ANALISIS KUALIFIKASI DAN PENDIDIKAN STAF REKAM MEDIS DALAM MENGHADAPI AKREDITASI RUMAH SAKIT DAN AKREDITASI JCI
Fitri Amalia Reksadiana, 2Suryo Nugroho Markus, 3Savitri Citra Budi Program Studi D-III Rekam Medis Sekolah Vokasi, 2Rumah Sakit Panti Rapih Yogyakarta, 3 Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada, email:
[email protected] ,
[email protected] 1
1
Abstract The purpose of this study is to examine and review more about the accreditation standards group II chapter 5 the Qualifications and Education staff in the department Dr.Sardjito especially medical records staff. This type of research is a descriptive study with a qualitative approach, and a cross-sectional study design. Subjects examined in this design is the Head of the Medical Record, and personnel records are medis.Objek research personnel file, the data kredensialing, document verification and STR diploma from the original source, and document review staff when there is an indication of the findings related to hospital quality improvement efforts. Dr.Sardjito Hospital has implemented a hospital accreditation and JCI accreditation in 2014 All medical records are generally involved in the preparation of hospital accreditation and JCI accreditation, but only 3 were entered into a standard team. From a total of 101 medical records staff, there are 22 staff with education past high school when registering as Dr.Sardjito Hospital staff and 20 staff who do not have the STR and SIK. In addition, the medical records staff credentials already done once in 2012. Keywords : Qualifications, Education, Credentials, Accreditation Standards Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk mengkaji dan meninjau lebih dalam tentang standar akreditasi kelompok II bab 5 yaitu Kualifikasi dan Pendidikan staf di RSUP Dr.Sardjito khususnya staf rekam medis. Jenis penelitian adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek yang diteliti dalam perancangan ini adalah Kepala Rekam Medis, dan petugas rekam medis.Objek penelitian adalah file kepegawaian, data kredensialing, dokumen verifikasi ijasah dan STR dari sumber aslinya, dan dokumen review staf bila ada indikasi terkait temuan pada upaya peningkatan mutu RS. RSUP Dr.Sardjito telah melaksanakan akreditasi rumah sakit dan akreditasi JCI pada tahun 2014. Seluruh staf rekam medis umumnya terlibat dalam persiapan akreditasi rumah sakit dan akreditasi JCI, namun hanya 3 yang masuk ke dalam tim standar. Dari total 101 staf rekam medis, ada 22 staf dengan pendidikan terakhir SMA ketika mendaftar sebagai staf RSUP Dr.Sardjito dan 20 staf yang belum memiliki STR dan SIK. Selain itu, proses kredensial staf rekam medis sudah dilakukan sekali pada tahun 2012. Kata Kunci: Kualifikasi, Pendidikan, Kredensial, Standar Akreditasi
PENDAHULUAN
sebagai pelayanan primer (misalnya Rumah Sakit). Rumah sakit menurut Wolper dan Pena dalam Azwar (2010) adalah tempat dimana orang sakit member dan menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan klinik untuk mahasiswa kedokteran, perawat dan berbagai tenaga profesi kesehatan lainnya yang diselenggarakan.Rumah sakit membutuhkan cukup banyak orang dengan
Pada masa sekarang ini, kesehatan merupakan suatu kebutuhan yang harus dipenuhi oleh setiap individu. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, terdapat sarana penunjang berupa fasilitas pelayanan kesehatan, baik pelayanan primer (misalnya Puskesmas) maupun pelayanan sekunder sebagai tindak lanjut 65
65
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Oktober 2014
