Žádost o podporu projektu Project Friendly 2009 v rámci soutěže sekcí SPŘ za Sekci pro spolupráci se Skupinou mladých projektových manažerů při ACSA Vážené dámy, vážení pánové, dovolte nám, abychom vás oslovili s žádostí o podporu druhého ročníku odborné mezinárodní konference Project Friendly 2009, která se uskuteční ve dnech 10 – 13. září 2009 v Praze. Konference je určena pro mladé projektové manažery, studenty se zájmem o projektový management a odbornou veřejnost. Vzhledem k minulému ročníku Project Friendly 2008 a k vynikajícím ohlasům i zvyšujícímu se zájmu o projektový management vnímáme velkou zodpovědnost za svěřený projekt a chceme svou prací přispět k založení tradice studentské konference o projektovém managementu mezinárodního významu. Žádáme Vás o podporu tohoto projektu v maximální možné výši (tedy 30 000,‐ Kč včetně DPH), protože si přejeme, aby konference byla finančně dostupná pro všechny studenty se zájmem o projektový management a důstojně reprezentovala organizace, které se podílí na šíření metod projektového řízení mezi akademickou obec. Účel projektu je šířit povědomí o YPMG (Skupina mladých projektových manažerů při Akademickém centru studentských aktivit) a projektovém managementu v ČR i v zahraničí zvýšením kvalifikace studentů v projektovém managementu. Projektové cíle byly stanoveny takto: 1. Uspořádání vícedenní mezinárodní konference 2. Zvýšení počtu zemí a účastníků oproti Project Friendly 2008 3. Zvýšení odborné úrovně oproti Project Friendly 2008
Popis projektu Konference se koná ve dnech 10. ‐ 13. září 2009 v Praze, kterou jsme jako místo konání vybrali na základě výsledků vícekriteriální analýzy. Na organizaci se aktivně podílí několik členů YPMG, někteří se zkušenostmi s organizací prvního a úspěšného ročníku Project Friendly 2008. Konference bude mít
bohatý odborný a taky průvodní program, v rámci kterého mimo jiné proběhne odborná exkurze v tunelu Blanka v Praze, jenž je jeden z největších momentálně realizovaných stavebních projektů v Evropě. Hlavním tématem konference bylo zvoleno „Profesní rozvoj a osobnostní růst mladého projektového manažera“ (Professional development and personal growth of a young project manager). Cítíme, že toto téma nejlépe odpovídá na aktuální otázky mladých projektových manažerů, kteří v tomto směru cítí deficit jejich tradičního akademického vzdělání. V rámci tří půldenních přednáškových bloků vystoupí řada odborníků s letitými, ale i měsíčními zkušenostmi s prací v oblasti projektového řízení. Minulý ročník Project Friendly je konal v Brně ve dnech 11. ‐ 14. září 2008. Za podpory SPŘ a IPMA se v nově zrekonstruovaných prostorách centra VUT Starý pivovar setkalo pět národních skupin z Německa, Slovinska, Polska, Slovenska a Česka. Šestou zemi reprezentoval norský lektor Sven Arne Jessen, který odborně prováděl celým setkáním.
V rámci programu byly představeny skupiny zúčastněných Young Crews ze Slovinska, Německa a Polska. Kromě české skupiny jsou všechny skupiny založeny přímo národními asociacemi IPMA. V řadě odborných přednášek z oblasti neziskového sektoru, či vědy a výzkumu vynikla prezentace IT specialistů, kteří se zabývali sdílením a efektivním využíváním informací v projektech. Z mnoha variant aktuálně využívaných systémů ukázali plně funkční varianty včetně názorných ukázek zadávání a monitoringu vykonané práce na určitém úkolu. Letos chceme oslovit ještě více mladých projektových manažerů nejen ze zemí zúčastněných v minulém ročníku, ale také z Rakouska, Itálie, Maďarska a dalších zemí. Navýšit chceme i počet domácích účastníků a zajistit tak perspektivu k možnostem mezinárodní spolupráce mezi mladými projektovými manažery. Vedoucím projektu Project Friendly byl zvolen Ing. Martin Lacina, který řídí tým lidí z řad členů YPMG. Další členové týmu jsou: • • • • • • • •
Martin Pargač Bohumír Jaroš Dagmara Čeheľová Martin Maryška Radovan Igliar Luboš Lněnička Martin Pešl Lucie Šilerová
Poslední čtyři jmenovaní se podíleli na organizaci a chodu konference Project Friendly 2008. Podrobnější informace o složení týmu najdete v identifikační listině, ke spolupráci byli přizvaní i členové Young Crew ze Slovinska. Identifikační listina, logický rámec, WBS a rozpočet projektu v optimální a minimální verzi jsou přílohou této žádosti.
