ANALISIS PERAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN RAPAT DAN ARSIP TERHADAP DENGAN EFEKTIFITAS KERJA PADA PERUSAHAAN

Widya Cipta,Vol. VIII, No.1 Maret 2016

ANALISIS PERAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN RAPAT DAN ARSIP TERHADAP DENGAN EFEKTIFITAS KERJA PADA PERUSAHAAN Dedy Syahyuni Program Studi Sekretari Akademi Sekretari dan Manajemen BSI Jakarta [email protected] ABSTRACT Communication in organization, kept in form of oral and in writing, Oral Communication done by phone and writing communication done by paper such as email. Written communication is the material that we can save in the form of achive and sometimes latter we call as a data. This data we can use in decision makin in a meeting. Meetings and archives is a very important activity in the organization or company. Although it is sometimes taken lightly but the implementation of meeting and archive are also the result of the meeting cannot be said to be simple. If the handling of the meeting was wrong or the data that use in the meeting in not correct it will have an impact on errors in decisions making or conclusions of the meeting. A wrong decision or conclusion in the metting will give bad impact for organization or company. Keywords : Archive, Metting, Secretary, Work efectivity I. PENDAHULUAN Dalam sebuah perusahaan atau organisasi, komunikasi adalah hal yang sangat penting. Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang dijalankan dengan level yang sama dimana ada saling memahami tugas dan tanggung jawab masing masing bagian. Pemahaman tugas dan tanggung jawab ini penting sehingga tidak terjadi salah pengertian dan oleh karena itu koordinasi didalam organisasi adalah hal yang sangat penting. Dengan adanya koordinasi maka sebuah organisasi dapat berjalan dengan baik dimana semua bagian dapat bekerja sesuai dengan ketentuan, tugas dan tanggung jawab masing masing. Dengan adanya koordinasi dalam pekerjaan maka suatu organisasi atau perusahaan tidak akan ada pekerjaan yang tumpang tindih atau terbengkalai karena pembagian kerja sudah jelas dan terkoordinasi dengan baik. Begitu pula dengan pengambilan keputusan. Dalam sebuah organisasi, selayaknya sebuah lembaga yang bergerak di dalam lingkungannya, maka organisasi atau perusahaan mau tidak mau harus berkomunikasi dan berinteraksi dengan lingkungan sekitar. Perubahan di lingkungan organisasi atau

96

perusahaan harus terus diikuti guna terciptanya daya saing yang terus berkembang dan untuk itu maka diperlukan sebuah pengambilan keputusan yang tepat dan koordinasi yang efektif juga efisian dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Pengambilan keputusan dan koordinasi tersebut dilakukan dengan cara merundingkannya atau setidaknya membicarakannya terlebih dahulu dari pihak pihak yang terkait khususnya pengambil keputusan seperti para pimpinan. Rapat adalah salah satu kegiatan administrasi di dalam sebuah organiasi atau perusahaan. Sebenarnya guna dari rapat adalah sebagai salah satu cara bagi perusahaan untuk mengumpulkan data, mendiskusikannya dan mengambil keputusan dan dalam pengambilan keputusan tersebut maka diperlukan data-data yang akurat dan dalam hal ini arsip merupakan data perusahaan yang terbaik untuk dipakai. Oleh karena seorang sekretaris merupakan salah satu pemegang arsip dan pengelola jalannya rapat maka seketaris memegang peran penting dalam rapat sehingga pimpinan dapat mengabil keputusan dengan tepat dan koordinasi dapat berjalan menjadi lebih baik.


