ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI DINAS PENDIDIKAN KOTA BOGOR MENGGUNAKAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013
PERNYATAAN MENGENAI SKRIPSI DAN SUMBER INFORMASI SERTA PELIMPAHAN HAK CIPTA Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi berjudul Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor Menggunakan Enterprise Architecture Planning adalah benar karya saya dengan arahan dari komisi pembimbing dan belum diajukan dalam bentuk apa pun kepada perguruan tinggi mana pun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir skripsi ini. Dengan ini saya melimpahkan hak cipta dari karya tulis saya kepada Institut Pertanian Bogor. Bogor, September 2013 Vincentia Dyah Kusumaningtyas NIM G64080028
ABSTRAK VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Dibimbing oleh WISNU ANANTA KUSUMA. Dinas Pendidikan Kota Bogor memerlukan sistem penyelenggaraan pelayanan pendidikan terintegrasi, agar tingkat kepuasan masyarakat dalam memperoleh pelayanan pendidikan dapat ditingkatkan. Penelitian ini bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan arsitektur yang mendukung proses bisnis Dinas Pendidikan Kota Bogor dan rencana untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor menggunakan Enterprise Architecture Planning (EAP). Penelitian ini dilakukan dengan mengikuti tahapan EAP yaitu tahap inisiasi dan perencanaan, tahap pendefinisian kondisi enterprise saat ini, tahap pendefinisian kondisi yang ingin dicapai, dan tahap perencanaan implementasi. Hasil dari penelitian ini berupa matriks, bagan, diagram entitas dan diagram alur data serta Tabel kebutuhan arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang selanjutnya dapat digunakan oleh programmer dan designer sebagai rujukan untuk mengimplementasikan sistem. Kata Kunci: Analisis kebutuhan sistem, Enterprise Architecture Planning, sistem informasi
ABSTRACT VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS. Requirement Analysis of Information System for the Department of Education in Bogor. Supervised by WISNU ANANTA KUSUMA. In order to increase the public satisfaction level in obtaining the educational service, the Department of Education in Bogor City needs to have an integrated system for the provision of education. This research aims to define the architechture to supports the business process and plan to implement the Information System for the Department of Education in Bogor using Enterprise Architecture Planning (EAP). The research is carried out by following the four stages of EAP, namely : initiation and planning stage, definition of current enterprise condition stage, definition of achieved enterprise condition stage, and implementation planning stage. The results of this research are matrices, charts, entity diagram, data flow diagram, and architecture requirements tables of data, application, and technologies which can be used by programmers and designers as the references in implementing the system. Keywords : Enterprise Architecture Planning, information system, system requirements analysis
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI DINAS PENDIDIKAN KOTA BOGOR MENGGUNAKAN ENTERPRISE ARCHITECTURE PLANNING
VINCENTIA DYAH KUSUMANINGTYAS
Skripsi sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer pada Departemen Ilmu Komputer
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2013
Judul Skripsi Nama NIM
: Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor Menggunakan Enterprise Architecture Planning : Vincentia Dyah Kusumaningtyas : G64080028
Disetujui oleh
Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T, M.T Pembimbing
Diketahui oleh
Dr. Ir. Agus Buono, M.Si, M.Kom Ketua Departemen
Tanggal Lulus :
PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala karunia-Nya sehingga skripsi ini berhasil diselesaikan. Skripsi ini berjudul Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Terima kasih penulis ucapkan kepada : 1 Bapak Dr. Wisnu Ananta Kusuma, S.T, M.T selaku pembimbing 2 Ibu Rita, Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Dinas Pendidikan Kota Bogor yang telah banyak memberikan saran 3 Bapak Heru Supriyanto dan Bapak Dedi Sukardi Staf Bagian Perencanaan dan Pelaporan Dinas Pendidikan Kota Bogor sebagai narasumber 4 Segenap staf Dinas Pendidikan yang telah membantu selama pengumpulan data 5 Ayah, Ibu, serta seluruh keluarga atas segala doa dan kasih sayangnya yang tak pernah berhenti 6 Cahyarani sebagai teman baik yang selalu memberi support Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua yang membaca.
Bogor, Juni 2013 Vincentia Dyah K .
DAFTAR ISI DAFTAR TABEL
vii
DAFTAR GAMBAR
vii
DAFTAR LAMPIRAN
vii
PENDAHULUAN
1
Latar Belakang
1
Perumusan Masalah
1
Tujuan
2
Ruang Lingkup
2
Manfaat Penelitian
2
TINJAUAN PUSTAKA
2
Arsitektur Enterprise
2
Zachman Framework
2
Enterprise Architecture Planning (EAP)
3
METODE PENELITIAN
4
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
4
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
4
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
5
Tahap 4 : Rencana Implementasi
6
PEMBAHASAN
6
Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan
6
Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini
7
Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai
10
Tahap 4 : Rencana Implementasi
15
SIMPULAN DAN SARAN
17
DAFTAR PUSTAKA
18
LAMPIRAN
26
DAFTAR TABEL 1 2 3 4 5 6 7 8 9
EAP dalam Zachman Framework Sarana dan prasarana penunjang teknologi informasi Kandidat entitas data potensial Kandidat modul Analisis dampak arsitektur aplikasi terhadap sistem legacy Arsitektur sistem bisnis Pemetaan aplikasi terhadap entitas data Penilaian aplikasi terhadap faktor bisnis Kebutuhan akuisisi platform teknologi
3 9 10 11 12 14 15 16 17
DAFTAR GAMBAR 1 2 3 4 5
Tahapan EAP Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor Rantai nilai kegiatan Dinas Pendidikan Kota Bogor Worsktation Konseptual Dinas Pendidikan Kota Bogor Worsktation jaringan enterprise konseptual
3 7 8 13 14
DAFTAR LAMPIRAN 1 Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan pendukung Dinas Pendidikan Kota Bogor 2 Matriks pemetaan fungsi ke dalam siklus sumber daya 3 Pemetaan fungsi bisnis terhadap unit organisasi Dinas Pendidikan 4 Dokumentasi aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan Kota Bogor 5 Entity relationship diagram Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor 6 Diagram konteks Sistem Informasi Dinas Pendidikan 7 DFD level 1 Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor 8 Dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis Dinas Pendidikan Kota Bogor 9 Prinsip platform teknologi 10 Distribusi entitas data 11 Peta distribusi aplikasi 12 Surat permohonan penelusuran data 13 Surat keterangan penelitian dari Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik 14 Surat ijin penelusuran data dari Dinas Pendidikan Kota Bogor
19 21 22 23 29 30 31 32 33 35 36 37 38 39
PENDAHULUAN Latar Belakang Meskipun telah mempunyai tugas pokok dan fungsi yang disahkan oleh Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 Tahun 2010, namun Dinas Pendidikan Kota Bogor sampai saat ini belum mempunyai sistem informasi yang terintegrasi untuk menyelenggarakan pelayanan pendidikan kepada masyarakat maupun untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua tenaga kependidikan dalam subunit organisasional di Dinas Pendidikan. Hal ini menyebabkan rendahnya tingkat kepuasan masyarakat di dalam memperoleh pelayanan pendidikan yang dilaksanakan oleh Dinas Pendidikan. Sehingga meskipun upaya Dinas Pendidikan Kota Bogor untuk selalu memberikan pelayanan kepada masyarakat dirasakan telah optimal, namun di mata masyarakat justru sebaliknya. Prosedur pelayanan pendidikan yang telah ada dalam SOP tiap unit organisasi belum tersosialisasikan dengan sempurna sehingga masyarakat yang datang ke Dinas Pendidikan masih kebingungan untuk mendapatkan pelayanan. Masyarakat lebih cenderung untuk berhubungan dengan Dinas Pendidikan bukan secara lembaga melalui kontak secara personal. Ketidakefisienan prosedur pelayanan pendidikan terhadap masyarakat harus diatasi dengan membuat sistem informasi terintegrasi yang dapat menyediakan informasi oleh siapa pun, di mana pun dan kapan pun. Sistem informasi terintegrasi diharapkan dapat menjaga kekonsistenan data, memudahkan pemeliharaan basis data serta memudahkan tenaga kependidikan melakukan pelaporan, evaluasi, mengidentifikasi dan memahami masalah pendidikan. Perumusan Masalah Dinas Pendidikan sebagai instansi pemerintah yang menjalankan sebagian proses pendidikan memerlukan sistem informasi manajemen pendidikan terintegrasi yang dinamis dan interaktif yang dapat digunakan oleh tenaga pendidik dan kependidikan maupun masyarakat umum. Riko Harahap Simamora dalam tugas akhirnya telah meneliti dan mengimplementasi sistem informasi pendidikan yang hasil akhirnya berupa sistem informasi geografis sekolah menggunakan ArcGIS server. Penelitian ini kurang menganalisis secara mendalam tentang hubungan organisasi dengan sistem yang telah dibuat dan bagaimana rencana migrasi sistem di masa depan. Untuk mendapatkan deskripsi yang lengkap tentang fungsi suatu organisasi dan hubungannya dengan sistem informasi yang akan dikembangkan, penulis menggunakan metode Enterprise Architecture Planning (EAP) yang diperkenalkan oleh Steven H. Spewak pada tahun 1992. EAP adalah proses mendefinisikan arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan arsitektur tersebut. Berdasarkan Business System Planning (BSP) yang dikembangkan oleh John Zachman, EAP mengambil pendekatan data sentris untuk perencanaan arsitektur untuk memberikan kualitas data, akses ke data serta kemampuan beradaptasi pada perubahan. Sebab itu, EAP sangat cocok untuk mendefinisikan arsitektur enterprise pada SIG yang harus mampu beradaptasi pada perubahan teknologi.
