ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM DI KOPERASI PEKERJA MESRANIA UPms II Merry Andani Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email :
[email protected]
Abstrak Improve time efficiency and effectiveness of the use of information technology has a very large role, especially in the management and processing of data of an enterprise, is no exception cooperatives. To increase savings and loan services to members who better handling and processing requires a good data in emerging businesses. From the results of the analysis carried out, the system is running which has been used by the cooperative inadequate and will need less support desired system. In providing services to members, cooperative Pekerja Mesrania Upms II still use manual system in their administration which includes inputting, saving data printing, loan data, as well as reports to be desired as member data reports, data reports savings and loan data report. To overcome these problems, we need a computerbased information system, which in this study used a system design that uses programming with Visual Basic 6.0, Microsoft Access 2003 as its database.
Kata Kunci: Savings and Loans, Systems, Information, Information Systems, Visual Basic 6.0, Microsoft Access 2003
1.
Dalam hal ini di Koperasi Pekerja Mesrania Upms II adalah salah satu badan usaha yang bergerak di bidang simpan pinjam. Dimana pengelolahan datanya masih menggunakan cara manual, sehingga anggota yang akan melakukan simpan pinjam membutuhkan waktu yang cukup lama di karenakan pelayanan anggota khususnya di bidang simpan pinjam tidak secepat yang sudah komputerisasi. Untuk itu dalam meningkatkan usahanya, koperasi tersebut sangat membutuhkan suatu pendukung untuk pengolahan data simpan pinjam tersebut. Dari latar belakang masalah diatas, maka penulis mencoba untuk membuat aplikasi yang bermanfaat, sederhana, dan tidak lupa memperhatikan user interface (kemudahan bagi pemakai). Oleh karena itu penulis mengambil judul “Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Simpan Pinjam Di Koperasi Pekerja Mesrania Upms II”.
Pendahuluan
Perkembangan teknologi informasi yang demikian cepatnya telah memasuki segala bidang kehidupan. Sejalan dengan perkembangan zaman, komputer berdampak pada persaingan bisnis secara global. Sepanjang manusia ingin berinovasi, selama itu pula perkembangan teknologi informasi dan ilmu pengetahuan senantiasa berkembang tidak terkecuali bidang ekonomi. Kemajuan teknologi sangat membantu kegiatan operasional sebuah perusahaan yang dituntut untuk semakin cepat dan canggih. Dengan teknologi informasi dapat diciptakan suatu cara yang dapat meningkatkan kemampuan kerja dalam segala hal untuk meningkatkan produkivitas. Perkembangan dalam bidang perkoperasian di Indonesia akhir-akhir ini tidak lepas dari peranan koperasi sebagi penggerak ekonomi rakyat. Koperasi bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Agar dapat mencapai tujuan tersebut, koperasi melakukan usaha-usaha sebagaimana badan usaha lain, yang bermanfaat dan menguntungkan para anggotanya, baik sebagai produsen maupun konsumen. Koperasi dapat melakukan usaha-usaha di sektor perdagangan, industri manufaktur, jasa keuangan, jasa asuransi, jasa transportasi, jasa profesi, dan jasa lainnya. Karakteristik utama yang membedakan koperasi dengan badan usaha lain adalah bahwa anggota koperasi memiliki identitas ganda, yaitu anggota sebagai pemilik dan sekaligus sebagai pengguna jasa koperasi (Wirastuti, 2003).
2.
Tinjauan Pustaka
2.1 Definisi Sistem Informasi Menurut Laudon dan Laudon (2010, 46), “Sistem Informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan meyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi”. Aktifitas dasar dari Sistem Informasi menurut Laudon dan Laudon (2010, P46-P47) adalah sebagai berikut :
1
a.
b.
c.
d.
Input Melibatkan pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi. Process Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna. Output Mentransfer proses informasi kepada orang yang akan menggunakannya atau kepada aktivitas yang akan digunakan. Feedback Output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengkoreksi tahap input.
