ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PRODUKSI CV. NIK’S PROMINDO SEMESTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK ZACHMAN
NIKEN EKA SEPTYANI
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PRODUKSI CV. NIK’S PROMINDO SEMESTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK ZACHMAN
NIKEN EKA SEPTYANI
Skripsi sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer pada Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012
ABSTRACT NIKEN EKA SEPTYANI. Requirement Analysis of Management Production Information System Using Zachman Framework. Supervised by FIRMAN ARDIANSYAH. Production is changing input to output through a few of particular process. The cultivated input, resulted output, and also process of production are needed factors for production information system. CV.NIK’S PROMINDO SEMESTA (NPS) is the one of organization which needs the information system to manage its business process. However, the lack of understanding, regarding the information system can obstruct the activities of the company especially in making decisions to increase the quality of the product and the business performance. Production information system is expected to help reduce that problems. In order to develop the production information system, the requirement analysis of the system requires the necessity of the company. Zachman framework provides a framework to develop the formal and structured system architecture. Through the method adopted by Sousa and Pereira, each description of business object relationships can produce consistent analytical results. The flexibility of defining Zachman may facilitate analysts to describe the needs of the organization on the development of management information systems production. The result of this research includes the system architecture such as: the requirement diagrams and naration that will be used by developers to develop the system according to the requirements. Keyword : framework zachman, production information system, requirement analysis
Judul Skripsi : Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Manajemen Produksi CV. NIK’S PROMINDO SEMESTA Menggunakan Framework Zachman Nama : Niken Eka Septyani NRP : G64080066
Menyetujui: Pembimbing
Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si. NIP.19790522 200501 1 003
Mengetahui: Ketua Departemen Ilmu Komputer
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si, M.Kom NIP. 19660702 199302 1 001
Tanggal Lulus :
KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah subhanahu wata’ala atas segala limpahan rahmat serta karunia-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan penelitian ini dengan baik. Shalawat dan salam penulis sampaikan kepada Nabi Muhammad shallallahu ‘alaihi wasallam serta kepada keluarganya, sahabatnya, serta para pengikutnya yang selalu berpegang kepada Al-Quran dan As-Sunnah. Penulis juga menyampaikan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah berperan dalam penelitian ini, yaitu: 1 Ayahanda Eko Winarso, M.Si (Alm), Ibunda Wiyarsih, serta adik-adik tercinta atas doa, kasih sayang, dukungan, serta motivasi kepada penulis untuk penyelesaian penelitian ini. 2 Bapak Firman Ardiansyah, S.Kom, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah memberi banyak ide, saran, bantuan, dan dukungannya sampai selesai penelitian ini. 3 Ibu Dr. Yani Nurhadriyani, S.Si, MT dan Bapak Dr. Wisnu Ananta Kusuma, ST, MT yang telah bersedia menjadi penguji dan memberikan banyak saran. 4 Seluruh civitas akademika Ilmu Komputer IPB, khususnya angkatan 45, untuk seluruh ilmu, kenangan, bantuan, motivasi, dan dukungan bagi penulis selama menjalani kehidupan sebagai mahasiswa. 5 Norma Agustina, Dian Rizki Eka Rizal, Indah Dwisukma, dan sahabat kosan pondok cahaya lainnya yang telah menjadi mitra dan menemani penulis dalam menjalani kehidupan sebagai mahasiswa. 6 Rekan-rekan satu bimbingan, Annisa Anastasia, Tiara Mitra Lia, Ariel Febriela Niswar, dan Abdul Qifli Sangadji semoga lancar dalam melanjutkan studinya. Penulis berharap penelitian ini dapat memberikan manfaat, khususnya bagi pengguna sistem informasi produksi yang akan dikembangkan kelak.
Bogor, September 2012
Niken Eka Septyani
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Jakarta pada tanggal 6 September 1990 yang merupakan anak pertama dari pasangan Bapak Eko Winarso, M.Si (Alm) dan Ibu Wiyarsih. Pada tahun 2008 penulis lulus dari Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 72 Jakarta dan diterima di Departemen Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Perngetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor (IPB) melalui jalur USMI atau Undangan Seleksi Masuk IPB pada tahun yang sama, dan pada tahun 2009 diterima menjadi mahasiswa Ilmu Komputer IPB. Selama aktif sebagai mahasiswa, penulis turut aktif mengikuti beberapa kegiatan kepanitiaan di kampus antara lain ISEE 2010, IDEA 2010 dan IT TODAY 2010. Penulis juga bergabung dalam Himpunan Mahasiswa Ilmu Komputer (Himalkom) 2010. Selain itu, penulis melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Bank Indonesia Jakarta pada tahun 2011.
DAFTAR ISI Halaman DAFTAR TABEL ............................................................................................................................... vii DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................................... vii DAFTAR LAMPIRAN....................................................................................................................... viii PENDAHULUAN ................................................................................................................................. 1 Latar Belakang .................................................................................................................................. 1 Tujuan ............................................................................................................................................... 1 Ruang Lingkup .................................................................................................................................. 1 TINJAUAN PUSTAKA .........................................................................................................................2 Sistem Informasi ............................................................................................................................... 2 Framework Zachman ........................................................................................................................ 2 Perspektif Zachman ........................................................................................................................... 2 Abstraktif Zachman ........................................................................................................................... 3 METODE PENELITIAN ........................................................................................................................ Identifikasi Scope .............................................................................................................................. 4 Pendefinisian Inventori ..................................................................................................................... 4 Pendefinisian Proses dan Representasi Inventori .............................................................................. 4 Pendefinisian Distribusi, Pendefinisian Timing, dan Representasi Proses ........................................ 4 Representasi Waktu, Representasi Distribusi, Representasi Motivasi, dan Pendefinisian Kewajiban ......................................................................................................................................... 4 Representasi Tanggung Jawab .......................................................................................................... 5 Spesifikasi Technology Model .......................................................................................................... 5 HASIL DAN PEMBAHASAN.............................................................................................................. 5 Langkah 1: Identifikasi Scope ........................................................................................................... 5 Identifikasi Lokasi Bisnis (C,1) ................................................................................................... 5 Identifikasi Motivasi (F,1) ........................................................................................................... 5 Identifikasi Proses (B,1) .............................................................................................................. 5 Identifikasi Inventori (A,1) .......................................................................................................... 5 Identifikasi Tanggung Jawab (D,1) ............................................................................................. 6 Identifikasi Timing (E,1).............................................................................................................. 6 Langkah 2: Pendefinisian Inventori (G,2,A) ..................................................................................... 6 Langkah 3: Pendefinisian Proses dan Representasi Inventori ........................................................... 7 Pendefinisian Proses (H, 3, (B+G)) ............................................................................................. 7 Representasi Inventori (M, 3, G) ................................................................................................. 7 Langkah 4: Pendefinisian Distribusi, Pendefinisian Timing, Representasi Proses, dan Pendefinisian Motivasi ...................................................................................................................... 7 Pendefinisian Distribusi (I, 4, (C+H)) ......................................................................................... 7 Representasi Proses (N, 4, H) ...................................................................................................... 8 Pendefinisian Motivasi (L, 4, (F+H)) ........................................................................................ 10 Pendefinisian Timing (K, 4, (E+H)) .......................................................................................... 10 Langkah 5: Representasi Timing, Representasi Distribusi, Representasi Motivasi, dan Pendefinisian Kewajiban ................................................................................................................. 11 Representasi Timing (Q, 5, N) ................................................................................................... 11 Representasi Distribusi (O, 5, N) ............................................................................................... 11 Representasi Motivasi (R, 5, (L+N)) ......................................................................................... 11 Pendefinisian Kewajiban (J, 5, (D+I)) ....................................................................................... 12
v
Langkah 6: Representasi Tanggung Jawab (P, 6, (J+N)) ................................................................ 12 Langkah 7: Technology Model ........................................................................................................ 12 Spesifikasi Data ......................................................................................................................... 12 Spesifikasi Proses Kerja Sistem................................................................................................. 12 Prototipe Sistem......................................................................................................................... 13 SIMPULAN DAN SARAN ................................................................................................................. 14 Simpulan ......................................................................................................................................... 14 Saran ............................................................................................................................................... 14 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................... 15 LAMPIRAN ........................................................................................................................................ 16
vi
DAFTAR TABEL Halaman 1 2 3 4 5 6
Framework Zachman (Pereira & Sousa 2004) ............................................................................... 5 Identifikasi kelas data ..................................................................................................................... 6 Daftar entitas data........................................................................................................................... 6 Proses fungsional ............................................................................................................................ 9 Sub-proses fungsional sistem ......................................................................................................... 9 Target pencapaian ........................................................................................................................ 10
DAFTAR GAMBAR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Halaman Sistem informasi (Laudon 2006). ................................................................................................... 2 Framework arsitektur Zachman (Hay 2002). ................................................................................. 3 Metode penelitian. .......................................................................................................................... 4 Denah lantai 2................................................................................................................................. 8 Context diagram. ............................................................................................................................ 8 DFD level 0 dan level 1. ................................................................................................................. 9 Owner’s view state diagram. ........................................................................................................ 10 Designer’s view state diagram. .................................................................................................... 11 Struktur organisasi........................................................................................................................ 12 Usecase pada task pengguna. ....................................................................................................... 12 Proses merekap data pesanan. ...................................................................................................... 13 Aktivitas detail data pesanan. ....................................................................................................... 13 Halaman beranda sistem. .............................................................................................................. 13 Halaman data pesanan awal. ........................................................................................................ 13 Halaman pengisian data baru........................................................................................................ 13 Halaman detail data pesanan. ....................................................................................................... 14 Halaman ubah data barang. .......................................................................................................... 14 Halaman spesifikasi data barang dalam format .PDF. .................................................................. 14
vii
DAFTAR LAMPIRAN Halaman 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Data wawancara tanggal 26 Maret 2012 ...................................................................................... 17 Data wawancara tanggal 19 April 2012 ....................................................................................... 22 Data pengamatan .......................................................................................................................... 24 Daftar proses bisnis perusahaan NPS ........................................................................................... 25 Entitas data semantik .................................................................................................................... 26 Activity diagram proses bisnis bagian produksi ........................................................................... 27 ERD hasil normalisasi pertama .................................................................................................... 29 ERD hasil normalisasi ketiga ....................................................................................................... 30 Kamus entitas data ...................................................................................................................... 31 Hasil pendefinisian distribusi ....................................................................................................... 34 Pendefinisian proses fungsional sistem ........................................................................................ 35 Data flow diagram Sistem Informasi Produksi ............................................................................ 37 Hasil representasi distribusi .......................................................................................................... 41 Matrik hubungan proses sistem dengan target ............................................................................. 42 Usecase pada sub-fungsional proses ............................................................................................ 43 Database model ............................................................................................................................ 44 Kamus tabel basis data ................................................................................................................. 45 Activity diagram proses interaksi antara sistem dengan pengguna ............................................... 48 Prototipe sistem informasi produksi perusahaan NPS .................................................................. 52
viii
1
PENDAHULUAN Latar Belakang Aktivitas bisnis dari suatu organisasi industri tidak terlepas dari aktivitas produksi, yaitu proses perubahan bahan baku menjadi suatu produk yang bernilai. Dalam mengelola produksi tersebut diperlukan suatu manajemen yang berkaitan dengan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian untuk mendukung kinerja produksi suatu organisasi industri. Organisasi industri merupakan salah satu mata rantai dari sistem perekonomian karena dapat memproduksi dan mendistribusikan suatu barang (Santoso 2004). CV. NIK’S PROMINDO SEMESTA (NPS) merupakan salah satu perusahaan industri yang berdiri sejak tahun 1997. Perusahaan ini merupakan salah satu organisasi home industry yang bergerak dalam bidang konveksi pakaian seragam dan umum. Seluruh pengelolaan informasi yang masih bersifat manual oleh kendali seorang pimpinan sebagai manajer pada perusahaan ini menjadi masalah utama dalam efisiensi manajemen perusahaan terhadap proses pengambilan keputusan khususnya pada bagian produksi. Produksi merupakan aktivitas pokok pada perusahaan industri yang bertujuan untuk menciptakan suatu produk. Seiring dengan meningkatnya kebutuhan informasi perusahaan industri, produksi menjadi suatu bidang yang berkembang selaras dengan perkembangan teknologi. Kurangnya pemahaman beberapa orang tentang penggunaan teknologi membuat struktur penyediaan informasi dalam suatu organisasi saling tumpang tindih satu dengan yang lainnya. Hal tersebut membuat informasi tidak dapat dimanfaatkan sesuai harapan nilai efisiensi dan efektifitas terhadap pemenuhan kebutuhan organisasi. Oleh sebab itu, diperlukan suatu sistem informasi sebagai suatu solusi terhadap masalah pengelolaan informasi bagi perusahaan. Sistem informasi terdiri atas beberapa level manajemen berdasarkan jenis dan manfaatnya. Sistem Informasi Produksi merupakan bagian dari Sistem Informasi pada level operasional yang dapat mendukung manajemen suatu organisasi. Sistem Informasi Produksi diharapkan dapat menekan biaya (cost) yang selama ini masih menggunakan pencatatan manual, menunjang otomatisasi ketepatan data, mengurangi redudansi atau pengulangan data, mempermudah dalam menyusun laporan terkait
evaluasi produksi, dan meningkatkan kinerja perusahaan terhadap produksi dalam mendukung manajemen pengambilan keputusan perusahaan (Kurniawansyah 2010). Pada penelitian ini akan dilakukan analisis arsitektur kebutuhan berupa serangkaian diagram pemodelan sistem pada rencana pengembangan Sistem Informasi Produksi menggunakan Framework Zachman. Framework Zachman adalah suatu penglasifikasian arsitektur artifak dalam memodelkan dan mendefinisikan kebutuhan suatu sistem secara formal dan terstruktur dengan baik melalui hubungan perspektif pihakpihak yang terkait dalam pengembangan sistem (Sessions 2007). Framework Zachman sering digunakan untuk menganalisis sistem dengan skala enterprise. Seiring dengan berkembangnya berbagai metode untuk mendokumentasikan kebutuhan Sistem Informasi, Framework Zachman dapat digunakan untuk menganalisis arsitektur Sistem Informasi dalam skala nonenterprise (Thompson 2006).