berbagai keterampilan dan orang yang kompeten untuk melaksanakan misi rumah sakit dan memenuhi kebutuhan pasien. Pimpinan rumah sakit bekerja sama untuk mengetahui jumlah dan jenis staf yang dibutuhkan berdasarkan rekomendasi dari unit kerja dan direktur pelayananan. Sumber daya manusia merupakan faktor produksi yang harus ada dan relatif lebih penting bagi rumah sakit, karena hampir seluruh kegiatan operasional rumah sakit bagi rumah sakit karena hampir seluruh kegiatan operasional rumah sakit dilakukan oleh manusia.Pencapaian visi dan misi rumah sakit sangat bergantung pada kualitas sumber daya manusia. Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, pemimpin rumah sakit harus merancang sistem pengadaan staf yang tepat, salah satunya adalah mengadakan proses seleksi. Setelah proses seleksi selesai dilakukan, rumah sakit perlu menempatkan para calon staf yang telah diterima pada jabatan-jabatan yang dibutuhkan rumah sakit sesuai dengan kemampuan mereka masingmasing sehingga para calon staf tersebut dapat bekerja dengan maksimal. Sebelum menjalankan proses seleksi, tentunya rumah sakit mengadakan rekrutmen terlebih dahulu. Proses rekrutmen dilakukan dengan tujuan mendapatkan persediaan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga rumah sakit memiliki kesempatan lebih besar untuk memilih calon staf yang dianggap memenuhi standar kualifikasi. Sebelum staf dapat direkrut untuk mengisi jabatan-jabatan tertentu, recruiter harus memiliki gambaran yang jelas tentang tugas-tugas dan kewajiban yang dipersyaratkan untuk mengisi jabatan yang ditawarkan. Oleh sebab itu analisis jabatan merupakan langkah pertama dalam proses rekrutmen dan seleksi. Sekali suatu jabatan telah dianalisis, maka uraian atau pernyataan tertulis tentang jabatan atau posisi jabatan tersebut dalam rumah sakit akan tertuang dengan jelas. Uraian atau pernyataan tertulis tersebut dinamakan uraian jabatan. Jika uraian jabatan telah tersusun dengan baik maka spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan. Spesifikasi jabatan didefinisikan sebagai suatu uraian tertulis tentang pendidikan, pengalaman dan keterampilan yang diperlukan untuk dapat mengisi suatu jabatan tertentu sehingga berfungsi efektif.Dalam spesifikasi, telah ditetapkan persyaratan dan kualifikasi minimum dari orang yang dapat menjabat atau melakukan pekerjaan tersebut. Dasar ini harus betul-betul menjadi pedoman pelaksaan seleksi, prinsipnya adalah “the right man 66
on the right place and the right man behind the right gun.”Jadi titik tolak pemikiran seleksi hendaknya kepada apa yang akan dijabat, baru siapa yang akan menjabatnya: bukan siapa baru apa. Jabatan atau pekerjaan apapun yang seharusnya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan. Rekrutmen, evaluasi dan penugasan staf dapat dilakukan sebaik-baiknya melalui proses yang terkoordinasi, efisien dan seragam. Juga penting untuk mendokumentasikan ketrampilan, pengetahuan, pendidikan dan pengalaman sebelumnya dari pelamar. Terutama sekali penting untuk secara seksama mereview / melakukan proses asuhan klinis dan bekerja langsung dengan pasien.Rumah sakit harus memberikan kesempatan bagi staf untuk belajar dan mengembangkan kepribadian dan profesionalitasnya. Karenanya, pendidikan in-service dan kesempatan pembelajaran lain harus ditawarkan kepada staf. Tak terkecuali staf rekam medis di rumah sakit. Dengan ditetapkannya Undang-Undang Kesehatan Nomor 36 Tahun 2009 dan Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang rumah sakit maka rekam medis menjadi salah satu kewajiban pencatatan sebagai informasi pasien yang harus diselenggarakan dengan baik dan benar. Hal tersebut telah diatur dalam Peraturan Menteru Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Menurut Hatta (2008) rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan ssat ini dan saat lampau yang ditulis oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien.Pelayanan rekam medis bukan pelayanan dalam bentuk pengobatan, tetapi merupakan bukti pelayanan, finansial, aspek hukum dan ilmu pengetahuan.Peran rekam medis sangat dibuthkan untuk mengelola bahan bukti pelayanan kesehatan dengan aman, nyaman, efisien, efektif dan rahasia, sehingga rekaman pelayanan kesehatan dapat berfungsi sebaik-baiknya untuk tindakan pelayanan yang diperlukan.Perekam Medis dan Informasi Kesehatan yang professional wajib memberikan pelayanan yang berkualitas sesuai dengan standar kompetensi dan kode etik profesi.Bagaimana menjalankan visi dan misi masyarakat hidup mandiri hidup sehat bila deteksi dini dan penyajian informasi awal tidak cepat dan tepat dikelola melalui sistem informasi terpadu. Tujuan pengelolaan rekam medis
Fitri Amalia Reksadiana, dkk. Analisis kualifikasi dan pendidikan staf ...
