AGENDA VOOR AVIOSIM VRIJWILLIGERS

INSTRUCTIES GEBRUIK GOOGLE KALENDER/AGENDA VOOR AVIOSIM VRIJWILLIGERS

Stichting Aviosim Nederland Hamelenburg 20 NL-2135 ER Hoofddorp www.aviosim.org

KvK.: BTW: Rabobank IBAN: BIC:

51.93.94.01 te Amsterdam NL850233641B01 NL 76 RABO 0 1604.66.563 RABONL2U

Pagina 1

Inhoudsopgave 1. Welkom

3

2. Inleiding

4

3. Gedeelde agenda toevoegen 3.1 Stappenplan als je nog geen Google Account hebt 3.2 Stappenplan als je wel een Google account hebt

5 5 7

4. Afspraken beheren

8 11

5. Afsluiting




Pagina 2

1. Welkom Voor je ligt de introductie Google Kalenders voor Aviosim vrijwilligers. In februari 2015 is Aviosim overgestapt op een nieuwe manier van planning en indeling voor onze vrijwilligers. Door omstandigheden konden wij niet langer gebruikmaken van de oude webkalender functionaliteiten. Google was het beste alternatief dat beschikbaar was. Omdat wij echter begrijpen dat dit anders werkt dan jullie gewend zijn hebben we deze korte handleiding geschreven. Wanneer tijdens het hele proces iets niet duidelijk is of wanneer iets niet lijkt te lukken kun je voor hulp altijd het bestuur raadplegen via [email protected] Indien je suggesties hebt die deze handleiding zouden kunnen verbeteren dan staan wij daarvoor natuurlijk open. Jullie kunnen je suggesties mailen naar [email protected] Damien van der Aart

*eerste revisie: mei 2016




Pagina 3

2. Inleiding De openbare agenda kan door iedereen worden geraadpleegd door op de homepage van Aviosim onder applicaties op "kalender" te drukken.

Afbeelding 1

In afbeelding 1 kunnen jullie zien wat je krijgt te zien door op de website de openbare planning te raadplegen. Hoe je hier doorheen kunt browsen spreekt voor zich. Rechts onderin kun je klikken op “google agenda”. Je komt dan of op je eigen Google pagina terecht of je komt terecht op een pagina waar je kunt inloggen zoals te zien in afbeelding 2.

Afbeelding 2




Pagina 4

3. Gedeelde agenda toevoegen Iedere vrijwilliger ontvangt een verzoek lid te worden van de gedeelde agenda. Dit verzoek krijg je op het emailadres die je hebt opgegeven bij het aanmelden als vrijwilliger bij Aviosim Nederland. Vervolgens zijn er twee mogelijke series van handelingen die je moet verrichten. De te doorlopen stappen wanneer je al een google account hebt verschillen iets van de stappen die je moet doorlopen als je nog geen google account had. We bespreken deze twee procedures hieronder en daarna laten we zien hoe je jezelf daadwerkelijk voor een bepaalde dag kunt inplannen.

3.1 Stappenplan als je nog geen Google Account hebt Je ontvangt een email van Google (afzender is Damien van der Aart) welke er (ongeveer) uitziet als in afbeelding 3.

Afbeelding 3




Pagina 5

Google heet je van harte welkom bij Google accounts en vraagt vervolgens om je account te activeren. Doe dat door op de link te drukken. Je gaat dan naar de website van Google toe. Klik waar mogelijk en indien nodig op “maak een google account”. Op de pagina die hieronder in afbeelding 4 wordt weergegeven moet je de nodige gegevens invullen. Druk op de blauwe link “ ik gebruik liever mijn huidige emaildres”. Er wordt dan geen gmailadres aangemaakt maar je Google account wordt gekoppeld aan je bestaande emailadres. Wil je liever toch een gmailadres aanmaken? Geen probleem maar neem dan contact op met het bestuur via [email protected] omdat je emailadres dan moet worden gewijzigd naar dat gmailadres om je account te kunnen koppelen. Wanneer je account is aangemaakt ontvang je een nieuwe mail van Google met het verzoek je account te verifiëren. Als dat is gedaan kun je teruggaan naar www.google.com/calendar en volg je de instructies uit hoofdstuk 4 van deze handleiding.