Tujuan Tujuan penelitian ini adalah: 1 Menghasilkan kerangka dasar analisis berupa narasi dan sekumpulan diagram mengenai kebutuhan yang diperlukan dalam rencana pengembangan Sistem Informasi Produksi. 2 Hasil analisis Sistem Informasi Produksi diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas output dan kinerja perusahaan NPS.
Ruang Lingkup Ruang lingkup penelitian ini adalah: 1 Data merupakan hasil wawancara kepada pimpinan dan hasil pengamatan terhadap perusahaan NPS. 2 Data yang digunakan berkaitan dengan bagian produksi perusahaan. 3 Proses analisis hanya fokus sampai pada bagian system model, kemudian penambahan pada technology model terhadap kolom data, proses, dan tanggung jawab.
2
TINJAUAN PUSTAKA Sistem Informasi Sistem informasi merupakan sistem yang dapat mendukung perusahaan dalam meningkatkan pendapatan dan mengurangi cost dengan menyediakan serangkaian informasi yang membantu manajer dalam membuat keputusan yang lebih baik serta meningkatkan pelaksanaan proses bisnis perusahaan (Laudon & Laudon 2006). Sistem informasi terdiri atas beberapa level seperti pada Gambar 1.
Framework Zachman ialah sifatnya yang fleksibel untuk menampilkan representasi kebutuhan dalam serangkaian artifak pada satu arsitektur. Selain itu analisis dapat dilakukan tanpa melalui tahapan tertentu karena framework ini tidak memiliki satu langkah konkret yang dijadikan acuan. Framework Zachman terdiri atas 6x6 matriks penglasifikasian arsitektur artifak dari deskripsi 6 pertanyaan abstraktif terhadap 6 perspektif pihak-pihak terkait. Matriks pendefinisian Framework Zachman dapat dilihat pada Gambar 2. Perspektif Zachman Framework Zachman terdiri atas deskripsi misi dan pandangan relatif yang didefinisikan oleh 6 pihak stakeholder yang berkaitan. Keenam deskripsi tersebut merupakan baris perspektif sebagai berikut (Hay 2002): 1 Scope (planner's view) Identifikasi konteks dan ruang lingkup secara umum mengenai hal-hal penting terkait hubungan pengembangan sistem terhadap organisasi. 2 Enterprise model (business owner's view)
Gambar 1 Sistem informasi (Laudon & Laudon 2006). Sistem informasi umumnya terdiri atas 3 rangkaian aktivitas yaitu masukan, proses, dan keluaran. Sistem Informasi Produksi merupakan salah satu Sistem Informasi yang memiliki komponen atau elemen struktural dan fungsional yang berperan penting dalam menunjang kontinuitas operasional produksi melalui masukan yang diolah, dan keluaran yang dihasilkan dari serangkaian proses yang berjalan (Santoso 2005). Framework Zachman Zachman (1987) memperkenalkan Framework Zachman untuk merancangan arsitektur enterprise. Framework Zachman merupakan suatu Framework yang mengorganisasikan dan menglasifikasikan arsitektur melalui sebuah cara yang memberikan pemahaman keterhubungan relasi di antara bagian-bagian arsitekturnya (Hokel 2008). Framework Zachman bukan merupakan suatu metode untuk mendeskripsikan kebutuhan organisasi yang mendukung suatu sistem. Namun, pemodelan yang disediakan oleh Zachman memberikan cara untuk memahami prosedur suatu pemetaan proses bisnis menjadi rancangan sistem bisnis, khususnya Sistem Informasi (Hay 2002). Kelebihan utama
Mendefinisikan konseptualitas bisnis dalam mengimplementasikan ruang lingkup seperti proses, struktur, dan organisasi. 3 Model of fundamental concepts (architect's view) Merepresentasikan hal-hal konseptual menjadi struktur pemodelan logis. Hal ini merujuk kepada pandangan arsitek terhadap sistem yang dianalisis. 4 Technology model (designer's view) Mendeskripsikan struktur logis menjadi suatu pemodelan teknis sistem yang masih menempatkan pandangan desainer sebagai arsitek. Hal ini mencakup perancangan basis data model awal, aktifitas kerja sistem, dan prototipe sistem. 5 Detailed representations (builder's view) Mendeskripsikan rangkaian implementasi penuh dari setiap spesifikasi secara fisik untuk setiap kategori abstraktif. Hal ini dapat berupa susunan sintak dari bahasa pemrograman yang digunakan, spesifikasi penyimpanan basis data, dan jaringan sistem lebih detail. 6 Functioning system Hasil implementasi dari suatu rancangan Sistem Informasi yang kompleks.
3
Gambar 2 Framework arsitektur Zachman (Hay 2002). Abstraktif Zachman Hal-hal yang dideskripsikan oleh para stakeholder merupakan sekumpulan hal dari kolom abstrakstif data yang dijelaskan, yaitu (Christianti & Imbar 2007): 1 Data (what) Objek : Data Fokus : Hubungan antar entitas Deskripsi : Menguraikan informasi atau halhal yang berhubungan dengan organisasi berupa entitas yang memiliki relasi dengan entitas lainnya. 2 Activities (how) Objek : Proses dan fungsi Fokus : Input dan output Deskripsi : Mendeskripsikan fungsionalitas proses yang berkaitan dengan Sistem Informasi.
3 Location (where) Objek : Jaringan / lokasi bisnis Fokus : Link Deskripsi : Mendeskripsikan alokasi kerja dari suatu organisasi. 4 People and Organization (who) Objek : Sumber daya manusia Fokus : Peran dan tanggung jawab Deskripsi : Mendeskripsikan struktur dan alokasi sumber daya yang bekerja dalam organisasi. 5 Timing (when) Objek : Waktu Fokus : Siklus waktu Deskripsi : Mendeskripsikan kondisi dinamis yang memiliki relasi dalam kriteria kerja terhadap suatu proses tertentu.
4
6 Motivation (why) Objek : Motivasi Fokus : Tujuan dan target Deskripsi : Mendeskripsikan motivasi, tujuan akhir, dan target yang ingin dicapai.
METODE PENELITIAN Penelitian ini menggunakan kerangka metode yang dapat dilihat dalam bentuk flow diagram pada Gambar 3. Alur analisis pada penelitian ini mengacu pada metode analisis arsitektur kebutuhan yang diterapkan oleh Pereira dan Sousa (2004). Metode yang diterapkan oleh Pereira dan Sousa berupa notasi yang terdiri atas angka, huruf, dan tanda “+”. Makna simbol angka menunjukkan urutan pengerjaan metode, makna simbol huruf menunjukkan notasi sel atau kolom, dan tanda “+” menunjukkan relasi antar dua kolom.
inventori (A), proses (B), lokasi bisnis (C), tanggung jawab (D), timing (E), dan motivasi (F) yang dimiliki pada perusahaan. Pendefinisian Inventori Seluruh entitas data utama yang telah diidentifikasikan pada langkah pertama didefinisikan melalui suatu pemodelan konseptual. Pemodelan konseptual ini bertujuan untuk melihat hubungan antar entitas data yang menjadi inventori penting pada bagian produksi perusahaan. Pendefinisian inventori pada sel G dibuat berupa pemodelan semantik di antara entitas data utama yang berperan dalam proses produksi di perusahaan. Pendefinisian Proses dan Representasi Inventori Pada langkah ini dilakukan pendefinisian proses (H) berupa activity diagram sebagai alur berjalannya proses bisnis pada bagian produksi dalam perusahaan. Di samping itu, dibuat representasi inventori (G) berupa pemodelan ERD yang dibuat oleh arsitek dari pengembangan ERD pada baris enterprise model. Pendefinisian Distribusi, Pendefinisian Timing, dan Representasi Proses Pada langkah ini dilakukan pendefinisian distribusi (I) berupa skema alokasi atau layout denah perusahaan yang menggambarkan area produksi. Selanjutnya, dilakukan pendefinisian timing (K) dari perubahan status yang telah diidentifikasikan berdasarkan proses yang ada berupa state diagram. Kemudian, dilakukan pendefinisian motivasi (L) berupa daftar rencana target perusahaan yang melatarbelakangi adanya Sistem Informasi Produksi yang dibutuhkan, dan representasi proses (N) yang menunjukkan alur perpindahan data pada setiap proses yang dilakukan sistem berupa Data Flow Diagram. Representasi Waktu, Representasi Distribusi, Representasi Motivasi, dan Pendefinisian Kewajiban
Gambar 3 Metode penelitian. Langkah analisis dilakukan pada 7 langkah berikut (Tabel 1), yaitu: Identifikasi Scope Pada langkah ini dilakukan identifikasi awal berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan. Hasil identifikasi berupa deskripsi kondisi saat ini dan informasi yang berkaitan dengan
Analisis berikutnya dilakukan dengan merepresentasikan distribusi bisnis (O) berupa alokasi kerja produksi. Selanjutnya, representasi timing (Q) berupa alur state dari proses produksi dengan estimasi waktu tertentu. Kemudian, dibuat representasi motivasi (R) berupa matriks hubungan proses yang dilakukan sistem informasi produksi terhadap target yang diharapkan perusahaan dan pendefinisan kewajiban (J) berupa struktur organisasi perusahaan NPS.
