Analyseren Informatie genereren uit gegevens Verbanden leggen Gegevens controleren en aannames toetsen

Detaillering proces-competentie-matrix Secretaresse Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Omschrijving

De secretaresse verwerkt, behandelt en bewaakt de e-mails/post. Ze verkrijgt inzicht in de inhoud en het belang van de ontvangen documenten zodat kan worden ingeschat wie de e-mails/post kan afhandelen. Ze distribueert deze tijdig naar de belanghebbenden. De secretaresse zorgt voor een reactie op de ontvangen e-mails/post. Ze verwerkt teksten op basis van concepten, instructies of eigen aantekeningen. Vervolgens bewaakt ze de voortgang en afhandeling van de correspondentie (zoals mailings, brieven, offertes, begeleidend schrijven, e-mails en vakbladen etc.). Ze registreert het product en archiveert het op de juiste wijze.

Gewenst resultaat

Ingekomen e-mails/post zijn verwerkt, doorgestuurd voor afhandeling. De verzamelende gegevens voor uitgaande e-mails/post zijn relevant, actueel, volledig en tijdig beschikbaar. Ze zijn taalkundig en inhoudelijk correct, opgemaakt conform huisstijl, opgeslagen in de juiste directory en afgestemd op het doel en de doelgroep. Het document is voorzien van de juiste informatie en bijlage(n) en is op de juiste wijze verzonden of voor verzending gereed gemaakt.

Vakkennis en vaardigheden

Competentie en component(en) Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties •Kennis en vaardigheid in het toepassen van materialen en middelen voor de verwerking van de (elektronische) post •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. •Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie •Kennis van wettelijke

Analyseren

•Informatie genereren uit gegevens •Verbanden leggen •Gegevens controleren en aannames toetsen

Plannen en organiseren

• Activiteiten plannen • Tijd indelen

Instructies en procedures opvolgen

•Instructies opvolgen •Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan

•Effectief blijven presteren onder druk

De secretaresse analyseert de verzamelde informatie op efficiente wijze, selecteert de juiste gegevens, verifieert de opdracht zonodig, waarna ze de gegevens nauwkeurig controleert en ziet welke plaats de informatie inneemt in het grotere geheel van de informatiestroom op de afdeling. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij de schriftelijke informatieuitwisseling, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken m.b.t. de schriftelijke informatievoorziening. De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden.

Kerntaak 1 Voert taken rondom informatiemanagement uit 1.1 werkproces: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

regels m.b.t. bescherming persoonsgegevens •Toetsenbordvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal •Inzicht in het belang voor de organisatie van informatie-uitwisseling

Samenwerken en overleggen

• Afstemmen • Proactief informeren

Ethisch en integer handelen

• Integer handelen

Formuleren en rapporteren

•Correct formuleren •Structuur aanbrengen •Communicatie op de ontvanger(s) richten •Vlot en bondig formuleren

Vakdeskundigheid toepassen

•Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden •Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Beslissen en activiteiten initiëren

• Beslissingen nemen • Op eigen initiatief handelen

De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)/collega's voor afstemming over de uitvoering van de taken m.b.t. de schriftelijke informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse toont zich betrouwbaar en is discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig vanaf concept bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de schriftelijke informatie-uitwisseling en is bedreven in het gebruik van de benodigde hardware. De secretaresse neemt beslissingen over wie wat moet afhandelen, stuurt betreffende correspondentie tijdig door naar betrokkenen en handelt de overige schriftelijke informatieuitwisseling op eigen initiatief af.

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Omschrijving

De secretaresse voert (telefoon)gesprekken, coördineert de informatiestromen van en naar de leidinggevende, voorziet de leidinggevende, indien nodig, van informatie over het te bespreken onderwerp en zorgt zelf voor afhandeling van overige (telefoon)gesprekken. Ze beoordeelt in voorkomende gevallen de urgentie van verzoeken om (telefonisch) contact met de leidinggevende(n).

Gewenst resultaat

De (telefoon)gesprekken zijn adequaat afgehandeld of aan de juiste persoon doorverbonden. Gesprekken die niet door de secretaresse afgehandeld kunnen worden, zijn doorgespeeld aan collega’s of andere medewerkers.

