvu obce.
Obr. 7.5.4-20 Způsoby řešení konfliktu využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly v obcích III. stupně
Strana 218
Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Poslední otázka okruhu „projektové řízení“ zjišťovala, jaké formy komunikace jsou využívány v rámci projektového týmu v obcích III. stupně. Jedna respondentů uvedla emailovou komunikaci, druhá třetina uvedla telefonickou komunikaci (32,73 %), více jak desetina respondentů uvedla reporty stavu projektu (12,12 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné“ uvedli respondenti ve všech případech „osobní kontakt, resp. týmové porady.“
Obr. 7.5.4-21 Formy komunikace v projektových týmech obcí III. stupně
7.5.4.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti.
C1. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech V rámci první otázky respondenti uváděli podíl projektů, které musely být pozastaveny před dokončením v posledních 5 letech. Většina respondentů (62,16 %) uvedla, že žádný z projektů nemusel být pozastaven před dokončením. Méně než 5 % projektů muselo pozastavit 29,73 % respondentů. Kompletní výsledky včetně porovnání s ostatními typy organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkové vyhodnocení dotazníkového šetření.
C2. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých muselo z různých důvodů dojít ke snížení plánované kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektu. Nejvíce respondentů (41,67 %) uvedlo, že žádný z projektů, 38,89 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů.
Strana 219
C3. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného termínu ukončení. Celkem 56,76 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů, 18,92 % uvedlo žádný z projektů.
C4. Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen termín dokončení. Naprostá většina respondentů (63,64 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo 36,36 % respondentů.
C5. Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného rozpočtu. Více jak 36 % respondentů uvedlo u méně než 10 % projektů, celkem 19,44 % respondentů uvedlo žádný z projektů a 19,44 % respondentů uvedlo 10-25 % projektů.
Průměrné procentní překročení plánovaného rozpočtu u projektů s nedodrženým rozpočtem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen rozpočet projektu. Naprostá většina respondentů (63,16 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo celkem 26,32 % respondentů. Více jak 10 % respondentů nedokázalo na tuto otázku odpovědět.
Strana 220
C7. Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu Další otázka se zaměřila na názory respondentů na důvody nedodržení termínu ukončení projektu či překročení rozpočtu. Celkem 30 % respondentů uvedlo důvod „potřebné věci nejsou k disposici včas“ a celkem 20 % respondentů uvedlo důvod „změna rozsahu z důvodu vnějších změn.“ Více než 6 % respondentů si zvolilo možnost „jiné důvody“, které dále specifikovali jako: - změna DPH; významné zvýšení cen energií, materiálů, - vícepráce, větší rozsah prací, - podhodnocený rozpočet výdajů, nereálný harmonogram, - změna pravidel v průběhu utkání.
Obr. 7.5.4-22 Důvody nedodržení termínu ukončení projektu nebo překročení rozpočtu u obcí III. stupně
Strana 221
C8. Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků Další otázka se zaměřila na problematiku konfliktů mezi liniovým a projektovým řízením z hlediska využití pracovníků. Více jak 72 % respondentů uvedlo, že k takovým konfliktům dochází jen velice zřídka, 8,11 % respondentů uvedlo, že k nim nedochází nikdy. Naopak 10,81 % respondentů uvedlo, že k těmto typů konfliktů dochází často.
Obr. 7.5.4-23 Dochází v obcích III. stupně ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením
Strana 222
C9. Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu Poslední otázka oblasti otázek „úspěšnost projektů“ zjišťovala názory respondentů z obcí III. stupně na to, jaké nejčastější problémy se vyskytují při zajištění udržitelnosti projektů. Více jak 29 % respondentů uvedlo „nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu.“ Problém přenosu znalostí o projektu uvedlo 27,27 % respondentů a nedostatečné podpory ze strany zájmových skupin uvedlo 21,82 %. Další možnost – změna vize úřadu – uvedlo zhruba 15% respondentů. Celkem 7,27 % respondentu uvedlo jiné problémy, které specifikovali jako: - čtyřletý volební cyklus.
Obr. 7.5.4-24 Nejčastější problémy při udržitelnosti projektu v obcích III. stupně
Na závěr oblasti otázek „úspěšnost projektů“ měli respondenti možnost uvést komentář, čehož využili celkem 4 respondenti s níže uvedenými komentáři: - „Strategický plán města je pouze „nezávazný" dokument. Projekty se řídí pravidlem „koho zrovna něco napadne“ a dále co se zrovna politikům „hodí“.“ - „Protože máme na úřadě tým erudovaných úředníků, je projektové řízení na vysoké úrovni, což se odráží na vysokém počtu úspěšně realizovaných projektů.“ - „Vedení měst (funkcionáři, rada, zastupitelstvo) nerozumí vždy v dostatečné míře pravidlům či podmínkám poskytnutí dotací, projektovému řízení. Rizika projektu považují za selhání projektového týmu, byť jsou rizika dopředu známy a vedení je na ně upozorňováno.“ „Pro projektové řízení velmi v organizaci chybí SW pro sledování a řízení projektového procesu, který by umožňoval přenos dat do ostatního SW, který již organizace využívá (zejména Outlook, účetní programy, spisová služba).“ 7.5.5
Obce II. Stupně
V rámci cílové skupiny obce II. stupně se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 27 respondentů. Z hlediska identifikačních otázek bylo zjišťováno organizační zařazení respondenta, kdy se v největší míře do dotazníkového šetření zapojili tajemníci a starostové obce a velikost úřadu dle počtu
Strana 223
zaměstnanců, za které respondenti odpovídali, v tomto případě má úřad obcí II. stupně dle respondentů v průměru 35 zaměstnanců. 7.5.5.1 Část Informace o projektech Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek týkajících se obecných informací o projektech realizovaných v rámci organizací veřejné správy.