2
EAP diharapkan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan enterprise yang sering muncul dalam menganilisis kebutuhan sistem yang dibuat sebagai berikut. - Bagaimana ruang lingkup dan tujuan perencanaan enterprise? - Bagaimana kondisi organisasi saat ini? - Bagaimana fungsi bisnis organisasi saat ini? - Bagaimana arsitektur data, aplikasi dan teknologi yang ingin dicapai? - Bagaimana rencana implementasinya? Tujuan Tujuan penelitian ini adalah mendefinisikan kebutuhan arsitektur untuk penggunaan informasi dalam mendukung proses bisnis dan rencana untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor menggunakan EAP. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari penelitian ini sebagai berikut. a Data yang disajikan berupa hasil wawancara dengan pihak Dinas Pendidikan Kota Bogor. b Proses analisis menggunakan metode EAP, yang terdiri dari empat tahap yaitu tahap inisiasi perencanaan, tahap pendefinisian kondisi enterprise saat ini, tahap pendefinisian kondisi enterprise di masa depan dan tahap perencanaan implementasi. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberi Gambaran lengkap bagi para perencana dan pemilik bisnis dalam melakukan implementasi teknis perancangan Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Diharapkan pula dapat memberikan arah yang jelas di masa yang akan datang kepada Dinas Pendidikan untuk bermigrasi saat implementasi sistem.
TINJAUAN PUSTAKA Arsitektur Enterprise Enterprise adalah sebuah organisasi atau sub-aktivitas yang dasarnya didefinisikan oleh tujuan umum, proses dan sumber daya organisasi. Enterprise termasuk keseluruhan organisasi di sektor publik, privat atau non-profit, bagianbagian dari sebuah organisasi seperti unit bisnis, program-program dan sistemsistem atau bagian dari banyak organisasi seperti konsorsium dan rantai pasokan. Arsitektur enterprise adalah suatu manajemen dan yang dikhususkan untuk meningkatan hasil dari enterprise dengan memungkinkan mereka untuk melihat diri mereka dalam hal holistic dan terintegrasi dari pandangan arah strategis mereka, praktek bisnis, arus informasi, dan sumber daya teknologi. (Bernard, 2012). Zachman Framework Zachman Framework (ZF) adalah skema, persimpangan antara dua klasifikasi sejarah yang telah digunakan selama ribuan tahun. Pertama adalah dasar-dasar komunikasi yang ditemukan di interogatif primitif: What, How, Where, Who, When, dan Why. Kedua berasal dari reifikasi, yaitu suatu proses di mana hasil rekayasa atau abstraksi yang lama kelamaan dianggap sebagai
3
kebenaran dan kenyataan. Hasil dari reifikasi ide abstrak yang kemudian didalilkan oleh filsuf Yunani kuno yaitu : Identifikasi, Definisi, Representasi, Spesifikasi, Konfigurasi, dan Instansiasi (Zachman, 2008). Pada Tabel 1, ZF diGambarkan sebagai matriks 6x6 dengan interogatif komunikasi sebagai kolom dan transformasi reifikasi sebagai baris. Klasifikasi kerangka diwakili oleh sel yang terdiri dari persimpangan antara interogatif komunikasi dengan transformasi reifikasi. Enterprise Architecture Planning (EAP) EAP merupakan suatu pendekatan pembangunan arsitektur enterprise yang dibuat oleh Steven H. Spewak. Langkah-langkah dalam EAP memberikan panduan praktis dalam membuat arsitektur dari dua baris dan tiga kolom pertama Zachman Framework seperti Tabel 1 (Spewak, 1998). Tabel 1 EAP dalam Zachman Framework Identifikasi (Planner’s view)
What List of things important to the enterprise
How List of processes the enterprise performs Business process model
Where List of enterprise locations
Who Organization approaches
When Business master schedule
Why Business vision and mission
Logistic network
Organization chart
State/ transition diagram
Definisi (Business Owners’ Views)
Language, divergent, data model
Representasi (Architect’s View)
Convergent e/r model
Essential data flow diagram
Locations of roles
The viable system, use cases
Entity life History
Business strategies, tactics, policies, rules Business rule model
Spesifikasi (Designer’s View)
Data base design
Hardware, software distribution
Business rule design
Physical storage design
Network architecture, protocols
User Interface, security design Screens, security coding
Control structure
Konfigurasi (Bulder’s View)
System design, program structure Detailed program design
Timing definitions
Instansiasi (Enterprise’s View)
Converted data
Executable programs
Communicati ons facilities
Trained people
Business events
Rule specification program logic Enforced rules
EAP terdiri dari tujuh komponen yang dibagi menjadi empat tahapan, yaitu : tahap inisiasi perencanaan, tahap identifikasi kondisi enterprise saat ini, tahap
Gambar 1 Tahapan EAP
pendefinisian arsitektur yang ingin dituju di masa mendatang, dan pembuatan renana implementasi. EAP adalah proses mendefenisi bukan mendisain, sehingga
4
EAP tidak mendisain sistem, data base atau jaringan. Desain dan pekerjaan implementasi diprakarsai setelah proses pendefenisian EAP telah selesai. Tahapan EAP diGambarkan pada Gambar 1.
METODE PENELITIAN Proses pendefinisian dengan menggunakan metodologi EAP terdiri dari 4 tahapan dan dimulai berurutan dari atas ke bawah seperti yang ada pada Gambar 1. Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan Pada tahap 1 dilakukan inisiasi perencanaan untuk mempersiapkan segala sesuatu sebelum memulai kegiatan inti EAP dengan harapan proses pembangunan SI Disdik Bogor dapat terarah dengan sangat baik. Tahapan ini sebagai landasan untuk tahapan pengerjaan berikutnya. Tahap inisiasi mengikuti beberapa tahap berikut. - Identifikasi lingkup enterprise dan tujuan EAP. Pada tahap ini ditentukan apakah analisis kebutuhan sistem meliputi keseluruhan area suatu organisasi atau hanya sebagian saja. - Pendefinisian visi Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor (SI Disdik Bogor) yang diturunkan dari visi dan misi Dinas Pendidikan Kota Bogor. - Pengadopsian metologi dan tools yang digunakan dalam langkah-langkah EAP. EAP memberikan keleluasaan penggunaan metodologi dan tools sepanjang tidak menyalahi sifat utama EAP. Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini Pemahaman kondisi enterprise saat ini dilakukan melalui wawancara pada enterprise yaitu Dinas Pendidikan Kota Bogor. Wawancara bertujuan untuk mengamati dan mencatat hal-hal penting yang mempengaruhi proses informasi dan bisnis dalam enterprise. Pada tahap ini ada dua komponen yang di analisis yaitu permodelan bisnis dan kondisi sistem dan teknologi saat ini. a
Pemodelan Bisnis Pemodelan bisnis adalah proses untuk menyusun suatu dasar pengetahuan tentang aktifitas bisnis dan informasi yang digunakan dalam melakukan aktifitas bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis ini adalah untuk menyediakan dasar pengetahuan yang lengkap dan menyeluruh yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasi SI Disdik Bogor. Ada 4 tahapan untuk memodelkan bisnis. - Dokumentasi struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor. - Identifikasi dan definisi fungsi bisnis yang terjadi di Dinas Pendidikan menggunakan Value Chain Michael Porter. - Dekomposisi fungsi bisnis Dinas Pendidikan, dan pengelompokan hasil dekomposisi tersebut menggunakan four-stage life cycle. - Pemetaan hasil dekomposisi fungsi ke dalam struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor.
