ACTA Portal: Een inventariserend onderzoek. versie 1.0

ACTA Portal: Een inventariserend onderzoek versie 1.0

Projecttitel: Projectcode: Faculteit: Projectperiode: Opdrachtgever:

ACTA Portal: Een inventariserend onderzoek 2004 - 2005 Academisch Centrum Tandheelkunde Amsterdam (ACTA) 1 september 2004 - 31 januari 2005 Directeur onderwijs ACTA: Henk Kersten

Opgesteld door:

Pepijn Koopman (ACTA, Werkgroep ICT&O) Jaap Buis (ACTA, Werkgroep ICT&O) Riet Kulk (ACTA, Werkgroep ICT&O) Peter van Wort (ACTA, Faculteitsbureau) Gerdien Jansen (Onderwijscentrum VU, ICT&O) Michel Jansen (Onderwijscentrum VU, ICT&O) 22 september 2005

Datum:

Contactadres: Onderwijscentrum VU Afd. ICT&O De Boelelaan 1105, kamer 1G 30 1081 HV Amsterdam www.icto.vu.nl tel. 020 – 5985479 [email protected]

ACTA Portal

Versiebeheer Versie 0.1 0.2

Datum 22-02-2005 24-02-2005

0.3

16-06-2005

0.4

18-07-2005

0.5 0.6

19-07-2005 20-07-2005

0.7

21-07-2005

1.0

22-09-2005

Veranderingen Opzet van document - MJ Samenvoeging met technische analyse en bijlagen. Deze versie is voorgelegd aan de begeleidingscommissie. - PK Document is opgedeeld in hoofdstukken. Verschillende personen hebben aan verschillende hoofdstukken gewerkt. In deze versie zijn de bijgewerkte hoofdstukken samengevoegd. - PK Overzicht en totaal van informatiestromen toegevoegd. - PK Conclusie toegevoegd. - PK Tekstuele wijzigingen in complete document. PK Tekstuele wijzigingen in complete document. MJ Gedragscode e-mail en internetgebruik van de VU toegevoegd aan bijlagen. - PK

Gewijzigde pagina’s alle alle alle

bijlagen hoofdstuk 5 alle alle bijlagen

0

ACTA Portal

Inhoudsopgave 1

Inleiding en doelstelling......................................................................................................................................... 3

2

Informatie analyse.................................................................................................................................................. 5 2.1 Huidige Studieweb ......................................................................................................................................... 5 2.2 Huidige ACTA website.................................................................................................................................. 7 2.3 ACTA informatiestromen .............................................................................................................................. 8 2.4 Algemene Blackboardcursussen .................................................................................................................... 9 2.5 Andere portals .............................................................................................................................................. 10 2.6 Conclusies en aanbevelingen ....................................................................................................................... 10 2.6.1 Algemene adviezen .............................................................................................................................. 11 2.6.2 Programma van eisen ........................................................................................................................... 12 2.6.3 Stappenplan .......................................................................................................................................... 12 2.6.4 Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren knelpunten........................................................................ 15 2.6.5 Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren ”externe” knelpunten........................................................ 16

3

Technische analyse .............................................................................................................................................. 17 3.1 Portal-systeem vs CMS ................................................................................................................................ 17 3.2 Programma van eisen ................................................................................................................................... 19 3.3 Selectie van systemen .................................................................................................................................. 20 3.4 Onderzoek van systemen.............................................................................................................................. 20 3.4.1 CMS-systemen ..................................................................................................................................... 20 3.4.2 Portal-systemen zonder CMS............................................................................................................... 28 3.4.3 Portal-systemen inclusief CMS ............................................................................................................ 31 3.5 Conclusie technische analyse ....................................................................................................................... 35 3.6 Implementatieplan........................................................................................................................................ 35

4

Organisatie ........................................................................................................................................................... 36 4.1 Visie en strategie .......................................................................................................................................... 36 4.2 Ontwikkeling en implementatie ................................................................................................................... 37 4.2.1 Fasering................................................................................................................................................ 37 4.2.2 Draagvlak ............................................................................................................................................. 37 4.2.3 Vormgeving en techniek ...................................................................................................................... 38 4.2.4 Opleiding.............................................................................................................................................. 38 4.3 Gebruik ........................................................................................................................................................ 38 4.3.1 Content beheer ..................................................................................................................................... 38 4.3.2 Rechten en plichten .............................................................................................................................. 40 4.3.3 Functioneel beheer en gebruikersondersteuning .................................................................................. 40 4.3.4 Technisch beheer.................................................................................................................................. 41

5

Conclusies en aanbevelingen ............................................................................................................................... 42

Bijlage 1 Huidige indeling Studieweb ........................................................................................................................ 44 Bijlage 2 Huidige indeling ACTA website ................................................................................................................. 45 Bijlage 3 Analyse Blackboard-mededelingen-cursussen ............................................................................................ 46 Bijlage 4 Overzicht interacties .................................................................................................................................... 48 Bijlage 5 Overzicht informatiestromen ....................................................................................................................... 51 Bijlage 6 Verzameld totaal informatiestromen ........................................................................................................... 70

1

ACTA Portal Bijlage 7 Indelingen portals: HHS en UvA................................................................................................................. 77 Bijlage 8 Indelingen portal.......................................................................................................................................... 79 Voorstel A: Verplaatsen van studenten-pagina van ACTA website naar Studieweb............................................... 79 Voorstel B: Nieuwe indeling Studieweb .................................................................................................................. 81 Voorstel C: Gepersonaliseerde portal ...................................................................................................................... 83 Kanalen .................................................................................................................................................................... 86 Bijlage 9 Verslag overleg met begeleidingscommissie............................................................................................... 88 Bijlage 10 Gedragscode voor e-mail en internetgebruik van de VU........................................................................... 90

2

ACTA Portal

1

Inleiding en doelstelling

In 2000 was ACTA de eerste faculteit van de VU die de digitale leeromgeving Blackboard in gebruik nam. In die tijd had ACTA een Blackboardserver in eigen beheer. Voor alle vakken in alle jaren werden Blackboardcursussen aangemaakt. Om deze Blackboardcursussen eenvoudig toegankelijk te maken voor studenten en docenten is in die tijd ook de eerste versie van het ACTA Studieweb ontwikkeld. Het Studieweb was een eenvoudig portal met links naar de Blackboardcursussen die in het onderwijs gebruikt werden en wat beknopte informatie voor studenten en docenten. In de loop van de jaren zijn steeds meer afdelingen binnen ACTA het Studieweb ook gaan gebruiken voor communicatie naar studenten en docenten. Zo heeft het Onderwijsbureau Blackboardcursussen ingericht waarin studenten geïnformeerd worden over roosterwijzigingen, tentamens, buitenlandstages, etc. Andere afdelingen die het Studieweb gebruiken voor informatievoorziening naar studenten zijn: de Mediatheek, de Examencommissie, de Opleidingscommissie, de Onderwijspraktijken, de Voorbereidende Kliniek en het Onderwijsinstituut. Daarnaast zijn verschillende bestaande informatiebronnen in digitale vorm in het Studieweb opgenomen, zoals de studiegids, roosters, groepsindelingen en de onderwijs- en examenregeling. Ook bevat het Studieweb links naar faciliteiten die voor studenten van belang zijn, zoals TISVU, ACTA-email, portfolio’s en het online aanmelden voor werkgroepen, practica en stages. Het Studieweb wordt ook steeds meer gebruikt voor de informatievoorziening richting docenten. Het Onderwijsbureau, het Onderwijsinstituut en de Werkgroep ICT&O beheren Blackboardcursussen waarin docenten informatie kunnen vinden over o.a. de invoering van het nieuwe curriculum, verschillende toetsvormen, onderwijsevaluaties, introductie voor beginnende ACTA-docenten, ICTO-workshops, het inrichten van een Blackboardcursus, etc. Naast Blackboardcursussen voor het reguliere onderwijs van ACTA zijn er ook Blackboardcursussen voor de Opleiding Mondhygiëne, de Interuniversitaire Onderzoekschool Tandheelkunde (IOT), Post Academisch Onderwijs Tandheelkunde (PAOT) en voor de Specialisten Opleidingen. Ook deze Blackboardcursussen zijn toegankelijk via het Studieweb. Verder is in 2003-2004 voor het 1e en 2e studiejaar de BaMa-structuur ingevoerd. In het 3e t/m 5e studiejaar wordt nog het ‘oude’ curriculum gevolgd. Voor de informatievoorziening via het Studieweb heeft dit tot gevolg gehad dat er extra rubrieken zijn ontstaan voor het nieuwe en het oude curriculum. Doel Bovenstaande ontwikkelingen hebben ertoe geleid dat het Studieweb aan zijn eigen succes ten onder dreigt te gaan. De vindbaarheid van informatie laat veel te wensen over en gebruikers moeten vaak op verschillende plaatsen in het Studieweb controleren of er nog relevante informatie beschikbaar is gekomen. Met dit project wil ACTA een nieuw Studieweb ontwerpen dat beter tegemoet komt aan de wensen van de gebruikers. Uitgangspunten De huidige organisatie is uitgangspunt van het onderzoek. Bij de huidige organisatie horen de huidige wijze van communiceren en het internet en Studieweb. Het implementatietraject is geen onderdeel van dit project en zal na dit project moeten plaatsvinden Definities ACTA website Studieweb Blackboard www.acta.nl www.onderwijs.acta.nl bb.vu.nl Openbare informatie Studentenportal van ACTA DLO van VU De huidige inhoud van het Studieweb en de ACTA website staat in bijlage 1 van dit verslag.

