KEBIJAKAN IT
Analisis Pemetaan Teknologi Informasi pada Unit-Unit yang ikut Reorganisasi Berdasarkan hasil pemetaan dari tabel 1 sampai dengan tabel 3, kemampuan pengelolaan SI dan TI di Departemen Keuangan, dapat dirangkum sebagai berikut: 1.
Beragamnya jenis dan merek hardware, software dan infrastruktur TI yang digunakan. Hal ini berpotensi menimbulkan kesulitan jika dilakukan pertukaran data;
2.
Pengembangan sistem informasi dilakukan berdasarkan kebutuhan parsial dari masing-masing unit kerja dan tidak direncanakan untuk memenuhi kebutuhan informasi yang komprehensif;
Analisis Pemetaan Teknologi Informasi pada UnitUnit yang ikut Reorganisasi 3.
Banyak unit kerja hanya melakukan operasi otomatisasi perkantoran dengan menggunakan paket program. Pada kegiatan ini, sistem untuk memasukkan input data dan pembuatan laporan masih manual;
4.
Orientasi penggunaan komputer di sebagian besar unit kerja adalah terbatas pada pengolahan data untuk menghasilkan laporan. Padahal spektrum penggunaan komputer lebih luas dari itu, misalnya: untuk pertukaran data, manipulasi data, kolaborasi informasi, alat pengambilan keputusan oleh pimpinan dan lain-lain;
Analisis Pemetaan Teknologi Informasi pada Unit-Unit yang ikut Reorganisasi 5.
Sebagian besar data yang digunakan bersumber dari luar unit kerja yang diterima secara manual atau semi otomatis. Kemajuan TI saat ini, memungkinkan pengiriman data secara otomatis menggunakan infrastruktur jaringan;
6.
Data yang dihasilkan, diolah dan disimpan masih bersifat parsial, sehingga terjadinya duplikasi penyimpanan data (redundant);
7.
Pembangunan jaringan komunikasi data dirancang berdasarkan kebutuhan masing-masing unit kerja, tanpa memperhatikan kebutuhan integrasi.
Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan untuk Diputuskan dalam kebijakan TI Berdasarkan hasil dan analisis pemetaan yang dilakukan, maka dalam menentukan kebijakan TI sehubungan dengan reorganisasi, perlu dipertimbangkan untuk diputuskan hal-hal sebagai berikut: 1.
Sistem Aplikasi
2.
Manajemen Data
3.
Infrastruktur
4.
Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi
Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan untuk Diputuskan dalam kebijakan TI 1. Sistem Aplikasi a. Sistem aplikasi mana di antara sistem yang ada saat ini akan terus dipelihara, mungkin perlu dilakukan penyesuaian atau penyempurnaan; b. Sistem aplikasi mana di antara sistem yang ada saat ini akan dihentikan penggunaannya karena tidak sesuai lagi; c. Sistem aplikasi mana di antara sistem yang ada saat ini harus diganti dengan sistem baru; d. Sistem aplikasi mana di antara sistem yang ada saat ini harus dipadukan ke dalam sebuah sistem baru; e. Sistem aplikasi apa yang harus dibangun, karena masih banyaknya kegiatan yang dilakukan secara manual.
Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan untuk Diputuskan dalam kebijakan TI 2.
Manajemen Data
a.
Bagaimana data yang ada saat ini akan dipelihara, dan unit kerja yang mana akan melakukannya;
b.
Bagaimana data dipertukarkan antar unit yang ada;
c.
Dari beberapa data yang ada saat ini, data mana yang perlu dipadukan dan unit kerja mana yang akan melakukannya;
d.
Dari berbagai jenis data yang ada, laporan bagaimana yang dapat dibuat dari hasil perpaduan data.
Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan untuk Diputuskan dalam kebijakan TI 3.
Infrastruktur
a.
Dari berbagai jenis dan kapasitas infrastruktur yang ada saat ini, infrastruktur mana yang sesuai dengan jenis pekerjaan dan sistem apa yang tepat digunakan;
b.
Penempatan infrastruktur yang ada pada unit lama ke unit baru harus memperhatikan fungsi dan beban pekerjaan/tugas unit baru tersebut;
c.
Bagaimana memadukan berbagai jenis H/W (hardware), S/W (software) dan N/W (netware) yang ada pada unit lama ke unit baru;
d.
Bagaimana meningkatkan kemampuan H/W, S/W, dan N/W yang ada agar fungsinya dapat bekerja secara optimal.
Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan untuk Diputuskan dalam kebijakan TI 4.
Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi
a.
Bagaimana melakukan inventarisasi dan assessment SDM TI
b.
Bagaimana menempatkan pegawai yang memiliki kemampuan dalam bidang TI ke dalam unit kerja yang baru.
c.
Bagaimana memanfaatkan pegawai yang memiliki kemampuan TI ke bidang tugas / pekerjaan yang membutuhkan pembangunan / pengembangan sistem aplikasi komputer.
Usulan Kebijakan Teknologi Informasi dalam rangka reorganisasi 1.
Sistem Aplikasi
a.
Apabila suatu unit kerja lama pemilik sistem aplikasi setelah reorganisasi menempati unit kerja baru, maka sistem aplikasi yang ada tetap dimanfaatkan dan dikelola oleh unit kerja yang bersangkutan;
b.