adalah untuk menunjang tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit yang didukung oleh suatu sistem pengelolaan rekam medis yang cepat, tepat, bernilai dan dapat dipertanggungjawabkan. Upaya peningkatan mutu dan keselamatan pasien adalah kewajiban bagi setiap rumah sakit.Dan standarisasi merupakan sarana yang sangat penting bagi menggerakkan kegiatan organisasi dalam meningkatkan produktivitas dan menjamin mutu jasa sehingga dapat meningkatkan daya saing dan melindungi konsumen, tenaga kerja dan masyarakat baik keselamatannya maupun kesehatannya. Perlunya peningkatan mutu rumah sakit, badan KARS (Komisi Akeditasi Rumah Sakit) membuat standar akreditasi baru yaitu standar akreditasi yang mengacu pada akreditasi JCI (Joint Commision International).Joint Comission Internatioanal merupakan divisi dari JCHAO dari Amerika.Joint Comission International berbasis pada kelompok standar keselamatan berfokus pada pasien dan manajemen rumah sakit.Rekam medis merupakan data dasar yang ingin dicapai dalam Akreditasi Joint Comission International, dimana rekam medis memegang peranan penting dalam pendokumentasian baaik untuk rumah sakit maupun pasien.Upaya melindungi keselamatan untuk meningkatkan mutu pelayanan dan melindungi keselamatan pasien terus ditekankan dengan mengadakan akreditasi rumah sakit dan Akreditasi Joint Comission International. Sehubungan dengan hal-hal tersebut maka diperlukan staf-staf rekam medis yang kompeten sesuai standar kualifikasi dan pendidikan yang telah ditetapkan. Peneliti telah melakukan studi pendahuluan dan sedikit wawancara informal dengan salah satu staf rekam medis di RSUP Dr.Sardjito pada tanggal 24 Desember 2013. Peneliti memilih lokasi penelitian di RSUP Dr.Sardjito dengan alasan bahwa rumah sakit tersebut sedang dalam proses akreditasi ketika peneliti melakukan studi pendahuluan. Proses akreditasi yang sedang berlangsung adalah Akreditasi Rumah Sakit. Dan berdasar wawancara informal, setelah Akreditasi Rumah Sakit selesai maka akan dilanjutkan dengan Akreditasi JCI. Hal lain yang menjadi latar belakang penelitian ini adalah RSUP Dr Sardjito memiliki staf rekam medis yang telah lama mengabdi dan bekerja disana. RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta yang telah berdiri lama sejak perundangundnagan tentang rekam medis dan institusi perekam medis ada, memiliki staf rekam medis yang latar pendidikan non perekam medis.Selain itu, peneliti
ingin mengetahui tentang proses kredensial yang telah dilakukan oleh RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta. Hasil diskusi dengan dosen pembimbing membuat peneliti semakin tertarik untuk menilik proses kredensial yang dikhususkan untuk staf rekam medis. Berdasar latar belakang dan studi pendahuluan tersebut, peneliti tertarik untuk mengkaji dan meninjau lebih dalam tentang standar akreditasi Kelompok II Bab 5 yaitu Kualifikasi dan Pendidikan Staf dan proses kredensial staf rekam medis di RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta. Pada penelitian ini Kualifikasi dan Pendidikan Staf dikhususkan hanya staf rekam medis
METODE Jenis penelitian ini adalah deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek yang dalam penelitian ini adalah Kepala Rekam Medis, dan petugas rekam medis.Objek penelitian adalah file kepegawaian, data kredensialing, dokumen verifikasi ijasah dan STR dari sumber aslinya.
HASIL 1. Peran Staf Rekam Medis Berdasarkan Kualifikasi dan Pendidikan Staf dalam Menghadapi Akreditasi Rumah Sakit dan Akreditasi JCI Berdasarkan hasil wawancara informal yang dilakukan kepada responden, diketahui bahwa RSUP DR. Sardjito Yogyakarta telah melaksanakan dua akreditasi yaitu akreditasi rumah sakit dan akreditasi Joint Comission International.Akreditasi rumah sakit yang diselenggarakan KARS dilaksanakan RSUP DR.Sardjito Yogyakarta pada Desember 2013. Sedangkan akreditasi yang diselenggarakan oleh badan akreditasi internasional Joint Comission International pada Maret 2014. Salah satu peran staf rekam medis dalam menghadapi akreditasi secara umum adalah mendukung rumah sakit dalam bentuk apapun. Selain itu staf staf rekam medis harus bekerja lebih ekstra ketika menghadapi dua akreditasi tersebut.Staf rekam medis memiliki peran yang sangat besar dalam menghadapi akreditasi rumah sakit dan akreditasi JCI.Karena bukti pelayanan yang diberikan kepada pasien oleh rumah sakit adalah rekam medis. Dari rekam medis tersebut 67
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Oktober 2014
