ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA PG-TK HARUN AR-RASYID BANDUNG Deasy Permatasari, Amran Suatkab Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Jl. Dipati Ukur 112, Bandung Email :
[email protected] Abstract PG-TK Harun Ar-Rasyid is one of the institutions of information systems and data processing operations still use a manual, all the recording was done in a large book and sheet files. Specifically Academic Information Systems that are running at the moment are still common errors from student data management, data processing division, class assessments, and creating reports. The method used is Watterfall sistem development. The method of approach used is a structured system, and tools of analysis is Flowmap, DFD (Data Flow Diagram), and Data Dictionary. With the construction of a computerized system is expected academic information academic activities on PG-TK Harun Ar-Rasyid can produce better work and maximum using a centralized data storage to facilitate the management of information systems academic better. Keywords : Play Group, Academy, Watterfall, DataFlowDiagram, Pendahuluan Latar Belakang Kehadiran Teknologi Informasi, khususnya Teknologi Komputer, telah membantu pengembangan sistem informasi yang berbasiskan komputer. Dengan memanfaatkan teknologi komputer, akan memberikan banyak sekali manfaat diantaranya kemudahan mengolah, mencari, menyimpan dan melakukan pengambilan (retrieval) terhadap berbagai data. Didukung dengan perangkat lunak (software) yang tepat,dan sumber daya manusia (brainware) yang kompeten, perusahaan dapat membangun sistem informasi manajemen yang handal dan berpengaruh secara signifikan terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan. Lembaga Pengembangan SDM dan IPTEK Harun Ar-Rasyid merupakan sebuah perusahaan yang berfokus pada upaya pengembangan kualitas SDM Indonesia, ilmu pengetahuan, dan teknologi menuju terbentuknya masyarakat madani. Salah satu lembaga yang berada dibawah naungan Yayasan Harun Ar- Rasyid ini adalah PG-TK Harun Ar-Rasyid, merupakan lembaga yang mengelola Taman KanakKanak dan Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD). PG-TK Harun Ar-Rasyid adalah salah satu lembaga yang sistem informasi dan pengolahan data operasionalnya masih menggunakan cara yang manual, semua pencatatannya masih dilakukan dalam buku besar dan lembaran berkas. Khususnya Sistem Informasi Akademik yang sedang berjalan pada saat ini masih sering terjadi kesalahan mulai dari proses pencatatan pendaftaran siswa, pengelolaan data siswa, pembagian kelas dan pengolahan data penilaian, serta pembuatan laporan-laporan.
12
Bahkan dalam penyimpanan informasi dan pendokumentasian seringkali terjadi kehilangan data dikarenakan berkas-berkas dokumen yang menumpuk. Disamping itu pengolahan data laporan yang sering memakan waktu yang sangat lama sehingga menyebabkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan dan seluruh orangtua murid ingin mengetahui informasi tentang anak-anaknya di sekolah tersebut tanpa harus memantau ke sekolah tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan adanya sebuah Sistem Informasi Akademik yang terintegrasi, dan terkomputerisasi sehinga permasalahan-permasalahan yang ada dalam Sistem Informasi Akademik yang ada pada saat ini akan terselesaikan. Oleh karena itu penulis mengambil judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PG-TK Harun Ar-Rasyid”. Dengan mengambil judul tersebut penulis bermaksud membangun suatu sistem informasi yang dapat mempermudah kita untuk mendapatkan informasi dengan cepat. Permasalahan Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mencoba untuk mengidentifikasi masalah yang berkaitan dengan sistem informasi akademik di PG-TK Harun Ar-Rasyid Bandung diantaranya sebagai berikut : 1. Pencatatan data pendaftaran, data siswa, data karyawan/guru masih dicatatat dalam buku dan berkas dan pengolahan data tentang pembagian kelas, pembagian wali kelas, pembuatan BAP (Berita Acara Pengajaran) dan Laporan-Laporan masih dilakukan secara manual sehingga dirasakan kurang efektif dan efisien. 2. Karena pembuatan pelaporan masih secara manual sehingga berdampak pada keterlambatan pengambilan keputusan bagi Kepala Sekolah. 3. Penyimpanan masih dalam bentuk arsip/berkas sehingga memudahkan terjadinya kehilangan data-data . Tujuan Penulisan Tujuan dari analisis dan perancangan Sistem Informasi Akademik pada PG-TK Harun Ar-Rasyid ditujukan untuk membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data akademik yang efektif dan efisien , sehingga dapat dihasilkan informasi (output) yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan sistem informasi yang terintegrasi dan penyimpanan data yang tersentralisasi dalam sebuah Database sehingga dapat memudahkan kegiatan pengaksesan, perhitungan, pencarian dan pembuatan laporan dengan menggunakan teknologi komputer sehingga sistem informasi Akademik pada PG-TK Harun Ar-Rasyid dapat terkelola lebih baik lagi. Landasan Teori Sistem Konsep Sistem Terdapat beberapa definisi tentang sistem yaitu: 1. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berelasi dan be-kerjasama untuk mencapai tujuan dengan menerima masukan dengan menghasilkan keluaran melalui proses transformasi. (O’Bryan, 2008). 2. Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. (Jogiyanto, 2009).
