ANALISIS KEBUTUHAN UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI DI PT.Z DENGAN METODE VORD (VIEWPOINTS ORIENTED REQUIREMENTS DEFINITION)

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV Program Studi MMT-ITS, Surabaya 23 Juli 2011

ANALISIS KEBUTUHAN UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI DI PT.Z DENGAN METODE VORD (VIEWPOINTS ORIENTED REQUIREMENTS DEFINITION) Suzanna, Mahendrawati dan Achmad Holil Noor Ali Manajemen Teknologi Informasi Program Studi Magister Manajemen Teknologi – ITS Email: [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRAK Dengan semakin ketatnya persaingan dalam bisnis memerlukan peningkatan kinerja agar tidak kalah dalam persaingan bisnis yang ada. Salah satu langkah yang dilakukan oleh PT.Z adalah memutuskan untuk membuat sistem ERP untuk memudahkan proses bisnis mereka. Setelah HARPA ENTERPRISE rampung dan diimplementasikan ternyata terjadi berbagai masalah dilapangan yang menyebabkan sistem tidak dapat dijalankan seperti yang diharapkan. Terdapat ketidaksesuaian sistem dengan kegiatan operasional dilapangan. Dari hasil investigasi awal dilapangan diperoleh keluhan dari pengguna aplikasi mengenai kurangnya fungsi dari sistem yang menyulitkan pekerjaan mereka. Oleh karena itu diperlukan kajian dan analisa untuk mengetahui akar permasalahan dan solusi sehingga dapat mengatasi masalah tersebut. Metode penelitian yang digunakan menggunakan metode VORD (Viewpoint Oriented Requirements Definition) dengan tahapan membuat SRS* yaitu Software Requirement Specification sebelumnya untuk dikaji ulang, Abstract Viewpoints And Abstract Requirements, Document Viewpoints, Analyse Requirements, Specify Requirements,Validate Requirements dan hasil dari penelitian ini adalah Software Requirement Specification (SRS) yang akan menjadi suatu uraian yang lengkap menyangkut perilaku dari sistem yang akan dikembangkan Kata kunci: VORD, SRS*,SRS, Harpa Enterprise, ERP PENDAHULUAN Dengan semakin ketatnya persaingan dalam bisnis memerlukan peningkatan kinerja agar tidak kalah dalam persaingan bisnis yang ada. Salah satu langkah yang dilakukan oleh PT.Z adalah memutuskan untuk membuat sistem ERP untuk memudahkan proses bisnis mereka. Pembuatan sistem ERP dilakukan selama 8 bulan oleh PT.Z dan software house yang ditunjuk untuk membuat proyek sistem ERP yang mereka beri nama HARPA ENTERPRISE. Dengan adanya teknologi informasi ini diharapkan keputusan yang dihasilkan dalam bisnis dapat semakin cepat, tepat dan selalu tersedia pada saat yang dibutuhkan sehingga dapat meningkatkan kinerja dari bisnis itu sendiri serta dapat dipergunakan untuk mempermudah pencarian suatu informasi yang diperlukan atau dapat digunakan sebagai alat untuk melakukan analisa akan suatu keadaan yang ada. Setelah HARPA ENTERPRISE rampung dan diimplementasikan ternyata terjadi berbagai masalah dilapangan yang menyebabkan sistem tidak dapat dijalankan seperti yang diharapkan. Terdapat ketidaksesuaian sistem dengan kegiatan operasional dilapangan. Dari hasil investigasi awal dilapangan diperoleh keluhan dari pengguna aplikasi mengenai kurangnya fungsi dari sistem yang menyulitkan pekerjaan mereka. Dari hasil wawancara dengan HARPA ENTERPRISE pada saat awal pembuatan sistem telah dilakukan diskusi dan rancangan yang dibuat


