BAB II
LANDASANTE0RIT1S
A. Pengertiaii Sistem Akuntansi
Akuntansi merupakan bahasa bisnis yang berarti sebagai suatu sistem
informasi. Akuntansi berfungsi untuk menghasilkan infprmasi keuangan penting
mengenai aktivitas keuangan dari suatu organisasi usaha kepada berbagai pihak yang berkepentingan untuk dipakai dalam membuat pertimbangan atau keputusan
bisnis lain dalam bentuk laporan keuangan atau laporan manajemen lain. Sistem
akuntansi disusun dan dipakai dalam perusahaan ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan dalam kadar keandalan yang: tinggi sehingga tidak menyesatkan manajemen dan pengguna informasi lainnyji.
Definisi sistem akuntansi dapat dilihat dari beberapa pendapat para ahli. Menurut Mulyadi (1997:3) -'Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan
dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen gur.a memudahkan pengelolaan
perusahaan". Dalam defmisi ini sistem akuntansi adalah sarana atau alat formal untuk mengumpulkan informasi keuangan dan sistem informasi utama pada j
hampir setiap organisasi.
Sedangkan definisi sistem akuntansi menurut Ohairul Marom (2000 : 1) adalah:
■
Sistem akuntansi merupakah gabungan daii formulir-formulir, catatan
prosedur-prosedur, alat-alat dan metode yang digunakan untuk mengolah data dalam suatu badan usaha, dengan tujuan .menghasilkan informasi-
informasi keuangan yang diperlukan oleh manajemen dalam mengawasi
usahanya atau untuk pihak-pihak lain yang berkepentingan.
Dari definisi tersebut sistem akuntansi adalab alat atau sarana pengawasan
manajemen yang dilaksanakan melalui prosedur tata kerja yang mengacu pada struktur organisasi, dengan perlengkapan media formulir-formulir dan cara pencatatan yang tepat untuk menghasilkan informasi keuangan yang benar yang
biasanya diwujudkan dalam bentuk neraca, perhitimgan laba rugi dan arus kas, serta laporan manajemen lain. Selain itu suatu sistem akuntansi perlu mempunyai:
1. Dokumen dan formulir-formulir memadai yang dapat menunjukkan adanya tanggungjawab.
2. Bagan perkiraan yang digolong-golongkan sesuai dengan tanggung jawab masing-masing bagian yang terdapat dalam struktur organisasi perusahaan.
3. Pedoman kebijakan
dan prosedur
akuntansi
yang
dijalankan dalam
perusahaan.
4.
Sistem anggaran yang memadai.
5.
Sistem akuntansi biaya yang memadai.
Sistem akuntansi dalam penyusunannya mempunyai tujuan seperti dikemukakan oleh Mulyadi (1997:19-20), sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. ~1. Untuk memperbaiki informasi yang dihasiLVan oleh sistem yang sudah 1
3.
4.
ada.
Untuk memperbaiki pengendalian akuniansi dan pengecekan intern,
yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
Untuk mengurangi biaya klerikal dalara penyelenggaraan catatan akuntansi.
Keempat tujuan sistem akuntansi di atas saling berkaitan satu sama Iain. Peningkatan nilai informasi yang diperlukan, baik dari segi kualitas struktur
maupun ketetapan waktu dan pengendalian intern yang memadai sangat penting
agar data akuntansi dapat dipertanggungjawabkun kebenarannya serta tidak menyesatkan untuk pengambilan keputusan para manajer,
Dalam penyusunan sistem akuntansi untuk meningkatkan informasi haruslah selalu mempertimbangkan keseimbangan antaira biaya yang dikeluarkan dengan manfaat dari informasi yang diperoleh.
B. Elemen - Elemen Sistem Akuntansi
Walaupun sistem akuntansi berbeda-beda untuk satu perusahaan dengan
perusahaan yang lain, tapi pada dasarnya elemou sistem akuntansi menurut Chairul Marom (2000 : 2) terdiri dari: 1.
Formulir atau dokumen.
2.
Catatan-catatan.
3.
Alat-alat.
4.
Prosedur.
5.
Metode pengolahan data yang digunakan.
6.
Laporan.
:
Formulir atau dokumen merupakan media uniuk merekam suatu transaksi
keuangan yang terjadi dan berfiingsi sebagai bukti pertama adanya transaksi atau kegiatan. Dokumen melalui formulir harus direncanakan sedemikian rupa,
sehingga dapat memmjukkan bukti-bukti tertulis atas setiap kegiatan operasi perusahaan.
Setelah segala kegiatan perusahaan dicatat di formulir, maka kegiatan selanjutnya adalah memindahkan catatan dalam formulir ke catatan-catatan
akuntansi yang terdiri dari buku harian (Journal), buku besar {ledger), buku pembantu {subsidiary ledger), neraca saldo, dan semua catatan-catatan lain yang digunakan.
Selain formulir dan catatan yang merupakan perangkat kerja, maka dibuftihkan alat-alat dapat berupa fasilitas penyimpanan dan operasional yang aman (misalnya gudang, almari besi, dan perlengJcapah kantor lain), perangkat
keras komputer dan perangkat lunaknya (program akuntansi) unluk membanlu manajemen dalam mengamankan harta milik dan memproses data.
Tidak kalah penting dari sistem elemen akuntansi tersebut adalah prosedur. Prosedur merupakan urutan-urutan pekerjnoii yang biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, untuk menjamin adanya perlakuan
seragam terhadap peristiwa atau kejadian yang berlangsung berulamg-ulang dan harus dilakukan dari awal sampai akhir kegiatan.
\
Setelah adanya prosedur maka mulai dipilih suatu metode pengolahan data yang akan digunakan sehingga menghasilkan suatu informasi dalam pengambilan keputusan manajemen. Metode pengotahan data dapat dilakukan dengan manual maupun clcktronik.
Dari suatu pengolahan data tersebut tentu akan menghasilkan suatu
laporan akuntansi yang dapat dikatakan sebagai hasil akhir suatu sistem akuntansi.