5
b
Kondisi Sistem dan Teknologi Saat Ini Sistem dan teknologi saat ini bertujuan untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh Dinas Pendidikan Kota Bogor saat ini serta menyediakan suatu acuan untuk migrasi dalam jangka panjang. Sedangkan yang harus dihasilkan pada fase ini disebut dengan Information Resource Catalog (IRC) yang juga disebut ensiklopedia sistem atau inventory sistem. IRC menyediakan referensi untuk definisi dan deskripsi semua sistem aplikasi, data (input, output dan fail/basis data) serta platform teknologi (hardware, software dan komunikasi). Setelah didapatkan informasi seluruh aplikasi yang dipakai dalam organisasi, dilakukan peninjauan dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis dengan memetakannya ke dalam matriks. Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai Pada tahap 3 ada tiga komponen yang dianalisis yaitu arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. a Arsitektur Data Arsitektur data mendefinisikan jenis data utama yang dibutuhkan untuk mendukung aktifitas bisnis. Arsitektur data terdiri dari definisi entitas-entitas data, relasi antar entitas, serta hubungan antara entitas data dengan fungsi bisnis yang dilayani oleh entitas-entitas tersebut. Langkah-langkah dalam mendefinisikan arsitektur data seperti berikut. - Pendaftaran entitas data potensial. - Perancangan diagram konteks sistem informasi yang akan dibuat. - Pendefinisian aliran data dan proses yang terjadi dalam sistem dengan diagram alir data. - Pendefinisian setiap proses bisnis dan entitas dengan Entity Relationship Diagram. b Arsitektur Aplikasi Arsitektur aplikasi mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data yang telah dihasilkan oleh arsitektur data dan mendukung fungsi bisnis. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem informasi yang terintegrasi sehingga hanya ada satu aplikasi yang akan dihasilkan yaitu SI Disdik Bogor. Selanjutnya SI Disdik Bogor terbagi-bagi menjadi beberapa modul yang mengelola data dan menyediakan informasi kepada pengguna sistem. Ada 5 tahap untuk pendefinisian modul. - Pendaftaran kandidat modul yang mendukung SI Disdik Bogor. - Pendefinisian modul ke dalam Tabel. - Analisis modul terhadap fungsi bisnis Dinas Pendidikan. - Analisis dampak dari aplikasi yang ada saat ini di Dinas Pendidikan dengan modul yang dibuat di masa depan dan dirangkum dalam Tabel. c Arsitektur Teknologi Arsitektur teknologi mendefinisikan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan untuk modul yang mengelola data dan mendukung fungsi bisnis SI Disdik Bogor. Ada 4 tahap untuk membuat arsitektur teknologi. - Identifikasi prinsip-prinsip teknologi dan platform.
6
- Pendefinisiaan platform dan distribusi. - Relasikan platform teknologi dengan modul dan fungsi bisnis. - Distribusikan arsitektur teknologi. Tahap 4 : Rencana Implementasi Pada tahap ini dilakukan rencana implementasi SI Disdik Bogor (Implementation/Migration Plans). Ada 2 tahap untuk merencanakan implementasi sistem. − Penentuan urutan-urutan modul yang dibangun. − Penentuaan strategi migrasi terhadap akuisisi platform teknologi.
PEMBAHASAN Tahap 1 : Inisiasi Perencanaan a Lingkup Enterprise dan Tujuan Aplikasi Dinas Pendidikan menurut Peraturan Daerah Kota Bogor Nomor 3 tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah dalam Kota Bogor memiliki tugas pokok melaksanakan sebagian urusan di bidang pendidikan. Ada 6 kecamatan yang termasuk dalam cakupan Dinas Pendidikan Kota Bogor, yaitu Kecamatan Bogor Utara, Kecamatan Bogor Selatan, Kecamatan Bogor Tengah, Kecamatan Bogor Timur, Kecamatan Bogor Barat dan Kecamatan Tanah Sareal. Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah satuan pendidikan yang terbagi kedalam 2 kelompok yaitu Pendidikan Formal yang terdiri dari Pendidikan Dasar (SD dan SMP), Pendidikan Menengah (SMA dan SMK) serta Pendidikan Non Formal yang terdiri dari Keaksaraan Fungsional (SKK tingkat dasar dan SKK Keaksaraan Usaha Mandiri), Program Kesetaraan (Paket A, Paket B dan Paket C), PAUD Non Formal (Kober, SPS, dll), Taman Bacaan Masyarakat (TBM), Pusat Kegiatan Belajar Masyarakat (PKBM), Kursus/Keterampilan Hidup dan Sanggar Kegiatan Belajar (SKB). Penelitian ini mencakup data Pendidikan Formal dan Pendidikan Non Formal. Sesuai tugas dan fungsi pokok Dinas Pendidikan tersebut maka analisis kebutuhan SI Disdik Bogor ini bertujuan untuk menyediakan rekomendasi kepada enterprise untuk mengimplementasikan sistem informasi yang interaktif dan dinamis yang mendukung pelaksanaan fungsi bisnis Dinas Pendidikan Kota Bogor dan dapat menampilkan data-data geografis pendidikan. Fungsi bisnis yang dimaksud antara lain kegiatan administrasi, keuangan, sumber daya manusia dan pengolahan data. b Visi Pengembangan Sistem Informasi Geografis Visi Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah terwujudnya masyarakat Kota Bogor yang cerdas dan terampil. Dari visi tersebut terkandung dua makna penting yaitu cerdas dan terampil. Terdapat tiga komponen kecerdasan yang ingin dan akan dibangun oleh Dinas Pendidikan Kota Bogor yaitu kecerdasan sosial, intelektual dan kenestesis. Selain itu, Dinas Pendidikan Kota Bogor mempunyai cita-cita untuk mewujudkan masyarakat Kota Bogor yang terampil. Terampil mengandung pengertian bahwa masyarakat Kota Bogor akan memiliki kompetensi yang cakap, mampu dan cekatan di dalam menyelesaikan tugas dan pekerjaannya untuk mewujudkan pertumbuhan ekonomi kota terutama di sektor
7
perdagangan. Untuk mewujudkan visi tersebut, dirumuskan 3 misi Dinas Pendidikan Kota Bogor. - Menuntaskan wajib belajar 12 tahun. - Meningkatkan kualitas dan relevansi pendidikan. - Meningkatkan kualitas sumber daya dinas pendidikan Kota Bogor dalam upaya mewujudkan tata layanan pendidikan yang baik. Berdasarkan visi dan misi enterprise tersebut, maka visi dari SI Disdik Bogor yang dikembangkan adalah menjadi pusat layanan informasi Dinas Pendidikan di Kota Bogor yang interaktif dan dinamis dalam rangka mewujudkan visi Dinas Pendidikan Kota Bogor. Tahap 2 : Kondisi Enterprise Saat Ini Kondisi enterprise saat ini didapatkan dengan melakukan survey terhadap pihak Dinas Pendidikan Kota Bogor. Sebelum melakukan survey penelitian, penulis harus memenuhi prosedur kelengkapan dokumen yaitu surat pengantar dari IPB serta surat pengantar dari Kepala Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik Kota Bogor yang semuanya ada pada Lampiran 12 dan Lampiran 13. Setelah mendapatkan surat dari kantor kesatuan bangsa maka penulis mendapat surat perijinan survey di Dinas Pendidikan yang dikeluarkan oleh Dinas Pendidikan Kota Bogor di Lampiran 14. a Pemodelan Bisnis Awal 1 Struktur Organisasi Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor pada Gambar 2 sebagaimana diatur dalam Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 tahun 2010 Pasal 2 terdiri dari : • Kepala Dinas
Gambar 2 Struktur organisasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
8
• Sekretariat membawahkan: a Sub Bagian Umum dan Kepegawaian b Sub Bagian Keuangan c Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan • Bidang Pendidikan Dasar membawahkan: a Seksi Kurikulum b Seksi Kesiswaan c Seksi Bina Profesi • Bidang Pendidikan Menengah membawah-kan: a Seksi Kurikulum; b Seksi Kesiswaaan; c Seksi Bina Profesi; • Bidang Sarana dan Prasarana membawahkan: a Seksi Sarana Prasarana Pendidikan dasar b Seksi Sarana Prasarana Pendidikan Menengah • Bidang Pendidikan Non Formal dan Informal membawahkan: a Seksi Pendidikan Anak Usia Dini b Seksi Pendidikan Kesetaraan c Seksi Kursus dan Kelembagaan • UPTD Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) yang terdiri dari Kepala UPTD dan Sub Bagian Tata Usaha 2 Fungsi Bisnis Saat ini Visi Dinas Pendidikan Kota Bogor adalah terwujudnya masyarakat Kota Bogor yang cerdas dan terampil. Demi mewujudkan visi dinas pendidikan dan berdasarkan konsep Value Chain, maka fungsi bisnis Dinas Pendidikan kota Bogor dapat dikelompokkan ke dalam kegiatan utama (Primary Activities) dan kegiatan pendukung (Support Activities). Kegiatan utama Dinas Pendidikan Kota Bogor ada dua yaitu kegiatan operasional pendidikan non formal dan informal serta kegiatan operasional sarana dan prasarana pendidikan formal. Kegiatan pendukung Dinas Pendidikan Kota Bogor terdiri dari manajemen umum dan kepegawaian; manajemen keuangan; serta manajemen perencanaan dan pelaporan yang keseluruhannya akan mendukung kegiatan utama. Rantai nilai kegiatan kependidikan Dinas Pendidikan Kota Bogor ada di Gambar 3.
