Analýza
Aktivita číslo 3 – Informační strategie Aktivity v rámci projektu „Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje”
Zpracoval
Ing. Tomáš Kuba Ing. Michal Kökörčený Ing. Dagmar Senftová Matěj Havel
Datum vydání
8. 4. 2011 (verze 1.00)
Strana 1
Obsah Obsah...................................................................................................................................................... 2 1
Úvod ............................................................................................................................................... 6 1.1 1.2
2
Informatizace veřejné správy ...................................................................................................... 8 2.1
3
Kontext informační strategie .................................................................................................... 6 Cíle informační strategie.......................................................................................................... 7 Trendy a rozvoj IS/ICT ............................................................................................................. 9
Zdroje a východiska ................................................................................................................... 12 3.1 Plzeňský kraj a Krajský úřad Plzeňského kraje ..................................................................... 12 3.2 Funkční schéma kraje ........................................................................................................... 13 3.3 Analýza stávající informační strategie ................................................................................... 14 3.4 Významné ICT projekty v realizaci nebo přípravě ................................................................. 15 3.4.1 Technologické centrum Plzeňského kraje ..............................................................15 3.4.2 Digitální mapa veřejné správy Plzeňského kraje....................................................17 3.4.3 ICT služby technologického centra Plzeňského kraje ............................................18
4
Průběh analýzy současného stavu ........................................................................................... 20 4.1 4.2 4.3
5
Informační a řídící potřeby..................................................................................................... 20 Současný stav řízení a poskytování ICT služeb.................................................................... 20 Statistický výzkum ................................................................................................................. 22
Zmapování poptávky po informacích – krajský úřad .............................................................. 23 5.1 Členové Rady Plzeňského kraje............................................................................................ 23 5.2 Vrcholové vedení úřadu (ředitel KÚ a zástupci) .................................................................... 24 5.3 Vedení odborů a oddělení KÚ ............................................................................................... 24 5.3.1 Oblast ředitele.........................................................................................................24 5.3.2 Oblast zástupce ředitele pro samosprávu a služby veřejné správy .......................26 5.3.3 Oblast zástupce ředitele pro vnitřní správu ............................................................27 5.3.4 Oblast zástupce ředitele pro ekonomiku a rozvoj...................................................28 5.3.5 Shrnutí ....................................................................................................................29 5.4 Zřizované a zakládané organizace kraje ............................................................................... 29 5.4.1 Obecná zjištění .......................................................................................................31 5.4.2 Oblast školství ........................................................................................................32 5.4.3 Oblast zdravotnictví ................................................................................................34 5.4.4 Oblast sociálních služeb .........................................................................................35 5.4.5 Oblast dopravy........................................................................................................36 5.4.6 Oblast kultury ..........................................................................................................37 5.4.7 Centrální nákup ......................................................................................................41 5.4.8 Shrnutí ....................................................................................................................41 5.5 Obce na území kraje ............................................................................................................. 41 5.5.1 Shrnutí ....................................................................................................................44 5.6 Integrovaný záchranný systém .............................................................................................. 44 5.6.1 Hasičský záchranný sbor ČR .................................................................................44 5.6.2 Zdravotnická záchranná služba Plzeňského kraje .................................................44 Strana 2
5.6.3 6
Zmapování informačních toků v rámci interních procesů...................................................... 46 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 6.14 6.15 6.16 6.17 6.18
7
Policie ČR ...............................................................................................................45
Příprava rozpočtu ve správě daného odboru na následující rok ........................................... 46 Podání návrhu na rozpočtovou změnu .................................................................................. 46 Podání návrhu na rozpočtové opatření ................................................................................. 46 Objednávky ............................................................................................................................ 46 Drobné nákupy ...................................................................................................................... 46 Faktury ................................................................................................................................... 47 Vystavení platebního poukazu .............................................................................................. 47 Požadavky na IT .................................................................................................................... 47 Požadavek na vnitřní správu ................................................................................................. 47 Řešení problému přes Helpdesk ........................................................................................... 47 Tvorba návrhu usnesení ........................................................................................................ 47 Cestovní příkazy .................................................................................................................... 48 Požadavek na práci přes čas nebo na práci mimo pracovní dobu........................................ 48 Dovolená nebo jiná překážka v práci .................................................................................... 48 Evidence docházky - průběžné změny během měsíce ......................................................... 48 Evidence docházky - uzavření docházky .............................................................................. 48 Hodnocení zaměstnanců ....................................................................................................... 48 Zadávání veřejných zakázek ................................................................................................. 48
Analýza elektronizovaných podpůrných procesů ................................................................... 50 7.1 Problémy................................................................................................................................ 50 7.1.1 Problém s aplikací ..................................................................................................51 7.1.2 Problém s budovou .................................................................................................51 7.1.3 Problém se zařízením .............................................................................................51 7.1.4 Problém s jídelnou ..................................................................................................51 7.1.5 Problém s úklidem ..................................................................................................51 7.2 Požadavky ............................................................................................................................. 52 7.2.1 Cestovní příkazy .....................................................................................................52 7.2.2 Rezervace zdroje ....................................................................................................52 7.2.3 Nepřítomnost ..........................................................................................................53 7.2.4 Informatika ..............................................................................................................53 7.2.5 Přesčasy a práce mimo pracovní dobu ..................................................................55 7.2.6 Telefony ..................................................................................................................55 7.2.7 Vnitřní správa..........................................................................................................56 7.2.8 Vzdělávání ..............................................................................................................57 7.2.9 Změny .....................................................................................................................57 7.2.10 Nastavení zástupu v případě nouze .......................................................................58 7.2.11 Schválení zadání grafiky ........................................................................................58 7.2.12 Vizitky .....................................................................................................................58 7.2.13 Projekt .....................................................................................................................58 7.2.14 Doplnění pracovní pozice .......................................................................................59 7.3 Výpisy .................................................................................................................................... 60 7.3.1 Celkové přehledy ....................................................................................................60 7.3.2 Docházka ................................................................................................................61 7.3.3 Jídelna ....................................................................................................................61 7.3.4 Cestovní příkazy .....................................................................................................61 Strana 3
7.3.5 Telefony ..................................................................................................................61 7.3.6 Tisky .......................................................................................................................61 7.3.7 Majetek ...................................................................................................................61 7.3.8 Aplikace ..................................................................................................................62 7.3.9 Vzdělávání ..............................................................................................................62 7.3.10 Srážky z mezd ........................................................................................................62 7.3.11 Řešené problémy a požadavky ..............................................................................62 7.4 Úkoly ...................................................................................................................................... 62 7.4.1 Projekty ...................................................................................................................62 7.4.2 Úkoly .......................................................................................................................62 7.4.3 Zápisy .....................................................................................................................63 7.4.4 Usnesení – pověření...............................................................................................63 7.4.5 Projekty – úložiště...................................................................................................63 7.5 Zástupy .................................................................................................................................. 64 7.6 Portál Plzeňského kraje ......................................................................................................... 64 7.7 Informace ............................................................................................................................... 64 7.8 Celkové zhodnocení .............................................................................................................. 64 8
Analýza legislativního prostředí................................................................................................ 65
9
Analýza současného stavu IS/ICT služeb ................................................................................ 70 9.1 Základní pojmy v oblasti poskytování ICT služeb ................................................................. 70 9.2 Řízení a poskytování IS/ICT služeb na krajském úřadu........................................................ 72 9.2.1 Vykonávané ICT služby a činnosti..........................................................................73 9.2.2 Organizační členění, kompetence a personální obsazení .....................................79 9.2.3 Náklady na poskytování ICT služeb .......................................................................83 9.2.4 Zajištění poskytování ICT služeb............................................................................83 9.2.5 Posouzení vyspělosti řízení ICT procesů ...............................................................88 9.3 Řízení a poskytování IS/ICT služeb na zřizovaných organizacích........................................ 89 9.3.1 Společná zjištění.....................................................................................................89 9.3.2 Oblast školství ........................................................................................................90 9.3.3 Oblast zdravotnictví ................................................................................................94 9.3.4 Oblast sociálních služeb .........................................................................................95 9.3.5 Oblast dopravy........................................................................................................95 9.3.6 Oblast kultury ..........................................................................................................96 9.3.7 Centrální nákup ......................................................................................................98 9.3.8 Náklady na poskytování ICT služeb ZZO ...............................................................98
10
Rozsah statistického šetření ................................................................................................... 102
11
Dotazníkový průzkum na zřizovaných a zakládaných organizacích Plzeňského kraje..... 102
11.1 11.2 11.3 12
Dotazníkový průzkum na obcích Plzeňského kraje .............................................................. 117
12.1 12.2 12.3 13
Komunikační kanály KÚPK a ZZO PK ................................................................................ 103 Řízení IT na ZZO PK ........................................................................................................... 108 Informační podpora ZZO PK Krajským úřadem PK ............................................................ 115 Komunikační kanály KÚPK a obcí na území kraje .............................................................. 118 Zajištění podpory IT na obcích PK ...................................................................................... 120 Informační podpora obcí Krajským úřadem PK................................................................... 125
Dotazníkový průzkum spokojenosti občanů Plzeňského kraje se službami KÚPK .......... 127 Strana 4
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 14
Návštěvnost KÚPK .............................................................................................................. 127 Portál KÚPK......................................................................................................................... 128 Informace poskytované Krajským úřadem PK .................................................................... 131 Elektronická komunikace s KÚPK ....................................................................................... 133 Počet, věkové a genderové rozložení respondentů ............................................................ 135
Manažerské shrnutí a SWOT analýza ..................................................................................... 137
14.1 Informační potřeby a poptávka po informacích ................................................................... 137 14.2 Poskytování ICT služeb ....................................................................................................... 141 14.3 SWOT analýza..................................................................................................................... 145 14.3.1 SWOT analýza informačních potřeb.................................................................... 145 14.3.2 SWOT analýza řízení a poskytování IS/ICT služeb ............................................ 148 15
Seznam zkratek ......................................................................................................................... 151
Příloha č.1 – Dotazník statistického šetření ................................................................................... 152
Strana 5
1
Úvod
1.1
Kontext informační strategie
Tento dokument byl vytvořen v rámci „aktivity číslo 3 – Informační strategie“, která je součástí projektu „Zvýšení kvality řízení na krajském úřadě Plzeňského kraje“. Veřejná zakázka je rozdělena na části, jednotlivé části veřejné zakázky se dále dělí na dílčí aktivity. Veřejná zakázka má 6 aktivit, struktura celého projektu je následující:
Část 1: o
Část 2: o o
Aktivita 2 – Strategie řízení zřizovaných organizací, Aktivita 3 – Informační strategie.
Část 3: o o
Aktivita 1 – Strategie řízení lidských zdrojů.
Aktivita 4 – Návrh a zavedení systému poskytování a sledování dotací, Aktivita 5 – Návrh a zavedení systému centrální administrace a řízení projektů.
Část 4: o
Aktivita 6 – Návrh a zavedení systému řízení kvality.
Aktivity jednotlivých částí veřejné zakázky se dělí do etap, které jsou pro všechny aktivity shodné:
Analýza, Návrh, Implementace, Ověření shody, monitoring.
Strukturu „Aktivity číslo 3 – Informační strategie“ znázorňuje obrázek 1.
Strana 6
Obrázek 1 – Struktura „Aktivity číslo 3 – Informační strategie“
1.2
Cíle informační strategie
Účelem informační strategie je stanovit vizi v oblasti rozvoje informatiky, identifikovat příležitosti, určit priority, cíle a navrhnout opatření k jejich naplnění v souladu s celkovými záměry kraje, koncepčními dokumenty rozvoje informatiky státu (příp. EU), s předpokládanými trendy vývoje IS/ICT a finančními možnostmi tak, aby Plzeňský kraj zaujal důstojné místo nejen mezi regiony v rámci ČR, ale i v rámci celé EU. Konkrétní stanovené cíle informační strategie jsou následující:
Zvýšení dostupnosti a kvality informací jako podmiňující podmínky pro zvýšení efektivity řízení a správy, efektivnější využití lidských zdrojů, podporu vzdělávání, podporu rozhodovacích procesů. Vytvoření systému řízení a monitoringu činnosti krajského úřadu a organizací kraje v oblasti naplňování cílů stanovených v rámci Informační strategie, včetně měření naplňování cílů, stanovených v Informační strategii. Zmapování stávajícího rozsahu a způsobu poskytování informací a ICT služeb v kraji, které v současné době zajišťuje odbor informatiky, a to pro: o o o o
krajský úřad, subjekty zřizované, nebo většinově vlastněné Plzeňským krajem, města a obce na území kraje, složky IZS na území kraje, Strana 7
o o o
další subjekty veřejné správy na území Plzeňského kraje, neziskové organizace, občany a podnikatelské subjekty.
Identifikace hlavních silných a slabých stránek, příležitostí a rizik současného stavu. Definice dalšího strategického směrování informatiky v kraji stanovením vize a cílů rozvoje informačního systému kraje a poskytování ICT služeb v kraji, včetně návrhu opatření k jejich naplnění. Součástí je mimo jiné nalezení nejvhodnější formy organizačního, personálního a procesního zajištění poskytování ICT služeb v kraji.
Tento dokument je analytickým podkladem pro tvorbu Informační strategie Plzeňského kraje pro roky 2012 a následující.
2
Informatizace veřejné správy
Veřejná správa zaznamenala určitý posun v chápání své role vůči občanům. Tato změna je vyvolána nejen příslušnými legislativními normami, větším rozšířením a využíváním IS/ICT, ale i snahou dosáhnout úrovně členských států EU. Klíčovým faktorem v posunu je vnímání role veřejné správy jako poskytovatele služby občanům, podnikům i sama sobě. Mezi nejvýznamnější oblasti či milníky v rozvoji informatizace veřejné správy, které významně přispěly ke změně vnímání její role, patří zejména realizace projektu Czech POINT, realizace systému datových schránek, zrovnoprávnění listinných a elektronických dokumentů, vytvoření eGON center, zavedení účetnictví státu či příprava systému základních registrů a některé další projekty. Český podací ověřovací informační národní terminál (Czech POINT) představuje jednotné kontaktní místo veřejné správy. Datové schránky představují elektronické úložiště, které je určené především k zasílání a doručování dokumentů, doručování orgány veřejné moci a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Zrovnoprávnění listinných a elektronických dokumentů bylo umožněno zejména přijetím zákona o elektronickém podpisu. eGON představuje symbol pro e-Government, jehož úkolem je elektronizace veřejné správy prostřednictvím informačních a komunikačních technologií. Pro zajištění implementace e-Governmentu byla vytvořena potřebná organizační, informační a vzdělávací struktura. Na krajích a obcích s rozšířenou působností byla založena eGON centra, která mj. poskytují vzdělávání v oblasti e-Governmentu. Smyslem účetnictví státu je vytvoření účetnictví podobně jako u podnikatelských subjektů, s cílem zlepšit hospodárnost státu, odstranit nejednotnosti v evidencích a výkazech atd. Systém základních registrů představuje jeden z pilířů elektronizace veřejné správy. Umožňuje řešit nejednotnost, redundanci a neaktuálnost dat v některých databázích. V rámci tohoto systému budou vytvořeny pouze čtyři základní registry (registr obyvatel; registr osob; registr práv a povinností; registr územní identifikace, adres a nemovitostí) namísto několika desítek současných registrů, rejstříků a evidencí. Všechny výše uvedené projekty či kroky dílčím způsobem přispívají k zefektivnění práce celé veřejné správy, zejména díky možnostem současných informačních a komunikačních technologií a přijetí potřebné legislativy. Rada vlády pro informační společnost přijala strategii, na jejímž základě by se měla Česká republika stát jednou z několika nejlepších zemí v EU v oblasti využívání e-Governmentu.
Strana 8
2.1 Trendy a rozvoj IS/ICT V otázce budování a provozu informačních systémů veřejné správy je důležité neustále sledovat aktuální trendy rozvoje IS/ICT obecně. S ohledem na potřeby veřejné správy lze mezi nejdůležitější oblasti vybrat následující témata:
virtualizace, Cloud Computing, servisně orientovaná architektura (SOA), systémová integrace, digitální certifikáty a PKI, ISO/IEC 27000 a ISMS (Information Security Management System), ISO/IEC 20000 a ITSM (Information Technology Service Management).
Virtualizace Virtualizace představuje způsob či technologie, pomocí kterých lze k určitým hardwarovým či softwarovým zdrojům přistupovat jinak, než přímo jako k fyzickému zdroji (zařízení). Nad fyzickým prostředím (počítačem, hardwarovou komponentou, softwarem) lze vytvořit několik virtuálních prostředí, např. nad jedním fyzickým serverem lze vytvořit několik serverů virtuálních. Mezi obecné přínosy virtualizace patří zejména škálovatelnost, možnost efektivního přizpůsobení potřebám uživatelů, možnost dynamické změny parametrů za běhu (to u fyzického hardwarového zařízení nelze), odstínění uživatelů od fyzického zařízení apod. Cloud Computing Cloud Computing je relativně nový pojem pro provozování informačních systémů (IS) a informačních a komunikačních technologií (ICT) formou služeb, které jsou poskytované a dostupné prostřednictvím internetu. Jednotlivé služby jsou typicky dostupné prostřednictvím standardního webového prohlížeče případně pomocí speciálních aplikací. V rámci těchto služeb se jedná o poskytování software, hardware, případně kombinaci obou možností. Cloud Computing zahrnuje následující tři kategorie služeb:
Aplikační služby – SaaS (Software as a Service), Platformní služby – PaaS (Platform as a Service), Infrastrukturní služby – IaaS (Infrastructure as a Service).
SaaS (Software as a Service) je způsob provozování informačních systémů a aplikací, při kterém zákazník používá software, který je prostřednictvím internetu poskytován formou služby. Zákazník platí za pronájem aplikací, které jsou provozovány na hardwarovém vybavení poskytovatelů. PaaS (Platform as a Service) představuje službu, kdy se poskytují kompletní prostředky pro vývoj a údržbu vlastních aplikací dostupných prostřednictvím internetu. IaaS (Infrastructure as a Service) nahrazuje původní termín HaaS (Hardware as a Service). V tomto případě se jedná o poskytování výpočetního výkonu, infrastruktury a datových úložišť, nejčastěji prostřednictvím virtualizace. Zákazník si tedy pronajímá hardware a infrastrukturu, nikoliv software. Možné přínosy Cloud Computingu:
nezávislost na místě a čase – služby je obvykle možné používat odkudkoliv a kdykoliv, není nutné pořizovat, vlastnit a udržovat vlastní hardware, případně i software, značná škálovatelnost umožňující využívat a platit jen za potřebný rozsah služeb.
Možné nedostatky Cloud Computingu:
značná závislost na poskytovateli služby a jeho řešení, změna poskytovatele služby může být komplikovaná a nákladná,
Strana 9
přechod z klasického modelu provozování IS/ICT na Cloud Computing je obvykle poměrně náročný a může zahrnovat jak výměnu, úpravu či vytvoření potřebných aplikací tak i migraci dat ze stávajících systémů, data jsou fyzicky uložena u poskytovatelů služeb a nejsou tak pod přímou kontrolou uživatelů.
Architektura orientovaná na služby (SOA) Pojem architektura orientovaná na služby (Service Oriented Architecture – SOA) představuje koncept či přístup pro analýzu, návrh, vývoj, provoz a integraci aplikací založený na využití služeb. V současnosti se naprostá většina odborné veřejnosti, jak z akademické sféry, tak i z oblasti významných softwarových či analytických společností, shoduje v tom, že aktuálně představuje SOA nejefektivnější prostředek pro budování informačních systémů. V pojetí SOA představuje informační systém nebo aplikace provázanou množinu vzájemně volaných služeb, které jako celek tvoří požadovanou funkcionalitu. Jednotlivé služby jsou do jisté míry samostatné celky, které mohou být obvykle vyvíjeny, provozovány či nahrazeny nezávisle na ostatních službách systému. Cílem konceptu SOA je zajistit vysokou flexibilitu výsledného řešení, včetně odpovídající flexibility na úrovni managementu. Zejména se jedná o řešení problémů spojených s realizací a následným rozvojem rozsáhlých podnikových systémů tak, aby následné změny byly snadněji řiditelné. Současně je cílem, aby této flexibility bylo dosaženo – v porovnání s jinými přístupy – s menšími náklady a také s využitím stávajících investic do oblasti IS/ICT. SOA usnadňuje správu jednotlivých zdrojů (služeb) a umožňuje jednodušší zapojení externích zdrojů, tzn. snazší možnost integrace se systémy třetích stran. Mezi obecné přínosy SOA patří zejména:
snižování nákladů na analýzu, návrh, vývoj a integraci aplikací, minimalizace počtu vazeb mezi jednotlivými komponentami (loose coupling), vyšší flexibilita informačního systému a managementu v reakci na budoucí změny a požadavky, možnost začlenit do SOA i starší (legacy) aplikace, které původně tuto architekturu nepodporovaly, což umožňuje vyžít stávající investice do oblasti IS/ICT, relativně snadná možnost nahrazovat stávající služby jinými, a to i za běhu aplikace, možnost realizovat informační systém jako distribuovaný, zprůhlednění a zjednodušení správy a řízení informačních systémů, orientace na procesy.
Systémová integrace Téměř v žádné organizaci již nenarazíme na situaci, kde bychom provozovali informační systémy a aplikace zcela samostatně a izolovaně bez spolupráce či komunikace s dalšími systémy. Obvykle je nutné integrovat informační systémy a aplikace v organizaci také se systémy dalších externích subjektů. V současné době dochází k exponenciálnímu nárůstu požadavků na množství funkčností IS/ICT v organizaci jakožto celku – nikoliv k exponenciálnímu nárůstu požadavků na počet funkčností jednoho informačního systému či aplikace – to je důležité rozlišovat. Tím se zvyšují požadavky na provázanost a spolupráci jednotlivých informačních systémů a aplikací v organizaci. Klíčovým aspektem každého systému je tedy možnost jeho integrace do stávajícího prostředí IS/ICT v organizaci. Význam a důležitost otázky systémové integrace dále zdůrazňuje skutečnost, že výsledné integrované řešení má značný dopad na celou organizaci, svým rozsahem ovlivňuje velké množství uživatelů a současně je jeho realizace finančně značně nákladná. V dnešní době se tak integrace existujících i nově dodávaných informačních systémů stává pro každou organizaci zásadním tématem.
Strana 10
Digitální certifikáty a PKI PKI (Public Key Infrastructure) představuje prostředky a postupy potřebné pro vytváření, řízení, distribuci, ukládání a odvolávání digitálních certifikátů. PKI se využívá zejména v souvislosti s elektronickými podpisy (viz kapitola Chyba! Nenalezen zdroj odkazů. Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). Základem je asymetrická kryptografie využívající privátní a veřejné klíče. PKI umožňuje správu a distribuci veřejných klíčů, pomocí nichž lze elektronické podpisy ověřovat. Rozvoj PKI a stále větší dostupnost potřebných technologií a služeb přispívají ke zlepšení úrovně bezpečnosti elektronického zpracování dat. Význam a využití digitálních certifikátů a elektronických podpisů neustále roste, dokumenty v digitální podobě začínají být dva roky po přijetí potřebné legislativy uznávané jako rovnocenné listinným dokumentům. Systém řízení bezpečnosti informací a ISO/IEC 27000 Série norem ISO/IEC 27000 popisuje oblast bezpečnosti informací (Information Security Management System, zkráceně ISMS). Je vhodná jak pro komerční organizace, tak i pro veřejnoprávní instituce, zpracovávající informace, které by mohly být potenciálně zneužity, poškozeny, pozměněny, ztraceny atd. Celý systém řízení bezpečností informací je postaven na identifikaci a posouzení rizik, kde pro významná rizika jsou vytvořena příslušná opatření s cílem tato rizika minimalizovat a řídit. Významná je především norma ISO/IEC 27001:2005, která popisuje požadavky na systém řízení bezpečnosti informací a je možné certifikovat organizaci či její část na soulad s touto normou. Normy řady ISO/IEC 27000 navazují na normy řady ISO/IEC 9000 systému řízení kvality, z nichž přebírají řadu postupů. Nicméně certifikace podle ISO/IEC 9001 není nutným předpokladem pro certifikaci podle ISO/IEC 27001. Certifikát ISO 27000 umožňuje organizaci prokázat, že má zavedeny takové postupy, které zajišťují požadovanou bezpečnost zpracovávaných informací, včetně zajištění bezpečnosti osobních dat (viz kapitola Chyba! Nenalezen zdroj odkazů. Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). S rostoucím nárůstem informací uložených v digitální podobě roste i potřeba jejich ochrany. Informační bezpečnost jako téma je tím pádem už nějakou dobu na vzestupu. Lze předpokládat, že soulad s ISO/IEC 27001 (případně i certifikace podle této normy) bude již brzy chápán jako samozřejmá nutnost jak pro organizace veřejné správy, tak pro jejich dodavatele. Řízení IT služeb a ISO/IEC 20000 Norma ISO/IEC 20000 představuje standard pro řízení IT služeb (Information Technology Service Management, zkráceně ITSM) s cílem zvyšovat jejich kvalitu a efektivitu příslušných procesů pomocí efektivnějšího řízení, plánování a využívání informačních technologií. Norma přebírá obsah celosvětově uznávaného konceptu ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Na rozdíl od certifikace dle ITIL, která se týká pouze osob, je certifikace podle ISO 20000 určena pro organizace. Standard je vhodný pro všechny typy a velikosti organizací, včetně institucí veřejné správy. Přínosem implementace normy ISO 20000 je neustálé zlepšování procesů, měřitelnost kvality poskytovaných IT služeb a ve svých důsledcích obvykle značná úspora nákladů na provoz IT. Jedná se o normu, která se pomalu stává nutným standardem pro dodavatele IT služeb, z hlediska veřejné správy je stále častěji uváděn požadavek na certifikaci podle této normy u veřejných zakázek na dodávky nebo služby v oblasti IT.
Strana 11
3
Zdroje a východiska
3.1
Plzeňský kraj a Krajský úřad Plzeňského kraje
Plzeňský kraj se rozkládá v západní části Čech a svou rozlohou (7561 km²) je třetí největší v České republice. Plzeňský kraj v současné době obývá přes 581 tis. obyvatel. Počtem obyvatel je Plzeňský kraj devátý v České republice, hustota zalidnění je druhá nejnižší. Většinu rozlohy kraje a cca třetinu obyvatelstva tvoří katastry menších obcí, naopak středně velkých měst je v kraji poměrně málo. Plzeňský kraj je členěn do 7 okresů:
okres Domažlice, okres Klatovy, okres Plzeň-jih, okres Plzeň-město, okres Plzeň-sever, okres Rokycany, okres Tachov.
A dále do 15 obcí s rozšířenou působností:
ORP Blovice, ORP Domažlice, ORP Horažďovice, ORP Horšovský Týn, ORP Klatovy, ORP Kralovice, ORP Nepomuk, ORP Nýřany, ORP Přeštice, ORP Rokycany, ORP Stod, ORP Stříbro, ORP Sušice, ORP Tachov.
Plzeňský kraj zahrnuje celkem 501 obcí. Rozdělení kraje do obcí s rozšířenou působností je zachycuje obrázek 2.
Strana 12
Obrázek 2 – Plzeňský kraj
3.2
Funkční schéma kraje
Na následujícím schématu je uveden funkční model kraje na základě modelu organizace veřejné správy podle metodického referenčního rámce CorSET.
Strana 13
Obrázek 3 – Funkční model organizace podle CorSet
Tento model byl použit jako výchozí pro analýzu informační podpory krajského úřadu a kraje.
3.3
Analýza stávající informační strategie
Pro manažery nejsou samy IS/ICT cílem. Jsou efektivním prostředkem, který má umožnit, usnadnit, zhospodárnit a především zkvalitnit jejich jednání a rozhodování a uspokojit individuálně založené informační potřeby. Informační management není jen o využití IS/ICT, ale vůbec o práci s informacemi a související změnou myšlení. Jednou ze základních myšlenek analýzy současného stavu a tvorby informační strategie KÚPK bylo rozdělení tří vrstev managementu:
Management – tato vrstva managementu zahrnuje vnitřní řízení v rámci krajského úřadu, ale také řízení v rámci všestranného rozvoje svého území a potřeb svých občanů. Informační management – vrstva řízení, která musí respektovat jak primární potřeby manažerského pohledu, tak i návazné hospodárné zajištění tomu odpovídajících informačních procesů. Tvoří tedy jakési rozhraní mezi potřebami Managementu a jejich realizací ICT managementem. ICT management – tato vrstva je zaměřena na realizaci služeb IS/ICT. Primárním cílem je tedy zabezpečení informačních systémů a informačních a komunikačních technologií.
Všechny vrstvy mají svoje aktivity rozděleny do Provozní a Rozvojové části.
Strana 14
Management Využívání dat, informací a dat k řízení
Zajištění rovnovážného rozvoje, Tvorba metodik
Nabídka informací
Informační management
Nabídka ICT
Požadavky na ICT
Zajištění Rozvoje ICT
Každodenní pomoc managementu, mapování nabídky a poptávky, metodická pomoc
Nabídka
Poptávka
Informační požadavky Informační potřeby
Technologie, ICT služby
ICT Management
Zajištění Provozu ICT
Obrázek 4 – Úrovně managementu
Při zpracování analýzy současného stavu bylo využito právě toto členění do tří vrstev managementu. Bude více využito ještě v návrhové etapě.
3.4
Významné ICT projekty v realizaci nebo přípravě
V současné době kraj připravuje několik významných IS/ICT projektů z prostředků výzvy č. 08 Integrovaného operačního programu, které budou mít významný dopad do území kraje a budou mít výrazný přesah za hranice krajského úřadu. Jedná se především o vybudování technologického centra kraje a regionální datové sítě, kde uživateli budou především obce na území kraje a organizace na území kraje, zřizované a zakládané veřejnou správou (státem, krajem nebo obcemi v kraji). To dále zvyšuje potřebu strategicky řídit IS/ICT služby na úrovni celého kraje.
3.4.1 Technologické centrum Plzeňského kraje Projekt "Technologické centrum Plzeňského kraje" si klade za cíl vybudování Technologického centra Plzeňského kraje a Regionální komunikační infrastruktury CamelNET. Technologické centrum Plzeňského kraje Technologické centrum Plzeňského kraje má zajistit bezpečné uložení dat a plynulý chod aplikací navázaných na Technologické centrum Plzeňského kraje a jejich zálohování. Regionální komunikační infrastruktura CamelNET Regionální komunikační infrastruktura Plzeňského kraje plánuje propojení hlavních center Plzeňského kraje a jejich zapojení do komunikační infrastruktury veřejné správy (KIVS). Komunikační infrastruktura je optická datová síť včetně příslušných aktivních prvků v uzlových i koncových bodech (objektech), které jsou do sítě připojeny. Cílem je propojit veškeré významné lokality v Plzeňském kraji (zejména obce s rozšířenou působností a ostatní velká města) a všechny objekty Plzeňského kraje a jím zřizovaných organizací. První etapa bude vybudována v letech 2011 až 2012, v této etapě bude propojeno 10 lokalit včetně všech bývalých okresních měst. Připojeny budou veškeré nemocnice základní péče, většina základních center Zdravotnické záchranné služby a Hasičského záchranného sboru. Rovněž bude připojena většina oblastních středisek Správy a údržby silnic. Objekty Plzeňské kraje v městě Plzni Strana 15
jsou připojovány v rámci městské datové sítě, se kterou bude CamelNET propojen. Na výstavbu metropolitních sítí mohou obce získat od Plzeňského kraje dotaci.
Obrázek 5 Mapa regionální komunikační infrastruktury CamelNET – předpokládaný cílový stav
Dopady na Informační strategii Tímto projektem se Plzeňský kraj stane významným telekomunikačním operátorem a poskytovatelem ICT služeb cloudu jako SaaS1 nebo IaaS 2v regionu, byť pro omezenou množinu klientů (veřejná správa a veřejné služby). Projekt počítá s tím, že větší část podpory provozu bude zajištěna externím dodavatelem, nicméně i tak bude nutné počítat s nárůstem pracnosti, minimálně s řízením vybraného dodavatele a s řízením zákazníků – odběratelů služeb. Bude také potřeba zajistit pokrytí dohledové služby 24x7 včetně zastupitelnosti. To bude znamenat výrazný nárůst počtu uživatelů, čemuž musí odpovídat i procesy a nástroje, v konečném důsledku to může znamenat i personální navýšení. Také bude nutné začít mnohem precizněji než dosud sledovat náklady a umět je rozpočíst na jednotlivé služby, které bude technologické centrum a komunikační infrastruktura nabízet. Projekt také významně ovlivňuje možnosti budoucího organizačního uspořádání informatiky – majetek, pořízený v tomto projektu, musí po dobu udržitelnosti zůstat v majetku kraje a osoby, jejichž mzdové náklady budou v realizační fázi hrazeny z projektu, musí být v pracovně právním vztahu s krajem. 1 2
Software as a Service – provozování aplikace (např. účetní systém, spisová služba) formou služby Infrastructure as a Service – provozování infrastruktury (např. virtuálního serveru) formou služby Strana 16
Projekt také nemůže generovat zisk. To do určité míry komplikuje případné varianty vyvedení odboru informatiky do externího subjektu. Rizikem projektu je udržitelnost provozu infrastruktury, hlavně pracnost a náklady s tím spojené – bude-li toto podceněno, bude projekt neúspěšný a ještě hrozí sankce za nedodržení podmínek dotace. Dalším rizikem projektu je nepotkání se nabídky s poptávkou – pokud se nepodaří nalézt vhodné služby, které by nad touto infrastrukturou byly nabízeny za zajímavých podmínek, budou sice formálně naplněny podmínky dotace, ale projekt nebude mít očekávané přínosy a úspory. Návrhová část by se proto měla soustředit na upřesnění nabídky služeb technologického centra a komunikační infrastruktury, měla by najít vhodný obchodní model a navrhnout způsob jejich provozního zajištění.
3.4.2 Digitální mapa veřejné správy Plzeňského kraje Digitální mapa veřejné správy Plzeňského kraje je souhrnný název třech dílčích projektů naplňující záměr realizace celostátního projektu „Digitální mapa veřejné správy“ (DMVS). DMVS vzniká pod gescí Ministerstva vnitra na základě Memoranda o spolupráci při přípravě, řešení, testování a realizaci projektu „Digitální mapa veřejné správy“, které bylo slavnostně podepsáno zástupci vedení ministerstev vnitra, životního prostředí, pro místní rozvoj, zemědělství, Českého úřadu zeměměřického a katastrálního, Svazu měst a obcí ČR a Asociace krajů ČR v Praze dne 27. listopadu 2008. Cílem DMVS je zajistit a podpořit:
garantovaná, jednotná data pro konzistentní výkon příslušných agend veřejné správy v území transparentnost výkonu veřejné správy dostupnost dat pro veřejnost, tedy podnikatelské subjekty i občany propojení příslušné procesy veřejné správy a související životní situace v územně tematickém kontextu optimalizaci služeb veřejné správy návaznost na evropské a regionální projekty (INSPIRE, PSI, GMES, SEIS)
Hlavními uživateli DMVS budou subjekty veřejné správy, firmy, organizace a občané. Digitální mapa veřejné správy Plzeňského kraje bude naplněna realizací následujících projektů: Účelová katastrální mapa Plzeňského kraje Projekt, jehož cílem je do doby digitalizace katastru nemovitostí vytvořit společně s DKM a KMD vektorové mapové dílo s obsahem katastrální mapy pokrývající celé území kraje. Aktualizace bude probíhat do doby spuštění RÚIAN spoluprací kraje a příslušného katastrálního úřadu, po zahájení produktivního provozu RÚIAN aktualizaci převezme do své gesce ČÚZK. Tato prostorová data budou dostupná prostřednictvím služeb dalším subjektům veřejné správy a veřejnosti. Digitální technická mapa Plzeňského kraje Cílem projektu je zavedení systému správy a aktualizace map s obsahem povrchové situace a prvky dopravní a technické infrastruktury na bázi spolupráce mezi územní samosprávou a správci inženýrských sítí. Poskytování údajů bude založeno na službách vyhledávacích, prohlížecích a stahovacích. Nástroje pro tvorbu a aktualizaci územně analytických podkladů Cílem projektu je zejména zefektivnění procesů při poskytování údajů, pasportů a metadat k sledovaným jevům a údajům o území, a to prostřednictvím geoportálu. Poskytování bude opět založeno na službách vyhledávacích, prohlížecích a stahovacích.
Strana 17
Jak je z popisu projektových záměrů zřejmé, těžiště jednotlivých projektů jsou různá - od vytvoření datových sad, nastavení pravidel spolupráce až po vytvoření nástrojů pro sdílení a publikování. Dopady na Informační strategii Projekt bude mít dopad na informační systém KÚPK, kde se především významně navýší množství spravovaných dat. Nároky na infrastrukturu budou pokryty nově budovaným Technologickým centrem. Dalším významným dopadem bude zavedení nových služeb, z nichž většina bude určena subjektům vně krajského úřadu – obcím, organizacím, veřejnosti. To si vyžádá jejich adekvátní údržbu a podporu. Opět jde o projekt dotovaný ze strukturálních fondů EU, kdy nedodržení podmínek dotace může znamenat její vrácení včetně případné pokuty. Příležitosti a hrozby projektu jsou poměrně úzce spojené s příležitostmi a hrozbami technologického centra.
3.4.3 ICT služby technologického centra Plzeňského kraje Projekt ICT služby technologického centra Plzeňského kraje je jedním z dílčích projektů, které jsou realizovány v rámci IOP na rozvoj služeb eGovernmentu v krajích. Projekt se skládá ze 4 částí, a proto bude popis výchozího stavu také rozdělen na 4 části:
Spisová služba Digitalizace a ukládání Vnitřní integrace úřadu a integrace s ISVS Datové sklady, manažerské informační systémy a nástroje Business Inteligence
Spisová služba Cílem projektu je rozvoj elektronické spisové služby, splňující požadavky dané zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů pro kraj a jimi zřizované a zakládané organizace, nebo obce I a II typu včetně zavedení negarantovaného úložiště, které je určeno pro ukládání nevyřízených a neuzavřených spisů a dokumentů elektronické spisové služby. Digitalizace a ukládání dat Cílem projektu je vytvoření a údržba nástrojů digitalizace a ukládání dat na území plzeňského kraje, zejména pak digitalizované a uložené dokumenty (proces digitalizace, zpracování, popisu, ukládání a zpřístupnění dokumentů) a vytvoření krajské elektronické spisovny (nástroj pro uložení úředních dokumentů a spisů vzniklých jako produkt činnosti původců). Obecně jde o vytvoření standardního systému digitalizace a ukládání dokumentů územních samospráv, vytvoření základní báze uložených dat a dokumentů pro ochranu kulturního dědictví. Vnitřní integrace úřadu Cílem projektu je zjednodušení a zefektivnění práce úředníků, zlepšení kvality dat, vyšší dostupnost dat a informací, rozšíření služeb provozovaných v rámci Plzeňského kraje i na krajem zřizované a zakládané organizace a obce. Výstupem projektu je úprava vnitřního prostředí úřadu pro naplnění nutné vazby na Základní registry, zejména na Registr práv a povinností a vnitřní integrace všech SW komponent optimálně do jednoho uceleného informačního celku. Datové sklady, MIS a nástroje BI Cílem projektu je implementace technologie datového skladu kraje a nástrojů BI. Pořízení navržených datových tržišť (statistika, ekonomika). Zpřístupňování dat a informací partnerům a uživatelům. Jde o vytvoření jednotného referenčního podkladu pro agendy územních samospráv, mezi které patří
Strana 18
finance a rozpočet kraje, územní plánování, správa a rozvoj, služby typu zdravotnictví, školství, sociální věci, doprava. Dopady na Informační strategii Projekt bude mít dopad na informační systém KÚPK. Předpokládá zavedení několika nových částí IS KÚPK, případně rozšíření stávajících částí IS. Nároky na infrastrukturu budou pokryty nově budovaným Technologickým centrem. Zákazníky těchto nově vybudovaných služeb budou jak zaměstnanci KÚPK, tak organizací řízených krajem. Dalším významným dopadem bude zavedení nových služeb, z nichž většina bude určena subjektům vně krajského úřadu – obcím, organizacím, veřejnosti. To si vyžádá jejich adekvátní údržbu a podporu. Opět jde o projekt dotovaný ze strukturálních fondů EU, kdy nedodržení podmínek dotace může znamenat její vrácení včetně případné pokuty. Opět se jedná o projekt, závislý na existenci a úspěchu technologického centra kraje. Rizikem spisové služby a dlouhodobého úložiště je zodpovědnost za cizí obsah, při jehož kompromitaci nebo zničení dojde k porušení jednoho nebo i více zákonů. Je proto nutné provést opatření, aby se takovým situacím zabránilo nebo byly minimalizovány. Slabou stránkou projektu digitalizace a ukládání dat (tak, jak je popsaný ve studii proveditelnosti) je že se soustřeďuje na technický proces vlastního uložení a zanedbává jak organizační a procesní stránku věci, tak problém dlouhodobosti. Pro vytvoření a provoz dlouhodobých úložišť není počítáno s přípravou strategické a provozní dokumentace např. podle metodiky PLATTER, ani s následnou certifikací či alespoň sebehodnocením např. podle DRAMBORA. Ve studii také nejsou u dlouhodobého ukládání řešeny principy „Preservation planning“, jako je kontrola správnosti datového formátu na vstupu či převod dat do jiného formátu ve chvíli, kdy starý formát přestává být podporován. Typický DMS systém (se kterým projekt počítá) se zaměřuje na zachování věrnosti na „bitové“ úrovni a podporu ochrany obsahu nezajišťuje, přitom dodatečné doplnění ochrany obsahu je značně náročné, pokud vůbec realizovatelné – jedná se o poměrně náročnou problematiku. Tyto nedostatky představují buď riziko ztráty či degradace dat v dlouhodobém horizontu (nebude-li uvedené doplněno), nebo riziko značných vícenákladů (při dodatečném doplňování řešení). V rámci možností, které umožňují pravidla dotace, je proto do návrhové etapy doporučeno dopracovat zadání projektu digitalizace a dlouhodobého ukládání o: 1. Požadavek na zajištění souladu úložiště s metodikou PLATTER, následně ověřeného certifikací (TRAC, Nestor) nebo sebehodnocením (DRAMBORA) 2. Požadavek na zajištění alespoň základní funkcionality ochrany ukládaného obsahu (Preservation planning) Rizikem projektu vnitřní integrace úřadu je jeho závislost na centrálních komponentách ve chvíli, kdy Ministerstvo vnitra v rámci šetření zastavilo nebo redukovalo většinu svých ICT projektů a stále nejsou realizovány základní registry, jejichž napojení je jedním z důležitých výstupů projektu. Projekt s touto nejistotou do určité míry počítá, bude-li však trvat příliš dlouho, nebude kraj dostát podmínkám žádosti. Toto je bohužel fakt, který z pozice kraje není ovlivnitelný. Naopak příležitostí projektu vnitřní integrace je sjednocení prostoru uživatelských identit, buď v rámci kraje, nebo (v ideálním případě) přes celou ČR. To by mělo pozitivní dopad do většiny oblastí, které Informační strategie pokrývá. Vhodným nástrojem pro držení identit by mohl být portál ePUSA, čímž by se zvýšila její závaznost a tím i aktuálnost jejího obsahu. Nově budovaný datový sklad, MIS a nástroje BI jsou jednoznačně pozitivním krokem, který by měl odstranit nedostatky stávajícího datového skladu – minimálně na technické úrovni. Je zde nicméně Strana 19
riziko, že pokud se projektu nevytvoří dostatečná osvěta a datového skladu se nechopí analytik s dostatečnými znalostmi i časovou kapacitou, bude projekt odsouzen k neúspěchu. Návrhová etapa by s tím proto měla počítat a navrhnout vhodná opatření pro eliminaci tohoto rizika.
4
Průběh analýzy současného stavu
4.1
Informační a řídící potřeby
V části Informační a řídící potřeby na KÚPK a území Plzeňského kraje bylo provedeno zmapování poptávky po informacích formou místních šetření na úrovni:
odboru informatiky, členů Rady Plzeňského kraje, ředitele KÚ, zástupců ředitele KÚ, vedení odborů KÚ, vedoucí oddělení KÚ, vybraného průřezového vzorku zřizovaných a zakládaných organizací kraje: o 20 organizací z oblasti školství, o 4 z oblasti kultura, o 2 z oblasti doprava, o 4 z oblasti sociálních služeb, o 4 z oblasti zdravotnictví, o Centrální nákup Plzeňského kraje. obcí s rozšířenou působností na území kraje – 3 obce, Obec s pověřeným obecním úřadem – 2 obce, Obce 1. stupně – 5 obcí dle počtu obyvatel, vybraných subjektů z řad složek IZS – PO ZZS PK, Hasičský záchranný sbor ČR, Policie ČR,
Na těchto subjektech bylo provedeno místní šetření formou osobní schůzky se zástupci těchto subjektů. Na těchto schůzkách byly mapovány informační toky, potřeby subjektů ohledně získávání a předávání informací. Dále proběhlo zmapování informačních toků v rámci interních procesů, nastavených na krajském úřadu, včetně jejich ICT podpory a zmapování odpovědností za informace. Cílem této aktivity je identifikovat a zmapovat interní procesy z pohledu zajištění jejich informační podpory a využívání ICT prostředků a celkově posoudit současný stav informační podpory a automatizace podpůrných procesů, včetně SWOT analýzy stávajícího stavu. Dále analyzovat elektronizované podpůrné procesy krajského úřadu řešených prostřednictvím IS Help-Desk. Poslední částí byla analýza předpokládaného budoucího rozvoje legislativy a centrálních projektů s významným dopadem na ICT služby v kraji nebo na informační systém kraje
4.2
Současný stav řízení a poskytování ICT služeb
V druhé části Analytické části aktivity Informační strategie byla provedena analýza současného stavu řízení a poskytování ICT služeb na krajském úřadu odborem informatiky a to v oblastech: vykonávané ICT služby a činnosti, organizační členění, kompetence a personální obsazení, úplné náklady na poskytování ICT služeb – průměr z tří předchozích let (rozpočet na IT, personální náklady, náklady na pracovní pozici). Byla provedena Vstupní analýza těchto daných oblastí: Strana 20
Organizační struktura a prostředí společnosti, Organizační struktura IT oddělení, Rozvrstvení pravomocí, IT infrastruktura pokrývaná interními zdroji, partnery či dodavateli, Závazné právní a normativní standardy, Seznam předané dokumentace, Stanovení akceptačních kritérií projektu, Požadavky, omezení a problémy definované zákazníkem (CIO), Plánování (lidé, termíny, agenda),
Dále bylo zmapováno, jaké služby odbor Informatiky poskytuje a to v následujících oblastech: Katalog služeb, Service Level Management, Finanční řízení, Řízení dodavatelů. V další části analýzy současného stavu řízení a poskytování ICT služeb bylo mapováno, jak odbor Informatiky služby zajišťuje? A jak je odbor Informatiky schopen požadavky a předpoklady plnit? Mapovány byly tyto oblasti: Sledování systému: o Uživatelská podpora, o Správa problému, o Evidence IT zařízení, o Řízení a nasazování změn. Systémové podmínky pro běh služeb: o Správa znalostí, o Řízení dostupnosti poskytovaných služeb, o Řízení IT kapacit nezbytných pro poskytování IT služeb, o Havarijní plánování, o Řízení přístupu, o Bezpečnostní politika, o Zlepšování služeb (metriky).
na organizacích zřizovaných Plzeňským krajem o vykonávané ICT služby a činnosti, o organizační členění, kompetence a personální obsazení, o úplné náklady na poskytování ICT služeb – průměr z tří předchozích let (rozpočet na IT, personální náklady, náklady na pracovní pozici): Pro tyto organizace: o 20 organizací z oblasti školství, o 4 z oblasti kultura, o 2 z oblasti doprava, o 4 z oblasti sociálních služeb, o 4 z oblasti zdravotnictví, o Centrální nákup Plzeňského kraje.
V rámci analýzy byly navštíveny vybrané subjekty veřejné správy (Kraj Vysočina, Pardubický kraj, Město Plzeň, Město Ostrava, Hlavní město Praha, Město Liberec, Město Karlovy Vary) a komerční subjekty (PREGIS, a.s., ČEZ ICT Services, a.s., EVRAZ VÍTKOVICE STEEL, a.s.). Na těchto subjektech bylo zkoumáno, jak zajišťují služby ICT v porovnání s KÚPK. Na závěr této části je vyhodnocení současného stavu formou SWOT analýzy a manažerského shrnutí výstupů analýzy.
Strana 21
4.3
Statistický výzkum
Statistické šetření bylo provedeno v několika částech. Dotazníky i místní šetření se zabývaly především těmito okruhy otázek:
V rámci informační strategie: o Jaké jsou informace, které nejčastěji používáte pro svoji práci, o Které z nich jsou pro Vás nejdůležitější, o Kde tyto informace získáváte, o Jaké informace byste pro svoji práci potřeboval, ale nemáte je k dispozici, o Víte o existenci následujících informačních systémů provozovaných Plzeňským krajek a k čemu slouží? V rámci poskytování ICT služeb: o Jaký je Váš nejčastější požadavek na OIT, o Jak jste spokojeni s prací OIT, o Jak často s OIT přicházíte do pracovního kontaktu.
První část průzkumu proběhla formou místních šetření a osobních schůzek s politickou reprezentací kraje a zástupci všech odboru KÚPK. Druhá část statistického průzkumu proběhla na ZZO a PO Plzeňského kraje a na obcích na území Plzeňského kraje. Tento průzkum byl kombinací místního a dotazníkového šetření. Na ZZO a PO KÚPK a obce byly zaslány dotazníky k vyplnění. Na vybraných ZZO a PO KÚPK bylo provedeno místní šetření formou osobní schůzky se zástupci organizace, kraje a dodavatele. Třetí část dotazníkového šetření byla provedena na vybraných obcích 1. a 2. Stupně na území Plzeňského kraje. Poslední částí Statistického průzkumu bylo dotazníkové šetření provedené na vrátnici KÚPK a v centru města Plzně.
