Algemene richtlijnen voor het aanvragen van subsidie bij de TSN ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek

Algemene richtlijnen voor het aanvragen van subsidie bij de TSN ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek Algemene informatie De Trombosestichting Nederland (verder te noemen de Trombosestichting) heeft ten doel het bevorderen van medisch-wetenschappelijk onderzoek op het gebied van trombose. Ook wanneer de doelstelling het gebied van de hemostase betreft kan een dergelijke aanvraag voor subsidie in aanmerking komen. De Trombosestichting beoogt die projecten te ondersteunen die aan de hoogste kwaliteitseisen voldoen (ranking Wetenschappelijke Adviesraad). De Trombosestichting financiert onderzoeksprojecten bij Nederlandse onderzoeksinstellingen. De Trombosestichting behoudt zich te allen tijde het recht voor om financiering samen met andere partijen te heroverwegen. Indien voor het project of voor onderdelen ervan ook bij een andere instantie financiële steun is gevraagd, dan dient de stichting daarvan vooraf of zo snel als mogelijk in kennis te worden gesteld. De projectleider behoort tot de vaste staf van het aanvragende onderzoeksinstituut. De aanvrager (projectleider) draagt de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het onderzoek en is inhoudelijk het aanspreekpunt voor het project. Correspondentie met betrekking tot een aangevraagd of toegekend project moet worden gevoerd onder verwijzing naar het door de stichting toegekende projectnummer. Aanvragen die niet aan de richtlijnen voldoen, worden retour gestuurd en zullen niet worden meegenomen in de beoordelingsprocedure. Nieuwe subsidieaanvragen worden, wanneer de financiële middelen hiervoor toereikend zijn, éénmaal per jaar in behandeling genomen. Om deel te nemen aan deze jaarlijkse subsidieronde is het invullen van het daartoe strekkende vooraanmeldingsformulier verplicht. De stichting behoudt zich het recht voor om onderzoek te verrichten, dan wel te laten verrichten bij de subsidie-ontvangende instelling naar de wijze van besteding van de uitgekeerde subsidiegelden.

Procedure voor het aanvragen De vooraanmelding voor de subsidieaanvraag dient uiterlijk 4 januari 2016 om 17.00u op het bureau van de Trombosestichting aanwezig te zijn. Vooraanmeldingen zijn in het 1

Nederlands of Engels geschreven. http://www.trombosestichting.nl/onderzoek/wetenschappelijk-onderzoek/onderzoek.html Vooraanmeldingen zijn ondertekend door de projectleider en door het hoofd van de afdeling en worden in een pdf-file opgestuurd naar [email protected]. De volledigheid van de vooraanmelding en de financiële pagina worden gecontroleerd door de stichting.

Procedure van behandeling Vooraanmelding vindt plaats door het invullen van het daartoe strekkende vooraanmeldingsformulier (www.trombosestichting.nl/onderzoek/wetenschappelijkonderzoek/onderzoek.html). De beschikbare ruimte van het formulier mag niet worden aangepast of overschreden. Na ontvangst wordt iedere vooraanmelding beoordeeld door de leden van de Wetenschappelijke Adviesraad. Op basis van de ranking die hieruit volgt, worden de projectleiders van de best scorende projecten door de directeur van de Trombosestichting uitgenodigd om een uitgebreide projectaanvraag te schrijven. De inhoud en de aangevraagde financiële middelen in deze aanvraag dienen overeen te komen met het bedrag zoals beschreven in de vooraanmelding. De beschikbare ruimte van het formulier mag niet worden aangepast of overschreden. Na ontvangst wordt iedere uitgebreide projectaanvraag beoordeeld door minimaal twee externe referenten, die daartoe door de voorzitter van de Wetenschappelijke Adviesraad zijn uitgenodigd. Het inhoudelijke commentaar van de externe referenten wordt daarna, op anonieme basis, naar de projectleider gestuurd. Na een hoor- en wederhoorprocedure geven de externe referenten een definitief (inhoudelijk en cijfermatig) oordeel, dat aan de Wetenschappelijke Adviesraad wordt voorgelegd. Aansluitend worden de aanvragen met hoor- en wederhoor en het definitieve cijfer in een vergadering van de Wetenschappelijke Adviesraad besproken, op grond waarvan door de directeur en de Raad van Toezicht van de Trombosestichting worden geadviseerd of een aanvraag al dan niet, en zo ja met welke prioriteit, kan worden gehonoreerd. Aansluitend wordt door de Raad van Toezicht en de directeur het aantal te honoreren projecten vastgesteld, de ranking in ogenschouw nemend. Potentiële subsidieontvangers worden zo spoedig mogelijk op de hoogte gesteld van de status van hun aanvraag en worden vervolgens uitgenodigd een volledige en definitieve aanvraag in te dienen. In de definitieve aanvraag kunnen suggesties ter verbetering van het project van de voorbewerkers worden opgenomen evenals suggesties van de leden van de WAR. Alvorens de subsidie definitief wordt toegekend worden de definitieve aanvragen gecontroleerd door de liaison officer uit de Raad van Toezicht, die namens de stichting zitting heeft in de Wetenschappelijke Adviesraad.