dapat dilihat pelayanan kesehatan di RSUP Dr.Sardjito seperti apa. Rekam medis yang baik sudah pasti mendukung Patient Safety.Rekam medis sebagai bukti catatan tertulis pelayanan kesehatan sangat besar perannya dan efeknya. secara umum semua staf rekam medis terlibat dalam menghadapi akreditasi. Akan tetapi hanya tiga orang staf rekam medis yang ditunjuk dengan SK (Surat Keputusan) untuk masuk tim standar akreditasi, salah satunya yaitu Kepala Instalasi Catatan Medik RSUP Dr.Sardjito. 2. Menganalisis Kelengkapan Dokumen Standar Kualifikasi dan Pendidikan Staf Apa Saja yang Terkait Staf Rekam Medis Sesuai Elemen Penilaian Standar Akreditasi Rumah Sakit dan Akreditasi JCI terdapat minimal 17 standar dengan elemen penilaian yang harus dipenuhi oleh RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta. Namun, dalam penelitian ini tidak semua elemen penilaian tidak masuk dalam ruang lingkup penelitian ini.Dalam peneltian ini hanya elemen penilaian yang terkait staf rekam medis yang dilakukan penelitian. Terkait dua akreditasi yang dilakukan RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta, dokumen yang dipersiapakan untuk memenuhi elemen penilaian standar KPS adalah sama. Standar akreditasi dan akreditasi JCI hampir sama namun tetap ada perbedaan. Penelitian ini tidak mencakup dalam meneliti perbedaan apa saja karena standar dua akreditasi itu hampir sama namun tetap ada perbedaannya. Berdasarkan hasil studi dokumentasi terhadap dokumen standar Kualifikasi dan Pendidikan Staf (KPS), berikut adalah analisis standar KPS yang terkait dengan rekam medis: a. Standar KPS 1 Dari 3 elemen penilaian pada standar KPS 1, elemen penilaian nomor 2 yang terkait rekam medis. Berikut dokumennya: Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito Kebijakan Standar Kompetensi Minimal Jabatan di RSUP Dr.Sardjito dan SPO Pengelolaan Reorientasi Pegawai di RSUP Dr.Sardjito. b. Standar KPS 2 Dari 5 elemen penilaian pada standar KPS 2, elemen penilaian 2 yang terkait rekam 68
medis. Berikut dokumennya:SK Kebijakan Pengembangan dan Implementasi Proses Rekruitmen, Evaluasi, Pelatihan dan Penugasan SDM RSUP Dr.Sardjito c. Standar KPS 3 Dari 5 elemen penilaian pada standar KPS 3, elemen penilaian 1, 2 dan 3 yang terkait rekam medis. Berikut dokumennya: Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Pengangkatan Pengurus Harian Sub Komite Kredensial RSUP Dr.Sardjito(KPS 3; EP 1), Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Pengelolaan Kredensial dan Rekredensial bagi Staf Medis, Keperawatan, serta Tenaga Profesi Kesehatan Lain di RSUP Dr.Sardjito (KPS 3; EP 1dan KPS 3; EP 2), Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Pengelolaan Kredensial dan Rekredensial bagi Staf Medis, Keperawatan, serta Tenaga Profesi Kesehatan Lain di RSUP Dr.Sardjito (KPS 3; EP 3). d. Standar KPS 4 Dari 5 elemen penilaian pada standar KPS 4, elemen penilaian 1 dan 2 yang terkait rekam medis. Berikut dokumennya: Undangan kredensial (KPS 4; EP 1), Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Kebijakan Pengembangan dan Implementasi Proses Rekruitmen, Evaluasi Pelatihan dan Penugasan Staf RSUP Dr.Sardjito(KPS 4; EP 2) Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Kebijakan Monitoring dan Evaluasi Praktek Profesional Bagi Staf Fungsional Medis di RSUP Dr.Sardjito (KPS 4; EP 2), Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Kebijakan Evaluasi Sasaran Kerja Pegawai di RSUP Dr.Sardjito dan Lampiran Monitoring dan Evaluasi Staf Medis Fungsional RSUP Dr.Sardjito (KPS 4; EP 2). e. Standar KPS 5 Dari 7 elemen penilaian pada standar KPS 5, elemen penilaian 1 sampai 7 terkait dengan rekam medis. Berikut dokumennya: Kebijakan Pengembangan SDM, SPO File Kepegawaian / Personal File, Verifikasi ijazah dari poltekkes dan Kebijakan pelimpahan kewenangan dari dokter kepada tenaga keperawatan.
Fitri Amalia Reksadiana, dkk. Analisis kualifikasi dan pendidikan staf ...
f.
Standar KPS 6 Dari 5 elemen penilaian pada standar KPS 6, elemen penilaian 3 terkait dengan rekam medis. Berikut dokumennya: Usulan Kebutuhan SDM tahun 2013. Berdasarkan hasilwawancara dengan responden, yang merekomendasi kebutuhan staf rekam medis adalah Penanggung Jawab SDM di Instalasi Catatan Medik
g. Standar KPS 7 Dari 4 elemen penilaian pada standar KPS 7, seluruh elemen penilaian terkait dengan rekam medis. Berdasarkan penggabungan hasil studi dokumentasi dan wawancara yang dilakukan di Bagian Pendidikan dan Pelatihan RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta, telah terdapat dokumen yang memuat elemen penilaian 1 sampai 4. Peneliti tidak mendapat ijin untuk mencantumkan nama dokumen. h. Standar 8 Dari 4 elemen penilaian pada standar KPS 8, seluruh elemen penilaian terkait dengan rekam medis. Berdasarkan penggabungan hasil studi dokumentasi dan wawancara yang dilakukan di Bagian Pendidikan dan Pelatihan RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta, telah terdapat dokumen yang memuat elemen penilaian 1 sampai 4. Peneliti tidak mendapat ijin untuk mencantumkan nama dokumen. i.
j.
