ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA BAGIAN LOGISTIK PERGURUAN TINGGI (STUDI KASUS: UKSW SALATIGA)

ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI PADA BAGIAN LOGISTIK PERGURUAN TINGGI (STUDI KASUS: UKSW SALATIGA) 1

2

Imanuel Susanto , Agustinus Fritz Wijaya , Andeka Rocky Tanaamah 1,2,3

1

3

Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana 1,2,3 Jalan Diponegoro No. 52 – 60 Salatiga, Jawa Tengah, Indonesia – 50711

[email protected], 2 [email protected], 3 [email protected]

Abstrak Pentingnya tata kelola Teknologi Informasi (TI) (IT Governance) adalah untuk menunjang kelancaran proses bisnis dalam organisasi dalam rangka tercapai tujuan organisasi. Salah satu proses bisnis yang ada di suatu perguruan tinggi yang menggunakan bantuan TI adalah Bagian Logistik. Sistem Informasi (SI) Logistik di Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) Salatiga saat ini masih belum memiliki standar dan struktur manajemen TI yang jelas meskipun organisasi telah memiliki solusi TI dalam bentuk SI Logistik. Dalam penelitian ini menggunakan framework COBIT 4.1 Domain Monitoring and Evaluate yang berfungsi sebagai kerangka kerja penilaian dan penyusunan Standard Operating Procedure (SOP). Hasil analisis tata kelola TI menunjukkan tingkat kematangan tata kelola TI berada pada nilai 1 (initial/adhoc) yang berarti bahwa proses TI sudah dimiliki namun belum ada standar yang dipatuhi oleh para stakeholder. Kata kunci : Tata Kelola Teknologi Informasi, Standard Operating Procedure, Bagian Logistik, Perguruan Tinggi, COBIT 4.1.

1.

Pendahuluan

Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang cepat membuat semua proses bisnis yang ada di organisasi tidak lepas dari penggunaan komputer. Saat ini penerapan teknologi informasi sebagai pendukung dalam proses bisnis sudah banyak ditemukan dalam berbagai organisasi. Kemampuan teknologi dalam membantu pekerjaan manusia untuk mendukung proses pengambilan keputusan manajerial untuk menghadapi persaingan global [1]. Implementasi TI dalam organisasi bertujuan untuk mendukung pelaksanaan proses bisnis yang efektif dan efisien. Pentingnya tata kelola TI (IT Governance) adalah untuk menunjang kelancaran proses bisnis dalam organisasi dalam rangka tercapai tujuan organisasi. Salah satu proses bisnis yang ada di suatu perguruan tinggi yang menggunakan bantuan TI adalah Bagian Logistik. Sistem logistik dari suatu organisasi selalu berkaitan dengan proses pengelolaan persediaan barang. Salah satu perguruan tinggi yang menggunakan sistem logistik adalah Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) Salatiga. Sistem Informasi (SI) Logistik di UKSW merupakan salah satu media pendukung untuk menunjang proses pekerjaan dalam mengelola sistem persediaan atau persediaan yang ada dalam organisasi. SI Logistik UKSW diharapkan menjadi solusi nyata dalam meningkatkan kinerja di Bagian Logistik yang lebih efektif dan efisien. Penerapan SI/TI tidak selamanya bisa dilakukan dengan baik, hal ini terbukti dengan adanya suatu kondisi dimana

pengelolaan data transaksi barang yang masih belum tepat waktu yang ditampilkan pada SI Logistik tersebut. Selain itu dalam penerapan penggunaan TI dalam meningkatkan layanan distribusi barang selain pembiayaan investasi yang cukup tinggi terkadang perangkat keras seperti server yang kadang mengalami gangguan sehingga menghambat proses bisnis di Bagian Logistik terutama ketika mengelola dengan menggunakan SI logistik tersebut. Salah satu kerangka kerja yang dapat digunakan untuk melakukan analisa Tata Kelola TI yang ada di organisasi yaitu framework COBIT 4.1 dengan tujuan utama menyediakan kebijakankebijakan yang jelas dan best practice untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan bisnisnya. Analisa tata kelola TI di Bagian Logistik menggunakan kerangka (framework) COBIT yang dapat membantu menemukan berbagai kebutuhan menajemen yang berkaitan dengan TI yang dapat mengoptimalkan investasi TI pada Bagian Logistik UKSW. Adapun framework COBIT yang digunakan adalah versi 4.1 yang berfokus kepada tata kelola TI yang dapat menjebatani gap antara kebutuhan bisnis dan kebutuhan TI organisasi. Proses analisis menggunakan Domain Monitor and Evaluate (ME) yang bertujuan untuk menilai kinerja manajemen TI di suatu organisasi. Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan, maka analisis terhadap tata kelola TI yang mendukung proses bisnis pada perguruan tinggi diharapkan dapat meningkatkan pelayanan distribusi barang terhadap setiap bagian yang membutuhkan layanan dari Bagian Logistik UKSW.