bersama oleh Pihak PT.Z yang diwakili oleh MIS (Management Information System), Departemen Produksi dan General Manager. Terdapat dokumen berupa Gantt Project yang menggambarkan jadwal untuk proses pembuatan dan implementasi ERP tetapi jadwal yang dibuat beberapa kali terdapat reschedule dikarenakan tingginya pergantian personel pada PT.Z. Dokumen yang dihasilkan dari hasil diskusi dan rancangan awal tidak terdokumentasi dengan rapi dan terstruktur. Sebagian besar didokumentasikan dalam bentuk gambaran kasar sketsa yang kemudian di scan dan dijadikan acuan pembuatan sistem. Oleh karena itu diperlukan kajian dan analisa dari specification requirement sebelumnya untuk mengetahui akar permasalahan dan solusi sehingga dapat mengatasi masalah tersebut. Metode yang akan digunakan untuk menganalisa permasalahan yang ada adalah dengan menggunakan pendekatan berorientasi pada viewpoint karena beberapa alasan diantaranya:Viewpoint secara eksplisit mengakui keragaman sumber persyaratan, Viewpoint menyediakan mekanisme untuk mengatur dan menata keragaman informasi, Viewpoint menanamkan rasa ketelitian (kelengkapan), Viewpoint menyediakan sarana untuk sumber-sumber persyaratan atau stakeholder untuk mengidentifikasi dan memeriksa kontribusi mereka terhadap persyaratan., VORD lebih komprehensif dan terstruktur. Dalam proses produksi banyak kegiatan operasional yang harus dilakukan sehingga untuk merestrukturisasi viewpoint sulit dan menyeluruh karena itu diperlukan metode VORD untuk menyelesaikannya. Pada penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Gerald Kotonya dan Ian Sommerville (1996) dinyatakan bahwa model yang diadopsi untuk viewpoints adalah model berorientasi-layanan dimana viewpoints yang analog dengan klien dalam sistem client-server. Sistem ini memberikan layanan kepada viewpoints dan viewpoints menyampaikan informasi kontrol dan parameter yang terkait ke sistem. Viewpoints memetakan untuk kelas pengguna-akhir dari suatu sistem atau dengan sistem lain yang terhubung. Pada penelitian yang dilakukan oleh Ahmed M. Salem (2010) digambarkan perluasan ke Viewpoints Oriented Requirements Definition (VORD) model dan upaya untuk menyelesaikan kurangnya dukungan langsung untuk interaksi. Mendukung interaksi viewpoint dengan menyediakan alat yang berguna untuk menganalisis perubahan persyaratan dan mengotomatisasi sistem. Hal ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan kapan beberapa persyaratan yang ditentukan sebagai persyaratan tunggal. Pada penelitian yang dilakukan oleh Jose M. Esteves dan Joan A. Pastor (1999) dikatakan “Phases are the different stages of an ERP system life-cycle within an organization and dimensions are the different viewpoints by which the phases could be analyzed”. Dengan alasan yang telah diuraikan sebelumnya maka penelitian ini akan memperluas proses Viewpoints Oriented Requirements Definition (VORD) dengan memodifikasi pendekatan yang ada karena metode VORD digunakan untuk membangun sistem baru, Software Requirement Specification (SRS) dari sistem lama tidak dipertimbangkan untuk membangun sistem baru maka dalam tesis ini akan dibuat modifikasi metode VORD dengan menggunakan SRS sebelumnya (di singkat SRS*) dan telah dipastikan sebelumnya bahwa SRS* tidak menggunakan metode VORD karena tidak teridentifikasi dengan jelas dan dalam pelaksanaannya langsung diwawancara dan semua langsung ditulis tanpa metode yang jelas. METODOLOGI PENELITIAN Kerangka atau urutan langkah kerja yang akan dilakukan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-36-2


