85
ANALISIS TATA RUANG KANTOR (STUDI KASUS DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KABUPATEN BOYOLALI) Dinka Rizky Dwi Hapsari1, Djoko Santosa2, Cicilia Dyah S.I3 1,2,3 Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta Email:
[email protected] Abstract: The purposes of this research are: (1) define the office layout condition in the office of Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga of Boyolali Regency, (2) define the obstacles appeared in Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga of Boyolali Regency’s office layout, (3) define the efforts that has been done to overcome the obstacles faced in the Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga of Boyolali Regency’s office layout, (4) define the working cosiness of the employees in Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga of Boyolali Regency. This research use the qualitative research with the descriptive research method. The research strategy used in this research is the single-case study. This research use the snowball sampling technique with the secretary of Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga of Boyolali Regency as the key informant. In this research, the data collection method done by having an interview supported with observation and documentation. The data validity test technique used is the data triangulation and method triangulation, while the data analysis technique is by collecting the preliminary data, data reduction, data presentation and then defining the conclusion or verification. The result of this research could be concluded that (1) Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Office of Boyolali Regency still has some obstacles in term of office layout; (2) such as in arranging the working table, lack of space for archives storage and the unused extra furniture, so that it could reduce the cosiness of the employees; (3) To overcome the existing obstacles, the office of Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga has done some efforts such as: proposing for the stuff procurement (filling cabinet and archive shelf), reducing the unused working table and re-arranging the working table. (4) On the other hand, in term of determining the open office layout, installing the divider between the chief and subordinates, lighting, air sirculation, security, cleaness and the impressiveness, the office of Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga already provide the cosiness for the employees. Key words: office layout, working cosiness, open office layout. I.
perkembangan
PENDAHULUAN Di seseorang
era
globalisasi
dituntut
untuk
zaman
yang
ini
semakin mengarah ke modernisasi.
lebih
Tidak hanya dituntut untuk dapat
mengembangkan diri karena pada
mengembangkan
masa sekarang ini sumber daya
seseorang
manusia yang dibutuhkan haruslah
kualitas ilmu yang dimilikinya agar
yang
terus
dapat
mengikuti
diri,
harus
dapat
meningkatkan
mengikuti
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
namun
arah
86
modernisasi
di
era
globalisasi.
Modernisasi yang ditandai dengan
sehingga tercipta efektivitas dan efisiensi kerja pegawai.
adanya perubahan dalam berbagai
Pada saat penulis melakukan
bidang yang menuntut kualitas
Praktek
sumber
karena
DIKPORA Boyolali terlihat kondisi
sebagai
kantor bahwa setiap pagi di kantor
penentu seluruh aspek kehidupan
tersebut selalu dilakukan apel pagi
yang sangat diperlukan
dan ada beberapa pegawai yang
daya
merupakan
Dinas dan
manusia indikator
Pendidikan
Olahraga
Pemuda
di
Kantor
terlambat atau ijin dinas luar,
di
padahal seharusnya walaupun dinas
merupakan
luar harus absen terlebih dahulu ke
kantor dinas pemerintahan yang
kantor. Hal tersebut disebabkan
bergerak dalam mengurusi mulai
karena kurangnya fasilitas dalam
dari dana pembangunan sekolah,
sistem presensi yang masih manual
dana pendidik, hingga seluk beluk
sehingga
pendidikan di seluruh Kabupaten
menyepelekan
Boyolali. Sebagai salah satu kantor
tersebut.
Kabupaten
(DIKPORA)
Magang
Boyolali
menyebabkan
pegawai
sistem
presensi
dinas yang mempunyai peranan
Fenomena lain pada
penting dalam mengurusi berbagai
peneliti melakukan observasi ke
kepentingan-kepentingan
kantor DIKPORA Boyolali terlihat
pendidikan,
DIKPORA
saat
dituntut
beberapa pegawai tidak berada
agar selalu memberikan pelayanan
ditempat. Hal tersebut dikarenakan
terbaik terutama untuk pendidik
pegawai
yang sering memerlukan kantor ini
dengan kondisi ruangan yang penuh
untuk
dengan
kepentingannya
menjadi
seorang
dalam
merasa
tidak
barang-barang
nyaman sehingga
pengajar.
terlihat sempit. Barang-barang yang
DIKPORA juga dituntut untuk
ada di kantor-kantor tidak hanyak
memberikan kenyamanan bagi para
peralatan,
pegawainya,
furnitur
karena
dengan
perlengkapan, kantor
pegawai yang merasa nyaman akan
tumpukan-tumpukan
menambah
yang
semangat
kerja
sangat
tetapi
banyak.
