AKTIVITAS PENGEMBANGAN DAN PEMELIHARAAN SISTEM Haryanti Susanto (12210034) Bella Dona (122100 )
Tujuan Pembelajaran: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
Mampu mengidentifikasi berbagai tahap dalam SDLC. Memahami berbagai masalah umum yang dapat mengarah pada kegagalan dalam proses pengembangan sistem. Memahami peran penting perencanaan sistem strategis. Memiliki pemahaman umum mengenai bagaimana akuntan dapat berpartisipasi dalam SDLC. Mengidentifikasi berbagai fitur dasar dalam pendekatan terstruktur dan berorientasi obyek hingga desain sistem. Mengidentifikasi dan membahas berbagai tahapan utama yang dilibatkan dalam analisis biaya-manfaat atas sistem informasi yang diusulkan. Memahami berbagai keunggulan dan kelemahan pilihan peranti lunak komersial, serta dapat membahas proses pengambilan keputusan yang digunakan untuk memilih peranti lunak komersial. Memahami tujuan dari percobaan sistem (system walkthrough). Mengenal berbagai jenis dokumentasi sistem dan tujuannya.
Partisipan dalam Pengembangan Sistem Profesional sistem (systems profesional) adalah analis,
teknisi sistem, dan programer. Pengguna akhir (end user) adalah pihak untuk siapa sistem dibangun. Pemegang kepentingan (Stakeholder) adalah orangorang di dalam atau di luar perusahaan yang memiliki kepentingan atas sistem terkait akan tetapi bukan merupakan pengguna sistem akhir tersebut. Akuntan/ Auditor (accountant/auditor) adalah profesional yang menangani berbagai isu pengendalian, akuntansi, dan audit untuk pengembangan sistem.
Para Akuntan dan Auditor Dilibatkan pada SDLC Seorang yang ahli dalam proses-proses transaksi keuangan Kualitas Sistem informasi akuntansi ditentukan pada SDLC Cara Akuntan Dilibatkan pada SDLC Akuntan merupakan pengguna. Contoh: akuntan harus menentukan teknik akuntansi yang digunakan Akuntan berpartisipasi dalam pengembangan sistem sebagai anggota pengembangan. Contoh: Resiko pengendalian dapat dikecilkan Akuntan dilibatkan dalam pengembangan sistem sebagai auditor.
Pengadaan Sistem Informasi 1. 2.
Pengembangan secara internal Sistem komersial (Commercial Systems)
Trend pada Software Komersial 4 Faktor pendorong tumbuhnya pasar software komerisal, yaitu: . Biaya yang relatif rendah peranti lunak komersial pada umumnya jika dibandingkan dengan peranti lunak yang disesuaikan . Perkembangan para vendor yang mengkhususkan diri pada industri tertentu yang mengarahkan peranti lunak mereka untuk memenuhi kebutuhan jenis bisnis tertentu . Pertumbuhan permintaan dari bisnis terlalu ukurannya untuk mampu memiliki staf pengembangan sistem internal . Tren menuju perampingan unit organisasi serta perpindahan menuju lingkungan pemrosesan data yang terdistribusi telah membuat pilihan peranti lunak komersial lebih menarik bagi perusahaan yang lebih besar ukurannya
Sistem Komersial Jenis-jenis Sistem Komersial 1. Sistem Siap Pakai (turnkey systems) adalah sistem yang sepenuhnya
lengkap dan teuji serta yang siap untuk diimplementasikan, terdiri dari: a) Sistem Akuntansi Umum (General accounting systems) Contoh: modul utang dagang, piutang usaha, pengendalian sistem, dll b) Sistem Bertujuan Khusus (Special-purpose systems) Contoh: perbankan, medis, agen pemerintah c) Sistem Otomatisasi Kantor (Office automation systems) Contoh: pengolahan kata, DBMS, program spreadsheet 2. System Backbone (backbone system), menyediakan struktur sistem dasar yang dapat dikembangkan. Dilengkapi dengan semua modul pemrosesan utama yang telah diprogram. 3. Sistem dengan Dukungan Vendor (Vendor-supported systems) adalah gabungan sistem yang disesuaikan dengan peranti lunak komersial.
Keunggulan Peranti Lunak Komersial
Waktu implementasi 2. Biaya 3. Keandalan (Reliability) 1.
.Kelemahan Peranti Lunak Komersial
Independensi 2. Kebutuhan akan sistem yang disesuaikan 3. Pemeliharaan 1.