Návaznost projektu na strategii SPŘ Projekt konference Project Friendly zásadně podporuje strategii SPŘ a hlavně Sekce pro spolupráci se Skupinou mladých projektových manažerů. Cíle sekce jsou: • • • •
podpořit zájem studentů o certifikaci IPMA spolupracovat a pomáhat při zajišťování vzdělávacích kurzů pro studenty koordinovat společné konferenční a jiné propagační akce SPŘ a YPMG, které se týkají projektového řízení, a to včetně koordinace publikačních aktivit propojovat aktivity studentů a mladých lidí sdružených v YPMG s aktivitami hnutí International Young Crews působícího v rámci IPMA
Šířením znalostí o projektovém řízení mezi studenty prostřednictvím konference, kde se dovědí mnoho nových informací, dostanou odkaz a pohled na praxi v oblasti projektového řízení, poroste nejen jejich zájem o projektový management samotný, ale také touha se uplatnit a tudíž se certifikovat jako projektový manažer. Mezinárodní konference je rovněž skvělá příležitost pro mladé projektové manažery k navázání kontaktů a získání informací od zahraničních členů Young Crews a rozšířit tak své snahy a aktivity v oblasti projektového řízení. Posledního ročníku Project Friendly se zúčastnilo 6 zemí, letos chceme tento počet ještě zvýšit a umocnit tak snahu YPMG a SPŘ o mezinárodní kooperaci mezi Young Crews zúčastněných zemí a YPMG. Dalším aspektem, kterým Project Friendly naplňuje strategii SPŘ je propagace a šíření povědomí jak o SPŘ a YPMG, tak o projektovém řízení mezi studenty a mladé projektové manažery. V neposlední řadě se jedná o vzdělávací akci, kde o nových postupech a technikách v oblasti projektového řízení, budou mluvit přední evropští odborníci a také mladí nadšenci z praxe, kteří mají k mladým perspektivním zájemcům o projektové řízení velmi blízko. Projekt konference Project Friendly 2009 naplňuje všechny body záměru SPŘ a Sekce pro spolupráci se Skupinou mladých projektových manažerů.
Závěr Věříme, že druhý ročník konference Project Friendly bude nejméně stejně úspěšný jako první a založí tradici specializované konference pro začínající profesionály v oblasti projektového managementu. Podporou tohoto projektu umožníte mnoha začínajícím projektovým manažerům získat znalosti, které nejvíce potřebují. Děkujeme za zvážení naší žádosti a přejeme Vám příjemný den. Projektový tým Project Friendly 2009 Za Sekci pro spolupráci s YPMG podává: Mgr. Zuzana Nováková
Přílohy žádosti
Identifikační listina PF 09 Název konference: Project Friendly 2009 Účel: • • •
zvýšení kvalifikace studentů v PM šíření povědomí o YPMG a PM rozvoj mezinárodní spolupráce v PM
Cíle: • • •
uspořádání vícedenní mezinárodní konference zvýšení počtu zemí a účastníků oproti PF08 zvýšení odborné úrovně oproti PF08
Zahájení projektu: 1. 1. 2009 Ukončení projektu: 1. 12. 2009 Délka trvání konference: čtvrtek – neděle (10 - 13. 9. 2009) Jednací jazyk: angličtina, materiály v anglickém jazyce Místo: Praha Účastníci: • členové YMPG • členové SPŘ, SPPR a dalších zahraničních skupin, především Young Crews • studenti vysokých škol v ČR • zahraniční hosté: Slovinsko, Německo, Polsko, Slovensko, Maďarsko + v zájmu Itálie, Francie, Anglie, Dánsko, Norsko, Rakousko
Financování: Externí: fundraising – firemní sponzoři, grant SGS Vnitřní: • ACSA - 10.000,- (dle domluvy) • ACSA materiální podpora • SPŘ – 30.000,- (15000) • IPMA příspěvek na lektory (500€) Propagace: • koordinace s PR • Místo: Happy Projects, Vídeň; SPPR, (SK); VŠ, kde se učí PM ještě před skončením semestru Dozor projektu: Zuzana Nováková, ACSA Projektový tým: • Martin Lacina - koordinátor • Martin Pargač • Bohumír Jaroš • Dagmara Čeheľová • Luboš Lnenicka • Martin Maryška • Robert Furiel (pomoc na místě) Suport team: Lucie Šilerová, Martin Pešl, Radovan Igliar, Eduard Matuš (Členové support teamu organizovali PF08 a fungují jako poradci.) Southern Team (členové Young Crews Slovinsko): Sabina Cepon, Stefan Fartek, Uros Lencic Dobrovolní pomocníci na místě.
