ALGEMENE PRIVACYVERKLARING T.A.V. CLIËNTEN IN DE RUIME ZIN FIDEA NV

ALGEMENE PRIVACYVERKLARING T.A.V. CLIËNTEN IN DE RUIME ZIN FIDEA NV Inleiding Respect voor privacy Fidea vindt de bescherming van uw privacy erg belangrijk. Fidea streeft ernaar (uw) persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. De bedoeling van deze verklaring is u te informeren over de manier waarop Fidea persoonsgegevens verwerkt over u als (prospect- of kandidaat-) verzekeringnemer, verzekerde, begunstigde of derde (bvb. benadeelde, getuige, expert, verzekeringstussenpersoon, …).

“Persoonsgegevens verwerken” Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de “betrokkene” genoemd in de privacywet). Het kan gaan om de naam van een persoon, een foto, een telefoonnummer (zelfs dat op het werk), een code, een paswoord, een polisnummer, een link met een bedrijf of andere personen, een e-mailadres, … Verwerking van gegevens is elke bewerking of elk geheel van bewerkingen van persoonsgegevens. Die bewerkingen zijn bijzonder gevarieerd en hebben onder meer betrekking op de verzameling, bewaring, gebruik, wijziging, mededeling van de gegevens.

Advies: lees deze verklaring Wij raden u aan om deze verklaring zorgvuldig te lezen omdat deze betrekking heeft op uw rechten en wettelijke verplichtingen. De cliëntenrelatie met Fidea heeft als gevolg dat vermoed wordt dat u de toestemming gaf, voor zoveel als nodig, met alle verwerkingen in deze privacyverklaring, inclusief verwerkingen met het oog op direct marketing (berichten “op maat”, zie verder -). Wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken dan raden wij u aan om de nodige stappen te nemen, bvb. door dat kenbaar te maken via de voorziene kanalen (zie verder “Uitoefening” van uw rechten - ). Onderaan deze verklaring vindt u er een inhoudstafel van, waardoor het mogelijk makkelijker is om het overzicht van deze verklaring te behouden. Verder is er ook een samenvatting van de belangrijkste elementen uit deze verklaring beschikbaar Die samenvatting vervangt uiteraard de verklaring zelf niet. Ze wil ze vooral toegankelijker maken. Deze verklaring is immers relatief lang geworden, wat onder meer een gevolg is van de uitgebreide wettelijke reglementering van financiële instellingen, diensten, verrichtingen en producten.

Meer info - verwijzing Meer informatie over de privacywetgeving in België is te vinden op de website van de Belgische privacycommissie: www.privacycommission.be.

Fidea Fidea NV is een verzekeraar die uitsluitend actief is in België . De maatschappelijke zetel van Fidea is gelegen aan de Van Eycklei 14 te 2018 Antwerpen Meer informatie over de activiteiten van Fidea is te vinden op de website www.fidea.be

Verantwoordelijke voor de verwerking Fidea is, overeenkomstig de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (beter bekend als de “privacywet”), verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van o.a. (prospect- of kandidaat-) verzekeringsnemer, verzekerde of begunstigde. Dit houdt in dat Fidea verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten m.b.t. de verwerking van uw gegevens voor doeleinden die Fidea zelf bepaalt (zie hieronder “Waarvoor verzamelt en verwerkt Fidea uw persoonsgegevens?”). Fidea verwerkt (uitzonderlijk) ook gegevens als verwerker voor andere ondernemingen bvb. als Fidea optreedt als distributiekanaal voor andere verzekeringsondernemingen . In die gevallen verwerkt Fidea uw persoonsgegevens als verzekeringsnemer, verzekerde of begunstigde van deze verzekeringsondernemingen . Fidea volgt daarbij dan de instructies van de verantwoordelijke van de verwerking. Pagina 1 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

Uw rechten als uw persoonsgegevens verwerkt worden Uw rechten Als uw persoonsgegevens worden verwerkt heeft u in grote lijnen volgende rechten: • U heeft een recht op toegang tot de gegevens die over u verwerkt worden. • In voorkomend geval kan u schriftelijk de verbetering eisen van foutieve gegevens of de blokkering of uitwissing van gegevens die onrechtmatig worden verwerkt. • U kan zich verzetten tegen verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (zie verder ).

Uitoefening Voor de uitoefening van uw rechten kan u de Privacydienst van Fidea ( [email protected] ) steeds als eerste aanspreekpunt beschouwen . Als u uw rechten uitoefent vragen we u zo specifiek mogelijk te zijn, zodat uw vraag concreet en correct kan worden behandeld. We wijzen er ook op dat uw identiteit redelijkerwijs moet kunnen worden geverifieerd om uw rechten uit te oefenen, zodat wordt vermeden dat iemand anders ze uitoefent. Bent u een (wettelijk) vertegenwoordiger, dan kan u de rechten uitoefenen van de vertegenwoordigde. Zo kan bvb. een ouder de rechten uitoefenen van zijn of haar minderjarig kind. Voor nadere informatie of indien u niet akkoord gaat met het standpunt van Fidea, kan u zich wenden tot de Belgische privacycommissie: www.privacycommission.be.

Verzet tegen direct marketing U kan uw recht op verzet tegen direct marketing (“benadering op maat”) uitoefenen • door uw verzet door te geven aan de Privacydienst van Fidea ( [email protected] ); • door aan te klikken dat u niet meer per e-mail wenst te worden gecontacteerd; • door, als u door of in opdracht van Fidea opgebeld wordt en u zich daartegen verzet of in het algemeen tegen direct marketing (benadering “op maat”), dan zal de persoon die u opbelt, dat op uw vraag registreren. Als u uw recht op verzet heeft uitgeoefend, dan kan u desgewenst later (opnieuw) uw toestemming geven voor direct marketing. Wat dat inhoudt, kan u lezen onder de titel “Bijzonder legitiem belang: (direct) marketing”. Merk op dat Fidea u zelfs in geval van verzet kan contacteren voor andere doeleinden, zoals een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract (bvb. vervaldagberichten).

Beveiliging en confidentialiteit Enkel personen die daartoe gemachtigd zijn hebben toegang tot persoonsgegevens die relevant zijn voor het vervullen van hun opdracht. Deze personen mogen de gegevens uitsluitend gebruiken indien en voor zover noodzakelijk voor het vervullen van hun opdracht. Zij zijn gehouden tot een strikte beroepsdiscretie en tot de naleving van alle technische voorschriften die strekken tot de vrijwaring van de vertrouwelijkheid van persoonsgegevens en de veiligheid van de systemen die ze bevatten. Fidea neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat (persoons)gegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens worden volgens interne regels beveiligd. Dat wordt op zijn beurt gecontroleerd onder het toezicht van een gespecialiseerde dienst. Maar u kan ook iets doen… Op bepaalde aspecten van de (technische) gegevensverwerking heeft Fidea geen of onvoldoende invloed. Dat is bvb. het geval met het internet of mobiele communicatie (bvb. smartphones), waar geen volledige veiligheid kan worden geboden. Als er (computer)criminelen aan het werk zijn, hackers bijvoorbeeld, kan niet worden verwacht dat Fidea er altijd zal (blijven) in slagen deze effectief af te houden. Soms heeft Fidea er zelfs helemaal geen vat op, zoals wanneer iemand erin is geslaagd uw identificatiegegevens te bemachtigen door iets op uw computer te installeren (bvb. zogenaamde spyware) of door een nep-website te maken (bvb. zogenaamde fishing).

