MANFAAT TEKNOLOGI KOMPUTER BAGI KELENGKAPAN ADMINISTRASI DAN SISTEM KLASIFIKASI BUKU DI PERPUSTAKAAN
MAKALAH Disusun untuk memenuhi Tugas Program Pelatihan Komputer Bagi Pustakawan oleh ICT Centre Kota Sukabumi
Disusun Oleh: ASEP RAMDANI
PERKUMPULAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN (PPLP)
SMK PGRI 1 SUKABUMI KELOMPOK BISNIS MANAJEMEN DAN TEKNOLOGI INFORMASI Jalan Pelabuhan II Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 Kota Sukabumi
KATA PENGANTAR Pada umumnya teknologi komputer berpungsi sebagai salah satu sarana untuk mengolah serta menghitung suatu informasi baik berupa data numerik maupun non numerik dengan sistem kerja yang dihasilkan dari infut kemudian diproses dan menghasilkan output. komputer sering digunakan pada perusahaan, industri dan jasa-jasa perdagangan terlebih terhadap dunia Pendidikan yang mau tidak mau pendidikan pun harus menggunakan sistem informasi yang relevan dengan kebutuhan pendidikan saat ini, bukan saja untuk membuat absen, surat semata tetapi komputer lebih difungsikan lagi sebagai media dan alat pembelajaran secara cepat dan tepat sasaran. Dan daripada itu perlu disadari bahwa kekuatan teknologi terbentuk dan dibentuk oleh dunia pendidikan. Dalam dunia pendidikan terutama sekolah yang dalam bagiannya terdapat perpustakaan, dalam hal ini perpustakaan perlu membuat data dan mengklasifikasikan data menngunakan teknologi komputer sehingga sistem pelayanan dapat dilakukan dengan cepat dan praktis dibandingkan dengan pelayanan menggunakan sistem manual. Dengan penulisan makalah ini penyusun berharap dapat membuat data dan informasi perpustakaan menggunakan sistem operasi komputer. Sukabumi, 24 September 2007 Penyusun, i
DAFTAR ISI
Kata Pengantar……………………………………………………..
i
Daftar Isi……………………………………………………………
ii
BAB I : PENDAHULUAN a. Latar Belakang…………………………………………………...
1
b. Rumusan Masalah………………………………………………..
2
c. Tujuan Penulisan …………………………………………………
2
d. Metode Penulisan…………………………………………………
2
BAB II : PEMBAHASAN a. Manfaat Perpustakaan Sekolah…………………………………..
3
b. Sistem Layanan Dan Permasalahan Umum Perpustakaan……….
4
c. Manfaat Teknologi Komputer Dalam Sistem Layanan Dan Administrasi Perpustakaan……………………………………..
9
BAB III : PENUTUP a. Kesimpulan………………………………………………………
13
b. Saran…………………………………………………………….
13
DAFTAR PUSTAKA
ii
BAB I PENDAHULUAN
a. Latar Belakang Perpustakaan merupakan penunjang bagi peningkatan mutu kualitas pendidikan disekolah dengan memberikan fasilitas ruangan untuk informasi, Diskusi maupun Rekreasi sebagaimana yang menjadi fingsinya yaitu memberikan pelayanan kepada warga sekolah guna memberikan informasi/berita dari sumber bacaan diperpustakaan. Disamping
memberikan
fasilitas
ruangan,
perpustakaan
idealnya mempunyai beberapa perlengkapan bagi penyimpanan buku dan koran agar keadaan buku dan koran agar terawat disamping harus memperhatikan kebersihan ruangan dan rak-rak penyimpanan (dari sampah, debu,dll.) dengan begitu ruangan menjadi nyaman bagi penghuni itu sendiri maupun pengunjung perpustaka berhubungan dengan IPTEK, agar siswa maupn warga sekolah lainnya dapat menambah pengetahuan, wawasan, inspirasi dan hiburan sehat. oleh karenanya Sekolah dituntut untuk harus bisa memberikan pelayanan bagi keinginan para pengunjungnya agar dengan tujuan
1
