AFDELING I: AANBESTEDENDE DIENST I.1 NAAM, ADRESSEN EN CONTACTPUNT(EN) Dienst Publiek en Communicatie 53688887 Buitenhof 34, 2513 AH DEN HAAG ( Nederland ) Ter attentie van: DPC Publiceren E-mail:
[email protected] Internetadres(sen): www.rijksoverheid.nl Elektronische toegang tot informatie: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=27292 Nadere inlichtingen zijn te verkrijgen op het volgende adres: Zelfde adres als voor het/de hierboven vermelde contactpunt(en) Bestek en aanvullende documenten (zoals documenten voor een concurrentiegerichte dialoog en een dynamisch aankoopsysteem) zijn verkrijgbaar op: Zelfde adres als voor het/de hierboven vermelde contactpunt(en) Inschrijvingen of aanvragen tot deelneming moeten worden gericht aan: Zelfde adres als voor het/de hierboven vermelde contactpunt(en) I.2 TYPE AANBESTEDENDE DIENST EN HOOFDACTIVITEIT OF -ACTIVITEITEN Ministerie of andere nationale of federale instantie, met de regionale of plaatselijke onderverdelingen ervan Algemene overheidsdiensten De aanbestedende dienst koopt aan namens andere aanbestedende diensten : neen AFDELING II: VOORWERP VAN DE OPDRACHT II.1 BESCHRIJVING II.1.1 Door de aanbestedende dienst aan de opdracht gegeven benaming Ea0010 AV-producties II.1.2 Type opdracht en plaats van uitvoering van de werken, levering van de goederen of verlening van de diensten Type: (c) Diensten Categorie: 26. Cultuur, sport en recreatie Belangrijkste plaats van dienstverlening: NEDERLAND NUTS-code: NL II.1.3 De aankondiging betreft De opstelling van een raamovereenkomst II.1.4 Inlichtingen over een raamovereenkomst Raamovereenkomst met verschillende ondernemingen maximumaantal: 9 Looptijd van de raamovereenkomst: Jaar/jaren: 2 Motivering voor een raamovereenkomst van meer dan vier jaar: Frequentie en waarde van de te gunnen opdrachten: II.1.5 Korte beschrijving van de opdracht of de aankoop/aankopen In haar communicatie gebruikt de Rijksoverheid steevast grote hoeveelheden beeldmateriaal. Vaak ter begeleiding van tekstuele informatie, maar dikwijls ook als losstaand communicatieproduct. Dit kan stilstaand beeldmateriaal zijn, zoals foto’s, maar ook bewegend beeld, zoals video’s. Met de komst van digitale media is de inzet van bewegend beeld laagdrempelig geworden, waardoor de Rijksoverheid de afgelopen jaren een toename ziet in de mate waarin video wordt ingezet in de communicatiemix. Omdat video naar verwachting ook de komende jaren een belangrijk medium blijft binnen de communicatiediscipline van de Rijksoverheid, en omdat de kwaliteit van inhoud en vorm van die beeldcommunicatie goed geborgd moet zijn, is het van belang dat de Rijksoverheid Raamovereenkomsten heeft met betrouwbare en vakkundige partners. De Aanbestedende dienst heeft met deze aanbesteding tot doel een Raamovereenkomst te sluiten met één (1) Opdrachtnemer voor het uitvoeren van standaard videoproducties (perceel 1) en acht (8) Opdrachtnemers voor het uitvoeren van maatwerk videoproducties (perceel 2). Deze percelen zijn in hoofdstuk 3 van de Selectieleidraad beschreven. De Raamovereenkomsten hebben een looptijd van twee (2) jaar met de eenzijdige optie, uitsluitend door de Opdrachtgever te benutten, om de Raamovereenkomsten twee keer met één (1) jaar te verlengen. De beoogde ingangsdatum is 1 juli 2014. II.1.6 CPV-classificatie (Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten) Hoofdopdracht