Standar KPS 9 Dari 5 elemen penilaian pada standar KPS 9, elemen penilaian 2, 3 dan 4 terkait dengan rekam medis. Berikut dokumennya: SPO Kredensial RSUP Dr.Sardjito, Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Pengangkatan Pengurus Harian Sub Komite Kredensial RSUP Dr.Sardjito dan Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Pengangkatan Panitia Kredensial Profesi Kesehatan Lain. Standar KPS 16 Dari 2 elemen penilaian pada standar KPS 16, elemen penilaian 1 terkait dengan rekam medis. Berikut dokumennya: Keputusan Dirut RSUP Dr. Sardjito tentang Penugasan Kerja Klinis Staf Nutritionist di RSUP Dr.Sardjito, Keputusan Dirut RSUP
Dr.Sardjito tentang Pengangkatan Panitia Keselamatan Pasien dan Manajemen Resiko Klinis “Panitia Kepas Merak” RSUP Dr.Sardjito dan Surat Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Kebijakan Pelatihan Wajib bagi Karyawan di RSUP Dr.Sardjito. k. Standar KPS 17 Dari 3 elemen penilaian pada standar KPS 17, elemen penilaian 1 terkait dengan rekam medis. Berikut dokumennya: Keputusan Dirut RSUP Dr Sardjito tentang Penunjukan Pengangkatan Tim Life Saving RSUP Dr.Sardjito, Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Pengangkatan Panitia Panitia Keselamatan Pasien dan Manajemen Resiko Klinik “Panitia Kepas Merak” RSUP Dr.Sardjito dan Keputusan Dirut RSUP Dr.Sardjito tentang Pembentukan Panitia Pelaksanaan Simulasi dan Survey Akreditasi KARS versi 2012 Serta Mock Survey Akreditasi Internasional Joint Commision International (JCI) RSUP Dr.Sardjito. Berdasarkan hasil wawancara dengan responden, peran staf rekam medis dalam peningkatan mutu rumah sakit adalah mendukung penuh upaya peningkatan mutu yang dilakukan oleh rumah sakit. 3. Proses Kredensial Staf Rekam Medis Sesuai Akreditasi Rumah Sakit dan Akreditasi JCI RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta telah melakukan kredensial terhadap staf Instalasi Catatan Medik sebanyak satu kali pada tahun 2012. Dalam pelaksanaan kredensial, acuannya adalah standar kompetensi perekam medis. dalamproses krensial akan dilihat apakah masing-masing staf rekam medis sudah mampu melakukan kegiatan yang ada di standar kompetensi. Hasil wawancara triangulasi mengutarakan bahwa yang melakukan proses kredensial adalah Ketua Kelompok Fungsional.Alasan diadakannya kredensial adalah mengetahui kompetensi yang dimiliki masing-masing tiap staf rekam medis dan apakah fisiknya mampu melakukan pekerjaan sesuai kompetensinya.
69
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Oktober 2014
Kredensial juga merupakan proses memverifikasi pendidikan, surat ijin, registrasi, kompetensi, pelatihan, dan pengalaman dengan sumber yang mengeluarkan kredensial sebelum individu tersebut mulai memberikan pelayanan kepada pasien. Proses verifikasi jabatan staf rekam medis RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta yaitu pihak profesi rekam medis menghubungi institusi pendidikan yang memberikan kelulusan.