5
Tabel 1 Framework Zachman (Pereira & Sousa 2004)
Scope (Planner) Enterprise model (Owner)
What
How
Where
Who
When
Why
Inventory
Process
Distribution
Responsibility
Timing
Motivation
Identification
Identification
Identification
Identification
Identification
Identification
(A, 1)
(B,1)
(C,1)
(D,1)
(E,1)
(F,1)
Inventory Definition (G, 2, A)
Process Definition (H, 3, (B+G))
Distribution Definition (I, 4, (C+H))
Responsibility Definition (J, 5, (D+I))
Timing Definition (K, 4, (E+H))
Motivation Definition (L, 4, (F+H))
System
Inventory
Process
Distribution
Responsibility
Timing
Motivation
model
Representation
Representation
Representation
Representation
Representation
Representation
(Architect)
(M, 3, G)
(N, 4, H)
(O, 5, N)
(P, 6, (J+N))
(Q, 5, N)
(R, 5, (L+N))
Technology model (Desaigner)
Inventory
Proses
Responsibility
Specification
Specification
Specification
Representasi Tanggung Jawab
Identifikasi Motivasi (F,1)
Langkah ini menunjukkan representasi tanggung (P) berupa usecase yang menjelaskan task pengguna terhadap sistem.
Melalui kontribusi perusahaan yang kuat dalam berpartisipasi dan bersaing di dunia industri perdagangan indonesia, NPS memiliki visi “Menjadikan perusahaan CV.NIKS PROMINDO SEMESTA menjadi perusahaan kompetitif yang berkembang di pasar industri dengan menyediakan mutu produk berkualitas dengan harga yang ramah”. Selain itu misi dari perusahaan NPS “Menciptakan inovasi produk yang bermanfaat, memajukan nama baik perusahaan di pasar industri berkembang, dan mengembangkan ide-ide kreatif demi hasil yang berkualitas.”
Spesifikasi Technology Model Pada langkah ini, dilakukan pemodelan fisik pada baris keempat Zachman berupa relational basis data awal berdasarkan ERD pada baris ketiga, activity diagram dari alur kerja sistem, dan prototipe awal sistem.
HASIL DAN PEMBAHASAN Langkah 1: Identifikasi Scope
Identifikasi Proses (B,1)
Berdasarkan data wawancara pada Lampiran 1 dan Lampiran 2 serta data pengamatan pada Lampiran 3, masalah sistem pengendalian, pelaksanaan, dan pengawasan manajerial seluruh kegiatan bisnis perusahaan terpusat pada kendali pimpinan secara langsung. Pembagian peran yang mengelola bisnis hanya terdiri atas seorang pimpinan dan 17 orang karyawan produksi sebagai sumber daya manusia yang bekerja di perusahaan NPS.
Proses bisnis pada perusahaan NPS diidentifikasikan menjadi beberapa area fungsi bisnis. Fungsi bisnis dalam hal ini merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan oleh organisasi yang dapat dibedakan dengan rangkaian pekerjaan lainnya. Proses pada perusahaan NPS terdiri atas beberapa area fungsi bisnis, yaitu: penerimaan order, perencanaan produksi, pelaksanaan produksi, dan penyelesaian order. Rincian dari fungsi bisnis tersebut dapat dilihat pada Lampiran 4.
Identifikasi Lokasi Bisnis (C,1) Berdasarkan hasil wawancara pada Lampiran 1, perusahaan NPS merupakan salah satu organisasi home industri yang bergerak dalam bidang konveksi, supplier, percetakan, dan jasa. NPS merupakan perusahaan berbentuk perseroan komanditer atau CV yang didirikan di Jakarta Utara. Geografis perusahaan NPS terletak di Jl Bendungan Melayu Rt.09/05 Kecamatan Koja Kelurahan Tugu Selatan Jakarta Utara.
Identifikasi Inventori (A,1) Untuk mengidentifikasikan daftar entitas yang menjadi hal-hal penting pada bagian produksi, dibuat suatu pengelompokan data berdasarkan konsep business system planning (BSP) dalam hal perencanaan. Berdasarkan pada proses bisnis yang diidentifikasikan, dapat terlihat bahwa sumber daya bisnis (SDB) yang mendukung proses produksi terdiri atas produk, konsumen, bahan, dan personel.
6
Tabel 2 Identifikasi kelas data SDB Jenis data
Produk
Konsumen
Inventori
Barang
Customer
Transaksi Rencana
Pesanan Purchase Order -
Transaksi Kredit -
Ikhtisar
Histori Produksi
Distribusi
Selain itu diperhatikan jenis data yang diperlukan pada setiap proses produksi. Jenis data tersebut mencakup inventori, transaksi, rencana, dan ikhtisar. Data inventori merupakan data yang bersifat pemeliharaan. Data transaksi merupakan data yang menimbulkan perubahan pada data inventori yang diakibatkan oleh suatu aktivitas. Data rencana menggambarkan tujuan yang diharapkan. Data ikhtisar merupakan transaksi historis yang memberikan umpan balik mengenai seberapa baik kebutuhan sudah dipenuhi. Hasil identifikasi antara sumber daya bisnis dan jenis data akan menampilkan kelas data yang merupakan entitas yang diperlukan dalam pengembangan Sistem Informasi Produksi seperti pada Tabel 2. Terdapat 17 Entitas data yang akan digunakan dalam analisis kebutuhan (Tabel 3). Pada bagian personel: pegawai produksi, pegawai keuangan, dan pimpinan disatukan menjadi bentuk entitas pegawai dan jabatan. Bagian keuangan dalam hal produksi tidak mencakup materi keuangan perusahaan seluruhnya. Bagian keuangan hanya mencakup perhitungan pembiayaan yang dikeluarkan selama produksi. Menurut Santoso 2005 dalam tulisannya tentang pembuatan Sistem Informasi Produksi, penentuan entitas dari serangkaian elemen yang berperan dijelaskan berdasarkan kebutuhan dan kondisi bisnis secara umum. Menurutnya, entitas-entitas yang berperan untuk Sistem Informasi Produksi mencakup manajemen, gudang, HRD, bagian umum, dan penjualan. Namun, entitas pada perusahaan NPS disesuaikan dengan kemungkinan kondisi yang terjadi dalam perusahaan itu sendiri. Identifikasi Tanggung Jawab (D,1) Objek sumber daya yang berperan dalam perusahaan NPS adalah pimpinan, divisi pemasaran, bagian produksi (pemotong,
Bahan Material Biaya Persediaan Operasional Jadwal Produksi
Personel Pegawai keuangan Pegawai produksi Pimpinan Perencanaan
Supplier
-
penjahit, tukang kancing, tukang sablon, bagian finishing, dan bagian distribusi). Tabel 3 Daftar entitas data No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Nama Entitas Pegawai Jabatan Customer Pesanan Barang Material Transaksi Biaya Persediaan Operasional Purchase Order Distribusi Perencanaan Histori produksi Supplier Jadwal Produksi Kredit
Identifikasi Timing (E,1) Berdasarkan pada aktivitas bisnis yang terjadi di perusahaan NPS, perusahaan NPS masih berbentuk perusahaan komanditer menengah yang memiliki aturan bisnis berdasarkan ketentuan pemiliknya. Oleh sebab itu, beberapa state produksi yang telah berlangsung dalam perusahaan terdiri atas permintaan customer, permintaan diproses, pesanan masuk, pesanan batal, perencanaan disusun, pesanan diproduksi, pesanan selesai, dan pesanan dikirim. Langkah 2: Pendefinisian Inventori (G,2,A) Berdasarkan beberapa entitas yang telah diidentifikasikan pada Tabel 2, terdapat 17 entitas yang akan dihubungkan satu dengan
7
lainnya. Pada perusahaan NPS, pimpinan bertindak sebagai manajer dalam bidang produksi dan keuangan. Barang merupakan entitas yang dihasilkan dari transformasi pengolahan bahan baku atau material tertentu dan didukung oleh hal operasional yang dibutuhkan terkait proses produksi. Material berasal dari beberapa supplier atau agen penyedia. Serangkaian material dan operasional yang dibutuhkan dalam produksi akan menentukan perencanaan awal manajer sebelum melakukan tahapan produksi. Selain itu, perencanaan juga dilakukan dengan mempertimbangkan hal persediaan atau stok material dan barang yang masih tersimpan di gudang. Pada saat produksi, dilakukan pengontrolan barang yang dihasilkan oleh karyawan produksi setiap harinya. Hal ini dilakukan agar sasaran waktu penyelesaian produksi dapat dicapai perusahaan sesuai jadwal yang telah direncanakan dengan baik. Barang merupakan produk yang dipesan oleh customer melalui suatu pesanan kepada pihak perusahaan sehingga setiap pesanan memiliki beberapa pesanan barang yang dipesan oleh customer. Pesanan merupakan entitas yang digunakan sebagai media penghubung dalam suatu transaksi pemesanan. Transaksi yang dilakukan berupa pembayaran oleh customer terhadap barang yang dipesan. Pada perusahaan NPS, proses pembayaran dapat dilakukan secara bertahap maksimal 3 kali pembayaran sehingga perusahaan menggunakan sistem pendataan kredit terhadap setiap pembayaran yang dilakukan oleh customer. Proses distribusi dilakukan jika barang yang dipesan oleh customer sudah dalam status siap kirim dan juga perusahaan sudah melakukan konfirmasi pengiriman barang kepada customer. Setelah itu, perusahaan akan menyiapkan faktur atau kuitansi tagihan dan surat jalan pengiriman barang untuk customer. Secara konseptual penjelasan narasi tersebut dapat digambarkan dengan suatu pemodelan entitas data semantik yang ditampilkan pada Lampiran 5.
terdapat 27 proses yang berjalan pada 9 objek swimlane yang merupakan entitas data. Entitas tersebut yaitu pimpinan, customer, pesanan, bagian produksi, bagian keuangan, produksi, barang, transaksi, dan biaya. Hal tersebut dilakukan agar pihak pemilik bisnis (owner) dapat melihat alur proses yang berjalan dengan mudah. Representasi Inventori (M, 3, G) Pemodelan data inventori direpresentasikan dengan gambaran ERD secara logik. Seluruh entitas yang telah didefinisikan, dilengkapi dengan atribut yang diperlukan. Selanjutnya, dibuat pemodelan awal berupa ERD yang terdiri atas relasi entitas dan atributnya secara lengkap. Dalam hal ini, dilakukan normalisasi terhadap penggunaan atribut. Pemodelan ERD awal yang dibuat pada langkah ini merupakan bentuk dari normalisasi pertama (Lampiran 7). Normalisasi adalah suatu proses untuk menentukan dan mengelompokkan atribut atau field suatu tabel berdasarkan relasinya (Hoffer at al 2007). Normalisasi dilakukan sampai pada level normalisasi ketiga. Setelah dilakukan normalisasi pertama, normalisasi kedua dan ketiga mulai menentukan keterlibatan atribut yang merupakan primary key dan foreign key. Hal ini dilakukan untuk melihat kombinasi hubungan yang terjadi di antara setiap atribut pada entitas tertentu. Relasi yang terlihat dari penggunaan primary key sebagai foreign key yang terdapat pada entitas lain dapat menentukan keberadaan atribut yang diperlukan. Hasil ERD yang setelah dilakukan normalisasi ketiga dapat dilihat pada Lampiran 8. Deskripsi untuk setiap entitas beserta atribut-atributnya dapat dilihat pada Lampiran 9. Langkah 4: Pendefinisian Distribusi, Pendefinisian Timing, Representasi Proses, dan Pendefinisian Motivasi Pendefinisian Distribusi (I, 4, (C+H))
Pendefinisian Proses (H, 3, (B+G))
Gedung perusahaan NPS berupa rumah industri 2 lantai dengan luas bangunan 6 x 16 m yang berada di Jakarta Utara. Lantai 1 merupakan area penyelesaian produksi, sedangkan lantai 2 merupakan area produksi dan kantor pimpinan (Lampiran 10). Cuplikan denah lantai 2 dapat dilihat pada Gambar 4.