Pagina 2 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

Vandaar dat wordt gevraagd dat ook u rekening houdt met de vaststelling dat bepaalde kanalen minder veilig zijn dan andere, bij het overmaken van gegevens aan Fidea of bij het vragen aan Fidea om bepaalde gegevens aan u over te maken. Actief kan u ook stappen nemen om mogelijk misbruik te verhinderen of minstens te bemoeilijken, zoals: • anti-virussoftware installeren en actualiseren, • uw toestel of toegangsmiddelen (zoals digipas) niet onbeheerd achterlaten en verlies van toegangsmiddelen (zoals uw bankkaart) onmiddellijk te melden, • u afmelden als u een toepassing (tijdelijk) niet gebruikt, • uw wachtwoorden strikt vertrouwelijk houden en “sterk” maken o.a. geen voor de hand liggende termen of cijfers te gebruiken, door voldoende cijfers en letter te combineren,… • alert te zijn voor eventuele ongewone elementen, zoals een ongebruikelijk website-adres (bvb. www2.fidea.be), vreemde verzoeken (bvb. een vraag naar cliëntgegevens over mail), … • specifieke instructies van Fidea na te leven.

Verwerkers in opdracht van Fidea Algemeen Voor de uitvoering van een aantal verwerkingen doet Fidea een beroep op gespecialiseerde derden (“verwerkers”) die zowel in binnen- als buitenland actief zijn. Zij voeren dan verwerkingen uit in opdracht van Fidea. Bij dergelijke transfers gebeurt het dat gegevens terecht komen in andere landen waarin zich gegevensverwerkingcentra (“data centers”) bevinden en waarvan de wetgeving in voorkomend geval geen gegevensbescherming biedt die gelijkwaardig is aan de Europese . In een internationale context, die meer en meer eigen is aan informatietechnologie en de financiële sector, is het evenwel niet te vermijden dat gegevens in bepaalde gevallen Europa verlaten. Fidea waakt erover dat de betrokken derden: - enkel beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun opdrachten, en - zich tegenover Fidea verbinden om deze gegevens enerzijds veilig en confidentieel te verwerken en anderzijds enkel te gebruiken voor de uitvoering van hun opdrachten. Fidea kan niet worden aansprakelijk gesteld wanneer deze derden, conform in het buitenland opgelegde verplichtingen, persoonsgegevens van cliënten overmaken aan lokale autoriteiten of als er zich bij die derde, ondanks redelijke maatregelen, incidenten voordoen.

Verwerkers typisch voor de verzekeringssector Voor de uitvoering van een aantal verplichtingen tegenover haar verzekeringnemers en/of verzekerden doet Fidea een beroep op gespecialiseerde derden die zowel in binnen- als buitenland actief zijn. Dit is bijvoorbeeld het geval voor instellingen en dienstverleners zoals - de exclusieve verzekeringsagentschappen, - de verzekeringsmakelaars, - wereldwijd opererende verzekeringstussenpersonen met het oog op het verzekeren van internationale risico’s, - het e-health-platform (www.ehealth.fgov.be), o.a. voor de beveiligde uitwisseling van gezondheidsgegevens, bvb. tussen de artsen van het slachtoffer en de verzekeraar, - Datassur ESV (Economisch SamenwerkingsVerband, www.datassur.be): een bestand met “speciale risico’s” op het niveau van de verzekeringssector, - Assurcard NV(www.assurcard.be), voor de communicatie tussen de verzekeringssector en dienstverleners ondersteunt, - (internationale) schaderegelingsbureaus met vestigingen wereldwijd, - herverzekeringsondernemingen met het oog op het herverzekeren van de door Fidea als verzekeraar in verzekering genomen risico’s om aldus het eigen risico van Fidea te beperken, - beveiligings- en bewakingsfirma’s.

Andere verwerkers Verder kan Fidea, rechtstreeks of onrechtstreeks, een beroep doen op andere verwerkers, zoals - advocaten en andere consultants, Pagina 3 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

-

ICT(-beveiliging)-dienstverleners, zoals IBM, HP, … marketing- en communicatiebureaus, enz.

Waarvoor verzamelt en verwerkt Fidea uw persoonsgegevens? Fidea verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden en op basis van verschillende rechtvaardigingsgronden. Per doeleinde worden enkel de relevante gegevens verwerkt.

Naleven van de wet Fidea is op basis van diverse wettelijke bepalingen verplicht om een aantal gegevens over u te verwerken, de meest omvattende daarvan zijn: - de verplichting om (op groepsniveau) witwassen te voorkomen, te ontdekken en/of te melden aan de overheid, waarvoor u als cliënt, vertegenwoordiger of economisch begunstigde moet worden geïdentificeerd, uw identiteit moet worden geverifieerd, uw (witwasrisico)profiel moet worden bepaald, wat het samenbrengen van diverse persoonsgegevens vereist en uw handelingen en transacties moeten worden gecontroleerd, d.i. de witwaswetgeving (o.a. de wet van 11 januari 1993), zowel op centraal niveau (samenbrengen van gegevens van cliënten en cliëntengroepen) als op lokaal niveau (o.a. door verspreiding van risicosignalen), - de verplichting om (op groepsniveau) marktmisbruik, d.i. misbruik van voorkennis of marktmanipulatie, te voorkomen, te ontdekken en/of te melden aan de overheid, d.i. de marktmisbruikwetgeving (o.a. artikel 25 en 25bis van de wet van 2 augustus 2002), - de boekhoudkundige verwerking van de verrichtingen, d.i. de boekhoudwetgeving (o.a. de KB’s van 17 november 1994 en 13 februari 1996), - de verplichting om embargo’s tegen landen of personen na te leven, waarvoor uw transacties moeten worden gecontroleerd en – in sommige gevallen - tegengehouden, d.i. de embargowetgeving (o.a. EU Verordeningen 2580/2001 en 881/2002), - de verplichting om – in verschillende mate - bij beleggingen, beleggingsadvies of vermogensbeheer te bepalen welke categorie van belegger u bent (professioneel of nietprofessioneel), en informatie te verzamelen omtrent uw kennis en ervaring, uw financiële draagkracht en/of uw beleggingsdoelstellingen, d.i. de MiFID-wetgeving (o.a. de wet van 2 augustus 2002 en het KB van 3 juni 2007), - de opsporing van titularissen of begunstigden van verzekeringen in het kader van de activering van slapende verzekeringen, d.i. de wet van 24 juli 2008, - de organisatie van een passende beheersing (voorkoming, beperking, detectie en aanpak) van de risico’s (op groepsniveau), waaronder het verzekerings-, krediet-, tegenpartij- en marktrisico, risico’s inzake informatiebeheer en naleving van de wet, risico op fraude door medewerkers, cliënten en/of leveranciers, risico op onethisch gedrag van of fouten door medewerkers,… d.i. de wetgeving op financiële ondernemingen (o.a. de controlewet verzekeringen van 9 juli 1975 en herverzekeringen van 16 februari 2009), zowel op centraal niveau (samenbrengen van gegevens van cliënten en cliëntengroepen) als op lokaal niveau (o.a. door verspreiding van risicosignalen), - de organisatie om correct te kunnen reageren indien een persoon zijn rechten onder de privacywet uitoefent, d.i. de privacywetgeving (o.a. de privacywet van 8 december 1992, wetten van 11 maart 2003 en KB 4 april 2003), - de verplichting om rechtmatige vragen van de toezichtorganen op financiële instellingen zoals de FSMA [– www.fsma.be] en Nationale Bank [– www.nbb.be] te beantwoorden, d.i. de toezichtwetgeving (o.a. de wetten van 9 juli 1975 en 16 februari 2009), - de verplichting om bij overlijden een overzicht van de tegoeden van de overledene over te maken aan de overheid, d.i. de belastingswetgeving (o.a. het wetboek successierechten) - de verplichting om rechtmatige vragen van de fiscale overheden te beantwoorden, d.i. de belastingswetgeving (o.a. het wetboek inkomstenbelastingen), - de verplichting om rechtmatige vragen van de gerechtelijke overheden als politie, parket, onderzoeksrechter en rechtbank te beantwoorden, d.i. de politiewetgeving en (straf)procedure (o.a. het gerechtelijk wetboek en het wetboek strafvorderingen), …