No
Kegiatan
Pendidikan
2
PJ SDM ICM
S1 Pendidikan
1
3
Pendaftaran
SMA
6
D 3 Manajemen
1
D3 RM
27
D3 RM
22
Dokter
1
4
a. Pendidikan diketahui bahwa total staf rekam medis yang ada di di Instalasi Catatan Medik adalah 101. Status kepegawaian staf rekam medik dijabarkan dalam bentuk tabel berikut: Tabel 1
Hasil Wawancara Status Kepegawaian Staf Rekam Medis RSUP Dr.Sardjito Status Kepegawaian
No
Jumlah
1
CPNS
8
2
PNS
44
3
Non PNS (Pegawai Tetap)
17
4
Tenaga Harian Lepas
24
5
Diperbantukan
8
Total
No
101
1
70
Hasil Wawancara Pendidikan Staf ICM RSUP Dr.Sardjito Kegiatan
Kepala ICM
Pendidikan Dokter
5
Gabung dan Inaktif
D3 RM
3
6
Filing
SMA
1
D3 RM
5
7
Distribusi
SMA
7
8
Penelitian
D3 RM
3
9
A s s e m b l i n g SMA dan Verifikasi D3 RM
8
S1 Sos
1
2
10
Pelaporan
D3 RM
5
11
SKM
D3 RM
3
12
Tata Usaha
S1
1
13
Logistik
D3 Komputer
2
S1 Sos
1
Total
Pendidikan terakhir staf rekam medis harus D-III Rekam Medis. Di Instalasi Catatan Medik tidak semua berpendidikan terakhir D-III Rekam Medis. Perekrutan staf disesuaikan dengan kebutuhan instalasi. . Namun, kegiatan pokok rekam medis sudah menjadi kewajiban bahwa staf yang melakukan kegiatan pokok rekam medis memiliki latar belakang pendidikan D-III Rekam Medis. Pendidikan staf rekam medic Instalasi Catatan Medik RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta dijabarkan dalam bentuk tabel berikut: Tabel 2
Koding
Jumlah
Jumlah 1
101
b. Surat Ijin dan Registrasi Surat Tanda Registrasi dan Suran Ijin Kerja masuk dalam kualifikasi dan pendidikan staf rekam medis. Tabel 3 Kualifikasi Staf Rekam Medis No
Kualifikasi
Jumlah
Keterangan
81
-
1
Sudah memiliki STR & SIK
2
Belum memiliki 20 STR & SIK
Total
Sedang dalam proses
101
c. Pelatihan dan Pengalaman Pelatihan menjadi salah satu cara apabila staf rekam medis yang belum memenuhi kualifikasi dan pendidikan elemen standar KPS. Pelaksanaan pelatihan kerja untuk staf rekam medis termasuk dalam program pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) di Instalasi Catatan Medik (ICM) RSUP Dr.Sardjito.Pengembangan SDM memiliki dua jalur, yaitu jalur formal dan
Fitri Amalia Reksadiana, dkk. Analisis kualifikasi dan pendidikan staf ...
informal. Jalur formal diberikan untuk staf rekam medis yang akan menempuh pendidikan dan jalur informal untuk staf rekam medis yang akan menempuh pelatihan. Ada dua jenis pelatihan untuk staf rekam medis yaitu pelatihan internal dan eksternal. Pada pelatihan internal pihak ICM bekerja sama dengan organisasi profesi. Sedangkan untuk pelatihan eksternal, beberapa staf rekam medis dikirim untuk mengikuti pelatihan yang diadakan di luar ICM RSUP Dr.Sardjito
PEMBAHASAN 1. Peran Staf Rekam Medis Berdasarkan Kualifikasi dan Pendidikan Staf dalam Menghadapi Akreditasi Rumah Sakit dan Akreditasi JCI Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 pasal 40, disebutkan bahwa: (1) Dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit wajib dilakukan akreditasi secara berkala minimal 3 (tiga) tahun sekali. (2) Akreditasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh suatu lembaga independen baik dari dalam maupun luar negeri berdasarkan standar akreditasi yang berlaku. (3) Lembaga independen yang dimaksud pada ayat (2) ditetapkan oleh Menteri Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh peneliti, RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta telah melaksanakan dua akreditasi pada tahun 2014. Akreditasi rumah sakit yang diselenggarakan oleh KARS, dilaksanakan oleh RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta pada Januari 2014. Setelah dinyatakan layak kemudian diadakan akreditasi JCI pada bulan Maret 2014.RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta telah memenuhi UndangUndang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009. 2. Menganalisis Kelengkapan Dokumen Standar Kualifikasi dan Pendidikan Staf Apa Saja yang Terkait Staf Rekam Medis Sesuai Elemen Penilaian Standar Akreditasi Rumah Sakit dan Akreditasi JCI Menurut hasil analisis terhadap isi standar akreditasi yang ditetapkan oleh Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik (2011), RSUP