3

ACTA Portal

Opbouw project Voordat een nieuw Studieweb ontworpen kan worden is het noodzakelijk dat een informatieplan wordt ontwikkeld waarin goed in kaart wordt gebracht welke informatie door welke afdelingen aan welke gebruikersgroepen beschikbaar moet worden gemaakt via het Studieweb. Tevens vindt er een onderzoek plaats naar de indelingen van portals bij soortgelijke instellingen. De informatieanalyse leidt tot gebruiksregels en een stappenplan waarin structuren van opeenvolgende versies van het Studieweb beschreven worden. De informatieanalyse staat in hoofdstuk 2 van dit document. Parallel aan de ontwikkeling van het informatieplan wordt een onderzoek gedaan naar de technische implementatie. Verschillende Content Management Systemen en portal-systemen worden bekeken en beoordeeld op geschiktheid voor het nieuwe Studieweb. In hoofdstuk 3 wordt dit technisch onderzoek beschreven. Bij de ontwikkeling, de implementatie en het gebruik van een portal zijn – naast inhoudelijke en technische aspecten – ook organisatorische aspecten van groot belang. Deze organisatorische aspecten van de portal komen in hoofdstuk 4 aan de orde. In hoofdstuk 5 worden de belangrijkste conclusies en aanbevelingen uit de voorgaande hoofdstukken samengevat.

4

ACTA Portal

2

Informatie analyse

De informatieanalyse bestaat uit verschillende onderdelen die onder de loep zijn genomen: • • • • •

Huidige Studieweb (paragraaf 2.1) Huidige algemene ACTA-site (paragraaf 2.2) ACTA informatiestromen (paragraaf 2.3) Algemene Blackboardcursussen (paragraaf 2.4) Andere portals (paragraaf 2.5)

Deze analyses hebben geresulteerd in een informatieplan met de volgende onderdelen: • • • •

2.1

Algemene adviezen Een stappenplan met verschillende opeenvolgende versies voor de indeling van het Studieweb, cq de portal Een overzicht van knelpunten met daarbij behorende adviezen en oplossingen voor zover realiseerbaar binnen deze analyse Een overzicht van knelpunten met een “extern” karakter met daarbij behorende adviezen en mogelijke oplossingen

Huidige Studieweb

De eerste versie van het Studieweb is in 2000 ontwikkeld. In december 2004 is het 1.000.000e bezoek aan het Studieweb gebracht. In de zomer van 2004 is het Studieweb, als voorloper op dit project, geanalyseerd en verbeterd. Dit heeft geresulteerd in de volgende indeling van het Studieweb: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Studieonderdelen Onderwijsinfo Leermiddelen Aanmelden Toetsen Studenten Docenten

In bijlage 1 is deze indelingslijst verder uitgeschreven. De figuur op de volgende pagina geeft de startpagina van het Studieweb weer. Tijdens dit voortraject is bepaald dat de portal toegang moet geven tot de volgende 8 punten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Mededelingen Blackboardcursussen Inschrijfsystemen stages / werkgroepen Docent gerelateerde info Roosters / studiegids Mediatheek Help TIS

De nummering van de punten geeft een indicatie van de prioriteit

5

ACTA Portal

Figuur 1: Studieweb Tijdens dit voortraject zijn de volgende conclusies getrokken. De belangrijkste rol die de portal nu vervuld is een mededelingensysteem voor studenten. Hierbij treden de volgende problemen op: • • • •

Te veel informatiebronnen voor student. De informatie staat te verspreid en niet consequent in dezelfde bron. Niet iedereen die informatie zou moeten kunnen plaatsen kan dat daadwerkelijk. Regels worden niet nageleefd (zijn, of niet helder genoeg of niet bekend).

De tweede belangrijke rol van het Studieweb is het aanbieden van links naar Blackboardcursussen van de blokken en lijnen. Ontwikkelingen Studenten zullen binnenkort niet meer in jaren in te delen zijn, maar alleen nog maar in Bachelor of Master, of in vakken of blokken. Er moet dus rekening gehouden worden met flexibilisering van het onderwijs. Dit zal in een toekomstige portal de nodige aandacht moeten krijgen. Naast het mededelingensysteem zorgt ook de inschrijving van studenten in Blackboardcursussen nog steeds voor veel vragen en werk. Een apart deel van het Studieweb is voor docenten. Uit de analyse van het huidig Studieweb komen de volgende eisen voor het nieuwe Studieweb. • •

Doelgroepen moeten onderscheiden kunnen worden (personalisatie) Presentatie moet zeer overzichtelijk zijn.

6

ACTA Portal • • • •

Er moeten heldere regels voor het plaatsen van info komen, die ook nageleefd worden. Mededelingen moeten gewijzigd en verwijderd kunnen worden Aan mededelingen moet een attachment te koppelen zijn Toegang tot het mededelingensysteem mag niet tot weer een nieuwe login leiden.

De hoofddoelgroep van de nieuwe portal zijn de studenten. De docenteninformatie krijgt wel een plaats op de portal. De huidige indeling van de docenten informatie is in het voorstel gehandhaafd. In een vervolgproject / analyse moeten moet deze doelgroep beter geanalyseerd worden en zou er een nieuwe indeling opgesteld kunnen worden.

2.2

Huidige ACTA website

Hieronder staat de indeling op het hoogste niveau van de huidige ACTA website (www.acta.nl) van de pagina voor studenten. Op bijna alle pagina’s staat statische informatie, links naar meer informatie (Studieweb) en mail links. • • •

• • •

Opbouw studie Postdoctoraal Onderwijs Onderwijsfaciliteiten o Examencommissie o Mediatheek o Opleidingscommissie o Onderwijsbureau o Rooster o Studentenraad o Studentenpanel o Studiebegeleiding o Studiegids o Studieweb ACTA-shop Studieweb Protocollen

Figuur 2: Acta.nl/student In de huidige situatie is er veel overlap tussen de ACTA website en het Studieweb. De functie van de pagina studenten is gericht op informatievoorziening aan de huidige studenten. Voor aankomende studenten is er een specifieke pagina. De functie van het Studieweb is de informatievoorziening aan huidige studenten.

7

ACTA Portal

2.3

ACTA informatiestromen

Er is onderzocht welke informatie-uitwisselingen er plaats vinden binnen ACTA: • • •

wie is de verstrekker wie is de ontvangen via welk medium

Dit onderzoek is gedaan door met vertegenwoordigers uit de volgende groepen te spreken: • • • • •

Studenten Docenten Mediatheek Onderwijsbureau Zaaldocenten

Per doelgroep is er een overzicht gemaakt van de verschillende interacties. In de volgende figuur staat een voorbeeld van de interacties van een docent / blokcoördinator. De overige figuren met de interacties staan in bijlage 4. In een spreadsheet, Bijlage 5, zijn alle, genummerde, interacties uitgeschreven.

Figuur 3: Interactie Docent / Blokcoördinator Alle uitgeschreven interacties zijn verzameld en geclusterd. Deze informatie heeft sturing gegeven bij het opstellen van de voorstellen voor de nieuwe indeling van de portal. Het volledige overzicht van alle informatiestromen die geïdentificeerd zijn staan in bijlage 5. Deze informatiestromen zijn in een totaaloverzicht opgenomen in bijlage 6. Uit de gesprekken kwam naar voren dat informatie erg afzendergeoriënteerd is. De ontvanger moet gericht zoeken naar informatie. In de huidige situatie worden Blackboardcursussen gebruikt (misbruikt) om als mededelingensysteem te functioneren. Deze situatie wordt door veel gebruikers als onhandig ervaren. In de gesprekken zijn er algemene opmerkingen gemaakt en knelpunten aangegeven. Hieronder volgt een samenvatting van de knelpunten. •

Uit de veel gesprekken is gebleken dat veel informatie moeilijk te vinden is. Het is onduidelijk waar wat staat en als gebruiker moet je op veel plekken zoeken.

8

ACTA Portal •

Het versturen van e-mail naar verschillende doelgroepen is niet gemakkelijk te realiseren. Individuele gebruikers moeten hiervoor zelf lijsten bijhouden. Communicatie met AIO - specialiseerders en promovendi is ook moeilijk omdat ze niet in de Outlook adreslijst voorkomen of geen Blackboard account hebben

•

Een veel gehoorde klacht is dat het onderwijsinstituut erg intern, op eigen processen gericht is.

•

Niet alle studenten gebruiken hun ACTA e-mail. Daardoor zijn er veel mailboxen vol en worden er veel mails geretourneerd.