A1. Jsou v rámci organizace realizovány projekty? Vyhodnocení otázky, která měla za cíl úvodní zjištění, zda jsou v dotázané organizace veřejné správy realizovány aktivity, vykazující znaky projektů, tj. aktivity v podobě neopakovatelného sledu činností realizovaných mimo standardní aktivity organizace s jasně definovanými cíli, termíny a zdroji, je zařazeno do části celkového vyhodnocení dotazníkového šetření pro provedení porovnání mezi jednotlivými orgány veřejné správy. U obcí II. stupně více jak 88 % respondentů uvedlo, že aktivity tohoto typu probíhají.
Důvody pro nerealizování projektů V případě, že respondenti uvedli možnost „Ne“, tak uvedli důvody nerealizování projektů, které shrnuje níže uvedený graf. Nejčastěji byly uváděny důvody nedostatek finančních zdrojů (57,14 % respondentů), jiné důvody (28,57 %) a neexistence potřeby na straně organizace (14,29 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných důvodů respondenti uvedli: - nedostatek vhodných dotačních titulů, - nemožnost realizace projektů, kde hraje roli majetek soukromých osob.
Obr. 7.5.5-1 Důvod nerealizování projektů dle obcí II. stupně
Strana 224
A2. Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech Druhá otázka zjišťovala, jaké druhy projektů jsou či byly respondenty realizovány v posledních 5 letech. Nejčastěji byly uváděny stavební projekty (31,43 % respondentů), implementace informačních systémů (21,43 %) a hromadný nákup specifického zařízení (14,29 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných druhů projektů respondenti uvedli: - tvorba územního plánu, - projekt Místní Agenda 21, projekt Zdravé město, - rozvoj terénních sociálních služeb. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.5-1 Průměrný a maximální počet realizovaných projektů dle zaměření v obcích II. stupně
Nejčastější počet projektů v rámci 1 obce
Maximální počet projektů v rámci 1 obce
Stavební (včetně stavebních úprav)
19
81
Sociální (školení, konference aj.)
6
18
Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.)
4
15
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.)
4
10
Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředky aj.)
3
10
Personální (personální audit, reorganizace aj.)
1
4
Jiné
3
6
zaměření projektu
Obr. 7.5.5-2 Druhy projektů realizovaných v obcích II. stupně v posledních 5 letech
Strana 225
A3. Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech Třetí otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska délky realizace byly respondenty v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna délka projektů 3-6 měsíců (25,68 % respondentů), 6-12 měsíců (25,68 %) a více jak 12 měsíců (25,68 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést počet realizovaných projektů dle jejich délky realizace. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.5-2 Průměrná délka realizace projektu v obcích II. stupně
Nejčastější počet projektů v rámci 1 obce
Maximální počet projektů v rámci 1 obce
méně jak 3 měsíce
2
54
3 - 6 měsíců
3
19
6 - 12 měsíců
2
9
více jak 12 měsíců
2
8
délka realizace projektu
Obr. 7.5.5-3 Projekty dle délky realizace v obcích II. stupně v posledních 5 letech
A4. Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu v posledních 5 letech Další otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna výše celkových nákladů na projekt méně jak 2 miliony Kč (31,15 % respondentů) a 6-30 milionů Kč (31,15 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Strana 226
Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.5-3 Celkové náklady na projekt v obcích II. stupně
celkové náklady na projekt
průměr
max
méně jak 2.000 000 Kč
5
72
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč
3
6
6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč
2
10
30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč
1
3
více jak 100.000 000 Kč
1
1
Obr. 7.5.5-4 Projekty dle výše celkových nákladů v obcích II. stupně v posledních 5 letech
Strana 227
A5. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Další otázka zjišťovala, kolik projektů bylo zahájeno v jednotlivých obcích II. stupně dle respondentů za posledních 12 měsíců. Nejčastěji bylo uváděno méně jak 5 (50,00 % respondentů), 5-10 projektů (37,50 %) a více jak 10 projektů (12,50 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.5-5 Počet projektů zahájených v jednotlivých obcích II. stupně za posledních 12 měsíců
Strana 228
A6. Způsoby financování projektů V rámci další otázky měli respondenti možnost uvést, jaký způsob financování projektů používají. Výsledky šetření ukázaly, že nejvíce je obcemi II. stupně využíváno rozpočet obce (21,57 %), spolufinancování ze strukturálních fondů (19,61 %) a národní programy (16,67 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných způsobů financování projektů respondenti uvedli: - výnos z privatizace bytového fondu, - vlastní finanční prostředky.
Obr. 7.5.5-6 Způsob financování projektů v obcích II. stupně
Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Další otázka zjišťovala, jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU na celkovém množství projektů, které jsou realizovány v obcích II. stupně. Celkem 50,00 % respondentů uvedlo podíl méně jak 25 % projektů, 36,36 % respondentů uvedlo podíl 25-50 % projektů a 13,64 % respondentů uvedlo podíl více jak 50 % projektů.
A7. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Další otázka zjišťovala, kolik pracovníků v rámci jednotlivých obcí II. typu se průměrně zúčastní realizace projektů. Celkem 75,00 % respondentů uvedlo podíl méně jak 15 % pracovníků obce, 25,00 % respondentů uvedlo podíl 15-30 %.
Strana 229
A8. Zodpovědnost za celkové vedení projektů Poslední otázka okruhu „informace o projektech“ zjišťovala, kdo je zodpovědný za celkové vedení projektů v rámci respondentů z obcí II. stupně. Nejčastěji byla uváděna možnost vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit (67,65 respondentů %) a externí projektový manažeři (20,59 %). V rámci odpovědi „jiné osoby“ bylo nejčastěji uvedeno: - pracovník, jehož hlavní náplní práce je vedení stěžejních projektů a metodická pomoc s vedením méně náročných projektů pracovníkům, kteří je vedou vedle svých běžných aktivit, - místostarosta.