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling Vakkennis en vaardigheden

Competentie en component(en)

Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken •Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal •Inzicht in het belang voor de organisatie van informatieuitwisseling

Beslissen en activiteiten initiëren

De secretaresse bepaalt welke telefoongesprekken moeten worden doorverbonden naar de leidinggevende(n) en welke ze zelf kan afhandelen; de overige mondelinge informatieuitwisseling handelt ze op eigen initiatief af.

•Beslissingen nemen •Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen

•Afstemmen •Proactief informeren


•Vlot en bondig formuleren •Communicatie op de ontvanger(s) richten Met druk en tegenslag omgaan

•Effectief blijven presteren onder druk Aandacht en begrip tonen

• Interesse tonen • Luisteren

De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uitvoering van de taken mbt de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling, informeert hem/haar tijdig over de voortgang en brengt hem/haar op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van de zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de gesprekspartner(s).

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij de mondelinge (telefonische) informatieuitwisseling. De secretaresse luistert goed naar de gesprekspartners, geeft hun de ruimte tijdens het gesprek hun standpunten naar voren te brengen en toont belangstelling voor hun opvattingen.

Op de behoeften en De secretaresse sluit in de wijze waarop ze verwachtingen van zorgt voor de mondelinge (telefonische) de "klant" richten informatievoorziening aan op de verwachtingen van de relaties door zich •Aansluiten bij dienstverlenend op te stellen, afspraken na behoeften en te komen en betrokkenheid te tonen bij de verwachtingen organisaties/relaties. Relaties bouwen en netwerken

•Relaties opbouwen met mensen •Relaties opbouwen op verschillende

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

1.2 werkproces: Zorgt voor de mondelinge (telefonische) informatie-uitwisseling

niveaus •Relatienetwerk onderhouden en benutten

1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief Omschrijving

De secretaresse onderhoudt en actualiseert het (digitale)archief (scant, kopieert, selecteert, codeert, ordent en archiveert).

Gewenst resultaat

De (digitale) dossiers zijn actueel, toegankelijk, traceerbaar, overzichtelijk, juist, volledig en tijdig beschikbaar. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd. De (digitale) dossiers voldoen aan alle voorschriften van de organisatie en/of de branche.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken •Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen •Toetsenbordvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne


De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het onderhouden en actualiseren van het (digitale) archief.


Vakdeskundigheid toepassen

•Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden •Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Instructies en procedures opvolgen

•Instructies opvolgen •Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheren van het (digitale) archief en maakt efficiënt gebruik van het (digitale) registratie- en/of archiefsysteem, de benodigde apparatuur en overige hulpmiddelen.

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van het (digitale) archief.

1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

vreemde taal •Inzicht in het belang voor de organisatie 1.5 werkproces: Onderhoudt het relatienetwerk Omschrijving

De secretaresse investeert actief in het opbouwen van goede werk-/klantrelaties. Ze onderhoudt contact met het relatienetwerk van de leidinggevende en actualiseert de gegevens door deze tijdig te muteren. Ze legt de gegevens van organisaties en personen vast in een relationele database en geeft aan hoe relaties (contactpersoon, klant, leverancier etc.) met elkaar verbonden zijn.

Gewenst resultaat

Het relatienetwerk is goed onderhouden, is actueel en gegevens zijn snel traceerbaar.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken •Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen •Toetsenbordvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet,

Aandacht en begrip tonen

De secretaresse toont interesse voor de relaties in woord en geschrift, zorgt ervoor op de hoogte te blijven van wijzigingen die zich voordoen in de organisaties/relaties .

• Interesse tonen



Relaties bouwen en netwerken

•Relaties opbouwen met mensen •Relaties opbouwen op verschillende niveaus •Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen

•Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden •Vakspecifieke

De secretaresse raadpleegt de relaties in haar netwerk voor het inwinnen van advies, verzoeken om hulp of het gezamenlijk uitvoeren van taken, zorgt ervoor dat er in voorkomende gevallen wederdiensten worden verleend en maakt daar concrete afspraken over, overlegt tijdig en regelmatig met de relaties over afstemming van zaken die de gezamenlijke taken of organisaties aangaan, informeert de relaties tijdig over de voortgang van zaken en brengt hen op proactieve wijze op de hoogte van zaken die van belang zijn. De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de afdeling of organisatie en haarzelf.

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij de mondelinge en schriftelijke informatieuitwisseling tbv haar netwerk en dat van de leidinggevende(n) en maakt efficiënt gebruik van benodigde hard- en software en overige hulpmiddelen.