Afbeelding 4 Stichting Aviosim Nederland Hamelenburg 20 NL-2135 ER Hoofddorp www.aviosim.org



Pagina 6

3.2 Stappenplan als je wel een Google account hebt Als je het bij ons bekende emailadres al hebt gekoppeld aan een Google account dan ontvang je ook een mail van ons dat we een agenda met je willen delen maar deze ziet er iets anders uit. Deze mail (zie afbeelding 5) bevat de inhoud dat iemand van het bestuur je toegang heeft gegeven om afspraken te bewerken in de Google agenda “Planning vrijwilligers Aviosim”. Onderaan de mail staat een link “Je agenda weergeven”.

Afbeelding 5

Klik op de link om de agenda weer te geven en je gaat naar www.google.com/calendar. Volg vervolgens de stappen uit hoofdstuk 4 van deze handleiding om een afspraak aan te maken. Stichting Aviosim Nederland Hamelenburg 20 NL-2135 ER Hoofddorp www.aviosim.org



Pagina 7

4. Afspraken beheren Als je de stappen uit het vorige hoofdstuk goed hebt doorlopen dan krijg je nu als je ingelogd bent de agenda van Aviosim te zien. Dit zou er ongeveer als in afbeelding 6 moeten uitzien.

Afbeelding 6

Je kunt net als de op www.aviosim.org in de ingesloten agenda weer bladeren door de maanden door de pijlen te gebruiken links bovenaan de maandweergave. Overigens kan het zo zijn dat je na inloggen een dag, week of andere weergave ziet. Je kunt rechtsboven klikken op “maand” om de maandweergave weer te geven. Door naast “meer” op het tandwieltje te klikken ga je naar de configuratie. Hier kun je voorkeuren met betrekking tot de weergave, datum en tijdsnotatie en andere instellingen wijzigen. Dit kun je doen zoals jij dat het liefst hebt.




Pagina 8

Links kun je aangeven welke agenda’s je zichtbaar wilt hebben. (zie afbeelding 7, rode kader) Vink Planning Vrijwilligers aan om die agenda ook daadwerkelijk te zien. Je kunt de kleuren zelf aanpassen.

Afbeelding 7

Links bovenin kun je vervolgens drukken op “maak”. Je krijgt dan het scherm uit afbeelding 8 te zien.

Afbeelding 8 Stichting Aviosim Nederland Hamelenburg 20 NL-2135 ER Hoofddorp www.aviosim.org



Pagina 9

In afbeelding 9 hebben we een aantal gekleurde vierkanten om bepaalde stukken van de pagina geplaatst. Volg onderstaande instructies goed op:

Afbeelding 9

Oranje vak:

Vul hier je voor- en achternaam in gevolgd door een nummer waarmee je aangeeft hoeveelste aanmelding je bent. Als er dus al drie op de planning staan dan vul je in: “voornaam achternaam (4)

Gele vak:

Vul de datum en tijd in. Let op! Tijdsnotatie kan ook in PM/AM staan. Je kunt dit zelf aanpassen in je instellingen. Als je op de datum klikt krijg je een klein kalendertje en kun je datum makkelijk aanpassen naar de door jou gewenste datum.

Blauwe vak:

Selecteer hier de juiste agenda. Dit moet “Planning vrijwilligers Aviosim” zijn.

Groene vak:

Deze opties moeten exact gelijk zijn aan de situatie in afbeelding 9

Bruine vak:

Deze opties moeten exact gelijk zijn aan de situatie in afbeelding 9

Je voegt géén gasten toe. Wanneer alles is ingevuld druk je bovenin op de rode knop “opslaan” Stichting Aviosim Nederland Hamelenburg 20 NL-2135 ER Hoofddorp www.aviosim.org



Pagina 10

5. Afsluiting Wij hopen iedereen een goed beeld te hebben gegeven van hoe onze nieuwe kalender/planning applicatie werkt. We begrijpen echter dat niet iedereen even bedreven is in het gebruik van de computer en Google en de Google applicaties. We vinden het daarom belangrijk dat jullie weten dat jullie het bestuur altijd kunnen bellen en/of emailen. Emailen kan naar [email protected] en bellen kan door vooraf via de mail een afspraak te maken met een bestuurslid. Daarnaast kun je één van de bestuursleden of een collega-vrijwilliger altijd in het Aviodrome benaderen en vragen het even met je door te nemen. Succes!




Pagina 11

AGENDA VOOR AVIOSIM VRIJWILLIGERS

Recommend Documents