ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN
1
BAB I PENDAHULUAN A. Definisi Perpustakaan Secara tradisional arti perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat juga diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan namun lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi yang dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri. Secara modern perpustakaan diartikan sebagai sarana menyimpan koleksi buku digunakan untuk menyimpan data yang sebagian besar berbentuk digital dan diakses melalui computer ( Digital Library ). Definisi
perpustakaan
sendiri
terus
berkembang
sesuai
dengan
perkembangan bahan pustaka dan manajemen perpustakaan itu sendiri. Beberapa pengertian perpustakaan di antaranya seperti di bawah ini : Menurut kamus “The Oxford English Dictionary”, kata “library” atau perpustakaan mulai digunakan dalam bahasa Inggris tahun 1374, yang berarti sebagai “suatu tempat buku-buku diatur untuk dibaca, dipelajari atau dipakai sebagai bahan rujukan”. Pengertian perpustakaan ini pada abad ke-19 berkembang menjadi “ suatu gedung, ruangan atau sejumlah ruangan yang berisi koleksi buku yanng dipelihara dengan baik, dapat digunakan oleh masyarakat atau golongan masyarakat tertentu. Dalam perkembangannya lebih lanjut, pengertian perpustakaan memperoleh penghargaan yang tinggi, bukan sekadar suatu gedung yang berisi koleksi buku yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat. Pada tahun 1970, The American Library Association menggunakan istilah perpustakaan untuk suatu pengertian yang luas yaitu termasuk pengertian “pusat media, pusat belajar, pusat sumber pendidikan, pusat informasi, pusat dokumenstasi dan pusat rujukan”.
2
Dalam pengertiannya yang mutakhir, seperti yang tercantum dalam Keputusan Presiden RI nomor 11, disebutkan bahwa “perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional”. B. Fungsi Perpustakaan Perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka. Bahan pustaka yang dimaksud merupakan hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan, dalam rangka
mencerdaskan
kehidupan
bangsa
dan
menunjang
pelaksanaan
pembangunan nasional. Dalam
pengertian
perpustakaan
yang
mutakhir
ini
tersirat
fungsi
perpustakaan pada umunya, yaitu sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan. Namun secara khusus, setiap jenis perpustakaan mempunyai fungsi masing-masing, yang berbeda antara yang satu dan lainnya. Fungsi Perpustakaan Nasional RI berbeda dengan fungsi Perpustakaan Umum, fungsi Perpustakan Daerah berbeda dengan Perpustakaan Sekolah, fungsi Perpustakaan
Perguruan
Tinggi
berbeda
dengan
fungsi
Perpustakaan
Khusus/Dinas. Karenanya berbeda-beda, maka masing-masing perpustakaan memiliki tujuan yang berbeda-beda pula yang harus dicapai oleh masing-masing jenis perpustakaan. C. Fungsi Perpustakaan Sekolah Perpustakaan Sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidiknan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, mempunyai fungsi sebagai : Pusat
kegiatan
belajar-mengajar
untuk
mencapai
tujuan
pendidikan
sepertitercantum dalam kurikulum sekolah. 1. Pusat
Penelitian
sederhana
yang
memungkinkan
para
siswa
mengembangkan kreativitas dan imajinasinya. 2. Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-buku hiburan)
3
Sedangkan
menurut
Yoseph Mbulu,
perpustakaan sekolah sangat
diperlukan keberadaannya dengan pertimbangan bahwa : a. Perpustakaan sekolah merupakan sumber belajar dilingkungan sekolah b. Perpustakaan sekolah merupakan salah satu komponen sistem pengajaran
c. Perpustakaan sekolah merupakan sumber untuk menunjang kualitas pendidikan dan pengajaran
d. Perpustakaan sekolah sebagai laboratorium belajar yang memungkinkan peserta didik dapat mempertajam daya pikirnya.
4
D. Fungsi Manajemen Perpustakaan Agar perpustakaan dapat dilaksanakan dengan baik dibutuhkan suatu manajemen yang baik pula. Pada prinsipnya tugas seorang kepala perpustakaan dapat dibagi dalam beberapa fungsi yang disebut POSDCORB yaitu akronim dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating dan Budgeting. Perencanaan (Planning), penetapan tujuan, penentuan strategi, kebijakan, prosedur dan dana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian
(Organizing).
Penentuan
struktur
formal
dengan
mengelompokkan aktifitas-aktifitas ke dalam bagian-bagian, koordinasi dan pendelegasian wewenang kepada individu-individu untuk melaksanakan tugasnya. Penyusunan personalia (Staffing). Penempatan staf pada berbagai posisi sesuai dengan kemampuannya. Fungsi ini mencakup kegiatan penilaian karyawan untuk promosi, transfer atau bahkan demosi dan pemecatan serta latihan dan pengembangan karyawan Pengarahan (Directing). Sesudah rencana dibuat, organisasi
dibentuk
dan
disusun
personalianya,
langkah
selanjutnya
menugaskan staf untuk bergerak menuju tujuan yang telah ditentukan. Koordinasi (Coordinating). Pengkoordinasian berbagai kegiatan pada pekerjaanpekerjaan. Pelaporan (Reporting). Pimpinan harus selalu mengetahui apa yang sedang dilakukan, karena itu laporan diperlukan. Penganggaran (Budgeting) adalah pembiayaan dalam bentuk rencana anggaran dan pengawasan anggaran. Sebagian besar perpustakaan sekolah di Indonesia masih minim manajemen, sehingga belum bisa berjalan sebagaimana mestinya. Faktor minim manajemen tersebut berasal dari dua aspek. Pertama adalah aspek struktural, dalam arti keberadaan perpustakaan sekolah kurang memperoleh perhatian dari pihak manajemen sekolah. Kedua adalah aspek teknis, artinya keberadaan perpustakaan sekolah belum ditunjang aspek-aspek bersifat teknis yang sangat dibutuhkan oleh perpustakaan sekolah seperti manajemen sumber daya manusia, pendanaan, serta sarana dan prasarana.