C. Pengertian Persediaan
Istilah
persediaan barang untuk
suatu pcrusahaan
dapat
dibedakan
berdasarkan sifat dan tujuan perusahaan yang bersaiigkutan. Pada umumnya pada
perusahaan dagang disebut persediaan barang dagangan, yang meliputi barang yang dibeli dan disimpan untuk dijual kembali, sedangkan pada perusahaan industri persediaan juga mencakup barang jadi yang telah diproduksi, atau barang
dalam penyelesaiaan yang sedang diproduksi perusahaan dan termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam prossa prpduksi. Namun, menurut PSAKNo.14 (2002 : 14.3) adalah sebagai berikut:
;
Persediaan adalah aktiva:
(a) Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; (b) Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan; atau (c) Dalam bentuk bahan atau perlengkapan ( supplies ) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Lebih lanjut menurut Haryono Yusuf (1991 : 84) pengertian persediaan adalah sebagai berikut:
Persediaan adalah barang-barang yang'dimilik' oleh perusahaan pada suatu saat tertentu, dengan maksud untuk dijual kembali baik secara langsung maupun melalui proses produksi dalam siklus operasi normal perusahaan; dalam hal ini termasuk pula barang-barang yang tnasih berada dalam proses produksi atau yang menunggu untuk digunakan. Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa persediaan adalah barang-
barang nyata sudah menjadi milik perusahaan baik untuk dijual kembali seperti pada perusahaan dagang atau digunakan dalam proses prpduksi lebih lanjut pada perusahaan industri untuk menghasilkan barang jadi yangselanjutnya akan dijual.
10
1.
Jenis Persediaan
Di dalam perusahaan rekening persediaan akan nampak pada akhir periode, jenis persediaan yang ada di perusahaan akan tergnntung pada jenis perusahaan, misalnya:
a) Perusahaan Dagang, persediaannya meliputi; persediaan barang dagang untuk dijual kembali
b) Perusahaan Industri, persediaannya meliputi ; persediaan bahan pembantu,
persediaan barang jadi, persediaan barang dalam proses, dan persediaan bahan baku.
Persediaan barang dagangan (merchandise inventory)
pada umumnya
diterapkan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik perusahaan besar maupun eceran. Apabila barang tersebut diperoleh dalam keadaan siap dijual kembali pada umumnya jenis bsrang tersebut meliputi jumlah yang cukup banyak dan merupakan bagian yang cukup berarti dari seluruh aktiva perusahaan. Persediaan barang dagangan dalam perusahaan dagang meliputi:
1) Persediaan barang yang ada dalam gudang penyimpanan yang merupakan hak milik perusahaan yang bersangkutan.
2) Persediaan barang dalam perjalanan (good in transit) yaitu barang-barang yang pada tanggal neraca masih dalam perjalanan.
}
3) Barang yang dipisahkan (segregated goods), yaitu kontrak penjualan barang dalam jumlah besar sehingga pengirimannya tidak dapat dipindahkan sekaligus, tetapi haknya sudah berpihdah pada pembeli sekalipun kontrak atau
pesanan belum dikirim. Oleh karena itu, pada tanggal penyusunan laporan
n
keuangan jika ada barang yang dipisahkan, hams dikeluarkan dari jumlah persediaan penjual dan dicatat sebagai penjualan. Begitu pula pembeli dapat mencatat pembelian dan menambah persediaan barangnya. 4) Barang konsinyasi (consignment goods) yaitu cara penjualan titipan tetap
barang yang dititipkan untuk dijualkan (dikonsinyasikan) haknya masih tetap pada yang menitipkan sampai saat barang tersebut dijual. Sebelum barang
tersebut dijual, masih tetap menjadi persediaan pihak yang menitipkan (consignor) tidak mempunyai atas barang tersebut sehingga tidak mencatat baring tersebut sebagai persediaannya. Apabila barang tersebut sudah dijual mak/a
yang
membuat
laporan
dan
consignor
mencatat
penjualan
dan
mengurangi persediaan barang. 5) Penjualan angsuran (installment sales) dalam penjualan angsuran, hak atas
barang tetap pada penjual sampai seluruh harga jualnya dilunasi. Penjual akan
melaporkan barang tersebut dalam persediaanya dikurangi dengan jumlah yang sudah dibayar.
Pembeli akan melaporkan barang tersebut dalam
persediaanya sejumlah yang sudah dibayarkannya.
D. Metode Penilaian Persediaan
Pada umumnya dalam periode akuntansi tertentu, perusahaan melakukan aktivitas pembelian beberapa kali dengan harga yang berbeda-beda. Barang yang telah dibeli akan disimpan di gudang, kemudiaan pada akhirnya akan dikeluarkan sehingga memmbulkan terjadinya arus barang masuk dan barang keluar yang
12
biasanya
dicatat
dalam
kartu pembantu persediaan
(stock card) untuk
memudahkan pencatatan.
Untuk memudahkan dalam menentukan berapa besar jumlah persediaan
menurut Haryono Yusuf (1991:88) dapat digunakan dua metode, yaitu : a) Metode Persediaan Fisik
Dalam
metode
ini
persediaan
ditentukan
dengan
cara
mengadakan
perhitungan terhadap fisik persediaan yang ada di gudang. b) Metode Persediaan Perpetual
Dalam metode ini persediaan ditentukan atas dasar pencatatan yang ada pada pembukuan. Metode ini mempunyai kelemahan, yaitu pembukuan tidak dapat memberikan informasi yang jelas dan baru.
Di dalam metode persediaan perpetual dapat menggunakan kartu pembantu persediaan (stock card) yang berguna untnk memudahkan pencatatan
(Haryono Yusuf 1991). Di dalam stock card ini kita dapat menggunakan metodemetode yang lazim digunakan, yaitu: 1) Metode Identifikasi Khusus
Metode ini digimakan jika persediaan yang ada dapat ditentukan asal pembeliannya. 2) Metode Rata-Rata
Dalam metode ini, harga pokok ditentukan dengan cara menentukan harga
pokok rata-rata per unit, metode ini dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian yaitu metode rata-rata sederhana, metode rata-rata tertimbang dan metode rata-rata bergerak.
