Algemene directie Meerwerf Basisscholen Den Helder
ADVIES Aan: Onderwerp: Datum advies: Opsteller advies: Procedure: Openbaar ja/nee:
Het bestuur Rooster van Aftreden 6 december 2012 D. Scholte Bestuursvergadering 13 december 2012 Ja
__________________________________________________________________________ Samenvatting: Voorgesteld wordt om 1. Kennis te nemen van de afwijkingen van het Rooster van Aftreden en de achtergronden daarvan. 2. De samenstelling van het bestuur met ingang van 1 januari 2013 te bepalen, zoals voorgesteld en hierover overleg te voeren met het gemeentebestuur. 3. Het Rooster van Aftreden vanaf 1 januari 2014 aan te passen, zoals voorgesteld en dit na instemming van het gemeentebestuur in de nieuwe statuten te laten opnemen door de notaris. 4. Nader te bepalen of de betreffende zittende bestuursleden op 1 januari 2014 en 1 januari 2016 wel of niet herbenoembaar zijn. __________________________________________________________________________ Toelichting: De stichting Meerwerf Basisscholen bestaat sinds 16 december 2008, toen de Oprichtingsakte passeerde bij de notaris. De daadwerkelijke overdracht van het bestuur van de Meerwerf Basisscholen door de gemeente Den Helder aan het bestuur van de stichting vond bij notariële akte plaats op 31 december 2008, zodat gesteld kan worden dat het bestuur van de stichting met ingang van 1 januari 2009 daadwerkelijk van start ging. Een en ander vindt zijn legitimatie in het door de gemeenteraad van Den Helder op 15 december 2008 genomen besluit (nummer RB08.0162). Het eerste stichtingsbestuur bestond uit de leden van de voormalige Bestuurscommissie. In de Oprichtingsakte werd vast gelegd (1) de omvang van het bestuur, (2) de wijze waarop de omvang van het bestuur zou worden teruggebracht van zeven naar vijf leden en (3) de wijze waarop de de benoeming/voordracht van nieuwe bestuursleden in overeenstemming zou worden gebracht met de wettelijke bepalingen, die van toepassing zijn op een stichting voor openbaar onderwijs. Uit de door de Raad vastgestelde Oprichtingsakte: Voor de eerste maal worden conform artikel 27 tot bestuurders van de stichting benoemd: 1. De heer J.T. Hoekstra, voorzitter, 2. De heer J.P. Ambriola, 3. Mevrouw H.J. Kip – Kerseboom, 4. Mevrouw drs. B. Pompert, 5. De heer ir. G.H. Ensing, 6. De heer B.B. Möhlmann, 7. Mevrouw A. Cok – Veenendaal
Tevens werd bepaald dat van de bestuursleden zoals genoemd onder 1 tot en met 4 bij aftreden slechts twee kunnen worden herbenoemd, opdat het bestuur vanaf dat moment uit vijf leden zou bestaan. In artikel 7 werd bepaald dat bestuursleden voor vier jaar worden benoemd, waarna ze twee maal kunnen worden herbenoemd. De maximale zittingstermijn van een bestuurslid is dus twaalf jaar. Om te zorgen voor voldoende continuïteit met betrekking tot de personele samenstelling van het bestuur werd verder bepaald dat van bovenstaande bestuursleden drie leden in eerste instantie voor twee jaar zouden worden benoemd. De maximale zittingstermijn voor deze bestuursleden is dus tien jaar. De uitvoeringspraktijk: Op 17 september 2008 heeft het bestuur, vooruitlopend op het in de Oprichtingsakte bepaalde besloten tot het volgende Rooster van Aftreden, waarmee het gemeentebestuur heeft in gestemd. Eerste reguliere aftreeddatum: Aftredend en herbenoembaar voor een periode van vier jaren zijn: De heer J.T. Hoekstra, voorzitter Mevrouw H.J. Kip – Kerseboom Mevrouw drs. B. Pompert De heer J.P. Ambriola
1 januari 2011
Tweede reguliere aftreeddatum: Aftredend en herbenoembaar voor een periode van vier jaren zijn: De heer B.B. Möhlmann Mevrouw A. Cok – Veenendaal De heer ir. G.H. Ensing
1 januari 2013
Derde reguliere aftreeddatum:
1 januari 2015
Etc. Invoering verplichte scheiding bestuur en intern toezicht per 1 augustus 2011: Op 21 april 2010 heeft het bestuur besloten om het tijdstip van invoering van de wettelijk verplichte scheiding van bestuur en intern toezicht op 1 augustus 2011 – de in de wet vastgelegde uiterste invoeringsdatum - te realiseren en de tijd daaraan voorafgaande te besteden aan een degelijke oriëntatie op de mogelijkheden om scheiding van bestuur en intern toezicht in te voeren, besluitvorming te plegen en de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad in dit proces ‘mee te nemen’. Verschuiving aftreeddatum bestuursleden naar 1 augustus 2011: Omdat in april 2010 nog niet kon worden overzien voor welk bestuursmodel zou worden gekozen, kon ook niet worden overzien welk ‘type’ bestuursleden aangetrokken zouden moeten worden bij defungeren van de zittende bestuursleden. Het leek het bestuur onverstandig om in deze omstandigheden met betrekking tot de uitvoering vast te houden aan de datum van 1 januari 2011 om te komen tot een (deels) nieuwe samenstelling van het bestuur. Besloten werd daarom om de datum van 1 januari 2011 te verschuiven naar 1 augustus 2011, de beoogde datum van de nieuwe bestuurlijke inrichting.