Gambar 3 Rantai nilai kegiatan Dinas Pendidikan Kota Bogor
9
3
Dekomposisi Fungsi dan Distribusi Fungsi pada Struktur Organisasi Setiap kegiatan utama dan pendukung dapat didekomposisikan ke dalam beberapa fungsi lagi secara lebih terperinci. Fungsi – fungsi yang didapat berdasarkan Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 tahun 2010. Pada penelitian ini dekomposisi fungsi tidak menunjukkan urutan pengerjaan atau pun urutan proses karena menggunakan data yang berbeda dan terletak di unit organisasi yang berbeda. Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan kegiatan pendukung menghasilkan 39 fungsi dapat dilihat pada Lampiran 1. Setiap fungsi tersebut dipetakan ke dalam analisis siklus hidup sumber daya (resource life cycle) yang terdiri dari tahapan kebutuhan, akuisisi, pengelolaan dan disposisi guna melengkapi dan memastikan kelengkapan dekomposisi dalam suatu area fungsi. Hasil pemetaan fungsi ke dalam analisis siklus sumber daya pada Dinas Pendidikan Kota Bogor ditunjukan pada Lampiran 2. Untuk melihat keterlibatan unit-unit organisasi dalam setiap fungsi/proses bisnis, maka dibuat matriks pemetaan fungi bisnis terhadap unit organisasi pada Lampiran 3. Setiap sel diisi dengan tingkat keterlibatan dan tanggung jawab organisasi terhadap fungsi. Penanda “1” untuk tingkat keterlibatan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan, penanda “2” untuk tingkat keterlibatan penuh tetapi tidak dengan tanggung jawab pengambilan keputusan, dan penanda “3” untuk tingkat keterlibatan terbatas. b Sistem dan Teknologi Saat Ini 1 Sarana dan Prasarana Penunjang Sarana prasarana penunjang teknologi informasi yang dimiliki Dinas Pendidikan Kota Bogor, berdasarkan kondisi akhir bulan Desember 2010 pada RENSTRA Dinas Pendidikan Kota Bogor, dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 2 Sarana dan prasarana penunjang teknologi informasi Kondisi Rusak/ No Jenis Sarana Prasarana Jumlah Baik Kurang Baik 1 Komputer 37 36 1 2 Laptop 9 9 3 18 16 2 Printer 4 1 1 Scaner 5 Telpon/Fax 4 4 6 Jaringan Internet 1 1 7 Mesin Tik 1 1 8 Mesin Hitung Manual 9 2 2 Infokus Berdasarkan Tabel 3 Dinas Pendidikan Kota Bogor hanya memiliki satu jaringan internet yaitu jaringan internet yang dipasang di sub bagian perencanaan dan pelaporan. Bagian lain yang ingin mengakses internet harus memiliki modem sendiri. Hasil wawancara dengan staf bagian perencanaan dan pelaporan didapatkan bahwa komputer dan laptop yang ada di Dinas Pendidikan 70% -nya sudah
10
menggunakan Windows 7 sebagai Operating System (OS), 20% menggunakan Windows Vista sisanya menggunakan Windows XP dan OS lainnya. Setiap OS yang ada didukung dengan RAM maksimal 2 GB dan harddisk maksimal 2 TB. Kondisi komputer dan laptop yang sedemikian rupa dapat mendukung semua aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan. 1 Koleksi Aplikasi Berdasarkan hasil wawancara dengan staf Dinas Pendidikan, ada 6 aplikasi utama yang digunakan oleh Dinas Pendidikan, yaitu Dapodik, PAS, Padati Web, NUPTK, NISN, dan NPSN. Deskripsi aplikasi ada pada Lampiran 4. 2 Dukungan Aplikasi terhadap Fungsi Bisnis Untuk meninjau dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis, dilakukan pemetaan antara koleksi aplikasi dengan fungsi bisnis yang dijalankan. Matriks hasil pemetaan tersebut dapat dilihat pada Lampiran 8. Tahap 3 : Kondisi yang Ingin Dicapai a Arsitektur Data Tahap pertama yang dilakukan pada arsitektur data adalah melakukan pendaftaran kandidat entitas data potensial pada Tabel 4. Entitas data potensial tersebut kemudian dimodelkan dengan Entity Relationship Diagram pada Lampiran 5. Ada 16 entitas data dan 14 relasi yang teridentifikasi. Tabel 3 Kandidat entitas data potensial Fungsi Bisnis Operasional Pendidikan Formal dan Non Formal
Operasional Sarana dan Prasarana Pendidikan Formal Manajemen Kepegawaian
Manajemen Keuangan Manajemen Perencanaan dan Pelaporan
Kandidat Data SD SMP SMA Sarana Prasarana PNF PNF NISN NPSN Hasil UN Koordinat sekolah Sarana Prasarana PF NUPTK Gaji & Tunjangan Surat Jabatan Transaksi Laporan Fail
Supaya hubungan antara proses bisnis dengan aliran data terdefinisi, maka dibuat diagram alir data dengan membuat diagram konteks sistem pada Lampiran 6 dan selanjutnya di pecah ke dalam DFD level 1 pada Lampiran 7. b Arsitektur Aplikasi Analisis ini menghasilkan satu sistem yang terintegrasi yang terbagi ke dalam beberapa modul. Masing-masing modul itu mengelola proses bisnis serta entitas data yang telah dihasilkan pada tahap sebelumnya.
11
1
Kandidat modul Hasil identifikasi menghasilkan 9 kandidat modul. Daftar kandidat modul yang diperlukan dapat dilihat dalam Tabel 4. 2 Hubungan Modul dengan Fungsi bisnis Pada dasarnya seluruh modul yang ada telah mendukung seluruh fungsi bisnis yang ada secara teknis. Untuk merencanakan program kerja operasional pendidikan misalnya staff dinas pendidikan dapat menggunakan data yang telah disediakan oleh modul pemetaan sekolah. Untuk manajemen pelaporan maka modul pelaporan telah menyediakan fungsi yang cukup lengkap untuk mengunduh dan meng-upload laporan yang ada. Modul penggajian berguna untuk membantu manajemen kepegawaian alam mengelola gaji pegawai, sementara fungsi fungsi lain sudah disediakan dalam modul pendataan pegawai. Modul administrasi keuangan digunakan dalam Tabel 4 Kandidat modul No. 1.
Modul Modul pendataan PF
2.
Modul pendataan PNF
3.
Modul pemetaan sekolah
4.
Modul penggajian
5.
Modul administrasi keuangan
6.
Modul pelaporan
7. 8.
Modul pendataan pegawai Modul pendataan surat
9.
