Tugas Mata Kuliah: Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc (CS)
ANALISIS SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN DE’SOARE
DISUSUN OLEH: INDANA SARAMITA RACHMAN P056132072.46E
PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas segala rahmat, berkat dan kasihkarunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah dengan judul “Analisis Sistem Informasi pada Perusahaan De’Soare”. Makalah ini bertujuan untuk mendeskripsikan, mengidentifikasi matriks komponen, serta menganalisis sistem informasi yang digunakan pada perusahaan De’Soare. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu dimohon kritik dan saran dari pembaca untuk menyempurnakan makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca.
Jakarta, Desember 2013
Penulis
i
DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR.......................................................................................
i
DAFTAR ISI.....................................................................................................
ii
DAFTAR GAMBAR........................................................................................
iii
DAFTAR TABEL.............................................................................................
iii
I.PENDAHULUAN..........................................................................................
1
1.1 Latar Belakang.....................................................................................
1
1.2 Tujuan..................................................................................................
2
II.TINJAUAN PUSTAKA................................................................................
3
2.1 Profil Perusahaan De’Soare.................................................................
3
2.2 Pengertian Sistem Informasi................................................................
5
2.3 Sistem Informasi Manajemen dalam Dunia Bisnis.........................
7
III.PEMBAHASAN..........................................................................................
11
3.1 Sistem Informasi pada Perusahaan De’Soare.....................................
11
3.2 Identifikasi Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan De’Soare..............................................................................................
15
3.3 Analisis Sistem Informasi Perusahaan De’Soare................................
18
IV.PENUTUP....................................................................................................
23
4.1 Kesimpulan..........................................................................................
23
4.2 Saran.....................................................................................................
23
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................
24
ii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.
Partisipasi De’ Soare Pada Acara Pameran di Bangkok...
3
Gambar 2.
Partisipasi De’ Soare Pada Acara Pameran di Swiss.........
4
Gambar 3.
Macam Produk De’Soare......................................................
4
Gambar 4.
Alur Informasi.......................................................................
6
Gambar 5.
Jenis Sistem Informasi..........................................................
6
Gambar 6.
Matriks Komponen Sistem Informasi.................................
7
Gambar 7.
Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis....................
9
Gambar 8.
Kerangka Kerja Sistem Informasi........................................
10
Gambar 9.
Tampilan Depan Website......................................................
12
Gambar 10.
Tampilan Log in Pelanggan Baru........................................
12
Gambar 11.
Tampilan Produk yang dipilh oleh Pelanggan....................
13
Gambar 12.
Tahapan Proses Pemesanan, Pengiriman dan Pembayaran...
13
Gambar 13.
Ilustrasi Use Case Sistem Informasi De’Soare......................
14
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Tabel 2.
Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan De’Soare... Strategi De’Soare dengan Analisis SWOT..............................
15 18
iii
I. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Perkembangan dunia usaha yang pesat menjelang abad 21 tidak hanya membutuhkan informasi yang cepat, akurat dan terpercaya, tetapi juga informasi yang dapat mendukung strategi organisasi. Hal inilah yang mendorong maraknya perkembangan perencanaan strategis sistem informasi. Perencanaan strategis sistem informasi ini dimanfaatkan untuk menjembatani gap antara perencanaan strategis organisasi dengan pengembangan sistem informasi, yang seringkali tidak mampu menunjang strategis bisnis organisasi. Menjelang era perdagangan bebas, organisasi tidak hanya dituntut untuk bersaing secara lokal dalam lingkup nasional, tetapi juga dalam lingkup internasional. Untuk mempersiapkan diri dalam menghadapi era globalisasi tersebut, setiap organisasi harus memiliki keuntungan kompetitif (competitive advantage) yang dapat dimanfaatkan sebagai senjata untuk menopang eksistensi dan keunggulan organisasi tersebut dibandingkan dengan organisasi sejenis lainnya. Perkembangan
teknologi
informasi
yang
cepat
dengan
segala
kecanggihannya sering menjanjikan harapan bagi dunia usaha. Teknologi informasi telah diyakini oleh hampir semua pihak sebagai salah satu competitive advantage yang paling potensial. Walaupun demikian, bukan hal yang mudah untuk memadukan teknologi informasi dengan strategi organisasi. Pengaruh dan peranan teknologi informasi terhadap kehidupan manusia sangat penting. Perkembangan teknologi informasi kini berkembang seiring berjalanya perkembangan manusia. Teknologi informasi banyak dimanfaatkan sebagian besar manusia yang melihat peluang bisnis dari perkembangan teknologi tersebut, seperti bisnis online. Di Indonesia bisnis online sudah bukan hal yang tidak biasa. Hal ini sudah menjadi hal yang biasa dan sudah berkembang cukup baik. Dengan memanfaatkan bisnis online orang menjadi lebih mudah mendapatkan barang yang diinginkan atau jasa
yang dicari olehnya.