Strana 22
5
Zmapování poptávky po informacích – krajský úřad
5.1 Členové Rady Plzeňského kraje V rámci místního šetření proběhly schůzky s následujícími členy rady:
1. náměstek hejtmana: Jaroslav Bauer
náměstek hejtmana pro oblasti školství, mládež a sport: Jiří Struček
náměstek hejtmana pro oblasti regionální rozvoj, fondy EU a informatiku: Ivo Grüner
členka Rady Plzeňského kraje pro oblast sociální věci: Dagmar Terelmešová
člen Rady Plzeňského kraje pro oblast sociální věci: Miroslav Brabec (nově jmenovaný v průběhu analýzy místo paní Terelmešové)
člen rady pro oblasti investic a majetku: Fr. Bláha
člen rady pro oblast životního prostředí a zemědělství: Ing. Petr Smutný
člen Rady Plzeňského kraje pro oblast zdravotnictví: MUDr. Václav Šimánek Ph.D.
Následující členové rady byli požádáni o schůzku, kterou se však přes opakovanou snahu nepodařilo uskutečnit:
hejtman: Milan Chovanec (dlouhodobé vytížení)
člen rady pro oblast kultura, památkové péče, cestovní ruch a marketing: Václav Koubík (nemoc)
Celkově jsou členové Rady Plzeňského kraje s informacemi, které jim jsou poskytovány k výkonu jejich funkce spokojeni a považují je za dostatečné. Informace typicky požadují po vedoucích odborů, které spadají do jejich kompetence, nemají potřebu nebo přímo nechtějí kvůli získání informací vstupovat do informačního systému úřadu. Dle názoru členů Rady jsou informační toky uvnitř úřadu i mezi úřadem a okolím nastaveny z jejich pohledu dobře, resp. nemají informace o opaku. V případě, že by analýza zjistila nedostatky, mají zájem se s nimi seznámit. Práce odboru informatiky a spolupráce s tímto odborem je podle členů Rady na vysoké úrovni, informační systém KÚ považují víceméně všichni za kvalitní a dobře koncepčně stavěný. V otázce centralizace poskytování ICT služeb pro ZZO se názory členů Rady různí, převažuje neutrální postoj nebo mírný souhlas s centralizací smysluplných oblastí, pro rozhodnutí o případné centralizaci budou důležité přínosy zvoleného řešení. V oblasti zdravotnictví je citelně vnímán chybějící jednotný nemocniční informační systém (NIS), důležitá bude kompatibilita vybraného NIS s Fakultní nemocnicí. Sjednocení, případně centralizace informačních systémů nemocnic má podporu politického vedení, minimálně na úrovni NIS, ekonomického IS, personální a mzdové agendy. Jedním z důležitých strategických cílů je zrychlit převoz pacientů zdravotnickou záchrannou službou do nemocnic. Výhledově je v plánu vytvoření portálu zdravotnictví, kde budou uvedené všechny informace o zdravotnictví v kraji (vč. státního a soukromého), které kraj má k dispozici. Odbor zdravotnictví by do budoucna měl převzít více iniciativy v komunikaci se zdravotnickými ZZO kraje a stát se jediným styčným bodem pro komunikaci zdravotnických ZZO s úřadem. Krajský úřad by také mohl zajistit právní služby pro nemocnice, potažmo všechny ZZO, bude-li toto řešeno systémově – v současné chvíli tyto služby nijak nezajišťuje. V oblasti školství jsou školy vnímány jako samostatné subjekty s vlastní zodpovědností, nicméně vzhledem k jejich počtu je důležitější než v jiných oblastech úroveň, ze které se na věc pohlíží – škola vždy vidí jen svoji lokální perspektivu a bude hájit své lokální zájmy, které se ne vždy shodují Strana 23
s globální perspektivou a zájmy kraje jako celku – dobrým příkladem je současná optimalizace středního školství. Z tohoto hlediska je v pořádku, že významnější rozhodnutí – např. investiční akce od určité částky – schvaluje zřizovatel. Stejný pohled by pak měl být aplikován i na ICT – je důležité, aby byl celkově vyvážený poměr mezi autonomií a centralizací. Současný stav je vnímán v tomto ohledu jako dobrý a bez nutnosti významnějších změn.
5.2 Vrcholové vedení úřadu (ředitel KÚ a zástupci) Informace, které jsou zapotřebí pro vedení úřadu, jsou relevantní a je jich dostatek, spíše je opačný problém – přebytek informací. Informačním technologie přinesly zahlcení (dokumenty, úkoly, …) které je díky ICT možné jednoduše vygenerovat, dochází pak k zahlcení a v některých případech je velmi těžké identifikovat úkoly s vyšší prioritou. Z informací, které v této chvíli chybí, by vedení úřadu uvítalo možnost lepšího srovnání mezi kraji, které v současné chvíli není, nebo je nedostatečné. Bude však nejspíš problém tyto informace získat. Schvalovací procesy jsou podle vedení úřadu nastaveny dobře, objevil se však i názor, že v některých schvalovacích procesech (workflow) je více účastníků, než je nezbytně nutné – některé kontrolní pozice jsou ve workflow z pohledu zákona nadbytečné, nicméně jsou dány historickým nastavením nebo stávajícím personálním obsazením. Problém ICT je v rychlé změně, ať už technologií, nebo informačních systémů centrálních orgánů – lze pak jen těžko stanovit dlouhodobě platnou strategii. Rozvoj IS úřadu by měl směřovat k maximálnímu zjednodušení práce – pomáhat, nikoli zdržovat. Je zapotřebí zvýšit osvětu zaměstnanců KÚ v oblasti informatiky – jak ICT služby, které odbor informatiky nabízí, tak informace, které jsou dostupné v IS KÚ. S tím souvisí i nezbytná minimální úroveň ICT gramotnosti úředníků, která v některých případech chybí. Opakovaně zaznělo znepokojení, že se informatizací trochu ztrácí lidský rozměr komunikace, což je však obecně trend současnosti. Jako problematické je vnímáno nepropojení smluv na rozpočet – není přehled o finančních závazcích ze smluv. Směrem k ZZO by vedení uvítalo postupné sjednocení, ať už informačních či řídících toků mezi ZZO a zřizovatelem, nebo informačních systémů ZZO. Sjednocení IS na ZZO povede k jednodušší komunikaci mezi ZZO a odbory, ale i k politikům. Pro ZZO chybí větší osvěta ohledně informací a aplikací, které jim může KÚ nabídnout k užití. Vedení vnímá, že některé odbory a ZZO si stěžují v omezeném přístupu k plnému znění usnesení Rady, která se jich týkají, vedení však nemá jednotný názor jak tento problém řešit.
5.3 Vedení odborů a oddělení KÚ Rozhovory byly vedeny vždy s vedoucím odboru a vedoucími všech oddělení odboru, dále jsou členěné po jednotlivých oblastech podle organizačního řádu. Na všech odborech KÚ Plzeňského kraje byla provedena místní šetření. Jednání se účastnili vedoucí odborů a vedoucí oddělení odboru, případně bylo možné si přizvat další zástupce odborů.
5.3.1 Oblast ředitele Odbor Kancelář hejtmana Z výsledků místního šetření na odboru Kancelář ředitele, vyplynulo několik požadavků na potřeby ohledně ICT. Prvním, spíše konstatováním, je aktualizace a změna webových stránek KÚPK. K této Strana 24
problematice byla již na KÚPK ustanovena redakční rada stránek a momentálně probíhá příprava nového webu KÚPK a jejich nastavení, včetně nastavení procesu každodenní aktualizace. Dále z tohoto jednání vyplynul požadavek na vytvoření evidence smluv v rámci dotací. Za tímto účelem lze využít aplikaci Agendio, kde se již ostatní smlouvy v rámci KÚPK evidují. Další požadavek vznikl na evidenci neziskových organizací v rámci Plzeňského kraje, k této evidenci lze využít aplikaci KEVIS. Třetím požadavkem na vytvoření databáze, bylo vytvoření databáze dotací a celkové provázání smluv s touto databází. Tento požadavek vznikl na základě potřeby monitoringu jednotlivých subjektů, které žádají o dotační tituly z KÚPK i EU, tak aby bylo možné na lépe přidělovat dotace do území Plzeňského kraje a podpořit tak efektivně regionální rozvoj.
Odbor Kancelář ředitele Odbor Kancelář ředitele má roli metodické podpory aplikace iUsnesení. Aplikace iUsnesení byla velmi často zmiňována jinými odbory a některými krajskými ZZO, protože přístup k usnesením mají jen vedoucí odboru a ty poté musí předávat usnesení k náhledu dalším pracovníkům svého odboru. ZZO KÚPK do této aplikace přístup nemají. Odbor konstatoval, že tato aplikace je nastavena dle platných směrnic KÚPK, ale odbor nevidí problém ve změně aplikace v oblasti nastavení přístupových práv. Evidence na tomto odboru jsou vedeny v jednoduchých tabulkách v Excellu, ale zatím jsou tyto evidence malého rozsahu a tak je tento nástroj dostačující. Pro personální evidence využívá odbor aplikaci AZPRO, tato aplikace je velmi dobře nastavená a pro potřeby odboru je plně dostačující. Úkoly si odbor eviduje v systému Helpdesk KÚPK.
Útvar interního auditu Útvaru interního auditu chybí v aplikaci iUsnesení fulltextové vyhledávání přes všechny usnesení. Útvar na jednání přednesl připomínky k využívané elektronické spisové službě Athena. Útvaru nevyhovuje málo intuitivní práce s Athenou a jako častý problém vidí změny verzí aplikace, kdy se někdy stává, že uživatel ztrácí orientaci v již zavedených pracovních postupech a aplikace je nepřehledná. Útvar se dále podílí na vzniku nové verze směrnice účetních dokladů. Zde probíhá připomínkování a nastavování Workflow k těmto dokumentům. Útvar má za úkol nastavit a kontrolovat tento proces.
Odbor Krizového řízení Odbor Krizového řízení měl na místním šetření požadavek na vytvoření evidence dotací, tak aby bylo jasně zřetelné, kterému subjektu, v jaké oblasti a jakým odborem byla poskytnuta dotace. Přínosem pro celý tento proces by byla elektronizace žádostí o dotace. Celkovou spolupráci s odborem Informatiky hodnotili zástupci odboru Krizového řízení velmi kladně, veškerá data a podklady, které ke své práci potřebují, od odboru Informatiky získávají. Jako slabé místo vidí odbor absenci IS pro krizové řízení. Tento systém by se měl starat o zpětnou vazbu plnění úkolů na území PK, tedy v obcích a městech PK. Tyto úkoly by měly být navázány na krizový plán. V tomto směru se počítá s projektem KÚPK CamelNET, na jehož přípravě se odbor Krizového řízení podílel. Koordinátor projektu Bezpečný kraj Role koordinátor projektu Bezpečný kraj, je rolí projektového vedoucího pro projekt KÚPK Bezpečný kraj. K výkonu své práce využívá aplikaci Agendio k evidenci smluv a mapové podklady od oddělení
Strana 25
GIS. S odborem Informatiky dále spolupracuje v souvislosti web portálu určeném pro tento projekt (www.bezpecnykraj.cz), kde se nacházejí informace o tomto projektu pro veřejnost V tomto projektu je nastaven a spolupráce s policií Čr a městem Plzeň, výměna dat a infomací mezi těmito subjekty probíhá bezproblémově.
5.3.2 Oblast zástupce ředitele pro samosprávu a služby veřejné správy Odbor dopravy a silničního hospodářství Odbor dopravy a silničního hospodářství má pod sebou dvě příspěvkové organizace, krajskou správu a údržbu silnic a POVED. Největším úkolem je nyní sjednocení okresních SÚS pod krajskou SÚS a centralizace těchto služeb. Služby IT pro krajskou SÚS nyní zajišťuje odbor Informatiky KÚPK. Jako jeden z přínosů pro řízení krajské SÚS vidí odbor využití datového skladu KÚPK pro krajskou SÚS. Zatím při sdílení dat a informací s krajskou SÚS dochází k duplikacím, tento problém by mohlo odstranit využití aplikace Kevis. Ve spolupráci s odborem Informatiky je důležité vyspecifikovat požadavky na tuto databázi a správně nastavit přístupová práva pro krajskou SÚS. Jako problematické vidí odbor nastavení přístupových práv k aplikaci iUsnesení. Do této aplikace může nahlížet pouze vedoucí odboru. Pracovníkům odboru musí poté vedoucí poskytnout náhled, vedení krajské SÚS do iUsnesení nevidí vůbec, i když se jich rozhodnutí v daném usnesení týká, toto rozhodnutí dostanou až ve chvíli, kdy je schválené radou a nemohou se na něj patřičně připravit. Odboru nevyhovuje přílišná anonymita ve schvalovacím procesu usnesení, není zde vidět kdo usnesení schválil, toto nastavení znesnadňuje komunikaci změn daného usnesení. Posledním požadavkem odboru je využití specializované aplikace pro správní řízení, na odboru není v této chvíli žádný takovýto specializovaný SW. Odbor kultury, památkové péče a cestovního ruchu Z místního šetření na odboru kultury, památkové péče a cestovního ruchu vyplynul požadavek odboru na nasazení jednotného IS pro všechny své ZZO. Tento IS by sjednotil komunikaci mezi KÚPK a těmito organizacemi a vznikl by tak jednotný komunikační, metodický a informační kanál. Do budoucna odbor počítá s rozšířením tohoto systému i na ostatní subjekty tohoto typu na celém území kraje. Evidence a přehledy si vytváří odbor v aplikaci Excel, pro lepší správu těchto databází je možné využít Kevis nebo aplikaci MS Access. Dále odbor využívá spolupráce s oddělením GIS odboru Informatiky. Tato spolupráce je na velmi dobré úrovni. Ve spolupráci s tímto oddělením probíhají nákupy všech mapových podkladů. Odbor nyní připravuje program památkové péče, v rámci tohoto programu probíhá elektronizace spisů a dokumentace o jednotlivých památkách, nyní je v přípravě i online verze těchto spisů pro veřejnost. Odbor sociálních věcí Odbor sociálních věcí na místním šetření identifikoval jako problematické nastavení aplikace iUsnesení. Nastavení této aplikace je uživatelsky nepříjemné a jako největší problém vidí odbor nastavení přístupových práv do této aplikace. Pro správní řízení využívá odbor aplikaci Athena a nástroje MS Office, tyto nástroje pro vedení správních řízení odboru vyhovují. Dále odbor hodnotí jako složité a nepřehledné Workflow nad aplikacemi iFaktury a platební výkazy, není zde vždy jasně vidět, kam se faktura odesílá a kdy musí být přiložena příloha. Komunikace s vlastními ZZO i neziskovými organizacemi na území Plzeňského kraje hodnotí odbor jako velmi dobrou. K těmto účelů je využíván portál KÚPK a hromadná emailová komunikace. Tento stav je pro odbor vyhovující.
Strana 26
Odbor zdravotnictví Z místního šetření na odboru zdravotnictví vyplynula potřeba změnit uložení evidence hospodaření nemocnic. V této evidenci je mnoho složitých výpočtů a grafů a všechna tato data jsou uložena na jednom lokálním počítači zaměstnance odboru. Pokud je tento zaměstnanec nepřítomen, není možné se k těmto datům dostat. Nemocnice zřizované KÚPK mají zájem o jednoduchý přenos dat mezi sebou a KÚPK, tuto problematiku již řeší zdravotnický holding, který má v plánu nasazení jednotné nadstavby IS nemocnic pro jednodušší sdílení dat. Odbor vidí jako velmi důležité, zvýšit informovanost ředitelů nemocnic ohledně schválených usnesení RPK nebo ZPK a zlepšit komunikaci všech nemocnic s odbory KÚPK. Spolupráci s odborem Informatiky hodnotí odbor zdravotnictví jako velmi dobrou. Odbor školství, mládeže a sportu Odbor školství, mládeže a sportu je největším odborem KÚPK a zároveň má na starosti nejvíce ZZO KÚPK. Jako velký problém vidí odbor spojitost dat, která jsou uchovávána v aplikaci Kevis. Do této aplikace zadávají informace i ZZO tohoto odboru, ale tato data nejsou provázána na další aplikace, kde je s nimi zapotřebí pracovat. Tato problematika je již ve spolupráci s odborem Informatiky řešena a do budoucna je uvažováno o nasazení Datového skladu místo aplikace Kevis. Prozatímní řešení se nabízí v podobě transformace dat z Kevisu do jiných databází, kde je možné nastavit relace na aplikaci Kevis. Odbor komunikuje se svými ZZO především emailem. Každých 14 dní zasílá instrukce na tyto ZZO a na ZZO ORP na území Plzeňského kraje. Odboru chybí centrální evidence dotací a žádostí o dotace přes celý KÚPK a Plzeňský kraj, elektronické řešení této problematiky je vnímáno odborem jako velmi přínosné. Spolupráce s odborem informatiky je na velmi vysoké úrovni. Odbor ve spolupráci s informatikou nastavuje a spravuj evidence v aplikaci Kevis, přes kterou ZZO odboru předávají mnoho důležitých informací.
Odbor životního prostředí Odbor na místním šetření identifikoval problém s duplicitou informací, které si vede o partnerech. Tento proces by velmi usnadnila možnost přenosu již zadaných dat mezi aplikacemi. Typicky se jedná o správu dotací, zde by bylo možné využít provázání dat ze spisové služby evidence dotací a evidence smluv. Odbor velmi využívá služeb oddělení GIS, ale chybí vazba mezi systémy ePusa a POVIS, mezi těmito evidencemi se data přepisují ručně. Odboru dále chybí aplikace na evidenci a vedení správního a stavebního řízení.
5.3.3 Oblast zástupce ředitele pro vnitřní správu Odbor Informatiky Místní šetření na odboru Informatiky probíhalo ve větší míře a více detailně a je mu věnována samostatná kapitola v rámci analýzy poskytování ICT služeb. Odbor kontroly, dozoru a stížností Odbor kontroly, dozoru a stížností zabezpečuje Úřední desku pro celý KÚPK a poskytuje metodickou podporu na přenesenou působnost přes celý Plzeňský kraj. Provádí kontroly obcí ohledně vyřizování stížností, petic, zákona č. 106/1999 Sb. a úředních desek obcí.
Strana 27
Odbor vidí jako problematické nastavení přístupu k aplikaci iUsnesení, především to, že není vidět do důvodových zpráv ostatních odborů. Odbor využívá pro vedení evidencí aplikaci Kevis, tato aplikace je pro potřeby odboru dostačující. Odbor vnitřních věcí a krajský živnostenský úřad
návrh na vytvoření centrální evidence dotací
požadavek na zjednodušení konzultace a kontroly přidělování dotací – chybí napojení na usnesení
složitý proces při předání požadavku, který byl omylem do Helpdesku zadán tomuto odboru a patří jinému řešiteli (odboru)
odbor využívá aplikaci Kevis, některé evidence jsou ještě vedeny v Excelu, ale jsou již připraveny na přenesení do Kevisu
provázanost aplikací Smlouvy a faktury přes indikátor číslo smlouvy
5.3.4 Oblast zástupce ředitele pro ekonomiku a rozvoj Obecně chybí kontrola jak ZZO provádí správu majetku, není zde nastavena žádná motivace, aby se ZZO chovaly efektivně Odbor Ekonomický
Odbor je před uzávěrkou odevzdání podkladů do rady zahlcen dokumenty z celého úřadu, návrh na nastavení zámku odevzdání podkladů ke schválení na odbor ekonomický ještě před zámkem pro radu
Zámek pro odevzdání podkladů k usnesení do Rady na ekonomický odbor před zámkem odevzdání podkladů pro radu (alespoň 2 dny)
Odboru chybí metodika k práci se smlouvami, sjednocení obsahu smluv a uchovávání metadat ke smlouvám
Na KÚ nejsou integrovány aplikace ekonomického IS mezi sebou, z tohoto důvodu nejsou data z těchto aplikací a modulů kompatibilní
Na odboru není zatím využíván datový sklad, datový sklad může velmi usnadnit uchovávání základních informací o financích a umožňuje nad nimi lepší analytickou práci
Na KÚ jsou aplikace Rozpočet a výkaznictví, ale přesto se používají tabulky aplikace Excel a provádí se ruční sběr dat
Odbor fondů a programů EU
Tento odbor eviduje pracovníky na projektech, náklady na projekty, Cash flow
Využívají aplikaci Kevis, tato databáze, ale není dlouhodobě udržitelná
V tuto chvíli není nastavena žádná vazba mezi sledováním projektů a aplikacemi pro usnesení, spisovou službu a ekonomiku
Odbor investic a majetku
Odbor využívá k evidenci objednávek dvě evidence – Agendio a aplikaci pro objednávky, tyto aplikace nejsou provázané, dochází zde k duplicitě evidence objednávek
Neexistuje evidence smluv, které uzavírají ZZO a třetí strany, kvůli tomu je kontrola těchto smluv velmi problematická
Jako problematický je viděn omezený přístup do iUsnesení, odbor ke své práci potřebuje vidět do usnesení celého úřadu a do důvodových zpráv Strana 28
Odbor regionálního rozvoje
Není sjednocen datový model územního plánování (při stavebním řízení, územním plánování, prezentace investičních příležitostí, projektů)
Spolupráce s odborem informatiky, hlavně s oddělením GIS na velmi vysoké úrovni
K evidenci je využíván Excel, Athena a papírová evidence
Koordinátor výstavby
Nastavený systém sběru dotazů a stížností od účastníků výběrových řízení je velmi složitý, je zde prostor pro zlepšení a zjednodušení tohoto systému
Pro svou práci využívá podklady od oddělení GIS, tato spolupráce je velmi dobrá a koordinátor výstavby má všechny podklady, které potřebuje
5.3.5 Shrnutí
Největší nedostatky jsou viděny v celkovém řešení práce s usneseními Rady Plzeňského kraje
ZZO kraje chybí, že nevidí do usnesení, pokud se jich týkají, to velmi zpomaluje a zesložiťuje přenos informací a úkolů, vyplývajících z usnesení pro ZZO
Na KÚ vidí do aplikace iUsnesení jen vedoucí odboru, další zaměstnanci odboru mohou do usnesení nahlížet jen ve spolupráci s vedoucím odboru
Odbor ekonomický schvaluje všechny finanční toky vyplývající z usnesení ještě před jednáním rady, velmi často se stává, že před zámkem pro odevzdávání podkladů pro radu, je odbor ekonomický přehlcen požadavky na schválení usnesení, zde by velmi pomohlo nastavit další zámek pro odevzdávání podkladů k připomínkování a potvrzení ekonomickým odborem
Všechny ZZO v kraji i odbory, by uvítali větší metodickou podporu v oblasti legislativy
Na KÚ chybí provázanost evidence smluv na evidenci faktur na plánování rozpočtu
Odbor informatiky může podpořit plánování odboru dopravy a krajské SÚS analytickými nástroji, je zapotřebí nastavit informační a datové toky tak, aby šli vždy přes odbor informatiky
Na KÚ chybí jednotný systém procesů školení, komunikace a předávání informací uživateli
Celková spolupráce s celým odborem Informatiky je velmi pozitivně vnímána, odbor Informatiky poskytuje vše, co je od něj žádáno
Na celém KÚ je vnímána potřeba zřízení jednotné evidence dotací, pro lepší kontrolu, přidělování a administrativu dotací
5.4 Zřizované a zakládané organizace kraje Na vzorku vybraných zřizovaných a zakládaných organizacích Krajského úřadu Plzeňského kraje proběhlo v období únor – březen 2011 místní šetření. Šetření proběhlo na těchto organizacích:
Školství o
Dětský domov DOMINO,
o
SOU elektrotechnické, Plzeň,
o
Krajské centrum vzdělávání a Jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky, Plzeň,
o
Středisko služeb školám, Plzeň,
o
Sportovní gymnázium, Plzeň,
o
ZŠ, Plzeň, Heyrovského 23, Strana 29
o
SOŠ obchodu, užitého umění a designu, Plzeň,
o
SPŠ dopravní, Plzeň,
o
SŠ, Oselce,
o
VOŠ, Obchodní akademie a Jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky, Klatovy,
o
Gymnázium Jaroslava Vrchlického, Klatovy,
o
SOU, Domažlice,
o
ZŠ a OŠ, Horšovský Týn,
o
DDM RADOVÁNEK, Kaznějov,
o
SŠ, Horní Bříza,
o
SPŠ, Tachov, Světce 1,
o
SOŠ a SOU, Sušice,
o
SŠ, Rokycany,
o
ZUŠ, Rokycany,
o
Gymnázium, Stříbro.
Kultura o
Studijní a vědecká knihovna Plzeňského kraje,
o
Muzeum jižního Plzeňska v Blovicích,
o
Galerie Klatovy – Klenová,
o
Muzeum Šumavy, Sušice.
Doprava o
POVED,
o
Krajská správa a údržba silnic Plzeňského kraje.
Sociální služby o
Dům seniorů Kdyně,
o
Dům sociální péče Kralovice,
o
Domov Harmonie, Mirošov,
o
Centrum sociálních služeb Tachov.
Zdravotnictví o
Zdravotnický holding Plzeňského kraje, a.s.,
o
Zdravotnická záchranná služba Plzeňského kraje,
o
Klatovská nemocnice a.s.
Ostatní o
Centrální nákup Plzeňského kraje
Šlo o návštěvu organizace většinou v jejím sídle, jednání se účastnil vždy ředitel organizace, který si někdy přizval pracovníka zodpovědného za ICT nebo ekonoma organizace. Na úvod jednání byl krátce představen projekt Zvyšování kvality řízení PK. Dále se jednání vedlo ohledně ICT na dané organizaci, o zmapování stávající stavu způsobu poskytování informací a služeb v oblasti ICT dané organizace, způsobech výměny informací a dat s jednotlivými odbory KÚPK, jaké komunikační kanály jsou k tomu využívány a zda jsou informace postačující. Dále se jednání zaměřilo na hodnocení spolupráce s odborem IT KÚPK a na případné oblasti jako prostor pro zlepšení komunikace a spolupráce s KÚPK.
Strana 30
Současně probíhalo i dotazníkové šetření Informační strategie na zřizovaných a zakládaných organizacích Plzeňského kraje. Během února t. r. byl na ZZO PK rozeslán dotazník s otázkami na IS/ICT. Dotazy byly zaměřeny na oblast výměny informací s KÚPK. Další část dotazníku se týkala oblasti řízení ICT na organizaci. Dotazník byl odeslán na všechny ZZO kraje, po dohodě s věcně příslušnými odbory KÚPK s těmito výjimkami:
Školství - dotazník byl zaslán pouze 20 organizacím, které byly vybrány pro místní šetření,
Zdravotnictví - dotazník byl zaslán pouze příspěvkovým organizacím a z obchodních společností jen Zdravotnickému holdingu (nebyla obesílána většina nemocnic),
Doprava – kromě KSÚS byly zvlášť obeslány jednotlivé okresní SÚS.
Vyplněný dotazník odevzdalo 51 zřizovaných a zakládaných organizací, což je návratnost okolo 80%. Výsledky zjištění dotazníkového a místního šetření jsou uvedeny níže v dalších kapitolách, které jsou rozčleněny dle oblastí zřizovaných odborů KÚPK.
5.4.1 Obecná zjištění Z místních šetření a z dotazníků vyplynula následující zjištění, která nezávislá přes oblasti a platí pro všechny ZZO nebo pro valnou většinu z nich:
Ředitelé ZZO Plzeňského kraje mají obecně poměrně široké kompetence a autonomii, která je však z jejich pohledu nevyvážená – mnoho úkonů musí buď nechávat schvalovat zřizovateli, řešit s ním nebo mu alespoň zpětně vykazovat, často opakovaně. Typickým příkladem je nákup automobilu nebo úpravy budovy. S tím související komunikace tak zabere nemalé množství času, který by bylo jinak možné využít výrazně efektivněji. ZZO většinově volají po širších pravomocech, vyvážených větší mírou následné kontroly.
ZZO většinově nepociťují zásadní problémy ve výměně informací s krajským úřadem co do formy, četnosti, rozsahu ani kvality - až na některé výjimky, uvedené dále. Kromě nich byly v jednotlivých oblastech většinou identifikovány některé další drobné náměty na zlepšení.
V podstatě všechny ZZO si stěžovaly na množství informací, které musely v posledním roce zasílat Centrálnímu nákupu, šlo často o duplicitní informace ve velké míře detailu, jejichž příprava zabrala spoustu času, přičemž ředitelé ZZO mají obavy o smysluplnosti poskytování těchto informací.
ZZO nejčastěji komunikují se třemi odbory - zřizovatelským odborem, odborem investic a majetku a ekonomickým odborem. ZZO uváděly, že duplicitní informace nepředávají často, pokud se tak děje tak se jedná především o informace požadované výše uvedenými odbory (především plánování a realizace investičních akcí, sledování stavu majetku, plánování a vykazování rozpočtu, rozpočtové změny). Jediná oblast, kde se zřizovatelský odbor programově snaží o to, aby veškerá komunikace krajského úřadu a organizací vedla přes tento odbor, je školství.
Každá z oblastí má svá významná specifika, která víceméně účinně brání srovnání ZZO přes oblasti, a to jak z pohledu zajištění ICT služeb, tak z pohledu výměny a sdílení informací.
Často zmiňovaným problémem byla nedostupnost plných znění usnesení RPK včetně důvodových zpráv, které se ZZO týkají.
Některé ZZO nabízejí k dispozici ostatním vlastní prostory (např. IT učebny pro výkon školení), případně nabízejí služby, které vykonávají v rámci své doplňkové činnosti a které by mohly využít ostatní (např. revize elektro, školení PO a BOZP, výroba nábytku aj.). O této možnosti většinou vědí jen ostatní organizace v dané oblasti a občas zřizovatelský odbor, většinou se ale tyto informace nedostanou k organizacím z ostatních oblastí. Evidence
Strana 31
Jsou velké rozdíly v ICT gramotnosti a v postoji organizace k ICT, a to jak napříč oblastmi, tak i v rámci jedné oblasti. Tyto rozdíly často začínají už u osoby ředitele. Není definována ani požadována minimální ICT gramotnost (např. ECDL) ani u administrativních pracovníků organizací.
Je malá informovanost organizací o ICT projektech, které jsou v přípravě či v realizaci a mohou mít na organizace dopad. Především projekt regionální páteřní sítě CamelNET a případně i projekt datového skladu by zasloužily větší marketing do ZZO kraje.
Z pohledu kraje je problémem nejednotná účetní metodika a analytiky, které znemožňují porovnatelnost a snadné zjištění některých ekonomických údajů. Např. výdaje na ICT služby jsou v této chvíli jen velmi těžko zjistitelné a vyžadují u každé organizace samostatnou analýzu. Organizace samotné většinově toto jako problém nevnímají.
5.4.2 Oblast školství Oblast školství je specifická především počtem organizací – školských subjektů zřízených krajem je 97 (tj. cca 70% všech ZZO kraje), z toho nemalá část navíc provozuje více zařízení v několika různých lokalitách. Dotazníkového i místního šetření se zúčastnilo v absolutních číslech největší množství subjektů, fakticky se však jednalo jen o cca pětinu ze všech školských organizací. Vzhledem k poměrně velkým rozdílům mezi jednotlivými ZZO v této oblasti je proto nutné veškerá zjištění, která budou rozpracována v návrhové části, ještě dále ověřovat. Z místních šetření a z dotazníků vyplynula pro tuto oblast následující zjištění:
Komunikace KÚ se školskými organizacemi kraje je ze strany organizací subjektivně vnímána jako velmi dobrá a většinou neduplicitní. Školství je jediná oblast, kde se zřizovatelský odbor programově snaží o to, aby veškerá komunikace krajského úřadu a organizací vedla přes tento odbor, což se mu z velké části daří a což organizace vnímají a hodnotí pozitivně.
Některé stejné informace ZZO předávají na KÚ opakovaně a duplicitně – např. evidence pronajatých nemovitostí a požadavky na investice do nich pro další rok zasílají ZZO na odbor ŠMS a odbor IM. Dále informace, které vyplývají z výkazů účetních závěrek, zasílají ZZO na odbor ekonomický i na odbor ŠMS.
Zaznělo také, že do dotačních projektů vypisovaných krajem požaduje krajský úřad opakované předávání kopií zřizovacích listin a dalších dokumentů, které má odbor k dispozici.
V oblasti metodické podpory ZZO často volají po dostupnosti aktuálních metodik, směrnic a usneseních Rady (pokud se jich týkají) formou např. uložení metodik a směrnic v datovém skladu, úložišti. V současnosti chodí tyto informace na ZZO mailovou poštou. Je i požadavek na vytvoření krajské internetové sítě pro školy.
Organizace pro získávání informací od KÚ využívají email, datovou schránku, webový portál KÚ, telefonní komunikaci i listinnou poštu, použité kanály by neměnily. ZZO využívají všech dostupných informačních zdrojů KÚ, včetně informací na webovém portále KÚ.
Organizacím nejvíce chybí včasné informace o vyhlášených dotačních titulech, legislativní změny, případně více analýz v oblasti zájmového vzdělávání.
Organizacím nejvíce pomáhají stávající instrukce a informace od zřizovatelského odboru ve výše uvedených oblastech. Především v oblasti dotačních projektů z OPVK bylo opakovaně uváděno, že úředníci odboru ŠMS jsou velmi ochotni a vstřícní a snaží se komunikovat a pomoci.
ZZO vítají možnost průběžné konzultace s odborem ŠMS při řešení případných problémů.
Strana 32
Hlavní používané komunikační kanály pro předávání informací na KÚ jsou email, datová schránka, telefonní komunikace, ani zde by ZZO většinou nic neměnily.
Spisová služba není výrazně používána, pokud je zavedena jedná se o elektronickou spisovou službu Virtuos.
V oblasti školení je velmi dobře vnímána organizace Středisko služeb škole Plzeň, která organizuje a pořádá také školení ICT a nabízí podporu práce s aplikacemi běžně využívanými ve školství (školská agenda, personalistika a mzdy, účetnictví, obecné výukové programy). Školení a služby využívají především školy z Plzně a blízkého okolí. Vzdálenější ZZO možnost školení využívají zřídka, z důvodu lokalizace konání školení.
Krajské centrum vzdělávání – jediné centrum s právem odborného vzdělávání pedagogů, je také kladně vnímáno
Školení na využívání ICT organizované odborem informatiky je v podvědomí organizací a je využíváno spíše méně často – menší organizace mají problém se zástupností zaměstnance vyslaného na školení, větší organizace jsou schopné si základy ICT školit samy.
Některé ZZO mohou ostatním nabídnout vlastní prostory (IT učebny), např. pro výkon školení, případně některé školy (hlavně SOŠ a SOU) nabízejí další služby, které vykonávají v rámci své doplňkové činnosti. O této možnosti většinou vědí ostatní školské organizace (především z okolí) a odbor ŠMS, často se ale tato informace nedostane mimo školství.
Neexistuje jednotný informační systém škol, ať už v oblasti ekonomiky, personalistiky a mezd nebo školské agendy: o
převažující ekonomický systém na organizacích je Fenix či Unicos
o
převažující personalistika Unicos nebo Kvasar Perm
o
pro školskou agendu je nejčastěji využíván Bakalář, v menší míře Škola On-line.
Organizace tuto nejednotnost nevnímají jako problém, spíše berou jako výhodu že mohou používat aplikace, na které si zvykli a které ovládají. Tím je do značné míry zamezeno tomu, aby kraj sbíral jednotné výkonové a ekonomické ukazatele automaticky nad rámec povinného výkaznictví škol vůči MŠMT a ÚIV, takové sestavy musejí školy vytvářet většinou ručně a zadávat do KEVISu.
Nejednotná účetní metodika a analytiky, které znemožňují porovnatelnost a snadné zjištění některých ekonomických údajů, je ve školství i díky počtu ZZO větším problémem než v jiných oblastech. Např. skutečné výdaje na ICT služby jsou v této chvíli u škol v podstatě nerozklíčovatelné.
Online komunikace rodičů a žáků se školou (přístup k docházce, prospěchu aj.) je zavedena jen v některých školách. Většinovým důvodem nevyužívání je náročnost změn, které by bylo potřeba učinit v procesech a vybavení školy. Objevily se ojedinělě negativní názory, že online komunikace je špatný směr, který podporuje nezájem rodičů o prospěch dítěte, většinový postoj škol je však neutrální nebo mírně pozitivní.
Kvalita, rozsah a aktuálnost informací, zveřejňovaných na webových stránkách školských organizací se velmi liší. Neexistuje jednotný přístup (metodika), která by definovala minimální požadavky na web školy. U malých organizací je i problém (finanční, kapacitní) držet stránky aktuální.
Školy by přivítaly nákup ICT techniky ve větším množství např. pro vybavení celé učebny, nákup interaktivních tabulí aj., v této chvíli však většinou nemají dostatečné finance a neexistuje vhodný dotační titul.
Ve školství je odborem ŠMS hojně využíván KEVIS k evidencím a rychlému sběru informací a dat. Jedná se např. o evidenci přijímacího řízení, návrh rozpočtu ZZO, přehled ICT apod. Školy si na tento způsob vykazování již zvykly a většinou toto nevnímají jako problém. Přesto
Strana 33
zazněl ojedinělý názor, že některé informace ve výkazu jsou téměř zbytečné a nevypovídají o charakteru a skutečné práci organizace.
Pokud školy v minulosti z nějakého důvodu spolupracovaly s odborem informatiky, tak si tuto spolupráci chválily. Především šlo o podporu služby Virtuos a o poradenství v oblasti ICT.
5.4.3 Oblast zdravotnictví Usnesením Zastupitelstva a Rady Plzeňského kraje došlo v minulých letech k odsouhlasení založení obchodních společností a následně pak zápisem do Obchodního rejstříku k založení obchodních společností. Plzeňský kraj je v této chvíli zakladatelem a jediným vlastníkem těchto obchodních společností:
Domažlická nemocnice, a.s.,
Klatovská nemocnice, a.s.,
Stodská nemocnice, a.s.,
Rokycanská nemocnice, a.s.,
Nemocnice následné péče LDN Horažďovice, s. r. o.,
Nemocnice následné péče Svatá Anna, s. r. o.
Zdravotnický holding Plzeňského kraje, a.s.
Posledně jmenovaná společnost byla zřízena relativně nedávno a jejím úkolem je zavést holdingový způsob řízení do oblasti zdravotnictví, což bude mít dopad i na výměnu informací a zajišťování ICT služeb v oblasti zdravotnictví. Dále Plzeňský kraj převzal a plní zřizovatelskou funkci k těmto zdravotnickým zařízením příspěvkovým organizacím:
Dětskému domovu Trnová,
Zdravotnické záchranné službě (ZZS) Plzeňského kraje;
další organizace nejsou zdravotnickými zařízeními, resp. nemají ve zřizovací listině zahrnutu zdravotní činnost:
Nemocnice Plzeňského kraje,
Nemocnice Domažlice,
Nemocnice Planá u Mariánských Lázní -v současné době v konkurzu.
Místní šetření proběhlo na organizacích Zdravotnický holding, ZZS PK a Stodská nemocnice. Z místních šetření a z dotazníků vyplynula pro tuto oblast následující zjištění:
Pro sběr informací je sice využíván Kevis, tento systém ale odboru příliš nevyhovuje
Hospodaření nemocnic je často vedeno pouze na jednom počítači, není nijak sdíleno, v případě nepřítomnosti daného zaměstnance není přístup k těmto datům
Nemocnice se řeší IT vlastními silami, zájem o snadný přenos dat mezi nemocnicemi (vysoké nároky na ochranu osobních dat)
Pod odbor zdravotnictví spadají obchodní společnosti, tyto organizace si ICT řeší na své úrovni, většinou mají vlastní IT oddělení, které jim spravuje IT a podporuje koncové uživatele.
Příspěvkové organizace odboru Zdravotnictví řeší ICT samostatně, IS mají nejednotný.
Vznesen požadavek na přístup ke schváleným usnesením RPK i ZPK včetně příloh (důvodových zpráv).
Požadavek na sjednocení a centralizaci IS nemocnic PK – propojitelnost dat nemocnic a ZZS. Strana 34
Požadavek na výměnu informací nemocnic PK, Fakultní nemocnicí Plzeň a ZZS Plzeň.
Zdravotnický holding a nemocnice
V současné chvíli vzniká nezávisle na této analýze dokument Koncepce ICT zdravotnického holdingu, který bude řešit informatiku krajského zdravotnictví
Koncepce na sdílení dat nemocnic PK a Fakultní nemocnice v souladu s legislativou a ochranou osobních údajů.
Požadavek na jednotné řešení IS nemocnic – centralizace dat.
Projekt Objednávání pacientů k vyšetření – testovací provoz na dvou nemocnicích PK, objednávání přes internet
Návrhy do RPK podávají přes odbor Zdravotnictví – vyhovující postup.
Zpracování ekonomických dat zajišťuje externí firma.
Připravuje se koncepce služeb zdravotnického holdingu, která zahrnuje i oblast ICT
Připravuje se veřejná zakázka na jednotný nemocniční IS
Budoucí využití TC kraje pro uložení snímků PACS a CT, zbytek dat si nemocnice (holding) musí řešit samy
ZZS Plzeňského kraje
Organizace s vlastním IT oddělením
CamelNET – určitě velká pomoc, obava zda pokryje všechny výjezdové stanoviště ZZS (některé se nacházejí mimo ORP)
Dispečink – požadavek na získávání aktuální informace o lůžkovém fondu nemocnic PK i Fakultní nemocnice Plzeň.
Požadavek na vytvoření kanálu pro sběr dat (přenos dat) na KÚ – statistické výkazy, ekonomické výkazy, analýzy, rozpočet – komunikují s více odbory.
Požadavek na organizaci Centrální nákup – provádět celý proces výběrového řízení (tvorba žádosti, vysoutěžení, nákup, dodání) – předat jen specifika.
Požadavek na podporu/zajištění tvorby žádosti a administraci dotace (dotace v oblasti výchovy a vzdělávání).
5.4.4 Oblast sociálních služeb Dotazníkového šetření se zúčastnilo 11 z celkového počtu 12 organizací z oblasti sociálních služeb, kromě toho proběhlo místní šetření na 4 organizacích. Z místních šetření a z dotazníků vyplynula pro tuto oblast následující zjištění:
Klasifikace organizací ZZO dle využívání a provozování IT: zde jsou zastoupeny všechny kategorie – jak malé organizace okolo 10 stanic, tak střední organizace (20-25 stanic) a 4 velké organizace (30 stanic).
Komunikační kanál k předávání informací od KÚ je využíván: datová schránka, mail, telefonní komunikace.
ZZO požadují přehledné informace o vyhlášených dotačních titulech – vytvoření seznamu
Požadavek na přehledné informace o závazných termínech splnění úkolů, odevzdání výkazů, zpráv apod. (kalendář) – vytvoření „kalendáře“ přes všechny odbory, které komunikují s ZZO.
ZZO velice oceňují informace z usnesení RPK a ZPK, upozorňování na termíny povinných statistických výkazů a tabulek, informace z odboru SV.
Strana 35
V oblasti opakovaného předávání stejných informací je zmíněn odbor IM, který často požaduje informace na ZZO. Např. plán investic a přehled veřejných zakázek je zasílán na zřizovatelský odbor SV, ale i na odbor IM. Dále odbor ekonomický požaduje stejné informace a výkazy o hospodaření ZZO. Ještě byla zmíněna organizace Centrální nákup, která byla hojně napadána pro opakované zasílání stejných informací z oblasti statistik, energií.
V oblasti duplicitního předávání informací na KÚ bylo zmíněno zasílání účetních výkazů elektronicky i v listinné podobě.
Otázka spisové služby: větší část ZZO nevyužívají spisovou službu a další část využívá spisovou službu Galatea. Důvodem nepoužívání spisové služby je malý počet podacích čísel, ZZO se zajímali o spisovou službu z projektu Virtuos, zazněl názor, že spisovou službu budou používat, až ji budou mít zavedenou všechny ZZO odboru SV. Tady je velký prostor pro centrální zavedení spisové služby, pět ZZO uvedlo zájem o zapojení do úložiště dokumentů ze spisové služby (elektronická spisovna).
Digitální mapové podklady – nevyužívají, jednak není potřeba z důvodu zaměření organizací, dále zmiňují, že službu neznají, neví jak ji uplatnit. Jen jedna organizace uvedla využití těchto dat pro účely žádosti o stavební povolení. Mapové podklady jsou využívány pouze na úrovni odboru sociálních věcí pro celkové analýzy dostupnosti soc. péče.
Služba Virtuos – organizace využívají zřídla a omezeně, službu znají. Organizace mají zapůjčené počítače, které jsou vyčleněné pro jejich zákazníky.
V oblasti školení – nabídku školení odboru IT KÚ dostávají a využívají na základní školení. Uvítají rozšíření nabídky na odborné školení v oblasti sociální, účetnictví nebo management. Zazněl problém s dojížděním do Plzně na školení, v tomto případě si organizace raději zajistí školení po své linii.
ZZO jsou uživatelem odborného SW pro sociální služby Cygnus, který jim pomáhá pro řízení i zajišťování podkladů a informací do výkazů. Slouží pro evidenci sociálních služeb, které poskytují klientům.
Velké rozdíly mezi jednotlivými organizacemi ve zralosti IS a v přístupu k ICT – někde zaveden elektronický oběh dokumentů, jinde pouze účetnictví aj.
Jedná se o poměrně velké organizace zajišťující rozsáhlou paletu služeb, každá organizace zaměřena mírně jiným směrem = nelze porovnávat nebo sjednotit IS/ICT bez zohlednění specifik
5.4.5 Oblast dopravy Z místních šetření a z dotazníků vyplynula pro tuto oblast následující zjištění:
Odbor Dopravy a silničního hospodářství nevyužívá žádnou aplikaci pro správní řízení a přestupky, možnost využít IS Vita
Při sdílení dat a tabulek s krajskou SÚS dochází k duplikaci, možnost využití Kevisu
Dotazníkového šetření se zúčastnila obchodní společnost POVED i příspěvková organizace Správa a údržba silnic PK – jak centrála tak i pět okresních správ.
POVED
Z pohledu využívání IT služeb jde o organizaci střední velikosti cca 10 stanic.
IT služby jsou zajišťovány příspěvkovou organizací SIT MP. Byl by zájem o nákup IT služeb od odboru IT KÚ, ale vzniká problém s odvodem DPH.
Chybí koordinace koncepce ICT organizace s odborem informatiky
Tato organizace požaduje přístupy k aktualizovaným datům z rozmanitých oblastí, např.: Strana 36
o
Data, kontakty z obcí a měst po komunálních volbách
o
Data, kontakty ze škol a školských zařízení PK
o
Data, kontakty ze zdravotnických zařízení včetně privátních
Organizace pracuje s daty z pracovních úřadů, krajské hospodářské komory
Požadované komunikační kanály pro získávání informací od KÚ: mail, webový portál KÚ, listinná pošta.
Organizaci nejvíce chybí informace: o
analýzy změn počtu obyvatel v jednotlivých obcích a městech
o
data o dojížďce do škol (ZŠ, SOU, SŠ, ZČU, LF UK)
o
data o dojížďce za prací zejména k větším zaměstnavatelům (nad 100 zaměstnanců)
o
data o dojížďce za prací mimo PK
Požadované komunikační kanály pro předávání informací od KÚ: mail, listinná pošta, telefonní komunikace.
Požadavek na přístup ke schváleným usnesením včetně důvodových zpráv a ekonomického hlediska.
Krajská správa a údržba silnic PK
Organizace je členěna na centrálu a okresní správy.
ICT služby pro SÚS kompletně zajišťuje odbor informatiky KÚ PK
Požadavek na přístup ke schváleným usnesením RPK a ZPK včetně důvodových zpráv ve vztahu k SÚS PK.
Komunikační kanály pro získávání informací od kraje: mail, datové schránky, telefonní komunikace, listinná pošta.
Organizaci chybí mapové podklady v oblasti dopravy, informace o stavu správního řízení v oblasti dopravy.
Je zde velký prostor pro využití aplikace GIS pro lokalizaci oprav, pro pasportizaci dopravního značení, pro zimní údržbu a pro silniční stavby.
Nedochází k opakovanému předávání stejných informací na KÚ nebo jiné instituce.
Organizace předávají informace KÚ těmito komunikačními kanály: mail, datová schránka, listinná pošta.
Organizace využívají elektronickou spisovou službu Athena.
Organizace uvažuje o zavedení helpdesku pro okresní správy i pro požadavky a problémy mimo ICT.
Organizace plánuje centralizaci provozního SW přes všechny okresní správy. V současné době je využíván ekonomický SW SoftPC.
Organizace mají přístup do SW faktury a objednávky
Na organizaci není aplikace na stavební řízení.
Není přístup k vnitřním směrnicím, metodikám – požadavek na sestavení systému směrnic a pravidel pro PO PK – základní směrnice (pro všechny PO), odborné směrnice (speciální dle oboru PO).
Organizace by měli zájem o připravované služby KÚ bezpečné úložiště dokumentů ze spisové služby a úložiště ostatních dokumentů a dat.
5.4.6 Oblast kultury Strana 37
Odbor kultury, památkové péče a cestovního ruchu KÚPK spravuje 13 zřízených organizací, pomocí kterých realizuje dva strategické okruhy, a to památková péče na obnovu a zachování památkového fondu a dále pak zhodnocení a celkovou regeneraci památkového fondu, tj. prezentace památek, zhodnocení památkového fondu ve vztahu k cestovnímu ruchu a uchování kvalit venkovského prostoru a kulturní krajiny. Dotazníkového šetření se účastnilo všech 13 zřizovaných a zakládaných organizací odboru KP (viz seznam ZZO). Dále pak proběhlo místní šetření, návštěva sídla organizace, a to celkem na čtyřech zřizovaných a zakládaných organizací:
Studijní a vědecká knihovna Plzeňského kraje,
Muzeum jižního Plzeňska v Blovicích,
Galerie Klatovy/Klenová,
Muzeum Šumavy Sušice.