Obr. 7.5.5-7 Zodpovědné osoby za vedení projektů v obcích II. stupně
7.5.5.2 Část Projektové řízení Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, které se zabývají aktivitami z různých oblastí projektového řízení a jejich realizací v orgánech veřejné správy.
B1. Jsou realizovány aktivity projektového řízení? První otázka části zaměřené na projektové řízení byla graficky znázorněna v kapitole celkového vyhodnocení výstupů a porovnávala výsledky za jednotlivé typy organizací veřejné správy. Celkem 87,50 % respondentů z řad zástupců obcí II. stupně uvedlo, že realizují aktivity projektové řízení, zbylí respondenti (12,50 %) uvedli, že aktivity projektového řízení prováděny nejsou.
Strana 230
Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení V případě, kdy respondenti uvedli, že projektové řízení neprovádějí, měli možnost uvést své důvody. Mezi nejčastěji zmiňované důvody patří nedostatek peněz (50,00 % respondentů), nedostatek času (25,00 %) a fakt, že v obci není znám způsob nebo důvod pro provádění zmíněných aktivit (25,00 %) na aktivity projektového řízení. Souhrnné výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.5-8 Důvod nerealizování projektového řízení v obcích II. stupně
Strana 231
Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Další otázka se zaměřila na to, jaké změny plánují respondenti z obcí II. stupně v oblastech realizace a řízení projektů v následujících 12 měsíců. Respondenti nejčastěji uváděli, že žádné změny neplánují (42,86 %). Celkem 35,17 % respondentů uvedlo plánovanou realizaci školení pracovníků v projektovém řízení.
Obr. 7.5.5-9 Změny plánované v oblasti realizace a řízení projektů v obcích II. stupně v následujících 12 měsících
Strana 232
B2. Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích II. stupně v iniciační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny vymezení cílů projektu (15,87 %), příprava rozpočtu a časového plánu realizace projektu (15,87 %) a analýza možností kofinancování a příprava žádosti o dotaci ze SF EU (15,87 %). V rámci možnosti „jiné“ jeden z respondentů specifikoval, že v případě malých projektů do 3 mil. kč. si většinu aktivit zabezpečuje obec sama, zatímco u větších projektů spolupracuje s externími firmami.
Obr. 7.5.5-10 Aktivity realizované v iniciační fázi projektu v obcích II. stupně
Strana 233
B3. Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích II. stupně v realizační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny průběžná kontrola realizace projektu (15,07 %), zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (14,38 %) a vedení administrativy projektu (13,70 %). V rámci možnosti „jiné“ jeden z respondentů uvedl aktivitu „výběrová řízení na dodavatele.“
Obr. 7.5.5-11 Aktivity realizované v realizační fázi projektu v obcích II. stupně
Strana 234
B4. Aktivity prováděné po ukončení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích II. stupně při ukončení projektu. Nejčastěji byly uváděny vyhotovení závěrečné zprávy (26,51 %), zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (25,30 %) a oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám (24,10 %).
Obr. 7.5.5-12 Aktivity prováděné při ukončení projektu v obcích II. stupně
B5. Používané standardy projektového řízení Další otázka zjišťovala, zda je v obcích II. stupně používán standard projektového řízení. Nejčastěji bylo uváděno, že obce II. typu žádný standard projektového řízení nepoužívají (90,91 %). Kompletní výsledky včetně grafického znázornění v porovnání s výsledky všech typů organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkového vyhodnocení dotazníkového šetření.
Strana 235
B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v obcích II. stupně prováděny odhady nákladů a pracnosti jednotlivých aktivit projektového plánu. Nejčastěji bylo uváděno dle zkušeností z realizovaných projektů (34,00 %), zadáním na externího zadavatele (32,00 %) a průzkumem standardních cen na trhu (30,00 %).
Obr. 7.5.5-13 Způsob provádění odhadu nákladů a pracnosti aktivit projektového plánu v obcích II. stupně
Strana 236
B7. Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Další otázka zjišťovala, zda jsou zkušenosti obcí II. stupně s realizací projektu zdokumentovány a využívány i po dokončení projektu jako vstup pro další projekty. Nejvíce respondentů (59,09 %) uvedlo, že získané zkušenosti využívá u všech následujících projektů. Více jak 22 % respondentů uvedlo, že tyto zkušenosti nevyužívá a více jak 13 % respondentů uvedlo, že zkušenosti využívá pouze u vybraných projektů.
Obr. 7.5.5-14 Využití získaných zkušeností pro další projekty v obcích II. stupně
Strana 237
B8. Způsoby provádění kontroly kvality projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděna kontrola kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení. Nejvíce byl uváděn způsob kontroly formou procházení hlavních výstupů projektu kontrolou kvality (54,17 %). Celkem 29,14 % respondentů uvedlo, že kontrolu kvality v procesu projektového řízení neprovádí. Z hlediska specifikace jiného způsobu kontroly jeden respondent uvedl, že postup projektového řízení je kontrolován pracovní skupinou.
Obr. 7.5.5-15 Způsob provádění kontroly kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení v obcích II. typu
Strana 238
B9. Způsoby řízení rizik projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděno řízení rizik projektů. Největší podíl respondentů (62,50 %) uvedl, že rizika projektu jsou monitorována, 20,83 % respondentů uvedlo, že řízení rizik neprování. Konkrétní vyhodnocení je níže uvedeno graficky. Z hlediska specifikace jiného způsobu řízení rizik 4,17 % respondentů uvedlo: - řízení rizik je řešeno pracovní skupinou
Obr. 7.5.5-16 Způsob provádění řízení rizik projektů v obcích II. stupně
Strana 239
B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu v oblasti organizace a řízení projektu. Největší podíl respondentů (35,00 %) uvedl definování projektových rolí a odpovědností, resp. sledování využití zdrojů v průběhu projektu (27,50 %).
