perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA
SKRIPSI
Oleh : DESSY TRI NURIDAYATI (k7412047)
FAKULTAS KEPENDIDIKAN DAN ILMU PENGETAHUAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA TAHUN 2016 commit to user
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERNYATAAN KEASLIAN TULISAN Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Program Studi
: Pendidikan Administrasi Perkantoran
menyatakan bahwa skripsi saya berjudul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA” ini benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri. Selain itu, sumber informasi yang dikutip dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
Apabila pada kemudian hari terbukti atau dapat dibuktikan skripsi ini hasil jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan saya.
Surakarta,
Agustus 2016
Yang membuat pernyataan
Dessy Tri Nurhidayati
commit to user
ii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA
Oleh : DESSY TRI NURIDAYATI (k7412047)
Skripsi Diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA AGUSTUS 2016
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSETUJUAN Nama
: Dessy Tri Nurhidayati
NIM
: K7412047
Judul skripsi :
ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA
Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta,
September 2016
Persetujuan Pembimbing
Pembimbing I,
Pembimbing II,
Dr. Tri Murwaningsih, M.Si
Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
NIP. 19661202 199203 2 002
NIP 195105101976031003
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PENGESAHAN SKRIPSI
Nama : Dessy Tri Nurhidayati NIM : K7412047 Judul Skripsi : ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta pada hari Rabu, tanggal Agustus 2016 dengan hasil LULUS dan revisi maksimal bulan. Skripsi telah direvisi dan mendapat persetujuan dari Tim Penguji. Persetujuan hasil revisi oleh Tim Penguji: Nama Penguji
Tanda Tangan
Ketua
: Dr. Hery Sawiji, M.Pd.
Sekretaris
: Dr. Cicilia Dyah SI, M.Pd
Anggota I
: Dr. Tri Murwaningsih, M.Si
Anggota II
: Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
Tanggal
Skripsi disahkan oleh Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran pada: Hari : ………………….......... Tanggal : ……………………......
Mengesahkan Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Kepala Program Studi
Universitas Sebelas Maret,
Pendidikan Administrasi Perkantoran,
Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd
Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si.
NIP 196101241987021001
commit to user
v
NIP 195105101976031003
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRAK Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta, Agustus 2016.
Penelitian ini bertujuan mendiskripsikan: (1) pengelolaan arsip di Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta, (2) hambatan dan upaya yang dilakukan dalam pelaksanaan pengelolaan. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive dan snowball sampling. Subjek penelitian ini adalah pegawai sub bagian dari Sekretariat, yang bekerja di Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta. Teknik pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, dokumentasi, dan observasi. Uji keabsahan data degan triangulasi sumber dan metode. Analisis data menggunakan interactive model. Hasil penelitian menunjukkan: (1) pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta dimulai dengan adanya penetapan tugas pokok dan fungsi, serta aktivitas surat masuk, penyimpanan arsip berada di gudang dan di ruang kerja, pegawai dalam melakukan pengelolaan arsip belum baik, penyimpanan dan pertanggungjawaban arsip diserahkan kepada pegawai dengan memanfaatkan fasilitas peralatan penyimpanan yang dimiliki, sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah sistem tanggal, subjek, dan wilayah. Pemeliharaan dan perawatan arsip dilakukan secara insidental, pemindahan dilakukan dalam waktu 5-10 tahun, pemusnahan belum terlaksana. (2) Kendala dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat meliputi: (a) kurang ketersediaan gudang, (b) kurang pegawai dan tenaga ahli, (c)pengamanan dokumen yang kurang diperhatikan, (d) tidak adanya pedoman dalam melakukan pengelolaan dokumen. Sedangkan upaya dalam pengelolaan arsip di sub bagian dari Sekretariat dengan cara: (a) Memaksimalkan fungsi fasilitas penyimpanan arsip, (b) Adanya kerja sama antar pegawai dan siswa magang, (c) Pemanfaatan peralatan penyimpanan dan back-up data, (d) Kewenangan dan tanggungjawab petugas terhadap dokumen yang dikelola. Kata Kunci : pengelolaan arsip, kearsipan, dinas pendidikan.