5
BAB II PERSPEKTIF PERPUSTAKAAN MTs AL NAHDLAH A. Profil MTs Al Nahdlah Madrasah Tsanawiyah al-Nahdlah yang berkedudukan di Pondok Petir Sawangan Depok mulai berdiri pada tahun 2006. MTs al-Nahdlah menerapkan sistem pembelajaran terintegrasi (Integrated Learning System) yang memadukan antara sistem pembelajaran modern dan salaf (pesantren) dan memadukan jalur pendidikan formal, non formal dan informal dalam satu kesatuan. Proses pembelajaran dilaksanakan dalam pembinaan dan pengawasan pengasuh dan pembimbing khusus. Di pagi hari dilaksanakan dengan model klasikal dan formal, sore hari pembelajaran kitab, dan malam hari pembelajaran mandiri terbimbing. MTs al-Nahdlah menekankan sistem kompetisi dan menerapkan sistem gugur di setiap tingkatannya. Konsekuensinya peserta didik yang tidak dapat mengikuti program pembelajaran dengan baik akan dikembalikan kepada orang tuanya. B. Manajemen Perpustakaan Al Nahdlah Perpustakaan MTs Al-Nahdlah yang berfungsi sebagai pusat sumber belajar bagi seluruh civitas pendidikan di MTs Al-Nahdlah sangat penting dalam mendukung proses pembelajaran. Agar berfungsi maksimal, pihak penyelenggara terus berupaya
mengembangkan
perpustakaan
dalam
segala
bidang,
terutama
manajemen perpustakaan sekolah. a. Pengelola Pengelolaan Perpustakaan MTs Al-Nahdlah melibatkan unsur guru dan siswa. Tenaga pengelola terdiri dari 1 orang guru bertindak sebagai kepala perpustakaan dan 2 orang siswa yang bertugas dalam pelayanan. Pengelola bertanggung jawab kepada Kepala Madrasah. b. Sarana & Koleksi
6
Perpustakaan MTs Al Nahdlah menempati 1 ruang sederhana seluas sekira 7x8 m2, disekat menjadi 2 bagian: ruang pelayanan dan ruang baca, dan ruang penyimpanan rak buku. Sarana yang dimiliki Perpustakaan MTs AlNahdlah antara lain : 1) beberapa buah rak buku 2) 1 meja layanan 3) 1 lemari administrasi 4) beberapa meja baca Sampai akhir tahun 2008, Perpustakaan MTs Al Nahdlah memiliki koleksi 2.500 buku, terdiri dari 1.647 buku pelajaran dan 853 buku umum. c. Pengolahan Koleksi & Pelayanan Pengolahan dan penyajian koleksi dilaksanakan secara sederhana namun terkontrol. Hal ini dikarenakan jumlah koleksi belum terlalu banyak dan jumlah pengguna juga masih terbatas siswa MTs Al Nahdlah sendiri. Beberapa point pengelolaan yang diselenggarakan oleh Perpustakaan MTs Al Nahdlah antara lain: 1) Inventarisasi dan Registrasi buku berjalan baik dan sesuai standar. 2) Klasifikasi menggunakan Standar DDC (Dewey Decimal Classification) 3) Katalogisasi masih dalam pengembangan, dan direncanakan segera menggunakan katalog digital. 4) Label dan kartu buku masih belum dibuat secara menyeluruh. Sistem layanan yang dilaksanakan menggunakan Open Access (Layanan Terbuka), yakni siswa dan pengguna bisa langsung mencari buku sendiri di rak buku setelah mengisi daftar pengunjung. Layanan juga ditekankan pada kegiatan membaca di tempat, khususnya pada jam-jam tertentu yang diwajibkan pembelajaran mandiri. d. Pemeliharaan & Pelaporan Pemeliharaan dilakukan secara berkesinambungan untuk menghindari dan memperbaiki kerusakan bahan pustaka. Segala kegiatan dan pengelolaan perpustakaan dilaporkan setiap bulan.
7
BAB III MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH A. Manajemen Sumber Daya Manusia a. Tenaga Kepustakaan Keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan sangat tergantung pada sumberdaya tenaga yang tersedia di dalam dan di luar perpustakaan sekolah. Karena itu, amatlah penting bagi perpustakaan sekolah memiliki tenaga berpendidikan serta bermotivasi tinggi, jumlahnya mencukupi sesuai dengan ukuran sekolah dan kebutuhan khusus sekolah menyangkut jasa perpustakaan. Pengertian “tenaga”, dalam konteks ini, adalah pustakawan dan asisten pustakawan berkualifikasi. Di samping itu, mungkin masih ada tenaga penunjang, seperti para guru, teknisi, orang tua murid dan berbagai jenis relawan. Pustakawan sekolah idealnya memiliki pendidikan profesional dan berkualifikasi, dengan pelatihan tambahan di bidang teori pendidikan dan metodologi pembelajaran. Akan tetapi, tenaga minimal untuk menjalankan roda penyelenggaraan perpustakaan secara professional dan berkualitas adalah tenaga yang memiliki kecakapan dalam ilmu perpustakaan melalui pelatihan penyelenggaraan dan pengelolaan perpustakaan. Sukarelawan hendaknya tidak dipekerjakan sebagai pengganti tenaga yang digaji, melainkan dapat bekerja sebagai tenaga pendukung berdasarkan kontrak yang memberikan kerangka kerja formal untuk keterlibatan mereka dalam berbagai aktivitas perpustakaan. Salah satu tujuan utama manajemen tenaga perpustakaan sekolah ialah agar semua anggota staf harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebijakan jasa perpustakaan, tugas dan tanggung jawab yang jelas, kondisi peraturan yang sesuai menyangkut pekerjaan dan gaji yang kompetitif yang mencerminkan profesionalisme pekerjaan. b. Organisasi dan Manajemen Perpustakaan Sekolah ditinjau dari struktur organisasinya dapat dibagi atas dua kelompok; Secara makro dan secara mikro
8
Organisasi Perpustakaan Sekolah secara makro menggambarkan kedudukan
Perpustakaan
Sekolah
dalam
organisasi
sekolah
secara
keseluruhan. Sedangkan secara mikro organisasi Perpustakaan Sekolah menggambarkan kedudukan unit unit kerja dalam keseluruhan organisasi Perpustakaan Sekolah. Mengingat pentingnya fungsi Perpustakaan Sekolah sebagai instansi pendidikan yang bersifat teknis edukatif, bersama-sama dengan unsur pendidikan lainnya ikut menentukan berhasilnya proses pendidikan, maka kedudukan Perpustakaan Sekolah harus secara jelas tergambar di dalam struktur organisasi sekolah. Memang sampai sekarang belum ada struktur organisasi Perpustakaan Sekolah yang baku, namun secara sederhana organisasi perpustakaan sekolah bisa digambarkan dalam bagan sebagai berikut:
Kepala Sekolah Ka. Perpustakaa n
Layanan
Teknisi Pengadaan
Sirkulasi
Pengolahan
Referensi
Penyusunan
Membaca
9
