Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15
[email protected] www.brabant.nl Bank ING 67.45.60.043
«ADRESREGEL1» «ADRESREGEL2»
Postbank 1070176
Onderwerp
Datum
Verlening subsidie 20 Ons kenmerk
Uw kenmerk
Geachte «AANHEF», Contactpersoon
Op … 2012 hebben wij uw subsidieaanvraag met begroting voor ….. ontvangen. Wij hebben besloten u een subsidie te verlenen. In dit besluit informeren wij u over de aan u verleende subsidie voor het jaar 20..
Directie
Telefoon
Inleiding Wij hebben uw verzoek getoetst aan de Algemene subsidieverordening provincie Noord-Brabant (ASV) < en aan ‘naam subsidieregeling’>. Wij hebben besloten in te stemmen met uw ‘Product/activiteitenofferte voor ..20.. ’, versie 20.. en u een subsidie voor de als DAEB omschreven producten/activiteiten te verlenen van ten hoogste € ,--, ten behoeve van werkelijk gemaakte nettokosten, berekend volgens de hierbij aangeduide parameters voor het produkt/activiteit ….. . Wellicht ten overvloede wijzen wij u erop, dat het budgetbedrag voor 20.. geldt onder voorbehoud van vaststelling van de provinciale begroting door Provinciale Staten conform de vermelde bedragen.
(073) Fax
(073) 680 Bijlage(n)
E-mail
(Aangeven op welke wijze wij gaan bevoorschotten. Dit zal verschillend zijn) Wij zullen u op de volgende wijze bevoorschotten…………... De subsidie zal conform het gestelde in artikel 4:87 Awb binnen zes weken overgemaakt worden op uw rekeningnummer….. Bij dit besluit zijn de voorwaarden en verplichtingen, gesteld in de Europese regels (Vrijstellingsbesluit van de Europese Commissie 2012/21/EU, Pb EU L 7) voor diensten van algemeen economisch belang (DAEB) van toepassing, zoals vermeld in ons besluit van dd/mm/jjjj tot aanwijzing van een DAEB. Toepassing van deze regels brengt een andere subsidiemethodiek met zich mee. De Europese Commissie stelt voorop dat het subsidiebedrag (staatssteun) niet meer mag bedragen dan de ‘nettokosten van de openbare opdracht, waarbij ook rekening wordt
Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis of met de treintaxi.
gehouden met andere rechtstreekse of indirecte inkomsten, afkomstig van het vervullen van de openbare dienst’. Publieke diensten, die als DAEB zijn aan te merken, worden door ons als zodanig omschreven en aangewezen. De berekening van de benodigde subsidie wordt op transparante wijze en vooraf weergeven, inclusief het bijbehorend sanctieregime (terugvordering overcompensatie). Voordeel van toepassing van deze regelgeving is dat de subsidiëring is vrijgesteld van voorafgaande melding en goedkeuring door de Europese Commissie.
Datum
Ons kenmerk
Berekeningswijze subsidiebedrag (evenredigheidstest) Juridisch kader Als juridisch kader voor het berekenen van de hoogte van de subsidie aan uw instelling gelden de afdelingen 4.2.3 en 4.2.5 Awb, het eerdergenoemde Vrijstellingsbesluit van de Europese Commissie. Een transparante berekening van de nettokosten bij de vaststelling van de subsidie vergt een adequate kosten en baten toerekening, neergelegd in een financieel verslag, opgesteld aan de hand van algemeen erkende en consequent toegepaste boekhoudmethoden. Uw organisatie dient dan ook te zorgen dat: a) de interne rekeningen voor de verschillende activiteiten (d.i. activiteiten in het kader van de openbare dienst en activiteiten, die daarbuiten vallen) gescheiden zijn; b) alle kosten en opbrengsten, op grond van consequent toegepaste en objectief te rechtvaardigen beginselen inzake kostprijsadministratie, correct worden toegerekend; en c) de beginselen, inzake kostprijsadministratie volgens welke de gescheiden boekhouding wordt gevoerd duidelijk zijn vastgelegd. Ad c. Wij stemmen in met de methode van toerekening van de kosten van kosten per eenheid produkt/activiteit, welke is aangegeven in uw produkt/activiteitenbegroting, par. . Wijzigingen in het prijspeil van kosten gedurende 20.. kunnen niet leiden tot wijziging van de methodiek. Hoogte reserves De Europese regels stellen eisen aan (de jaarlijkse toevoeging aan ) de reserves, dit alles om zeker te stellen dat uw organisatie, als actor in de …sector, welke aan volledige mededinging onderhevig is, alleen de nettokosten voor het verrichten van de publieke dienst gecompenseerd zal krijgen. Wij bepalen de maximale toevoeging aan de algemene reserve vanaf 1-1-20.. op basis van art. 5 van het Vrijstellingsbesluit DAEB. De hoogte van de subsidievergoeding wordt bepaald op basis van art. 5, volgens het in dit besluit beschreven systeem. Hierin is begrepen een vergoeding voor redelijke winst, deze kan, indien dit in uw beheers- en beleidplan is opgenomen, aan de algemene reserve toegevoegd worden. Indien op enig moment, bij tussentijdse controle, sprake blijkt te zijn van overcompensatie (de subsidie overstijgt het op basis van art. 5 berekende bedrag) zullen wij de berekeningswijze voor de toekomst aanpassen en mag deze overcompensatie op basis van art. 6 tot maximaal 10% doorgeschoven en in mindering gebracht worden op
2/5
het subsidiebedrag voor de volgende periode. De subsidie zal naar rato vastgesteld worden. Het bedrag aan overcompensatie zullen wij terugvorderen.
