ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA MANAJEMEN DIKLAT PADA PUSDIKLAT KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA MANAJEMEN DIKLAT PADA PUSDIKLAT KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM Nony Januardyana; Tutty Aulina; Yuliana Tri Rahayu; Abdul Aziz; Jurusan Teknik Informatika, School of Computer Science, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480 [email protected]; [email protected]; [email protected]

ABSTRACT The purpose of this study was to design and create a database management system web-based training at the Training Center Ministry of Public Works . As discussed training management is the process of registration , data collection , scheduling , training , and assessment of employee training . Methods of the research we do is a method of analysis and design method . Analysis methods include literature review, methods of collecting data through surveys and interviews . While the design method includes database design , the design of the menu structure , and display design . The results will be achieved is a web-based training management application that can assist the process of preparation and implementation of training to use the system based on PHP and MySQL database which includes registration process , data collection , scheduling , training , and assessment of employee training . Conclusions that can be drawn is that these applications it can satisfy the need to address problems in management training and also the database system can improve the effectiveness and efficiency of management training at the Training Center Ministry of Public Works. Keywords : Analysis, Design, Database systems, Management training

ABSTRAK Tujuan penelitian ialah untuk merancang dan membuat sistem basis data manajemen diklat berbasis web pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. Adapun manajemen diklat yang dibahas adalah proses pendaftaran, pendataan, penjadwalan, pelatihan, dan penilaian diklat pegawai. Metode penelitian yang kami lakukan adalah metode analisis dan metode perancangan. Metode analisis mencakup studi pustaka, metode pengumpulan data melalui survei, dan wawancara. Sedangkan metode perancangan mencakup perancangan basis data, perancangan struktur menu, dan perancangan layar. Hasil yang akan dicapai adalah suatu aplikasi manajemen diklat berbasis web yang dapat membantu proses persiapan dan pelaksanaan diklat menggunakan sistem berbasis PHP dan database MySql yang mencakup proses pendaftaran, pendataan, penjadwalan, pelatihan, dan penilaian diklat pegawai. Simpulan yang dapat ditarik adalah dengan adanya aplikasi ini maka dapat memenuhi kebutuhan untuk mengatasi masalah dalam manajemen diklat dan juga sistem basis data ini dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi manajemen diklat pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem basis data, Manajemen diklat