B. Sarana & Perlengkapan Perpustakaan a. Ruang Perpustakaan Gedung atau ruangan perpustakaan adalah bangunan yang sepenuhnya diperuntukkan bagi seluruh aktivitas sebuah perpustakaan. Disebut gedung apabila merupakan bangunan besar dan permanent, terpisah dari gedung lain sedangkan apabila hanya menempati sebagian dari sebuah gedung atau hanya sebuah bangunan (penggunan ruang kelas), relatif kecil disebut ruangan perpustakaan. Penentuan lokasi perpustakaan agar dapat maksimal pemanfaatannya harus dapat memenuhi kriteria diantaranya : Berada ditempat yang luas tanahnya memungkinkan dilakukannya perluasan pada masa yang akan datang, sesuai dengan perkembangan perpustakaan. Berada di sekitar pusat kegiatan masyarakat seperti pusat pendidikan (sekolah), pemerintahan dan tentunya pemukiman. Merupakan gedung/satu ruangan utuh yang tidak bergabung dengan ruangan lain Mudah dicapai oleh pemakai, sehingga pemakai tidak membuang waktu secara sia-sia. Cukup tenang dan aman untuk menghindari dari gangguan suara keras dan kegaduhan. Perpustakaan pada umumnya minimal memiliki 4 (empat) macam ruangan diantaranya : 1. Ruang Koleksi Buku (Rak-rak Buku) 1 rak (1 sisi, 5 susun, lebar 100 cm) dapat memuat 115-165 eksemplar buku dan jarak antar rak 100-110 cm. Jadi dapat dihitung berapa kebutuhan luas ruang yang diperlukan untuk menempatan rak dan dapat disesuaikan dengan bahan pustaka yang dimiliki. Hal ini pun perlu dipertimbangkan untuk tahuntahun yang akan datang. 2. Ruang Baca Disesuaikan dengan ruang yang ada. Idealnya terpisah dari ruang koleksi dengan lulas yang mencukupi. 3. Ruang Pengolahan Bahan Pustaka dan Ruang Staf
10
Untuk melakukan aktifitas pengadaan dan pengolahan buku luas ruangan tergantung berapa jumlah pengelola perpustakaan diperkirakan setiap petugas memerlukan 2,5 m2. 4. Ruang Sirkulasi Ruang ini dipergunakan untuk melayani peminjaman dan pengembalian buku, ruang yang diperlukan minimal cukup untuk meletakan meja sirkulasi dan perlengkapan lainnya. b. Perabotan dan Peralatan Perabot perpustakaan adalah sarana pendukung atau perlengkapan perpustakaan yang digunakan dalam proses pelayanan pemakai perpustakaan dan merupakan kelengkapan yang harus ada untuk terselenggaranya perpustakaan. Yang termasuk dalam perabot/perlengkapan perpustakaan antara lain : Rak buku Rak majalah Rak surat kabar Rak atlas dan kamus Papan peraga / pameran Laci penitipan tas Lemari catalog Lemari multi media Lemari Arsip Meja dan kursi sirkulasi Meja dan kursi baca Meja dan kursi pegawai Kereta buku, barang Tangga beroda Peralatan perpustakaan adalah barang-barang yang diperlukan secara langsung dalam mengerjakan tugas/kegiatan di perpustakaan. Yang termasuk dalam perlengkapan perpustakaan antara lain : buku pedoman perpustakaan Buku klasifikasi Kartu catalog
11
Buku Induk Kantong buku Lembar tanggal kembali Label Cap inventaris Cap perpustakaan Bak stempel Kartu pemesanan Mesin ketik/Komputer ATK Selotip Lem dll. c. Penataan Ruangan dan Tempat Penyimpanan Penataan ruang perpustakaan harus didasari dengan hubungan antar ruang yang dipandang dari segi efisiensi, alur kerja, mutu layanan, keamanan dan pengawasan. Penempatan perabotan perpustakaan diletakkan sesuai dengan fungsi dan berdasarkan pembagian ruang diperpustakaan sebagai contoh : 1. Lobi Di dalam lobi biasanya berisi perabotan: lemari penitipan barang, papan pengumuman dan pameran, kursi tamu, meja dan kursi petugas. 2. Ruang Peminjaman Ruang Peminjaman berisi perabotan: meja dan kursi sirkulasi, kereta buku, lemari arsip, laci-laci kartu pengguna, komputer, bacode reader dan kursi petugas. 3. Ruang Koleksi Buku Ditempati perabotan: rak buku baik dari satu sisi atau dua sisi, kereta buku, tangga beroda. 4. Ruang Baca Meja kursi baca kelompok, perorangan (studi karel) dan meja kamus. 5. Ruang Administrasi Meja kursi petugas, lemari arsip, mesin ketik, komputer, telpon, kereta buku, lemari buku dsb.
12
C. Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka a. Pengadaan Bahan Pustaka Kegiatan pengadaan bahan koleksi adalah kegiatan mengadakan bahan koleksi untuk dijadikan koleksi perpustakaan. Kegiatan pengadaan terdiri dari berbagai kegiatan antara lain Pemilihan bahan koleksi, yaitu pemilihan koleksi berdasarkan kebutuhan pengguna perpustakaan, jenis koleksi, bidang ilmu, dll. Pelaksanaan pengadaan, ialah kegiatan mengusahakan adanya bahan koleksi dengan berbagai cara semisal
membeli,
dengan meminta
bantuan/sumbangan baik berupa koleksi atau dana/anggaran, atau dengan cara tukar menukar bahan koleksi perpustakaan dengan pihak perpustakan lain. Mengumpulkan alat-alat informasi yang dapat digunakan untuk keperluan memilih bahan pustaka dalam rangka melaksanakan kegiatan mengadakan bahan koleksi untuk perpustakaan, misalnya saja, berupa: daftar tawaran buku yang baru terbit, akan terbit, dan telah terbit, atau lainnya. Mempertanggungjawabkan pengeluaran uang yang telah digunakan untuk keperluan
pembelian
bahan
koleksi,
jika
di
perpustakaan
memang
mempunyai dana/ anggaran untuk itu. Membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pengadaan bahan koleksi. b. Pengolahan Bahan Pustaka Pengolahan serangkaian
atau
pekerjaan
processing yang
koleksi
dilakukan
sejak
perpustakaan bahan
merupakan
pustaka
diterima
perpustakaan sampai dengan siap dipergunakan oleh pemakai. Tujuannya agar semua koleksi dapat ditemukan/ditelusur dan dipergunakan dengan mudah oleh pemakai. Pengolahan merupakan pekerjaan yang berurutan, mekanis, sistematik dan runtut. Adapun tahapan proses pengolahan bahan pustaka biasanya sebagai berikut:
13
1. Inventarisasi dan Registrasi Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan bahan pustaka ke buku inventaris atau buku induk, atau disebut juga pendaftaran buku (registrasi). Buku Induk berfungsi sebagai: mengetahui jumlah koleksi mengetahui asal perolehan mengetahui komposisi bahasa mengetahui judul buku yang hilang Kegiatan inventarisasi terdiri dari: Pertama, mencatat semua koleksi dalam buku induk dan identifikasi koleksi, sehingga semua koleksi diketahui jumlahnya, tercatat rapi dan jelas. Termasuk catatan keterangan fisik seperti pengarang, judul, jumlah eksemplar, dan informasi lain yang dianggap penting. Contoh format buku induk pustaka: No Tgl. No Uru Terim Inv t a .