Gambar 1. Kerangka Langkah Kerja

Tahap SRS* SRS* merupakan spesifikasi dokumen awal yang dibuat oleh HARPA ENTERPRISE yang akan dikaji ulang dalam penelitian ini. SRS* yang telah ada di PT.Z bentuknya berupa gambaran kasar yang dibuat secara manual dengan tangan yang kemudian di scan ataupun dalam bentuk excel. Oleh karena itu SRS* ditinjau kembali sesuai dengan tahapan metode VORD yaitu identify viewpoints, document viewpoints, analyse requirements, specify requirements dan validate requirements. Tahap Viewpoint identification and structuring Pada tahap ini peneliti melakukan identifikasi awal dengan tujuan menemukan sudut pandang dari penerima layanan sistem dan mengidentifikasi layanan yang diberikan dari masing-masing sudut pandang dan juga membuat pengelompokan sudut pandang terkait menjadi sebuah hirarki. Identifikasi kondisi existing berguna untuk menemukan gambaran lingkungan mengenai PT.Z. Untuk melakukan identifikasi kondisi existing dilakukan beberapa kegiatan: 1. Observasi lapangan Observasi lapangan dilakukan dengan melalui pengumpulan data berupa dokumen dan struktur organisasi PT.Z. Observasi lapangan dilakukan untuk mengetahui jenis dokumen yang digunakan dan dari mana sumber data yang diperoleh. 2. Studi Literatur Studi literatur dilakukan untuk mengetahui lebih jauh tentang kondisi existing PT.Z, diantaranya dokumen visi, misi dan strategi PT.Z. Tahap Viewpoint Documentation Tahap ini dilakukan untuk menyaring gambaran dari identifikasi sudut pandang dan layanan. Kegiatan ini melibatkan Departemen Produksi dan juga Departemen MIS (Management Information System) untuk bersama-sama menuangkan kebutuhan yang diharapkan dari sistem. Setelah itu dokumentasi sudut pandang ini harus diperiksa untuk memastikan bahwa dokumen tersebut konsisten dan bahwa tidak ada bagian yang dihilangkan. Tahap Viewpoint requirements analysis, specification and validation Pada tahap ini peneliti akan melakukan analisa dari dokumen yang sudah dibuat untuk di kaji ulang guna mengidentifikasi kesalahan dan inkonsistensi pada dokumentasi sudut pandang. Dokumen yang sudah ada di bandingkan dengan dokumen ISBN : 978-602-97491-3-7 C-36-3


manual dan operasional produksi dilapangan untuk melihat apakah ada hal yang terlewatkan. Jika ada sudut pandang yang berbeda di lapangan maka dibuat bagaimana cara penyelesaiannya. Tahap validasi dilakukan untuk memeriksa bahwa identifikasi persyaratan sistem yang dilakukan benar-benar sesuai dengan yang diinginkan oleh client. Tahap ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan biaya pada requirement yang tinggi sehingga validasi sangat penting. Peneliti mengecek ulang setiap tahap yang sudah tertuang pada dokumen yang ada berupa checklist untuk di validasi bersama-sama dengan departemen produksi dan MIS. Adapun persyaratan validasi teknik yaitu dengan menggunakan otomatis analisis oleh CASE tools. Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Hasil dari interpretasi masa depan akan dikeluarkan sebuah rekomendasi berupa SRS dengan menggunakan template IEEE std 830-1998 yang isinya sebagai berikut: TABLE OF CONTENT 1. INTRODUCTION 1.1 PURPOSE 1.2 SCOPE 1.3 DEFINITIONS, ACRONYMS, AND ABBREVIATIONS 1.4 REFERENCES 1.5 OVERVIEW 2. GENERAL DESCRIPTION 2.1 PRODUCT PERSPECTIVE 2.2 PRODUCT FUNCTIONS 2.3 USER CHARACTERISTICS 2.4 GENERAL CONSTRAINTS 2.5 ASSUMPTIONS AND DEPENDENCIES 3. SPECIFIC REQUIREMENTS 3.1 EXTERNAL INTERFACE REQUIREMENTS 3.1.1 User Interfaces 3.1.2 Hardware Interfaces 3.1.3 Software Interfaces 3.1.4 Communications Interfaces 3.2 FUNCTIONAL REQUIREMENTS 3.2.1 3.2.2 3.3 USE CASES 3.3.1 Use Case #1 3.3.2 Use Case #2 3.4 CLASSES / OBJECTS 3.4.1 3.4.2 3.5 NON-FUNCTIONAL REQUIREMENTS 3.5.1 Performance 3.5.2 Reliability 3.5.3 Availability 3.5.4 Security 3.5.5 Maintainability 3.5.6 Portability 3.6 INVERSE REQUIREMENTS