PENDAHULUAN Seiring dengan berjalannya waktu, teknologi informasi juga ikut berkembang semakin pesat. Dengan ini semakin mudah mendapatkan informasi yang cepat dan akurat untuk kebutuhan bisnis. Keberadaan pegawai dalam suatu perusahaan merupakan suatu korelasi yang tidak dapat dipisahkan. Pegawai memiliki peran dalam mengelola sumber daya yang dimiliki perusahaan secara maksimal dengan tujuan menghasilkan output yang berguna bagi perusahaan. Dengan adanya sistem informasi manajemen diklat diharapkan dengan terbentuknya sistem penilaian kerja tersebut dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang secara langsung akan berdampak positif. Maka dari itu, penulis tertarik untuk melakukan menganalisis, merancang, dan membangun sistem basis data manajemen diklat pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. Pada jurnal “Sistem Informasi Katalog Diklat Dan Registrasi Online Badan Pendidikan Dan Pelatihan Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral”, ditulis oleh Bernadeth Gresiana Malewa pada 13 Oktober 2012, menyatakan bahwa dalam dunia pemerintahan, informasi merupakan hal yang penting untuk terus diperbaharui terlebih yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat seperti membuat sebuah web agar informasi dapat dengan mudah diakses. Selain itu, pada jurnal “Perancangan Sistem Informasi Pelatihan Koperasi Uji Mutu Berbasis Web”, ditulis oleh Darmawan Baginda Napitupulu pada 19 Oktober 2012, menyatakan bahwa sistem informasi yang dirancang memungkinkan pendokumentasian tanpa menggunakan kertas (paperless documentation) karena datadata disimpan dalam bentuk elektronik. Sedangkan pada jurnal internasional “A Contemplation of Training Decision Support System”, ditulis oleh P.Kalpana dan Dr. T. Bhuvaneswari, pada 4 April 2011, menyatakan bahwa Keputusan tentang pelatihan umumnya dibuat di bagian atas piramida pelatihan terkait strategi dan tingkat pendanaan ditentukan oleh manajemen senior umumnya. Adapun rumusan masalah yang dihadapi oleh Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum dalam sistem yang sedang berjalan, antara lain: (1) Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum selalu mengadakan diklat terhadap pegawai; (2) Sistem basis data manajemen diklat masih dilakukan secara manual; (3) Terdapat masalah yang timbul dari sistem manajemen diklat pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum yang dilakukan secara manual; (4) Sistem basis data yang mempermudah Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum dalam mengorganisir data diklat berbasis web. Mengingat luasnya sistem informasi pada Pusdiklat, maka ruang lingkup dari penelitian ini adalah : (1) Pendaftaran peserta diklat; (2) Pendataan peserta diklat; (3) Penjadwalan peserta diklat; (4) Pelatihan peserta diklat; (5) Penilaian peserta diklat. Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan skripsi ini, antara lain: (1) Merancang sebuah sistem basis data manajemen diklat untuk proses pendaftaran, pendataan, penjadwalan, pelatihan, penilaian pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum.; (2) Membuat aplikasi sistem basis data manajemen diklat berbasis web untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sedangkan manfaat yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah : (1) Mepermudah dan mempercepat akses data informasi (informasi data peserta diklat, kalender kegiatan, data pribadi, pelatihan, dan penilaian) yang diperlukan; (2) Mempermudah admin memonitoring sistem pada saat kapanpun dan dimanapun karena aplikasinya ini sendiri berbasiskan web. Metodologi yang digunakan untuk perancangan aplikasi sistem basis data pada penelitian ini adalah : (1) metode analisis dengan melakukan observasi dan wawancara kepada pihak terkait dan metode kepustakaan; (2) metode perancangan yang meliputi : (1) metode perancangan basis data; (2) metode perancangan sistem. Pada metode perancangan basis data menggunakan database lifecycle yang meliputi perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal, sedangkan pada metode perancangan sistem menggunakan data flow diagran dan state transition diagram.

Basis Data (Database) Menurut Connolly dan Begg (2010, p65), database adalah kumpulan dari data yang saling berelasi secara logikal dan sebuah deskripsi dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2003, p4), database adalah kumpulan data, secara khusus menggambarkan aktivitas dari satu atau lebih organisasi yang berhubungan.

Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System) Menurut Connolly dan Begg (2010, p66), DBMS adalah sebuah perangkat lunak yang memberikan kebebasan pada pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara dan mengontrol akses ke database. Menurut Ramakrishnan dan Gehrke (2003, p4), Database Management System atau DBMS adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam memelihara dan menggunakan koleksi data dalam jumlah yang besar. Sistem manajemen basis data terdiri dari lima komponen utama, yaitu perangkat keras, perangkat lunak, data, prosedur, dan manusia. Gambar 1 menggambarkan lima komponen utama sistem manajemen basis data.