Keuze voor invoering Raad van Toezichtmodel; tegen de verwachting in geen draagvlak bij GMR, consquenties voor (verschoven) aftreeddatum: naar 1 januari 2012. Op 22 september 2010 besloot het bestuur te kiezen voor de invoering van het zgn. Raad van Toezichtmodel en deze principekeuze te bespreken met – en toe te lichten jegens de (toenmalige) GMR. Dit vond plaats op 8 november 2010 aan de hand van een Power Point presentatie waarin werd ingegaan op alle relevante aspecten van (de invoering van) het Raad van Toezichtmodel. Tijdens deze bijeenkomst was er sprake van een welwillende houding bij de GMR en er werd geen enkele contra-indicatie ontvangen. Op 16 februari 2011 werd de formele adviesaanvraag bij de GMR ingediend. Desgevraagd werden de handouts van de Power Point presentatie op 9 mei 2011 nogmaals aan de GMR leden verstrekt. Inmiddels werden door bestuur en algemene directie allerlei voorbereidingen getroffen om de daadwerkelijke invoering van het Raad van Toezichtmodel ook daadwerkelijk te realiseren met ingang van 1 augustus 2011. Zo werden aan de GMR profielen voor (leden / voorzitter van) de beoogde Raad van Toezicht ter advisering voorgelegd, werkte de notaris aan een concept-statutenwijziging waarin de invoering van het Raad van Toezichtmodel werd vastgelegd, en werkte een ingehuurde bestuurskundige aan concept-documenten waarin scheiding van bestuur en intern toezicht en de wijze van intern toezicht werd vastgelegd. Ook werd een open procedure gestart om kandidaten te vragen voor de openvallende plaatsen in de Raad van Toezicht en werd ouders van leerlingen gevraagd om in een ‘selectiecommissie’ plaats te nemen. De teleurstelling en de verrassing bij ons bestuur en onze algemene directie waren dan ook groot toen op 17 juli 2011 – kort voor de zomervakantie – de brief van de GMR werd ontvangen waaruit kon worden opgemaakt dat de keuze voor het Raad van Toezichtmodel niet de instemming had van de GMR. Men verzocht om een ‘herziene adviesaanvraag’ omdat er sprake zou zijn van ‘een onoverzichtelijke brij’. In de gegeven omstandigheid en in de hectiek van dat moment is het aftreden van de daarvoor in aanmerking komende bestuursleden mevrouw H.J. Kip – Kerseboom, mevrouw drs. B. Pompert en de heer J.P. Ambriola verschoven naar 1 januari 2012. Besloten is ook dat de voorzitter van het bestuur nog enige tijd aan zou blijven om al teveel bestuurlijke discontinuïteit te voorkomen en de ontstane vacature in het bestuur nog niet op te vullen in afwachting van duidelijkheid met betrekking tot de keuze voor een alternatief bestuursmodel en duidelijkheid met betrekking tot het profiel waaraan nieuwe bestuursleden moeten gaan voldoen. Hierover heeft afstemming plaats gevonden met de gemeente Den Helder. Vanaf 1 januari 2012 bestond het bestuur als gevolg van bovenstaande ontwikkelingen uit: De heer J.T. Hoekstra, voorzitter De heer B.B. Möhlmann Mevrouw A. Cok – Veenendaal De heer ir. G.H. Ensing Vacature Hiermee was vanaf dat moment in ieder geval de inkrimping van het bestuur van zeven naar vijf leden gerealiseerd. Keuze voor een alternatief bestuursmodel: Het bestuur hecht aan draagvlak voor een gekozen bestuursmodel, ook bij de GMR en besloot daarom na de brief van de GMR van 17 juli 2011 niet door te gaan op de ingeslagen weg en zich juridisch te laten adviseren over een alternatieve keuze voor een bestuursmodel dat voldoet aan de vereiste scheiding bestuur en intern toezicht. Op grond van ontvangen adviezen werd op 22 december 2011 gekozen voor het zgn. Mandaat-Delegatiemodel; een keuze voor het in stand houden van de constructie bestuur – algemene directie, waarbij de onderlinge bevoegdheden stringent worden onderscheiden, waarbij de algemene directie