Judul
Pengara ng
Penerbi t/ Thn terbit
Jumlah Jd
Ek s
Jenis N F
F
Asal R
P
H
Tk
Ke t
Keterangan: NF F R P
: : : :
Non Fiksi H : Hadiah Fiksi Tk : Tukar menukar Referensi Pembelian
Kedua, memberikan identitas agar semua koleksi memiliki ciri atau tanda sebagai bukti miliki perpustakaan, dengan cara: mencatat tanggal penerimaan, nomor induk, asal buku di balik halaman judul dalam. membubuhkan stempel pada halaman tertentu. Tempat-tempat yang perlu dibubuhi stempel yaitu : dibalik halaman judul dalam, halaman judul bab, bagian tengah halaman, pada halaman akhir dan pada halaman yang dianggap rahasia.
14
2. Klasifikasi Klasifikasi dalam bidang perpustakaan dapat didefinisikan sebagai penyusunan dan pengelompokan sistematik terhadap buku dan bahan pustaka lain berdasarkan subjek (isi buku). Klasifikasi berfungsi untuk memudahakan pengguna perpustakaan dalam menemukan bahan pustaka yang dicari. Ada berbagai pedoman umum klasifikasi. Yang paling populer dan banyak digunakan adalah Pedoman Klasifikasi Standar DDC (Dewey Decimal Classification). DDC (Dewey Decimal Classification (DDC), adalah sebuah sistem klasifikasi perpustakaan yang diciptakan oleh Melvil Dewey (1851– 1931) pada tahun 1876, dan sejak saat itu telah banyak dimodifikasi dan dikembangkan dalam duapuluh dua kali revisi yang telah terjadi hingga tahun 2004. Dewey membagi berbagai disiplin pengetahuan yang ada ke dalam sepuluh kelas utama (main class), dengan satu “generalities”. Selanjutnya, kelas-kelas utama tersebut dibagi lagi ke dalam sepuluh divisi, dan setiap divisi dibagi lagi ke dalam sepuluh section. Ke-sepuluh kelas utama tersebut adalah: 000 Generalities 100 Philosophy, psychology 200 Religion 300 Social Science (incl. economics). 400 Language 500 Natural Science. 600 Technology (incl. medicine, management). 700 Art (incl. architecture, paintings, photography). 800 Literature 900 History, geography, biography. Hasil klasifikasi adalah penentuan nomor klasifikasi dan kelompok koleksi informasi menurut isi dan subyek bahan pustaka. Nomor klasifikasi selanjutnya siap digunakan untuk pembuatan nomor panggil, kartu katalog, label buku dan perlengkapan lain yang digunakan perpustakan sampai bahan pustaka siap digunakan.
15
3. Katalogisasi Katalogisasi
adalah
proses
pembuatan
katalog.
Dalam
istilah
perpustakaan, katalog adalah sebuah daftar menurut susunan tertentu, yang memuat keterangan tentang semua pustaka yang terdapat dalam koleksi perpustakaan tersebut. Biasanya katalog perpustakaan berupa deret kartu katalog, yang tersimpan dalam laci katalog. Perpustakaan sebagai suatu sistem informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk serta pengaturannya sedemikian rupa, sehingga informasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Jika Anda ingin mengetahui apakah perpustakaan memiliki buku yang anda perlukan, terlebih dulu anda akan mencarinya dalam katalog perpustakaan itu. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging). Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragaman peraturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasional adalah : Anglo American Cataloguing Ruler 2 : Revised (1988)/ AACR2R. Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam: Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm x 12,5 cm Katalog Berkas (Sheaf Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog) Katalog OPAC (Online Public Access Catalog) OPAC adalah sarana (sistem) untuk mencari koleksi perpustakaan dengan menggunakan data digital yang tersimpan di komputer. Sedangkan untuk jenis katalog perpustakaan ada beberapa jenis. Setiap pustaka biasanya diwakili oleh tiga kartu atau lebih. Jenis-jenis katalog tersebut adalah: Katalog Shelflist Katalog Pengarang Katalog Judul Katalog Subyek Katalog Penerbit
16
Unsur-unsur yang perlu dicantumkan pada penulisan katalog: Identitas ( nomor klasifikasi, tiga huruf pertama entri utama, satu huruf pertama judul). Nama Pengarang. Cara penulisannya seperti peraturan pembuatan bibiografi (daftar pustaka). Judul buku. Ditulis sesuai dengan apa yang tertera di halaman judul. Contoh kartu katalog: 1. Contoh Kartu Katalog Utama (Pengarang)
633.18 1 WIN c WINARNO, Agus Cara Penanaman Sampai Pasca Panen/Agus Winarno.--Bogor: [IPB], 1996. ix, 85 p.: il; 23 cm. Bibl. P 82-85 828/D/86 633.18 1 RICE I. JUDUL II. INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2. Contoh Kartu Katalog berdasarkan Judul
633.18 1 WIN c
Cara Penanaman Sampai Pasca Panen….