•

Volgens een enkeling zit sommige informatie te diep verstopt in het Studieweb. Dit ondanks dat er maar 3 lagen in het Studieweb zijn. De diepte ervaring kan ook ontstaan doordat de daadwerkelijk informatie in Blackboard staat.

•

Niet alle dienstverleners maken gebruik van al geregistreerde informatie. Voor het aanvragen van een bibliotheekpas moet je allen NAW gegevens invullen terwijl deze al ergens geregistreerd zijn.

•

Enkele Blackboardcursussen worden niet optimaal ingezet. Veel knoppen zijn “leeg” en informatie staat op onlogische plekken.

•

Grootste bezwaar van ISIS is dat de docenten er geen overzichten in kunnen bekijken.

•

Een digitaal prikbord en discussieforum zijn gewenst. Dit zou dan gebruikt kunnen worden voor vakinhoudelijk overleg met de afdelingen (wetenschappelijke vorming en integratie) bijvoorbeeld een Casus van de week in het portal waar studenten bij kunnen en waar de staf argumenteert. Dit verkleint de afstand tussen onderzoek en onderwijs.

•

Onnodige mails wekken irritatie op. Bij de OWP in Almere hoeven ze niet te weten dat de glazenwasser in Amsterdam komt.

•

Sommige informatie komt niet bij de gehele doelgroep aan. De klinische stafdagen worden in de lift in Amsterdam aangekondigd. De andere OWP’s missen dan deze informatie.

Deze problemen zijn meegenomen bij het ontwerpen van de portal. Daarnaast is er een aantal tips opgesteld ter voorkoming / vermindering van deze knelpunten.

2.4

Algemene Blackboardcursussen

Vanuit het Studieweb wordt er vaak doorgelinkt naar algemene Blackboardcursussen die als mededelingensysteem dienst doen. De informatie uit deze Blackboardcursussen moet een plekje krijgen in de nieuwe portal. Om hiervoor te zorgen is er een overzicht gemaakt van alle algemene Blackboardcursussen. Dit overzicht staat in bijlage 3. Uit deze analyse blijkt dat veel knoppen in Blackboard geen informatie bevatten. Daarnaast staat veel informatie op onduidelijke plekken. Wanneer informatie verplaatst wordt van de Blackboardcursussen naar de nieuwe portal dan komen deze Blackboardcursussen te vervallen. De Blackboardcursussen die bij de blokken en lijnen horen zullen blijven bestaan en behouden hun functie van het ondersteunen van het onderwijs.

9

ACTA Portal

2.5

Andere portals

Er is met twee instellingen over hun portals gesproken: De Haagse Hogeschool (HHS) en de Universiteit van Amsterdam (UvA) Daarnaast is de inhoud en structuur van deze en andere portals bekeken. In dit hoofdstuk staan alleen de bevindingen over de portals van de HHS en de UvA. Haagse Hogeschool (HHS) Bij de HHS maakt men gebruik van Oracle portal. Het adres van de portal is portal.hhs.nl. Je komt binnen op een inlog scherm met een welkomstboodschap en een link naar je helpdesk. Na het inloggen kom je op de startpagina met de volgende indeling / links. 1. 2. 3. 4. 5.

Startpagina Studie (Alleen aangemelde studies (kanalen)) Studentenvoorzieningen Studentenstatuut (Alleen aangemelde kanalen / opleidingen) Wie-is-wie & organisatie

Dit is een heldere indeling. Nadeel is dat er onder studentenvoorzieningen een lijst met 15 keuzes is. Volgens goed ‘human-computer interaction design’ zouden dit soort overzichten uit maximaal 7 items moeten bestaan. De HHS heeft de volgende adviezen gegeven: • • • • • •

Beginnen en daarna uitbreiden. Maak screendumps om mensen enthousiast te maken. Vanuit de portal links naar Blackboard voor de vakken. Volledig student georiënteerd. Alle formulieren op 1 pagina verzamelen. Maximaal in 3 klikken bij de gewenste informatie.

UvA Bij de UvA kom je op de portal binnen op een inlogscherm met een welkomstboodschap een link naar Blackboard en e-mail. Na het inloggen heeft de portal 3 tabbladen. 1. 2. 3.

2.6

Informatie, met mededelingen en helpdesk Onderwijs, met alleen Blackboard mededelingen, Onderwijsmededelingen, links etc. Persoonlijk, met alle - Studentenmail - Eigen links - Studieresultaten

Conclusies en aanbevelingen

In de eerste paragraaf van dit hoofdstuk staan de algemene adviezen die uit de analyse naar voren zijn gekomen. De eisen en wensen die zijn opgesteld n.a.v. de analyse staan in paragraaf 2.6.2. Het implementeren van de portal zal waarschijnlijk in verschillende stappen gebeuren. In paragraaf 2.6.3 staan de mogelijke 4 stappen beschreven. Tot slot zijn in paragraaf 2.6.4 gebruiksregels opgesteld en is er vastgelegd wie er verantwoordelijk is voor de inhoud van de portal.

10

ACTA Portal

2.6.1

Algemene adviezen

De doelgroepen van de portal zijn: • • •

Studenten (alle) Docenten / onderzoekers Bestuurders

Allen moeten inloggen bij de portal met hun ACTA- account (het account dat voor het ACTA-netwerk en de ACTAemail gebruikt wordt). Ook AIO-ers en tijdelijke medewerkers moeten een account krijgen. De portal zal ontvangergericht ingericht moeten worden. De portal is niet bedoeld voor mensen die geen account hebben bij ACTA. • • •

Afgestudeerden / Alumni Vakgenoten buiten instelling / beroepsveld Toekomstige studenten

Zij hebben geen ACTA-account en kunnen dus niet inloggen op de portal. Zij kunnen voor hun informatie terecht op de ACTA website: www.acta.nl. In het huidige Studieweb wordt informatie niet gepersonaliseerd aangeboden. In de nieuwe portal wordt er naar gestreefd dat dit wel gebeurt. In de portal zijn 2 soorten informatie te onderscheiden: 1. 2.

Informatie die gemiddeld maximaal 2 keer per jaar zal wijzigen: Statische informatie. Informatie die snel kan wisselen bijvoorbeeld tijdelijke mededelingen: Dynamische informatie.

Deze indeling komt terug in de portal. Er komen dus pagina’s waar (min of meer) statische informatie geraadpleegd kan worden. Daarnaast komt er een apart mededelingensysteem waar gebruikers in verschillende kanalen (liefst gepersonaliseerd) mededelingen van tijdelijke aard kunnen vinden. De Blackboardcursussen zijn bedoeld voor onderwijsondersteuning bij de blokken en lijnen. Alle overige informatie moet in de portal onder gebracht worden. Controleer alle Blackboardcursussen op hun inhoud. Geef docenten tips om de cursussen te verbeteren. Zorg voor een testpanel. Dit panel kan voor en na de invoering van het de portal terugkoppeling geven over de werking van de portal. Met deze informatie kan de portal verbeterd worden. Om mensen daadwerkelijk van de portal gebruik te laten maken is het ten eerst van belang dat er belangrijke informatie op staat. Ten tweede is het van belang dat de informatie alleen via de portal te benaderen is. Op deze wijze zal een gebruiker gedwongen worden om van de portal gebruik te maken. De implementatie van de portal moet samen gaan met goede voorlichting. Via verschillende kanalen moet worden aangegeven wat de portal is, wat ze nu en in de toekomst kan en wat het nut er van is. Binnen deze publiciteit zou het goed zijn om de portal een naam te geven. Een naam is goed voor de herkenbaarheid. Voorbeelden zijn: mijnacta.nl of portal.acta.nl. Deze URL’s zijn ook goed te onthouden voor benadering van buiten ACTA. Per geplaatst item moet er zichtbaar zijn wie het geplaatst heeft. Zodoende kan er gericht op foute informatie gereageerd worden. Voor het gebruiksgemak en overzicht is het wenselijk dat op elke pagina het hoofdmenu te benaderen is.

11

ACTA Portal Alle gebruikers van de portal moeten per ACTA e-mail te bereiken zijn. Deze persnonen moeten in een adresboek op de portal te vinden zijn. Daarnaast moet het mailen naar groepen gebruikers of gebruikers met een specifiek functie gemakkelijker moeten kunnen. Uit de informatieanalyse zijn de volgende groepen naar voren gekomen: Decanen Docenten (zaal, senior) Studenten Studieadviseurs Studiebegeleiders

Afdelingen Automatisering Balie Examencommissie FD GEBIT ICT&O Informatisering IOT Mediatheek

Opleidingscommissie OWB, Onderwijsbureau OWI, Onderwijsinstituut OWP Roosterbureau UB - UvA UvA - administratie VU - administratie Zorginstituut Favervuta

Naast de e-mail adressen moeten van alle personen / afdelingen ook locatie, openingstijden e.d. vermeld moeten zijn. Bij een ontvangergerichte benadering hoort ook het gebruiken van al bekende informatie. Bij het aanvragen van een bibliotheekpas zal een studienummer of naam voldoende moeten zijn. Dit zou digitaal afgehandeld kunnen worden.