Dr. Sardjito Yogyakarta telah menyediakan dokumen yang dibutuhkan untuk memenuh standar KPS 1, KPS 2, KPS 3, KPS 4, KPS 5, KPS 6, KPS 7, KPS 9, KPS 16, dan KPS 17. Hal ini sudah memenuhi standar akreditasi rumah sakit dan standar akreditasi JCI. 3. Proses Kredensial Staf Rekam Medis Sesuai Akreditasi Rumah Sakit dan Akreditasi JCI Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 755 Tahun 2011, kredensial adalah proses evaluasi terhadap staf medis untuk menentukan kelayakan diberikan kewenangan klinis (clinical privilege). Elemen penilaian pada standar akreditasi Kualifikasi dan Pendidikan Staf yang memuat hal tentang kredensial terdapat pada: a. Elemen Penilaian 9 1) Dibutuhkan kredensial (antara lain : pendidikan, izin, registrasi) sesuai peraturan dan kebijakan rumah sakit bagi setiap anggota staf medis fungsional yang disalin oleh rumah sakit dan disimpan dalam file kepegawaian atau dalam file kredensial yang terpisah bagi setiap anggota staf medis fungsional. 2) Semua kredensial (antara lain : pendidikan, izin, registrasi) diverifikasi dengan sumber yang mengeluarkan kredensial sebelum individu tersebut memulai memberikan pelayanan kepada pasien. 3) Semua kredensial (antara lain : pendidikan, izin, registrasi) terkini dan terupdate sesuai persyaratan. b. Elemen Penilaian 15 1) Rumah sakit memiliki standar prosedur untuk mengumpulkan kredensial setiap staf kesehatan professional lainnya. 2) Rumah sakit mempunyai proses untuk memastikan bahwa staf lainnya yang bukan pegawai rumah sakit tetapi mendampingi dokter memiliki kredensial yang sahih yang sebanding dengan persyaratan kredensial rumah sakit. RSUP Dr. Sradjito telah melaksanakan satu kali kredensial terhadap staf rekam medis pada tahun 2012.Hal ini sudah memenuhi standar akreditasi Bab V Kelompok Standar Manajemen Rumah Sakit yaitu Kualifikasi dan Pendidikan Staf. Proses kredensial 71
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Oktober 2014
juga merupakan verifikakasi pendidikan, surat izin, registrasi dengan sumber yang mengeluarkan kredensial sebelum individu tersebut mulai memberikan pelayanan kepada pasien. a. Pendidikan Kualifikasi dan pendidikan staf rekam medis dimuat dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis. Di dalam pasal 3 berbunyi: 1) Standar kelulusan Diploma tiga sebagai ahli madya Rekam Medis dan Informasi Kesehatan; 2) Standar kelulusan Diploma empat sebagai Sarjana Terapan Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis; 3) Standar kelulusan Sarjana sebagai Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam Medis; 4) Standar kelulusan Magister sebagai Magister Sarjana Rekam Medis dan Informasi Rekam. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2013 pasal 9 menyebutkan bahwa: Apabila pada suatu unit kerja tidak terdapat Perekam Medis yang sesuai dengan jenjang jabatannya untuk melaksanakan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam pasal 8 ayat (1) atau ayat (2), maka Perekam Medis yang berada di atas atau di bawah jenjang jabatannya dapat melakukan kegiatan tersebut berdasarkan penugasan tertulis dari pimpinan unit kerja yang bersangkutan. Sedangkan pasal 38 menyebutkan: (1) Pegawai Negeri Sipil yang pada saat ditetapkan Peraturan Menteri ini telah dan masih melaksanakan tugas di bidang pelayanan rekam medis informasi kesehatan berdasarkan keputusan pejabat yang berwenang, dapat disesuaikan/ inpassing dalam jabatan fungsional Perekam Medis Ahli, harus memenuhi syarat: a) Berijazah paling rendah Sarjana (S1) atau DIV program studi 72
Rekam Medis dan Informasi Kesehatan/ rekam Medik/ Manajemen Informasi Kesehatan/ Informatika Rekam Medik dan Kesehatan Masyarakat dengan latar belakang D3RMIK; b) Pangkat paling rendah Penata Muda, golongan ruang III/a; c) Memiliki Surat Regristasi Perekam Medis yang masih berlaku; dan d) Nilai prestasi kerja paling kurang bernilai baik dalam 1 (tahun) terakhir (2) Angka kredit kumulatif untuk penyesuaian/ inpassing dalam jabatan fungsional Perekam Medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagaimana tercantum dalam Lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (3) Angka kredit kumulatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2), hanya berlaku selama masa penyesuaian/ inpassing. (4) Untuk menjamin keseimbangan antara beban kerja dan jumlah Pegawai Negeri Sipil yang akan disesuaikan/ diinpassing sebagaimana dimaksud pada ayat (1), maka pelaksanaan penyesuaian/ inpassing harus mempertimbangkan formasi jabatan Berdasarkan hasil penelitian peneliti melalui wawancara dengan beberapa responden dan studi dokumentasi terdapat 22 staf rekam medis yang belum D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan. Namun, berdasarkan wawancara triangulasi, 22 staf rekam medis tersebut telah diusahakan agar bisa memenuhi kualifikasi sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 55 Tahun 2013 dan tuntutan akreditasi.