2

Op gezag van de liaison officer en na overleg met de directeur van de stichting zal subsidie worden toegekend. Dit besluit zal schriftelijk aan de aanvrager worden gestuurd, voorzien van subsidievoorwaarden.

Bij de beoordeling van de vooraanmelding en de uitgebreide subsidieaanvraag wordt met name aandacht besteed aan de volgende criteria: 1. De vraagstelling van het onderzoek dient betrekking te hebben op één of meer problemen relevant voor oorzaken, preventie en bestrijding van trombose. Ook wanneer de doelstelling het gebied van de hemostase betreft kan een dergelijke aanvraag voor subsidie in aanmerking komen. 2. De projectleider dient ruime ervaring in het wetenschappelijk onderzoek te hebben, d.w.z. in het zelfstandig verrichten van onderzoek en het begeleiden van medeonderzoekers. De onderzoeker(s) c.q. het instituut waar het onderzoek plaatsvindt moet, indien het voorgestelde onderzoek dat noodzakelijk maakt, de beschikking hebben over laboratoriumruimte, alsmede apparatuur die, naar de maatstaf van de in Nederland heersende opvatting, tot de uitrusting en het bestand van een laboratorium behoren. 3. De voor het onderzoek geraamde kosten moeten in overeenstemming zijn met het belang dat het onderzoek beoogt te dienen. Het maximaal aan te vragen bedrag is € 250.000,-. In principe worden zowel aanvragen van personeel, apparatuur als materiaal in overweging genomen, maar bij de toewijzing wordt beoordeeld in hoeverre zij essentieel zijn voor de uitvoering van het betreffende onderzoek. Reiskosten worden in het algemeen niet vergoed. 4. Voor de reguliere subsidieronde van de Trombosestichting kunnen zowel kleine projectaanvragen (geen minimumduur en -bedrag) als langlopende projecten (tot een maximum van 4 jaar en € 250.000,-) worden ingediend. De projectleider dient de keuze voor de duur en kosten van het project duidelijk te beargumenteren op basis van het beantwoorden van de vraagstelling en/of de afronding van het werkplan. 5. Indien experimenten met proefpersonen worden verricht, dienen eventuele ethische aspecten hiervan in de uitgebreide aanvraag te zijn opgenomen. Vermeld dient te worden of het project is voorgelegd aan een Medisch Ethische Commissie. De schriftelijke goedkeuring van de Medisch Ethische Commissie dient zo spoedig mogelijk naar het bureau van de Trombosestichting te worden opgestuurd. Pas na ontvangst van deze schriftelijke goedkeuring van de Medische Ethische Commissie komt de subsidieaanvraag voor financiering in aanmerking. Is het project niet beoordeeld door een Medisch Ethische Commissie dan dienen redenen hiervan te worden opgegeven. Eveneens dient vermeld te worden of het project getoetst is aan het Verdrag van Helsinki en de Wet op de Geneesmiddelen Voorziening etc. 6. Experimenten met proefdieren dienen in overeenstemming te zijn met de Wet op de Proefdieren, Wet op de Dierenbescherming, Wet op de Bedreigde Uitheemse Diersoorten, Wet op de Bedreigde Inheemse Diersoorten. Goedkeuring voor het onderzoek van de Dierexperimentencommissie, indien van toepassing voor het 3