dan juga
dokumen Adanya
banyak barang membuat ruangan JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
87
menjadi sempit dan berimbas pada
pegawai dengan adanya kondisi tata
ruang gerak pegawai yang kurang
ruang dan fasilitas yang tersedia.
leluasa sehingga membuat pegawai
Permasalahan ditindak
seperti lanjuti
ini
tidak nyaman untuk berlama-lama
segera
agar
di dalam ruang kerjanya.
pelayanan dalam bidang pendidikan
Penataan ruang kantor yang
dapat dimaksimalkan. Oleh karena
baik menyesuaikan kebutuhan para
itu hal seperti ini dicari jalan
pegawainya. Namun terlihat sekali
keluarnya dengan menyelesaikan
bahwa terlalu banyak terdapat meja
permasalahan seperti penataan tata
yang tidak terpakai dalam setiap
ruang kantor yang sesuai dengan
ruang kerja yang ada di kantor
standar
DIKORA Boyolali ini. oleh karena
pemberian fasilitas kantor yang
itu, ruangan yang luas akan tetap
memadai.
terlihat
adanya
menciptakan suasana yang nyaman
kelebihan furnitur kantor seperti itu
untuk pegawai dan menimbulkan
dan
keadaan
sempit
membuat
dengan pegawai
merasa
yang
ditentukan
Hal
yang
tersebut
lebih
serta dapat
kondusif
kurang nyaman dengan sempitnya
sehingga pegawai tidak merasa
ruang kerjanya. Selain itu dalam
jenuh
penataan meja kerja untuk pegawai
tanggung jawabnya sebagai suatu
yang memiliki pekerjaan sejenis
organisasi masyarakat yang harus
atau sering bekerja sama hendaknya
memberikan
ditata berdekatan. Namun di kantor
dalam bidang pendidikan.
DIKPORA
pelayanan
terbaik
Menurut pendapat dari Iram
terkelola dengan baik penataan
Shahzadi dan Yasir Aftab Farooqi
meja
yang berjudul “Impact of Office
yang
ini
melaksanakan
belum
kerja
Boyolali
dalam
berhubungan
dengan asas-asas tata ruang kantor.
Design and Reward System on
fenomena-
Employee’s
Performance
fenomena yang telah diuraikan
Motivation”
yang
diatas,
bahwa dengan adanya upah yang
Memperhatikan terlihat
DIKPORA pemasalahan
bahwa
sedang
Kantor
menghadapi
ketidaknyamanan
baik
dan
nyaman
kondisi
and
menjelaskan kerja
meningkatkan
yang kinerja
pegawai dan memotivasi pegawai JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
88
untuk lebih giat bekerja. Tingkat
arsip-arsip dan dokumen-dokumen
maksimum kerja terjadi ketika para
penting, data dan informasi serta
pegawai merasa dihargai dan diberi
warkat-warkat
kompensasi yang layak. Selain itu
juga
kondisi kerja, hubungan karyawan
fungsionaris
dengan
dan
pimpinan,
kesempatan
proses
pelatihan
dapat
lainnya. Kantor
merupakan lain
kegiatan utama
Motivasi
hasil
sudah
memuaskan
dan
mempengaruhi
perilaku dan kinerja pegawai secara
pesan
atau
berita, merupakan pusat pemikiran
perusahaan. dari
menghubungi
meninggalkan
menguntungkan sebagai
tempat
seseorang
menjadi
yang
penyelenggara
kegiatan
administrasi
bagaimanapun”.
langsung.
The Liang Gie (2000:186)
Peran
dalam
penataan
mengemukakan
“tata
ruangan kantor harus dibuat efektif
perkantoran
karena dengan adanya penataan
mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang
ruangan kantor yang tepat dapat
dan
membuaat alur pekerjaan kantor
terperinci dari ruang ini untuk
berjalan dengan cepat dan tepat,
menyiapkan suatu susunan yang
sehingga
mengakibatkan
praktis dari faktor-faktor fisik yang
saluran komunikasi yang semakin
dianggap perlu bagi pelaksanaan
lancar.
tapi
kerja perkantoran dengan biaya
dan
yang layak”.