commit to user
vi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
ABSTRACT Dessy Tri Nurhidayati. K7412047. ARCHIVES MANAGEMENT ANALYSIS AT EDUCATION DEPARTMENT OF YOUTH AND SPORTS DIVISION SECRETARIAT SURAKARTA. Skripsi, Surakarta: Faculty of Teacher Training and Education Sebelas Maret Universitas, August 2016.
The aim of this research to describe: (1) archives manaemen at Education Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta, (2) obstacle and efforts that to done archives management. This is qualitative research with case studi approach. Sampling techniques used are purposive and sowball sampling. Research’s subject is divisi Sekretariat’s employee, who’s work at Education Department Of Youth And Sports. Data collection’s Techniques is interview, documentation, dan observation. Data Validity uses triangulation source dan method. Data analysis technique used interactive model. The result of data analysis shows that: (1) achives management at Education Department Of Youth And Sports Divisi Sekretariat Surakarta starts determination of duties and functions and also incoming mail activities, place of archives storage in warehouse and in workspace, employee in managing the archive is not good, storage and archival responsibilities handed over to employees by utilizing storage facilities owned equipment, archive storage system that applied is the system date , subject and region. Care and maintenance is done incidentally archive, displacement is done within 5-10 years, removal not yet implemented. (2) Obstacle in archives management at Divisi Sekretariat cover: (a) there is less warehouse, (b) less employees and experts, (c) Security documents less attention, (d) the absence of guidance in managing documents. While the efforts in archives management at Divisi Sekretariat cover: (a) maximizing function facility archival storage, (b) the cooperation among employees and student interns, (c) utilization of storage equipment and back- up data, (d) the authority and responsibilities of officers of the document maintained.
Key word: archives management, archival, education department.
commit to user
vii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
MOTTO “Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan, maka apabila kamu telah selesai (dari suatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain dan kepada Tuhanmulah hendaknya kamu berharap” (Q.S Al-Insyirah:6) Change is only evidence of live “Perubahan adalah pertanda kehidupan” (Evelyn Waugh) Banyak kegagalan dalam hidup ini dikarenakan orang-orang tidak menyadari betapa dekatnya mereka dengan keberhasilan saat mereka menyerah (Thomas Alva Edision) Man jadda wajada, man shabara zhafira, man sara ala darbiwashala (Peneliti)
commit to user
viii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
PERSEMBAHAN
Seiring rasa syukur kehadirat kupersembahkan karya ini teruntuk :
Allah
SWT,
Kedua orang tuaku tercinta, Bapak Sumardjo dan Ibu Sri Sutarni yang selalu memberikan doa yang tiada henti, dukungan, dan kasih sayang yang tulus dan tak terhingga. Tiada kasih sayang yang seindah dan seabadi kasih sayang Bapak Ibu.
Kakakku Mas Eko, Mbak Andes, Mbak Erlina yang memberikan semangat, bantuan, kerjasama, dan kasih sayang yang begitu besar.
Ibu Tri dan Pak Andre. Terima kasih atas kesediaan waktu dan kesabaran Bapak/ Ibu dalam memberikan saya arahan, bimbingan, dan nasihat agar saya bisa menjadi lebih baik dalam proses pengerjaan karya ini.