Obr. 7.5.5-17 Aktivity projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu v obcích II. stupně
Strana 240
B11. Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin. Největší podíl respondentů uvedl propagace projektu (24,24 %), komunikace se zástupci cílových skupin (22,73 %) a definování přínosů a dopadů projektů pro jednotlivé cílové skupiny (18,18 %). Z hlediska jiných aktivit jeden z respondentů uvedl: - „Některé projekty vycházejí z komunitního plánování se zapojením veřejnosti. Plán zdraví a kvality života města.“
Obr. 7.5.5-18Aktivity projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin v obcích II. stupně
Strana 241
Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou realizovány v oblasti finančního řízení projektu. Největší podíl respondentů uvedl přípravu celkového rozpočtu projektu (29,58 %), vedení samostatného projektového účetnictví (19,72 %), definice procesu čerpání rozpočtu (18,31 %) a reportování aktuálního vývoje rozpočtu (18,31 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné aktivity“ uvedl jeden respondent aktivitu „kontrola podmínek čerpání zdrojů v souladu s podmínkami smlouvy o poskytnutí dotace.“
Obr. 7.5.5-19 Aktivity projektu v oblasti jeho finančního řízení v obcích II. stupně
Strana 242
Způsoby výběru projektů k realizaci Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v obcích II. stupně vybírány projekty k realizaci. Největší podíl respondentů uvedl dle souladu s celkovou vizí organizace (33,33 %), dle finanční náročnosti (28,33 %) a na základě rozhodnutí vedení organizace (25,00 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ uváděli respondenti: - podle aktuální možnosti získání podpory z jiných zdrojů - dotace EU, národní zdroje apod., - v souladu se schválenou strategií rozvoje města.
Obr. 7.5.5-20 Způsob vybírání projektů k realizaci v obcích II. stupně
Strana 243
Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je v obcích II. stupně obvykle řešen konflikt využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly. Největší podíl respondentů uvedl, že o využití zdrojů rozhoduje vedoucí pracovník, do jehož útvaru zdroj patří (33,33 %), jiným způsobem (27,78 %) a konflikt je řešen v rámci řídícího výboru projektů (22,22 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ uvedli respondenti ve všech případech, že rozhodnutí je vždy na zastupitelstvu obce.
Obr. 7.5.5-21 Způsoby řešení konfliktu využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly v obcích II. stupně
Strana 244
Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Poslední otázka okruhu „projektové řízení“ zjišťovala, jaké formy komunikace jsou využívány v rámci projektového týmu v obcích II. stupně. Největší podíl respondentů uvedl emailovou komunikaci (32,73 %) a telefonickou komunikaci (32,73 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné“ uvedli respondenti ve všech případech „osobní kontakt.“
Obr. 7.5.5-22 Formy komunikace v projektových týmech obcí II. stupně
7.5.5.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti.
C1. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech V rámci první otázky respondenti uváděli podíl projektů, které musely být pozastaveny před dokončením v posledních 5 letech. Naprostá většina respondentů (78,26 %) uvedla, že žádný z projektů nemusel být pozastaven před dokončením. Množství 5-15 % projektů muselo pozastavit 13,04 % respondentů. Kompletní výsledky včetně porovnání s ostatními typy organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkové vyhodnocení dotazníkového šetření.
C2. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých muselo z různých důvodů dojít ke snížení plánované kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektu. Nejvíce respondentů (47,83 %) uvedlo, že žádný z projektů, 34,78 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů.
Strana 245
C3. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného termínu ukončení. Celkem 43,48 % respondentů uvedlo, že žádný z projektů, 34,78 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů.
C4. Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen termín dokončení. Naprostá většina respondentů (71,43 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo 7,14 % respondentů. Více než 14 % respondentů nedokázalo na tuto otázku odpovědět.
C5. Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného rozpočtu. Více jak 40 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů, celkem 26,09 % respondentů uvedlo žádný z projektů a 17,39 % respondentů uvedlo 26-50 % projektů.
Průměrné procentní překročení plánovaného rozpočtu u projektů s nedodrženým rozpočtem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen rozpočet projektu. Naprostá většina respondentů (64,71 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo celkem 17,65 % respondentů. Stejný podíl respondentů nedokázal na tuto otázku odpovědět.
Strana 246
C7. Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu Další otázka se zaměřila na názory respondentů na důvody nedodržení termínu ukončení projektu či překročení rozpočtu. Více než 27 % respondentů uvedlo důvod „změna rozsahu z důvodu vnějších změn“ a více než 20 % respondentů uvedlo důvod „potřebné věci nejsou k disposici včas.“ Více než 6 % respondentů si zvolilo možnost „jiné důvody“, které dále specifikovali jako: - nedodržení ze strany dodavatele prací, - změny pravidel v průběhu již vyhlášené výzvy, - změny v průběhu realizace projektu.
Obr. 7.5.5-23 Důvody nedodržení termínu ukončení projektu nebo překročení rozpočtu u obcí II. stupně
Strana 247
C8. Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků Další otázka se zaměřila na problematiku konfliktů mezi liniovým a projektovým řízením z hlediska využití pracovníků. Více jak 47 % respondentů uvedlo, že k takovým konfliktům dochází jen velice zřídka, 34,78 % respondentů uvedlo, že k nim nedochází nikdy.
Obr. 7.5.5-24 Dochází v obcích II. stupně ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením
Strana 248
C9. Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu Poslední otázka oblasti otázek „úspěšnost projektů“ zjišťovala názory respondentů z obcí II. stupně na to, jaké nejčastější problémy se vyskytují při zajištění udržitelnosti projektů. Více jak 40 % respondentů uvedlo „nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu.“ Problém nedostatečné podpory ze strany zájmových skupin uvedlo 22,22 %. Další dvě možnosti – přenos znalostí o projektu, změna vize úřadu – uvedlo zhruba 15% respondentů. Celkem 3,70 % respondentu uvedlo jiné problémy, které specifikovali jako: - změna daňového systému, zejména DPH.