akan Tidak
pelaksanaan
hanya
itu,
pengawasan
adalah
ruang
tentang
penentuan
penggunaan
secara
koordinasi semakin mudah. Semua
Berkenaan dengan tujuan tata
itu akan bermuara pada terciptanya
ruang kantor, Nuraida (2008:142-
produktivitas kerja dari adanya rasa
143) memberikan rumusan bahwa
nyaman
“Menggunakan ruangan yang ada
yang
dirasakan
para
pegawai kantor. Menurut
guna dimanfaatkan untuk faedah Moekijat
dalam
ekonomis
yang
besar;
Sawiji (2002:5) bahwa “kantor itu
Memudahkan pengawasan manajer
dipandang sebagai suatu sentrum
terhadap para staf yang sedang
(pusat)
bekerja;
dari
kegiatan-kegiatan,
tempat penyimpanan surat-surat,
komunikasi
Memudahkan dan
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
arus
arus kerja;
89
Memberikan
kepuasan
dan
kenyamanan kerja; Menyediakan pelayanan
yang
iklim
menyangkut tangga
lainnya
yang
pelayanan
II. METODE PENELITIAN
air
Pada penelitian ini mengikuti bentuk
penelitian
deksriptif
rumah
kualitatif yang dilakukan terhadap
seperti
variable
minum;
membuat
perusahaan
penyediaan
Keamanan,
Kebersihan, dan Keindahan.”
teleks, intercom, faksimili, e-mail, pelayanan
dari
dibutuhkan
pegawai seperti komputer, telepon, dan
terdiri
mandiri
tanpa
harus
perbandingan
atau
Memudahkan setiap gerakan para
menghubungkan dengan variable
pegawai dalam penyimpanan arsip;
lain. Berarti peneliti hanya menarik
Memberikan
dan
kesimpulan berdasarkan hasil akhir
keleluasaan pribadi; Menjauhkan
analisis yang sudah dilakukan oleh
pekerjaan yang menimbulkan bunyi
peneliti.
rasa
aman
keras, gaduh, dan mengganggu pekerjaan
yang
konsentrasi
tinggi.
Peneliti
tidak
mengubah
membutuhkan
apapun dari kondisi obyek yang
Menciptakan
diteliti tersebut. penelitian kualitatif
citra dan kesan yang baik bagi para
ini hanya mengumpulkan data dari
pelanggan dan tamu perusahaan.
keadaan yang apa adanya sesuai
Menurut Hakim (2011:263) mengungkapkan
bahwa
dengan
kondisi
di
lapangan,
kemudian peneliti mendiskripsikan
“kenyamanan adalah segala sesuatu
hasil
yang memperlihatkan penggunaan
berdasarkan kenyataan dilapangan
ruangan secara harmonis, baik dari
dengan uraian, kata-kata, ataupun
segi bentuknya, tekstur, warna,
berbagai
aroma, suara, bunyi, cahaya, atau
menyatakan fakta sebenar-benarnya
lainnya.”
untuk dapat memecahkan masalah
Menurut Hakim (2011) ada beberapa
faktor
yang
data
yang
penjelasan
diperoleh
yang
yang ada. Jenis
penelitian
yang
mempengaruhi kenyamanan antara
digunakan dalam penelitian ini
lain “Sirkulasi; Daya alam atau
mengacu pada penelitian deskriptif yang menggabarkan keadaan obyek
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
90
yang sebenar-benarnya berdasarkan
sebagai informan kunci, kepala
fakta-fakta yang ada dilapangan
Bidang Dinas Pendidikan Pemuda
sekarang ini. Penelitian kali ini
dan Olahraga Kabupaten Boyolali,
strategi penelitian yang digunakan
staff di kantor Dinas Pendidikan
pada penelitian ini adalah studi
Pemuda dan Olahraga Kabupaten
kasus
Boyolali;
tunggal
Berdasarkan
terpancang.
penjelasan
(2)
Peneliti
dapat
diatas
mengetahui sesuatu peristiwa yang
strategi tunggal terpancang dalam
terjadi dengan lebih pasti karena
penelitian ini, yaitu tunggal yang
melihat
artinya hanya ada satu lokasi yang
aktivitas merupakan kegiatan rutin
diteliti
Dinas
yang berulang atau yang bisa juga
Pendidikan Pemuda dan Olahraga
hanya satu kali terjadi, aktivitas
Kabupaten
Sedangkan
yang formal dan juga yang tidak
terpancang artinya hanya pada satu
formal, yang tertutup ataupun yang
tujuan
terbuka untuk bisa diamati oleh
yakni
Kantor
Boyolali. untuk
kenyamanan
mengetahui
kerja
pegawai
di
siapa
langsung,
saja
sedangkan
tanpa
persyaratan
Kantor Dinas Pendidikan Pemuda
tertentu; (3) Dalam penelitian ini
dan Olahraga Kabupaten Boyolali.
