ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMBAYARAN PADA PROGRAM PENDIDIKAN KESETARAAN PAKET C SETARA SMA SKB KOTA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh :
Zhaka Bara Bita Prahara 09.12.4208
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFOMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS ADMINISTRATION EQUALITY IN EDUCATION PROGRAM PACKAGE C EQUIVALENT SMA SKB YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA PROGRAM PENDIDIKAN KESETARAAN PAKET C SETARA SMA SKB KOTA YOGYAKARTA Zhaka Bara Bita Prahara Bambang Sundaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT UPT Sanggar Activity (SKB) City Yogyakarta an Equal Education Equal SMA Package C which developed and developing countries. While the processing of payment transactions are still using a manual that could potentially cause unwanted problems. With the manual payment system payment transactions monthly UPT spp Sanggar Activity (SKB) City Yogyakarta usually done in the office of Administration. Students can make payments monthly spp, arrears, payment re-registration. With the computer system, after visiting the office of Administration students can make payments to employees to fill Administration no parent student's name and grade on the form of payment, when payment form approved by the operator (clerical workers), the report will be processed and awaiting output print out receipt of such payments. In the manufacture of an information system, the company requires a simple application program that includes or may include information relating to the administration system from the data monthly payments delinquent students, re-registration and payment of a report on the payments each month spp. Keywords: information systems, administration
1. Pendahuluan Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini ikut membantu manusia untuk menyelesaikan pekerjaan. Keberadaan komputer saat ini merupakan faktor penunjang yang sangat penting bagi kelancaran aktivitas suatu lembaga, sebagai salah satu sarana
untuk menghasilkan informasi yang akurat dan
tepat waktu terutama dalam pengolahan data. Sebuah komputer dapat bekerja dengan sebagaimana mestinya melibatkan tiga hal yaitu perangkat keras, perangkat lunak dan sumber daya manusia. Dalam pengoperasian komputer tersebut faktor paling penting adalah manusia, karena mempunyai peranan untuk
mengoperasikan
komputer.
Dengan
sistem
yang
terkomputerisasi manusia dapat menangani data yang banyak dan rumit dengan tepat, sehingga dapat melancarkan pekerjaan, selain itu komputer dapat menyimpan banyak memori dalam bentuk file- file tertentu dengan aman. Memang tidak semua komputerisasi dapat diterapkan seefektif mungkin, masih banyak instansi atau lembaga yang belum melakukan pengolahan
data
yang
komputerisasi.
Sistem
pembayaran
administrasi pada Sanggar Kegiatan Belajar (SKB) Kota Yogyakarta masih dilakukan secara manual seperti pembayaran spp bulanan. Sistem manual ini dirasa petugas sulit untuk memberikan laporan yang cepat dan akurat. Penumpukan data ataupun keterlambatan dalam pengolahan data sering menjadi hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Petugas harus membuat semua laporan dari transaksi yang dibutuhkan. Dengan
keadaan
tersebut
penyusun
mencoba
untuk
merancang sistem informasi administrasi. Sistem informasi ini dapat membantu petugas untuk mengolah, menyimpan dan mencari data siswa tentang pembayaran spp.
1
2
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.2 Definisi Sistem Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mecapai suatu tujuan tertentu1 Menurut Mc.Leod (1995;Al Fattah 2007,h4) mendifinisikan sistem sebagai
sekelompok
elemen-elemen
yang
berinteraksi
dengan
maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan2 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Pengertian Analisis Sistem Analisis
sistem
pengembangan
merupakan
sistem
yang
tahapan menjadi
paling fondasi
awal
dari
menentukan
keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tahapan ini sangat penting karena menentukan bentuk sistem yang harus dibangun. Tahapan ini bisa merupakan tahapan yang mudah jika klien sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu betul fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. 3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Proses Model Pemodelan Proses yakni mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah diantara aktivitasaktivitas itu.
Pada laporan ini,
akan dibuat DFD (Data Flow
Diagram) logis yang menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana user akan menjalankan sistem tersebut.
1
Jogiyanto,HM.Analisis dan Desain Informasi Sistem : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis.Andi Offset. Yogyakarta. hal 2 2
Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta. hal 4
3
Terdapat 4 elemen yang menyusun suatu DFD, yaitu: Keterangan 1. Proses, aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, bisa berupa manual maupun terkomputerisasi 2. Data Flow Suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di update atau ditambahkan ke data store. 4. External Entity Orang atau, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem
Simbol
4
Flowchart Yang Diusulkan
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
5
3.2.1.1
Data Flow Diagram Yang Diusulkan
Diagram konteks adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar yang di sebut juga dengan top level dan terpecah menjadi bagian yang terperinci yang disebut juga lower level. Diagram konteks ini menggambarakan hubungan input atau output antara sistem dengan kesatuan luarnya
Gambar 3.2 Diagram Contect
6
Gambar 3.3 DFD level
7
3.2.2 Data Model Data model yakni cara formal untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu system bisnis, yang menunjukkan orang, tempat, atau benda dimana data diambil dan hubungan antar data tersebut.