SIMPULAN 1. RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta telah melakukan akreditasi rumah sakit pada tahun 2013 dan akreditasi JCI pada tahun 2014. Hal ini telah sesuai dengan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 pasal 40. Seluruh staf rekam medis umumnya terlibat dalam persiapan akreditasi rumah sakit dan
Fitri Amalia Reksadiana, dkk. Analisis kualifikasi dan pendidikan staf ...
akreditasi JCI, namun hanya 3 yang masuk ke dalam tim standar 2. Dari total 17 standar akreditasi rumah sakit dan akreditasi JCI, terdapat 11 standar dan 28 elemen penilaian yang berkaitan dengan rekam medis. RSUP Dr.Sardjito telahmemiliki dokumen-dokumen untuk memenuhi 28 elemen penilaian tersebut. 3. Kredensial terhadap staf rekam medis sudah dilakukan sekali pada tahun 2012. Hal ini sudah memenuhi standar akreditasi Bab V Kelompok Standar Manajemen Rumah Sakit yaitu Kualifikasi dan Pendidikan Staf. Dari total 101 staf rekam medik di ICM RSUP Dr.Sardjito Yogyakarta, terdapat 22 staf yang lulusan SMA ketika masuk sebagai staf rekam medis. Dari total 101 staf rekam medik di ICM RSUP Dr.Sardjito, masih terdapat 20 staf yang belum memiliki STR dan SIK. Namun, hal tersebut tidak menjadi masalah karena STR dan SIK sedang dalam proses pembuatan. Ini sudah memenuhi Permenkes RI Nomor 55 Tahun 2013 dan Permenkes RI Nomor 1796 Tahun 2011.
Kedokteran, Konsil. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta: Tim Penyusun Konsil Kedokteran.
DAFTAR PUSTAKA
Peraturan Menteri Kesehatan RI No.755/MENKES/ PER/IV/2011 tentang Penyelenggaraan Komite Medik di Rumah Sakit.Diakses dari www.depkes.go.id pada tanggal 29 Desember 2013.
Arikunto, S. (2006).Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktik.Jakarta: Rineka Cipta Azwar, Asrul. (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan.Jakarta: Bina Rupa Aksara. Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. 2011. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta: Kementerian Kesehatan RI. Hamalik, O. (2000). Pengembangan Sumber Daya Manusia, Manajemen Pelatihan Ketenagakerjaan, Pendekatan Terpadu. Jakarta: Bumi Aksara. Hasibuan, Malayu .(2001) Manajemen Sumber Daya Manusia.Jakarta : Penerbit PT Bumi Aksara. Hatta, Gemala. (2008). Pedoman Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia Huffman, E. K. (1994). Health Information Management. Illyonis: Physician Record Company.
Maarif, M. Syamsul. (2003). Strategi Peningkatan Kompetensi Aparatur Negara Guna Mengantisipasi Kebutuhan Pelayanan Sektor Publik.Bandung: STIA LAN Menteri Kesehatan RI. (2007). Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 Tentang Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Jakarta: Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Moleong, Lexy J. (2011).Metodologi Penelitian Kualitatif.Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Notoadmodjo, S. (2005).Metode Penelitian Kesehatan.Jakarta: Rineka Cipta ______________. (2010). Metode Penelitian Kesehatan.Jakarta: Rineka Cipta Peraturan Menteri Kesehatan RI No.269/MENKES/ PER/II/2008 tentang Rekam Medis.Diakses dariwww.depkes.go.idpada tanggal 19 Desember 2013.
Peraturan Menteri Kesehatan RI No.55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Komite Medik di Rumah Sakit. Diakses dari www.depkes.go.id pada tanggal 25 April 2013. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI No.30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis dan Angka Kreditnya.Diakses dari www. menpan.go.id pada tanggal 25 April 2013. Republik Indonesia.(2003). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.Diakses dari www.menkokesra.go.id pada tanggal 23 Mei 2014. Republik Indonesia.(2004). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2004 Tentang Praktik Kedokteran.Diakses dari bpkp.go.id pada tanggal 12 Desember 2013.
73
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia, ISSN:2337-585X, Vol.3, No.1, Oktober 2014
Republik Indonesia.(2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.Diakses dari bpkp.go.id pada tanggal 12 Desember 2013. Republik Indonesia.(2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit.Diakses dari bpkp.go.id pada tanggal 12 Desember 2013. Spencer, Lyle M. and Signe M. Spencer. (1993). Competence Work: Model For Superior Performance John and Wiley’s Sons. Inc
74
Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kualitatif dan Kuantitatif dari R&D. Bandung: CV Alfabeta. Tanzeh, Ahmad. 2009. Pengantar Metodologi Penelitian. Yogyakarta : Teras. Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa. 2008. Kamus Bahasa Indonesia.Jakarta: Pusat Bahasa ***