betreffende onderzoek, dient te zijn aangevraagd danwel verkregen te zijn. De stichting streeft ernaar om het gebruik van dierproeven tot een minimum te beperken. Om deze reden dienen aanvragen voor projecten waarin dierproeven worden gebruikt, vergezeld te gaan van een addendum waarin wordt gemotiveerd waarom het onderzoek niet zonder dieren, met een lagere diersoort of met minder ongerief voor de dieren uitgevoerd kan worden. 7. De subsidieontvanger vrijwaart de Trombosestichting voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de verrichte activiteiten en de daarmee samenhangende verspreide publicaties, alsmede verrichte handelingen in relatie tot het gesubsidieerde onderzoek. De Trombosestichting gaat er daarbij vanuit dat de subsidieontvanger de daartoe geëigende verzekering afsluit. 8. Wanneer het onderzoek plaatsvindt in samenwerking met andere instituten en dit voor het slagen van het project noodzakelijk is (bijvoorbeeld om voldoende patiënten te krijgen of om gebruik te maken van essentiële apparatuur) dient een schriftelijke bereidwilligheidsverklaring hiervan door het (de) betreffende institu(u)t(en) te worden bijgesloten. 9. Bij alle (mondelinge en schriftelijke) publicaties over het project dient melding gemaakt te worden van de steun van de Trombosestichting. De Engelse naam van de Trombosestichting Nederland is: Dutch Thrombosis Foundation. Start van het project en personele zaken 1. Indien voor een vacature een personeelsadvertentie wordt geplaatst dan dient het logo van de Trombosestichting worden opgenomen. Tevens dient te worden vermeld dat het een onderzoek betreft dat gesubsidieerd wordt door de Trombosestichting. Het logo van de stichting kan in digitale vorm opgevraagd worden bij de beleidsmedewerker mevrouw E. Wybrands ([email protected]). Alvorens het project van start gaat, wordt de startdatum bij de stichting schriftelijk bekend gemaakt. 2. Onderzoeksprojecten die door de stichting worden gefinancierd dienen uiterlijk 12 maanden na de datum van de toekenningsbrief te zijn gestart. Indien deze startdatum onverhoopt niet wordt gehaald dient vóór het aflopen van deze 12 maanden een schriftelijk verzoek met moverende redenen tot uitstel met nog eens maximaal 12 maanden te worden ingediend. Dit verzoek dient zowel een beschrijving van de noodzaak van het uitstel te bevatten als een motivatie waarom het onderzoek nog relevant en actueel is. Indien een onderzoeksproject niet binnen 24 maanden na toekenning is gestart, vervalt het toegekende bedrag aan de stichting. 3. Gedurende de looptijd van het project dienen eventuele personeelswijzigingen en/of onderbrekingen per direct schriftelijk gemeld te worden bij de stichting. Indien de totale tijd van de onderbrekingen de duur van 12 maanden overschrijdt, wordt het project stopgezet en vervalt het resterende subsidiebedrag aan de Trombosestichting.

4

Fondsenwerving en/of voorlichting Van de subsidieontvanger wordt verwacht dat deze, indien nodig, medewerking verleent aan fondsenwervende activiteiten van de stichting, gericht op de werving van gelden voor de financiering van en het geven van voorlichting over het onderzoek. Het jaarlijks aanleveren van een Nederlandstalig publieksonderzoeksverslag voor het Wetenschapskatern van het jaarverslag van de stichting maakt deel uit van deze subsidievoorwaarde. Van de subsidieontvanger wordt tevens verwacht op uitnodiging van de stichting te participeren bij activiteiten op lokaal en/of nationaal niveau.

Publiciteit en octrooiaanvragen Publicaties Wetenschappelijke of niet-wetenschappelijke publicaties over onderzoek gedaan met steun van de Trombosestichting dienen hieromtrent een mededeling bevatten. Dit betreft ook vermeldingen van het project op websites. In Engelstalige publicaties dient gebruik gemaakt te worden van de Engelstalige naam van de stichting: Dutch Thrombosis Foundation. De aanvrager stuurt van iedere publicatie een PDF (via [email protected] of [email protected]) Wetenschappelijke publicaties kunnen alleen als resultaat van een project worden opgevoerd indien ten minste een van de personen wier salarislasten door het project worden gesubsidieerd, medeauteur is en indien de steun van de stichting in het artikel is vermeld. Bij presentaties die op congressen over het project worden gehouden, dienen het logo en de naam van de stichting (Dutch Thrombosis Foundation) weergegeven te worden op de poster of op het materiaal dat gebruikt wordt voor de voordracht (dia’s, sheets, powerpoint presentatie etc.). Hiertoe kan het logo van de stichting in digitale vorm opgevraagd worden bij de beleidsmedewerker ([email protected])

5

Publiciteitsuitingen Bij publiciteitsuitingen vanuit de onderzoekers of de instelling waar het onderzoek wordt uitgevoerd, die betrekking hebben op of voortvloeien uit de verleende subsidie, dient te allen tijde melding te worden gemaakt van deze publiciteitsuitingen bij de stichting. Over publiciteitsuitingen (zoals persberichten) dient vooraf inhoudelijk afstemming te worden bereikt met de stichting. In iedere publiciteitsuiting, hetzij gecoördineerd door de stichting , hetzij vanuit de onderzoekers of instelling zelf, dient melding te worden gemaakt van de steun van de stichting. Octrooiaanvragen Indien overwogen wordt octrooiaanspraken te vestigen op nieuwe vindingen of werkwijzen welke zijn voortgekomen uit (mede) door de stichting gefinancierd onderzoek, dient de stichting hiervan schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Indien de resultaten van het (mede) door de stichting gesubsidieerde onderzoek direct of indirect op enige wijze leiden tot verwerving van inkomsten of elke andere vorm van (commerciële) exploitatie, garandeert de subsidieontvanger/het instituut dat de Trombosestichting een redelijk aandeel in deze inkomsten of exploitatie toekomt.