Pada langkah ini dibuat pemodelan activity diagram yang menggambarkan alur berjalannya proses bisnis produksi pada perusahaan (Lampiran 6). Berdasarkan daftar proses yang diidentifikasikan pada baris scope dan pendefinisan entitas pada baris enterprise model,
Denah pada bagian ini merupakan realisasi dari identifikasi kolom distribusi di baris pertama. Perusahaan NPS belum memiliki anak cabang perusahaan sehingga alternatif untuk mendefinisikan kolom distribusi ini berupa realisasi lokasi bisnis perusahaan. Hal ini
Langkah 3: Pendefinisian Proses dan Representasi Inventori
8
menujukkan luas lingkup internal perusahaan yang ingin menerapkan teknologi informasi nanti sehingga terlihat bagaimana pertukaran informasi yang terjadi dalam suatu pekerjaan produksi.
menghasilkan informasi sebagai keluaran yang digunakan perusahaan. Ketika sistem informasi digunakan, sistem harus dapat mendefinisikan data apa saja yang akan diproses. Oleh karena itu, aliran data yang berjalan harus sesuai dengan kebutuhan sistem. Berdasarkan pendefinisian proses sebelumnya pada langkah ini dilakukan representasi terhadap hal tersebut. Pemodelan yang dibuat berupa gambaran alur data yang akan berjalan pada suatu Sistem Informasi berupa Data Flow Diagram (DFD). Pemodelan DFD terdiri atas beberapa komponen yaitu entitas eksternal, proses, data flow, dan data store. Pembuatan DFD dilakukan dari level 0 atau context diagram pada Gambar 5. Context diagram pada Sistem Informasi Produksi ini terdiri atas 2 entitas eksternal, yaitu bagian produksi dan bagian keuangan serta Sistem Informasi Produksi yang dianggap sebagai satu sistem utama yang bekerja sebagai proses yang mengolah data masukan. Kemudian dilakukan representasi DFD level 1 dari dekomposisi context diagram yang telah dibuat. Berdasarkan aktivitas bisnis yang telah didefinisikan pada baris enterprise model atau pandangan owner, selanjutnya ditentukan beberapa proses fungsional yang dibutuhkan Sistem Informasi Produksi. Terdapat 6 proses fungsional yang dapat digambarkan pada pemodelan DFD level 1 (Tabel 4).
Gambar 4 Denah lantai 2. Representasi Proses (N, 4, H) Kinerja Sistem Informasi Produksi berjalan berdasarkan aktivitas suatu masukan data melalui serangkaian proses sehingga
Berdasarkan enam proses tersebut, terdapat 26 sub-proses fungsional yang berjalan di dalam setiap proses utama. Kumpulan sub-proses tersebut dapat dilihat pada Tabel 5. Setiap subproses fungsional dideskripsikan berdasarkan proses utamanya dan dapat dilihat pada Lampiran 11.
Gambar 5 Context diagram.
9
Tabel 5 Lanjutan
Tabel 4 Proses fungsional Kode PF01 PF02 PF03 PF04 PF05 PF06 .
Proses Merekap pesanan Menyusun perencanaan Mendata pengontrolan produksi Merekap pembiayaan Merekap data transaksi Merekap data distribusi
Tabel 5 Sub-proses fungsional sistem No 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
Proses Fungsional Mendata purchase order/data pesanan Mendata spesifikasi barang Mendata identitas Customer/Pemesan Mengaudit histori pemesanan Customer Mencetak laporan pemesanan Membuat rencana kebutuhan material Merekap biaya perencanaan Menyusun jadwal produksi Mengaudit persediaan material Mengaudit persediaan barang Mendata supplier Menyusun harga barang
No 2.8 3.1 3.2 3.3 3.4 4.1 4.2 4.3 4.4 5.1 5.2 5.3 6.1 6.2
Proses Fungsional Mencetak laporan perencanaan Mengaudit histori barang saat produksi Mengaudit kerja pegawai Merekap data operasional Menyusun laporan produksi Merekap data pengeluaran Menghitung biaya pengeluaran Merekap honor pegawai Mencetak Laporan Pengeluaran Menghitung tagihan pembayaran Mengaudit kredit pembayaran Membuat bukti pembayaran Merekap data distribusi barang Membuat surat jalan
Cuplikan alur data pada dekomposisi DFD level 0 dan level 1 dapat dilihat pada Gambar 6. DFD pada analisis ini dibuat sampai pada level 2 berdasarkan notasi pemodelan yang diterjemahkan oleh Gane & Sarson, lebih jelasnya dapat dilihat pada Lampiran 12.
Gambar 6 DFD level 0 dan level 1.
10
Pendefinisian Motivasi (L, 4, (F+H)) Terdapat beberapa target strategis untuk mencapai visi dan misi perusahaan NPS dalam mendukung kinerja produksi. Dalam hal ini akan ditentukan target-target yang akan dicapai perusahaan dengan pemanfaatan teknologi melalui penerapan Sistem Informasi Produksi di perusahaan. Rencana pencapaian target tersebut dapat dilihat pada Tabel 6. Melalui rencana target tersebut diharapkan pemanfaatan teknologi informasi dalam hal produksi melalui Sistem Informasi Produksi ini dapat membantu pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan untuk meningkatkan kualitas output dan kinerja perusahaan. Tabel 6 Target pencapaian No T.1 T.2 T.3 T.4 T.5
Tabel 6 Lanjutan No T.6
T.7 T.8 T.9 T.10 T.11 T.12
Target Menyusun rencana produksi sesuai urutan pesanan. Menyimpan data secara tepat dan cepat. Menyusun integritas data yang baik dan terstruktur. Melihat perkembangan histori pemesanan customer. Melakukan evaluasi hasil produksi.
T.13
Target Menargetkan kredit pembayaran hanya 3x cicilan terhadap customer. Hal ini untuk mendukung ketepatan pendapatan perusahaan. Memberikan nilai produk yang baik. Mendistribusikan barang tepat waktu. Mengelola distribusi informasi perusahaan dengan baik. Meningkatkan relasi customer sebagai partner kerja perusahaan. Mengatur pemanfaatan SDM yang baik untuk kinerja perusahaan. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan media operasional. Meningkatkan ketepatan waktu produksi perusahaan.
Pendefinisian Timing (K, 4, (E+H)) Berdasarkan hasil identifikasi timing pada baris scope, serangkaian proses bisnis yang berjalan dikelompokan ke dalam state atau status dari berjalannya serangkaian proses. Hal ini digambarkan berdasarkan owner’s view tanpa memberikan estimasi dari spesifikasi waktu terhadap proses yang berjalan. Alur event state pada proses produksi digambarkan pada state diagram (Gambar 7).
Gambar 7 Owner’s view state diagram.
11
Langkah 5: Representasi Timing, Representasi Distribusi, Representasi Motivasi, dan Pendefinisian Kewajiban Representasi Timing (Q, 5, N) Berdasarkan representasi proses pada baris 3, timing pada perusahaan NPS ini bersifat tidak mutlak karena dapat berubah sesuai kondisi aktivitas perusahaan saat itu. Sebagai contoh, proses penerimaan order baru biasanya dilakukan dalam 2-3 kali pertemuan dengan calon pelanggan atau customer dalam 1 minggu. Proses yang berjalan di antara state tersebut mencakup proses pemesanan awal berupa negosiasi dengan customer, penerimaan purchase order, sampai terjadi transaksi pembayaran tagihan pertama pada customer. Serangkaian proses yang berjalan dari status pesanan masuk sampai pesanan dikirim akan berlangsung lama jika manajer tidak bisa mengatur estimasi waktu yang diperlukan. Masalah ini biasanya timbul karena lambatnya distribusi pengelolaan data menjadi suatu informasi yang baik bagi kinerja produksi perusahaan. Jika hal tersebut dapat diatasi dengan bantuan suatu sistem komputer, diharapkan kinerja perusahaan akan berjalan lebih cepat dari sebelumnya. Alur status dari aktivitas yang berjalan dapat dilihat pada Gambar 8.
Representasi Distribusi (O, 5, N) Pada tahap ini dilakukan pembuatan alur distribusi kerja proses produksi. Berdasarkan denah lokasi rumah industri perusahaan NPS, distribusi proses produksi dapat dilihat pada Lampiran 13. Aktor yang berperan dalam proses ini terdiri atas pimpinan sebagai manajer, bagian produksi (pemotong, penjahit, penyablon, pengancing), bagian finishing, dan bagian pendistribusian. Representasi Motivasi (R, 5, (L+N)) Pada langkah ini dibuat suatu pemodelan matriks yang menyatakan hubungan antara proses pada baris system model dan target pada enterprise model. Berdasarkan hasil matriks pada Lampiran 14, terdapat 27 proses yang akan berjalan pada sistem terhadap 13 target yang ingin dicapai. Hasil matriks memperlihatkan bahwa dari 13 target yang ingin dicapai terdapat 2 prioritas target utama yang memiliki pengaruh penting dalam penerapan teknologi di perusahaan NPS. Target tersebut ialah menyimpan data secara tepat dan cepat (T2) dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan media operasional (T12). Secara tidak langsung seluruh proses yang ditentukan pada penelitian ini telah memenuhi 13 target yang didefinisikan.
Gambar 8 Designer’s view state diagram.
12
Selain itu, beberapa target tersebut diharapkan dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan untuk meningkatkan kinerja dan output perusahaan. Pendefinisian Kewajiban (J, 5, (D+I)) Pada perusahaan NPS terdapat 3 pembagian kerja yaitu bagian produksi, bagian distribusi, dan bagian pemasaran. Pimpinan bertindak sebagai manajer yang mengatur seluruh aktivitas produksi. Struktur organisasi pada perusahaan NPS dapat dilihat pada Gambar 9.
Langkah 7: Technology Model Spesifikasi Data Pada langkah ini dilakukan pemodelan teknis sistem berdasarkan rancangan ERD pada perspektif baris ke-3 Zachman. Pemodelan data yang dibuat berupa rancangan fisik model basis data awal yang digunakan oleh desainer dalam menerjemahkan tipe data yang disimpan ke dalam storage basis data. Berdasarkan pemodelan basis data awal pada Lampiran 16, terdapat 17 tabel data yang memiliki relasi dengan tabel data lainnya. Deskripsi tipe data dari field yang dimiliki oleh setiap tabel data dapat dilihat pada kamus tabel basis data di Lampiran 17. Spesifikasi Proses Kerja Sistem Pada tahap ini dibuat suatu task flow kerja sistem antara pengguna dengan sistem berupa activity diagram. Gambaran alur kerja sistem ini dibuat berdasarkan proses yang telah didefinisikan pada kolom proses (how) baris kedua dan ketiga Zachman. Salah satu cuplikan alur kerja sistem dapat dilihat pada proses merekap data pesanan, yaitu pada Gambar 11.
Gambar 9 Struktur organisasi. Langkah 6: Representasi Tanggung Jawab (P, 6, (J+N)) Aktor utama dalam pengelolaan perusahaan adalah pimpinan yang juga bertindak sebagai manajer. Manajer memiliki tanggung jawab terhadap pengelolaan bagian produksi dan keuangan terhadap proses produksi. Representasi usecase pada Gambar 10 bertujuan memudahkan analis dalam membagi task pengguna terhadap sistem. Representasi subproses fungsi lebih detailnya terdapat pada Lampiran 15.
Gambar 10 Usecase pada task pengguna.