II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sekretaris Menurut The Professional Secretary International (Ikatan Sekretaris di Amerika) dalam Hendarto dan Tulusharyono (2004:19) “An Assistant ti an executive possessing mastery of office skill and ability to assume responsibility without direct supervision, who display initiative, exercise judgment and makes decisions within the scope of her authority.” Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan kalau tanggung jawab seketaris berkisar pada urusan administrasi kantor, seperti surat, arsip dan pengurusan informasi seseorang. Sekretaris adalah orang yang membantu seseorang yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Bisa dikatakan ia membantu pimpinan yang dilayaninya agar bisa melaksanakan tugasnya sebagai pimpinan. Menurut M Braum dan Roman dalam Nuraeni (2008:3) “Sekretaris dalam pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean, penyiapan surat menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektivitas dari pimpinan tersebut.

sekretaris. Dalam situasi apapun, pengetahuan yang dimiliki oleh seorang sekretaris dapat menunjang kinerja profesionalmya. Berikut adalah syarat pengetahuan: syarat pengetahuan umum, syarat pengetahuan khusus, syarat keahlian.

2.3. Tugas, Peran, Tanggung Jawab Sekretaris Tugas-tugas sekretaris terdiri atas: (1) tugas rutin, merupakan tugas yang biasa dikerjakan oleh sekretaris setiap harinya; (2) tugas khusus, merupakan tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris; (3) tugas istimewa, merupakan tugas sekretaris yang menyangkut keperluan pimpinan; (4) tugas sosial, adalah tugas-tugas lain selain tugas rutin dan utama sebagai pembantu pimpinan yang bersifat tenis; (5) tugas keuangan, tugas seorang sekretaris biasanya berkaitan dengan urusan uang cadangan atau kas kecil; (6) tugas resepsionis, adalah tugas sekretaris yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan atau menyambut klien, baik yang datang langsung maupun menghubungi melalui telpon; (7) tugas insidentil, adalah tugas yang tidak rutin dilakukan; (8) tugas dalam pertemuan bisnis; pertemuan bisnis terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima atau memberi informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan ide-ide 2.2. Syarat Menjadi Sekretaris Menurut Nuraeni (2008:6) baru bagi kemajuan perusahaan. Tugas inilah mengungkapkan bahwa untuk menjadi seorang yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris sekretaris yang handal dan professional, maka untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan haruslah dipenuhi beberapa persyaratan, seperti: tersebut (Nuraeni, 2008 : 24) 1. Syarat Kepribadian Sedangkan peran dari seorang sekretaris Banyak orang mempunyai bakat untuk (Nuraeni, 2008:21) dibagi manjadi: (1) sekretaris menjadi sekretaris, namun bakat saja tidak sebagai duta, seorang sekretaris bertindak cukup untuk menjadi seorang sekretaris yang sebagai wakil dari perusahaan. Dengan begitu, baik. Diperlukan juga kepribadian yang penampilan dan sikap seorang sekretaris harus prima untuk dapat mendukung pribadi baik dan professional, baik dalam berhubungan tersebut. Syarat tersebut antara lain: mawas dengan klien perusaaan maupun dengan diri, ramah, sabar, simpatik, penampilan diri masyarakat umum yang berhubungan dengan yang baik, pandai bergaul, dapat dipercaya kepentingan perusahaan. Dalam kondisi dan memegang teguh rahasia, bijaksana psikologis apapun seorang sekretaris harus bisa terhadap orang lain, mempunyai perhatian mengontrol emosinya saat bertemu klien; (2) atas pekerjaan sekretaris sebagai pintu gerbang, salah satu 2. Syarat Pengetahuan fungsi sekretaris sebagai penerima tamu. Untuk Pengetahuan merupakan salah satu modal itu letak meja dan kursi sekretaris berdekatan atau syarat lain yang harus dimiliki dengan pintu masuk ruangan pimpinan agar para

97


tamu, relasi, karyawan yang ingin bertemu dengan pimpinan bisa melapor atau meminta izin kepada sekretaris terlebih dahulu. Dengan wewenangnya, sekretaris harus bisa memenejemen dengan baik pertemuan klien dengan pimpinan. Bahkan dengan tamu yang dianggap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan; (3) sekretaris sebagai ibu rumah tangga perusahaan., seorang sekretaris harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Dalam melakukan pekerjaannya sebagai ibu rumah tangga perusahaan, seorang sekretaris dituntut bekerja dengan rapi, sehingga sekretaris dan pimpinan akan merasa nyaman; (4) sekretaris sebagai humas, sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau lingkungan masyarakat, baik bertatap muka secara langsung, melalui telpon maupun melalui media lain. Dalam perannya sebagai humas, sekretaris harus mengerti bagaimana menghadapi setiap orang yang tidak sama sifat dan perilakunya.