3) Metode FIFO (First In First Out) Metode ini menentukan persediaan berdasarkan pada barang yang paling dulu
dibeli (masuk) adalah yang paling dulu dijual (dikeluarkan), metode ini digolongkan menjadi dua yaitu metode FIFO secun fisik dan secara perpetual. 4) Metode LIFO (Last In First Out) Metode ini mcrupakan melodc yang paling lr.Ciionlukan persediaan barang
berdasarkan pada barang yang dibeli (masuk) lebih akhir akan dikeluarkan lebih dahulu. Metode ini juga digolongkan menjadi dua yaitu metode LIFO secara fisik dan secara perpetual. Namun metode-metode yang digunakan tetsebut, menurut PSAK No. 14 (2002 :14.21) adalah sebagai berikut:
Formula MPKP/FIFO mengasumsikan barang ■> dalam persediaan yang pertama dibeli akan dijual atau digunakan terlebih dahulu sehingga yang
tertinggal dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi kemudian. Dengan rumus biaya ratarata terlinibang, biaya setiap barang ditentukan berdasarkan biaya rata-rata tertimbang dari barang serupa pada awal periode dan biaya barang serupa yang dibeli atau diproduksi selama periode. Perhitungan rata-rala dapat dilakukmi secara berkala, atau pada setiap penerimaan kiriman, tergantung pada keadaan perusahaan. Rumus MTKP/LIFO mengasumsikan barang yang dibeli atau diproduksi terakhir
dijual atau digunakan terlebih dahulu, sehingga yang termasuk dalam persediaan akhir adalah yang dibeli atau diproduksi terdahulu.
Manfaat persediaan barang sangat penting dalam suatu perusahaan,
terutama pada pengontrolan jumlah barang-barang yang dimiliki. Manftat dari i
sistem persediaan barang adalah sebagai berikut: a)
Menjaga agar persediaan barang yang ada di
gUdang selalu mencukupi i
kehutuhan.
14
b) Menyeimbangkan tingkat persediaan barang agur tidak terlalu banyak atau sedikit.
c) Memelihara informasi-informasi terbaru bagi persediaan barang. d) Menjadi bahan pertimbangan bagi pimpinan untuk mengambil keputusan.
Pemahaman mengenai pentingnya fungsi persediaan tentu saja akan
membantu dalam penyajian informasi yang diperlukan, sehingga dapat menunjang terbentuknya alur kerja yang efcktif dan eflsicn bagi yang
berkepentingan pada suatu perusahaan, sehingga l,,-.l ini dapal berpengaruh pada perkembangan dan kemajuan usaha yang akan dicapai.
E. Sistem Akuntansi Persediaan
Sistem akuntansi persediaan merupakan jaringan dari prosedur-prosedur
yang disusun dalam rangkaian secara menyeluruh, untuk melaksanakan berbagai kegiatan, prosedur yang yang dibuat merupakan urut-urutan pekerjaan yang
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, untuk menjamin adanya perlakuan seragam terhadap peristiwa atau kejadian yang berlangsung berulang-ulang.
Dalam sistem akuntansi tersebut memuat organisasi informasi, catatan dan
laporan" yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan, terkait dengan sistem akuntansi persediaan menyiratkan bahwa informasi yang dibutuhkan merupakan informasi mengenai kondisi persediaan perusahaan berupa informasi atas catatan alur keluar dan masuk persediaan yang
15
terjadi di perusahaan dan terkait dengan sistem dan prosedur seperti penerimaan barang dari produsen, pengembalian barang (retur) ke produsen, pengeluaran barang ke konsumen, dan pengembalian barang (retur) dari konsumen. Untuk
menjalankan sistem tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini formulir yang digunakan adalah formulir Permintaan. Pembelian
(PP),
penyimpanan,
personil
bagian
yang
gudang
dilibatkan
dan
bidang
adalah
seksi
pembelian.
penerimaan
Cek
silang
dan
secara
independen yang dilakukan bagian gudang mengenai sisa barang di gudang dan
jumlah barang yang diminta merupakan unsui
pengendalian intern untuk
menjamin bahwa barang itu benar-benar diperlukan dan jumlah barang yang
diminta tidak berlebihan (dicek pada batas maksimum barang yang diperkenankan dalam kartu gudang).
Secara rinci langkah-langkah dalam prosedur pembulian sebagai berikut menurut ChairulMarom(2000:14)
Seksi Penerimaan dan Penyimpanan
l.a.Menyiapkan permintaan pembelian (PP) dalam rangkap tiga. Permintaan diajukan ketika sisa barang digudang mencapai titik pesan kembali (saldo minimum). Barang yang diminta sejumlah batas maksimum dikurangi dengan persediaan yang tersisa. Batas maksimum dan minimum dapat dilihat pada kartu gudang yang ditempel pada rak - rak penyhnpanan barang.
Batas maksimum adalah jumlah persediaan tertinggi yang diperkenankan ada
di gudang. Batas minimum adalah batas terendah barang yang tersisa di
16
gudang dan merupakan petunjuk untuk memulai oesanan agar tidak kehabisan persediaan. Batas maksimum dan minimum ditentukan berdasarkan data mutasi barang yang bersangkutan pada periode - periode sebelumnya. b.Menyerahkan permintaan pembelian kepada bagiar. gudang.
Seksi penerimaan dan penyimpanan dalam protsedur ini telah menjalankan
salah satu unsur pengendalian yaitu adanya struktur organisasi dengan pemisahan
fungsi yang jelas, dimana seksi penerimaan dan penyimpanan bertanggung jawab
atas kecukupan persediaan barang yang ada digudang, bila persediaan mendekati titik minimum yang
ditentukan tugasnyalah untuk membuat permintaan
pembelian.
Bagian Gudang
2.a.Meneliti jumlah unit yang diminta dalam permintaan pembeiian (PP). dicocokkan dengan kartu gudang untuk jenis barang itu. Bila jumlah sisa barang dalam kartu gudang tidak sesuai dengan yang tertulis di PP, dalam kolom sisa, segera dicari penyebabnya. Kalau perlu dicek ke gudang. Selisih
itu harus dapat dijelaskan sebelum PP disetujui. Unit yang diminta tidak boleh melebihi batas maksimum yang ditentukan.
b.Memberi paraf persetujuan pada PP dan dikiriro kepada bidang pembelian. ^Bagian gudang dalam prosedur ini mempunyai tanggung jawab yang jelas
dengan adanya pemisahan fungsi dan juga menjalankan praktik yang serial untuk mengecek kelayakan permintaan dengan cara mencocokkannya dengan kartu gudang.