Hoofdcategorieën: 92112000-9 (Diensten in verband met de productie van films en video's) Bijkomende opdrachten Hoofdcategorieën: 92112000-9 (Diensten in verband met de productie van films en video's) Hoofdcategorieën: 92111000-2 (Productie van films en video's) Hoofdcategorieën: 92110000-5 (Productie van films en video's en aanverwante diensten) Hoofdcategorieën: 92111260-2 (Productie van informatievideo's) II.1.7 Contract covered by the Government Procurement Agreement (GPA) ja II.1.8 Verdeling in percelen ja
moeten inschrijvingen worden ingediend voor: een of meer percelen II.1.9 Varianten worden geaccepteerd neen II.2 HOEVEELHEDEN OF OMVANG VAN DE OPDRACHT II.2.1 Totale hoeveelheid of omvang De omvang van de Opdracht wordt gegeven op basis van productievolumes die de afgelopen jaren in de markt zijn uitgezet door de Rijksoverheid, en waarbij DPC en/of Defensie een rol heeft gespeeld. Er is geen zicht op de productievolumes van de afgelopen jaren die buiten DPC en/of Defensie om zijn gegaan. De te verwachte uitgaven onder de nieuwe Raamovereenkomst zijn dan ook moeilijk vast te stellen. Onderstaande aantallen zijn een inschatting van het minimaal verwachte productievolume per jaar. Perceel 1: totaal circa 425 • Nieuwsvideo’s: circa 200. • Videoboodschappen: circa 125. • Registratievideo’s: circa 100. Perceel 2: totaal circa 370 • Maatwerk videoproducties (exclusief animaties): circa 270. • Animatie: circa 100. De financiële omvang van videoproducties onder perceel 2 kan sterk uiteenlopen. Kleine Opdrachten kennen bijvoorbeeld een budget van circa € 2.000,-, terwijl grote Opdrachten een budget kennen dat kan oplopen tot € 50.000,-. II.2.2 Opties ja beschrijving van deze opties: De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om vanwege haar moverende redenen sommige Raamovereenkomsten voor perceel 2 niet te verlengen. voorlopig tijdschema voor de uitoefening van deze opties: in maanden: 24 Aantal mogelijke verlengingen: 2 in geval van verlengbare opdrachten voor leveringen of diensten, geraamd tijdsbestek voor verdere opdrachten: in maanden: 12 II.3 LOOPTIJD OF UITVOERINGSTERMIJN VAN DE OPDRACHT Aanvang: 01/07/2014 Voltooiing: 30/06/2016 AFDELING III: JURIDISCHE, ECONOMISCHE, FINANCIËLE EN TECHNISCHE INLICHTINGEN III.1 VOORWAARDEN MET BETREKKING TOT DE OPDRACHT III.1.1 Verlangde borgsommen en waarborgen III.1.2 Belangrijkste financierings- en betalingsvoorwaarden en/of verwijzing naar de voorschriften dienaangaande III.1.3 De vereiste rechtsvorm van de combinatie van ondernemers waaraan de opdracht wordt gegund III.1.4 Ander bijzondere voorwaarden voor de uitvoering van de opdracht neen III.2 VOORWAARDEN VOOR DEELNEMING III.2.1 Persoonlijke situatie van ondernemers, waaronder de vereisten in verband met de inschrijving in het beroeps- of handelsregister III.2.2 Economische en financiële draagkracht: Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan: III.2.3 Vakbekwaamheid:Inlichtingen en formaliteiten om na te gaan of aan de vereisten is voldaan: III.2.4 Voorbehouden opdrachten III.3 VOORWAARDEN BETREFFENDE EEN OPDRACHT VOOR DIENSTVERLENING III.3.1 Het verrichten van de dienst is aan een bepaalde beroepsgroep voorbehouden neen
