Zelforganisatie
Agenda • Het ontstaan van planning • Planningsparadox & Paradigmaverschuiving • Het moet anders, maar hoe? • Techniek • Functionaliteit • Softwaremodel • Praktijkcase • Stichting Alpe d’HuZes • Vragen
Your planning, our ambition!
Taylorisme Arbeidstaakbeheersing komt in het tayloriaanse perspectief alleen tot stand door onteigening van kennis. Sociologen zouden dit later omschrijven als het proces van 'geestelijke drainage van de arbeid'. Taylor beschreef dit proces als volgt:
"De arbeiders en voorlieden dienen zoveel als maar mogelijk volledig te worden ontlast van al het plannen en al het andere werk dat van min of meer administratieve aard is. Al het mogelijkerwijs voorkomende denkwerk dient van de werkvloer te worden gebannen en centraal te worden ondergebracht in de planning- en voorbereidingsafdeling opdat het werk van bazen, voorlieden en arbeiders van volstrekt uitvoerende aard wordt" [Taylor 1903: 98-9 - Shop Management].
Your planning, our ambition!
De evolutie van planning Personeelsplanning was in de jaren vijftig en zestig van de vorige eeuw nog relatief eenvoudig, omdat de personeelsinzet afgeleid kon worden van de productie en die kon op haar beurt ver vooruit (in)gepland worden. Nu ziet de wereld er totaal anders uit doordat de economie meer onvoorspelbaar is geworden en ontwikkelingen zich in een rap tempo opvolgen. Iedereen die zich bezig houdt met personeelsplanning wordt dan ook geconfronteerd met de zogenoemde planningsparadox.
Your planning, our ambition!
Planningsparadox Naarmate de omstandigheden onzekerder worden, neemt de behoefte aan, door scenario’s en afgeleide planning, zekerheid toe. Echter, deze toenemende onzekerheid maakt het toepassen van planningsmethodieken en betrouwbare en valide scenario’s steeds moeilijker, zo niet onmogelijk.
Your planning, our ambition!
Paradigmaverschuiving “Een paradigma is een verzameling regels en procedures (geschreven en ongeschreven) die twee dingen doet: 1. Zij definieert grenzen of geeft ze aan; 2. Zij schrijft voor hoe er binnen de grenzen gehandeld moet worden om succesvol te zijn. Een paradigmaverschuiving betekent: een overstap naar een ander spel, een nieuwe verzameling regels. Door te denken dat ‘de wereld’ er uitziet (en is) zoals wij die zien, creëren we een ‘geestelijke gevangenis’. De tralies van zo’n gevangenis zijn de blokkades in het denken.”
Your planning, our ambition!
Einde van de hiërarchie? • Hiërarchische structuren worden langzaam maar zeker vervangen door flexibelere netwerkmodellen die sneller kunnen inspelen op de organisatorische behoeften van het moment. • We krijgen een drastisch tekort op de arbeidsmarkt als de komende tien jaar de babyboomers massaal met pensioen gaan. Een tekort dat we volgens mij alleen kunnen oplossen door onze organisatievormen flink te transformeren.
Your planning, our ambition!
Einde van de hiërarchie?
Your planning, our ambition!
Organisatieverandering Aanbodgericht
Vraaggericht
Vraaggestuurd
Structuur
-
Bureaucratisch Centralistisch Gescheiden diensten
-
team-based multidisciplinair Locaties Integraal management
-
Individueel gericht Zelfstandige eenheden Decentrale organisatie Faciliterend management
Cultuur
-
Rollen/ functies Intern gericht Top-down Probleem vermijdend
-
Taken Teamgeest Top-down/ bottom up Probleemoplossend
-
Persoonsgericht Innovatief Bottom up Probleemvoorkomend
Management
-
Directief
- participerend/ coachend
- coachend/ participerend
Typologie
- Professionele bureaucratie
- divisiestructuur
-
Your planning, our ambition!
Adhocratie
Van bezit naar toegang • Toegang tot digitale content en dienstverlening op internet worden de hoeksteen van toekomstige verdienmodellen voor een ieder, die zich met de exploitatie van software bezighoudt. • De verkoop van fysieke producten aan fans of liefhebbers zal drastisch afnemen, omdat de nadruk bij de moderne, digitale consumenten in de toekomst minder op bezit zal liggen dan in het tijdperk van fysieke mediadragers. • Kijkende naar de ontwikkelingen als Spotify, Amazon MP3 Player, DropBox, Box.net en dergelijke dan valt iets op. Bezit maakt plaats voor beschikbaarheid, belevenis, gemak en service.