Datum
Ons kenmerk
Overigens merken wij op dat het gebruik van gelieerde rechtspersonen voor commerciële activiteiten er niet toe mag leiden dat een zinnige kostenallocatie onmogelijk wordt. {In uw geval is vroeger sprake geweest van een exploitatie- en/of garantiesubsidie met daarnaast inkomsten uit commerciële nevenaktiviteiten. Blijkens de aanvraag is nu sprake van een doorgevoerde splitsing in kostentoerekening. Deze splitsing zal een bestendige gedragslijn moeten blijven om voor subsidie in aanmerking te kunnen blijven komen.} Middels een controleverklaring (accountantsverklaring) bij de jaarrekening vindt jaarlijks verantwoording plaats aan de hand waarvan de prijs kan worden getoetst. Tussentijdse fluctuaties in het kostenpeil zullen bij de vaststelling geen wijziging van de berekeningsgrondslag met zich meebrengen. Subsidieverplichtingen a. U dient wijzigingen in de dienstverlening ten opzichte van de publieke taakopdracht aan ons college ter goedkeuring voor te leggen. Niet naleven van de verplichtingen kan consequenties hebben voor het besluit tot aanwijzing als DAEB en of de hoogte van de vast te stellen subsidie. b. U dient een boekhoudkundige scheiding van kosten en inkomsten verbonden aan publieke en private activiteiten door te voeren. Kostenallocatie dient plaats te vinden volgens een algemeen aanvaarde, consequent toegepaste methode van boekhouding. Van belang is dat het hierbij gaat om een bestendige gedragslijn van administratie in overeenstemming met de systematiek van uw bedrijf gedurende langere tijd, zodat geen overcompensatie kan insluipen. {Optioneel: In uw geval is sprake van aparte juridische en administratieve entiteiten, welke u in stand houdt. Voor de uitoefening van de openbare dienstverplichting: een ‘Stichting ’, en voor uw commerciële activiteiten bijv. CV/BV/}; c. U dient te beschikken over een AO/IC-systeem; d. U draagt zorg dat de eventuele nadelen van de subsidie voor derden worden beperkt danwel weggenomen (art. 4:37 lid g Awb, bijvoorbeeld maatregelen ter voorkoming van kruissubsidiëring met publieke middelen van uw commerciële aktiviteiten); e. U dient een financiële verantwoording in te dienen die voldoet aan de eisen die daaraan gesteld worden in artikel 10 van de ASV. Hiertoe behoort een accountantsverklaring bij de jaarrekening van uw instelling. Daarnaast dient het format van de ingediende en goedgekeurde begroting en kostenverdeelstaat tevens gehanteerd te worden in de financiële verantwoording/jaarrekening. De kostenverdeelstaat valt hierbij binnen de reikwijdte van de accountantsverklaring. De accountant dient vast te stellen dat verantwoorde kosten {voldoen aan eisen van financiële rechtmatigheid. –uw begroting wordt in uw geval immers niet gehanteerd als sturingsinstrument om rechtmatige uitgaven te doen-}
3/5
{in de jaarrekening voldoen aan eisen van financiële rechtmatigheid. Hiervoor is het controleprotocol en de modelverklaring bij de jaarrekening bij de ASV/ richtlijn 640 RJ voorgeschreven.} De subsidie wordt uitsluitend besteed aan de activiteiten/producten als omschreven in het door ons goedgekeurde werkplan 20.. en bijbehorend prestatieoverzicht. Voor het doorschuiven van deze prestaties en de hieraan gebonden niet bestede middelen naar 20.. dient u uiterlijk 31 januari 20.. een aanvraag in te dienen. Deze aanvraag bevat een inhoudelijke en financiële door het bestuur gewaarmerkte rapportage, voorzien van gespecificeerde urenstaten en facturen en bewijsstukken van de gedane uitgaven en verkregen inkomsten. f. Als eigen uren- of personeelsinzet onderdeel uitmaakt van uw begroting dienen er ook van de gerealiseerde uren, gespecificeerde urenstaten aanwezig te zijn.
