ANALISIS FUNGSI PUBLIC RELASI DAN PELAYANAN PUBLIK PADA BIRO UMUM DAN HUMAS KANTOR GUBERNUR MALUKU

ANALISIS FUNGSI PUBLIC RELASI DAN PELAYANAN PUBLIK PADA BIRO UMUM DAN HUMAS KANTOR GUBERNUR MALUKU ANDI FITRIYANI1

ABSTRACT The study aims to anlyze the implementation of the public service and public relations function by the general bureau and public affairs of Moluccas Goovernoor Office also to know the strategy of policies they were did. This study goes on July til September at the Moluccas Governoor Office and get analized with descriptive qualitative methode. The results of this study shows that Humas and General Bureau at Kantor Gubernur Maluku was already used the functions of public service and public relations. It was knew in several activity and the strategy of policies within. Over all the policy strategics was formed as internal and external strategies. Eksternal strategies is about the promotoin and institution images. Than the internal strategies is about established relationship among the employees as harmony. Key words: The function of public relations, communications Reciprocity, PR, government agencies. ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis fungsi pelaksanaan pelayanan publik dengan hubungan masyarakat dan biro umum pada kantor Gubernur Maluku juga untuk mengetahui strategi kebijakan yang mereka lakukan. Penelitian ini berlangsung di Kantor GUBERNUR Maluku dan dianalisis dengan metode deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa fungsi pelayanan publik dan hubungan masyarakat dan Biro Umum di Kantor Gubernur Maluku sudah digunakan, ada beberapa kegiatan dan strategi kebijakan. dalam semua strategi kebijakan dibentuk strategi internal dan eksternal. Strategi eksternal adalah promosi dan institusi gambar. strategi internal tentang membentuk hubungan antara karyawan sebagai harmoni. Kata-kata kunci:Fungsi public relations, komunikasi Timbal balik, Humas, instansi pemerintah.

maupun eksternal, dan lain-lain yang bersifat

A. Latar Belakang Kegiatan public relations merupakan kegiatan komunikasi yang berbeda dengan kegiatan

komunikasi

lainnya.

Kegiatan

khas. Sifat khas komunikasi dalam public relations adalah

pertama, komunikasi yang

komunikasi dalam public relations mempunyai

bersifat timbal balik (two-way communication).

ciri-ciri tertentu. Hal ini disebabkan karena

Sifat ini sangat penting dan mutlak ada dalam

fungsi, sifat organisasi dari lembaga dimana

kegiatan public relations. kedua, kegiatan yang

public relations itu berada, sifat-sifat manusia

dilakukan terdiri atas penyebaran informasi,

yang terlibat terutama publik sasaran, faktor-

pelaksanaan persuasi dan pengkajian opini

faktor yang mempengaruhi, baik faktor internal

publik. ketiga, tujuan yang ingin dicapai adalah

Analisis Fungsi Public Relasi Dan Pelayanan Publik Pada Biro Umum Dan Humas Kantor Gubernur Maluku | 57

tujuan organisasi itu sendiri. Keempat, sasaran

Public relations (humas) yang dilakukan

yang dituju adalah publik di dalam dan di luar

instansi pemerintah, berbeda dengan instansi non

organisasi. Kelima, efek yang diharapkan adalah

pemerintah. Humas pada instansi pemerintah

terjadinya hubungan yang harmonis antara

tidak mempunyai sesuatu yang dijualbelikan atau

organisasi dan publik. Public

1

bersifat (nonprofit oriented). Kendati demikian,

relations

mempunyai

fungsi

humas

pada

instansi

pemerintah

juga

timbal balik yakni ke luar dan ke dalam. Fungsi

menggunakan periklanan dan publisitas untuk

ke

mengusahakan

menyadarkan masyarakat atau khalayak ramai

tumbuhnya sikap dan gambaran (image) publik

akan hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan

yang positif terhadap segala tindakan dan

instansi yang bersangkutan.

luar

(eksternal)

adalah

kebijakan organisasi atau perusahaannya. Fungsi

Di dalam negara demokrasi seperti

ke dalam (internal) adalah berusaha mengenali

Indonesia, pemerintah selalu mengusahakan

dan

adanya

mengidentifikasi

hal-hal

yang

dapat

hubungan

yang

harmonis

antara

menimbulkan sikap dan gambaran yang negatif

pemerintah dengan rakyat. Melalui humas,

(kurang menguntungkan) dalam publik sebelum

pemerintah menjelaskan tindakan-tindakan dan

sesuatu tindakan atau kebijakan itu dijalankan.

kebijakan-kebijakannya

Praktik

public

relations

senantiasa

tugas-tugasnya.

dalam

Dapatlah

dijelaskan

humas

yang berbeda satu sama lain. Maka petugas

pemerintahan meliputi: kegiatan mempelajari

public relations (humas) harus mengetahui sikap

hasrat kehendak dan aspirasi publik, kegiatan

dan

memberi nasihat tentang apa yang sebaiknya

publik

tersebut.