Apabila suatu unit kerja lama pemilik sistem aplikasi setelah reorganisasi dipecah menjadi dua unit kerja baru yang berbeda, maka dalam jangka pendek sistem aplikasi yang ada dipilah-pilah berdasarkan fungsi dari kedua unit kerja baru, kemudian sistem aplikasi hasil pilahan berikut dokumentasinya diserahkan kepada masing-masing unit kerja baru tersebut, sedangkan dalam jangka panjang pada kedua unit kerja baru dapat membangun sistem aplikasi baru;
Usulan Kebijakan Teknologi Informasi dalam rangka reorganisasi c.
Apabila suatu unit kerja baru merupakan penggabungan dari beberapa unit kerja lama, dimana masing-masing unit kerja telah memiliki sistem aplikasi, maka dalam jangka pendek perlu dibuat sistem aplikasi interface agar setiap sistem aplikasi tersebut dapat saling berhubungan, sedangkan dalam jangka panjang sistem aplikasi - sistem aplikasi tersebut perlu diintegrasikan atau dibangun sistem aplikasi baru;
d.
Apabila reorganisasi membentuk unit kerja baru yang membutuhkan sistem aplikasi, maka unit kerja baru tersebut dapat membangun sistem aplikasi baru.
Usulan Kebijakan Teknologi Informasi dalam rangka reorganisasi 2.
Manajemen Data
a.
Apabila suatu unit kerja lama pemilik data setelah reorganisasi menempati unit kerja baru, maka data yang ada tetap dimanfaatkan dan dikelola oleh unit kerja yang baru tersebut;
b.
Apabila suatu unit kerja lama pemilik data setelah reorganisasi dipecah menjadi dua unit kerja baru yang berbeda, maka dalam jangka pendek data yang ada dipilahpilah berdasarkan fungsi dari kedua unit kerja baru, kemudian data hasil pilahan berikut kamus datanya diserahkan kepada kedua unit kerja baru tersebut, sedangkan dalam jangka panjang pada kedua unit kerja baru dapat mendesain database baru;
Usulan Kebijakan Teknologi Informasi dalam rangka reorganisasi c.
Apabila suatu unit kerja baru merupakan penggabungan dari beberapa unit kerja lama, dimana masing-masing unit kerja telah memiliki data, maka dalam jangka pendek harus dibuat sistem aplikasi interface agar data yang ada dapat saling berhubungan, sedangkan dalam jangka panjang data dapat diintegrasikan dalam database baru;
d.
Apabila reorganisasi membentuk unit kerja baru yang membutuhkan sistem aplikasi yang menggunakan database, maka unit kerja baru tersebut dapat mendesain database baru.
Usulan Kebijakan Teknologi Informasi dalam rangka reorganisasi 3.
Infrastruktur
a.
Apabila suatu unit kerja lama pemilik sistem aplikasi dan data setelah reorganisasi menempati unit kerja baru, maka seluruh infrastruktur yang terkait dengan sistem aplikasi dan data yang ada harus dibawa dan dikelola oleh unit kerja yang baru.
b.
Apabila suatu unit kerja lama pemilik sistem aplikasi dan data setelah reorganisasi dipecah menjadi dua unit kerja baru yang berbeda, maka bila memungkinkan infrastrukturnya dan datanya dipilah-pilah berdasarkan kebutuhan dari sistem aplikasi, untuk diserahkan kepada kedua unit kerja baru tersebut. Apabila infrastruktur tidak memungkinkan untuk dipilah-pilah, maka seluruh infrastruktur tersebut diserahkan ke salah satu unit kerja baru sedangkan unit kerja baru lainnya dapat mengadakan infrastruktur baru;
Usulan Kebijakan Teknologi Informasi dalam rangka reorganisasi
c.
Apabila suatu unit kerja baru merupakan penggabungan dari beberapa unit kerja lama, dimana masing-masing unit kerja telah memiliki sistem aplikasi dan data, maka infrastruktur yang terkait dengan sistem aplikasi dan data tersebut dibawa ke unit kerja yang baru untuk diintegrasikan;
d.
Apabila reorganisasi membentuk unit kerja baru yang membutuhkan sistem aplikasi dan database, maka infrastrukturnya diadakan melalui pengadaan baru.
Usulan Kebijakan Teknologi Informasi dalam rangka reorganisasi 4. Sumber Daya Manusia Teknologi Informasi Setiap unit kerja baru yang mengelola sumber daya TI sedapat mungkin memanfaatkan sumber daya manusia TI dari unit kerja lama pemilik sumber daya TI sebelumnya.
Kebijakan reorganisasi Unit Kerja Move
Split
Merge
New
Lama A
Baru
Contoh
A
PMON pada Setjen pindah menjadi Dit. Manajemen Obligasi Pemerinteh pada Ditjen. Perbendaharaan
A
A
B
B
A
A
B
B X
Dit. PA I dan PA II pada DJA, fungsi perencanaan anggaran pindah ke Dit. PA I dan PA II pada DJAPK dan fungsi realisasi anggaran pindah ke Dit. Pelaksanaan Anggaran pada Ditjen. Perbendaharaan Dit. PKN pada DJA dan Pusat Akuntasi BMKN pada BAKUN bergabung menjadi Dit. Manajemen Aset pada Ditjen. Perbendaharaan Pusat Analisa Penerimaan Pajak, Kepabeanan dan Cukai, dan Penerimaan Bukan Pajak pada BAPEKKI
Contoh Sistem Aplikasi Interface Aplikasi A
Aplikasi B
Aplikasi A
Aplikasi B
Int erface
Report A Report A
Report B Report B
Report A’ Report A’
Report B’ Report B’
Report n Report n
TERIMA KASIH