Beoordeling voor het sluiten van een contract Voorafgaand aan het sluiten van verzekeringscontracten kan Fidea bepaalde gegevens (moeten) verwerken om een aanvraag te behandelen en een gedegen inschatting te maken over de Pagina 4 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

wenselijkheid om het verzekeringscontract te sluiten en/of over de voorwaarden waaronder een verzekeringscontract wordt gesloten. Dergelijke gegevensverzameling en –verwerking is gebruikelijk zowel voor schadeverzekeringen (zoals een polis Personenauto of een Woningpolis), als voor levensverzekeringen.

Uitvoering van de overeenkomst Binnen het kader van de relatie met de cliënt, zijn er verschillende taken uit te voeren en moeten de diensten waarop de cliënt een beroep doet administratief en boekhoudkundig worden verwerkt. Om dat te doen moeten in sommige omstandigheden bepaalde persoonsgegevens worden overgemaakt aan interne of externe experten inzake lichamelijke of materiële schade en ook aan betrokken derde partijen (bvb. een mede- of herverzekeringsonderneming, een advocaat of een bevoegde overheidsdienst zoals het Fonds voor Arbeidsongevallen). Voorbeelden van verwerkingen ter uitvoering van de verzekeringsovereenkomsten zijn het beheer van de verzekeringspolissen, de opvolging van de verschuldigde premies, de verwerking van aangiften, de beoordeling van de dekking, onderzoeken naar de elementen al dan niet door tussenkomst van experten, contacten met andere betrokken partijen (zoals andere verzekeraars, schadeveroorzakers, verzekerden, begunstigden,…), schadebegroting, schaderegeling, uitkering van vergoedingen, onderzoeken van afwijkingen van de statistieken (bvb. een hoger dan gemiddeld aantal schadegevallen en/of schadelast), verdediging en vaststelling van rechten in rechte (bvb. als het dossier voor een rechtbank moet worden verdedigd),…

Legitieme belangen Naast de hierboven opgesomde doeleinden heeft Fidea nog een aantal legitieme belangen als onderneming die als basis dienen voor een aantal verwerkingen van persoonsgegevens. Daarbij let Fidea erop dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht met een eventuele impact op uw privacy niet wordt verstoord. Zo worden o.a. persoonsgegevens verwerkt omwille van: - het maken van studies, (risico-, marketing- en andere) modellen en statistieken, waarbij zo snel mogelijk de link met individuen wordt doorbroken, - bewijs (archieven), - de vaststelling, de uitoefening, de verdediging en de vrijwaring van de rechten van Fidea of de personen die zij eventueel vertegenwoordigt, bvb. bij geschillen, - synergie, efficiëntieverhoging, of andere voordelen die kunnen voortvloeien uit (gezamenlijke) verwerking bij een verwerker (zie bij “Verwerker” -), - de veiligheid, beveiliging en bewaking van personen en goederen, - bestuur, (risico)beheer en controle van de organisatie , o.m. door rapportering, door het management respectievelijk beheersen controlefuncties (op groepsniveau) als o de juridische dienst (o.a. geschillenbeheer en juridische risico’s), o compliance (o.a. witwas- en fraudepreventie en –onderzoeken, beleggers– en consumentenbescherming en privacy), o risicobeheer (o.a. kredietrisico en verzekeringsrisico op cliënten en groepen van cliënten wereldwijd), en o interne en externe audit, - gecentraliseerd, gecoördineerd of efficiënt beheer van cliënten en van groepen van cliënten wereldwijd of ondersteuning daarvan, incl. de aanmaak van segmenten (bvb. particulieren, ondernemingen, zelfstandigen, …) en persoonsprofielen voor het beheer van cliënten of voor het detecteren van behoeften van de cliënt, - inschatting van de positie van Fidea als uw financiële dienstverlener, - evaluatie, vereenvoudiging en verbetering van de processen, zoals optimalisatie van campagnes, simulaties en verkopen op de website bvb. door opvolging van (niet-volledig) doorlopen simulaties, statistieken, tevredenheidsonderzoek, gegevens uit cookies (zoals voorkeurinstellingen voor en klikgedrag op de website),…

Bijzonder legitiem belang: (direct) marketing Fidea biedt u als (kandidaat- of prospect-)cliënt een gamma van producten en diensten aan in de verzekeringssector. Fidea kan zulks doen langs diverse kanalen: via onafhankelijke verzekeringsmakelaars, exclusieve zelfstandige verzekeringsagentschappen, , langs het internet, via de post, over de telefoon, op evenementen,… vanuit hun kantoor of gecentraliseerd. Fidea gaat daarbij ook in de toekomst mee met nieuwe technologische evoluties bvb. Pagina 5 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

-

-

-

om de opmaak (“look&feel”) en misschien wel de opbouw van de internetpagina aan te passen aan uw wensen, die u uitdrukkelijk uitte of die van uw internetgedrag worden afgeleid, om advertenties op internetpagina’s aan te passen aan uw eerder getoonde interesse op het internet, in het kantoor of elders, om formulieren al met suggesties of gekende gegevens aan te vullen zodat u dat niet meer hoeft te doen (het zogenaamde “prefillen”), met de vraag deze gegevens te controleren op hun nauwkeurigheid en actualiteit, om u de mogelijkheid te geven om eenvoudig informatie op te slaan, door te sturen naar potentieel geïnteresseerde personen (bvb. “stuur naar een vriend”-knop) of te publiceren op uw pagina op een sociale netwerksite (bvb. “deel dit bericht via facebook”-knop), ...