dapat
Dengan
bekenaan
data
demikian lebih
pengumpulan
terararah
pada
diambil
informasi
dengan
yang
kondisi
dan
suasana lokasi, atau tempat yang
permasalahan yang telah ditentukan
berkaitan
sebelumnya.
perilaku yang dapat diamati oleh
Jenis sumber data secara
peneliti;
dengan (4)
aktivita
Dokumen
dan yang
menyeluruh yang biasa digunakan
digunakan seperti foto, denah tata
dalam penelitian kualitatif, dapat
ruang, laporan-laporan dan catatan-
dikelompokkan sebagai berikut :
catatan mengenai sarana prasaran di
(1) narasumber dan informan dalam
kantor.
penelitian
ini
kepala
Dinas
Peneliti menggunakan teknik
Pendidikan Pemuda dan Olahraga
bola salju (Snowball Sampling)
Kabupaten
dalam penelitian ini. Teknik bola
Boyolali,
Sekretaris
Dinas Pendidikan Pemuda dan
salju
Olahraga
menetapkan satu atau beberapa
Kabupaten
Boyolali
ini
dimulai
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
dengan
91
infoman kunci (key informan) dan
struktur
melakukan wawancara (interview)
ruang, daftar absensi dan dokumen
secara bertahap, kemudian peneliti
lain
meminta
permasalahan yang diteliti.
saran
berikutnya
untuk
orang
yang
dijadikan
informan,
begitu
seterusnya
sehingga
diperoleh
informan
yang
jumlah
semakin
lama
semakin besar.
organisasi, yang
denah
relevan
tata
dengan
Penelitian ini menggunakan trianggulasi
data
yang
membandingkan
dan
mengecek
balik derajat kepercayaan suatu informasi yang diperoleh melalui
Penelitian
ini,
peneliti
alat dan waktu yang berbeda.
menggunakan teknik pengumpulan
Dengan
data sebagai berikut: (1) obsevasi
mengarahkan peneliti menghasilkan
dengan pengamatan keadaan lokasi,
data
pencatatan
menggunakan beragam data yang
secara
kejadian-kejadian
sistematik
yang
ini
pula
sejenis
dan
dapat dapat
terjadi
tersedia. Sehingga dengan teknik
selama observasi, objek-objek yang
ini diperoleh data yang teruji
dilihat
kebenarnya.
dan
dibutuhkan
yang
cara
hal-hal
lain
dalam
yang
menyusun
Teknik analisis data yang
penelitian ini; (2) Penelitian ini,
digunakan dalam penelitian ini
peneliti
bertujuan
untuk
mendapatkan
wawancara terstruktur. Wawancara
jawaban
atas
pertanyaan-
terstruktur
karena
pertanyaan yang dibutuhkan dalam
sudah
penelitian dan menghubungkannya
menggunakan digunakan
pokok-pokok dubuat
pertanyaan
kerangka
jenis
dan
garis
dengan
teori-teori
besarnya, sehingga terarah dan
melandasinya
terstruktur;
mengembangkannya
(3)
pengumpulan
Penelitian data
ini
dengan
yang serta untuk
dijadikan hasil laporan penelitian.
menganalisis dokumen, arsip, dan
Adapun
laporan-laporan yang ada di seluruh
digunakan dalam proses analisis ini
ruangan Kantor Dinas Pendidikan
, meliputi: (1) Pengumpulan Data;
Pemuda dan Olahraga Kabupaten
(2) Reduksi Data; (3) Penyajian
Boyolali,
antara
lain
langkah-langkah
berupa
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
yang
92
Data; (4) Penarikan Kesimpulan
Usaha, ruang subbagian Keuangan,
atau Verifikasi.
dan ruang subbagian Perencanaan dan Pelaporan. Bidang Sekretariat ini dibagi menjadi 4 ruangan agar
III. HASIL PENELITIAN Gedung kantor DIKPORA
lebih
nyaman
dalam
bekerja,
Boyolali merupakan gedung yang
namun karena bidang Sekretariat
masih terbilang baru, sehingga
ini merupakan satu runtutan arus
penataan
tidak
kerja maka kurang efektif dan
memiliki patokan yang ditentukan
efisien apabila ruangan dipisah-
dari Kepala DIKPORA Boyolali.
pisah.