diatas program sekolah dan mutu kualitas pendidikan dapat ditingkatkan dalam hal ini perpustakaan perlu membuat data dan mengklasifikasikan data menngunakan teknologi komputer sehingga sistem pelayanan dapat dilakukan dengan cepat dan praktis dibandingkan dengan pelayanan menggunakan sistem manual. Dengan penulisan makalah ini penyusun berharap dapat membuat data dan informasi perpustakaan menggunakan sistem operasi komputer. b. Rumusan Masalah Dalam penyusunan makalah ini perlu di rumuskan masalahnya yaitu: 1. Manfaat Perpustakaan Bagi anggotanya 2. Bagaimana Sistem pelayanan Perpustakaan 3. Bagimana Bentuk administrasi Perpustakaan 4. Pemanfaatan Teknologi komputer bagi manajemen Perpustakaan. c. Tujuan Penulisan Makalah ini disusun sebagai syarat untuk mendapatkan sertifikat Pelatihan Komputer bagi Pustakawan yang diselenggarakan oleh ICT centre Kota Sukabumi. d. Metode Penulisan Makalah ini disusun melaui sumber dan referensi dari Buku di perpustakaan maupun Informasi dari BAPUSDA Propinsi Jawa Barat. 2
BAB II PEMBAHASAN
A. Manfaat Perpustakaan Sekolah Fungsi Perpustakaan di sekolah adalah sebagai pusat layanan informasi pengetahuan tentang kebutuhan-kebutuhan warga sekolah sehingga setiap siswa berhak mengunjungi perpustakaan setiap harinya, siswa berhak untuk membaca dan meminjam koleksi buku yang berada di perpustakaan Sekolah, dan perpustakaan juga dimanfaatkan sebagai sarana rekreasi sehat yang sederhana sehingga desain ruangan pun disesuaikan dengan kebutuhan rekreasi seperti ruangan yang bersih dan nyaman, warna cat ruangan yang sejuk yang terkesan asri sehingga pengunjung Perpustakaan merasa kerasan tinggal di ruangan dan mampu berinspirasi dalam kebutuhannya, manfaat lain juga dapat dirasakan oleg guru pengajar dengan memanfaatkan perpustakaan sebagai ruang tempat kerja kelompok dan diskusi sehingga dengan fasilitas perpustakaanlah guru dalam mengajar merasa dibantu oleh adanya perpustakaan di sekolah
3
B. Sistem Layanan Dan Permasalahan Umum Perpustakaan 1. Layanan Peprustakaan Pelayanan perpustakaan secara sederhana ialah memberikan bantuan, fasilitas dan penunjukan agar lebih mudah pemakai dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan secara cepat, tepat dan mudah. Dan unsur-unsur pelayanan meliputi: 1. Koleksi Buku yang cukup dan variatif guna memberdayakan pengetahuan. 2. Pemakai atau pengguna bahan pustaka yang mempunyai keinginan yang berbeda dalam memperoleh bahan pustaka 3. Petugas Perpustakaan diharapkan yang mempenyai pengetahuan tentang pengelolaan dan pengolahan bahan pustaka. 4. Fasilitas penyimpan Bahan pustaka dan meja petugas pengelola dan perlengkapan yang lainnya yang menunjang. 5. Apabila salah satu tidak ada maupun tidak terorganisir dengan baik, maka pelayanan tidak akan tercipta dan terbina dengan baik. 2. Permasalahan Umum Perpustakaan Dalam rangka meningkatkan efektivitas perpustakaan sekolah dalam meningkatkan mutu kualitas pendidikan perlu ditunjang dari beberapa aspek pendukung diantaranya,
4
Tempat/Ruangan, Koleksi Bahan Pustaka, Tenaga Pengelola/SDM, Peralatan dan Perabotan Dana/Anggaran, Organisasi dan Tata laksana. 1. Tempat atau ruangan Tempat/ruangan perpustakaan hendaknya berada dilingkungan kelas yang strategis dan letaknya tidak terpinggirkan kemudian bersih dari lingkungan yang kotor, karena agar perpustakaan Nyaman, mudah dijangkau, mudah dilihat dan mudah didatangi. 2. Koleksi Karena fungsi perpustakaan sekolah berkaitan erat dengan tujuan sekolah maka koleksinya juga harus disesuaikan dengan kepentingan proses belajar mengajar di sekolah yang berkaitan erat dengan IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi). Untuk memulai Perpustakaan hendaknya Koleksi sandar Minimal 1.000 Judul terdiri: 1. Buku pelajaran pokok yang mencakup semua mata pelajaran. 2. Buku pelengkap disekolah yang bersangkutan. 3. Buku Sumber/Rujukan 4. Buku bacaan Fiksi dan non fiksi 5. Terbitan Berkala 6. Audio Visual (Slide, Kaset, CD) 7. Kliping Surat kabar, Majalah Dll. 5