Sehingga, dengan adanya analisis terhadap tata kelola TI ini juga diharapkan kinerja yang ada di Bagian Logistik akan menjadi jauh lebih transparan dan dapat dipertanggungjawabkan serta akuntabilitas setiap fungsi atau individu di organisasi semakin lebih jelas. 2.

Tinjauan Pustaka

2.1 Penelitian Terdahulu Penelitian mengenai tata kelola TI dalam organisasi telah banyak dilakukan. Salah satunya adalah penelitian dengan judul “Analisis Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) pada Bidang Akademik dengan COBIT Framework (Studi Kasus: Universitas Stikubank (UNISBANK) Semarang”. Dalam penelitian ini prioritas utama pada tata kelola TI merupakan struktur hubungan dan proses untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi untuk mencapai tujuannya dengan menambahkan nilai dalam menyeimbangkan risiko dibandingkan dengan TI dan prosesnya. Dalam penelitian ini dihasilkan suatu rekomendasi IT Governance yang merupakan pengembangan dari IT Governance yang sudah dilaksanakan oleh institusi saat ini, namun proses IT Governance belum dilakukan secara menyeluruh. Rekomendasi IT Governance ini dibuat guna meningkatkan kinerja TI layanan akademik yang ada di UNISBANK, aktivitas ini merupakan tanggung jawab kerja suatu biro yang bernama BAAK dan pengadaan dan pengelolaan TI yang menjadi tanggung jawab divisi P2ICT. Perancangan IT Governance dalam penelitian ini menggunakan COBIT (Control Objective for Information and Related Technology) versi 4.0. Dalam penelitian ini dipilih 2 domain yaitu Deliver and Support (DS) dan Monitor and Evaluate (ME). Hasil pemetaan model maturity tersebut diperoleh bahwa tingkat maturity untuk DS mendidik dan melatih users berada pada level maturity 4 sementara untuk DS mengelola data berada pada tingkat maturity 3 sedangkan domain monitor dan evaluasi kinerja TI berada pada tingkat 3. Maka dapat diketahui bahwa masing-masing dari control process agar tingkat maturity dari masingmasing control process tersebut bisa lebih baik [1]. Penelitian lainnya dengan judul “Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Kerangka Kerja COBIT dalam Mendukung Layanan Sistem Informasi Akademik (Studi Kasus: Universitas Budi Luhur)”, dimana dijelaskan bahwa Universitas Budi Luhur telah mengimplementasikan TI pada layanan manajemen sistem informasi. Melalui sistem ini peningkatan efektivitas dan efisiensi dari sumber yang diwajibkan pada layanan sistem informasi akademik dapat akurat, konsisten, saat ini, lengkap, aman, tepat waktu serta relevan. Saat ini proses sistem informasi yang ada di Universitas Budi Luhur berjalan secara optimal dengan pengelolaan yang baik. Tata kelola yang baik dapat menjadi sebuah cara yang sesuai untuk mengevaluasi aplikasi TI dengan kebutuhan bisnis, dimana hal tersebut akan