Berikut akan dibuat model data
logis ERD (The Entity Relationship Diagram) yang menunjukkan pengaturan data tanpa mengindikasikan bagaimana data tersebut disimpan, dibuat, dimanipulasi. Berikut simbol-simbol yang digunakan dalam ERD:
Keterangan
Simbol
1. Entitas bisa berupa orang, kejadian, atau benda dimana data akan dikumpulkan
2. Atribut properti dari entitas, harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis. Dipecah dalam detail
3. Relationship menunjukkan
hubungan
antar
2
entitas,
dideskripsikan dengan kata kerja, memiliki modalitas
(null/not
null)
kardinalitas (1:1, 1:N, M:N)
yang
memiliki
8
3.2.2.1
The Entity Relationship Diagram yang diusulkan
Gambar 3.4 ERD
9
3.2.3 Relasi Tabel
Gambar 3.5
4. Implementasi dan Pembahasan Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang diharapkan. Implementasi juga merupakan penerapan dari elemen-elemen yang telah didesain dalam bentuk pemrograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat berdasarkan kebutuhan. Tahapan implementasi dilakukan ketika sistem telah selesai dan telah melalui tahap pengujian program sehingga sistem tersebut siap digunakan. pengujian sistem dilakukan untuk mengetahui apakah program telah bebas dari kesalahan-kesalahan sebelum diterapkan. Kesalahan program yang mungkin terjadi adalah kesalahan bahasa (syntax) yakni kesalahan pada penulisan source code program,serta kesalahan pada saat program sedang berjalan (runtime), yaitu kesalahan pada saat executable program dijalankan.
10
4.2 Kegiatan Implementasi Adapun bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahapan implementasi adalah sebagai berikut : 1. Implementasi Database 2. Implementasi Program 3. Pengujian Sistem
4.3 Tampilan Implementasi Sistem Berikut adalah tampilan implementasi aplikasi sistem yang telah dibuat disertai dengan penjelasan fungsi tiap tampilan : 4.3.1 Form Admin Sistem disertai fungsi login user, sehingga pengguna user hanya diperbolehkan kepada pihak yang bersangkutan saja, misalnya pihak Admin dan Pemilik, mempunyai hak yang sama , sedangkan Kasir berbeda. Pada form login dibawah ini user harus menginputkan Username dan Password untuk masuk ke Tampilan Utama.
Gambar 4.1 Form Admin Jika benar, maka akan masuk ketampilan menu utama dan dapat mengakses semua menu fungsi yang ada di dalamnya.
11
4.3.2 Form Utama Pada form utama ini terdapat menu-menu yang akan digunakan oleh user untuk melakukan transaksi.
Gambar 4.2 Form Utama
4.3.3 Form Pembayaran Pada form ini dibutuhkan untuk menginputkan data-data data dan identitas pembayaran .
Gambar 4.3 Form Pembayaran
12
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Dari semua penjelasan dan pembahasan yang telah dipaparkan dalam penulisan skripsi ini dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan adanya sistem informasi pembayaran spp ini akan mempermudah siswa untuk membayar spp. 2. Permasalahan waktu penginputan data yang dialami dalam sistem sebelumnya yang masih dilakukan secara manual, diharapkan dapat teratasi dengan adanya sistem baru ini. 3. Dengan adanya sistem baru ini penyimpanan data – data akan tersimpan secara rapi di database yang telah dibuat. 4. Sistem yang dibuat berfungsi sebagai perluasan dari sistem manual yang telah berjalan.
13
5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang ada, menyadari bahwa masih ada banyak kekurangan dalam perancangan sistem ini, untuk itu diharapkan agar sistem ini dapat dikembangkan lebih lanjut dengan beberapa saran pengembangan sebagai beritkut: 1. Diharapkan SKB dapat memanfaatkan sistem ini secara optimal sebagai sarana informasi dan promosi. 2. Dalam membangun suatu sistem, keamanan merupakan aspek yang paling penting. Diharapkan agar dikembangkan dengan tingkat keamanan yang lebih baik. 3. Dilakukan pengembangan sistem dimasa yang akan datang sehingga dapat dijadikan sebagai pengganti tidak hanya sebagai sistem pendukung. 4. Manajemen database yang lebih baik dapat dibangun dari sistem
yang
ada
dan
dapat
menerapkan
konsep
pengembangan sistem database dalam masalah ini. Seperti, perlu ditambahkan dengan fasilitas backup database yang berkenaan dengan penyelamatan data. 5. Pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia dalam memahami dan memanfaatkan teknologi perlu ditingkatkan. 6. Hal penting yang perlu diperhatikan pada sistem baru adalah melakukan perawatan terhadap hardware dan software dengan baik dan benar
14
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta,Hanif.2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta :Penerbit Andi. Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Yogyakarta: Andi Offset. Gordon B Davis. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Pt Pustaka Binaman Presindo Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi :Pendekatan terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi. Kusrini. 2007. Strategi dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Andi. Suntanta, Edhy.2004. Sistem Basis Data.Yogyakarta : GrahaIlmu. Sunyoto, Andi, 2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : PenerbitAndi. Tim Penelitian dan Pengembangan Mad Coms. 2003. Database Visual Basic 6.0 dengan SQL. Yogyakarta : PenerbitAndi. Utami, Ema & Sukrisno. 2005. 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma,menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU/Linux, Yogyakarta: Andi Offset.