Část organizací oblasti kultury – Stálá divadelní scéna Klatovy, Muzeum Šumavy Sušice, Muzeum Českého lesa v Tachově, Galerie Klatovy/Klenová, Hvězdárna v Rokycanech, Muzeum a galerie severního Plzeňska v Mariánské Týnici – lze klasifikovat jako malé organizace z pohledu využívání a provozování informačních technologií. Počet stanic se pohybuje do 10 kusů, obdobný počet tiskáren a servery tyto organizace někdy nevlastní. Tyto organizace nemají vlastní IT oddělení ani vlastního IT pracovníka, ICT služby zajišťují převážně nákupem služeb od externích dodavatelů, ať jde o připojení k internetu, správu koncových stanic, komunikační služby, provoz systémů až po koncovou správu uživatelů. Vzhledem k velikosti organizace je toto postačující. Přesto zazněl povzdech „v informačních záležitostech je naším mínusem, že jsme malá organizace a nemůžeme si dovolit vlastní IT zaměstnance“. Tyto organizace neprovozují elektronickou spisovou službu z důvodu malého počtu podacích čísel, ruční podací arch postačuje. Další část ZZO v této oblasti tvoří organizace, které lze klasifikovat z pohledu využívání a zajištění ICT služeb jako středně velké – Muzeum Dr. Bohuslava Horáka v Rokycanech, Muzeum Chodska v Domažlicích, Muzeum jižního Plzeňska v Blovicích, Vlastivědné muzeum Dr. Hostaše v Klatovech a Západočeská galerie v Plzni. Tyto organizace vlastní do 20 pracovních stanic, nemají vyčleněný samostatný útvar ani organizační jednotku IT oddělení. ICT služby na organizaci zajišťují převážně nákupem služeb od externích dodavatelů. Pouze jedna organizace z této skupiny provozuje elektronickou spisovou službu Galatea. Zvláštní místo z pohledu zajišťování ICT služeb mají Západočeské muzeum v Plzni a Studijní a vědecká knihovna PK. Z pohledu ICT jde o velké organizace, které si zajišťují většinu ICT služeb vlastními silami (v případě muzea vyčleněný IT pracovník, v případě knihovny IT oddělení). Z pohledu ICT spravují obě organizace přes sto počítačů a větší počet serverů. Mají zakoupené licence na provoz speciálního software pokrývajícího agendy organizace – výpůjční SW, digitalizace, restaurování fondů aj.
Studijní a vědecká knihovna PK Studijní a vědecká knihovna Plzeňského kraje (SVK PK) je veřejnou knihovnou s univerzálními knihovními fondy, střediskem informačních, vzdělávacích a kulturních služeb s tradiční orientací na obory region charakterizující. Je institucí zřizovanou ve veřejném zájmu. Svými fondy a službami zaručuje knihovna právo občanů na všeobecný, rovný a neomezený přístup k informacím, rozvíjí vzdělanostní a kulturní úroveň občanů a uchovává národní kulturní dědictví. Strana 38
SVK PK je univerzální veřejnou knihovnou a poskytuje své služby všem zájemcům ve smyslu zákona č. 257/2001 Sb., o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon), ve znění pozdějších předpisů. SVK PK je ústřední knihovnou kraje, dokumentovým centrem pro uchovávání a zpřístupňování informačního fondu včetně speciálních druhů dokumentů a netradičních nosičů informací. Knihovní řád definuje na základě, jakých dokumentů se může zájemce o služby registrovat v knihovně a jaká pravidla ve vztahu k půjčeným dokumentům musí dodržovat. Propaguje a diferencovaně zpřístupňuje knihovní fondy fyzickým a právnickým osobám zejména přímým půjčováním primárních dokumentů prostřednictvím vnitrostátní i mezinárodní meziknihovní výpůjční služby, prostřednictvím bibliografických a informačních činností, veřejným předváděním audiovizuálních děl, zpřístupňováním vzdálených elektronických databází za pomoci veřejných datových sítí a dalšími formami práce s uživateli. Uživatelé služeb SVK PK jsou v převážné míře studující středních a vysokých škol (dle šetření v závěru roku 2010 činí tato skupina cca 53 % registrovaných čtenářů). Dále služeb knihovny využívá odborná veřejnost, badatelé, vědečtí pracovníci základního i aplikovaného výzkumu, lékaři, středoškolští a vysokoškolští pedagogové, technici, právníci, drobní podnikatelé, profesionální hudebníci, studující uměleckých škol a široká veřejnost města Plzně i regionu. Uživateli služeb jsou rovněž zahraniční studenti především medicínských oborů. Knihovna je metodickým a poradenským centrem pro knihovny plzeňského regionu. Shromažďuje, zpracovává a trvale uchovává domácí dokumenty se zvláštním zřetelem na regionální dokumenty, systematicky buduje univerzální český i cizojazyčný fond vědecké, odborné, populárně naučné i krásné literatury a speciálních informačních pramenů prostřednictvím povinného výtisku, koupě, darů a výměny dokumentů včetně mezinárodní výměny v souladu s Úmluvou o mezinárodní výměně publikací. Zpracovává a zpřístupňuje regionální informační databáze. V rozsahu svých činností racionalizuje knihovnické, bibliografické a informační procesy zaváděním moderní techniky a aplikací automatizovaných systémů. SVK PK je informačním a databázovým centrem krajského bibliografického systému, poradenským a konzultačním střediskem pro zavádění informačních a komunikačních technologií do knihoven. Zároveň je centrem pro organizaci vzdělávacích akcí určených pracovníkům knihoven a informačních pracovišť. Knihovna zabezpečuje služby diferencovaného charakteru na speciálním pracovišti – v Knihovně pro nevidomé. Pracoviště slouží nevidomým uživatelům Plzeňského kraje a je vybaveno odpovídajícími technickými prostředky včetně internetu. K naplnění svého účelu jako veřejné knihovny dále zajišťuje zejména:
vzdělávací činnost pořádáním přednášek a jejich cyklů, jakožto i odborných seminářů a konferencí, pořádání akcí mimoškolní výchovy a vzdělávání, pořádání kulturních a kulturně společenských akcí spojených s veřejným šířením autorských děl (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb.), vydávání a veřejné šíření neperiodických publikací (ve smyslu zákona č. 37/1995 Sb.) a dalších tiskovin souvisejících s účelem zřízení, pořizuje, vytěžuje a zužitkovává databáze, umožňuje přístup na internet veřejnosti.
Strana 39
Západočeské muzeum v Plzni Západočeské muzeum v Plzni je příspěvkovou organizací Plzeňského kraje. Zřizovací listina muzea byla vydána Plzeňským krajem na základě usnesení Zastupitelstva Plzeňského kraje č. 90/01 dne 11. 12. 2001 v souladu s §35 odst. 2 písm. j) zákona č. 129/2000 Sb., o krajích, ve znění pozdějších změn a předpisů, ustanovení § 27 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších změn a předpisů, ustanovení §2 zákona č. 157/2000 Sb., o přechodu některých věcí, práv a závazků z majetku České republiky do majetku krajů, ve znění pozdějších změn a předpisů a zákona č. 122/2000 Sb. o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů. Západočeské muzeum v Plzni plní funkci muzea ve smyslu ustanovení §10 odst. 6 zákona č. 122/2000 Sb. o ochraně sbírek muzejní povahy a o změně některých dalších zákonů. Zřizuje se za účelem získávat, shromažďovat, trvale uchovávat, evidovat, odborně zpracovávat a zpřístupňovat veřejnosti sbírky muzejní povahy, včetně doplňkových služeb odborné i široké veřejnosti. Knihovna se podílela na tvorbě a rozšiřovaní informační oborové brány ART. Jde o významný projekt, celkem 9 velkých muzejních i vysokoškolských knihoven, který je třetím svého druhu v ČR. Svým portálem umožňuje uživatelům nejen široké vyhledávací možnosti v souborném katalogu, ale i informační servis v oblasti uměni, architektury, uměleckého řemesla, teorie a kritiky uměni, památkové peče atd. Další rozvoj a rozšířeni digitální knihovny „Plzeň a Plzeňsko na starých mapách“ byl umožněn grantovým projektem u Nadačního fondu pro kulturní aktivity občanů města Plzně, který poskytl finanční obnos. Díky tomuto grantu bylo dáno k digitalizaci dalších 10 vybraných map. Digitální knihovna prezentuje v současnosti celkem 40 digitálních kopii historických map a bude rozšířena o dalších 10 zdigitalizovaných dokumentů. Integrovaný systém ochrany sbírek je zaměřen na budování informační a obrazové databáze pro potřeby vyhledávaní a dohledáni muzejních sbírek v případě mimořádné události. Vybudováním systému pilotních a regionálních pracovišť bylo pověřeno MK ČR. Západočeské muzeum působí jako regionální pracoviště pro Plzeňsky kraj. Do databáze jsou přednostně evidovány všechny vystavované a zapůjčované sbírkové předměty. Dále pak sbírky předávané k restaurování a konzervaci. Společné
Návrh na jednotný IS pro všechny ZZO kultury, aby se ujednotily procesy komunikace
Obsah: seznamy sbírek ZZO (možnost zapůjčení), odborná databáze pro výměnu informací, společný komunikační, metodický a informační kanál
Nastavení „extranetu“ pro ZZO kraje pod odborem Kultury a Památkové péče, zatím jen pro krajské ZZO, do budoucna možnost zapojení všech organizací na území kraje
Možnost využití Kevisu pro přehledy, zatím je používán Excel
Komunikační kanál, ZZO uvedli, pro získávání informací od KÚ v tomto pořadí: mail, telefonní komunikace, datová schránka, webový portál KÚ. V požadavcích ZZO je omezit telefonní komunikaci.
ZZO chybí a pomohly by k práci: výsledky usnesení RPK, vyhlášené dotační tituly pro oblast kultury a památkové péče, novinky v legislativě a právní výklad v oblasti kultury a památkové péči, dále chybí legislativní změny z oblasti ekonomiky (zde by uvítali více a včasné informace). Směrnice a metodiky obdrží ZZO od odboru KP mailovým kanálem, což pro některé ZZO není dostatečné, složité zpětné dohledávání. Uvítali by uložení směrnic a metodik do datového úložiště.
ZZO jsou velice spokojeni s předáváním informací od zřizovaného odboru KP v oblasti přímých metodických pokynů, aktualizace směrnic, oblast účetnictví. Strana 40
Komunikační kanál pro předávání informací KÚ, ZZO uvedli v tomto pořadí: mail, listinná pošta, datové schránky, telefon, webový portál KÚ. ZZO by upřednostnili komunikační kanály mail a datová schránky.
ZZO nevnímají duplicitního předávání informací.
Spisovou službu ZZO většinově nevyužívají. Jen ZZO Muzeum Jižního Plzeňska v Blovicích a ZZO Galerie Klatovy – Klenová používá spisovou službu z projektu Virtuos.
O službě KÚ PK Virtuos ZZO mají povědomí, přesto tuto službu nevyužívají.
Školení na využívání ICT organizované KÚ PK ZZO využívá
Během místních šetření byly zaznamenány požadavky na jednotný účetní systém, možnost tvorby a správy webových stránek ZZO IT odborem.
Je nastavena velká spolupráce s IT odborem, především při nasazení a podpoře spisové služby, datových schránek, datovém skladu a digitalizaci fondů.
5.4.7 Centrální nákup
Nasazení nového IS na zadávání a evidenci veřejných zakázek EZAK – proběhlo školení pracovníků PO PK i pracovníků CN – školení provádí dodavatelská firma.
IT služby zajišťuje odbor IT KÚ – vyhovující model, požadují zachovat
Požadavky zadávají do aplikace Helpdesk - spokojenost
5.4.8 Shrnutí
Požadavek na zpřístupnění schválených usnesení RPK i ZPK včetně příloh a důvodových zpráv.
Přehledné informace o dotačních titulech – seznam vyhlášených, zrušených dotačních titulů, oblast a odbor poskytnutí dotace. Podpora při tvorbě žádosti i při administraci dotace.
Rozšířit nasazení spisové služby (např. Virtuos).
Větší prostor pro PO Středisko služeb školám – vedení účetnictví, školení, nejen pro PO odboru ŠMS.
Digitální mapové podklady – více propagovat službu především v oblasti dopravy.
Vytvoření aktuálních kontaktů PO PK.
Vytvoření sytému směrnic a metodik pro PO PK – základní pro všechny PO PK, odborné (speciální směrnice).
Školení – více využít prostor v kraji, provádět školení na více místech v PK.
Spokojenost s podporou IT odborem KÚ – dobře nastavená spolupráce, z pohledu uživatelů fungující podpora.
5.5 Obce na území kraje Při místním šetření byly navštíveny 3 obce s rozšířenou působností (Blovice, Rokycany, Plzeň), 2 obce s pověřeným obecním úřadem (Holýšov, Manětín) a 5 obcí 1. stupně (Janovice nad Úhlavou, Horní Bříza, Halže, Němčovice, Hora sv. Václava). Proběhlo také dotazníkové šetření, kterého se zúčastnilo 85 obcí z Plzeňského kraje. Množství, kvalitu a aktuálnost informací, které od KÚ obce dostávají, hodnotí jako dostatečné nebo spíše dostatečné. Obce uvedly i některé podněty a prostory ke zlepšení jako např.:
K předávaným informacím přikládat kontakty na fundované pracovníky, kteří podají bližší informace k uvedené problematice. Strana 41
Poradenství v oblasti získávání evropských dotací.
Nedostatečná informovanost v oblasti účetnictví, chybí aktuální metodika účetnictví při změnách legislativy.
Včasná prezentace schválených dotačních titulů.
Zavedení seminářů nebo konzultací o projektech PK a dotačních programech.
Více informovanosti v oblasti legislativy.
Při kontrolách hospodaření jsou rozdílné výklady na řešení problému.
Jednodušší orientace na webových stránkách KÚ.
Požadavek na větší pomoc v oblastech státní správy – při řešení problémů v dopravě, nakládání s odpady, apod. (vydávání rozhodnutí).
Komunikační kanály pro získávání informací od kraje obce a města využívají v tomto pořadí: mail, datové schránky, webový portál KÚ, listinou poštu a nakonec telefonní komunikaci. Obce a města uvedly, které informace od KÚ jim nejvíce chybí a pomohly by jim při práci:
Oblast výběru místních poplatků za technická herní zařízení povolená MF ČR (tato evidence není vedena na úrovni kraje).
Řešení legislativních otázek, bezplatný právní servis, aktuální informace nových právních předpisů přenesených do praxe jednotlivých odborů KÚ.
Informace o schvalování žádostí o dotace, informace o aktuálním stavu žádosti ve schvalovacím procesu.
Informace o řízení dopravní obslužnosti – toto uváděli malé obce (na počet obyvatel).
Problém se zavedením nových ICT technologií (Czech point, datové schránky), možnost praktické ukázky správných postupů v obsluze v podmínkách úřadu. Otázka zaškolení a podpory pracovníků obcí a měst.
Informace o vyhlášených i zrušených dotačních titulech PK i ministerstvy státu.
Metodika ohledně účetnictví obcí a měst, řešení účtování dotací.
Metodika pro získávání příspěvků pro jednotky požární ochrany zřizované obcemi
Termínový kalendář povinností vyplývající ze zákonů, případně i zobrazení příslušného formuláře a legislativního zdroje.
Zavedení zasílání novinek z portálu PK na mail obcí a měst.
Mapové podklady
Vytvoření úložiště vzorů – formulářů, postupů, příkladů řešení.
Trendy v oblasti webových informačních služeb ve vztahu k veřejnosti.
Informace o situaci a hodnocení projektů ROP
Obce a města také uvedly informace, které jim nejvíce pomáhají k jejich činnosti a výkonu:
Úzká spolupráce s odborem ekonomický oddělení účetnictví, informace ekonomického odboru.
Informace o vyhlášených dotačních titulech, možnost konzultací s pracovníky KÚ při administraci žádostí o dotace, zúčtování dotací.
Školení v PC dovednostech.
Informace k volbám, evidence obyvatel.
Informace na webových stránkách Plzeňského kraje.
Mapové podklady, ortofotomapy na webových stránkách PK
Data z Kalendáře akcí – sdílení do webových stránek města.
Odpovědi na konkrétní problémy pracovníky všech odborů KÚ Strana 42
Koordinace společného zpracování zásad a postupů činností v krizovém řízení.
Dotační program PSOV PK - pro svoji jednoduchost na podání žádosti a závěrečné vyhodnocení.
K otázce na množství informací, které KÚ požaduje po obcích a městech, se vyjádřili kladně – odpovídající (informace jsou požadovány neduplicitně, v rozsahu zákonných požadavků), takto odpovědělo 85% z dotázaných obcí. Obce a města nepociťují, že by informace předávali na KÚ zbytečně duplicitně a složitou cestou. Kriticky se vyjádřili jednotky obcí v těchto oblastech:
Duplicitní předávání finančního vypořádání dotací, výkazy o hospodaření, hlášení o odpadech.
Odbor ekonomický – nejsou v předstihu stanoveny podmínky a data uzávěrek
Informace o hospodaření škol duplicitně na odbor ekonomický a odbor ŠMS.
Výkaznictví (i když v mezích zákona) je složité a neodpovídá velikosti obce. Složitá forma výkazů FKVS. Administrativní požadavky – hlášení, statické výkazy, formuláře
Informace o sociálních službách předávány duplicitně na odbor Sociálních věcí a Zdravotnictví.
Žádost o dotace nelze doručit poštou, nutno doručit osobně (problém dovolené).
Komunikační kanály pro předávání informací na KÚ uvedli obce a města: mail, datová schránka, listinná pošta, telefonní komunikace. Klasifikace obcí a měst vychází z velikosti obcí a měst na počet obyvatel a tím i z velikosti úřadu a počtu zaměstnanců úřadu. Z dotazníků vyplývá, že malé obce jsou z pohledu využívání a provozování IT malé organizace (jednotky pracovních stanic PC), nemají vlastního pracovníka IT a služby IT jsou zajišťovány externím dodavatelem. Oproti města II. nebo III. typu jsou z pohledu využívání a provozování IT velké organizace (desítky pracovních stanic PC), mají v organizační struktuře zařazeno vlastní IT oddělení a několika pracovníky, kteří zajišťují podporu a správu ICT na úřadu. Elektronickou spisovou službu nevyužívá polovina dotázaných obcí a měst, jedná se o obce I. Typu s malým úřadem. Ortofoto mapa pro obce – tato služba je využívána obcemi a městy. Někteří uvedli, že službu nevyužívají, že službu neznají. Některé obce a města uvedly, že službu nevyužívají, protože používají aplikaci MISYS. Službu Virtuos obce a města nevyužívají, uvádí, že je příliš složitá, problém školení nebo, že o službě nic nevědí. Školení na využívání informačních a komunikačních technologií KÚ – většinou obce a města odpovídají, že službu nevyužívají, protože o službě neví, měli by zájem ji využít, rádi by se dověděli více a mají zájem o nabídku školení. Další důvod nevyužití školení je velká vzdálenost od Plzně, kde školení probíhá. O připravované ICT služby KÚ by zájem byl v oblastech:
Bezpečné úložiště dokumentů ze spisové služby (elektronická spisovna)
Bezpečné úložiště ostatních dokumentů a dat
Výdejní modul map pro tvorbu územně analytických podkladů
Strana 43
Obce by měly dále zájem o součinnost při zavedení technologií v podmínkách úřadu, spolupráce informatika KÚ při řešení problémů, kontaktního pracovníka pro metodiku při využívání technologií.
5.5.1 Shrnutí
Města a obce více informovat o krajské páteřní síti CamelNET.
Službu Virtuos více rozšířit, více propagovat, především mezi obce I. typu.
Vytvoření úložiště na KÚ pro metodickou podporu – uložení vzorů formulářů, metodik (sjednocení výkladů legislativy, účetnictví), postupů, příkladů řešení, termínový kalendář povinností ze zákona.
V oblasti ICT užší spolupráci s městy, které provozují metropolitní síť
Dotační tituly – informace o vyhlášených dotačních titulech, informace o stavu žádosti na dotaci.
5.6 Integrovaný záchranný systém 5.6.1 Hasičský záchranný sbor ČR
Ústředí HZS je s krajským úřadem propojeno optickým vláknem, hojně jsou využívány videokonference
Je implementována eSpSl GINIS, ale není velká spokojenost s rychlostí ukládání dokumentů do této eSpSl
Ve vztahu ke krizovému řízení jsou využívány mapové vrstvy GIS a portály KÚ PK, tato spolupráce je vyhovující
Je využíván centrální systém pro povodňové plány povodňových komisí, kraj tento systém plní, některá ORP v kraji také, ale ostatní obce tento systém nevyužívají
Výměna dat s krajem probíhá na datových nosičích (CD)
Je identifikován velký problém s aktualizací systému ePusa ze strany obcí, data jsu zastaralá nebo chybí, není ani online rozhraní na tento systém, ePusa slouží jako hlavní zdroj kontaktů při krizovém stavu
Kvůli neúplnosti dat na ePusa je veden ručně emailový seznam obcí
Problém s duplicitou uživatelů v ePusa, uživatel nemá přidělené jednoznačné ID, pokud tedy jsou stahována data o obcích a některý uživatel je zadán na více místech zůstane v databázi duplicitně
Spolupráce s odborem Informatiky na KÚ PK je na velmi vysoké úrovni, jsou využívány mapové podklady, které KÚ poskytuje (ortofoto apod.)
V rámci projektu PK CamelNET budou HZS na tuto síť napojeni
HZS by velmi pomohlo pokud KÚ zajistí a centralizuje bezpečné úložiště dat
5.6.2 Zdravotnická záchranná služba Plzeňského kraje
Záchranka bude zahrnuta do IT strategie zdravotnického holdingu, ale zde je velký rozdíl v používaných IS nemocnicemi a ZZS
Kraj je hlavní partner v řízení IZS
Služby Centrálního nákupu PK by ZZS uvítalo, ale jen v případě nákupů nad 2 mil. Kč, např. při pořizování vozů pro ZZS, zatím tato spolupráce není příliš funkční, ale pokud by Centrální nákup fungoval jako servisní organizace, byla by tato spolupráce velmi přínosná
Dále je jako přínos viděn centrální nákup ICT techniky (HW), ale ne SW, ten je pro ZZS velmi specifický
Strana 44
ZZS chybí informace o lůžkových kapacitách nemocnic, návrh na zavedení jednotného systému na zobrazení těchto informací online, aby bylo možné lépe plánovat, kam rychle a přesně odvézt pacienta při zásahu ZZS
Komunikace s KÚ PK probíhá napříč odbory, ale tento postup není efektivní, měl by se sjednotit tak, aby ZZS komunikovala jen s odborem zdravotnictví a tento odbor pak komunikoval dále do KÚ PK
5.6.3 Policie ČR
Propojení služebe po městě Plzni zajišťuje SITMP
Spolupracují s KÚ na projektu „Bezpečný kraj“, v rámci tohoto projektu byl uskutečněn nákup IT techniky
Jsou využívány videokonference
Je zde možnost pro nákup společných licencí SW
S KÚ je nastavena velmi dobrá spolupráce, hlavně v oblasti GIS a dále napojení PČR na CamelNET
Strana 45
6 Zmapování informačních toků v rámci interních procesů Na základě provedené analýzy interních procesů KÚPK jsou v následující kapitole tyto procesy popsány z pohledu jejich průběhu, zajištění jejich informační podpory a využívání ICT prostředků.
6.1 Příprava rozpočtu ve správě daného odboru na následující rok Proces přípravy rozpočtu ve správě daného odboru na následující rok začíná návrhem rozpočtu odboru. Tento návrh je předložen odboru ekonomiky, který vytvoří tabulku s položkami rozpočtu. Poté je tabulka s položkami rozpočtu vrácena na daný odbor k internímu projednání. V návaznosti na tabulku s položkami rozpočtu probíhá zjištění plánovaných akcí a skutečností ovlivňujících rozpočet. Na základě všech těchto zjištění je rozpočet projednán s odborem ekonomiky. Poslední fáze tohoto procesu je přijetí schváleného rozpočtu odborem. Role vedoucího odboru ve spolupráci s rolí ekonoma jsou zodpovědné za celý proces přípravy rozpočtu daného odboru. Tento proces nemá podporu speciální aplikace, všechny kroky procesu se provádějí ručně. Vstupem tohoto procesu je návrh rozpočtu daného odboru. Výstupem je schválený rozpočet daného odboru pro následující rok.
6.2 Podání návrhu na rozpočtovou změnu Podání návrhu na rozpočtovou změnu se provádí přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.3 Podání návrhu na rozpočtové opatření Pokud je zapotřebí udělat rozpočtové opatření, podá vedoucí odboru písemnou žádost na odbor ekonomiky. Odbor ekonomiky tuto žádost projedná, a pokud je schválena, předá ji zpět vedoucímu odboru k vytvoření stanoviska k návrhu usnesení pro RPK. RPK projedná a schválí/zamítne rozpočtové opatření. Vedoucí odboru je poté informován o přijetí/nepřijetí rozpočtového opatření RPK. Zodpovědná role tohoto procesu je vedoucí odboru. Tento proces je aplikačně podpořen až od třetího kroku, kdy jsou připravovány podklady do RPK v aplikaci iUsnesení. Žádost o rozpočtové opatření se na odbor ekonomiky podává písemnou formou.
6.4 Objednávky Referent oddělení zpracuje objednávku v aplikaci iObjednávky a zpracovanou ji zasílá na vedoucího oddělení. Po odsouhlasení je objednávka předána správci odvětvového rozpočtu. Po odsouhlasení objednávky správcem rozpočtu jde objednávka k odsouhlasení zástupci ředitele pro danou oblast a poté k řediteli KÚPK. Po schválení objednávky ředitelem KÚPK jde objednávka k příkazci operace. Pokud objednávku odsouhlasí příkazce operace, propadá se objednávka ke schválení Správci rozpočtu. V posledním kroku schvaluje objednávku pozice FIN. Pokud, je objednávka přijata, je referent oddělení vyrozuměn o přijetí této objednávky. Za celý tento proces je odpovědná role příkazce operace a správce rozpočtu. ICT podporu tomuto procesu zajišťuje aplikace iObjednávky. Tato aplikace, ale není navázána na evidenci smluv a smluvních partnerů KÚPK.
6.5 Drobné nákupy Proces drobných nákupů začíná schválením rozhodnutí o nákupu vedoucím daného odboru o provedení nákupu do 30 tis. Kč. Na základě tohoto kroku referent oddělení vytvoří objednávku (viz Strana 46
Objednávky) a ta je předána na odbor ekonomiky. Nakonec je referent oddělení informován e-mailem o schválení dokladu nákupu, následně jsou na pokladně oproti originálu dokladu vyzvednuty peníze na objednávku a je proveden nákup. Odpovědnou rolí v tomto procesu je příkazce operace, které provádí drobný nákup. Aplikační podpora je zajištěna pro část procesu, kdy je vytvořena a schválena objednávka, tato část procesu probíhá přes Workflow nastavené v aplikaci iObjednávky. Zbylá část procesu je realizovaná ručně. Aplikace iObjednávky není navázána na evidenci smluv a smluvních partnerů KÚPK.
6.6 Faktury Pokud odbor ekonomiky přijme fakturu, předá ji skenovně k naskenování skrovně a odtud je zaslána účtárně KÚPK. Pokud účtárna schválí fakturu, předá ji na Vedoucího daného odboru, poté jde k zástupci ředitele pro danou oblast a k řediteli KÚPK. Po schválení faktury ředitelem KÚPK je faktura předána Příkazci operace. Ten ji po schválení předá správci rozpočtu k potvrzení krytí faktury rozpočtem. Pokud je faktura krytá rozpočtem, je předána na pozici FIN k odsouhlasení a poté nepřeposlána na Hlavní účetní k věcnému odsouhlasení správnosti faktury. Pokud je i tento krok ukončen schválením faktury je faktura vedena na účtárně jako schválená a bude proplacena. Odpovědná osoba k procesu Faktury je vždy příkazce operace a správce rozpočtu, po věcné stránce správnosti je zodpovědná role hlavního účetního KÚPK. ICT podporu tomuto procesu vytváří aplikace iFaktury. Celý tento proces je nastaven jako Workflow a automaticky se propadává přes předem určené pozice v této aplikaci. Aplikace iFaktury, ale nemá vazbu na evidenci smluv a smluvních partnerů KÚPK.
6.7 Vystavení platebního poukazu Pro vystavení platebního poukazu, zpracuje referent oddělení na základě faktury nebo smlouvy platební poukaz a zařadí jej k položce rozpočtu, ze které bude platební poukaz hrazen. Platební poukaz se přes Workflow předá Správci odvětvového rozpočtu ke schválení/neschválení. Pokud je platební poukaz schválen, je předán příkazci operace ke schválení. Po schválení platebního poukazu příkazcem operace, je předán správci rozpočtu, poté na vedoucího rozpočtu a k pozici FIN. Konečné schválení je na pozici Hlavní účetní KÚPK. Zodpovědnou rolí za tento proces je Příkazce operace. Aplikační podporu zajišťuje aplikace Platební poukazy a v ní nastavené Workflow.
6.8 Požadavky na IT Podání požadavku na Informatiku se provádí přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.9 Požadavek na vnitřní správu Podání požadavku na vnitřní správu se provádí přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.10 Řešení problému přes Helpdesk Požadavek na řešení problému přes Helpdesk KÚPK se provádí přímo přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.11 Tvorba návrhu usnesení Zpracování návrhu usnesení provádí referent oddělení. Po zpracování je návrh předán právníkovi oddělení k vyjádření. Pokud je v usnesení návrh na finanční plnění, je návrh usnesení předán na Strana 47
odbor ekonomiky k vyjádření. V následujícím kroku je předán návrh usnesení vedoucímu daného odboru ke schválení /zamítnutí usnesení. Pokud vedoucí odboru daný návrh usnesení schválí, předá jej řediteli KÚPK k poslednímu schválení před předáním do RPK nebo ZPK. Po schválení návrhu ředitelem KÚPK je předán k přípravě podkladů pro jednání RPK nebo ZPK. ICT podporu tomuto procesu zajišťuje aplikace iUsnesení a možnost zobrazení a procházení usnesení v prostředí Helpdesku. Odpovědná osoba v procesu kontroly a schválení návrhů usnesení je Ředitel KÚPK.
6.12 Cestovní příkazy Podání požadavku na cestovní příkaz se provádí přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.13 Požadavek na práci přes čas nebo na práci mimo pracovní dobu Podání požadavku na přací přesčas nebo na práci mimo pracovní dobu se provádí přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.14 Dovolená nebo jiná překážka v práci Podání požadavku o dovolenou nebo jiné překážce v práci se provádí přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.15 Evidence docházky - průběžné změny během měsíce Podání požadavku na průběžnou změnu docházky během měsíce se provádí přes Helpdesk KÚPK a tento proces je detailně popsán v kapitole „Analýza elektronizovaných podpůrných procesů“.
6.16 Evidence docházky - uzavření docházky Proces uzavření docházky začíná u správce docházky odboru, uzavření docházky odboru musí být provedeno do prvního pracovního dne v měsíci. Veškeré úkony se provádí v aplikaci RON. Po uzavření docházky odboru je docházka předána aplikací RON mzdové účetní ke kontrole a schválení/neschválení docházky jednotlivých odborů. Po schválení docházky se data překlápějí do mzdového systému, který má na starosti odbor ekonomiky. Zodpovědnou osobou za tento proces je mzdová účetní KÚPK. Evidence docházky se provádí v aplikaci RON. Možnosti nahlédnout do docházky je i na Helpdesku KÚPK.
6.17 Hodnocení zaměstnanců Proces začíná zpracováním metodiky hodnocení zaměstnanců Vedoucím odboru Kanceláře ředitele. Následně proběhne proškolení hodnotitelů a předání formuláře hodnocení z předchozích let referentu oddělení personálních věcí a vzdělávání k rozeslání hodnotících formulářů vedoucím jednotlivých odborů. Každého zaměstnance hodnotí jeho přímý nadřízený. Přímý nadřízený má povinnost seznámit zaměstnance s hodnocením. Výsledky hodnocení jsou předány vedoucímu odboru, který se s nimi seznámí a předá je na personální oddělení k archivaci a využití k dalšímu hodnocení. Zodpovědnou osobou za hodnocení zaměstnanců a celý proces s hodnocením související je role Vedoucích odborů. Celý tento proces se provádí ručně pomocí elektronického formuláře hodnocení zaměstnanců.
6.18 Zadávání veřejných zakázek Strana 48
Tento proces je spuštěn potřebou zadání veřejné zakázky. Je stanovena výše finančního plnění a na základě stanovení finančního plnění proběhne rozhodnutí o způsobu plnění veřejné zakázky. a) Veřejná zakázka do 200 tis. Kč Pokud je Veřejná zakázka do 200 tis. Kč probíhá proces standardním postupem procesu objednávky. Tento proces je popsán v podkapitole Objednávky. b) Veřejná zakázka malého rozsahu Na KÚPK jsou nastaveny dva způsoby jak zadat veřejnou zakázku malého rozsahu: 1) Odbor bude zadávat zakázku sám Pokud odbor sám zadává zakázku malého rozsahu, nejprve právník odboru zpracuje zadávací dokumentaci, tu zadá do elektronického systému eZAK. Zadání veřejné zakázky je předloženo RPK ke schválení. RPK schválí/neschválí danou veřejnou zakázku a pokud ji schválí, ustanoví komisi pro otevírání obálek a členy hodnotící komise. V dalším kroku procesu referent odboru obešle schválené uchazeče RPK s podáním nabídky. Proběhne odeslání výzvy k podání nabídky poštou a příjem nabídek. Následuje jednání komise pro otevírání obálek a otvírání obálek, jednání hodnotící komise a hodnocení nabídek. Výsledek jednání komisí je zpracován do usnesení RPK, po schválení tohoto usnesení jsou vyrozuměni všichni uchazeči o výsledku výběrového řízení a výsledky jsou zveřejněny v eZAK. Již ve spolupráci s dodavatelem proběhne předložení smlouvy o dílo členu RPK, smlouva je podepsána a odeslána druhé straně k podepsání. Tímto je proces veřejné zakázky uzavřen. 2) Odbor zpracovává zakázku ve spolupráci s Centrálním nákupem Odbor zpracuje zadávací dokumentaci a proběhne schválení nebo zamítnutí zadávací dokumentace vedoucím daného odboru. Po schválení zadávací dokumentace je předána Centrálnímu nákup a při zadávání veřejné zakázky poskytuje daný odbor součinnost Centrálnímu nákupu. Zde projde veřejná zakázka vnitřními procesy Centrálního nákupu a poté je předložen a smlouva o dílo k podpisu členovi RPK. Po podpisu smlouvy je odeslána k podpisu uchazeči. c) Veřejná zakázka velkého rozsahu Proces zadávání zakázky velkého rozsahu probíhá vždy ve spolupráci s Centrálním nákupem. Odbor zpracuje zadávací dokumentaci a proběhne schválení nebo zamítnutí zadávací dokumentace vedoucím daného odboru. Po schválení zadávací dokumentace je předána Centrálnímu nákup a při zadávání veřejné zakázky poskytuje daný odbor součinnost Centrálnímu nákupu. Zde projde veřejná zakázka vnitřními procesy Centrálního nákupu a poté je předložen a smlouva o dílo k podpisu členovi RPK. Po podpisu smlouvy je odeslána k podpisu uchazeči. Odpovědnost v tomto procesu nese role právníka odboru, který připravuje podklady veřejné zakázky.
Strana 49
7
Analýza elektronizovaných podpůrných procesů
Aplikace Helpdesk byla podrobena detailní analýze za účasti pracovníků odboru informatiky. V rámci této analýzy bylo identifikováno celkem 44 podpůrných procesů, které Helpdesk v současné chvíli pokrývá. Aplikace Helpdesk je vyvíjena vlastními zaměstnanci a prostředky KÚ Plzeňského kraje. Většina dat, která se zadávají do této aplikace, jsou uložena v Operativní evidenci, jen některé informativní výpisy jsou z jiných systémů zobrazeny v prostředí Helpdesku formou náhledu. Procesy v aplikaci Helpdesk jsou rozděleny do 7 logických celků:
Problémy, Požadavky, Výpisy, Úkoly, Zástupy, Portál Plzeňského kraje, Informace.
Každému celku je dále věnována samostatná kapitola. V každém procesu, kde lze využít priority, jsou využity pouze tři stupně priorit:
7.1
Nízká priorita – čas na vyřešení požadavku či problému je 30 dní, Střední priorita – čas na vyřešení požadavku či problému je 7 dní, Vysoká priorita – čas na vyřešení požadavku či problému jsou 3 dny.
Problémy
Aplikace Helpdesk umožňuje zaměstnancům KÚ zadávat problém v následujících kategoriích:
Problém s aplikací, Problém s budovou, Problém se zařízením, Problém s jídelnou, Problém s úklidem.
Problém lze zadat do Helpdesku několika způsoby: a) Standardní zadání problému na Helpdesk je z vlastního počítače zaměstnance. Takovýto způsob zadání problému je vyžadován odborem Informatiky vzhledem k přehlednosti a efektivnosti vyřízení takového problému. Je zde jasně definován uživatel, který problém zadal a není nutné problém předávat přes třetí osobu. Často se stává, že uživatel žádá řešení svého problému přes telefon přímo od řešitele, bez zadání tohoto problému na Helpdesk. Tento postup je z pohledu odboru Informatiky velmi problematický, snižuje efektivitu práce pracovníku odboru Informatiky při plnění vlastních pracovních povinností. Dlouhodobým trendem je „vychovat“ uživatele, aby zadávali problémy standardním způsobem přes Helpdesk. b) Druhým způsobem zadání problému do Helpdesku je z počítače kolegy. Do Helpdesku je možné se přihlásit i z jiného počítače na KÚ a zadat svůj problém do Helpdesku. Tento postup je přijatelný pokud má uživatel problém s funkčností vlastního počítače a nemůže z tohoto důvodu zadat problém do Helpdesku z vlastního počítače. c) Třetím způsobem jak zadat problém, je zavolat na první úroveň podpory Helpdesku a s operátorem vyřešit zadání problému do Helpdesku. Z pohledu uživatele jsou procesy hlášení problémů relativně dobře nastavené, nespokojenost obecně nastává jen s případy, kdy nelze jednoznačně stanovit místo problému a řešitelé si problém Strana 50
„přehazují“ mezi sebou, což se převážně týká problémů s aplikací. Tento stav nenastává příliš často, nicméně byl již uživateli opakovaně zaznamenán a subjektivně je vnímán jako silně negativní. Uživatelé si někdy stěžují na odosobněnost komunikace a na zbytečnou byrokracii, zároveň však většinou připouští, že proces funguje a jejich problémy jsou řešeny.
7.1.1 Problém s aplikací Pokud má uživatel problém s aplikací, zadává jej do Helpdesku do této kategorie, problém je uložen v Helpdesku a předán na řešitele dané aplikace. Evidence aplikací je vedena v Operativní evidenci a při zadávání problému si uživatel vybere z rozevíracího seznamu aplikací. Dále uživatel popíše stručně a jasně svůj problém a přidělí mu prioritu. Aplikace jsou rozděleny do několika kategorií dle důležitosti a složitosti aplikace. Správu aplikací mají na starosti zaměstnanci oddělení aplikací a databází odboru Informatiky KÚ. O novém problému zadaném do Helpdesku je řešitel upozorněn emailovou notifikací. Problém standardně řeší informatici na oddělení aplikací a databází, pokud incident zadává 1. úroveň Helpdesku je předáván na toto oddělení. Schválení nebo zamítnutí problému a jeho řešení je na informatikovi, do jehož kompetencí daná aplikace spadá (správce aplikace). V případě, že problém nemůže vyřešit Informatik vlastními silami, poté se tento problém předává na dodavatele aplikace. Poté co je přidělen řešitel, což je ve většině případů informatik na druhé úrovni podpory, s uživatelem komunikuje přímo on, první úroveň Helpdesku se v řešení a uzavření problému neangažuje.
7.1.2 Problém s budovou Pokud zaměstnanec zjistí problém týkající se budovy KÚ a jejího vybavení, zadává problém do této kategorie. Vyplní stručný popis problému a přidělí mu prioritu. Problém je automaticky přidělen správci budovy, tato pozice může problém zamítnout, vyřešit nebo odložit.
7.1.3 Problém se zařízením Tato kategorie zahrnuje problémy s veškerým HW svěřeným zaměstnanci. Seznam HW daného uživatele je veden v Operativní evidenci a je navázán na přihlášeného uživatele v systému Windows. Uživatel si při zadávání problému vybere z rozbalovacího menu, kde mu systém nabídne seznam HW, který je navázán právě na daného uživatel v Operativní evidenci. Dále zadá stručný popis problému, přidělí danému problému prioritu a odešle problém na Helpdesk. Řešení těchto problémů má na starosti oddělení správy serverů a sítí odboru Informatiky KÚ. Vyřešení problému schvaluje řešitel, pokud je zadavatel problému nespokojen, může pomocí zpětné vazby problém znovu otevřít a vyjádřit svoji nespokojenost s řešením problému.
7.1.4 Problém s jídelnou Tento problém může uživatel zadat, pokud se vyskytl problém s jídelnou. Jen napíše stručný popis problému a zadá prioritu problému. Poté odešle problém na Helpdesk. Tento problém je přijat na Helpdesku referentem na úseku hospodářské správy a následně předán dodavateli provozujícím jídelnu, ten dle smlouvy s KÚ tento problém řeší.
7.1.5 Problém s úklidem Pokud se vyskytne problém s úklidem pracoviště zaměstnance, zadá zaměstnanec problém do této kategorie. Stejně jako v případě problému s budovou, zapíše stručný popis problému a prioritu řešení a odešle na Helpdesk. Tento problém je přijat na Helpdesku vedoucím oddělení hospodářské správy a následně předán dodavateli úklidových prací, ten,dle smlouvy s KÚ, tento problém řeší.
Strana 51
7.2
Požadavky
Celek Požadavky je největší logická část Helpdesku. Každá kategorie má nastavené schvalovací Workflow, které se stará o schválení, či zamítnutí požadavku. Na některé procesy jsou navázány další požadavky, které po schválení spouštějí další požadavky. Příkladem takového požadavku je požadavek na doplnění pracovní pozice.
7.2.1 Cestovní příkazy Pokud má zaměstnanec plánovanou služební cestu vyplní si na Helpdesku Cestovní příkaz k dané cestě. Při vytváření cestovního příkazu se udávají následující informace:
Zadavatel – vyplněn automaticky dle přihlášeného uživatele, Počátek cesty – čas, datum a místo, Konec cesty – čas, datum a místo, Místo jednání, Účel cesty, Prostředek – zde lze vybrat ze seznamu dopravních prostředků, o Služební vozidlo se dá zarezervovat přes cestovní příkaz, o Lze přiřadit i spolucestující. Záloha (nevyžaduji/požaduji) Rozpočtová skupina, ze které je cesta hrazena.
Po vyplnění těchto informací zaměstnanec odešle cestovní příkaz ke schválení svému nadřízenému. Cestovní příkazy se vystavují jak na tuzemské tak na zahraniční služební cesty. Po návratu ze služební cesty se provádí vyúčtování cestovního příkazu. Cestovní příkaz schvaluje ředitel KÚPK, schvalování zálohy provádí referent na úseku účetnictví. Schválený cestovní příkaz se propadá do účetnictví a následně do srážek z mezd. U každého Cestovního příkazu se vyplňuje, z jakého projektu je Cestovní příkaz krytý a díky tomu je k danému Cestovnímu příkazu znám i prvek rozpočtu, z kterého je krytý. Cestovní příkazy se zároveň zobrazují v kalendářích pracovní nepřítomnosti.
7.2.2 Rezervace zdroje Tento proces řeší alokaci zdrojů KÚ Plzeňského kraje. Zaměstnanec si přes tuto část požadavků může rezervovat:
audiovizuální techniku, datové modemy k notebookům, fotoaparát, GPS, měnič napětí do auta, místnost, notebook, ozvučení místnosti, paměťová média, projektor, řezačku, stojany na propagační materiály, videokameru, videokonferenci.
Každý zdroj má nastaveného svého správce a má vlastní kalendář. Pokud je daný zdroj volný je možné si jej zarezervovat. Seznamy všech zdrojů jsou vedeny v operativní evidenci a při rezervaci jednoho zdroje využít provázanosti i na další zdroje. Strana 52
Příklad: Pokud si zaměstnanec rezervuje místnost s projektorem a audio technikou, je možnost automaticky rezervovat i toto vybavení. Průběh tohoto procesu je přes nadřízeného zaměstnance, po schválení se požadavek propadá na vedoucího odboru informatiky a je předáno na správce daného zdroje.
7.2.3 Nepřítomnost Nejvíce používanou položkou v Helpdesku je žádost o pracovní nepřítomnost. Tato položka je rozdělena do několika podmenu. Úvodní obrazovka nabízí 6 možností výběru pracovní nepřítomnosti:
dovolená, placené překážky, pracovní volno bez mzdy, náhradní volno za práci přesčas, studijní volno, soukromý odchod.
Na úvodní obrazovce je dále tabulka s aktuálními žádankami uživatele. Všechny žádanky o nepřítomnost schvaluje vedoucí daného zaměstnance. Nejdůležitějšími a nejvyužívanějšími žádankami jsou dovolená, náhradní volno za práci přesčas a placené překážky. Dovolená Standardní žádanka o dovolenou, zaměstnanec vyplní datum od kdy, do kdy si žádá o dovolenou a odešle tuto žádost na Helpdesk ke schválení. Aktuální stav čerpání dovolené a počet zbývajících dní dovolené je čerpán přímo z personalistiky a párován s budoucími událostmi z Helpdesku. Na konci měsíce se tento stav automaticky upravuje dle docházky. Náhradní volno za práci přesčas Zaměstnanci se zobrazí počet hodin přesčasů, kolik může čerpat volna. Pokud má zaměstnanec hodiny přesčasů, může si tímto formulářem zažádat o náhradní volno. Vyplní od kdy, do kdy si žádá o náhradní volno a odešle žádost ke schválení na Helpdesk Placené překážky Část placené překážky využívá zaměstnanec při situacích, které nevyžadují čerpání dovolené nebo neplaceného volna. Tyto situace jsou následující:
Lékař, Darování krve, Svatba, Pohřeb, Člen volební komise.
Žádost o volno při těchto situacích zadává zaměstnanec stejně jak ostatní žádosti o volno a schvaluje je opět jeho nadřízený. Pracovní nepřítomnost je předávána na personální oddělení, které zajišťuje realizaci požadavku. Schválený požadavek na nepřítomnost se ručně zadává do docházkového systému a poté se automaticky propadá nepřítomnost z docházkového systému do personalistiky.
7.2.4 Informatika Požadavky na Informatiku se liší od problémů svým obsahem. V rámci požadavku může zaměstnanec požádat o nové zařízení, program, data apod., požadavkem nemůže zaměstnanec požádat o opravu HW, nemůže nahlásit problém se SW, tuto problematiku řeší část Helpdesku Problémy. Tato část Helpdesku řeší požadavky zaměstnanců. Požadavek schvaluje nadřízený zaměstnance a následně kompetentní pracovník na odboru Informatiky. Strana 53
Požadavek na zařízení (PC, tiskárna, pevná linka apod.) Tento požadavek využívá zaměstnanec ve chvíli, kdy potřebuju nové zařízení pro výkon své práce. Zadá specifikaci zařízení, termín dodání, pro kterého uživatele je zařízení určeno, účel tohoto zařízení a přílohu, pokud je to nutné. Poté odešle požadavek ke schválení na Helpdesk. Za řešení požadavku primárně odpovídá oddělení Správy serverů a sítě OIT. Požadavek na program Pokud zaměstnanec potřebuje nový SW ke své činnosti, zadá na Helpdesk tento požadavek. Vybere si ze seznamu stávajícího SW, který je na KÚ k dispozici. Vyplní, pro kterého uživatele je daný SW zapotřebí, vyplní specifikaci a účel programu a odešle ke schválení. Za řešení požadavku primárně odpovídá oddělení aplikací a databází OIT. Požadavek na mapu, analýzu, výdej dat, tisk a skenování Tento proces vyžívají zaměstnanci KÚ, pokud potřebují mapové podklady nebo data pro výkon své práce. Na výběr je 9 možností výběru:
Analýza, Kopírování, Laminace, Mapa v elektronické podobě, Mapová služba internet, Mapová služba intranet, Skenování, Tisk, Výdej dat.
Uživatel vyplní důvod a popis požadavku, zadá termín dodání, a pokud je to nutné, přílohu se specifikací. Poté odešle požadavek na Helpdesk ke schválení. Za řešení požadavku primárně odpovídá oddělení geografických informačních systémů OIT. Požadavek na kopírování, vazbu a laminaci V této kategorii si uživatel popíše, co chce s daným materiálem udělat, přiloží daný materiál, vybere si z nabídky medium, kde se zobrazí následující možnosti:
CD, DVD, Kroužková vazba, Laminování.
Poté odešle požadavek na Helpdesk ke schválení. Za řešení požadavku primárně odpovídá oddělení metodiky a projektů egovernmentu OIT. Požadavek na nový certifikát, prodloužení certifikátu Jednoduchá žádost o nový certifikát nebo prodloužení certifikátu, který již uživatel má a blíží se konec jeho platnosti. Do požadavku uživatel pouze upřesní jestli chce právě nový certifikát nebo prodloužit platnost certifikátu, který již má. Vyplní důvod podání požadavku a odešle na Helpdesk ke schválení. Za řešení požadavku primárně odpovídá oddělení metodiky a projektů egovernmentu OIT. Požadavek na přístup k IS zřizovaných organizací Tento požadavek schvaluje vždy vedoucí oddělení, ze kterého zaměstnanec, který žádá o přístup k IS zřizovaných organizací, dále jej schvaluje vedoucí daného odboru. Po schválení vedoucími pracovníky jde požadavek na odbor informatiky k informatikovi, který má danou oblast v kompetenci. Strana 54
Za řešení požadavku primárně odpovídá oddělení aplikací a databází OIT.
7.2.5 Přesčasy a práce mimo pracovní dobu O práci přesčas lze zažádat pouze před jejím započetím, jedná se o nestandardní situace, kdy zaměstnanec potřebuje zůstat v zaměstnání nad rámec pracovní doby. Požadavek na nařízený přesčas Tento požadavek může zadat pouze vedoucí odboru, do kterého spadá daný zaměstnanec. Při žádosti je vyplněn čas od kdy, do kdy bude přesčas uskutečněn, důvod tohoto přesčasu a způsob vyrovnání se zaměstnancem. Způsoby vyrovnání jsou celkem tři:
Náhradní volno, Proplacení, Žádný.