Tata
ruangnya
ruang
pun
kantornya
hanya
Ruang
bidang
sekretariat
disusun sesuai pengalaman para
yang dipisahkan dapat mengganggu
pegawai
yang
sehingga kantor
ditata
seadanya
pekerjaan. Karena dalam bekerja
menyerupai
ruangan
subbagian tersebut sering memiliki
kerja,
memikirkan
namun
teori-teori
tidak dalam
penataan tata ruang kantor.
pekerjaan mereka
yang
mengharuskan
untuk
bekerja
sama,
sehingga dengan ruangan yang
Gedung DIKPORA Boyolali
berbeda ruang akan menghambat
memiliki 14 ruangan, namun yang
pekerjaan
digunakan sebagai kantor ada 11
menyelesaikan
ruangan sisanya aula, gudang, dan
pegawai
harus
mushola. Terdapat 7 bidang kerja
ruangan
untuk
yaitu Sekretarit, Bidang SD, Bidang
pekerjaan dengan subbagian lain,
SMP, Bidang SMA/SMK, Bidang
itu dapat mengurangi efektivitas
PAUD, Bidang PENKEPOR, dan
dalam bekerja. Apalagi apabila
Bidang PPMP. Ketujuh bidang
sedang
terjadi
kerja tersebut memiliki ruangan
pekerjaan
akan
masing-masing,
pegawai
merasa
untuk
bidang
terlebih-lebih
bekerja
sama
pekerjaan.
Para
keluar
masuk
menyelesaikan
penumpukan membuat tidak
para
nyaman
yang
karena disisi lain harus segera
dibagi menjadi 4 (empat) ruangan
menyelesaikan pekerjaan namun
yang
disisi lain harus mondar-mandir
terpisah,
Sekretariat
dalam
yaitu
ruang
Sekretaris, ruang subbagian Tata JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
93
untuk dapat bekerja sama dengan
menyimpan
subbagian lain.
yang ada di dalam kantor. Hal
Hal ini dapat diminimaliskan apabila
dokumen-dokumen
tersebut membuat suasana ruangan
ruangan
subbagian
menjadi tidak nyaman. Tidak rapi,
dan
subbagian
dan terlihat seperti sumpek serta
Pelaporan
ruangan terlihat sempit.
Keuangan Perencanaan
dan
terhubung dengan subbagian Tata
Pencahyaan
di
Usaha yang sudah terhubung ke
ruangan
ruang Sekretaris. Sehingga dalam
dikarenakan
proses penyelesaian pekerjaan yang
ruangan yang memiliki jendela-
mengharuskan
jendela
dengan
ada
subbagian
kerjasama lain
dapat
berjalan lebih efektif dan efisien. Hambatan
dari
masih
sudah
ruangan-
cukup
baik
dari
setiap
desain
besar
dan
hampir
memenuhi sebagian sisi di setiap ruangan agar cahaya matahari dapat langsung
masuk
ke
ruangan,
kurangnya rak arsip, filling cabinet,
sehingga tanpa bantuan lampu neon
dan almari arsip sehingga banyak
ruangan-ruangan
para pegawai yang menyimpan
Boyolali tetap bisa terang. Serta
dokumen-dokumennya diatas meja.
lampu
Hal ini tetap saja akan membuat
apabila sinar matahari yang masuk
tumpukan
dokumen-dokumen
keruangan kurang terang, seperti
terlihat berantakan sehingga ruang
halnya pada saat kondisi mendung
ksntor akan terlihat sumpek dan
barulah
tidak teratur yang menyebabkan
dinyalakan
ketidaknyaman oleh para pegawai
kebutuhan cahaya di setiap ruangan
maupun masyarakat yang meminta
kantor.
pelayanan. Namun kurangnya rak
neon
di
hanya
lampu
digunakan
neon
untuk
Beberapa
DIKPORA
tersebut mencukupi
pegawai
merasa
arisp, filling cabinet, dan almari
kurang suka dengan pemilihan
arsip disebabkan karena belum
warna cat dinding yang berwarna
adanya anggaran dari pusat untuk
putih. Walaupun terlihat bersih
pengadaan
tersebut,
namun kesannya ruangan menjadi
sehingga sebagian mempergunakan
pucat dan kurang meningkatkan
meja, atas almari, dan lantai untuk
gairah bekerja. Apabila warna cat
furnitur
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
94
bisa dirubah, banyak pegawai yang
Beberapa ruangan di dikpora
menghendaki warna cat cream,
masih ada gangguan suara dari
putih tulang, atau warna yang cerah
kegiatan yang ada di aula dan juga
lainnya seperti biru muda, yang
dari banyaknya para masyarakat
penting warnanya bukan putih.