Beragamnya

dinas

dikehendaki

hubungan masyarakat khusus.

hubungan yang memuaskan di antara publik dan

menjalankan

publik,

dalam

kepentingan setiap khalayak menuntut program

Pada

oleh

relations)

bahwa

berhubungan dengan banyak kelompok publik

perilaku

(public

melaksanakan

mengusahakan

hakikatnya

public

relations

petugas-petugas pemerintah serta memberikan

usaha-usaha

untuk

mencapai

penerangan apa yang dikerjakan suatu dinas

hubungan yang harmonis antara suatu badan atau

pemerintah.

organisasi dengan publiknya. Kegiatan public

Berdasarkan uraian di atas,peneliti ingin

relations merupakan usaha untuk menciptakan

mengetahui: apakah pegawai kantor gubernur

keharmonisan atau sikap budi yang menyenang-

Maluku telah menerapkan fungsi dari publik

kan antara badan dengan publiknya, serta

relations? Selanjutnya apakah humas kantor

memberikan

gubernur Maluku juga menerapkan pelayanan

pelayanan

yang

memuaskan

terhadap publiknya.

publik yang berkualitas dalam memberikan pelayanan yang diperlukan oleh masyarakat? Dan bagaimana strategi kebijakan humas kantor

1

Onong Effendy Uchjana, Human Relations dan Public relations, Citra Aditya Bakti, Bandung, 1993, hal.23

gubernur

58 | MEDIASI, Vol. 9, No. 2, Januari-Desember 2015, hlm. 57-72

Maluku

dalam

meningkatkan

Penelitian yang disusun oleh Andi

pelayanan publik? Pertanyaan-pertanyaan inilah yang mendorong peneliti untuk melakukan

Fitriyani.

penelitian di lapangan. Mengingat keterbatasan

“Analisis Fungsi-Fungsi Public Relations

dan menghindari kajian penelitian yang sangat

dalam Membina Hubungan Antara PT.

luas, maka peneliti akan membatasi penelitian ini

Eastern

pada fungsi public relationsdengan mengambil

Distributor – Dialer di kota Makassar”.

judul “Analisis Fungsi Public Relations dan

Penelitian

Pelayanan

menganalisis

Publik

Pada

Humas

Kantor

public

Gubernur Maluku”.

Penelitian

Pearl

berjudul

Mills

Dengan

bertujuan

penerapan

relations yang

fungsi-fungsi

dalam baik

untuk

membina

antara

pihak

produsen dalam hal ini PT. Eastern Pearl

B. Rumusan Masalah Masalah-masalah

Flour

ini

hubungan

ini

yang

akan

Flour Mills para distributor – dialernya.

diteliti

dalam penelitian ini yaitu: 1. Bagaimana penerapan fungsi public relations dan pelayanan publikyang dilakukan oleh pegawai

E. Kerangka Teori 1. Public Relations

Kantor Hingga saat ini, belum ada defenisi

Gubernur Maluku? 2. Bagaimana strategi kebijakan humas Kantor

Gubernur

Maluku

dalam

Dari penelitian ini ada dua manfaat yang diharapkan. Pertama, penelitian ini pengetahuan

kita

tentang public relations dan pelayanan publik yang dilakukan oleh pegawai kantor gubernur Maluku serta mengkaji secara

mendalam

Public

Relations

meliputi

banyak

kegiatan yang bertujuan untuk memajukan citra

C. Signifikansi Penelitian

menambah

semua pihak. Hal ini disebabkan oleh karena praktik

meningkatkan pelayanan publik?

dapat

Public relations (humas) yang dapat diterima

strategi

kebijakan

humas kantor gubernur Maluku dalam meningkatkan pelayanan publik. Kedua,

suatu perusahaan atau institusi. Akibatnya, seringkali public relations didefenisikan menurut orang

yang

melaksanakan

atau

mempraktekannya. Ada yang mendefenisikan public relationssebagai sebuah fungsi/disiplin manajemen/organisasi, bagian dari ilmu sosial, sebagai sebuah seni

atau sebagai sebuah

keterampilan. Pandangan

yang

dikemukan

dalam

memberi konstribusi kepada peneliti lain

Course in Public Relations for Employees yang

yang tertarik dengan masalah ini dengan

diterbitkan oleh New York Central Railroad

perspektif yang berbeda.

System mengenai public relatons dan dikutip oleh Otto Lerbinger dalam bukunya Information,

D. Kajian Riset Sebelumnya

Influence & Communications ,adalah sederhana


sekali. Atas pertanyaan : “Apakah Public

membina hubungan yang baik antara kelompok

Relations” itu? Dijawabnya :

individu atau instansi dengan publik tertentu atau masyarakat umum melalui penyebaran informasi

a.

“They are the contacts you make

every day – on the job, and with your neighbours and friends. They are the words you speak, the

yang mudah dipahami. Hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Barneys tentang aspek dari Public Relations.

smile on your face.”

Beragamnya defenisi public relations

“The public relations of any

tidak hanya disebabkan perbedaan praktiknya,

menurut

public

namun juga perbedaan latar belakang sosial

relations adalah “the sum of allthe imprestions

budaya suatu negara, dimana public relations itu

people have regarding the institution.” 2

dilaksanakan. Frans Jefkins, seorang praktisi

b. institution,”

seorang

ahli

J. H. Wright mengemukakan: “ Modern

public relations asal Inggris mengatakan bahwa

PR is a planned program of policies and conduct

terdapat banyak perbedaan ide dan defenisi

that will build public confidence and increase

public relations antara Amerika dan Inggris.