3. 4. 5.

mendukung kelancaran kerja, mendukung menciptakan budaya kerja yang positif, membantu menciptakan kelompok informal positif, engelola anak buah untuk ,meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Tanggung Jawab Cabang Perusahaan (Networking Responsibility) Tanggung Jawab Atas Keberhasilan Perusahaan. Tanggung Jawab Hukum.

2.5. Rapat Rapat adalah suatu media komunikasi yang bersifat face to face yang sering diselenggarakan oleh berbagai organisasi, baik swasta maupun pemerintah. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah kelompok. Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan dengan musyawarah untuk mufakat (Wursanto, 2006: 150) Jenis-jenis rapat menjadi beberapa (Ernawati, 2004 : 170), yaitu: (1) rapat tidak resmi (Informal Meeting), rapat tidak resmi adalah rapat kecil dan tidak memerlukan 2.4. Tanggung Jawab Sekretaris Selain bertanggung jawab atas persiapan istimewa. Biasanya diselenggarakan pekerjaannya, tanggung jawab lain yang harus oleh pimpinan dengan staffnya di ruangan kantor dilaksanakan oleh seorang sekretaris (Nuraeni, pimpinan atau di ruangan rapat. Dalam rapat 2008:28) adalah: tidak resmi, tidak ada aturan-aturan ketat seperti 1. Tanggung Jawab Individu (Personal dalam rapat resmi. Biasanya hanya berupa Responsibility), sekretaris selain diskusi-diskusi, saling bertukar pikiran atau bertanggung jawab atas performansi diri informasi dan untuk mengakrabkan hubungan sendiri dan upaya pengembangan kearah antara pimpinan dengan stafnya; (2) rapat resmi yang lebih berkualitas. Berikut adalah tugas (Formal Meeting), rapat resmi adalah rapat yang pokok sehari-hari dalam tanggung jawab diselenggarakan untuk membahas masalahsehari-hari: mempermudah dan masalah yang sangat penting dan berlaku memperlancar kerja pimpinan melalui peraturan protokol yang mengatur kelancaran pengaturan waktu dan distribusi informasi jalannya rapat. yang efisien, mendistribusikan informasi Kegunaan dari rapat, disebutkan antara dari pimpinan secara jelas dan akurat, lain (Hendarto dan Tulusharyono, 2004 : 127): mendukung kelancaran alur kerja pimpinan (1) forum untuk memecahkan suatu masalah dan dengan bagian lain, memberikan peluang atau mengambil keputusan; (2) sarana untuk kepada pimpinan untuk lebih focus kepada bernegosiasi, (3) alat untuk membuat peserta hal strategis dan memiliki pengaruh jangka rapat berpartisipasi pada masalah yang panjang., memberikan masukan positif dan dikemukakan; (3) alat koordinasi dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. pembentukan tim; (4) media komunikasi; (5) 2. Tanggung Jawab Dalam (Internal brainstroming–sumbang saran; (6) ketentuan Responsibility), tanggung jawab ini hukum atau legal dan procedural; (7) proses terwujud melalui aktivitas seperti: demokrasi – dengar pendapat dan menerima mengelola sumber daya dan keuangan pertanggung jawaban; (8) media konsultasi. kantor, menciptakan suasana yang