Perkembangan bisnis online di Indonesia semakin pesat yang dipengaruhi oleh salah satu faktor yaitu semakin banyak dan murahnya koneksi internet di
1
Indonesia. Tentu hal ini menguntungkan untuk kemajuan bisnis online, dibandingakan dengan bisnis offline. De’Soare merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang industri kreatif yang melakukan bisnis dengan sistem online sehingga membutuhkan
perencanaan
strategis
dalam
sistem
informasi
untuk
mengembangkan dan memasarkan produknya. Hal ini menjadi sangat penting dan relevan untuk dilakukan dalam mempertahankan bahkan meningkatkan posisinya sebagai penghasil produk industri kreatif. De’Soare dituntut untuk dapat memanfaatkan teknologi informasi yang tepat dalam mendukung produksinya untuk menciptakan ide-ide dan design kreatif yang baru.
1.2 TUJUAN Tujuan penulisan makalah ini adalah untuk : 1. Mendeskripsikan sistem informasi yang digunakan pada De’Soare, 2. Mengidentifikasi matriks komponen sistem informasi pada De’Soare, 3. Menganalisis sistem informasi yang digunakan pada De’Soare.
2
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Profil Perusahaan De’Soare De’Soare, dalam bahasa Rumania adalah matahari. Perusahaan ini memilih kata ini untuk merek karena diharapkan perusahaan ini dapat memberikan cahaya dan energi kepada orang lain dengan produknya. Perusahaan ini dimulai dari hobi pemilik perusahaan dalam bidang kerajinan. Perusahaan ini hanya meluncurkan bisnis di bidang industri kreatif, seperti kerajinan tangan tradisional Indonesia. De’Soare memiliki pengrajin sendiri di beberapa daerah di Pulau Jawa yang membantu perusahaan dalam menciptakan ide dan desain. Produk De’Soare sebagian besar berupa tas tangan dengan design tradisional dan etnis. Bahan yang biasa digunakan untuk membuat produk ini antara lain: rotan, eceng gondok, pandan, mendong, agel, dan lain sebagainya. Produk De’Soare terbuat hanya terbuat dari bahan yang berkualitas tinggi. Target pasar untuk produk ini adalah kelas menengah ke atas dan untuk diekspor. Selain tas, perusahaan ini juga memiliki kerajinan tangan lainnya, seperti: bunga buatan, lukisan, patung, dan fashion. De’soare juga telah bergabung dengan beberapa jenis pameran di Jakarta, Bangkok, Swiss, Paris, Amsterdam dan selanjutnya di Jepang, Turki, Brazil, USA dan lainnya.
Gambar 1. Partisipasi De’ Soare pada Acara Pameran di Bangkok
3
Gambar 2. Partisipasi De’ Soare pada Acara Pameran di Swiss De’Soare ditunjuk sebagai delegasi dari Departemen Perdagangan untuk memperbaiki Indonesia dengan mewakili Indonesia dalam pameran kerajinan di seluruh dunia. Selain produk berupa tas tangan yang dapat dilihat pada gambar 3, De’Soare juga memilki galeri dengan berbagai macam produk kerajinan.
Gambar 3. Macam Produk De’Soare
4
2.2 Pengertian Sistem Informasi Sejak permulaan peradaban, orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lain dengan menggunakan berbagai jenis instrumen/ alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data). Sistem informasi merupakan suatu kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Perkembangan sistem informasi melalui alat pengolah data dari sejak jaman purba sampai saat ini bisa kita golongkan ke dalam empat golongan besar, yaitu: 1. Peralatan manual, yaitu peralatan pengolahan data yang sangat sederhana, dan faktor terpenting dalam pemakaian alat adalah menggunakan tangan manusia. 2. Peralatan mekanik, yaitu peralatan yang sudah berbentuk mekanik yang digerakkan dengan tangan secara manual. 3. Peralatan mekanik elektronik, yaitu peralatan mekanik yang digerakkan secara otomatis oleh motor elektronik. 4. Peralatan elektronik, yaitu peralatan yang bekerjanya secara elektronik. Adanya keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi, untuk itu sistem kerja informasi diperlukan suatu klasifikasi alur informasi seperti yang ditunjukkan pada gambar 4.