2.6.2

Programma van eisen

Uit de analyses zijn de volgende eisen naar voren gekomen: • • • • • • • •

Doelgroepen moeten onderscheiden kunnen worden (personalisatie). Voor gebruik van de portal moet worden ingelogd met het ACTA-account. Toegang tot het mededelingensysteem mag niet tot een nieuwe login leiden. Er moeten heldere regels voor het plaatsen van informatie komen, die ook nageleefd worden. Mededelingen moeten gewijzigd en verwijderd kunnen worden. Het mededelingensysteem moet kunnen fungeren als archief (oude meldingen moeten opgevraagd kunnen worden). Aan mededelingen moet een attachment te koppelen zijn Auteur, datum van publicatie en doelgroep van mededeling moeten zichtbaar zijn.

Naast deze toetsbare eisen zijn er enkele subjectieve wensen: • •

2.6.3

De presentatie van de informatie moet zeer overzichtelijk zijn. De informatie moet volledig gebruikergericht zijn.

Stappenplan

Het is een lang traject om van het huidige Studieweb tot een volledige portal te komen. Het is verstandig om dit te faseren. Hier volgt een voorstel voor de te volgen stappen. Wanneer het wenselijk blijkt kunnen er ook stappen tegelijkertijd genomen worden. De stappen zijn: Stap 1 Verplaatsen van informatie op studentenpagina van ACTA website naar Studieweb Stap 2. Nieuwe indeling Stap 3. Gepersonaliseerde portal Stap 4. Koppelingen en extra services

12

ACTA Portal Stap 1 Verplaatsen van informatie op studentenpagina van ACTA website naar Studieweb Alle informatie op de studentenpagina van de ACTA website moet worden overgeheveld naar het nieuwe Studieweb. De link Studenten op de ACTA website kan dan rechtstreeks verwijzen naar het Studieweb. In bijlage 8: voorstel A staat de nieuwe structuur van het Studieweb die deze wijziging tot gevolg heeft. De informatie voor de studenten van ACTA staat dan op één plek: het Studieweb. Dit heeft enkele voordelen: 1. 2. 3. 4.

Doelgroep hoeft maar op één plek te kijken. Het beheer hoeft maar op één plek te gebeuren. Minder kans op tegenstrijdige informatie. Het gebruik en de gewenning van gebruik is groter wanneer er maar 1 weg is naar de informatie.

Alle informatie over de inhoud van onderwijs moet zoveel mogelijk in Blackboardcursussen staan. Alleen bij zwaarwegende argumenten kan er informatie naar het Studieweb verschoven worden. Bijvoorbeeld: de handleiding kliniek i.v.m. snelle toegankelijkheid in de behandelzalen. Omdat de ACTA-shop niet alleen valt onder de functie van het Studieweb wordt geadviseerd om deze pagina op de ACTA website (www.acta.nl) te laten staan. De auteur van de informatie moet actief bedenken waar een gebruiker de informatie verwacht aan te treffen. Daar moet de informatie dan neergezet worden. Dit is een andere benadering van het aanbieden van informatie dan nu het geval is: verstrekkergeoriënteerd. De auteurs moeten een duidelijk instructie krijgen over het gebruik van de portal. Stap 2. Nieuwe indeling In volgende stap, voorstel B, worden alle elementen van voorstel A geherstructureerd en wordt een nieuwe indeling gepresenteerd. In bijlage 8: voorstel B is deze nieuwe indeling uitgewerkt. Dit voorstel is een poging om de informatie in te delen in een format dat als logischer ervaren zal worden door studenten. Tevens zal de indeling in de richting gaan naar het voorstel van de gepersonaliseerde portal. Extra functionaliteiten die nog niet in het Studieweb of op de ACTA website stonden zijn: • • • •

Verzamelde voorbeelddocumenten, brieven, etc. Verzamelde formulieren die nodig zijn binnen het instituut. Klinische lessen (naar aanleiding van gesprek met begeleidingscommissie). Overall toetsen archief (naar aanleiding van gesprek met begeleidingscommissie).

Stap 3. Gepersonaliseerde portal In deze derde stap wordt het aanbod van informatie en mededelingen in de portal gepersonaliseerd. In bijlage 8: voorstel C zijn de gevolgen voor de indeling uitgewerkt. Bij de gepersonaliseerde portal kom je als eerste op de inlogpagina terecht. De inlogpagina zal de volgende onderdelen bevatten: 1. Welkom tekst 2. Inlog-portlet 3. Link helpdesk / support (mail of pagina) Na het inloggen kom je op de startpagina de portal binnen. De ontwikkeling zal waarschijnlijk in 2 tussenstappen verlopen.

13

ACTA Portal

Stap 3.1. Stap 3.2.

individualiseren mededelingen individualiseren statische informatie

De portal zal bijna dezelfde indeling hebben als de nieuwe indeling van het Studieweb (voorstel B). Na het inloggen op de inlogpagina kom je op de startpagina de portal binnen. Op de startpagina’s staan, naast de hoofdstructuur, zoals weergegeven in voorstel C van de bijlagen, verschillende portlets met de volgende informatie / mogelijkheden. 1. 2. 3. 4.

Aan- en afmelden van kanalen en portlets / wijzigen persoonlijke gegevens Mededelingen van verplichte kanalen Mededelingen van optionele kanalen Mededelingen van interesse kanalen

De verschillende kanalen zijn: Verplichte kanalen: • ACTA (verplicht voor iedereen) • ACTA studenten (verplicht voor alle studenten) • ACTA docenten (verplicht voor alle docenten) Optionele kanalen: • Bachelor algemeen • Bachelor 1e jaar • Bachelor 2e jaar • Bachelor 3e jaar • Master algemeen • Master 1e jaar • Master 2e jaar • Oud curriculum • Postdoc • PAOT • OMH • OWP algemeen • OWP Amsterdam • OWP Almere • OWP Den Haag • AIO Interessekanalen • Mediatheek • Factaal • Favervuta • GEBIT De aanmeldingen op kanalen heeft invloed op: 1. 2.

Het tonen van mededelingen Het tonen van statische informatie

In voorstel C is de informatie, die op basis van het gebruikersprofiel wel of niet wordt vertoond, voorzien van een asterisk (*).

14

ACTA Portal

Stap 4. Koppelingen en extra services In de vierde en laatste stap in het portal ontwikkelingstraject kunnen er koppelingen worden gelegd met externe systemen. Koppelingen die gemaakt kunnen worden zijn: • • • • •

E-mail Eigen favoriete links / portlets aanmaken Privé schijfruimte Announcements uit Blackboardcursussen waar student bij ingeschreven is Etc…

Extra services die toegevoegd kunnen worden zijn: • • •

2.6.4

What’s new (zeer wenselijk volgens begeleidingscommissie). Poll (niet wenselijk volgens begeleidingscommissie). Digitaal prikbord en discussieforum. Dit zou bijvoorbeeld gebruikt kunnen worden voor vakinhoudelijk overleg met de afdelingen (wetenschappelijke vorming en integratie). Bijvoorbeeld een “Casus van de week” in de portal waar studenten bij kunnen en waar de staf argumenteert. Dit verkleint de afstand tussen onderzoek en onderwijs.)

Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren knelpunten.

In de gesprekken zijn er algemene opmerkingen gemaakt en knelpunten aangegeven. Hieronder volgen adviezen en oplossingen voor deze knelpunten. • • • • • • • • • • • • • •

Zorg dat iedereen een account heeft voor zowel de portal, de ACTA e-mail alsmede Blackboard. Ook AIOers moeten deze accounts bij aanvang van hun dienstverband krijgen. Groepen aanmaken in Outlook welke door de gehele faculteit te gebruiken zijn. Uitgezocht moet worden hoe het beheer van deze groepen in Outlook het best georganiseerd kan worden. Wijzigen van denken vanuit processen naar denken vanuit gebruikers. De portal is hierbij een stap in de goede richting. Voor interne processen moet dit ook gebeuren. Communiceer duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het ontvangen van mededelingen vanuit ACTA. De student is verantwoordelijk voor het aanmelden op de informatiekanalen en het bezoeken van de portal en het lezen van de ACTA mail. Geef gebruikers de mogelijkheid om de ACTA mail te laten forwarden naar een zelfgekozen e-mail adres. Probeer niet meer dan 3 niveaus in de portal te gebruiken. Loop de Blackboardcursussen na op gebruiksgemak. Doe dit in samenspraak met de docent van de Blackboardcursus. Alle Blackboardcursussen die niet gebruikt worden voor onderwijsdoeleinden opsporen en voorzover mogelijk overhevelen naar de portal. Probeer binnen Blackboard zoveel mogelijk “communities” aan te maken als het gebruik van Blackboard niet specifiek is gericht op onderwijs. Richt een digitaal prikbord en discussieforum in de portal in. Gebruik zoveel mogelijk het mededelingensysteem voor de dynamische informatie. Gebruik alleen in urgente situaties de e-mail. Soms worden er prikborden gebruikt bij ACTA. Nadeel hiervan is dat niet iedereen deze informatie ziet. Zorg er voor dat deze informatie ook op de portal gezet wordt. Maak duidelijke gebruiksregels en afspraken en zorg voor een goede verspreiding hiervan. In het hoofdstuk Organisatie, is hiermee een begin gemaakt. Geef duidelijk aan welke informatie in de portal te vinden is en welke in de Blackboardcursussen.