Gambar 1. Komponen Utama Sistem Manajemen Basis Data Keuntungan dari penggunaan sistem manajemen basis data menurut Connolly dan Begg (2010, p77) antara lain: (1) Redudansi data dapat dikontorl (control of data redundancy); (2) Data yang konsisten (data consistency); (3) Banyak informasi yang didapat dari sejumlah data yang sama (more information from the same amount of data); (4) Penggunaan data bersama (sharing of data); (5) Meningkatkan integritas data (improved daata integrity); (6) Meningkatkan keamanan (improved security); (7) Pelaksanaan standarisasi (enforcement of standard); (8) Skala ekonomi (economy of scale); (9) Kebutuhan user yang kompleks dapat teratasi (balanced of conflicting requirement). (10) Meningkatkan aksesibilitas daata dan responsive (imporved data accessibility and responsiveness); (10) Meningkatkan produktivitas (increased productivity); (11) Meningkatkan pemeliharaan dan melalui kebebasan data (improved maintenance through data independence); (12) Meningkatkan concurrency (increased concurrency); (13) Meningkatkan layanan back up dan pemulihan semakin baik (improved back up and recovery services). Beberapa kelemahan dari penggunaan DBMS berdasarkan Connolly dan Begg (2010, p77) : (1) Kompleksitas (complexity); (2) Memerlukan ukuran yang besa (size); (3) Biaya DBMS yang mahal (cost of DBMS); (4) Biaya penambahan perangkat keras (additional hardware costs); (5) Biaya konversi tinggi (cost of conversion); (6) Performa sistem dapat tidak sesuai dengan keinginan (performance); (7) Menimbulkan pengaruh yang besar jika terjadi kegagalan sistem (higher impact of a failure). Siklus Hidup Aplikasi Basis Data (Database Application Lifecycle) Menurut Connolly dan Begg (2010, p313), sebuah Sistem Database adalah komponen dasar dari sistem inforrnasi organisasi yang lebih besar, yaitu berupa aplikasi database life cycle yang berhubungan erat dengan life cycle dari sistem informasi. Tahapan DBLC antara lain : (1) Perancangan Database (Database Planning); (2) Definisi Sistem (System Definition); (3) Pengumpuan dan Analisis Kebutuhan (Requirement Collection and Analysis); (4) Desain Database (Database Design); (5) Pemilihan DBMS (DBMS Selection); (6) Desain Aplikasi (Application Design); (7) Prototipe (Prototyping); (8) Implementasi (Implementation); (9) Data Conversion and Loading; (10) Testing; (11) Perawatan Operasional (Operasional Maintance). Adapun siklus hidup pengembangan database digambarkan dalam gambar di bawah ini.

Gambar 2 Tahapan siklus database application lifecycle (Connolly dan Begg, 2010, p314)

Data Flow Diagram (DFD) Menurut Whitten (2004, p327), atau data flow diagram diagram aliran data adalah sebuah alat yang menggambarkan aliran data dalam sistem dan proses atau kegiatan yang dilakukan sistem tersebut. Ada 4 komponen dalam DFD, yaitu : (1) Proses; (2) Data Store; (3) External Agent; (4) Data Flow. State Transition Diagram (STD) Menurut Whitten (2004, p636), State Transition Diagram (STD) adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi layar yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna. Dua macam simbol yang menggambarkan proses dalam State Transition Diagram (STD), yaitu: (1) State; (2) Transition. Teori Pelatihan Manajemen sumber daya manusia adalah rancangan sistem-sistem formal dalam sebuah organisasi untuk memastikan penggunaan bakat manusia secara efektif dan efesian guna mencapai tujuan-tujuan organisiasional. (Robert L.Mathis, 2004, p3). Pelatihan adalah sebuah proses dimana orang mendapatkan kapabilitas untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasional. Pelatihan dapat digunakan secara internal maupun eksternal

METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan untuk perancangan aplikasi sistem basis data pada penelitian ini adalah : (1) metode analisis dengan melakukan observasi dan wawancara kepada pihak terkait dan metode kepustakaan; (2) metode perancangan yang meliputi : (1) metode perancangan basis data; (2) metode perancangan sistem. Pada metode perancangan basis data menggunakan database lifecycle yang meliputi perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal, sedangkan pada metode perancangan sistem menggunakan data flow diagran dan state transition diagram.