5
Gambar 4. Alur Informasi Menurut O’Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi yang dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 5.
Gambar 5. Jenis Sistem Informasi
6
Gambar di bawah adalah contoh dari mariks komponen Sistem Informasi.
Gambar 6. Matriks Komponen Sistem Informasi
Gambar 6 merupakan matriks komponen sistem informasi yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi komponen sistem informasi apa saja yang digunakan oleh suatu organisasi ataupun perusahaan.
2.3 Sistem Informasi Manajemen dalam Dunia Bisnis Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Dalam era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat saat ini, setiap perusahaan harus mampu melakukan terobosan-terobosan dan inovasi baru serta menggunakan seluruh sarana dan teknologi yang tersedia untuk dapat tetap hidup dan mempertahankan pelanggan yang dimiliki. Sistem informasi merupakan sarana dan tools yang sering dipilih oleh banyak perusahaan di dunia untuk membantu dalam mempertahankan pelanggan yang dimiliki dan sebagai alat untuk bersaing.
7
Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/ perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Sistem informasi memainkan peranan yang sangat penting dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerja sama kelompok kerja hingga dapat memperkuat posisi kompetitif bisnis dalam pasar yang cepat berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e-commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya. Teknologi dan sistem informasi berbasis internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Sistem informasi berbasis komputer dalam teknologi informasi mensyaratkan instrumen sebagai berikut: a. Teknologi Hardware Komputer b. Teknologi Software Komputer c. Teknologi Jaringan Telekomunikasi d. Teknologi Manajemen Sumber Daya Data Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta non-bisnis. Ada tiga peran utama/ dasar dari sistem informasi dalam bisnis yang dapat dilihat pada gambar 7.
.
8
Gambar 7. Peran Utama Sistem Informasi dalam Bisnis
Ada dua jenis sistem informasi pendukung dalam dunia bisnis, yaitu: 1. Sistem Pendukung Operasi - Sistem Pemrosesan Transaksi - Sistem Pengendalian Operasi - Sistem Kerjasama Perusahaan 2. Sistem Pendukung Manajemen - Sistem Informasi Manajemen - Sistem Pendukung Keputusan (DSS) - Executive Information System Selain itu, terdapat kategori lain dari sistem informasi bisnis, yaitu: - Sistem Pakar - Sistem Manajemen Pengetahuan - Sistem Informasi Strategis - Sistem Bisnis Fungsional Dalam sistem informasi bisnis, kerangka kerja sistem informasi dapat dijelaskan pada gambar 8. Kerangka kerja sistem informasi ini sangat berguna, antara lain: 1. Meningkatkan Efisiensi Operasional Investasi di dalam teknologi sistem informasi dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional membuat organisasi dapat menjalankan strategi keunggulan biaya low-cost leadership.
9
Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem informasi, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan untuk memasuki industri tersebut (barriers to entry) dengan jalan meningkatkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan untuk memasuki persaingan pasar. Selain itu, cara lain yang dapat ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok dengan cara membangun hubungan baru yang lebih bernilai dengan mereka. 2. Memperkenalkan Inovasi Dalam Bisnis Penggunaan ATM, automated teller machine dalam perbankan merupakan contoh yang baik dari inovasi teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yang berlangsung beberapa tahun. 3. Membangun Sumber-Sumber Informasi Strategis Teknologi sistem informasi memampukan perusahaan untuk membangun sumber informasi strategis sehingga mendapat kesempatan dalam keuntungan strategis. Hal ini berarti memperoleh perangkat keras dan perangkat lunak, mengembangkan jaringan telekomunikasi, menyewa spesialis sistem informasi, dan melatih end users.