1.3 werkproces: Onderhoudt en actualiseert het (digitale) archief

database en presentaties) •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

manuele vaardigheden aanwenden Op de behoeften en De secretaresse sluit in de wijze waarop verwachtingen van de ze haar netwerk en dat van de "klant" richten leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen van de relaties door zich •Aansluiten bij dienstverlenend op te stellen, afspraken behoeften en na te komen en betrokkenheid te tonen bij verwachtingen de organisaties/relaties. Instructies en procedures opvolgen

•Instructies opvolgen •Werken conform voorgeschreven procedures

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist onderhouden van het relatienetwerk.

1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit Omschrijving

De secretaresse verwerkt gegevens in een systeem voor gegevensbeheer. Ze registreert verlofaanvragen verzorgt de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen. Ze maakt periodiek of op verzoek rapporten en/of overzichten uit het systeem t.b.v. de leidinggevende(n) en/of input voor het sociaal jaarverslag.

Gewenst resultaat

De verlofaanvragen, de aan- en afwezigheidsadministratie en de ziek- en herstelmeldingen zijn verwerkt. De rapporten zijn overzichtelijjk en actueel. De vertrouwelijkheid en geheimhouding zijn waar nodig gewaarborgd.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. •Rekenvaardigheid •Toetsenbordvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten


De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het uitvoeren van administratieve taken omtrent o.a. verlofaanvragen, aan- en afwezigheidsadministratie en ziek- en herstelmeldingen.



•Nauwkeurig en volledig rapporteren •Structuur aanbrengen Instructies en procedures opvolgen

•Instructies

De secretaresse structureert de informatie of hanteert het voorgeschreven format en houdt rekening met de doelgroep(en).

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist uitvoeren van de administratieve taken.

1.6 werkproces: Voert administratieve taken uit

(software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

opvolgen •Werken conform voorgeschreven procedures

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda Omschrijving

De secretaresseregelt en noteert interne en externe afspraken van en voor de leidinggevende(n). Ze synchroniseert de agenda’s, stemt agenda’s onderling af, bewaakt de afspraken en verzet ze indien nodig. Ze bereidt afspraken voor en zorgt op verzoek van de leidinggevende ook voor de opvolging ervan .

Gewenst resultaat

De agenda wordt dusdanig beheerd dat de leidinggevende(n) goed en tijdig is geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de afspraak, waardoor de afspraak agendatechnisch volgens plan verloopt.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken •Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen •Rekenvaardigheid •Toetsenbordvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.)


De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n)voor afstemming bij het beheer van de agenda, overlegt tijdig met de houders/beheerders van agenda’s van relaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het maken van afspraken, voert mutaties en nieuwe afspraken direct in en informeert betrokkenen op verzoek of op eigen initiatief tijdig over de voortgang bij actuele/nieuwe afspraken.



•Activiteiten plannen •Tijd indelen


•Instructies opvolgen •Werken conform

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het beheren van de agenda, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. Ze voert een flexibel beheer over de agenda en heeft inzicht in het belang van de afspraken. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist beheren van de agenda.

Kerntaak 2 Voert taken rondom planning en organisatie uit 2.1 werkproces: Beheert de agenda

•Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal •Inzicht in het belang voor de organisatie

voorgeschreven procedures Relaties bouwen en netwerken

•Relaties opbouwen met mensen •Relaties opbouwen op verschillende niveaus •Relatienetwerk onderhouden en benutten Vakdeskundigheid toepassen

•Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden •Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden Met druk en tegenslag omgaan

•Effectief blijven presteren onder druk Op de behoeften en verwachtingen van de "klant" richten

•Aansluiten bij behoeften en verwachtingen

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de leidinggevende(n), de organisatie en haarzelf.

De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het beheer van de (digitale) agenda van de leidinggevende(n) , maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het agendabeheer.

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het beheren van de agenda. De secretaresse sluit in de wijze waarop ze haar agenda voor de leidinggevende(n) onderhoudt aan op de verwachtingen door zich dienstverlenend en flexibel op te stellen, afspraken na te komen en betrokkenheid te tonen bij de totstandkoming ervan.