Poté je žádost odeslána na Helpdesk ke schválení. Požadavek je schvalován zástupcem ředitele pro danou oblast, po schválení jde požadavek na informačního pracovníka, referenta na úseku majetkové správy, referenta na úseku hospodářské správy a referenta na úseku vzdělávání v oblasti IT. Požadavek propadá do personalistiky a je navázán na docházkový systém. Požadavek na vykázání nařízeného přesčasu Tento požadavek se zadává po vykonání nařízeného přesčasu. Zaměstnanec vyplní skutečně odpracovaný čas (od, do, počet hodin) a odešle požadavek na Helpdesk ke schválení vedoucímu pracovníkovi daného zaměstnance. Dále se požadavek propadá ke mzdové účetní ke schválení a poté k personalistovi KÚPK . Tento požadavek má vazbu do docházkového systému a vazbu na odpracované přesčasy. Požadavek na práci mimo standardní pracovní dobu Tento požadavek se týká výlučně doby pobývání na pracovišti, dle bezpečnostního řádu PK, část II., bod 4. Standardní pracovní doba je od pondělí do pátku v době od 6:00 do 19:00. Výjimku na základě tohoto požadavku musí schválit předem vedoucí pracovník zaměstnance, popřípadě vedoucí odboru a poté ředitel KÚ PK. Po schválení je požadavek předán na referenta na úseku hospodářské správy, referenta na úseku majetkové správy a referenta na úseku vzdělávání v oblasti IT. Pobývání na pracovišti po 18:00 musí zaměstnanec také oznámit ostraze objektu úřadu. Požadavek propadá do docházkového systému a do personalistiky.
7.2.6 Telefony Požadavek na prominutí nedoplatku služebního mob. telefonu Pokud se stane, že zaměstnanec z pracovních důvodů překročil tarif svého mobilního telefonu, může požádat o prominutí nedoplatku. Aby mohl být tento požadavek schválen, musí mít zaměstnanec vyplněno pět nejvolanějších čísel ze svého pracovního telefonu, aby byla možná kontrola, že je mobilní telefon využíván k pracovním účelům. Pokud má tuto podmínku zaměstnanec splněnu, může odeslat svůj požadavek na Helpdesk ke schválení. Tento požadavek schvaluje vedoucí odboru a poté je předán zástupci ředitele dané oblasti nebo řediteli KÚPK. Řešení tohoto požadavku má v kompetenci odbor informatiky. Požadavek na mobilní telefon, vzdálený přístup, mobilní kalendář Požadavek tohoto typu je zadáván zaměstnancem v případě, že potřebuje nový telefon, synchronizovat kalendář v telefonu s Outlookem apod., do požadavku udá důvod, popis a termín Strana 55
dodání zařízení. Vyplní, pro kterého uživatele má být toto zařízení připraveno a odešle požadavek na Helpdesk ke schválení. Tento proces schvaluje vedoucí odboru, poté je předán vedoucímu oddělení Správy serverů a sítí k vyjádření a poté schvaluje celý požadavek ředitel KÚPK. Pokud je požadavek schválen ředitelem KÚPK je předán řešiteli k řešení. Veškeré vybavení zaměstnance je evidováno v Operativní evidenci. Požadavek na změnu tarifu Tento požadavek je využíván, pokud zaměstnanec z pracovních důvodů potřebuje navýšit (nebo naopak snížit) tarif mobilního telefonu. Tento požadavek schvaluje každý nadřízený pracovník zaměstnance až po ředitele KÚPK. Realizaci zajišťuje správce telefonů na odboru Informatiky, který s operátorem vyřeší změnu tarifu. Požadavek na tel. číslo T-Mobile rodinný příslušník Tento požadavek je využíván, pokud zaměstnanec chce využít možnosti pořídit druhé telefonní číslo pro svého rodinného příslušníka jako personální benefit. Tento požadavek schvaluje každý nadřízený pracovník zaměstnance až po ředitele KÚPK. Realizaci zajišťuje správce telefonů na odboru Informatiky, který s operátorem vyřeší požadavek na nové telefonní číslo v rámci programu T-Mobile Rodinný příslušník.
7.2.7 Vnitřní správa Tyto požadavky jsou využity pro žádosti ohledně vybavení budovy, klíčů a zaměstnaneckých karet. Jako poslední kategorií je žádost o referentské zkoušky. Požadavek na správu budovy Pokud má zaměstnanec požadavek ohledně budovy KÚ PK, vlastní kanceláře apod., zadá do Helpdesku popis požadavku, nastaví prioritu a odešle tento požadavek ke schválení na Helpdesk. Požadavek je předán správci budovy k řešení a schválení nebo zamítnutí. Požadavek na klíč Při ztrátě klíče využívá zaměstnanec tento požadavek. Napíše důvod požadavku, nastaví prioritu a odešle požadavek na Helpdesk ke schválení vedoucímu odboru, nebo nadřízenému pracovníkovi. Po schválení je předáno k řešení správci budovy. Evidence klíčů je vedena v papírové podobě na odboru Vnitřní správy KÚPK. Žádná podpora ICT zde není zatím nastavena. Požadavek na referentské zkoušky Pokud má zaměstnanec podstoupit referentské zkoušky, požadavek si zadá do této kategorie. Vyplní důvod této žádosti a odešle tento požadavek na Helpdesk ke schválení. Zde je požadavek předá na vedoucího odboru, nebo nadřízeného pracovníka, po schválení je předán řešiteli na pozici vedoucího oddělení autoprovozu. Evidence referentských zkoušek je vedena v operativní evidenci. Požadavek na zaměstnaneckou kartu Tento požadavek je velmi podobný jako žádost o klíč. Jen s rozdílem, že zde zaměstnanec žádá o novou zaměstnaneckou kartu. Tento požadavek propadá na Informatika na oddělení aplikací a databází, ten má v kompetenci schvalování, zamítnutí a řešení požadavku. Strana 56
Evidence přidělených zaměstnaneckých karet vedena není. V EOSu je u každého zaměstnance vedeno ID jeho karty, toto slouží zároveň jako evidence karet.
7.2.8 Vzdělávání Pokud má zaměstnanec zájem o konkrétní školení, které se týká jeho náplně práce, může si o něj prostřednictvím Helpdesku zažádat. Školení jsou dva druhy, jeden druh se týká školení pořádaných na KÚ PK, tzv. interní školení. Druhý typ jsou školení externí, zajišťovaná externími subjekty. Požadavek na školení externí Pokud má zaměstnanec zájem o školení, které na KÚ PK není vypsáno, je zapotřebí zadat tento požadavek. Zaměstnanec zadá termín školení, název školení, stručný popis náplně školení, organizátora školení, cenu s DPH a typ školení. Po zadání těchto základních informací odešle zaměstnanec tento požadavek na Helpdesk ke schválení. Požadavek schvaluje vedoucí odboru, po schválení je požadavek předán na vedoucího odboru kancelář ředitele, pokud je požadavek schválen, je předán na referenta na úseku vzdělávání a ten dává poslední schválení tomuto požadavku. Požadavek na školení interní Zaměstnanec si otevře Zápis na školení interní. Zde se v přehledné tabulce zobrazí seznam interních školení, rozdělené na Vypsané termíny kurzů a přehled všech kurzů. Pokud je vypsaný termín a je na školení ještě volno, může se zaměstnanec přihlásit a odeslat požadavek na Helpdesk ke schválení. Každé školení se dá otevřít jako detail daného školení. Zde je školení stručně popsáno, je zde informace o Garantovi školení, kdy je školení realizováno, v jaké místnosti a kdo je školitel. Požadavek schvaluje vedoucí odboru, po schválení je požadavek předán na vedoucího odboru kancelář ředitele, pokud je požadavek schválen, je předán na referenta na úseku vzdělávání a ten dává poslední schválení tomuto požadavku. Evidence interních školení a přihlášených zaměstnanců je vedena v Operativní evidenci.
7.2.9 Změny Požadavky na změnu jsou rozděleny do několika kategorií, podle oblasti, které se daná změna týká. Požadavek na storno objednávky Tento požadavek se používá, pokud je zapotřebí zrušit objednávku, která již byla zadána. Zaměstnanec vyplní číslo objednávky, důvod pro storno objednávky a prioritu tohoto požadavku a odešle požadavek na Helpdesk. Poté požadavek spustí schvalovací Workflow. Požadavek je předán vedoucímu odboru nebo nadřízenému pracovníkovi ke schválení, poté je předáno na vedoucí oddělení účetnictví nebo referentu na úseku účetnictví k řešení. Požadavek na úpravu cestovního příkazu Pokud zaměstnanec měl vystaven cestovní příkaz a je zapotřebí některé údaje upravit, o změnu se žádá tímto formulářem. Zaměstnanec zadá číslo cestovního příkazu, popis změny a odešle požadavek na Helpdesk. Odesláním požadavku se spustí schvalovací Workflow. Požadavek je předán vedoucímu odboru nebo nadřízenému pracovníkovi ke schválení, poté je požadavek předán pokladně ke schválení a předán správci na daném odboru zaměstnance. Požadavek na zpětné zadání cestovního příkazu Velmi podobný proces jako žádost na úpravu cestovního příkazu, jen s rozdílem, že před touto služební cestou nebyl vydán cestovní příkaz a zaměstnanec žádá o jeho zpětné zadání. Strana 57
Požadavek je předán vedoucímu odboru nebo nadřízenému pracovníkovi ke schválení, poté je požadavek předán pokladně ke schválení a předán správci na daném odboru zaměstnance. Požadavek na změnu docházky Pokud zaměstnanec potřebuje jednorázově upravit pracovní dobu, zadá do Helpdesku tento požadavek. Pouze vyplní popis požadavku a odešle požadavek. Tento požadavek schvaluje nadřízený daného pracovníka. V tomto případě se nejedná o žádost o dovolenou. Požadavek je předán na vedoucího oddělení, po schválení jde požadavek na vedoucího odboru a ten předává k opravení docházky zodpovědnému pracovníkovi na daném odboru. Požadavek na rozpočtovou změnu Pokud je zapotřebí provést rozpočtovou změnu, zadává zaměstnanec tento požadavek na Helpdesk pomocí tohoto formuláře. Zaměstnanec vyplní, z jaké rozpočtové oblasti žádá o přesun financí, zda je tato změna v rámci nebo z jiné rozpočtové oblasti. Pokud se jedná o přesun financí mezi dvěma různými rozpočtovými oblastmi, vyplní zaměstnanec z jaké oblasti a do které oblasti žádá přesun financí. Dále vyplní rok daného rozpočtu a vyplní jednoduchou tabulku s informacemi o navrhované rozpočtové změně. Poté požadavek odešle na Helpdesk. Tento požadavek může zadat zaměstnanec KÚPK a předává jej přes Helpdesk na vedoucího odboru ke schválení, poté je předán zástupci ředitele pro danou oblast a po schválení předává na oddělení rozpočtu ke kontrole. Poté je požadavek předán na ředitele KÚPK a ten jej po schválení předá k realizaci na oddělení rozpočtu.
7.2.10 Nastavení zástupu v případě nouze Požadavek na nastavení zástupu v případě nouze nastavuje pouze odbor informatiky ve výjimečných případech, pokud je zaměstnanec neočekávaně nepřítomen a je zapotřebí nastavit jeho zástup v důležitých rozhodovacích bodech některých Workflow nebo v některé důležité aplikaci. Tento požadavek je předán na vedoucího oddělení aplikací nebo informatika, v jehož kompetenci je daná aplikace, ke které je zapotřebí nastavit zástup. Řešitel daný požadavek schvaluje.
7.2.11 Schválení zadání grafiky Tento požadavek je zadáván pro schválení navržené grafiky např. webového portálu a podobně. Uživatel zadá popis, jako přílohu ukázku grafiky a odešle požadavek na Helpdesk ke schválení. Tento požadavek je předán na vedoucího oddělení cestovního ruchu, tato pozice požadavek schvaluje.
7.2.12 Vizitky Velmi jednoduchý požadavek na vytvoření nových vizitek pro daného zaměstnance, veškeré údaje na vizitce o zaměstnanci jsou brány ze systému personalistiky. Uživatel si pouze zadá verzi vizitek (česká, česko-anglická, česko-německá) a odešle požadavek na Helpdesk. Požadavek schvaluje nadřízený pracovník (vedoucí oddělení, odboru atd.) a předává ho k realizaci referentu na úseku cestovního ruchu.
7.2.13 Projekt Pro založení nového projektu na KÚ je v systému Helpdesku připravena tato kategorie. Zaměstnanec zadá základní informace o projektu. Těmi jsou:
název projektu, popis projektu, vedoucí projektu, organizační jednotka, Strana 58
zahájení projektu.
Po odeslání požadavku se spustí příslušné Workflow a požadavek je předán vedoucího odboru ke schválení, poté na zástupce ředitele ke schválení a dále předáno na ředitele KÚPK, po tomto schválení je předán k řešení informatikovi na oddělení aplikací a databází. Projekt je založen na Helpdesku a evidován v Operativní evidenci.
7.2.14 Doplnění pracovní pozice Požadavek na doplnění pracovní pozice souvisí s požadavkem vedoucího oddělení nebo odboru o nástup nového zaměstnance KÚ. Formulář tohoto požadavku je velmi rozsáhlý a po jeho schválení, jsou automaticky spuštěny workflow návazných požadavků. Žadatel o doplnění pracovní pozice zadá následující informace:
odbor kde bude nový zaměstnanec, oddělení daného odboru, zda se jedná o vedoucí pozici (Ano/Ne), pozice nového zaměstnance, doba pracovního poměru, důvod požadavku, vypsat výběrové řízení (Ano/Ne), typ nástupu, umístění v prostorách KÚ, datum nástupu a datum ukončení pracovního poměru, platové zařazení, poznámka.
Dolní část formuláře obsahuje informace o vybavení a aplikacích, které bude zaměstnanec potřebovat k výkonu své pracovní pozice. Po odeslání požadavku na Helpdesk, se spustí Workflow, které tento požadavek předá na nadřízenou pozici zaměstnance, který požadavek zadal. Pokud je celý požadavek schválen všemi kompetentními pozicemi nastavenými ve workflow, jsou automaticky spuštěny následné požadavky na vybavení a přístupová práva pro nového zaměstnance, tak aby v den jeho nástupu, bylo vše potřebné připravené. Obrázek níže popisuje průběh tohoto Workflow.
Strana 59
V prvním kroku je požadavek předán na vedoucího odboru, po schválení je předáno na ředitele KÚPK a po tomto schválení je požadavek předán na vedoucího odboru kanceláře ředitele a odtud je požadavek předáván k řešení personalistovi, informatikům, vedoucímu oddělení personálních věcí a vzdělávání a mzdové účetní.
7.3
Výpisy
Tato část Helpdesku zahrnuje informativní výpisy všech důležitých informací pro zaměstnance. V této kapitole je výčet těchto výpisů.
7.3.1 Celkové přehledy Celkové přehledy se dále dělí na 10 podskupin:
Čerpání dovolených, Přesčasy v daný den, Seznam aplikací, Přehled využití licencí Aspi, Osobní kalendáře, Strana 60
Seznam knih, Usnesení RPK online, Zastupování vedoucích pracovníků, Pracovní nepřítomnost, Rozpočet SOR.
Všechny tyto přehledy mají informativní charakter.
7.3.2 Docházka V tomto výpisu je v prostředí Helpdesku zobrazen výpis z aplikace docházkového systému.
7.3.3 Jídelna Tento výpis přehledně zobrazuje zaměstnanci čerpání financí v jídelně KÚ PK.
7.3.4 Cestovní příkazy Tato skupina výpisů obsahuje 4 podskupiny Referentské zkoušky Zde je výpis všech zaměstnanců KÚ PK, kteří mají referentské zkoušky. Cestovní příkazy zaměstnance Sestavy cestovních příkazů zobrazují veškeré cestovní příkazy zaměstnance. V tomto výpisu jsou zobrazeny všechny informace o cestách:
Termín, Místo, Dopravní prostředky, Účel.
A dále jsou zobrazeny informace o vyúčtování cest:
Počet dní, Částka, Stav, Protokol.
Cestovní příkazy odboru Tento výpis je téměř stejný jako výpis Cestovních příkazů zaměstnance, jen jeho rozsah je přes celý daný odbor. Cestovní náhrady Evidence cestovních příkazů, které byly podány v papírové podobě.
7.3.5 Telefony Telefonní výpisy všech čísel, které má zaměstnanec k dispozici (klapka, mobilní telefon). Nadřízení zaměstnanci mohou vidět i do výpisů svých podřízených.
7.3.6 Tisky Přehled všech dokumentů, které daný zaměstnanec za určité období tiskl.
7.3.7 Majetek Přehled majetku, který je zaměstnanci přiřazen k výkonu práce. Tento výpis obsahuje všechen majetek, který byl zaměstnanci svěřen nebo kterým byla zaměstnanci vybavena kancelář.
Strana 61
7.3.8 Aplikace Přehled aplikací, které má zaměstnanec přiřazeny k výkonu práce. Tento výpis obsahuje všechny aplikace, do kterých má zaměstnanec přístup a informace o nastavení profilu v dané aplikaci.
7.3.9 Vzdělávání Výpis absolvovaných školení za určité období daného zaměstnance. Porovnání plánu a skutečnosti absolvovaných školení.
7.3.10 Srážky z mezd Výpis, který zaměstnanci zobrazuje všechny srážky z jeho mzdy.
7.3.11 Řešené problémy a požadavky Tento seznam je jednoduchý výpis řešených problémů a požadavků zadaných daným uživatelem. Lze zde zobrazit stav jednotlivých úkolů, jejich popis, řešitel, možnost zpětné vazby a odkaz na detail úkolu.
7.4
Úkoly
Tato kategorie zahrnuje soupis projektů Plzeňského kraje, seznam úkolů navázaných na jednotlivé řešitele, odsouhlasená usnesení a z nich vyplývající pověření a zápisy z jednání, projektových týmů a dalších.
7.4.1 Projekty Po otevření možnosti Projekty se uživateli zobrazí seznam všech aktuálních projektů, pokud jsou zaneseny v Helpdesku. Každý projekt lze otevřít a zobrazit tak jeho detail. V detailu projektu je v přehledné tabulce vidět Název projektu, Popis, Datum zahájení, Datum ukončení (předpoklad), Stav, Vedoucí. Dále je na téže stránce zobrazen projektový tým a odkazy na navazující projekty.
7.4.2 Úkoly V této části Helpdesku je možnost zobrazit všechny úkoly, které má uživatel přiděleny ke splnění. Úkoly mohou být zadávány několik způsoby a jsou rozděleny do 7 typů:
Samostatné úkoly (SU), Smlouvy a poplatky (SP), Spisová služba (SS), Usnesení (US), Zápis bez zařazení (BZ), Zápis z porady org. jednotky (OJ), Zápis z porady projektového týmu (PR).
Úkoly lze filtrovat dle typu, stavu, zodpovědné osoby, zadavatele, datu splnění nebo pouze podle části textu úkolu. V přehledné tabulce je zobrazen výpis aktuálních úkolů daného uživatele, vedoucí zaměstnanci mohou navíc vidět do úkolů svých podřízených. V tomto výpise je přehledně zobrazen typ úkolu, jeho kód, stav, datum splnění, zodpovědnou osobu, popis a možnost změnit, pokud je úkol citovatelný. Pokud byl úkol přidělen nesprávně je možnost úkol předat správnému řešiteli nebo jej delegovat. Každý úkol má svůj detail, po otevření detailu úkolu je zobrazena celá historie úkolu se všemi stavy, kterými úkol prošel. Detail nabídne 4 možnosti změny stavu úkolu:
Požádat o schválení splnění – do textového pole řešitel zapíše řešení a poté odešle ke schválení, Strana 62
Požádat o odložení úkolu – do textového pole zapíše řešitel důvod a označí datum, do kdy má být úkol odložen a odešle ke schválení, Požádat o předání na – do textového pole zapíše řešitel důvod předání a vybere osobu, které má být úkol předán, a odešle ke schválení, Požádat o zrušení úkolu – do textového pole zapíše řešitel důvod zrušení úkolu a odešle ke schválení
Samostatné úkoly lze na sebe vzájemně navazovat.
7.4.3 Zápisy Přehledný seznam zápisů z jednání. V tomto přehledu lze zobrazit zápisy z porad org. jednotek a projektových týmů. Dále lze filtrovat dle subtypu projektů a osoby, která zápis vytvořila. Zápisy jsou verzovány, pouze poslední verzi lze editovat a existují dva typy formy zápisů, zjednodušený zápis a standardní zápis. Při vytváření zápisu a ukládání na Helpdesk zapisovatel nejdříve vyplní hlavičku, ta obsahuje základní informace a nastavení zápisu:
Typ Název Místo konání Neveřejný – zaškrtávací pole, pokud chce zapisovatel veřejný zápis, toto pole nechá prázdné Netisknutelný – zaškrtávací pole, pokud zapisovatel chce nechat možnost tisku, nechá toto pole prázdné Zaheslovaný – zaškrtávací pole, pokud chce zapisovatel zaheslovat zápis, zaškrtne pole a do vedlejšího textového pole vyplní heslo Zjednodušený typ zápisu – zaškrtávací pole, pokud chce zapisovatel použít jen zjednodušený zápis, toto pole zaškrtne Další jednání – pokud bude uskutečněno další jednání týmu, z kterého zápis vzešel, do tohoto pole se vyplní termín, čas a místo Schvalovatel úkolů – poslední položka nastavuje osobu, která je odpovědná za plnění a schvalování úkolů
V prezenční listině zápisu a rozdělovníku lze nastavit osoby, které dostanou na vědomí, že byl vytvořen nový zápis. Po vytvoření hlavičky zápisu a jejím uložení, se zapisovatel přesune k části Ujednání, zde lze vyplnit text zápisu a uložit změny. Poslední částí kategorie zápisů je přehled Úkolů vyplývajících ze zápisu. Úkoly jsou zobrazeny v přehledné tabulce a v Ganttově diagramu. Každý úkol může osoba k tomu oprávněná editovat. Každý úkol může mít více řešitelů.
7.4.4 Usnesení – pověření V této kategorii jsou vypsány pověření vznikající na základě schválených usnesení. U každého pověření jsou informace o datu splnění, pověřené osobě, název, detail a odkaz na usnesení, z kterého pověření vzniklo. V tomto seznamu lze vyhledávat dle zodpovědné osoby, datu plnění a fulltextově.
7.4.5 Projekty – úložiště Odkaz na nově zřízené úložiště projektů, postavené nad MS Sharepoint Services. V této chvíli je využití zatím testováno, jeho další využití bude vyhodnoceno i po zkušenostech z tohoto projektu.
Strana 63
7.5
Zástupy
V této části Helpdesku lze nastavit zástup při nepřítomnosti zaměstnance. Zástup se nastavuje od data k datu, Helpdesk zobrazí aplikace do kterých má zaměstnanec přístup a je do nich možné nastavit zástup a dle organizační struktury nabídne i zástup. Zástupy se nastavují především u velkých a strategických aplikací jako je spisová služba Athena, Helpdesk, Operativní evidenci, iFaktury, iUsnesení, Objednávky a Platební poukazy.
7.6
Portál Plzeňského kraje
Tato část zobrazuje informace z portálu Plzeňského kraje přímo do systému Helpdesku.
7.7
Informace
Tato část obsahuje užitečné informace z celého KÚ PK. Je zde 9 kategorií informací.
Jídelníček
Aktuální jídelníček jídelny v budově KÚ PK.
Vnitřní předpisy
Tento výpis obsahuje další podkategorie vnitřních směrnic a předpisů, metodik KÚ PK. o o o
Směrnice KÚ PK, Směrnice RPK, Metodické pokyny ředitel KÚ PK, o Metodické pokyny RPK, o Řády, o Ostatní vnitřní předpisy. Informatika, Mapy a aplikace, Monitoring tisku, Termíny RKP a ZPK, Přehledy tisku na KÚPK, Kontakty na obecní úřady PK, RPK Online.
Všechny tyto výpisy mají jen informativní charakter.
7.8
Celkové zhodnocení
Helpdesk je poměrně rozsáhlý intranetový systém, který v sobě spojuje několik nesourodých skupin úloh. Z uživatelského pohledu řeší tyto úlohy víceméně ke spokojenosti uživatelů. Elektronizace některých procesů je ve srovnání s jinými kraji řešena nadstandardně, což v mnoha ohledech usnadňuje a zrychluje práci. Nespokojenost uživatelů pramení především z faktu, že Helpdesk je jediný kanál pro řešení některých požadavků. To je však obecný problém každého systému centrální podpory, který musí být řešen především osvětou a vzděláváním uživatelů. Výjimečně byly zaznamenány subjektivní pocity nespokojenosti uživatelů z přílišné míry elektronizace některých procesů, kdy důsledkem je ztráta osobního kontaktu a nižší efektivita procesů způsobená jejich přehnanou formalizací.
Strana 64
8
Analýza legislativního prostředí
Tato kapitola popisuje několik oblastí legislativy ČR, které se zásadním způsobem dotýkají budování a provozu informačních systémů veřejné správy. Uvedené oblasti tvoří základní legislativní rámec a ovlivňují činnost OIT i ostatních odborů a oddělení KÚPK v souvislosti s využíváním prostředků IS/ICT. Ochrana osobních údajů Zákon č. 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů mimo jiné upravuje práva a povinnosti při zpracování osobních údajů. Podle § 4 písm. a) tohoto zákona se osobním údajem rozumí jakýkoliv údaj týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze na základě jednoho či více osobních údajů přímo či nepřímo zjistit jeho identitu. Podle § 3 odst. 2 se tento zákon vztahuje na veškeré zpracovávání osobních údajů, ať k němu dochází automatizovaně nebo jinými prostředky. Celá řada systémů a aplikací provozovaných v rámci KÚPK vzhledem ke své povaze zpracovává a uchovává osobní údaje. § 13 odst. 1 tohoto zákona ukládá povinnost přijmout taková opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Dále pak § 13 odst. 2 tohoto zákona ukládá povinnost zpracovat a dokumentovat přijatá a provedená technickoorganizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů v souladu se zákonem a jinými právními předpisy. V souvislosti s provozem IS/ICT je nutné pomocí technických prostředků zajistit, aby k jednotlivým systémům a aplikacím měly přístup pouze oprávněné osoby. Obecně je však nutné zajistit ochranu před neoprávněným přístupem, možným zneužitím a případným zničením nebo pozměněním všech zpracovávaných a uchovávaných dat, bez ohledu na to, zda se jedná o osobní údaje či nikoliv. Ochrana autorských práv Tato oblast se týká zejména uplatňování ustanovení zákona č. 121/2000 Sb. o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů. Jedná se především o problematiku dodržování autorských práv u softwarového vybavení používaného v rámci KÚPK. Obecně je možné užívat jakýkoliv počítačový program (jedná-li se o autorské dílo) pouze na základě licence udělené držitelem majetkových práv k tomuto dílu prostřednictvím licenční smlouvy. Tato smlouva pak může obsahovat různá omezení pro nabyvatele licence, která mohou upravovat rozsah a způsob užívání počítačového programu (např. časové omezení, počet uživatelů apod.). Užívání počítačových programů upravuje mj. usnesení vlády ČR č. 624/2001 Sb., které není pro KÚPK závazné, nicméně lze je pro tyto účely použít. Usnesení stanovuje základní podmínky pro nabývání, instalaci a užívání počítačových programů. Současně upravuje pravidla, zásady a způsob zabezpečování kontroly užívání počítačových programů, tj. zda jsou počítačové programy využívány v souladu s platnými právními předpisy a příslušnými licenčními smlouvami. V tomto ohledu usnesení vlády ČR č. 624/2001 Sb. ukládá příslušným subjektům zejména tyto povinnosti:
Zajistit minimálně jednou ročně provádění pravidelných kontrol dodržování licenčních smluv platných pro nainstalované počítačové programy na všech počítačích a pracovních stanicích. O kontrolách a jejich výsledcích musí být vedeny záznamy, uchovávané po dobu nejméně tří let. Pro provádění těchto kontrol se doporučuje využívat automatizované softwarové prostředky.
Zpracovat interní směrnici, kde budou stanovena základní pravidla pro práci se softwarovým vybavením a ve které bude současně zaměstnancům stanovena povinnost tato pravidla dodržovat. Strana 65
Vést evidenci o počítačových programech instalovaných na všech počítačích a pracovních stanicích. Ke každému počítači musí být vytvořen specifikační list v písemné nebo elektronické podobě, ve kterém jsou uvedeny všechny oprávněně nainstalované a užívané počítačové programy. Specifikační list může být veden v elektronické podobě, pouze za předpokladu, že bude zaručena jeho autenticita.
Spisová služba Způsob řádného vedení spisové služby je legislativně upraven zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a souvisejícími prováděcími vyhláškami. Dle § 3 odst. 1 písm. f) mají územní samosprávné celky povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií. Dále pak podle § 63 odst. 1 písm. b) mají kraje rovněž povinnost vykonávat spisovou službu. Obecně může být spisová služba vedena v písemné podobě nebo v elektronické podobě. Nicméně § 63, odst. 3, tohoto zákona nařizuje krajům vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby (pouze v určitých výjimečných případech je možné vykonávat spisovou službu v listinné podobě). Datové schránky Dne 1. 7. 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů, který, mj., zavádí systém tzv. datových schránek a upravuje způsob jejich používání. Datové schránky představují elektronické úložiště, které je určené především k zasílání a doručování dokumentů, doručování orgány veřejné moci a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Pro orgány veřejné moci jsou datové schránky zřizovány zdarma, její používání orgánem veřejné správy je povinné, včetně povinnosti integrovat elektronickou podatelnu a spisovou službu s Informačním systémem datových schránek. Elektronický podpis Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů a Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů upravují používání elektronického podpisu, elektronické značky, poskytování certifikačních a souvisejících služeb a technické požadavky na tzv. elektronické certifikáty v oblasti veřejné správy. Elektronickým podpisem se rozumí údaje, které jsou připojené k datové zprávě a které slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. Elektronický podpis je považován za zaručený, pokud je garantováno, že z něj lze jednoznačně zjistit, kdo datovou zprávu podepsal, že to nemohl provést nikdo jiný a že datová zpráva nebyla od okamžiku podepsání změněna. Tuto jistotu je možné mít jen tehdy, pokud lze bezpečně věřit, že poskytovatel certifikátu, který byl použit pro vytvoření elektronického podpisu, je důvěryhodný a že ověřil totožnost osoby, které certifikát vydal. Ochrana listovního tajemství Článek 13 usnesení předsednictva české národní rady č. 2/1993 Sb. o vyhlášení listiny základních práv a svobod jako součásti ústavního pořádku ČR stanoví: „Nikdo nesmí porušit listovní tajemství ani tajemství jiných písemností a záznamů, ať již uchovávaných v soukromí, nebo zasílaných poštou anebo jiným způsobem, s výjimkou případů a způsobem, které stanoví zákon. Stejně se zaručuje tajemství zpráv podávaných telefonem, telegrafem nebo jiným podobným zařízením.“ Podle článku 24 Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací se ochrana listovního tajemství týká i zařízení elektronických komunikačních sítí a koncových zařízení uživatelů. Jakékoliv zprávy přenášené a uchovávané elektronickou cestou se tedy považují za soukromí uživatelů a vztahuje se na ně ochrana dle Evropské úmluvy na ochranu lidských práv a základních svobod a Listiny
Strana 66
základních práv a svobod. Tato problematika se ve vztahu k provozu IS/ICT týká zejména elektronické pošty zaměstnanců. Na straně druhé však existují oprávněné zájmy zaměstnavatele, na sledování dodržování pracovní doby svých zaměstnanců a způsobu jejího využití. Podle stanoviska č. 1/2003 Úřadu pro ochranu osobních údajů o monitorování elektronické pošty a ochraně soukromí zaměstnanců má zaměstnavatel právo sledovat u svých zaměstnanců dodržování pracovní doby a jejího využití. Pro výkon tohoto práva nemá zaměstnavatel právo sledovat, monitorovat a zpracovávat obsah korespondence svých zaměstnanců. Zaměstnavatel by případně mohl pouze sledovat počet e-mailů došlých a odeslaných u svých zaměstnanců a požadovat, aby své soukromé záležitosti v pracovní době a na pracovišti vyřizovali v přiměřené a nezbytné míře. Zaměstnanec tedy má právo na přiměřenou ochranu soukromí na pracovišti, nicméně toto právo musí být realizováno v souladu s oprávněnými zájmy a právy zaměstnavatele. Pokud se zaměstnavatel rozhodne monitorovat v dovolené míře elektronickou poštu zaměstnanců, měl by pro tyto účely vytvořit obecná pravidla a zaměstnanci by s těmito pravidly měli být seznámeni. Právo na informace Právo na svobodný přístup k informacím upravují především dva zákony, a to zákon č. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím, a zákon č. 123/1998 Sb. o právu na informace o životním prostředí, oba ve znění pozdějších předpisů. Především první zmíněný zákon definuje povinnosti, které mají přímý dopad na informační systém kraje. Jednou z nich je povinnost odpovědět na žádost o informace do 3 dnů, což vyžaduje informační systém, ve kterém jsou všechny relevantní informace dostupné a dohledatelné. ISVS (Informační Systémy Veřejné Správy) Vytváření, užívání, provoz a rozvoj informačních systémů veřejné správy legislativně upravuje zejména zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů a související prováděcí předpisy. Informační systémy veřejné správy představují soubor informačních systémů, které slouží pro výkon veřejné správy. Podle § 5 provádějí orgány veřejné správy v rozsahu své zákonné působnosti výběr technických a programových prostředků a dalších produktů pro provoz jimi vytvářených a spravovaných informačních systémů. V souvislosti s dlouhodobým řízením informačních systémů veřejné správy stanovuje § 5a orgánům veřejné správy povinnost vytvořit a uplatňovat informační koncepci obsahující dlouhodobé cíle v oblasti řízení kvality a bezpečnosti a následně vyhodnocovat její dodržování. Dále pak podle § 5b jsou orgány veřejné správy povinny uplatňovat opatření odpovídající bezpečnostním požadavkům na zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti informací zpracovávaných v informačních systémech veřejné správy. Významná byla novela č. 130/2008 Sb., která legislativně zavedla tzv. Český podací ověřovací informační národní terminál (Czech POINT). Podle § 8a, odst. 1 lze podání správním orgánům učinit, za stanovených podmínek a v stanoveném rozsahu, prostřednictvím kontaktního místa veřejné správy. Kontaktními místy veřejné správy jsou podle § 8a, odst. 2, písm. b) rovněž krajské úřady. Správní řád Zákon č. 500/2004 správní řád, ve znění pozdějších předpisů, upravuje postup orgánů výkonné moci, orgánů územních samosprávných celků a jiných orgánů vykonávajících působnost v oblasti veřejné správy. S provozem IS/ICT souvisí zejména tyto oblasti: doručování písemností, podání a rozhodnutí. Podle § 19, odst. 1 doručuje správní orgán písemnosti primárně prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky (pokud to je možné). Za určitých podmínek může dle § 19, odst. 3 správní orgán doručovat mj. na elektronickou adresu, kterou účastník řízení sdělí. Podání jakožto úkon směřující vůči správnímu orgánu je podle § 37, odst. 4 možno učinit mj. v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem; případně za určitých podmínek i pomocí jiných technických Strana 67
prostředků bez použití zaručeného elektronického podpisu. Doručení rozhodnutí je možné podle § 69, odst. 3 na žádost účastníka doručit elektronicky. Elektronickou verzi dokumentu je nutné podepsat zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. Základní registry Centrální registry veřejné správy představují jeden z pilířů elektronizace veřejné správy a umožňují řešit nejednotnost, redundanci a neaktuálnost dat v některých databázích. Prvním krokem k realizaci systému základních registrů bylo přijetí zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů. Tento zákon mj. vymezuje obsah základních registrů a informačního systému územní identifikace a stanoví práva a povinnosti, které souvisejí s jejich vytvářením, užíváním a provozem. Dalším předpokladem bylo přijetí zákona č. 227/2009 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o základních registrech. Tento zákon novelizuje téměř 200 dalších souvisejících právních předpisů, jejichž úprava byla nutná pro fungování a využívání systému základních registrů. Zákon č. 111/2009 Sb. je účinný od 1. 7. 2010, kdy bude probíhat implementační fáze a testovací provoz; plný provoz systému základních registrů je plánován od 1. 7. 2012. Podle § 3 zákona č. 111/2009 Sb. budou vytvořeny tyto čtyři základní registry:
základní registr obyvatel,
základní registr právnických osob, podnikajících fyzických osob a orgánů veřejné moci,
základní registr územní identifikace, adres a nemovitostí,
základní registr agend orgánů veřejné moci a některých práv a povinností.
Všechny čtyři základní registry budou provozovány v rámci Informačního systému základních registrů (ISZR). § 8, odst. 1 zákona č. 111/2009 Sb. stanovuje správci agendového informačního systému povinnost realizovat vazbu (integraci) mezi agendovým informačním systémem a informačním systémem základních registrů. Základním prvkem v systému základních registrů je tzv. referenční údaj. Podle § 5 zákona č. 111/2009 Sb. budou orgány veřejné moci při své činnosti povinny využívat (v oprávněném rozsahu) referenční údaje ze základních registrů bez ověřování jejich správnosti. Doložení těchto údajů může být po příslušné osobě požadováno pouze v některých stanovených případech. Editorem oprávněným zapisovat referenční údaje do základního registru a provádět změny jsou podle § 2, písm. g) zákona č. 111/2009 Sb. příslušné orgány veřejné moci, které jsou současně zodpovědné za správnost těchto údajů. Elektronické podatelny Nařízení vlády č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách stanoví postupy orgánů veřejné moci uplatňované při přijímání a odesílání datových zpráv prostřednictvím elektronické podatelny a strukturu údajů příslušného kvalifikovaného certifikátu. Provoz podatelny upravuje nařízení vlády č. 495/2004 Sb., které stanoví povinnost orgánů veřejné moci zřídit elektronické podatelny, vybavit příslušné zaměstnance zaručenými elektronickými podpisy a zajistit odpovídajícím způsobem ochranu zpracovávaných informací. Odpovědnost poskytovatelů služeb Odpovědnost, práva a povinnosti osob, které poskytují služby elektronickými prostředky, upravuje zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů. Podle § 3 až 5 není poskytovatel služby odpovědný (kromě několika vyjmenovaných případů) za obsah přenášených informací, dočasně meziukládaných informací a ukládání obsahu informací poskytovaných uživatelem. Poskytovatelé služeb nejsou dle § 6 povinni dohlížet na obsah jimi přenášených nebo ukládaných informací a aktivně vyhledávat skutečnosti a okolnosti poukazující na protiprávní obsah informace. Strana 68
Účetnictví státu Základem pro reformu účetnictví státu je zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákona č. 304/2008 Sb. Podle § 1 odst. 3 zákon stanoví podmínky zjišťování účetních záznamů pro potřeby státu umožňujících sestavení účetních výkazů za Českou republiku. Vybranými účetními jednotkami jsou, kromě ostatních, také územní samosprávné celky. Oblast účetnictví státu je pak upravena zejména následujícími prováděcími vyhláškami:
Vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech).
Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky.
Vyhláška č. 449/2009 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtů státních fondů, rozpočtů územních samosprávných celků, rozpočtů dobrovolných svazků obcí a rozpočtů Regionálních rad regionů soudržnosti.
Jednou z povinností je předávat veškeré účetní výkazy a informace automatizovaně do Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS). Cílem je vytvoření účetnictví státu podobně jako u podnikatelských subjektů, zlepšení hospodárnosti státu, odstranění nejednotnosti jednotlivých evidencí a výkazů a v neposlední řadě elektronizace a digitalizace účetních záznamů.
Strana 69
9
Analýza současného stavu IS/ICT služeb
Analýza současného stavu řízení a poskytování IS/ICT služeb je rozdělena na dvě oblasti a kapitoly – řízení a poskytování IS/ICT služeb na krajském úřadu, který služby poskytuje rovněž pro některé zřizované a zakládané organizace, města a obce na území Plzeňského kraje a veřejnost (kapitola 9.2); a řízení a poskytování IS/ICT služeb přímo na zřizovaných organizacích, nikoliv tedy Odborem informatiky KÚPK (kapitola 9.3). Úvodem jsou však nejprve vysvětleny některé základní pojmy z oblasti poskytování ICT služeb, které jsou použity v následujícím textu.
9.1
Základní pojmy v oblasti poskytování ICT služeb
Pojem ICT služba Obecně představuje ICT služba aktivity anebo informace dodávané poskytovatelem služby jejímu příjemci (zákazníkovi). Služba představuje pro zákazníka určitou přidanou hodnotu. ICT služba je realizována příslušnými ICT procesy, které ve svém průběhu spotřebovávají požadované zdroje (lidské zdroje, finance, data/informace/znalosti, hardware, software atd.). Každá služba se poskytuje, resp. měla by se poskytovat, na základě předem dohodnutých obchodních a technických podmínek (SLA). Tyto obchodní a technické podmínky by měly upravovat:
co je předmět služby, kdo je poskytovatel služby, kdo je/může být příjemce služby, způsob poskytování služby, kvantitativní charakteristiky služby (objem, počet apod.), kvalitativní charakteristiky služby (dostupnost, spolehlivost apod.), cenu poskytované služby, služba může být též poskytována bezúplatně, způsob řešení situací při nedodržení dohodnutých obchodních a technických podmínek.
Životní cyklus ICT služby Každá služba, nejen ICT služba, má svůj životní cyklus, v jehož průběhu se řeší zejména:
specifikace služby, návrh realizace služby, implementace služby, provoz služby, řízení kvality služby, kontinuální zlepšování služby, ukončení provozu.
Typy ICT služeb Typy ICT služeb se dělí podle předmětu služby na těchto pět základních kategorií:
informační služby – poskytovatel dodává zákazníkovi požadované informace nebo data, aplikační služby – předmětem je funkcionalita softwarové aplikace, infrastrukturní služby – předmětem je provoz ICT infrastruktury (SW/HW), podpůrné služby – doprovodné služby (analýzy, konzultace, školení apod.), služby rozvoje – předmětem je dodávka software nebo ICT infrastruktury.
Informační služby představují poskytování požadovaných informací nebo dat zákazníkovi v požadované struktuře a čase. Poskytovatel služby je obvykle zodpovědný za jejich správnost. Strana 70
Informační služby nelze zaměňovat za aplikační služby – poskytované informace či data obvykle bývají výstupem určité softwarové aplikace, nicméně to z pohledu zákazníka není podstatné. Aplikační služby představují poskytování funkcionalit softwarových aplikací. Pro provozování aplikačních služeb je vyžadována odpovídající ICT infrastruktura, nicméně to z pohledu zákazníka není podstatné. Poskytovatel služby je zodpovědný za požadovanou funkčnost dané aplikace. Spolu s aplikačními službami bývají často poskytovány i další související podpůrné služby, jako například školení apod. Infrastrukturní služby představují provoz ICT infrastruktury. Tato oblast zahrnuje zejména koncové stanice, servery, operační systémy, databázové systémy, sítě LAN/MAN/WAN a další. Infrastrukturní služby v sobě zahrnují provoz a údržbu potřebného software a hardware, poskytovatel je zodpovědný za jejich funkčnost. Podpůrné služby představují další doprovodné služby, které doplňují a podporují ostatní typy ICT služeb. Nejčastěji se jedná o různá školení, konzultační činnosti, úpravu aplikací, integraci aplikací atd. Služby rozvoje představují vývoj anebo dodávku nových IS/ICT řešení. To zahrnuje implementaci požadovaného software anebo hardware. Služby rozvoje IS/ICT mají typicky charakter projektu, po jehož dokončení se obvykle přesunou do kategorie aplikačních nebo infrastrukturních služeb. Strukturování ICT služeb Obecně existuje několik možností, jak strukturovat ICT služby:
služby odpovídají struktuře business procesů a činností organizace, služby odpovídají struktuře aplikačního software potřebného pro zajištění ICT služeb, služby odpovídají organizační struktuře a typům uživatelů.
Při návrhu služeb a tvorbě katalogu služeb je vhodné zvažovat různé možnosti strukturování ICT služeb a nezaměřovat se jen na určitou vybranou variantu. Jednotlivé možnosti strukturování služeb mají své pozitivní a negativní aspekty, jak uvádí tabulka 1. Tabulka 1 – Pozitivní a negativní aspekty různých možnosti strukturování služeb Služby odpovídají
Pozitivní aspekty
Negativní aspekty
Struktuře business procesů a činností organizace
Značná provázanost s předmětem činnosti organizace. Menší závislost na aplikační architektuře, možná návaznost na SOA.
Složitější účtování a reporting, pokud určitá konfigurační položka podporuje více služeb a tím i business procesů. Možné duplicity v rámci obsahu jednotlivých služeb.
Struktuře aplikačního software potřebného pro zajištění ICT služeb
Snadná definice služby, snadnější účtování a reporting, přímá návaznost na ICT zdroje (např. podle jednotlivých SW produktů), minimální duplicity v rámci obsahu jednotlivých služeb.
Jedná se o pohled poskytovatele služby či dodavatele aplikace – nikoliv o pohled zákazníka služby. Větší závislost organizace na konkrétních technologiích a dodavatelích.
Organizační struktuře a typům uživatelů
Služba reflektuje potřeby a požadavky různých typů zákazníků. Návaznost na organizační strukturu, menší počet různých služeb pro konkrétního zákazníka.
Složitější účtování a reporting. Možné duplicity v rámci obsahu jednotlivých služeb. Změny v organizační struktuře ovlivňují strukturu poskytovaných služeb.
Třetí varianta, kdy služby odpovídají organizační struktuře a typům uživatelů, je potenciálně vhodná u větších organizací s rozsáhlejší strukturou – za takovouto rozsáhlejší strukturu můžeme rovněž považovat krajský úřad, včetně zřizovaných a zakládaných organizací, měst, obcí a veřejnosti, kterým jsou ICT služby poskytovány (viz kapitola 9.2.1).
Strana 71
Katalog služeb Katalog služeb je popis portfolia (nabídky) služeb poskytovatele včetně vlastností, kvality, dalších podmínek poskytnutí a ceny jednotlivých služeb. Katalog služeb představuje jednotný zdroj informací o všech dohodnutých službách. Při tvorbě katalogu služeb je vhodné zvolit správnou úroveň detailu a srozumitelnosti popisu služeb. V souvislosti s katalogem služeb je nutné zajistit jeho průběžnou údržbu a aktualizaci tak, aby katalog vždy obsahoval přesné informace o všech poskytovaných službách a odpovídal tak skutečnému stavu. Katalog služeb by měl obsahovat především aktuálně provozované služby, rovněž ale i služby vyřazené (dále nenabízené) a služby nově připravované (které zatím nejsou v provozu). Katalog služeb se dělí na dvě části, resp. existují dva pohledy:
katalog služeb pro business (Business Service Catalogue), tj. pro uživatele úřadu, ZZO atd., technický katalog služeb (Technical Service Catalogue).
Katalog služeb pro business představuje zákaznický pohled na katalog služeb. Obsahuje informace o všech ICT službách poskytovaných zákazníkům včetně vztahů k business procesům, které jsou příslušnými službami podporovány. Technický katalog služeb představuje pohled poskytovatele či dodavatele služeb. Obsahuje informace o všech ICT službách poskytovaných zákazníkům včetně vazeb na podpůrné služby, sdílené služby, komponenty a konfigurační položky nutné pro podporu dodávky služby. Jedná se o rozšíření katalogu služeb pro business, které však není součástí zákaznického pohledu. Service Level Management Service Level Management zahrnuje monitoring, vyhodnocování a řízení úrovně dodávaných ICT služeb. Služby se poskytují na základě předem dohodnutých obchodních a technických podmínek (SLA), ve kterých je specifikován rozsah a úroveň jednotlivých služeb. Řízení a nasazování změn Řízení změn (Change Management) je proces zajišťující pokud možno rychlou a efektivní realizaci změn s cílem minimalizovat počet incidentů reportovaných na základě těchto provedených změn. Proces řízení změn zahrnuje:
řízení žádostí o změnu, schvalování změn, plánování změn, řízení realizace změn.
Nasazování změn (Release Management) je proces zajišťující úspěšnou implementaci změny do stávajícího IS/ICT prostředí. Jedná se zejména o nasazení nových verzí software (aplikací) a hardware do produkčního prostředí. Realizace a implementace každé změny má dva aspekty – technické a organizační.
9.2
Řízení a poskytování IS/ICT služeb na krajském úřadu
Služby v oblasti informačních a komunikačních technologií zajišťuje v rámci Plzeňského kraje Odbor informatiky Krajského úřadu Plzeňského kraje. Dle koncepce informatizace Plzeňského kraje, kterou schválila Rada Plzeňského kraje svým usnesením č. 556/02 ze dne 13. 3. 2002, poskytuje odbor informatiky služby především pro Krajský úřad Plzeňského kraje. Na koncepční poskytování ICT služeb pro všechny subjekty zřizované krajem nebo subjekty většinově vlastněné krajem nebyl odboru informatiky KÚPK dán vedením kraje mandát. I přesto byly některé služby ICT zajišťovány i pro tyto subjekty. Jednalo se např. o začlenění pod rámcovou smlouvu uzavřenou Plzeňským krajem se společností O2 na poskytování mobilních hlasových a datových Strana 72
služeb (využívali je za stejných podmínek, jako Plzeňský kraj). Ojediněle byl odboru informatiky KÚPK zadán úkol související s ICT na nějaké organizaci. Příkladem mohou být činnost v souvislosti s:
budováním dispečinku Zdravotnické záchranné služby, zajištěním problematiky regulačních poplatků u zdravotnických zařízení zřizovaných krajem, využíváním elektronického aukčního systému Plzeňského kraje.