Modul evaluasi pendidikan
Deskripsi Modul Modul untuk merekam data-data pendidikan formal yaitu SD, SMP dan SMA serta merekam sarana dan prasarana pendidikan formal Modul untuk merekam data-data pendidikan non formal dan sarana prasarana PNF Modul untuk menampilkan data geografis sekolah yang dinamis dan interaktif. Modul untuk merekam data gaji dan tunjangan staff dinas, dan membayarkan gaji secara otomatis ke dalam rekening staff dinas. Modul untuk merekam seluruh penerimaan dan pengeluaran yang terjadi dalam dinas pendidikan Modul untuk mencetak laporan-laporan yang diperlukan di lingkup dinas pendidikan. Modul untuk merekam seluruh data pegawai Modul untuk merekam seluruh surat masuk dan keluar di Dinas Pendidikan Kota Bogor Modul yang menampilkan hasil resume dan statistik pendidikan dalam bentuk grafis yang menarik.
manajemen keuangan Dinas Pendidikan. 3 Analisis Dampak Tahap selanjutnya adalah menganalisis dampak aplikasi yang telah dimiliki oleh Dinas Pendidikan saat ini dengan aplikasi yang direncanakan di masa mendatang. Pada tahap ini dianalisis aplikasi yang telah ada sebelumnya apakah akan dipertahankan, diperbaharui, diganti, dimodifikasi atau merupakan pengembangan baru. Hasil analisis dampak dapat dilihat pada Tabel 5.
12
c 1
Arsitektur Teknologi Prinsip dan Kandidat Platform Teknologi Langkah pertama dalam mendefinisikan arsitektur teknologi adalah mendefinisikan prinsip dan landasan teknologi yang akan digunakan, yang meliputi aspek data, perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan. Hasilnya Tabel 5 Analisis dampak arsitektur aplikasi terhadap sistem legacy
No.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
Sistem Legacy
Modul
Modul pendataan PF Modul pendataan PNF Modul pemetaan sekolah Modul penggajian Modul administrasi keuangan Modul pelaporan Modul pendataan pegawai
Modul pendataan surat Modul evaluasi pendidikan
Dipertahankan Diperbaharui Dimodifikasi Diganti
Analisis Dampak
Keterangan (Alasan/Proyeksi)
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru
-
Pengembangan baru Pengembangan baru
NUPTK
X
PAS, Dapodik
X
Pengembangan baru Pengembangan aplikasi legacy dengan menggunakan basis data yang ada dan memodifikasinya, menambahkan data-data administrasi pegawai yang dibutuhkan, serta membuat fungsi-fungsi yang baru untuk mengolah data tersebut Pengembangan baru Pengembangan aplikasi legacy dengan menggabungkan data kedua aplikasi, sehingga diperolah statistik dengan rumus-rumus tertentu.
definisinya dijabarkan dalam Lampiran 9. Identifikasi prinsip dan kandidat platform teknologi ini perlu mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini. - Kondisi geografis Dinas Pendidikan. Dengan kondisi geografis yang relatif lebih baik jika dibandingkan dengan wilayah lainnya di kawasan Jabodetabek, maka Kota Bogor mempunyai potensi menjadi tujuan utama bermukim para pekerja di DKI Jakarta, serta tujuan wisata penduduk DKI Jakarta dan sekitarnya. Hal ini berimplikasi terhadap pertumbuhan penduduk sebagai akibat dari tingginya arus migrasi terutama urbanisasi yang terjadi setiap tahun. Dengan pertumbuhan atau penambahan penduduk tersebut, berdampak terhadap peningkatan penyediaan layanan pendidikan yang setiap tahun harus disediakan oleh Pemerintah Kota Bogor dalam hal ini adalah Dinas Pendidikan Kota Bogor. Tidak hanya di Kota Bogor, tetapi di beberapa tempat di Indonesia
13
arus urbanisasi yang tinggi ini sering kali menimbulkan permasalahan yang kompleks. Khususnya di bidang pendidikan, permasalahan ini menjadi tantangan kedepan Dinas Pendidikan Kota Bogor terutama di dalam menyediakan layanan pendidikan yang terjangkau dan berkualitas. - Anggaran pendidikan. Selama ini anggaran pemerintah yang berasal dari multi sumber yang dialokasikan untuk pembangunan pendidikan di Kota Bogor jumlahnya dari tahun ketahun belum sesuai dengan yang direncanakan sehingga belum sepenuhnya dapat menjawab kebutuhan. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan anggaran yang dimiliki oleh pemerintah sehingga dengan sangat terpaksa pemerintah pun melakukan skala prioritas pembangunan untuk memenuhi kebutuhan khususnya untuk sektor pendidikan. - Infrakstruktur TIK yang telah dimiliki sebelumnya. Perangkat TIK yang sudah dimiliki sebelumnya diupayakan dapat dioptimalkan pemanfaatannya sehingga dapat menekan alokasi biaya pengadaan bagi perangkat TIK. 2 Distribusi Data dan Aplikasi Tahap selanjutnya yaitu memodelkan pendistribusian data dan aplikasi secara konseptual. Pertama kali diidentifikasi hubungan antara entitas data dengan lokasi bisnis yang dirujuk dalam Lampiran 10 dengan menandai “X” pada entitas data dan lokasi bisnis yang saling berhubungan. Selanjutnya dicari hubungan antara kandidat aplikasi dengan lokasi bisnis yang dirujuk dalam Lampiran 11. Tujuannya untuk menentukan cara dalam mendistribusikan aplikasi dan data serta untuk mendefinisikan landasan teknologi yang akan menjadi lingkungan bagi aplikasi-aplikasi dan data yang mendukung bisnis. 3 Konfigurasi Platform Teknologi Tahap terakhir adalah mendefiniskan konfigurasi untuk landasan teknologi. Konfigurasi ini terdiri dari workstation konseptual, jaringan enterprise konseptual, serta arsitektur sistem bisnis yang merupakan teknologi yang mengimplementasikan dan menjaga aplikasi dan basis data dari enterprise.