2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten Omschrijving

De secretaresse informeert naar de doelstelling van de bijeenkomst (kleinschalige bijeenkomsten zoals vergaderingen, jubilea, open dagen, trainingen etc.). Bij de organisatie van een bijeenkomst hanteert ze een checklist/draaiboek. Ze selecteert een interne of een externe locatie, het totaal aantal genodigden en of er speciale vereisten zijn met betrekking tot deze bijeenkomst. Ze informeert naar de kosten van de zaal, mogelijkheden voor zaalopstelling, de catering en elektronische voorzieningen etc. Ze overlegt met de leidinggevende(n) over de

2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten locatie en reserveert deze evt.in een zaalreserveringssysteem of volgt een procedure hiervoor. Ze voert de gegevens in of laat de gegevens invoeren en bevestigt de reservering. In overleg bespreekt ze de voorgestelde agenda, de te besteden tijd per onderwerp. Ze verstuurt tijdig de uitnodiging met daarin alle informatie over de bijeenkomst. Ze verzendt indien mogelijk een (digitale) versie van het voorbereide dossier, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Kort voor aanvang van de bijeenkomst checkt ze of alles in orde is. Gewenst resultaat

De locatie en de faciliteiten zijn gereserveerd op de geplande datum. De deelnemers zijn goed en tijdig geïnformeerd over het doel, de plaats en de datum van de bijeenkomst en op het juiste tijdstip voorzien van de benodigde informatie, waardoor de bijeenkomst (technisch) volgens plan verloopt.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties •Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken •Kennis van kwaliteitseisen van de organisatie •Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen •Rekenvaardigheid •Toetsenbordvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.)


De secretaresse neemt tijdig beslissingen over de zaken die zich voordoen bij het organiseren van bijeenkomsten, hakt knopen door als haar bevoegdheden haar dat toestaan, houdt rekening met het budget van de organisatie en gaat verantwoordelijk om met de middelen.

•Beslissingen nemen •Verantwoordelijkheid nemen voor eigen beslissingen en activiteiten Bedrijfsmatig handelen

•Kostenbewust handelen


•Instructies opvolgen •Werken conform voorgeschreven procedures Presenteren

•Duidelijk uitleggen en toelichten •Kernachtig communiceren Vakdeskundigheid toepassen

•Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden •Vakspecifieke manuele vaardigheden

De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding. De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor de juiste afhandeling van de taken mbt het organiseren van bijeenkomsten.

De secretaresse legt tijdens de bijeenkomst zaken mbt de bijeenkomst duidelijk uit aan de deelnemers, geeft een kernachtige presentatie betreffende onderwerpen van organisatorische, logistieke of communicatieve aard. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het organiseren van bijeenkomsten en maakt efficiënt gebruik van haar netwerk, de (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het organiseren van bijeenkomsten

2.3 werkproces: Organiseert bijeenkomsten

•Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) •Kennis van en vaardigheid in het vinden van (regionale) locaties en faciliteiten •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een planning, draaiboek of checklist •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal •Inzicht in het belang voor de organisatie •Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

aanwenden Plannen en organiseren

• Activiteiten plannen • Tijd indelen


•Correct formuleren •Structuur aanbrengen •Vlot en bondig formuleren •Communicatie op de ontvanger(s) richten Samenwerken en overleggen

• Afstemmen • Proactief informeren

Met druk en tegenslag omgaan


De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het organiseren van bijeenkomsten mbv een checklist, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij. De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig bij het overbrengen van mondelinge en/of schriftelijke zakelijke informatie, structureert de informatie die wordt uitgewisseld en houdt rekening met de doelgroep. De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming over de uit te voeren taken en de informatievoorziening aan genodigden bij het organiseren van bijeenkomsten, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over zaken die met het organiseren van bijeenkomsten te maken hebben, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het organiseren van bijeenkomsten, houdt het budget in de gaten en verzorgt proactief de informatievoorziening aan genodigden en medewerkers van de eigen organisatie. De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevende(n), handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteit-verhouding.

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af Omschrijving

De secretaresse gaat van te voren na of een uitgebreid of beknopt verslag nodig is of kan worden volstaan met een besluitenlijst. Ze leest ter voorbereiding op de vergadering de stukken door. Tijdens de vergadering maakt ze aantekeningen of notuleert ze mb.v. een laptop en/of opnameapparatuur. Na de vergadering maakt ze op basis van de aantekeningen een

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af uitgebreid of beknopt verslag of een besluitenlijst. Gewenst resultaat

Het verslag is een juiste weergave van het besprokene. Het document is opgemaakt volgens de huisstijl.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch) archiveringssysteem. •Toetsenbordvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van opnameapparatuur •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen bij verslaglegging •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal


De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken.