Verslaglegging Na melding aan de Trombosestichting van de startdatum van een toegekend project, ontvangt de projectleider een brief met de data waarop rapportages dienen te worden ingeleverd. Voortgangsrapportage Jaarlijks wordt een wetenschappelijk voortgangsrapportage over het onderzoek ingediend. Deze rapportage wordt beoordeeld door de oorspronkelijke voorbewerker(s) uit de Wetenschappelijke Adviesraad en de liaison officer van de Raad van Toezicht. Indien vragen gesteld worden over de voortgang van het onderzoek of over het onderzoek dient hierop binnen 14 dagen schriftelijk te worden gereageerd. Eindrapportage Binnen 6 maanden na beëindiging van de subsidieperiode dient een wetenschappelijk inhoudelijk eindverslag overlegd te worden. Deze rapportage wordt beoordeeld door de oorspronkelijke voorbewerker(s) uit de Wetenschappelijke Adviesraad en de liaison officer van de Raad van Toezicht.

Tot slot algemeen Bij het niet naleven van deze subsidievoorwaarden, dan wel andere voorwaarden die door de stichting bij toekenning van de subsidie zijn gesteld, behoudt de stichting zich het recht voor de subsidietoekenning op te schorten of in te trekken. Een besluit tot opschorting of intrekking zal schriftelijk, met redenen omkleed, ter kennis worden gebracht van de projectleider en de directeur van het instituut waar het onderzoek wordt uitgevoerd. Een besluit tot opschorting of intrekking leidt tot stopzetting van betaling en/of terugvordering of verrekening van reeds betaalde subsidie. Tegen een dergelijk besluit kan binnen veertien werkdagen na bekendmaking, gemotiveerd schriftelijk bezwaar worden aangetekend. Daarnaast behoudt de stichting zich het recht voor bij ernstige nalatigheid de betreffende projectleider voor een bepaalde periode te weren uit de subsidieronde. 6

Financieel De verkregen subsidie kan uitsluitend worden aangewend voor kosten die worden gemaakt voor het ingediende project, zoals beschreven op de financiële pagina van de definitieve aanvraag. De stichting verleent subsidie op basis van de financiële pagina gehecht aan de projectaanvraag. De Trombosestichting verricht uitsluitend betalingen op declaratie van de subsidieontvanger onder overlegging van specificaties en andere bewijsstukken, waaronder t.a.v. apparatuur en andere goederen te verstaan fotokopie van, voor levering conform offerte geparafeerde en betaalde rekeningen. Wij verzoeken u kortingen wegens betaling binnen een bepaalde termijn zo mogelijk niet verloren te laten gaan. Rekeningen en declaraties dienen binnen 4 maanden na afloop van het betreffende subsidietijdvak door ons te zijn ontvangen. Voorts dient u tussentijds -minimaal na afloop van elk kwartaal- uw kosten waarvoor subsidie is verleend, te declareren. Subsidies van de stichting zijn nooit kostendekkend. Dit betekent dat het instituut, waarbinnen de subsidieontvanger werkzaam is, bereid dient te zijn financieel bij te dragen aan het bedoelde onderzoek. Kosten die niet opgenomen zijn in het subsidiebedrag en die niet worden vergoed betreffen:  Indirecte personele lasten, waaronder de kosten voor de begeleiding van het project, en overheadkosten (centraal-, facultair-, en/of afdelingsniveau).  De kosten van de benodigde infrastructurele voorzieningen, zoals de inrichting van de laboratoria en afschrijving van discipline-specifieke apparatuur die niet speciaal voor het project wordt aangeschaft.  Overige huisvestingslasten.  Rapportagekosten en secretariaatskosten e.d.

Te vergoeden kosten Personeelskosten Voor de personeelskosten wordt op grond van dit akkoord een vergoeding beschikbaar gesteld voor de looptijd van het onderzoek voor het aanstellen van onderzoekers en/of ondersteunend personeel, zoals aangegeven in de financiële pagina van de projectaanvraag. In de vergoeding voor personeelskosten moet zijn opgenomen:  Een basissalaris (inclusief vakantietoeslag (8%) en eindejaarsuitkering (8,3%))  Een opslag voor werkgeverslasten (26,9%)  Een opslag voor overige personeelskosten (7,2%)

7