Datum
Ons kenmerk
Informatieplicht Zodra zich omstandigheden (kunnen) voordoen of hebben voorgedaan die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging, intrekking of vaststelling van de subsidie, dient u ons daarvan direct op de hoogte te stellen. Omstandigheden die aanleiding kunnen zijn voor een melding zijn onder andere: a) het niet uitvoeren of vertraagd uitvoeren van bovengenoemde prestaties uit het werkplan; b) het niet realiseren van in uw begroting voorziene bijdragen van derden, inclusief subsidies van andere overheden; c) het uitvoeren van –in de product/activiteiten offerte 20..- niet omschreven activiteiten/producten, waardoor de publieke taakopdracht gewijzigd moet worden, danwel een melding bij een toezichthouder gedaan moet worden. d) wijzigingen in de rechtspersoon of bedrijfsvoeringsstructuur; e) faillissement of surcéance van betaling; Verantwoording Ter vaststelling van de definitieve subsidie dient u ons binnen 3 maanden na afloop van het boekjaar 20.. een aanvraag tot subsidievaststelling in te dienen. Wij verwijzen naar onder andere artikel 10 van de Algemene subsidieverordening (ASV) voor de eisen waaraan een verzoek tot subsidievaststelling dient te voldoen. De ASV is te downloaden via www.brabant.nl/regelingen of op te vragen via de in dit schrijven aangegeven contactpersoon. Het niet of niet tijdig voldoen aan de vereisten voor de vaststelling van de subsidie leidt in beginsel tot het ambtshalve vaststellen van de subsidie. Dit betekent dat de subsidie wordt vastgesteld op basis van de tot dan toe bekende gegevens. Dat kan leiden tot het lager – of zelfs op nihil – vaststellen van de subsidie.
Opmerking [C1]: Bij bedragen boven de 50.000 euro is dat 5 maanden
Ten slotte delen wij mee, dat op het moment dat de aanwijzing DAEB eindigt, geen recht meer bestaat op subsidie voor dezelfde activiteiten. Het is in dat geval niet mogelijk een beroep te doen op een afbouwregeling zoals bijvoorbeeld is aangegeven in artikel 4:51 Awb. Nadere informatie 4/5
Voor vragen over deze verleningbeschikking kunt u contact opnemen met de heer/mevrouw…., telefoon (073) 681 .
Datum
Ons kenmerk
Bezwaar Als u het met dit besluit niet eens bent, kunt u schriftelijk bezwaar maken binnen zes weken na de verzending van dit besluit. Het bezwaarschrift moet voorzien zijn van een handtekening, naam en adres, datum, een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en waarom u het met dat besluit niet eens bent. Het bezwaarschrift moet worden gericht aan: Het college van gedeputeerde staten van Noord-Brabant Secretariaat van de hoor- en adviescommissie Postbus 90151 5200 MC ’s-Hertogenbosch Wij verzoeken u om op de linkerbovenhoek van de envelop het woord 'bezwaarschrift' te vermelden. Het secretariaat van de hoor- en adviescommissie is bereikbaar op telefoonnummer (073) 680 83 04, faxnummer (073) 680 76 16 en e-mailadres
[email protected]. Wij wijzen u erop, dat het op dit moment nog niet mogelijk is om bezwaarschriften per e-mail in te dienen, omdat dan de wettelijk voorgeschreven handtekening op het bezwaarschrift ontbreekt. Overeenkomstig het door Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant genomen besluit,(alleen als afgeweken wordt van bijv. de interne gedragsregels anders gewoon in mandaat afdoen) namens deze, Bijlage Accountantscontroleprotocol en model-verklaring ASV Afschrift aan: Bureau Internationale Zaken Provincie Noord-Brabant
5/5