15

ACTA Portal • • • • • • • •

2.6.5

Neem een aanbeveling op voor het opschonen van informatie op het Studieweb. Plaats de klinische lessen onder OWP (algemeen jaar overstijgend deel). Maak nieuwe gebruikers lid van de kanalen waarvan men denkt dat ze nuttig voor deze groep zijn. Evaluaties van onderwijs (Blackboardcursussen) centraal opnemen in de portal. Er moet in OWP (jaaroverstijgend) een stukje informatie geplaatst worden over Axium en Emago . Nieuwsbrieven (infobulletin, Factaal) op de portal zetten (archiefvorming) Overalltoets archief op portal plaatsen. Mogelijkheid van persoonlijke roosters bieden

Adviezen en oplossingen n.a.v. de ervaren ”externe” knelpunten.

In de gesprekken zijn er algemene opmerkingen gemaakt en knelpunten aangegeven. Hieronder volgen adviezen en oplossingen voor knelpunten, die buiten het kader vallen van dit project doch wel aandacht behoeven. •

• •

De aanvraag van een lenerspas bij de mediatheek (lenen van boeken e.d.) is omslachtig. Een student moet bij de balie aangeven dat hij een pas wil en vervolgens al zijn persoonsgegevens invullen. Misschien zou hiervoor een soort aanmeldsysteem kunnen worden ontwikkeld (gebruikmakend van één centraal gebruikersbestand). Cijferadministratie. Op dit moment gaan er (ondertekende) papieren informatiedragers over en weer. Tegenwoordig zijn digitale dragers rechtsgeldig. Dit maakt verdere digitalisering van cijfers mogelijk. Op de UvA draait op dit moment een project op dit gebied. In de portal de Telefoongids (inclusief e-mailadres en kamernummer) aanbieden gecategoriseerd naar onderstaande indeling.

van onderstaande afdelingen / mensen moeten adres en telefoongegevens bekend zijn. Decanen Afdeling Opleidingscommissie Docenten (zaal, senior) Automatisering OWB, Onderwijsbureau studenten Balie OWI, Onderwijsinstituut Studieadviseurs Examencommissie OWP Studiebegeleiders FD Roosterbureau GEBIT UB - UvA ICT&O UvA - administratie Informatisering VU - administratie IOT Zorginstituut Mediatheek Favervuta

16

ACTA Portal

3

Technische analyse

Naast de informatie analyse, die in het vorige hoofdstuk besproken is, is een technische analyse uitgevoerd die erop gericht was mogelijke technische oplossingen voor de onderwijsportal van ACTA te onderzoeken. Een algemene definitie van een “portal” is: “Een portal is een website die als startpunt fungeert voor een bepaalde gebruikersgroep, door diverse voor hen relevante informatie en voorzieningen (op een gepersonaliseerde wijze) te bundelen.” In de technische analyse werd duidelijk dat zowel portalsystemen als Content Management Systemen een rol kunnen spelen bij de ontwikkeling van een portal (paragraaf 3.1). Daarom was het van belang een goed inzicht in de verschillen en overeenkomsten tussen beide systemen te krijgen. Vervolgens is een programma van eisen opgesteld waaraan het systeem voor ACTA zal moeten voldoen (paragraaf 3.2). In dit project zijn zowel Content Management Systemen, portal-systemen als combinaties van beide geselecteerd (long list) en vervolgens onderzocht. Dit onderzoek heeft geleid tot een aantal mogelijk geschikte systemen (short list) Alle onderzochte systemen staan beschreven in paragraaf 3.4. Na de analyse is er gekozen voor 1 systeem. (paragraaf 3.5) De technische analyse wordt afgesloten met een stappenplan dat gebruikt kan worden bij de implementatie van de onderwijsportal. (paragraaf 3.6)

3.1

Portal-systeem vs CMS

In deze paragraaf worden de overeenkomsten en verschillen tussen een porstalsysteem en een Content Management Systeem toegelicht. Content Management Systeem (CMS) Een CMS is een voorziening voor het beheren van de inhoud van een website. Redacteuren kunnen content plaatsen, aanpassen en verwijderen zonder dat hiervoor HTML-kennis en inbreng van een webmaster nodig is.

Figuur 4: Voorbeeld van content invoeren in een CMS: Mambo

17

ACTA Portal Voordelen van een CMS zijn: • • • • • •

Contentbeheer vanuit webbrowser. Scheiding van vorm en inhoud. Content kan op meerdere plaatsen gebruikt worden. ‘Schedulen’ van content (publicatie- en verwijderdatum). Verschillende rollen voor gebruikers. Workflow (controle voor plaatsing van content, archieffuncties).

De volgende CMS’en zijn in dit project bekeken: Roxen CMS, SiteFeeling, Mambo en Typo3. Portal-systeem Een portal-systeem biedt een webgebaseerde toegang tot een integrale presentatie van diverse informatiebronnen en applicaties. De informatie die afkomstig is vanuit verschillende achterliggende systemen wordt door het portalsysteem in verschillende kanalen (portlets) getoond waardoor de portal als geheel een uniforme look-and-feel krijgt. Om de portal overzichtelijk te houden worden de portlets vaak in verschillende tabbladen gecategoriseerd. Gebruikers kunnen zelf aangeven welke informatie (portlets) ze willen zien in de portal: personalisatie en configuratie. Hiervoor doet een portal aan ‘identity management’ (centrale identificatie en autorisatie). Een portalsysteem bevat zelf geen content, het brengt alleen content uit verschillende systemen bij elkaar en houdt per gebruiker bij op welke wijze deze informatie gepresenteerd moet worden. Dergelijk ‘pure’ portal-systemen die in dit project bekeken zijn zijn uPortal en Blackboard Portal. Omdat de informatie die in portlets van een portal getoond wordt onderhouden moet worden ligt het voor de hand om een portal-systeem te combineren met een CMS. Een aantal softwareproducenten hebben hun portal-systeem voorzien van een bijbehorend CMS. Portal-systemen inclusief CMS die in dit project bekeken zijn zijn: Oracle Portal, Microsoft Sharepoint Portal Server, Sungard SCT Luminis.

Figuur 5: Voorbeeld van een portalpagina

18

ACTA Portal Het platform ICT & Organisatie van SURF heeft in 2004 een uitgebreid onderzoek naar de invoering van CMS en portal-systemen in het hoger onderwijs gedaan: het BIBA-project. In deze technische analyse zijn we uitgegaan van de resultaten van dat onderzoek en hebben daarnaast nog een paar andere systemen onderzocht.

3.2

Programma van eisen

Zoals in de inleiding is geschreven is het huidige Studieweb in de loop der tijd door steeds meer afdelingen binnen ACTA gebruikt voor de communicatie naar studenten en docenten. Voor het plaatsen van deze informatie en mededelingen werd meestel een Blackboardcursus ‘misbruikt’. Dit heeft ertoe geleid dat de vindbaarheid van informatie veel te wensen over laat en gebruikers vaak op verschillende plaatsen in het Studieweb moeten controleren of er nog relevante informatie beschikbaar is gekomen. Waar ACTA op dit moment dus het meeste behoefte aan heeft is een CMS waarmee auteurs zelfstandig en op een geordende wijze informatie en mededelingen kunnen plaatsen op het Studieweb. Mogelijke technische oplossingen voor de onderwijsportal van ACTA zijn: 1. 2. 3.

Alleen een CMS (bv SiteFeeling) Een CMS in combinatie met een ‘puur’ portal-systeem (bv Roxen CMS samen met uPortal) Een portal-systeem inclusief CMS (bv Sharepoint Portal Server)

Bij sommige producten kan gekozen worden tussen een volledige serverlicentie, waarbij het product op een eigen server geïnstalleerd wordt, en hosting door een externe partij. Bij deze laatste optie wordt een site gehuurd op een server die door een externe partij gehost en beheerd wordt. Omdat ACTA voor het beheer van de onderwijsportal niet afhankelijk wil zijn van een externe partij is ervoor gekozen de server voor de onderwijsportal in eigen beheer te houden. Dit betekent wel dat het systeem aan een aantal technische eisen moet voldoen om binnen de standaarden van de ACTA infrastructuur te passen. Het systeem moet daarnaast aan een aantal functionele minimumeisen voldoen. Functionele minimumeisen aan portal-systeem voor ACTA Wat het contentbeheer in het portal-systeem voor ACTA betreft maken we onderscheid tussen het beheren van min of meer ‘statische’ informatiepagina’s, en de meer dynamische en tijdgebonden mededelingen. •

Contentbeheer: ‘statische’ informatiepagina’s o Verschillende auteurs zelf hun 'eigen' informatie laten beheren (bv mediatheek, onderwijsbureau etc.) o Verschillende soorten documenten moeten geplaatst kunnen worden (bv Word, Excel, PDF etc). o Laagdrempelig, gebruiksvriendelijk o Zoekfunctie