•Correct formuleren •Structuur aanbrengen •Vlot en bondig formuleren •Communicatie op de ontvanger(s) richten Plannen en organiseren


De secretaresse hanteert de correcte spelling en grammatica en het correcte idioom, formuleert vlot en bondig en maakt onderscheidbij tussen hoofd- en bijzaken bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken, structureert de informatie en houdt rekening met de doelgroep

De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, stelt prioriteiten, stemt werkzaamheden op elkaar af, houdt het verloop van de werkzaamheden in de gaten en stelt waar nodig bij.

Instructies en De secretaresse volgt instructies en procedures opvolgen aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist •Instructies opstellen van een verslag en het opvolgen afhandelen van zaken die voortkomen •Werken conform uit de bijeenkomst

voorgeschreven procedures

Met druk en tegenslag omgaan

•Effectief blijven presteren onder druk Vakdeskundigheid toepassen

•Vakspecifieke mentale vermogens aanwenden

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle omstandigheden bij het maken van een verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst. De secretaresse werkt vlot en accuraat bij het maken van het verslag en het afhandelen van zaken die voortkomen uit de bijeenkomst, maakt efficiënt gebruik van (digitale) apparatuur en overige hulpmiddelen tbv het maken van een verslag en het afhandelen van

2.4 werkproces: Maakt verslag en handelt zaken af

•Vakspecifieke manuele vaardigheden aanwenden

zaken.

2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers Omschrijving

De secretaresseontvangt bezoekers/relaties, informeert in voorkomende gevallen naar het doel van het bezoek en voorziet hen van informatie. De bezoekers worden ingeschreven door de secretaresse. De secretaresse verwijst of begeleidt de bezoekers naar de juiste persoon/personen.

Gewenst resultaat

Bezoekers/relaties zijn correct ontvangen, voldoende geïnformeerd en doorverwezen naar de juiste plaats en/of persoon.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van de zakelijke etiquette •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken •Kennis van verschillen tussen culturen en vaardigheid in het omgaan met deze verschillen •Kennis van en vaardigheid in het geven van instructies •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal

Aandacht en begrip tonen

De secretaresse luistert goed naar de bezoekers of relaties en het doel van hun bezoek, voorziet hen van informatie, begeleidt hen evt. naar de gewenste locatie en communiceert onderhoudend over alledaagse onderwerpen (weer, verkeer)

• Interesse tonen • Luisteren Ethisch en integer handelen

• Integer handelen Presenteren

De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het ontvangen van bezoekers. De secretaresse legt zaken mbt het af te

•Duidelijk uitleggen leggen bezoek en/of de route naar de locatie duidelijk uit aan de bezoekers/relaties. en toelichten Met druk en tegenslag De secretaresse blijft productief werken, omgaan houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele •Effectief blijven prestaties in stressvolle omstandigheden bij presteren onder het ontvangen van bezoekers/relaties.

druk


•Instructies opvolgen •Werken conform voorgeschreven procedures Relaties bouwen en netwerken

•Relaties opbouwen met mensen •Relaties opbouwen op verschillende niveaus

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist ontvangen van bezoekers.

De secretaresse investeert intern en extern tijd en moeite in het opbouwen en onderhouden van (een netwerk van) goede werkrelaties op verschillende niveaus tbv de directie/het management, de organisatie en haarzelf.

2.5 werkproces: Ontvangt bezoekers

•Relatienetwerk onderhouden en benutten Op de behoeften en De secretaresse sluit in de wijze waarop ze verwachtingen van de bezoekers ontvangt aan op de verwachtingen "klant" richten van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen, knelpunten snel op te lossen, •Aansluiten bij afspraken na te komen en betrokkenheid te behoeften en tonen bij de organisaties/relaties.

verwachtingen

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties Omschrijving

De secretaresse regelt binnen- en buitenlandse zakenreizen en hotelaccommodatie. Ze informeert naar de wensen voor de wijze van vervoer en verblijfsmogelijkheid en checkt de beschikbaarheid gebaseerd op deze wensen. Daarnaast regelt ze zonodig de kantoorbagage.

Gewenst resultaat

De meest geschikte reis- en verblijfmogelijkheden voldoen aan de wensen, interesses en verwachtingen van de opdrachtgever.