13
3. Sistem sebagai suatu sekumpulan objek, ide, berikut saling keterhubungannya (interrelasi) dalam mencapai tujuan atau sasaran bersama. (Prahasta, 2007). 4. Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. (Ladjamudin, 2005). Informasi Konsep Informasi 1. Menurut O’Bryan(2002) informasi adalah data yang telah diubah menjadi bentuk yang memiliki arti dan berguna dalam konteks tertentu bagi pemiliknya. 2. Menurut McLeod (2001) adalah data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki arti. Dari beberapa pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu sistem, yang bermanfaat bagi penerimaanya, sehingga dapat digunakan untuk bertindak atau mengambil keputusan, sesuai dengan konteks informasi yang diterima dan tujuan sistem. Adapun fungsi-fungsi informasi sebagai berikut : 1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi pemakai 2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan 3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dalam suatu hal. Sistem Informasi Konsep Sistem Informasi 1. Menurut O’Bryan (2002), sistem informasi adalah kombinasi yang terhubung anatara pengguna, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber datayang mengumpulkan, mentransformasi, dan menyebarkan informasi dalam suatu organisasi. 2. Menurut Laudon (2005), sistem informasi adalah komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan atau menam[ilkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi ntuk mendukung pengambilan koordinasi dan kontrol di dalam organisasi. 3. Adapun menurut Prahasta (2007) sistem informasi adalah kesatuan formal yang terdiri berbagai sumberdaya fisik maupun logika. Metode Penelitian Alat Bantu Analisis 1. Flow Map Flowmap atau bagan alir adalah bagan yang menunjukan aliran di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowmap ini berfungsi untuk memodelkan masukan, keluaran, proses maupun transaksi dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Pembuatan flowmap ini harus dapat memudahkan bagi pemakai dalam memahami alur dari sistem atau transaksi. 2. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat
14
digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. 3. DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah sebuah teknik grafis yang menggambarkan aliran informasi dan tranformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output, [ Pressman, 2002]. DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. 4. Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output, dan komponen data store. Kamus data atau data dictionary dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary adalah suatu data katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data ini sangat membantu analis sistem dalam mendefinisikan data yang mengalir di dalam sistem, sehingga pendefinisian data itu dapat dilakukan dengan lengkap dan terstruktur. Pembentukan kamus data dilaksanakan dalam tahap analisis dan perancangan suatu sistem. Pada tahap analisis, kamus data merupakan alat komunikasi antara user dan analis sistem tentang data yang mengalir di dalam sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan olehus er. Sementara itu, pada tahap perancangan sistem kamus data digunakan untuk merancang input, laporan dandatabas . Pembentukan kamus data didasarkan atas alur data yang terdapat pada DAD. Alur data pada DAD ini bersifat global, dalam arti hanya menunjukan nama alur datanya tanpa menunjukan struktur dari alur data itu. Untuk menunjukan struktur dari alur data secara terinci maka dibentuklah kamus data yang didasarkan pada alur data di dalam DAD. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. 