Obr. 7.5.5-25 Nejčastější problémy při udržitelnosti projektu v obcích II. stupně
Na závěr oblasti otázek „úspěšnost projektů“ měli respondenti možnost uvést komentář, čehož využil celkem 1 respondent, který uvedl, že pro v obcích II. typu je klíčové, řešit všechny kroky v projektu co nejúsporněji. 7.5.6
Obce I. Stupně
V rámci cílové skupiny obce I. stupně se dotazníkového šetření zúčastnilo celkem 170 respondentů. Z hlediska identifikačních otázek bylo zjišťováno organizační zařazení respondenta, kdy se v největší míře do dotazníkového šetření zapojili starostové či místostarostové obce a velikost úřadu dle počtu zaměstnanců, za které respondenti odpovídali, v tomto případě má úřad obcí I. stupně dle respondentů v průměru 6 zaměstnanců. 7.5.6.1 Část Informace o projektech Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek týkajících se obecných informací o projektech realizovaných v rámci organizací veřejné správy.
A1. Jsou v rámci organizace realizovány projekty? Vyhodnocení otázky, která měla za cíl úvodní zjištění, zda jsou v dotázané organizace veřejné správy realizovány aktivity, vykazující znaky projektů, tj. aktivity v podobě neopakovatelného sledu činností realizovaných mimo standardní aktivity organizace s jasně definovanými cíli, termíny a zdroji, je zařazeno do části celkového vyhodnocení dotazníkového šetření pro provedení porovnání mezi jednotlivými orgány veřejné správy. U obcí II. stupně více jak 75 % respondentů uvedlo, že aktivity tohoto typu probíhají. Strana 249
Důvody pro nerealizování projektů V případě, že respondenti uvedli možnost „Ne“, tak uvedli důvody nerealizování projektů, které shrnuje níže uvedený graf. Nejčastěji byly uváděny důvody nedostatek finančních zdrojů (53,33 % respondentů) a nedostatek času pracovníků organizace na přípravu a realizaci projektů (20,00 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných důvodů respondenti uvedli: - nepřidělení dotace, - nedosažitelnost odborníků.
Obr. 7.5.6-1 Důvod nerealizování projektů dle obcí I. stupně
A2. Druhy realizovaných projektů v posledních 5 letech Druhá otázka zjišťovala, jaké druhy projektů jsou či byly respondenty realizovány v posledních 5 letech. Nejčastěji byly uváděny stavební projekty (35,80 % respondentů), implementace informačních systémů (25,00 %) a hromadný nákup specifického zařízení (15,12 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných druhů projektů respondenti uvedli: - kulturní, - příspěvek na VPP - 2 pracovníci, - rozvoj turistiky, kulturní akce, životní prostředí, školství, - tvorba propagačních materiálů, - zavádění Czech POINTU, - komplexní projekt v rámci programu Cíl III - přeshraniční spolupráce, - knihovna, obecní rozhlas.
Strana 250
Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.6-1 Průměrný a maximální počet realizovaných projektů dle zaměření v obcích I. stupně
Nejčastější počet projektů v rámci 1 obce
Maximální počet projektů v rámci 1 obce
Stavební (včetně stavebních úprav)
5
150
Implementace informačních systémů (účetní IS, agendové IS, webové stránky aj.)
2
40
Hromadný nákup specifického zařízení/prostředků (hardware, dopravní prostředky aj.)
1
14
Sociální (školení, konference aj.)
1
100
Administrativní (projektové řízení, procesní řízení aj.)
1
25
Personální (personální audit, reorganizace aj.)
1
8
Jiné
1
15
zaměření projektu
Obr. 7.5.6-2 Druhy projektů realizovaných v obcích I. stupně v posledních 5 letech
Strana 251
A3. Průměrná délka realizovaných projektů v posledních 5 letech Třetí otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska délky realizace byly respondenty v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna délka projektů 3-6 měsíců (27,14 % respondentů), 6-12 měsíců (25,28 %) a méně jak 3 měsíce (24,54 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést počet realizovaných projektů dle jejich délky realizace. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.6-2 Průměrná délka realizace projektu v obcích I. stupně
Nejčastější počet projektů v rámci 1 obce
Maximální počet projektů v rámci 1 obce
méně jak 3 měsíce
2
24
3 - 6 měsíců
1
18
6 - 12 měsíců
2
18
více jak 12 měsíců
2
10
délka realizace projektu
Obr. 7.5.6-3 Projekty dle délky realizace v obcích I. stupně v posledních 5 letech
Strana 252
A4. Průměrná velikost realizovaných projektů z hlediska finančního rozsahu v posledních 5 letech Další otázka zjišťovala, jaké projekty z hlediska celkových nákladů byly v posledních 5 letech uskutečněny. Nejčastěji byla uváděna výše celkových nákladů na projekt méně jak 2 miliony Kč (44,40 % respondentů), 2-6 milionů Kč (26,14 %), 6-30 milionů Kč (23,65 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. Respondenti měli dále v rámci této otázky možnost uvést, kolik projektů realizovali v posledních 5 letech dle zaměření projektu. Výsledky šetření shrnuje níže uvedená tabulka. Tab. 7.5.6-3 Celkové náklady na projekt v obcích I. stupně
celkové náklady na projekt
průměr
max
méně jak 2.000 000 Kč
2
60
2.000 000 Kč – 6.000 000 Kč
1
8
6.000 000 Kč – 30.000 000 Kč
1
6
30.000 000 Kč – 100.000 000 Kč
1
6
více jak 100.000 000 Kč
1
1
Obr. 7.5.6-4 Projekty dle výše celkových nákladů v obcích I. stupně v posledních 5 letech
Strana 253
A5. Počet projektů zahájených v posledních 12 měsících Další otázka zjišťovala, kolik projektů bylo zahájeno v jednotlivých obcích I. stupně dle respondentů za posledních 12 měsíců. Nejčastěji bylo uváděno méně jak 5 (72,31 % respondentů), žádný (13,08 %) a 5-10 projektů (13,8 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky.