public understanding. ( Public Relations yang

Menurutnya, ide-ide public relations Amerika

modern adalah suatu rencana tentang kebijakan

lebih tepat dipraktikan di Amerika sedangkan

dan kepemimpinan yang akan menanamkan

ide-ide public relations Inggris bisa dipraktikan

kepercayaan publik dan menambah pengertian

hampir di semua negara. 5

mereka). “ 3 Pengertian lain dari Public Relations

2. Fungsi Public Relations

misalnya Edward L. Barnays seorang pelopor

Sebagai bagian dari sebuah organisasi

Public Relations di Amerika Serikat menjelaskan

dan manajemen dalam sebuah perusahaan,

bahwa public relations mencakup 3 aspek,

Public

yakni: memberi informasi kepada masyarakat,

manajemen itu sendiri. Dikatakan memiliki

mengajak masyarakat untuk mengubah sikap dan

fungsi manajemen artinya public relations

perilaku mereka, dan melakukan usaha-usaha

melekat dan tidak lepas dari tugas manajemen

untuk menyatukan sikap dan tindakan suatu

yang bertujuan untuk

organisasi dengan publiknya atau sebaliknya. 4

(good

Dalam

kamus

Amerika

Webster’s

Relations

image),

toleransi

Internasional Dictionary menyatakan bahwa

symbiosis),

praktik Public Relations adalah promosi untuk

confidence),

identik

saling saling

fungsi

membentuk citra baik

kemauan

(tolerance),

dengan

baik

(goodwill),

kerjasama

(mutual

mempercayai

(mutual

pengertian

(mutual

understanding), dan saling menghargai (mutual 2

Oemi Abdurrachman, Dasar-Dasar Public Relations, PT CITRA ADITYA BAKTI, Bandung, Cet..X, 1993, hal.27 3 ibid, hal.18 4 Hamdan Adnan dan Hafied Cangara, Prinsip-Prinsip Hubungan Masyarakat, Usaha Nasional, Jakarta, 1996, hal.16

appreciation). Semua itu dimaksudkan untuk


membina hubungan yang harmonis, baik ke

Pelayanan publik diartikan, pemberian

dalam (internal) maupun ke luar (eksternal).

pelayanan (melayani) keperluan orang atau

Adapun menurut Bertrand R, Canfield

masyarakat yang mempunyai kepentingan pada

dalam Ruslan berpendapat bahwa terdapat tiga

organisasi itu sesuai dengan aturan pokok dan

unsur utama yang terdapat di dalam tugas dan

tata cara yang telah ditetapkangan. Dan

fungsi public relations, yakni:

selahjutnya

a.

it should serve the public’s interes

maintain

good

publik

adalah

segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan

communication

oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai

(membangun komunikasi yang baik), c.

Kepmenpan

No.63/KEP/M.PAN//2003,

(mengabdi untuk kepentingan umum), b.

menurut

upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan

stress good morals and manners

maupun

pelaksanaam

ketentuan

peraturan

Dengan

demikian,

(menekankan pada prinsip moral dan perilaku

perundang-undangan.

yang baik).

pelayanan publik adalah pemenuhan keinginan

Unsur-unsur utama tersebut harus benar-

dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara

benar diperhatikan dan dijalankan oleh praktisi

negara.

Negara

didirikan

public relations. hal itu diperlukan tidak saja

(masyarakat) tentu saja dengan tujuan agar

demi menjaga citra perusahaan tetapi sekaligus

dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

demi memelihara citra praktisi public relations

Pada

itu sendiri. 6

pemerintah (birokrat) haruslah dapat memenuhi

hakikatnya

oleh

negara

dalam

publik

hal

ini

kebutuhan masyarakat. 7 Selanjutnya pendapat lain menyangkut

3. Pelayanan Publik Pada

dasarnya

membutuhkan dikatakan

pelayanan,

bahwa

setiap

manusia

bahkan

pelayanan

tidak

pelayanan

publik

diungkapkan

oleh

dan

Fitzmimmons

yang

dapat

Fitzmimmons

dapat

berpendapat bahwa terdapat lima indikator

dipisahkan dengan kehidupan manusia itu

pelayanan

publik,

sendiri. Pelayanan sebagai proses pemenuhan

ditandai pemberian pelayanan yang tepat dan

kebutuhan melalui aktivitas orang secara

benar;

langsung, merupakan konsep yang senantiasa

penyediaan

aktual dalam berbagai aspek kelembagaan.

manusia

Bukan hanya pada organisasi bisnis, tetapi telah

responsiveness,

berkembang lebih luas pada tatanan organisasi

keinginan melayani konsumen dengan cepat;

pemerintah.

assurance, yang ditandai tingkat perhatian

tangibles yang dan

yaitu

yang

reliability

ditandai

memedai sumber yang

yang

dengan

sumber

daya

daya

lainnya;

ditandai

dengan

7 6

Rosady Ruslan, Praktik dan solusi Public Relations dalam Situasi Krisis dan Pemulihan Citra, Ghalia Indonesia, Jakarta 1995, hal.42

Prof. Dr. Lijan Poltak Sinambela, dkk. REFORMASI PELAYANAN PUBLIK (Teori, Kebijakan, dan Implementasi), PT. Bumi Aksara, Jakarta, Cet. Keenam, 2011, hal.5


terhadap etika dan moral dalam memberikan pelayanan, dan empati, yang ditandai tingkat

G. Hasil Penelitian dan Pembahasan A. Hasil Penelitian

kemauan untuk mengetahui keinginan dan kebutuhan konsumen.

8

Biro Umum DanHumas kantor gubernur Maluku mengemban visi terwujudnya kelancaran pelayanan tugas Biro Umum dan Humas secara efesien dan efektif

F. Metode Penelitian 1. Lokasi dan waktu penelitian

dalam naungan otonomi daerah menuju

Penelitian ini mengambil lokasi di

terciptanya pelaksanaan urusan rumah

kantor Gubernur Maluku jalan Raya

tangga, tata usaha keuangan sekertariat,

Pattimura

kearsipan

no.