Spolupráce s ostatními subjekty veřejné správy na území kraje je především v konkrétních projektech. Výše zmíněná ortofotomapa Plzeňského kraje se pořizovala se spolupráci s Povodím Vltavy. Velmi intenzivně probíhá spolupráce s Hasičským záchranným sborem (HZS) především v oblasti sdílení dat pro krizové řízení. Rovněž byla HZS krajem zapůjčena videokonferenční jednotka pro komunikaci v případě krizových situací. V rámci poskytování ICT služeb v prostředí krajského úřadu je situace relativně stabilní. Je ale nutné, aby byl kladen větší důraz na využívání informací, uložených v informačních systémech krajského úřadu. Především oblast datových skladů a provazování informací do souvislostí je nutným předpokladem pro efektivní a správné rozhodování orgánů kraje. V rámci krajského úřadu není vytvořena žádná pracovní pozice (případně útvar), který by se průřezově věnoval výhradně analýzám dat a hledáním řešení dle zadání politického vedení kraje.
9.2.1 Vykonávané ICT služby a činnosti ICT služby vykonávané Odborem informatiky KÚPK jsou popsány v následujících kapitolách, které jsou rozděleny podle typu zákazníků. Zákazníky poskytovaných služeb jsou:
krajský úřad, tj. ostatní odbory a oddělení v rámci KÚPK, zřizované a zakládané organizace, města a obce na území Plzeňského kraje, veřejnost, tj. občané a podnikatelské subjekty.
Přehled poskytovaných typů ICT služeb podle typu zákazníků uvádí tabulka 2. Z pohledu struktury ICT služeb popsané v kapitole 9.1 se jedná o variantu, kdy služby odpovídají struktuře aplikačního software potřebného pro zajištění ICT služeb (v případě aplikačních služeb), případně obdobně u jiných typů služeb. V návrhové části informační strategie by měly být zváženy i jiné alternativy strukturování včetně doporučení vhodné varianty. Tabulka 2 – Poskytované ICT služby pro jednotlivé typy zákazníků KÚPK
ZZO
Obce
Veřejnost
Informační služby Aplikační služby Infrastrukturní služby Podpůrné služby Služby rozvoje
Služby poskytované interně ostatním odborům a oddělením KÚPK Všechna 4 oddělení Odboru informatiky KÚPK poskytují služby interně do KÚPK. Svým rozsahem se jedná všech pět typů ICT služeb definovaných v kapitole 9.1, tj. informační služby, aplikační služby, Strana 73
infrastrukturní služby, podpůrné služby a služby rozvoje. Každé oddělení zajišťuje svoji kompetenční část podpory KÚPK. Oddělení správy serverů a sítě zajišťuje:
kompletní infrastrukturu KÚPK, správu systémového SW, správu a tvorbu záloh, správu a objednávky spotřebního materiálu, administraci elektronických aukcí, organizaci přesunů a stěhování zaměstnanců KÚPK, realizaci projektů TC PK a CamelNET.
Oddělení aplikací a databází zajišťuje:
správu aplikačního SW (na celém KÚPK je provozováno téměř 200 různých aplikací, jejich správa je rozdělena na jednotlivé zaměstnance oddělení), vývoj aplikací Help Desk a Operativní evidence, správu aplikace KEVIS.
Oddělení Geografických informačních systémů zajišťuje:
správu a podporu mapových podkladů, správu datového skladu.
Celkově je toto oddělení správcem největšího objemu dat na KÚPK. Oddělení metodiky a projektů eGovernmentu zajišťuje:
školení zaměstnanců KÚPK i ZZO v oblasti ICT (je využíván e-Learning v systému Moodle), první stupeň podpory pro Help Desk KÚPK, půjčování ICT techniky zaměstnancům KÚPK, právní podporu celého Odboru informatiky KÚPK a projektové vedení projektů realizovaných na tomto odboru, tvorbu metodiky v ICT pro subjekty přes celý kraj, evidenci smluv celého odboru.
Cílem zde není detailně popisovat veškeré ICT služby poskytované ostatním odborům a oddělením KÚPK – to bude součástí návrhové části informační strategie, jejímž výstupem bude mj. návrh vhodného strukturování služeb a tvorba katalogu veškerých poskytovaných ICT služeb. Služby poskytované zřizovaným a zakládaným organizacím Základním dokumentem v této oblasti je Organizační řád KÚPK. V rámci samostatné působnosti Odbor informatiky KÚPK koncepčně vede rozvoj a provoz informačních a komunikačních technologií v gesci Plzeňského kraje a koordinuje výstavbu informačních systémů u organizací zřizovaných Plzeňským krajem. Podrobně pak poskytování ICT služeb pro ZZO upravuje Směrnice Rady Plzeňského kraje č. 1/2010 o poskytování ICT služeb právnickým osobám zřizovaným nebo zakládaným Plzeňským krajem. Směrnice vymezuje základní pravidla pro poskytování služeb informačních a komunikačních technologií poskytovaných odborem informatiky KÚPK právnickým osobám zřizovaným nebo zakládaným Plzeňským krajem a právnickým osobám, ve kterých je Plzeňský kraj většinovým společníkem nebo akcionářem. Aktuálně se tato směrnice vztahuje na následující tři příspěvkové organizace zřízené Plzeňským krajem:
Správa a údržba silnic Plzeňského kraje, příspěvková organizace, IČ 72053119, které odbor informatiky KÚPK poskytuje ICT podporu na základě usnesení Rady Plzeňského kraje č. 1672/10 a č. 2379/10;
Strana 74
Centrální nákup, příspěvková organizace, IČ 72046635, které odbor informatiky KÚPK poskytuje ICT služby na základě usnesení Rady Plzeňského kraje č. 2378/10; Zdravotnický holding Plzeňského kraje, akciová společnost, IČ 29107245.
Tato směrnice rovněž definuje základní principy financování takto poskytovaných služeb. Odbor informatiky KÚPK aktuálně poskytuje ICT služby v následujících pěti úrovních: 1. Komplexní outsourcing pro jednotlivou ZZO s dostatečnou konektivitou do krajského cloudu služeb:
vytvoření ICT koncepce ZZO: o o o
analýza současného stavu, analýza informačních potřeb ZZO, návrh cílového stavu a způsobu implementace cílového stavu;
implementace navrženého řešení a využívání ICT služeb virtualizovaných v krajském cloudu: o o o o o o o o o o o o o
adresářová služba, autentizace, autorizace (Active Directory + externí Evidence organizační struktury), souborový server, poštovní server, aplikační server, databázový server, zálohování a obnova dat, internetový portál, provoz aplikací využívaných ZZO (jejich seznam je individuální pro každou ZZO), správa koncových zařízení (instalace PC, tiskáren, jejich opravy a výměny), hlasové a datové služby, centrálně provozované aplikace (ekonomický systém, workflow atd.), virtuální privátní síť pro přístup do počítačové sítě ZZO ze sítě Internet, synchronizace dat z poštovního serveru s mobilním telefonem.
2. Zabezpečení vybraných dílčích služeb ICT pro konkrétní ZZO:
např. implementace informačního systému pro konkrétní ZZO.
3. Zabezpečení konkrétní služeb ICT pro všechny ZZO:
elektronická spisová služba s využitím IS VIRTUOS (www.evirtuos.cz), ortofotomapa Plzeňského kraje.
4. Konzultace a metodická pomoc pro konkrétní ZZO. 5. Konzultace a metodická pomoc pro všechny ZZO. O zabezpečení ICT služeb úrovně 1 až 3 pro každou konkrétní ZZO rozhoduje vždy Rada Plzeňského kraje svým usnesením. Rozhodne-li Rada Plzeňského kraje o tom, že odbor informatiky KÚPK bude poskytovat konkrétní ZZO ICT služby úrovně 1, je třeba tuto skutečnost uvést v Organizačním řádu KÚPK. Návrh usnesení do Rady Plzeňského kraje zpracuje odbor informatiky a příslušná ZZO se k němu vyjádří jakožto konzultant. Služba úrovně 4 je poskytována na základě konkrétního požadavku ZZO zaslaného alespoň e-mailem na kontaktní adresu Help Desku podpory služeb ICT. Služby úrovně 5 jsou poskytovány automaticky na základě rozhodnutí odboru informatiky KÚPK. Směrnice Rady Plzeňského kraje č. 1/2010 o poskytování ICT služeb právnickým osobám zřizovaným nebo zakládaným Plzeňským krajem tedy představuje katalog potenciálně dostupných služeb pro všechny ZZO. Aktuálně jsou služby úrovně 1 až 3 poskytovány pouze pro tři organizace. Směrnice dále vymezuje některé obchodní a technické podmínky (SLA) poskytovaných služeb poskytovaných odborem informatiky KÚPK pro ZZO. Jedná se zejména o tyto charakteristiky:
Strana 75
maximální dobu realizace/dodání služby, dostupnost služby, resp. pracovní dobu, způsob počítání lhůt SLA.
Služby poskytované obcím na území Plzeňského kraje Poskytování ICT služeb pro města a obce na území Plzeňského kraje upravuje Organizační řád KÚPK. V přenesené působnosti Odbor informatiky KÚPK zabezpečuje:
koordinaci výstavby a provozu informačního systému kompatibilního s informačními systémy veřejné správy, metodickou pomoc obcím v oblasti informačních systémů veřejné správy.
Výše uvedené činnosti představují víceméně jedinou přenesenou působnost kraje v oblasti informatiky. Konkrétně jsou pak pro města a obce na území Plzeňského kraje Odborem informatiky KÚPK zajišťovány tyto ICT služby:
poskytování ortofotomapy, zajištění společné digitalizace územních limitů při tvorbě územně analytických podkladů (ÚAP), následné zpracování jednotného internetového výdejního modulu na výdeje dat ÚAP, internetizace knihoven, projekt VIRTUOS.
Pro města a obce, ale i pro organizace kraje, je od roku 2003 zajišťováno školení na využívání IS/ICT. Je nabízeno několik kurzů, které absolvuje ročně cca 500 jejich zaměstnanců. Krajským úřadem jsou účtovány symbolické režijní náklady 200 Kč za jeden kurz. Služby poskytované veřejnosti Veřejnosti jsou odborem informatiky KÚPK poskytovány zejména informační služby prostřednictvím Portálu Plzeňského kraje. Obecně způsob publikování informací na internetu (i intranetu) upravuje vnitřní dokument „Pravidla zveřejňování dokumentů na Portálu Plzeňského kraje“, který byl schválený usnesením Rady Plzeňského kraje č. 2603/04 ze dne 24. 2. 2004 a závazný od 1. března 2004. Tato pravidla určují pravomoci a postup při zveřejňování všech typů dokumentů na Portálu Plzeňského kraje a jsou závazná pro členy Rady Plzeňského kraje, zaměstnance kraje zařazené do krajského úřadu, Redakční a publikační radu a ředitele příspěvkových organizací Plzeňského kraje, které se podílejí na zveřejňování na Portálu Plzeňského kraje. Katalog služeb Katalog ICT služeb je v současné době vytvořen pouze ve vztahu k zřizovaným nebo zakládaným organizacím a je obsažen ve směrnici Rady Plzeňského kraje č. 1/2010 o poskytování ICT služeb právnickým osobám zřizovaným nebo zakládaným Plzeňským krajem. Tato směrnice současně vymezuje některé obchodní a technické podmínky (SLA) poskytovaných ICT služeb. Ve vztahu k ostatním typům zákazníků, tj. krajskému úřadu, městům a obcím na území Plzeňského kraje a veřejnosti, katalog služeb není vytvořen. Rovněž nejsou vytvořeny příslušné SLA a není tedy možné provádět vyhodnocování úrovně dodávaných ICT služeb. Stávající katalog ICT služeb (pro zřizované nebo zakládané organizace) z větší části obsahuje potřebné položky a informace, nicméně některé oblasti nejsou v tomto katalogu zachyceny. Konkrétně katalog služeb neobsahuje:
vyřazené služby (dále nenabízené), nově připravované služby (které zatím nejsou v provozu), technický katalog služeb (Technical Service Catalogue).
Katalog služeb tedy má spíše charakter zákaznického pohledu na aktuálně nabízené ICT služby. Strana 76
Položky obsažené ve stávajícím katalogu služeb:
jméno služby, popis služby – jen u některých služeb, popis by měl být součástí všech služeb, typ služby – typ služby by měl být uváděn rovněž dle rozdělení v kapitole 9.1, eskalační kontakty, cenu za službu, způsob financování, SLA: o o o
maximální doba realizace/dodání služby, dostupnost služby, resp. pracovní doba, způsob počítání lhůt SLA.
Položky, které je vhodné v návrhové části informační strategie zvážit k zařazení do katalogu služeb:
revize služby, podpůrné služby, manažeři služby, podporované business procesy, dopad na organizaci (úřad), priorita z pohledu organizace (úřadu), reporty o službě, bezpečnostní kategorie, návaznost na konfigurační položky (může vyžadovat integraci s konfigurační databází), další detailnější návrh katalogu služeb bude součástí návrhové části informační strategie.
V současnosti je možné o plnění služby požádat prostřednictvím Help Desk systému. Jedním z klíčových výstupů návrhové části informační strategie je vytvoření kompletního katalogu ICT služeb poskytovaných Odborem informatiky KÚPK. Tento katalog ICT služeb bude obsahovat:
veškeré ICT služby poskytované všem typům zákazníků; služby aktuálně provozované, vyřazené i nově připravované; dvě části: o o
katalog služeb pro business (Business Service Catalogue), technický katalog služeb (Technical Service Catalogue);
odpovídajícím způsobem definovaná SLA.
Návrhová část informační strategie bude obsahovat definici vhodné podoby a struktury katalogu služeb včetně návrhu vhodné struktury SLA. Součástí musí být rovněž popis způsobu aktualizace a údržby tohoto katalogu tak, aby průběžně obsahoval aktuální a platné informace (Service Catalogue Management). Tato oblast zahrnuje zejména:
údržbu katalogu služeb pro business a technického katalogu služeb, návaznosti technického katalogu služeb na jednotlivé konfigurační položky, zpracování žádosti o plnění služby, zveřejňování katalogu služeb (optimálně elektronicky), řízení přístupových práv ke katalogu služeb, úpravu struktury katalogu služeb.
Určitým základem či východiskem pro tvorbu katalogu ICT služeb může být stávající Help Desk systém KÚPK, který z pohledu uživatelů obsahuje kategorizaci požadavků a problémů k nahlášení.
Strana 77
Service Level Management Aktuálně není v rámci odboru informatiky KÚPK formalizován proces řízení poskytovaných ICT služeb a jejich podpory (Service Level Management). Celkově nejsou vytvořeny metriky pro měření úrovně poskytování ICT služeb, není nastaven způsob monitorování, SLA jsou formálně definována pouze pro poskytování ICT služeb zřizovaným a zakládaným organizacím. Jedním z výstupů návrhové části informační strategie proto bude návrh pro zavedení procesu Service Level Management – tato část bude zahrnovat zejména:
vytvoření vhodné struktury poskytovaných ICT služeb, vytvoření nového katalogu ICT služeb, který bude obsahovat veškeré zajišťované ICT služby pro všechny zákazníky (včetně interních), stanovení SLA pro jednotlivé ICT služby a jejich zakotvení do vnitřní legislativy kraje, vytvoření metrik pro měření úrovně poskytování ICT služeb, návrh metodiky vyhodnocování plnění stanovených strategických cílů.
Finanční řízení Nedostatkem současného stavu je nemožnost sledovat náklady na poskytování ICT služeb:
z pohledu jednotlivých služeb, tzn., jaké jsou náklady na poskytování určité konkrétní služby (např. jaké jsou náklady na provozování konkrétní aplikace apod.); z pohledu zákazníků služeb, tzn., jaké jsou náklady na poskytování všech služeb určitému zákazníkovi – oddělení, odboru, organizaci atd. (např. jaké jsou náklady na poskytování ICT služeb odboru životního prostředí); z pohledu business procesů úřadu, tzn., jaké jsou náklady na poskytování ICT služeb podporujících určitý konkrétní business proces.
Tato situace je zapříčiněna několika faktory:
není definován katalog veškerých poskytovaných ICT služeb, ICT služby nejsou přiřazeny ke konkrétním business procesům úřadu, personální náklady lze sledovat pouze jako celek, není zaveden systém vykazování práce,
Pro zlepšení finančního řízení poskytování ICT služeb bude v rámci návrhové části informační strategie nutné:
definovat katalog služeb pro všechny typy zákazníků, služby vhodně strukturovat, aby bylo možné snadněji účtovat a reportovat, navrhnout vhodný způsob vykazování práce zaměstnanců tak, aby bylo možné přiřadit personální náklady k jednotlivým poskytovaným službám, navrhnout vhodnou metodu rozpočítávání společných nákladů mezi více služeb.
Cílem je tedy navrhnout způsob a metody, jak lze veškeré náklady přiřadit ke konkrétním poskytovaným ICT službám. Řízení dodavatelů Řízení dodavatelů je nedílnou součástí poskytování naprosté většiny (nejen) ICT služeb. Externí dodavatelé se ve větší či menší míře obvykle podílejí na dodávce prakticky každé ICT služby. Některé oblasti je dále možné jako celek svěřit dodavatelům formou outsourcingu, případně jiné formy sourcingu. V případě KÚPK jsou takto zcela outsourcovány tyto oblasti:
podpora provozu aktivních síťových prvků, koncová správa zařízení, vzdělávání v oblasti ICT.
Strana 78
Cílem procesu řízení dodavatelů je zajistit, aby jejich dodávky odpovídaly požadavkům zákazníka (který je dále poskytovatelem služby pro další zákazníky). S jednotlivými dodavateli je nutné uzavírat příslušné smlouvy, kontrolovat plnění těchto smluv a řešit případné problémy. Řízení dodavatelů je v rámci Odboru informatiky KÚPK rozděleno mezi jednotlivá oddělení podle předmětu plnění. V tomto ohledu mají vedoucí příslušných oddělení poměrně značné kompetence v otázce způsobu řízení.
9.2.2 Organizační členění, kompetence a personální obsazení Služby ICT zajišťuje na KÚPK odbor informatiky. Na základě platného organizačního řádu krajského úřadu se Odbor informatiky KÚPK dělí na čtyři samostatná oddělení:
oddělení správy serverů a sítě, oddělení aplikací a databází, oddělení geografických informačních systémů, oddělení metodiky a projektů egovernmentu.
Většina služeb v oblasti ICT je zajišťována vlastními zaměstnanci krajského úřadu zařazenými do odboru informatiky KÚPK, resp. do jednoho ze čtyř uvedených oddělení. Outsourcing je používán v dílčích oblastech, jako je:
podpora provozu aktivních síťových prvků, koncová správa zařízení, vzdělávání v oblasti ICT.
Externími subjekty jsou zajišťovny ty oblasti, u kterých to je výhodnější z ekonomického hlediska a u kterých to nesnižuje bezpečnost informačního systému kraje. Personální obsazení Dále je uvedena organizační struktura a personální obsazení jednotlivých oddělení odboru informatiky KÚPK. Odbor informatiky Zařazení
Jméno
Vedoucí odboru
Václav Koudele
Činnosti a zodpovědnosti
Řízení Odboru informatiky KÚPK Tvorba a prosazování strategie Odboru informatiky KÚPK Zodpovědnost za činnost odboru Řízení a komunikace s dodavateli u významných projektů
Oddělení správy serverů a sítě Zařazení
Jméno
Vedoucí oddělení
Jiří Lohr
Činnosti a zodpovědnosti
Správa zařízení KÚPK (mobilní telefony, servery, počítače), integrace zařízení do úřadu, zálohy a obnova dat na úrovni databází, správa koncových stanic, role bezpečnostního správce KÚPK, tvorba bezpečnostní dokumentace, nasazení nových aplikací na KÚPK, správa komunikační infrastruktury.
Správa HW KÚPK, částečně správa sítě,
Informatik
Martin Cigler
Strana 79
po vybudování TC PK, správa TC.
Informatik
Michal Jonák
Správa HW KÚPK, správa sítě.
Referent na úseku majetkové správy IT
Zdenka Kovářová
Rozpočet, objednávky a majetek Odboru informatiky KÚPK, ekonom Odboru informatiky KÚPK, evidence majetku Odboru informatiky KÚPK, příprava a kontrola rozpočtů projektů Odboru informatiky KÚPK.
Informatik
Jaroslav Pitter
Správa HW KÚPK, správa sítě.
Oddělení aplikací a databází Zařazení
Jméno
Vedoucí oddělení
Norbert Szabó
Činnosti a zodpovědnosti
Informatik
Jaroslav Antoš
Informatik
Petr Mařík
Informatik
Rostislav Mikulecký
Informatik
Michal Vališ
Rozhodování, řízení a tvorba strategie Oddělení aplikací a databází, správa tzv. „velkých aplikací“, komunikace s dodavateli dle důležitosti, objemu a dopadu na KÚPK. Systémová integrace – komunikace aplikací KÚPK navzájem, vývoj systémů pro všechna oddělení KÚPK, webové technologie, portál KÚPK, správa některých aplikací KÚPK, správa nástroje generátor web services. Podpora tzv. „velkých aplikací“, (iFaktury, Objednávky, platební poukazy, Portál KÚPK, majetek, Athéna), správa databázových serverů, nové projekty týkající se „Velkých aplikací“, příprava datových podkladů interně pro Odbor informatiky KÚPK, po vybudování TC PK správa garantovaného a negarantovaného úložiště. Podpora ZZO PK v oblasti, správa Active Directory a nastavování práv uživatelů ZZO, pracovní schůzky se zástupci ZZO, administrativa schůzek, podpora ZZO. Správa tzv. „malých aplikací“ (cca 60 aplikací), centrální aplikace, ICT podpora při zasedání ZPK, hlasovací systém, vypalování CD/DVD pro RPK i zaměstnance KÚPK, správa a vytváření evidencí v KEVISu.
Oddělení geografických informačních systémů Zařazení
Jméno
Vedoucí oddělení
Michal Souček
Činnosti a zodpovědnosti
Pomoc odborům KÚPK s technickou stránkou
Strana 80
výběrových řízení, nákupy dat a uzavírání smluv s dodavateli, podpora uživatelů (odbor životního prostředí a regionálního rozvoje), účast v pracovních skupinách celorepublikového významu, někdy i zahraniční význam, konzultace zadávací dokumentace odborů KÚPK, hlavně ohledně stránky pořizování dat, aktualizace a správa dat GIS.
Referent IT
Karel Pluhař
Evidence subjektů na portál KÚPK, správa kontaktních údajů na ePusa přes celý PK, dodání údajů pro mapové podklady.
Informatik
Antonín Procházka
Koordinátor projektu DMVS, projektový vedoucí projektu DMVS.
Informatik
Martin Schejbal
Tisk, skenování map, podpora interaktivních map, školení SW a podpora SW, který je ve správě oddělení GIS, žádosti z Help Desku KÚPK na ArcGIS, další rozvoj GIS na KÚPK (webové rozhraní interaktivních map), správa ArcGIS přes celý KÚPK.
Informatik
Jana Sýkorová
Správa a vedení 3 projektů: o MIS pro nemocnice a Zdravotnický holding, o interní datový sklad, o turistický portál, grafika pro KÚPK.
Oddělení metodiky a projektů egovernmentu Zařazení
Jméno
Činnosti a zodpovědnosti
Vedoucí oddělení
Eliška Pečenková
Vedení oddělení, koncepce vzdělávání, koordinace projektů.
Referent na úseku vzdělávání v oblasti IT
Jiřina Balejová
Vzdělávání v ICT pracovníků KÚPK, tvorba e-Learningových kurzů, první úroveň podpory všech aplikací KÚPK, spolupráce s Centrem vzdělávání (zaměstnanci ZZO a obcí).
Referent na úseku vzdělávání v oblasti IT
Jana Dobrá
Základní třídění problémů a požadavků na Help Desku KÚPK, správa, zakládání elektronických podpisů a certifikátů, spisový uzel eSpSL Athena.
Právník
Jarmila Pechátová
Informatik
Tomáš Švarc
Právník Odboru informatiky KÚPK, zastřešení činností týkajících se Veřejných zakázek, smlouvy, návrhy usnesení (RPK i ZPK), návrhy nových směrnic a právních předpisů za Odboru informatiky KÚPK, zodpovědnost za právní způsobilost všech právních úkonů Odboru informatiky KÚPK. Administrativní práce,
Strana 81
Informatik
Aleš Tuček
příprava seminářů, jednání s obcemi (především IS Virtuos), administrátor projektu bezpečnost.
Evropské fondy, zejména rozpočty a technická část projektů Odboru informatiky KÚPK, monitoring a tvorba monitorovacích zpráv, administrativa veřejných zakázek za Odboru informatiky KÚPK, mapové podklady a grafika.
Činnosti skutečně vykonávané jednotlivými pracovníky odboru informatiky KÚPK odpovídají požadavkům na pracovní pozici a jsou v souladu s náplní (popisem) práce pro jednotlivé pozice. Náplň práce vznikla u jednotlivých pozic přirozeně, odpovídá aktuálním potřebám odboru informatiky KÚPK. Revize těchto popisů náplní práce probíhá nepravidelně. Velmi pozitivně bylo hodnoceno vytvoření a obsazení pracovní pozice „Právník“ a „Referent na úseku majetkové správy IT (ekonom)“ v rámci odboru informatiky KÚPK. Informatika představuje velmi specifickou oblast, kdy je pro pracovníky z jiných neinformatických odborů velmi obtížné proniknout do této problematiky. Vytvoření obou zmiňovaných pracovních pozic přímo v rámci odboru informatiky KÚPK představuje mnohem pružnější variantu, pracovníci na těchto pozicích mají mnohem větší přehled o problematice ICT (oproti jiným odborům). Tento stav celkově přispívá k:
zefektivnění prováděných pracovních činností, zrychlení probíhajících business procesů, větší informovanosti v oblasti ICT.
Naopak jako slabou stránku lze hodnotit špatnou či žádnou zastupitelnost některých pracovních pozic, zejména v případě interního vývoje aplikací Help Desk a Operativní evidence a na oddělení aplikací a databází. Toto oddělení je současně nejvíce poddimenzované vzhledem k úkolům, které zaměstnanci plní, což souvisí i s neexistencí zastupitelnosti na tomto oddělení. Pracovníky odboru informatiky KÚPK je rovněž negativně hodnocena spolupráce s příspěvkovou organizací Centrální nákup. Řadu zejména administrativních činností vykonává pro tuto příspěvkovou organizaci právník odboru informatiky KÚPK, což nelze považovat za uspokojivý stav. Specifickým problémem je pozice informatika aktuálně obsazené Janou Sýkorovou. Pracovní náplní této pozice je jednak problematika GIS a současně správa a rozvoj datového skladu (který rovněž spadá pod oddělení geografických informačních systémů). Tato pracovní pozice tedy spojuje dvě poměrně odlišné oblasti, což není efektivní z pohledu možného využití znalostí pracovníka. Vhodnějším řešením by mohlo být rozdělení na dvě samostatné pracovní pozice. Problematika provozu a rozvoje datových skladů obecně vyžaduje poměrně velké znalosti a zkušenosti z oblasti databází a databázových systémů. Přínosná by rovněž byla větší spolupráce s oddělením aplikací a databází, zejména pak při rozvoji datového skladu. Existuje zde potenciální prostor na vytvoření nové pracovní pozice „business intelligence analytik“, která by byla zodpovědná realizaci požadovaných reportů a analýz z datového skladu. Tato pozice by rovněž mohla být začleněna mimo odbor informatiky KÚPK. Nedostatkem navrhovaného řešení je však malá poptávka ze strany ostatních odborů KÚPK na tvorbu reportů a analýz a celkově malá schopnost ostatních odborů KÚPK formulovat požadavky na datový sklad a příslušné aplikace. Určitý nesoulad ve formální a reálné náplni práce byl identifikován u pracovní pozice project manager pro podporu zřizovaných a zakládaných organizací. Ve skutečnosti je však převládající činností zejména podpora uživatelů uvedených organizací, nikoliv tedy role project managera. Tento stav bude do budoucna vyřešen vytvořením a obsazením nové pracovní pozice, kdy dojde k oddělení rolí project manažera a informatika zajišťujícího podporu uživatelů zřizovaných a zakládaných organizací.
Strana 82
Významnou příležitost pro zlepšení stávajícího stavu, jak z pohledu Odboru informatiky, ale rovněž i celého krajského úřadu, představuje vytvoření pracovní pozice metodika či procesního analytika, který by byl:
v organizační struktuře zařazen mimo Odbor informatiky, měl potřebné znalosti napříč celým úřadem (nikoliv tedy jen určitého odboru či oddělení), měl znalosti a zkušenosti s procesním přístupem a procesním modelováním.
Uvedený metodik či procesní analytik by pro Odbor informatiky představoval kompetentního zástupce úřadu, který by pomohl zefektivnit tvorbu a správu automatizovaných business procesů (workflow). Tuto roli aktuálně zastává Odbor informatiky KÚPK, resp. příslušní zaměstnanci tohoto odboru, což není optimální stav. Celkově je podpora ze strany úřadu a jeho schopnost formulovat požadavky na informatiku slabou stránkou KÚPK – obecně je však v sektoru veřejné správy tato situace neuspokojivá v naprosté většině případů (institucí).
9.2.3 Náklady na poskytování ICT služeb Rozpočet na ICT Provoz a rozvoj poskytování služeb ICT je většinově financován z rozpočtu Plzeňského kraje, vnitřní správa – informatika. Personální náklady Aktuálně není v rámci odboru informatiky KÚPK zaveden systém a pravidla pro vykazování práce zaměstnanců. Tento stav vede k tomu, že není možné u zaměstnanců sledovat odpracovaný čas na jednotlivých úkolech a tím i sledovat (přiřadit) personální náklady na poskytování jednotlivých služeb. Jedním z dílčích cílů v návrhové části informační strategie by měl být návrh vhodného způsobu vykazování práce zaměstnanců tak, aby bylo možné přiřadit personální náklady k jednotlivým poskytovaným službám. Tento systém by měl být dostatečně podrobný, aby bylo možné sledovat náklady ve vztahu k poskytovaným službám; současně by ale neměl být příliš detailní, aby vykazování nepředstavovalo přílišnou administrativní zátěž pracovníků. Náklady, které nelze jednoznačně přiřadit ke konkrétním službám, se rozpočítávají podle určité zvolené metody mezi více služeb.
9.2.4 Zajištění poskytování ICT služeb Uživatelská podpora Uživatelská podpora je v rámci Odboru informatiky KÚPK zajištěna prostřednictvím Help Desku (aktuálně 2 pracovníci Oddělení metodiky a projektů egovernmentu + příslušní řešitelé z dalších oddělení Odboru informatiky KÚPK), primárně s využitím systémů (aplikací) Help Desk a Operativní evidence. Tyto systémy jsou podrobně popsány v dokumentu. „Analýza informačních a řídících potřeb“ v rámci „Aktivity číslo 3 – Informační strategie“ projektu „Zvýšení kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje”. Jedním z nedostatků současného stavu je především značná vytíženost pracovníků první úrovně podpory (Help Desku). Tento stav je způsoben několika faktory. Mezi nejzásadnější patří nedostatečné oddělení první a druhé úrovně podpory, kdy operátoři (pracovníci) první úrovně jsou v mnoha případech současně řešiteli problému, což je obvykle časově velmi náročné a omezuje to možnost přijímat požadavky a incidenty na první úrovni. Současně se tím omezuje zastupitelnost operátorů první úrovně. Obecně je vhodnější přístup, kdy incidenty, které není možné vyřešit na první úrovni podpory, jsou předávány na druhou úroveň podpory, kde jsou následně řešeny jinými pracovníky. Tento princip je aktuálně aplikován jen částečně, nikoliv na celý Help Desk. Současně však není nastavena odpovídající zpětná vazba po předání incidentu z první úrovně na druhou úroveň Strana 83
podpory. Dále nejsou v současném systému podpory nastaveny eskalační mechanizmy – často pak dochází k několikanásobnému předávání určitého problému mezi první a druhou úrovní vzájemně, což bez nastavené eskalace vede ke značnému prodlužování doby vyřešení incidentu. V rámci uživatelské podpory dále aktuálně neprobíhá sběr informací o spokojenosti uživatelů s vyřešením incidentu. Obecně vyřešení incidentu schvaluje řešitel, pokud je zadavatel incidentu (uživatel) nespokojen, může pomocí zpětné vazby problém znovu otevřít a vyjádřit svoji nespokojenost s řešením incidentu. Návrhová část informační strategie by tedy měla rovněž obsahovat návrh, jakým způsobem získávat od uživatelů zpětně informaci o jejich spokojenosti s vyřešením incidentu a způsob vyhodnocování těchto informací. Znalostní báze (Knowledge Base) Jedním z prvků uživatelské podpory je znalostní báze (Knowledge Base), která obecně může sloužit dvěma účelům:
uživatelé mají možnost vyhledávat známé a často se opakující problémy a jejich řešení, čímž je možné snížit zatížení Help Desku jako celku, zejména pak jeho první úrovně; jedná se o zdroj informací pro první úroveň Help Desku obsahující již známá standardní řešení problémů, čímž lze snížit zatížení druhé úrovně Help Desku – část incidentů pak může být vyřešena na první úrovni, aniž by příslušný operátor musel mít detailní technické znalosti daného problému.
Znalostní báze již byla v minulosti Odborem informatiky KÚPK realizována, nicméně vzhledem k minimálnímu využívání ze strany uživatelů byla následně zrušena. Problémem bylo zejména jak motivovat uživatele, aby znalostní bázi využívali, zejména pak před tím, než budou kontaktovat pracovníky Help Desku. Součástí návrhové části informační strategie bude mj. doporučení na vytvoření nové znalostní báze (Knowledge Base), jejímž cílem by měla být primárně podpora první úrovně Help Desku, sekundárně pak přímo uživatelů. Pro celkové zvýšení efektivity uživatelské podpory a souvisejících procesů Help Desku, což je jeden z hlavních cílů návrhové části informační strategie, je vytvoření a naplnění odpovídající znalostní báze nezbytné. Stávající Help Desk aplikace Stávající aplikace Help Desk slouží primárně jako podpora uživatelů v rámci poskytovaných ICT služeb, současně také jako prostředek pro řešení požadavků pro některé ne-ICT oblasti a dále obsahuje některé další, vedlejší, funkčnosti. Aplikace Help Desk má tedy v současné verzi širší využití, neslouží jen jako podpora ICT služeb. Procesy v aplikaci Help Desk jsou rozděleny do 7 logických celků:
problémy – podpora ICT služeb, požadavky – požadavky na ne-ICT oblasti, výpisy, úkoly, zástupy, portál Plzeňského kraje, informace.
Pokud má uživatel problém s aplikací, zadává jej do Help Desku do příslušné kategorie. Problém je následně předán na řešitele dané aplikace. Evidence aplikací je vedena v Operativní evidenci a při zadávání problému si uživatel vybere z definovaného seznamu aplikací. Dále uživatel stručně popíše svůj problém a přidělí mu prioritu. V každém procesu (nikoliv jen u problému s aplikací), kde lze využít priority, jsou využity tři předdefinované stupně:
Nízká priorita – čas na vyřešení požadavku či problému je 30 dní, Strana 84
Střední priorita – čas na vyřešení požadavku či problému je 7 dní, Vysoká priorita – čas na vyřešení požadavku či problému jsou 3 dny.
Aplikace jsou rozděleny do několika kategorií dle důležitosti a složitosti aplikace. Správu aplikací mají na starosti zaměstnanci Oddělení aplikací a databází Odboru Informatiky KÚPK. O novém problému zadaném do Help Desku je řešitel upozorněn emailovou notifikací. Problém standardně řeší informatici na Oddělení aplikací a databází, pokud incident zadává 1. úroveň Help Desku je předáván na toto oddělení. Schválení nebo zamítnutí problému a jeho řešení je na informatikovi, do jehož kompetencí daná aplikace spadá (správce aplikace). V případě, že problém nemůže vyřešit informatik vlastními silami, předává se tento problém na dodavatele aplikace. Při zadávání problému se zařízením si uživatel vybere ze seznamu přiděleného hardware. Seznam hardware daného uživatele je veden v Operativní evidenci a je navázán na přihlášeného uživatele v systému Windows. Dále uživatel zadá stručný popis problému, přidělí mu prioritu a odešle jej na Help Desk. Řešení těchto problémů má na starosti Oddělení správy serverů a sítí odboru Informatiky KÚPK. Evidence IT zařízení Evidence software (aplikací) a hardware (zařízení) je v rámci KÚPK vedena v aplikaci Operativní evidence. Obecně se používají pojmy „konfigurační položka“ a „konfigurační databáze“. V této evidenci/databázi je rovněž sledováno, jaké konkrétní konfigurační položky jsou přiděleny jednotlivým uživatelům. Správu Operativní evidence provádějí pověření pracovníci Odboru informatiky KÚPK. Určitým nedostatkem současného stavu je neexistence procesů a postupů pro pravidelné ověřování, zda příslušný uživatel na určité pracovní pozici (v určité roli) pro svoji činnost stále potřebuje původně přidělené konfigurační položky, například zda stále potřebuje určitý software, hardware apod. Nastavením těchto kontrolních mechanizmů lze částečně zvýšit efektivitu využívání IS/ICT zdrojů, například efektivnějším přerozdělením omezeného počtu licencí k určitému software apod. Zavedení uvedených procesů by mělo být součástí návrhové části Informační strategie. Stávající aplikace Help Desk a Operativní evidence jsou vyvíjeny vlastními prostředky KÚPK. V současné době se na vývoji podílí pouze jeden zaměstnanec, k oběma aplikacím neexistuje systematická vývojářská dokumentace. Tato situace, kdy většina znalostí (know-how) o vývoji obou aplikací není nijak formálně zachycena a značně závisí na osobě jednoho zaměstnance, představuje určité riziko a slabé místo celého systému. Celkově je zastupitelnost ve vývoji aplikací Help Desk a Operativní evidence velmi malá nebo téměř žádná, není vytvořena odpovídající dokumentace, změna vývojáře může představovat závažný problém pro údržbu a další rozvoj celého systému. Tento bod bude nutné zohlednit v návrhové části informační strategie, ve které bude potřeba ohodnotit míru rizika a jeho případných dopadů na poskytování služeb odborem informatiky KÚPK, včetně návrhů možných opatření k omezení tohoto rizika. Správa incidentů a správa problémů V současném systému uživatelské podpory nejsou rozlišovány, případně jsou zaměňovány pojmy:
incident, problém, požadavek.
Resp. tyto pojmy jsou mnohdy využívány v jiném významu. Například požadavek na aplikační službu – rozvojový požadavek na úpravu určitého software – je v rámci Help Desk systému evidován jako problém, nikoliv jako požadavek. Tím pak zpracování požadavku prochází stejným procesem, jako problém s aplikací, což neodpovídá reálným potřebám. Zpracování problému a požadavku představuje jiný proces a má jiný průběh zpracování. Dále by se namísto pojmu problém měl využívat pojem incident. Problém v obecně využívané terminologii dle rámce ITIL představuje odlišný pojem.
Strana 85
Incident představuje neplánované přerušení ICT služby nebo omezení její kvality. Incidentem je rovněž porucha konfigurační položky, která dosud neovlivnila službu. Problém je příčina jednoho nebo více incidentů. Proces správy incidentů se zaměřuje na rychlé obnovení standardního fungování ICT služby, mnohdy pomocí dočasného avšak rychlého řešení. Proces správy incidentů tedy neodstraňuje prvotní příčinu problému. Pro zvýšení efektivity je vhodné vytvořit, naplnit a průběžně udržovat znalostní bázi (Knowledge Base). Proces správy problémů se zaměřuje na hledání a odstraňování příčin incidentů. Klíčové je vzájemné provázání procesů správy incidentů a problémů, např. je možné automaticky uzavírat všechny incidenty způsobené určitým problémem při jeho vyřešení apod. Položky a vlastnosti, které jsou aktuálně u incidentu (nyní problému) implementovány:
identifikace incidentu (unikátní ID), datum a čas založení incidentu, datum a čas poslední aktualizace incidentu, datum a čas uzavření incidentu, zdroj incidentu, kontaktní informace na uživatele, popis incidentu, konfigurační položky vztahující se k incidentu, stav incidentu, kategorie incidentu, priorita incidentu, přiřazení incidentu řešiteli nebo skupině řešitelů, řízení přístupu uživatelů k incidentům.
Položky a vlastnosti, které je potenciálně vhodné doplnit:
oddělení incidentů a požadavků, možnost vytvoření požadavku na základě incidentu včetně provázání, možnost přiřazení incidentů k problémům, funkční eskalace incidentů (předání na jinou úroveň Help Desku), hierarchická eskalace incidentů (např. notifikace nadřízeného, dodavatele apod.), pole pro zaznamenávání diagnostických informací, pole pro zaznamenávání informací o vyřešení problému, manažerské reporty a přehledy (např. počet otevřených incidentů/uzavřených incidentů, počet otevřených incidentů déle než určitou dobu, přehledy podle kategorií, uživatelů, konfiguračních položek apod.), možnost auditu každého incidentu (typicky: uživatel, datum a čas, provedená akce), sběr informací o spokojenosti uživatelů s vyřešením incidentu.
V návrhové části informační strategie tedy bude nutné detailně rozpracovat oblast správy incidentů, správy problémů a správy požadavků. Současně by mělo dojít ke sjednocení a ustálení terminologie tak, aby používané pojmy byly v souladu s obecně používanou terminologií, zejména pak vzhledem k zadání s knihovnou ITIL. Dílčí závěr k problematice uživatelské podpory Primárním cílem návrhové části informační strategie v souvislosti s funkcí Help Desku (Service Desku) je snížit vytížení pracovníků Help Desku, sekundárně pak zvýšit efektivitu celého systému a souvisejících procesů a snížit (relativní) náklady na provoz této funkce. Jedním z nejdůležitějších cílů a výstupů návrhové části informační strategie v souvislosti s funkcí Help Desku (Service Desku) bude stanovení způsobu poskytování uživatelské podpory a návrh zajištění podpory poskytování ICT služeb. Návrh způsobu poskytování a zajištění uživatelské podpory musí Strana 86
respektovat různé formy poskytování a zajištění ICT služeb, které budou navržené a následně doporučené jako nejvhodnější. Nový návrh poskytování a zajištění uživatelské podpory by měl přednostně využít stávající softwarové nástroje provozované odborem informatiky KÚPK (aplikace Help Desk a Operativní evidence), z důvodu maximálního využití stávajících investic do oblasti IS/ICT. Současně bude vhodné zvážit alternativně i nasazení jiných nástrojů. Mezi nejdůležitější oblasti, které bude nutné v souvislosti s podporou uživatelů řešit, patří zejména:
větší oddělení první a druhé úrovně podpory, vhodně vyřešit komunikaci mezi první a druhou úrovní, navrhnout eskalační mechanizmy, redukovat či eliminovat komunikaci mezi uživateli a druhou úrovní podpory – komunikace uživatelů by měla být pouze prostřednictvím první úrovně podpory, vytvoření znalostní báze, primárně pro využití první úrovní podpory, rovněž ale i uživateli, pokusit se navrhnout způsob jak motivovat uživatele, aby více využívali znalostní bázi, rozlišit incidenty, problémy a požadavky, navrhnout proces(y) správy incidentů, navrhnout proces(y) správy problémů, navrhnout proces(y) správy požadavků, navrhnout způsob získávání zpětné vazby od uživatelů o spokojenosti s vyřešením incidentu, navrhnout úpravy stávajících aplikací Help Desk a Operativní evidence, případně zvážit nasazení jiných nástrojů, sjednocení a ustálení používané terminologie (zejména v souladu s knihovnou ITIL), případně další opatření vedoucí ke zvýšení kvality a efektivity poskytování a zajištění uživatelské podpory.
Řízení a nasazování změn V současnosti nejsou v rámci Odboru informatiky formalizovány a detailně rozpracovány procesy řízení změn a nasazování změn. Aktuálně nejsou jasně definovány a následně odpovídajícím způsobem zpracovávány různé typy a kategorie změn. Zadávání změn ze strany uživatelů probíhá prostřednictvím aplikace Help Desk. Typ změny by měl být rozlišován v několika stupních takto:
standardní – opakující se změny, se kterými nejsou obvykle spojena velká rizika, které mají malý dopad a náklady na jejich realizaci jsou malé (např. instalace standardní aplikace, dodání zařízení, změna přístupových práv, dodání spotřebního materiálu apod.), normální – oproti standardním změnám jedná se o změny, které se obvykle často neopakují, jsou s nimi spojená určitá rizika, jejich dopad může být větší a obvykle jsou větší i náklady na jejich realizaci (např. úprava funkcionality určité aplikace apod.), závažná – kritická změna, která se musí řešit přednostně a obvykle rychle, celkově může mít značný dopad.
Kategorie změny by měla být rozlišována rovněž v několika stupních:
málo významná, významná, velmi významná.
Typickým nedostatkem v oblasti řízení změn bývá nedostatečná dokumentace zejména standardních změn a neexistence řízeného komunikačního kanálu pro správu změn. V rámci Odboru informatiky KÚPK jsou v současné době výše uvedené oblasti (typické nedostatky) částečně řešeny, zejména s podporou aplikace Help Desk, nicméně nejsou rozlišovány typy a kategorie změn, procesy probíhají ad-hoc – nejsou formalizované. Pro každý typ změny by měl být nastavený jiný proces (workflow) Strana 87
zpracování požadavku. V případě, že se jedná o zásadnější změnu, pak je operativně vytvořen (případně již existuje) projektový tým, který danou změnu řídí a který obsahuje rovněž zástupce úřadu. Proces řízení změn není aktuálně podporovaný žádným specifickým nástrojem, resp. částečně je podporován systémem Help Desk, pomocí kterého lze požadavky na změnu zadávat (nicméně pouze formou problémů). V rámci aplikace Help Desk se pro prioritu požadavku využívají tři předdefinované stupně (nízká priorita, střední priorita a vysoká priorita), které jsou stejné jako stupně priority pro zadávání incidentů. Rozlišení priority změny by však mělo zohledňovat její dopad a naléhavost. Součástí procesu řízení změn by mělo být rovněž posouzení dopadů a náročnosti změny (nároky na zdroje, přínosy, rizika apod.). Jedním z výstupů návrhové části informační strategie bude zavedení procesu řízení a nasazování změn v ICT službách, včetně nastavení mechanizmů eskalace, vytvoření metodiky a její začlenění do vnitřních předpisů KÚPK. Nezbytné je oddělení těchto procesů od současného způsobu zpracování, kdy jsou v rámci stávajícího Help Desk systému požadavky řešeny jako problémy. Současně je nutné navrhnout, jakými softwarovými prostředky je vhodné tyto procesy podporovat. V procesu nasazování změn jsou do stávajícího IS/ICT prostředí implementovány schválené a realizované změny z procesu řízení změn. Nejčastěji se jedná o nasazení nových verzí software a hardware v rámci informačního systému KÚPK a infrastruktury kraje. Při implementaci těchto změn je typicky nutná spolupráce několika oddělení Odboru informatiky KÚPK. Neexistence jednoznačného a formalizovaného procesu nasazování změn pak v některých případech vede ke špatné spolupráci mezi různými odděleními – tento problém se nejvíce týká spolupráce Oddělení správy serverů a sítě s Oddělením aplikací a databází. Jedním z dílčích cílů návrhové části informační strategie je tedy návrh procesu nasazování změn včetně stanovení pravidel a zodpovědností v této oblasti.
9.2.5 Posouzení vyspělosti řízení ICT procesů Jedním z široce využívaných a všeobecně uznávaných modelů pro posuzování vyspělosti řízení procesů v organizaci je například Capability Maturity Model (CMM). Tento model definuje šest úrovní vyspělosti:
0 – Neexistující řízení: Procesy a jejich řízení je zcela chaotické, řešení událostí je obvykle značně problematické a nesystematizované. 1 – Počáteční (Initial): Procesy jsou realizovány ad-hoc, neexistuje systematizovaný přístup, mnohdy individuální přístup k řešení událostí. 2 – Opakovaná (Repeatable): Dodržuje se určitá kázeň nezbytná pro provádění základních opakovaných procesů, snaha vytvořit a dodržovat určitá pravidla, přístup je však spíše intuitivní. 3 – Definovaná (Defined): Procesy organizace jsou zdokumentovány, existuje standardizace a popis činností. 4 – Řízená (Managed): Procesy jsou řízeny a provádí se měření jejich výkonnosti pomocí KPI, tzn., že nad jednotlivými procesy existují další procesy pro řízení a kontrolu jejich průběhu. 5 – Optimalizovaná (Optimized): Procesy jsou trvale zlepšovány, existuje inovační cyklus na procesech a řízení, tzn., že existuje proces trvalého zlepšování.
Vzhledem ke skutečnostem zjištěným v průběhu analytické fáze projektu informační strategie lze vyspělost řízení ICT procesů hodnotit stupněm 2. Jedním z úkolů v návrhové části informační strategie by mělo být stanovení cílové úrovně vyspělosti řízení procesů, včetně zdůvodnění a uvedení přínosů při dosažení zvolené úrovně vyspělosti. Současně je nutné uvést návrh konkrétních kroků a opatření k zavedení této požadované úrovně vyspělosti.
Strana 88
9.3 Řízení a poskytování IS/ICT služeb na zřizovaných organizacích Oblast poskytování služeb IS/ICT zřizovaným organizacím a většinově vlastněným subjektům není v současné době systémově a koncepčně řešena. Kraj je zřizovatelem nebo většinovým vlastníkem 140 subjektů (zdroj: Organizační řád KÚPK 01/2011), které si až na výjimky zajišťují IS/ICT služby individuálně, většinou bez koordinace a metodického vedení ze strany vedení kraje. Cílem analýzy ve svém důsledku bylo ověřit, do jaké míry způsobuje nekoordinovaný rozvoj a individuální zajišťování služeb IS/ICT v těchto organizacích neefektivní výdaje finančních prostředků z rozpočtu kraje do oblasti IS/ICT. Často je v jednom městě více subjektů, kde je kraj zřizovatelem a všechny tyto subjekty si individuálně zajišťují např. internetovou konektivitu. Stejná je situace v nákupech výpočetní techniky a informačních systémů. Chybějící koordinace kraje v oblasti služeb ICT vůči svým organizacím se již negativně projevila v souvislosti se slučováním některých organizací (Správa a údržba silnic, Zdravotnický holding). Nově vzniklá řídící struktura v těchto „celokrajských“ organizacích vyžaduje kvalitní datové propojení jednotlivých provozoven nebo jejich částí a jednotný provozní a ekonomický informační systém. Analýza byla koncipována tak, aby dala podklady pro návrhovou část, která bude provedena v následující etapě. U vybraného vzorku organizací kraje byl analyzován způsob zajištění IS/ICT služeb včetně nákladů na jejich zajištění. V následujících kapitolách jsou uvedeny výsledky analýzy za jednotlivé oblasti.