menjadi indentifikasi universitas daripada resiko pada aplikasi TI. Fokus pada penelitian ini adalah pada standar model tata kelola yang representatif dan komprehensif, yang dapat menangani masalah terkait dengan isu perencanaan, implementasi, pengoperasian dan pengawasan pada proses TI. COBIT 4.0 menjadi salah satu solusi untuk penyelesaian fokus pada domain Deliver and Support (DS) dan Monitor and Evaluate (ME) pada layanan sistem informasi akademik di Universitas Budi Luhur [2]. Perbedaan mendasar kedua penelitian sebelumnya adalah dibahas mengenai penanganan tata kelola yang baik akan menghasilkan hasil optimal dengan berfokus pada layanan akademik secara efisien dan efektif, sedangkan pada penelitian ini berfokus kepada tata kelola TI yang akan meningkatkan pelayanan distribusi barang pada Bagian Logistik UKSW sehingga proses bisnis yang ada terkait dengan manajemen TI di organisasi dapat berjalan secara optimal dengan memberikan beberapa tindakan perbaikan dalam bentuk rekomendasi. 2.2 Landasan Teori Perencanaan Strategis adalah proses penentuan bagaimana cara mengimplementasikan strategi – strategi dalam rangka untuk mengembangkan program untuk melaksanakan strategi dan mencapai sasaran secara efisien dan efektif [3]. Tata kelola TI menurut Weill dan Ross adalah “IT Governance sebagai keputusan-keputusan yang diambil, untuk memastikan adanya alokasi penggunaan TI dalam strategi-strategi organisasi yang bersangkutan”. IT Governance merefleksikan adanya penerapan prinsip-prinsip organisasi dengan fokus kepada kegiatan manajemen dan penggunaan TI untuk pencapaian organisasi [4]. Framework COBIT berupa kerangka kerja yang harus digunakan oleh suatu organisasi bersamaan dengan sumber daya lainnya untuk membentuk suatu standar yang umum panduan pada lingkungan yang lebih spesifik. Secara terstruktur, COBIT terdiri dari seperangkat control objectives untuk bidang TI, dirancang untuk memungkinkan tahapan bagi audit. COBIT merupakan sekumpulan dokumentasi dan panduan yang mengarahkan pada IT Governance yang membantu auditor, manajemen, dan pengguna (user) untuk menjembatani pemisah (gap) antara resiko bisnis, kebutuhan kontrol, dan permasalahan-permasalahan teknis. COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute (ITGI) yang merupakan bagian dari Information Systems Audit and Control Association (ISACA) [5]. Perguruan tinggi adalah satuan pendidikan penyelenggara pendidikan tinggi. Peserta didik perguruan tinggi disebut mahasiswa, sedangkan tenaga pendidik perguruan tinggi disebut dosen [6]. Logistik merupakan seni dan ilmu, barang, energi, informasi, dan sumber daya lainnya, seperti produk, jasa, dan manusia, dari sumber produksi ke

pasar dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan modal. Manufaktur dan marketing akan sulit dilakukan tanpa dukungan logistik. Logistik juga mencakup integrasi informasi, transportasi, persediaan, pergudangan, reverse logistics dan pemaketan [7]. 3.

Metodologi Penelitian

Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah menggunakan metode deskritif kualitatif dimana menggunakan sumber data melalui pengamatan langsung dan wawancara serta kuesioner yang berada di Bagian Logistik UKSW yang terkait dengan proses peningkatan pelayanan distribusi barang. Wawancara dilakukan langsung kepada manajemen yakni Administrator dan User atau Operator sebagai stakeholder yang terkait dengan proses distribusi barang. Pada penelitian ini terdapat beberapa tahapan yang dilakukan seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Tahapan Penelitian 4.

Hasil dan Pembahasan

Universitas Kristen Satya Wacana (UKSW) Salatiga memiliki unit yang bertanggung jawab untuk mengelola semua data logistik dalam organisasi yaitu Sub-bagian Logistik dan Administrasi Aset yang berada di bawah Biro Manajemen Kampus (BMK). Adapun tugas dan tanggung jawab dari BMK antara lain yaitu: (1) Membantu Pembantu Rektor 2 dalam menyusun, melaksanakan dan mengawasi strategi, kebijakan, program kerja dan pengembangan di bidang manajemen kampus. (2) Bertanggung jawab dalam mewujudkan pelayanan unit-unit di lingkungan universitas yang memberikan kepuasan pengguna internal dan eksternal. (3) Menyusun anggaran dan belanja yang menjadi tanggung jawabnya. (4) Menyelesaikan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan. Sedangkan tugas dan tanggung jawab dari Bagian Logistik dan Administrasi Asset adalah sebagai berikut: (1) Mengkoordinasi, menyusun,