Als u niet wenst gecontacteerd te worden door Fidea met informatie, reclame of voorstellen “op maat”, kan u zich verzetten tegen de verwerking van gegevens door of in opdracht van Fidea om u te benaderen. Meer informatie daarover vindt u onder de titel “Verzet tegen direct marketing” . Het belang hiervan kan niet worden onderschat, omdat Fidea ervan uit gaat dat wanneer u – als cliënt – uw contactgegevens meedeelt aan Fidea, ze deze ook mag gebruiken om u informatie, reclame of voorstellen “op maat” te bezorgen (d.i. direct marketing). Dit geldt in het bijzonder voor uw gsmnummer en uw emailadres. Om u beter van dienst te kunnen zijn, brengt Fidea diverse persoonsgegevens over u die haar ter beschikking staan samen (onder meer gegevens uit publieke bronnen zoals het Belgisch Staatsblad, de neerslag van gesprekken in het verzekeringsagentschap of andere contacten, polisdossiers of schadegevallen), evenals uw relaties met anderen (bvb. uw gezin, uw onderneming,…). De gegevens worden door uw verzekeringstussenpersoon en door de dossierbeheerders van Fidea, geïnterpreteerd. Zij worden daarbij ondersteund o.a. door centraal gestuurde bewerkingen en voorstellingen van die gegevens zoals - het bepalen van algemene of specifieke cliëntenprofielen om beter uw behoefte, gedrag en/of waarde in te schatten; zoals o de categorie van verzekeringnemer die u bent, particulier of bedrijf, o uw risicoprofiel voor beleggingsverzekeringen (Tak 23), wat een samenvatting is van uw kennis en ervaring, uw financiële draagkracht en/of uw beleggingsdoelstellingen, o de mate waarin bepaalde kenmerken van u als cliënt overeenstemmen met een model, bvb. u vertoont in uw productafname een gedrag dat erop wijst dat bepaalde verzekeringsproducten of -diensten nuttig kunnen zijn, o of u zich op een “sleutelmoment” bevindt, zoals eerste of nieuwe job, huwelijk, wagen, woning, gezinsuitbreiding, pensioen,… waar bepaalde verzekeringsproducten of -diensten nuttig kunnen zijn, o een profiel dat poogt in te schatten wat uw verwachtingen van Fidea zijn qua dienstverlening, zoals u neemt zelf steeds het initiatief naar verzekeringen toe, u wenst periodiek een doorlichting van uw portefeuille, een groeiende lokale onderneming (met o.a. nood aan aangepaste verzekeringen),… - het opvolgen van signalen die u gaf en die gerelateerd zijn aan producten aangeboden door of via Fidea, bvb. o deelname aan een wedstrijd o doorlopen van een simulatie , o aanwezigheid op een event , o gebruik van een toepassing o aanvraag van informatie o toekomstige gebeurtenissen . - het bekijken van het overzicht van de producten en diensten die u afneemt om u eventueel een voorstel te doen van een pakket van diezelfde producten en diensten dat een pakketvoordeel oplevert, - het meten van het (sub-)optimaal gebruik van een product of dienst, om u eventueel een ander, beter geschikt product of dienst voor te kunnen stellen, - het bijhouden van een historiek van de (laatste) contactmomenten, om de frequentie van de contacten te kennen en op een aanvaardbaar niveau te houden (niet té), - het verwerken van premievervaldagen om u een gespreid betalingsplan te kunnen aanbieden, Pagina 6 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

-

het opslaan van uw voorkeuren: of en hoe Fidea u mag contacteren met informatie, reclame of voorstellen “op maat” (per post, per telefoon, …). Fidea legt zichzelf een aantal beperkingen op, zoals onder meer: • Fidea verzamelt geen gegevens bij kinderen jonger dan 15 jaar over hun financiële situatie of over anderen dan die kinderen zelf, buiten de toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger. • Fidea verkoopt of verhuurt uw persoonsgegevens niet aan derden. • Fidea maakt in het kader van direct marketing geen gebruik van: • automatische technieken van gegevensverzameling, d.i. toepassingen die het zonder tussenkomst van een mens bvb. uit een deel van het internet persoonsgegevens afromen, • spyware, • respawning cookies, d.i. cookies die als je ze verwijdert stiekem worden vervangen, • tracking cookies, d.i. cookies die je gedrag volgen buiten de website die ze heeft geplaatst, • cookies met een levensduur van meer dan 2 jaar.

Toestemming Vermoeden als u cliënt wordt of als u gegevens doorgeeft Als u cliënt wordt of blijft en als u gegevens doorgeeft aan Fidea, dan wordt vermoed dat u instemt met de verwerkingen beschreven in deze privacyverklaring. Daaruit wordt dus ook afgeleid dat u wenst dat Fidea contact opneemt langs de diverse kanalen (“verzekeringsagentschap”, post, online,…) om u informatie, reclame of voorstellen “op maat” te bezorgen of dat u daar minstens geen bezwaar tegen heeft. U kan dat vermoeden tegengaan door u te verzetten tegen die verwerkingen waartegen verzet mogelijk is, zoals verwerking voor direct marketing. Zie voor de eventuele formaliteiten onder de titel “Uw rechten als uw persoonsgegevens verwerkt worden” . U kan zich niet verzetten tegen verwerkingen waartegen geen verzet mogelijk is, wat o.a. het geval is voor wettelijke verplichte verwerkingen.

Informatiemaatschappij - “e-commerce” (gsm, email,…) Als u uw gsm-nummer of email-adres opgeeft, dan kan dat gegeven gebruikt worden voor direct marketing. In principe zal uw expliciete toestemming daartoe gevraagd worden, maar mocht dit – bvb. door een vergetelheid of technische storing - niet zo zijn, dan verzoeken wij u - om dat te melden via een bericht aan de Privacydienst van Fidea ( [email protected] ), en - mocht u dat wensen, via de andere kanalen alvast uw verzet tegen verwerking voor direct marketing (zie daarvoor hierboven: ) te kennen te geven. Als u de cookie – door uw browserinstellingen – aanvaardt, gaat Fidea ervan uit dat u toestemt met de gegevensverwerking die daaruit voortvloeit, zelfs als die gepersonaliseerd wordt (voor meer info, zie verder ). Wenst u enkel anoniem gevolgd te worden, dan kunt u dat aangeven op de pagina die daarvoor specifiek is voorzien, kunt u uw cookie verwijderen of laten verwijderen aan het einde van elke sessie via uw browserinstellingen.

Terugkomen op verzet Als u verzet heeft uitgeoefend tegen een verwerking en Fidea kon daarop ingaan, dan zal u pas opnieuw worden gecontacteerd met informatie, reclame of voorstellen “op maat” nadat u uw toestemming heeft gegeven tot dergelijke verwerking.