Pada proses ini pengguna diasumsikan sudah masuk ke halaman beranda sistem melalui proses login. Setelah itu, pengguna masuk ke menu pesanan dan melakukan aktivitas sesuai proses pada Gambar 11. Kemudian pada proses merekap data pesanan, pengguna juga melakukan aktivitas perekapan data barang. Aktivitas rekap data barang tersebut dilakukan jika pengguna telah masuk ke halaman pesanan. Kemudian pengguna dapat langsung mengklik salah satu data pesanan yang ada pada tabel data pesanan, selanjutnya sistem akan menampilkan halaman mengenai data secara detail. Aktivitas tersebut dapat dilihat pada Gambar 12. Gambaran activity diagram yang ditampilkan merupakan salah satu contoh cuplikan dari seluruh proses yang berjalan. Lebih jelasnya activity diagram dapat dilihat pada Lampiran 18.
13
Halaman beranda yang ditampilkan oleh Sistem Informasi Produksi perusahaan NPS dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13 Halaman beranda sistem.
Gambar 11 Proses merekap data pesanan.
Sebagai contoh cuplikan prototipe sistem, Gambar 13 diatas diasumsikan pengguna akan masuk ke halaman pesanan dengan mengklik menu pada gambar pesanan di halaman beranda. Selanjutnya, sistem akan menampilkan halaman awal data pesanan berupa tabel pencarian data pesanan. Pada halaman ini, pengguna akan melakukan pencarian data pesanan berdasarkan tanggal pemesanan atau berdasarkan nomor order. Kemudian, hasil pencarian akan ditampilkan pada tabel. Halaman ini dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14 Halaman data pesanan awal. Jika pengguna ingin menambah data pesanan baru, maka pengguna harus menekan tombol tambah yang tersedia. Hasil yang ditampilkan oleh sistem berupa halaman baru berisi halaman untuk mengisi data pesanan. Halaman tersebut dapat dilihat pada Gambar 15. Gambar 12 Aktivitas detail data pesanan. Prototipe Sistem Langkah ini merupakan langkah terakhir dari proses analisis yang dilakukan oleh analis. Sistem direpresentasikan secara fisik melalui gambaran prototipe sistem berdasarkan daftar kebutuhan dari hasil analisis. Pada prototipe pertama diasumsikan pengguna sudah masuk ke halaman beranda sistem atau halaman utama sistem melalui proses login terlebih dahulu.
Gambar 15 Halaman pengisian data baru.
14
Pada saat pengguna ingin melihat data pesanan secara detail, pengguna harus mengklik salah satu data pada row tabel data di halaman pesanan awal (Gambar 14). Kemudian sistem akan menampilkan data pesanan secara detail mencakup informasi data barang yang disimpan. Prototipe pada halaman ini dapat dilihat pada Gambar 16.
Gambar 18 Halaman spesifikasi data barang dalam format .PDF.
Gambar 16 Halaman detail data pesanan. Pada halaman (Gambar 16) yang ditampilkan oleh sistem, terdapat 4 button yang digunakan untuk mengoperasikan data barang, yaitu tombol tambah, ubah, hapus, dan tombol detail barang. Ketika pengguna ingin mengubah data barang, maka pengguna harus mengklik tombol ubah. Setelah itu, sistem akan menampilkan halaman atau jendela baru berupa halaman untuk mengubah data. Halaman ubah data tersebut dapat dilihat pada Gambar 17.
Beberapa tampilan prototipe sistem tersebut merupakan beberapa contoh cuplikan dari keseluruhan prototipe aktivitas sistem dan pengguna. Secara keseluruhan halaman yang telah disajikan tersebut dapat dilihat pada Lampiran 19.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Dari hasil analisis kebutuhan yang dilakukan menggunakan Framework Zachman dapat diambil kesimpulan bahwa: 1 Penelitian ini telah menghasilkan kerangka dasar analisis kebutuhan berupa narasi dan beberapa diagram pemodelan data kebutuhan serta prototipe pada Sistem Informasi Produksi perusahaan NPS. 2 Hasil analisis yang telah dilakukan dianggap dapat membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan untuk mendukung kemajuan kinerja dan kualitas output perusahaan NPS.
Gambar 17 Halaman ubah data barang. Selain itu, saat pengguna ingin menampilkan spesifikasi data barang, pengguna harus mengklik tombol detail. Selanjutnya, sistem akan menampilkan hasil spesifikasi barang berupa dokumen dengan format PDF atau yang biasa disebut dengan DO oleh pegawai produksi. Halaman yang ditampilkan ini dapat disimpan ke dalam storage komputer perusahaan NPS sebagai arsip. Hasil cetak dokumennya akan diserahkan ke bagian produksi untuk diproses. Halaman tersebut dapat dilihat pada Gambar 18.
3 Analisis arsitektur kebutuhan yang dilakukan bersifat subjektif karena penerapan Framework Zachman dibuat berdasarkan tingkat kebutuhan organisasi. 4 Penerapan metode arsitektur sistem oleh Pereira dan Sousa mendesak konsistensi analis dalam menganalisis kebutuhan Sistem Informasi Produksi yang bukan merupakan suatu sistem enterprise perusahaan. Saran Penelitian ini merupakan bentuk penerapan suatu framework analisis arsitektur kebutuhan sistem sehingga diharapkan dapat membantu pengambilan keputusan dalam perancangan rekayasa perangkat lunak yang dibutuhkan. Oleh sebab itu, perlu dilakukan analisis lanjutan terhadap pengisian sel Zachman baris berikutnya
15
terkait perancangan desain yang lebih rinci untuk sistem yang akan dibuat.
DAFTAR PUSTAKA Cristianti M, Imbar RV. 2007. Pemodelan enterprise architecture Zachman framework pada sistem informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha bandung. Sistem Informasi 2(2):113-135. Hay DC. 2002. Requirement analysis: From business views to architecture. New Jersey: Prentice Hall. Hoffer JA, Prescott MB, Mcfadden FR. 2007. Modern database management. Ed ke-8. New Jersey: Prentice Hall. Hokel TA. 2008. The Zachman Framework for Enterprise Architecture: An Overview [terhubung berkala]. http://informaticagiu ridica4ra.files.wordpress.com [30 Agu 2012]. Kurniawansyah. 2010. Sistem informasi produksi di PT Cahaya Angkasa Abadi. [terhubung berkala]. http://digilib.its.ac.id [24 Jun 2012].
Laudon KC, Laudon JP. 2006. Management Information Systems: Managing A Digital Firm. Ed ke-9. New Jersey: Prentice-Hall. Pereira CM, Sousa P. 2004. A method to define an enterprise architecture using Zachman Framework. Di dalam: SAC’04 Proceedings of the 2004 ACM Symposium on Applied Computing; Nicosia, 14-17 Mar 2004. New York: ACM Press. hlm 1366-1371. Santoso LW. 2005. Pembuatan sistem informasi produksi untuk meningkatkan kualitas sistem manufaktur dan jasa. [terhubung berkala]. http://fportfolio.petra.ac.id [24 Jun 2012]. Sessions R. 2007. Comparison of the top four enterprise architecture methodologies. [terhubung berkala]. http://www.objec twatch.com/whitepapers/4EAComparison.p df [15 Jul 2012]. Thompson CL. 2006. Scaling the Zachman Framework a Software Development Methodology for Non Enterprise Application [tesis]. Colorado: MSCIT Program For Professional Studies Of Regis University. Zachman JA. 1987. A Framework for information systems architecture. IBM Systems Journal 26(3) : 276-292.
LAMPIRAN
17
Lampiran 1 Data wawancara tanggal 26 Maret 2012 Data Wawancara dengan Pimpinan Perusahaan CV. NIKS PROMINDO SEMESTA Waktu : 26 Maret 2012 Subjek
Pertanyaan dan Jawaban
X
Bisa ibu jelaskan sekilas tentang perusahaan yang ibu pimpin saat ini? Baiklah, perusahaan CV.NIKS PROMINDO SEMESTA ini merupakan salah satu perusahaan home industri menengah yang bergerak dibidang konveksi pakaian jadi. Sebenarnya usaha ini sudah dimulai sejak tahun 1997 oleh suami saya, namun peresmian nama perusahaan tercatat dibawah kementerian perdagangan dan industri yaitu sejak tahun 2004 adalah berupa perusahaan persekutuan atau yang biasa disebut CV. Mungkin nanti bisa lihat di profil perusahaan. Saya lihat perusahaan ini sudah berjalan cukup lama dan mampu bertahan dengan baik. Bagaimana hal tersebut dapat bertahan?
Y
X Y
X
Y
X Y
Iya jika dilihat dari waktu berdirinya perusahaan, memang sudah cukup lama dan Alhamdulillah masih berjalan lancar. Hal itu mungkin karena kinerja kami dalam memberikan pelayanan kepada customer bisa dibilang baik. Tentunya dengan beberapa hubungan baik antara pelaku bisnis atau pelaku pasar tersebut dapat terjalin jaringan komunikasi yang cukup baik demi berjalannya bisnis. Kinerja yang seperti apa maksudnya? Atau mungkin melalui visi dan misi perusahaan CV.NIKS PROMINDO SEMESTA sendiri bagaimana? Perusahaan yang saya kelola ini tentu memiliki visi dan misi positif untuk masa depan kelak. Adapun Visi CV.NIKS PROMINDO SEMESTA sebagai salah satu kompetitor bisnis dibidang industri yaitu akan selalu menjadikan perusahaan CV.NIKS PROMINDO SEMESTA menjadi perusahaan kompetitif yang berkembang di pasar industri dengan menyediakan mutu produk berkualitas dengan harga yang ramah tentunya. Selain itu untuk Misi perusahaan yaitu menciptakan inovasi produk yang bermanfaat, memajukan nama baik perusahaan di pasar industri berkembang, dan mengembangkan ide-ide kreatif demi hasil yang berkualitas. Dan satu lagi sebenarnya sekarang ini sudah jamannya teknologi modern, saya ingin sekali memanfaatkan fasilitas teknologi demi memajukan perusahaan namun masih terkendala dengan terbatasnya pengetahuan dalam bidang komputerisasi. Fasilitas teknologi apa yang sudah digunakan di perusahaan CV.NIKS PROMINDO SEMESTA ini bu? Paling hanya mesin-mesin produksi saja. Kalau untuk pengelolaan datanya belum ada, pembukuan yang saya lakukan pun masih manual semua. Jadi masih terpaku pada tulisan tangan. Ini yang menjadi masalah saya saat ini sebenarnya, karena semua manajemen perusahaan terpusat pada saya jadi saya pun agak kerepotan untuk memperhatikan data-data tertulis atau dokumentasi perusahaan terutama dalam hal proses produksi dan manajemen keuangan perusahaan. Kadang ketika sedang full orderan, saya pun kebingungan mendata pembukuannya. Jadi sebenarnya saya juga butuh peranan teknologi komputerisasi disini untuk mempermudah saya mengatasi masalah itu.