Dalam tahap ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam menganalisa sistem sebagai berikut : a. Menganalisa sistem yang ada dan mempelajari apa yang dikerjakan oleh sistem yang ada. b. Menspesifikasikan sistem yang spesifikasi masukan yang digunakan database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan. 2.5 Teori Microsoft Visual Basic 2008 Menurut Yuniar Supardi (2011:1), visual basic merupakan bahasa pemrograman yang dikembangkan dari bahasa pemrograman Basic. Bahasa pemrograman Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat populer, dikembangkan dari tahun 1963. Akronim dari BASIC adalah Beginner’s All purpose Symbolic Instruction Cod. Dengan akronim tersebut, dapat kita mengerti bahasa Basic merupakan bahasa bagi pemula, mudah dan andal untuk semua tujuan.
2.2 Konsep Dasar Berorientasi Objek Menurut Joey F. George (2004), setiap objek mempunyai dua ciri, yaitu atribut (property atau data) yang menjadi ciri khas dari suatu objek (what they have) dan method (behavior/ function), yaitu apa yang dapat dilakukan oleh objek (what they do). Berorientasi objek (object oriented) berarti permasalahan didefinisikan melalui istilah dari objek yang mengkapsulasi data (attribute) dan perilaku (behavior), yaitu melalui paradigma atau pendekatan objek.
2.6 Teori Koperasi Koperasi adalah organisasi bisnis yang dimiliki dan dioperasikan oleh orang-seorang demi kepentingan bersama. Koperasi melandaskan kegiatan berdasarkan prinsip gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas
kekeluargaan. 3. Metode Penelitian Dalam melakukan penelitian ini, metodologi sangat diperlukan sebagai pedoman tentang bagaimana dan apa saja yang harus dilakukan selama pengembangan sistem ini. Pada penulisan skripsi ini, penulis menggunakan metodologi iterasi dimana setiap fase dilakukan secara berulang-ulang sampai rancangan benar. Adapun tahapan dari metodologi iterasi sebagai berikut : a. Perencanaan b. Analisis c. Perancangan d. Implementasi
2.3 Pengertian UML ( Unifed Modelling Languange) Menurut Grady Booch (2005), pengembangan UML dimulai dari kerja sama Grady Booch dan metodologi terkenal Booch dan OMT. Kemudian Ivar Jacobson, pencipta metode OOSE (Object Oriented Software Engineering) bergabung. Usulan UML diberikan ke OMG (Object Management Group-konsorium standarisasi teknologi objek) agar UML dijadikan bahasa dan notasi pemodelan dilakukan pada tahun 1997. Menurut Jeffrey L. Whitten et al (2004:430), UML (Unified Modelling Language) adalah satu set peragaan konvensi yang digunakan untuk menetapkan atau menguraikan suatu sistem perangkat lunak dalam bentuk objek. UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa grafis untuk mendokumentasikan, menspesifikasi dan membangun sistem perangkat lunak. UML berorientasi objek, menerapkan banyak level abstraksi, tidak bergantung proses pengembangan, tidak bergantung bahasa dan teknologi, pemaduan beberapa notasi diberagam metodologi, usaha bersama dari banyak pihak, didukung oleh berkas-berkas yang diintegrasikan lewat XML. Standar UML dikelola oleh OMG (Object Management Group).
3.1 Metode Pengumpulan Data Berikut ini metode pengumpulan data yang digunakan untuk mendukung metode tersebut, yaitu : a. Metode Observasi Yaitu metode yang dilakukan oleh penulis dengan cara melakukan pengamatan pada objek yang diteliti. b. Metode Wawancara Yaitu metode pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan cara bertanya langsung kepada karyawan Koperasi Pekerja Mesrania Upms II secara tatap muka dengan tujuan memperoleh data informasi yang lebih objektif dan dapat memperoleh jawaban yang akurat. c. Metode Kepustakaan Yaitu metode yang dilakukan dengan cara mengumpulkan dan mempelajari dari buku-buku, catatan atau dokumen-dokumen maupun laporan
2.4 Analisa Berorientasi Objek (Object Oriented Analysis) Menurut Suhendar dan Hariman Gunadi (2006:11), object oriented analysis adalah metode analisis yang memeriksa requirements (syarat atau keperluan yang harus dipenuhi suatu sistem.