Fauzan Rizkianto, Mbak Ncep, Dewi Setiani, terimakasih atas dukungan, perhatian, semangat, dan bantuan dalam bentuk apapun dengan ikhlas tanpa pamrih. Terimasaih juga telah mendengarkan keluh kesah dan nasihat selama pengerjaan karya ilmiah ini. Geng mbah e (ummi, mbak im, rini) terimakasih atas bantuan dan semangatnya, selama proses pengerjaan karya ilmiah ini. Teman-teman Pendidikan Administrasi Perkantoran 2012 dan Keluarga tercintaku KKN UNS 2015 desa Ngeblak, Blora. Terima kasih untuk canda tawa, kebahagiaan, dan perjuangan yang telah kita lewati bersama dan terima kasih untuk kenangan manis yang telah mengukir selama ini.
commit to user
ix
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur senantiasa peneliti panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas berkah dan limpahan rahmat-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “ANALISIS PENGELOLAAN ARSIP DI SEKRETARIAT DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAHRAGA KOTA SURAKARTA”. Skripsi ini disusun guna memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana pada Program Studi Pendidikan Administrasi Perkatoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Peneliti menyadari bahwa dalam menyelesaikan skripsi ini tidak terlepas dari bimbingan, bantuan, dan pengarahan dari berbagai pihak. Maka dari itu, peneliti mengucapkan terima kasih kepada : 1. Prof. Dr. Joko Nurkamto, M.Pd., Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Dr. Andre N. Rahmanto, M.Si., Kepala Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dan selaku Pembimbing II, yang memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini 3. Dr. Tri Murwaningsih, M.Si., selaku Dosen Pembimbing I, yang memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini. 4. Dr. Hery Sawiji, M.Pd., selaku ketua penguji yang telah memberikan masukan dan arahan dalam kesempurnaan skripsi ini. 5. Dr. Cicilia Dyah SI, M.Pd., selaku sekretaris penguji yang telah memberikan masukan dan arahan dalam kelengkapan skirpsi ini. 6. Susantiningrum S.Pd., SE. MAB, selaku pembembing akademik yang telah memberikan bimbingan dan kemudahan selama perkuliahan. 7. Etty Retnowati, SH, M.H., selaku Kepala Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta
yang telah
memberikan ijin penggunaan tempat guna
pengambilan data penelitian. 8. Kurnia Widianto, SE., selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi, dan Pelaporan, yang memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian.
commit to user
x
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
9. Siswaning Retnojati, S.Pd., selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, yang memberikan bimbingan dan bantuan dalam pelaksanaan penelitian 10. Seluruh staf karyawan Sub Bagian dari Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga kota Surakarta yang memberikan bantuan dan berpartisipasi dalam pelaksanaan penelitian.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Namun demikian, peneliti berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pengembangan ilmu.
Surakarta, Agustus 2016
Peneliti
commit to user
xi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ....................................................................................... i HALAMAN PERNYATAAN ........................................................................ ii HALAMAN PENGAJUAN ............................................................................ iii HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................ iv HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................... v HALAMAN ABSTRAK ................................................................................. vi HALAMAN ABSTRACT ............................................................................... vii HALAMAN MOTTO ..................................................................................... viii HALAMAN PERSEMBAHAN ..................................................................... ix KATA PENGANTAR .................................................................................... x DAFTAR ISI ................................................................................................... xii DAFTAR TABEL ........................................................................................... xv DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xvi DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................... xvii
BAB I
PENDAHULUAN ...............................................................................1 A. Latar Belakang Masalah ..............................................................1 B. Rumusan masalah ........................................................................5 C. Tujuan Penelitian .........................................................................5 D. Manfaat Penelitian .......................................................................5
BAB II
KAJIAN TEORI.................................................................................7 commit to user A. Kajian Teori .................................................................................7 1. Arsip .......................................................................................7 xii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
a. Pengertian arsip dan kearsipan ...........................................7 b. Jenis arsip ...........................................................................10 c. Asas pengorganisasian pengelolaan arsip ..........................11 d. Sistem penataan arisp .........................................................13 e. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip ................................17 f. Penemuan kembali arsp .....................................................18 g. Peminjaman arsip ...............................................................19 h. Penyusutan dan pemusnahan arsip .....................................22 i. Peralatan dan Perlengkapan penyimpanan arsip ................24 j. Petugas kearsipan ...............................................................28 k. Lingkungan kerja kearsipan ...............................................30 2. Pengelolaan .............................................................................31 3. Pengelolaan Arsip ...................................................................34 B. Kerangka Berpikir .......................................................................36 BAB III