Gambar 4 Worsktation konseptual Dinas Pendidikan Kota Bogor
14
Workstation konseptual merupakan sebuah fasilitas yang digunakan untuk mengakses data secara langsung atau menyediakan data bagi aplikasi-aplikasi atau pengguna lainnya. Sebuah workstation terdiri dari lokasi penyimpanan dan kompartemen-kompartemen. Gambaran workstation konseptual Dinas Pendidikan Kota Bogor dapat dilihat pada Gambar 4. Akses pengguna pada aplikasi dilakukan melalui sebuah personal computer (PC) dekstop maupun laptop. Akses ini terpusatkan melalui jaringan Ethernet
Gambar 5 Worsktation jaringan enterprise konseptual TCP/IP ke komputer server untuk jaringan intranet menggunakan topologi local area network (LAN). Dinas Pendidikan Kota Bogor belum memiliki jaringan LAN, dan hanya memiliki satu jaringan internet dengan penggunaan wireless router yang akan dipertahankan dalam membentuk struktur workstation. Selanjutnya didefinisikan jaringan konseptual enterprise yang menghubungkan semua elemen-elemen workstation konseptual yang bisa dilihat pada Gambar 5. Arsitektur ini memuat keterhubungan dan akses dari pengguna melalui workstation melalui berbagai aplikasi untuk mengelola dan mendapatkan data. Selanjutnya adalah mendefinisikan arsitektur sistem bisnis dengan merujuk Tabel 6 Arsitektur sistem bisnis
15
fungsi utama dari akses oleh pengguna ke aplikasi-aplikasi bisnis. Spewak menyarankan lima fungsi utama berikut ini. - Operational information update, untuk membuat, mengubah atau menghapus data operasional secara interaktif. - Operational information inquiry, agar aplikasi dapat mengakses data secara interaktif dan menampilkan data dalam format yang diminta. - Operational report review, membantu pengguna untuk melihat dan memeriksa pelaporan. - Ad-hoc information review, untuk mengakses data ad-hoc dari enterprise. - Business rules inquiry/update, untuk melakukan konfigurasi sistem bisnis. Pendefinisian arsitektur sistem bisnis ini dapat dilihat pada Tabel 6. Tahap 4 : Rencana Implementasi 1 Prioritas Modul terhadap Konsistensi Data Aktifitas pertama yang dilakukan adalah memetakan aplikasi dengan entitas data pada Tabel 7. Matriks harus ditata ulang sedemikian rupa sehingga penanda “C” terletak pada diagonal matriks dari kiri atas ke kanan bawah. Penanda tersebut menunjukkan bahwa aplikasi yang berada pada urutan teratas akan menyediakan data bagi aplikasi di bawah urutan diagonalnya sehingga urutan implementasinya dikerjakan secara berurutan dari atas ke bawah. Tabel 7 Pemetaan aplikasi terhadap entitas data
Dari matriks hasil analisis tersebut ada 4 proyek yang bisa dilakukan secara terpisah yaitu : - Proyek A: terdiri dari empat modul utama dan bisa diimplementasikan secara bertahap yaitu : - Modul pendataan PF - Modul pendataan PNF - Modul pemetaan sekolah - Modul evaluasi pendidikan - Proyek B: terdiri dari empat modul yang mengelola kegiatan pendukung yang terdiri dari :
16
- Modul pendataan pegawai - Modul administrasi keuangan - Modul pelaporan - Modul penggajian - Modul pendataan surat 2 Analisis Aplikasi terhadap Kebutuhan Bisnis Spewak mencatat 4 faktor bisnis krusial yang perlu dipertimbangkan dalam penyusunan rencana implementasi dan migrasi, yaitu : - Demand, yakni derajat kebutuhan organisasi terhafap suatu jenis aplikasi. - Risk, yaitu peluang untuk mencapai sukses. - Potential benefit, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang memiliki tingkat payback tinggi. - Organizational Impact, yaitu pemberian prioritas terhadap aplikasi yang tidak berdampak ekstrem terhadap kondisi organisasi, dimana Tabel 8 Penilaian aplikasi terhadap faktor bisnis
membutuhkan manajemen yang kompleks. Masing-masing aplikasi diberi penilaian terhadap keempat faktor tersebut dan diberi nilai 1-4 dengan skala penilaian bersifat relatif. Aplikasi dengan nilai lebih besar mendapat prioritas lebih dibanding aplikasi lainnya. Penilaian aplikasi ini ada pada Tabel 8. Pada Tabel 8 penilaian aplikasi terbagi menjadi dua bagian yaitu bagian atas dan bagian bawah yang dipisahkan oleh garis putus-putus. Bagian atas berisi tahapan-tahapan pada proyek A dan bagian bawah berisi tahapan-tahapan pada proyek B. 3 Strategi migrasi Dinas Pendidikan Kota Bogor hanya memiliki dua aplikasi yang dapat diakses langsung dari server pusat kemdikbud, yaitu aplikasi Dapodik dan PAS. Kedua aplikasi ini hanya menyediakan data kependidikan tetapi tidak untuk menampilkan rangkuman kependidikan. Oleh sebab itu data yang diambil dari kedua aplikasi yang berupa fail excel ini harus dikembangkan lebih lanjut oleh Dinas Pendidikan Kota Bogor di dalam mengembangkan sistem informasi yang independen, namun tetap menjaga kekonsistenan datanya serta up to date.
17
Harus diperhatikan pula bagaimana akuisisi platform teknologi yang akan digunakan untuk bermigrasi terhadap sistem yang baru untuk melihat dampak migrasi terhadap aplikasi legacy. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9 Kebutuhan akuisisi platform teknologi
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Penelitian ini telah menghasilkan analisis kebutuhan arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi yang cukup lengkap bagi enterprise. Hasil penelitian dapat disimpulkan sebagai berikut. a Model bisnis utama Dinas Pendidikan Kota Bogor terdiri dari lima areal fungsi yang terdiri dari dua fungsi kegiatan utama dan tiga fungsi kegiatan pendukung. Secara keseluruhan terdapat 39 fungsi bisnis untuk seluruh unit organisasi yang terdiri dari 26 unit. b Sebuah katalog aplikasi. c Arsitektur data, yang terdiri dari 16 entitas data potensial dan didokumentasikan dalam: daftar entitas data, sebuah entity relational diagram, sebuah diagram konteks dan DFD level 1. d Arsitektur aplikasi, yang terdiri dari satu sistem informasi dan 9 modul yang ada di dalamnya. Ada 7 modul yang merupakan pengembangan baru dan 2 aplikasi yang membutuhkan modifikasi dari aplikasi legacy. e Arsitektur teknologi, yang terdiri dari tabel identifikasi dan definisi platform teknologi, distribusi landasan teknologi dengan aplikasi dan fungsi bisnis, konfigurasi teknologi serta arsitektur bisnis. f Rencana Implementasi yang menjelaskan urutan pengimplementasian aplikasi dengan memperhatikan kekonsistenan data dan kebutuhan bisnis serta proses migrasi dengan mempertimbangkan platform teknologi. Saran Perencanaan implementasi pada penelitian ini tidak mengestimasi penggunaan sumber daya yang akan digunakan sehingga belum direncanakan anggaran yang dibutuhkan serta estimasi waktu pengerjaan sistem yang dibutuhkan. Hal ini hendaknya dilengkapi oleh enterprise jika ingin mengimplementasikan sistem.
18
DAFTAR PUSTAKA Arifiyanto, Wahyu Adi. 2009. Pembuatan Rencana Strategis Pengimplementasian E-Goverment Sektor Layanan Publik Berbasis Enterprise Architecture Planning (Studi Kasus : Pemerintah Kabupaten Kutai Barat) [skripsi]. Bandung (ID) : Institut Teknologi Bandung. Bernard, A. Scott. 2010. An Introduction An Introduction To Enterprise Architecture: Second Edition. US : AuthorHouse. Dimyati, M Yamin. 2008. Arsitektur Informasi Perusahaan Menggunakan Zachman Framework Studi Kasus Fungsi Penataan Data & Pemetaan Jaringan (GIS/AM/FM) Pada Perusahaan Listrik. E-Indonesia Initiative 2008. Vol (1) : 1 – 6. Dinas Pendidikan Kota Bogor. 2012. Profil Pendidikan 2012. Bogor (ID) : Dinas Pendidikan Kota Bogor. Pemerintah Kota Bogor. 2010. Lembaran Daerah Kota Bogor Tahun 2010 Nomor 1 Seri D Peraturan Daerah kota Bogor Nomor 3 Tahun 2010 tentang Organisasi Perangkat Daerah. Pemerintah Kota Bogor. 2010. Peraturan Walikota Bogor Nomor 35 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Tata Kerja dan Uraian Tugas Jabatan Struktural Di Lingkungan Dinas Pendidikan. Porter, Michael E. 1998. Competitive Advantage : Creating and Sustaining Superior Performance. New York (US): Simon & Schuster Inc. Dinas Pendidikan Kota Bogor. 2012. Rencana Strategis (RENSTRA) Dinas Pendidikan Kota Bogor Tahun 2012 – 2014 sebagai Revisi RENSTRA Tahun 2010- 2014. Bogor (ID): Dinas Pendidikan Kota Bogor. Shelly G.B., Rosenblatt H.J. 2010. System Analysis and Design. Course Technology, Engage Learning. Simamora, Riko Harapta. 2006. Sistem Informasi Dinas Pendidikan Berorientasi Objek dan Berbasis Web (Studi Kasus Kota Tanjung Pinang Kepulauan Riau) [skripsi]. Bogor (ID) : Institut Pertanian Bogor. Spewak, S.H. 1992. Developing Blueprint for Data, A9pplications, Technology: Enterprise Architeture Planning. John Wilcy & Sons. Zachman John A. 1987. A framework for Information Systems Architecture. IBM Systems Journal. 26 -3. http://zachman.com.
19
Lampiran 1 Dekomposisi fungsi kegiatan utama dan pendukung Dinas Pendidikan Kota Bogor
Kegiatan 1 Operasional Pendidikan Formal dan Non Formal
2
3.