We leven langzamerhand in een tijd waar bezit plaats maakt voor toegang. Your planning, our ambition!
Van bezit naar toegang
Your planning, our ambition!
Proceswijzigingen
Strategisch & Tactisch
Sturen
(Van reactief naar procatief)
(Managen)
Analyse
Operationeel
(trends)
(van push naar pull)
Rapportage
Dagsturing
(Informatievoorziening)
Urenverantwoording (Gerealiseerd)
Your planning, our ambition!
Plan Do Check Act
Functionaliteit • De toegang zorgt ervoor dat meerdere partijen kunnen deelnemen aan het planproces: • Medewerker (Medewerker tevredenheid) • Client/ Klant (Klanttevredenheid) • Eigen organisatie (Efficiency/ winst) • Mate en wijze van participatie van stakeholders • Strategische/ tactische personeelsplanning • Gebruiksvriendelijk – ‘Lean’ • Innovatief • Het is een proces!
Your planning, our ambition!
Zelforganisatie?
Geschikt Ongeschikt Beetje tussenin
Your planning, our ambition!
Praktijkcase
Your planning, our ambition!
Beschikbaarheid Om de 1100 medewerkers op de olympische- en paralympische spelen te plannen is er gebruik gemaakt van beschikbaarheidsblokken. De tijdsperiode om een planning te maken was minimaal. Hierdoor had de organisatie de hoogst mogelijke flexibiliteit i.v.m. de voorwaarden (kwalificatie, geslacht en herkomst).
Your planning, our ambition!
Intekenen Om de ruim 6.000 taken en 18.000 uur vrijwilligerswerk uit te kunnen voeren zijn ongeveer 4.500 vrijwilligers nodig. Zij worden ingezet bij de verschillende teams, zoals catering, schoonmaak, merchandising, … De organisatie heeft op elk moment inzicht in de status van de planning en kan desgewenst bijsturen
Your planning, our ambition!
Stichting Alpe d’HuZes
“Planbition biedt ons de mogelijkheden om 3500 vrijwilligers zelf te laten kiezen wat ze willen doen, waarbij wij als organisatie gestructureerd een geoliede machine kunnen laten draaien. Het is fantastisch dat dit planningspakket in ons bereik ligt en we de wensen van de organisatie perfect kunnen matchen met de wensen van de vrijwilligers!” teamleider Vrijwilligerscoördinatie Hetty van Hoof
Your planning, our ambition!
Wat is Alpe d’HuZes? Alpe d'HuZes is een actie waarbij deelnemers, alleen of in een team, geld bijeen brengen waarmee zij een bijdrage leveren aan de strijd voor de overwinning op kanker. Onder het motto "Opgeven is geen optie" wordt op één dag de legendarische Alpe d'Huez tot 6 keer aan toe beklommen.
Your planning, our ambition!
Antistrijkstokbeleid Alpe d'HuZes heeft vanaf het prille begin nagedacht over een aantal kritische succesfactoren voor het welslagen van het idee dat we hadden. Belangrijk uitgangspunt is dat we absoluut zuiver en integer willen handelen met betrekking tot de grote verantwoordelijkheid die we hebben ten aanzien van onze sponsoren en de kankerpatiënten. De meeste kritiek op acties voor goede doelen is dat er geld aan de strijkstok blijft hangen. Terecht of niet, maar deze kritiek ís er en dat maakt dat sponsoren huiverig zijn om geld te geven. Sponsoren willen dat het geld ook daadwerkelijk ten goede komt aan de mensen waar het voor bedoeld is. Deze twee bij elkaar hebben geleid tot het strikte antistrijkstokbeleid van de Stichting Alpe d'HuZes.
Your planning, our ambition!
Antistrijkstokbeleid
Resultaten Jaar
Bedrag
2006
380.081
2007
1.043.155
2008
3.611.540
2009
5.745.000
2010
12.117.999
2011
20.176.381
2012
32.231.747
Totaal
75.305.903
Your planning, our ambition!