2
yang berhubungan dengan materi skripsi serta juga didapatkan dari media internet.
d.
3.2 Metode Analisis Beberapa tahapan yang dilakukan dalam metode analisis pembuatan penelitian ini, yaitu : a. Melakukan survei atas sistem yang sedang berjalan. b. Menganalisis terhadap temuan survei yang telah dilakukan. c. Mengidentifikasi kebutuhan informasi. 3.3 Metode Perancangan Ada beberapa metode perancangan dengan UML (Unified Modelling Language) adalah sebagai berikut : a. Merancang sistem yang baru sesuai dengan identifikasi kebutuhan. b. Merancang spesifikasi proses. c. Merancang basis data dengan ERD (Entity Relationship Diagram). d. Merancang tampilan antarmuka sistem. e. Merancang dokumen keluaran dan dokumen masukan sistem yang diusulkan. f. Merancang aplikasi pemrograman dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2008. 3.4 Proses Bisnis Adapun proses bisnis Sistem Informasi Smpan Pinjam pada Koperasi Pekerja Mesrania Upms II akan diuraikan penulis sebagai berikut : a. Proses Pendaftaran Anggota Baru Setiap karyawan yang ingin menjadi anggota koperasi harus mengisi formulir surat pernyataan anggota dan membayar simpanan pokok sebesar 100.000 ribu rupiah. karyawan menyerahkan formulir surat pernyataan anggota dan simpanan pokok. Kemudian Bag. Admin mencatat data anggota ke buku anggota dan menyerahkannya kepada anggota. b. Proses Pembayaran Simpanan Bulanan Karyawan yang telah resmi menjadi anggota koperasi setiap bulannya wajib membayar simpanan wajib sebesar 50.000 ribu rupiah. Jika anggota ingin tanpa simpanan sukarela, maka anggota dapat mengkonfrimasi ke Bag. Admin dan hanya menyerahkan simpanan wajib. Namun jika anggota ingin dengan simpanan sukarela, maka anggota dapat menyerahkan uang simpanan sukarela yang jumlahnya berdasarkan keinginan anggota untuk menyimpan dan menyerahkan simpanan wajib. c. Proses Penarikan Simpanan Anggota lakukan penarikan simpanan. Jika jumlah saldo cukup maka Bag. Admin menghitung jumlah simpanan penarikan. Lalu menyerahkan uang penarikan simpanan dan mencatatnya ke dalam buku anggota sebagai pengeluaran. Namun jika saldo tidak cukup maka Bag. Admin akan mengkonfirmasi bahwa penarikan saldo tidak cukup.
e.
f.
g.
h.