melaksanakan, dan mengawasi pengadaan barang dan penyimpanan barang. (2) Bersama-sama dengan unit, bagian, atau fakultas menghitung dan mengelola pengadaan berbagai kebutuhan barang untuk kantor maupun Proses Belajar Mengajar (PBM). (3) Secara periodik menyusun laporan inventaris dan asset yang ada di semua fakultas dan unit secara kuantitatif maupun secara kualitatif. (4) Belanja pengadaan barang-barang tulis kantor dan kebutuhan sehari-hari dan barang lain atas permintaan unit (5) Merancang dan melaksanakan sistem pengambilan barang oleh fakultas atau unit dari unit perbekalan. (6) Secara periodik melaporkan jumlah stok dan realisasi penggunaan barang yang ada di perbekalan. (7) Bertanggung jawab terhadap jalannya SOP dan Administrasi pekerjaan sesuai standar International Organization for Standardization (ISO). (8) Menyelesaikan tugastugas lain yang diberikan pimpinan. Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan di Bagian Logistik, maka diperoleh beberapa temuan, antara lain: penggunaan SI Logistik yang sedang berjalan masih banyak mengalami kendala dan terdapat beberapa masalah seperti kondisi infrastruktur saat ini yaitu dalam hal server yang melayani seluruh unit/fakultas di lingkungan UKSW belum memadai, contoh: sering terjadi kondisi down (jaringan terputus) sampai beberapa waktu. Selain itu kurangnya proses monitoring terhadap beberapa aktivitas bisnis di unit/fakultas yang seharusnya dikelola oleh Biro Teknologi dan Sistem Informasi (BTSI) terhadap Bagian Logistik. Kendala lain yang terjadi di Bagian Logistik yaitu tidak adanya hubungan yang baik secara profesional antara user dan admin yang dibuktikan dengan belum dijalankannya SOP di Bagian Logistik. Temuan lain yaitu: fasilitas pemesanan barang dari setiap unit/fakultas yang belum terkomputerisasi (otomatis) sehingga ketika ada permintaan barang yang baru harus dicatat terlebih dahulu secara manual sehingga proses update barang tidak dapat dilakukan secara langsung atau real time. Berdasarkan temuan-temuan yang ada maka perlu adanya tindakan perbaikan terhadap kondisi proses bisnis di Bagian Logistik. Adapun rekomendasi yang perlu diberikan antara lain yaitu: melakukan backup data secara manual terhadap media penyimpanan lama yang rusak yang mengakibatkan terputusnya jaringan SI Logistik sambil menunggu penggantian pembaharuan peralatan. Proses monitoring terhadap penggunaan SI Logistik selama ini dilakukan ke dalam dua cara yaitu penanganan secara hardware dengan cara melakukan pengecekan kuota media penyimpanan apakah perlu adanya penambahan sedangkan software dengan cara melakukan pengecekan sistem dari log atau history yang ada. SOP di setiap unit/fakultas yang sudah ada dapat dilakukan dengan baik dan profesional oleh user dan admin sehingga semua proses bisnis dapat berjalan secara optimal. Selain itu seharusnya SI Logistik sudah dapat terkomputerisasi sistem pemesanan barang yang