3. Pengelola /SDM Pengelola Perpustakaan harus mempunyai latar belakang pendidikan yang baik disamping itu harus gemar membaca, pandai bergaul, Berkomunikasi dan bergaul dan berwawasan luas juga harus mempunyai inisiatif dan kreatif agar Keberhasilan dan kemajuan perpustakaan tercipta dengan kriteria tersebut. Pembinaan dapat dilakukan melalui jalur Formal dan non Formal digambarkan sebagai berikut: KEPALA PERPUSTAKAAN
TENAGA PELAKSANA TEKNIS TENAGA PELAKSANA PENDUKUNG
a. Pelayanan
a. Administrasi
b. Pengolahan
b. Keuangan
Berdasarkan Kualifikasi dan status kepegawaian Petugas dibedakan Menjadi: 1) Petugas Perpustakaan sekolah yang berstatus sebagai Pustakawan mendapat angka kredit yang diatur dalam Keputusan Menpan Nomor 33 tahun 1998 atau peraturan yang ditetapkan pejabat yang berwenang.
6
2) Petugas Perpustakaan yang berstatus sebagai guru yang diberi tugas tambahan mengelola Perpustakaan sekolah baik sebagai kepala 3) maupun Pelaksana, mendapat angka kredit yang jumlahnya diatur dalam keputusan Menpan nomor 025/0/1995 tanggal 8 maret 1998. 4. Peralatan dan Perabotan Peralatan
dan
perlengkapan
yang
seharusnya
berada
diperpustakaan sebagai penunjang koleksi bahan pustaka dan kelengkapan administrasi Perpustakaan adalah sebagai berikut a. Perlengkapan 1. Lemari Katalog untuk menyimpan kertas katalog berdasarkan Klasifikasinya biasanya terdiri dari 25 laci atau lebih. 2. Tempat Koran 3. Rak Buku Bacaan dan Buku Paket 4. Papan Pengumuman 5. Mebeuler untuk penyimpanan buku dalam jumlah besar 6. Meja Diskusi 7. Meja Baca 8. Set Komputer untuk pemenuhan kebutuhan administrasi
7
5. Dana dan Anggaran Dalam rutinitas kegiatannya Pepustakaan memerlukan biaya yang harus digunakan untuk kepentingan rutin diantaranya: 1. Bagi Pengadaan Koleksi dan pengolahannya. 2. Perawatan dan Pemeliharaan koleksi 3. Pengadaan “Book devices” dan pelayanan untuk Sirkulasi 4. Honor Petugas yang membantu. Selain kepentingan rutin juga kegiatan yang bersifat non rutin yang memerlukan anggaran diantaranya; 1. Biaya stock opname (2 tahun sekali) 2. Perawatan fisik perpustakaan dan perlengkapannya. 3. Kegiatan-kegaiatan seputar Perpustakan yang diagendakan Seperti Pelatihan, Kegiatan lomba dll. 4. Penggantian peralatan dan perlengkapan yang rusak 6. Organisasi dan tata lakasana Posisi Perpustakaan digambarkan sebagai: 1. Perangkat Pendidikan sekolah merupakan bagian integral dari sekolah yang berfungsi sebagai Pusat Kegiatan belajar dan mengajar, Pusat Informasi, Pusat Penelitian sederhana, dan sarana Rekreasi Sehat. 8
2. UPT Pendidikan disekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah serta melaksanakan tugas dan kegiatan baik bersifat teknis maupun layanan (pembaca dan sirkulasi koleksi). C. Manfaat Teknologi Komputer Dalam Sistem Layanan Dan Administrasi Perpustakaan
Teknologi komputer berpungsi sebagai salah satu sarana untuk mengolah serta menghitung suatu informasi baik berupa data numerik maupun non numerik dengan sistem kerja yang dihasilkan dari infut kemudian diproses dan menghasilkan output. komputer sering digunakan pada perusahaan, industri dan jasa-jasa perdagangan terlebih terhadap dunia Pendidikan yang mau tidak mau pendidikan pun harus menggunakan sistem informasi yang relevan dengan kebutuhan pendidikan saat ini, bukan saja untuk membuat absen, surat semata tetapi komputer lebih difungsikan lagi sebagai media dan alat pembelajaran secara cepat dan tepat sasaran, dalam hal ini perpustakaan perlu membuat data dan mengklasifikasikan data menngunakan teknologi komputer sehingga sistem pelayanan dapat dilakukan dengan cepat dan praktis dibandingkan dengan pelayanan menggunakan sistem manual.
