TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN ZACHMAN FRAMEWORK (STUDI KASUS: PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA)

Perencanaan Strategis Sistem Informasi/Teknologi Informasi Menggunakan Zachman Framework (Studi Kasus: Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Salatiga)

PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN ZACHMAN FRAMEWORK (STUDI KASUS: PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA) Adi Kuntoro1), Imanuel Susanto2) Agustinus Fritz Wijaya3) Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana Jalan Diponegoro No. 52-60, Salatiga, 50711 Telp: (0298) 3419240, Fax : (0298) 3419245 E-mail: [email protected]), [email protected]), [email protected])

Abstrak Perencanaan strategis sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) dilakukan untuk mendapatkan solusi atau rekomendasi terhadap penerapan SI/TI di organisasi. Proses perencanaan strategis SI/TI harus dikelola berdasarkan suatu petunjuk yang jelas dengan tujuan untuk menyelaraskan antara strategi dan tujuan bisnis di organisasi. Saat ini, penerapan SI/TI di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga masih belum optimal dikarenakan SI/TI yang digunakan hanya terbatas pada aplikasi-aplikasi perkantoran yang terdapat di setiap unit. Zachman Framework merupakan sebuah kerangka kerja untuk mengkategorikan artefak arsitektur SI/TI yang dapat dikelompokkan ke masing-masing bagian dan fungsi berdasarkan pendekatan komprehensif di organisasi. Model arsitektur enterprise yang dihasilkan dapat dijadikan sebagai langkah awal untuk mencapai sasaran strategis organisasi, selain itu dapat dijadikan pedoman agar arah kebijakan pengembangan SI/TI menjadi terukur dan jelas. Kata kunci: Perencanaan Strategis, Sistem Informasi/Teknologi Informasi, Zachman Framework, Perpustakaan dan Arsip Daerah

1. PENDAHULUAN Perkembangan sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) di era globalisasi ini dalam mendukung setiap kegiatan operasional organisasi semakin pesat. Tidak dapat dipungkiri bahwa perkembangan SI/TI yang pesat ini menuntut setiap organisasi untuk dapat memanfaatkannya. Persaingan bisnis yang semakin tinggi membuat setiap organisasi mau tidak mau harus meng-update setiap perkembangan yang ada. Terbukti bahwa saat ini hampir semua organisasi membutuhkan SI/TI dalam setiap kegiatan di dalamnya. Pemanfaatan SI/TI yang semakin berkembang dari tahun ke tahun membuat komponen-komponen penunjangnya pun semakin berkembang. Komponen penunjang tersebut dapat berupa perangkat lunak, perangkat keras, maupun sumber daya manusia yang mengelola SI/TI. SI/TI merupakan sekumpulan komponen komputerisasi yang terintegrasi dengan baik, sehingga dapat memberikan informasi yang bermanfaat untuk mencapai tujuan tertentu pada organisasi. Dalam mengelola SI/TI yang ada, diperlukan koordinasi yang baik antar sumber daya yang ada, sehingga dapat mencapai tujuan organisasi seperti yang telah direncanakan sebelumnya. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya masalah yang tidak terkontrol Hal 1

dengan baik. Saat ini informasi merupakan salah satu sumber daya yang tidak kalah pentingnya jika dibandingkan dengan sumber daya yang lain (manusia, mesin, material dan uang). Oleh karena itu, SI/TI harus direncanakan sedemikian rupa mulai dari tingkat strategis hingga tingkat implementasi operasional. Guna menjawab berbagai hal tersebut, maka diperlukan perencanaan terhadap SI/TI yang digunakan oleh organisasi secara keseluruhan dan tepat. Perencanaan strategis SI/TI harus dilakukan oleh pihak yang independen supaya dapat menghasilkan suatu rencana strategis yang sesuai dengan tujuan bisnis organisasi. Perencanaan strategis SI/TI dilakukan untuk mendapatkan solusi atau rekomendasi terhadap penerapan SI/TI di organisasi. Proses penyusunan rencana strategis SI/TI merupakan sebuah proses yang kompleks baik sejak tahapan perancangan, implementasi sampai kepada tahapan monitoring dan evaluasi. Oleh karena itu, proses perencanaan strategis SI/TI harus dikelola berdasarkan suatu petunjuk yang jelas dengan tujuan untuk menyelaraskan antara strategi dan tujuan bisnis di organisasi. Hal itu dimaksudkan untuk memberikan hasil yang maksimal bagi organisasi. Proses penyelarasan strategi tersebut harus melihat bagaimana gambaran SI/TI, baik yang saat ini