Gambar 8. Kerangka Kerja Sistem Informasi
10
III. PEMBAHASAN 3.1 Sistem Informasi pada Perusahaan De’Soare Teknologi tidak lagi merupakan pemikiran terakhir dalam membentuk strategi, tetapi merupakan penyebab dan penggerak yang sebenarnya. Sistem informasi tidak hanya sebagai serangkaian teknologi yang mendukung operasi bisnis, kelompok kerja, dan kerjasama perusahaan yang efisien atau untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif, tetapi dapat merubah cara berbagai bisnis dalam bersaing. Dalam menghadapi persaingan bisnis yang dinamis, pelaku bisnis diharapkan dapat mengembangkan strategi kompetitif untuk mengatasi berbagai tindakan akibat tekanan kompetitif yang dihadapi. Perusahaan ini sudah melek akan pentingnya teknologi informasi dalam dunia bisnis. De’Soare memiliki website yang dapat memberikan informasi kepada para pengguna media online dan teknologi informasi mengenai perusahaannya secara singkat, jenis-jenis produk yang dijual serta sistem bisnis online itu sendiri. Website yang dimiliki oleh perusahaan ini terbagi 2, yaitu: 1. Website general (http://www.desoare.com), yang digunakan sebagai pusat informasi, kegiatan, kontak perusahaan, sistem bisnis yang ditawarkan dan produk apa saja yang dijual oleh perusahaan. 2. Website online shop (https://shop.desoare.com), yang digunkan khusus untuk menjual dan menawarkan produk-produk secara eceran maupun non-eceran beserta sistem pemesanan, pembayaran, dan pengiriman barang. Makalah ini menjelaskan lebih detail mengenai sistem informasi yang digunakan De’Soare pada website online shop dimana produk yang ditawarkan adalah tas. Tampilan depan website online shop De’Soare dapat dilihat pada gambar 9. Untuk melakukan pembelian atau proses pemesanan produk yang akan dibeli, pelanggan diharuskan membuat accont id sendiri. Hal ini diperlukan untuk keamanan dan memperoleh informasi secara detail dari pelanggan yang akan memesan produk sehingga proses komunikasi antara pelanggan dan operator/ admin dapat lebih mudah. Informasi yang dibutuhkan antara lain: Personal Information (email address, title, first name, last name, password, date of birth),
11
Company Information (Company, SIRET, APE, Website), dan agreement id seperti yang ditampilkan pada gambar 10.
Gambar 9. Tampilan Depan Website
Gambar 10. Tampilan Log in Pelanggan Baru Setelah selesai membuat id barulah pelanggan dapat mengakses produkproduk yang ditawarkan. Sistem yang digunakan sama seperti online shop pada umumnya, yaitu pelanggan dapat memilih produk yang diinginkan kemudian memasukkan pilihan produk ke dalam kolom chart dan mengisi kolom kuantitas sesuai dengan jumlah produk yang ingin dibeli untuk disimpan seperti yang terlihat pada gambar 11. Kemudian tahapan selanjutnya dapat dilakukan dengan memasukkan data alamat pengiriman barang dan memilih sistem pengiriman lalu melakukan
12
pembayaran. Proses penyampaian informasi dari pelanggan kepada admin/ operator dapat dilihat pada gambar 12 berikut.
Gambar 11. Tampilan Produk yang dipilh oleh Pelanggan
Gambar 12. Tahapan Proses Pemesanan, Pengiriman dan Pembayaran
13
Perusahaan De’Soare memiliki contact hotline yang dapat berfungsi sebagai opertaor bagi pelanggan yang membutuhkan informasi lebih jelas secara langsung. Namun kontak tersebut sulit untuk dihubungi. Selain itu perusahaan ini juga memilki account pada situs jejaring sosial yaitu facebook. Namun De’Soare tidak memiliki fasilitas pelayanan online berupa chat langsung seperti yahoo messenger dan sejenisnya pada website online shop. Selain itu sistem pembayaran yang ada pada website juga hanya terbatas dengan menggunakan pembayaran online via paypal. Padahal pada jaman sekarang ini, dimana masyarakat Indonesia khususnya baru mulai melek teknologi informasi, khususnya bisnis online mereka belum begitu mengenal sistem pembayaran dengan menggunakan sistem paypal. Akan lebih mudah jika sistem pembayaran dibuat dengan menggunakan sistem pembayaran transfer
via online (e-banking) ataupun via atm
dengan
memberlakukan batas waktu pembayaran agar produk dapat diproses untuk dilakukan pengiriman kepada pelanggan yang memesan produk tersebut.