9.3.1 Společná zjištění Vzhledem k velké různorodosti a odlišnostem jednotlivých oblastí bylo identifikováno jen málo znaků, které by byly společné napříč organizacemi kraje a které by významně ovlivnily celou analýzu. Významným společným znakem byl nedostatek financí, způsobený převážně ekonomickou krizí a souvisejícími úspornými opatřeními v posledních letech. To způsobuje tlak na snižování rozpočtu organizací, které se snaží šetřit provozní i investiční náklady, včetně těch do ICT. Ředitelé zvláště menších organizací v této chvíli většinou řeší nedostatek prostředků na zajištění nutného provozu a ICT v té chvíli vnímají jako méně významnou záležitost. Vyvolává to také tlak na větší rozsah provádění doplňkové činnosti, která u některých organizací tvoří významnou část příjmu. Dalším významným společným znakem je velká míra autonomie krajských organizací v oblasti ICT. Organizace kraje nejsou v této chvíli až na výjimky ze strany kraje nijak řízeny ani koordinovány. Kraj proto většinově nemá přehled o stavu ICT svých organizací. Na analýzu měl vliv i termín, ve kterém probíhala – organizace uzavíraly předchozí účetní období, kromě toho se téměř v každé oblasti navíc sešly další významné události (konec pololetí a chystaná optimalizace sítě škol ve školství, akce „Děkujeme, odcházíme“ ve zdravotnictví, sloučení okresních SÚS do jednoho subjektu v dopravě), které způsobily, že ředitelé organizací měli problém věnovat dostatek času tomuto projektu, byť se všichni snažili vyjít maximálně vstříc. To se projevilo především v dotazníkovém a statistickém šetření, kdy nemalá část odpovědí za organizace nebyla vyplněna vůbec nebo jen nepřesně. Také se potvrdilo očekávání, že organizace v jednotlivých oblastech mají významně odlišné potřeby a požadavky na ICT (na infrastrukturu i na služby), kromě toho jsou velké rozdíly ve stavu vybavenosti ICT a způsobu zajištění ICT podpory i mezi srovnatelnými subjekty. Subjektivně jsou v podstatě všechny zkoumané organizace se stavem ICT buď víceméně spokojeny, nebo uvádějí, že stav ICT ideální není, nicméně že odpovídá podmínkám, které nastavil kraj především omezeným financováním. Aktuálně je většina organizací nastavena negativně proti centralizaci jakýchkoli služeb, především na základě předchozích špatných zkušeností s Centrálním nákupem, na jehož přístup si jednohlasně stěžovaly všechny zkoumané organizace. Strana 89
Případné sjednocení úrovně ICT bude proto velmi problematické, bude muset probíhat velmi citlivě a bude zřejmě vyžadovat ze strany kraje nemalé investice. Jako velmi problematické se také ukázalo rozklíčování nákladů na ICT služby. Vzhledem k nejednotnosti analytické části účetní osnovy, různým modelům zajištění provozu ICT, dotačním programům a i různému chápání toho co vše se považuje za „ICT“ je v této chvíli víceméně nemožné přesně stanovit náklady na ICT služby. Stanovení přesných čísel by znamenalo provedení auditu u každé organizace. Náklady na ICT byly proto stanoveny odborným odhadem na základě vzorku získaných dat se snahou se co nejvíce přiblížit realitě. Návrhová část by se pak měla věnovat změně způsobu účtování ICT služeb ZZO kraje jako jednomu z hlavních témat.
9.3.2 Oblast školství Oblast školství zahrnuje jednoznačně největší počet subjektů s největším počtem uživatelů ICT, proto byla této oblasti při analýze věnována zvýšená pozornost. Kraj zřizuje 97 škol a školských zařízení, které je možné rozdělit do minimálně dvou skupin, lišících se rozsahem i způsobem zajištění ICT služeb:
Střední školství (gymnázia, VOŠ, střední školy a střední odborná učiliště technického směru) Ostatní (zvláštní základní a odborné školy, jazykové školy a konzervatoře, základní umělecké školy, domovy mládeže, střediska volného času aj.)
Toto rozdělení není přesné vzhledem k pestrosti organizací, které kraj v oblasti školství řídí. I v rámci těchto skupin jsou mezi jednotlivými organizacemi značné rozdíly, které jsou dané zaměřením oborů, geografickým umístěním i přístupem vedení organizace k ICT. Zvláštní pozici má z hlediska poskytování ICT služeb příspěvková organizace Středisko služeb školám Plzeň, která jako servisní organizace poskytuje školám a školským zařízením na území kraje vybrané služby, mimo jiné i v oblasti IS/ICT. Její služby však v současné chvíli využívají především základní a mateřské školy zřízené obcemi. Výjimečnou pozici má také Krajské centrum vzdělávání3, které se zaměřuje na odborné vzdělávání pedagogů. Vykonávané ICT služby a činnosti Velké školy, v čele s VOŠ, velkými SOŠ a SOU technického směru, typicky provozují:
desítky, v některých případech až stovky pracovních stanic (z nich většinou nadpoloviční část je umístěna v učebnách), desítky tiskáren nebo multifunkčních strojů, jeden nebo více serverů, umístěných typicky ve vyhrazené místnosti (serverovna).
Ve výjimečných případech jde až o 300-400 stanic a více než 10 serverů, propojených počítačovou sítí ve více budovách. Stanice jsou většinou nakupovány po jednotkách kusů a jde spíše o levnější (montované) počítače od místního dodavatele. Nemalou část počítačů v učebnách ještě stále tvoří stanice, pořízené v rámci projektu INDOŠ (tj. 6 a více let staré), výjimečně lze najít i stroje, pořízené před 10 a více lety. Školy potřebují počítače jak pro svoji výuku, tak pro zajištění chodu školy. V průměru je poměr cca 65:35 ve prospěch učeben, nicméně u jednotlivých škol jsou značné odchylky oběma směry. Využití počítačů pro výuku se typicky liší podle zaměření školy. U technických oborů (elektro, strojní obrábění aj.) je ve školách typicky provozováno více vybavených učeben, kde u jednoho PC sedí 1-2 žáci, u ostatních oborů většinou postačuje 1 počítač na třídu.
3
Krajské centrum vzdělávání a jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky, Plzeň Strana 90
Na tomto místě je důležité zmínit, že Plzeňský kraj je v rámci ČR na posledním místě v počtu počítačů na středních školách, přepočteném na studenty4, a to jak v celkovém počtu stanic, tak v počtu stanic připojených k internetu. V roce 2009 bylo ve středním školství v Plzeňském kraji 13,7 počítačů na 100 studentů, z toho 13,3 s připojením na internet a 12,8 s připojením na vysokorychlostní internet. Přitom průměrné hodnoty za ČR jsou 15,1 počítače na 100 studentů, z toho s připojením na internet 14,5, resp. 14,2. Navíc celorepublikový průměr počtu počítačů ve středním školství v posledních letech stoupá znatelně rychleji než průměr za Plzeňský kraj. Více viz tabulky níže. Kraj
2005
2006
2007
2008
2009
Pardubický
13,8
13,8
15,9
.
17,6
Vysočina
15,6
14,7
16,2
.
17,0
Jihočeský
14,5
13,8
15,5
.
16,2
Královéhradecký
14,7
14,1
15,3
.
15,8
Středočeský
14,4
13,8
14,8
.
15,7
Karlovarský
11,3
12,3
14,1
.
15,2
Zlínský
13,7
12,9
13,9
.
15,1
Ústecký
13,1
14,0
15,0
.
15,1
Praha
12,6
12,8
14,5
.
15,1
Liberecký
12,6
13,2
14,8
.
15,0
Olomoucký
12,7
12,9
13,6
.
15,0
Jihomoravský
12,0
11,9
13,4
.
14,3
Moravskoslezský
11,7
11,6
13,2
.
13,8
Plzeňský
11,5
12,3
13,7
.
13,7
12,8
13,0
14,4
.
15,1
celkem ČR
Tabulka 3 - Počet počítačů na středních školách na 100 studentů – celkem Kraj
2005
2006
2007
2008
2009
Pardubický
11,8
12,5
14,5
.
16,8
Vysočina
14,7
14,1
15,8
.
16,6
Jihočeský
13,1
12,9
14,6
.
15,4
Královéhradecký
13,7
13,6
15,1
.
15,3
Karlovarský
9,9
11,7
13,7
.
15,1
Středočeský
12,5
12,1
13,5
.
15,0
Olomoucký
11,2
12,0
12,9
.
14,6
Ústecký
11,6
12,7
13,7
.
14,5
Praha
10,9
11,7
13,6
.
14,4
Liberecký
11,3
12,0
13,7
.
14,0
Zlínský
12,4
11,8
12,9
.
13,8
Jihomoravský
10,8
10,9
12,6
.
13,7
Moravskoslezský
10,5
10,8
12,4
.
13,4
Plzeňský
10,5
11,6
12,8
.
13,3
11,4
12,0
13,5
.
14,5
celkem ČR
Tabulka 4 - Počet počítačů na středních školách na 100 studentů – s připojením k internetu
4
Zdroj: Český statistický úřad, Vybavenosti IT ve školství 2009, zpracováno podle dat Ústavu pro informace ve vzdělávání. Údaje jsou zpracovány za celý segment středního školství bez ohledu na zřizovatele, nicméně kraj je zřizovatelem převážné většiny středních škol na svém území. Strana 91
Kraj Pardubický
2005
2006
2007
2008
2009
9,9
11,4
13,5
.
16,5
Vysočina
13,1
13,9
15,5
.
16,5
Jihočeský
11,7
12,5
13,9
.
15,3
Královéhradecký
11,3
12,3
13,5
.
14,8
Karlovarský
8,9
10,8
13,1
.
14,5
Praha
9,4
11,0
12,9
.
14,3
Středočeský
10,4
10,9
12,7
.
14,2
Ústecký
10,0
12,0
13,4
.
14,1
9,7
11,4
12,0
.
13,9
12,0
11,4
12,4
.
13,8
Olomoucký Zlínský Liberecký
9,8
11,2
13,2
.
13,8
Jihomoravský
9,5
10,3
12,3
.
13,6
Moravskoslezský
9,6
10,3
12,0
.
13,2
Plzeňský
8,9
9,5
12,0
.
12,8
10,0
11,2
12,9
.
14,2
celkem ČR
Tabulka 5 - Počet počítačů na středních školách na 100 studentů – s vysokorychlostním připojením k internetu
Tento trend ukazuje na dlouhodobě nedostatečné financování a podporování škol v oblasti ICT, které bylo ověřeno i při místním šetření. To se přeneseně projevuje i ve způsobu a rozsahu zajištění ICT služeb ve školách a školských zařízeních. Ostatní školy a školská zařízení zřizovaná krajem většinou počítače využívají v menším rozsahu, pro zajištění výuky a chodu školy slouží většinou jednotky nebo málo desítek pracovních stanic. Tyto organizace buď neprovozují server, nebo jako server slouží jeden z počítačů. I zde je běžné alespoň nějaké připojení k Internetu. Využití výpočetní techniky k výuce je významně dáno charakterem výuky. Víceméně každá střední škola má počítače propojené do lokální sítě, většinou rozvedené v rámci jedné nebo více budov. Každá střední škola má alespoň nějaké připojení k síti Internet, většina počítačů ve škole k němu je (nebo může být) připojena. Začíná se pomalu rozšiřovat využívání multimediálních pomůcek ve výuce, především dataprojektory a interaktivní tabule. Vzhledem k vyšší pořizovací ceně jsou jimi vybaveny zatím jen vybrané učebny, jedná se však o vzrůstající trend. Základní software – servery i stanice jsou typicky provozované na platformě Microsoft Windows. V ojedinělých případech jsou instalovány servery na platformě GNU/Linux nebo obdobné, většinou doplňkově pro provoz infrastruktury (firewall apod.). Na pracovních stanicích je typicky nainstalován operační systém Windows XP nebo Windows 7, jen ojediněle Windows Vista nebo Windows 2000. Jako kancelářský balík je nejčastěji používán Microsoft Office 2003 nebo 2007, ojediněle starší verze MS Office nebo Open Office. Aplikační software – školy typicky provozují nebo využívají aplikace pro následující oblasti:
administrativní agenda školy – většinou je využíván systém Bakalář, většinou bez modulu umožňujícího online nahlížení pro rodiče a žáky, v menší míře je využívána Škola online spisová služba – školy většinou zatím nevedou spisovou službu v el. podobě, nicméně její širší nasazení je aktuálně diskutováno; pokud je nasazena, jedná se nejčastěji o systém Virtuos ekonomika – převažují systémy Fenix, Unicos a VIS Plzeň personalistika a mzdy – převažují systémy Unicos a Kvasar Perm vzdělávání a podpora výuky – široká škála většinou úzce oborově zaměřených aplikací, zvláště u technických oborů tvoří poměrně významnou část nároků na finance i kapacity Strana 92
E-mail – většina škol provozuje vlastní emailový server, buď na platformě Microsoft Exchange, nebo na některém jiném řešení (často opensource), většina zaměstnanců má svoji vlastní pojmenovanou mailovou adresu. Jen malá část organizací využívá hosting jedné emailové schránky, nejčastěji od poskytovatele internetu, která je společná pro celou organizaci. Webové stránky organizace – větší školy si webové stránky hostují na vlastních serverech, malé organizace využívají externí hosting, buď využívají prostor nabízený poskytovatelem internetu, jako službu dodavatele jiných ICT služeb (správa stanic aj.) nebo využívají některý veřejný webhosting. Nejsou sjednocené vzhled ani struktura webových stránek organizací, kvalita stránek je také velmi různorodá. Většina organizací si nechala zpracovat návrh webových stránek od externí firmy a dále si je upravují sami. Některé organizace své webové stránky vytvářejí kompletně samy, ať už z finančních důvodů, nebo proto, že daná organizace je přesvědčena, že návrh stránek zvládne vlastními silami. Zálohování – často se záloha provádí pouze na jiný počítač v rámci lokální sítě, případně se data ukládají manuálně na CD/DVD, na přenosné NAS pole nebo na flashdisk, nejčastěji s denní nebo týdenní periodou. Pouze větší školy si mohou dovolit zálohování na datové pásky nebo na RAID pole. Lze se domnívat, že se až na výjimky většinou zálohuje jen malá část vybraných dat a zbylá data nejsou zálohována vůbec, nebo jen sporadicky, to však nebylo jednoznačně ověřeno. Zálohování je jedna z oblastí, kde by organizace většinou přivítaly pomoc zřizovatele. E-government – školy mají zřízenou datovou schránku právnické osoby, byť ji využívají jen omezeně a nezažádaly si o rozšíření o funkcionalitu datové schránky orgánu veřejné moci5, proto nemohou využívat datovou schránku pro komunikaci s rodiči. V omezené míře školy využívají i elektronické podpisy, digitální certifikáty má přiděleno typicky pouze vedení školy. Elektronická komunikace je tím pádem využívána jen minimálně často i u škol, které jsou pro to jinak adekvátně vybaveny ICT technikou. Školy jsou specifické i v tom ohledu, že většina dodavatelů ICT (převážně software) nabízí pro školy výrazně výhodnější ceny licencí. Školy by ze strany kraje uvítaly větší metodickou podporu a koordinaci v oblasti ICT, pokud by byla spojena s navýšením financí nutných pro dosažení krajem požadovaných standardů. Určitý zájem by byl i o krajské úložiště, případně o hostování serverů v TC kraje a o konektivitu k vysokorychlostnímu Internetu přes CamelNET. Nejednotně je vnímána výhodnost případné centralizace nákupu ICT techniky nebo zajišťování vybraných ICT služeb, školy jsou spíše proti centralizaci, některé dokonce i v případě, že by kraj zajistil financování těchto služeb, většinou z obavy z poklesu dostupnosti a kvality centrálně poskytovaných služeb. V případě zavedení těchto služeb centrálně bude pro školy velmi důležitá ekonomická výhodnost, která významnou měrou rozhodne o přijetí či nepřijetí takové změny. Organizační zajištění ICT služeb Školy si ICT služby typicky zajišťují vlastním pracovníkem (typicky učitel informatiky), většinou jen na část úvazku a typicky v kombinaci s externími dodavateli ICT služeb, především podle počtu stanic. Tento pracovník řeší většinou drobné problémy a řídí práci externích dodavatelů. V některých případech především u velkých škol technického zaměření zaměstnávají školy ještě druhého nepedagogického pracovníka. U malých škol a školských zařízení není většinou pracovník na ICT vyčleněn, pak jsou i služby zajištění základní podpory provozu ICT objednávány externě, typicky od místního dodavatele. Kontaktní osobou je v tom případě buď ředitel, nebo ekonomický pracovník. 5
V §5a zákona č. 300/2008 Sb. v platném znění je řečeno, že pokud právnická osoba vykonává působnost v oblasti veřejné správy, ministerstvo jí na žádost umožní, aby její datová schránka plnila rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné moci podle § 6, to znamená především možnost komunikovat s prostřednictvím datové schránky s fyzickými a právnickými osobami. Tento paragraf se vztahuje i na školy, které vykonávají státní správu, tj. minimálně základní a střední školy. Strana 93
9.3.3 Oblast zdravotnictví V oblasti zdravotnictví dochází nyní k poměrně velkému přerodu, kdy byla založena obchodní společnost Zdravotnický holding Plzeňského kraje, která by do budoucna měla zastřešit nemocnice a poskytnout jim koordinaci a servisní služby, včetně ICT služeb. Ještě během analýzy vznikla první verze dokumentu „Návrh koncepce ICT Zdravotnického holdingu Plzeňského kraje“, která směřuje právě na sjednocení alespoň vybraných částí IS a ICT služeb. V současnosti zdravotnická zařízení kraje pracují autonomně, provádí si většinu vyšetření sama, data jsou poskytována výhradně pro potřeby lokálních informačních systémů a jejich uživatelů. Lékař proto vidí pouze do dokumentace, která je uložena v tomto zařízení, řadu vyšetření má pouze v papírové formě, historii vyšetření lze jen problematicky porovnávat. V rámci regionu neexistuje žádná obecně dostupná a široce podporovaná platforma, která by umožnila komunikaci mezi jednotlivými nemocnicemi kraje a sdílení jejich systémů a služeb. V současnosti byl pilotně zahájen projekt webové komunikace mezi pacienty a ZZ, který by měl být navázán na systém Virtuos, zajištující komunikaci mezi úřady kraje a občany. Stav nekooperujících heterogenních systémů je typický pro většinu krajů v ČR, většina krajů a holdingů sdružujících zdravotnická zařízení si však plně uvědomuje výhody, které centralizace a integrace systémů přináší a v řadě krajů proto vznikají řešení, která stále více využívají komunikaci mezi heterogenními systémy, sdílejí data a služby a upravují procesy tak, aby zahrnuly všechna zdravotnická zařízení v regionu. Ministerstvo zdravotnictví České republiky připravuje v rámci projektů zaměřených na eHealth důležitý projekt zaměřený na elektronickou zdravotní dokumentaci. V rámci tohoto projektu by měla být zavedena celostátní komunikační platforma pro výměnu a sdílení elektronických zdravotních záznamů pacientů. Tato platforma bude budována jako decentralizované řešení, které umožní sjednotit jednotlivý krajská řešení a bude vystavěno na tzv. standardech Integrating the Healthcare Enterprise. Pro výměnu a sdílení zdravotnické dokumentace se předpokládá vyžití architektury Cross Enterprise Document Sharing. Návrh strategického rozvoje IT v kraji, předkládaný Zdravotnickým holdingem, vychází z aspektů efektivního zdravotnictví, zvýšení bezpečnosti pacientů a úspory nákladů. Navrhované řešení Regionálního informačního systému Plzeňského kraje si klade za cíl přinést především tyto výhody:
Zvýšení efektivity a kvality zdravotní péče Vyšší informovanost a bezpečí pacientů Úsporu nákladů Maximalizaci vykazování pro plátce péče Možnost kontroly a řízení
Řešení by mělo být založeno na implementaci těchto systémů a technologických celků:
zavedení systému pro jednotnou identifikaci pacientů zavedení sytému pro kontrolu a řízení zavedení centrálního úložiště dat (PACS, preskripce, laboratorní výsledky) zavedení integrační platformy pro komunikaci heterogenních systémů a sdílení dat (preskripce, laboratorní výsledky, výkaznictví, ekonomické systémy atp.) plošné rozšíření systému pro komunikaci s obvodními lékaři a pacienty zavedení systému pro společný nákup centrální zabezpečení ITC holdingu (metodika zálohování, bezpečností politika apod.)
Implementovanou integrační platformu lze pak využít i pro komunikaci mezi dalšími zařízeními kraje (např. Záchrannou službou), a zařízeními, které nepatří kraji – FN Plzeň, menší poskytovatele zdravotnických služeb v kraji atd. Vhodným doplněním tohoto řešení je i možné zavedení elektronické dokumentace.
Strana 94
Nemocnice si většinou zajišťují ICT služby vlastními pracovníky (podle velikosti nemocnice 1-3 zaměstnanci). Pouze Nemocnice u sv. Anny velkou část služeb nakupuje od externího dodavatele. Nadpoloviční část nemocnic provozuje jako hlavní nemocniční informační systém (NIS) Akord nebo Medea od spol. Stapro, výjimečně je využíván NIS jiného dodavatele. Účetní systém je v každé nemocnici jiný, na personalistiku a mzdy je většinově používaný Unicos Klatovy. Nemocnice provozují typicky několik vlastních serverů různého stáří, nejsou výjimkou i stroje 6-7 let staré. Operační systém serverů je většinou MS Windows 2003 nebo 2008, řidčeji některá distribuce GNU/Linux či Solaris. Virtualizace se zatím využívá spíše ojediněle. Kapacita diskového pole se pohybuje v jednotkách TB. Počet koncových stanic je nejčastěji mezi 100-150 PC, kromě Klatovské (250) na jedné straně a Horažďovic a Sv. Anny (desítky stanic) na straně druhé. Nemocnice jsou připojené k internetu rychlostí 4 až 16 Mbps podle velikosti nemocnice. V rámci Zdravotnického holdingu začíná vznikat centrální útvar ICT, který bude postupně přebírat úkoly od jednotlivých nemocnic. Zatím je spolupráce na úrovni strategického plánování dalšího postupu. ICT služby pro Zdravotnický holding jako takový v této chvíli zajišťuje odbor informatiky, jedná se však o dočasný stav, než si holding bude schopen zajistit ICT služby vlastními silami. Podle dohody by odbor informatiky měl dát Zdravotnickému holdingu k dispozici část kapacity svého úložiště v připravovaném technologickém centru kraje, určeného pro uložení velkoobjemových dat, u kterých nebude požadována vysoká dostupnost, tj. jejich případná nedostupnost přímo neohrozí zdraví nebo život pacientů. V této chvíli se jedná o rentgenových snímcích ve formátu PACS a záznamech z magnetické rezonance. Vzhledem k tomu, že oblast zdravotnictví zpracovává vlastní koncepci, byla tato oblast zkoumána jen omezeně. Při přípravě návrhu se předpokládá spolupráce obou týmů tak, aby Informační strategie a Koncepce ICT ve zdravotnictví byly v souladu.
9.3.4 Oblast sociálních služeb Ačkoli se jedná o velikostně víceméně srovnatelná zařízení, je každé z nich zaměřeno trochu jiným směrem a navíc úroveň IS a ICT se u jednotlivých sociálních zařízení značně liší. Některé organizace (např. DS Kdyně) mají plně integrovaný IS se zavedeným kompletně elektronickým oběhem dokumentů. Organizace v této oblasti zajišťují ICT služby typicky nákupem od externích dodavatelů, nemají vlastní informatiky. Toto je zřejmě důvod, proč by organizace většinou uvítaly určitou míru centrálního zajištění ICT služeb, především:
metodickou pomoc, školení a podporu koncových uživatelů, nákup výpočetní a komunikační techniky , připojení k internetu (CamelNET).
Dle očekávání platí, že organizace s vyšší úrovní IS/ICT nebyly centralizaci příliš nakloněné. Z pohledu ICT jsou organizace v oblasti soc.služeb spíše méně náročné. Průměrná organizace má okolo 20-30 počítačů, z toho nemalá část je k dispozici klientům. Počítače jsou všechny nebo většina připojeny k internetu.
9.3.5 Oblast dopravy Pod oblast dopravy jsou v současné chvíli zařazeny jen dvě organizace – Krajská správa a údržba silnic a POVED.
Strana 95
Krajská SÚS KSÚS formálně vznikla teprve začátkem tohoto roku, nicméně přípravy na její vznik už probíhaly celý minulý rok. Proto byly zkoumány jak KSÚS jako celek, tak i jednotlivé oblastní SÚS. Z pohledu využívání ICT služeb jsou oblastní SÚS organizace střední velikosti do 20 stanic. KSÚS jako celek je tedy z pohledu ICT ve srovnání s ostatními ZZO poměrně velká organizace. V této chvíli je centralizována síť a služby sítě (doména, email atd.), je sjednocen ekonomický a provozní systém, zavedena centrální spisová služba s kompletním elektronickým oběhem dokumentů a funguje helpdesk pro zadávání požadavků a problémů s ICT vybavením. ICT služby na KSÚS jsou v současné chvíli zajišťovány odborem informatiky. KSÚS si spolupráci velmi chválí a rádi by v ní pokračovali a rozšiřovali ji. Centralizaci ICT služeb je zde vnímána spíše pozitivně a především těchto oblastech:
metodická pomoc a školení koncových uživatelů, připojení k internetu, podpora uživatelů a koncových stanic. hostování aplikací na serverech KÚ.
Připojení k internetu a podpora koncových stanic byla v minulosti zajišťována externím dodavatelem, pro každou oblastní SÚS zvlášť. V této chvíli byly zatím tyto služby ponechány v původním režimu s tím, že takto budou provozovány do 06/2011, pak dojde k vypovězení smluv a nové veřejné zakázce. Parametry této zakázky by měla stanovit návrhová etapa. Další rozvoj by měl směřovat k připojení jednotlivých oblastních SÚS k regionální páteřní síti CamelNET a k rozvoji IS KSÚS, v plánu v tomto roce je zavedení GIS pro řešení některých důležitých úloh. POVED POVED je organizace založená společně Plzeňským krajem a statutárním městem Plzní, která řeší koordinaci veřejné dopravy v regionu. Vzhledem k majetkové účasti města bylo dohodnuto, že ICT služby pro POVED kompletně zajišťuje Správa informačních technologií města Plzně. V poslední době však začíná vyvstávat potřeba koordinovat a strategicky řídit rozvoj IS/ICT i z pozice kraje. V návrhové etapě by se problematice POVEDu měla věnovat pozornost.
9.3.6
Oblast kultury
Převážná většina ZZO v oblasti kultury jsou klasifikovány z pohledu využívání a provozování ICT jako malé nebo střední organizace (do 20 stanic). Kromě nich patří do oblasti kultury dvě velké organizace – Studijní a vědecká knihovna PK a Západočeské muzeum v Plzni, z nichž každá má okolo 100 pracovních stanic. Studijní a vědecká knihovna Plzeňského kraje Organizační struktura SVK PK je stanovena organizačním řádem a dalšími vnitřními normami a předpisy vydanými ředitelem v souladu s obecně závaznými právními předpisy a organizačními normami zřizovatele pro příslušnou oblast. V organizační struktuře knihovny je zařazeno Oddělení informačních technologií řízené vedoucím oddělení IT a tvořené třemi pracovníky IT. Toto oddělení je v gesci odboru náměstka pro ostatní činnost, který řídí ředitelka SVK PK. Oddělení IT zajišťuje funkčnost všech IT technologií, hardwaru a softwaru SVK PK. Především zajišťuje správnou funkčnost knihovního systému ALEPH, který je vůbec nejdůležitějším systémem pro provoz knihovny. Dále oddělení IT zajišťuje postupnou výměnu IT techniky v knihovně – zastaralé PC, tiskárny a kopírky a doplňovány o nové. Provádí modernizaci serverového vybavení tak, aby mohl být zajištěn stabilní chod všech služeb a zajištěno bezpečné uchování klíčových dat. Strana 96
SVK PK má zakoupený automatizovaný knihovní systém ALEPH. Tento systém slouží jednak jako elektronický katalog knihovního fondu, evidence kont klientů knihovny a udržování on-line katalogu knihovního fondu. V souvislosti s otevřením volného výběru knih byly provedeny změny konfigurace systému ALEPH. Systém ALEPH byl propojen na systém pro řízení přístupu do volného výběru knih, každý přístup je on-line autorizován oproti databázi. Oddělení IT se podílí na technickém řešení volného výběru v souvislosti s výpočetní technikou a kabelovými rozvody. V SVK PK byl zaveden systém elektronické evidence požadavků na oddělení IT, tzv. HelpDesk pro správy požadavků, evidenci dokumentace, hardware a software. Oddělení IT řešilo více než 250 požadavků různého charakteru, musely být stanoveny priority pro jejich postupné řešení. Ke každému požadavku je zaznamenán způsob řešení, což umožňuje v případě opakování či rozšíření požadavku efektivně využít předchozí postupy. Oddělení má v gesci i kamerový systém – instalaci a konfiguraci kamerového systému SVK PK. Tento systém byl nově instalován do nových prostor volného výběru knih III. NP hlavní budovy SVK PK. Dále zajišťuje chod a provoz WiFi sítě pro čtenáře v hlavní budově SVK PK. Oddělení IT také spravuje a zajišťuje chod webu knihovny www.svkpl.cz. Byly zprovozněny cizojazyčné verze webu knihovny. Probíhala spolupráce s KÚPK s odborem IT ohledně digitalizace knihovního fondu a tvorby datového úložiště. SVK PK pracuje na vybudování vnitřního intranetu převážně na využití jako úložiště vnitřních směrnic, metodik a rozhodnutí ředitele a zákonné legislativy. SVK PK trápí především nedostatek finančních prostředků na nákup IT vybavení studovny dle požadavků knihovny. Jednalo by se o 20-25 ks PC nebo notebooků stejné konfigurace a stejného vybavení příslušenství. Vedení účetnictví zajišťuje organizace Středisko služeb školám Plzeň, se kterou má SVK PK uzavřenou smlouvu. Knihovna využívá elektronickou spisovou službu včetně komunikace v systému datových schránek. Západočeské muzeum v Plzni Západočeské muzeum je z pohledu využívání a provozování ICT velká organizace – 20 serverů a cca 100 koncových stanic. ICT služby jsou zajišťovány vlastním IT pracovníkem řízeným přímo ředitelem organizace. Pracovník IT zajišťuje chod infrastruktury IT, správu serverů, koncových stanic i podporu koncových uživatelů. Déle spravuje kamerový systém, bezpečnostní systém a telefonní ústřednu. Organizace je roztroušena do 6 lokalit v městě Plzni a dále je umístěné ve dvou lokalitách mimo Plzeň – Nepomuk a Dobrá Voda u Hartmanic. Což z pohledu ICT technologií je náročné velké vzdálenosti, takže internetové připojení řeší od ADSL po optické připojení nebo bezdrátové připojení. Organizace je v budovách v pronájmu, což je někdy obtížné při investicích do ICT technologií, např. požadavek aby, hlavní budova muzea byla připojena na optickou páteřní síť. Webové stránky provozují na vlastním serveru a správu zajišťuje pracovník IT muzea. Organizace je výrazným uživatelem Microsoft produktů z důvodu výhodné ceny těchto produktů, Jsou evidovány jako vědecká a vzdělávací instituce. Organizace využívá různé informační systémy pro vlastní potřeby, např.: SW pro tisk vstupenek, databáze sbírkových fondů, zveřejňování rukopisů, digitalizace fondů. Elektronickou spisovou službu organizace nevyužívá. Účtování dokladů provádí na jednom místě a připravují automatický oběh dokladů – nepapírový oběh a schvalování dokladů – v účetním systému, z důvodu několika lokalit organizace a obtížného sběru dokladů. Organizace má zakoupeno několik licencí na systém ARGIS, kterou využívají badatelé pro historickou rekonstrukci území a označování lokalit historických nálezů. Knihovna provedla upgrade automatizovaného knihovnického systému KpwinSQL. Projekt byl úspěšně realizován a pracovnici knihovny již využívají jeho možností. Výraznou obměnou prošel online katalog, který nyní poskytuje uživatelům podstatně více funkcí. Strana 97
Ostatní organizace Ostatní ZZO převážně zajišťují IT služby nákupem od externích dodavatelů, kromě Stálé divadelní scény Klatovy a Hvězdárny v Rokycanech, kteří IT služby zajišťují interně, vlastními pracovníky. Malé organizace nemají vlastní IT oddělení ani vlastního IT pracovníka, ICT služby zajišťují převážně nákupem služeb od externích dodavatelů, ať jde o připojení k internetu, správu koncových stanic, komunikační služby, provoz systémů až po koncovou správu uživatelů. Vzhledem k velikosti organizace je toto postačující. Střední organizace vlastní do 20 pracovních stanic, nemají vyčleněný samostatný útvar ani organizační jednotku IT oddělení. ICT služby na organizaci zajišťují převážně nákupem služeb od externích dodavatelů. Pouze jedna organizace z této skupiny provozuje elektronickou spisovou službu Galatea. Ostatní organizace neprovozují elektronickou spisovou službu z důvodu malého počtu podacích čísel, ruční podací arch postačuje. Centralizaci IT služeb krajem ZZO vnímají převážně pozitivně a uvítaly by ji v oblastech:
metodická pomoc a školení koncových uživatelů, případně školení IT pracovníků, centrální nákup VT, připojení k internetu (prostřednictvím regionální páteřní sítě CamelNET), podpora uživatelů a koncových stanic, hostování aplikací na serverech KÚ.
ZZO by měly zájem o připravované ICT služby jako je bezpečné úložiště dokumentů ze spisové služby (elektronická spisovna) a úložiště ostatních dokumentů a dat.
9.3.7 Centrální nákup Kompletní ICT služby pro Centrální nákup zajišťuje odbor informatiky. Vzhledem k tomu, že jde o malou a relativně novou organizaci, má poměrně malé nároky. V současné chvíli využívá okolo 10 pracovních stanic. Služby účetnictví a mezd nakupuje jako službu. Významným informačním systémem, jehož provoz byl spuštěn v průběhu analýzy, je IS na zadávání a evidenci veřejných zakázek EZAK. V průběhu března proběhlo školení pracovníků všech příspěvkových organizací kraje i pracovníků CN, školení provádí dodavatelská firma. Vzhledem k tomu, že v průběhu analýzy odstoupil ředitel organizace, bude nutné pokračovat v analýze ještě v návrhové etapě.
9.3.8 Náklady na poskytování ICT služeb ZZO Stanovit přesné náklady na zajištění ICT služeb se ukázalo v současné chvíli jako nereálné. Neexistuje jednotná metodika účtování a každá organizace navíc zajišťuje ICT služby jinak. Proto byl spočítán alespoň hrubý odhad nákladů z kombinace dostupných zdrojů a zkušeností zpracovatele tak, aby bylo možno stanovit alespoň rámcovou výši nákladů za kraj. Dotazníkové a místní šetření V rámci dotazníkového šetření byly organizace kraje mimo jiné dotazovány na množství uživatelů, počítačů a tiskáren, dále na roční provozní, investiční a mzdové náklady na ICT služby a také na způsob zajištění ICT služeb (interně, outsourcing, kombinace). Každá organizace musela také na začátku uvést, jestli je malá (do 5 PC), střední (5-20 PC) nebo velká (více než 20 PC).
Strana 98
Nepotvrdilo se, že by velikost organizace měla vliv na způsob zajištění ICT služeb – mezi těmito údaji je minimální korelace. Zajímavě dopadlo srovnání ročních provozních nákladů (vč. mzdových) na jeden počítač, případně na jednoho uživatele, kdy náklady malých organizací se pohybovaly řádově výše: Velikost organizace
Roční náklady na počítač
Malá
Roční náklady na uživatele
23,0 tis. Kč
20,4 tis. Kč
Střední
8,7 tis. Kč
4,8 tis. Kč
Velká
2,5 tis. Kč
1,3 tis. Kč
Celkem
3,4 tis. Kč
1,8 tis. Kč
Částečným vysvětlením tohoto jevu mohou být některé fixní náklady, které nejsou příliš závislé na počtu počítačů, např. připojení k internetu, které může být paradoxně dražší pro menší organizace, které sídlí v malých obcích (typicky muzea). Dalším důvodem je rozdílné pojetí toho, co vše patří pod ICT a jakým způsobem je zajišťováno – např. některé organizace mají vlastní tel. ústřednu, zatímco jiné ji mají pronajatou od operátora; někteří zahrnuli i náklady za mobilní telefony zatímco jiní je nechápou jako ICT; některé školy zahrnuly do počtu uživatelů i žáky, zatímco jiné ne; atd. Obdobně zajímavé bylo srovnání stejných ukazatelů podle způsobu zajištění ICT služeb, kdy jako jednoznačně nejvýhodnější vycházelo zajištění ICT služeb kombinovaným modelem (vlastní zaměstnanci + doplňkově outsourcing), naopak jako nejdražší využití plného outsourcingu: Způsob zajištění ICT služeb6
Roční náklady na počítač
Interní pracovníci
Roční náklady na uživatele
4,8 tis. Kč
2,0 tis. Kč
Outsourcing
8,5 tis. Kč
3,5 tis. Kč
Kombinovaně
2,6 tis. Kč
1,1 tis. Kč
Celkem
4,6 tis. Kč
1,9 tis. Kč
Zde je opět nutné upozornit, že se velmi lišil přístup organizací k vyplnění dotazníku, především v tom, které náklady identifikovaly jako spadající pod ICT. Kromě toho minimálně u některých organizací se liší formálně vykazované množství práce na ICT služby od skutečně odvedeného (např. protože je vykonáváno ve volném čase). Ještě zajímavější jsou čísla za jednotlivé oblasti: Oblast Doprava
Počet uživatelů
Počet počítačů
(součet / průměr)
(součet / průměr)
Roční náklady na počítač
Roční náklady na uživatele
68 / 9,7
71 / 10,1
14,7 tis. Kč
15,3 tis. Kč
Kultura
164 / 14,9
194 / 17,6
12,9 tis. Kč
15,3 tis. Kč
Sociální péče
436 / 43,6
224 / 22,4
7,6 tis. Kč
3,9 tis. Kč
Školství
3330 / 237,9
1180 / 84,3
2,0 tis. Kč
0,7 tis. Kč
Zdravotnictví
8007 / 114,3
800 / 114,3
3,4 tis. Kč8
3,4 tis. Kč
Centrální nákup Celkem
?
?
?
?
4798 / 111,6
2469 / 57,4
4,2 tis. Kč
2,2 tis. Kč
V oblasti dopravy a kultury platí, že poměr uživatelů ku počítačům je zhruba 1:1, tj. víceméně každý uživatel má svůj počítač. Zároveň se jedná o oblasti s nejdražšími náklady, přepočtenými na jeden 6
Není zahrnuta oblast zdravotnictví, kde se nepodařilo zjistit, zda jsou pro zajištění ICT služeb využíváni jen interní pracovníci, nebo jde o kombinovaný způsob 7 Nepodařilo se zjistit počet uživatelů, číslo je odhadem a vychází z předpokladu jednoho uživatele na jeden počítač 8 Mzdové náklady informatiků, které tvoří nadpoloviční část nákladů, byly pouze odhadnuty Strana 99
počítač. Většinou jde o malé organizace, rozmístěné na území kraje – okresní SÚS je stále možno z tohoto hlediska považovat za do jisté míry samostatné jednotky, Západočeské muzeum je také dislokováno v několika místech v kraji. Jedinou organizací, která je větší a i jinak do této šablony nezapadá, je Studijní a vědecká knihovna. V oblasti sociální péče roste poměr počtu uživatelů vůči počítačům na cca dvojnásobek. V této oblasti se nachází 12 ZZO, které jsou z tohoto pohledu do značné míry srovnatelné. Zároveň klesají roční náklady na provoz, přepočtený na počítač. V případě školství šlo o poměrně malý vzorek, nicméně v tomto ohledu reprezentativní, i z jiných zdrojů vyplývá, že v této oblasti vychází cca 2,5 uživatele na počítač a zároveň že náklady na správu ICT (minimálně ty formálně přiznávané) jsou ve školství poměrně nízké. V případě zdravotnictví nebyly k dispozici dotazníky a analýza musela vyjít z jiných zdrojů, hlavním vstupem byla analýza Zdravotnického holdingu. Nebyl znám počet uživatelů ani mzdové náklady na informatiky – tyto hodnoty byly odhadnuty. Řádově však hodnoty odpovídají. Celkové hodnoty nákladů na ICT, opět při započtení provozních a mzdových nákladů na ICT, vycházejí následovně: Oblast Doprava Kultura
Velikost vzorku
Roční náklady
(počet / %)
(za vzorek)
Roční náklady (přepočet na 100%)
8 / 100%
1 043,3 tis. Kč
1 043,3 tis. Kč
13 / 100%
2 506,5 tis. Kč
2 506,5 tis. Kč
Sociální péče
12 / 100%
1 692,0 tis. Kč
1 692,0 tis. Kč
Školství
16 / 17%
2 416,9 tis. Kč
14 652,3 tis. Kč
Zdravotnictví Celkem
8 / 89%
2 681,8 tis. Kč
3 017,0 tis. Kč
57 / 38%
10 340,4 tis. Kč
22 911,1 tis. Kč
Tyto hodnoty mohou být značně nepřesné, zvláště v případě školství, kde výpočet vycházel z poměrně malého vzorku, byť reprezentativně vybraného. Dávají alespoň řádovou představu o výši provozních nákladech, vynakládaných ročně ICT v kraji tak, jak je uvedly samy ZZO. Nicméně je důvodné podezření, že tento údaj je značně poddimenzovaný, neboť téměř jistě nezahrnuje některé náklady, např. na pravidelnou obnovu počítačů, případně nákup spotřebního materiálu a další drobné nákupy – ať už proto, že je organizace nebyly schopné identifikovat, nepovažují je za výdaje na ICT služby, nebo protože náklady na obnovu skutečně minimalizovaly (čímž narůstá skrytý dluh do budoucna). Náklady na ICT, které jsou nyní zařazeny v rozpočtu kraje v oblasti Informatika a jsou určené pro Centrální nákup, Zdravotnický holding a Krajskou správu a údržbu silnic také nelze brát jako srovnatelné, neboť ve všech třech případech se jedná o nové nebo transformující se organizace, které je nutné v tomto roce vybavit (nejen) ICT vybavením v poměrně velkém rozsahu, nejedná se tedy o provozní náklady organizace ve stabilizovaném stavu. Z výše uvedeného a i na základě odborných odhadů lze předpokládat, že reálné provozní náklady na ICT služby ZZO budou až trojnásobné, tj okolo 70 miliónů Kč ročně. Investiční náklady se také nepodařilo zjistit. Odpověděl příliš malý počet organizací, navíc zkoumané období byly poslední tři roky, přičemž minimálně poslední dva roky byly jakékoli investice krajem výrazně omezeny, takže by zjištěný údaj stejně nedal představu o reálné potřebě výdajů do budoucna. Nicméně ze zkušenosti z jiných oblastí lze odhadovat, že organizace, která je stabilizovaná a výrazně se nerozvíjí, vkládá do investic na ICT cca 25% svých provozních nákladů na ICT. Pokud by toto platilo, odpovídalo by to částce 5,72 mil Kč investičních nákladů na ICT za všechny ZZO kraje. Nicméně vzhledem k tomu, že v posledních letech byly investice do ICT silně omezovány a vzhledem Strana 100
k tomu, že významné organizace v kraji procházejí významnou transformací (Zdravotnický holding, Centrální nákup, Krajská SÚS), lze očekávat, že investiční náklady v příštích několika letech budou výrazně vyšší, možná i násobně.
Strana 101
10
Rozsah statistického šetření
Statistické šetření na Plzeňském kraji v rámci projektu „Zvyšování kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje“ bylo provedeno v několika částech. Průzkum na KÚPK byl proveden formou místního šetření na všech odborech KÚPK, schůzkami s politickou reprezentací kraje. Touto částí průzkumu se zabývají předchozí kapitoly. Druhá část statistického průzkumu proběhla na ZZO a PO Plzeňského kraje a na vybraných obcích na území Plzeňského kraje. Tento průzkum byl kombinací místního a dotazníkového šetření. Na ZZO a PO KÚPK byly zaslány dotazníky k vyplnění. Vyhodnocení těchto dotazníků je dále. Na vybraných ZZO a PO KÚPK bylo provedeno místní šetření formou osobní schůzky se zástupci organizace, kraje a dodavatele. Celkem bylo navštíveno 20 organizací z oblasti školství, 4 z oblasti kultury, 2 z oblasti dopravy, 4 z oblasti sociálních služeb a 4 organizace z oblasti zdravotnictví. Třetí část dotazníkového šetření byla provedena na vybraných obcích 1. a 2. stupně na území Plzeňského kraje. Celkem 88 obcí odpovědělo na dotazník zaslaný KÚPK. Výsledky tohoto šetření jsou uvedeny dále. Poslední částí Statistického průzkumu bylo dotazníkové šetření provedené na vrátnici KÚPK a v centru města Plzně. Dotazníkového šetření se zúčastnilo celkem 736 respondentů a zpracované výsledky tohoto šetření jsou také uvedené dále.
11 Dotazníkový průzkum na zřizovaných a zakládaných organizacích Plzeňského kraje V měsíci únoru tohoto roku byly osloveny všechny ZZO PK dotazníkovým šetřením k projektu Zvyšování kvality řízení KÚPK pro aktivitu Informační strategii. ZZO byly požádány o vyplnění otázek v dotazníku týkající se oblastí získávání a předávání informací od KÚPK, oblasti řízení ICT a na konec oblast služeb ICT KÚPK. Cílem dotazníkového šetření bylo především sběr dat od jednotlivých ZZO, zmapování stávajícího rozsahu a způsobu předávání informací s KÚPK a zajišťování služeb v oblasti ICT jednotlivých ZZO. Dotazník byl členěn do oblastí dle charakteru otázek:
Obecné dotazy,
Oblast získávání informací od KÚPK,
Oblast předávání informací KÚPK,
Oblast řízení IT,
Rozpočet ICT,
ICT služby KÚPK.
První oblast dotazníku obsahovala otázky týkající se identifikace ZZO jako název organizace, IČ, kontaktní osoba, kontaktní telefon a e-mail. Na oblast informací, které od kraje získávají jednotlivé ZZO nebo by získávat chtěly, v jakém množství a jakými komunikačními kanály se zaměřila další oblast otázek. Otázky v oblasti Předávání informací KÚPK jsou zaměřeny na oblast informací, které od jednotlivých ZZO KÚPK požaduje sdělovat, jakou formou, zda opakovaně požaduje stejné informace a jakými informačními kanály. Následovala oblast otázek Řízení IT, které směřovaly na IT služby uvnitř jednotlivých ZZO. Např. jak IT služby zajišťují, zařazení IT v organizační struktuře, otázky centralizace IT služeb a kterých, IT vybavení jednotlivých ZZO. Strana 102
Otázky rozpočtu ICT zjišťovaly výši financí, které ZZO vynakládají na provoz a rozvoj informačních a komunikačních technologií. Poslední oblast otázek byla zaměřena na zájem ZZO o ICT služby nabízené KÚPK a případný další zájem ZZO o nově připravované ICT služby KÚPK. Nyní se zaměříme, jak respondenti odpovídali na jednotlivé otázky. Dotazníkového šetření se celkově účastnilo 51 respondentů z celkového počtu 140 ZZO PK, což je 36,4% ZZO. Ani jeden respondent neodpověděl na všechny odpovědi v dotazníku. Odpovědi v oblasti obecných dotazů odpověděli všechny respondenti, vyplnili název organizace a kontaktní údaje. Poslední otázka v této oblasti směřovala na klasifikaci organizace z pohledu využívání a provozování informačních technologií. Šest ZZO se klasifikovalo jako malá organizace – což představuje typicky do 5ks pracovních stanic a bez využití serverů. Jedná se převážně o ZZO z oblasti kultury. Do další skupiny se klasifikovalo 25 ZZO jako střední organizace – což obnáší typicky do 20 pracovních stanic, případně i menší počet serverů v jedné lokalitě. Do této skupiny se zařadila převážná část respondentů jak z oblasti kultury, sociálních služeb, dopravy, ale i školství. Do poslední klasifikační skupiny velká organizace se zařadilo 20 ZZO – jde o typicky desítky až stovky pracovních stanic a větší počet serverů v jedné nebo více místnostech často ve více lokalitách (budovách). V této klasifikační skupině převažují ZZO z oblasti školství, dále pak ZZO z oblasti kultury, sociálních služeb a dopravy.
11.1 Komunikační kanály KÚPK a ZZO PK Další část otázek byla zaměřena na oblast informací, které od kraje získávají jednotlivé ZZO nebo by získávat chtěly. Jako první otázka směřovala na hodnocení množství, kvalitu a aktuálnost informací, které ZZO od KÚPK dostávají. Organizace měly na vývěr ze 4 možností, mohly zvolit jen jednu odpověď:
Dostatečné – dostáváme velkou většinu informací v množství, kvalitě a aktuálnosti, jaké potřebujeme.
Spíše dostatečné – dostáváme informace nad rámec zákonné povinnosti, jsou zde však oblasti ke zlepšení v množství, kvalitě nebo aktuálnosti.
Spíše nedostatečné – informace dostáváme většinou jen v rámci zákonné povinnosti, jsou drobné nedostatky v množství, kvalitě nebo aktuálnosti.
Nedostatečné – informace nedostáváme často ani v rámci zákonné povinnosti, jsou nedostatky v množství, kvalitě nebo aktuálnosti informací.