Sarana dan Prasarana Pendidikan Formal
Manajemen Umum dan Kepegawaian
Dekomposisi Fungsi 1.1 Proses perencanaan program kerja pendidikan 1.2 Proses pengkajian dan perumusan kebijakan teknis 1.3 Proses pengkajian dan perumusan bahan kebijakan teknis operasional Proses pengkajian bahan fasilitasi 1.4 1.5 Proses penyusunan SOP dan SPM pendidikan 1.6 Proses penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis Proses pelaksanaan kebijakan teknis 1.7 operasional 1.8 Proses monitoring, evaluasi dan pelaporan Proses pengumpulan, pengolahan dan 1.9 analisa data 1.10 Proses pengelolaan administrasi kegiatan Proses perencanaan program kerja 2.1 sarana dan prasarana Proses pengkajian dan perumusan 2.2 kebijakan teknis sarana dan prasarana Proses pengkajian kebutuhan sarana dan 2.3 prasarana dikdas dan dikmen Proses penyusunan SOP dan SPM 2.4 sarana dan prasarana Pengkajian dan perumusan kebijakan 2.5 teknis operasional sarana dan prasarana Proses penyiapan bahan perumusan 2.6 kebijakan teknis sarana dan prasarana Proses penyiapan kebutuhan sarana dan 2.7 prasarana Pengawasan terhadap pemenuhan 2.8 Standar Nasional sarana dan prasarana Pengawasan pendayagunaan bantuan 2.9 sarana dan prasarana serta pengawasan buku pelajaran 2.10 Proses monitoring, evaluasi dan pelaporan 2.11 Proses pengumpulan, pengolahan dan analisa data 3.1 Proses penyusunan rencana dan program kerja sub bagian umum dan
20
Kegiatan
4.
5.
Dekomposisi Fungsi kepegawaian 3.2 Proses penyusunan rencana kebutuhan barang 3.3 Proses pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan, kerumahtanggaan dan administrasi umum 3.4 Proses pengelolaan kebutuhan dan pemeliharaan perlengkapan gedung dan alat tulis Dinas 3.5 Pelaksanaan administrasi dan pelayanan kepegawaian 3.6 Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan Manajemen Keuangan 4.1 Proses penyusunan rencana dan program kerja bagian keuangan 4.2 Proses pengelolaan administrasi keuangan 4.3 Proses pembinaan satuan pemegang kas 4.4 Proses pelayanan keuangan 4.5 Proses penyusunan laporan realisasi keuangan dan Neraca Dinas 4.6 Proses pelaporan keuangan Manajemen Perencanaan dan 5.1 Proses penyusunan rencana dan Pelaporan program kerja lingkup Dinas 5.2 Proses penyiapan bahan penyusunan bidang perencanaan, monitoring dan evaluasi 5.3 Proses pelaksanaan pengumpulan dan pengelolaan data pendidikan 5.4 Proses pemuktakhiran dan validasi data 5.5 Proses penyusunan laporan kegiatan Dinas : LKPJ, LAKIP, LPPD, ILPPD 5.6 Proses penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPMJD) dan Rencana Kerja lingkup Dinas
21
Lampiran 2 Matriks pemetaan fungsi ke dalam siklus sumber daya
Kota Bogor
22
Lampiran 3 Pemetaan fungsi bisnis terhadap unit organisasi Dinas Pendidikan
Keterangan : Nomor fungsi dirujuk pada Lampiran 1
23
Lampiran 4 Dokumentasi aplikasi yang dipakai di Dinas Pendidikan Kota Bogor Nama Aplikasi Deskripsi
Unit Organisasi Pengguna Pengelola
Dapodik (Data Pokok Pendidikan) Merupakan sistem informasi yang berisikan data-data pendidikan dasar yang meliputi jenjang SD hingga SMP atau pun sederajat. Aplikasi ini merupakan aplikasi dari kementrian pendidikan yang diperuntukkan untuk seluruh Indonesia (nasional). Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Guru, siswa, masyarakat awam, staff pendidikan Satu operator di tiap sekolah, satu operator di tingkat kota (Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan) Output fail excel, halaman web Input manual, fail excel Penggunaan Batch dan Online Jaringan Internet Penyimpanan Server pusat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Data (Kemdikbud) dan PC/laptop yang terinstal aplikasi Dapodik Screen shoot
Waktu akses: 16 Agustus 2013 Alamat akses : http://pendataan.dikdas.kemdiknas.go.id Catatan
24
Nama Aplikasi Deskripsi
Padati Web (Pangkalan Data dan Informasi)
Unit Organisasi Pengguna Pengelola Output Input Penggunaan Jaringan Penyimpanan Data Screen shoot
Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan
Catatan
Merupakan sistem informasi yang berisi data-data sekolah yang berasal dari 6 kecamatan di Kota Bogor. Data sekolah tersebut meliputi Data Guru berdasarkan umur dan ijazah, Data Siswa berdasarkan jenis kelamin, agama dan umur, Data sarana dan prasarana sekolah, Data kurikulum yang digunakan oleh sekolah, Data laporan keuangan sekolah, serta data listrik dan bantuan yang ada di sekolah. Padati Web juga menampilkan data resume pendidikan Kota Bogor.
Staff Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Staff Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan fail excel, halaman web manual, fail excel Batch Intranet PC/laptop yang terinstal aplikasi Padati Web
Waktu akses : 16 Agustus 2013 Alamat akses : http://www.padatiweb.kemdiknas.go.id/ Semenjak UUD tahun 2010 Padati web sudah tidak dipakai secara online lagi karena adanya perubahan sistem di Kementerian Pendidikan. Aplikasi ini hanya digunakan untuk membantu meresume data pendidikan yang belum bisa dilakukan oleh aplikasi Dapodik dan PAS
25
Nama Aplikasi Deskripsi
Unit Organisasi Pengguna Pengelola Output Input Penggunaan Jaringan Penyimpanan Data Screen shoot
PAS (Program Aplikasi Sekolah) Sistem informasi yang berisi data-data sekolah yang berisikan datadata pendidikan menengah yang meliputi SMA dan SMK atau sederajat. Aplikasi ini merupakan aplikasi dari kemdikbud yang diperuntukkan untuk seluruh Indonesia (nasional). Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Guru, siswa, masyarakat awam, staff pendidikan Satu operator di tiap sekolah, satu operator di tingkat kota (Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan) fail excel, halaman web manual, fail excel Batch dan Online Internet Server pusat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) dan PC/laptop yang terinstal aplikasi Dapodik
Waktu akses : 10 September 2013 Alamat akses : http:// pendataan.dikmen.kemdikbud.go.id/ Catatan
26
Nama Aplikasi Deskripsi
Unit Organisasi Pengguna Pengelola Output Input Penggunaan Jaringan Penyimpanan Data Screen shoot
Catatan
NUPTK (Nomor Unik Pendidik Tenaga Kependidikan) Sistem informasi yang berisi nomor unik pendidik tenaga kependidikan di seluruh Indonesia yang berstatus aktif beserta profilnya. Setiap tenaga kependidikan memiliki nomor unik yang unik dan satu-satunya, maka harus berbeda dengan tenaga kependidikan yang lain. Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Guru dan tenaga kependidikan Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan fail excel manual, fail excel Batch dan Online Internet Server pusat Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) dan PC/laptop yang terinstal aplikasi Dapodik
Waktu akses : 16 Agustus 2013 Alamat akses : http://nuptk.kemdikbud.go.id Aplikasi NUPTK yang terbaru akan launching pada bulan Juni tahun 2013. Saat ini NUPTK masih diproses secara manual. Screen shoot di atas adalah rancangan sistem NUPTK yang paling baru
27
Nama Aplikasi Deskripsi Unit Organisasi Pengguna Pengelola Output Input Penggunaan Jaringan Penyimpanan Data Screen shoot
Catatan
Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) Merupakan form isian data nomor induk siswa nasional yang berupa fail excel Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Staf pendidikan di Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan, sekolah Staf pendidikan di Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan fail excel manual, fail excel Batch Di laptop/personal computer yang memiliki aplikasi ini
Waktu akses : 16 Agustus 2013 Alamat akses : http://nisn.data.kemdikbud.go.id Semenjak UUD tahun 2010 aplikasi online NISN di nonaktifkan, dan sampai sekarang masih dalam tahap pembuatan.
28
Nama Aplikasi Deskripsi Unit Organisasi Pengguna Pengelola Output Input Penggunaan Jaringan Penyimpanan Data Screen shoot
Catatan
Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) Merupakan form isian data nomor pokok sekolah nasional yang berupa fail excel Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan Staf pendidikan di Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan, sekolah Staf pendidikan di Sub Bagian Perencanaan dan Pelaporan fail excel manual, fail excel Batch Di laptop/personal computer yang memiliki aplikasi ini
Waktu akses : 16 Agustus 2013 Alamat akses : http://npsn.kemdikbud.go.id Semenjak UUD tahun 2010 aplikasi online NPSN di nonaktifkan, dan sampai sekarang masih dalam tahap pembuatan.