Obr. 7.5.6-5 Počet projektů zahájených v jednotlivých obcích I. stupně za posledních 12 měsíců
Strana 254
A6. Způsoby financování projektů V rámci další otázky měli respondenti možnost uvést, jaký způsob financování projektů používají. Výsledky šetření ukázaly, že nejvíce je obcemi I. stupně využíváno spolufinancování ze strukturálních fondů (21, 59 % respondentů), účelová dotace ze státního rozpočtu (21,14 %) a rozpočet obce (20,45 %). Kompletní výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci jiných způsobů financování projektů respondenti uvedli: - dotace z Moravskoslezského kraje, - dotace a dary od soukromého sektoru, - nadace, - vlastní finance a čerpání finančních prostředků Programu obnovy venkova z rozpočtu Středočeského kraje, - krajské dotace a granty, - nadační příspěvky.
Obr. 7.5.6-6 Způsob financování projektů v obcích I. stupně
Podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU Další otázka zjišťovala, jaký je podíl projektů spolufinancovaných ze strukturálních fondů EU na celkovém množství projektů, které jsou realizovány v obcích I stupně. Celkem 44,35 % respondentů uvedlo podíl méně jak 25 % projektů, 24,35 % respondentů uvedlo podíl 25-50 % projektů a 24,35 % respondentů uvedlo podíl více jak 50 % projektů.
A7. Průměrný počet pracovníků z celkového počtu, kteří se zúčastní realizace projektů Další otázka zjišťovala, kolik pracovníků v rámci jednotlivých obcí I. typu se průměrně zúčastní realizace projektů. Celkem 51,16 % respondentů uvedlo podíl méně jak 15 % pracovníků obce, 23,26 % respondentů uvedlo podíl 15-30 % pracovníků obce a 18,60 % respondentů uvedlo podíl více jak 30 % pracovníků obce.
Strana 255
A8. Zodpovědnost za celkové vedení projektů Poslední otázka okruhu „informace o projektech“ zjišťovala, kdo je zodpovědný za celkové vedení projektů v rámci respondentů z obcí I. stupně. Nejčastěji byla uváděna možnost vedoucí pracovníci vedle svých běžných aktivit (56,67 respondentů %), jiné osoby (25,33 %) a externí projektový manažeři (15,33 %). V rámci odpovědi „jiné osoby“ bylo nejčastěji uvedeno: - starosta, - místostarosta, - úředníci.
Obr. 7.5.6-7 Zodpovědné osoby za vedení projektů v obcích I. stupně
7.5.6.2 Část Projektové řízení Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, které se zabývají aktivitami z různých oblastí projektového řízení a jejich realizací v orgánech veřejné správy.
B1. Jsou realizovány aktivity projektového řízení? První otázka části zaměřené na projektové řízení byla graficky znázorněna v kapitole celkového vyhodnocení výstupů a porovnávala výsledky za jednotlivé typy organizací veřejné správy. Celkem 53,95 % respondentů z řad zástupců obcí I. stupně uvedlo, že realizují aktivity projektové řízení, zbylí respondenti (46,05 %) uvedli, že aktivity projektového řízení prováděny nejsou.
Strana 256
Důvody pro neprovádění aktivit projektového řízení V případě, kdy respondenti uvedli, že projektové řízení neprovádějí, měli možnost uvést své důvody. Mezi nejčastěji zmiňované důvody patří nedostatek peněz (37,50 % respondentů) a nedostatek času (33,33 %) na aktivity projektového řízení. Souhrnné výsledky jsou níže uvedeny graficky. V rámci odpovědi „jiné“ bylo nejčastěji uvedeno: - nedostatečná kvalifikace a odbornost pracovníků, - nedostatek lidských zdrojů.
Obr. 7.5.6-8 Důvod nerealizování projektového řízení v obcích I. stupně
Strana 257
Plánované změny v oblasti zavádění aktivit projektového řízení Další otázka se zaměřila na to, jaké změny plánují respondenti z obcí I. stupně v oblastech realizace a řízení projektů v následujících 12 měsíců. Respondenti nejčastěji uváděli, že žádné změny neplánují (65,91 %). Více jak 9 % respondentů uvedlo plánovanou realizaci školení pracovníků. V rámci upřesnění možnosti „jiné“ jeden respondent uvedl plánovanou změnu v podobě více samostatnosti v projektovém řízení při zapojení co možná nejmenšího podílu ze strany externích agentur.
Obr. 7.5.6-9 Změny plánované v oblasti realizace a řízení projektů v obcích I. stupně v následujících 12 měsících
Strana 258
B2. Aktivity prováděné v iniciační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích I. stupně v iniciační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny vymezení cílů projektu (21,40 %), příprava rozpočtu a harmonogramu projektu (18,73 %) a specifikace finanční náročnosti projektu (16,72 %).
Obr. 7.5.6-10 Aktivity realizované v iniciační fázi projektu v obcích I. stupně
Strana 259
B3. Aktivity prováděné v realizační fázi projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích I. stupně v realizační fázi projektu. Nejčastěji byly uváděny průběžná kontrola realizace projektu (18,16 %), vedení administrativy projektu (16,58 %) a zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (14,74 %).
Obr. 7.5.6-11 Aktivity realizované v realizační fázi projektu v obcích I. stupně
Strana 260
B4. Aktivity prováděné po ukončení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v obcích I. stupně při ukončení projektu. Nejčastěji byly uváděny vyhotovení závěrečné zprávy (30,00 %), zpracování dokumentace požadované v souvislosti s poskytnutím dotace (29,13 %) a oznámení o oficiálním ukončení projektu cílovým skupinám (20,87 %).