yang membutuhkan pelayanan di
Dengan pemilihan warna dinding
kantor DIKPORA Boyolali ini. Hal
yang
dapat
tersebut membuat konsentrasi para
meningkatkan kenyamanan kerja
pegawai terpecah sehingga akan
karyawan dan meningkatka gairah
menghambat
kerja karyawan. Namun apabila
sekaligus mengurangi kenyaman
pegawai kurang menyukai warna
kerja para pegawai di beberapa
dinding pada tempat kerjanya akan
ruangan milik informan diatas.
tepat
akan
membuat kinerja pegawai itu juga
Hambatan
menurun disebab kan pegawai tidak
dikarenakan
betah
tempat
belama-lama
didalam
ruangan katornya. Pegawai
kinerja
pegawai
yang
ada
kurangnya
fasilitas
penyimpanan
arsip,
sehingga tidak ada pengelolaan merasa
sangat
arsip
secara
benar
senang dengan adanya penambahan
mengakibatkan
fasilitas AC (Air Conditioner) di
dokumen menjadi lebih sulit karena
setiap ruangan kantor. Dengan
dokumen yang tidak tertata dengan
adanya
baik.
penambahan
fasilitas
Hal
dalam
yang pencarian
tersebut
dapat
pekerjaan
para
pegawai juga merasa lebih puasa
menghambat
dan memiliki tambahan motivasi
pegawai kantor yang disebabkan
untuk bekerja lebih baik, karena
kurangnya tempat arsip di setiap
dengan ruangan yang memiliki
ruangan
sirkulasi udara yang baik akan
Boyolali.
mebuat ruangan tersebut sejuk dan
kantor
Beberapa
DIKPORA
pegawai
merasa
juga bersih, sehingga pegawai juga
tidak nyaman dengan adanya meja-
akan merasa betah untuk berlama-
meja yang telrlau banyak memakan
lama didalam ruangan kerjanya
tempat
yang
pada
sehingga hanyak digunakan untuk
produktivitas kerja yang meningkat.
menaruh barang apapun yang tidak
berpengaruh
di
ruangan
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
tersebut,
95
ditata dengan baik. Membuat kesan
ruangan
dari ruangan menjadi kotor dan
ruangan
sumpek, dan lebih parahnya lagi
bergerak.
membuat ruang gerak para pegawai
mengurangi
menjadi
karena
diletakkan
dengan
mengurangi
harus
kurang leluasa berdesak-desakan
meja-meja
yang
tidak
ada
fungsinya. pegawai
merasa
lebih
membuat
luluasa
Selain
untuk
itu
juga
dokumen diatas
yang
meja
untuk
penggunakan
meja
sebagai tempat arsip karena alih fungsi
Beberapa
sehingga
meja
tersebut
dapat
membuat ruangan sempit.
masih banyak pekerjaannya yang
Dalam mengatasi hambatan
terhambat karena penempatan meja
mengenai meja kerja yang kurang
kerja yang kurang sesuai. Hal
sesuai,
tersebut
mengganggu
memiliki strategi masing-masing
kenyamanan kerja pegawai yang
dalam menciptakan kenyamanan
ada
yang ada di ruangan kerjanya
di
dapat
DIKPORA
Boyolali
sehingga pekerjaan bisa saja tidak
sehingga
selesai pada waktunya.
hambatan
Kurangnya peralatan kantor
setiap
berusaha
ruangan
sudah
walaupun para
pegawai
membuat
di DIKPORA Boyolali membuat
dalam kantornya.
terjadinya hambatan pengelolaan
Kebersihan
banyak tetap
kenyamanan dari
kantor
arsip dikarenakan kurangnya rak
DIKPORA Boyolali ini sudah baik.