9
1. Pembuatan Daftar Inventaris Buku Dalam praktiknya kebutuhan kelengkapan administrasi yang utama ialah daftar inventaris buku yang disusun dan dibukukan, komputer dimanfaatkan untuk mmebuat itu dengan menggunakan program lembar sebar atau Microsoft Exel
dalam program ini
berbentuk kolom dan tabel sehingga dalam penyusunan dan pencatatannya tidak terlalu sulit dan lebih mudah serta praktis dibandinngkan dengan sistem manual, sistem pencatatan manual sering terjadi kesalahan sehingga harus banyak yang dihapus sehingga buku menjadi corat-coret dan tidak terawat. Berikut contoh lembar sebar atau Microcoft exel
No. 1 2 3 4
Judul Buku Akuntansi PPkn Sejarah Matematika
Pengarang
Pebnerbit Armico Armico Armico Armico
Gol. Tahun terbit HarJumlah Eks.ga 400 2004 1000 400 2004 500 400 2004 300 400 2004 200
Tidak hanya dalam pengerjaan daftar inventaris buku saja komputer digunakan melainkan banyak lagi yang perlu menggunakan program lembar sebar/Microsoft Exel maupun Microsof word.
10
2. Lembarsebar untuk membuat Sistem klasifikasi Buku berbasisis komputer Dalam praktiknya buku diklasifikasikan kepada bebrapa golongan yaitu gol. 000,100,200,300,400,500,600,700,800,900, terdiri dari karya umum, Filsafat dan Fsikologi, Agama, Ilmu-ilmu Sosial, Bahasa, Ilmu murni, Ilmu Terapan, Kesenian/hiburan dan olahraga, Kesusastraan, Geografi dan sejarah umum dan tiap kelas mempunyai 10 divisi, sehingga 10 kelas utama ada 100 divisi. Dalam praktiknya pustakawan merasa kesulitan mencari klasifikasi tersebut apabila ada yang bertanya mengenai judul serta letak penyimpanannya sehingga apabila dicari secara manual prosesnya cukup lama, dibandingkan menggunankan komputer dengan program lembar sebar sehingga dengan beberapa detik saja klasifikasi-klasifikasi tersebut dapat segera ditunjukan. Karena dalam lembar sebar terdapat perintahperintah praktis untuk mencari klasifikasi tersebut. 3. Komputer dengan program Microsoft Exel cart bisa membuat STATISTIK PENGUNJUNG setiap hari 40 30 20 10 0 Laki
Perempuan
Jan Feb Mar Apr May Jun
11
dalam diagram ini dapat praktis dibuat dan pustakawan tidak terlalu sulit untuk membuatnya dengan ditulis manual di papan tulis dan kesalahan pun bisa diperbaiki dengan cepat dan praktis. 4. Microsof Word untuk administrasi Surat menyurat dan pembuatan Proposal Dalam pemenuhan kebutuhan administrasi perpustakaan perlu membuat
surat-menyurat
dan
pengumuman
serta
membuat
administrasi lainnya yang ditik dengan mengunakan komputer seperti halnya surat pemberitahuan kepada kepala sekolah, undangan kepada anggota dll. Sebagaimana Terlampir. D. Kelengkapan Administrasi Perpustakaan Terlampir
12
BAB II PENUTUP a. Kesimpulan Dari beberapa uraian yang dijelaskan dapat penyusun simpulkan bahwa
kebutuhan
komputer
didalam
menjalan
manajemen
perpustakaan merupakan hal yang sangat esensial karena banyak administrasi yang harus diselsesaikan menggunakan komputer agar pelayanan terhadap pengunjung perpustakaan dapat berjalan dengan lancar melalui cara yang mudah. Demikian makalah ini saya buat dengan mengaharap bimbingan dan Ridlho Allah SWT. Dan mohon maaf apabila masih banyak kekurangan dalam penulisan maupun beberapa hal lainnya dan mengharapkan bimbingan serta arahan dari pihak ICT Centre Kota Sukabumi agar lebih baik dari sebelumnya. b. Saran Dalam hal ini penyusun memberikan saran agar pendidikan dan pelatihan bagi pustakawan khususnya dalam pendidikan komputer harus ditingkatkan karena kemampuan dapat mengejar ketertinggalan. 13
DAFTAR PUSTAKA
PERPUSTAKAAN NASIONAL. Terjemahan ringkasan klasifikasi Dewey dan indeksrelatif : disesuaikan dengan DDC 20. Jakarta : Pepustakaan Nasional RI, 1994 SANTOSO. Wartini Ny. Klasifikasidan tajuk Subjek Jakarta : perpusnas RI. 1998 M.K. Alamsyah, Drs. Komputer Untuk SMK Jld. 1 Armico, Bandung, 1999
Uraian Kegiatan
Penataan Perpustakaan (Katalogisasi)
Perekrutan Anggota Perpustakaan
Membuat kartu Anggota Perpustakaan
Pelayanan Perpustakaan
Pengecekan dan penataan kembali
Pengadaan Koleksi bahan Pustaka
Mengadakan Rekapitulasi Pengunjung harian
No
1
2.