5. Perancangan Basis Data Perancangan basis data untuk sistem informasi pendaftaran pasien rawat jalan ini menggunakan pemodelan database relasional. Perancangan basis data ini dimaksudkan untuk menjelaskan hubungan antar entity yang ada didalam sistem. Entity relasional berisi komponen-komponen himpunan entity dan himpunan relasi yang masing–masing dilengkapi dengan atribut–atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau.Perancangan basis data diperlukan agar kita bisa memiliki basis data yang kompak dan efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian ( tambah, ubah, hapus ) data. Dalam merancang basis data kita dapat melakukannya dengan: 1. Menerapkan normalisasi terhadap struktur tabel yang telah diketahui 2. Membuat model entity relasionalship Perancangan basis data seringkali diasosiasikan dengan pembuatan model Entity Relationalship dimana kelompok-kelompok data dan relasi antar kelompok data tersebut diwujudkan dalam bentuk diagram. a. Normalisasi Normalisasi adalah sebuah teknik untuk mengoptimasi rancangan database relasional dan membebaskan rancangan tersebut dari keganjilan dan persoalan yang potensial.secara sederhana, normalisasi dapat melibatkan pemecahan data dalam tabel
15
ke dalam tabel yang lebih kecil sampai tiap atribut dalam tiap tabel hanya bergantung pada (beberapa) kunci dalam tabel tersebut. Adapun bentuk–bentuk normal pada database adalah sebagai berikut: Kriteria tersebut diantaranya: 1. Bentuk Normal Tahap Pertama (1NF) Bentuk 1NF terpenuhi jika, sebuah table tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama. 2. Bentuk Normal Tahap Kedua (2NF) Bentuk 2NF terpenuhi jika pada sebuah table, semua atribut yang tidak termasuk key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh. 3. Bentuk Normal Tahap Ketiga (3NF) Bentuk 3NF terpenuhi jika, untuk setiap KF dengan notasi X A, dimana A mewakili semua atribut tunggal didalam table yang tidak ada dalam dalam X. maka X haruslah superkey pada table tersebut atau A merupakan bagian dari key primer dari table tersebut. 4. Boyce-Code Normal Form (BCNF) BCNF terpenuhi jika, pada normalisasi sudah menghasilkan table–table yang berkualitas baik. b. Relasi Tabel Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu : 1. One-To-One (1 – 1) Mempunyai pengertian Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua. 2. One-To-Many (1 – n) Mempunyai pengertian Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua. 3. Many-To-Many ( n – n ) Mempunyai pengertian Satu baris atau lebih data pada tabel pertama bisa dihubungkan ke satu atau lebih baris data pada tabel ke dua. Hasil dan Pembahasan Perancangan Prosedur yang diusulkan Prosedur pendaftaran murid baru yang diusulkan PG-TK Harun Ar-Rasyid : 1. Bagian Kordinator akademik / panitia memberikan formulir pendaftaran kepada orang tua calon siswa 1. Orang tua mengisi form pendaftaran beserta persyaratan yan ditentukan. Orang tua murid menyerahkan formulir pendaftaran yang sudah terisi 2. Panitia / bagian kordinator akademik akan melakukan pengecekan pada formulir pendaftaran yang sudah disi. 3. Jika formulir pendaftaran belum lengkap, maka formulir pendaftaran akan dikembalikan dan dilengkapi kembali oleh orang tua siswa 4. Jika lengkap bagian kordinator akademik akan menginputkan data siswa kedalam sistem.
16
5. Panitian / koordinator akademik akan mencetak laporan dan penerimaan mahasiswa baru dan dan mengarsipkan formulir pendaftaran dari orang tua murid. Prosedur pengolahan data guru 1. Bagian koordinator akademik akan memberikan formulir identias kepada guru 2. Guru mengisi form tersebut dan mengembalikan dormulir tersebut kepada bagian koordinator akadmeik 3. Bagian kordinator akademik akan memriksa kelengkapan data guru, jika tidak maka form akan di kembalikan dan diisi kembali oleh guru 4. Jika lengkap, bagian kordinator akademik akan melakukan penginput data guru ke dalam sistem Prosedur pembuatan BAP 1. Guru menginputkan berita acara pembelajaran ke sistem 2. Guru mencetak BAP 3. Menyerahkan BAP kepada Kordinator akademik / kepala sekolah.
Flowmap Sistem Informasi Akademik yang diusulkan Orang Tua
Kor. Akademik
Formulir Pendaftaran
Formulir Pendaftaran
Guru
Kepala Sekolah
Mengisi Formulir
Form. Pendaftaran terisi
Form. Pendaftaran
Form. Pendaftaran terisi
tidak
lengkap
ya Form. Pendaftaran terisi
Input data siswa
DB
Menceta k Laporan
Laporan Penerimaan Siswa Baru
Laporan Penerimaan Siswa Baru
Gambar 1. Flowmap Pendaftaran Siswa Yang Diusulkan
17
Guru
Kor. Akademik
Form Identitas Guru
Form. Identitas Guru
Kepala Sekolah
Mengisi Formulir
Form Identitas terisi