Tabulka milníků projektu: Zahájení projektu Volba vedoucího projektu Vytvoření Log Frame Sestavení rozpočtu Dokončení webu Počátek registrace účastníků Zajištění prostor, ubytování Pokrytí odborného programu oslovenými specialisty Zajištění neodborného programu Vytvoření minutovníku Dodávka propagačních materiálů Zahájení konference Ukončení konference Závěrečná zpráva a prezentace výstupu konference a sborníku 15. Účetní uzavření 16. Ukončení projektu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
1.1.2009 8.3.2009 7.4.2009 10.5.2009 15.5.2009 1.6.2009 15.6.2009 30.6.2009 30.6.2009 1.9.2009 3.9.2009 10.9.2009 13.9.2009 15.10.2009 30.11.2009 1.12.2009
LogFrame Project Friendly 2009 Účel Projektové cíle
Konkrétní výstupy
Popis Zvýšením kvalifikace studentů v PM šířit povědomí o YPMG a PM v ČR i v zahraničí 1. Uspořádání vícedenní mezinárodní konference 2. Zvýšení počtu zemí a účastníků oproti PF08 3. Zvýšení odborné úrovně oproti PF08 1.1 Zrealizovaná čtyřdenní mez. konference 1.2 Zrealizovaná odborná exkurze 1.3 Publikovaný sborník 1.4 Uspořádaný výlet
Způsob ověření Seznam zaslaných žádosti o certifikaci IPMA Databáze zájemců o členství v YPMG Záznam z konference Prezenční listina účastníků
Minimálně 2 zahraniční přednášející Prezenční listina přednášejících Naplněný program odbornými a volnočasovými Program konference aktivitami po celou dobu konference Zrealizovaná odborná exkurze minimálně na 1 pracovišti, Fotodokumentace kde se aplikuje PM Vypálený sborník na CD Účastníci dostanou sborník na CD po skončení konference Zrealizovaný výlet s účastí minimálně 40% účastníků Fotodokumentace
Předpoklady/rizika XX
Nadšený tým lidí, zajištění finančních zdrojů Včasné informování o akci, propagace, Nedostatečné zkušenosti s pořádáním konference, neznalost jazyků Zajištění přednášejících Nadšení účastníků pro téma/nezájem účastníků Ochota externích subjektů spolupracovat Dodání materiálů přednášejícími/zpoždění Zájem účastníků, špatné počasí
Na konferenci budou přítomni účastníci z alespoň 6 zemí Prezenční listina účastníků
Kontakty na potencionální účastníky z jiných zemí
Odborný program z oblasti PM zajištěn min. 4 různými odborníky, z toho 2 ze zahraničí Zpracovaná závěrečná zpráva z projektu
Prezenční listina přednášejících
Dobrá odborná úroveň přednášejících
Publikovaná zpráva na wiki
Dodaný feedback od účastníků
Náklady
Harmonogram
Dohoda s ACSA Ochota sponzorů i v době fin.krize poskytnout dar
1.1.3 Komunikace s ACSA, podmínky, účetnictví 1.1.4 Sestavení programu
Finanční prostředky na prezentující
Fin.pr. na tisk a kopírování
Sestavení rozpočtu 10. 5. 2009 Dokončení webu 15. 5. 2009
1.1.5 Sestavení rozpočtu
Fin.pr. na pronájem místností
Počátek registrace účastníků 1. 6. 2009
Existence vhodného grantového schématu Ochota odborníků z oblasti PM přispět k odbornému programu Dostatek dobrovolníků pro pomoc na zahr.konferenci
1.1.6 Tvorba webových stránek 1.1.7 Zpracování propagačních materiálů
Fin.pr. na ubytování a stravování Fin.pr. na cestovní výdaje
1.1.8 Zajištění financování ‐ granty, sponzoři
Fin.pr. na sborník
Zajištění prostor, ubytování 15. 6. 2009 Pokrytí odborného programu oslovenými specialisty 30. 6. 2009 Zajištění neodborného programu 30. 6. 2009
1.1.9 Propagace a PR aktivity 1.1.10 Zajištění průvodního programu 1.1.11 Registrace účastníků a komunikace s nimi 1.1.13 Zajištění ubytování 1.1.14 Zajištění stravování
Zdroje Technické vybavení pro přednášení Realizační tým Odborníci z oblasti projektového řízení
2.1 Registrovaní účastníci různorodí z hlediska národností 3.1 Uspořádaný odborný dvoudenní program
Klíčové činnosti
Objektivně ověřitelné ukazatele Rozšíření povědomí o PM a YPMG v ČR i zahraničí Zájem lidí o členství v YPMG vzroste o 10% oproti roku 2008 Minimálně 4 denní konference Účastníci z mininálně 6 zemí světa
3.2 Zpracované vyhodnocení konference a zpětné vazby 1.1.1 Výběr místa konání 1.1.2 Výběr tématu
1.1.15 Zajištění prostor 1.1.16 Zajištění technického vybavení 1.1.17 Sestavení minutovníku 1.1.18 Trička a propagační předměty, tašky 1.1.19 Zajištění chodu konference 1.2.1 Domluvení exkurze 1.2.2 Logistika, doprava 1.3.1 Vytvoření sborníku 2.1.1 Pozvání účastníků 2.1.2 Zřízení mailové konference, kontakt list 3.1.1 Oslovení přednášejících 3.2.1 Feedback 3.2.2 Sepsání závěrečné zprávy 3.2.3 Zpráva pro sponzory, děkovný dopis 3.2.4 Zhodnocení projektu, oslava
Zajištění podpory školy
Rozpad realizačního teamu
Vytvoření minutovníku 1. 9. 2009 Dodávka propagačních materiálů 3. 9. 2009 Zahájení konference 10. 9. 2009 Ukončení konference 13. 9. 2009 Závěrečná zpráva a prezentace výstupu konference a sborníku 15. 10. 2009 Účetní uzavření 30. 11. 2009 Ukončení projektu 1. 12. 09
Předběžné podmínky získání dostatečného finančního obnosu pro zahájení projektu
Work Breakdown Structure Project Friendly 2009 PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE Sestavení týmu Sestavení identifikační listiny Studie příležitostí Log frame Zajistit komunikaci s ACSA Schválit ID listinu PROJEKTOVÉ FÁZE Vytvořit WBS Ohodnotit wbsku náklady Sestavit síťový diagram Multikriteriální analýza místa konání Zajistit komunikaci s ACSA Schválit granty Schválit sponzory Dohodnout práva na přístup na web Zajistit vedení účetnictví Posouzení našich návrhů Sestavení programu Zřízení webových stránek Zajisti správu webových stránek Zřídit důvěryhodný e‐mail Zřídit přihlašovací formulář Zajištění financování ‐ granty Zažádat o grant Sofia Brno "Zažádání o grant ""Mládež v akci""" Zažádání o grant Nadace Vodafone Zažádání o grant IGS Požádání o příspěvek SPŘ Požádání o příspěvek ACSA Pozvat přednášející Oslovit vybrané specialisty Dohlédnout na dodání materiálů od specialistů Pozvat účastníky Oslovit účastníky z minulého ročníku PF Oslovit Young Crews Oslovit YPMG členy Oslovit absolventy PM Distribuovat pozvánky na vysoké školy Prezentace v Helsinkách Zpracovat registrace účastníků Komunikovat s účastníky Zajistit odborný program Zajistit neodborný program