1

Ambon.Adapun

dan

protokol

demi

alokasi waktu yang digunakan dalam

terselenggaranya pemerintahan menuju

penelitian ini kurang lebih tiga bulan

Good Governence.

terhitung dari bulan Mei-Juli 2013. 2. Tipe penelitian Penelitian deskriptif

ini

1. Visi dan Misi

merupakan

kualitatif

dengan

penelitian menjelaskan

Adapun misi adalah: 1. Menciptakan kondisi kinerja yang

fenomena pada obyek penelitian dan variabel-

aman,

variabel yang terkandung di dalamnya dalam

untukmeningkatkan

bentuk pemaparan.

aparatur;

3.

Teknik pengumpulan data

a.

Observasi

lapangan

(field

Observasi langsung; mengadakan

Data dari informan atau subyek

terdahulu

karya tulis ilmiah dan buku-buku dengan

harmonis kinerja

aparatur

dalam

pelayanan

publik

baik dalam urusan tata usaha sekertariat

pimpinan,

urusan rumah tangga, keprotokolan serta hubungan masyarakat;

Studi pustaka (libraryresearce)

Penelitian-penelitian

berkaitan

daya

keuangan

yang dianggap representatif b.

sumber

melaksanakan

pengamatan langsung di lapangan 

dan

2. Mendorong dan memacu motivasi

researce) 

tertib

obyek

kajian

berupa yang untuk

3. Membangun hubungan kemitraan baik secara internal dalam lingkup jajaran

organisasi pemerintah

daerah propinsi Maluku maupun

mendapatkan teori dan dalil-dalil ilmiah dari

secara

eksternal

para pakar yang dipakai untuk mendukung dan

tanggung jawab pelayanan kepada

mempertajam analisis pembahasan.

masyarakat

atas

pemerintah daerah. 8

Ibid, hal. 7


dalam

tugas

kebijaksanaa

2. Tugas Pokok, Fungsi dan Struktur

rumah

tangga pimpinan dan rumah

1. Tugas Pokok

tangga sekertariat;

Tahun 2007 tentang Pembemtukan Organisasi dan Tata Kerja Sekertariat Daerah Propinsi Maluku dan Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Propinsi Maluku, maka Biro Umum dan Humas mempunyai tugas membantu Tata

menyiapkan

kelola bahan

Pemerintahan penyusunan

dalam

kebijakan

pengelolaan urusan rumah tangga pimpinan dan kesekertariatan.

6) Pelaksanaan

penataan,

pengendalian dan evaluasi; 7) Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Asisten tata pemerintahan sesuai tugas dan fungsinya. 3. Struktur Organisasi Berdasarkan

Peraturan

Daerah

Nomor 02 tahun 2007 tentang

kerja

Dalam pasal 18 Peraturan Daerah Nomor Tahun

5) Pelaksana tata usaha;

pembentukan Organisasi dan Tata

2. Fungsi

02

pelayanan

Organisasi Biro Umum Dan Humas

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 02

Asisten

fasilitas

2007

disebutkan

bahwa

untuk

menyelenggarakan tugas Biro Umum dan Humas

Struktur

Umum

Dan

organisasi Humas

Biro kantor

gubernur Maluku di bawahi oleh kepala Biro Umum dan Humas yang terdiri dari kepala bagian

mempunyai fungsi:

protokol, kepala bagian Humas 1) Perumusan tata

program

usaha

bidang

keuangan,

kerumahtanggaan

dan

dan kepala bagian TUK. Kepala bagian

humas

kasubag

Data

membawahi dan

Informasi,

hubungan masyarakat sesuai

kasubag Dokumentasi dan kasubag

Rencana Strategis Pemerintah

Bina kehumasan.Kasubag data dan

Daerah (FPJMD);

informasi, kasubag Dokumentasi

2) Pengkoordinasian dan fasilitasi

masing-masing membawahi dua

pelaksanaan pembinaan tata

orang staf dan kasubag Bina

usaha

kehumasan membawahi tiga orang

keuangan

dan

masyarakat; 3) Pengelolaan

staf. sarana

dan

prasarana Pemerintah Daerah; 4) Penyelenggaraan

dan

Terkait dengan penelitian ini yang ingin melihat penerapan fungsi

publik

relations

dan

pengelolaan administrasi dan

pelayanan publik maka segala

kearsipan

informasi

sekretariat,

serta

yang

dibutuhkan


diperoleh dari bagian humas yang

dari suatu keputusan yang diambil

juga sekaligus menjalankan fungsi-

oleh

fungsi

relations.

humas langsung dapat bahan informasi

(selengkapnya struktur organisasi

untuk disampaikan kepada public yang

terlampir).

bersangkutan. Jadi idealnya, humas itu

public

pimpinan

lembaga

sehingga

berfungsi sebagai saluran langsung dari lingkungan dimana terjadi proses

3. Karyawan Hubungan

yang

pimpinan

dan

terjalin

baik.Suasana menyenangkan diciptakan

antara

wawasan

dan

agar

kepada

keputusan

yang

terjalin

kerja

yang

dibuat itu dipahami dan diterima.

senantiasa

Selain itu, humas juga berterus- terang

pun

meningkatkan

menempung tanggapan

pelayanan publik yang maksimal.

memperhatikan

masyarakat

keputusan

staf

untuk

Pimpinan

pengambilan

suara-suara masyarakat

atau mengenai

sangat

kebijakan dan tindakan-tindakan yang

pengembangan

diambil oleh instansi atau lembaga

juga

keahlian

para

yang bersangkutan.

program

Berdasarkan struktur organisasi,

pelatihan. Saat ini, khusus di bagian

bagian humas pada kantor gubernur

Biro Umum dan Humas terdapat 11

Maluku berada dibawah Biro Umum

orang pegawai, 9 orang berstatus PNS

dan Humas. Segala fungsi dari public

(Pegawai Negeri Sipil) dan 2 orang

Relations dilaksanakan atau dijalankan

berstatus masih honorer.

oleh bagian humas kantor Gubernur

pegawainya

melalui

Maluku. 4. Kedudukan Public Relations/ Humas

Fungsi-fungsi

Relations yang dijalankan oleh kantor Gubernur

di Kantor Gubernur Maluku

Publik

Maluku

tersebut

humas

berhubungan dengan upaya menjaga

dalam lembaga pemerintah, Cutlip and

citra atau reputasi kantor tersebut di

Center dalam Rahmadi mengatakan

masyarakat.