Siklus Hidup Pengembangan Sistem Tujuan dan urutan dari aktivitas siklus hidup pengembangan sistem (system development life cyle – SDLC) bersifat logis dan secara umum diterima oleh para ahli dalam komunitas sistem, serta umumnya dianggap sebagai “praktik terbaik” untuk pengembangan sistem. 7 tahapan SDLC : 1. Perencanaan sistem 2. Analisis sistem 3. Merancang sistem konspetual 4. Memilih dan evaluasi sistem 5. Sistem terperinci (detailed systems) 6. Pemograman sistem dan pengujian 7. Implementasi sistem Tahap kedelapan: Pemeliharaan sistem
Perencaan Sistem– Tahap I Tujuan: Untuk menghubungkan berbagai proyek sistem atau aplikasi
dengan tujuan strategis perusahaan. Dasar untuk perencanaan sistem adalah rencana bisnis perusahaan, yang menspesifikasikan kemana perusahaan rencananya akan menuju dan bagaimana cara perusahaan untuk mencapai ke tujuan tersebut.
Siapa yang seharusnya melakukan perencanaan sistem? Komite Pengarah (Steering committee)
Meliputi: CEO, direktur keuangan, direktur informasi, senior manajemen, auditor internal, dan pihak eksternal Tanggung jawab komite pengarah: 1. Mengatasi berbagai konflik yang timbul dari sistem baru 2. Mengkaji berbagai proyek dan menetapkan prioritas 3. Menganggarkan dana untuk pengembangan sistem 4. Mengkaji status tiap proyek yang sedang berjalan 5. Menentukan
melalui berbagai titik pemeriksaaan di seluruh SDLC, apakah akan melanjutkan proyek atau menghentikannya
Perencanaan Sistem terjadi dalam dua tingkat : I. Perencanaan Sistem Strategis
Melibatkan alokasi berbagai sumber daya sistem di tingkat makro. Biasanya perencanaan ini berhubungan dengan kerangka waktu tiga hingga lima tahun. Kenapa melakukan perencanaan sistem strategis? 1. Rencana yang berubah secara konstan lebih baik daripada tidak ada rencana sama sekali 2. Perencanaan strategis mengurangi komponen krisis dalam pengembangan sistem 3. Perencanaan strategis sistem memberikan pengendalian otorisasi untuk SDLC 4. Perencanaan sistem strategis memang selalu berhasil baik
II. Perencanaan proyek
Tujuan: untuk mengalokasikan sumber daya ke tiap aplikasi dalam kerangka kerja rencana strategis. Hasil tahap ini adalah : .Proposal proyek memberikan pihak manajemen dasar untuk memutuskan apakah akan melanjutkan proyek atau tidak . .Jadwal proyek adalah anggaran waktu dan biaya untuk semua tahapan dalam SDLC. Peran auditor dalam perencanaan sistem Auditor secara rutin memeriksa tahap perencanaan sistem dalam SDLC. Perencanaan sistem yang hati-hati adalah teknik pengendalian yang efektif dari segi biaya dalam proses pengembangan sistem. Auditor internal dan eksternal berkepentingan untuk memastikan bahwa terdapat perencanaan sistem yang memadai.
Analisis Sistem-Tahap II Proses dua tahap yang pertama melibatkan survei atas sistem yang ada kemudian analisis kebutuhan pengguna. Hasil dari tahap ini adalah laporan analisis sistem formal, yang enyajikan berbagai temuan dari analisis dan berbagai rekomendasi untuk sistem yang baru. 1. Tahap Survei
Kelemahan menyurvei sistem yang ada: .Lubang ter (tar pit) fisik yang ada .Berpikir di dalam kotak Keunggulan menyurvei sistem yang ada: .Mengidentifikasi aspek apa saja yang harus dipertahankan dari sistem yang lama .Memaksa analis sistem untuk memahami sistem secara penuh .Memisahkan akara permasalahan dari gejala
Mengumpulkan fakta-fakta • Sumber data • Pengguna • Penyimpanan data • Proses • Aliran data • Pengendalian • Volume transaksi • Tingkat kesalahan Teknik mengumpulkan fakta-fakta • Observasi Biaya sumber daya • Kemacetan dan operasi yang berlebihan Keterlibatan dalam pekerjaan Wawancara personal Pertanyaan dengan jawaban terbuka kuesioner Mengkaji dokumentasi sumber
2. Tahap Analisis
Laporkan analisis sistem Laporan analisis formal menyajikan pihak manajemen atau komite pengarah berbagai temuan survei, masalah yang diidentifikasi dalam sistem yang ada, kebutuhan pengguna, dan kebutuhan sistem yang baru. Contoh Figure 4-3 Peran auditor pada analisis sistem CAATT (Contoh: seperti modul audit melekat dan fasilitas uji terintegrasi) Akuntansi/auditor harus dilibatkan dalam analisis kebutuhan sistem yang diusulkan untuk menentukan apakan sistem tersebut merupakan kandidat yang baik untuk fitur audit lanjutan.