Zajistit ubytování Zajistit stravování Zajistit prostory konání Zajistit logistiku, mhd Objednat trička Zajistit propagační balíček Objednat tašku Objednat propisky Objednat psací bloky Vytvořit jmenovky účastníků Zajistit tisk materiálů Vytvoření sborníku Vyžádat si podklady k prezentaci Sestavit minutovník programu Sestavení seznamu rizik a návrhu na jejich snížení Zařídit emailovou konferenci, kontakt list REALIZACE KONFERENCE Příprava Shromáždění materiálů od sponzorů Shromáždění technického vybavení Zajištění technického vybavení Zajistit IT Zajistit podpůrné zařízení Zajištění chodu konference Vyzvednout účastníky konference Zajistit navigační tabulky Zajistit šatnu, odkládací místnost Zajistit registraci příchozích účastníků Vlastní program konference POPROJEKTOVÁ FÁZE Vytvořit feedback Sepsat závěrečnou zprávu Rozbor chyb ‐ poučení, doporučení pro další ročník Publikovat závěrečnou zprávu Poslat fotodokumentaci a děkovný dopis sponzorům Uspořádat afer party‐ oficiální ukončení projektu
Rozpočet Project Friendly 2009
Rozpočet Project Friendly 2009 VÝDAJE
ZDROJE cena
Fáze před konferencí Cestovní výdaje organizátorů Schůzky v ČR Cestovné Happy Project Vložné na konference Happy Project 83€ Propagační materiály Tisk plakátu, A3 barevně Tisk info. materiálů A4 bar Tisk brožury pro sponzory Konferenční trička Dárek pro účastníky Webová adresa Konferenční tašky Konferenční propisky Poznámkové bloky Vizitky Vlastní náklady na konferenci Prostory Pronájem prostorů (MK sál 2 d Technické vybavení Ozvučení 2 kW Bezdrátový mikrofon Dataprojektor Promítací plátno elektrické (za Spojovací materiál Připojení WiFi Řečnický pult Jmenovky, kanc.potřeby Stravování Uvítací večeře Oběd 1 Večeře 1 Oběd 2 Večeře 2 Občerstvení na konferenci International evening Piknik Ostatní služby Průvodce Prahou Vstupné kulturní památka MHD Autobusová doprava Ubytování zahr. účastníci/noc pořadatelé Lektoři ubytování zahr.lektorů letenky zahr.lektorů kapesné Organizační tým Benzin ‐ automobil na místě Výdaje na MHD Telefonní náklady Fáze po konferenci Sborník
Rezerva
10%
DVD Poštovné a balné
počet
celkem optimum
celkem minimum
200 517
32 4
6 400 Kč 2 068 Kč
3 200 Kč 2 068 Kč
2158
2
4 316 Kč
4 316 Kč
35 17 40 250 290 1000 40 30 50 5
100 100 20 60 60 1 60 60 60 200
3 500 Kč 1 700 Kč 800 Kč 15 000 Kč 17 400 Kč 1 000 Kč 2 400 Kč 1 800 Kč 3 000 Kč 1 000 Kč
1 750 Kč 850 Kč 0 7 500 Kč 0 0 0 0 0 0
9250
2
18 500 Kč
0 Kč
1800 1500 3500 900 300 1300 300 10
2 2 2 2 2 2 2 60
3 600 Kč 3 000 Kč 7 000 Kč 1 800 Kč 600 Kč 2 600 Kč 600 Kč 600 Kč
0 0 0 0 0 0 0 0
150 80 100 80 100 60 50 50
60 60 60 60 60 60 60 60
9 000 Kč 4 800 Kč 6 000 Kč 4 800 Kč 6 000 Kč 3 600 Kč 3 000 Kč 3 000 Kč
0 4 800 Kč 0 4 800 Kč 0 1 800 Kč 0 0 Kč
1000 100 330 5000
1 60 30 1
1 000 Kč 6 000 Kč 9 900 Kč 5 000 Kč
1 000 Kč 0 0 Kč 0
300 300
72 16
21 600 Kč 4 800 Kč
21 600 Kč 4 800 Kč
2900 5000 1350
6 4 10
17 400 Kč 20 000 Kč 13 500 Kč
8 700 Kč 20 000 Kč 0
500 330 500
4 7 10
2 000 Kč 2 310 Kč 5 000 Kč
1 000 Kč 0 0
20 40
60 60
1 200 Kč 2 400 Kč
1 200 Kč 0 Kč
25 099 Kč
8 938 Kč
276 093 Kč
98 322 Kč
optimum minimum Účastnický poplatek 1000 40 000 Kč 40 000 Kč Účastníci ‐ platba za ubytování 21 600 Kč 21 600 Kč Příspěvek katedry EMHV 3 000 Kč 0 Kč SPŘ 30 000 Kč 14 222 Kč Přebytek z PF08 10 000 Kč 10 000 Kč Příspěvek IPMA na lektory 12 500 Kč 12 500 Kč Firemní sponzor 25 000 Kč 0 Kč Granty 133 993 Kč 0 Kč (grant SGS, příspěvek školy, případně další granty) Celkem
POČET OSOB z toho
276 093 Kč
60 účastníci lektoři organizátoři
Datum: Celkem
40 10 10
25.5.2009
98 322 Kč