Adi Kuntoro, Imanuel Susanto, Agustinus Fritz Wijaya

digunakan maupun yang perencanaan di organisasi.

masih

dalam

proses

Sebagai suatu organisasi yang berfokus kepada pelayanan publik, Perpustakaan Daerah Kota Salatiga diharapkan dapat tanggap terhadap keadaan pemenuhan pelayanan publik yang berbasis TI. Tuntutan kebutuhan pelayanan publik di bidang perpustakaan tentu harus ditunjang oleh keberadaan SI/TI baik dalam hal pengaksesan, pengolahan dan pendayagunaan informasi untuk kepentingan antar unit di organisasi. Saat ini, penerapan SI/TI di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga masih belum optimal dikarenakan SI/TI yang digunakan hanya terbatas pada aplikasi-aplikasi perkantoran yang terdapat di setiap unit. Aplikasi perkantoran tersebut berupa aplikasi pengolah kata dan spreadsheet. Berdasarkan keadaan tersebut, maka proses pengolahan dan sinkronisasi data maupun informasi menjadi lamban yang dapat menyebabkan menurunnya tingkat layanan kepada masyarakat. Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh Perpustakaan Daerah Kota Salatiga, maka sangat diperlukan proses analisis dan perencanaan mengenai SI/TI yang akan digunakan di organisasi. Hal tersebut bertujuan agar organisasi dalam dapat mengetahui sejauh mana manfaat yang akan diberikan oleh SI/TI yang akan diterapkan. Tujuan lain adalah untuk mengetahui kebutuhan SI/TI sesuai dengan proses bisnis organisasi di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga. Dalam melakukan perencanaan strategis terhadap SI/TI, maka digunakan suatu kerangka kerja yang dapat dijadikan panduan untuk menyusun rencana strategis. Sesuai dengan kondisi organisasi Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dimana Kepala Kantor memiliki kewenangan terhadap operasional organisasi, maka digunakan Zachman Framework yang memang dirancang untuk mengembangkan arsitektur berbasis enterprise dan mudah dipahami secara non teknis. Zachman Framework merupakan sebuah kerangka kerja untuk mengkategorikan artefak arsitektur SI/TI yang dapat dikelompokkan ke masing-masing bagian dan fungsi berdasarkan pendekatan komprehensif di organisasi, sehingga dapat diketahui bagaimana kelayakan SI/TI yang dibutuhkan sesuai tujuan bisnis organisasi.

2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Terdahulu Penelitian mengenai penerapan Zachman Framework pada organisasi pernah dilakukan sebelumnya dengan judul “Perencanaan Sistem Informasi Evaluasi Diri Menggunakan Framework Zachman” yang membahas bagaimana untuk dapat memodelkan arsitektur pengelolaan data yang harus Hal 2

disiapkan, maka dicoba digunakan Zachman Framework yang difokuskan untuk sudut pandang data skala enterprise dan diterapkan pada pengelolaan data operasional. Hasil pemodelan arsitektur data dengan menggunakan pendekatan Zachman Framework dapat memberikan masukan yang signifikan bagi para manajemen untuk penyiapan integrasi data di masa mendatang [1]. Penelitian lainnya dengan judul “Pemodelan Enterprise Architecture Zachman Framework pada SI Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha Bandung” yang menghasilkan sebuah pemodelan Enterprise Architecture yang merupakan sebuah pemodelan untuk melakukan analisa terhadap penerapan SI yang ada di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha Bandung dengan menggunakan Zachman Framework. Hasil yang diharapkan dari penelitian tersebut yaitu adanya dokumentasi Enterprise Architecture yang menggambarkan kondisi saat itu dari Fakultas atau organisasi, sehingga secara tidak langsung organisasi akan dapat mengendalikan sumber daya yang ada dan mendukung penggunaan teknologi secara benar [2]. Perbedaan mendasar dari penelitian yang telah dilakukan sebelumnya adalah pendekatan perencanaan strategis SI/TI dengan menggunakan Zachman Framework yang dapat digunakan oleh Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dalam menerapkan SI/TI di organisasi yang dapat mengintegrasikan berbagai unit untuk meningkatkan layanan publik. Penyusunan rencana strategis SI/TI di organisasi dilakukan mulai dari tahap konseptual sampai dengan tahapan desain detailnya sesuai dengan prinsip Zachman Framework. 2.2 Perencanaan Strategis SI/TI Perencanaan strategis SI/TI merupakan proses identifikasi portofolio aplikasi berbasis komputer yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis dan merealisasikan tujuan bisnisnya [3]. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai tools, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. Beberapa karakteristik dari perencanaan strategis SI/TI antara lain adalah adanya misi utama: keunggulan strategis atau kompetitif dan kaitannya dengan strategi bisnis; adanya arahan dari eksekutif atau manajemen senior dan pengguna; serta pendekatan utama berupa inovasi pengguna dan kombinasi pengembangan bottom up dan analisis top down.


Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perancangan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Berbagai jenis definisi arsitektur SI menurut beberapa pakar, antara lain: (1) Pemetaan atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi [4]. (2) Bentuk khusus yang menggunakan teknologi informasi dalam organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan atau fungsi-fungsi yang telah dipilih [5]. (3) Desain sistem komputer secara keseluruhan (termasuk sistem jaringan) untuk memenuhi kebutuhankebutuhan organisasi yang spesifik [6]. Tujuan adanya arsitektur SI, yaitu antara lain: (1) Sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak biru (blue print) untuk arahan di masa mendatang. (2) Agar bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan bisnis strategis organisasi. 2.3 Zachman Framework Secara umum Zachman Framework merupakan sebuah Enterprise Architecture Framework yang menyediakan cara formal dan sangat terstruktur untuk melihat dan mendefinisikan suatu Enterprise. Enterpise Architecture (EA) adalah deskripsi dari misi Stakeholder yang di dalamnya termasuk informasi, fungsionalitas/kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. EA menggambarkan rencana untuk mengembangkan sebuah sistem atau sekumpulan sistem [7]. Zachman Framework merupakan sekumpulan library yang diorganisasikan pada sebuah arsitektur untuk memberikan kecepatan, ketetapan, kemudahan dan konsistensi dalam penembangan sebuah aplikasi. Framework ini terdiri dari sebuah matriks dua dimensi klasifikasi yang didasarkan pada enam pertanyaan komunikasi (What, Where, Why, Who, When dan How) dengan enam baris sesuai dengan transformasi [8]. Gambar 1 menunjukan skema umum dalam Zachman Framework.

Gambar 1. Matriks Zachman Framework [8] Dalam melakukan penjabaran sebuah konsep melalui penggunaan Zachman Framework tidak membutuhkan urutan yang pasti pada masing-masing sel yang ada di dalam matriks, dengan kata lain tidak ada kolom atau baris yang menjadi prioritas dimana urutan yang dapat ditentukan sesuai dengan perspektif dari bebagai bagian yang terlibat dalam pengembangan sebuah EA. Urutan baris pada Zachman Framework menggambarkan tingkatan mulai dari tingkatan kontekstual sampai tingkatan operasional. Baris pertama, mengenai sasaran dan lingkup (Objectives/Scope) menurut perspektif perencana (Planner). Baris pertama pada Zachman Framework ini sering disebut dengan arsitektur kontekstual. Pada arsitektur ini didefinisikan model bisnis fungsional secara global dan berbagai requirement eksternal organisasi [8]. Zachman Framework menggambarkannya sebagai baris yang terdiri dari enam perspektif diantaranya: (1) Planner (Contextual) menetapkan objek dalam pembahasan, latar belakang, lingkup, dan tujuan Enterprise, (2) Owner (Conceptual) penerima atau pemakai produk atau jasa akhir dari Enterprise, (3) Designer (Logical) perancang pertama antara apa yang diinginkan (pemilik) dan apa yang akan dicapai secara teknis dan fisik, (4) Builder (Phisical) pengawas atau pengantar produk atau jasa akhir, (5) Detailed Representation (Out Of Context) bertanggung jawab membangun dan merakit bagian-bagian dari produk atau jasa akhir, (6) Funcitioning enterprise, merupakan fungsi-fungsi Enterprise yang memanfaatkan produk atau jasa akhir [9]. Kolom pada dimensi berikutnya juga menggabarkan enam pertanyaan komunikasi yang harus dijawab berdasarkan perspektif baris, sisi kolom tediri dari: (1) What (Data) menunjukan data yang dibutuhkan dan dimanipulasi oleh sistem, (2) How (Function) mejelaskan fungsi-fungsi apa saja yang terlibat dan bagaimana prosesnya, (3) Where (Network) menunjukan dimana lokasi bisnis tersebut