HASIL DAN BAHASAN Analisis Sistem yang Berjalan Seperti yang telah dibahas sebelumnya, skripsi ini mencakup lima modul diklat yaitu Proses Pembuatan dan Pengiriman Undangan, Proses Pendaftaran Peserta, Proses Absensi Diklat, Proses Pelaksanaan Diklat, dan Proses Evaluasi Diklat. Adapun proses bisnis Pembuatan dan Pengiriman Undangan yang sedang berjalan pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum dimulai dari Balai akan membuat undangan diklat yang ditujukan kepada peserta berdasarkan nama dan NIP peserta, widyaiswara, tanggal mulai diklat, tanggal selesai diklat dan tempat.Balai mengirim undangan diklat dengan via e-mail kepada peserta yang terkait, peserta akan mencetak undangan (hardcopy). Peserta menerima undangan diklat dan dipastikan hadir, karena undangan diklat tersebut merupakan surat tugas. Proses bisnis pedaftaran peserta dimulai dari Peserta akan register dan mengisi biodata peserta diklat pada sistem yang berjalan, lalu Balai menerima (accept) biodata peserta. Balai akan melakukan seleksi, apabila peserta berhak mengikuti diklat maka Balai membuat ID diklat peserta yang baru dan apabila peserta tidak berhak mengikuti peserta diklat, akan ada konfirmasi penolakan melalui e-mail peserta. Setelah itu, ID di masukkan ke database untuk dijadikan sebagai log in peserta. Balai akan mengirim username dan password melalui e-mail peserta. Peserta dapat log in dan dapat melihat seluruh peserta diklat yang baru dan aktif. Proses bisnis absensi diklat dimulai dari Balai membuat daftar absensi diklat yang kemudian diberikan kepada peserta sebelum diklat berlangsung untuk ditandatangani sebagai bukti kehadiran serta balai mengawasi selama diklat berlangsung. Peserta melakukan absensi dengan tanda tangan pada daftar absen, jika ada peserta yang tidak melakukan absensi, Widyaiswara yang terkait akan mencatat nama dan NIP peserta. Widyaiswara juga membuat rekap absensi yang kemudian akan diberikan kepada Balai, Balai akan menggabungkan hasil absensi, dan kemudian dimasukkan ke dalam database kemudian Balai membuat sertifikat. Proses bisnis pelaksanaan diklat dimulai dari Peserta akan mendatangi diklat sesuai Balai yang sudah di tentukan. Peserta wajib mengisi absensi. Peserta mengikuti diklat. Widyaiswara memberikan diklat kepada para peserta. Proses bisnis evaluasi diklat dimulai dari Widyaiswara dengan memberikan seminar penutup. Peserta diklat mengisi kuesioner. Kuesioner tersebut akan di kumpulkan Kuesioner disimpan oleh Balai dalam bentuk dokumen.

Analisis Kebutuhan Pengguna Analisis kebutuhan pengguna pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum, meliputi: (1) kebutuhan data seperti data peserta diklat, data jadwal diklat, data widyaiswara, dan data penilaian peserta; (2) kebutuhan transaksi seperti memasukkan data peserta, memasukkan data widyaiswara, memasukkan jadwal diklat yang akan diselenggarakan, mengubah dan menghapus record dalam pendataan peserta, mengubah dan menghapus record dalam pendataan widyaiswara, mengubah dan menghapus jadwal diklat yang akan diselenggarakan, mencetak daftar peserta yang akan mengikuti diklat, mencetak jadwal diklat peserta yang didatakan, melakukan pencarian datapeserta yang akan didatakan, dan melakukan pencarian data jadwal diklat yang akan diselenggarakan.

Identifikasi masalah Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, penulis mendapatkan beberapa permasalahan sebagai berikut: (1) Peserta kesulitan mendapatkan informasi tentang diklat; (2) Tidak adanya database sebagai tempat penyimpanan data diklat yang telah diikuti oleh peserta, karena data masih tersimpan dalam file spreadsheet; (3) Sistem penilaian yang masih manual mengakibatkan peserta sulit mengakses nilai hasil mereka; (4) Pembuatan laporan data peserta masih secara manual dan memakan waktu yang lama.

Usulan pemecahan masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah: (1) Merancang suatu sistem aplikasi berbasis web untuk mendistribusikan informasi diklat; (2) Merancang suatu database yang dapat mencakup seluruh data diklat sehingga data lebih terintegrasi dalam suatu sistem; (3) Menyediakan fitur hasil penilaian peserta dalam mengikuti diklat yang diselenggarakan; (4) Menyediakan fitur laporan data peserta yang akan memudahkan proses rekapitulasi data. ERD