17
Bidang Pembelian
3. a.Untuk jenis barang yang diminta, dicek ke bagian anggaran dan melakukan konfirmasi ke bidang keuangan mengenai pendanaannya. Bila anggaran
habis, dianalisis penyebabnya dan diusahakan ja-an keluamya dengan bidang keuangan.
b.Menyetujui PP dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar pertama : bidang pembelian
Lembar kedua
: seksi penerimaan dan penyinrpanan ■
Lembar ketiga
: bagian gudang
Bidang pembelian dalam prosedur ini telah melakukan tugasnya sebagai pemberi wewenang untuk pengadaan barang dengan memilih pemasok yang paling menguntungkan perusahaan.
Dengan melaksanakan permintaan barang sesuai dengan prosedur itu akan
dijamin bahwa barang yang diminta benar-benar diperlukan dan unit yang diminta tidak berlebihan karena ada ketentuan batas maksimumnya. 2.
Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur penerimaan
penerimaan
barang,
barang
penghitungan
ini
menguraikau
fisik
barang
urutan-urutan yang
diterima
kerja dan
penyimpanannya. Laporan Penerimaan Barang (LPB) merupakan bukti bahwa barang yang diterima dalam jumlah tertentu, semutuiya dalam kondisi baik dan sesuai dengan order pembelian. Unit barang dalam surat jalan pemasok harus dikoreksi jika ada perbedaan dengan hasil perhitungan fisik seperti yang tercantum dalam laporan penerimaan barang:
18
Hal ini untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman pada saat pemasok
mengajukan lagihannya, dalnm mcnjalankan proscdur ini mclibatkan bcbcrapa
pihak diantaranya bagian gudang, seksi penerimaan dan penyimpanan, bidang pembclian dan bagian akunlansi. Secara rinci, langkah-langkah dalam prosedur penerimaan barang menurut
Chairul Marom (2000 : 17) diuraikan Sebagai berikut: Bagian Gudang
l.a.Menerima barang dan surat jalan dari pemasok, surat jalan dicocokkaii dengan
order pembelian (OP), bila terdapat perbedaan mengenai jenis atau jumlah unitnya agar diberi catatan pada surat jalan tecscbut. Untuk barang dengan spesifikasi yang berbeda dengan OP agar dikembalikan
b.Surat jalan (DO) dan barang dikirim ke seksi penerimaan dan penyimpanan.
Bagian gudang melakukan pengecekan antara DO dan OP dengan lujuan untuk melakukan pengawasan atas formulir yang digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi penerimaan barang. Seksi Penerimaan dan Penyimpanan
2.a.Meneliti DO yang telah diperiksa bagian gudang, untuk barang yang akan dikembatikan (berdasarkan memo dari bagian gudang), dipisahkan dan tidak perlu dihitung.
b.Menghitung barang, bila terdapat barang cacat atau rusak dikembalikan. Unit dalam surat jalan dikoreksi sesuai dengan jumlah unit hasil perhitungan fisik atas barang yang baik.
c.Menyiapkan
laporan penerimaan barang
(LPB)
dalam
rangkap
empat.
Meminta paraf pada pemasok dan disampaikan kepada bagian gudang. Bagian seksi penerimaan dan penyimpanan melakukan tugasnya untuk melakukan penerimaan barang dengan terlebih melakukan perhitungan fisik dengan disaksikan oleh pihak pengirim sehingga hasil perhitungannya diakui kebenarannya. Bagian Gudang 3.
Mencocokkan LPB dengan DO. Memberi paraf dan mendistribusikan laporan penerimaan barang, sebagai berikut, a.
Lembar pertama: pemasok bersama dengan DO (lembar kedua).
b.
Lembar kedua : bidang pembelian, bersama dengan DO dari pemasok.
c.
Lembar ketiga: bagian gudang, digabung dengan order pembelian untuk mengisi kartu gudang.
d.
Lembar keempat: seksi penerimaan dan penyimpanan, untuk mengisi kartu barang. Bagian gudang telah mengotorisasi dokumen LPB, sebagai pihak yang
berwenang untuk mengawasi masuk dan keluaniya barang di gudang, dan melakukan pencatatan kedalam kartu gudang.
Bidang jPembelian 4.a.Mencocokkan LPB dan DO dengan order pembelian (OP), bukti-bukti digabung, dicatat dalam daftar pembelian dan diarsiplcan sementara.
b.Menerima invoice dan faktur pajak (PPN-masukan) pemasok. Mencocokkan
kebenaran jumlah tagihan dalam invoice dengan LPB dan OP. bila sesuai seluruh berkas diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian Akuntansi
5.a.Menerima invoice dan faktur pajak (PPN-Masukan) dan berkas pembeiian dari bidang pembeiian. Mencocokkan unit barang dalam invoice dengan LPB dan
harga per unit dengan OP. meneliti ulang kebenaran
perkalian dan
penjumlahan angka-angka dalam invoice dan faktur pajak.
b.Menyiapkan bukti jurnal pembeiian dan mencaiat transaksi pembeiian dalam buku pembeiian, kartu utang dan kartu persediaan.
Pencocokkan silang antara tagihan pemasok dan LPB (untuk menguji kebenaran jumlah unit yang diterima) dan OP (mengenai harga, diskon, dan jatuh tempo pembayaran) yang dilakukan oleh bidang pembeiian dan bagian akuntansi merupakan tindakan sesuai dengan prinsip pengendalian intern.
Dengan melaksanakan prosedur penerimaan barang akan menjamin bahwa
barang yang diterima sesuai dengan pesanan, jumlah barang yang diterima telah dihitung secara fisik dan dalam keadaan baik (tidak rusak atau cacat). 3.
Prosedur Pengeluaran atau Penjualan Barang.