• Alle kosten (ook voor deelnemers en vrijwilligers) zijn voor eigen rekening, zoals eten, drinken, slapen en reizen: BETALEN IS GEEN OPTIE! • Zodoende wordt zelfs meer dan 100% van het ingezamelde geld overgedragen aan KWF Kankerbestrijding. • Onze boeken worden ieder jaar door een aantal grotere sponsoren ingezien om het beleid te toetsen, waarna de accountant de boeken formeel goedkeurt. Ook in natura gesponsord, natuurlijk!
Organisatie
9 Clusters: Bestuur
Koers-
directie TeamLeiders
Your planning, our ambition!
• • • • • • • • •
Veiligheid Koersdag IT & Deelnemers Facilitair Inkomsten Catering Alpe d’HuKids Communicatie Medisch
47 Teams: • • • • • • • • • • • • • •
Toezicht & Handhaving Bewaking Parkeren Motards Verbindingen Personenvervoer Berg incl. logistieke coördinatie Start Finish Rijwielverzorging Kaarsen ICT Infrastructuur Deelnemers • Alpe d’HuZus • Runners
Your planning, our ambition!
• • • • • • • • • • • • • • •
Afval, diesel, water, stroom Transport & Logistiek Palais des Sport Vrijwilligerscoördinatie Camping & logies elders Tenten Sponsorwerving Merchandise Koersgerelateerde geldstromen Catering deelnemers Cafés & fourage start/finish Catering organisatie Bergfourage renners Kinderopvang Alpe d’HuKids Nederland
• • • • • • • • • • • • • • • •
Redactie Website Fotografen Blog Events, AV entertainment App Jaarboek Planning & organisatie Acute hulpverlening Psychosociale zorg EHBO Slachtofferopvang Start Bocht 16 Bocht 7 Finish
Facts & Figures 2012 • • • • • • • • •
25.830 beklimmingen 51.660 keer op en neer 774.990 km afgelegd! 19,5x de wereld rondgefietst!! 1920 remblokken versleten 240 verschillende producten catering 9300 koppen soep 10.003 broodjes Met 20 man pakken bastogne koeken fijngestampt • In totaal 11.655 maaltijden geserveerd
Your planning, our ambition!
• 1900 arts contacten • Niemand met blijvend letsel! • 30 infuuszakken op donderdag gebruikt • 850 massages • 25 liter olie • Oudste deelnemer is 78 jaar • Jongste deelnemer is 7 jaar • 524 verschillende taken • 5.123 vrijwilligers gepland • 12.863 uur vrijwilligerswerk
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Sfeerimpressie
Your planning, our ambition!
Team vrijwilligerscoördinatie
Your planning, our ambition!
Vrijwilligerscoördinatie • Capaciteitsplanning en sturing.
• Verantwoordelijk voor de invulling van de werkzaamheden tijdens de koersweek. • Onderhouden contacten met vrijwilligers.
• Draagt zorg voor het inventariseren van taken. • Maakt een planning om te komen tot een optimale bezetting tijdens de koersweek.
Your planning, our ambition!
Planning 2006 - 2010 • 2006 - 2009 m.b.v. Excel/ telefoon (150 vrijwilligers) • • • • •
Arbeidsintensief Contact met elke vrijwilliger Tevredenheid hoog Taakgericht Hiërarchisch
• 2010 op basis van beschikbaarheid (500 vrijwilligers) • • • • • •
Arbeidsintensief (>500 uur) Geen invloed op werkzaamheden Geen invloed op duur Veel wijzigingen Tevredenheid redelijk Taakgericht
Your planning, our ambition!
Zelfroosteren 2011 & 2012 Het evenement is in 2011 (2000 vrijwilligers) & 2012 (5000 vrijwilligers) m.b.v. zelfroosteren tot stand gebracht • • • • • • • •
Tevredenheid hoog Vullingsgraad >95% Inspanning circa 80 uur Geen hiërarchie Oplossingsgericht i.p.v. taakgericht Faciliterend Binding & Saamhorigheid Één doel
Your planning, our ambition!
Een kijkje in de keuken van 2013
Your planning, our ambition!
Voor alle taken…
Your planning, our ambition!
Van opruimen tot catering…
Your planning, our ambition!
Hebben wij….
Your planning, our ambition!
Enthousiaste vrijwilligers
Your planning, our ambition!
… soms iets té enthousiast
Your planning, our ambition!
Maar….
Your planning, our ambition!
Met een geweldig resultaat!
Your planning, our ambition!
Vragen
Your planning, our ambition!