3.
4.
5.
6.
7.
6
7
8
9
10
Bulan 11 12 1
2
Jalan pelabuhan II Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 kota Sukabumi
SMK PGRI 1 KOTA SUKABUMI
PROGRAM KERJA PERPUSTAKAAN
3
4
5
11.
10
9.
8.
Sukabumi, Juni 2007 Pustakawan
Asep Ramdani
Mengetahui Kepala Sekolah
Drs. Darwis Sudrajat
Pelaporan Tahunan
Peningkatan Kebersihan Perpustakaan
Mengumpulkan Sumbangan wajib bagi koleksi Perpustakaan yang ditekankan kepada Siswa Kelas III
Mengagendakan Perlombaan karya Tulis kalangan siswa
DAFTAR ANGGOTA PERPUSTAKAAN SMK PGRI 1 KOTA SUKABUMI Jalan Pelabuhan Cipoho Indah Telp. (0266) 224277 Kota Sukabumi No.
Nama
Alamat
Pokok 001
002
003
004
005
Dede Nurhayati
Jl. Pelabuhan II, Gg
1 Pj 1
satria kota sukabumi
Neng Lisnawati
Jl. Baros Km. 04 Kota
1 Akt 2
Sukabumi
Yulianti
Jl. Baros Km. 04 Kota
1 Akt 2
Sukabumi
Habil yamin
Jl. Pelabuhan Km. 14
2 Pm 1
Kab. Sukabumi
Lilis Sulastri 1 Akt 2
006
Ina rahmawati 1 Akt 2
007
Leniyawati
Jl. Pemuda I RT.04/01
1 Skr 2
Kec. Citamiang Kota Sukabumi
Pas Photo
008
Tita Rosita
Jl. Babakan Tipar RT
1 PK
40/02 Ds. Cimahi CibadakSukabumi
009
Siti farida
Jl.
Blok
M
Kp.
1 Pk
Malingping
Selabintana
Ds.
RT. 10/10 010
Ratna safitri
Jl.
1 Pj 1
Sudajaya girang Kab. Sukabumi
011
Siti Nurfitriani
Jl. Raya Pelabuhan ratu
2 akt 2
Kp. Sorog Ds. Bojong kerta Kec. Warungkiara Kab. Sukabumi
012
Ferlinda
Perum Bumi Purnawira
2 Akt 1
asri Kec. Lembur situ kec. Cipeujeuh
Kota
Sukabumi 013
014
Deri Setiawan
Jl.
Pelda
Km.
12
2 Akt 3
Sukabumi
Rusdian
Jl. Sudajaya Hilir kec.
2 Akt 1
Baros
Kota Sukabumi
015
Ryan Sukandar
Cipoho Babakan kel. Cikondang
Kec.
Citamiang
Kota
Sukabumi
016
Ramdan Firdaus
Jl. Bojong galing kec. Kebon
pedes
kab.
Sukabumi
017
Wilda Safitri
Jl. Pelda Gg. Mesjid Kel. Warudoyong Kec. Warudoyong Sukabumi
Kota