Keterangan
Data
Motivation
Motivation
Motivation
18
Lampiran 1 Lanjutan Subjek X
Y
X Y
X Y
X
Y
Pertanyaan dan Jawaban Kenapa harus teknologi komputerisasi ? Kenapa tidak dengan cara lain misalkan pencatatan dibantu oleh orang lain yang dipercaya begitu? Bukan apa apa, sebenarnya untuk hal penanganan seperti itu saya masih sulit untuk mempercayakannya kepada orang lain. Dan lagi pasti butuh biaya lebih untuk membayar jasa orang tersebut. Dan saya rasa pun saya masih bisa meng-handle semuanya sendiri. Kalau didukung sama peran komputer saya yakin hal itu bisa sangat membantu saya untuk kinerja perusahaan juga. Jadi saya pun biar ga kelamaan mikir juga. Ok, peran teknologi komputerisasi yang seperti apa kira-kira yang dibutuhkan untuk menangani masalah ini? Saya pribadi sih kurang paham masalah teknologi informasi beginian ya, mungkin seperti untuk menyimpan file atau data order perusahaan, mencetak laporan produksi, mencetak kuitansi pembayaran, merekap persediaan kebutuhan produksi, mengestimasi biaya yang diperlukan dan hal lainnya yang mendukung proses pengelolaan data produksi perusahaan. Selain itu, mungkin yang dibutuhkan untuk evaluasi kinerja perusahaan. Suatu sistem yang dapat merekap biaya produksi, menentukan harga barang konsumen, mendata perencanaan, mendata produksi barang, dan mendata pengiriman juga. Seperti itu kira-kira bayangan saya. Sistem manajemen yang telah terapkan selama ini seperti apa? Pembagian jobdesknya bagaimana? Awalnya karena perusahaan ini dibangun masih sebagai perusahaan persekutuan pribadi, jadi saya yang melakukan semua dokumentasi sendiri dan langsung berhubungan ke bagian produksi. Jadi semua pekerjaan terkait proses bisnis perusahaan dan keputusan utama berada ditangan saya selaku pimpinan. Berarti memang belum ada struktur organisasi yang melakukan proses bisnis tersebut ya? Mengenai pegawai dan ketersediaan sarana penunjang produksi tersebut bagaimana? Iya, sebaiknya memang saya perlu dibantu oleh asisten mungkin ya tapi saya masih ragu. Karena semua dipegang sendiri, akibatnya kadang menjadi kurang terkontrol. Pegawai di CV.NIKS PROMINDO SEMESTA terkadang tidak tentu, namun saat ini hanya ada sekitar 17 orang yaitu 2 orang pemotong, 7 orang penjahit, 2 orang tukang kancing, 2 orang tukang sablon, dan 2 orang bagian finishing, serta 2 orang bagian pengiriman barang. Untuk sarana yang tersedia di perusahaan sendiri yaitu terdapat sekitar 7 buah mesin jahit, 3 buah mesin obras, I buah mesin overdeck, 1 buah mesin untuk pasang kancing, 1 buah mesin untuk lubang kancing, 3 buah mesin potong, serta beberapa alat bahan penyablonan dan alat untuk melakukan finishing barang seperti sertrika dan lainnya.
Keterangan
Motivation
Process
People
People
19
Lampiran 1 Lanjutan Subjek X Y
X Y
Pertanyaan dan Jawaban Mengenai kegiatan-kegiatan bisnis yang sudah berjalan di perusahaan ini bagaimana? Bisa dijelaskan secara rinci? Beberapa hal yang dilakukan perusahaan seperti promosi ke beberapa target pasar seperti beberapa perusahaan lain yang membutuhkan seragam karyawan, atau untuk kegiatan tertentu. Sejauh ini kami sudah menangani sekitar 200an nama klien yaitu dari beberapa pabrik perusahaan industri yang cukup besar, sekolah-sekolah TK, SD, SMP, atau SMA/SMK atau sederajatnya, dan pelanggan umum. Proses penawaran kerja yang diterapkan perusahaan pabrik industri yaitu dengan informasi yang didapat sebelumnya, pertama kita membuat semacam proposal penawaran kerja sama yang berisi rincian kualitas dan harga yang disediakan. Selanjutnya proposal tersebut diajukan ke perusahaan terkait, setelah itu negosiasi dan presentasi, jika perusahaan tersebut menyetujui proposal kita, maka perusahaan tersebut harus menandatangani surat disposisi persetujuan kerja sama. Kemudian setelah terjadi kesepakatan kerja maka dibuat surat kontrak atau surat perjanjian kerja antara klien dan CV.NIKS PROMINDO SEMESTA. Lalu proses pembayaran DP pertama dan dilanjutkan ke proses produksi barang yang dipesan. Namun untuk klien seperti sekolah-sekolah yang memerlukan seragam untuk aktivitasnya, biasanya mereka cenderung untuk bernegosiasi secara langsung tanpa harus dibuatkan proposal penawaran kerja. Sistemnya jika sudah ada kesepakatan / negosiasi seputar barang yang dipesan, maka mereka langsung membayar DP sebagai tanda jadi pemesanan. Dan langsung dilanjutkan ke proses produksi. Untuk umum pun sama, beberapa klien atau customer datang ke kantor dan berdiskusi seputar barang yang dibutuhkan. Kemudian jika sudah setuju akan berlanjut ke proses berikutnya. Lalu untuk proses produksi selanjutnya seperti apa? Kalau untuk proses produksi itu sendiri, biasanya pertama saya langsung mencatat data orderan dan membuatkan semacam data bahan baku yang dibutuhkan untuk produksi untuk dibelanjakan. Sebelumnya saya harus membicarakan desain atau model pesanan terlebih dahulu kepada pemotong agar dapat memperkirakan jumlah bahan baku yang dibutuhkan. Setelah itu saya yang pergi untuk membelanjakan semuanya ke beberapa supplier atau agen penyedia bahan baku langganan saya. Setelah bahan baku cukup terpenuhi maka saya langsung membuatkan catatan data order untuk pemotong mengenai jumlah, ukuran, jenis pesanan, dan desain yang akan dibuat. Setelah bahan selesai dipotong, lalu potongan akan dioper ke penjahit untuk dijahit, kemudian diobras, setelah itu di oper ke bagian pemasangan kancing dan lubang kancing. Kemudian setelah pakaian seragam jadi, selanjutnya dilakukan pengecekan barang dan didata barang yang sudah siap dirapikan. Jika ada barang yang masih kurang sempurna akan diperbaiki sesuai yang seharusnya. Kemudian dilakukan perapihan barang seperti membuang benang-benang halus yang masih menempel di pakaian dan disetrika lalu dilipat dengan rapih untuk selanjutnya dilakukan pengepakan. Setelah itu barang siap dikirim ke pelanggan. Oiya tidak lupa selama proses produksi pun dilakukan pemantauan kerja.
Keterangan
Timing
Process Data
20
Lampiran 1 Lanjutan Subjek X
Y
X Y
X Y
X Y
Pertanyaan dan Jawaban Lalu hal hal yang didata yang seperti apa dalam hal produksi ini? Maksudnya yang masuk ke pembukuan perusahaan gitu, Bagaimana? Ya yang seperti saya jelaskan tadi, data yang masuk itu seperti nama pelanggan atau nama lembaga pelanggan bersangkutan. Pada hari, tanggal, bulan, dan tahun sekian memesan paket seragam sekolah sejumlah 100 paket misalkan. Jadi data orderan yang masuk seperti daftar jenis pesanan, ukuran pesanan, jumlah pesanan, desain atau model pesanan, tanggal penyelesaian, dan hal bersangutan lainnya. Selain itu data untuk persediaan bahan baku yang dibutuhkan juga dicatat beserta total pengeluaran yang digunakan untuk proses produksi. Data pembayaran, data pengiriman barang, dan data pekerjaan karyawan produksi juga dicatat. Oh, kalau untuk upah karyawan sendiri bagaimana? Sistem gaji tetap atau bagaimana? Kalau untuk upah pegawai produksi saya menggunakan sistem borongan, jadi upah berdasarkan jumlah barang yang dikerjakan. Kalau menggunakan sistem gaji tetap, biasanya pegawainya jadi malasmalasan bekerja dan hanya mengandalkan gaji tetapnya itu. Kalau dalam hal data kepegawaian kira-kira sangat diperlukan tidak di perusahaan ini? Sebenarnya perlu yah,, karena sistem upah yang saya gunakan yaitu berdasarkan jumlah borongan setiap minggu. Jadi harus ada data atau list barang yang dikerjakan oleh pegawai. Dan pekerjaan yang dilakukan pegawai pun harusnya seimbang dengan pegawai lain. Oleh karena itu sebenarnya untuk memantau kinerja pegawai diperlukan data kinerja untuk mengontrolnya. Tapi untuk saat ini sepertinya sistem untuk mengolah data kepegawaian belum terlalu penting, karena saya rasa untuk masalah kinerja pegawai masih bisa terkontrol. Hm,, target pasar untuk CV.NIKS PROMINDO SEMESTA ini sudah sampai mana dan omsetnya bagaimana? Untuk target pasar perusahaan sendiri sudah menangani beberapa perusahaan supplier di Jakarta – tanggerang. Sedangkan untuk seragam sekolah, sudah menangani sekitar 160-an sekolah di jabodetabek. Umumnya sih kebanyakan TK dan PAUD. Untuk Customer dari sekolah biasanya akan ramai ketika memasuki tahun ajaran baru. Jadi pihak sekolah banyak yang memesan untuk seragam siswa-siswa barunya. Sehingga sistem produksi tidak secara kontinu memproduksi barang yang sama setiap bulan, jadi hanya memproduksi barang yang sudah atau sedang dipesan pelanggan sebelumnya. Dengan kata lain ya produksi atas dasar pesanan atau jenis pola produksinya bergelombang yaitu jumlah yang diproduksi tidak sama tergantung mengikuti perubahan tingkat penjualan dalam perusahaan. Hm, untuk hal omset, saya ambil kira-kira aja nih ya. Untuk omset di tahun lalu kurang lebih hanya sekitar 360 jutaan dari menangani sekitar 100 orderan selama setahun.