met betrekking tot bestuurlijke bevoegdheden wordt gedelegeerd, cq. gemandateerd en waarbij het toezicht op de algemene directie expliciet wordt vastgelegd. Over dit besluit werd per brief van 10 januari 2012 advies gevraagd aan de GMR. Er is opnieuw een voorlichtingsavond ten behoeve van de GMR georganiseerd tijdens welke een externe bestuurskundige deze voorlichting heeft verzorgd. Deze avond vond plaats op 5 april 2012. Alle op dat moment levende vragen konden naar tevredenheid worden beantwoord. Een en ander resulteerde erin dat de GMR op 19 april 2012 (1) besloot geen gebruik te maken van het aan haar gegeven (onverplichte) adviesrecht met betrekking tot het Mandaat-delegatiemodel, (2) besloot positief te adviseren over de voorgestelde wijziging van de stichtingsstatuten en (3) akkoord te gaan met de instelling van een werkgroep van GMR leden en algemene directie met als opdracht te komen tot een profiel voor (de leden van) het bestuur binnen het Mandaat-delegatiemodel. Deze drie besluiten zijn formeel bevestigd in een GMR-brief van 30 april 2012, door ons ontvangen per emailbericht van 25 juni 2012. Onmiddellijk daarop is opnieuw een uitvoeringstraject gestart waarin in opdracht van het bestuur de notaris (aanpassing statuten), een externe bestuurskundige (in concept opstellen algemene toelichting op toezicht en bestuur, bestuursreglement, toezichtskader, managementstatuut / tezamen het ‘handboek bestuur’) en een externe jurist (kwaliteitscontrole) aan het werk zijn gegaan. Het bestuur stelde op 27 september 2012 de betreffende documenten vast. En deed per brief van 2 oktober 2012 een verzoek aan de Raad van de gemeente Den Helder het verzoek om in te stemmen met de voorgestelde wijziging van de statuten. Afwijkingen Rooster van Aftreden: Het bestuur heeft gehandeld conform de bedoelingen van het Rooster van Aftreden zoals bepaald in de Oprichtingsstatuten van Meerwerf Basisscholen met dien verstande dat het bestuur de volgende afwijkingen noodzakelijk en verantwoord vond: 1. De eerste vastgelegde reguliere aftreeddatum verschoof van 1 januari 2011 naar 1 augustus 2011 omdat de realisatie van het Raad van Toezichtmodel per 1 augustus 2011 een feit leek en omdat de keuze voor het RvT-model consequenties heeft voor de persoonskarakteristieken van de leden van de RvT. 2. De verschoven aftreeddatum van 1 augustus 2011 is verschoven naar 1 januari 2012 omdat rond de zomervakantie 2011 in de hectiek die ontstond nadat niet eerder dan op 17 juli 2011 bleek dat er bij de GMR toch geen draagvlak was over de invoering van het Raad van Toezichtmodel. 3. Per 1 januari 2012 in plaats van 1 januari 2011 is de inkrimping van de omvang van het bestuur van zeven naar vier bestuursleden gerealiseerd (+ 1 vacature) door afscheid te nemen van drie bestuursleden en door te bepalen dat de voorzitter nog langer moest aanblijven omdat het bestuur anders een te geringe omvang zou krijgen en omdat zijn expertise anders te zeer zou worden gemist. 4. De sinds 1 januari 2012 bestaande vacature binnen het bestuur is nog niet ingevuld omdat pas later duidelijk werd dat het Mandaat – Delegatiemodel haalbaar is en omdat er nog geen sprake is van een Profiel (lid van) het bestuur dat de instemming van de GMR heeft. Op 2 oktober 2012 is advies aan de GMR gevraagd en dit is voor de afgesproken datum (aanvankelijk 1 november 2012, later verschoven naar 1 december 2012) nog niet ontvangen. Hoe verder ?