•

Contentbeheer: ‘mededelingensysteem’ o Verschillende auteurs moeten mededelingen kunnen doen aan verschillende gebruikersgroepen o Gebruikers moeten zelf aan kunnen geven welke mededelingen zij willen ontvangen o Attachments bij mededelingen (allerlei soorten documenten) o Voorzien van publicatiedatum en expiratiedatum o Laagdrempelig, gebruiksvriendelijk o Zoekfunctie o Mededeling moet in één keer in meerdere kanalen geplaatst kunnen worden. (management op één plek)

•

Personalisatie o Studenten en docenten krijgen zoveel mogelijk alleen de informatie in de portal te zien die voor hen van belang is

•

Aanpasbaarheid look and feel

19

ACTA Portal o

Het systeem moet voldoende vrijheid bieden om de look and feel van de onderwijsportal naar wens aan te passen

Integratie met externe systemen is geen minimumeis voor de eerste versie van de onderwijsportal maar het is wel een belangrijke wens dat in de toekomst een vorm van integratie mogelijk moet zijn (zie ook h. 3.6 voor het stappenplan van de invoering). Met integratie wordt bedoeld dat informatie uit externe systemen (zoals bv Blackboard, Email en het Aanmeldsysteem) in een portlet van de portal getoond moet kunnen worden. Technische eisen rond standaarden ACTA infrastructuur De afdeling Informatisering van ACTA is Microsoft-georiënteerd. Dat betekent dat het systeem dat voor de onderwijsportal gebruikt gaat worden aan moet sluiten bij de volgende standaarden van de ACTA infrastructuur: Server OS: Windows 2000/2003 Database: Microsoft SQL Server Webserver: IIS Scripttaal: ASP Op dit moment beschikt de afdeling informatisering over expertise op het gebied van de scripttaal ASP. Aangegeven is dat in de toekomst wellicht ook ondersteuning op het gebied van PHP en/of Perl tot de mogelijkheden gaat behoren.

3.3

Selectie van systemen

Op basis van het BIBA-project zijn een aantal systemen geselecteerd. Daar zijn in een kort onderzoek een aantal systemen aan toegevoegd. Dit levert de volgende lijst van systemen op. De door ons zelf geselecteerde systemen zijn voorzien van een asterisk (*). CMS-systemen: Roxen CMS SiteFeeling * Mambo * Typo3 Portal-systemen zonder CMS: uPortal Blackboard Portal * Portal-systemen inclusief CMS: Oracle Portal 10g Microsoft Sharepoint Portal Server 2003 Sungard SCT Luminis III.1 Deze systemen zijn onderzocht op geschiktheid voor het ontwikkelen van de onderwijsportal van ACTA (zie h. 3.4). Dat onderzoek heeft geleid tot een beperkt aantal systemen die geschikt zouden kunnen zijn (zie h. 3.5).

3.4

Onderzoek van systemen

In deze paragraaf staat een kort verslag van het onderzoek naar de geselecteerde systemen. Van elk systeem wordt een beschrijving, de technische eigenschappen en de kosten gegeven.

3.4.1

CMS-systemen

20

ACTA Portal Roxen CMS Beschrijving: De Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) van de VU gebruikt Roxen voor het beheer van de onderwijswebsites van FSW (zie: http://student.fsw.vu.nl). In het kader van dit project is met Rineke Bos gesproken over het gebruik van Roxen bij FSW. De onderwijswebsites bevatten statische informatie (bv. vakinformatie) en dynamische informatie (bv. mededelingen en sheets). Er zijn drie niveaus: faculteit, opleiding en vak. Op elk niveau kunnen mededelingen geplaatst worden (nieuws). Elk nieuwsitem heeft de volgende rubrieken: datum, publicatiedatum, vervaldatum, kop en bericht. Voor nieuwsitems op het hoogste niveau geldt dat je aan kunt geven voor welke opleidingen het bericht bestemd is. Je kunt één nieuwtje dus op meerdere plekken plaatsen. De onderwijswebsites zijn (nog) niet gepersonaliseerd: iedereen ziet alles. Rineke Bos is tevreden over Roxen: het is een open en degelijk CMS. De leverancier levert goede support. Roxen biedt veel lay-outmogelijkheden. De nieuwste versie heeft een WYSIWYG-editor; daarmee kun je op een eenvoudiger manier webpagina’s aanmaken. Roxen biedt o.a. mogelijkheden voor workflow, personalisatie, databasekoppelingen en een koppeling met LDAP. Je kunt met Roxen een portal bouwen. De leercurve voor het leren werken met Roxen is wel steil.

Figuur 6: Onderwijsportal van FSW gebaseerd op Roxen Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP, Linux, Mac Database: MySQL (native), Oracle (ODBC), Microsoft SQL Server (ODBC) Webserver: Roxen WebServer (open source webserver) Scripttaal: JSP, CGI Kosten:

21

ACTA Portal Voor educatief gebruik kost Roxen bij aanschaf via Surfdiensten voor een instelling tot 15.000 studenten en medewerkers jaarlijks € 5.600. Daarbij komt nog 7% opslag (met een minimum van € 160). Conclusie: Roxen is een robuust maar relatief 'kaal' CMS waarin een onderwijs-portal gebouwd zou kunnen worden. De hoge jaarlijks terugkerende kosten zijn de reden om Roxen af te laten vallen in de selectie. SiteFeeling Beschrijving: SiteFeeling is een gebruiksvriendelijk en Nederlandstalig CMS systeem dat door Evendi ontwikkeld is. De kracht van SiteFeeling ligt in de volledige integratie met Microsoft Word en Excel waardoor, zonder dat er technische kennis benodigd is, met één druk op de knop content op de site kan worden beheerd door één tot honderden redacteuren (zie screenshot SiteFeeling Client hieronder).

Figuur 7: De SiteFeeling-client

De belangrijkste eigenschappen van SiteFeeling staan hieronder: Site beheer: • • • •

Volledig online beheer over de sites met de SiteFeeling Admin (browser based) Het online kunnen aanmaken en beheren alle content items van de sites (documenten, hyperlinks en (te downloaden) bestanden) via de SiteFeeling Admin Het beheren van metagegevens van de sites én van individuele content items Volledig vrije vormgeving voor sites met frameset én frameless sites

22

ACTA Portal • • • • • • •

Het configureren van HTML filters voor het filteren van Word/Excel/HTML documenten Het aanmaken en beheren van de site/navigatie structuur De beschikking over meer dan 50 macro`s met geavanceerde functies die te gebruiken zijn binnen content en templates Het valideren van in- en externe hyperlinks Het loggen en opslaan van webformulier gegevens in een database. De gegevens kunnen direct worden gedownload als Excel bestand. Directe toegang tot de onderliggende database via de SQL monitor Eenvoudig invoegen van HTML-code voor Flash-movies en externe JavaScript- en CSS-bestanden

Content beheer: • •

Met behulp van de SiteFeeling Client kan direct de inhoud van een Microsoft Word of Microsoft Excel document (tekst, beeld, tabellen, hyperlinks etc.) als content item op de site worden geplaatst (nieuw of ter vervanging van een bestaand item) De online editor biedt uitgebreide mogelijkheden voor tekst, tabellen, het opnemen en positioneren van beeld(en) en het opnemen van in- of externe hyperlinks.

Standaard functionaliteit: • • • • • •

Dynamisch menu What’s new functie Sitemap Contentpad (weergeven van de plaats van het content item in de sitestructuur) Scheduling (activeren of verwijderen van items op datum) Statistieken

Modules met additionele functionaliteit: • • • • • • •

Koppeling met NT/Active Directory (én single sign-on) Groepen en gebruikers (incl. inlogfaciliteit) Workflow Kenmerken Zoekfuntie Databasemodule MySite (bezoeker kan zelf profiel aanmaken)

Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP, Linux, Unix Database: Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle Webserver: Microsoft IIS, Apache Scripttaal: Perl Kosten: Er bestaat een SURF-licentie van SiteFeeling. Voor het volledige SiteFeeling product, inclusief alle modules, bedragen de éénmalige licentiekosten € 7.125,-. Het Algemeen Supportcontract kost € 1.615,- per jaar. Om personalisatie in SiteFeeling mogelijk te maken moeten de keuzes van de gebruiker in de database worden opgeslagen (ipv in een cookie, zoals nu het geval is). Deze aanpassing van SiteFeeling kost Evendi ca € 3.500. Evendi wil voor deze aanpassing € 1.250 doorberekenen aan ACTA. Conclusie:

23

ACTA Portal

SiteFeeling is een uitgebreid en gebruiksvriendelijk CMS-systeem met veel kant en klare modulen die het mogelijk maken om relatief snel een portal te ontwikkelen. Mambo Beschrijving: Mambo is een open source CMS. Met Mambo kan een website onderhouden worden met behulp van een browser. Daarnaast kan de website eenvoudig uitgebreid worden met verschillende modules en componenten, zoals een forum, een gastenboek etc. Mambo vrij eenvoudig en gratis in gebruik. Het is mogelijk om gebruikers aan te maken die schrijfrechten hebben in de Mambo-website. Dat betekent dat deze personen nieuwe items kunnen toevoegen. Het is echter niet mogelijk deze auteurs alleen schrijfrechten te geven in een bepaalde sectie.