Obr. 7.5.6-12 Aktivity prováděné při ukončení projektu v obcích I. stupně
B5. Používané standardy projektového řízení Další otázka zjišťovala, zda je v obcích I. stupně používán standard projektového řízení. Nejčastěji bylo uváděno, že obce I. typu žádný standard projektového řízení nepoužívají (90,70 %). Kompletní výsledky včetně grafického znázornění v porovnání s výsledky všech typů organizací veřejné správy jsou uvedeny v kapitole celkového vyhodnocení dotazníkového šetření.
Strana 261
B6. Způsoby provádění odhadů pracnosti Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v obcích I. stupně prováděny odhady nákladů a pracnosti jednotlivých aktivit projektového plánu. Nejčastěji bylo uváděno dle zkušeností z realizovaných projektů (32,00 %), průzkumem standardních cen na trhu (27,43 %) a zadáním na externího zadavatele (26,29 %).
Obr. 7.5.6-13 Způsob provádění odhadu nákladů a pracnosti aktivit projektového plánu v obcích I. stupně
Strana 262
B7. Je prováděno zdokumentování zkušeností z projektu? Další otázka zjišťovala, zda jsou zkušenosti obcí I. stupně s realizací projektu zdokumentovány a využívány i po dokončení projektu jako vstup pro další projekty. Nejvíce respondentů (38,64 %) uvedlo, že získané zkušenosti využívá u všech následujících projektů. Stejný podíl respondentů pak uvedl, že zkušenosti využívá pouze u vybraných projektů.
Obr. 7.5.6-14 Využití získaných zkušeností pro další projekty v obcích I. stupně
Strana 263
B8. Způsoby provádění kontroly kvality projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděna kontrola kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení. Nejvíce byly uváděny způsoby kontroly formou procházení hlavních výstupů projektu kontrolou kvality (32,97 %) a ustanovení role manažer kvality (16,48 %). Celkem 28,57 % respondentů uvedlo, že v obcích I. stupně se kontrola kvality v procesu projektového řízení neprovádí. Z hlediska specifikace jiného způsobu kontroly 8,79 % respondentů uvedlo: - pravidelně předkládáno zastupitelstvu obce k posouzení a projednání, některé projekty posuzuje před ZO kontrolní výbor, - kontrolu kvality a výstupy provádí starosta, - externí kontrola, - prostřednictvím kontrolních dnů, - osobní dohled, - vyhodnocení společně s realizátorem, zadavatelem, stavebním dozorem a účetní, - příslušným zodpovědným pracovníkem, - kontrola byla prováděna průběžně, - prostřednictvím najatého technického dozoru investora.
Obr. 7.5.6-15 Způsob provádění kontroly kvality výstupů projektu a procesů projektového řízení v obcích I. typu
Strana 264
B9. Způsoby řízení rizik projektu Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je prováděno řízení rizik projektů. Největší podíl respondentů (40,63 %) uvedl, že řízení rizik se neprovádí, 35,42 % respondentů uvedlo, že rizika projektu monitoruje. Konkrétní vyhodnocení je níže uvedeno graficky. Z hlediska specifikace jiného způsobu řízení rizik 1,04 % respondentů uvedlo: - osobní dohled a kontrola starostkou, příp. členy ZO - externě - stavební deník, schůzky se stavebním dozorem, s firmou - rizikový projekt neprovádíme
Obr. 7.5.6-16 Způsob provádění řízení rizik projektů v obcích I. stupně
Strana 265
B10. Prováděné aktivity v oblasti řízení projektových zdrojů Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu v oblasti organizace a řízení projektu. Největší podíl respondentů (36,75 %) uvedl sledování využití zdrojů v průběhu projektu, resp. definování projektových rolí a odpovědností (25,64 %).
Obr. 7.5.6-17 Aktivity projektu v oblasti organizace a řízení zdrojů projektu v obcích I. stupně
Strana 266
B11. Prováděné aktivity pro zajištění podpory cílových skupin Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou prováděny v rámci projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin. Největší podíl respondentů uvedl propagace projektu (27,70 %), komunikace se zástupci cílových skupin (23,47 %) a zapojení cílových skupin do realizace projektu (16,43 %).
Obr. 7.5.6-18 Aktivity projektu pro zajištění podpory ze strany jednotlivých cílových skupin v obcích I. stupně
Strana 267
Prováděné aktivity v oblasti finančního řízení projektu Další otázka zjišťovala, jaké aktivity jsou realizovány v oblasti finančního řízení projektu. Největší podíl respondentů uvedl přípravu celkového rozpočtu projektu (40,43 %), vedení samostatného projektového účetnictví (21,81 %) a definice procesu čerpání rozpočtu (18,62 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné aktivity“ uvedl jeden respondent aktivitu „sledování rozpočtu.“
Obr. 7.5.6-19 Aktivity projektu v oblasti jeho finančního řízení v obcích I. stupně
Strana 268
Způsoby výběru projektů k realizaci Další otázka zjišťovala, jakým způsobem jsou v obcích I. stupně vybírány projekty k realizaci. Největší podíl respondentů uvedl dle souladu s celkovou vizí organizace (31,22 %), dle finanční náročnosti (30,73 %) a na základě rozhodnutí vedení organizace (22,93 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ uváděli respondenti, že způsob vybírání projektů je dané zastupitelstvem obce, že se řídí programem rozvoje venkova či územním a strategickým plánem obce či podléhá schválení občany města v referendu.
Obr. 7.5.6-20 Způsob vybírání projektů k realizaci v obcích I. stupně
Strana 269
Způsoby řešení konfliktů ve využití zdrojů Další otázka zjišťovala, jakým způsobem je v obcích I. stupně obvykle řešen konflikt využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly. Největší podíl respondentů uvedl, že liniové úkoly mají vždy prioritu (24,36 %), řešení projektu je ponecháno na projektových manažerech (20,51 %) a konflikt je řešen v rámci řídícího výboru projektů (19,23 %). V rámci specifikace odpovědi „jiným způsobem“ uvedli respondenti ve všech případech, že rozhodnutí je vždy na zastupitelstvu obce.