98


Masih menurut Wursanto (2006:155) mengenai persyaratan agar suatu pertemuan dapat disebut sebagai suatu rapat, antara lain: (1) adanya masalah yang harus dipecahkan bersama, salah satu unsur agar suatu pertemuan dapat disebut sebagai rapat adalah apabila ada permasalahan yang harus dipecahkan bersama, suatu rapat yang tidak memiliki permasalahan bukanlah suatu rapat dalam arti yang sebenarnya, tetapi hanya merupakan pergunjingan atau obrolan, masalah yang dirumuskan dengan jelas akan memperlancar jalannya rapat sehingga dapat mencapai hasil seperti yang diharapkan; (2) adanya partisipasi aktif dari para peserta rapat, peserta rapat merupakan unsur yang sangat penting dan merupakan unsure penentu adanya rapat. Tanpa adanya peserta rapat atau anggota, rapat tidak mungkin akan berlangsung, peserta rapat adalah pihak yang diajak bicara dan yang dimintai sumbangan pemikiran atau pendapat, peserta rapat memiliki peran yang sangat penting dan menentukan jalannya suatu rapat; (3) adanya pimpinan atau ketua rapat, pimpinan atau ketua rapat merupakan poros gerak suatu rapat, pimpinan rapat bertanggung jawab atas jalannya rapat agar dapat menghasilkan keputusan dalam batas waktu yang telah ditentukan, pimpinan rapat harus mampu membangkitkan keberanian untuk berbicara kepada semua anggota, terutama mereka yang mengalami kesulitan dan tidak memiliki keberanian untuk mengemukakan pendapat; (4) adanya notulis, notulis adalah orang yang bertugas mencatat hasil-hasil keputusan rapat. Hal-hal yang ditulis oleh notulis berkenaan dengan hasil-hasil keputusan rapat disebut notulen. Notulen ini antara lain berisi : tanggal dan tempat rapat yang dilaksanakan, nama-nama peserta yang hadir dalam rapat, nama pejabat yang memimpin rapat, waktu dimulai dan diakhirinya suatu rapat; (5) tidak ada pidato-pidato, tentang ada atau tidaknya pidato dalam suatu rapat sangat ditentukan oleh jenis rapat yang diadakan. Namun, untuk rapat biasa yang berlangsung di suatu kantor atau perusahaan, tidak perlu ada pidato atau sambutan. Pimpinan rapat cukup menyampaikan maksud dan tujuan rapat serta materi yang akan dibahas dalam rapat tersebut.

2.6. Fasilitas Rapat Wursanto (2006:158) menegaskan bahwa fasilitas rapat yang harus disediakan antar lain meliputi: (1) tempat rapat, khususnya untuk rapat-rapat ekstern maka harus dijelaskan: nama jalan dan nomornya, nama gedung (tempat rapat), nama kota (apabila dipandang perlu); (2) tata ruang rapat, mengenai tata ruang rapat, khususnya utuk rapat-rapat ekstern, hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: cahaya penerangan yang perlu diperhatikan apakah ruangan rapat menggunakan penerangan buatan (lampu) atau menggantungkan penggunaan cahaya matahari, ventilasi udara. Harus diusahakan agar ruang rapat tidak terlalu panas sehingga bisa membuat para peserta rapat menjadi cepat lelah. Usahakan agar ada banyak udara yang masuk lewat lubang angin atau jendela, kecuali bila ruangan menggunakan AC; (3) pengaturan tempat duduk, pada prinsipnya ditentukan oleh: jumlah peserta rapat, luas ruangan rapat; (4) perlengkapan rapat yang perlu disediakan antara lain: soundsystem berikut perlengkapannya, wireless microphone (pengeras suara tanpa kabel), papan tulis (blackboard) berikut perlengkapannya, white board dan perlengkapannya, overhead projector, mesin kantor, seperti mesin ketik, mesin hitung, mesin pengganda (mesin stensil, mesin foto kopi), dan komputer, peralatan komunikasi, misalnya telepon, facsimile, Internet, dan sebagainya, meja dan kursi, alat-alat tulis yang terdiri dari pensil, pulpen, kertas, map, snelhecter, ordner, penggaris, blocknote; (5) undangan rapat, sebaiknya ibuat dan diedarkan tidak terlalu jauh dari waktu rapat akan berlangsung. Undangan rapat yang lengkap berisi : hari, tanggal, tempat rapat, acara rapat (bila perlu daftar acara ikut dilampirkan) 2.7. Arsip dan Efektifitas The Liang Gie dalam Wursanto (2006:13) mengemukakan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu egunaanagar setiap kali diperluan dapat secara cepat ditemukan kembali. Sedangkan menurut Moekijat (2004:75), arsip adalah penempatan kertas–kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu

99


sedemikina rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat ditemukan kembali. Arsip memunyai fungsi yang sangat penting yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip dapat menbantu mengingakan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi (Wiyasa,2004:1) Menurut Handoko (2003:7), efektifitas merupakan “Kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan”. Dengan kata lain, seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode (cara) yang tepat untuk mencapai tujuan. Sumaryadi (2005 : 105) menerangkan organisasi dapat dikatakan efektif bila organisasi tersebut dapat sepenuhnya mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Efekyivitas umumnya dipandang sebagai tingkat pencapaiana tujuan operatif dan operasional.

dengan tujuan dari rapat tersebut. Secara sederhana rapat dibagi menjadi rapat resmi dan tidak resmi. Rapat resmi adalah rapat digunakan untuk membahas permasahalan-permasahalan penting atau rapat yang diikuti beberapa bagian atau rapat yang ditujukan untuk pengabilan keputusan jangka pendek, menengah atau jangka panjang sedangkan rapat tidak resmi adalah rapat yang dipakai dalam pelaksanaan komunikasi internal seperti koordinasi dan lain sebagainya. Dalam pelaksanaan rapat, sebuah rapat tidak dapat dilaksanakan dengan cara seadanya mengingat ada beberapa jenis rapat yang memerlukan persiapan khusus dalam hal ini seperti rapat pengabilan keputusan atau rapat antara bagian atau juga rapat yang mengundang pihak lain seperti organisasi atau perusahaan rekanan. Pelaksanaan rapat harus dipersiapkan dengan matang. Sebuah rapat tidak dapat berjalan baik apabila bagian bagain dari rapat tidak berfungsi sebagai mana mestinya. Seperti contoh adalah tidak berfungsinya peralatan di ruang rapat atau undangan rapat yang tidak dikerjakan dengan baik dan benar atau agenda rapat yang tidak jelas dan atau bahan rapat yang III. METODOLOGI PENELITIAN Penelitian ini bersifat deskriptif kualitatif, tidak lengkap. Jadi dapat dilihat bahwa sebuah yang menggambarkan objek penelitian secara rapat bukanlah sebuah pekerjaan yang sepele detai dan mendalam. Data-data diperoleh atau dapat dianggap remeh. melalui kajian pustaka dari berbagai literatur Hal yang sama juga terjadi pada (library research) dimana peneliti mengambil arsipyang telah didokumentasikan atau beberapa teori dari bebreapa literatur berupa tersimpan, banyak karyawan atau bagian dari buku, kajian ilmu, berita-berita, baik yang sebuah perusahaan atau organisasi mengangap bersifat cetak maupun online. remeh arsip atau penataan arsip. Hal ini terjadi karena mereka tidak bersinggungan langsung dengan arsip sehingga mereka tidak memahami IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Rapat adalah sebuah pekerjaan rutin yang arti penting dari arsip sebagai alat dokumentasi biasa dilakukan didalam organisasi atau atau informasi dalam sebuah perusahaan. perusahaan. Sebuah pekerjaan yang terkadang Apabila dokumentasi dan komunikasi dianggap sederhana dan remeh dimata karyawan dijakankan dengan baik maka pekerjaan didalam lain. Hal ini lumrah dikarenakan dalam rapat organisasi akan berjalan dengan baik pula dan tidak menghasilkan barang yang terlihat atau apabila dokumentasi baik maka sejarah tercipta. Berbeda dengan proses produksi komunikasi juga akan terekam dengan baik. dimana ada produk yang dihasilkan atau bagian Dokumentasi dan informasi ini sangatlah pemasaran yang dapat mendatangkan klien, penting mengingat tanpa komunikasi yang selain dari itu, rapat tidak menghasilkan bentuk dijalankan dengan baik maka setiap bagian baru produk (inovasi) atau mendatangkan uang. dalam organisasi akan berkerja tidak beraturan Meski demikian rapat bukanlah sebuah hal yang bahkan pekerjaan menjadi tidak selesai dan patut diangap sepele atau dianggap sederhana. komunikasi keluar organisasi menjadi tidak Didalam rapat segala hal dapat berjalan dengan semestinya. Demikian juga didiskusikan dan diambil nilai kegunaan sesuai dengan dokumentasi, sebuah organisasi tidak