Keterangan
Data
Data
Data
Network
21
Lampiran 1 Lanjutan Subjek X Y
X
Y
X Y
X
Pertanyaan dan Jawaban Kegiatan lain yang dilakukan untuk proses bisnis perusahaan kira-kira apalagi ya? Ya tadi itu, promosi dan penawaran kerja, perekrutan pegawai perusahaan saat terjadi overload orderan pasti sangat membutuhkan SDM yang lumayan dalam pelaksanaan produksinya, pelaksanaan produksi barang pesanan, evaluasi pegawai yang saya kontrol yaitu berdasarkan jumlah borongan yang dikerjakan dan kualitas pembuatannya, lalu pendataan dan evaluasi omset pendapatan, peninjauan agen atau supplier penyedia bahan baku, hal itu terkait untuk perhitungan biaya produksi dan untuk estimasi harga barang yang dipesan oleh pelanggan, pengecekan barang selama proses produksi. Lalu kendala apalagi kira-kira yang dialami di perusahaan CV.NIKS PROMINDO SEMESTA ini? Lalu bagaimana menurut ibu solusinya? Mungkin perusahaan butuh pembagian jobdesk pendataan yang baik nantinya agar proses evaluasi kinerja perusahaan bisa dilakukan dengan baik. Sehingga saya pun tidak kerepotan mengerjakannya. Dan masalah pembukuan yang masih sangat manual yaitu menggunakan kertas-kertas lepas dalam mencatat data. Karena saya pun belum terlalu paham dengan teknologi komputerisasi ya jadi saya evaluasi dengan estimasi manual saja. Lalu untuk hal keuangan perusahaan sendiri itu bagaimana? Ada prosedur-prosedur khusus yang mengatur hal tersebut atau tidak? Wah untuk hal keuangan sendiri pun saya masih menggunakan feeling saja, hehe. Maksudnya menduga-duga kira-kira setelah perhitungan biaya produksi beserta ongkos pegawai harganya menjadi sekian. Belum ada ketentuan perhitungan laba rugi yang konkrit. Untuk hal tersebut masuk dalam hal akutansi keuangan perusahaan kali yah. Agak rumit sih, tapi ya perusahaan juga membutuhkannya untuk kebaikan manajerialnya agar tidak terjadi kejanggalan antara persediaan modal, keuntungan, dan biaya kebutuhan produksi. Sejauh ini mungkin data keuangan perusahaan mencakup data omset tahunan, data tahapan pembayaran customer, data daftar harga pesanan, data biaya bahan baku yang dikeluarkan, biaya transportasi, upah produksi, dan pendapatan yang masuk secara global. Selain itu mungkin perlu ada pendataan kas perusahaan, dan ada pembagian dana untuk investasi perusahaan. Jadi sebenarnya perusahaan ini membutuhkan SDM yang kompeten untuk menangani hal atau masalah keuangan perusahaan demikian yaitu untuk mengatur keluar masuknya dana perusahaan agar dapat dievaluasi dan dipantau dengan baik. Dalam hal keuangan, sepertinya perlu dianalisis lebih jauh dalam kebijakan akutansinya sendiri. Ok deh bu, nanti dikonfirmasi kembali bagaimana kebijakannya. Terima kasih
Keterangan
Process
Motivation
Data
22
Lampiran 2 Data wawancara tanggal 19 April 2012 Data Wawancara dengan Pimpinan Perusahaan CV. NIKS PROMINDO SEMESTA Waktu : 19 April 2012 Subjek X
Y
X Y
X Y X
Y
Pertanyaan dan Jawaban Melanjutkan pembicaraan kita waktu itu bu, saya masih butuh beberapa penjelasan terkait analisis kebutuhan sistem informasi produksi yang perusahaan ibu butuhkan. Kira-kira sejauh apa ini kebutuhan yang diperlukan di sistem informasi produksi perusahaan yang akan dibuat ini? Untuk kebutuhannya itu yang bisa menyimpan data pesanan seperti nama pemesan, tanggal pemesanan, data barang yang dipesan, dan jumlahnya. Kemudian bisa menyusun data perencanaan saat akan mulai melakukan produksi. Data perencanaannya itu bisa perencanaan bahan baku, merencanakan jadwal produksi, dan rencana biaya yang dibutuhkan. Karena selama ini saya pun hanya mendata seperlunya saja, jadi saya pun bingung kalau tiba-tiba butuh data yang sebenarnya penting tapi tidak terdata. Dan setelah itu pun saya bingung menyimpannya. Jadi mungkin perlu ada semacam laporan dalam perencanaan untuk membantu proses pemenuhan kebutuhan juga. Kemudian ini semacam histori pekerjaan yang dilakukan pegawai tujuannya untuk mengontrol seberapa cepat kinerja pegawai dalam melakukan produksi setiap harinya. Soalnya selama ini saya hanya mendata hasil produksi setiap minggu saja dan langsung perhitungan gaji pegawai. Saat proses pemesanan apakah customer harus mengisi form tertentu? Tidak, saat pemesanan customer hanya memberikan data produk yang dibutuhkan dan saya atau karyawan bagian pemasaran langsung mencatatnya pada saat bertemu. Jika customer datang untuk berdiskusi dulu, biasanya dia menanyakan harga nya terlebih dahulu. Jadi saat customer memberikan informasi barang yang dipesan, saya langsung menganalisa harga yang sesuai. Harga tersebut didiskusikan kembali oleh lembaganya apakah sesuai atau tidak. Jika sesuai maka akan melakukan pemesanan barang. Waktu pertemuannya berapa kali untuk satu kali penerimaan order biasanya? Tidak pasti ya tergantung kesepakatan saja di telpon. Diestimasipun saya bingung, tapi biasanya si 2-3 kali bertemu dengan customer. Untuk mendukung kinerja proses produksi dan mencapai visi misi perusahaan, ada tidak target perusahaan yang ingin dicapai dengan adanya sistem informasi produksi nanti? Kalau sistem ini berhasil diterapkan di perusahaan ini, harapan saya sih bisa mengelola data lebih cepat dan tepat sehingga tidak terlalu makan waktu dalam pembukuan produksi. Kemudian datanya pun bisa jelas terlihat dan tersimpan dengan baik sehingga saya pun bisa dengan mudah mengevaluasinya, lalu bisa memproduksi barang tepat waktu, distribusi informasinya jelas. Selain itu tidak kehilangan identitas customer dan pegawai sehingga bisa meningkatkan link hubungan kerja.
Keterangan
Data
Process
Timing
Motivation
23
Lampiran 2 Lanjutan Subjek X Y
X Y
X
Y
X
Y
Pertanyaan dan Jawaban Merujuk ke masalah data, data-data apa saja yang disimpan dalam pembukuan perusahaan? Data – data yang saya bukukan sejauh ini berasal dari Purchase Order customer untuk data pesanan, nota pembelanjaan saat pemenuhan kebutuhan produksi atau untuk mendata data pengeluaran, data borongan kerja pegawai, data supplier, tagihan pembayaran, dan data omset pendapatan. Jika sistem ini jadi diterapkan diperusahaan, kira-kira siapa yang akan menggunakannya? Untuk pertama sepertinya saya sendiri yang akan mencoba menerapkan terlebih dahulu, nanti mungkin jika sudah efektif penggunaanya baru akan saya coba latih ke orang lain dalam hal produksi dan keuangan produksi dulu. Hal ini memungkinkan jika perusahaan sudah mencapai kondisi bisnis yang lumayan baik. Dan saya yang mengontrolnya nanti. Untuk perencanaan jangka pendek, menengah atau jangka panjang, kira kira perusahaan sudah memiliki rencana-rencana tertentu atau belum? Bisa dijelaskan? Saya akui memang visi misi perusahaan saat ini masih mengacu pada visi perusahaan industri secara umum. Namun lebih khususnya nanti saya memiliki rencana untuk menciptakan produksi produk baru yang dapat dipasarkan secara kontinu. Jadi perusahaan bisa memiliki target produksi pasti setiap bulannya. Jika perusahaan sudah memiliki omset lebih, rencana kedepan akan membuka cabang rumah industri baru di wilayah berbeda. Hal ini mungkin perlu campur tangan partner kerja yang mengelola nantinya. Dengan meningkatkan profit dan kinerja perusahaan diharapkan akan dapat mencapai visi misi perusahaan. Selain itu cita cita saya, perusahaan pun akan menerapkan pemanfaatan teknologi untuk mendukung manajemen bisnis perusahaan nanti. Apa saja harapan pribadi ibu sebagai pimpinan dan pengguna langsung yang akan menggunakan sistem ini nantinya? Atau dampak ke perusahaan juga boleh. Intinya sih memudahkan saya dalam pengelolaan data perusahaan.
Keterangan
Data
People
Motivation
Motivation
24
Lampiran 3 Data pengamatan Profil Nama Perusahaan Alamat Jenis Perusahaan Usia Perusahaan Pimpinan Pegawai produksi
CV NIK’S PROMINDO SEMESTA Jl Bendungan Melayu Rt.09/05 Kecamatan Koja Kelurahan Tugu Selatan Jakarta Utara Persekutuan komanditer industri konveksi 14 tahun SDM 1 orang 17 orang Aktivitas
Input Output Proses Produksi
Pegawai, gedung industri, peralatan produksi, bahan baku, modal, energi, permintaan customer. Produk (pakaian jadi), Pendapatan Jenis produksi : Sesuai pesanan 1. Pimpinan membuat DO untuk awal proses produksi 2. DO di berikan ke pemotong untuk pemotongan bahan 3. DO diberikan ke penjahit untuk penjahitan bahan yang telah dipotong 4. Pemotong mencatat data potongan bahan yang dikerjakannya. 5. Penjahit mencatat data jahitan barang yang dikerjakannya. 6. Catatan pekerjaan pegawai disetor setiap minggu ke pimpinan. 7. Pimpinan mencatat seluruh data pesanan di buku besar. 8. Proses pembayaran dapat dicicil maksimal 3x pembayaran. 9. Satu jenis pesanan dapat dikerjakan oleh beberapa penjahit 10. Tidak ada data pengontrolan tertulis tentang pekerjaan yang dikerjakan pegawai setiap hari. 11. Pengecekan barang dilakukan pada saat proses produksi dan saat proses finishing barang. 12. Proses produksi dilakukan berdasarkan pesanan yang datang terlebih dahulu. 13. Estimasi jadwal produksi tidak berjalan dengan semestinya. 14. Pembelanjaan bahan baku dilakukan oleh pimpinan dibantu dengan pegawai bagian produksi. 15. Data rencana pembelanjaan yang dibuat tidak disimpan untuk waktu yang lama. 16. Data tertulis rencana biaya produksi tidak disimpan untuk waktu yang lama. 17. Histori produksi tidak disimpan dan hanya digunakan untuk menggaji pegawai dan menyocokan pesanan. 18. Jumlah Pekerja tidak menentu. 19. Proses bordir dan setting gambar dilakukan di luar perusahaan (supplier jasa langganan)
25
Lampiran 4 Daftar proses bisnis perusahaan NPS
No 1
Area Fungsi Penerimaan Order
2
Perencanaan Produksi
3
Pelaksanaan Produksi
4
Penyelesaian Order
Fungsi Bisnis 1.1. Customer melakukan pemesanan 1.2. Penerimaan Purchase Order 1.3. Penyusunan Total Tagihan Pembayaran 1.4. Pembuatan Bukti Pembayaran 1.5. Merekap Data Penerimaan Order 2.1. Mencetak Laporan Pesanan 2.2. Penyusunan Data Kebutuhan Produksi 2.3. Penyusunan Estimasi Biaya Kebutuhan Produksi 2.4. Mencetak Laporan Perencanaan. 2.5. Pemenuhan Kebutuhan Produksi 2.6. Merekap Biaya Pengeluaran 2.7. Merekap Daftar Harga Barang 3.1. Penyusun DO untuk Pegawai Produksi 3.2. Proses Produksi Barang. a. Pemotongan b. Penjahitan dan Pengobrasan c. Pemasangan Kancing dan Lubang Kancing d. Penyablonan e. Perapihan Barang 3.3. Peninjauan Laporan Kerja Karyawan 3.4. Peninjauan Data Produksi Barang 3.5. Pengecekan Produk 3.6. Merekap Data Produksi 3.7. Mencetak Laporan Produksi 4.1 Konfirmasi kepada Customer 4.2 Pembuatan Surat Jalan Pengiriman 4.3 Pembuatan Bukti Pembayaran 4.4 Proses Pengiriman Barang 4.5 Pelunasan Sisa Pembayaran 4.6 Pendataan Kredit Pembayaran 4.7 Membuat Laporan Order Akhir
26
Lampiran 5 Entitas data semantik
27
Lampiran 6 Activity diagram proses bisnis bagian produksi
28
Lampiran 6 Lanjutan
29
Lampiran 7 ERD hasil normalisasi pertama
30
Lampiran 8 ERD hasil normalisasi ketiga
31
Lampiran 9 Kamus entitas data No
Entitas
Deskripsi
Attribut
1
Pegawai
Pihak SDM yang berperan dalam perusahaan
2
Jabatan
3
Customer
Penamaan dari suatu jenis pekerjaan yang berbeda Pihak yang membutuhkan hasil produksi perusahaan dalam bentuk barang atau jasa dan sebagai asset yang melakukan transaksi dengan owner
4
Barang
Suatu barang jadi yang merupakan hasil transformasi produksi perusahaan yang berasal dari bahan mentah
5
Histori produksi
Data pengontrolan barang selama masa produksi
6
Distribusi
Data yang direkap saat akan melakukan pengiriman barang
7
Material
Bahan yang menjadi material dasar sebelum menjadi barang jadi
8
Operasional
Data kebutuhan terkait dengan perawatan teknis saat produksi
ID pegawai ID jabatan Nama Alamat Waktu kerja Data pekerjaan ID kerja Id Jabatan Nama jabatan ID Customer Nama Customer Lembaga Alamat No telpon Email Histori Pesanan ID Barang Nomor Order Nama Barang Ukuran Jumlah Gambar Spesifikasi Harga Produksi Harga Jual ID Histori ID Barang ID Pegawai Tanggal Produksi Jumlah Status ID Distribusi Alamat kirim Status Nomor Surat Jalan Tanggal Kirim ID Material Jenis Material Nama Material Jumlah ID Perencanaan ID Biaya ID Supplier ID Persediaan ID Operasional Jenis Operasional Tanggal Keluar Biaya pakai ID Perencanaan ID Biaya
32
Lampiran 9 Lanjutan No
Entitas
Deskripsi
Attribut
9
Persediaan
Data alat dan material yang masih tersedia
10
Supplier
Agen penyedia bahan baku atau material produksi
11
Pesanan
Tanda suatu pembelian atau penjualan suatu instrument perusahaan sebagai input perusahaan
12
Purchase Order
Data pesanan yang diberikan oleh customer
13
Jadwal Produksi
Waktu yang dibutuhkan dalam proses produksi
14
Biaya
Besaran uang yang dinilai dari suatu aktivitas yang dilakukan atau nilai pengeluaran yang dikeluarkan.