Mengenai

kedudukan

bahwa idealnya humas itu dimasukan

Hal-hal yang ingin diraih oleh

ke dalam staf inti, langsung berada di

kantor gubernur Maluku antara lain;

bawah pimpinan (Decitions makers)

membentuk citra yang baik (goodwill),

atau top manager supaya lebih mampu

toleransi

dalam menjalankan tugasnya. Dengan

bekerjasama

posisi seperti

saling

mengetahui

itu humas dapat

langsung latarbelakang


(tolerance), (mutual

mempercayai

confidence),

saling

saling symbiosis), (mutual memahami

(mutual understanding), dan saling

Kehumasan. Karakteristik informan

menghargai (mutual apreciations).

kunci dapat dilihat pada tabel berikut:

Selain beberapa hal tersebut di atas yang ingin diraih, bagian humas kantor

Gubernur

Maluku

melalui

fungsi-fungsi Public Relations yang dijalankan

bertujuan

untuk

meningkatkan

pelayanan

terhadap

masyarakat.

Tabel 2.1 Karakteristik Informan Berdasarkan Jenis Kelamin Jenis kelamin

f

%

Laki-laki

4

80%

perempuan

1

20%

Total

5

100

5. Karakteristik Responden Penelitian

ini

akan

menjawab

pertanyaan tentang penerapan fungsi Public relations dan pelayanan publik yang dijalankan oleh biro Umum dan

dengan

instrumen

penelitian, wawancara mendalam dan dokumentasi

adalah

cara

yang

digunakan untuk memperoleh data sehingga

dapat

diramu

jawaban

penelitian.

kunci laki-laki sebanyak 4 orang dan informan

kunci

orang.Berdasarkan

perempuan umur,

1

informan

kunci yang berusia di bawah 50 tahun

Humas kantor Gubernur Maluku. Terkait

Penelitian ini melibatkan informan

menjadi

Wawancara

diperoleh 4 informan kunci demikian juga bagi informan kunci yang berusia di atas 50 tahun diperoleh 1 informan kunci. Tabel 2.2 Karakteristik Informan Kunci Berdasarkan Umur

dilakukan kepada pegawai yang terkait dengan data yang dibutuhkan sesuai arah penelitian. Terdapat

5

(lima)

orang

informan kunci yang menjadi sumber

Umur

F

%

<50

1

20

>50

4

80

Total

5

100

data. Kelimanya barasal dari bagian bagian Humas yang juga menjalankan

Untuk tingkat pendidikan, informan

dan melaksanankan fungsi dari public

kunci terbagi atas dua tingkatan

Relations

pendidikan.

dan

pelayann

Masing-masing

S1

publik.kelimanya adalah kepala Biro

sebanyak 2 informan kunci dan

Umum dan Humas, kepala bagian

sebanyak 2 orang. Distribusi informan

humas, kasubag Data dan Informasi,

kunci berdasarkan tingkat pendidikan

S2

Kasubag Dokumentasi, kasubag Bina Analisis Fungsi Public Relasi Dan Pelayanan Publik Pada Biro Umum Dan Humas Kantor Gubernur Maluku | 65

dapat dilihat pada tabel 2.3 di bawah ini: Tabel 2.3Karakteristik Informan Kunci

10-15 tahun

2

40

>15 tahun

1

20

Total

5

100

Berdasarkan Tingkat Pendidikan F

Tingkat

Berikut ini juga ditampilkan

%

karakteristik informan yang

pendidikan S1

2

40

S2

3

60

Total

5

100

merupakan staf/ pegawai yang nonposisi atau tidak memiliki jabatan. Jumlah informan ini sebanyak 12 orang

Karakteristik informan kunci Berdasarkan Tabel 2.6 Karakteristik Informan

Suku juga penting untuk ditampilkan.

Berdasarkan Jenis Kelamin

Tabel 2.4Karakteristik Informan Kunci Berdasarkan Suku Suku

F

%

Bugis

1

20

Ambon

4

80

Total

5

100

Jenis kelamin

F

%

Laki-laki

9

57

perempuan

3

25

Total

12

100

Tabel 2.6 menunjukkan bahwa jumlah informan

Dari tabel 2.4 di atas, diketahui bahwa

dibandingkan

informan kunci penelitian ini terdiri

informan

9 laki-laki dan 3 perempuan.

Distribusi informan kunci berdasarkan lamanya kerja dapat dilihat pada tabel di bawah ini:

Tabel 2.7 Karakteristik Informan Kunci Berdasarkan Umur

Tabel 2.5Karakteristik Informan Kunci Berdasarkan Lamanya Kerja F

%

2

40

Kerja 1-10 tahun

banyak

perempuan.Dari 12 informan, terdapat

atas suku Bugis dan Ambon.