WINARNO, Agus Cara Penanaman Sampai Pasca Panen/Agus Winarno.--Bogor: [IPB], 1996. ix, 85 p.: il; 23 cm. Bibl. P 82-85 828/D/86 633.18 1 RICE I. JUDUL II. INSTITUT PERTANIAN BOGOR 17
3. Contoh Kartu Katalog berdasarkan Subyek (Klasifikasi)
633.18 1 WIN c
633.18 1
WINARNO, Agus Cara Penanaman Sampai Pasca Panen/Agus Winarno.--Bogor: [IPB], 1996. ix, 85 p.: il; 23 cm. Bibl. P 82-85 828/D/86 633.18 1 RICE I. JUDUL II. INSTITUT PERTANIAN BOGOR 4. Contoh Kartu Katalog berdasarkan Penerbit
633.18 1 WIN c
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
WINARNO, Agus Cara Penanaman Sampai Pasca Panen/Agus Winarno.--Bogor: [IPB], 1996. ix, 85 p.: il; 23 cm. Bibl. P 82-85 828/D/86 633.18 1 RICE I. JUDUL II. INSTITUT PERTANIAN BOGOR
18
4. Nomor Panggil Nomor Panggil atau Call Number adalah suatu kode yang dibuat untuk suatu bahan pustaka agar bahan pustaka tersebut dapat dengan mudah dikenali, disusun dalam katalog, dalam rak, dan mudah ditelusuri kembali. Penentuan nomor panggil dibuat pada saat proses katalogisasi. Kartu katalog yang telah siap, segera dibuatkan nomor panggilnya. Nomor panggil terdiri dari 3 bagian: a. Nomor klasifikasi subyek b. Tiga huruf pertama tajuk entri utama. Entri utama yang biasa digunakan adalah nama pengarang (inverted name) atau entri utama lain tergantung jenis bahan pustaka, ditulis dalam huruf capital. c. Satu huruf pertama judul Ditulis dengan huruf kecil, pada baris terakhir setelah tajuk entri utama. Untuk judul dalam Bahasa Inggris, kata sandang “a, an, dan the” tidak dipakai. Yang digunakan adalah kata yang berada di belakang kata sandang tersebut. Contoh Penulisan Nomor Panggil (Call Number):
633.18 1 WIN c 5. Label Buku Label buku adalah identitas yang ditempelkan pada punggung buku sebagai tanda kepemilikan buku dan informasi tentang buku. Pemberian label juga bertujuan memudahkan pencarian buku di rak. Contoh Label Buku :
Perpustakaan MTs Al Nahdlah Pondok Petir Sawangan Depok 633.18 1 WIN c c.1
633.18 1 : nomor klasifikasi WIN : 3 huruf pertama entri utama c : 1 huruf pertama judul c.1 : menunjukkan copy buku jika koleksi lebih dari 1.
19
6. Kartu Buku Kartu buku adalah kartu yang dibuat pada waktu pengolahan bahan pustaka. Kartu ditempatkan dalam kantong yang ditempelkan di bagian dalam sampul belakang buku. Di sisi kartu buku atau berhadapan dengan katu buku juga ditempelkan slip tanggal kembali. Contoh kartu buku dan slip tanggal kembali: 633.18 1 WIN c c.1
Perpustakaan MTs Al Nahdlah Pondok Petir Sawangan Depok
Winarno, Agus Cara Penanaman Sampai Pasca Panen
Nama Nama
Tanggal Kembali
Tanggal Kembali
7. Filing & Shelving Filing & Shelving adalah penyimpanan, pengaturan dan penempatan buku-buku di rak, baik buku baru atau buku setelah dibaca atau dipinjam. Buku diatur di rak dengan baik dan teratur sehingga waktu pemakai dapat dihemat. Karena itu buku di perpustakaan disusun dalam berbagai koleksi/urutan memenuhi kebutuhan pemakai, contoh :
buku teks (pengajaran ), buku
referensi, majalah, khusus ( buku langka, mahal, mini), skripsi, pustaka non buku : kaset dsb. Penempatan buku di rak dilakukan untuk : 1)
buku yang memerlukan koreksi/ perbaikan
2)
buku yang diterima dari bagian penjilidan
3)
buku untuk keperluan khusus
4)
buku baru.
20
D. Manajemen Layanan a. Sistem Layanan Sistem Pelayanan Perpustakaan dapat menggunakan Sistem Layanan Terbuka (Open Access) dan Sistem Layanan Tertutup (Close Access). 1) Akses Layanan Terbuka (Open Acces) Akses layanan terbuka memberikan kesempatan kepada pemakai untuk menemukan dan mencari bahan pustaka yang diperlukannya. Pemakai diizinkan langsung ke ruang koleksi perpustakaan dan mengambil bahan pustaka
yang
diinginkannya.
Tujuan
akses
layanan
terbuka
adalah
memberikan kesempatan seluas-luasnya, tidak hanya sekedar membaca-baca di rak, tetapi juga mengetahui berbagai alternatif dari pilihan koleksi yang ada di rak, yang kira-kira dapat mendukung penelitiannya, akses layanan terbuka biasanya diterapkan untuk layanan di perpustakaan umum, perpustaaan sekolah, dan perpustakaan perguruan tinggi. Cara pelaksanaannya: •
Pemakai langsung mencari bahan pustaka di rak atau mengecek terlebih dahulu di katalog.
•
Bahan pustaka yang sudah ditemukan segera dibawa ke ruang baca.
•
Setelah selesai dibaca, pemakai mengembaikan bahan pustaka tersebut ke dalam rak.
•
Apabila bahan pustaka akan dipinjam untuk dibawa pulang, maka pemakai harus membawa ke bagian petugas pencatatan peminjaman.
•
Pemakai dapat memilih lagi bahan pustaka lain ke dalam rak.
2) Akses Layanan Tertutup (Close Acces) Pada akses layanan tertutup, koleksi tertutup bagi pemakai, dalam arti pemakai tidak boleh langsung mengambil bahan pustaka di rak, tetapi petugas perpustakaan yang akan mengambilnya. Dengan menggunakan akses ini petugas akan lebih sibuk karena harus mencari bahan pustaka di rak, terutama pada jam-jam sibuk pada saat banyak pemakai yang memerlukan bahan pustaka. Tujuan akses layanan ini adalah memberikan layanan secara terbatas kepada pemakai, sehingga pemakai tidak dapat mencari bahan pustaka yang dibutuhkannya di rak, tetapi akan dilayani oleh petugas. Oleh karena itu,
21
pemakai harus mencari nomor panggil bahan pustaka melalui katalog yang disediakan. Cara pelaksanaannya: •
Pemakai mencari data koleksi melalui katalog.