Figuur 8: Voorbeeld van op Mambo gebaseerde website De belangrijkste eigenschappen van Mambo op een rij: • • • • • • • • •

WYSIWYG-editor voor invoer van pagina’s Templates voor uiterlijk van de website Modules (portlets) Nieuwssysteem RSS newsfeed Statistieken (Browser & OS) Administratie Help Systeem Eenvoudig beheer van afbeeldingen Archivering

24

ACTA Portal • • • • •

Automatisch publiceren van nieuws op datum Metadata support Geïntegreerde zoekmachine Support voor 20 talen Modulair ontwerp zodat bestaande code eenvoudig te updaten en/of te vervangen is

Er is een grote en actieve gebruikersgroep van Mambo.

Figuur 9: Administratorinterface van Mambo Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP, Linux, Mac OS X Database: MySQL Webserver: Microsoft IIS, Apache Scripttaal: PHP Kosten: Gratis (open source). Conclusie: Interessant CMS maar door de te beperkte mogelijkheden rond tekenen van rechten aan auteurs en het ontbreken van een koppeling met Active Directory voor de gebruikersaccounts is het systeem niet geschikt voor de onderwijsportal van ACTA. Typo3 Beschrijving: Typo3 is net als Mambo een open source CMS.

25

ACTA Portal

Figuur 10: Voorbeeld van op Typo3 gebaseerde website: Technische Universiteit Eindhoven Een aantal sterke punten van Typo3: • •

•

• • •

Modulaire opbouw TYPO3 is modulair opgebouwd. Het CMS heeft in de basis al veel functionaliteit maar daarnaast zijn er zo'n 900 uitbreidingen gratis beschikbaar. Meerdere manieren van aanpassen Redacteuren kunnen de content vanuit de 'backend' beheren, van waaruit zij een overzicht hebben van alle content en aanpassingsmogelijkheden. De auteur kan ook overschakelen naar de "Frontend Editor" waarmee eenvoudig middels een pennetje bij ieder pagina-element de inhoud bewerkt kan worden. Genereren van dynamische graphics TYPO3 heeft als enige CMS een krachtige engine om graphics te kunnen genereren. Menu's met grafische onderdelen kunnen automatisch gegenereerd worden. Hierdoor kan de gebruiker direct pagina's toe toevoegen, te verwijderen of van naam te veranderen. Verwerking van afbeeldingen Redacteurs hebben geen kennis nodig van grafische formaten, pixeldimensies of bestandsgrootten nodig. Zij kunnen afbeeldingen direct uploaden, TYPO3 zorgt ervoor dat ze geoptimaliseerd voor het web worden weergegeven. Hiërarchische structuur Alle objecten - pagina's en bestanden - worden weergegeven in een hiërarchische structuur zoals in de verkenner van Windows. Meerdere sites of internet & intranet in één beheersomgeving TYPO3's basis architectuur is vormgegeven om een ongelimiteerd aantal onafhankelijke websites of projecten binnen hetzelfde systeem te beheren. Dit is én enorm nuttig én een efficiënte manier om onderhoudskosten te besparen.

26

ACTA Portal •

•

• •

Open architectuur TYPO3 biedt een flexibele en open structuur, het is gebaseerd op open standaarden en geprogrammeerd in de meest populaire webscripting taal (PHP4) die voorhanden is. Hierdoor is zelf modules schrijven voor het CMS zeer laagdrempelig. Uitgebreid gebruikersbeheer TYPO3 heeft zeer uitgebreid gebruikersbeheer, waarmee de rechten van de gebruikers ingesteld kunnen worden tot op contentelementniveau. Hiermee kunnen verantwoordelijkheden en workflow goed gestructureerd worden en onderhoud versimpeld. Ook het beveiligen van 'frontend' content voor bepaalde groepen gebruikers is met deze tools zeer eenvoudig. Cross-format zoekmachine TYPO3 heeft zeer krachtige zoektechnologie aan boord waarmee op diverse manieren en in allerlei niveaus in alle lagen van de site gezocht kan worden. Grote ontwikkelaars community TYPO3 heeft een grote wereldwijde community van ontwikkelaars met klanten in alle soorten bedrijfstakken waardoor het CMS snel en marktgericht ontwikkeld.

Figuur 11: Administratorinterface van Typo3 Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP, Linux, Unix, Mac OS X Database: MySQL Webserver: Microsoft IIS, Apache Scripttaal: PHP Kosten: Gratis (open source). Conclusie:

27

ACTA Portal

Typo3 is een interessant en krachtig CMS. De leercurve voor administrators en content-providers lijkt echter behoorlijk stijl. Omdat de Werkgroep ICT&O maar beperkte tijd heeft voor de invoering van een portal valt Typo3 af.

3.4.2

Portal-systemen zonder CMS

uPortal Beschrijving: uPortal is een open source portal-systeem dat zelf geen CMS bevat. Alle informatie die in kanalen wordt getoond wordt uit externe systemen opgehaald. Sommige externe systemen leveren XML die de portal omzet naar HTML. Andere externe systemen leveren al kant en klare HTML. Er zijn veel verschillende manier om er technisch voor te zorgen dat informatie in een kanaal getoond wordt. In uPortal zijn standaard al een aantal manieren aanwezig. Om ervoor te zorgen dat niet andere systemen gegevens uit het gekoppelde systeem halen is het nodig dat er een trustrelatie tussen de portal en het gekoppelde systeem wordt opgezet.

Figuur 12: Standaard startpagina van uPortal Om organisatie in de kanalen aan te brengen kan in uPortal gebruik gemaakt worden van tabbladen. Zo kun je bv, een apart tabblad maken voor de algemene mededelingen die niet uit te zetten zijn. In uPortal kunnen groepen aangemaakt worden waarvan aangegeven kan worden welke kanalen ze kunnen zien. Het aanpassen van het uiterlijk van uPortal (verder dan de bestaande skins) is lastig en kost veel werk met XSL stylesheets. Voor de implementatie van uPortal is kennis van Java, XML, architectuur, applicatieservers en HTTP nodig. Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP, Linux, Unix, Mac OS X Database: MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server

28

ACTA Portal Webserver: Apache Tomcat Scripttaal: JSP Kosten: Gratis (open source). Conclusie: Voor ACTA is het gedecentraliseerd beheren van informatie op het Studieweb (‘statische’ content en mededelingen) het belangrijkst. uPortal levert deze functionaliteit niet. Daarnaast is uitgebreide kennis van Java, XML, XSLT, JSP, Java servlets API en SQL noodzakelijk om uPortal in te richten en te onderhouden. Deze kennis ontbreekt bij ACTA. Daarom valt uPortal af. Blackboard Portal Beschrijving: De Blackboard portal heeft beperkingen ten aanzien van opmaak. Men is bij de inrichting van de Portal beperkt tot de bekende Blackboard balkjes. De administratie rond de portalrollen is complex. Elke user heeft een primaire institution role en elke user heeft meerdere secundaire portal rollen (onbeperkt aantal secundaire rollen). Het is niet mogelijk een portal role te formuleren op basis van logische operatoren (AND OR) (als iemand bijvoorbeeld teacher . AND. student => rol x en module x,y,z). Dit maakt dat er veel rollen moeten gedefinieerd en geadministreerd. Je kunt in Blackboard kanalen definiëren. Er is een mogelijkheid om middels RSS nieuwskanalen te maken. Middels “Portalmodules” kun je een portal verdelen in groepen. De variatiemogelijkheden zijn relatief beperkt. Men zit vast aan de bekende gekleurde balkjes, die wel naar keuze aan- of uitgezet kunnen worden. Alle functionaliteiten behorend bij de portal zijn verweven met het totale “Blackboard Learning Sytem” verweven. De Portal is dus geen losstaande applicatie naast het ELO. De onderwijsinstituten, die op dit moment een portal gebruiken en bij ons bekend zijn (Leuven, politieacademie) doen dit met een aantal aanpassingen (zelf geprogrammeerde functionaliteit en Buildingblocks) en op tijdelijke basis.

29

ACTA Portal

Figuur 13: Voorbeeld van Blackboard Portal Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP, Linux, Unix Database: Oracle, Microsoft SQL Server Webserver: IIS, Apache Scripttaal: nvt Kosten: Geen. De VU heeft een licentie voor Blackboard Portal. Conclusie: Omdat Blackboard Portal zelf geen CMS is het op zichzelf niet voldoende voor de onderwijsportal van ACTA. Wanneer de onderwijsportal mbv een CMS eenmaal ontwikkeld is zou eventueel bepaalde informatie (bv de mededelingen) uit de onderwijsportal in de Blackboard Portal getoond kunnen worden.