Lama

laki-laki


Umur

F

%

<30

8

67

>30

4

33

Total

12

100

Sedangkan berdasarkan

informan

umur,

tabel

di

atas

menunjukkan bahwa informan yang berumur di bawah 30 tahun sebanyak 8 orang, sedangkan informan yang berumur 30 tahun ke atas sebanyak 4 orang. Ditinjau

dari

Tabel 2.9Karakteristik Informan Kunci Berdasarkan Suku Suku

F

%

Ambon

8

67

Bugis

1

8

Buton

3

25

Total

12

100

tingkat

pendidikan, diperoleh data informan keseluruhannya

adalah

lulusan

S1.Informan yang menjadi penguat dan penyeimbang data dari informan kunci ini tidak ada yang lulusan S2.Data tentang tingkat pendidikan ini dapat dilihat di bawah ini pada tabel

Lama kerja para informan ini juga penting dicantumkan. Hal ini sangatlah relevan dicantumkan, sebab lama tidaknya seorang karyawan bekerja sangat berkolerasi dengan kemampuannya dalam mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan

2.8.

pekerjaannnya. Tabel 2.8Karakteristik Informan Kunci Berdasarkan Tingkat Pendidikan

Tabel 2.10Karakteristik Informan Kunci Berdasarkan Lamanya Kerja

Tingkat

F

% Lama

pendidikan S1

12

100

S2

0

0

Total

5

100

F

%

Kerja 1-10 tahun

58

10-15 tahun

4

33

>15 tahun

1

9

Total

12

100

Dari sisis kesukuan,informan lebih banyak berasal dari suku Ambon, Buton dan yang paling kecil adalah suku Bugis. Angka yang paling mencolok dari kesukuan yang diperoleh adalah pada informan yang berasal dari Ambon sebanyak 8 orang, Buton sebanyak 3 orangg dan Bugis

Tabel 2.10 menunjukkan bahwa masa kerja yang paling banyak dilakoni para informan penelitian adalah 1-10 tahun, yaitu sebanyak orang. Untuk masa kerja 10-15 tahun, sebanyak 4 orang sedangkan masa

sebanyak 1 orang. Analisis Fungsi Public Relasi Dan Pelayanan Publik Pada Biro Umum Dan Humas Kantor Gubernur Maluku | 67

Public relations/hubungan masyarakat

kerja terlama yaitu 15 tahun ke atas hanya 1 informan. Tabel

3.

(humas) mempunyai ruang lingkup (scope)

Distribusi

jawaban

informan

terhadap

penerapan

fungsi

publicrelations pelayan

dan

public

yang

dijalankan

bagian

Humas

Kantor

Gubernur Maluku penerapan fungsi

informan

public relations dan pelayan public 9

Tidak

-

Tidak Tahu

3

Jumlah

12

(public, masyarakat dan khalayak) baik di dalam (public intern) maupun di luar (public ektern). Humas sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda yaitu keluar memberi informasi kepada khalayak dan dari dalam menyerap reaksi dari khalayak. Organisasi atau instansi atau lembaga mempunyai

tujuan

dan

kehendak

untuk

mencapai tujuan itu.

Jawaban

Ya

kegiatan yang menyangkut banyak manusia

Salah satu bagian pentingyang dapat membantu

perusahaan

ataulembagadalam

menjaga kestabilan dan kontinuitas perusahaan atau lembaga tersebut adalah bagian public relations atau humas. Reputasi, keberuntungan bahkan

eksistensi

lanjutan

dari

sebuah

perusahaan atau lembaga dapat bergantung dari keberhasilan public relations/humas menafsirkan para

target publik untuk mendukung tujuan dan

informan pada tabel 3 di atas, dapat

kebijakan dari perusahaan atau lembaga yang

disimpulkan bahwa humas kantor

bersangkutan. Seorang public relations specialist

gubernur Maluku telah menerapkan

menyajikan hal tersebut sebagaimana halnya

fungsi public relations dan pelayanan

seorang penasehat dalam bidang bisnis, asosiasi

public.

yang

nonprofit, universitas, rumah sakit dan organisasi

memberi jawaban ya sebanyak 9

lainnya. Selain itu, mereka juga membangun dan

orang, jawaban tidak tahu sebanyak 3

memelihara

orang.

publik.Publik relations/humas mengurus fungsi-

Berdasarkan

Dari

jawaban

12

dari

informan,

hubungan

positif

dengan

fungsi organisasi, seperti menghadapi media, B. Pembahasan 1. Penerapan Fungsi Public Relations dan Pelayanan Publik Yang Dilakukan

komunitas dan konsumen, dalam hal ini publik yang dimaksud adalah publik internal maupun eksternal.

Oleh Biro Umum Dan Humas Kantor Seorang publik relations/humas juga

Gubernur Maluku

mengatur dan mengumpulkan program-program 68 | MEDIASI, Vol. 9, No. 2, Januari-Desember 2015, hlm. 57-72

untuk memelihara dan mempertahankan kontak

Humas adalah suatu perencanaan yang bersifat

antara perwalian organisasi dan publik.Mereka

strategis dengan pemikiran dan asumsi ke depan

mengatur speaking engagement, pidato untuk

dan memperhatikan perjalanan masa lampau dan

kepentingan perusahaan atau lembaga, membuat

serta saat ini yang berorientasi pada hasil yang

film, slide, atau presentasi visual lain dalam

ingin dicapai selama kurun waktu satu sampai

meeting dan merencanakan konvensi.Sebagai

lima tahun secara berkesinambungan dengan

tambahan,

bertanggungjawab

memperhitungkan peluang dan kendala yang

menyiapkan annual report dan menulis proposal

dihadapi. Rencana strategis setidaknya memuat

untuk proyek-proyek yang beragam.