3
Proses Pengajuan Pinjaman Anggota terlebih dahulu mengisi formulir permohonan pinjaman uang, surat kuasa dan akad perjanjian pinjaman. Dengan menyerahkan persyaratan yang sebagaimana telah ditentukan oleh Ketua Koperasi Pekerja Mesrania Upms II, yaitu : 1) Dapat mengajukan pinjaman uang setelah menjadi anggota koperasi minimal 2 (dua) bulan. 2) Memberikan jaminan berupa BPKP / surat berharga lainnya. 3) Copy KTP dan copy KTP pasangan (suami / istri). 4) Copy Kartu Keluarga (KK) 5) Copy slip gaji 1 (satu) bulan terakhir. 6) Surat kuasa bersedia dipotong gaji untuk anggota yang berstatus TKJP. Bag. Admin melakukan pengecekan persyaratan. Jika persyaratan tidak lengkap maka Bag. Admin akan menolak pengajuan pinjaman. Namun jika persyaratan lengkap maka Bag. Admin akan menyerahkan formulir permohonan pinjaman uang, surat kuasa, dan akad perjanjian pinjaman kepada Ketua untuk disetujui dan ditanda tangani. Dan permohonan pinjaman uang akan diserahkan kepada Bendahara dan Manajer disetujui dan ditanda tangani. Proses Angsuran Pinjaman Bag. Admin menyiapkan daftar pinjaman anggota. Bag. Admin lalu menghitung jumlah angsuran dan bunga berdasarkan lamanya proses peminjaman. Yang kemudian diserahkan kepada Bendahara untuk dilakukan pemotongan gaji anggota yang melakukan peminjaman. Laporan Data Anggota Pada setiap akhir bulan Bag. Admin membuat laporan data angggota yang berasal dari jumlah buku anggota baru yang ditambah dengan jumlah buku anggota pada bulan sebelumnya. Kemudian laporan data anggota diserahkan kepada Ketua koperasi, selanjutnya Ketua koperasi menerima laporan data anggota dan tanda tangan laporan. Laporan Data Simpanan Anggota Bag. Admin membuat laporan data simpanan angggota yang berasal dari buku anggota pada setiap akhir bulannya. Kemudian laporan data simpanan anggota diserahkan kepada Ketua koperasi, selanjutnya Ketua koperasi menerima laporan data simpanan anggota dan tanda tangan laporan. Laporan Data Pinjaman Anggota Bag. Admin membuat laporan data pinjaman anggota yang berasal dari daftar pinjaman anggota yang melakukan pinjaman pada setiap akhir bulannya. Kemudian laporan data pinjaman anggota diserahkan kepada Ketua koperasi, selanjutnya Ketua koperasi menerima laporan data pinjaman anggota dan tanda tangan laporan.
4.
4.3 Struktur Tampilan
Hasil dan Pembahasan
4.1 Use Case Diagram 4.1.1 Packcage Diagram
Tabel 4.1 Struktur Tampilan
MASTER
TRANSAKSI
LAPORAN
Gambar 4.1 Package Diagram a.
Use Case Diagram Master
Gambar 4.2 Use Case Diagram Master b.
4.4 Rancangan Layar a. Menu Utama
Use Case Diagram Transaksi Menu Utama MASTER
TRANSAKSI
LAPORAN
KELUAR
Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Simpan Pinjam Di Koperasi Pekerja Mesrania Upms II
Gambar 4.6 Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 4.3 Use Case Diagram Transaksi c.
b.
Use Case Diagram Laporan
Rancangan Layar Entry Karyawan Entry Entry Karyawan Karyawan ENTRY KARYAWAN No. Pekerja
Input
Bagian
Input
Nama
Input
Alamat
Input
Input
No. Telp
Gambar 4.4 Use Case Diagram Laporan
SIMPAN
Karyawan
1
1
isi
c.