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan dari hasil analisis dan perancangan sistem basis data manajemen diklat pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum maka dapat diambil simpulan sebagai berikut : (1) Permasalahan yang terjadi dalam Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum sudah dapat diselesaikan; (2) Sistem basis data ini menghasilkan rancangan konseptual, logikal, dan fisikal untuk manajemen diklat Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum selain itu juga dikembangkan suatu sistem yang mendukung basis data tersebut; (3) Pengguna dapat mencari data yang diinginkan dengan mudah dan akurat sehingga membantu kinerja menjadi lebih efektif dan efisien; (4) Pengguna dapat melakukan manipulasi data seperti menambah, menghapus, dan mengubah data-data yang terdapat di dalam basis data; (5) Tingkat keamanan data lebih terjamin karena hanya yang memiliki username dan password saja yang dapat melakukan akses data sesuai dengan hak akses y ang dimiliki oleh masin g- masin g penggun a; (6) Dengan adanya sistem basis data ini, data diklat menjadi terintegrasi sehingga mempercepat admin, peserta dan widyaiswara dalam mengakses informasi yang diperlukan; (7) Sistem basis data manajemen diklat menjadi solusi kebutuhan manajemen data pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. Sistem basis data manajemen diklat dapat menyimpan data yang berhubungan dengan manajemen diklat secara rapi dan terorganisasi sehingga masalah-masalah seperti redundansi data, ketidakakuratan data, kehilangan data, dan lain-lain dapat diminimalisasi. Saran Untuk dapat menunjang keberhasilan dan kelancaran dalam menggunakan aplikasi perancangan basis data yang telah dibuat, maka penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut : (1) Perlu diadakannya sosialisasi dan training aplikasi basis data manajemen diklat secara berkala kepada para pengguna, agar setiap pengguna memiliki kesiapan dan pemahaman yang memadai ketika menggunakan aplikasi tersebut sehingga implementasi sistem basis data manajemen diklat dapat terlaksana dengan sukses dalam penggunaan maupun pemeliharaan sistem; (2) Melakukan backup data secara berkala agar data sewaktu-waktu dapat di recovery jika terjadi kehilangan atau kerusakan data; (3) Melakukan pengawasan (monitoring) dan perbaikan (tuning) sistem basis data manajemen diklat secara berkala, agar performa sistem basis data semakin meningkat.

REFERENSI Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. Pearson Education, Boston. Fathansyah. (2004). Buku Teks Komputer Sistem Basis Data (Lanjutan Buku Basis Data). Informatika:Bandung. Hoffer, et al. (2005). Modern Database Management, Seventh Edition. Prentice Hall, United States of America. Indrajani. (2011). Bedah Kilat 1 Jam – Pengantar dan Sistem Basis Data. Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Kalpana, P, et al. (2011). A Contemplation of Training Decision Support System , International Journal on Computer Science and Engineering (IJCSE), Vol. 3, No. 4, diperoleh 20 Oktober 2013 dari http://www.enggjournals.com/ijcse/doc/IJCSE11-03-04-085.pdf Malewa, Bernadeth Gresiana. (2012). Sistem Informasi Katalog Diklat Dan Registrasi Online Badan Pendidikan Dan Pelatihan Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral (Pusat Pendidikan Dan Pelatihan Geologi). Jurnal Sistem Informasi, diperoleh 20 Oktober 2013 dari http://repository.gunadarma.ac.id/bitstream/123456789/5307/1/jurnal.pdf Mathis, Robert L & John H. Jackson ( Terjemahan Jimmy Sadeli dan Bayu Prawira), (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia, jilid 1, Penerbit Salemba, Jakarta. Napitupulu, Darmawan Baginda (2012). Perancangan Sistem Informasi Pelatihan Koperasi Uji Mutu Berbasis Web. Jurnal Sistem Informasi, Vol. 8, No. 1, diperoleh 20 Oktober 2013 dari http://jsi.cs.ui.ac.id/index.php/jsi/article/download/247/73 Nugroho, Bunafit. (2009). Membuat Website Sendiri dengan PHP – MySQL. Jakarta: Mediakita. Ramakrishnan, R. and Gehrke, J. (2003). Database Management System, (3rd edition). New York: McGraw-Hill.

RIWAYAT PENULIS Nony Januardyana lahir di kota Jakarta pada tanggal 10 Januari 1993. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Tutty Auliana lahir di kota Jakarta pada tanggal 21 November 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Yuliana Tri Rahayu lahir di kota Tasikmalaya pada tanggal 4 Juli 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2014. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun.