Afdelingshandleiding van de JWG

Afdelingshandleiding van de JWG of: een rondleiding door afdelingenland

JWG-brochure nr.42

Over de nieuwe afdelingshandleiding Voor je ligt de nieuwe uitgave van de afdelingshandleiding, die niet alleen volledig herzien, maar ook qua inhoud veranderd is ten opzichte van die uit 1994 van Joep Luijten. Natuurlijk is de oude als basis gebruikt, maar er zijn wezenlijke verschillen. De JWG heeft niet stilgezeten sinds 1994, en er zijn een aantal beleidswijzigingen doorgevoerd. Verder is het aantal handleidingen en reglementen uitgebreid, wat leidt tot een korter stuk over de weekendkampen en beginnerscursus (hiervoor zijn losse handleidingen verkrijgbaar). Om het nieuwe JWG-beleid ook een plaats te geven, is er een bijlage ‘beleid’ ingevoegd, bijlage 5. Hier wordt een aantal punten kort belicht, die vaak uitgebreider in de hoofdstukken aan bod komen. Dit stuk is eerder verschenen in de Kontakt. Ook heb ik gekozen voor een andere indeling dan in de vorige handleiding. Een aantal stukken uit deze handleiding zijn door anderen geschreven, en door mij bijgewerkt. Dit betreft Hoofdstuk 3 (‘Financiën’, door Marcel Vonk) en de bijlagen 4 en 5 (‘Noodplan’ en ’Beleid van de JWG’, beiden door Maarten Kleinhans). Een gedeelte van de stukken over publiciteit, H1.5 en H4, is geschreven door Joost Hartman. Voor de rest blijft de afdelingshandleiding natuurlijk een brochure over hoe een JWG-afdeling in elkaar zit (kan zitten), met de bijbehorende activiteiten die je kunt organiseren. Dit vind je terug in Hoofdstuk 1: ‘Activiteiten met de afdeling’. Hoe je dit kan doen, en met wie, staat in Hoofdstuk 2: ‘Bestuur’. Een aantal andere punten dat duidelijk naar voren komt, zijn (het beheren van) de financiën (Hoofdstuk 3:’Financiën’) en publiciteit (Hoofdstuk 4: ‘Publiciteit’). Een handig werk dus voor zowel onervaren als ervaren bestuursleden van JWGafdelingen. Geef deze handleiding dan ook zeker aan nieuwe bestuursleden. Zij kunnen hem dan doorlezen als voorbereiding op of verdieping van het bestuurswerk. Deze handleiding is geen draaiboek ‘Hoe een afdeling te besturen’, maar de belangrijkste onderwerpen komen aan bod. Voor meer informatie kan je je altijd tot de afdelingscoördinator richten, en opmerkingen zijn natuurlijk altijd welkom. Rest mij alleen nog jullie veel plezier te wensen bij het gebruik van deze handleiding, en succes bij het besturen van de afdeling. Jeroen Brink, februari 2004.

2

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Activiteiten met de afdeling

pag. 3

Hoofdstuk 2: Bestuur

pag. 16

Hoofdstuk 3: De financiën

pag. 21

Hoofdstuk 4: Publiciteit

pag. 32

Hoofdstuk 5: Cursus en kamp

pag. 34

Bijlage 1: De declaratieregeling v/d JWG

pag. 36

Bijlage 2: Een zakelijke brief

pag.40

Bijlage 3: Noodplan voor activiteiten

pag. 41

Bijlage 4: Voorbeeld-persberichten

pag. 43

Bijlage 5: Beleid van de JWG, 1998 Bijlage 6: Voorbeeldbegroting excursie

3

Hoofdstuk 1: Activiteiten met de afdeling 1.1 Inleiding Omdat alle afdelingen hun eigen activiteiten organiseren, zal je zelf moeten bedenken wat je gaat doen. Toch zijn er heel veel dingen die vaak terugkomen, hiervan zullen er in dit hoofdstuk een aantal behandeld worden. Natuurlijk is het niet verplicht netjes te doen wat hier staat, het zijn maar suggesties. Niet alle activiteiten zullen voor iedere afdeling even goed werken, maar het geeft in ieder geval een idee wat je allemaal zou kunnen doen. Ook staat er bij hoe je de dingen aan kan pakken. Wil je graag een nieuwe afdeling oprichten, of een afdeling doorstarten? Lees dit dan goed door! Voor het begeleiden van afdelingen zit er ook iemand in het hoofdbestuur van de JWG, de afdelingscoördinator. Je kunt altijd contact met hem/haar opnemen voor vragen of een afspraak. Het adres van de afdelingscoördinator staat achter in de UV. 1.2 Bijeenkomsten Voor bijna iedere afdeling zijn de bijeenkomsten de belangrijkste activiteit. De meeste afdelingen houden regelmatig bijeenkomsten, zo’n één keer per maand. Omdat dit de meest frequente activiteit is, moet je zorgen dat je hiermee je leden behoudt. Als je je leden niet meer kunt boeien op de bijeenkomsten, raken ze al gauw de interesse in de hele afdeling kwijt. Een paar slechte bijeenkomsten kunnen ervoor zorgen dat de opkomst op je bijeenkomsten drastisch daalt. De mensen die je verloren hebt, krijg je heel moeilijk weer terug. Bij bijeenkomsten is het handig om niet alleen steeds andere dingen te behandelen, maar ook verschillende soorten activiteiten te hebben. Zo krijgen de verschillende soorten deelnemers elk wat wils. Natuurlijk is het leuk om iets over sterrenkunde te vertellen, maar ook de actieve dingen zijn belangrijk. Tevens is het voor de kinderen en de ouders, die zeker invloed hebben, leuk als er iets gemaakt is dat mee naar huis genomen kan worden. Hieronder staat een aantal dingen die je op een bijeenkomst kunt doen. Bij alle activiteiten ben je verplicht een noodplan te hebben, dit hoeft niet helemaal uitgewerkt te zijn. Kijk eens naar de aandachtspunten in deze handleiding, bijlage 3. Praatjes Een van de standaard onderdelen op een bijeenkomst is een praatje. Hoe dit precies gaat en waar het over gaat, is natuurlijk helemaal aan de afdeling. Zo kan je een heel serieuze uitleg over een bepaald onderwerp geven, maar je kunt er ook een leuk verhaaltje maken. Wat je doet, hangt natuurlijk wel van het onderwerp af. En daar ligt ook

4

gelijk het grootste probleem van de praatjes: waar moet het over gaan? Hier kan ik je niet (echt) verder mee helpen, ik kan hooguit wat dingen aandragen die je kunnen helpen bij de keus. Het is bijvoorbeeld wel eens zo dat er ergens om gevraagd wordt. Hier hoef je natuurlijk niet op in te gaan, maar soms is het een makkelijke manier om aan een onderwerp te komen. Je kunt natuurlijk ook eens oude UniVersums (of brochures, Zenits) doorbladeren en kijken of je daar nog wat uit kunt halen. Buiten theoretische dingen staan hier ook nog wel eens waarneemtips of experimenten in waar je iets mee kan. Verder is natuurlijk je eigen interesse erg belangrijk bij het bepalen van de keuze; een aantal dingen dat interessant is zitten al in je eigen hoofd. Waarom zou je er dan geen verhaaltje van maken? Binnen de JWG zijn er heel wat mensen die op die manier praatjes geven, deze mensen kan je ook bellen voor een praatje. Op de bestandenpagina (www.sterrenkunde.nl/jwg/bestanden) staat een sprekerslijst. Veel mensen vinden het leuk om over bepaalde onderwerpen te praten en dat kun je meestal zien. Zorg er bij een gastspreker wel voor dat hij/zij goed geïnformeerd is; hoe lang duurt het praatje, waar moet het over gaan, voor welk publiek, welke apparatuur heb ik tot mijn beschikking, maar ook: hoe laat moet ik waar zijn. De spreker moet altijd een goede routebeschrijving hebben, nog mooier is het om op het station af te spreken en de spreker af te halen. Het is handig als de spreker er al een tijdje van tevoren is, zeker als deze niets van de JWG af weet. Verder is het netjes om de spreker dan te bedanken na afloop en iets te geven (dit hoeft helemaal niet duur te zijn, het gaat om het idee). Wat ook leuk is, is praatjes met meerdere personen geven. Zo heb je niet alleen meer mogelijkheden, maar je kunt elkaar ook afwisselen. Als het onderwerp daarvoor geschikt is, kun je er zelfs een toneelstukje van maken. Een laatste mogelijkheid is om een ‘interactief’ praatje te houden: eerst iets vertellen en dan een discussie over hetzelfde onderwerp (vb.: UFO’s, aliens, etc.). Hiermee moet je echter wel opletten dat de spreker het publiek in de hand kan houden. Zorg er in ieder geval voor dat er afwisseling in de praatjes en de sprekers zit, zo houd je het voor iedereen leuk. Het is voor niemand leuk als iemand heel vaak voor de groep staat te praten, zowel voor de spreker als voor de groep niet. Om je wat te helpen bij de presentatie is het mogelijk om bij de JWG dia’s te lenen. Deze worden ook uitgeleend aan leden die ze voor school willen gebruiken. Er zijn over een heleboel onderwerpen standaardseries, in totaal zijn er honderden dia’s in het bezit van de JWG. Bij de series zitten vaak al verklaringen bij de verschillende dia’s die je kunnen helpen om je praatje goed te laten verlopen. Er is een lijst van de series die beschikbaar zijn. De meest gangbare onderwerpen worden daarmee gedekt. De meest recente lijst staat op de bestandenpagina - www.sterrenkunde.nl/jwg/bestanden.

5

De dia’s moet je uiterlijk twee weken van tevoren bestellen, dan is het nog mogelijk om een andere serie te bestellen als de serie die je wilt al uitgeleend is. Als je dia’s wilt over een onderwerp waar geen serie van is, is de kans groot dat ze er wel zijn. Meld het dan wat ruimer van tevoren, zodat ze voor je uitgezocht kunnen worden. Het lenen van de dia’s is gratis. Je moet echter wel zelf de portokosten voor het terugsturen betalen. Zijn de dia’s gebruikt voor een JWG-activiteit, dan kan je dat weer declareren. De portokosten zijn afhankelijk van de grootte van het pakketje, maar zullen rond de 3 Euro liggen. Nadat je de dia’s gebruikt hebt, is het de bedoeling dat je ze zo snel mogelijk weer terugstuurt zodat anderen ze weer kunnen lenen. Het gebeurt vaak genoeg dat er achter de dia’s aangebeld moet worden. Als je de dia’s wat langer wilt houden, moet je dat van tevoren melden. Voor het versturen van de dia’s is het nodig dat ze goed verpakt worden, ze gaan immers snel kapot. Niet alleen krijg je de dia’s goed verpakt, het is de bedoeling dat je ze zelf ook weer goed beschermd terugstuurt. Soms zitten series in een plastic mapje, dat makkelijk te versturen is. Deze mapjes zijn steeds opnieuw te gebruiken en kan je dus zo terugsturen. Knutselen Iets heel anders om te doen, is knutselen. Wel is het leuk om het onderwerp hetzelfde te laten, bijvoorbeeld een praatje over de maan en dan een maanlandschap maken. Binnen de JWG zijn er heel veel verschillende knutsels in omloop, van dingen waar je praktisch niets voor nodig hebt tot dingen waar je bouwplaten en/of beschrijvingen voor nodig hebt. Een aantal bouwplaten van knutsels staat op de bestandenpagina – www.sterrenkunde.nl/jwg/bestanden - , hieronder volgen nog wat andere ideeën. Let bij het hanteren van scharen/messen of bij proefjes goed op de veiligheid van de kinderen.

• • • •

Barometer: door een plasticje te spannen over een potje en er dan een rietje horizontaal op vast te maken, kan je de relatieve luchtdruk meten; staat het enigszins omhoog over de rand, dan is de luchtdruk lager dan hij was en andersom Hygrometer: hiermee kan je de luchtvochtigheid bepalen aan de hand van de lengte van een haar Kaarten maken: het natekenen van landschappen, van bijvoorbeeld een planeet, een dia of hoogtekaart Zonnewijzer: dit kan je op verschillende manieren doen; er zijn beschrijvingen en bouwplaten, maar het is ook niet moeilijk om het zelf te doen

6

•

• •

•

• •

• • •

• •

• •

Camera obscura: een fototoestel maken d.m.v. een kartonnen doosje met een klein gaatje aan de voorkant en fotopapier tegen de achterkant. Is leuk om met een donkere kamer te doen, dan kan je echt foto’s maken. Zorg er in dat geval wel voor dat er iemand bij is die het vaker gedaan heeft Jacobsstaf: een soort kruis waarmee je hoeken aan de hemel kan meten Periscoop: hiermee kan je om een hoekje kijken; makkelijk te maken Raketje lanceren: dit kan op vele manieren, van raketjes die met een rietje gelanceerd moeten worden tot raketjes met ‘echte’ motoren. Voor het laatste moet je wel de goede spullen hebben, vraag iemand van de JWG die er ervaring mee heeft Sterrenbeelden prikken: door een sterrenbeeld te prikken in een ingeraamd stukje zwart karton, krijg je een ‘sterrenbeelddia’ Pingpongballenbaan: maak met een stuk karton een baan waarop een pingpongbal zo lang mogelijk blijft rollen. Hier kan je een competitie van maken Landschap nabouwen: kan met zand, maar is ook erg leuk met klei of papier-maché. Bij het papier-maché is het handig om iets als basis te gebruiken, bijv. kippengaas Scheikundeproefjes doen: hiermee kan je van alles doen, bijv. ‘explosieve’ proefjes of verkleurende stoffen Tekening/verhaal: in groepjes (of alleen) een tekening en/of verhaal laten maken; de leukste kan je dan opsturen naar UniVersum Luchtballon: van bijvoorbeeld crêpepapier een ballon maken en hier dan watten onder hangen; als je de watten in de fik zet, zal de ballon opstijgen door de hete lucht. Let wel goed op, want de ballon kan ook zelf vlam vatten Solarscreen zonnefilters: het zelf maken van zonnefilters m.b.v. solarscreen. Dit is veel goedkoper dan een filter die je in de winkel koopt. Solarscreen is echter alleen op rol te verkrijgen in grote hoeveelheden, dus houd er rekening mee dat je het alleen met veel mensen doet Kraters simuleren: dit is iets wat heel simpel op te zetten in en een leuk resultaat geeft; met een bakje zand en wat steentjes kan je heel goede kraters maken Natuurkundeproefjes: hierbij kan je denken aan een demonstratie van veel verschillende proefjes, zonder dat je

7

• •

•

daar veel apparatuur voor nodig hebt Zonnestelsel maken: het namaken van het zonnestelsel op schaal; let hierbij wel op de afstanden en kies een aparte schaal voor de grootte van de planeten en de afstand ervan tot de zon Ruimteschepen maken: verzamel een hele berg materiaal zoals lege flessen, closetrolletjes enz. en geef iedereen in groepjes hetzelfde. Hiermee moeten ze dan een ruimteschip maken (extra moeilijk zonder lijm/plakband) Volgplankjes maken: het maken van een volgplankje is niet echt makkelijk, het is daarom iets voor oudere kinderen. Voor mensen die veel fotograferen is dit een goedkope manier om toch te kunnen volgen

Spellen Wat ook een activiteit voor op een bijeenkomst is, is het spelen van een spel. Hierbij kan je denken aan iets van een quiz, maar ook aan een buitenspel als sterrenbeeldtikkertje of planeto (levend stratego met planeten i.p.v. legerrangen). Verder zijn er nog veel meer ‘gewone’ spellen die zo te vervormen zijn dat er sterrenkunde in zit, en het hoeft natuurlijk niet iets met sterrenkunde te zijn. Een aantal spellen van de JWG staat op de kaderpagina, te vinden op www.sterrenkunde.nl/jwg/bestanden. En je kunt natuurlijk altijd putten uit ervaring van oudere JWG-ers. Projectjes Iets wat niet zoveel gedaan wordt, is een project. Hierbij kan je denken aan twee of meer bijeenkomsten achter elkaar waarbij iets in elkaar gezet moet worden, in verschillende stappen. Dit is vooral leuk voor oudere deelnemers, omdat je dan iets dieper op het onderwerp in kan gaan. Zo kan je bijvoorbeeld de eerste keer wat vertellen over de achtergrond van het project en iedereen in groepjes een idee laten bedenken wat ze gaan doen. Dit moeten ze dan inleveren, zodat je de tweede keer kunt beginnen met wat extra informatie die nodig is en ze dan verder kan laten werken. Dit kan je nog een keer herhalen, door de tweede keer alleen een definitief plan te vragen en de derde keer alles uit te laten werken (een bouwsel als eindresultaat is natuurlijk leuk). Omdat het geheel wat ingewikkelder is dan een praatje, moet je zorgen voor een goede voorbereiding en een strak programma. Houd er ook rekening mee dat er niet iedere keer dezelfde mensen aanwezig zullen zijn! Een bijzondere bijeenkomst

8

Wat veel afdelingen doen, is één keer per jaar een ‘bijzondere’ bijeenkomst houden die een hele dag duurt, inclusief eten. Omdat deze dan maar eens per jaar is, is het voor de leden meer reden om te komen. Vaak wordt de bijeenkomst, buiten het eten, niet op een heel andere manier ingevuld dan normaal gesproken. Wel is er natuurlijk meer tijd voor de verschillende onderdelen. Na of tijdens het eten kan er een film gekeken worden. Meestal wordt er ook een naam aan deze bijeenkomst meegegeven. Voor de grotere afdelingen is het nog mogelijk om aparte ouderen- en jongerenbijeenkomsten te houden, kleinere afdelingen kunnen eens proberen om met meerdere afdelingen een ouderenbijeenkomst te organiseren. Visueel vermaak Buiten het gebruik van dia’s bij een praatje, kan je er ook aan denken om een diashow te geven met spectaculaire dia’s. Ook het draaien van een film of documentaire is een leuke tijdsbesteding. Dit moet echter wel ter afwisseling zijn, en niet standaard worden. Waarnemingen bespreken Omdat de JWG een sterrenkundevereniging is, en veel mensen in aanraking komen met sterrenkunde door naar boven te kijken, mag je aannemen dat leden het leuk vinden om waar te nemen. Hier kan je ook iets mee doen op een bijeenkomst. Niet alleen kan je vertellen wat er tot de volgende bijeenkomst te zien is, je kan dan na afloop ook vragen wat ze sinds de vorige bijeenkomst bekeken hebben. Als je duidelijk zegt dat je voor bepaalde dingen geen apparatuur nodig hebt, kan iedereen kijken en daar verslag van doen. Het is leuk als je zelf (ook) iets gezien hebt, zodat je daar over kan praten. Waarnemen Zelfs voor afdelingen die hun bijeenkomsten overdag organiseren, is het goed mogelijk om te gaan waarnemen. De zon is namelijk heel makkelijk waar te nemen, en je kan er ook nog eens veel over vertellen. Over het ‘s avonds waarnemen later meer.

1.3 Andere afdelingsactiviteiten In deze paragraaf zal nog een aantal andere activiteiten genoemd worden die met de afdeling georganiseerd kunnen worden.

9

Waarneemavonden Omdat bijeenkomsten bij de meeste afdelingen overdag zijn, kan je eens ‘s avonds afspreken om te gaan waarnemen. Dit levert echter een aantal problemen op: het moet onbewolkt zijn, je wilt geen strooilicht en als het even kan moet het ook niet te laat plaatsvinden. Het plannen van waarneemavonden kan dus erg lastig zijn. Allereerst moet er een duidelijke afspraak zijn over wanneer het wel of niet doorgaat vanwege het weer. Hier is een aantal mogelijkheden voor. Je kan bijvoorbeeld iedere tweede zaterdag van de maand gaan, mits het helder is. Ook kan je iedereen bellen over het doorgaan van de avond, maar dat werkt alleen als je niet zo veel mensen hoeft te bellen. Voor afdelingen die hun bijeenkomsten ‘s avonds houden, is er aan het einde van de bijeenkomst de mogelijkheid om waar te nemen. Tot slot kan je het altijd door laten gaan, en een vervangend programma regelen voor het geval het niet helder is. Dit houdt dan wel in dat je een locatie nodig hebt waar je dat programma kan uitvoeren. Dat brengt ons gelijk bij het volgende: als je normaal gesproken midden in een erg lichte stad zit, wil je voor het waarnemen het liefst ergens anders heen. Een bos of park (desnoods een weiland) zou dan het beste zijn, maar dan moet het voor iedereen duidelijk zijn waar het is. In zo’n situatie is het het handigste om te verzamelen op een bekende plek. Het mooiste is het als je gebruik mag maken van iemands huis dat dicht bij een park of bos is, of natuurlijk een sterrenwacht. Bij het waarnemen kan je naar bepaalde dingen zoeken, eventueel met een telescoop of verrekijker. Om het spannend te houden, kan je de deelnemers opdrachten geven die ze kunnen uitvoeren. Deze kan je dan weer bespreken op een bijeenkomst. Zorg er wel voor dat er iemand is die goed kan waarnemen en de deelnemers kan helpen (vooral de kleintjes; voor de groteren is het leuk om ze zelf iets te laten zoeken). Binnen de JWG zijn er genoeg ervaring en apparatuur aanwezig, schroom niet om hiernaar te vragen! Dan zijn er natuurlijk ook nog bijzondere dingen om waar te nemen, zoals meteorenzwermen, een maansverduistering of een sterbedekking. Voor dit soort dingen heb je vaak helemaal geen hulpmiddelen nodig. Houd er bij (langdurige) nachtelijke waarnemingen rekening mee dat het ‘s nachts koud is en dat je goed aan moet kondigen dat mensen warme kleren en/of een slaapzak mee moeten nemen. Excursies Een leuke afwisseling van de bijeenkomsten is het organiseren van een excursie. Hierbij komt echter wel iets meer kijken dan bij een bijeenkomst; je moet een plek zien te vinden om heen te gaan, en je moet een manier vinden om er te komen. Dan is er ook nog een financieel plaatje aan een excursie verbonden, toegang en vervoer

10

kosten (meestal) geld. Laten we bij het begin beginnen: waar naar toe te gaan? In Nederland en omliggende landen zijn genoeg (sterrenkundige) uitjes te bedenken. Hieronder zal ik er een aantal noemen:

•

•

•

•

•

•

•

Sterrenwachten: er zijn in Nederland veel sterrenwachten, waarvan een aantal zeker de moeite waard is om te bezoeken. Vaak kunnen ze bij een sterrenwacht ook een geheel of gedeeltelijk dagprogramma aanbieden. Adressen van sterrenwachten vind je in de Zenit en op internet. De oudste sterrenwacht van Nederland staat in Leiden Radiosterrenwachten: te vinden in Westerbork (met veertien schotels!), Dwingeloo (met bezoekerscentrum Planetron) en in Effelsberg (Duitsland) Noordwijk Space Expo/Estec: ESA-centrum in Noordwijk; de Space Expo is een continue ruimtevaarttentoonstelling, ESTEC is een testcentrum voor satellieten. Voor een bezoek aan ESTEC moet je een duidelijke afspraak maken, want dit kan maar in een beperkte periode (rond de herfstvakantie). Is zeer de moeite waard Planetaria: zijn er niet echt veel in Nederland, een antiek planetarium is dat van Eise Eisinga in Franeker (met museum). Wat moderner is die van Artis (toegang tot dierentuin en planetarium op hetzelfde kaartje). Een handgemaakt planetarium is er in Asten, bij sterrenwacht Jan Paagman Omniversum/IMAX: filmtheaters met koepelprojectie. Vertonen vaak (ook) educatieve films. Bij het Omniversum zit ook een natuurhistorisch museum, het Museon (zit in hetzelfde gebouw, toegang is apart) Landelijke bijeenkomst/excursie: is natuurlijk een must. Als de bijeenkomst geen excursie inclusief vervoer is, is het leuk om er met de afdeling heen te gaan Buitenlandse instellingen: vooral voor afdelingen die dicht bij de grens zitten interessant; het idee van een buitenlandse excursie is erg spannend, terwijl het dichterbij kan zijn dan een aantal dingen in Nederland.

Houd er rekening mee dat je bij een aantal van deze bestemmingen van tevoren een afspraak moet maken over de dag en tijd dat je komt, en eventueel over het programma. Goed, je hebt dus een locatie. Daarmee ben je er echter nog lang niet.

11

Het volgende probleem is het vervoer; hoe kom je op de plaats van bestemming? Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden:

•

•

•

•

•

de fiets/lopend: is natuurlijk lekker goedkoop, maar het beperkt je wel in de mogelijke bestemmingen; het moet dichtbij zijn. Ook kan het zijn dat niet iedereen die wil komen een fiets tot zijn/haar beschikking heeft. Verder is het aan te raden dit alleen te doen bij een goede kans op lekker weer de auto: is een makkelijk vervoermiddel, en niet zo duur. Het probleem is echter wel dat je mensen moet hebben die een auto (ter beschikking) hebben en willen rijden. Als je niet genoeg bestuursleden hebt die dit kunnen/willen, probeer het dan bij de ouders de ov-bus: ook voor bestemmingen die niet al te ver weg zijn. Zorg ervoor dat iedereen een strippenkaart heeft. Als je met een erg grote groep gaat, kan het handig zijn om dit aan de busmaatschappij te melden (als ze dan verwachten dat het te druk wordt, kan er een extra bus ingezet worden) de trein: komt een stuk verder. Heeft wel het probleem dat je niet overal komt. Soms is het nodig om daarna nog met de bus te gaan. Voor kinderen onder de twaalf zijn er speciale kaartjes: railrunners. Deze zijn niet duur en je kunt drie kinderen meenemen per volwassene een touringcar: is erg makkelijk omdat je precies kan bepalen waar je start en waar je (eventueel met tussenstops) stopt. Het huren van een touringcar is echter wel duur. Er moeten dus veel mensen mee om dit betaalbaar te maken. Dat maakt het financiële risico redelijk groot

Als de organisatie van de excursie zelf rond is, moet je deelnemers zien te vinden. Dit betekent dat je ook een prijs moet hebben waar mensen ‘ja’ tegen kunnen zeggen. Voor het berekenen van een prijs moet je bedenken hoeveel mensen je mee krijgt en een begroting maken. Omdat er veel geld in het spel kan zijn, is het handig om deze begroting voor te leggen aan het hoofdbestuur of de landelijk penningmeester; niet alleen kan hij hem dan, indien nodig, nakijken, maar het bestuur kan ook garant staan voor eventuele financiële problemen. Bij erg leuke ideeën kan je ook subsidie aanvragen bij het hoofdbestuur om het geheel betaalbaar te houden voor de leden. Hiervoor is geld beschikbaar in een apart potje. Zorg ervoor dat je een goed overzicht hebt over de deelnemers. Dit kan je het beste doen door één iemand tot contactpersoon te benoemen; hier meldt iedereen zich dan aan. Zorg ook voor meerdere lijsten op de dag

12

zelf, om dingen aan te strepen (bijvoorbeeld wie er is en wie er betaald heeft). Achterin, als bijlage 6, zit een voorbeeldbegroting voor een excursie. Werkgroepen Voor de grotere afdelingen, of in samenwerking met andere afdelingen, is het leuk om te proberen werkgroepen op te richten. Mensen met een gemeenschappelijke interesse kunnen op die manier buiten de bijeenkomsten om bij elkaar komen. Hierbij zou je bijvoorbeeld kunnen denken aan een werkgroep fotografie, die samen (astro)foto’s maakt. Als er leuke dingen uit komen, kan iemand van de werkgroep hier iets over vertellen op een bijeenkomst, en eventueel kan het resultaat naar de UV gestuurd worden. Afdelingskampen en (beginners)cursussen Ook dit zijn regelmatig georganiseerde afdelingsactiviteiten, maar van een ander kaliber dan de eerder genoemde activiteiten. Daarom wordt er een hoofdstuk aan gewijd, Hoofdstuk 5 (‘Cursus en kamp’). Voor beide activiteiten zijn ook aparte handleidingen. 1.4 Een vast onderkomen Voor de bijeenkomsten is het handig als je een vaste locatie hebt, voor zowel de organisatie als de deelnemers. Zo weet je van tevoren wat je kan verwachten en weten de deelnemers waar het is. Maar hoe vind je zo’n locatie? Het mag immers niet te veel geld kosten. Het eerste dat je kan doen, is kijken of er een sterrenwacht in de buurt zit. Niet alleen heb je dan een locatie waar alles is (inclusief telescoop), maar je krijgt er vaak ook een goede huur. Dan is er een aantal mogelijkheden dat je daarnaast hebt: scholen, bij iemand thuis, of een ruimte van een soortgelijke vereniging/instelling. Als er niets te vinden is, kan je het bij de gemeente proberen. Houd er hierbij echter rekening mee dat je, als je al iets krijgt, er vaak lang op moet wachten tot het geregeld is. Belangrijk aan een locatie is dat het niet te moeilijk te bereiken is, ook met het openbaar vervoer, dat er een zaaltje is voor lezingen en dat er hulpmiddelen zijn voor het geven van een lezing. 1.5 Publiciteit voor de afdeling Dit is op te splitsen in twee gedeelten: publiciteit naar je leden toe en publiciteit naar buiten toe. Het eerste zal ik hier behandelen, het tweede komt in Hoofdstuk 4 (‘Publiciteit’) aan bod. Voor de eigen leden is het zeker niet onbelangrijk om goede publiciteit te maken: je moet ze steeds opnieuw enthousiast maken voor een

13

bijeenkomst of andere activiteit. Hiervoor heb je een uitnodiging, eventueel in de vorm van een blaadje. Deze moet je naar alle JWG-leden in jouw afdeling versturen. Een lijst van deze mensen kan je bij de landelijke JWG opvragen, bij het Landelijk Bureau. Eens in de zoveel tijd krijg je ook een recente lijst toegestuurd. Maar wat moet er in de uitnodiging staan? Om te beginnen moet alle informatie over de locatie en het tijdstip erin, in ieder geval van de komende activiteit (het aankondigen van volgende activiteiten kan geen kwaad). Ook is het leuk om (een gedeelte van) het programma erin te zetten. Verder de eventuele kosten van de bijeenkomst (LET OP: dit mag alleen voor bijzondere bijeenkomsten omdat er dan eten bij zit), en of er snoep en/of drank gekocht kan worden. Omdat er altijd vragen kunnen zijn, moet er ook een telefoonnummer (en eventueel e-mailadres) van de contactpersoon in. Let erop dat de uitnodiging op het juiste moment verstuurd wordt; als je dit een paar dagen van tevoren doet zal bijna niemand meer kunnen, maar als je het een paar maanden van tevoren doet is iedereen het tegen die tijd alweer vergeten. Daarom kan je de uitnodiging het beste zo’n twee á drie weken voor de bijeenkomst versturen. Ook als de bijeenkomst al eens aangekondigd is in een vorige uitnodiging, is het nodig om nog een herinnering te sturen. Tot slot: een uitnodiging die er leuk uit ziet met een verhaaltje trekt meer deelnemers dan een opsomming van de activiteiten. Probeer er dus iets leuks van te maken. 1.6 Een eigen voorraad of archief Veel materialen zal je als afdeling regelmatig nodig hebben, en niet alleen hulpmiddelen als een overheadprojector. Een aantal zal ik hieronder behandelen.

•

•

•

dia’s: als je dia’s van bestuursleden gebruikt, kan je die bij de afdelingsspullen stoppen. De volgende keer dat er dan dia’s over hetzelfde onderwerp nodig zijn, zijn die er al. Ook kan je soms dia’s overnemen van een sterrenwacht; lenen kan natuurlijk ook spellen: onthoud een leuk spel altijd, schrijf het eventueel op. Ook als je materialen maakt (bijvoorbeeld kaartjes) kan het nooit kwaad om deze te bewaren; als je een keer tijd over hebt, ligt er nog een spel dat je kan gebruiken; het is handig om de kaartjes dan stevig te maken of te plastificeren knutsels: hiervoor geldt eigenlijk hetzelfde: zorg ervoor dat je van een goede bouwplaat altijd nog een exemplaar hebt liggen, dit hoef je dan alleen maar te kopiëren. Als je

14

• •

materiaal overhoudt, kan je dat vast ook nog wel eens gebruiken knutselspullen: niet alleen materiaal voor knutsels is handig, ook eigen scharen en lijm zijn natuurlijk erg nuttig om te hebben boeken: dit is iets lastiger vanwege de vereiste opslagruimte, maar het is wel handig. Heb je nog boeken die je zelf niet meer gebruikt omdat ze te makkelijk zijn, leen (of doneer) ze dan aan de afdeling. Worden ze veel gebruikt, dan kan je ze eventueel uitlenen aan de leden. Je kan dan een soort afdelingsbibliotheek oprichten

Het is handig als deze spullen opgeslagen staan/liggen in hetzelfde gebouw als waar de bijeenkomsten gehouden worden. Zorg er in ieder geval voor dat de spullen op één plek liggen, en iedereen die kent.

15

Hoofdstuk 2: Bestuur 2.1 Inleiding Een afdeling heeft natuurlijk mensen nodig die iets doen, een bestuur. Dit heb je niet zomaar, er moeten mensen aangesteld worden om dingen te gaan doen en die moeten dan ook bepaalde verantwoordelijkheden hebben en nemen. Binnen een bestuur zijn er een paar standaardfuncties, die verdeeld moeten worden. Dit is ook voor de buitenwereld van belang. Als men weet wie er met welke taken in een bestuur zit, kan men de goede persoon benaderen voor bepaalde gevallen. In dit hoofdstuk zal uiteengezet worden wat een bestuur voor functies herbergt, wat voor taken daar (grofweg) aan verbonden zijn en aan welke dingen een bestuur nog meer moet denken (hieronder kan je bijvoorbeeld samenwerking met andere afdelingen verstaan). 2.2 Functies en taakverdeling Binnen een bestuur is er natuurlijk altijd een aantal functies te verdelen, en bij de JWG is dat niet anders, er zit er zelfs nog een extra bij. Hieronder volgt een opsomming van functies binnen het bestuur, met hun verantwoordelijkheden. Hoe de taken precies verdeeld worden, is natuurlijk aan het bestuur zelf. Hierover later meer. Voorzitter De voorzitter van een bestuur coördineert de activiteiten van bestuur en zorgt ervoor dat iedereen zijn/haar taken goed uitvoert. Verder zit hij/zij de vergaderingen van het bestuur voor. Dit betekent dat hij/zij de agenda opstelt, en mensen het woord geeft of het zwijgen oplegt (als dit nodig is, natuurlijk…). Ook plant de voorzitter de vergaderingen en spreekt anderen op hun verantwoordelijkheden aan. Secretaris De secretaris houdt de officiële stukken van het bestuur bij en bewaart deze. Concreet houdt dit in dat de secretaris notulen maakt van de bestuursvergaderingen, bijhoudt wie er met welke functies in het bestuur zitten, een ledenlijst bijhoudt en de correspondentie naar buiten toe doet. De notulen, een verslag van de vergadering, worden vervolgens naar alle bestuursleden verstuurd. Alle papieren (of files) worden door de secretaris bewaard, zodat ze altijd teruggezocht kunnen worden. Penningmeester De penningmeester is verantwoordelijk voor het geld van de afdeling en beheert dit. De rekening van de afdeling staat dus op naam van de penningmeester en als er geld afgehaald moet worden, mag dit alleen

16

met toestemming van de penningmeester. Omdat de penningmeester uiteraard niet alles waar geld bij komt kijken zelf kan doen, moet hij/zij ook geld verstrekken aan de andere bestuursleden indien nodig. Meer informatie over het beheren van het afdelingsgeld staat in Hoofdstuk 3. Contactpersoon Dit is iemand voor JWG-besturen. De contactpersoon is degene die de contacten met de leden en binnen de JWG afhandelt, en staat dan ook met zijn/haar naam in de UniVersum. In de praktijk betekent dit dat de contactpersoon het aanspreekpunt van de afdeling is. Verder zijn er natuurlijk nog een heleboel andere functies denkbaar, maar deze zijn niet noodzakelijk en worden hieronder behandeld. Hoe je dit invult, is in principe aan het bestuur zelf; zorg er echter altijd voor dat het iedereen duidelijk is wie wat moet doen. Het is ook niet noodzakelijk dat alle functies door verschillende personen vervuld worden, wel wenselijk. Let er op dat het een beetje goed verdeeld is binnen het bestuur. Dit is iets wat je onderling moet regelen. De functies van secretaris, voorzitter en penningmeester mogen niet bij één persoon liggen. 2.3 Overige bestuurstaken Nu is het natuurlijk niet zo dat met een taakverdeling alles zichzelf regelt; een heleboel dingen worden niet steeds door dezelfde persoon gedaan, en moeten dus iedere keer opnieuw afgesproken worden. Om te zorgen dat dit goed verloopt, is het noodzakelijk dat in de notulen van een vergadering staat wie wat moet doen. Een aantal belangrijke dingen die niet duidelijk onder een functie vallen, staat hieronder. Zo is er een aantal afdelingen die een eigen blaadje hebben, hier moet natuurlijk ook iemand verantwoordelijk voor zijn. Ook is het, indien mogelijk, voor de afdeling gunstig om iets van drinken en snoep te verkopen en hier iemand verantwoordelijk voor te stellen. Voorts zou je nog kunnen denken aan iemand voor de publiciteit. De uitnodiging versturen valt ook niet onder een vast bestuurslid, net zoals het regelen van sprekers (alhoewel dit logischerwijs bij de contactpersoon zou komen te liggen). Voor het ondertekenen van contracten, bijvoorbeeld een huurovereenkomst, is normaal gesproken de handtekening van de voorzitter en/of secretaris nodig, maar dit hoeft niet zo te zijn. 2.4 Samenwerking binnen het bestuur Het lijkt triviaal, maar daardoor is het nog niet minder belangrijk: samenwerken is noodzakelijk voor het goed functioneren van een bestuur. Het zorgt ervoor dat mensen elkaar beter laten functioneren en

17

dat er minder communicatieproblemen voor zullen komen. Want niet alleen moet iedereen weten wie wat moet doen, het moet ook tijdig duidelijk worden als er iets niet gaat lukken. Op die manier kunnen problemen snel opgelost worden. Een goede relatie van de bestuursleden onderling bevordert trouwens niet alleen het tempo van het bestuurswerk, maar ook het plezier erin. Iedereen werkt toch het liefste samen met iemand die hem/haar goed ligt? Meer hierover in de volgende paragraaf. Om het contact te bevorderen kan je, bijvoorbeeld na een bijeenkomst, iets leuks gaan doen met het bestuur. Probeer dan wel zo veel mogelijk iedereen mee te nemen, en in ieder geval uit te nodigen (groepsvorming kan averechts werken). 2.5 Opvolging van de bestuursleden Het vinden van geschikte opvolgers voor bestuursfuncties is niet altijd even makkelijk. Wat voor eigenschappen moet een opvolger hebben? Allereerst moet een opvolger natuurlijk in staat zijn om de taken die er voor de betreffende functie staan naar behoren uit te voeren. Maar er zijn meer dingen: de persoon moet zich kunnen uiten in het bestuur, in verbale zin. Iemand die niets zegt op een vergadering en alleen maar wat hand- en spandiensten doet, is niet echt een bijdrage aan je bestuur, maar wel nuttig op bijeenkomsten erbij te hebben. Dan is er natuurlijk het eerder genoemde samenwerken. Een nieuw persoon moet in het bestuur terecht komen, en niet alleen formeel. Bij het ‘selecteren’ van nieuwe bestuursleden moet er dus ook op de sociale vaardigheden en het gedrag van personen gelet worden. Ga bijvoorbeeld van tevoren al een keer met de nieuwe en de oude bestuursleden iets doen. Hou er wel rekening mee dat het niet gemakkelijk is om nieuwe bestuursleden te vinden, en dat je niet zomaar kandidaten afwijst omdat hun gezicht je niet aanstaat of iets dergelijks. Voor de continuïteit van de afdeling is het belangrijk dat het bestuur niet te lang hetzelfde blijft. 2.6 Afspraken binnen het bestuur Om alles in goede banen te leiden kan je, behalve de eerder uitgestippelde taakverdeling en de op de vergadering verdeelde taken, een aantal afspraken maken. Hierbij moet je je niet teveel voorstellen, maar het kan bijvoorbeeld zo zijn dat een aantal mensen nooit naar de bijeenkomsten komt. Om te voorkomen dat dit gebeurt kan je dus afspreken dat iedereen regelmatig naar de bijeenkomsten komt. Voor de wat officiëlere afspraken, zoals bevoegdheden van bestuursleden, kan het handig zijn om een afdelingsreglement op te stellen. Het opstellen van een afdelingsreglement is niet verplicht, het bestuur

18

valt (na goedkeuring door het hoofdbestuur) onder de landelijke JWG, waarvan statuten en een huishoudelijk reglement bestaan en beschikbaar zijn (aan te vragen bij de landelijk secretaris). Mocht je een afdelingsreglement in willen voeren, laat het dan wel controleren door het hoofdbestuur. Dit omdat het niet in strijd mag zijn met de algemene regels en het algemene beleid van de JWG. 2.7 Hulp van buitenaf Als het niet goed gaat in je bestuur, is er een aantal dingen dat je kunt doen. Bij acute problemen met mankracht zou je een ouder kunnen vragen om dit gat te vullen (soms is dit hoe dan ook nuttig, als er geen meerderjarigen in het bestuur zitten). Vaak zijn ouders erg betrokken bij de afdeling waar hun kind in zit. Let er wel op dat het een jongerenvereniging is en dat het niet de bedoeling is dat ouders gaan bepalen wat er gebeurt en hoe dat gebeurt. Een ander nadeel van ouders is dat deze het vaak leuk vinden zolang hun kind dat ook vindt. Maar er zijn natuurlijk ook andere opties: binnen de JWG zijn een heleboel mensen die afdelingservaring hebben. Als je niet weet wie, kan je een naburige afdeling om hulp vragen (bij kleine problemen), maar er zit ook iemand voor in het hoofdbestuur: de afdelingscoördinator. De afdelingscoördinator (afco) houdt zicht op alle afdelingen, en springt in als dat nodig is. Ook zullen afdelingen wel eens bezocht worden door de afco, zeker als het een nieuwe afdeling is. Om een overzicht te kunnen houden, moeten de afdelingen hun notulen opsturen naar de afco. Deze kan dan op de hoogte blijven van de activiteiten van en situatie in een afdeling. Tot slot zijn er nog andere sterrenkundige organisaties, hierover meer in paragraaf 8 van dit hoofdstuk. 2.8 Samenwerking met anderen Voor samenwerking bij activiteiten hoef je niet ver te zoeken; een activiteit met meerdere afdelingen is erg leuk en kan makkelijk op touw gezet worden. Vaak ken je ook de mensen van een aantal andere afdelingen al. Een voorbeeld van activiteiten die je met meerdere afdelingen kan organiseren, is een excursie (dit kan een excursie ook financieel mogelijk maken). Ook leuk is een kampje, dan leren de deelnemers elkaar ook wat beter kennen. Er zijn echter ook andere verenigingen waarmee je iets kan organiseren, bijvoorbeeld de KNVWS-afdeling bij jou in de buurt of de sterrenwacht waar je zit. Hier zijn wel iets meer complicaties: de activiteit moet geschikt zijn voor de doelgroep van beide verenigingen. Een mooie gelegenheid om (in ieder geval) met een nabij gelegen sterrenwacht samen te werken, zijn de Landelijke Sterrenkijk Dagen (LSD). Deze worden ieder jaar in

19

februari of maart gehouden en zijn bedoeld om mensen kennis te laten maken met waarnemen. Ook is er altijd in oktober de Wetenschapsweek, met een WetenSchapsDag (WSD). Op de WSD worden op veel plekken in het land activiteiten georganiseerd, ook op de meeste sterrenwachten. Omdat waarnemen voor iedereen leuk is en je vaak wel een aantal telescopen tot je beschikking hebt, is dit bij uitstek iets om met andere verenigingen te doen. Dit geldt ook voor fotograferen. Als je met andere verenigingen wilt samenwerken en de JWG gaat ‘verkopen’, lees dan de filosofie van de JWG eens door. Deze staat op de bestandenpagina. 2.9 Officiële contacten Een bestuur vertegenwoordigt de afdeling, en daarom is het belangrijk om goed voor de dag te komen. Zorg er daarom voor dat je duidelijk en helder je mening (of verzoek) uitdraagt. Als je iemand kort en duidelijk kan vertellen wat je wil, ben je al een heel eind. Ook uitstraling is hierbij niet onbelangrijk. Dit betekent niet dat je in een pak rond moet gaan lopen, maar als je ergens enthousiast over bent zal iemand eerder overstag gaan. Officiële contacten heb je met de organisaties waarmee je samenwerkt (in ieder geval in het begin), maar vooral ook met locaties waar je heen gaat en, eventueel, met de gemeente. Hoe je een zakelijke brief schrijft staat achterin deze handleiding, als bijlage 2.

20

Hoofdstuk 3: De financiën Om afdelingsactiviteiten te kunnen organiseren is natuurlijk geld nodig. Daarom zit in elk afdelingsbestuur een penningmeester die de geldzaken voor die afdeling regelt. Dit is niet veel werk, maar het is wel belangrijk dat het goed gebeurt! De JWG is geen rijke vereniging, en dus moeten we op een verstandige manier met ons geld omgaan. 3.1. Voordat je begint. Als afdeling kun je het merendeel van de bedragen die je uitgeeft terugvragen aan het hoofdbestuur. Dit heet "declareren". Voordat je bedragen kunt uitgeven en declareren moeten er natuurlijk wel een paar dingen gebeuren: 1) Open een bank- of girorekening voor de afdeling. Om te voorkomen dat je eigen geld en dat van de afdeling door elkaar raken bewaar je het afdelingsgeld natuurlijk op een speciale bank- of girorekening voor de afdeling. Dit kan meteen al een struikelblok zijn, want niet alle banken doen hier even makkelijk over. Wat je altijd kunt doen is een tweede bank- of girorekening op je eigen naam aanvragen, en die voor het afdelingsgeld gebruiken. Je kan hiervoor op het postkantoor of bij de bank formulieren ophalen. Als je dan stopt met het penningmeesterschap maakt de nieuwe penningmeester gewoon ook weer een eigen tweede rekening aan, en schrijf je het bedrag dat nog op jouw rekening staat naar hem over. Nog mooier is het natuurlijk om een speciale rekening voor de afdeling aan te vragen. Het probleem is dat veel banken voor zo'n "zakelijke" rekening allerlei eisen stellen: je moet kopieën van het uittreksel van de Kamer van Koophandel van de JWG laten zien; je moet handtekeningen van hoofdbestuursleden meenemen, enzovoort. Als dit allemaal te veel moeite oplevert, neem dan gerust een gewone privérekening. Bij de Postbank kan je ook op de volgende manier een afdelingsrekening krijgen zonder dat je erg veel moeite hoeft te doen: a. Laat het afdelingsbestuur een "bestuursverklaring" tekenen waarin staat dat ze de penningmeester machtigen om namens hen de zakelijke rekening te beheren. b. Stuur deze verklaring mee met een aanvraag "Zakelijke Girorekening", waarbij je je afdeling omschrijft als vereniging die NIET is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. De voorzitter en de penningmeester van de afdeling moeten dit formulier ondertekenen.

21

Wellicht werkt dezelfde procedure ook bij andere banken - probeer het gerust uit, en geef de resultaten aan de landelijk penningmeester door, dan kunnen we die in de volgende druk van deze handleiding toevoegen! 2) Koop een geldkistje of in elk geval een aparte portemonnee en zorg voor een kasboek of een spreadsheetprogramma op de computer. Ook hier geldt weer: houd het afdelingsgeld gescheiden van je eigen geld! Een apart geldkistje of een portemonnee is dus echt geen overbodige luxe. Verder heb je natuurlijk een "kasboek" (een schrift met een harde kaft voldoet prima) of een elektronisch kasboek in de vorm van een spreadsheetprogramma (Microsoft Excel bijvoorbeeld) nodig. Over hoe je dit gebruikt lees je meer in paragraaf 2. 3) Geef je naam, adresgegevens en het bank- of gironummer door aan de landelijk penningmeester van de JWG. De landelijk penningmeester kan natuurlijk alleen bedragen aan je overmaken als hij je ook weet te vinden! Bel, schrijf of e-mail hem dus even. De adresgegevens vind je achterop UniVersum of op de Internetpagina van de JWG. 4) Zorg dat er een startkapitaal op je rekening staat. Je kunt natuurlijk geen geld uitgeven dat je niet hebt. Zorg dus dat je van je voorganger het bestaande afdelingskapitaal krijgt overgemaakt. Als de afdeling nieuw opgericht wordt, of er om een andere reden geen geld meer in kas en op de bank is, neem dan even contact op met de landelijk penningmeester: die kan dan een voorschot naar je overmaken. 3.2. Aan de slag! Als alle voorbereidingen zijn getroffen kan je met je werk als penningmeester aan de slag. Als penningmeester doe je de volgende dingen:

1) Aan het begin van het jaar: een begroting maken. In een begroting staat hoeveel de afdeling in het komende jaar van plan is uit te geven, en hoe de afdeling aan dat geld denkt te komen. Zeker als je net begint valt het niet mee om dat te verzinnen, maar bedenk je

22

goed dat een begroting altijd een schatting is: je hoeft dingen echt niet op de cent nauwkeurig goed te gokken. Laten we eens een voorbeeldje bekijken: je bent penningmeester van afdeling Glanerbrug, en je denkt in het komende jaar geld aan de volgende dingen uit te geven: - Zaalhuur. Veel afdelingen kunnen gratis ergens terecht - bij iemand thuis, op een school van één van de leden, enzovoort. Helaas zijn we in Glanerbrug niet zo gelukkig, en moeten we maandelijks E 10,- betalen om een zaal in een scoutinghuis te mogen gebruiken. Aangezien we tien bijeenkomsten per jaar hebben (elke maand, behalve in de zomer) kost ons dat E 100,-. - Materiaal. Waarschijnlijk gaan we komend jaar op twee of drie bijeenkomsten knutselen. Per avond hebben we waarschijnlijk zo'n E 7,- aan materiaal nodig. Dat is dus E 21,-. - Sprekers. Op vier bijeenkomsten nodigen we een gastspreker uit. We gokken dat twee van deze sprekers hun reiskosten (à E 10,-) bij ons declareren. Daarnaast krijgen alle vier de sprekers een aardigheidje van E 5,- als bedankje voor hun komst. Samen dus E 40,-. - Postzegels en kopieën. We versturen driemaal in het jaar een uitnodiging aan onze leden. We hebben 25 leden, dus dat zijn in totaal 75 postzegels van 39 cent. Voor elke uitnodiging moeten we bovendien een kopie van vijf cent maken. Verder vergadert het afdelingsbestuur vijfmaal in een jaar, en moeten er dus voor alle vier de bestuursleden en de landelijke afdelingscoördinator kopieën van de notulen (twee kantjes) gemaakt worden. De secretaris stuurt die notulen naar de andere drie bestuursleden en de afdelingscoördinator op, dus alles bij elkaar zijn we... reken, reken... E 38,75 kwijt. Omdat we vast nog wel iets vergeten zijn ronden we dat af op E 45,-. - Reiskosten bestuur. Eén van onze bestuursleden moet helemaal uit Glanerbrug-Oost komen, en doet dat met de bus. De reiskosten naar de bijeenkomsten betaalt hij zelf, maar de reiskosten naar de vergadering declareert hij wel. Dat is dus vijf maal twee (heen en weer) maal twee strippen. Een strippenkaart van 15 strippen kost E 6,15, dus met wat afrondwerk gokken we erop dat dit ons E 9,- gaat kosten. - Drinken bijeenkomsten. Op de bijeenkomsten willen de leden natuurlijk graag iets drinken. Om geen verlies hierop te maken verkopen we frisdrank voor E 0,25 per bekertje. Waarschijnlijk geven we in een jaar zo'n E 20,- aan drinken uit, en ontvangen hetzelfde bedrag ervoor terug.

23

- Excursie. We organiseren in september een excursie naar het Eise Eisinga planetarium in Franeker. Omdat dit een activiteit is die buiten het gewone programma valt vragen we de leden die mee willen om hun eigen treinkaartjes en toegangsbewijs te betalen. Toch is het natuurlijk leuk als de penningmeester ziet hoe actief we zijn, dus we willen deze activiteit wel op de begroting vermelden. We gokken dat er 10 deelnemers mee gaan op de excursie; dat het toegangsbewijs E 6,- kost en het treinkaartje E 8,-. Dit is een totale omzet van E 140,-, die we zowel aan de inkomstenkant (de deelnemers betalen aan ons) als aan de uitgavenkant (wij betalen de trein en de toegang) op de begroting zetten. - Diversen. We zijn vast nog allerlei kleine dingetjes vergeten. Laten we er dus maar rekening mee houden dat we nog E 25,- aan andere dingen uitgeven. Natuurlijk moeten we ook geld binnen zien te krijgen. Over hoe je als afdeling aan geld komt kun je verderop veel meer lezen. Voorlopig geven we een voorbeeld: - Jantje Beton. We gaan als afdeling meedoen aan de Jantje Betonactie. We gokken dat we ongeveer E 180,- ophalen, waarvan we de helft zelf mogen houden: E 90,- dus. - Hoofdbestuur. Als je alle bedragen optelt zie je dat we nog E 150,tekort komen. Gelukkig heeft de landelijke JWG ook jaarlijks een bedrag voor de afdelingsactiviteiten over, dus we vragen aan het hoofdbestuur of het onze begroting met dit bedrag wil aanvullen. De begroting is dus tegelijk een soort subsidieaanvraag! Als we alles nog even op een rijtje zetten ziet onze begroting er dus als volgt uit: ---

Uitgaven: Zaalhuur E 100,Materiaal E 21,Sprekers E 40,Postzegels en kopieën Reiskosten bestuur

E 45,E

24

9,Drinken bijeenkomsten Excursie E 140,Diversen E 25,------Totaal E 400,-

E 20,-

Inkomsten: Drinken bijeenkomsten Excursie E 140Jantje Beton 90,Hoofdbestuur 150,------Totaal E 400,-

E 20,E E

--Zoals je ziet is onze begroting mooi sluitend. Dat wil zeggen... als het hoofdbestuur de overige E 150,- toekent, natuurlijk! Normaal gesproken zal dat geen enkel probleem zijn, als je je netjes aan de volgende procedure houdt: - Aan het begin van het jaar krijg je een begrotingsformulier thuisgestuurd. Hierop vul je de bovenstaande begroting in, en je stuurt de begroting voor 15 februari naar de landelijk penningmeester. - Het bedrag dat je kunt aanvragen ligt niet vast, maar in het algemeen is een bedrag tussen de E 90,- en E 180,- (afhankelijk van hoe groot je afdeling is) redelijk. Als je een veel groter bedrag denkt kwijt te zijn (bijvoorbeeld omdat je alleen een zaal met een heel hoge huur kunt vinden), neem dan voordat je de begroting indient (en natuurlijk ook voordat je het huurcontract tekent!) even contact op met de landelijk penningmeester. - Half maart krijg je vervolgens bericht over of de "declaratielimiet" is toegekend. In het algemeen zal dit dus het geval zijn; mocht dit niet zo zijn, dan krijg je natuurlijk duidelijke uitleg over het hoe en waarom. Meer over de precieze declaratieregeling kun je lezen in bijlage 1.

25

2) In de loop van het jaar: declaraties betalen, declareren en het kasboek bijhouden. In de loop van het jaar gaan jij en je mede-afdelingsbestuurders natuurlijk geld uitgeven. Als iemand iets uitgeeft voor de afdeling bewaart hij als het even kan het kassabonnetje, zodat hij aan kan tonen waarvoor hij het geld heeft uitgegeven. (Soms krijg je voor dingen geen kassabon; in dat geval zal je er gewoon op moeten vertrouwen dat het bedrag inderdaad voor JWG-doeleinden is uitgegeven.) Hij levert vervolgens dat bonnetje met een briefje met zijn naam, zijn bank- of girorekeningnummer en een omschrijving van de gekochte spullen bij jou in. Zodra je zo'n declaratie ontvangt maak je het betreffende bedrag dan op de girorekening van degene die declareert over. Wacht hier niet te lang mee, want mensen schieten dingen vaak van hun zakgeld voor, en zien hun geld dus ook graag snel terug! Alle bedragen die je uitgeeft en die binnenkomen schrijf je op in je kasboek, of typ je in in je spreadsheetprogramma. Deel je kasboek in in vier delen: inkomsten, uitgaven, schulden van de afdeling en schulden aan de afdeling. De inkomsten en uitgaven kun je als je wilt nog scheiden in "kas" en "girorekening". Aan het begin van de lijsten die je hier gaat maken zet je het bedrag dat op het moment dat je je boekhouding begint op de giro staat of in de kas zit. Als je nu een bedrag betaalt vanaf je girorekening schrijf je dat met een duidelijke omschrijving op in het deel "uitgaven giro". Als er een kassabon bij de uitgave hoort geef je die bon een nummer, en schrijf je het bonnummer ook in je kasboek. Als je dit nu het hele jaar netjes doet bij alle uitgaven en inkomsten kan je aan het eind van het jaar alle bedragen bij elkaar optellen, en zou het sommetje beginsaldo + inkomsten - uitgaven = eindsaldo precies moeten kloppen. Natuurlijk is het slim om regelmatig (bijvoorbeeld elke maand) te controleren of je inderdaad niets vergeten bent en dit sommetje nog altijd klopt. Zo zou na de maand januari het giro-deel van je kasboek er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien: ---

Saldo giro 1 januari: E 56,02 Uitgaven:

26

13/1 Karton voor knutsel (bon 1): 16/1 Reiskosten spreker (bon 2):

E 2,70 E 11,25

Inkomsten: 10/1 Donatie ouder E 10,Saldo giro 1 februari: E 52,07 --Zoals je ziet klopt het bovenstaande sommetje precies, en zijn we dus geen bedragen vergeten. De afdelingen "schulden van de afdeling" en "schulden aan de afdeling" zal je veel minder vaak nodig hebben, maar soms komt het voor dat je een bepaalde declaratie niet meteen betaalt, of dat bijvoorbeeld het hoofdbestuur de door jou ingediende declaratie niet meteen betaalt. In zo'n geval moet je natuurlijk niet vergeten dat je dat bedrag nog moet krijgen of moet betalen, en dan gebruik je dus die afdelingen in je kasboek. Laat ook bij elke schuld die je opschrijft wat ruimte open, zodat je er met grote letters "betaald" achter kunt zetten als de schuld uiteindelijk vereffend wordt. Als de bodem van je girorekening in zicht komt wordt het hoog tijd om eens wat declaraties door te sturen naar het hoofdbestuur, zodat ze een deel van de beloofde E 149,- kunnen overmaken. Het is handig om deze declaraties tenminste eenmaal per kwartaal bij de landelijk penningmeester in te dienen. Je stuurt hem dan een overzichtje van de uitgegeven bedragen (met kopieën van de bonnen die je hebt), en als het goed is krijg je binnen niet al te lange tijd het gedeclareerde bedrag op je afdelingsrekening overgemaakt. (Dat wil zeggen, zolang dit bedrag niet boven dat van je begrotingsaanvraag ligt, natuurlijk. Als dat wel het geval is, maar je hebt gewoon wat meer geld nodig dan je oorspronkelijk dacht, stuur dan ook gerust een declaratie met wat extra uitleg, dan zal er in het algemeen geen probleem zijn.) Het precieze declaratiereglement van de JWG kan je lezen in bijlage 1. Tenslotte: houd ook gedurende het jaar je eigen afdelingsbestuur op de hoogte van de financiële stand van zaken! Ze willen ongetwijfeld graag weten hoe de afdeling er financieel voor staat. Probeer dus op elke bestuursvergadering te vertellen hoeveel geld er nog in de kas zit, en of de begroting nog enigszins lijkt te kloppen.

27

3) Aan het eind van het jaar: een financieel verslag maken. Zowel je medebestuursleden als de landelijk penningmeester zijn aan het eind van het jaar natuurlijk erg benieuwd of de begroting die je gemaakt hebt ongeveer klopte. Aan het eind van het jaar zet je alle bedragen nog eens op een rijtje, en vergelijk je die met de begroting. Dit financiële verslag stuur je ook op naar de landelijk penningmeester. (Je kunt dit tegelijk met de begroting voor het volgende jaar doen.) In het financiële verslag staan, in tegenstelling tot in de begroting, wel de precieze bedragen die uitgegeven en ingekomen zijn. Het financiële verslag van onze afdeling Glanerbrug zou er aan het eind van het jaar dus bijvoorbeeld zo uit kunnen zien: Beginsaldo girorekening: 56,02 Beginsaldo kas: E 18,02 Schulden van de afdeling op 1/1: Schulden aan de afdeling op 1/1:

E

E 0,00 E 0,00

Uitgaven: Zaalhuur

E 100,-

Materiaal

E 23,80

Sprekers

E 37,20

Postzegels en kopieën 41,06 Reiskosten bestuur E 11,25 Drinken bijeenkomsten 18,34 Excursie

E

E E 140-

Diversen

E 10,-

------Totaal E 381,65 Inkomsten: Drinken bijeenkomsten 19,75 Excursie

E

28

E 140,-

Jantje Beton E 108,25 Hoofdbestuur E 149,------Totaal

E 417,-

Eindsaldo giro: E 85,25 Eindsaldo kas: E 24,14 Schulden van de afdeling op 31/12: Schulden aan de afdeling op 31/12:

E 0,00 E 0,00

Zoals je ziet klopt ook aan het eind van het jaar het sommetje beginsaldo + inkomsten - uitgaven = eindsaldo precies! 3.3. Hoe kom je aan geld? Zoals al gezegd: de JWG is geen rijke vereniging, dus als je heel grootse plannen hebt zal je behalve de declaratiebedragen van het hoofdbestuur nog andere bronnen van inkomsten moeten zoeken. Hieronder vind je een aantal suggesties: Jantje Beton/Grote Clubactie. In een land dat bol staat van de collectes en loterijen-voor-het-goede-doel als Nederland is er voor iedereen wel een actie waarmee hij geld kan verdienen. De twee acties die voor JWG-afdelingen het meest in aanmerking komen zijn Jantje Beton en de Grote Clubactie. Jantje Beton is een gewone collecte: je gaat met een collectebus langs de deuren, kijkt zo lief mogelijk naar degene aan de andere kant van die deur, en hoopt maar dat hij of zij iets voor je club over heeft. Van het bedrag dat je op die manier ophaalt mag je de helft zelf houden. De rest van het bedrag gaat naar de stichting Jantje Beton zelf. Geen verplichtingen en geen risico's, dus. De Jantje Beton-actie vindt jaarlijks plaats in maart. Als je meer informatie wilt kun je die aanvragen bij de landelijk penningmeester. Bij de Grote Clubactie zijn de risico's iets groter. Je moet van tevoren een bepaald aantal loten (minstens 100) kopen voor een euro per stuk. Vervolgens verkoop je deze loten voor vijf euro aan vrienden, familie, kennissen, buren, enzovoort. Het is dus belangrijk dat je van tevoren goed kunt inschatten hoeveel loten je gaat verkopen. Als je dat kunt kun je er een aardig centje mee verdienen. De Grote Clubactie is jaarlijks in oktober. Ook hier kan je voor meer informatie terecht bij de landelijk penningmeester.

29

Subsidies en sponsoring. Tot een jaar of tien geleden was het voor verenigingen zoals de JWG betrekkelijk eenvoudig om overheidssubsidies te krijgen. Helaas zijn alle subsidiekranen sindsdien flink dichtgedraaid. De landelijke overheid geeft in elk geval geen subsidie meer aan de JWG, maar zo nu en dan lukt het een plaatselijke afdeling nog om bij een gemeente iets los te krijgen. Hoewel de kans dat zoiets lukt dus vrij klein is is de poging toch zeker een telefoontje en/of een postzegel waard. Bel eens naar het gemeentehuis of ga er langs, en vraag hoe en waar je een subsidieaanvraag kunt indienen. Meestal moet je een schriftelijke aanvraag doen en een begroting meesturen. Als je een voorbeeldbrief voor een dergelijke subsidieaanvraag wilt hebben of als je wilt dat de aanvraag even doorgelezen wordt voordat je hem opstuurt kan je altijd even contact opnemen met... inderdaad, de landelijk penningmeester. Wat voor subsidies geldt, geldt tot op zekere hoogte ook voor sponsoring: het is vaak heel moeilijk om bij bedrijven en instellingen geld los te krijgen. Toch is ook deze manier van geld verdienen wel een poging waard. Bedenk vooraf wat je voor de sponsoring terug kunt doen: een advertentie in een afdelingsblaadje is hiervoor het meest gebruikelijk. Zoek bedrijven en instellingen op die de JWG-leden in hun doelgroep hebben: telescoop-verkopers, (jeugd-)boekhandels, banken ('Giroblauw past bij jou...'), enzovoort. Je kunt bij de bedrijven langsgaan, of een brief sturen. Voorbeeldbrieven zijn natuurlijk weer bij de landelijk penningmeester te krijgen. Ga ook eens na of één van je leden niet toevallig een vader of oom met een bedrijfje heeft... Samenwerking met andere instellingen/verenigingen. Veel (al dan niet sterrenkundige) verenigingen en instellingen zijn arm, dus dit is niet een manier om aan geld te komen. Het is echter wel een goede manier om geld te besparen: je kunt bijvoorbeeld een zaal delen of op duizenden-één andere manieren samenwerken. Ga bijvoorbeeld eens langs een sterrenwacht in de buurt om te vragen of er mogelijkheden tot samenwerking zijn. Ook de KNVWS (de sterrenkundevereniging voor volwassenen) wil vaak graag met de JWG samenwerken. Als je adressen van sterrenwachten en KNVWS-afdelingen in de buurt wilt hebben hoef je alleen maar even iemand van het hoofdbestuur te bellen. Denk ook eens aan samenwerking met niet-sterrenkundige verenigingen. Op verschillende plaatsen werkt de JWG bijvoorbeeld goed samen met De Jonge Onderzoekers. Ook met de Scouting zijn her en der contacten. Verkopen. De ideale plaats om een leuke winst te maken op allerlei verkopen is een sterrenkijkdag of andere open dag. Je kunt bijvoorbeeld eens met een sterrenwacht in de buurt overleggen of je op

30

die dag koffie en dergelijke kunt verkopen. Dit levert al gauw een aardig zakcentje voor de afdeling op! Ook kan je natuurlijk de JWG-brochures verkopen. Wat veel afdelingen namelijk niet weten is dat je van de verkoopprijs 20% voor de afdeling mag houden! Als je brochures wilt gaan verkopen kan je het beste even contact opnemen met de bureaumedewerker van de JWG (zie achterop UniVersum of op Internet) om af te spreken hoe je aan de brochures komt. Donaties. Veel ouders van actieve leden zijn graag bereid om de afdeling waar hun zoon/dochter lid van is een beetje te steunen. Schrijf dus in één van je uitnodigingen eens een stukje over hoe arm de JWG wel niet is, en vertel de mensen hoe ze als ze dat willen een donatie kunnen doen. Beginnerscursus. Het toverwoord binnen de JWG in de afgelopen jaren. Met een beginnerscursus kan je niet alleen veel nieuwe leden krijgen, maar ook nog eens een aardig centje verdienen. Het organiseren van een beginnerscursus is een kunst op zich, dus ik zal er hier niet te veel over uitwijden. Neem als je interesse hebt (en elke afdeling zou dat eigenlijk moeten hebben!) eens contact op met de publiciteitscommissie (zie de adressenlijst op UniVersum en op het Internet). Zie verder ook Hoofdstuk 5. Rente. Het komt niet veel voor, maar zo af en toe zijn er afdelingen die wat geld over hebben waar ze tijdelijk niets mee doen. Als dit een aardig bedrag is (honderd euro, bijvoorbeeld) is het verstandig om dit geld op een rentegevende rekening (bijvoorbeeld een plusrekening bij de Postbank) te zetten. Elke euro extra is immers meegenomen. Bijzondere-activiteitenpotje. De JWG heeft naast de gebruikelijke reservering voor afdelingsdeclaraties ook nog een bedrag opzij staan voor bijzondere afdelingsactiviteiten. Als je iets bijzonders organiseert (een excursie, een heel speciale bijeenkomst, een open dag...) kan je uit dit potje een extra subsidie aanvragen. Neem als je dit wilt contact op met de landelijk penningmeester. Meer over het bijzondereactiviteitenpotje kun je ook lezen in de declaratieregeling in bijlage 1. Tenslotte: een manier waarop je niet aan geld kunt komen is door een toegangsprijs voor je bijeenkomsten te vragen! De afdelingsbijeenkomsten horen bij het "standaardpakket" dat de JWG aan haar leden aanbiedt, en alle leden moeten dus gratis naar de bijeenkomsten kunnen komen. Een uitzondering zijn natuurlijk heel bijzondere bijeenkomsten: bijvoorbeeld excursies, of extra lange bijeenkomsten waarop je ook met zijn allen frites gaat eten. In zulke gevallen mag je aan de deelnemers een bijdrage in de kosten vragen. Ook frisdrank die je op bijeenkomsten schenkt mag je tegen kostprijs verkopen.

31

Hoofdstuk 4: Publiciteit 4.1 Publiciteit binnen de JWG Alhoewel dit misschien niet zo lijkt, is publiciteit binnen de JWG belangrijk. Men moet weten wie je bent, en van welke afdeling. Misschien zitten er wel kinderen thuis die denken dat de afdelingsactiviteiten helemaal niet leuk zijn. Er is een aantal manieren om te zorgen dat dit lukt. Allereerst moet je natuurlijk landelijke activiteiten bezoeken, om bekend te raken met de rest van de JWG (en vice versa). Op deze activiteiten bereik je zowel organisatie als deelnemers als mensen die ook met hun afdeling komen. Ook zijn er nog andere mogelijkheden om jezelf te presenteren: naast de eerder genoemde uitnodiging en het afdelingsblaadje, is er nog een aantal manieren om jezelf in de JWG aan te kondigen, om te beginnen de UniVersum. Hier staat iedere keer het verenigingsnieuws in, waar je je afdelingsactiviteiten kunt promoten. Zorg dus ook dat je jouw activiteiten op tijd kenbaar maakt bij de UV-redactie: [email protected]. Om wat meer op te vallen kan je ook een verhaal maken over wat je met je afdeling gedaan hebt, bijvoorbeeld een verslag van een bijzondere bijeenkomst of een kampje. Als onderdeel van de bijeenkomst kan je ook iets maken voor in UniVersum, of waarneemtekeningen maken. Leuke stukjes met foto vallen duidelijk meer op dan een stukje in het verenigingsnieuws. Dan is er nog het blad voor het JWG-kader, mensen die iets doen. Ook hier kan je je verhalen kwijt, en je kan reclame maken voor komende activiteiten (als ze ‘bijzonder’ zijn). Voor dit blad, de Kontakt, kan je mailen naar [email protected]. Een leuke bijdrage wordt altijd geplaatst. 4.2 Publiciteit naar buiten toe Ook het bereiken van niet-leden is natuurlijk belangrijk. Hier is een andere aanpak voor vereist. Omdat je op zoek bent naar mensen uit de buurt, kan je gebruik maken van regionale krantjes. De adressen hiervan staan vaak in de gemeentegids, of voorop de krant. Artikelen die je hiernaar opstuurt, worden vaak geplaatst (mits je het niet te vaak doet). Persberichten moeten ruim van tevoren opgestuurd worden (ca. 3 weken). Hoe een persbericht eruit kan zien, zie je in bijlage 4. Het aanpassen van zo’n bericht is simpel, zet de juiste gegevens erin en je bent klaar. Ook is er een commissie binnen de JWG die zich speciaal hiermee bezig houdt: de PubliCom. Wie je daarvoor moet hebben, staat in UV en op internet. 4.3 Landelijke activiteiten

32

Een aantal keer per jaar zijn er landelijke activiteiten voor mensen die kennis willen maken met sterrenkunde, zoals de eerder genoemde LSD en de WetenSchapsDag. Als het kan, zorg er dan voor dat je vertegenwoordigd bent bij dit soort activiteiten. Niet alleen komen er zo nieuwe mensen in aanraking met de JWG, je legt zelf ook contacten (of kan ze onderhouden). Voor geïnteresseerden kan je ook materiaal meenemen; JWG-folders en je eigen uitnodiging, bijvoorbeeld. 4.4 Speciale activiteiten voor publiciteit Een mooie manier om de aandacht op jouw afdeling te vestigen, is het organiseren van iets dat ‘speciaal voor niet-leden’ is, zoals een beginnerscursus (hier zijn vaak meer dan genoeg mensen voor te vinden, meer over een cursus in Hoofdstuk 5) of een ledenwerfbijeenkomst. Door aan te kondigen dat het dan speciaal voor mensen is die kennis willen maken met de JWG, trek je waarschijnlijk wel wat nieuwsgierigen. Als je zoiets doet, zorg er dan wel voor dat je de mensen ook echt iets kan bieden; als je de eerste keer een slechte indruk maakt, zullen ze niet snel terugkomen. Worden mensen lid, dan ben je er nog niet. Nodig ze uit voor je bijeenkomsten, waarvan de eerste dus ook goed moet zijn.

33

Hoofdstuk 5: Cursus en kamp 5.1 Een beginnerscursus Zoals eerder vermeld, is een beginnerscursus een goede manier om nieuwe leden te krijgen. Een cursus vergt echter wel iets meer aandacht dan een serie bijeenkomsten. Vaak zijn er vier of vijf bijeenkomsten, met een thema. Hiervoor kan je denken aan het zonnestelsel, waarnemen, ruimtevaart, afstanden in het heelal. In het kader van het nieuwe beleid is waarnemen een must, omdat we meer met de praktische kant van de sterrenkunde willen doen. Zorg er wel voor dat de deelnemers na afloop een overzicht hebben van het grootste gedeelte van de sterrenkunde. Op de bijeenkomsten kunnen ze dan meer horen over alle onderwerpen. Ook hoort bij de cursus een standaardpakket met ‘extra’s’: naast de bijeenkomsten worden ze lid van de JWG (let erop dat dit duidelijk vermeld wordt; ze blijven namelijk tot wederopzegging lid!) en krijgen ze een pakket met brochures waar ze in kunnen bladeren en waar een deel van de vertelde dingen in staat. Zo’n pakket kan je bij het Landelijk Bureau bestellen, waar je ook de nieuwe leden aan moet melden. Hou er bij de prijs van de cursus wel rekening mee dat je de deelnemers ook lid maakt en dat de contributie dus afgedragen moet worden aan de landelijke JWG. Het is ook verplicht om in de brief en op het aanmeldingsformulier van de cursus te zeggen dat ze tot wederopzegging lid worden van de JWG. Voor meer informatie over hoe je een cursus organiseert, kan je bij de JWG de beginnerscursushandleiding krijgen. Ook kan je natuurlijk bekenden vragen die het al vaker gedaan hebben, of informeren bij de afco. 5.2 Een afdelingskampje De kampen zijn al jaren een belangrijke activiteit van de JWG, met natuurlijk voorop de zomerkampen. Maar ook afdelingen organiseren kampjes. Alleen een grote afdeling kan dit zelfstandig, de kleinere kunnen het samen doen. Kampen zijn een mooie gelegenheid om iedereen wat beter te leren kennen, en je maakt mensen in een andere omgeving en situatie mee dan op bijeenkomsten. Afdelingskampen zijn vaak in een weekend, en heten dan ook wel weekendkampjes. Verder kan je op een kamp tijd inruimen voor niet-sterrenkundige activiteiten, en ben je ook ’s avonds bij elkaar. Dit laatste maakt het mogelijk om waar te nemen; in een weekend heb je meer kans op helder weer dan op één avond en je kan het ook iets later maken. Dit wil echter niet zeggen dat het programma van een kamp overdag niet vol hoeft te zitten. De deelnemers moeten de hele dag bezig gehouden worden, zeker als ze nog jong zijn.

34

Wil je een kamp organiseren, dan is een locatie je eerste zorg; als je een locatie hebt, kan je beginnen met het invullen van het programma en het formeren van een leiding. Omdat kampjes onder JWGverantwoordelijkheid (kunnen) vallen, is het belangrijk dat je de landelijke JWG op de hoogte houdt van de vorderingen. Hiervoor moet je de kampgroep hebben. Deze zegt ook of het kamp wel of niet goed georganiseerd is, en kan eventueel helpen. Als de kampgroep niet van een kamp weet, is het officieel geen JWG-kamp en is de JWG dan ook niet (financieel) verantwoordelijk voor het kamp. Voor de richtlijnen waar een kamp aan hoort te voldoen, is er een kampreglement. Hiervoor, en voor alle problemen die je tegenkomt, kun je contact opnemen met de kampgroep. Ook hiervan staat iemand, de KampCo, achterin de UV. Voor meer informatie over het organiseren van een weekendkampje is er de weekendkamphandleiding. Ook is er binnen de JWG veel ervaring met het organiseren van kampjes. Het is aan te raden (zo niet nodig) om een aantal ervaren personen in de leiding te hebben.

35

Bijlage 1: De declaratieregeling van de JWG Voor wie het allemaal heel precies wil weten staat hieronder nog eens de volledige declaratieregeling van de JWG. Paragraaf 1.1 is een samenvatting van de regeling; paragraaf 1.2 het eigenlijke reglement. 1.1. Declaratieregeling JWG - samenvatting -

Er bestaan twee soorten afdelingen: financieel actieve en financieel inactieve.

-

Een afdeling die een begroting (en indien van toepassing een financieel verslag over het vorige jaar) heeft ingediend is een financieel actieve afdeling.

-

Elke andere afdeling is in principe een financieel inactieve, tenzij het hoofdbestuur anders beslist.

-

Financieel actieve afdelingen kunnen door middel van hun begroting een declaratiebedrag aanvragen. Begrotingen moeten vóór 15 februari zijn ingediend!

-

De landelijk penningmeester kent naar aanleiding van de ontvangen begrotingen aan elke financieel actieve afdeling een declaratiebedrag toe. De afdelingen krijgen zo snel mogelijk na 15 februari bericht van de toegekende bedragen.

-

Voor de financieel inactieve afdelingen samen wordt een bepaald bedrag gereserveerd. Als deze afdelingen gedurende het jaar actief worden wordt dit bedrag hiervoor aangewend.

-

Het declaratiebedrag kan opgevraagd worden door declaraties bij de landelijk penningmeester in te dienen. Gedeclareerd kunnen worden: porto- en kopieerkosten; materiaal voor bijeenkomsten; reiskosten van bestuursleden; (in overleg) zaalhuur, en verder alles wat de penningmeester goedkeurt. Er zijn geen speciale declaratieformulieren meer; elk duidelijk overzicht (duidelijke omschrijving; datum; bedrag, en als het even kan een bonnetje) voldoet. Aanrader: probeer het declaratiebedrag redelijk over het jaar te verdelen, en in elk geval elk kwartaal een declaratieoverzicht in te dienen.

-

Bedragen die wel toegekend, maar niet gedeclareerd worden gaan in het potje 'Bijzondere afdelingsactiviteiten'. Alle afdelingen kunnen uit dit potje een subsidie aanvragen voor zoals de naam al zegt - elke activiteit die 'bijzonder' genoemd kan worden.

36

1.2. Declaratieprocedure JWG-afdelingen 1.2.1. Onderscheid tussen financieel actieve en inactieve afdelingen. Zo snel mogelijk na 15 februari in een bepaald boekjaar (en in elk geval voor de ledenvergadering waarin de JWG-begroting voor dat jaar gepresenteerd moet worden) besluit het hoofdbestuur welke JWGafdelingen als 'financieel actief' gelden. De overige afdelingen zijn 'financieel inactief'. Bij het nemen van dit besluit geldt in principe de volgende regel: Een financieel actieve afdeling in een bepaald boekjaar is een afdeling die uiterlijk op 15 februari van dat jaar een financieel verslag over het afgelopen jaar en een begroting voor het lopende jaar heeft ingediend. Het hoofdbestuur kan echter in bijzondere gevallen anders besluiten. Een afdeling die in het voorgaande jaar niet financieel actief is geweest hoeft geen financieel verslag in te dienen, maar alleen een beginstand van kas en eventuele girorekeningen. 1.2.2. Verdeling tussen actieve en inactieve afdelingen Het bedrag dat de JWG voor afdelingsuitgaven begroot wordt als volgt verdeeld tussen de groep van actieve en die van inactieve afdelingen: -

De groep financieel inactieve afdelingen heeft een gewicht gelijk aan het aantal inactieve afdelingen. De groep financieel actieve afdelingen heeft een gewicht gelijk aan driemaal het aantal actieve afdelingen.

(Een financieel actieve afdeling krijgt dus in eerste instantie gemiddeld driemaal zoveel geld toegewezen als een financieel inactieve afdeling. Voorbeeld: stel dat het hoofdbestuur E 1500,- voor de afdelingen begroot en er 10 actieve en 15 inactieve afdelingen zijn. De actieve afdelingen hebben dan een gewicht van 10 x 3 = 30, en de inactieve een gewicht van 15. Dit zijn samen 45 eenheden van E 1500,- / 45 = E 33,33. Voor de actieve afdelingen wordt dan 30 x E 33,33 = E 1000,en voor de inactieve afdelingen 15 x E 33,33 = E 500,- gereserveerd.) 1.2.3. Besteding van het bedrag voor inactieve afdelingen In eerste instantie wordt het bedrag dat gereserveerd is voor de inactieve afdelingen apart gezet. Zodra één van deze afdelingen actief wordt (dit ter beoordeling van het hoofdbestuur) of er een nieuwe afdeling wordt opgericht kan een deel van dit bedrag aan deze afdeling

37

worden toegekend. 1.2.4. Verdeling tussen actieve afdelingen onderling Het bedrag dat gereserveerd is voor de actieve afdelingen wordt door het hoofdbestuur op basis van de ingediende begrotingen onder de actieve afdelingen verdeeld. Dit gebeurt zo snel mogelijk na 15 februari, en in elk geval voor de Algemene Ledenvergadering waarin de JWG-begroting gepresenteerd zal worden. Nadat dit bedrag verdeeld is geeft de penningmeester de toegekende bedragen aan de betreffende afdelingspenningmeesters door. (In het bovengenoemde voorbeeld zou elke actieve afdeling dus gemiddeld E 100,- toegewezen krijgen. In de praktijk zullen er financieel zelfstandige afdelingen zijn die geen bijdrage nodig hebben, en financieel "behoeftige" afdelingen die bijvoorbeeld E 150,- of E 200,- toegekend krijgen.) 1.2.5. Declareren Gedurende het gehele jaar kan een actieve afdeling bedragen declareren zolang het toegekende bedrag nog niet overschreden is. Declaraties kunnen ingediend worden op speciale formulieren die bij de penningmeester te verkrijgen zijn, maar elk ander overzicht dat dezelfde informatie bevat mag ook als declaratie ingediend worden. De laatste declaraties over een bepaald jaar moeten vóór 15 februari van het volgende jaar worden ingediend. 1.2.6. Reservering 'bijzondere activiteiten' Om te voorkomen dat geld dat voor de afdelingen is gereserveerd niet voor dat doel gebruikt wordt is de volgende regeling bedacht. Op de JWG-balans staat een post met de naam 'Bijzondere afdelingsactiviteiten'. Alle afdelingen kunnen gedurende het gehele jaar aanvragen indienen voor een subsidie uit dit potje. Het bedrag dat op deze balanspost staat wordt tweemaal per jaar aangevuld: -

Op 15 augustus wordt het gereserveerde bedrag voor financieel inactieve afdelingen dat tot dan toe niet is opgevraagd op deze post bijgeschreven. Vanaf dit moment kunnen dus niet alleen de inactieve afdelingen maar ook de actieve afdelingen van dit bedrag gebruik maken.

-

Op 15 februari wordt het voor het afgelopen jaar gereserveerde

38

bedrag voor de actieve afdelingen dat nog niet is gedeclareerd op deze post bijgeschreven. Vanaf dit moment kunnen de actieve afdelingen geen declaraties over het afgelopen jaar meer indienen. De penningmeesters ontvangen tweemaal per jaar (na 15 februari en 15 augustus) bericht over het bedrag dat in het 'bijzondere activiteiten'-potje zit. Subsidieaanvragen kunnen worden ingediend bij de landelijk penningmeester en worden beoordeeld op de eerstvolgende hoofdbestuursvergadering na het indienen van de aanvraag. 1.2.7. Communicatie tussen landelijk penningmeester en afdelingspenningmeesters. De landelijk penningmeester stuurt de volgende berichtgeving naar de afdelingspenningmeesters (de data zijn richtdata): In de maand november een mailing naar alle afdelingspenningmeesters met een formulier waarop de begroting en het financieel verslag ingevuld kunnen worden. Begin januari (eventueel telefonisch) een herinnering naar de penningmeesters die nog geen financieel verslag en begroting hebben ingediend. Eind februari/begin maart een mailing naar alle afdelingspenningmeesters met daarin de volgende informatie: Het bedrag dat in het 'bijzondere activiteiten'-potje zit. Naar inactieve afdelingen: het bedrag dat in totaal voor deze afdelingen is gereserveerd. Naar actieve afdelingen: het bedrag dat voor het komende jaar aan de afdeling is toegekend. In het eerste nummer van het kaderblad Kontakt dat verschijnt na het verdelen van de declaratiebedragen een overzicht van alle toegekende bedragen. -

Eind augustus een mailing naar alle afdelingspenningmeesters over het bedrag dat in het 'bijzondere activiteiten'-potje zit.

39

Bijlage 2: Een zakelijke brief Naam en adres geadresseerde Plaats en datum Betreft: (bijvoorbeeld subsidieaanvraag, zaalhuur) Geachte heer/mevrouw … (Mijne (dames en) heren) Eerste alinea; wie ben je en wat wil je Tweede alinea; waarom vind je dat ze moeten reageren Laatste alinea; hoop uitspreken dat het gaat lukken Hoogachtend/Met vriendelijke groet, Eigen naam, functie Adresgegevens Evt. handtekening(en)

40

Bijlage 3: Noodplan Iedere afdeling moet een idee hebben van wat er kan gebeuren tijdens een activiteit en hoe ze daarop moeten reageren. Niet alleen is dit erg handig voor jezelf als er iets gebeurt, het is zelfs verplicht. Zorg ervoor dat je bestuursleden weten wat ze te doen hebben in noodsituaties zodat alles soepel verloopt. Hieronder staat een aantal voorbeelden en punten van aandacht. Dus: Waarom kun je deze bladzijde niet overslaan? ? een koter knipt zijn vinger er half af ? een leiding laat een niet goed uitgeblazen lucifer op de grond vallen ? een koter steekt de weg over en wordt aangereden ? een gekke zwerver dringt je gebouw binnen en wil niet weg ? en nog veel meer kan je allemaal gebeuren op een bijeenkomst of kamp! Nou zul je wel denken: 'dat overkomt je toch nooit', maar die ene keer dat het dan wel gebeurt ben je onvoorbereid. Op deze pagina staan een paar dingen waar je altijd aan moet denken. Hoe reageer je? 1. Nagaan wat er aan de hand is: gewonden? brand? ander gevaar? 2. Bij brand of ernstige verwonding: eerst extra hulp (laten) waarschuwen: 112 3. Indien slachtoffer: geruststellen, eerste hulp (laten) verlenen 4. Andere kinderen wegsturen en laten weghalen door andere leiding 5. Nooit in je eentje gaan blussen!!! ad. 1. Mensen gaan voor alles, kapotte spullen zijn vervangbaar. Het is belangrijk dat je - indien mogelijk - nog meer gevaar opheft. Let dus ook op als er niets aan de hand is. Een oud kantelraam dat bijna uit z'n ophanging valt, een schommel met doorgerotte palen, een dierenlijk op het terrein, scherpe voorwerpen en glasscherven, te hete thee inschenken bij het ontbijt, stapelbedden waarvan het bovenste bed door de onderliggende koter van zijn poten afgeduwd kan worden, een koolzuurblusser in een slaapzaal (verstikking!), enzovoort. Let op! ad. 2. Je moet eerst extra hulp (laten) waarschuwen, omdat die even onderweg kan zijn, en omdat anderen dan weten wat er speelt. Stel dat je in je eentje met een brandblusser in een brandende kampkeuken in de weer gaat, en je gaat knock-out door de koolmonoxide. Niemand weet wat er aan de hand is! ad. 3. Eerste hulp kun je beter niet verlenen als je geen diploma hebt, want

41

dan kun je veel schade aanrichten. Dit geldt bijvoorbeeld bij reanimeren! Wel kun je met water koelen bij brandwonden, en ernstige bloedingen proberen te stelpen. ad. 4. Iedereen uit de buurt! Pottekijkers lopen in de weg en lopen zelf soms ook gevaar. Bovendien is het voor kinderen niet goed om naar gewonden te kijken, ook al willen ze dat met alle geweld! En niet langs een brandhaard of bloedplas ontruimen.... ad. 5. Als er brand is en er zijn blusmiddelen, kun je vaak nog niets. Je MOET met z'n tweeën zijn, en de brand mag niet hoger zijn dan een halve meter. Blus nooit brandend frituurvet of vlam in de pan met water! Altijd deksel erop, afzuigkap uit en gas uit of wegwezen. Bij vaste stoffen moet je water of schuim gebruiken, bij vloeistoffen werkt poeder, koolzuur of schuim, en bij gas werkt alleen de gaskraan uitdraaien. Bij electrische apparatuur is koolzuur, poeder of schuim goed, maar nooit water!.. want dan sta je onder stroom. Als je blust moet je ongeveer 1,5 tot 2,5 meter afstand houden en op de onderkant en voorkant mikken van het vuur. Als je te hoog mikt wakker je het vuur aan. Blussen is dus knap ingewikkeld, je kunt beter gewoon maken dat je wegkomt. Nooit gaan rondlopen met brandende pannen of apparaten!!!

42

Bijlage 4: Een persbericht Inleiding Persberichten zijn een handige manier van publiciteit maken voor je afdeling. Regionale krantjes plaatsen ze regelmatig, zolang er maar in staat wat ze allemaal moeten weten. Denk hierbij aan waar je activiteit is, wanneer hij is, hoeveel hij kost (En hoeveel hij kost voor niet-leden!), wie de contactpersoon is en ga zo maar verder. Hieronder staat een voorbeeld van een persbericht wat ook echt gebruikt is. De PubliCom mag je ook niet vergeten: Zij willen je graag helpen publiciteit te maken, en willen eventueel ook wel een persbericht voor je schrijven als je er zelf geen vertrouwen in hebt. Een echt persbericht Dit is een persbericht voor een echte activiteit, het was namelijk een beginnerscursus in afdeling Amersfoort. Hier nog even de gegevens die je van tevoren duidelijk op een rijtje moet hebben: Activiteit: Beginnerscursus sterrenkunde Leeftijdsgroep: 10 t/m 14 jaar Data: 30 oktober, 6, 13, 20, 27 november en 3 december 2004 Lokatie: Amersfoort Kosten: 35 euro Informatie: Maurits Dorlandt, 033-4750039 / 06-40084366

43

Jongerenwerkgroep voor Sterrenkunde Zonnenburg 2 3512 NL Utrecht [email protected]

Persbericht

Op reis door het heelal Sterrenkundecursus voor 10- tot 14jarigen Vanaf oktober organiseert de afdeling Amersfoort van de landelijke Jongerenwerkgroep voor Sterrenkunde (JWG) een sterrenkundecursus voor 10- tot 14-jarigen. Gedurende zes zaterdagavonden worden de deelnemers meegenomen op een reis door het heelal, en krijgen ze antwoord op vragen als “Hoe zijn het heelal en het zonnestelsel ontstaan?”, “Hoe kan de zon verduisteren en wat zijn zonnevlekken?”, “Wat zijn zwarte gaten, en kun je er echt mee in de tijd reizen?”.

Tijdens de cursus wordt niet alleen verteld over sterrenkunde; de deelnemers leren ook hoe ze zelf aan sterrenkunde kunnen doen. Zo krijgen de kinderen een draaibare sterrenkaart waarmee ze op elk moment van de avond de sterrenbeelden aan de hemel kunnen herkennen, en wordt er wanneer het onbewolkt is 44

door telescopen naar de hemel gekeken. Ook wordt er uitgelegd hoe de deelnemers thuis met het blote oog of een eenvoudige verrekijker al heel interessante dingen aan de sterrenhemel kunnen zien. De cursus vindt plaats op vijf zaterdagavonden, te beginnen op zaterdag 30 oktober, en er is een afsluitende bijeenkomst op vrijdagavond 3 december. De bijeenkomsten duren van 19:00 tot 21:00 uur, en worden gehouden op sterrenwacht “Schothorst”, Schothorsterlaan 27 in Amersfoort. Deelname aan de cursus kost 35 euro; hierbij is een halfjaarlidmaatschap van de Jongerenwerkgroep voor Sterrenkunde, een halfjaarabonnement op het jeugdtijdschrift “UniVersum” en een cursusboek inbegrepen. Voor meer informatie en aanmelding kan men terecht bij Maurits Dorlandt, [email protected], 06-40084366/0334750039.

*** Noot voor de redactie: in verband met tijdige aanmelding van de deelnemers bij voorkeur uiterlijk eind september plaatsen. Voor meer informatie of beeldmateriaal kunt u contact opnemen met Maurits Dorlandt op het bovenstaande adres, of met [email protected].

45

Bijlage 5: Beleid van de JWG Inleiding Het doel van de JWG is letterlijk: sterrenkunde populariseren onder kinderen en jongeren. Daar doen we het allemaal voor. Daarnaast zijn nevendoelen: zelf lol hebben, leren organiseren, nieuwe vrienden ontmoeten, enzovoort. Maar hoe bereik je het doel (met name het hoofddoel) nu het best? Daarvoor wordt beleid gemaakt: hoe doen we het? Wat moet veranderen om veranderingen in de club en in de maatschappij te volgen? Ieder jaar komt het hoofdbestuur bijeen om te praten over het beleid van de JWG. Dit beleidsweekend is dus nodig omdat de JWG op tijd moet reageren op veranderingen in de vereniging en in de hele maatschappij. Zo’n verandering is bijvoorbeeld het teruglopende ledenaantal van de JWG en van soortgelijke verenigingen. Ook interesses van de leden kunnen veranderen. Op deze bladzijden wil ik een kort overzicht geven van de grootste veranderingen. Belangrijk is in elk geval dat we onszelf beter moeten presenteren naar de buitenwereld, omdat we op die manier serieuzer genomen worden bij samenwerking, meer leden kunnen werven en makkelijker subsidie kunnen binnen halen. Daarnaast moet er wat gebeuren aan het aanbod van activiteiten aan onze verschillende leeftijdsgroepen, omdat de teruglopende deelnemersaantallen ons vertellen dat ze een deel van het huidige aanbod niet zo leuk vinden. En tenslotte moet het voor alle leden nog veel gezelliger worden! Wie zijn wij? Het gezicht van de JWG naar buiten toe wordt gemaakt door ons allemaal, en met ons bedoel ik het gehele kader (actieve JWG-leden). Het is belangrijk dat iedereen ongeveer hetzelfde aan de buitenwereld laat zien, omdat die buitenwereld dan een goed en duidelijk beeld kan krijgen van de JWG. Die beeldvorming is zeer belangrijk zodra je gaat samenwerken met andere instellingen, bijvoorbeeld de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor Weer- en Sterrenkunde (KNVWS), of een sterrenwacht bij jou in de buurt. Ook als je subsidie wil aanvragen of als je publiciteit gaat maken om leden voor een beginnerscursus te werven, is het belangrijk te weten waar de JWG voor staat. Natuurlijk weten we allemaal wel wat de JWG doet. We organiseren activiteiten voor jongeren die geïnteresseerd zijn in sterrenkunde, bijvoorbeeld kampen, bijeenkomsten, UniVersum, etc. En natuurlijk is de JWG ook een toffe club waar het heel gezellig is. Maar dit is niet genoeg. Wat anderen altijd willen weten is waar we goed in zijn, of waarom wij beter zijn dan andere clubs. (Je moet jezelf nu eenmaal een beetje

46

‘verkopen’.) We vertellen de buitenwereld dit:

• • •

Jongeren organiseren voor jongeren, we spreken de taal van de jeugd We zijn bekwaam in het omgaan met kinderen, en krijgen daar ook goede opleidingen voor We doen activiteiten in groepen, waarbij gezelligheid heel belangrijk is

Tijdens publieke manifestaties (Wetenschapsdag, Landelijke SterrenkijkDagen, Fleurig, etc.) moet de uitstraling van de JWG daarnaast zijn: •

Gezellige club

•

Soepele en goede organisatie, geen blunders

Wat betreft dat laatste, natuurlijk maken we wel eens fouten en vergissingen, maar dat is niet zo erg. De JWG is ook een club waarin je kunt leren organiseren. Ledenwerving Uiteraard, ledenwerving is heel belangrijk, dat snapt iedereen. Maar waarom eigenlijk? De JWG draait nu financieel net quitte. Dat betekent dat er maar weinig fout hoeft te gaan, of we zitten in de problemen. Nu is het zo dat het relatief weinig geld kost om meer UniVersums te drukken en voor meer leden tegelijk activiteiten te organiseren, terwijl nieuwe leden relatief veel geld in het laatje brengen. Met andere woorden, we zouden een stuk veiliger en soepeler kunnen draaien als het aantal betalende leden rond de duizend lag in plaats van de zevenhonderd. Daarom is het zo belangrijk dat we leden werven. De beste methode hiervoor is de beginnerscursus, die je meteen een actieve groep nieuwe leden oplevert. Ook mondelinge reclame is zeer effectief. Foldertjes uitdelen op een vakantiebeurs daarentegen heeft ongeveer helemaal geen zin. Vraag de Publiciteitscommissie of een HB-er om raad en hulp als je iets van plan bent! Doelgroep 8 t/m 12 jaar De leden van de JWG kun je indelen in drie leeftijdsgroepen, die elk hun eigen interesses hebben. De jongste groep bieden we het meeste voor, en die geeft daarom geen problemen. Voor hen hebben we de meeste activiteiten in huis, en zijn het makkelijkst de knutsels en spellen te verzamelen (zie ook de bestandenpagina). Ook komt deze

47

leeftijdsgroep het makkelijkst de JWG in via de beginnerscursussen. Op de Kontaktraad van 1999 bleek dat waarnemen heel belangrijk wordt gevonden, en dat er te weinig aan gedaan wordt. Er is daarom afgesproken dat er in iedere beginnerscursus een blok ‘waarnemen’ wordt toegevoegd, voor zover dat er al niet was. Doelgroep 13 t/m 15 jaar Van deze groep lopen er veel minder rond in de JWG. Blijkbaar vinden ze de activiteiten die we ze bieden niet leuk. Hiervoor kunnen we de volgende nieuwe dingen opzetten:

• •

•

Projecten of workshops, zoals die op Ouderenkamp gegeven worden. Dit kun je misschien doen in je afdeling Werkgroepen (her-)oprichten. Deze werkgroepen zijn er vooral voor zichzelf en voor hun eigen gezelligheid. Daarnaast kunnen altijd nog dingen voor de rest van de JWG gedaan worden (activiteiten organiseren voor andere leden in de JWG of artikelen voor UniVersum schrijven), maar dan op de tweede plaats. De Waarneemcommissie zou op die manier kunnen worden ingericht De landelijke jongerenbijeenkomst (LJB) is opgeheven. Dat wil zeggen, de landelijke bijeenkomst die altijd in de herfst georganiseerd wordt, blijft bestaan maar wordt nu voor alle leden. De bijeenkomst in de lente verdwijnt. Op de landelijke bijeenkomst die blijft, worden ‘s ochtends in het thema sterrenkundige dingen gedaan, en ‘s middags iets actiefs er achteraan. Ook worden hiervoor mooiere locaties gezocht, die de leden moeten aantrekken. De toegangsprijs wordt dan wel hoger, maar in de rest van Nederland betaalde je toch al veel hogere toegangsprijzen dan bij de JWG. Met de bijeenkomst in Dordrecht is hiermee een begin gemaakt, in 2001 was er de excursie naar Westerbork en in 2002 die naar Brussel

Doelgroep 16 t/m 21 jaar Dit is de groep waar de organisatie van de JWG op drijft. Maar dit is ook de groep waarvan de niet actieve leden slechts een paar activiteiten krijgen aangeboden, namelijk de buitenland- en ouderenkampen. Nieuw is hierbij Sirenekamp, dat sinds 2004 georganiseerd wordt. Tevens kunnen deze leden gaan deelnemen in werkgroepen genoemd bij de vorige leeftijdsgroep. In ieder geval is voor zowel kader als nietkader ‘gezelligheid’ nu tot beleid verheven! Voor het kader is er daarnaast de Kontaktraad, waar je niet alleen volgestopt wordt met

48

opleiding maar waar het ook nog gezellig is. Verder wordt er nu hard nagedacht over andersoortige activiteiten, en is er natuurlijk het Orionidenkamp, dat voor het eerst in 2000 georganiseerd is. Tot slot Concreet zijn de jongste veranderingen in het beleid van de JWG vooral: een nieuwe vorm voor de landelijke bijeenkomsten, veel gezelligheid en doe-dingen (werkgroepen, doe-dagen) naast sterrenkundige praatjes en practica, en meer aandacht voor verwante wetenschappen (ruimtevaart, natuurkunde, klimatologie en weerkunde, geologie, scheikunde). Daarnaast wordt het kader meer opgeleid in het organiseren, financieel beheren van de kas, omgaan met kinderen en met elkaar. Als je wilt helpen met de nieuwe landelijke dagen of met andere activiteiten, of mee wil gaan doen in een nieuwe werkgroep, neem dan vooral contact op met iemand van het hoofdbestuur of van de betreffende commissie of werkgroep! We staan meer dan ooit te springen om extra mensen. Kijk ook goed om je heen in je eigen afdeling of daar leden rondlopen die je in de nabije toekomst kunnen gaan helpen! Op de internetpagina voor kaderleden staan allerlei nuttige bestanden die je mag gebruiken: www.sterrenkunde.nl/jwg/bestanden. Op de pagina staan onder andere de laatste versies van: · standaard briefpapier voor verschillende tekstverwerkers, · JWG-logo, · stukken om samenwerking met NVWS-afdelingen of sterrenwachten te versoepelen, · een heel boek vol spellen die je kunt doen met de jongste JWG-ers, · allerlei informatie die ooit in Kontakt is verschenen, · de statuten van de JWG en het huishoudelijk reglement, · het kampreglement, · standaard afdelingsbegrotingen en declaratieprocedures, · en nog veel meer. De Publiciteitscommissie wil je graag helpen met het schrijven van persberichten en maken van publiciteit op andere manieren. De landelijke penningmeester wil het graag weten als je ergens een subsidieaanvraag gaat indienen, niet alleen om je te kunnen helpen, maar ook om in de gaten te houden of je dan geen andere aanvragen voor de voeten gaat lopen. Het staat een beetje knullig als de JWG twee verschillende aanvragen indient bij een stichting of gemeente. Het hoofdbestuur staat altijd klaar om je vragen te beantwoorden, en is ook nieuwsgierig naar aanvullingen en kritiek op het beleid. Neem de telefoon en bel, of schiet iemand aan op een bijeenkomst.

49

Bijlage 6: Voorbeeldbegroting excursie

In:

Uit:

Deelnemers

25*10

Reiskosten deeln.

25*1,50

Leiding

7*10

Reiskosten leiding

7*7,50

Subsidie

52

Toegang

32*6

Voorbereiding

35

Groepsfoto

15

Onvoorzien

40

Totaal

372

372

50