29
Lampiran 5 Entity relationship diagram Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor
30
Lampiran 6 Diagram konteks Sistem Informasi Dinas Pendidikan Statistik Pendidikan Fail PDF & Excel Rekap PNF Rekap PF Laporan Keuangan Data PF Data PNF Data Siswa Staff Dinas Pendidikan
Data Keuangan Data Pegawai Dinas Surat
1 Sistem Informasi Dinas Pendidikan
Pemetaan Sekolah
Biodata Siswa Siswa Historis Siswa
Data Guru & Staff Sekolah Profil Sekolah Guru & Staff Sekolah
Data Siswa Laporan Hasil UN Informasi Sekolah Rekap Siswa Rekap Guru
Publik
31
Lampiran 7 DFD level 1 Sistem Informasi Dinas Pendidikan Kota Bogor Data Hasil UN 18 2
Guru & Staff Sekolah : 1
Data NPSN 3
SD : 1
Data SD
Sarana Prasarana Sekolah
Data SMP
1.2
Data NISN Siswa
4
SMA : 1
6
Sarana Prasarana PF : 1
Data Sarana Prasarana PF Informasi Guru
Pendataan PF
Informasi Sekolah
16
11
Historis Siswa
NPSN
SMP : 1
Data SMA
Profil Sekolah Data Guru
15
NUPTK : 2
NISN
Rekap PF Data PNF Staff Dinas Pendidikan : 1
Staff Dinas Pendidikan : 2
Data Sarana Prasarana PNF
1.3 Rekap PNF
7
Pendataan PNF
10
Data PNF
Sarana Prasarana PNF : 1 PNF : 1
1.5
Penerimaan & Pengeluaran
Data Pemasukan dan Pengeluaran
Pendataan Keuangan
13
Transaksi
Data Gaji Pegawai 1.6 Penggajian
1.4
Info Pemetaan Sekolah
Publik
14
Gaji & Tunjangan
12
Koordinat Sekolah
Pemetaan Sekolah 19
Fail
Laporan Keuangan Rekap Pegawai Staff Dinas Pendidikan : 3
Guru & Staff Sekolah : 2
Fail unduhan
1.7
Slip Gaji Rekap Pendidikan Upload fail
Laporan
Rekap Guru dan staff sekolah Rekap Siswa Rekap UN 17
Jabatan
1.8 Staff Dinas Pendidikan : 4
Data Pegawai
Pendataan Pegawai Dinas 16
Data Surat
1.9
20
NUPTK 1
Surat
Pendataan Surat Statistik Pendidikan 2
SD : 2
10
Data Statistik
1.1 Evaluasi Pendidikan
PNF : 2
3
6
SMP : 2 4
7
Sarana Prasarana PNF : 2
15
SMA : 2
Hasil UN : 2
Sarana Prasarana PF : 2
Hasil UN : 1
32
Lampiran 8 Dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis Dinas Pendidikan Kota Bogor
Keterangan : Nomor fungsi bisnis dirujuk oleh Lampiran 1
33
Lampiran 9 Prinsip platform teknologi ASPEK Perangkat Lunak
Perangkat Keras
Jaringan
PRINSIP PLATFORM TEKNOLOGI a) Sistem legacy sebisa mungkin dipertahankan serta dioptimalkan penggunaannya. b) Aplikasi menggunakan antarmuka berbasis web yang dapat diakses oleh semua peramban. c) Akses ke jaringan perusahaan, aplikasi dan data diatur melalui hierarki pengguna dan dilindungi dengan password. d) Aplikasi dapat di instal secara offline dalam komputer pengguna maupun diakses secara online. e) Informasi yang disajikan secara online harus selalu up to date sehingga akan ada jadwal untuk memperbaharui data dan informasi. f) Aplikasi menyediakan umpan balik yang proporsional terhadap aksi yang dilakukan oleh pengguna. g) Aplikasi memiliki mekanisme pengamanan data untuk mencegah terjadinya pengaksesan data secara ilegal. h) Aplikasi memiliki kemampuan error-checking dan recovery dari error. i) Aplikasi menyediakan fasilitas pencarian untuk memberi kemudahan kepada pengguna dalam mencari informasi yang dibutuhkannya. j) Aplikasi dilengkapi dengan dokumentasi pembangunan dan user manual perangkat lunak. k) Aplikasi yang menggunakan data spasial diolah dan diproses dalam server pusat menggunakan aplikasi GIS. a) Pemrosesan data dilakukan oleh server utama yang dilengkapi dengan backup server yang menjadi aktif ketika server utama down. b) Penyimpanan data dilakukan secara redundant yang terdiri dari primary dan backup database-server. c) Spesifikasi perangkat keras yang dipilih harus memenuhi kapasitas pemrosesan dari sistem yang dirancang. d) Terdapat mekanisme pengamanan aset perangkat lunak yang dimiliki Dinas Pendidikan, misalnya : pemasangan alarm, kunci gembok, dll. e) Optimasi biaya investasi pengadaan perangkat keras dan peralatan penunjang lain yaitu dengan mengoptimalkan penggunaan perangkat TIK yang sudah dimiliki sebelumnya. f) Pemeliharaan terhadap perangkat TIK dilakukan secara berkala. a) Menggunakan arsitektur client server dalam mengimplementasikan jaringan. b) Teknologi internet digunakan untuk sarana informasi untuk masyarakat c) Menggunakan teknologi intranet untuk pertukaran data di internal kantor Dinas Pendidikan. d) Komunikasi di dalam enterprise, untuk keperluan koordinasi,
34
ASPEK
Data
PRINSIP PLATFORM TEKNOLOGI pembagian informasi, pelaporan, dll. dapat menggunakan teknologi surat elektronik (e-mail). a) Input data memiliki mekanisme konfirmasi, verifikasi, otorisasi, validasi, dan menyediakan attachment. b) Penyimpanan data menggunakan basis data relasional dan pengaksesannya menggunakan Standard Query Language (SQL). c) Ada enkripsi data sebelum dilakukan pengiriman data. d) Pengelolaan data dilakukan secara terpusat untuk meminimasi redundancy data dan menjamin kekonsistenan data. Data hanya diakuisisi satu kali saja langsung pada sumbernya dan hasil akuisisi tersebut ditandai dengan timestamp. e) Setiap metadata pada data, dokumen, pelaporan dan berbagai bentuk data lainnya harus memiliki : waktu dibuat, waktu diakses, waktu dimodifikasi, nama pembuat, nama pihak yang mengelola, identifier dokumen, serta nama pihak yang memodifikasi terakhir. f) Data dari berbagai format harus dikonversikan, data berupa Gambar akan dikonversikan menjadi satu format tertentu dan data berupa Tabel dikonversikan menjadi satu format lain.
35
Lampiran 10 Distribusi entitas data
36
Lampiran 11 Peta distribusi aplikasi LOKASI BISNIS
Modul pendataan PF Modul pendataan PNF Modul pemetaan sekolah Modul evaluasi pendidikan Modul penggajian Modul administrasi keuangan Modul pelaporan Modul pendataan pegawai Modul pendataan surat
X X X X X X X X X
X X X X X
X X X X
X
Workstation Pusat Informasi
Workstation Back-office Dinas Pendidikan
Workstation Kantor kemdikbud
Pusat Informasi
NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Back-Office Dinas Pendidikan
APLIKASI
LOKASI APLIKASI
X X X X X X X X X
X X X X X X X
37
Lampiran 12 Surat permohonan penelusuran data
38
Lampiran 13 Surat keterangan penelitian dari Kantor Kesatuan Bangsa dan Politik
39
Lampiran 14 Surat ijin penelusuran data dari Dinas Pendidikan Kota Bogor
40
RIWAYAT HIDUP Penulis lahir di Jakarta pada tanggal 27 September 1990. Ia merupakan putri pertama dari lima orang bersaudara dari pasangan Bapak Anwar Sitanggang dan Ibu Gabriella Susilowati. Penulis menyelesaikan pendidikan menengahnya pada tahun 2008 di SMA Negeri 1 Bogor dan mendaftar melalui jalur undangan ke Departemen Ilmu Komputer Institut Pertanian Bogor. Penulis pernah mengikuti kursus Bahasa Inggris di LBPP LIA Bogor selama dua tahun pada masa kuliahnya untuk mendukung studinya. Selain itu, penulis juga pernah aktif dalam organisasi mahasiswa ilmu komputer dan kerap mengikuti kegiatan kepanitiaan.