Hal 3


diselenggarakan, (4) Who (People) siapa saja di dalam organisasi yang terlibat, (5) When (Time) menggambarkan waktu dari suatu aktifitas bisnis, (6) Why (Motivation) menunjukan motivasi dan batasan yang menentukan motivasi bisnis tersebut [10]. Zachman Framework menyebutkan beberapa kelebihan, yaitu: 1. Meningkatkan komunikasi para profesional dengan komunitas SI; 2. Memahami alasan dan risiko-risiko dari tidak mengembangkannya penyajian arsitektural siapapun; 3. Menyediakan berbagai variasi alat (tools) atau metodologi yang luas dalam menghubungkan seseorang dengan yang lain; 4. Mengembangkan pendekatan yang baik (meliputi tools dan metodologi) untuk menghasilkan setiap penyajian arsitektural, seperti halnya pemikiran ulang proses pengembangan aplikasi. Hal yang menjadi perhatian utama pada framework ini adalah sudut pandang dari semua pihak yang terlibat dalam pembagunan sistem ini, yaitu seperti pada Tabel 1. Tabel 1. Sudut Pandang Pihak yang Terlibat dalam Pembagunan SI [10] Sudut Pandang No Terhadap (Kolom) (Baris) What – menunjukan Pihak yang melakukan data yang dibutuhkan 1 bisnis di bidang dan dimanipulasi oleh industri tertentu sistem How – menunjukan Pihak yang fungsi-fungsi apa saja 2 menjalankan bisnis yang terlibat dan tersebut bagaimana prosesnya Sistem analisis yang Where – menunjukan ingin mereprentasikan dimana lokasi bisnis 3 bisnis tersebut dalam tersebut bentuk yang baku diselenggarakan Disainer yang Who – menunjukan menerapkan teknologi siapa saja di dalam 4 untuk membantu organisasi tersebut memecahkan masalah yang terlibat pada bisnis tersebut When – menunjukan 5 waktu dari suatu Pembuat Sistem aktifitas bisnis Why – menunjukan motivasi dan batasan 6 yang menentukan Sistem itu sendiri perilaku bisnis tersebut Hal 4

3. METODOLOGI PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yaitu cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan induktif. Proses dan makna (perspektif subyek) lebih ditonjolkan dalam penelitian kualitatif. Dalam metode kualitatif, peneliti bertolak dari data, memanfaatkan teori yang ada sebagai bahan penjelas, dan berakhir dengan suatu konsep. 3.1 Tahapan Penelitian Tahapan pada penelitian yang dilakukan dalam seperti pada Gambar 2 di bawah ini. MULAI

Penentuan Objek Studi Kasus (Perpustakaan Daerah Kota Salatiga)

Studi Literatur (Perencanaan Strategis SI/TI dan Zachman Framework)

Pengumpulan Data Wawancara

Kuisioner

Pengamatan

Perencanaan Strategis SI/TI Perpustakaan Daerah Kota Salatiga

Penyusunan Blueprint SI/TI Perpustakaan Daerah Kota Salatiga

SELESAI

Gambar 2. Tahapan Penelitian Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan kuesioner, wawancara dan observasi, serta dokumendokumen organisasi Perpustakaan Daerah Kota Salatiga yang digunakan sebagai dokumen penunjang penelitian. Dalam penelitian ini peneliti memakai 2 sumber data, diantaranya adalah: 1. Data primer, digunakan untuk memperluas analisis, peneliti melakukan pembagian kuisioner untuk mengetahui bagaimana proses bisnis yang ada saat ini, wawancara kepada responden yaitu Kepala Kantor dan Kasi Perpustakaan Daerah Kota Salatiga mengenai tugas pokok dan fungsi setiap bagian di organisasi, dan pengamatan terhadap


2.

kondisi riil bagaimana SI yang digunakan di organisasi. Data sekunder, data diperoleh dengan melakukan penganalisaan dan dokumen-dokumen (seperti visi dan misi organisasi dan job description setiap bagian yang ada) maupun form-form yang diambil langsung dari lokasi objek studi kasus.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN Dalam keadaan yang sebenarnya Perpustakaan Daerah Kota Salatiga telah melakukan dan menetapkan perencanaan strategis bisnis yang dijadikan acuan dalam implementasi semua proses yang dilaksanakan di setiap bagian yang ada. Perpustakaan Daerah Kota Salatiga sudah mulai menyusun batasan-batasan yang digunakan dalam menetapkan kebijakan-kebijakan yang terkait dengan penggunaan aplikasi guna menunjang proses bisnis di organisasi. Penggunaan aplikasi masih terbatas sebagai aplikasi pendukung perkantoran guna pendataan transaksi peminjaman dan kebutuhan administrasi tata usaha kantor. Berdasarkan hasil pengumpulan data yang dilakukan, maka saat ini Perpustakaan Daerah Kota Salatiga telah menggunakan topologi jaringan guna menghubungkan setiap bagian yang ada. Berikut ini adalah gambaran topologi yang ada saat ini seperti pada Gambar 3 berikut ini. Printer

dibutuhkan oleh setiap bagian dalam setiap pengelolaan data dan informasi masing-masing unit. Perpustakaan Daerah Kota Salatiga sudah menerapkan SI, namun belum dilakukan secara optimal karena SI yang diterapkan hanya berupa aplikasi perkantoran yang diimplementasikan di setiap bagian yang ada, yaitu: Kepala Kantor, Tata Usaha, dan Kasi Perpustakaan guna mengelola data administrasi kantor. Kondisi penerapan SI/TI yang telah dijabarkan di atas dapat dilihat pada Tabel 2 di bawah ini sesuai dengan hasil kuesioner, wawancara dan pengamatan yang dilakukan di kantor Perpustakaan Daerah Kota Salatiga.