Gambar 13. Ilustrasi Use Case Sistem Informasi De’Soare Gambar 13 menunjukan bagaimana interaksi aktor yang meliputi pemasok, manajer, pekerja, dan pelangan dengan sistem, diagram use case ini digunakan untuk melihat aktor mana yang menggunakan suatu use case dan bagaimana suatu use case mempengaruhi use case yang lain, diagram use case mirip dengan diagram konteks pada pendekatan terstruktur (Fowler, 2005), sehingga tidak secara eksplisit menunjukan data apa saja yang mengalir, direkam, dan disimpan oleh sistem.
14
3.2 Identifikasi Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan De’Soare Analisis sistem informasi pada perusahaan De’Soare dapat diuraikan dengan menggunakan tabel berikut: Tabel 1. Matriks Komponen Sistem Informasi Perusahaan De’Soare Sumberdaya Hardware dan Sumberdaya Software Sumberdaya manusia Netware Aktivitas SI Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna monitor, Jaringan LAN Windows Server Pemasukan data Pegawai Input keyboard, Program order pemesanan, mouse, CPU, Pelanggan email, wireless dan LAN Jaringan LAN Windows Server Transaksi Pegawai Pemrosesan Digital Alpha Server Program order pemesanan dan pemesanan Program dispatch Workstation PC Dispatch Prosesor komunikasi Workstation PC Invoice Program Penggunaan dan Pegawai Output Printer Kertas laporan reservasi distribusi output pemesanan, Program dispatcher, dispatch pelanggan, pengiriman. Windows Server DVR (Digital Windows Server Prosedur backup Supervisor, pegawai Penyimpanan Hard disk Video operator Recorder)
Data
Produk informasi
Produk, data Data entry pelanggan, lokasi display pengiriman, data pemesanan Produk, lokasi pengiriman, data pemesanan
Status display, masa berlaku,
Produk, lokasi pengiriman, data pemesanan, penjualan
Data output penjualan
Produk, lokasi pengiriman, data pemesanan, data service.
Lokasi penyimpanan, office
15
Kendali
Server Kertas Workstation PC dokumen Laporan pengendalian
Program monitoring informasi, program monitoring keamanan
Prosedur koreksi Supervisor, Pegawai, operator Pelanggan, Manajer
Produk, lokasi pengiriman, data pemesanan
Bill, konfirmasi pemesanan, data back up
16
Berdasarkan tabel 1 dapat dilihat komponen sistem informasi perusahaan De’Soare dengan penjelasan sebagai berikut: 1. Hardware dan Netware Untuk hardware mesin digunakan monitor, keyboard, mouse, dan CPU. Netware yang digunakan adalah jaringan wireless, LAN, kertas bill, dan dokumen. Input, pemrosesan, output, penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator, supervisor (specialist), pegawai dan manajer. 2. Software Software yang digunakan adalah program windows Server operating system, program order, program dispatch, program monitoring informasi dan keamanan. Prosedurnya pertama adalah pemasukan data, transaksi pemesanan (fare/ bill, confirmation data dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi output, prosedur backup, dan prosedur koreksi. 3. Sumber Daya Manusia Pada De’Soare, sumberdaya manusia adalah yang menggunakan dan menjalankan sistem informasi terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut yaitu pegawai pemesanan, pelanggan, pegawai dan manajer sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Untuk input, pemrosesan dan output dilakukan oleh pegawai pemesanan, pelanggan, dispatcher, dan manajer tanpa melibatkan spesialis. Pada aktivitas penyimpanan dan kendali maka spesialis terlibat. 4. Sumberdaya data Data yang digunakan adalah data produk, data pelanggan, lokasi pengiriman, data pemesanan, data service, serta data penjualan. 5. Produk Informasi Produk informasi yang dihasilkan berupa data entry display, status display, bill/ tagihan, data output penjualan, lokasi penyimpanan, office, konfirmasi pemesanan, dan data back up.