visi, misi, tujuan, sasaran dan strategi yaitu cara

mereka

juga

Petugas humas hendaknya memiliki sikap

mencapai tujuan dan sasaran yang dimaksud.

pada

Selain dari rencana strategi (renstra),

khalayak.Perlu dihindari sikap pimpinan atau

penerapan fungsi public relations dan pelayanan

atasan yang sulit ditemui karena adanya prosedur

public yang dilakukan oleh Biro Umum dan

atau birokrasi.Fungsi humas sangat membantiu

Humas dapat juga dilihat pada program kegiatan

kelancaran pelayanan public.Setiap khalayak

Biro

atau masyarakat harus dilayani secara baik dan

kinerja/kesepakatan kinerja yang dituangkan

tidak ada perbadaan. Jangan mempersulit apabila

dalam

seseorang ingin mengadakan pertemuan, yang

merupakan komitmen kepala Biro Umum dan

mungkin akan lebih terbuka seandainya dapat

Humas untuk mewujudkan Target Kinerja

diberi kesempatan bertemu dengan pimpinan

Tahunan sesuai Dokumen Penetapan Kinerja

atau atasan.

dalam rangka mewujudkan pencapaian

“terbuka”

terhadap

pelayanan

Biro Umum dan Humas Kantor Gubernur

Umum

dan

Dokumen

Humas

Penetapan

serta

perjanjian

Kinerja

yang

target

jangka menengah yang wajib dilaksanakan. Sejauh

Maluku dari penelitian yang peneliti lakukan

mana

keberhasilan

suatu

telah menerapkan fungsi - fungsi dari public

organisasi/lembaga tergantung daripada upaya

relations dan pelayanan publik dengan baik

dan

meskipun diakui oleh pihak institusi tersebut

melaksanakan fungsi dari public relations/humas

masih ada beberapa hal yang perlu dibenahi atau

tersebut.Humas merupakan salah satu fungsi

diperbaiki.Namun secara keseluruhan atau secara

sebagai

umum penerapan fungsi-fungsi public relations

fungsinya adalah untuk menumbuhkan hubungan

dan pelayan publik telah diterapkan dengan baik.

yang baik.

Penerapan fungsi-fungsi public relations

usaha

serta

unsure

Eksistensi

kemampuan

pimpinan.Dengan

humas

pada

dan pelayanan publik tersebut dapat dilihat dari

lembaga/instansi merupakan suatu

Renstra (Rencana Strategis)

fungsional

Biro Umum dan

humas. Rencana Strategis Biro Umum dan

dalam

rangka

organisasi

demikian

setiap keharusan

memperkenalkan

kegiatan dan aktivitas kepada masyarakat.


Humas

merupakan

memperlancar

alat

untuk

kebijakan, serta sebagai pelaksana dari segala

interaksi

serta

peraturan melalui hirarki yang lebih tinggi

suatu

jalannya

penyebaran informasi kepada khalayak melalui

sampai kepada hirarki yang terendah.

berbagai media.

Dalam pelayanan publik, efektivitas dan

Memperhatikan betapa fungsi dan peran

efisiensi saja tidak dapat dijadikan patokan.

humas dalam suatu organisasi atau institusi,

Diperlukan ukuran lain yaitu keadilan, sebab

seyogyanya

unit

tanpa ukuran ini ketimpangan pelayanan tidak

struktural yang kaku karena diikat oleh prosedur

dapat dihindari. Pentingnya ukuran ini juga

dan birokrasi yang ada, tetapi pada tempatnya

memperhatikan

berada langsung di bawah pimpinan atau

cenderung

menetapkan

target

sekurang-kurangnya ada hubungan langsung

pencapaian

target,

mereka

pada pimpinan tersebut. Sebaiknya petugas

menghindarikelompok

humas

terpencil. Sementara itu telah umum diketahui

kehadiran

pun

harus

humas

bukan

mempunyai

segala

2. Strategi Kebijakan Biro Umum Dan Humas Kantor Gubernur Maluku Meningkatkan

Pelayanan

pada

hakekatnya

adalah

suatu tujuan.Namun, untuk mencapai tujuan tersebut, strategi tidak berfungsi sebagai peta jalan yang hanya menunjukkan arah saja, tetapi menunjukan

bagaimana

taktik

operasionalnya.

dalam

cenderung rentan

dan

efesiensi, pelayanan publik untuk lapisan bawah, miskin dan terpencil yang biasanya diabaikan.

sebagai

pilar utama

semakin

dihadapkan

dasarnya tidak bersifat politis.Bagian hubungan masyarakat

(humas)

mempublikasikan

dibentuk

atau

kebijakan-kebijakan

untuk

mempromosikan

pemerintah.Memberikan

informasi secara teratur tentang kebijakan, rencana-rencana, serta hasil kerja intitusi serta memberikan

pengertian

kepada

masyarakat

tentang peraturan dan perundang-undangan dan

Pemerintah dengan segala perangkatnya penyelenggara kepada

segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap

negara

masyarakat.Hubungan masyarakat pemerintah

kompleksitas

juga harus memungkinkan untuk memberi

global.Peranannya harus mampu dan cermat

masukan dan saran bagi pejabat.

serta proaktif mengakomodasi segala bentuk perubahan.Kondisi

dan

Hubungan masyarakat pemerintahan pada

perencanaan dan manajemen untuk mencapai

harus

miskin,

publik

the big trade off.Ketika pemerintah memacu

Publik Strategi

birokrasi

bahwa antara efisiensi dan efektivitas merupakan

permasalahan yang dihadapkan kepadanya.