arsip dan filling cabinet di ruangan
Kamar mandi pun sudah bersih dan
kerja DIKPORA Boyolali. Namun
air PDAM juga lancar. Tidak ada
pegawai disana sudah memiliki
sampah yang membuat polusi udara
upaya dalam dengan mengajukan
di sekitar ruangan kantor-kantor
pengadaan barang rak arsip dan
DIKPORA
filling cabinet, sehingga dalam
kebersihan
pengelolaan
DIKPORA Boyolali membuat para
arsip
dapat
lebih
diperhatikan. Upaya
Boyolali. yang
ada
Dengan dikantor
pegawai merasa nyaman untuk yang
dilakukan
dengan mengeluarkan meja dan
berada di sekitar Kantor DIKPORA Boyolali.
kursi yang tidak terpakai dari JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
96
Keindahan yang ada di kantor
menumpuk di setiap ruangan hanya
DIKPORA Boyolali sudah cukup
diletakkan di lantai dan diatas meja.
indah dengan adanya taman di
Hal tersebut membuat pegawai
depan
Menambah
kesusahan dalam mengatur ruang
kesegaran di sekitar ruangan kantor
geraknya di ruang kerjanya karena
DIKPORA Boyolali.
terlalu penuh dengan tumpukan
ruangan.
Segi keamanan lingkungan
dokumen yang memakan tempat,
sudah ada satpam atau petugas
sehingga
keamanan di kantor DIKPORA
kenyamanan kerja pegawai.
Boyolali.
mengurangi
untuk
Kantor DIKPORA Kabupaten
segi
Boyolali dalam memenuhi prinsip-
bangunan juga sangat aman karena
prinsip tata ruang kantor sudah
bangunan merupakan gedung baru.
cukup
Lalu
dalam
adanya
karena
dibuatkan ruangan sendiri agar
keamanan
Sedangkan
dapat
pegawai
untuk
bekerja
keamanan
sangat
pekerjaan
dari
aman
dilakukan
didalam
dapat
baik.
Ditandai
ruang
dengan
pimpinan
yang
dipandang sebagai pemikiran
pusat
ruangan yang memiliki peralatan
konsentrasi
seluruh
dan perlengkapan kantor yang tidak
organisasi. Dengan adanya ruang
membahayakan pegawai.
pimpinan yang dibuatkan ruangan tersendiri, maka pegawai dapat bekerja dengan lebih nyaman tanpa
IV. KESIMPULAN Dalam penerapan tata ruang
ada
rasa
tertekan.
Selain
itu
kantor, Kantor DIKPORA Boyolali
pemimpin lebih memiliki privasi
masih
beberapa
dalam bekerja, menerima tamu dan
kekurangan. Hal ini dikarenaka
membicarakan pekerjaan dengan
masih
para tamu, sehingga lebih bisa
memiliki kurangnya
tempat
yang
tersedia untuk penyimpanan arsip,
terjaga kerahasiaanya.
seperti filling cabinet, rak arsip, dan
Kantor DIKPORA Kabupaten
juga almari arsip, sehingga banyak
Boyolali dalam penerapan asas-asas
sekali
yang
tata ruang kantor, masih kurang
baik.
sesuai dengan asas jarak terpendek.
yang
Hal
tidak
dokumen-dokumen tersimpan
Dokumen-dokumen
dengan
ini
dikarenakan
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
bidang
97
Sekretariat
memiliki
ruangan
terpisah
pegawainya. terbagi
3
(tiga)
menambah rasa kekeluargaan antar
bagi
para
pegawai di setiap ruangan kantor
tersebut
DIKPORA Boyolali. Ruangan juga
Ruangan
untuk
Subbagian
Tata
terlihat lebih luas sehingga dalam
Usaha, Subbagian Keuangan, dan
penempatan
Subbagian
perlengkapan, dan furnitur kantor
Perencanaan
Pelaporan.
Ruangan
dan
Subbagian
bisa
peralatan,
tertata
dengan
baik.
Tata Usaha dibagi menjadi 2 (dua)
Pengaturan ulang tata ruang kantor
ruangan yang terhubung antara
juga dapat lebih mudah dilakukan,
ruangan
sehingga dapat mengurangi tingkat
kerja
Subbagain
Tata
Usaha dan Ruang kerja Sekretaris
kejenuhan
DIKPORA
bekerja.
Boyolali.