Relaties en groepen U aanvaardt dat Fidea de relatie met en in voorkomend geval de gegevens van verbonden personen (bvb. levenspartner, kinderen, andere inwonende gezinsleden, begunstigden,…) verwerkt. Is de cliënt een rechtspersoon, aanvaardt hij – via zijn vertegenwoordiger - dat Fidea de relatie met en de gegevens van verbonden (rechts)personen (bvb. moederonderneming, dochterondernemingen, vertegenwoordigers, uiteindelijk begunstigden,…) verwerkt. Pagina 7 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

Vertegenwoordigers en groepen Als een (wettelijk) vertegenwoordiger handelt in zijn hoedanigheid van (wettelijk) vertegenwoordiger, geeft hij daardoor ook toestemming om de persoonsgegevens van zijn de vertegenwoordigde te verwerken. Dit houdt o.m. in - dat de ouder(s) toestemming geeft (geven) om de persoonsgegevens van zijn (hun) minderjarige kind(eren) te verwerken, - dat de voorlopig bewindvoerder toestemming geeft om de persoonsgegevens van de persoon onder zijn bewind te verwerken, - dat de curator toestemming geeft om de persoonsgegevens van de persoon onder curatele te verwerken, - de volmachthouder toestemming geeft om de persoonsgegevens van de persoon die hij vertegenwoordigt, te verwerken, - ... Vertegenwoordigers, ondernemingen en rechtspersonen die aan Fidea gegevens meedelen van natuurlijke personen die met hen verbonden zijn, mogen dit enkel doen in de mate dat de betrokken natuurlijke personen daarvan voldoende op de hoogte zijn en ermee instemmen. De vertegenwoordiger, onderneming of rechtspersoon, vrijwaart de Fidea dan ook voor alle aanspraken (van de betrokkenen) op dit vlak. Zo bvb. staat Fidea niet in voor de naleving van de privacywet door de onderneming die een lijst met werknemers doorgeeft die gebruiker zijn van een bedrijfsvoertuig of begunstigden in het kader van een groepsverzekering. Een vertegenwoordiger heeft toegang tot de gegevens van de vertegenwoordigde in het kader van zijn mandaat. Dit houdt dus in dat een vertegenwoordiger alleen toegang heeft tot die gegevens die werden verwerkt tijdens zijn mandaat, ook als dat mandaat ondertussen beëindigd is.

Meer info over verwerking van specifieke persoonsgegevens Algemeen Fidea verwerkt voor de genoemde doeleinden de persoonsgegevens die daar relevant voor (kunnen) zijn. In de totaliteit, voor alle doeleinden samen gaat dat over heel wat verschillende (soorten) persoonsgegevens: gegevens die verband houden met uw persoon, de samenstelling van uw gezin en andere relaties, uw vermogen, uw professionele en private handelingen alsook met uw verzekeringsproducten, diensten en verrichtingen, enz. Hieronder gaan we nader in op een aantal van die categorieën.

Publieke gegevens Fidea kan uw gegevens verwerken - die zijn onderworpen aan een publicatieplicht, bvb. de publicatie van uw benoeming als bestuurder van een vennootschap, het protest van wissels of een faillissement, - die u zelf publiek heeft gemaakt, bvb. informatie op uw website of blog, - die deel uitmaken van het publieke leven, bvb. omdat ze algemeen gekend zijn in de streek. Dergelijke gegevens kunnen relevant zijn en gebruikt worden voor de meeste doelen die Fidea heeft aangegeven, inclusief voor de controle van gegevens in bestanden van Fidea op hun volledigheid en actualiteit en voor de ondersteuning van (direct) marketingacties. Fidea houdt naar best vermogen de bron en datum van consultatie van dergelijke gegevens bij, o.m. om te kunnen inschatten of de gegevens nog actueel zijn.

Gezondheidsgegevens Gezondheidsgegevens zijn alle persoonsgegevens die rechtstreeks betrekking hebben op de vroegere, huidige of toekomstige fysieke of psychische gezondheidstoestand van de betrokkene. Fidea verwerkt gezondheidsgegevens met bijzondere zorg. De verwerking ervan gebeurt onder het toezicht van een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg (zoals een arts). Bij het opvragen van gezondheidsgegevens bij kandidaat-verzekeringnemers en/of –verzekerden en/of slachtoffers wordt in de gebruikte documenten een privacyclausule opgenomen. Gezondheidsgegevens worden als zodanig geclassificeerd en in regel afzonderlijk geklasseerd, zodat de medewerkers er zich bewust van zijn dat het om gevoelige gegevens gaat. Daar waar gezondheidsgegevens elektronisch worden overgemaakt aan derden (bvb. de huisarts), gebeurt dat Pagina 8 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

via een specifiek beveiligd kanaal. Gezondheidsgegevens worden op een veilige manier bewaard, gearchiveerd en daarna vernietigd.

Website – Algemeen - Cookies Op de Fidea-websites wordt gebruik gemaakt van cookies. Dat zijn kleine tekstbestanden die worden aangemaakt door een programma op de server van de Fidea-website, maar bewaard op (de harde schijf van) uw pc. Deze cookies zijn minstens voor een deel technisch noodzakelijk voor een vlotte communicatie tussen uw pc en de Fidea-websites (bv. afstemming met het operating- en browsersysteem gebruikt op uw pc of het mogelijk maken van een beveiligde verbinding). Anderzijds kunnen cookies ook nuttig zijn voor en gebruikt worden om een aantal (voorkeur)instellingen, (een deel van) uw inloggegevens, uw surfgeschiedenis en dergelijke meer op te slaan op uw pc en (een deel van) deze gegevens door te sturen naar de website waarmee die cookie is gelinkt. Die website kan die inkomende gegevens dan gebruiken voor evaluatie en verbetering van (de processen op) de website. Zo kunnen bvb. statistieken van bezoek aan een bepaalde pagina worden opgemaakt zoals aantal bezoeken, aantal unieke bezoekers, gemiddelde duurtijd van een bezoek. Fidea gebruikt de cookies ook voor die andere, nuttige doeleinden. U kan – via de instellingen van uw internetbrowser - vermijden dat cookies (automatisch) worden aanvaard op uw pc. Dit kan wel een invloed hebben op de communicatie met de website, bvb. doordat bepaalde pagina’s niet openen, bepaalde filmpjes niet afspelen, bepaalde gegevens niet kunnen worden bewaard om bij een volgend bezoek automatisch in te vullen, enz. U kan ook – manueel of via de instellingen van uw internetbrowser - na elke raadpleging van de website de cookies op uw pc (automatisch) verwijderen. In bijlage vindt u enige informatie over hoe dit technisch zou moeten kunnen . U kan normaal gezien ook terecht bij de “help”-functie van uw webbrowser. Aan de hand van cookies kan men in principe niet “identificeren”. Wel kan men achterhalen met welke computer u op het internet surft (o.a. via het zogenaamde IP-adres). Als een computer dus door meerdere personen wordt gebruikt of als eenzelfde persoon inlogt vanop verschillende computers, is het al moeilijk om te achterhalen om welke persoon het gaat, zelfs voor uw internetprovider.