,.Sistem akuntansi penjualan meliputi prosedur penawaran dan pengiriman
barang,) penjualan artinya penjualan barang dagangan sebagai usaha pokok perusahaan dan biasanya dilakukan secara teratur. Dalam penawaran barang ke
konsumen dibutuhkan suatu formuHr yang disebut Formulir Penawaran Penjualan
Barang (PPB) yang disetujui pelanggan merupakan pegangan bagi perusahaan (semacam kontrak) untuk melaksanakan transaksi psnjualan. 1 Dalam melakukan pengiriman barang diusahakan untuk tidak rusak atau
hilang dalam perjalanan. Penghitungan barang oleh pelanggan agar disaksikan oleh bagian pengiriman untuk meyakini bahwa penghitungan dilaksanakan
dengan benar. Penandatanganan Surat Jalan (SJ) oleh pelanggan merupakan bukti bahwa barang diterima dalam jumlah yang benar dan dalam kondisi baik. Dalam menjalankan prosedur ini melibatkan beberapa pihak diantaranya
bidang penjualan, bagian pengiriman, bagian gudang, seksi penerimaan dan penyimpanan dan bagian akuntansi.
Secara rinci langkah-langkah dalam prosedur penawaran dan pengiriman barang menurut Chairul Marom (2000 : 28) diuraikan sebagai berikut: Bidang Penjualan
1 .a.Mengirim Penawaran barang dengan formulir PBB dalam rangkap dua
b.Menerima kembali PPB yang disetujui pelanggan (biasanya daiam bentuk order pembelian dari pelanggan)
c.Menyiapkan surat jalan (SJ) dalam rangkap tiga, sesuai dengan PPB dan disampaikan kepada bagian pengiriman.
Formulir PPB yang digunakan merupakan media untuk menawarkan
barang
dagangan, sekaligus.dapat bcrfungsi sebr.gai kontrak penjualan bila
mendapat persetujuan dari pelanggan. Bagian Pengiriman
2. Berdasarkan surat jalan (SJ) mengambil barang Ice gudang.
22
Bagian Gudang
3. Meneliti SJ dibandingkan kartu gudang. Memoeri paraf pada SJ dan kartu gudang disesuaikan.
Formulir SJ ini sebagai sumber pencacatan barang keluar kedalam kartu gudang oleh bagian gudang. Seksi Penerimaan dan Penyimpanan
4. Mengeluarkan barang sesuai dengan SJ yang tclah diperiksa bagian gudang dan diserahkan ke bagian pengiriman. Kartu baiang disesuaikan (dikurangi
dengan jumlah unit barang yang di'keluarkan). Seksi
penerimaan
dan
penyimpanan
yang
mempunyai
tugas
untuk
menyerahkan barang sesuai dengan permintaan dan bagian pengiriman, untuk
kemudian SJ dijadikan sebagai sumber pencatatan baiang kedalam kartu barang. Bagian Pengiriman 5.a.Mengirim barang ke pelanggan dengan SJ
b.Mengamati perhitungan fisik oleh pelanggan. Bila ada perbedaan jumlah
dalam SJ dengan hitungan fisik agar diselesaikaa (bila perlu perhitungan diulang lagi). c.Minta paraf pada SJ dan didistribusikan : Lembar pertama
: pelanggan
Lembar kedua
: bidang penjualan
Lembar ketiga
: bagian pengiriman seb^^ai arsip
23
■ Bagian pengiriman pada saat mengirim barang ke pelanggan seharusnya
ikut melihat perhitungan barang yang dilakukan oleh pelanggan dan memberi paraf pada berita acara penerimaan barang. Bidang Penjualan
6.a.Menerima SJ dan dicocokkan dengan PPB (order pembelian dari pelanggan). Kemungkinan terjadi perubahan jumlah unit barang dalam surat jalan (karena
cacat/rusak) maka PPB disesuaikan. PPB dan SJ dicatat dalan daftar penjualan.
b.SJ (lembar kedua), PPB (lembar kedua) dan OP (dari pelanggan) diserahkan ke bagian akuntansi.
Pencocokkan silang antara SJ .dan PPB (untuk menguji kebenaran jumlah unit yang dikeluarkan) yang dilakukan oleh bidang pcnjualan mempakan tmdakan sesuai dengan prinsip pengendalian intern. Bagian Akuntansi
7.a.Mencocokkan SJ, PPB serta OP dan menyiapkan Faktur penjualan (F.Pn.) dan Faktur pajak (F.Pj.) dalam rangkap tiga untuk diriistribusikan, yaitu : Lembar pertama ■ : Pelanggan
Lembar kedua
: Bagian akuntansi
Lembar ketiga
: untuk diserahkan ke KPP
Untuk
kemudian
diteliti
kebenaran
angka-angkanya
(perkalian
dan
penjumlahannya) dan kepala bagian akuntansi menandatangani F.Pn dan F.Pj.
24
b.Menyiapkan bukti jurnal penjualan dan dicatat dalam buku penjualan, kartu piutang dan harga pokok penjualan, lalu dicatat dalam buku penjualan, kartu piutang dan kartu persediaan.
Faktur penjualan diisi unit barang diterima berdasarkan sural jalan dan harga berdasarkan penawaran penjualan barang. Bersamaan dengan itu disiapkan pula
faktur pajaknya
sesuai
dengan
ketentuan
UU
PPN,
PPN
terutang
dilaksanakan pada saat penagihan.
Dengan melaksanakan prosedur penjualan akaii terjamin bahwa penjualan dilaksanakan dalam kuantitas dan harga yang pasti (discpakati). Selain itu, barang dikirim pada saat yang ditentukan dan diterima dalam kondisi baik. 4. Prosedur Pengembalian Barang ke Produsen atau pemasok
Jika persediaan
yang
telah
dibeli
dikembalikan
kepada pemasok
dikarenakan adanya ketidaksesuaian antara barang yang dipesan menurut surat
oder pembelian dengan barang yang dating seperti adanya kerusakan barang saat pengiriman atau barang yang diterima melewati tanggal pengiriman yang
dijanjikan oleh pemasok, maka transaksi retur pembelian akan terjadi dan akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Dokumen yang digunakan dalam retur pembelian ini adalah Laporan
Pengiriman Barang ke pemasok dan dokumen memo debit. Bagian yang terkait dengan prosedur retur ini adalah bagian gudang, bidang pembelian, bagian pengiriman, seksi penerimaan dan penyimpanan dan bagian akuntansi.
