Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Kredit pada PT. Mega Pasanggrahan Indah
Hanny Dharmawan 23211202
• Sistem informasi akuntansi (SIA) pada umumnya dibutuhkan oleh semua perusahaan untuk dapat mengumpulkan dan memproses data semua proses bisnis menjadi informasi serta menyajikannya kepada pihak yang membutuhkan dalam bentuk laporan. • Proses bisnis dalam SIA meliputi empat siklus yaitu: siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi dan siklus keuangan.
• Siklus pengeluaran yang meliputi aktifitas memesan, menerima dan menyimpan serta membayar bisanya terdapat pada proses pembelian. • Proses pembelian sangat membutuhkan SIA karena diharapkan adanya efektifitas dalam pembelian agar tidak ada kelebihan pembelian
• Rumusan masalah: bagaimana pelaksanaan sistem pembelian dan apakah sudah sesuai dengan sistem pengendalian internal • Tujuan: mengetahui sistem yang diterapkan, mengevaluasi sistem tersebut dan membuat usulan perancangan sistem yang baru • Manfaat: bagi penulis dan bagi perusahaan
• Obyek penelitian: bagian pembelian PT. Mega Pasanggrahan Indah • Jenis data: data primer dokumen yang berkaitan dengan bagian pembelian
MPI BAGIAN GUDANG
BAGIAN PEMBELIAN
3
Mulai
Menerima permintaan barang dari user
3
Vendor
3 PO tanpa harga
1
3
Surat Jalan 2 1
PB
PB
Barang Mengecek persediaan barang
Meminta penawaran harga dari 3 vendor
Ya
Barang tersedia atau tidak
Menyesuaikan PB dan PO dengan barang yg datang
Memberikan barang ke user
Tidak
Membuat perbandingan harga
Barang
Membuat PB
Sesuai atau tidak
Tidak
User
3 Kembalikan barang
2 1 Perbandingan 3 Harga 2
Ya
Meminta ttd Kepala Gudang dan General Manager
1 PB
Membuat Laporan Penerimaan Barang
3 2
3
1
2
Permintaan Barang (PB)
2
1 LPB Surat Jalan
N
1 6 7
Mencatat stok barang ke dalam kartu stok
Kartu Stok
Mendistribusikan barang ke user
Barang User
BAGIAN AKUNTANSI
4
7
1
1
PO 1 Perbandingan Harga 1
Vendor
LPB Surat Jalan
PB
Mencatat Utang
Kartu Utang
Selesai
Invoice
MPI usulan BAGIAN GUDANG BAGIAN PEMBELIAN
6
1
5
START
2
2
PB
LPB
3
Memeriksa stock pada kartu persediaan
LPB Mencocokan LPB dengan PO
Meminta PH dari 3 Vendor
Barang Kartu Persediaan Mencocokan LPB3 dengan barang Mencatat persediaan barang yang habis
2
Membuat PH sebanyak 2 lembar
LPB
Membuat PO sebanyak 3 lembar
N
Memasukan barang ke dalam gudang Meminta tanda tangan
Membuat PB sebanyak 3 lembar Mencatat LPB3 ke dalam kartu persediaan Meminta tanda tangan PB
Kirim salinan PO ke vendor by fax atau email
Kartu Persediaan
2
3
1
LPB
PH
3
3
2 1
2
PO
1 PB
3
N N 4
2 1
N
BAGIAN KEUANGAN
BAGIAN PENERIMAAN BARANG
2
3
4
7
8
Vendor
1
1
1
DO
3
LPB
PH
PB 1
PO
Mengajukan giro atau cek
DO
PO
INV
INV Meminta tanda tangan giro atau cek
Barang
Membuat bukti transfer
Mencocokan PB1, PO1, PH1, LPB1, INV dan DO