Website – Login Fidea kan in principe niet weten dat u het bent die surft vanaf een bepaalde computer. Maar, als u eenmaal inlogt en dus geïdentificeerd wordt, kan dat worden weggeschreven op de cookie. Als dat dan wordt doorgegeven aan Fidea, kan Fidea u zolang die informatie op de cookie staat, zowel als u ingelogd bent als daarbuiten, niet alleen “anoniem” volgen, maar ook (met enige zekerheid) gepersonaliseerd. U kan zich daartegen verzetten door ervoor te kiezen enkel anoniem gevolgd te worden (zie hierboven + de specifieke pagina). U kunt ook de cookie verwijderen of laten verwijderen aan het einde van elke sessie via uw browserinstellingen. Als u er niet voor koos anoniem gevolgd te worden en Fidea dus uw surfgedrag gepersonaliseerd kan verzamelen, dan kan Fidea deze gegevens gebruiken voor ondersteuning van (direct) marketingacties.

Formulieren – wedstrijden, simulators e.d. Als u een formulier van Fidea invult, verwerkt Fidea uiteraard de gegevens voor het administratief beheer van het proces waarin het formulier werd aangeboden. Dat kan een wedstrijd zijn, of een andere toepassing die Fidea ter beschikking stelt. Zo bvb. kunnen uw gegevens in een simulator waarvan u het gebruik onderbreekt of die u later opnieuw wil gebruiken, tussentijds opgeslagen worden zodat u de gegevens later niet opnieuw hoeft in te vullen. Om het proces te kunnen evalueren, kan u eveneens gevraagd worden waarom u het proces afbrak, tenminste als u voldoende geïdentificeerd was (bvb. door in te loggen in Online) op het ogenblik dat het proces werd afgebroken,. Fidea vraagt in principe expliciet uw toestemming om de informatie van het formulier ook te mogen gebruiken om u later te benaderen, al dan niet met informatie, reclame of voorstellen “op maat”. Als u cliënt bent en als zodanig werd geïdentificeerd voor of tijdens het proces (bvb. door in te loggen in Online), dan neemt Fidea aan dat u wenst of minstens geen bezwaar heeft dat die informatie opgeslagen wordt ofwel om benaderd te worden op basis van de informatie in het formulier, ofwel omdat u het formulier opriep of invulde. In dat geval zal Fidea u wel de mogelijkheid geven om voor dat specifieke formulier aan te geven dat u die toestemming niet geeft. Pagina 9 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

Fidea beseft dat het invullen van formulieren (in het bijzonder bij complexe simulators) soms tijdrovend is. Daarom ontwikkelt Fidea – als u zich als cliënt voldoende identificeert (bvb. door in te loggen in Online) – waar mogelijk formulieren waarbij - ofwel een aantal gegevens niet worden opgevraagd, maar achterliggend aan het formulier worden toegevoegd vanuit de gegevens beschikbaar bij Fidea, maar waarbij u soms wel nog gevraagd wordt de gegevens op hun volledigheid en actualiteit te checken, - ofwel een aantal gegevens vooraf ingevuld worden voor zover beschikbaar bij Fidea, met de mogelijkheid aanpassingen door te voeren.

Contact Als een medewerker van, uw verzekeringsagentschap of van Fidea, in de regel uw polis- of schadebeheerder, contact met u neemt, dan wordt dat meestal geregistreerd om zo een contacthistoriek op te bouwen, een (kort) verslag te hebben van het contact of als herinnering voor toekomstige taken.

Correspondentie Correspondentie met medewerkers van Fidea op hun werkplek (kantooradres, kantoorfax, functioneel of persoonlijk Fidea-mailadres, …) wordt geacht professioneel te zijn en kan dus worden ingekeken door of in opdracht van Fidea (medewerkers, informatici, onderzoekers,… in het kader van hun opdracht bvb. efficiënte werkverdeling en/of centralisering van de aanpak, in het kader van continuïteit van de dienstverlening, bewijsvoering, controle op de werkplek, beveiliging of fraudebestrijding).

Telefoongesprekken Fidea kan telefonische gesprekken met u mee beluisteren of opnemen met het oog op de opleiding en coaching van de medewerkers, de verbetering van de kwaliteit, beveiliging en de processen en de bewijsvoering van opdrachten. Fidea kan deze opnames bewaren gedurende de termijn waarbinnen problemen van bewijsvoering met betrekking tot die opdrachten zich kunnen voordoen. Deze regeling geldt in het bijzonder, maar niet uitsluitend, voor wat telefoongesprekken met een contact center (bvb. Telecel Leven en Telecel Schade) of help desk. Als Fidea een beroep doet op een verwerker (bvb. 24+), dan is deze verwerker tegelijk ook verantwoordelijke voor de verwerking voor het mee beluisteren of opnemen van telefonische gesprekken met het oog op de opleiding en coaching van de medewerkers en de verbetering van de kwaliteit. Hij kan dan deze opnames gedurende een korte duur (max. 3 maand) bijhouden voor dat doel.

Camerabeelden Fidea kan camera’s gebruiken in en rond de lokalen waar ze actief is. Als het om bewakingscamera’s gaat dan respecteert Fidea de regels van de camerawet van 22 maart 2007. In de andere gevallen respecteert Fidea de algemene privacywet. Meer informatie over deze wetten is te vinden op www.privacycommission.be. Concreet betekent dit vooral dat beeldopnames gemaakt door middel van bewakingscamera’s in en rond de gebouwen van Fidea (aangeduid met een sticker met pictogram van een camera), worden bewaard voor een termijn van maximaal één maand. Die termijn kan langer zijn als de opgenomen beelden nuttig zijn om een misdrijf of overlast aan te tonen, schade te bewijzen of om een dader, een ordeverstoorder, een getuige of een slachtoffer te identificeren. Voor beelden van camera’s bij verzekeringsagentschappen, moet u in de regel bij het agentschap zelf terecht.

Uitwisseling van gegevens Doorgeven en ontvangen Tenzij er een wettelijk beletsel is, zoals de lokale professionele discretieplicht of privacywet, kan Fidea uw persoons- en polisgegevens voor commerciële doeleinden uitwisselen met andere Pagina 10 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

ondernemingen waarmee zij een samenwerkingsverband distributiekanaal deze gegevens werden verwerkt .

heeft

gesloten

en

via

wiens

Beperking Binnen Fidea , worden persoonsgegevens van cliënten uitsluitend verwerkt en geraadpleegd door de entiteiten: - waarmee de cliënt een contractuele relatie of contacten heeft, had of wenst te hebben, - waarvan de tussenkomst vereist is voor de levering of de nazorg van diensten verstrekt aan de cliënt, of - voor het vervullen (op groepsniveau) van wettelijke of prudentiële vereisten, d.i. vereisten opgelegd door toezichthouders of voortvloeiend uit verwachtingen van deugdelijk bestuur, of - voor het voorkomen van fraude (van medewerkers en/of cliënten), inclusief witwasbestrijding.