100


dapat melakukan perubahan atau membuat kebijakan apabila tidak didasari oleh dokumentasi yang baik. Keputusan akan manjadi tidak tepat atau bahkan mungkin akan kontra produktif dengan peraturan atau keputusan terdahulu da bahkan dengan kebijakan awal berdirinya perusahaan atau organisasi. Dalam hal pengambilan keputusan dan koordinasi perusahaan atau organisasi, pengunaan arsip pada sebuah rapat dan persiapan juga pelaksanaan rapat yang baik dalam hal ini memiliki peran yang penting. Keputusan yang tepat dan cepat hanya dapat dilakukan apabila didasari oleh data yang akurat oleh karena itu peran arsip menjadi kunci permasalahan. Apabila arsip tidak ditangani dengan baik oleh sekretaris maka sebuah keputusan tidak akan dapat dibuat dengan baik. Informasi yang salah dalam sebuah rapat akan membuat keputusan menjadi tidak tepat sasaran. Begitu pula dengan pengkoordinasian perusahaan melalui rapat, dengan data yang akurat dan lengkap maka koordinasi antar bagian dapat dilaksanakan dengan baik. Tidak ada tumpang tindih kebijakan atau pekerjaaan dan pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap bagian menjadi lebih mudah untuk dilaksanakan. Dalam hal persiapan dan pelaksanaan rapat, setiap bagian kecil dalam pelaksanaan rapat harus dipersiapkan dengan baik. Peralatan dan perlengkapan dalam hal ini termasuk persiapan perumusan agenda rapat dan lain sebagainya harus dibuat dengan rinci. Sebuah rapat tidak dapat berjalan tanpa arahan atau aturan. Oleh karena itu agar rapat dapat berjalan dengan baik maka seorang seketaris harus mengatur dengan baik. Mulai dari dibuatkan agenda rapat, siapa yang harus hadir dalam rapat, undangan rapat, data yang harus disiapkan dan lain sebagainya merupakan beberapa hal yang harus disiapkan oleh sekretaris. Semakin lengkap sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam rapat maka akan semakin lancar rapat tersebut. Keputusan dapat diambil dengan baik dan koordinasi dapat berjalan dengan baik pula. Selain dari mempersiapkan rapat dan mengmastikan semau pihak dan kelengkapan berjalan sesuai fungsinya, seorang sekretaris juga bertanggung jawab atas pembukuan hasil dari putusan rapat.