Prestatie-indicator

•Communicatieve vaardigheden •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van e-mailopties •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van onderhandelingstechnieken •Kennis van en vaardigheid in het toepassen van gesprekstechnieken •Kennis van financiële zaken en prijzen op de markt •Rekenvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van informatiebronnen (internet, naslagwerken, archief, gegevensbestanden etc.) •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronische) agenda


De secretaresseneemt op goede gronden en op eigen initiatief tijdig beslissingen over het boeken van reizen en accommodaties voor de directie/het management en andere personen in de organisatie.

•Beslissingen nemen •Op eigen initiatief handelen Samenwerken en overleggen




De secretaresse overlegt tijdig en regelmatig met de leidinggevende(n) voor afstemming bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, overlegt tijdig met de eigen collega’s en indien nodig met de betrokken organisaties/relaties over reizen en accommodaties, toont flexibiliteit maar ook vasthoudendheid bij het reserveren van reizen en accommodaties, zodat de verhouding pris-kwaliteit in evenwicht is. De secretaresse plant en regelt de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden bij het regelen van reizen en het boeken van accommodaties, stelt prioriteiten, houdt zaken rondom de reserveringen/ boekingen in de gaten en stelt waar nodig bij.

Op de behoeften en De secretaresse sluit in de wijze waarop verwachtingen van ze reizen regelt en accommodaties boekt

2.7 werkproces: Regelt reizen en accommodaties

•Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van (digitale) hulpmiddelen

de "klant" richten

•Aansluiten bij behoeften en verwachtingen Bedrijfsmatig handelen

•Financieel bewustzijn tonen •Kostenbewust handelen Instructies en procedures opvolgen

•Instructies opvolgen •Werken conform voorgeschreven procedures Met druk en tegenslag omgaan


aan op de verwachtingen van de relaties door zich dienstverlenend op te stellen en knelpunten snel op te lossen.

De secretaresse gaat verantwoordelijk om met middelen van de organisatie bij het organiseren van bijeenkomsten voor de directie/het management en anderen in de organisatie, handelt kostenbewust en zoekt naar de juiste prijs-kwaliteitverhouding De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist regelen van reizen en boeken van accommodaties.

De secretaresse blijft productief werken, houdt zich aan de afspraken in de planning en de prioriteitstelling en levert stabiele prestaties in stressvolle situaties bij het regelen van reizen en boeken van accommodaties.

2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af Omschrijving

De secretaresse verzamelt en ordent financiële gegevens (onkostendeclaraties van medewerkers, reisdeclaraties, offertes, nota’s, facturen) en verwerkt ze in een administratief systeem ter voorbereiding op de verwerking ervan door de financiële administratie.

Gewenst resultaat

Facturen en declaraties zijn volgens voorschriften en procedures voorbereid ter verdere verwerking op de financiële administratie.



Prestatie-indicator

•Kennis van de kwaliteitseisen van de organisatie •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (digitaal) registratiesysteem •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van communicatiemiddelen •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van een (elektronisch)


De secretaresse toont zich betrouwbaar en discreet in het omgaan met informatie van vertrouwelijke en/of gevoelige aard bij het afhandelen van facturen en declaraties.



•Instructies opvolgen •Werken conform

De secretaresse volgt instructies en aanwijzingen op en houdt zich aan de procedures die nodig zijn voor het juist afhandelen van facturen en declaraties.

2.9 werkproces: Handelt facturen en declaraties af

archiveringssysteem. •Rekenvaardigheid •Kennis van en vaardigheid in het gebruik van officepakketten (software voor tekstverwerking, spreadsheet, database en presentaties) •Inzicht in de wijze van verwerking van financiële gegevens in de financiële administratie •Kennis en vaardigheid in het gebruik van de Nederlandse taal •Kennis van vaardigheid in het gebruik van een moderne vreemde taal •Kennis van en vaardigheid in het omgaan met financiële zaken

voorgeschreven procedures Bedrijfsmatig handelen

•Kostenbewust handelen

De secretaresse weet wat de financiële consequenties zijn van de uitvoering van haar eigen werk, gaat met zorgvuldigheid en verantwoordelijkheid om met financiële gegevens van relaties en de eigen organisatie bij het afhandelen van facturen en declaraties.

Analyseren Informatie genereren uit gegevens Verbanden leggen Gegevens controleren en aannames toetsen

Recommend Documents