Form Identias Guru
Form Identitas terisi
tidak
lengkap
ya Form Identitas Guru
Input data indentitas guru
DB
Gambar 2. Flowmap Pengolahan Data Guru Yang Diusulkan
18
Guru
Kor. Akademik
Kepala Sekolah
Input data berita acara pembelajara n
DB
Mencetak BAP
BAP
Form. BAP
Gambar 3. Flowmap Pembuatan BAP yang diusulkan Diagram Konteks Kor. AKADEMIK
DATA SISWA
GURU
DATA BAP DATA PENILAIAN
SISTEM INFORMASI AKADEMIK PG-TK Harun Ar-Rasyid
DATA SIWA
KEPALA SEKOLAH
Gambar 4. diagram konteks yang diusulkan
19
Data Flow Diagram
Data Form Pendaftaran
1.1 Memerikssa Form Pendaftaran
Data Form Pendaftaran
1.2 Input Data Pendaftaran
Kordinator Akademik
DB
Data Form Pendaftaran
Data Penerimaan Siswa Baru
Kepala Sekolah
1.3 Membuat Laporan Penerimaan Siswa Baru
Gambar 5. DFD Level 2 Pendaftaran siswa baru yang diusulkan Guru Form Identitas Guru Data Form Identitas Guru
2.1 Memberikan Formulir Identias Guru
Data Form Identitas Guru
2.2 Input Data Guru
Data Form Identitas Guru
DB
Form Identitas Guru
Kordinator Akademik
Data Identitas Guru
Gambar 6. DFD level 2 olah data guruyang diusulkan Data BAP DB
3.1 Input Data BAP
3.2 Mencetak BAP
Data BAP
Kordinator Akademik
Data BAP
Gambar 7. DFD pengolahan BAP yang diusulkan
20
1
2
3
4
Kamus Data Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi yang lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang struktur data suatu arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus data. Nama : Data Form Pendaftaran Arus : Data : Proses 1.1 , 1.2 , 1.3 Alias : Nama, Jenis Kelamin, Tempat Lahit, Tanggal Lahir, Alamat, Jalan, Alur Kelurahan, Kecamatan, Kota, Telepon, Hp, Agama, Keadaan Jasmani, Data Bahasa Sehari-Hari, Latar Belakang Pendidikan sebelumnya. Atribut Identitas Ayah : Nama, Tempat Lahit, Tanggal Lahir, Alamat, Jalan, Kelurahan, Kecamatan, Kota, Telepon, Pendidikan Terakhir, Jenis Pekerjaan, Penghasilan , Jumlah Tanggungan Identitas Ibu : Nama, Tempat Lahit, Tanggal Lahir, Alamat, Jalan, Kelurahan, Kecamatan, Kota, Telepon, Pendidikan Terakhir, Jenis Pekerjaan, Penghasilan , Jumlah Tanggungan. Nama : Data Form Identitas Guru Arus : Data : Proses 2.1 , 2.2 , 2.3 Alias : NIP, nama, tempattanggal lahir, telepon, hp, alamat Alur Data Atribut Nama : Data BAP Arus : Data : Proses 3.1 , 3.2 Alias : Nama guru, kelas, tanggal, materi, aktivitas, catatann khusus, jumlah Alur kehadiran siswa. Data Atribut Nama : Data Penilaian Arus : Data : Nama guru, kelas, tanggal, nama anak, kegiatan, nilai, catatan khusus, Alias keterangan Atribut Simpulan Simpulan Dengan membangun sebuah sistem informasi akademik pada PG-TK Harun Ar-rasyid yang meliputi entry pendaftaran data siswa, data karyawan/guru, penilaian harian, penilaian bulanan dan pembuatan BAP, maka kesimpulan dari penelitian ini adalah : 1. Data pendaftaran, data siswa, data karyawan/guru dan pengolahan data tentang pembagian kelas, pembagian wali kelas, pembuatan BAP (Berita Acara Pengajaran) dan Laporan-Laporan yang telah terkomputerisasi diharapkan dapat membantu pihak Administrasi dalam melakukan pengolahan data sehingga dapat lebih efektif dan efisien.
21
-
2. Pembuatan pelaporan dalam sistem informasi akademik yang terintegrasi diharapkan dapat lebih cepat dihasilkan, sehingga berdampak pada pengambilan keputusan bagi Kepala Sekolah yang lebih tepat dan akurat. 3. Digunakannya database sebagai pusat penyimpanan data dan informasi akan memudahkan dalam proses pengaksesan, pencarian dan pencetakan laporan dan mencegah terjadinya kehilangan data dan informasi . kegiatan akademik pada PG-TK Harun Ar-rasyid dapat dilakukan secara terstruktur dan informatif, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan penambahan data, pencarian , publishing data dan keamaan data-data tersebut. Daftar Pustaka Benny Hermawan, 2004, Menguasai Java 2 & Object Oriented Programming, Yogyakarta, Andi Offset Miftakhul Huda, 2002, Membuat Aplikasi Mini/Supermarket dengan Java, Jakarta, Elex Media Komputindo Yasmi Afrizal , Wahyuni, 2011, Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung, Digital Library UNIKOM http://elib.unikom.ac.id PG-TK Harun Ar-Rasyid http://harun-arrasyid.com
22