Op het moment van opstellen van dit advies 6 december 2012) is er helaas sprake van een al sinds 4 november 2012 durende problematische situatie binnen / met de GMR. De aard van de problematiek is helaas via persberichten, een ruimhartig e-mailverkeer en publicaties in de CBOO-Weekberichten genoegzaam bekend geworden. Uit alle lagen van de organisatie van Meerwerf Basisscholen is afwijzend gereageerd op de negatieve berichtgeving over de scholen en over de organisatie De pogingen van het bestuur en de algemene directie om met twee GMR-leden onder leiding van een onafhankelijke persoon (hoofdbestuurslid van de AOb) in gesprek te geraken zijn af gewezen. Het initiatief van het bestuur en de algemene directie om te komen tot een bemiddelingsgesprek tussen GMR leden onder leiding van een deskundige van de onafhankelijke organisatie Vereniging voor Openbaar Onderwijs (VOO) wordt door een drietal GMR-leden gezien als ongewenste bemoeienis met interne GMR-zaken en daarom afgewezen. De onpartijdigheid van VOO wordt in twijfel getrokken. Door de aard van de communicatie door / met leden van de GMR zijn gevoeligheden ontstaan die eerst zullen moeten worden opgeruimd alvorens weer op een goede wijze met elkaar te kunnen samenwerken. Al met al is duidelijk dat de volgende zaken de komende maanden de eerste aandacht zullen verdienen van bestuur en algemene directie: 1. Het (doen) oplossen van de problematiek die binnen de GMR bestaat. 2. Het (doen) herstellen van relaties zodat personen en geledingen weer op constructieve wijze met elkaar kunnen samenwerken. 3. Het (doen) bestendigen van de oplossingen die voor (1) en (2) tot stand zijn gekomen. 4. Het uitvoeren van een aantal noodzakelijke stappen na definitieve besluitvorming over de invoering van het Mandaat – Delegatiemodel (statuten, Kamer van Koophandel, Handboek bestuur, Profiel (lid) bestuur, etc.) Het lijkt wijs om in de aanstaande periode de organisatie niet ook nog te belasten met een geforceerde wijziging van de samenstelling van het bestuur, zodat het voorstel is om het Rooster van Aftreden als volgt aan te passen: Samenstelling toezichthoudend bestuur binnen Mandaat/delegatiemodel per 1 januari 2013:
De heer ir. G.H. Ensing (voordracht oudergeleding oude systematiek) De heer J.T. Hoekstra (voordracht burgemeester en wethouders) De heer B.B. Möhlmann (voordracht bestuur) Mevrouw A. Cok – Veenendaal (voordracht personeelsgeleding oude systematiek) Vacature A (bindende voordracht ouders van leerlingen)
Voorgesteld wordt om de vacature A zo spoedig mogelijk in de loop van het jaar 2013 in te vullen Tweede reguliere aftreeddatum: Aftredend en wel / niet herbenoembaar:
1 januari 2014
De heer ir. G.H. Ensing (opvolger bindende voordracht ouders van leerlingen) De heer J.T. Hoekstra (opvolger voordracht burgemeester en wethouders) Derde reguliere aftreeddatum: Aftredend en wel / niet herbenoembaar: De heer B.B. Möhlmann (opvolger voordracht bestuur)
1 januari 2016
Mevrouw A. Cok – Veenendaal (opvolger voordracht personeel) Vierde reguliere aftreeddatum:
1 januari 2018
Etc.
Met ingang van de vervulling van vacature A in de loop van 2013 is de samenstelling van het bestuur conform de statuten en conform de Wet op het Primair Onderwijs (WPO) met de aantekening dat twee bestuursleden nog volgens de oude systematiek zijn voorgedragen. Met ingang van 1 januari 2014 is de samenstelling geheel conform de WPO (m.b.t. de ouders van leerlingen).