•
Pemakai mencatat judul bahan pustaka dan nomor panggil pada bon
permintaan atau peminjaman. •
Pemakai memberikan bon peminjaman kepada petugas.
•
Petugas memeberikan bon peminjaman kepada petugas.
•
Petugas mencari bahan pustaka ke rak, menemukan bahan pustaka,
dan menyerahkan kepada pemakai. •
Pemakai membawa bahan pustaka ke ruang baca.
•
Apabila bahan pustaka dapat dipinjam untuk dibawa pulang, pemakai
melaporkan kepada pencatat sirkulasi. b. Jenis Layanan Berbagai perpustakaan menyelenggarakan bermacam jenis layanan dengan tujuan agar jasa yang disediakan dapat digunakan semaksimal mungkin oleh pemakai. Beberapa jenis layanan yang biasa dilakukan oleh sebuah perpustakaan adalah: 1) Layanan Sirkulasi Kegiatan pada layanan sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan, karena pada bagian sirkulasi pertama kali pemakai harus berhubungan dengan masalah administrasi peminjaman bahan pustaka. Kegiatan peminjaman ini sering dikenal dengan istilah sirkulasi. Bagian sirkulasi
berkaitan
perpustakaan.
dengan
Tujuan
masalah
layanan
peredaran
sirkulasi
adalah
koleksi
yang
dimiliki
memperlancar
dan
mempermudah proses peminjaman bahan pustaka untuk dibawa pulang oleh pemakai.
22
a) Tugas bagian sirkulasi Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakan. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada waktunya. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau rusak. Bertanggung jawab atas segala berkas anggota, peminjaman buku-buku terlambat dikembalikan, buku tandon, uang denda, dan uang ganti rugi buku yang hilang. Membuat statistik peminjaman. Peminjaman antara perpustakaan. b) Unsur Pendukung Layanan Sirkulasi Kelancaan pekerjaan pada bagian sirkulasi sangat berpengaruh terhadap kelancaran seluruh kegiatan layanan. Oleh karena itu pada bagian sirkulasi perlu didukung beberapa unsur sebagai berikut: Buku
keterangan
yang
memuat
keterangan
mengenai
peraturan
penggunaan bahan pustaka, bahan pustaka yang boleh dipinjam, kebijaksanaan mengenai denda, penggantian buku hilang, jam buka perpustakaan, dan keterangan lain yang memberikan pedoman kepada pembaca. Meja peminjaman dengan ukuran dan bentuk khusus, misalnya berbentuk huruf “U” atau “L”. Laci temapat penyimpanan uang denda, kunci-kunci dan barang lain. Bermacam-macam stempel, misalnya tanggal peminjaman dan tanggal bahan pustaka harus kembali. Tinta dan antalan stempel. Ruang tempat penitipan tas. Kotak tempat enyimpan kartu buku yang dipinjam.
23
Lem dan blanko batas waktu peminjaman atau kartu buku. Formulir pendaftaran anggota perpustakaan. Alat-alat dan perlengkapan lain seperti gunting, pulpen, dan sebagainya. Formulir untuk pemesanan buku yang sedang dipinjam. Petugas yang selalu siap melayani dengan ramah dan sopan. Kelengkapan buku seperti kartu buku, kantong buku, kantong peminjaman, lembar tanggal kembali, kotak kartu peminjaman, dan buku daftar peminjam. Kertas kosong. Kotak saran. c) Cara Pelaksanaan Setiap kali ada pembaca yang ingin meminjam bahan pustaka, maka petugas bagian sirkulasi melakukan hal-hal sebagai berikut: Mengambil kartu buku dari kantong buku, tulis tanggal buku harus dikembalikan pada lajur tanggal kembali, minta kartu peminjaman dan kartu buku. Mencatat tanggal kembali dalam lembar pengembalian yang distempel pada bahan pustaka. Catatan ini merupakan peringatan bagi pembaca kapan ia harus mengembalikan bahan pustaka. Setelah jam peminjaman selesai, petugas menyusun kantong-kantong peminjam dalam kotak peminjaman. Dalam proses pengembalian bahan pustaka maka petugas mengambil kartu buku ke kantong buku, kantong peminjaman dikembalikan kepada pembaca, coret catatan tanggal kembali, kembalikan buku ke rak. Bila buku terlambat dikembalikan, petugas menghitung denda sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Apabila tejadi keterlambatan dalam pengembalian dalam mengembalikan buku, petugas perlu mengirim surat peringatan. Bila ada buku yang rusak atau hilang, maka anggota harus mengganti dengan buku yang sama. Bila buku tersebut tidak dapat diganti, anggota harus membayar ganti rugi sebesar harga buku harga buku pada nilai pasar ditambah biaya pengolahan.
24
Petugas
bagian
layanan
sirkulasi
juga
harus
membuat
statistik
peminjaman, baik tentang tambahan anggota baru, jumlah buku yang dipinjam, peminjaman buku berdasarkan subjek atau klasifikasi, dan jumlah pengunjung. d) Sistem Peminjaman Tidak semua pemakai senang membaca di perpustakaan terutama untuk buku-buku fiksi. Umumnya buku tersebut dipinjam untuk dibaca di rumah. Beberapa sistem peminjaman yang dapat diterapkan antara lain: 1. Sistem Brown Setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlahnya sama dengan buku yang boleh dipinjam oleh anggota perpustakaan. Tiket anggota berbentuk kantong dan berisi nomor anggota, nama, serta
alamat
yang
diketik
pada
masing-masing
tiket.
Untuk
mendampingi tiket diperlukan kartu buku. Kartu buku ini dimasukkan ke dalam kantong buku. Label tanggal atau slip tanggal diletakkan di bagian akhir buku. Cara kerjanya: Bila peminjam ingin meminjam buku maka petugas mencabut kartu buku dari kantong buku kemudian dimasukkan ke tiket pembaca. Tanggal kembali harus diterakan pada slip tanggal. Kantong buku kemudian disusun menurut tanggal harus kembali. Bila pada tanggal kembali yang sama terdapat berbagai kantong buku, maka kantong disusun menurut nomor panggil. Bila anggota mengembalikan buku yang dipinjamnya, lokasi kartu buku dicari berdasarkan tanggal pada slip tanggal. Tiket buku kemudian dikembalikan kepada anggota sedangkan kartu buku dikembalikan ke dalam kantong.