METODOLOGI PENELITIAN .......................................................38 A. Tempat Dan Waktu Penelitian.....................................................38 1. Tempat penelitian .................................................................38 2. Waktu penelitian...................................................................39 B. Jenis Penelitian Dan Pendekatan .................................................39 C. Data Dan Sumber Data ................................................................42 D. Teknik Pengambilan Subjek Penelitian .......................................44 E. Teknik Pengumpulan Data ..........................................................45 1. Observasi ..............................................................................45 2. Wawancara ...........................................................................46 3. Studi Dokumentasi ...............................................................47 F. Uji Validitas Data ........................................................................48 G. Teknik Analisa Data ....................................................................50 H. Prosedur Penelitian ......................................................................52
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ................................54 A. HASIL PENELITIAN .................................................................54 commit to user 1. Lokasi Penelitian ..................................................................54 2. Deskripsi Data Pengelolaan Arsip ........................................60 xiii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
3. Kendala Dalam Pengelolaan Arsip.......................................83 4. Upaya Dalam Pengelolaan Arsip .........................................89 B. PEMBAHASAN..........................................................................94 1. Perencanaan (Planning) Arsip..............................................94 2. Pengorganisasian (Organizing) Arsip ..................................104 3. Penggerakan (Actuating) Arsip ............................................111 4. Pengawasan (Controlling) Arsip ..........................................117 5. Kendala Pengelolaan Arsip ..................................................118 6. Upaya Pengelolaan Arsip .....................................................120 BAB V
SIMPULAN, IMPLIKASI, DAN SARAN ........................................122 A. Simpulan ......................................................................................122 B. Implikasi ......................................................................................123 C. Saran ............................................................................................124
DAFTAR PUSTAKA .........................................................................................126 LAMPIRAN ........................................................................................................129
commit to user
xiv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Paradigma baru petugas arsip .............................................................29 Tabel 4.1 Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pendidikan ...............59 Tabel 4.2 Data Jumlah Pegawai Berdasarkan Kualifikasi Pangkat/ Golongan ............................................................................................60
commit to user
xv
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip ..........................................................................8 Gambar 2.1 Contoh Formulir Peminjaman .........................................................19 Gambar 2.3 Kerangka Berpikir Penelitian ..........................................................37 Gambar 3.1 Teknik Triangulasi Data/ Sumber ...................................................49 Gambar 3.2 Teknik Triangulasi Metode .............................................................49 Gambar 3.3 Komponen dalam Analisa Data (Interactive Model) Oleh Miles dan Huberman ..............................................................50
commit to user
xvi
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Jadwal Pelaksanaan Penelitian Dan Penyusunan Skripsi.................................... 130 Lampiran 2 Pedoman Wawancara .......................................................................................... 131 Lampiran 3 Pedoman Observasi ............................................................................................ 133 Lampiran 4 Pedoman Dokumentasi........................................................................................ 134 Lampiran 5 Field Note Wawancara ........................................................................................ 135 Lampiran 6 Field Note Observasi ........................................................................................... 167 Lampiran 7 Hasil Dokumentasi .............................................................................................. 181 Lampiran 8 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kota Surakarta ... 182 Lampiran 9 Tugas Pokok Dan Fungsi Sub Bagian Dari Sekretariat ...................................... 183 Lampiran 10 Lembar Disposisi dan Buku Agenda................................................................... 189 Lampiran 11 Kondisi Ruangan Sub Bagian Dari Sekretariat Dinas Pendidikan Pemuda Dan Olahraga Kota Surakarta ............................................................................. 192 Lampiran 12 Surat-surat ........................................................................................................... 193
commit to user
xvii
perpustakaan.uns.ac.id
digilib.uns.ac.id
commit to user
xviii