Vragen van derden Wanneer kunnen vragen van “derden” worden beantwoord? Gelet op de discretieplicht van Fidea en de privacywet, moeten vragen van derden, een enkele uitzondering niet te na gesproken, gebaseerd zijn op ofwel een wettelijke bepaling ofwel de toestemming van de betrokkene. In het laatste geval raden we aan om de gegevens bij de betrokkene op te vragen. Fidea kan niet worden aansprakelijk gesteld wanneer de rechtmatige ontvangers van persoonsgegevens, conform geldende wettelijke verplichtingen, persoonsgegevens van cliënten aan lokale autoriteiten moeten overmaken of onveilig behandelen.

Waar kan/moet u terecht als u een “derde” bent? Heeft u vragen over cliënten als derde (bvb. politie, notaris, advocaat,…), zendt dan uw verzoek aan de Privacydienst van Fidea Van Eycklei 14 te 2018 Antwerpen ( [email protected] ). Deze gespecialiseerde dienst zal uw vraag beoordelen en u van een antwoord voorzien, als uw vraag mag worden beantwoord gelet op onder meer de discretieplicht en de privacywet.


INHOUDSTAFEL Inleiding............................................................................................................................................... 1 Respect voor privacy ....................................................................................................................... 1 “Persoonsgegevens verwerken” ..................................................................................................... 1 Advies: lees deze verklaring ............................................................................................................ 1 Meer info - verwijzing ..................................................................................................................... 1 Fidea ................................................................................................................................................ 1 Verantwoordelijke voor de verwerking .............................................................................................. 1 Pagina 12 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

Uw rechten als uw persoonsgegevens verwerkt worden ................................................................... 2 Uw rechten...................................................................................................................................... 2 Uitoefening ..................................................................................................................................... 2 Verzet tegen direct marketing ........................................................................................................ 2 Beveiliging en confidentialiteit ........................................................................................................... 2 Verwerkers in opdracht van Fidea ...................................................................................................... 3 Algemeen ........................................................................................................................................ 3 Verwerkers typisch voor de verzekeringssector ............................................................................. 3 Andere verwerkers.......................................................................................................................... 3 Waarvoor verzamelt en verwerkt Fidea uw persoonsgegevens?....................................................... 4 Naleven van de wet ........................................................................................................................ 4 Uitvoering van de overeenkomst.................................................................................................... 5 Legitieme belangen ......................................................................................................................... 5 Bijzonder legitiem belang: (direct) marketing ................................................................................ 5 Toestemming ...................................................................................................................................... 7 Vermoeden als u cliënt wordt of als u gegevens doorgeeft ........................................................... 7 Informatiemaatschappij - “e-commerce” (gsm, email,…) .............................................................. 7 Terugkomen op verzet .................................................................................................................... 7 Relaties en groepen ........................................................................................................................ 7 Vertegenwoordigers en groepen .................................................................................................... 8 Meer info over verwerking van specifieke persoonsgegevens........................................................... 8 Algemeen ........................................................................................................................................ 8 Publieke gegevens........................................................................................................................... 8 Website – Algemeen - Cookies ....................................................................................................... 9 Website – Login............................................................................................................................... 9 Formulieren – wedstrijden, simulators e.d. .................................................................................... 9 Contact .......................................................................................................................................... 10 Correspondentie ........................................................................................................................... 10 Telefoongesprekken...................................................................................................................... 10 Camerabeelden ............................................................................................................................. 10 Uitwisseling van gegevens ................................................................................................................ 10 Doorgeven en ontvangen.............................................................................................................. 10 Beperking ...................................................................................................................................... 11 Pagina 13 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

Vragen van derden ............................................................................................................................ 11 Wanneer kunnen vragen van “derden” worden beantwoord? .................................................... 11 Waar kan/moet u terecht als u een “derde” bent? ...................................................................... 11 INHOUDSTAFEL ..................................................................................................................................... 12 BIJLAGE: Richtlijnen voor het verwijderen van cookies ........................................................................ 16 SAMENVATTING .................................................................................................................................... 17 Inleiding............................................................................................................................................... 1 Respect voor privacy ....................................................................................................................... 1 “Persoonsgegevens verwerken” ..................................................................................................... 1 Advies: lees deze verklaring ............................................................................................................ 1 Meer info - verwijzing ..................................................................................................................... 1 Fidea ............................................................................................................................................... 1 Verantwoordelijke voor de verwerking .............................................................................................. 1 Uw rechten als uw persoonsgegevens verwerkt worden ................................................................... 2 Uw rechten...................................................................................................................................... 2 Uitoefening ..................................................................................................................................... 2 Verzet tegen direct marketing ........................................................................................................ 2 Beveiliging en confidentialiteit ........................................................................................................... 2 Verwerkers in opdracht van Fidea ...................................................................................................... 3 Algemeen ........................................................................................................................................ 3 Verwerkers typisch voor de financiële sector................................................................................. 3 Andere verwerkers.......................................................................................................................... 3 Waarvoor verzamelt en verwerkt Fidea uw persoonsgegevens?....................................................... 4 Naleven van de wet ........................................................................................................................ 4 Beoordeling voor het sluiten van de overeenkomst…… . …………………………………………………….4

Uitvoering van de overeenkomst.................................................................................................... 5 Legitieme belangen ......................................................................................................................... 5 Bijzonder legitiem belang: (direct) marketing ................................................................................ 5 Toestemming ...................................................................................................................................... 7 Vermoeden als u cliënt wordt of als u gegevens doorgeeft ........................................................... 7 Informatiemaatschappij - “e-commerce” (gsm, email,…) .............................................................. 7 Terugkomen op verzet .................................................................................................................... 7 Relaties en groepen ........................................................................................................................ 7 Pagina 14 van 18 Zetel van de vennootschap: Fidea NV – Van Eycklei 14 – 2018 Antwerpen – België BTW BE 0406.006.069 – RPR Antwerpen – FSMA 028672 A – IBAN BE15 7332 4832 0030 – BIC KREDBEBB

Vertegenwoordiger en groepen ..................................................................................................... 7 Meer info over verwerking van specifieke persoonsgegevens........................................................... 8 Algemeen ........................................................................................................................................ 8 Publieke gegevens........................................................................................................................... 8 Website – Algemeen - Cookies ....................................................................................................... 8 Website – Login............................................................................................................................... 9 Formulieren – wedstrijden, simulators e.d. .................................................................................... 9 Contact .......................................................................................................................................... 10 Correspondentie ........................................................................................................................... 10 Telefoongesprekken...................................................................................................................... 10 Camerabeelden ............................................................................................................................. 10 Uitwisseling van gegevens ................................................................................................................ 10 Doorgeven en ontvangen.............................................................................................................. 10 Beperking .................................................................................................................................... 100 Vragen van derden ............................................................................................................................ 11 Wanneer kunnen vragen van “derden” worden beantwoord? .................................................... 11 Waar kan/moet u terecht als u een “derde” bent? ...................................................................... 11 INHOUDSTAFEL ..................................................................................................................................... 12 BIJLAGE: Richtlijnen voor het verwijderen van cookies ........................................................................ 14 SAMENVATTING .................................................................................................................................... 15