25
2. Sistem Newark Anggota perpustakaan memperoleh kartu peminjam. Kartu peminjam berisi nama, alamat, nomor pendaftaran, tanggal berakhirnya kartu anggota, tanda tangan anggota, serta kolom tanggal pinjam, dan tanggal harus kembali. Sistem Newark menggunakan kartu buku, kantong buku, serta slip tanggal. Kartu buku berisi keterangan mengenai buku, termasuk di dalamnya nomor panggil, pengarang, judul, nomor induk beserta kolom untuk tanggal harus kembali, dan nama peminjam atau tanda tangan peminjam. Kantong buku merupakan kantong yang diletakkan di bagian akhir buku, pada fly leaf. Di kantong buku lazimnya diketik nama pengarang, judul, serta nomor induk. Slip tanggal diletakkan di bagian dalam buku, khususnya pada bagian yang berhadapan dengan halaman akhir buku. Cara kerjanya: Pemakai perpustakaan membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu anggota ke meja peminjaman. Petugas sirkulasi mencap tanggal harus kembali pada kartu peminjam, slip tanggal, dan kartu buku. Nomor registrasi anggota ditulis di kartu buku. Anggota diminta memberi paraf atau tanda tangan di kartu buku dekat nomor registrasi. Buku beserta kartu anggota kemudian diserahkan kepada peminjam. Kartu buku kemudian dijajarkan menurut tanggal harus kembali. Bila terdapat kartu buku dengan tanggal harus kembali yang sama maka kartu buku disusun menurut nomor klasifikasi. Tatkala mengembalikan buku, pemnjam harus menyertakan kartu anggota. Petugas harus memeriksa tanggal kembali yang tertera di slip tanggal, kemudian mencabut kartu buku yang berada di sebuah jajaran. 2) Layanan Rujukan atau Referens
26
Layanan rujukan atau referens merupakan jenis layanan yang diberikan di semua jenis perpustakaan, yang intinya menjawab atau memberikan bantuan kepada pemakai perpustakaan. Layanan rujukan dapat berupa hal-hal yang mudah seperti memeberikan informasi dimana bagian buku anak-anak, bagaimana menjadi anggota perpustakaan, tetapi dapat pula berupa bantuan dalam penyiapan bahan-bahan penelitian, ara menggunakan bahan rujukan seperti kamus, ensiklopedi, direktori, dan alamanak. Pada prinsipnya layanan rujukan adalah menjawab pertanyaan pemakai, bak secara langsung maupun melalui sarana komunikasi, dan membimbing pemakai agar dapat mencari informasi secara mandiri dan mengetahui jenis-jenis informasi, serta dimana informasi tersebut dapat diperoleh. Layanan rujukan atau referensi dapat digunakan sebagai tolak ukur bagus atau tidaknya perpustakaan. Petugas bagian ini perlu wawasan yang luas dan memahami seluk beluk koleksi dan dapat memberikan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Agar petugas rujukan dapat memberikan tugasnya dengan baik, perlu ditunjang dengan buku-buku rujukan. Ada 12 type buku rujukan, yakni: 1. Bibliografi 2. Kamus 3. Ensiklopedi 4. Buku Tahunan 5. Buku Petunjuk 6. Sumber Biografi 7. Indeks 8. Terbitan Berseri 9. Buku Pegangan 10. Direktori 11. Sumber Geografi 12. Terbitan Pemerintah
27
E. Manajemen Keanggotaan a. Buku Induk Anggota Contoh Format Buku Induk Anggota N
No
Nama
TTL
Alamat
A n g g o t a
Kelas/Fak/ A sa l
Telp.
Ket
b. Kartu Anggota Kartu Anggota Perpustakaan diberikan kepada anggota yang telah resmi terdaftar. Bentuk dan desain kartu anggota disesuaikan dengan kreatifitas pengelola perpustakaan. Pepustakaan yang sudah menggunakan sistem digital melengkapi kartu anggotanya dengan label barcode. Namun sebagai contoh salah satu kartu anggota adalah sebagai berikut:
Kartu Anggota perpustakaan Al-Nahdlah Islamic Boarding School Jl. Raya serua bulak no.1 Pondok Petir Sawangan Depok Nomor Nama Kamar Alamat
: 0065 : Oktaviani : Mawar : Lampung
28
c. Kartu Peminjaman Kartu Peminjam digunakan pada peminjaman sistem Newark. Contoh Kartu Peminjaman: Perpustakaan MTs Al Nahdlah Pondok Petir Sawangan Depok KARTU PEMINJAMAN No. Anggota: ……………………………………… Nama
:
……………………………………… Alamat
:
………………………………………
NoTgl PinjamNo Reg BukuTgl KembaliParafKet
e. Buku Peminjaman Contoh Format Buku Peminjaman
29
N
Nama
Judul Buku
30
Tgl
P i n j a m
Tgl
K e m b a l i
Ket
f.
Daftar Pengunjung Contoh Format Buku Daftar Pengunjung Tang
No
Nama
Kelas/A
Alamat
Tujuan
Ket
g. Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan Peraturan dan tata tertib perpustakaan harus dibuat dengan lengkap dan jelas agar mudah dimengerti dan difahami oleh pengguna yang memanfaatkan jasa pelayanan perpustakaan. Perlu diperhatikan bahwa peraturan dan tata tertib tersebut jangan sampai mempersulit atau memberi hambatan bagi pemakai perpustakaan. Peraturan dan tata tertib tersebut mencakup: a. Jam buka perpustakaan Jam buka perpustakaan perlu dijdwalkan secara tepat sehinga dapat memberi waktu yang cukup banyak bagi pengguna perpustakaan. b. Keanggotaan Peraturan Keanggotaan mengatur syarat-syarat untuk menjadi anggota dan tata tertib setelah menjadi anggota. Sekalipun Perpustakaan Sekolah anggotanya terdiri dari guru dan murid, namun perlu dicantumkan di dalam peraturan keanggotaannya. c. Peminjaman Buku Peraturan dan lata tertib peminjaman perlu disusun secaa jelas, yaitu : 1. Jadwal peminjaman 2. Lama peminjaman 3. Jumlah buku yang boleh dipinjam sekaligus 4. Sanksi terhadap pelanggaran peraturan peminjaman Contoh Tata Tertib Perpustakaan:
31
1. Setiap pengunjung diwajibkan menggesek ID CARD pada pintu masuk perpustakaan.
2. Setiap pengunjung perpustakaan diminta untuk turut menjaga ketenangan, ketertiban, dan kebersihan ruang perpustakaan dengan :
a. Tidak membuat keributan, bercanda, berteriak, mengobrol, dan tindakantindakan lain yang dapat mengganggu sesama pemakai. b.