17
3.3 Analisis Sistem Informasi Perusahaan De’Soare Sistem informasi yang strategis merupakan jaringan kompetitif yang penting, sebagai jalan untuk pembaruan organisasi, dan sebagai investasi yang paling penting dalam tekonologi yang dapat membantu perusahaan mengadopsi proses strategis dan bisnis yang memungkinkannya untuk merekayasa ulang atau mengubah diri agar dapat bertahan hidup serta berhasil dalam lingkungan bisnis yang dinamis. Dalam menganalisis sistem informasi yang ada pada suatu perusahaan yang dalam hal ini perusahaan De’Soare dapat dilakukan metode perencanaan strategis dengan analisis SWOT. Metode ini dapat digunkan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu spekulasi bisnis. Analisis sistem infromasi perusahaan De’Soare dapat dilihat pada tabel 2. Tabel 2. Strategi De’Soare dengan Analisis SWOT Faktor Internal Faktor Eksternal Opportunities (Peluang)
Strengths
Weakness
(Kekuatan)
(Kelemahan)
Strategi SO:
Strategi WO:
Mengembangkan stretegi
suatu Mengembangkan
suatu
dalam strategi dalam memanfaatkan
memanfaatkan kekuatan peluang (O) untuk mengatasi (S)
untuk
mengambil kelemahan (W) yang ada.
manfaat dari peluang (O) yang ada. Threats (Ancaman)
Strategi ST: Mengembangkan strategi
Strategi SO: suatu Mengembangkan
suatu
dalam strategi dalam mengurangi
memanfaatkan kekuatan kelemahan
(W)
dan
(S) untuk menghindari menghindari ancaman (T). ancaman (T).
Sistem informasi yang dirancang harus dapat mendukung aktivitas pembelian meliputi pembuatan pesanan pembelian, pencatatan transaksi
18
pembelian, pencatatan transaksi retur pembelian, dan menghitung nilai pembelian. Pada aktivitas penjualan, sistem memberikan dukungan berupa pembuatan katalog barang, penanganan proses order penjualan, menghitung nilai transaksi penjualan, dan memberikan informasi mengenai piutang dagang, dan untuk manajemen persediaan sistem dapat menghasilkan informasi mengenai status persediaan, menghitung nilai persediaan, menghitung waktu pemesanan kembali, menghitung perputaran persediaan, menghitung stok pengaman, mencatat setiap kehilangan dan kerusakan persediaan, dan mengklasifikasi barang. Namun dalam kenyataannya sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan De’soare dapat digolongkan tidak ramah terhadap penggunanya. Adapun hal-hal yang perlu diperbaiki oleh perusahaan ini sebagai berikut: 1. Operator bisnis yang selalu offline 2. Sistem order produk yang harus menjadi member terlebih dahulu 3. Contact hotline tidak bisa dihubungi 4. Biaya shipping tidak dijelaskan secara detil 5. Sistem pembayaran online belum begitu memadai 6. Produk yang ditampilkan tidak uptodate Hal-hal tersebut diatas merupakan beberapa faktor yang dapat menyebabkan kegagalan pada suatu perusahaan jika tidak diperbaiki oleh perusahaan De’Soare. Kelemahan-kelemahan tersebut akan dapat menurunkan pengguna ataupun pelanggan untuk membeli produk. Sistem informasi yang digunakan harus ramah terhadap penggunanya. Dalam kata lain, sistem informasi yang digunakan harus memudahkan pengguna/ pelanggan dengan memberikan informasi yang lengkap dan jelas pada tampilan layar online. Masalah-masalah yang menyebabkan sistem informasi gagal disebabkan oleh banyak faktor. Tidak hanya disebabkan oleh faktor teknikal dari sistem informasi tetapi juga sebab yang bersifat non teknikal yang kebanyakan berasal dari faktor-faktor organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah: 1. Desain Sistem informasi dikatakan gagal jika desainnya tidak cocok dengan struktur, budaya, dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Para teorisi manajemen dan organisasi memandang bahwa teknologi sistem informasi sangat berhubungan
19
erat dengan komponen organisasi seperti tugas-tugas, struktur, orang-orang, dan budaya. Ketika seluruh komponen ini saling tergantung, perubahan yang terjadi pada satu elemen akan mempengaruhi elemen lain. Dengan demikian maka tugas-tugas organisasi, partisipan, struktur, dan budaya digabungkan dan terpengaruh ketika sistem informasi berubah, dengan demikian, berarti mendesain sebuah sistem berarti mendesain kembali organisasi. 2. Data Data dalam sistem informasi mempunyai tingkat ketidakakurasian dan konsistensi
yang
tinggi.