BIJLAGE: Richtlijnen voor het verwijderen van cookies De voornaamste browsertypes zijn hieronder vermeld. Als u een ander type browser hebt, verwijzen wij u naar het "Help" bestand of naar de bijhorende handleiding. Internet Explorer 7.0 • Kies “Tools” en dan “Internet-opties” • Klik op het tabblad “Privacy” • Verplaats de schuifregelaar om uw voorkeursinstellingen te selecteren. • Voor verder gespecificeerde cookie-instellingen, klik op “Geavanceerd” Internet Explorer 6.0 • Kies “Tools” en dan “Internet-opties” • Klik op het tabblad “Privacy” • Verplaats de schuifregelaar om uw voorkeursinstellingen te selecteren • De standaardinstelling is medium en het menu laat u de keuze om te 'filteren' op basis van ofwel (a) de bron van de cookie, ofwel (b) of de bron een privacybeleid kent. Mozilla Firefox 3.0 • Klik op “tools”, Firefox menu “bewerken” • Kies “Opties” • Kies uw voorkeursinstellingen • Selecteer “Privacy & Beveiliging” en selecteer uw voorkeursinstellingen Mozilla Firefox 2.0 • Klik op “Tools” en dan “Opties” (of “Bewerken” | voorkeursinstellingen op Linux) • Selecteer het Privacy-icoon in het linkerscherm • Klik op “Cookies”. • Kies uw voorkeursinstellingen. De optie om cookies van derden te blokkeren is verwijderd van de gebruikersinterface van Firefox 2. Als gebruikers van Firefox 2 de toegestane cookies willen beperken tot die cookies die mee worden verstuurd door de oorspronkelijke website, kunnen gebruik maken van “about:config” om de voorkeursinstelling “network.cookie.cookiegedrag” op “1” te zetten. Om deze instelling aan te passen dient u “about:config” (zonder aanhalingstekens) te typen in de locatiebalk, druk op Enter en pas het nummer aan op de resultatenpagina. Andere opties voor de network.cookie/cookiegedrag voorkeursinstelling worden hieronder omschreven: "0" Alle cookies zijn toegestaan. Dit is de standaardinstelling (default). "1" Alleen cookies van de oorspronkelijke server zijn toegestaan. "2" Geen cookies zijn toegestaan. Netscape Navigator 7 • Kies “Voorkeuren” uit het menu “Bewerken” • Selecteer “Privacy & Beveiliging” en selecteer dan “Cookies” • Kies uw voorkeursinstellingen Netscape Navigator 6 • Kies “Voorkeuren” uit het menu “Bewerken” • Selecteer “Privacy & Beveiliging” en selecteer dan “Cookies” • Kies uw voorkeursinstellingen Opera • Klik op het menu “Bestand” op de Opera werkbalk • Ga naar “Voorkeuren” onderaan het menu “Bestand” • Klik op “Privacy” en selecteer een van de beschikbare opties Safari 1.0 (MacOS X) • Kies “Voorkeuren” uit het menu Safari • Selecteer het Beveiligings-icoon • De Cookie-instellingen worden getoond in het venster • Kies uw voorkeursinstellingen


SAMENVATTING Fidea wil heel transparant zijn over de wijze waarop uw persoonsgegevens door haar worden verwerkt. Daarom is de algemene privacyverklaring (kort “APV”) een lijvig document geworden. Ze wil immers een overzicht geven van de diverse mogelijke gegevensverwerkingen door Fidea. Het zou dan ook het referentiedocument moeten zijn voor uw vragen rond gegevensverwerking door Fidea en niet langer de talrijke bijzondere privacyverklaringen op allerlei documenten. Toch blijven die bijzondere privacyverklaringen belangrijk voor hun specifieke doel, nl. op het tijdstip van de gegevensverzameling informatie everstrekken. Om de toegang tot de APV te vergemakkelijken stellen we volgende instrumenten ter beschikking: 1. deze samenvatting van de belangrijkste elementen 2. een uitgebreide inhoudstafel Deze samenvatting vervangt natuurlijk niet de APV. We kunnen u enkel aanraden die ten gepaste tijde volledig door te nemen. Een aantal aspecten worden er breder toegelicht met concrete voorbeelden. Informatie van algemene strekking over de privacywetgeving in België is te vinden op de website van de Belgische privacycommissie: www.privacycommission.be. 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Fidea verwerkt uw persoonsgegevens om de wet na te leven, om te kunnen beoordelen of het opportuun is om een contract met u aan te gaan, om de overeenkomst met u uit te voeren en voor diverse legitieme belangen zoals (groeps)synergie, risicobeheer en (direct) marketing. Deze categorieën van doeleinden zijn nader uitgewerkt in de APV Naarmate u langer cliënt bent of meer producten of diensten afneemt, beschikt Fidea logischerwijze over een steeds breder spectrum aan persoonsgegevens. Daartussen wordt Per doeleinde waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, wordt in principe een afzonderlijk verwerkingsproces opgezet. Sommige doeleinden gebruiken evenwel -voor zover relevant - het volledige spectrum; dit is het geval voor relatiebeheer, risicobeheer en (direct) marketing. In de APV wordt dieper ingegaan op een aantal categorieën van persoonsgegevens en wordt in het bijzonder stil gestaan bij het doeleinde (direct) marketing . De privacywet kent u verschillende rechten toe, zoals een recht op toegang tot uw gegevens, een recht op verbetering van uw onjuiste gegevens en een recht op verzet om benaderd te worden met informatie, reclame of voorstellen “op maat” (d.i. direct marketing). Uw rechten en hoe u ze kan uitoefenen wordt beschreven in de APV en kan ook – in algemene termen worden nagelezen op de website van de Belgische privacycommissie. Fidea gaat, als u cliënt bent, uit van enkele belangrijke vermoedens, zoals dat u toestemt met de gegevensverwerking als u (contact)gegevens doorgeeft aan Fidea en dat u er minstens geen bezwaar tegen heeft benaderd te worden met informatie, reclame of voorstellen “op maat”, als u geen verzet heeft uitgeoefend. Dat is een van de redenen waarom Fidea het mogelijk maakt om via diverse kanalen gemakkelijk dat verzet uit te oefenen. Dit is diepgaander uitgewerkt in de APV Fidea denkt ook specifiek aan de online context. Daar wordt uiteengezet wat cookies zijn, wat de gebruiksmogelijkheden ervan zijn en hoe u kan kiezen om enkel anoniem gevolgd te worden Ook is bijzondere aandacht besteed aan formulieren en beveiligingsrisico’s van de internetomgeving Fidea gaat resoluut voor een hoge standaard van beveiliging (“geen onbevoegden”) en confidentialiteit (“enkel toegang voor discrete medewerkers in het kader van hun job”) . Ondanks alle voorzorgen blijft Fidea gevoelig voor factoren die ze onmogelijk 100% kan beheersen, zoals technologische evoluties (bvb. hackers), medewerkers die toch indiscreet blijken en (hoe beperkt ook) afhankelijkheid van verwerkers in opdracht van Fidea Daarom is en blijft privacy voor Fidea een voortdurende inspanning.



ALGEMENE PRIVACYVERKLARING T.A.V. CLIËNTEN IN DE RUIME ZIN FIDEA NV

Recommend Documents