Secara rinci langkah-Iangkah retur pembelian banmg kepada pemasok menunit Chairul Marom (2000 : 21) dapat diuraikan sebagai berikut; Bagian Pembelian
l.a.Membuat memo debit atas transaksi retur pembelian barang kepada pemasok kedalam empat rangkap dan didistribusikan kepada : Lembar pertama
: Bagian akuntansi
Lembar kedua
: Pemasok
Lembar ketiga
: Bagian Gudang
Lembar keempat
: Bagian Pengiriman
Fungsi dari dikeluarkannya memo debit oleh bagian pembelian adalah sebagai bukti transaksi adanya pengurangan tagihan atas utang pembelian barang secara kredit. Bagian Gudang 2.a.Menerima memo debit dari bagian pembelian. b.Menyerahkan barang yang akan dikembalikan kepada bagian pengiriman
berdasarkan
kuantitas
yang
tercantum
di
dalam
memo
debit.
Perlu
diperhatikan jumkih dan jenis barang yang akaji dikirim dengan terlebih dahulu menghitung dengan benar barang yang akan dikirim tersebut. c.Mencatat
berkurangnya
persediaan
karena
transaksi
retur
pembelian
berdasarkan dokumen memo debit yang diterima dari bagian pembelian kedalam kartu gudang.
Dalam
prosedur
pembukuan
yang
dijalankan
guna
melaksanakan
pengendalian atas barang, maka bagian gudang melakukan pencatatan atas barang
26
keluar ij.edalam karlu gudang dengan menggunakan memo debit sebagai dokumen sumber. Bagian Pengiriman
3.a.Menerima memo debit dari bagian pembelian sebagai dasar pengiriman barang.
b.Menyiapkan dokumen pengiriman berdasarkan barang yang diterima dari bagian
gudang
ke
dalam
formulir
Laporan
Pengiriman
Barang
untuk
kemudian diotorisasi.
cMengirim barang ke pemasok dengan membawa Laporan Pengiriman Barang dan memo debit. d.Mendistribusikan Laporan pengiriman Barang Lembar pertama
: Pemasok
Lembar kedua
.: Bagian akuntansi
Lembar ketiga
; Bagian pengiriman sebagai arsip.
•
Bagian pengiriman diberikan otorisasi oleh bagian pembelian untuk mengirimkan barang yang telah dibeli untuk dikembalikan kepada pemasok. Sebelum itu bagian pengiriman melakukan pengccckiin atas barang yang dikirim dengan dokumen pendukung
dan ikut melakuktn perhitungan barang
saat
pemasok melakukan penghitungan. Bagian Pencrimaan dan Penyimpanan
4.
Mencatat kartu
berkurangnya
persediaan
barang berdasarkan memo
pengiriman barang.
akibat
rctur
debit yang
pembelian
dilampiri ;
di
dengan
dalam laporan
27
Bagian Akuntansi
5.a.Menerima dan memeriksa dokumen memo debet dan LPB dari bagian pengiriman, setelah itu bagian akuntansi menyiapkan bukti jurnal retur pcmbclian dan mencatal Irunsaksi rolur pemboliuu kcdaluumuya.
b.Mcnoaltil bcrkurungnya hmga pokok pcrsedrun 'karcnu retur pembeliaan kcdalam kartu pcrscdiaan.
c.Mencatat berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur pembelian dalam kartu utang.
Catatan berkurangnya utang, akibat transaksi retur pembelian dijamin
ketelitian dan keandalannya jika didasarkan pada memo debit yang diotorisasi oleh bagian pembelian dan dilampiri dengan LPB yang diotorisasi oleh bagian pengiriman.
Dengan melaksanakan prosedur pengiriman^barang kepada pemasok (retur
pembelian) yang baik maka akau Icrlaksana sualu sistem yang dapal diandalkan dalam pencatatan persediaan.
5. Prosedur Penerimaan Barang Dari Pembeli atau Konsumen.
Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka
transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang.
f i
Dokumen yang digunakan dalam prosedur oistcm retur penjualan adalah laporan penerimaan barang yang digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat
kuantitas produk jadi yang diterima dari pembeli ke dalam kartu gudang dan
28
memo kredit yang diterima dari bagian penjualan oleh bagian penerimaan dan penyimpanan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok produk jadi yang
dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu barang. Porsonil yang terlibat dalam prosedur ini adalah bagian penjualan, bagian gudang, bagian penerimaan dan penyimpanan, dan bagian akuntansi
Secara rinci prosedur retur penjualan barang yang diterima dari pembeli menurut Chairul Marom (2000 : 32) dapat diuraikan sebagai berikut: Bidang Penjualan
1 .a.Menerima pemberitahuan retur penjualan dari pembeli
b.Berdasarkan pemberitahuan dari pembeli tersebut, bagian penjualan membuat memo kredit yang memberi perintah kepada seksi penerimaan dan
penyimpanan untuk menerima barang dari pembeli dan bagian akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli.
Transaksi retur penjualan ini diotorisasi oleh bagian penjualan dengan membubuhkan tanda tangan otorisasi dalam memo kxedit Bagian Penerimaan dan Penyimpanan
1 .a.Menerima memo kredit dari bagian penjualan
b.Menerima dan memeriksa barang dari pembeli atas retur penjualan dengan menghitung kembali jumlah barang yang diterima untuk disesuaikan dengan memo kredit yang diterima.
b.Meijnbuat Laporan Penerimaan Barang atas barang yang diterima dengan mencatumkan kuantitas barang dan di buat dalam rangkap tiga yaitu : Lembar pertama
: Bagian akuntansi
29
Lembar kedua
; Bagian Gudang
Lembar ketiga
: Bagian Penerimaan dan Penyimpanan sebagai arsip
c.Mencatat kuantitas barang dan harga pokok produk jadi
yang diterima
berdasarkan memo kredit ke dalam kartu barang. d.Menyerahkan
barang
yang
telah
diterima
ke
bagian
gudang
dengan
menyertakan LPB dan memo kredit.