No. 1

2

`

3

Help Desk PC

Telephone Tata Usaha Hub/Switch

4

Firewall Firewall ` Printer Network PC

Kasi Perpustakaan

Modem

` Printer Database PC Server Mainframe

Wi-Fi

Telephone

Kepala Kantor Telephone

Gambar 3. Topologi Jaringan Saat Ini Pada Gambar 3 di atas, hubungan komunikasi antara Kepala Kantor, Tata Usaha, dan Kasi Perpustakaan telah dilakukan dengan menggunakan Jaringan Area Lokal atau Local Area Network (LAN) dan keamanan data dengan memanfaatkan teknologi Firewall yang disediakan oleh masing-masing sistem operasi komputer. Berdasarkan kondisi di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga, saat ini SI/TI di organisasi belum memperhatikan proses integrasi dan keamanan informasi yang dimiliki, kondisi saat ini yang terjadi dalam penerapan SI/TI masih bersifat secara umum atau belum didefinisikan secara jelas apa yang Hal 5

Tabel 2. Kondisi Penerapan SI/TI Saat Ini di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga Kondisi Riil Saat Ini Pengadaan aplikasi perkantoran ini belum dijelaskan secara rinci tentang kebutuhan setiap bagian yang ada. Aplikasi yang dimiliki masih bersifat umum yang digunakan di semua bagian dan belum didefinisikan secara jelas mengenai kebutuhan apa yang harus dijadikan landasan dalam setiap pengelolaan data dan informasi. Pengelolaan sumber daya manusia seperti pelatihan, penentuan deskripsi kerja yang jelas dan penilaian kinerja personil masih dilakukan secara informal dan belum ada ketetapan aturan yang jelas mengenai pelatihan SDM terhadap penggunaan aplikasi di setiap bagian yang ada. Masih saja terdapat pegawai yang harus mengerjakan dua fungsi sekaligus (berperan ganda) yaitu Kasi Perpustakaan yang sekaligus memegang fungsi sebagai Kasi Arsip Daerah. Kondisi jaringan yang jarang dirawat sehingga dapat menyebabkan masalah terhadap integrasi dan konektivitas antar bagian.

Proses penyusunan rencana strategis SI/TI pada Perpustakaan Daerah Kota Salatiga diperlukan tahapantahapan di dalam Zachman Framework, selain memperhatikan standar yang ditentukan oleh Zachman Framework, proses penyusunan juga memperhatikan bagaimana hasil pengumpulan data yang diperoleh sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan. Adapun hasil penyusunan rencana strategis SI/TI pada Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada Tabel 3 sebagai berikut:


Tabel 3. Proses Penyusunan Rencana Strategis SI/TI Menggunakan Zachman Framework pada Perpustakaan Daerah Kota Salatiga Elemen Zachman Framework Planner

Owner

Designer

Builder Sub Computer Functioning Enterprise

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Usulan Perencanaan Strategis SI/TI Perpustakaan Daerah Kota Salatiga Setiap bagian di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan yang terintegrasi. Perpustakaan Daerah Kota Salatiga memiliki visi, misi, tujuan, sasaran, dan strategi bisnis yang tertuang dalam Rencana Strategis Organisasi 5 tahunan. Perpustakaan Daerah Kota Salatiga harus memiliki arsitektur SI/TI yang menggambarkan enterprise system. Sistem Informasi Perpustakaan harus dibangun berdasarkan kebutuhan setiap bagian dan harus terintegrasi. Sistem Informasi Perpustakaan yang dibangun harus saling terkait di setiap proses bisnisnya. Layanan informasi di Sistem Informasi Perpustakaan harus terotomatisasi apabila terjadi gangguan di dalam sistem.

Sasaran dan Lingkup (Scope) Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur kontekstual. Pada tahapan ini didefinisikan model bisnis fungsional secara global dan berbagai requirement external organisasi. Enterprise Model Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur konseptual. Pada tahapan ini didefinisikan modelmodel proses bisnis, Alokasi fungsi bisnis, proses eliminasi fungsi-fungsi yang overlap dan ambigu. System Model Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur logikal. Pada tahapan ini didefinisikan modelmodel logikal, manajemen proyek, dan pendefinisian requirement. Technology Model Pada tahapan ini sering disebut dengan arsitektur teknologi. Pada tahapan ini didefinisikan modelmodel fisik, manajemen teknologi, dan pendefinisian solusi dan pengembangannya. Bentuk Detail Pada tahapan ini dijelaskan bagaimana manajemen konfigurasi sistem dan implementasi pembangunan sistem. Functioning Enterprise Pada tahapan ini, penyampaian berbagai macam panduan bagi user untuk dapat mengfungsikan sistem, melakukan manajemen operasi, dan mengevaluasi sistem.

Dalam penyusunan rencana strategis SI/TI berbasis Enterprise Architecture (EA) di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dapat disusun menggunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) yang dikembangkan untuk membangun arsitektur enterprise. Hal 6

EAP di dalam Zachman Framework mencakup baris pertama dan kedua dari tiga kolom pertama. Tahapan pembangunan EAP adalah tahap untuk memulai, tahap untuk memahami kondisi saat ini, tahap pendefinisian visi masa depan, dan tahap untuk menyusun rencana dalam mencapai visi masa depan. Tahapan EAP dapat dilihat pada Gambar 4 berikut ini.

Gambar 4. Tahapan Enterprise Architecture Planning (EAP) di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga Tahap pertama dalam EAP yaitu inisiasi perencanaan, dalam tahapan ini dilihat bagaimana penyelenggaraan aktivitas di perpustakaan, mutu kinerja Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dapat dilihat dari beberapa aspek antara lain: 1. Aspek Masukan Aspek masukan meliputi proses promosi dan pendaftaran anggota perpustakaan. 2. Aspek Proses Pada aspek ini, yang menjadi fokus adalah kegiatan operasional perpustakaan. 3. Aspek Keluaran Aspek keluaran meliputi proses pelaporan dan monitoring kinerja operasional perpustakaan. Visi dari pengembangan SI/TI di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga haruslah dapat menunjang pencapaian visi organisasi. Oleh karena itu, visi pengembangan SI/TI diformulasikan sebagai berikut: “Membangun sistem informasi terintegrasi yang didukung oleh teknologi informasi dengan tujuan menunjang fungsi bisnis utama Perpustakaan Daerah Kota Salatiga”. Tahap berikutnya adalah pemodelan bisnis, definisi fungsi bisnis hanyalah didasarkan pada aksi-aksi yang dilakukan, bukan pada organisasinya maupun orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan suatu fungsi. Konsep Porter’s Value Chain (Rantai Nilai Porter) membagi fungsi-fungsi utama tersebut ke dalam dua kelompok besar yaitu: 1. Aktivitas Utama (Main Activity), terdiri dari:  Pengelolaan Koleksi Perpustakaan  Pengelolaan Anggota Perpustakaan 2. Aktivitas Pendukung (Support Activity), terdiri dari:


AKTIVITAS PENDUKUNG

AKTIVITAS UTAMA

 Pengelolaan Sumber Daya Manusia  Pengelolaan Keuangan  Pengelolaan Teknologi Informasi  Pengelolaan Administrasi Umum Porter’s Value Chain pada Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dapat dilihat pada Gambar 5 berikut ini. Pengelolaan Koleksi Perpustakaan

Pengelolaan Anggota Perpustakaan

Pengelolaan Sumber Daya Manusia

VALUE ADDED

Pengelolaan Keuangan Pengelolaan Teknologi Informasi Pengelolaan Administrasi Umum