III.3.2 Rechtspersonen moeten de namen en beroepskwalificaties opgeven van het personeel dat met de uitvoering van de dienstverleningsopdracht wordt belast ja AFDELING IV: PROCEDURE IV.1 TYPE PROCEDURE IV.1.1 TYPE PROCEDURE Niet-openbaar IV.1.2 Beperkingen op het aantal ondernemingen dat verzocht wordt in te schrijven of deel te nemen Objectieve criteria voor de selectie van het beperkt aantal gegadigden: IV.1.3 Beperking van het aantal ondernemingen tijdens de onderhandeling of de dialoog IV.2 GUNNINGSCRITERIA IV.2.1 Gunningscriteria Economisch meest voordelige inschrijving, gelet op de onderstaande criteria (de gunningscriteria moeten worden vermeld met hun weging of in afnemende volgorde van belangrijkheid wanneer om aantoonbare redenen geen weging mogelijk is) Criterium: Zie Selectieleidraad Beschrijving: Wordt in het Beschrijvend document (die nader volgt in de gunningsfase) verstrekt. Vereisten: Van toepassing op: Perceel nr 1, Perceel nr 2 IV.2.2 Er wordt gebruik gemaakt van een elektronische veiling neen IV.3 ADMINISTRATIEVE INLICHTINGEN IV.3.1 Referentienummer van het dossier bij de aanbestedende dienst Ea0010 IV.3.2 Eerdere aankondigingen betreffende dezelfde opdracht neen IV.3.3 Voorwaarden voor de verkrijging van bestekken en aanvullende documenten Termijn voor ontvangst van aanvragen voor documenten of voor toegang tot documenten: 21/01/2014 17:00 Tegen betaling verkrijgbare documenten: neen IV.3.4 Termijn voor ontvangst van inschrijvingen of deelnemingsaanvragen 22/01/2014 16:00 IV.3.5 Datum van verzending van uitnodigingen tot inschrijving of deelneming aan geselecteerde gegadigden 26/02/2014 00:00 IV.3.6 Taal of talen die mogen worden gebruikt bij inschrijvingen of verzoeken tot deelneming NL Andere: AFDELING VI: AANVULLENDE INLICHTINGEN VI.1 PERIODIEKE OPDRACHT neen VI.2 OPDRACHT HOUDT VERBAND MET EEN PROJECT EN/OF EEN PROGRAMMA DAT MET MIDDELEN VAN DE GEMEENSCHAP WORDT GEFINANCIERD neen VI.3 NADERE INLICHTINGEN De aanbestedingsstukken met betrekking tot deze Opdracht kunt u downloaden via TenderNed (www.tenderned.nl). Indien u nog niet aangemeld bent als gebruiker van TenderNed, dan kunt u zich kosteloos op deze site aanmelden, voordat u de aanbestedingsstukken gaat downloaden. U kunt deze Opdracht vinden door te zoeken op: Ea0010 of AV-producties. VI.4 BEROEPSPROCEDURES
VI.4.1.1 Voor beroepsprocedures bevoegde instantie VI.4.1.2 Voor bemiddelingsprocedures bevoegde instantie VI.4.2 Instellen van beroep Precieze aanduiding van de termijn(en) voor het instellen van een beroep: VI.4.3 Dienst waar inlichtingen over de beroepsprocedures kunnen worden verkregen VI.5 DATUM VAN VERZENDING VAN DEZE AANKONDIGING: 16/12/2013 BIJLAGE B: INLICHTINGEN OVER PERCELEN PERCEEL NR. 001: Perceel 1: Uitvoeren van standaard videoproducties 1 KORTE BESCHRIJVING Opdrachtgever wil met één Opdrachtnemer een Raamovereenkomst sluiten voor perceel 1. De werkzaamheden in perceel 1 bestaan uit: • De matching tussen Nadere opdrachtgevers en Makers. Hier wordt onder verstaan: het vinden van een match tussen een Nadere opdracht en een geschikte én beschikbare Maker, het afstemmen met de Nadere opdrachtgevers, het zorgen voor continuïteit door het opvangen van no-shows of plotselinge verhindering, enzovoort. Dit vraagt van de Opdrachtnemer van perceel 1 dat hij niet alleen een kwalitatief hoogwaardig product (de video) levert, maar ook een kwalitatief goede en betrouwbare dienstverlening waarbij continuïteit te allen tijde gewaarborgd wordt. Opdrachten kunnen in principe in geheel Nederland plaatsvinden. Bij uitzondering kan een opdracht in het buitenland plaatsvinden (bijvoorbeeld bij een regeringsbezoek). • Het in opdracht vervaardigen van verschillende soorten videoproducties die conform een min of meer standaard ‘format’ worden gerealiseerd en daarom voor het gemak kort aangeduid worden met de verzamelterm ’standaard videoproducties’. • Het webrichtlijnenproof maken van de video’s. Dit betekent het toegankelijk maken van video’s voor slechthorenden en slechtzienden door ondertiteling en audioscript. De digitale webcommunicatie van de Rijksoverheid dient sinds een ministerraadsbesluit in 2006 te voldoen aan de Webrichtlijnen. Meer informatie is beschikbaar op www.webrichtlijnen.overheid.nl; hierbij zijn op dit moment de Webrichtlijnen 2.0, niveau AA van toepassing. • Advisering over de inzet van videoproducties in de communicatiemix van Nadere opdrachtgevers. 2 CPV-CLASSIFICATIE (GEMEENSCHAPPELIJKE WOORDENLIJST OVERHEIDSOPDRACHTEN) Hoofdopdracht Hoofdcategorieën: 92112000-9 (Diensten in verband met de productie van films en video's) Bijkomende opdrachten Hoofdcategorieën: 92100000-2 (Film- en videodiensten) Hoofdcategorieën: 92111000-2 (Productie van films en video's) Hoofdcategorieën: 92110000-5 (Productie van films en video's en aanverwante diensten) Hoofdcategorieën: 92111260-2 (Productie van informatievideo's) 3 HOEVEELHEID OF OMVANG De omvang van de Opdracht wordt gegeven op basis van productievolumes die de afgelopen jaren in de markt zijn uitgezet door de Rijksoverheid, en waarbij DPC en/of Defensie een rol heeft gespeeld. Er is geen zicht op de productievolumes van de afgelopen jaren die buiten DPC en/of Defensie om zijn gegaan. De te verwachte uitgaven onder de nieuwe Raamovereenkomst zijn dan ook moeilijk vast te stellen. Onderstaande aantallen zijn een inschatting van het minimaal verwachte productievolume per jaar. Perceel 1: totaal circa 425 • Nieuwsvideo’s: circa 200. • Videoboodschappen: circa 125. • Registratievideo’s: circa 100. 4 AFWIJKENDE DATUM VOOR DE DUUR VAN DE OPDRACHT OF DE AANVANG/VOLTOOIING 5 AANVULLENDE INLICHTINGEN OVER PERCELEN De aanbestedingsstukken met betrekking tot deze opdracht kunt u downloaden via TenderNed (www.tenderned.nl). Indien u nog niet aangemeld bent als gebruiker van TenderNed, dan kunt u zich kosteloos op deze site aanmelden, voordat u de aanbestedingsstukken gaat downloaden. U kunt deze opdracht vinden door te zoeken op: Ea0010 of AV-producties. PERCEEL NR. 002: Perceel 2: uitvoeren van maatwerk videoproducties 1 KORTE BESCHRIJVING Opdrachtgever wil met acht Opdrachtnemers een Raamovereenkomst sluiten. De werkzaamheden in perceel 2 bestaan uit: - Het in opdracht vervaardigen van verschillende soorten maatwerk videoproducties. - Het in opdracht kunnen vervaardigen van audiovisuele producties die gemaakt worden zonder ‘levende’ beelden op te nemen, ook wel animaties genoemd. Animaties komen voor in veel verschillende vormen, zoals computer graphics, computer animaties, cel-animatie, stop motion en 3D animatie. Het productieproces van een animatie kent, net als andere producties onder perceel 2, doorgaans een relatief lange doorlooptijd maar worden veelal vanachter een bureau geproduceerd, in plaats van ‘op locatie’ met een camera; - Advisering over de inzet van videoproducties in de communicatiemix van Nadere opdrachtgevers.
- Het webrichtlijnenproof maken van de video’s. Dit betekent het toegankelijk maken van video’s voor slechthorenden en slechtzienden door ondertiteling en audioscript. De digitale webcommunicatie van de Rijksoverheid dient sinds een ministerraadsbesluit in 2006 te voldoen aan de Webrichtlijnen. Meer informatie is beschikbaar op www.webrichtlijnen.overheid.nl; hierbij zijn op dit moment de Webrichtlijnen 2.0, niveau AA van toepassing. 2 CPV-CLASSIFICATIE (GEMEENSCHAPPELIJKE WOORDENLIJST OVERHEIDSOPDRACHTEN) Hoofdopdracht Hoofdcategorieën: 92112000-9 (Diensten in verband met de productie van films en video's) Bijkomende opdrachten Hoofdcategorieën: 92100000-2 (Film- en videodiensten) Hoofdcategorieën: 92111000-2 (Productie van films en video's) Hoofdcategorieën: 92110000-5 (Productie van films en video's en aanverwante diensten) Hoofdcategorieën: 92111260-2 (Productie van informatievideo's) 3 HOEVEELHEID OF OMVANG De omvang van de Opdracht wordt gegeven op basis van productievolumes die de afgelopen jaren in de markt zijn uitgezet door de Rijksoverheid, en waarbij DPC en/of Defensie een rol heeft gespeeld. Er is geen zicht op de productievolumes van de afgelopen jaren die buiten DPC en/of Defensie om zijn gegaan. De te verwachte uitgaven onder de nieuwe Raamovereenkomst zijn dan ook moeilijk vast te stellen. Onderstaande aantallen zijn een inschatting van het minimaal verwachte productievolume per jaar. Perceel 2: totaal circa 370 • Maatwerk videoproducties (exclusief animaties): circa 270. • Animatie: circa 100. De financiële omvang van videoproducties onder perceel 2 kan sterk uiteenlopen. Kleine Opdrachten kennen bijvoorbeeld een budget van circa € 2.000,-, terwijl grote Opdrachten een budget kennen dat kan oplopen tot € 50.000,-. Met deze inschatting wil de Opdrachtgever de Gegadigden een zo goed mogelijk beeld geven van de omvang van de Opdracht. Aan deze inschatting kunnen geen rechten worden ontleend. Door politieke, economische, budgettaire, bestuurlijke of organisatorische omstandigheden binnen de Rijksoverheid kan de positie of de taak van de deelnemende organisaties binnen de Rijksoverheid veranderen. Het gevolg kan zijn dat de dienstverlening en/of deelnemers van de Raamovereenkomsten wijzigen. In dat geval is Opdrachtgever gerechtigd binnen de reikwijdte van de Raamovereenkomsten deze niet-wezenlijke wijzigingen door te voeren. 4 AFWIJKENDE DATUM VOOR DE DUUR VAN DE OPDRACHT OF DE AANVANG/VOLTOOIING 5 AANVULLENDE INLICHTINGEN OVER PERCELEN De aanbestedingsstukken met betrekking tot deze opdracht kunt u downloaden via TenderNed (www.tenderned.nl). Indien u nog niet aangemeld bent als gebruiker van TenderNed, dan kunt u zich kosteloos op deze site aanmelden, voordat u de aanbestedingsstukken gaat downloaden. U kunt deze opdracht vinden door te zoeken op: Ea0010 of AV-producties.