Informasi
dalam
bidang
tertentu
bahkan
membingungkan, atau tidak ditujukan secara tepat untuk tujuan-tujuan bisnis. Informasi yang dipersyaratkan dalam fungsi bisnis yang spesifik mungkin tidak dapat diakses karena datanya tidak cocok. 3. Biaya Beberapa
sistem
arahannya
bagus,
tetapi
dalam
implementasi
dan
pengoperasiannya memerlukan biaya diatas anggaran. Sementara itu, dalam sistem yang lain memerlukan biaya yang mahal untuk berfungsinya sistem tersebut. Dalam kasus semacam ini, pengeluaran yang demikian besar tidak dapat dipertimbangkan semata-mata dari nilai bisnis yang ditampilkan oleh sistem informasi tersebut tetapi juga harus diperhatikan manfaat secara keseluruhan. 4. Operasi Sistem tidak akan berjalan dengan baik jika informasi tidak disediakan secara tepat waktu dan efisien karena operasi komputer yang mengendalikan pemrosesan informasi tidak berjalan semestinya. Pekerjaan-pekerjaan yang gagal sering mengakibatkan pengulangan-pengulangan atau penundaan dan tidak dapat memenuhi jadwal penyampaian informasi. Sebuah sistem yang online secara operasional dikatakan tidak cukup jika waktu responnya demikian lama. Peran utama aplikasi sistem informasi dalam bisnis adalah untuk memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif. Peran strategis sistem informasi ini melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai
20
produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Hal ini menciptakan sistem informasi strategis yaitu sistem informasi yang mendukung atau membentuk posisi kompetitif dan strategi dari perusahaan bisnis. Sistem informasi strategis dapat berupa sistem informasi apapun yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif, mengurangi kelemahan kompetitif, atau untuk memenuhi tujuan strategis perusahaan lainnya. Perusahaan dapat bertahan hidup dan berhasil dalam jangka panjang hanya jika perusahaan tersebut berhasil mengembangkan strategi untuk menghadapi lima tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan dalam industrinya. Dalam model klasik Michael Porter mengenai strategi kompetitif, bisnis apapun yang ingin bertahan hidup dan berhasil harus mengembangkan dan mengimplementasikan berbagai strategi untuk secara efektif mengatasi hal sebagai berikut: 1. Persaingan dari para pesaing dalam industrinya 2. Ancaman pemain baru dalam industri dan pasarnya 3. Ancaman yang dihadapi karena adanya produk pengganti yang dapatmengambil pangsa pasar 4. Daya tawar pelanggan 5. Daya tawar pemasok Dalam hal tersebut sistem informasi berperan sangat penting, Dilihat dari sisi perspektif managerial fungsi dari sistem informasi adalah : a. Minimize Risks, terutama yang berkaitan dengan faktor-faktor keuangan. Umumnya resiko berasal dari adanya ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek eksternal lain yang berada di luar control perusahaan. Contohnya adalah kurs mata uang yang berfluktuasi, perilaku konsumen yang dinamis, jumlah permintaan produk yang tak menentu dan lain sebagainya. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan untuk mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen dalam mengelola resiko (managing risk) yang dihadapi sehari hari. b. Reduce Cost , tawaran lain yang ditawarkan oleh teknologi informasi adalah perbaikan, efisiensi dan optimalisasi proses-proses bisnis di perusahaan.
21
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha mengurangi biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh pada profitabilitas perusahaan. Ada empat cara yang ditawarkan oleh teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya yang kerap dikeluarkan untuk kegiatan operasional sehari-hari yaitu: Eliminasi Proses, Simplifikasi Proses, Integrasi Proses dan Otomatisasi Proses. c. Add Value, Tujuan akhir dari dari penciptaan value bukan sekedar untuk memuaskan pelanggan saja (customer satisfaction), tetapi lebih jauh untuk menciptakan loyalitas (customer loyalty) sehingga pelanggan tersebut bersedia untuk selalu menjadi konsumen perusahaan untuk jangka waktu yang panjang (customer bonding) d. Create New Realities, Perkembangan teknologi informasi yang terakhir ditandai dengan pesatnya teknologi internet, telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep ebusiness semacam e-commerce, e-procurement, e-customers, e-loyalty, dan lain-lain pada dasarnya merupakan suatu cara memandang baru di dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi. Perusahaan De’Soare harus memiliki kemampuan dalam managerial fungsi dari sistem informasi yang ada dengan memperhatikan keempat poin yang telah dijelaskan di atas. Karena setelah dilakukan analisis, perusahaan ini masih memiliki kelemahan dalam sistem informasi manajemennya, khususnya dalam melakukan menciptakan add value dalam pengelolaan website online shop yang dimiliki.