FormulirSuratPernyataanAnggota *NoFormulirAnggota TglDaftar SimpananPokok SimpananWajib SimpananSukarela
1
*NoPekerja *NoFormAnggota
KELUAR
HAPUS
Gambar 4.7 Rancangan Layar Entry Karyawan
4.2 ERD (Entity Relationship Diagram) *NoPekerja Bagian Nama Alamat NoTelp
UBAH
Rancangan Layar Entry Anggota Entry Entry Anggota Anggota ENTRY ANGGOTA
hasil
No. Anggota
Input
Tahun Keikutsertaan
Input
ANGGOTA
*NoFormAnggota *NoAnggota
No. Formulir Anggota
Pilih
Tanggal Daftar
Dd/mm/yyyy
Nama
Tampil
Bagian
Tampil
CARI
1
FormulirPermohonan PinjamanUang 1
1
ajukan
*NoFormPinjaman TglPermohonanPinjaman NamaBank NoRekening LokasiKerja NoTelp Cicilan Bunga JumlahPinjaman Persyaratan
buat
1
Anggota
1
*NoAnggota ThnIkut
*NoFormPinjaman *NoAnggota
punya *NoAnggota *NoTransaksiSimpanan
M
*NoTransaksiSimpanan TglTransaksiSimpanan SimpananWajib SimpananSukarela
Tampil
Bank Penerima Kuasa
Input
Bank Pemohon
Input
No. Rekening Pemohon
Input
SIMPAN
HAPUS
KELUAR
*NoSuratKuasa *NoFormPinjaman
Gambar 4.8 Rancangan Layar Entry Anggota
1
SuratKuasa
Tahun Ikut Simpanan
1
*NoSuratKuasa TglSuratKuasa BankPenerimaKuasa BankPemohonPinjaman NoRekPemohonPinjaman
dapat *NoAkadPerjanjian *NoSuratKuasa
1
AkadPerjanjian Pinjaman *NoAkadPerjanjian TglAkadPerjanjian NamaPiPe Alamat Jabatan NamaPerusahaanPiKe
Gambar 4.5 ERD ( Entity Relationship Diagram)
4
d.
Rancangan Layar Entry Formulir Surat Pernyataan Anggota
b.
Sequence Diagram Entry Anggota : Bag. Admin
: FMenuUtama
: FEntryAnggota
: CntrlEntryAnggota
: Anggota
Entry Formulir Surat Pernyataan Anggota
: FormulirSuratPPernya...
: Karyawan
Open()
ENTRY FORMULIR SURAT PERNYATAAN ANGGOTA
Open()
KARYAWAN
No. Formulir Anggota
input
No. Pekerja
Pilih
Tanggal Daftar
dd/mm/yyyy
Bagian
Tampil
Nama
Tampil
CARI
InputAnggota() Inpu Anggota()
PilihFormulirSuratPernyataanAnggota()
Alamat
Tampil
PilihFormulirSuratPernyataanAnggota() GetFormulirSuratPernyataanAnggota()
SimpananPokok
input
SimpananWajib
input
SimpananSukarela
Input
No. Telp
Tampil
DisplayFormulirSuratPernyataanAnggota() GetKaryawan() DisplayKaryawan()
Simpan()
CETAK
HAPUS
KELUAR Simpan()
Gambar 4.9 Rancangan Layar Entry Formulir Surat Pernyataan Anggota
Simpan() Display()
Hapus() Hapus() hapus() Kosong() Keluar() Keluar()
e.
Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa
Keluar() Kosong()
Cetak Cetak Surat Surat Kuasa Kuasa CETAK SURAT KUASA input
No. Surat Kuasa
ANGGOTA No. Anggota
Pilih
CARI
Nama
Tampil
Bagian
Tampil Tampil
Tahun Ikut
Bank Penerima Kuasa
Input
Bank Pemohon
Input
No.Rek Pemohon
Input
CETAK
Gambar 4. 12 Sequence Diagram Entry Anggota
dd/mm/yyyy
Tanggal Surat Kuasa
c.
Sequence Diagram Entry Formulir Surat Pernyataan Anggota
KELUAR
HAPUS
Gambar 4.10 Rancangan Layar Cetak Surat Kuasa
: Bag. Admin
: FMenuUtama
: FCetakFormulirSuratPernyataanA...
: CntrlCetakFormulirSur...
: FormulirSuratPernyat...
: Karyawan
Open() Open()
InputFormulirSuratPernyataanAnggota()
4.5 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Entry Karyawan
InputFormulirSuratPernyataanAnggota() GetFormulirSuratPernyataanAnggota()
DisplayFormulirSuratPernyataanAnggota()
PilihKaryawan()
PilihKaryawan() GetKaryawan() : Bag. Admin
: FMenuUtama
: FEntryKaryawan
: CntrlEntryKaryawan
: Karyawan
DisplayKaryawan()
Open()
Cetak() Cetak()
Open()
Simpan() Input Karyawan()
Simpan() Input Karyawan()
Hapus() Tampil ()
Hapus() Hapus() Kosong()
Simpan() Simpan()
Keluar()
Simpan() Display()
Keluar()
Ubah()
Kosong()
Ubah() Ubah() Display() Batal() Batal() Batal() Kosong()
Gambar 4. 13 Sequence Diagram Entry Formulir Surat Pernyataan Anggota
Keluar() Keluar() Keluar() Kosong()
Gambar 4. 11 Sequence Diagram Entry Karyawan
5
d.