Na tuto otázku neodpověděli všichni respondenti účastnící se dotazníkového šetření. Nejvíce respondentů se klonilo k první možnosti odpovědi – dostatečné – takto odpovědělo 28 respondentů což je 54,9% ze zúčastněných respondentů. Dalších 18 ZZO uvedly druhou možnost odpovědi – spíše dostatečné – což je 35,3% ze zúčastněných respondentů. Tři ZZO volily další třetí možnost odpovědi – spíše nedostatečné. Čtvrtá možnost odpovědi nebyla použita a dvě ZZO na tuto otázku neodpověděly. Více viz graf č. 1
Strana 103
Hodnocení množství, kvality a aktuálnosti informací od KÚPK dostatečné
spíše dostatečné
nedostatečné
neopověděli 6%
0%
spíše nedostatečné
4%
35%
55%
Graf 6 - Hodnocení množství, kvality a aktuálnosti informací, které ZZO dostávají od KÚPK
Další otázka dotazníku vycházela z předcházející otázky, a sice pokud ZZO zvolily jinou možnost odpovědi než dostatečné, měly možnost uvést, v jakých oblastech vidí problémy nebo prostor ke zlepšení vůči poskytování informací od KÚPK. Zde se vyskytovaly tyto podněty a požadavky:
Aktualizace dat (kontaktů) z obcí a měst po komunálních volbách, aktualizace dat (kontaktů) ze škol a školských zařízení (při změnách), aktualizace dat (kontaktů) ze zdravotnických zařízení včetně privátních.
Podrobné informace o přijatých usneseních ZPK ve vztahu k SUSPK.
Nejvíce nás trápí nedostupnost usnesení včetně důvodových zpráv.
Informace potřebujeme včasné s odkazy na zákonné normy. Informace by mohly být konkrétnější, včasnější, stručnější v návaznosti na zákonné normy.
Nová legislativa v oblasti ekonomiky - více informací a v předstihu.
Informace k sestavenému rozpočtu, financování organizace – hodnocení.
Zatím jsme nezaznamenali nedostatky.
Pružnost, někdy chybí zpětná vazba.
Novinky v legislativě, informace poskytovat jen jednou - odbory by si měli předat informace mezi sebou.
Legislativní změny a upozornění na ně, včasné upozornění na změny v rozpočtech, chybí mi možnost stanovených konzultačních dnů s rozborem aktuálních problémů a témat.
Zvýšit selektivitu, dostáváme i informace, které se nás netýkají.
Možnost budování krajské internetové sítě pro školy, zasílání usnesení rady a zastupitelstva, pokud se nás týkají automaticky.
Přesné, včasné informace.
Strana 104
Dalo by se shrnout do požadavků: přístup ke schváleným usnesením RPK včetně důvodových zpráv, sledování a předávání legislativních změn a novinek a poskytování informací danému odboru a ten poskytne informace dalším odborům KÚPK. Následující dvě otázky spolu souvisí a dotazují se ZZO na použitý typ komunikačního kanálu pro získávání informací od KÚPK. První otázka se dotazuje na komunikační kanály, které jsou v současné době nejčastěji využívány a následující otázka je na typy komunikačních kanálů, jakými chtějí ZZO aby KÚPK jim předával informace. Byla možnost výběru více odpovědí u obou zmíněných otázek a to z těchto možností:
Listinná pošta,
Datové schránky,
E-mail,
Webový portál KÚPK,
Telefonní komunikace,
Videokonference,
Jiné.
Zde je zajímavé porovnat odpovědi těchto dvou otázek, např. formou tabulky. Počet odpovědí respondentů Typ komunikačního kanálu
Komunikační kanály v současné době používané
Komunikační kanály, které upřednostňují ZZO
Listinná pošta
24
21
Datové schránky
34
32
E-mail
48
49
Webový portál KÚPK
24
17
Telefonní komunikace
34
24
Videokonference
1
1
1 (osobní styk)
1 (osobní styk)
Jiné
Tabulka možností odpovědí na typy komunikačních kanálů pro získávání informací od KÚPK
Z výsledků je patrné, že ZZO by rádi získávaly informace od KÚPK prostřednictvím komunikačního kanálu E-mail a následně datovou schránkou. Telefonní komunikaci upřednostňují pro detailní dotazování. Další otázka směřovala na informace od KÚPK, které nejvíce chybí a pomohly by ZZO v práci. Zde zazněla řada požadavků, např. přístup ke schváleným usnesením RPK včetně důvodových zpráv, informace o vyhlášených dotačních titulech pro jednotlivé oblasti činností, podpora při řešení žádosti o dotace, při administraci dotací. ZZO volají po právní poradně, po metodické pomoci v ekonomické oblasti, předávání a upozorňování na legislativní změny v oblasti ekonomiky i v oboru činnosti ZZO, informace o vývoji odvolacího řízení, o stavu správního řízení, náhled na statistická data, mapové
Strana 105
podklady v oblasti dopravy. Nebo vytvoření „kalendáře“ se závaznými termíny pro odevzdání výkazů a statistik Ale zazněl i názor, že v rámci činnosti ZZO informace nechybí, že jsou aktuálně informovány za všech informačních zdrojů. Poslední otázka této oblasti získávání informací byl dotaz na informace, které ZZO nejvíce pomáhají při jejich práci. ZZO z jednotlivých oblastech činnosti si pochvalují instrukce a přímé metodické pokyny předávané „svým“ odborem KÚPK a konané pravidelné porady. Dále zazněla spokojenost nad předávanými aktualizacemi směrnic, legislativy, upozorňování na legislativní změny a oznámení o kontrolách. Uspokojivé i upozorňování na zpracování statistik a výkazů, připomínky termínů povinných výkazů. Byly zmíněny i informace na webových stránkách KÚPK v oblasti dotací. Další oblast otázek se týkala předávání informací od ZZO na KÚPK, na oblast informací, které od jednotlivých ZZO KÚPK požaduje sdělovat, jakou formou, zda opakovaně stejné informace a jakými informačními kanály. První otázka z této oblasti směřovala na opakované předávání informací na KÚPK. Zda KÚPK požaduje po ZZO opakovaně stejné informace, případně požaduje informace, které si může získat jiným způsobem. Na tuto otázku odpovědělo 39 respondentů, což je 76,5% z celkového počtu zúčastněných respondentů. ZZO měly možnost uvést, jakých informací se toto týká, případně kterým odborům předávají informace opakovaně. Zazněly tyto názory:
Velice často zazněla odpověď „ne“, „nepožaduje“ a to od 20 respondentů z celkově odpovídajících respondentů.
Mezi další časté odpovědi lze zahrnou opakované předávání informací příspěvkové organizaci PK Centrální nákup, opakovaně žádala ve velkém množství stejné informace v krátkém období, ZZO měly krátký čas na zpracování podkladů, předávané informace se týkaly smluv na dodávky elektrické energie a plynu včetně výše odběrů a finančních nákladů, smlouvy s telefonními operátory včetně nákladů nebo smlouvy na úklid. Tento podnět uvedlo celkem 9 ZZO z celkového počtu odpovídajících respondentů.
Mezi dalšími odpověďmi zaznělo: o
„Majetkový odbor žádá podklady, které může předat odbor dopravy.“
o
„Stačí na KÚPK zaslat výroční zprávu a finanční uzávěrku - jsou tam obsažena veškerá data vypovídající o činnosti a hospodaření organizace. Zasílání dalších dílčích dat je bezpředmětné - nejedná-li se o povinné záležitosti.“
o
„Údaje z účetních výkazů, které mají dva odbory, nejčastěji se dotazuje odbor majetku a investic.“
o
„Ekonomický i sociální odbor vyžaduje stejné informace o hospodaření.“
o
„Informace, které vyplývají z výkazů účetních závěrek, se zasílají různým odborům.“
o
„OŠMS ve svých projektech po nás požaduje přehled projektů, tak se stává, že informace podáváme mnohokrát. I přesto, že jsme zřizováni KÚ musíme ke každému projektu kopírovat stále velké množství dokumentů včetně zřizovací listiny, což se mi zdá zbytečné. Výkaz k přehledu spotřeby pohonných hmot byl k pousmání. Počítali jsme litry na den.“
Strana 106
Druhá otázka z této oblasti směřovala na předávání informací, které již ZZO jednou předaly KÚPK a stejné informace požaduje po ZZO jiná instituce. ZZO měly možnost vyjádření, zda se to stává, případně o jaké informace a instituce jde. Této otázky se účastnilo 36 respondentů, což je 70,6% z celkového počtu zúčastněných respondentů. Mezi nejčastějšími odpověďmi zazněli tyto názory:
24 respondentů z celkového počtu odpovídajících odpovědělo „nepožaduje“, jde o více než polovinu z odpovídajících respondentů, tedy 66,7% odpovídajících respondentů.
Opět zde zazněla příspěvková organizace PK Centrální nákup, dochází k předávání informací, které jsou uvedeny v povinných výkazech (zahajovací výkazy a výkazy účet. uzávěrky), v aplikaci KEVIS nebo statistické údaje z různých oblastí činnosti organizace, data, která jsou uložena na KÚPK. Toto zaznělo od 10 ZZO z celkového počtu odpovídajících respondentů.
Následující dvě otázky spolu opět souvisí a dotazují se ZZO na použitý typ komunikačního kanálu pro předávání informací na KÚPK. První otázka se dotazuje na komunikační kanály, které jsou v současné době nejčastěji využívány a následující otázka je na typy komunikačních kanálů, které by ZZO upřednostnily pro předávání informací na KÚPK. Opět byla možnost výběru více odpovědí u obou zmíněných otázek a to z těchto možností:
Listinná pošta,
Datové schránky,
E-mail,
Webový portál KÚPK,
Telefonní komunikace,
Videokonference,
Jiné.
Zde je zajímavé porovnat odpovědi těchto dvou otázek, např. formou tabulky. Počet odpovědí respondentů Typ komunikačního kanálu
Komunikační kanály v současné době používané
Komunikační kanály, které upřednostňují ZZO
Listinná pošta
26
17
Datové schránky
26
22
E-mail
47
48
Webový portál KÚPK
10
5
Telefonní komunikace
26
21
Videokonference
1
0
1 (osobní předání)
0
Jiné
Tabulka možností odpovědí na typy komunikačních kanálů pro předávání informací na KÚPK
Z výsledků je patrné, že ZZO by rády jednoznačně předávaly informace na KÚPK prostřednictvím emailové pošty, což se neliší od současné praxe. Strana 107
Další otázka se zaměřila na existenci informací, které dle názoru ZZO, předávají na KÚPK zbytečně duplicitně, měly možnost uvést jakých informací a výkazů se to týká, případně kterých odborů KÚPK. Této otázky se účastnilo 33 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů, což tvoří 64,7%. Celkem 21 ZZO z odpovídajících uvedlo, že takové informace neexistují, že informace, které předávají na KÚPK nejsou duplicitní, jedná se o větší polovinu odpovídajících respondentů. Od ostatních respondentů zazněli tyto konkrétní názory:
Mnohdy se duplicitně předávají informace ekonomickému odboru a odboru kultury.
Zasílání účetních výkazů elektronicky a v listinné podobě.
Veřejné zakázky, plán investic - zasíláno na zřizovatelský odbor, na odbor majetku, CNPK.
Nepotřebný majetek - zasíláno na zřizovatelský odbor, na odbor majetku.
Na odbory majetek x sociální odbor x ekonomický.
Požadavky na investice pro další rok na odbor školství i majetku.
Evidence pronajímaných nemovitostí, výkazy o hospodaření.
Zbytečná duplicita se objevuje pouze výjimečně.
Poslední otázka v této oblasti, předávání informací na KÚPK, směřovala na existenci informací, které ZZO předávají dle jejich názoru zbytečně složitou formou. Na tuto otázku odpovědělo 28 respondentů, což je 54,9% ze zúčastněných respondentů. Ale z tohoto počtu odpovídajících 24 ZZO uvedlo (89,3% z odpovídajících respondentů), že informace nepředávají na KÚPK složitou formou, což se dá hodnotit kladně. Respondenti, ale měli možnost uvést své názory na tuto problematiku a tak zaznělo:
Informace o rozpočtu - na několik odborů v jiné formě.
OŠMS - výkaz KEVIS - některé informace ve výkazu jsou téměř zbytečné a nevypovídají o charakteru a skutečné práci organizace.
Všechny informace, které jsme zatím zpracovávali pro Centrální nákup, byly velice složitě zpracovávány.
Datové schránky.
Aplikace KEVIS.
11.2 Řízení IT na ZZO PK Následující oblast otázek Řízení IT, se zaměřuje na IT služby uvnitř jednotlivých ZZO. Např. jak IT služby zajišťují, zařazení IT v organizační struktuře, které IT služby by uvítali centralizovat, IT vybavení jednotlivých ZZO. První otázka v této oblasti se týkala pokrytí IT služeb na jednotlivých ZZO. Zde byla možnost výběru ze tří voleb, respondenti mohli zvolit jednu odpověď:
Interně – IT řeší převážně vlastní zaměstnanci ZZO, externí služby využívány jen okrajově.
Outsourcing – IT řešeno převážně nákupem služeb od externích dodavatelů, interní zaměstnanci využívány jen okrajově nebo nejsou na ZZO.
Smíšený model – srovnatelný podíl interních zaměstnanců a externího nákupu služeb.
Této otázky se zúčastnilo 44 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů (51 ZZO), což je 86,3%. Největší podíl odpovědí zastupuje první možnost – interně – kterou uvedlo 17 ZZO, jde převážně o ZZO z oblasti školství a o větší organizace z oblasti kultury. Dále převažuje skupina ZZO, Strana 108
které si IT služby nakupují od externích firem, uvedlo to 16 respondentů. Poslední skupinou jsou ZZO, které IT služby řeší kombinovaně – interně i nákupem – těchto je 11 z odpovídajících respondentů. Více na následujícím grafu.
Zajištění IT na ZZO PK Bez odpovědi
Interně
Outsourcing
Smíšený model
14%
22%
33% 31%
Graf 7 - Podíl zajištění IT služeb na jednotlivých ZZO KÚPK
Následovala otázka na zařazení IT v organizační struktuře ZZO, zda jde o samostatný útvar/organizační jednotku IT nebo je IT zařazeno společně s dalšími činnostmi pod společnou organizační jednotku. K této otázce se vyjadřovaly ZZO, které mají vlastní IT útvar/oddělení nebo vlastního IT pracovníka zařazeno v organizační jednotce. Z odpovědí vzešlo – Západočeské muzeum v Plzni má vlastního IT pracovníka zařazeného přímo pod ředitele organizace. Dále odpovídaly ZZO z oblasti školství, z odpovědí je patrné, že tři školy mají samostatné pracovníky IT řízené přímo ředitelem školy a pět organizací sdělilo, že mají IT zařazeno společně s dalšími činnostmi pod společnou organizační jednotku. Další otázky směřovaly k centralizaci IT služeb KÚPK. Pokud by se KÚPK rozhodl zajišťovat některé vybrané IT služby pro ZZO PK, jak by toto vnímaly jednotlivé ZZO. Respondenti měli možnost z výběru odpovědí, mohli zvolit jednu možnost:
Velmi pozitivní – centralizace vybraných IT služeb by nám významně ušetřila finance, práci a/nebo starosti
Spíše pozitivní – přes některá negativa by centralizace vybraných IT služeb mohla být přínosem
Spíše negativní – přes některé přínosy očekáváme, že centralizace by vedla ke zhoršení IT služeb
Velmi negativní – nevidíme žádný podstatný přínos, naopak povede k významnému zhoršení (zdražení) IT služeb
Odpovědělo celkem 40 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů, což je 78,4%. Neodpověděli všichni zúčastnění respondenti. Sedm respondentů zvolilo první odpověď Velmi pozitivní. Stejný počet respondentů, a to po 14 respondentech, zvolilo odpověď Spíše pozitivní a Spíše negativní. Pouze 5 respondentů označilo odpověď Velmi negativní. Procentuelní vyjádření jednotlivých odpovědí znázorňuje následující graf č. 3. Strana 109
Vnímání centralizace IT na KÚPK Bez odpovědi
Velmi pozitivní
Spíše negativní
Velmi negativní
Spíše pozitivní
22% 10%
14%
27%
27%
Graf 8 - Vnímání centralizace IT služeb KÚPK
Následovala otázka, které IT služby považují ZZO za vhodné centralizovat. Respondenti měli možnost zaškrtnout více odpovědí a v textovém poli případně upřesnit za jaké oblasti a doplnit komentář. Respondenti měli možnost z výběru odpovědí:
Metodická pomoc a školení pracovníků IT,
Metodická pomoc a školení koncových uživatelů,
Centrální nákup výpočetní a komunikační techniky,
Připojení k síti internet (prostřednictvím regionální páteřní sítě CamelNET),
Centrální podpora uživatelů a koncových stanic,
Hostování aplikací na serverech krajského úřadu,
Jiné – uveďte.
Zúčastnilo se 40 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů, což je 78,4%. Zde je spíše zajímavé hodnotit počet odpovědí u jednotlivých odpovědí, toto nám poskytne následující tabulka.
IT služby
Počet odpovědí respondentů
Metodická pomoc a školení pracovníků IT
17
Metodická pomoc a školení koncových uživatelů
25
Centrální nákup výpočetní a komunikační techniky
11
Připojení k síti internet (prostřednictvím regionální páteřní sítě CamelNET)
9
Centrální podpora uživatelů a koncových stanic
12
Hostování aplikací na serverech krajského úřadu
12
Strana 110
2 (žádné)
Jiné
Tabulka počet odpovědí u jednotlivých možností
Z výsledků je patrné, že ZZO by uvítaly jednoznačně centralizaci metodické pomoci a školení koncových uživatelů, tuto možnost zvolila polovina ze zúčastněných respondentů z oblasti školství, kultury, sociálních služeb i dopravy. Dále by byl zájem o centralizaci metodické pomoci a školení IT pracovníků, toto uvedly ZZO z oblasti kultury i školství. Následuje centrální podpora uživatelů a koncových stanic, o kterou by byl zájem u organizací z oblasti kultury, dopravy a sociálních služeb. Stejný počet odpovědí dostala možnost hostování aplikací na serverech KÚPK, což uvedly organizace z oblasti kultury a školství. Naopak centrální nákup výpočetní techniky a komunikační techniky není vnímán pozitivně. Následovaly dotazy na elektronickou spisovou službu, zda ZZO tuto službu provozují. Respondenti měli možnost výběru z těchto voleb, mohli zvolit jednu možnost:
Nevyužíváme,
Využíváme VIRTUOS,
Máme implementovanou, provozujeme vlastními silami,
Využíváme jinou hostovanou spisovou službu.
Na otázku odpovědělo 46 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů. Neodpovědělo 5 respondentů na tuto otázku. Větší část respondentů a to celkem 24, uvedlo první volbu, že elektronickou spisovou službu nevyužívá. Další větší skupina 10 respondentů označila možnost, že využívá jinou hostovanou spisovou službu, mezi jmenovanými byli:
spisová služba ATHENA (ZZO v oblasti doprava),
spisová služba Galatea (4 respondenti),
spisová služba Ginis (jeden respondent v oblasti školství).
Spisovou službu VIRTUOS využívá 9 respondentů z celkového počtu odpovídajících respondentů, jde o organizace převážně z oblasti školství. Dva respondenti uvedli implementaci a provoz spisové služby vlastními silami (spisová služba M/TeamBridge - Kadel s.r.o., program Bakaláři). Následující graf znázorňuje poměr využívání jednotlivých elektronických spisových služeb na ZZO PK zúčastněných dotazníkového šetření.
Strana 111
eSpSL na jednotlivých ZZO PK Bez odpovědi
Nevyužíváme el. spisovou službu
Využíváme el. spisovou službu VIRTUOS
Využíváme el. spisovou službu ATHENA
Využíváme el. spisovou službu Galatea
Využíváme el. spisovou službu Gardic
Využíváme vlastní el. spisovou službu 4% 2% 8%
10%
12%
47% 17%
Graf 9 - Využívání jednotlivých elektronických spisových služeb ZZO PK
Následovala otázka zda ZZO plánují změnu provozování spisové služby a pokud ano na jakou spisovou službu. Respondenti měli možnost výběru jedné odpovědi z voleb:
Neplánujeme,
Plánujeme přechod na VIRTUOS,
Plánujeme přechod na hostovanou el. spisovou službu Technologického centra kraje,
Plánujeme vlastní implementaci el. spisové služby. Otázky se zúčastnilo 42 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů.
Na tuto otázku neodpovědělo 9 respondentů, většinou jde o organizace, které ani neopověděly na předchozí otázku, tedy zda využívají el. spisovou službu. Nejvíce respondentů vybíralo první možnost odpovědi, „neplánujeme“, celkem 35 respondentů, což je velká množina 83% z odpovídajících respondentů. Jde o organizace, které již el. spisovou službu využívají, a to jak VIRTUOS, tak i jinou (vlastní, hostovanou) spisovou službu. Mezi těmito respondenty jsou i organizace, které el. spisovou službu nevyužívají a ani neplánují změnu, tedy přechod na el. spisovou službu. Pouze 5 respondentů uvedlo, že plánují přechod na el. spisovou službu VIRTUOS a dva respondenti plánují přechod na vlastní implementaci el. spisové služby. Otázek na počet uživatelů, počet pracovních stanic, počet serverů, počet tiskáren nebo obdobných zařízení, počet kvalifikovaných certifikátů a počet informatiků se účastnilo 38 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů. Vybavení výpočetní technikou jednotlivých ZZO PK odpovídá s dotazem na klasifikaci organizace z úvodu dotazníku a s otázkou na pokrytí IT služeb na ZZO PK. Další dotazy směřovaly na softwarové vybavení organizací serverů a pracovních stanic.
Strana 112
Jaký je převažující model nasazení operačních systémů na serverech ZZO, na tuto otázku odpovídaly ZZO, které uvedly počet serverů na organizaci (existují organizace, které nevlastní server). Respondenti měli na výběr z možností odpovědí, vybrat mohli jednu odpověď:
Vše/převážná většina Microsoft Windows,
Vše/převážná většina Linux, FreeBSD nebo jiný obdobný, založený na Unixu,
Windows pro aplikace, Linux/Unix/FreeBSD nebo obdobný na infrastrukturu (firewall, gateway, mail relay, …),
Jiný (Prosím uveďte převažující verze/distribuce a případně upřesněte).
Většina odpovídajících respondentů uváděla první možnost, tedy operační systém serverů vše/převážně Microsoft Windows, jde o 23 respondentů. Jeden respondent uvedl druhou možnost, tedy operační systém na serverech organizace vše/převážná většina Linux, FreeBSD nebo jiný obdobný, založený na Unixu. A dva respondenti uvedli třetí možnost odpovědi, tedy, že operační systém na serverech organizací je Windows pro aplikace, Linux/Unix/FreeBSD nebo obdobný na infrastrukturu (firewall, gateway, mail relay, …). Čtvrtá možnost odpovědi nebyla použita. Následoval dotaz na verzi nasazení operačních systémů na pracovních stanicích ZZO. Byla možnost zaškrtnout všechny možnosti, které jsou významněji zastoupeny na pracovních stanicích ZZO. Respondentům byly nabídnuty tyto možnosti:
Windows 2000,
Windows XP,
Windows Vista,
Windows 7,
Jiný (Linux, Solaris, Mac OS aj.) – prosím uveďte distribuci/verzi.
Na tuto otázku neodpověděli všichni respondenti, 6 respondentů neoznačilo žádnou možnost. Nejčastěji byla použita druhá možnost odpovědi, tedy operační systém Windows XP, celkem tuto možnost označilo 42 respondentů. Následuje čtvrtá možnost odpovědi, 22 respondentů označilo operační systém Windows 7. Další byla zmíněna první možnost odpovědi, a to Windows 2000 na pracovních stanicích organizací, toto uvedlo 15 respondentů. Následuje třetí možnost odpovědi, operační systém Windows Vista na pracovních stanicích organizací, tuto možnost označilo celkem 10 respondentů. Pátá možnost odpovědi nebyla použita. Je vidět, že převládá na pracovních stanicích operační systém Windows XP, ale novější verze Windows 7 se již začíná nasazovat. Více znázorňuje následující graf č. 5.
Strana 113
Nasazení OS na pracovních stanicích ZZO PK Windows 2000
Windows XP
Windows Vista
Windows 7
Jiný (Linux, Solaris, Mac OS aj.) 25%
0% 17%
11%
47% Graf 10 - Verze nasazení operačních systémů pracovních stanic u ZZO PK
Poslední dotaz na softwarové vybavení pracovních stanic jednotlivých ZZO směřoval na typ a verzi kancelářského software na pracovních stanicích. Respondenti měli možnost zvolit všechny volby z nabídky, které jsou významněji zastoupeny na pracovních stanicích ZZO. Byly nabídnuty tyto možnosti:
MS Office 2000/XP a starší,
MS Office 2003 a novější,
OpenOffice,
Jiný – uveďte.
Otázky se nezúčastnilo celkem 7 respondentů ze všech zúčastněných respondentů. Nejvíce byla použita druhá možnost odpovědi, MS Office 2003 a novější, celkem 37 respondentů takto odpovědělo. Následovala první možnost odpovědi, 17 respondentů uvedlo, že na pracovních stanicích využívají MS Office 2000/XP a starší. A 12 respondentů zvolilo třetí možnost odpovědi – OpenOffice. Čtvrtá možnost odpovědí nebyla použita. Na následujícím grafu je zobrazeno procentuelní zastoupení jednotlivých verzí kancelářských software na pracovních stanicích ZZO PK.
Strana 114
Využití kancelářského SW na ZZO PK MS Office 2000/XP a starší
MS Office 2003 a novější
OpenOffice
Jiný – uveďte 18% 0%
26%
56%
Graf 11 - Verze a typ kancelářských software na pracovních stanicích ZZO PK
Otázky rozpočtu ICT zjišťovaly výši financí, které ZZO vynakládají na provoz a rozvoj informačních a komunikačních technologií. ZZO byly požádány o uvedení výši ročního rozpočtu na informační a komunikační technologie, částku uváděly v tisících a pokud nebyly schopni stanovit přesné hodnoty, byly požádány o uvedení odhadu částky. Dotazy se zaměřily na oblasti:
Roční rozpočet na provoz ICT (uveďte skutečný rozpočet na rok 2010),
Roční rozpočet na investice do ICT (uveďte průměr za poslední 3 roky),
Roční rozpočet na mzdy pracovníků ICT (v superhrubé mzdě, u zaměstnanců které mají správu ICT, jen jako část své pracovní náplně počítejte poměrnou část jeho mzdy),
Do jaké kapitoly rozpočtu jsou zahrnuté náklady na ICT (otázka je relevantní jen pro příspěvkové organizace).
Neodpověděli všichni respondenti, 16 respondentů neodpovědělo z celkového počtu zúčastněných respondentů. Zajímavé byly odpovědi ohledně kapitoly rozpočtu, zde se organizace lišili. Většina organizací uváděla skupinu provozní náklady-ostatní služby, byla zmíněna i skupina služba nákup. U ZZO v oblasti školství bylo uvedeno, že náklady na ICT jsou zahrnuty jak v nákladech na výuku tak i provozních prostředcích.
11.3 Informační podpora ZZO PK Krajským úřadem PK Poslední oblast otázek se dotazovala na zájem o nabízené a připravované ICT služby KÚPK. KÚPK již v současné době nabízí některé služby v oblasti informačních a komunikačních technologií. ZZO byly vyzvány k vyjádření, zda o daných službách ví, zda je využívají či plánují využít. Případně proč je pro ně služba nezajímavá, resp. za jakých podmínek by byla. V nabídce byly uvedeny tyto ICT služby KÚPK:
Digitální mapové podklady, Strana 115
Virtuos – www.evirtuos.cz,
Školení na využívání informačních a komunikačních technologií.
K první nabízené službě, digitální mapové podklady, se vyjádřilo 21 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů. 11 respondentů uvedlo, že službu nevyužívá, službu znají, zatím nebyla potřeba využití služby nebo službu nepotřebují. Tři respondenti uvedli, že o službě neví. Dva respondenti uvedli, že o službě ví a plánují ji využívat. Pět respondentů službu využívá pro vlastní potřebu, pro informace na stavební řízení (žádost o stavební povolení). Ke službě VIRTUOS se vyjádřilo 24 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů. Službu nevyužívá 8 respondentů nebo o službě neví. Dva respondenti službu znají a plánují ji využívat. Tři respondenti službu znají a neplánují využití služby. Větší část respondentů, celkem 11, se vyjádřilo, že o službě ví a že ji využívají a jsou s ní spokojeni. Vybraní respondenti uvedli, že službu využívá veřejnost na zapůjčených PC nebo využívají klienti organizace. K další službě, školení na využívání informačních a komunikačních technologií, se vyjádřilo 22 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů. Většina respondentů, a to celkem 12, uvedlo, že službu znají, využívají ji, účastní se více vybraných okruhů školení. Jeden respondent uvedl, že službu zná a že ji plánuje využívat. Další skupina respondentů, celkem 7, uvedla, že službu nevyužívá, zazněl důvod – školení jsou v čase, kdy se zaměstnanci ZZO nemohou účastnit. Dva respondenti uvedli, že o službě neví. Poslední otázka dotazníku směřovala na připravované ICT služby KÚPK. ZZO měly možnost výběru více odpovědí a do volby Jiné mohli uvést další služby KÚPK, které se týkají ICT nebo výměny informací a které by jim byly prospěšné. V nabídce byly uvedeny tyto připravované ICT služby KÚPK:
Bezpečné úložiště dokumentů ze spisové služby (elektronická spisovna),
Bezpečné úložiště ostatních dokumentů a dat,
Jiné – prosím uveďte dále.
Na tuto otázku odpovědělo 28 respondentů z celkového počtu zúčastněných respondentů. Nejvíce příznaků bylo použito u možnosti první, bezpečné úložiště dokumentů ze spisové služby (elektronická spisovna), celkem 21 respondentů. 13 respondentů označilo druhou možnost – bezpečné úložiště ostatních dokumentů a dat. Možnosti třetí – jiné – využilo 8 respondentů a zde zazněly zajímavé komentáře, např.:
Data na společném serveru,
Školení koncových uživatelů,
Poskytování a výměna informací v rámci našeho odboru formou vnitřní sítě – intranetu,
Informace o připravované internetové síti Plzeňského kraje,
Jednotný účetní systém pro ZZO,
Propagace našich služeb,
Podporu např. s certifikáty, instalací, pomoc při haváriích sítě apod.,
Interaktivní tabule.
Na závěr dotazníku byl prostor pro závěrečný komentář, kde mohly ZZO uvést jakékoliv poznámky, postřehy, připomínky k tématu nad rámec jejich odpovědí. Tuto možnost využilo celkem 7 respondentů. Některé poznámky doplňovaly odpovědi v dotazníku, některé nesouvisely s dotazníkem, a proto jsou zde uvedeny:
Strana 116
„V informačních záležitostech je naším mínusem, že jsme malá organizace a nemůžeme si dovolit vlastní zaměstnance spravující informační technologie.“
„Zajímalo by nás, jak bylo naloženo s informacemi pro Centrální nákup např. pro firmu Anderson consulting - telcoslužby a jaký byl rozpočet na zpracování těchto informací. Děkuji.“
12
Dotazníkový průzkum na obcích Plzeňského kraje
V rámci projektu „Zvyšování kvality řízení na Krajském úřadě Plzeňského kraje“ byl proveden dotazníkový průzkum na obcích Plzeňského kraje. Konečných respondentů, kteří vyplnili dotazníky, bylo 88. Dotazníkový průzkum byl spojen s místními šetřeními přímo na vybraných obcích, rozdělených dle velikosti a typu. Takto bylo navštíveno 10 obcí:
Vybrané obce s rozšířenou působností na území kraje: o Blovice, o Rokycany, o Plzeň. Vybrané obce s pověřeným obecním úřadem: o Holýšov, o Manětín. Vybrané obce 1. stupně: o Janovice nad Úhlavou, o Horní Bříza, o Halže, o Němčovice, o Hora sv. Václava.
Místní šetření, která proběhla na obcích, jsou detailně popsána v jinde v tomto dokumentu. Tato kapitola je věnována vyhodnocení dotazníkového šetření na obcích na území Plzeňského kraje, které probíhalo v únoru tohoto roku. Dotazník obce plnily přes webové rozhraní a byl členěn do 6 logických celků dle otázek:
Obecné dotazy,
Oblast získávání informací od KÚPK,
Oblast předávání informací KÚPK,
Oblast řízení IT,
Rozpočet ICT,
ICT služby KÚPK.
První oblast dotazníku obsahovala otázky týkající se identifikace obce jako název organizace, IČ, kontaktní osoba, kontaktní telefon a e-mail. Další část otázek byla zaměřena na oblast informací, které od kraje získávají jednotlivé obce nebo by získávat chtěly, v jakém množství, jakými komunikačními kanály. Otázky v oblasti Předávání informací KÚPK jsou zaměřeny na oblast informací, které od jednotlivých obcí KÚPK požaduje sdělovat, jakou formou, zda opakovaně stejné informace a jakými informačními kanály. Následovala oblast otázek Řízení IT, které směřovaly na IT služby jednotlivých obcí. Např. jak IT služby zajišťují, zařazení IT v organizační struktuře, otázky centralizace IT služeb a kterých, IT vybavení jednotlivých obcí. Strana 117
Otázky rozpočtu ICT zjišťovaly výši financí, které obce vynakládají na provoz a rozvoj informačních a komunikačních technologií. Poslední oblast otázek byla zaměřena na zájem obce o ICT služby nabízené KÚPK a případný další zájem obcí o nově připravované ICT služby KÚPK.
12.1 Komunikační kanály KÚPK a obcí na území kraje Další část dotazníku se zaměřila na komunikační kanály mezi KÚPK a obcemi. Bylo analyzováno, jak se předávají informace dnes a jak by obce chtěly informace předávat. Bylo identifikováno celkem 6 komunikačních kanálů, a to:
Listinná podoba, Datová schránka, E-mail, Webový portál kraje, Telefonní komunikace, Videokonference.
Následující graf znázorňuje komunikaci kraje s obcemi a je rozdělen na používané kanály a poptávané kanály obcemi.
Graf 12 - graf znázorňuje komunikační kanály využívané při předávání informací z KÚPK na obce
Z obou grafů je vidět, že komunikační kanály jsou nastaveny vhodně, jen směrem předávání informací z KÚPK k obcím je trend na snižování listinné komunikace a větší přechod na komunikaci elektronickou. Nejrozšířenějším komunikačním kanálem je bezesporu e-mail, již je velmi hojně využíván i systém Datových schránek.
Strana 118
Druhý graf znázorňuje využívané informační kanály obcemi směrem ke KÚPK. Z tohoto grafu je patrné, že obce stále dávají přednost komunikaci v listinné podobě, ale už také ve vysoké míře využívají e-mail a datové schránky.
Graf 13 - graf znázorňuje tok informací z obcí na KÚPK
Součástí této části dotazníku bylo i zhodnocení kvality a množství informací, které obce od KÚPK dostávají a množství dat, které musí KÚPK předávat. Spokojenost obcí je zobrazena v následujícím grafu.
Graf 14 - graf uvádí procentuelní rozdělení spokojenosti s informacemi poskytovanými KÚPK Strana 119
Z grafu je patrné, že obce jsou s poskytovanými informacemi spokojené, informace jsou relevantní, aktualizované a je jich dostatečné množství. Poslední část tohoto okruhu otázek dala možnost obcím vyjádřit se, jaké informace nejvíce od KÚPK chybí a naopak jaké informace od KÚPK nejvíce pomáhají. Nejčastější odpovědi jsou shrnuty do následujících odrážek. Které informace od KÚPK Vám nejvíce chybí?
Aktuální informace nových právních předpisů přenesených do praxe jednotlivých odborů. Informace o řízení dopravní obslužnosti obcí. Více informací o stavu žádostí o dotace z KÚPK, není vždy jasné, v jakém stavu se žádost nachází.
V celkovém hodnocení si obce velmi chválily dostupnost informací z KÚPK, jen v některých případech si obce stěžovaly, že informací je někdy až příliš a je složité je třídit. Které informace od KÚPK Vám nejvíce pomáhají?
Celkové informace o dotačních titulech vypsaných KÚPK i jinými orgány. Informace poskytované jednotlivými odbory KÚPK. Mapové podklady poskytované KÚPK. Velmi dobrá podpora v účetních a ekonomických záležitostech.
Toto jsou hlavní okruhy informací, se kterými jsou obce spokojené. V několika případech nebyla odpověď dána, z důvodu nového zastupitelstva, které ještě nemá dostatečné zkušenosti s KÚPK, aby toto mohlo hodnotit.
12.2 Zajištění podpory IT na obcích PK Tato část šetření se zabývala tím, jak obce řeší vlastní IT. Převážně jsou rozšířeny dva modely – Interně zajištěné IT a IT zajištěné outsourcingem. Následující graf procentuelně znázorňuje rozložení těchto modelů zajištění IT.
Graf 15 - Pokrytí IT služeb na obcích na území Plzeňského kraje
Strana 120
Obce v dotazníku hodnotily vlastní velikost z pohledu využívání ICT. Z tohoto hodnocení dále vyplývá i nastavení výše jednotlivých rozpočtů na provoz, investice a mzdy v rámci ICT služeb na obcích. Tyto informace jsou přehledně shrnuty do následujícím grafu.
Graf 16 - hodnocení velikosti obcí dle využití ICT
Z grafu je vidět, že většina obcí je z pohledu využití ICT služeb spíše menších. Tato skupina je v dotazníku definována jako typická obec 1. typu do cca 200 – 300 obyvatel, s velmi malým úřadem, bez zaměstnanců nebo s jednotkami zaměstnanců. Na tomto úřadě není vyčleněn žádný zaměstnanec výhradně pro IT. Na tomto úřadě jsou maximálně jednotky pracovních stanic PC. Druhá skupina je Střední velikost, do této skupiny spadají typicky velké obce 1. typu s větším počtem obyvatel (více než 300) a stavebním úřadem nebo matrikou. Dále menší obce 2. typu, většinou s úřadem o více zaměstnancích a často s jedním nebo více vlastními zaměstnanci vyčleněnými pro IT. Tito zaměstnanci jsou většinou vyčleněni do zvláštního útvaru pro IT. Úřad této obce provozuje jednotky až desítky pracovních stanic PC a případně i menší počet serverů. Poslední skupinou je Velká organizace. To jsou typicky velká města 2. nebo 3. typu s větším, členitým úřadem/magistrátem. IT je většinou vyčleněno do vlastní organizační jednotky úřadu (oddělení nebo odbor) a provozuje desítky pracovních stanic PC a větší počet serverů v jedné nebo více vyhrazených místnostech. Následující tabulka v procentech ukazuje, které ICT služby si obce pro svůj úřad zajišťují. V této části dotazníku bylo zmapováno 14 služeb, které si mohou obce zajišťovat a způsob jakým tyto služby obce zajišťují.
Připojení k internetu
Není zajištěno
Interní zaměstnanci
Externí služba komerční spol.
Externí služba neziskové org.
7%
27%
59%
7%
Strana 121
Správa koncových stanic
6%
46%
46%
3%
Správa serverů
15%
32%
47%
6%
Správa síťové infrastruktury
9%
35%
50%
6%
Provoz metropolitní sítě
78%
7%
11%
4%
Komunikační služby (telefony, mobily)
6%
36%
58%
0%
Provoz ekonomického systému
6%
62%
29%
3%
Provoz agendových aplikací
20%
51%
23%
6%
Provoz webového portálu
12%
64%
21%
3%
Provoz IT helpdesku pro uživatele
3%
46%
49%
3%
Provoz GIS (mapového serveru)
57%
14%
25%
4%
Elektronická úřední deska
28%
14%
55%
3%
Elektronická podatelna
0%
81%
16%
3%
Tabulka ukazuje v procentech zajištění ICT služeb na obcích na území PK
Následující grafy zobrazují roční rozpočet na ICT v obcích na území Plzeňského kraje, obce jsou rozděleny do čtyř kategorií rozpočtu, do 30 tis. Kč ročně, druhá je mezi 30 až 100 tis. Kč ročně, čtvrtá pak 100 až 500 tis. Kč za rok a poslední je nad 500 tis. Kč ročně na služby ICT.
Strana 122
Graf 17 - Průměrný roční rozpočet na provoz ICT obcí
Graf 18 - Průměrný roční rozpočet na investice do ICT obcí
Další část dotazníku se zaměřila na využití elektronické spisové služby. Obce odpovídaly, zda již eSpSl mají nasazenou nebo teprve hodlají nasadit, dále jestli nepřipravují přechod na jinou. V této části se také dotazník dotkl počtů uživatelů, koncových stanic, tiskáren a podobných zařízení. V této oblasti se obce od sebe velmi liší, je to dáno rozmanitou velikostí obcí na území Plzeňského kraje. První graf znázorňuje nasazení eSpSl na obcích PK.
Strana 123
Graf 19 - Graf jasně ukazuje, že zatím více než polovina dotázaných obcí neprovozuje eSpSl
Dále bylo v dotazníku zjišťováno, zda obec nemá v plánu změnu eSpSl. Buď tedy nasazení nové eSpSl, nebo výměnu stávající. Byly identifikovány 4 stavy, které mohou nastat. Buď obec nemá takové plány, plánuje přechod na VIRTUOS, plánuje využít hostovanou eSpSl z TC ORP nebo má obec v plánu nasadit vlastní eSpSl.
Graf 20 - Z grafu je vidět, že téměř 80 procent obcí zatím neplánuje měnit současný stav vedení spisové služby
Strana 124
Poslední tabulka této části ukazuje počty uživatelů, koncových stanic, tiskáren a podobných zařízení na obcích na území Plzeňského kraje. Tyto čísla se u jednotlivých obcí liší, proto je uvedena hodnota maximální, minimální a průměrná.
Maximum
Minimum
Průměrná hodnota
Medián
Počet uživatelů
600
1
17
3
Počet pracovních stanic a notebooků
580
1
7
3
Počet tiskáren nebo obdobných zařízení
130
1
7
3
Počet el. kvalifikovaných certifikátů
50
0
5
2
Tabulka - průměrné počty prvků uživatelů ICT na obcích na území PK
12.3 Informační podpora obcí Krajským úřadem PK V poslední části dotazníku byly otázky, týkající se služeb ICT poskytovaných KÚPK. V této části bylo mapováno povědomí, využití a spokojenost obcí s těmito službami. První otázkou bylo, zda obce využívají Ortofoto mapu poskytovanou KÚPK. K této službě se vyjádřilo celkem 32 dotázaných obcí. Z tohoto počtu 11 obcí tuto službu zná a využívá, 12 obcí tuto službu zná, ale nevyužívá a 9 obcí tuto službu nezná a rádi by ji do budoucna využili. Druhá otázka se týkala znalosti a využití IS VIRTUOS. Na tuto otázku odpovědělo 36 obcí. Z tohoto počtu 6 obcí odpovědělo, že tuto službu využívají, 23 obcí odpovědělo, že tuto službu nevyužívají, další 4 obce uvedly, že tuto službu neznají. 2 obce odpověděly, že tuto službu nevyužívají, protože je pro ně příliš složitá a 1 obec uvedla, že službu využívají jen staticky. Třetí otázka této části dotazníku se týkala dotačního titulu na metropolitní sítě. Na tuto otázku odpovědělo 32 obcí, z toho 19 odpovědělo, že tuto službu nevyužili, dalších 9 odpovědělo, že službu neznají. A 4 obce uvedli, že plánují tuto službu využít. Čtvrtá otázka se týkala využití školení na využívání informačních a komunikačních technologií od KÚPK. Na tuto otázku odpovědělo celkem 33 obcí. Z tohoto počtu 9 obcí uvedlo, že službu znají a využívají, 2 obce tuto službu znají, ale nevyužívají. Dalších 6 obcí uvedlo, že službu zatím vůbec neznají. 2 obce uvedly, že v budoucnu plánují tuto službu využívat a 1 obec uvedla, že pokud by znaly portfolio nabízených školení, rádi by využili. Zbylých 13 obcí uvedlo, že tuto službu nechtějí využívat. Dále byla zmapována poptávka po dalších službách, které KÚPK připravuje do budoucna, poptávku obcí po těchto službách dále zobrazuje graf. Jako jiné služby byly identifikovány hlavně školení zaměstnanců obcí v informačních technologiích a uživatelská školení.
Strana 125
Graf 21 - graf znázorňuje poptávku po dalších službách KÚPK
Strana 126
13 Dotazníkový průzkum spokojenosti občanů Plzeňského kraje se službami KÚPK V rámci projektu „Zvyšování kvality řízení na Krajském úřadu Plzeňského kraje“ bylo provedeno dotazníkové šetření mezi občany Plzeňského kraje. Dotazníkové šetření bylo zaměřeno na spokojenost občanů s poskytovanými službami a aplikacemi, které pro veřejnost poskytuje a provozuje KÚPK. Tento dotazníkový průzkum probíhal 14 dní, první tazatel byl na vrátnici KÚPK a zde se dotazoval respondentů odcházejících z KÚPK. Druhý tazatel se pohyboval v centru města Plzně a dotazoval se respondentů přímo na ulici. Hned první otázka dotazníku byla, zda respondent někdy navštívil KÚPK, pokud byla jeho odpověď záporná, nebyl s ním vyplněn dotazník, pouze byl zaznamenán jako respondent. Dotazník měl celkem 16 otázek, tento dotazník je v „Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.“. Celkové hodnocení dotazníkového šetření je detailně zhodnoceno v následujících kapitolách.
13.1 Návštěvnost KÚPK První otázka dotazníku byla pouze pro venkovní průzkum, respondenti byli dotázáni, jestli někdy navštívili KÚPK. Celých 74 % respondentů odpovědělo, že na KÚPK nikdy nebyli, 4% respondentů KÚPK navštívili jednou a 22 % respondentů navštěvuje KÚPK častěji. Pokud respondent odpověděl, že KÚPK navštívil nebo byl dotazován v prostorách vrátnice KÚPK, byl dotázán v jaké roli KÚPK navštívil. Rolí bylo specifikováno celkem 5 a jiné:
Občan, Právnická osoba, Zástupce obce, Zástupce ZZO nebo PO, Zástupce neziskové organizace, Jiné.
Jako jiné byly u části respondentů identifikovány tyto role: novinář, hospodářská komora, státní orgány, státní organizace a zástupce tělovýchovné jednoty nebo Sokola.
Graf 22 - procentuelní rozdělení rolí, v jakých navštěvují respondenti KÚPK Strana 127
Největší podíl na návštěvnosti, mají dle dotazníkového průzkumu občané a zástupci právnických osob.
13.2 Portál KÚPK Druhá část dotazníku byla zaměřena na znalost a spokojenost respondentů s portálem KÚPK. Znalost portálu je poměrně vysoká, celých 74 % respondentů zná portál KÚPK. Tito respondenti byli dále dotázáni na spokojenost a četnost využití tohoto portálu a relevancí a vyhledáváním informací na tomto portálu. Nejvíce připomínek bylo zaměřeno na celkovou nepřehlednost portálu KÚPK a složité vyhledávání. Celkově byl portál KÚPK hodnocen kladně.
Graf 23 - četnost využití portálu KÚPK
Graf výše uvádí jak často respondenti, kteří znají portál KÚPK, jej využívají. Na dalším grafu je znázorněna spokojenost s informacemi, které respondenti hledali.
Strana 128
Graf 24 - celková spokojenost s hledanými informacemi na portále KÚPK
Dále se průzkum zabýval, jaké informace respondenti nejčastěji na portále KÚPK vyhledávají. Bylo vyspecifikováno 10 okruhů informací a jiné. Následující graf shrnuje odpovědi respondentů.
Strana 129
Graf 25 - informace, které respondenti nejčastěji na portále KÚPK vyhledávají
Poslední otázkou této části dotazníku bylo, zda respondenti znají další portály Plzeňského kraje. Jako neznámější byl nakonec identifikován portál www.turisturaj.cz. Celkový přehled respondentů a jejich znalosti dalších portálů Plzeňského kraje je uveden v následujícím grafu.
Strana 130
Graf 26 - graf ukazuje znalost respondentů dalších portálů PK
13.3 Informace poskytované Krajským úřadem PK Další část dotazníku se zaměřila na informace, které si respondenti zjišťují před návštěvou KÚPK, jestli jsou takto zjištěné informace užitečné a zda díky těmto informacím vyřídili respondenti vše, co potřebovali při návštěvě KÚPK. V prvním grafu je vidět jaké informační kanály nejčastěji respondenti využívají pro získávání informací.
Strana 131
Graf 27 - graf zobrazuje, jaké informační kanály jsou využívány respondenty pro získávání informací před návštěvou KÚPK
Graf 28 - na grafu je znázorněna spokojenost respondentů s užitečností získaných informací před návštěvou KÚPK
Poslední dotaz této části směřoval k tomu, jestli respondenti vyřídili při návštěvě KÚPK vše co potřebovali. Celých 83 % respondentů bylo spokojeno a na KÚPK již znovu v dané věci nemuselo. Většina respondentů, kteří na KÚPK v dané věci museli opakovaně, potvrdili, že v dané věci na úřad musejí vícekrát z jiných důvodů, než kvůli špatné informovanosti KÚPK.
Strana 132
Graf 29 - procentuelní vyjádření spokojenosti respondentů při vyřizování své záležitosti na KÚPK
13.4 Elektronická komunikace s KÚPK Poslední část dotazníku byla zaměřena na elektronickou komunikaci s KÚPK. Na to zda respondenti mají a využívají elektronický podpis a ISDS. Z tohoto průzkumu je vidět, že elektronická komunikace s KÚPK je již pro většinu respondentů zajímavá. Několik respondentů komunikuje s KÚPK výhradně pomocí ISDS. První otázka mapovala poptávku po elektronické komunikaci s KÚPK, více jak polovina respondentů odpověděla, že tento komunikační kanál je pro ně velmi zajímavý.
Graf 30 - Poptávka po elektronické komunikaci s KÚPK
Strana 133
Další otázky mapovali využívání kvalifikovaného elektronického podpisu a systému Datových schránek mezi respondenty. Následující grafy přehledně zobrazují odpovědi respondentů.
Graf 31 - Znázornění povědomosti a využití kvalifikovaného elektronického podpisu mezi respondenty
Z grafu je jasně patrné, že kvalifikovaný elektronický podpis je již v povědomí téměř všech respondentů, ale jeho využití zatím není vysoké, především u fyzických osob je toto číslo velmi nízké.