Tidak makan, minum dan merokok dalam ruang perpustakaan
c.Tidak mencoret-coret meja dan peralatan lain dalam ruang perpustakaan d.
Tidak memindahkan meja dan kursi yang talah ditata
e.
Membuang sampah di tempat yang telah disediakan
f. Tidak diperkenankan membawa tas dan bungkusan lain ke dalam ruang perpustakaan. Disediakan tempat khusus untuk menaruh barang-barang tersebut. Barang-barang berharga seperti uang dan sebagainya agar dibawa, karena perpustakaan tidak bertanggung jawab akan adanya kehilangan serta barang yang tertinggal.
g.
Tidak diperkenankan membawa keluar buku / majalah / bahan
pustaka lainnya milik perpustakaan, tanpa dicatat dahulu di bagian peminjaman.
h.
Pencurian
dan
penyobekan
bahan
pustaka
merupakan
pelanggaran. Untuk itu pelanggar dapat dicabut keanggotaannya atau dikenakan sanksi administrasi atau akademik.
3. Sanksi dapat dikenakan kepada setiap anggota/pemakai perpustakaan yang tidak mentaati tata tertib.
4. Staf/petugas perpustakaan berhak untuk menegur dan meminta kepada pemakai
yang
dianggap
mengganggu
ketenangan
suasana
untuk
meninggalkan ruang perpustakaan. 5. Tata tertib
ini
berlaku
bagi
semua
pemakai/pengunjung
/anggota
perpustakaan E. Pemeliharaan & Pelaporan a. Pemeliharaan Agar koleksi perpustakaan dapat didayagunakan dan dimanfaaatkan lebih lama perlu dilakukan upaya pelestarian dan pemeliharaan untuk mencegah kerusakan. Pemeliharaan Bahan pustaka dilakukan dengan cara melakukan
32
pencegahan kerusakan bahan-bahan pustaka, baik dari faktor lingkungan dan dari faktor manusia. Upaya pemeliharaan yang paling utama adalah pencegahan dini terhadap kerusakan-kerusakan tersebut. Namun bila kerusakan terlanjur terjadi, hendaknya segara ditangani dan diperbaiki agar tidak lebih parah. Kerusakan yang sering terjadi adalah rusaknya jilid buku baik ringan atau berat. Penjilidan kembali perlu segera dilakukan pada kasus-kasus seperti itu. Contoh lain adalah bila label buku copot atau kabur tulisannya, perlu segera diperbaiki. Juga bila pemakai menempatkan buku yang salah pada tempatnya., maka pustakawan melakukan pembetulan letak buku. Dalam pemeliharaan dan pemeriksaan koleksi di rak ada kegiatan penghitungan kembali buku milik perpustakaan, dalam arti pemeriksaan fisik terhadap buku yang tercatat sebagai milik perpustakaan (stok opname). Hal ini dinamakan verifikasi koleksi. Dilakukan karena buku dapat hilang, rusak atau salah tempat. b. Pelaporan Pelaporan perpustakaan diperlukan dalam setiap kegiatan dan program yang telah dikerjakan oleh perpustakaan. Pelaporan ini merupakan pertanggung jawaban perpustakaan dalam aktivitasnya. Pelaporan ini juga berfungsi sebagai tolok ukur keberhasilan dan kemajuan perpustakaan. Data statistik yang dapat digunakan sebagai laporan perpustakaan meliputi: statistik bahan pustaka, statistik anggota, dan statistik pengunjung. Laporan Perpustakaan Sekolah disampaikan setiap bulan pada akhir tahun. Laporan tahunan merupakan rangkaian dari semua laporan bulanan. Laporan perpustakaan mengandung unsur-unsur sebagai berikut: 1. Pengadaan bahan pustaka: meliputi jumlah koleksi yang dibeli, hadian dan atau pertukaran. Data ini dikelompokkan berdasarkan jenis koleksi dan jenis subyek. 2. Pengolahan bahan pustaka: meliputi jumlah koleksi yang sudah di catalog dan diklasifikasi. 3. Keanggotaan: meliputi jumlah anggota berdasarkan katagori tertentu (umum, jenis kelamin, pekerjaan, tempat tinggal dan sebagainya) dan jumlah pengunjung.
33
4. Koleksi yang dipinjam: meliputi jumlah koleksi yang dipinjam baik buku maupun bentuk lainnya, yang dikelompokkan berdasarkan bahasa, subyek dan sebagainya. 5. Layanan rujukan: meliputi jumlah pertanyaan yang diberikan, pertanyaan yang dijawab dalam bentuk singkat atau memerlukan waktu penelusuran yang lama. 6. Jasa reproduksi: meliputi berapa jumlah koleksi yang direproduksi, termasuk berapa jumlah koleksi yang sudah di fotokopi.
34
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan Perpustakaan Sekolah merupakan unit kerja dan perangkat pokok dari suatu sekolah. Tujuan Perpustakaan sekolah adalah menyediakan koleksi pustaka
untuk
menunjang
keberhasilan
proses
belajar
mengajar.
Perpustakaan juga sebagai “jantung” pelaksanaan pendidikan di sekolah itu. Sedangkan fungsi utama perpustakaan sekolah adalah sebagai pusat sumber belajar, pusat sumber informasi dan pusat bacaan rekreasi. Selain itu sebagai tempat membina minat dan bakat siswa. Karena vitalnya fungsi perpustakaan sekolah, maka perlu dilakukan usaha untuk peningkatan manajemen yang handal dan profesional B. Saran Sebagian besar perpustakaan sekolah di Indonesia masih minim manajemen, sehingga belum bisa berjalan sebagaimana mestinya. Faktor minim manajemen tersebut berasal dari dua aspek: struktural dan teknis. Karena vitalnya fungsi perpustakaan sekolah, maka perlu dilakukan usaha-usaha
semua
pihak
peningkatan
manajemen
secara
berkesinambungan
perpustakaan
professional.
35
sekolah
yang
dalam handal
upaya dan