Bagian
penerimaan
dan
penyimpanan
melakukan
lugasnya
untuk
menerima barang dan melakukan prosedur pembukuan dengan menyiapkan
formulir LPB untuk mencatat penerimaan barang masuk dan mencatat transaksi tersebut kedalam kartu barang.
Bagian Gudang
3.a.Menerima
Laporan
Pengiriman
Barang
daii
bagian
penerimaan
dan
penyimpanan.
b.Menghitung kembali barang yang diterima dari pembeli dan dicocokkan dengan laporan penerimaan barang. c.Mencatat penambahan kuantitas barang kedalam kartu gudang berdasarkan dokijmen pendukung laporan penerimaan barang.
Bagian gudang melakukan pengccckan atas barang yang diterima dengan dokumen pendukung, ha! ini dilakukan guna mcnjalankan praktik yang schat dalam pelaksanaan kerja. Bagian Akuntansi 4.a.Menerima dan mengecek memo kredit dan LPB yang diberikan dari bidang penjualan dan bagian penerimaan dan penyimpanan, kemudian menyiapkan
30
bukti jurnal retur penjualan untuk mencatat transaksi retur penjualan kedalamnya.
b.Mencatat berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Pencatatan berkurangnya piutang karena rotor penjualan didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan LPB.
Dengan melaksanakan prosedur retur penjualan yang disertai dengan
adanya pemisahan fungsi yang jelas, adanya otorisasi wewenang, pelaksanaan pencatatan dan adanya praktik yang sehat, dapat terlaksana pengendalian intern atas persediaan seperti yang diharapkan oleh perusahaan.
Dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan tidak terlepas dari adanya
sistem perhitungan fisik persediaan yang merupakaii alat untuk menguji ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi dan ketelitian, keandalan penyimpanan barang di gudang oleh fungsi gudang (merupakan fungsi pengendalian intern).
Dokumen penting yang dipakai sebagai alat untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan adalah kartu penglvtungan fisik (inventory tag). Dalam jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan terdapat empat prosedur, yaitu :
'
1. Prosedur penghitungan fisik, dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitungan fisik.
31
2.
Prosedur Kompilasi, daiam prosedur ini data hasil penghitungan fisik yang
direkam daiam kartu penghitungan fisik bagian penghitungan orang pertama dibandingkan dengan penghitungan orang kedua dan hasilnya dicatat daiam daftar hasil penghitungan fisik (inventory summary sheet).
3.
Prosedur penentuan harga pokok, daiam prosedur ini bagian kartu gudang
mengisi
harga
satuan
persediaan
yang
tercantum
daiam
daftar
hasil
penghitungan fisik dan mengalikan harga satuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik.
4.
Prosedur adjustment, data hasil penghitungan fisik yang disahkan oleh yang berwenang
digunakan
oleh
bagian
penerimaan
dan
penyimpanan
untuk
menyesuaikan catatan di daiam kartu gudang dengan hasil penghitungan fisik persediaan yang tercantum daiam daftar penghitungan fisik.
F. Struktur Pengendalian Intern
Pengendalian intern merupakan sistem yang dipergunakan daiam operasi perusahaan pada semua tingkat wewenang agar dapat dicapai tujuan perusahaan. Pengendalian intern (internal con/rot) memiliki pengertian secara sempit dan luas.
Daiam pengertian sempit merupakan internal check, yaitu melakukan pengujian atas
kebenaran
perkalian,
penjumlahan
dan
pengurangan angka-angka yang
tertera daiam formulir, serta penelitian cara penjurnalan (pencatatan). Daiam pengertian luas, pengendalian intern tidak sekedar menguji kebenaran angkaangka dan pencatatan, tetapi mencakup mekanisme dari seluruh perangkat yang digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsi pengawasan.
32
American
Institute
of
Certified
Public
Accountants
(AICPA),
mendefinisikan sebagai Berikut:
Pengendalian intern meliputi struktur orgarisasi, semua cara dan alat-alat yang dikordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Definisi sistem pengendalian tersebut menckankan tujuan yang hendak
dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Tujuan sistem pengendalian intern menurut definisi tersebut adalah : 1) Menjaga kekayaan organisasi 2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3) Mendorong efisiensi, dan 4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Pengendalian intern menurut SPAP Seksi 3(9 (2001.2.06) adalah sebagai berikut v.
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain entitas yang didesain untuk
memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keusngan, (b) efektivitas dan efesiensi operasi, dan (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.
Berdasarkan definisi tersebut pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh suatu perusahaan untuk mencapai tujuan agar keandalan pelaporan keuangan tetap terjaga, kelangsungan hidup pei"usahaan dengan adanya efesiensi kerja, dan adanya kepatuhan pada kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
33
Terdapat hubungan langsung antara tujuan, yattu apa yang ingin dicapai
oleh perusahaan dan komponen, yang menunjukkun apa yang diperlukan dalam mencapai tujuan tersebut adapun komponen pengendalian tersebut saling terkait
satu sama lain, seperti yang disebutkan dalam SPAP seksi 319 (2001.2.07) adalah sebagai berikut:
a.
Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatvi organisasi, mempengaruhi kesadaran
pengendalian
orang-orangnya.
Lingkungan
pengendalian
merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur.
b. Penaksiran resiko adalah identifikasi entitas dan enalisis terhadap risiko yang
relevan untuk mencapai tujuannya; membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola.
c.