Sequence Diagram Cetak Surat Kuasa : Bag. Admin
: FMenuUtama : FCetakSuratKuasa
: CntrlCetakSuratKuasa
: SuratKuasa
: Anggota
b. : Karyawan
Open() Open()
InputSuratKuasa() InputSuratKuasa()
c.
GetSuratKuasa()
DisplaySuratKuasa()
Pilih Anggota() Pilih Anggota()
d.
GetAnggota()
Display Anggota()
GetPekerja() DisplayKaryawan()
Cetak() Cetak()
Untuk menghindari berbagai kesalahan yang mungkin timbul pada sistem informasi ini, maka perlu dilakukan perawatan (maintenance) secara rutin. Pengontrolan data merupakan cara perawatan yang terbaik untuk menghindari berbagai kesalahan. Secara rutin memback-up data-data yang ada untuk menghindari kerusakan data atau kehilangan data. Perlu adanya peningkatan infrastruktur komputer yang digunakan oleh Koperasi Pekerja Mesrania Upms II agar dapat terciptanya efesiensi dan efektivitas yang lebih, dalam rangka mendukung sistem informasi ini.
Simpan()
Simpan()
Daftar Pustaka
Simpan()
[1] Ladjamuddin, Al-Bahra Bin. Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2005.
Display()
Hapus() Hapus() Hapus()
[2] Jogiyanto. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset, 2008.
Hapus() Hapus()
Display()
Keluar() Keluar()
[3] Kristanto, Andi. Perencanaan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Publisher, 2008.
Kosong()
[4] Laudon, Kenneth C. & Jane, P. Laudon. Manajemen Information System. New Jersey: Prentice-Hall, 2010.
Gambar 4. 14 Sequence Diagram Cetak Surat Kuasa
5.
Kesimpulan dan Saran
[5] Mulyanto, Agus. Sistem Informasi Konsep Dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2009.
Setelah melakukan analisis terhadap permasalahan pada sistem informasi simpan pinjam Pada Koperasi Pekerja Mesrania Upms II dan mencoba memberikan solusi dan alternatif dengan membuat program aplikasi. Maka dapat ditarik kesimpulan dan saran untuk perbaikan kinerja sistem. 5.1 Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : a. Lamanya waktu proses pengolahan data karena banyaknya data yang harus diolah. b. Data simpan pinjam yang dihasilkan kurang akurat. c. Rumitnya pembuatan laporan sehingga sering terjadi keterlambatan pelaporan kepada pihakpihak yang terkait. d. Pengarsipan data yang kurang baik sehingga keamanan dan kerusakan arsip data kurang terjamin.
[6] Munawar. Pemodelan Visual Menggunakan UML. Yogyakarta: Garaha Ilmu, 2005. [7] Mustakini. Sistem Informasi Yogyakarta: Andi Offset, 2009.
Teknologi.
[8] Sitio, Arifin. Koperasi: Teori Dan Praktik. Jakarta: Erlangga, 2001. [9] Susanto, Azhar. Sistem Informasi Manajemen Konsep Dan Pengembangannya. Bandung: Lingga Jaya, 2004. [10] Sutabri, Tata. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Publisher, 2012.
5.2 Saran Adapun saran-saran yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut : a. Alangkah baiknya jika sistem baru yang diusulkan diterapkan pada Koperasi Pekerja Mesrania Upms II untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang disebabkan oleh sistem lama.
6