Gambar 5. Porter’s Value Chain Perpustakaan Daerah Kota Salatiga Tahap berikutnya dalam penyusunan EAP yaitu mengidentifikasikan penerapan SI/TI saat ini. Perpustakaan Daerah Kota Salatiga saat ini belum menggunakan Sistem Informasi Perpustakaan yang terintegrasi, sistem yang ada saat ini hanya berupa aplikasi perkantoran pengolah data dan spreadsheet yang dipasang pada beberapa bagian di organisasi. Pengguna aplikasi perkantoran tersebut yaitu Kepala Kantor, Bagian Tata Usaha, dan Bagian Kasi Perpustakaan yang digunakan untuk mencatat data transaksi peminjaman koleksi perpustakaan dan data anggota perpustakaan. Sedangkan teknologi yang terdapat di organisasi antara lain: jaringan lokal (LAN) yang terdiri dari modem untuk koneksi internet dengan bandwidth 1 Mbps, switch router untuk menghubungkan komputer Kepala Kantor, Bagian Tata Usaha, dan Bagian Kasi Perpustakaan, kabel LAN, 4 perangkat PC, dan 2 mesin printer. Berdasarkan rantai nilai Porter, maka dapat diidentifikasikan entitas bisnis yang terlibat di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga, yaitu antara lain: 1. Entitas Daftar Bahan Bacaan 2. Entitas Anggota 3. Entitas Daftar Peminjaman 4. Entitas Pengadaan Bahan Bacaan 5. Entitas Laporan Tahap selanjutnya adalah menyusun arsitektur aplikasi berdasarkan arsitektur data entitas sebelumnya. Pada tahap ini akan diidentifikaskan aplikasi-aplikasi yang diperlukan untuk mengelola data dan mendukung bisnis. Adapun daftar kandidat aplikasi yang dapat didefinisikan berdasarkan entitas bisnis Perpustakaan Daerah Kota Salatiga adalah sebagai berikut: 1. Sistem Pengelolaan Bahan Bacaan 2. Sistem Pengelolaan Anggota 3. Sistem Peminjaman 4. Sistem Perpustakaan Online Hal 7

5.

Sistem Pengelolaan Laporan Perpustakaan

Berdasarkan arsitektur aplikasi yang dihasilkan, maka selanjutnya adalah menentukan arsitektur teknologi yang digunakan untuk mendukung operasional sistem yang diusulkan. Berdasarkan pengamatan, Perpustakaan Daerah Kota Salatiga sudah menggunakan teknologi untuk membantu pengelolaan data meskipun belum dimaksimalkan. Dengan penggunaan strategi yang tepat, penggunaan teknologi ini dapat dimaksimalkan. Tahapan ini dilakukan untuk mengidentifikasi prinsip-prinsip mendasar bagi platform potensial yang akan digunakan dalam mendukung lingkungan berbagi-pakai data yang bersifat enterprise-wide. Prinsip-prinsip yang dihasilkan berupa daftar perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat komunikasi yang disesuaikan dengan model bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi, peluang-peluang yang teridentifikasi serta kebutuhan dari setiap bagian di Perpustakaan. Tabel 4 menjelaskan prinsip-prinsip teknologi yang digunakan dalam EAP pada Perpustakaan Daerah Kota Salatiga.

No. 1

2

Tabel 4. Prinsip-Prinsip Teknologi EAP Perpustakaan Daerah Kota Salatiga Kelompok Prinsip Perangkat Perangkat keras harus andal Keras untuk mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi di masa datang sehingga tidak cepat usang. Perangkat keras harus dapat menunjang efisiensi dan efektifitas kerja. Perangkat keras harus dapat mendukung teknologi terbaru. Perangkat Perangkat lunak mendukung Lunak teknologi client server. Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan dan andal dari gangguan yang dapat menyebabkan kerusakan fisik maupun data. Sistem operasi harus dapat beroperasi pada berbagai platform (portable), dapat beroperasi pada berbagai jenis komputer (scalable), dapat beroperasi pada lingkungan yang heterogen (interoperable), dapat menyesuaikan dengan


3

Komunikasi

perangkat lunak serta mampu berintegrasi dengan komponen teknologi yang lebih maju (compatible). Sistem operasi dapatmendukung alat pengembangan sistem dan beragam perangkat lunak aplikasi. DBMS harus mampu mengakomodasi kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi kegagalan yang baik. Data yang diciptakan bersifat bebas dari redundansi. Data yang disimpan dapat dibagi-pakai dengan yang lain tanpa adanya kemungkinan bertabrakan atau kerusakan. Penyimpanan data menggunakan teknologi relasional. Informasi yang tersimpan dapat diakses tanpa batas dan dapat di-update tanpa waktu yang terbatas. Bahasa pemrograman yang digunakan bersifat object oriented programming, diutamakan open source, dan dengan graphical user interface yang cukup jelas. Teknologi Komunikasi mendukung teknologi clientserver. Protokol komunikasi berstandar internasional. Teknologi jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis dan mampu mengikuti perkembangan jaman.