Mencocokan PO, INV, DO dan barang Melakukan pembayaran saat jatuh tempo
Membuat BKK sebanyak 2 lbr
Membuat LPB 4 lembar
Memberikan salinan bukti pembayaran ke vendor
Menyerahkan BKK untuk ditandatangani
Mengarsip sementara PB1, PO1, PH1, LPB1, INV dan DO
4 3
Bukti Transfer 2
2 1
1
LPB
LPB Menerima BKK yang sudah ditandatangani
DO
DO
Barang
INV
INV
N
1
3 PO
5
PH
Membuka kembali PB1, PO1, PH1, LPB1, INV dan DO
1 PO 1
6 7
PB Mencocokan BKK dengan PB1, PO1, PH1, LPB1, INV dan DO
9
N
1 BKK
8
BAGIAN AKUNTANSI 9
1
1
BKK
LPB DO INV 1 PH 1 1
PO
PB
Mencocokan BKK1, PB1, PO1, PH1, LPB1, INV dan DO
Melakukan pembukuan
Membuat LPK
Mencatat BKK1 ke kartu persediaan
LPK 1 LPB
1 BKK Kartu Persediaan
DO INV 1 PH
General Manager dan Presiden Direktur
1 PO 1 PB
N
END
DFD DFD Konteks Vendor
Purchase Order
Barang, DO, INV
Surat Pembelian
PB
User
Barang
Sistem Pembelian Kredit
Bagian Penerimaan Barang dan Faktur Item Barang Barang yang sudah dipesan dan surat order
PO
Bagian Pembelian LPK, LH, LP PB
Manajemen
Bagian Gudang
DFD Nol
PB
Cek Persediaan Barang
User Cek Barang
1.0 Set Up
Admin
2.0 Input Pesanan
Permintaan Pembelian
Bagian Pembelian
Order Pesanan Permintaan Barang Vendor Barang
PO Barang
Order 3.0 Terima Barang dan Faktur
Copy PO Bagian Penerimaan Laporan Penerimaan
Vendor Penerimaan Barang
4.0 Pencatatan Hutang
Faktur
Rekening Bagian Keuangan Faktur
BKK
5.0 Pembayaran
Copy BKK
Bagian Akuntansi BKK Daftar Hutang, Daftar Persediaan
6.0 Pembuatan Laporan
Laporan
LPK, LH, LP
Manajemen
DFD Level 1 Proses 1
DFD Level 1 Proses 2
1.1 Set Up Rekening
1.2 Set Up Vendor
1.3 Set Up Barang
Rekening
Vendor
Barang
Order Rekening
DFD Level 1 Proses 2
Bagian Pembelian
PO
3.1 Terima Barang dan Faktur
Barang
3.2 Update
Vendor
Barang
Faktur
Vendor
Vendor
DFD Level 2 Proses 3.2
Faktur
3.2.1 Verifikasi Faktur
3.2.2 Pencatatan Hutang
Rekening
Faktur
BKK
DFD Level 1 Proses 5
5.1 Verifikasi faktur
Bagian Keuangan
5.2 Pembayaran
Vendor Faktur Rekening
ERD Permintaan Barang
Barang
User
Kd_barang
No_permintaan
No_user
Nama_barang
Tgl_permintaan
Nama_user
No_user
Unit
Kd_barang
Harga_satuan
No_PO Order Barang
Tgl_PO No_permintaan Kd_vendor
Vendor Kd_vendor Nama_vendor Alamat
Jalan
Kota
Nomor
No_telepon
RT/ RW
No_fax Kode_pos Saldo_hutang
No_faktur Terima Barang dan Faktur
No_PO Tgl_penerimaan No_rekening
Rekening No_rekening Nama_rekening Saldo
Dibukukan
Bayar
No_pembayaran Tgl_pembayaran
No_pembukuan No_faktur Tgl_pembukuan No_pembayaran No_rekening
Kesimpulan & Saran • Kesimpulan: pencatatan masih dilakukan secara manual dan terdapat kelemahan yaitu adanya kerangkapan kerja pada bagian gudang dan akuntansi • Saran: diharapkan perusahaan menggunakan SIA untuk dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja perusahaan
Terima kasih