dilakukan sehingga proses update barang secara langsung atau real time dapat dilakukan. Berdasarkan hasil analisis terhadap temuantemuan di dalam proses bisnis yang dilakukan oleh Bagian Logistik UKSW, maka dapat dilakukan analisis tata kelola TI dengan menggunakan model kematangan (maturity model) COBIT 4.1. Adapun tingkat kematangan (maturity level) diperoleh dari hasil analisis temuan berdasarkan hasil wawancara maupun pengamatan yang dilakukan dalam penelitian ini menggunakan domain Monitor and Evaluate (ME). Tingkat kematangan TI di Bagian Logistik UKSW masih tergolong rendah yaitu bernilai 1 (Initial/Adhoc), yang berarti bahwa organisasi telah memiliki solusi TI berupa SI Logistik tetapi belum ada standarisasi atau struktur manajemen TI yang jelas yang bekerja di bagian tersebut. Hal ini dapat dilihat bahwa Bagian Logistik tidak menyediakan kondisi lingkungan yang stabil termasuk di dalamnya SOP untuk melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja Sistem Informasi Logistik. Selain itu Bagian Logistik tidak memiliki pengendalian internal untuk pengelolaan SI Logistik. Bagian Logistik memiliki jaminan terhadap peraturan-peraturan yang berkaitan dengan standard SI Logistik. Sehingga secara keseluruhan proses Tata Kelola TI di Bagian Logistik belum optimal. Secara lebih rinci, setiap proses TI yang terjadi dalam Bagian Logistik UKSW dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Manajemen di Bagian Logistik UKSW belum menyediakan lingkungan TI yang stabil untuk memantau dan mengevaluasi kinerja TI khususnya kinerja SI Logistik. Hal ini dapat dilihat dari temuan dimana belum ada proses monitoring secara rutin terhadap hardware dan software yang terkait dengan SI Logistik. 2. Manajemen di Bagian Logistik UKSW belum memiliki jaminan terhadap kelayakan TI dengan peraturan yang berlaku dari pihak eksternal dimana SI Logistik yang dibangun oleh tim internal UKSW masih terbatas pada kebutuhan internal dan belum berdasarkan standar Sistem Informasi Manajemen Persediaan Barang yang berlaku secara umum. 3. Manajemen di Bagian Logistik belum menyediakan tata kelola TI di organisasi, hal ini dapat dilihat dari struktur organisasi di Bagian Logistik yang belum melibatkan divisi khusus yang menangani TI karena seluruh hardware dan software yang ada di organisasi ditangani oleh BTSI pusat yang merupakan divisi TI universitas. Berdasarkan hasil analisis tata kelola dengan COBIT 4.1 berdasarkan hasil tingkat kematangan TI yang diperoleh pada Bagian Logistik UKSW, maka target ideal yang ingin dicapai dalam rangka meningkatkan kinerja TI di organisasi adalah pada level 2 yaitu repeatable, yang berarti pada level ini kebijakan untuk mengatur pengembangan suatu SI Logistik dan prosedurnya yang didokumentasikan dalam suatu SOP dalam mengimplementasikan

kebijakan tersebut telah ditetapkan oleh manajemen. Gambar 2 menunjukkan posisi tingkat kematangan saat ini dan tingkat kematangan yang diharapkan pada tata kelola TI di Bagian Logistik UKSW.

Gambar 2. Spider Diagram Tingkat Kematangan Tata Kelola TI Bagian Logistik UKSW 5.

Kesimpulan

Tata kelola TI yang terdapat di Bagian Logistik UKSW saat ini masih belum memiliki standar dan struktur manajemen TI yang jelas meskipun organisasi telah memiliki solusi TI dalam bentuk SI Logistik. Hasil analisa menunjukkan tingkat kematangan tata kelola TI berada pada nilai 1 (initial/adhoc) yang berarti bahwa proses TI sudah dimiliki namun belum ada standar yang dipatuhi oleh para stakeholder. Sehingga, Bagian Logistik UKSW perlu melakukan standarisasi proses bisnis dalam bentuk SOP guna meningkatkan pelayanan dalam distribusi barang kepada seluruh unit/fakultas di UKSW. Oleh karena itu, maka target capaian tingkat kematangan tata kelola TI di Bagian Logistik adalah pada level 2 (repeatable) yang berarti organisasi perlu menyusun standar dan struktur manajemen TI di dalam organisasi yang dipatuhi oleh seluruh stakeholder. Daftar Pustaka: [1]

[2]

[3]

[4]

[5]

Purwanto, 2010, Evaluasi Tata Kelola Teknologi Informasi Menggunakan Kerangka Kerja COBIT Dalam Mendukung Layanan Sistem Informasi Akademik, Jurnal TELEMATIKA MKOM Vol.2 No.1. Prasetyo, A., dan Mariana, N., 2011, Analisa Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Pada Bidang Akademik dengan Cobit Framework, Jurnal Teknologi Informasi DINAMIK Vol. 16 No.2. Anthony, Robert N., Vijay Govindarajan, 2005, Management Control System, Edisi 11 Buku 1, Jakarta: Salemba Empat. Weill, P., dan Ross, J. W., 2004, IT Governance, How Top Performers Manage IT Decision Rights for Superior Results, Boston: Harvard Business School Press. ITGI, 2007, Control Objective for Information and Related Technology.

[6]

[7]

Kepmendiknas No. 232/U/2000 tentang Pedoman Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa, Jakarta: Mendiknas RI. Baroto, T., 2002, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Jakarta: Ghalia Indonesia.