15
Transaksi
Aktivitas pembayaran terkait dengan pesanan customer
16
Kredit
Data cicilan pembayaran customer
ID Stok ID Pegawai Nama item Jumlah Tanggal Pengecekan ID Supplier Nama Supplier Alamat Supplier No Telpon Supplier Jenis barang Keterangan ID Perencanaan ID Biaya Nomor order Tanggal Order Status Keterangan ID Customer Nomor PO Nomor PO Tanggal PO Nama Customer Lembaga ID Barang Nama Barang Jumlah Ukuran ID Jadwal Tanggal Aktivitas Nomor order ID Biaya Jenis Biaya Harga Total Biaya Nomor Order ID Pegawai ID Transaksi ID Pegawai Nomor Order Total tagihan Cicilan Tanggal Bayar Nomor kuitansi Status ID Kredit ID Transaksi ID Customer Besar cicilan
33
Lampiran 9 Lanjutan No
Entitas
Deskripsi
Attribut
17
Perencanaan
Data perencanaan material dan hal operasionall sebelum melakukan produksi
ID Perencanaan ID Pegawai Nomor Order Tanggal Pembuatan Tanggal Cetak Jumlah Satuan Harga Total
34
Lampiran 10 Hasil pendefinisian distribusi
35
Lampiran 11 Pendefinisian proses fungsional sistem No
Modul Proses
Data
PF01
Merekap Pesanan
Data pesanan Identitas customer Histori pesanan customer Spesifikasi barang
PF02
Menyusun Perencanaan
Data material Data supplier Data pesanan Spesifikasi barang Waktu produksi Data persediaan
PF03
Mendata Pengontrolan produksi
Data produksi Data pegawai Data Operasional
Sub-proses Fungsional Mendata purchase order/data pesanan Mendata identitas Customer/Pemesa n Mengaudit histori pemesanan Customer Mencetak laporan pemesanan Mendata spesifikasi barang
Entitas
Fungsi Sistem
Pegawai Barang Customer Pesanan Purchase Order
Membuat rencana kebutuhan material Merekap biaya perencanaan Menyusun harga barang Mencetak laporan perencanaan Mendata supplier Mencetak DO produksi Menyusun jadwal produksi Mengaudit persediaan barang Mengaudit persediaan material Mengaudit histori barang saat produksi Mengaudit kerja pegawai Merekap data operasional Menyusun laporan produksi
Pegawai Material Supplier Barang Customer Persediaan Jadwal Produksi
Fungsi CRUD Cetak data pesanan Cetak data customer Cetak spesifikasi barang Menampilkan detail spesifikasi barang Menampilkan metadata customer Menampilkan data pesanan Fungsi CRUD Cetak DO Cetak laporan perencanaan Cetak spesifikasi barang Menampilkan metadata supplier Menampilkan data perencanaan Menampilkan jadwal produksi Menampilkan data persediaan Menampilkan data histori produksi Menampilkan data borongan pegawai Menampilkan data operasional Fungsi CRUD Cetak laporan produksi
Pegawai Barang Jadwal Produksi Pesanan Histori produksi Operasional
36
Lampiran 11 Lanjutan No
Modul Proses
PF04
Merekap Pembiayaan
PF05
Merekap Data Transaksi
PF06
Merekap Data Pendistribusia n
Data
Sub-proses Fungsional Nota pembelian Merekap data Data honor pengeluaran kerja Menghitung biaya pengeluaran Merekap honor pegawai Mencetak laporan pengeluaran Kuitansi Membuat bukti pembayaran pembayaran Data Menghitung pembayaran tagihan Data tagihan Mengaudit kredit pembayaran Data barang Merekap data Data pengiriman distribusi barang Surat jalan Membuat surat Data pesanan jalan
Entitas
Fungsi Sistem
Pegawai Biaya Material
Fungsi CRUD Menampilkan data pengeluaran Menampilkan honor pegawai
Pegawai Kredit Pesanan
Fungsi CRUD Hitung biaya Menampilkan data pembayaran
Pegawai Barang Distribusi
Fungsi CRUD Menampilkan data pengiriman barang
37
Lampiran 12 Data flow diagram Sistem Informasi Produksi
(a) Context diagram (DFD level 0).
(b) Dekomposisi DFD level 0 dan level 1.
38
Lampiran 12 Lanjutan
(c) DFD level 2 proses PF01
(d) DFD level 2 proses PF02.
39
Lampiran 12 Lanjutan
(e) DFD level 2 proses PF03.
(f)
DFD level 2 proses PF04.
40
Lampiran 12 Lanjutan
(g) DFD level 2 proses PF05.
(h) DFD level 2 proses PF06.
41
Lampiran 13 Hasil representasi distribusi
42
Lampiran 14 Matrik hubungan proses sistem dengan target Kode 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3.1 3.2 3.3 3.4 4.1 4.2 4.3 5.1 5.2 5.3 6.1 6.2
Proses Mendata purchase order/data pesanan Mendata spesifikasi barang Mendata identitas Customer/Pemesan Mengaudit histori pemesanan Customer Mencetak laporan pemesanan Membuat rencana kebutuhan material Merekap biaya perencanaan Menyusun jadwal produksi Mengaudit persediaan material Mengaudit persediaan barang Mendata supplier Menyusun harga barang Mencetak laporan perencanaan Mengaudit histori barang saat produksi Mengaudit kerja pegawai Merekap data operasional Menyusun laporan produksi Merekap data pengeluaran Menghitung biaya pengeluaran Merekap honor pegawai Menghitung tagihan pembayaran Mengaudit kredit pembayaran Membuat bukti pembayaran Merekap data distribusi barang Membuat surat jalan Total
T.1 X
X X X X
T.2 X X X X X X X X X X
X X X
T.3
T.4
X X
T.5
T.6
X X X X
X X X X X
Kode Target T.7 T.8 X
T.9
T.10
X
X
X
X X
X X
X X
X X X
X X X
X X X X
X
X X X
X X X
X X X
X
X
X X
X X X X
X
X
X
X
X
X
17
X
X X X
X
6
T.13 X
X X X
X X X X
T.12 X
X
X
X
T.11
11
X X X
X
X 3
11
5
5
X X 6
X 9
2
5
X X X 15
X 8
43
Lampiran 15 Usecase pada sub-fungsional proses
44
Lampiran 16 Database model
45
Lampiran 17 Kamus tabel basis data No
Tabel
Field
Tipe Data
Keterangan
1
Pegawai
2
Kerja Pegawai
3
Jabatan
4
Customer
5
Barang
6
Histori produksi
id_pegawai id_jabatan nama_pgw alamat telpon Id_kerja Id_pegawai waktu_kerja data_kerja Jumlah honor id_jabatan nama_jabatan id_customer nama_cust lembaga alamat no_telpon email histori_pesanan id barang no_order nama_brg ukuran jumlah gambar spesifikasi harga_prod harga_jual id_histori id_barang id_pegawai tgl_prod jumlah
Text Text Text Text Text Text Text Date/Time Text Number Currency Text Text Text Text Text Text Number Text Text Text Text Text Text Number Text Text Currency Currency Text Text Text Date/Time Number
Primary key foreign key ke tabel jabatan Primary key Foreign key ke tabel pegawai Jumlah pekerjaan kumulatif Total honor kumulatif harian Primary key Primary key Nama lembaga customer Ukuran data Integer Primary key Foreign key ke tabel Pesanan Misal : S, M, L XL Integer Primary key Foreign key ke tabel Barang Foreign key ke tabel Pegawai Integer Kode 1: potongan bahan Kode 2: barang ½ jadi Kode 3: barang jadi Primary key 0 : Belum dikirim ; 1 : Sudah dikirim Primary key Integer Foreign key ke tabel Perencanaan Foreign Key ke tabel Biaya Foreign Key tabel Persediaan Foreign Key tabel Supplier
status 7
Distribusi
8
Material
id_distribusi no_srtJalan tgl_kirim status alamat_kirim id_material jenis_material nama_material jumlah id_perencanaan id_biaya id_persediaan Id_supplier
Number Text Text Date/Time Biner Text Text Text Text Number Text Text Text Text
46
Lampiran 17 Lanjutan No
Tabel
Field
Tipe Data
Keterangan
9
Operasional
10
Persediaan
id_operasional jenis_operasional tgl_pakai id_perencanaan id_biaya id_stok nama_item jumlah tgl_cek id_pegawai id_supplier nama_supplier alamat_supplier no_telpon jenis_barang keterangan id_perencanaan id_material no_order tgl_order
Text Text Date/Time Text Text Text
Primary key Foreign key ke tabel Perencanaan Foreign key ke tabel Biaya Primary key
Number Date/Time Text Text Text Text Text Text Text Text Text Text Date/Time
Integer Foreign key ke tabel Pegawai Primary key Foreign key ke tabel Perencanaan Foreign key ke tabel Material Primary key 1 : Belum diproduksi ; 2 : Sedang diproduksi ; 3 : Selesai Foreign key ke tabel Customer Primary key Primary key Foreign key ke tabel Pesanan Primary key Nilai mata uang Nilai mata uang Foreign key ke tabel Pesanan Foreign key ke tabel Pegawai Primary key Foreign key ke tabel Customer Foreign key ke tabel Pesanan Nilai mata uang Integer 0: Belum Lunas ; 1 : Lunas -
11
Supplier
12
Pesanan
status
13
Purchase Order
14
Jadwal Produksi
15
Biaya
16
Transaksi
keterangan id_customer no_po no_po tgl_po nama_cust lembaga id_barang nama_brg jumlah ukuran id_jadwal tanggal aktivitas no_order id_biaya jenis_biaya harga total_biaya no_order id_pegawai id_transaksi id_pegawai no_order total_tagihan cicilan tgl_bayar status No_kuitansi
Integer Text Text Text Text Text Text Text Text Text Number Text Text Date/Time Text Text Text Text Currency Currency Text Text Text Text Text Currency Number Date/Time Biner Text
47
Lampiran 17 Lanjutan No
Tabel
Field
Tipe Data
Keterangan
17
Kredit
18
Perencanaan
id_kredit id_transaksi id_customer Besar_cicilan id_perencanaan tgl_buat no_order tgl_cetak
Text Text Text Text Text Date/Time Text Date/Time
Primary key Foreign key ke tabel Transaksi Foreign key ke tabel Customer Primary key Foreign key ke tabel Pesanan -
48
Lampiran 18 Activity diagram proses interaksi antara sistem dengan pengguna
49
Lampiran 18 Lanjutan
50
Lampiran 18 Lanjutan
51
Lampiran 18 Lanjutan
52
Lampiran 19 Prototipe sistem informasi produksi perusahaan NPS
53
Lampiran 19 Lanjutan
54
Lampiran 19 Lanjutan
55
Lampiran 19 Lanjutan
56
Lampiran 19 Lanjutan