Obr. 7.5.6-21 Způsoby řešení konfliktu využití zdrojů s ostatními projekty nebo neprojektovými úkoly v obcích I. stupně
Strana 270
Formy komunikace využívané v rámci projektového týmu Poslední otázka okruhu „projektové řízení“ zjišťovala, jaké formy komunikace jsou využívány v rámci projektového týmu v obcích I. stupně. Největší podíl respondentů uvedl emailovou komunikaci (36,54 %) a telefonickou komunikaci (33,65 %). V rámci specifikace odpovědi „jiné“ uvedli respondenti ve všech případech „osobní kontakt.“
Obr. 7.5.6-22 Formy komunikace v projektových týmech obcí I. stupně
7.5.6.3 Část Úspěšnost projektů Kapitola obsahuje vyhodnocení otázek, jejichž úkolem je získat informace o stavu realizovaných projektů v orgánech veřejné správy z pohledu jejich úspěšnosti.
C1. Podíl pozastavených projektů na realizovaných projektech v posledních 5 letech V rámci první otázky respondenti uváděli podíl projektů, které musely být pozastaveny před dokončením v posledních 5 letech. Naprostá většina respondentů (83,78 %) uvedla, že žádný z projektů nemusel být pozastaven před dokončením. Méně než 5 % projektů muselo pozastavit 8,11 % respondentů.
C2. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 letech, u kterých muselo dojít ke snížení kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých muselo z různých důvodů dojít ke snížení plánované kvality nebo zmenšení plánovaného rozsahu projektu. Naprostá většina respondentů (76,55 %) uvedla, že žádný z projektů, 13,79 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů.
Strana 271
C3. Podíl projektů realizovaných v rámci posledních 5 let, u kterých došlo k překročení plánovaného termínu dokončení Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného termínu ukončení. Naprostá většina respondentů (64,08 %) uvedla, že žádný z projektů, 13,38 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů.
C4. Průměrné procentní překročení plánovaného termínu dokončení u projektů s nedodrženým termínem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen termín dokončení. Naprostá většina respondentů (65 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo 11,67 % respondentů. Pětina respondentů nedokázala na tuto otázku odpovědět.
C5. Podíl projektů realizovaných v posledních 5 letech, u kterých došlo k překročení plánovaného rozpočtu Další otázka se zaměřila na to, jaký je podíl projektů, u kterých v posledních 5 letech došlo k překročení plánovaného rozpočtu. Více jak 40 % respondentů uvedlo, že žádný z projektů, celkem 26,39 % respondentů uvedlo méně než 10 % projektů a 12,50 % respondentů uvedlo 10-25 % projektů.
Průměrné procentní překročení plánovaného rozpočtu u projektů s nedodrženým rozpočtem V případě, že respondenti uvedli u výše uvedené otázky podíl 0 % projektu či možnost „nevím“, měli dále možnost uvést, o kolik procent byl průměrně překročen rozpočet projektu. Naprostá většina respondentů (54,29 %) uvedla, že termín byl překročen o méně než 10 %. Překročení o 10-25 % uvedlo celkem 27,14 % respondentů. Přibližně pětina respondentů nedokázala na tuto otázku odpovědět.
Strana 272
C7. Důvody pro překročení plánovaného rozpočtu nebo termínu ukončení projektu Další otázka se zaměřila na názory respondentů na důvody nedodržení termínu ukončení projektu či překročení rozpočtu. Téměř 30 % respondentů uvedlo důvod „změna rozsahu z důvodu vnějších změn“ a další třetina respondentů uvedla důvod „potřebné věci nejsou k disposici včas.“ Více jak 1 % respondentů si zvolilo možnost „jiné důvody“, které dále specifikovali jako: - vyšší moc (počasí), - špatný projekt od externí firmy s nedostatečným rozpočtovým výměrem - změna DPH, - změna cen a lhůty dodávek.
Obr. 7.5.6-23 Důvody nedodržení termínu ukončení projektu nebo překročení rozpočtu u obcí I. stupně
Strana 273
C8. Jak často dochází ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením z důvodu využití pracovníků Další otázka se zaměřila na problematiku konfliktů mezi liniovým a projektovým řízením z hlediska využití pracovníků. Více jak 60 % respondentů uvedlo, že k takovým konfliktům nikdy nedochází, ¼ respondentů uvedla, že k nim dochází velmi zřídka.
Obr. 7.5.6-24 Dochází v obcích I. stupně ke konfliktům mezi liniovým a projektovým řízením
Strana 274
C9. Nejčastější problémy při zajištění udržitelnosti projektu Poslední otázka oblasti otázek „úspěšnost projektů“ zjišťovala názory respondentů z obcí I. stupně na to, jaké nejčastější problémy se vyskytují při zajištění udržitelnosti projektů. Více jak 50 % respondentů uvedlo „nedostatek finančních zdrojů v rozpočtu.“ Zbylé tři možnosti – přenos znalostí o projektu, změna vize úřadu, nedostatečná podpora ze strany zájmových skupin – uvedla zhruba třetina respondentů. Celkem 6,80 % respondentu uvedlo jiné problémy, které specifikovali jako: - pozdní platby do různých fondů - změna podmínek ze strany poskytovatele projektu
Obr. 7.5.6-25 Nejčastější problémy při udržitelnosti projektu v obcích I. stupně
Na závěr oblasti otázek „úspěšnost projektů“ měli respondenti možnost uvést komentář, čehož využilo celkem 12 respondentů, kteří uváděli, že pro obce I. typu jsou klíčové projekty na zavedení kanalizace, obnova zeleně, údržba technické infrastruktury obce.
Strana 275