Dalam

bahwa

tersebut

sangat

memungkinkan karena aparatur berada pada posisi sebagai perumus dan penentu daya

Salah mensukseskan

satu

faktor

penting

penyelenggaraan

untuk

kebijakan-

kebijakan pemerintah propinsi Maluku adalah dengan memaksimalkan peran humas pemerintah


dalam mensosialisasikan segala bentuk kegiatan-

panjang serta mendorong melalui

kegiatan kepada masyarakat dan menyampaikan

kerjasama dan mendapat dukungan

informasi

masyarakat.

tentang

kebijakan-kebijakan

pemerintah yang telah ditentukan.

Selanjutnya John M. Hursepuny juga

Menurut penuturan kepala humas kantor

mengatakan

bahwa

landasan

hukum

yang

gubernur Maluku, John M. Hursepuny bagian

digunakan oleh bagian humas kantor gubernur

humas juga merumuskan beberapa Strategi

Maluku dalam meningkatkan pelayanan publik

kehumasan yang digunakan oleh pemerintah

berpijak dari kebijakan pemerintah seperti:

propinsi maluku dalam meningkatkan pelayanan publik yang menyangkut beberapa hal yaitu:

a.

tahun 1995 tentang Perbaikan dan Peningkatan

1. Secara taktis dalam jangka pendek, humas/

public

pemerintah

Aparatur

relationsinstansi

berupaya

yang

Mutu

Pelayanan

Pemerintah

kepada

Masyarakat.

memberikan

pesan-pesan atau informasi

Instruksi presiden (Inpres) No. 1

b.

Surat

Keputusan

Menteri

efektif kepada masyarakat sebagai

Perdayagunaan Aparatur Negara No.

khalayak sasarannya. Kemampuan

81 Tahun 1993 tentang Pedoman

untuk

melaksanakan

Tatalaksana Pelayanan Umum;

yang

efektif,

komunikasi

memotivasi

dan

c.

Instruksi presiden (Inpres) No. 5

memiliki pengaruh terhadap opini

Tahun

public sebagai upaya “menyamakan

Penyederhanaan dan Pengendalian

persepsi” dengan tujuan dan maksud

Perijinan di Bidang Usaha;

dari

instansi/lembaga

yang

d.

public

pemerintah proses (decision

relations

berperan

making

keputusan

proses),

dalam

56/wasbangpan/6/98

Pelayanan

instansi

tentang

Masyarakat.

Instruksi

mendagri No. 20/1996;

aktif dalam

pengambilan

Pedoman

langkah-langkah nyata memperbaiki

2. Secara strategis (jangka panjang) humas/

Tentang

Surat edaran menko Wasbangpan No.

bersangkutan.

1984

e.

Surat Edaran Menkowasbangpan No. 56/MK.

Wasbangpan/6/98;

Surat

memberikan sumbang saran, gagasan,

Menkowasbangpan

dan ide yang kreatif serta cemerlang

145/MK/Waspan/3/1999;

untuk mensukseskan program kerja

Surat

lembaga yang bersangkutan, hingga

503/125/PUOD/1999,

yang

mampu

kesemuanya

pada

menunjang

pembangunan

keberhasilan

nasional

jangka

Edaran

No. hingga

Mendagri

bermuara

No.

peningkatan kualitas pelayanan;


f.

tentang

Pedoman

tatalaksana

Pelayanan Umum; g.

Surat

Edaran

Depdagri

No.

100/o5o/OTDA tentang Pelaksanaan Kewenangan Wajib dan Standar Pelayanan Minimum pada tahun 2002; h.

Jakarta : PT. Persada.

Keputusan menpan No. 81/1993

Kep.

Menpan

No:

63/KEP/M.Pan/o/2003

Tentang

Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik. Pembenahan

sistem

pelayanan

aparatur sekarang ini harus menjadi prioritas,

bagaimanapun

RajaGrafindo

_____________ 2010. Metode Penelitian Public Relations Dan Komunikasi.Jakarta : PT. RajaGrafindo Persada. Sinambela, Lijan Poltak, dkk. 2011. Reformasi Pelayanan Publik. Jakarta : Bumi Aksara. Siswanto, Bambang. 1992. Hubungan Masyarakat: Teori dan Praktek. Jakarta: Bumi Aksara. Tubbs, Stewart L dan Sylvia Moss.2001. Human Komunikasi; Konteks-Konteks Komunikasi, terj. Deddy Mulyana dan Gembirasari. Bandung : PT. Rosdakarya.

pelayanan

aparatur akan menentukan hidup matinya aktivitas publik.

DAFTAR PUSTAKA Abdurrachman, Oemi. 1993. Dasar-Dasar Public Relations.Bandung: PT. Citra Aditya Bakti. Adnan, Hamdan dan Hafied Cangara. 1996. Prinsip-Prinsip Hubungan Masyarakat. Jakarta: Usaha Nasional Arifin, Anwar. 2008. Ilmu Komunikasi: Sebuah Pengantar Ringkas. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada. Butterick, Keith. 2012. Pengantar Public Relations: Teori dan Praktek. Jakarta : PT. RajaGrafindo Persada. Iriantara, Yosal dan A. Yani Surachman. 2006. Public Relations Writing: Pendekatan Teori dan Praktek. Bandung : Simbiosa Rekatama Media. Ruslan, Rosady. 2005. Kiat dan StrategiKampanye Public Relations.


ANALISIS FUNGSI PUBLIC RELASI DAN PELAYANAN PUBLIK PADA BIRO UMUM DAN HUMAS KANTOR GUBERNUR MALUKU

Recommend Documents