Graf 32 - graf znázorňuje procentuelní počet respondentů, kteří mají vlastní datovou schránku
Strana 134
Graf jasně ukazuje, že pouze 11 % má vlastní datovou schránku, tito respondenti byli následně dotázáni, zda datovou schránku využívají ke komunikaci s KÚPK. Jejich odpovědi znázorňuje následující graf.
Graf 33 - graf znázorňuje využívání ISDS pro komunikaci s KÚPK
13.5 Počet, věkové a genderové rozložení respondentů Dotazníkového šetření se zúčastnilo celkem 736 respondentů, z tohoto počtu celkem 396 mužů a 340 žen. Celých 56 % respondentů, kteří se zúčastnili dotazníkového šetření, byli muži a 44 % procent bylo žen.
Graf 34 - rozdělení respondentů dle pohlaví
Strana 135
V následujícím grafu je přehledně uvedeno rozložení respondentů podle věku.
Graf 35- Graf věkového rozložení respondentů dotazníkového šetření KÚPK
Nejvíce respondentů dotazníkového šetření, které bylo provedeno přímo na vrátnici KÚPK, bylo mezi 30 až 50 lety. Věk respondentů byl stanoven dle odhadu tazatelů.
Strana 136
14 Manažerské shrnutí a SWOT analýza Analýza této části se skládala ze dvou velkých částí, které na problematiku nahlížely z různých stran:
Analýza informačních potřeb a poptávky po informacích (pohled ze strany uživatelů) Analýza poskytování ICT služeb v kraji (pohled ze strany informatiky)
Shrnutí a SWOT analýza byly proto zpracovány za každou část zvlášť.
14.1 Informační potřeby a poptávka po informacích V oblasti informačních potřeb a poptávky po informacích byly analyzovány informační toky uvnitř krajského úřadu a mezi krajským úřadem a jeho významným okolím. Místní šetření na krajském úřadě probíhalo formou schůzek s vedením všech odborů a oddělení KÚ Plzeňského kraje. V rámci místního šetření byly sjednány schůzky také s členy Rady Plzeňského kraje. Další část místního šetření byla provedena na předem vybraných zakládaných a zřizovaných organizacích Plzeňského kraje, na 10 obcích různé velikosti na území Plzeňského kraje a krajských složkách integrovaného záchranného systému. Kromě toho bylo provedeno doplňující dotazníkové šetření na většině organizací kraje a obcích na území kraje. Krajský úřad Plzeňského kraje Na úrovni krajského úřadu bylo identifikováno jen málo informačních potřeb, které by v současné chvíli nebyly pokryty. Informace, které jsou zapotřebí pro Radu a pro vrcholové vedení úřadu (ředitel a zástupci ředitele), jsou subjektivně považovány za relevantní a je jich dostatek, občas je z této úrovně spíše pociťován opačný problém – přebytek informací. Informačním technologie přinesly zahlcení úkoly, které je díky ICT možné jednoduše vygenerovat a je velmi těžké identifikovat úkoly s vysokou prioritou. Většina nepokrytých informačních potřeb byla identifikována na úrovni odborů a níže. Hlavními silnými stránkami současného stavu v tomto ohledu jsou především kvalitní informační systém krajského úřadu (IS KÚ) a dobře fungující odbor informatiky, který tento IS koncepčně rozvíjí. V podstatě všechny odbory si spolupráci s odborem informatiky chválí. Je zapotřebí zvýšit osvětu zaměstnanců KÚ v oblasti informatiky – jak o ICT službách, které odbor informatiky nabízí, tak o funkcionalitě a informacích, které jsou dostupné v IS KÚ. S tím souvisí i nezbytná minimální úroveň ICT gramotnosti úředníků, která je na KÚ Plzeňského kraje ve srovnání s celorepublikovým průměrem na relativně dobré úrovni, stále však u mnoha lidí není dostatečná. I přes kvalitní vstupní školení pro nové zaměstnance a širokou nabídku interních ICT školení je jedna z hlavních slabých stránek nedostatečný přehled uživatelů o možnostech IS KÚ, jeho datovém obsahu anebo způsobu jeho ovládání. Uživatelé také stále ještě z velké části nevnímají ani IS KÚ, ani data v něm uložená jako něco, za co by nesli zodpovědnost. Do budoucna je proto potřeba se více zaměřit na aktivní práci s uživateli – především průběžné zvyšování jejich obecné ICT gramotnosti a častější proškolování změn v IS KÚ, včetně posílení motivace uživatelů se v tomto směru vzdělávat. Důležité bude také stanovit či doplnit garanty či metodiky za jednotlivé oblasti IS KÚ a přenést na ně větší váhu zodpovědnosti za rozvoj IS KÚ a za proškolení dalších uživatelů. Tím se také zlepší v současnosti problematická zpětná vazba od uživatelů směrem k odboru informatiky. V neposlední řadě je potřeba posilovat pocit osobní zodpovědnosti za kvalitu a aktuálnost dat v IS KÚ.
Strana 137
Vlastní informační systém KÚ je stavěn jako integrovaný IS, složený z několika větších celků. Úroveň integrace a provázanosti jednotlivých dat patří mezi nejlepší informační systémy ve veřejné správě. Přesto ale platí, že ne všechny celky informačního systému jsou plně propojené, což znemožňuje využít všech možností IS. Důsledky některých chybějících integračních vazeb jsou pak uživateli vnímány zbytečně negativně a snižují přínos IS pro uživatele. Částečné zlepšení by měl přinést projekt vnitřní integrace úřadu, který byl připraven jako jeden z projektů do výzvy IOP č. 08. Elektronizace interních procesů je v porovnání s ostatními kraji nebo obdobnými úřady na vysoké úrovni. Byly identifikovány pouze některé drobné nedostatky, které se většinou týkají nastavení procesů a organizačního uspořádání na straně řešitelů požadavků. Nejčastěji udávanou nenaplněnou informační potřebou jak ze strany odborů KÚ, tak ze strany ZZO byl chybějící přístup k elektronické verzi plných znění usnesení Rady Plzeňského kraje, které se daného odboru či ZZO týkají. V současné chvíli má k elektronické verzi usnesení včetně důvodových zpráv a příloh přístup pouze odbor, který iniciuje přípravu usnesení, a dále konkrétní připomínkující z ostatních odborů (většinou vedoucí odborů). Typický případ je usnesení týkající se nemovitého majetku svěřeného do péče ZZO. Tento problém zmiňovaly jak jednotlivé odbory, tak většina ZZO. Slabými místy z pohledu informačních potřeb jsou především silně nedostatečná informační podpora agendy dotací kraje a nedostatečné propojení evidence smluv na zbytek IS KÚ, především na ekonomické agendy (rozpočet, faktury, dotace, platební poukazy, účetnictví aj.) a na usnesení. Pro potřeby řízení cashflow úřadu by bylo vhodné na jednom místě soustředit všechny požadavky na finanční výdaje; v současné chvíli však není možné takové informace získat často ani ze zdrojových evidencí, protože některé takové evidence neexistují, nebo neobsahují potřebná data (především předpokládaný čas čerpání). Ekonomický odbor, který za řízení cashflow odpovídá, je pak často stavěn do pozice, kdy nemá pro rozhodování o finančním krytí jednotlivých požadavků dostatek informací. Jde především o závazky vzniklé ze smluv, z žádostí o dotaci (kraj je žadatelem) a vypisovaných dotačních titulů (kraj je vyhlašovatelem dotace). Také práce s rozpočtem, především jeho příprava a provádění změn, je z velké části postavené na ruční práci v Excelu. Schvalovací procesy účetních dokladů (objednávky, došlé faktury, platební poukazy) jsou dalším místem, kterému by měla být věnována pozornost v návrhové části. Současné nastavení schvalovacích procesů způsobuje, že se u některých pozic kumuluje velké množství požadavků. Obecně je nutné konstatovat, že je nedostatečně vedena metodická podpora a koordinace ekonomických procesů. Pro vedení obecných evidencí je využíván systém KEVIS a pro vedení obecných řízení spisová služba Athena. Tyto nástroje většinou dostačují. Jsou však případy, kdy z různých důvodů vedou uživatelé ještě paralelní evidenci v některém lokálním nástroji (typicky v MS Excel), kdy nejčastějším důvodem je nedostatečná funkcionalita výše zmíněných obecných aplikací. Problém lokálních evidencí je v jejich problematickém zálohování, sdílení a vytěžování, jedná se i o potenciální bezpečnostní problém. Tyto případy je proto nutné řešit, ať už školením uživatelů, doplněním funkcionality, větší integrací IS KÚ nebo pořízením specializované aplikace pro danou agendu či evidenci. Současný datový sklad je víceméně nevyužívaný, částečně pro jeho technologická omezení, částečně pro malé povědomí o jeho existenci a možnostech. Hlavním důvodem ale je, že příprava podkladů pro rozhodnutí se často odehrává bez využívání všech jeho možností. Tuto situaci však řeší chystaný projekt, připravený v rámci žádosti do výzvy IOP č. 08., který by měl výrazně posílit technické možnosti i obsahovou náplň datového skladu KÚ. Celkově by změny IS KÚ měly vést primárně k jeho zjednodušení a ulehčení práce uživatelům tak, aby byli lépe schopni využít jeho stávajících funkcí a v něm uložených informací. Rozvoj IS úřadu by měl směřovat k maximálnímu zjednodušení práce – pomáhat, nikoli zdržovat.
Strana 138
Opakovaně také z různých úrovní organizační struktury zaznělo znepokojení, že se informatizací procesů trochu ztrácí lidský rozměr komunikace. Další rozvoj IS KÚ by proto měl zohlednit potřebu neprohlubovat odosobnění komunikace. Zcela chybí využívání manažerských informačních systémů, které by napomohly nejen řízení úřadu, ale i procesům úřadu, které souvisí s řízením zřizovaných a většinově vlastněných organizací. Zakládané a zřizované organizace kraje Ředitelé ZZO Plzeňského kraje mají obecně poměrně široké kompetence a autonomii, která je však z jejich pohledu nevyvážená – mnoho úkonů musí buď nechávat schvalovat zřizovateli, řešit s ním nebo mu alespoň zpětně vykazovat, často opakovaně. Typickým příkladem je nákup automobilu nebo úpravy budovy. S tím související komunikace tak zabere nemalé množství času, který by bylo jinak možné využít výrazně efektivněji. ZZO většinově volají po širších pravomocech, vyvážených větší mírou následné kontroly. Organizace, které přišly do styku s odborem informatiky, vzájemnou spolupráci hodnotí kladně. Směrem k ZZO by vedení kraje uvítalo postupné sjednocení, ať už informačních toků mezi ZZO a zřizovatelem, nebo informačních systémů ZZO. Sjednocení IS na ZZO povede k jednodušší komunikaci mezi ZZO a odbory, ale i ve vykazování směrem k politické reprezentaci, možnostech analýzy dat a jejich automatizovanému zpracování. Minimálním požadavkem v této oblasti je sjednocení ekonomických systémů a metodiky účtování přes všechny ZZO. Některé organizace (většinou mimo oblast školství) si stěžovaly na opakované předávání stejných informací, kromě zřizovatelského odboru se předávají informace duplicitně především odboru investic a majetku, který často požaduje informace na ZZO (např. plán investic, přehled veřejných zakázek). Dále také odbor ekonomický požaduje duplicitně některé informace a výkazy o hospodaření ZZO jako zřizovatelský odbor. Jako duplicitní bylo uvedeno předávání informací na KÚ (např. účetních výkazů) elektronicky i v listinné podobě. V souvislosti s centralizací a duplicitním získávání informací byla zmíněna organizace Centrální nákup, která byla hojně napadána pro požadavek opakovaného zasílání stejných informací o nákupech různých komodit za poslední roky. Pro ZZO také obecně chybí větší osvěta ohledně informací a aplikací, které jim může KÚ nabídnout k užití. Týká se například mapových podkladů. Opakovaně zazněl požadavek na zpřístupnění elektronické verze schválených usnesení Rady Plzeňského kraje včetně příloh a důvodových zpráv, které jsou relevantní pro dané ZZO. Organizacím chybí přehledné informace o dotačních titulech – seznam vyhlášených, zrušených dotačních titulů, oblast a odbor poskytnutí dotace. Uvítaly by i větší informační a metodickou podporu při tvorbě žádosti i při administraci dotace. Organizace by dále přivítaly vytvoření sytému směrnic a metodik, dostupného přes portál Plzeňského kraje nebo jinou obdobnou cestu. Ten by měl obsahovat jednak základní dokumenty, platné pro všechny organizace, a jednak speciální směrnice, určené pro konkrétní organizaci nebo skupinu organizací. Některé organizace volaly i po novinkách v legislativě (jak v odborné oblasti, tak v ekonomice aj.) a závazných právních výkladech. Ukázalo se, že organizace často navzájem neví o službách, které si mohou poskytovat navzájem. Týká se např. pronájmu učeben, zajištění revizí energií, zkoušek PO a BOZP aj. Užitečnou pomůckou by byl katalog služeb v kraji, kde by každá organizace (včetně krajského úřadu) mohla prezentovat svoji nabídku. Některé organizace napříč oblastmi se shodlo, že by buď uvítaly, nebo by jim nevadila jednotná koncepce ICT, která by jim definovala základní mantinely, hlavní směry rozvoje a minimální standardy. Strana 139
Většinou byl tento požadavek vznesen současně s podmínkou, že kraj dofinancuje případný nárůst nákladů, způsobený dodržováním takové koncepce. Jsou také poměrně velké rozdíly v ICT gramotnosti a v postoji organizací k ICT, a to jak napříč oblastmi, tak i v rámci jedné oblasti. Tyto rozdíly často začínají už u osoby ředitele. Není definována ani požadována minimální ICT gramotnost (např. ECDL) ani u administrativních pracovníků organizací. V oblasti zdravotnictví chybí jednotný nemocniční informační systém (NIS). Jedním z důležitých strategických cílů s tím souvisejících je zrychlit převoz pacientů zdravotnickou záchrannou službou do nemocnic díky předávání online informací o volné lůžkové kapacitě nemocnic. V oblasti kultury padl návrh na jednotný IS pro všechny ZZO v kultuře, aby se ujednotily procesy komunikace. Obsah takového IS by mohl být následující:
seznamy sbírek ZZO (možnost zapůjčení), odborná databáze pro výměnu informací, společný komunikační, metodický a informační kanál.
V oblasti dopravy jsou nyní už jen dvě organizace. Krajská správa a údržba silnic nyní po sloučení konsoliduje informační systém, což je hlavní úkol – ICT služby pro SÚS teď nově kompletně zajišťuje odbor informatiky. Do budoucna by určitě chtěla více využít GIS a mapové podklady (silniční stavby, lokalizace oprav, pasportizace dopravního značení, zimní údržba aj.). Na zvážení by také byl software pro podporu stavebního řízení za stranu investora. Druhá organizace v oblasti dopravy – Plzeňský organizátor veřejné dopravy – POVED s.r.o., který byl založen společně s městem Plzní, nemá k dispozici dostatek dat pro stanovování jízdních řádů. Uvítal by informace z obcí, škol, zdrav.zařízení a o dojížďce obyvatel za prací, za studiem, případně za dalšími veřejnými službami. Organizace v sociálních službách víceméně neměly informační potřeby a požadavky na informace nad rámec obecných. Centrální nákup by přivítal informace o nákupech různých komodit za poslední roky za všechny organizace – tento požadavek však není možné (jednoduše) splnit, právě kvůli výše zmíněné chybějící jednotné metodice účtování. Obce Z místního šetření ani z dotazníků nevyplynula žádná významná oblast informačních potřeb, která by v současné chvíli nebyla nějakým způsobem pokryta. V oblasti ICT zajímá obce a především velká města projekt CamelNET, o který mají zájem, nicméně v této chvíli mají pocit, že o něm nemají dostatek informací. Malé obce také často neví o službách, které jim kraj nabízí, ať už v oblasti ICT (jako např. mapové podklady zdarma nebo spisová služba Virtuos) nebo v jiných oblastech. Je proto vhodné obce na území kraje více informovat. Je nutno poznamenat, že výsledek šetření byl poznamenán nedávnými volbami do obecních zastupitelstev, po kterých se vyměnila velká část vedení měst a obcí a nové vedení se zatím většinou ještě nestihlo plně zorientovat ani ve svém úřadu. Je proto doporučeno provést ještě další šetření cca v druhé polovině roku 2011. Integrovaný záchranný systém V oblasti IZS je velmi dobrá spolupráce KÚ se Zdravotnickou záchrannou službou a Hasičským záchranným sborem. Odbor informatiky s těmito složkami dlouhodobě a pravidelně komunikuje, vyměňuje si informace a zkušenosti a koordinuje svoji činnost v oblasti IZS. Poslední ukázkou této spolupráce je projekt
Strana 140
CamelNET, který počítá s připojením služeben HZS a výjezdových stanovišť ZZS jako prioritních objektů zájmu. Velmi dobrá je spolupráce především v oblasti GIS. Významným zdrojem dat především pro HZS je portál ePUSA, obsahující kontakty na obce a významné krajské organizace včetně krizových, kde kraj a HZS spolupracují na naplněnosti portálu aktuálními daty. Slabou stránkou portálu je totiž jeho dobrovolnost, obce nemají přímou zákonnou povinnost vkládat do portálu své kontaktní údaje. Proto zvláště nyní (krátce po obecních volbách) je databáze kontaktů neaktuální. HZS používá portál ePUSA jako jeden z významných zdrojů kontaktů pro svůj vlastní systém operačního řízení (KOPIS). Spolupráce s Policií ČR je významně slabší. Kraj a PČR v omezené míře spolupracují na projektu Bezpečný kraj a v rámci zajištění krizového řízení, další spolupráce je minimální. Zde je tedy jednoznačně prostor pro její rozšíření, ať už na úrovni konektivity (projekt CamelNET kraje vs. projekt ITS-NGN MVČR), tak na úrovni sdílení a předávání dat (především mapové podklady) Negativně se na spolupráci projevuje nestabilita názorů Ministerstva vnitra, které svoji vlastní strategii v oblasti konektivity ani v oblasti IZS dlouhodobě nedodržuje.
14.2 Poskytování ICT služeb V této části se analýza zaměřila na zmapování způsobu, jakým jsou krajem a jím řízenými organizacemi zajišťovány služby informačních a komunikačních technologií (ICT) a na zmapování nákladů na jejich zajištění, včetně snahy o zhodnocení efektivity jejich zajišťování. Zjištěné údaje budou sloužit jako podklad pro následný návrh změn. Analýza ICT služeb byla provedena na dvou rovinách:
řízení a poskytování IS/ICT služeb na krajském úřadu, řízení a poskytování IS/ICT služeb na zřizovaných a zakládaných organizacích kraje.
Stávající stav zajištění ICT služeb dovnitř úřadu V rámci poskytování ICT služeb v prostředí krajského úřadu je aktuální situace stabilní. Celkově je odbor informatiky ostatními odbory KÚPK a těmi organizacemi kraje, kterým poskytuje své služby, vnímán za jeden z nejlepších v rámci KÚPK. Obdobně pozitivně jej vnímají i sami zaměstnanci odboru informatiky. Byť jde o subjektivní hodnocení, je poměrně významné, jak často bylo zmiňováno a svědčí o dlouhodobé dobré zkušenosti s prací odboru informatiky a jeho přístupu. Kvalita poskytovaných ICT služeb včetně uživatelské podpory je také hodnocena velmi pozitivně i na úrovni vedení kraje. Nedostatkem současného stavu v oblasti finančního řízení je, že nejsou jasně definované všechny služby (formou SLA), které odbor informatiky poskytuje, není nastavena a měřena úroveň jejich parametrů, a tím pádem nejsou ani přiřazeny náklady k jednotlivým službám. Tento stav je způsoben především aktivní rolí, která byla odboru informatiky vedením kraje uložena v souvislosti se vznikem některých nových zřizovaných organizací Plzeňského kraje, především Krajské správy a údržby silnic a Centrálního nákup příspěvkové organizace. To má několik důsledků:
Nejsou stanoveny hranice kompetencí a odpovědnosti mezi uživateli a odborem informatiky Nejsou popsány požadavky uživatelů na poskytované služby, není tedy možné kontrolovat jejich plnění ani o nich vyjednávat Není možné hodnotit, zda odbor splnil či nesplnil požadavky uživatelů, hodnocení odboru je tak víceméně na subjektivní rovině Není možné sledovat konkrétní náklady na poskytování jednotlivých ICT služeb Krajský úřad není schopen zjistit, kolik jej skutečně stojí provoz jednotlivých procesů, agend či veřejných služeb
Aktuálně je možné sledovat pouze celkové náklady odboru informatiky, jejich rozdělení na příslušné ICT služby není možné, resp. je možné jen částečně. Strana 141
V oblasti personálního zabezpečení je situace na odboru informatiky relativně stabilní s ohledem na zajištění stávajícího stavu. Silnou stránkou je, v kontextu ostatních odborů krajského úřadu, téměř nulová fluktuace zaměstnanců. Mezi slabé stránky v této oblasti patří zejména malá zastupitelnost některých pracovních pozic. Důležitým nedostatkem, který nabyl významně většího významu díky poskytování ICT služeb pro KSUS PK a CNPK, je rovněž trvalé plné vytížení pracovníků první úrovně uživatelské podpory, kdy se u uživatelské podpory jeví jako nutné vetší oddělení první úrovně (operátoři Helpdesku) od druhé úrovně (řešitelé) a jasnější rozdělení. Celkově je odbor informatiky již několik měsíců pracovně vytížen spíše za hranicemi svých kapacit, především v souvislosti s aktivitami a změnami posledních měsíců (zahájení poskytování ICT služeb pro vybrané organizace kraje, příprava evropských projektů okolo technologického centra kraje, projekt Zefektivnění kvality řízení). Tento stav je považován za přechodný, proto není zatím hodnocen jako slabá stránka, ale pouze jako hrozba do budoucnosti. Zlepšení by také přineslo jasnější rozdělení kompetencí a zodpovědností mezi jednotlivými pracovními pozicemi, příp. celými odděleními odboru informatiky. Fungování odboru se hodně opírá o velmi dobré mezilidské vztahy, což je velká výhoda. Stoupající požadavky okolí a rostoucí tlak na snižování nákladů však způsobují, že se standardizace vnitřních procesů podle zavedených norem a dobrých praktik (jako je např. ITIL nebo COBIT) stávají pro odbor informatiky nutností, aby obhájili svoji práci a nezbytné náklady na ni vůči vedení kraje. Rizikem a do budoucna hrozbou je také pokrytí rozvoje aplikací Help Desk a Operativní evidence, které jsou klíčové pro zajištění běžného chodu úřadu, kdy tyto aplikace jsou vyvíjeny jen vlastními silami s problematickou zastupitelností – ta je velmi malá nebo téměř žádná, dlouhodobá nepřítomnost hlavního vývojáře (nemoc, úraz, výpověď) může představovat závažný problém pro údržbu a další rozvoj celého systému. Tato hrozba je alespoň zmírněna tím, že je zcela oddělen vývoj a provoz (a konfigurace) těchto systémů. Celkově je slabou stránkou i postoj uživatelů (úřadu) k informatice – většinově chybí pocit zodpovědnosti za definování požadavků na funkcionalitu IS a za kvalitu v něm uložených dat. U většiny aplikací chybí věcný garant se schopností formulovat požadavky na rozvoj IS za uživatele. Absence garanta tak může nepřímo zvyšovat náklady na rozvoj IS, kdy se může stát, že je objednávána i funkcionalita, která není potřeba a naopak. Garanti jsou zaměstnanci úřadu, kteří o dané problematice mají největší znalosti v rámci úřadu a z toho titulu definují závaznou metodiku využívání aplikace a hlavní směry rozvoje aplikací. Významnou příležitost pro zlepšení stávajícího stavu proto představuje vytvoření pracovní pozice metodika či procesního analytika s věcnou znalostí celého IS, a dále důsledné zavedení rolí garantů, kteří by měli věcnou zodpovědnost za jednotlivé aplikace. Tyto role by představovaly kompetentní zástupce strany uživatelů, kteří by byli odboru informatiky partnerem v jednání a pomohli by zefektivnit rozvoj informačního systému krajského úřadu a zajistit jeho správné směrování. Informační systém krajského úřadu je na poměrně vysoké úrovni. Míra jeho vnitřní provázanosti je vysoká, silnou stránkou je pokročilá míra elektronizace interních procesů. Na architektuře IS je poznat, že byl dlouhodobě koncepčně budován. S tím souvisí i nedostatečná prezentace a osvěta směrem k uživatelům – jak již bylo zmíněno, uživatelé často neznají možnosti současného IS nebo rozsah dat a informací v něm uložených. Provozní a investiční náklady odboru informatiky byly srovnány s ostatními kraji a jsou považovány za odpovídající. Některé kraje jsou schopné fungovat i s nižšími personálními a provozními výdaji za informatiku – problémem těchto krajů však je, že v této chvíli šetří na úkor budoucích výdajů (roste u Strana 142
nich skrytý dluh, který si v budoucnu vyžádá významné investice), případně podstoupením rizik (nízká nebo nulová zastupitelnost klíčových lidí). Naprosto zásadním kladem Plzeňského kraje je, že informatiku považuje za strategický nástroj vlastního rozvoje a nástroj pro zlepšení řízení (v některých nekoncepčně pracujících subjektech veřejné správy je informatika považována pouze za útvar, který zajišťuje pouze to, že počítače fungují a u tiskáren řešit zaseknuté papíry). Personální navýšení odboru informatiky je způsobeno prací na projektech, které jsou zásadní pro další rozvoj kraje. Náklady na zajištění konkrétních služeb nebylo možné z výše uvedených důvodů rozklíčovat. Náklady proto budou v návrhové části podrobněji analyzovány a jedním z výstupů návrhu bude změna způsobu sledování nákladů. Stávající stav zajištění ICT služeb pro ZZO kraje Cílem analýzy bylo zmapovat úroveň a způsob zajištění ICT služeb v ZZO a ověřit, do jaké míry způsobuje nekoordinovaný rozvoj a individuální zajišťování služeb IS/ICT v těchto organizacích neefektivní výdaje finančních prostředků z rozpočtu kraje do oblasti IS/ICT. Zajištění ICT služeb pro 140 zřizovaných a zakládaných organizací kraje (ZZO), rozmístěných ve více než 200 různých lokalitách není v současné době systémově a koncepčně řešeno. ZZO si zajišťují IS/ICT služby až na výjimky individuálně, bez koordinace a metodického vedení z kraje. Vzhledem k velké různorodosti a odlišnostem jednotlivých oblastí bylo identifikováno jen málo znaků, které by byly společné napříč organizacemi kraje a které by významně ovlivnily celou analýzu. Významným společným rysem všech ZZO je dlouhodobý nedostatek financí, které se tím pádem snaží šetřit výdaje do ICT. Dalším významným společným znakem je velká míra autonomie krajských organizací v oblasti ICT. Organizace kraje nejsou v této chvíli v oblasti ICT až na výjimky ze strany kraje nijak řízeny ani koordinovány. Kraj proto nemá přehled o stavu ICT svých organizací. Organizace v jednotlivých oblastech mají významně odlišné potřeby a požadavky na ICT (na infrastrukturu i na služby), kromě toho jsou velké rozdíly ve stavu vybavenosti ICT, způsobu zajištění ICT podpory i ve výši výdajů, a to i mezi subjekty, které jsou velikostně a způsobem fungování srovnatelné. Případné sjednocení úrovně ICT však bude velmi problematické, bude muset probíhat velmi citlivě a bude zřejmě vyžadovat ze strany kraje investice. Jako velmi problematické se také ukázalo rozklíčování nákladů na ICT služby. Vzhledem k nejednotnosti analytické části účetní osnovy, různým modelům zajištění provozu ICT, dotačním programům a i různému chápání toho co vše se považuje za „ICT“ je v této chvíli nemožné přesně stanovit náklady na ICT služby. Náklady na ICT byly proto stanoveny odborným odhadem na základě vzorku získaných dat se snahou se co nejvíce přiblížit realitě. Návrhová část by se proto měla věnovat změně způsobu účtování ICT služeb ZZO kraje jako jednomu z hlavních témat. V oblasti školství, kterému byla věnována zvláštní pozornost, je jednoznačně nejvíce subjektů s největším počtem uživatelů ICT, zvláště pokud počítáme i studenty a rodiče. Přitom Plzeňský kraj je v rámci ČR na posledním místě v počtu počítačů na středních školách, přepočteném na studenty9, a to jak v celkovém počtu stanic, tak v počtu stanic připojených k internetu. Navíc celorepublikový průměr počtu počítačů ve středním školství v posledních letech stoupá znatelně rychleji než průměr za Plzeňský kraj. Tento trend ukazuje na dlouhodobě nedostatečné financování a podporování škol v oblasti ICT, které bylo ověřeno i při místním šetření. To se přeneseně projevuje i ve způsobu a rozsahu zajištění ICT služeb ve školách a školských zařízeních.
9
Zdroj: Český statistický úřad, Vybavenosti IT ve školství 2009, zpracováno podle dat Ústavu pro informace ve vzdělávání. Údaje jsou zpracovány za celý segment středního školství bez ohledu na zřizovatele, nicméně kraj je zřizovatelem převážné většiny středních škol na svém území. Strana 143
Školy jsou specifické i v tom ohledu, že většina dodavatelů ICT (převážně software) nabízí pro školy výrazně výhodnější ceny licencí. Výjimku z výše uvedeného tvoří Centrální nákup, Krajská správa a údržba silnic a Zdravotnický holding, kterým podle usnesení Rady kraje zajišťuje v této chvíli ICT služby odbor informatiky KÚ. Pro tyto poskytované služby jsou směrnicí definovány základní obchodní a technické podmínky (SLA). Úroveň poskytování ICT služeb těmto organizacím je zatím předčasné hodnotit. V každém případě se jedná o nejpřesněji definované ICT služby v celém kraji a tento vzorek může sloužit jako příklad pro ostatní ZZO. Na koncepční poskytování ICT služeb ve všech výše uvedených úrovních pro všechny subjekty zřizované krajem nebo subjekty většinově vlastněné krajem nebyl zatím odboru informatiky KÚPK dán vedením kraje mandát. To, zda má takový krok kraj učinit, bude zkoumáno v následující návrhové etapě. Předmětem návrhu bude mj. posoudit vhodné formy zajištění ICT služeb, navrhnout varianty řešení a následně doporučit nejvhodnější variantu včetně ekonomického vyhodnocení. Už nyní se ukazuje, že plošná komplexní centralizace ICT služeb bude až na výjimky problematická. Co se nákladů na ICT týká, ukázalo se, že za stávajícího stavu není reálně možné je zjistit. Organizace samy nemají přehled, kolik je v nákladech stojí především provoz ICT, a neexistuje jednotná metodika účetnictví, která by umožnila tyto údaje získat z účetní osnovy. Z dotazníků, místních šetření a dalších zdrojů, které však všechny vyplňovaly samy ZZO na základě subjektivních pocitů, vycházejí roční náklady na ICT všech ZZO kraje cca 23 milionů Kč. Nicméně je důvodné podezření, že tento údaj je značně poddimenzovaný, neboť téměř jistě nezahrnuje některé náklady, např. na pravidelnou obnovu počítačů, případně nákup spotřebního materiálu a další drobné nákupy – ať už proto, že je organizace nebyly schopné identifikovat, nepovažují je za výdaje na ICT služby, nebo protože náklady na obnovu skutečně minimalizovaly (čímž narůstá skrytý dluh do budoucna). Náklady na ICT, které jsou nyní zařazeny v rozpočtu kraje v oblasti Informatika a jsou určené pro Centrální nákup, Zdravotnický holding a Krajskou správu a údržbu silnic také nelze brát jako srovnatelné, neboť ve všech třech případech se jedná o nové nebo transformující se organizace, které je nutné v tomto roce vybavit (nejen) ICT vybavením v poměrně velkém rozsahu, nejedná se tedy o provozní náklady organizace ve stabilizovaném stavu. Z výše uvedeného a i na základě odborných odhadů lze předpokládat, že reálné provozní náklady na ICT služby ZZO budou až trojnásobné, tj. okolo 70 miliónů Kč ročně. Pro návrhovou etapu je proto hlavním úkolem stanovit způsob, jakým bude možné náklady na ICT v jednotlivých ZZO rozklíčovat. Základním nástrojem by měla být účetní metodika, která v této chvíli chybí i v jiných ohledech. Oblasti pro další rozpracování části ICT služeb V rámci návrhové části informační strategie budou zpracovány zejména dále uvedené oblasti. Vzhledem k rozsahu bylo některá témata možné pouze identifikovat. V oblasti poskytování a řízení ICT služeb:
Porovnání možností různého strukturování ICT služeb v kraji včetně doporučení vhodné varianty. Návrh vhodné struktury katalogu služeb a SLA. Vytvoření návrhu kompletního katalogu ICT služeb poskytovaných Odborem informatiky KÚPK. Popis způsobu aktualizace a údržby katalogu služeb (Service Catalogue Management). Strana 144
Návrh procesu Service Level Management a metrik pro měření úrovně poskytování služeb.
V oblasti personálního zabezpečení a finančního řízení:
Návrh vhodné metody rozpočítávání společných nákladů mezi více služeb. Návrh vhodného způsobu vykazování práce zaměstnanců Odboru informatiky KÚPK tak, aby bylo možné přiřadit personální náklady k jednotlivým poskytovaným službám. Návrh způsobu identifikace nákladů na ICT pro ZZO kraje
V oblasti zajištění uživatelské podpory:
Stanovit způsob poskytování a zajištění podpory poskytování ICT služeb. Doporučení na vytvoření nové znalostní báze (Knowledge Base). Návrh postupů pro pravidelné ověřování přiřazení konfiguračních položek uživatelům. Rozpracování oblasti správy incidentů, správy problémů a správy požadavků. Doporučení v oblasti zajištění interního vývoje aplikací Help Desk a Operativní evidence. Navrhnout, zda pro Help Desk využít stávající aplikace nebo nasadit jiné softwarové nástroje.
V oblasti procesního řízení:
Stanovit cílovou úroveň vyspělosti řízení ICT procesů, včetně zdůvodnění, a uvést návrh konkrétních kroků a opatření k zavedení této požadované úrovně vyspělosti.
14.3 SWOT analýza 14.3.1 SWOT analýza informačních potřeb Informační potřeby na úrovni krajského úřadu Silné stránky interní analýza -
Slabé stránky interní analýza
Celkově dobře fungující informační systém KÚ Celkově dobře fungující ICT služby pro KÚ Velmi dobrá spolupráce s odborem informatiky Standardizované úvodní ICT školení pro nové nástupy Školení v PC dovednostech a používání aplikací IS KÚ k dispozici pro úředníky Vysoká míra sjednocení a integrace IS KÚ Vysoká míra elektronizace procesů a evidencí KÚ – dohledatelnost KEVIS jako zavedené prostředí pro tvorbu a správu evidencí KÚ Stav GIS a množství mapových podkladů ePUSA - nadprůměrná naplněnost kontaktů na obce a organizace v kraji (v porovnání s jinými kraji)
-
-
-
-
-
Některé evidence stále vedeny lokálně (Excel, občas Access, výjimečně v listinné podobě), často i duplicitně i přes rozšíření KEVIS a nástroje KEVIS je pro některé složitější evidence nedostatečný – chybí analytický nástroj Problematická provázanost evidencí v KEVIS na další data a aplikace, především u dat ze ZZO (školství, kultura) – chybí jednotné číselníky ePUSA - stále velké množství neaktuálních kontaktů (pro potřeby KÚ) Smlouvy - chybějící napojení evidence smluv především na ekonomické agendy (rozpočet, faktury, dotace, platební poukazy, účetnictví aj.) a na usnesení Smlouvy - v evidenci smluv nejsou evidovány ekonomické ukazatele Usnesení - odbory nemají přístup k el. podobě důvodových zpráv k usnesením RPK ani po jejich schválení, pokud nejsou iniciátory usnesení Dotace vypisované krajem – chybí jednotná evidence, nemožnost el. podání žádostí Práce s rozpočtem (tvorba rozpočtu, změny) probíhá do značné míry ručně v prostředí Excel a Word Schvalování účetních dokladů – složité workflow, zahrnuje pozice nad rámec požadavku zákona, některé pozice musí schvalovat opakovaně
Strana 145
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Současné nastavení schvalovacích procesů silně zatěžuje ekonomický odbor, který je na konci všech workflow, především v určitých dnech (např. zámek do rady) Neexistuje jedno místo, kde by bylo možné získat informace o závazcích a budoucím čerpání cashflow, ani jednoduchý způsob jak tyto informace získat Nedostatečné metodické vedení ekonomické oblasti Nedostatečná znalost rozsahu poskytovaných ICT služeb u některých odborů – malá osvěta Není zodpovědnost za data - uživatelé často nevnímají data jako "svá", chybí pocit zodpovědnosti za kvalitu a aktuálnost informací Neexistují garanti/metodici se zodpovědností za funkcionalitu aplikace nebo jsou jen formálně jmenováni, odbory necítí zodpovědnost – týká se především ekonomických nebo s ekonomikou spojených agend (rozpočet, faktury, dotace, platební poukazy, smlouvy) Složitost současného IS KÚ – příležitostní uživatelé se systémem často "bojují", stěžují si na složitost IS a na (subjektivně vnímaný) nedostatek informací o ovládání IS Datový sklad - současný DS je málo známý, málo využívaný, někdy označován jako nepoužitelný Problematická komunikace odboru informatiky s uživateli IS KÚ – chybí především zpětná vazba od uživatelů Chybí extranet umožňující spolupráci a sdílení dat mezi odbory KÚ a organizacemi v kraji za některé věcné oblasti (školství, kultura aj.) Současná data z ostatních KÚ jsou pro rozumné srovnání (benchmarking) mezi kraji nedostatečná Některá školení jsou sice formálně vyhlášena, fakticky se však již dlouho nekonala a/nebo se nedostalo na všechny zájemce (např. školení výkaznictví) – chybí kontrola takových stavů ani eskalační procedura Neexistuje vzdělávání volených zástupců v informačním managementu (nevědí, jaká data a informace má kraj k dispozici a jaké jsou možnosti IS KÚ, a co vlastně mohou požadovat)
Příležitosti
Hrozby
externí analýza -
-
Nový datový sklad – zvýšení významu, sběr širšího množství dat, větší provázanost na IS KÚ a GIS, lepší analytické nástroje Školení ICT – zvýšení ICT gramotnosti úředníků Využití aplikační podpory pro správní a stavební řízení Získání reprezentativních dat pro srovnání s jinými kraji (benchmarking)
-
-
externí analýza Vzájemné odcizení uživatelů při pokračující elektronizaci komunikace Nedostatek financí na ICT projekty centrálních orgánů – zastavené nebo redukované centrální projekty, se kterými kraj počítal při rozvoji svého IS – zmařená investice Nečekané změny legislativy s dopadem na IS/ICT kraje – nečekané náklady
Strana 146
Informační potřeby na úrovni kraje Analýza z pohledu uživatelů informací na úrovni celého kraje (především ZZO kraje, okrajově i obce a ZZO obcí, složky IZS, veřejnost aj.). Silné stránky interní analýza -
Slabé stránky interní analýza
Školení v PC dovednostech k dispozici pro zaměstnance ZZO a obcí Většinová spokojenost ZZO s komunikací s věcným odborem (především školství) Většinová spokojenost ZZO se spoluprací s odborem informatiky (pokud spolupracují) Množství informací na portálu kraje KEVIS jako zavedené prostředí pro tvorbu a správu evidencí GIS a mapové podklady – podklady k dispozici i pro ZZO a obce Dobrá spolupráce kraje a HZS v oblasti ICT, především GIS
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Příležitosti
Hrozby
externí analýza -
-
neexistuje evidence smluv, které uzavírají ZZO ale kraj je proplácí Usnesení – ZZO nemají přístup k el. podobě důvodových zpráv k usnesením RPK ani po jejich schválení (usnesení, týkající se dané ZZO) Nedostatečná znalost poskytovaných ICT služeb u některých ZZO, případně obcí – nedostatečná osvěta Portál kraje – složitá a pro příležitostného návštěvníka nepřehledná struktura portálu, nemoderní vzhled KEVIS není v některých případech (hospodaření nemocnic, škol aj.) pro sběr a zpracování dat dostačující Problematická provázanost evidencí v Kevisu na další data a aplikace - chybí analytický nástroj, chybí jednotné číselníky Obecně chybí metodická podpora ZZO v legislativní oblasti Centrální nákup - ze strany ZZO silně negativně vnímáno to jak byl v posledním roce uchopen, především kvůli množství a struktuře duplicitních informací, které požadoval a nevhodnému způsobu komunikace Nejednotný způsob účtování ICT vybavení a ICT služeb u ZZO - nemožnost rozklíčovat náklady na ICT Velmi různorodá kvalita, rozsah a aktuálnost informací prezentovaných na webových stránkách ZZO POVED nemá dostatečná data z ostatních oblastí pro plánování dopravy Centrální nákup nemá dostatečná data z ostatních oblastí pro plánování nákupů – data nelze jednoduše získat především kvůli nejednotné metodice účtování
Většinová nespokojenost ZZO s komunikací s odborem investic a ekonomickým – požadují duplicitní informace (ekonomické výkazy, plány investic) ePUSA – stále velké množství neaktuálních kontaktů (pro potřeby IZS) Smlouvy - Příležitosti Krajská páteřní síť CamelNET umožní lepší výměnu informací Vytvoření systému směrnic a metodik pro ZZO, jednotný výklad legislativy pro ZZO
-
-
-
Strana 147
externí analýza Vzájemné odcizení uživatelů při pokračující elektronizaci komunikace Nevhodně provedená centralizace jakékoli služby na úrovni kraje způsobí nepružnost (nejen) v oblasti ICT Nevhodně prezentovaná a obhájená centralizace jakékoli služby na úrovni kraje způsobí bojkot ze strany ZZO
-
-
-
-
Vytvoření úložiště se směrnicemi, vzory formulářů, příkladů řešení, legislativa, termínový kalendář pro ZZO Sjednocení účetní metodiky a analytik u ZZO umožní získávat strukturovaná data pro potřeby kraje a jeho organizací Sjednocení IS nemocnic (probíhá) – dojde k propojení a sjednocení dat Posílení pozice datového skladu – sběr jednotných dat Školení ICT – zvýšení ICT gramotnosti úředníků Mapové podklady na portálu – větší propagace služby Služba Virtuos – rozšíření mezi ZZO kraje vytvoření extranetu pro oblast kultury pro komunikaci odboru a ZZO, příp. dalších organizací z oblasti kultury Kultura – sdílení seznamů sbírkových předmětů galerií a muzeí Vytvoření katalogu činností a služeb nabízených jednotlivými ZZO GIS řešení pro SÚS – především pasport staveb a dopravního značení Rozšíření spolupráce s IZS, především s PČR
14.3.2 SWOT analýza řízení a poskytování IS/ICT služeb Řízení a poskytování IS/ICT služeb na krajském úřadu Silné stránky interní analýza -
-
-
Slabé stránky interní analýza
Silný, dobře řízený Odbor informatiky Odbor informatiky je všeobecně vnímán jako jeden z nejlepších v rámci KÚPK IT Plzeňského kraje patří mezi nejlepší ve veřejném sektoru Kvalita poskytovaných ICT služeb včetně uživatelské podpory je hodnocena velmi pozitivně a na velmi vysoké úrovni Dobré mezilidské vztahy a komunikace v rámci Odboru informatiky Zavedené a víceméně dobře fungující projektové řízení Řízení informační bezpečnosti Vytvoření a obsazení pracovní pozice „Právník“ a „Referent na úseku majetkové správy IT“ na Odboru informatiky Automatizace některých business procesů (workflow) Politická podpora informatiky – existuje radní za informatiku
-
-
-
Strana 148
Malé zaměření prezentace směrem ven – služby a marketing vůči veřejnosti Po nedávném rychlém růstu počtu pracovníků OIT odbor zatím není zcela stabilizován (platí do určité míry i pro celý KÚPK) Malá spolupráce některých odborů – chybí pocit zodpovědnosti uživatelů za aplikace a data Chybějící garanti oblastí/aplikací ze strany businessu (úřadu) Struktura vedení nákladů (rozpočtu) neumožňuje mapování nákladů na jinou strukturu (na služby, na aplikace, na odbory) Zatím nedořešený postoj vůči ZZO Značné vytížení některých pozic Odboru informatiky Malá či žádná zastupitelnost některých pozic Odboru informatiky Nedostatečné oddělení první a druhé úrovně uživatelské podpory Nedostatečná jazyková vybavenost OIT Nižší finanční ohodnocení zaměstnanců OIT než na srovnatelných institucích v regionu
Příležitosti
Hrozby
externí analýza -
Další zvyšování ICT gramotnosti zaměstnanců KÚPK Vytvoření katalogu všech ICT služeb poskytovaných Odborem informatiky Přechod na procesní přístup řízení informatiky, dosažení zvoleného stupně zralosti ICT procesů Zavedení vhodného způsobu vykazování práce na Odboru informatiky Vytvoření nové pozice „Metodika/Procesního analytika“ (mimo odbor informatiky) Vytvoření nové pracovní pozice „Business intelligence analytik“ Zvýšení efektivity při zajišťování uživatelské podpory, snížení vytížení pracovníků Základní registry – sjednocení datové základny IS KÚ
-
-
-
externí analýza Pokud bude pokračovat rychlý růst počtu pracovníků odboru OIT a poskytovaných služeb, hrozí personální destabilizace odboru Pokud bude trvat současné přetížení odboru informatiky delší dobu, hrozí nebezpečí dopadů na úroveň poskytovaných ICT služeb a/nebo personální destabilizace odboru Zajištění provozu projektů z výzvy IOP 08 Základní registry – výrazný zásah do IS KÚ, může dočasně ohrozit stabilitu IS
Řízení a poskytování IS/ICT služeb na úrovni kraje Silné stránky interní analýza -
-
-
Slabé stránky interní analýza
Nadstandardní spolupráce s ORP Nadstandardní spolupráce s HZS Dobré jméno IT kraje na regionální i národní úrovni a z toho vyplývající dobré jméno Plzeňského kraje Snaha většiny ZZO o rozšíření nebo alespoň udržení stavu ICT i přes tíživou finanční situaci Školy – většinově snaha o zavádění ICT do výuky Starost o ICT je pro velkou část informatiků ZZO koníčkem nebo otázkou profesní cti – spravují ICT i bez patřičného ocenění Některé ZZO (napříč oblastmi) mají ICT na vysoké úrovni a mohou jít ostatním příkladem Školy a některé kulturní instituce mohou využít EDU licence za významně nižší ceny Stanovené SLA pro ICT služby, poskytované odborem informatiky Spisová služba VIRTUOS k dispozici pro ZZO
-
-
-
-
-
-
-
Strana 149
Slabý eGovernment na úrovni obcí kraje (především I. a II. typu) Špatná úroveň webové prezentace nemalé části ZZO – struktura, vzhled i obsah jsou nedostatečné, nejednotné, často neaktuální Dlouhodobý nedostatek financí ZZO na ICT (až na výjimky) Staré počítačové vybavení – některá PC i 10 a více let – znamenají riziko a zvýšené náklady na údržbu ICT v ZZO je velmi často postavené na jednom člověku, který je v současné chvíli těžko nahraditelný Specifika jednotlivých organizací a geografické rozmístění brání sjednocení jakýchkoli služeb, včetně ICT Značné rozdíly v úrovni ICT i u srovnatelných zařízení Neexistence standardů ICT Neexistence jednotné metodiky účtování a vykazování – nemožnost rozklíčovat náklady (nejen) na ICT Plzeňský kraj jako kraj s nejmenším počtem PC na 100 studentů ve středním školství Snaha ZZO vše zajistit vlastními silami, bez ohledu na možnost úspory nákladů – odpor k jakékoli centralizaci Způsob zajišťování ICT služeb odborem informatiky pro ZZO zatím není usazen procesně ani personálně
Příležitosti
Hrozby
externí analýza -
-
CamelNET a TC kraje umožní nabídnout ZZO vybrané služby cloud computingu (zálohování, úložná kapacita, virtuální výpočetní kapacita, hosting domény a emailu aj.) Projekt dlouhodobého ukládání – zajištění bezpečného dlouhodobého úložiště dat pro ZZO Sjednocení úrovně ICT zavedením minimálních standardů Zavedení metodiky účtování a vykazování umožní zprůhlednit náklady na ICT Kraj se může zaměřit více na mezinárodní spolupráci v ICT v rámci programu INTERREG
-
-
-
-
-
Strana 150
externí analýza Dojde-li k „profesionalizaci“ správy ICT v ZZO, ztratí informatici ZZO motivaci (zdražení správy, odchody klíčových lidí) Jakákoli standardizace nebo centralizace nutně vyvolá navyšování financí pro ZZO, minimálně krátkodobě Zavedení centrálního pořizování ICT vybavení či služeb zničí lokální podnikatelský „ekosystém“ – hrozba zvýšení nezaměstnanosti především v malých městech Centralizace ohrozí nebo znemožní použití EDU licencí – růst nákladů Přetížení odboru informatiky v souvislosti s nárůstem ICT služeb poskytovaných směrem k ZZO Projekt dlouhodobého ukládání – tak jak je navržen nezajišťuje garanci dlouhodobého čitelnosti uložených dat
15
Seznam zkratek
eSpSl
Elektronická spisová služba
KÚ
Krajský úřad
PK
Plzeňský kraj
KÚPK
Krajský úřad Plzeňského kraje
RPK
Rada Plzeňského kraje
ZPK
Zastupitelstvo Plzeňského kraje
ZZO
Zakládané a zřizované organizace
PO
Příspěvkové organizace
ORP
Obec s rozšířenou působností
SUSUPK
Správa a údržba Plzeňského kraje
CNPK
Centrální nákup Plzeňského kraje
OŠMS
Odbor školství, mládeže a sportu
ICT
Informační a komunikační technologie
IT
Informační technologie
PC
Osobní počítač
ISDS
Informační systém datových schránek
Strana 151
Příloha č.1 – Dotazník statistického šetření
Strana 152