Rencana implementasi merupakan rencana yang dipersiapkan untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise yang telah disusun untuk Perpustakaan Daerah Kota Salatiga. Rencana ini diimplementasikan berdasarkan model bisnis, entitas bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi informasi yang telah didefinisikan sebelumnya. Langkah awal yang harus dilakukan adalah menyusun prioritas penerapan sistem berdasarkan arsitektur aplikasi yang telah disusun sebelumnya. Kemudian aplikasi-aplikasi tersebut akan dipetakan sesuai fungsinya masingmasing menggunakan matriks Mc Farlan guna Hal 8

mengetahui prioritas aplikasi yang akan diterapkan di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga di masa mendatang. Matriks pemetaan aplikasi dapat dilihat pada Gambar 6. Strategic

High Potential

- SI Perpustakaan Online

- SI Pengelolaan Bahan Bacaan

- SI Pengelolaan Peminjaman - SI Pengelolaan Anggota Perpustakaan

- SI Pengelolaan Laporan Perpustakaan

Key Operational

Support

Gambar 6. McFarlan Strategic Grid Aplikasi Mendatang Berdasarkan aplikasi-aplikasi yang telah diusulkan dan dipetakan pada Gambar 6, maka dibuat rencana implementasi SI/TI dengan membuat roadmap prioritas yang memperhitungkan faktor model bisnis, entitas bisnis, arsitektur sistem informasi, dan arsitektur teknologi informasi yang akan diimplementasikan di masa depan. Prioritas implementasinya akan berdasarkan kuadran dari Mc Farlan Strategic Grid: 1. Prioritas #1: Aplikasi yang berada di kuadran key operational. 2. Prioritas #2: Aplikasi yang berada di kuadran support. 3. Prioritas #3: Aplikasi yang berada di kuadran strategic. 4. Prioritas #4: Aplikasi yang berada di kuadran high potential.

5. SIMPULAN Berdasarkan hasil penyusunan rencana strategis SI/TI di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dapat ditarik beberapa kesimpulan diantaranya adalah hasil temuan terhadap implementasi SI/TI menunjukkan bahwa selama ini organisasi dalam keadaan yang sebenarnya di setiap bagian masih menggunakan aplikasi perkantoran dan belum terintegrasi. Pemodelan bisnis utama di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga memiliki aktivitas utama: pengelolaan koleksi perpustakaan dan pengelolaan anggota perpustakaan. Sedangkan aktivitas penunjang terdiri dari: pengelolaan sumber daya manusia, pengelolaan keuangan, pengelolaan teknologi informasi, dan pengelolaan administrasi umum. Berdasarkan hasil temuan pada Perpustakaan Daerah Kota Salatiga, belum ditemukan adanya sebuah arsitektur sistem informasi yang digunakan, sehingga pemanfaatan teknologi belum bisa dikatakan optimal. Adanya aplikasi perkantoran dan tidak terintegrasi menjadikan aplikasi yang ada tidak dapat dioptimalkan secara menyeluruh di organisasi. Di Perpustakaan Daerah Kota Salatiga dapat dibuat


perencanaan arsitektur enterprise yang akan menunjang kegiatan bisnis organisasi. Model arsitektur enterprise yang dihasilkan dapat dijadikan sebagai langkah awal untuk mencapai sasaran strategis organisasi, selain itu dapat dijadikan pedoman agar arah kebijakan pengembangan SI/TI menjadi terukur dan jelas.

6.DAFTAR PUSTAKA [1]. Bachtiar, Nurdin, 2009, Perencanaan Sistem Informasi Evaluasi Diri Menggunakan Framework Zachman, Ilmu Komputer FMIPA, Semarang: Universitas Diponegoro. [2]. Christianti, Imbar, 2007, Pemodelan Enterprise Architecture Zachman Framework pada Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha Bandung, Jurnal Sistem Informasi, Bandung: Universitas Kristen Maranatha. [3]. Ward, J., Peppard, J., 2002, Strategic Planning for Information Systems 3rd Ed., UK: John Wiley & Sons, Ltd. [4]. Wiley, McLean, & Wetherbe, 2002, Information Techonology for Management 3rd Edition, Wiley Sons. [5]. Zachman, J. A., 1992, A Framework for Information Systems Architecture, IBM Systems Journal vol. 26, no. 3, pp. 276-292. [6]. Zwass, 1998, Structure And Macro-Level Impacts of Electronic Commerce: From Technological Infrastructure to Electronic Marketplaces. [7]. Gundars, Osvalds, 2001, Definition of Enterprise Architecture – Centric Models for The Systems Engineers, Melbourne : TASC Inc. [8]. Zachman, J. A, 2008, Zachman on the Framework, http://www.zifa.com. Diakses tanggal 11 Oktober 2013. [9]. Setiawan, 2007, Perencanaan Strategi Sistem Informasi dengan Growing Enterprise Architecture Framework, KNSI. [10]. Adinugraha,

2005, Pemanfaatan Framework Zachman dalam Pembangunan Sistem Informasi Teknik Informatika Fakultas Teknik Informatika, STT Telkom.

Hal 9


Hal 10

TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN ZACHMAN FRAMEWORK (STUDI KASUS: PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH KOTA SALATIGA)

Recommend Documents