22
IV.
PENUTUP
4.1 Kesimpulan Sistem informasi dalam bisnis berfungsi memberikan dukungan yang efektif atas strategi perusahaan agar dapat memperoleh keunggulan kompetitif yang melibatkan penggunaan teknologi informasi untuk mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar atas tekanan kompetitif dalam pasar global. Dari beberapa penjabaran yang telah dilakukan di atas dapat disimpulkan bahwa Perusahaan De’Soare memanfaatkan sistem informasi dalam bisnis online untuk menjual produk berupa tas kreatif. Namun perusahaan ini belum dapat memanfaatkan website online-nya dengan baik karena masih terdapat kelemahankelemahan dalam sistem informasinya, antara lain: Operator bisnis yang selalu offline, sistem order produk yang harus menjadi member terlebih dahulu, contact hotline tidak bisa dihubungi, biaya shipping tidak dijelaskan secara detil, sistem pembayaran online belum begitu memadai, dan produk yang ditampilkan tidak uptodate.
4.2 Saran Berdasarkan hasil pada makalah ini, maka kami memberikan saran kepada Perusahaan De’Soare untuk dapat mereview ulang sistem informasi yang digunakan pada website online shop https://shop.desoare.com. Saran yang dapat digunakan dalam pengembangan maupun perbaikan bagi perusahaan De’Soare, antara lain:
Tetap melakukan security system agar tidak terjadi gangguan terhadap penggunaan software dan jalannya bisnis.
Melakukan update terhadap produk yang dijual secara berkala.
Melakukan perawatan berkala khususnya terhadap backup system sehingga perlindungan tetap ada bila terjadi kegagalan sistem.
Menambah SDM yang handal untuk meningkatkan sistem kerja operator online shop.
23
DAFTAR PUSTAKA [Anonim]. 2012. Konsultan minimarket jaringan. Strategi Bisnis Ritel. http://konsultanminimarketjaringan.wordpress.com/2012/02/25/strategi-bisnisritel/. Diakses pada 26 November 2013. [Anonim]. 2013. Manfaat Internet dalam Dunia Usaha dan Bisnis . Http://forum.rajawebhost.com/Thread-Manfaat-Internet-dalam-Dunia-Usahadan-Bisnis. Diakses pada 26 November 2013. Annisa. 2010. Analisis SWOT PT Sakti Adyaksa. http://nisadin.blogspot.com/2010_04_01_archive.html. Diakses pada 26 November 2013. Chief Blogs. 2010. Implementasi Sistem Informasi Untuk Menunjang Kegiatan Strategis Perusahaan. http://chiez.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/27/implementasi-sisteminformasi-untuk-menunjang-kegiatan-strategis-perusahaan/. Diakses pada 6 Desember 2013. Christopher Lambert. 2004. Supply Chain Management: Processes, Partnerships, Performance. Hartley Press. Fowler, M. 2005. “UML Distilled, Edisi 3, Panduan Singkat Bahasa Permodelan Objek Standar (Book style)”, Penerbit Andi. Hanum, AN. 2012. Pengantar Sistem Informasi Manajemen. http://www.slideshare.net/aliyahnuraini/pengantar-sim. Diakses pada 26 November 2013. Hutabarat, SL. 2012. Sistem Informasi Manajemen. http://www.slideshare.net/triadiputra/sistem-informasi-manajemen-15382094. Diakses pada 26 November 2013. Indrajit, RE. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Kumpulan Artikel. STMIK Perbanas Renaissance Center. Diakses pada 26 November 2013. O’Brien, J. 2005. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Rofidah fahrunnisa. 2012. Konsep dasar sistem informasi pertemuan 1 & 2. http://rofidahmaterisi.blogspot.com/2012/09/konsep-dasar-sistem-informasipertemuan.html. Diakses pada 26 November 2013. Yanuar A. 2012. Konsep Sistem Informasi. http://andreasyanuar.wordpress.com/2012/11/07/resume-pertemuan-7-dan-8konsep-sistem-informasi/. Diakses pada 26 November 2013.
24