Desain Konseptual Sistem -Tahap III Tujuan: Menghasilkan beberapa alternatif konsep sistem yang memenuhi berbagai kebutuhan yang teridentifikasi dalam analisis sistem. 2 Pendekatan merancang sistem konseptual: Pendekatan Desain Terstruktur (Structured design) Pendekatan Berorientasi Objek (Object-oriented design) 1. Pendekatan Desain Terstruktur
adalah cara yang disiplin untuk mendesain sistem dari atas ke bawah. Pendekatan ini dimulai dengan “gambaran umum” sistem yang diusulkan yang kemudian secara bertahap akan diuraikan menjadi makin terperinci hingga sistem terkait dipahami secara penuh. Figur 4-4 menunjukan pengguna berbagai teknik untuk memperlihatkan dekomposisi dari atas ke bawah suato proses bisnis fiktif. Figur 4-5 menyajikan dua alternatif desain konseptual sistem untuk sistem pembelian.
Figur 4-5
Berbagai Alternatif Desain Konseptual untuk Sistem Pembelian
Record Persediaan
Proses Pengendali an Persediaan
Batch Permintaa n Pembelia n
Perincian Bahan Baku
Pelangga n
Pesanan Pelangga n
Perencana an Produk
Permintaa n Pembelia n
Pilihan A, Sistem Batch
Data Pemasok
Proses Pembelia n
Batch Pesanan Pembelia n
Proses di Bagian Surat menyurat
Kantor Pos
Dikirim oleh Kantor Pos
Pemasok
Pilihan B, Sistem Batch
Data Pemaso k Pesanan Pembelian Elektronik Proses Pembelia n
Pengembali an Harian Lewat Kantor Pos
Pesanan Penjualan Elektronik
Transaksi Elektronik Sistem EDI
Sistem EDI Pemasok
Sistem Pemrosesa n Pesanan Penjual
2. Pendekatan Berorientasi Objek (OOD)
Mengembangkan sistem informasi dari berbagai komponen atau objek standar yang dapat digunakan kembali. Modelmodel baru sebenarnya dibangun dari berbagai komponen standar yang juga ada di model lainnya. . Contoh: setiap model mobil yang dibuat oleh produsen tertentu dapat menggunakan jenis mesin, persneling, alternator, as roda, dan sebagainya dari tipe yang sama Peran Auditor dalam Desain Konseptual Sistem .Beberapa teknik audit komputer mengharuskan sistem didesain dengan fitur audit khusus yang merupakan kesatuan dari sistem tersebut. Fitur-fitur audit ini harus dispesifikasikan pada tahap desain konseptual.
Evaluasi dan Pemilihan Sistem–Tahap IV Tujuan: Proses optimalisasi dan mengidentifikasi sistem yang terbaik 2 tahap evaluasi dan pemilihan sistem ,yaitu: 1. Melakukan studi kelayakan yang terperinci 4 aspek kelayakan proyek yang perlu dipertimbangkan: Kelayakan teknis Kelayakan hukum Kelayakan operasional Kelayakan jadwal 2. Melakukan analisis biaya-manfaat Membantu pihak manajemen menentukan apakah manfaat yang diterima dari sistem yang diusulkan akan melebihi biayanya. 3 tahap dalam aplikasi analisis biaya-manfaat, yaitu: Mengidentifikasi biaya Mengidentifikasi manfaat Membandingkan biaya dan manfaat
Analisis biaya-manfaat (Mengidentifikasi Biaya) dibagi dalam 2 kategori 1. Biaya yang hanya timbul sekali: • Pengadaan peranti keras • Persiapan lokasi • Pengadaan peranti lunak • Desain sistem • Pemograman dan pengujian • Konversi data • Pelatihan 2. Biaya yang berulang:
• Pemeliharaan peranti keras • Kontrak pemeliharaan peranti lunak • Asuransi • Pasokan • Personel
Analisis biaya-manfaat (Mengidentifikasi Manfaat) ada 2 sifat : 1. Manfaat berwujud: . Peningkatan pendapatan •. Kenaikan penjualan pada pasar yang ada •. Ekspansi ke pasar lainnya . Pengurangan biaya •. Pengurangan tenaga kerja •. Pengurangan biaya operasi (Pasokan dan overhead) •. Pengurangan persediaan •. Perlengkapan yang ada terlalu mahal •. Pengurangan pemeliharaan dan perlengkapan
2. Manfaat Tidak Berwujud: •. Peningkatan kepuasan pelanggan •. Peningkatan kepuasan karyawan •. Lebih banyak informasi •. Perbaikan dalam pengambilan keputusan
Membandingkan Biaya dan Manfaat 2 metode digunakan untuk evaluasi: a) Metode Nilai sekarang bersih (NPV method) Nilai sekarang biaya didedukasi dari nilai sekarang manfaat selama masa hidup sistem terkait. [Table 4-4] b) Metode pembayaran kembali (Payback method) adalah variasi titk impas. Ttitk impas dicapai ketika biaya total sama dengan manfaat.
TERIMA KASIH