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-36-4


3.7 DESIGN CONSTRAINTS 3.8 LOGICAL DATABASE REQUIREMENTS 3.9 OTHER REQUIREMENTS 4. ANALYSIS MODELS 4.1 SEQUENCE DIAGRAMS 4.3 DATA FLOW DIAGRAMS (DFD) 4.2 STATE-TRANSITION DIAGRAMS (STD) 5. CHANGE MANAGEMENT PROCESS HASIL DAN DISKUSI Hasil dari penelitian ini adalah dokumen spesifikasi kebutuhan atau software requirement specification (SRS) yang berisi analisa dalam mengidentifikasi kebutuhan dan layanan yang diharapkan pengguna dari sistem yang belum tersedia pada sistem saat ini dengan menggunakan metode VORD dengan tahapan yang dimodifikasi oleh peneliti sehingga didapat SRS yang memberikan gambaran lengkap dari perilaku sistem yang akan dikembangkan. KESIMPULAN Penelitian ini menunjukkan pentingnya memasukkan sudut pandang baik langsung maupun tidak langsung dalam persyaratan proses rekayasa. Metode VORD digunakan karena lebih komprehensif dan terstruktur. Dalam proses produksi banyak kegiatan operasional yang harus dilakukan sehingga untuk merestrukturisasi viewpoint sulit dan menyeluruh karena itu diperlukan metode VORD untuk menyelesaikannya. DAFTAR PUSTAKA Esteves, J.M. and Pastor,J.A (1999), “An ERP Life-cycle-based Research Agenda”, Departament de Llenguatges i Sistemes Informàtics , Universitat Politècnica de Catalunya , Campus Nord, Jordi Girona Salgado, 1-308034 Barcelona – Catalonia – Spain. IEEE Standard Glossary of Software Engineering Terminology - 610.12-1990 http://ieeexplore.ieee.org/xpl/mostRecentIssue.jsp?punumber=2238 IEEE STD 830-1998, “IEEE Recommended Practice for Software Requirements Specifications” http://standards.ieee.org/findstds/standard/830-1998.html Kotonya, G. and Sommerville, I (1996) “Requirements Engineering with Viewpoints”, Software Engineering Journal. Larman, C. (2002) Applying UML and patterns: an introduction to object-oriented analysis and design and the unified process. Prentice Hall Professional Laudon, J.P. and Laudon, K.C. (2005) “Management Information Systems” Prentice Hall. Salem, A.M. (2010), “Requirements Analysis through Viewpoints Oriented Requirements Model (VORD)”, Computer Science Department, California State University Sacramento, Sacramento, CA 95819 USA

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-36-5


Santarek, K. and Buseif, I.M. (1997) “Modelling and design of ﬂexible manufacturing systems using SADT and Petri nets tools” Institute for Organisation of Production Systems, Faculty of Production Engineering, Warsaw Uni6ersity of Technology, 85 Narbutta Str., 02-524 Warsaw, Poland, Faculty of Industrial Engineering, Uni6ersity of Garyounis, Garyounis, Libya. Sommerville, I. and Sawyer, P. (1996), “Requirements Engineering With Viewpoints”, Computing Department, Lancaster University. Sommerville, I. and Sawyer, P. (1997), “Viewpoints: principles, problems and a practical approach to requirements engineering”, Computing Department, Lancaster University, Lancaster LA1 4YR, UK. Southwest Research Institute (SRI) Guidelines: Software Requirement Specification. http://www.aspera-3.org/idfs/APAF_SRS_VI.0.pdf Staines, A.S. (2007), “A Comparison of Software Analysis and Design Methods for Real Time Systems” World Academy of Science, Engineering and Technology. Universitas Gunadarma, Seri Diktat Kuliah “Pengantar Analisis dan Perancangan Sistem Terstruktur”. Sumber:http://www.elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/analisis_dan_perancan gan_sistem_terstuktur/bab15-metodologi_berorientasi_data.pdf kendala pada Structured Analysis and Design Technique (SADT) Wainright, M.E. et al. (2005). “Managing Information Technology”, Pearson Prentice Hall. USA.

ISBN : 978-602-97491-3-7 C-36-6

ANALISIS KEBUTUHAN UNTUK PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PRODUKSI DI PT.Z DENGAN METODE VORD (VIEWPOINTS ORIENTED REQUIREMENTS DEFINITION)

Recommend Documents