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu merjjamin dan meyakinkan bahwa arahan menajemen dilaksanakan untuk menghadapi resiko dalam pencapaian tujuan entitas.
d. Infonnasi dan komunikasi adalah pengidentifikasian, penangkapan, dan pertukaran infonnasi dalam suatu bentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
o,
Pcmuntuuun adaluh proses yang incnonlukun kualilus kiucrja pongcuduliuii inlcrn scpuiijuiig waktu. Kelima komponen tersebut merupakan urut-urulan proses dalam pelaksanaan
pengendalian guna mencapai tujuan perusahaan,*;^f!i}ai dari kesadaran para pemilik dan manajer perusahaan akan pentingnya pengendalian intern, penaksiran
34
risiko jika ada kemungkinan kesalahan terjadi dalam pelaporan keuangan,
aktivitas pengendalian membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan perusahaan, infonnasi dan
komunikasi akan pelaporan keuangan yang andal Jan adanya pemantauan akan pengendalian apakah beroperasi sebagaimana yang diharapkan. Sistem pengendalian intern dapat berfiingsi dengan baik dalam menjaga keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan,
meningkatkan efisiensi dan mematahi kebijakar; perusahaan, jika memenuhi empat syarat yang juga merupakan faktor-faktor dan lingkungan pengendalian sebagai berikut:
a. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat, dasar pertimbangan pokok dalam menyusun struktur organisasi adalah fleksibel, artinya memungkinkan untuk pengembangan tanpa mengubah pola dasar dan harus dapat menunjukkan batad wewenang yang jelas untuk menghindari kemungkinan terjadinya benturar.-benturan kepentingan yang
kemungkinan timbul. Pembagian tanggung jawao fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip berikut ini: (1) harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. (2) suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan seluruh tahap suatu transaksi. b. Pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik, yang
menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban usaha. Sistem wewenang dan prosedur pembukuan ini merupakan alat
bagi manajemen untuk melaksanakan pengawasan terhadap operasi melalui
35
prosedur otorisasi yang diatur terlebih dahulu dan pencatatan atas transaksi yang Icrjudi ilengnn mclibalkan media Ibumilii nlmi tlokumcn akimlimsi Inin
yang telah diotorisasi olch pihak yang benvimuig untuk dijadikan bukli terjadinya transaksi.
c. Terselenggaranya praktik sehat dalam melaksanakan fungsi masing-masing, setiap pelaksana harus bertindak independen susuai dengan prosedur dan tingkat kewenangan. Praktik sehat ini berlaku pada setiap jenjang pelaksanaan
kerja, yang akan langsung dicek oleh pelaksana berikutnya. Mekanisme ini harus diciptakan secara otomatis melalui formulir, yang merupakan instruksi tugas yang harus dilaksanakan pada tahap selanjutnya sampai akhir. Adapun cara-cara yang umumnya dilcmpuh olch
pcrusaha-.in dulum
mcnciplakan
praktik yang sehat adalah: (1) penggunaan formulir yang bernomor urut
tercetak
yang
pemakaiannya
harus
dipertanggungjawabkan
oleh
yang
berwenang, (2) pemeriksaan mendadak {surprised audit), (3) perputanm
jabatan (job rotation), atau (4) secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya
d. Pegawai
dengan
tingkat
kecakapan .memadai
sesuai
dengan
tanggung
jawabnya, sistem akuntansi yang disusun akan dilaksanakan oleh para pegawai yang
cakap
tidak
harus
berpendidikan
tinggi,
tetapi
cukup
mampu
melaksanakan fungsi dan tanggung jawab masing-masing.
Berdasarkan tujuannya,
pengendalian
intern
mencakup pengendalian
akuntansi (accounting control) dan pengendalian administrasi (administrative control).
pengendalian akuntansi terdiri dari struktui organisasi dan metode-metode atau prosedur yang berhubungan langsung dengan pengamanan aktiva dan ketelitian pencatatan transaksi keuangan.
Pengendalian akuntansi
biasanya
mencakup pengawasan mengenai otorisasi, dengan melakukan pemisahan fungsi dalam organisasi secara legas, atas fungsi pelaksana (operational), penyimpanan
(custodian) dan penyelenggara catatan (recording). Jadi, tidak akan ditemui seorang pelaksana yang melakukan kegiatan dari awal sampai akhir atas transaksi tertentu. Misalnya melaksanakan penjualan, mengirim barang, menagih dan menerima uang, sekaligus mencatat transaksi pe.iiualan. Praktik semacam ini cenderung menimbulkan tejadinya kecurangan. Dcngan pemisahan ketiga fungsi
itu akan dapat diciptakan internal check secara oUmiatis schingga lerhindar dari praktik tidak sehat dalam perusahaan. Pengendalian administrasi meliputi struktur
organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi operasi dan kepatulian pada kebijakan manajemen dan biasanya tidak secara langsung berhubungan dengan pencatatan financial. Pengendalian akuntansi dalam lingkungan pengolahan data elektronik
dibagi menjadi dua yaitu: pengendalian umum (general control) dan pengendalian
uplikusi (application control). I'cngomluliun wmim merupukim slnndar dun panduan
yang
digunakan
oleh
karyawan
unUik
melaksanakan
fungsinya,
pengendalian aplikasi bersangkutan dengan ketelitiar. dan kelengkapan data dalam
aplikasi tertentu dan dirancang untuk memenuhi persyaratan pengendalian khusus untuk
setiap aplikasi
pengolahan data,
seperti
pembelian,
penjualan dan
penggajian. Pengendalian aplikasi mempunyai tujuan sebagai berikut:
37
1) Menjamin bahwa semua transaksi yang telah diotorisasi telah diproses sekali saja secara lengkap.
2) Menjamin bahwa data transaksi lengkap dan tc'iii. 3) Menjamin bahwa pengolahan data transaksi benai dan sesuai dengan keadaan.
4) Menjamin bahwa hasil pengolahan data dimanfaatkan untuk tujuan yang telah ditetapkan
5) Mejnjamin bahwa aplikasi dapat terus menerus berfiingsi. Pengendalian aplikasi menjamin bahwa pencatatan, penggolongan, dan
peringkasan transaksi yang telah diotorisasi dan pemutakhiran arsip induk (master file) dapat menghasilkan informasi yang teliti dan lengkap pada waktu yang seharusnya.
Bila dalam suatu perusahaan telah menerapJcan pengendalian intern yang baik dan teratur maka akan memudahkan bagi atasan atau pimpinan untuk
melakukan
pengawasan-pengawasan
dalam
aktivuas
yang
dijalankan
oleh
pegawainya dan dapat menekan terjadinya kesalabari dan penyelewengan dalam
batas-batas biaya yang layak dan walaupun kesalahiin dan penyelewengan terjadi hal ini dapat diketahui dan diatasi dengan cepat, serta dapat memberikan petunjuk-petunjuk yang seharusnya dilaksanakan.