Pencatatan hal hal penting dalam rapat juga perlu diperhatikan dan yang paling penting adalah kesimpulan rapat yang juga harus dibukukan dalam sebuah laporan hasil rapat sehingga hasil rapat dapat dipakai sebagai acuan dari kegiatan berikutnya. Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa kedudukan arsip dan rapat dalam sebuah oragnisasi adalah penting. Pentingngya rapat dan arsip lebih terlihat dengan jelas dalam jalannya pengambilan keputusan. Keputusan yang baik dan benar adalah keputusan yang tepat sasaran dan pada waktu yang tepat pula dan untuk dapat membuat keputusan yang baik tersebut perlu data yang tepat dalam hal ini arsip memegang peran penting. Selain dari data yang akurat, dalam proses pembuatan keputusan perlu juga diperhatikan segala elemen dalam pengambilan keputusan dalam rapat seperti bagian bagian yang terkait dalam pengabilan keputusan rapat tersebut, peralatan dan perlengkapan rapat dan lain sebagainya. V. PENUTUP Berdasarkan pebahasan diatas dapat ditarik beberapa kesimpulan. Adapun kesimpulan bahasan tersebut sebagai berikut : 1. Rapat adalah sebuah kegiatan yang berfungsi sebagai alat koordinasi didalam perusahaan. Rapat dibagi menjadi dua macam yaitu rapat rutin dan rapat insidentil atau tidak rutin. 2. Rapat juga bisa dibagi menjadi dua bila dilihat dari isi materi dalam rapat, yaitu rapat resmi atau tidak resmi. 3. Hasil dari rapat atau bagian yang dibicarakan dalam rapat harut tercatat dalam catatan rapat. Sehubungan denganini pula maka keputusan atau kesepakatan dalam rapat gharus tertulis dala notulen rapat. 4. Dalam melaksanakan rapat maka bagian sekretaris atau bagian lain yang ikut dalam rapat harus menyiapkan arsip arsip yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan rapat. 5. Rapat yang tidak direncanakan dan diagendakan dengan baik oleh sekretaris membuat rapat menjadi tidak efektif dan atau tidak efisien. Oleh karena itu mengingat pentingnya rapat dilaksanakan maka segala

101


hal yang berhubungan dengan rapat harus di persiapkan dengan baik dan benar. Sedangkan saran yang dapat disampaikan adalah sebagi berikut : 1. Sebaiknya perusahaan atau organisasi dapat menyiapkan rapat dengan baik karena dengan rapat yang dikelola dengan baik maka pengkoordinasian antar bagian menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Sebaiknya jadwal atau agenda rapat dipersiapkan dari jauh hari khususnya agenda rapat rutin dan rapat resmi karena biasanya rapat rutin dilakukan pada saat tertentu dan bisa direncanakan sedangkan rapat resmi diadakan dengan mengundang pihak yang lebih luas. 3. Karena rapat dapat difungsikan untuk melakukan koordinasi di dalam organisasi atau perusahaan maka rapat menjadi sangat penting. Dengan adanya rapat maka operasional antar bagian menjadi lebih bersinergi. 4. Rapat juga difungsikan untuk pengambil keputusan organisasi atau perusahaan. Karena itu pelaksanaan rapat menjadi sangat penting karena bila keputusan yang bersifat kelembagaan ini tidak ditangani dengan baik

102

maka akan berdampak buruk perusahaan dimasa yang akan datang.

bagi

DAFTAR PUSTAKA Ernawati, Ursula. 2004. Pedoman Lengkap Kesekretarisan. Yogyakarta: Graha Ilmu. Hendarto, Hartiti dan Tulusharyono. 2004. Menjadi sekretaris Profesional. Jakarta: PPM Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen. Yoyakarta: Bagian Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Gajah Mada. Moekijat. 2004. Tata laksana kantor. Bandung: Mandar Maju Nuraeni, Neni. 2008. Panduan Menjadi Sekretaris Profesional. Jakarta : Visi Media Pustaka Sumaryadi, Nyoman. 2005. Efektivitas implementasi kebijakan Otonomi Daerah. Jakarta: CV Citra Utama Wiyasa, Thomas. MBA. 2003. Tugas Sekretaris dalam Mengelola Surat dan Arsip Dinamis. Jakarta. Pradya paramita. Wursanto, Ignatius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi.

ANALISIS PERAN SEKRETARIS DALAM PENANGANAN RAPAT DAN ARSIP TERHADAP DENGAN EFEKTIFITAS KERJA PADA PERUSAHAAN

Recommend Documents