Dalam
penerapan asas jarak terpendek,
pegawai
pada
saat
Dalam hal tata ruang kantor,
pekerjaan harus dikerjakan secepat
DIKPORA
mungkin.
kantor
masih kurang efektif. Hal itu
khususnya
berkaitan dengan penataan meja
untuk bidang Sekretariat, masih
kerja yang belum sesuai dengan
memerlukan banyak waktu, karena
arus
ruangan kerja yang terpisah-pisah,
contoh, kelapa seksi di beberapa
sedangkan
subbagian
tersebut
ruangan belum berdekataan dengan
memiliki
perkerjaan
yang
staff pendampingnya. Hal tersebut
sering
membuat kerjasama antar tim kerja
Namun
DIKPORA
di
Boyolali
berkesinambungan
dan
adanya kerjasama.
terbuka, pegawai
tata
ruang
sehingga lebih
Boyolali
yang ada.
Sebagai
tersebut tidak dapat berjalan dengan
Kantor DIKPORA Boyolali menerapkan
kerja
Kabupaten
baik. Hal yang perlu diperhatikan
kantor
lainnya yaitu masih banyak terdapat
membuat
furnitur kantor atau perabot kantor
nyaman
dalam
yang
tidak
sesuai
kebutuhan,
bekerja. Hal tersebut dikarenakan
seperti terdapat kelebihan banyak
pegawai dapat berinteraksi secara
meja yang tidak terpakai.
langsung tanpa adanya sekat-sekat yang
menghalangi
berkomunikasi,
sehingga
Suasan di kantor DIKPORA
dalam
Boyolali keseluruhan sudah sangat
dapat
baik.
Selain
gedung
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
kantor
98
DIKPORA
Boyolali
ini
masih
untuk
mengatasi
permasalahan-
terbilang baru, suasana yang ada
permasalahan yang ada. Upaya
disekitarnya
yang
juga
cukup
sejuk.
dilakukan
dengan
Walaupun begitu setiap ruangan
mengajukan
diberi Air Conditioner (AC) agar
seperti filling cabinet, rak arsip dan
pegawai merasa lebih nyaman,
almari arsip. Upaya yang lain juga
ditambah lagi dengan ventilasi
dilakukan dengan cara melakukan
udara
pengurangan
yang
sangat
Pencahayaan
baik.
dengan
pengadaan
cara
meja
yang
barang
tidak
jendela-
terpakai. Dengan upaya-upaya yang
jendela yang lebar dan tambahan
telah dilakukan, arsip akan lebih
lampu
mudah
neon
juga
membuat
dicari
apabila
tersedia
pencahayaan menjadi semakin baik.
tempat arsip yang memadai. Lalu
Pemilihan warna dinding yang
dengan berkurangnya meja yang
cerah berwana putih juga semakin
tidak terpakai akan membuat ruang
mendukung kenyamanan kerja para
gerak
pegawai disana.
leluasa.
Kenyamanan keamanan,
dalam
kebersihan
segi dan
keindahan sudah sangat terjaga dengan baik. Seperti dalam hal keamanan sudah memiliki petugas keamanan atau satpam. Kemudian tidak
ada
mesin
atau
pun
perlengkapan dan peralatan yang membahayakan pegawai. Dari segi keindahan sudah ada taman dan pot-pot tanaman hias. Kemudian untuk kebersihan sudah ada petugas keberisihan, dan untuk ketersediaan air bersih diambil dari PDAM. Kantor DIKPORA Boyolali sudah melakukan beberapa upaya
pegawai
menjadi
lebih
V. DAFTAR PUSTAKA Anonim. (2015). Pedoman Penulisan Skripsi FKIP UNS. Surakarta. Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hakim, Rustam. (2011). Komponen Perancangan Arsitektur Lansekap: Prinsip-Unsur dan Aplikasi Desain Edisi Dua. Jakarta: Bumi Aksara Iram
Shahzadi, Yasir Aftab Farooqi. (2014). Impact of Office Design and Reward System on Employee’s Performance and Motivation. International Journal Of Multidisciplinary Sciences And Engineering. Vol.5 (8), Pages 7-13. Pakistan. Departement of
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
99
Management University f International.
Sciences Gujarat.
Nuraida, Ida, S.E. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Priansa, Donni Juni. (2015). MANAJEMEN PERKANTORAN:Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung: ALFABETA. Sawiji, Hery. (2002). Manajemen Perkantoran. Surakarta: UNS Press. Sukoco, Badri Munir. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga The
Liang Gie. (2000). Administrasi Perkantoran. Yokyakarta : Modern Liberty
JURNAL INFORMASI DAN KOMUNIKASI ADMINISTRASI PERKANTORAN Vol.1, No.1, Mei 2017 http://jurnal.fkip.uns.ac.id/index.php/jikap