30

ACTA Portal

3.4.3

Portal-systemen inclusief CMS

Oracle Portal 10g Beschrijving: Oracle Portal 10g maakt deel uit van Oracle Application Server. Dit is een breed platform waardoor uitbreidingen eenvoudig zijn door te voeren (bv integratie met andere systemen, Single Sign On).

Figuur 14: De studenten-portal van de Haagse Hogeschool is gebaseerd op Oracle Portal In de portal kunnen mensen verschillend rollen hebben (admin, page designer, content leverancier etc). Het inrichten van een portal in Oracle Portal bestaat globaal uit 3 stappen: 1.

Pagina’s ontwerpen Styles en templates vastleggen. In Oracle Portal kan hiervoor een WYSIWYG-editor gebruikt worden, dus geen programmeervaardigheden nodig. 2. Portlets maken Er is een aantal portlets standaard beschikbaar (zoeken, favorieten, enquête etc) die zo in de portal ingezet kunnen worden. Daarnaast kan men zelf portlets ontwikkelen. Dit kan eenvoudig data-driven (bv via formulieren gegevens opslaan in database en vervolgens grafieken tonen), of de portlets kunnen compleet zelf geprogrammeerd worden. Voor dit laatste is een uitgebreide set van API’s en services beschikbaar. Voor het programmeren van portlets wordt Java en/of PL-SQL gebruikt. 3. Content toevoegen Alle documenten die in de portel worden geplaatst worden opgeslagen in de portal repository (vgl. uPortal waar geen documenten in de portal kunnen worden opgeslagen). De portal repository beschikt over versiebeheer, approval routing, metadata, publicatie- en verwijderdata, etc.

Oracle Portal beschikt over krachtige zoekmogelijkheden. Alle documenten kunnen full-text doorzocht worden. Hierbij kan ook fuzzy-search gebruikt worden. Eventueel kan UltraSearch gebruikt worden om websites of andere bronnen buiten de portal te indexeren.

31

ACTA Portal

Oracle Portal kan gebruikersgegevens uit LDAP of Active Directory halen om Single Sign On te realiseren. Wanneer de Internet Explorer gebruikt wordt kan zelfs gebruik gemaakt worden van ‘Identity integratie’ met Windows. Dit betekent dat na inloggen op het Windows-netwerk niet meer opnieuw bij de portal ingelogd hoeft te worden. Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP, Linux, Unix Database: Oracle Database Server Webserver: Oracle HTTP Server Scripttaal: MOD_PLSQL Kosten: Oracle biedt een compleet pakket voor het ontwikkelen van een portal: de Oracle Portal Service. Deze wordt aangeboden tegen een vaste prijs van € 25.000. De licentiekosten van de Xopus-editor, waarmee content binnen de pagina bewerkt kan worden, komen hier nog bovenop: € 700. Een 5-daagse cursus voor het leren beheren van de Oracle Application Server kost € 2.715 per persoon. Conclusie: De kosten liggen te hoog en de afdeling Informatisering van ACTA heeft niet voldoende kennis en mankracht om Oracle Portal te ondersteunen. Hierdoor valt Oracle Portal af. Microsoft Sharepoint Beschrijving: Voor portalfuncties zoals eerdere beschreven in de definitie van een portal heb je zowel Sharepoint (Team) Services als Sharepoint Portal Server nodig. Met Sharepoint Services creëert men per gebruiker of groep van gebruikers een soort website, vanwaar hij toegang heeft tot zijn geautoriseerde documenten en functionaliteiten. Met Sharepoint Portal Server wordt vervolgens naast het regelen van de integratie van alle gebruikers additionele functionaliteit geleverd zoals single logon e.d.. Hierbij geldt dat “Sharepoint Portal Server runs on top of Sharepoint Services”. Als verdere eis geldt dan nog “Windows Server 2003”. De portal omvat een CMS. Dit is de CMS 2000 van Microsoft. In de latere versie van het product is de CMS opgegaan in de Portal services. Users van de portal kun je een vijftal userrollen geven (administrator, advanced author, author, contributor, browser). Sharepoint Portal Server kan gekoppeld worden aan de Active Directory. Op basis hiervan kan bepaalde content aan de gebruikers getoond worden (bv verschillende content voor studenten en docenten). De content is georganiseerd in lists: •

Document LibrarySurvey

•

Links

•

Contacts

• • • •

Discussion Board Announcements Tasks

• E-mail attachments Shared calender/agenda Elk van deze lijsten kan vervolgens als kopje opgenomen worden binnen de Portal. Middels een demoversie van Sharepoint Services is er geprobeerd een eerste aanzet tot een portal te maken. Hierbij zijn documenten ingevoerd, layout aanpassingen gedaan, user rollen uitgeprobeerd e.d.

32

ACTA Portal

Sharepoint scoort in vrijwel alle voor ons project belangrijke categorieën een voldoende. Het systeem is in het Bibarapport uitgebreid onderzocht. Negatieve onderzoekspunten waren: Java-integratie, multilinguale en locale aspecten.

Figuur 15: De portal van de Universiteit Wageningen is gebaseerd op Sharepoint Portal Server Technische eigenschappen: Server OS: Windows NT/2000/XP Database: Microsoft SQL Server Webserver: IIS 6.0 Scripttaal: ASP.NET Kosten: ACTA heeft een licentie voor Microsoft Sharepoint Portal Server 2003. De kosten zijn € 100 per jaar. Conclusie: In deze verkennende fase lijkt dit product qua functionaliteit te voldoen aan de eisen gesteld ten behoeve van de portal. Eventueel gebruik van dit product zou goed passen binnen de huidige infrastructuur van ACTA. Bij de afdeling informatisering is de nodige basale knowhow aanwezig. Ook ten aanzien van de kosten lijken er geen bezwaren. Een mogelijk bezwaar zou kunnen liggen bij de implementatie. Onderwijsinstellingen, die momenteel werken met Sharepoint hebben alle gebruik gemaakt van diensten van derden. Meestal een zware onkostenpost. We zouden nog wel nader moeten onderzoeken of het product in alle opzichten voldoet. Omissies en eventuele gevolgen voor de functionaliteiten binnen de portal moeten we in overweging nemen. Nader onderzoek naar de implementatiekosten is nodig. Sungard SCT Luminis III.3 Beschrijving:

33

ACTA Portal Uit een eerste onderzoek naar SCT Luminis bleek dat het systeem een Linux server vereist. Daarmee viel het systeem direct af en is verder onderzoek niet gedaan.

Figuur 16: De portal van de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten is gebaseerd op Luminis Technische eigenschappen: Server OS: Linux Database: MySQL Webserver: SunONE Webserver Scripttaal: JSP Kosten: Onbekend. Conclusie: SCT Luminis vereist dat de server op Linux draait. Omdat de afdeling Informatisering van ACTA dat niet ondersteunt is SCT Luminis afgevallen.

34

ACTA Portal

3.5

Conclusie technische analyse

Uit het onderzoek dat in de vorige paragraaf beschreven is blijkt dat zowel SiteFeeling als Microsoft Sharepoint Portal Server 2003 geschikt zijn voor de onderwijsportal van ACTA. Bij Sharepoint is niet duidelijk wat de implementatiekosten zijn. Omdat gebleken is dat andere onderwijsinstellingen die Sharepoint gebruiken allen gebruik gemaakt hebben van de hulp van derden bij de implementatie vermoeden we dat de implementatie van Sharepoint complex en tijdrovend is. De implementatie van een portal mbv SiteFeeling lijkt eenvoudiger. SiteFeeling is een commercieel product, er zijn trainingsmogelijkheden en er is ondersteuning bij problemen. Een ander voordeel van SiteFeeling is dat er al snelle lijnen met de leverancier opgebouwd zijn. Conclusie: uit de technische analyse blijkt dat voor de implementatie van de onderwijsportal van ACTA het beste SiteFeeling gebruikt kan worden.

3.6

Implementatieplan

Het invoeren van de onderwijsportal kan het best gefaseerd gebeuren. Hieronder staat een beknopt stappenplan dat gevolgd zou kunnen worden bij de implementatie van de onderwijsportal. Per stap er aangegeven wat de gevolgen voor informatiebronnen zijn (info), welke activiteiten op het gebied van de organisatie uitgevoerd moeten worden en wat er vanuit het technisch perspectief moet gebeuren. Stap 1a. 1b. 2.

3.

4.

5.

Info www.acta.nl/student samenvoegen met Studieweb Nieuwe indeling van het Studieweb doorvoeren. Content van Studieweb overzetten naar SiteFeeling.

Organisatie Goede communicatie naar studenten en docenten. Draagvlak voor de wijzigingen creëren. Promotie van nieuwe SiteFeeling portal. Start van instructie auteurs in SiteFeeling.

Techniek Gebruik van bestaande techniek in Studieweb (HTML + ASP). Inwerken in SiteFeeling. Algemene BB-cursussen worden nog steeds gebruikt voor statische informatie en mededelingen. Het beheer van de portal is nog volledig in handen van ICT&O. Autorisatie in SiteFeeling moet geregeld zijn voor auteurs (koppeling AD).

Planning April 2005

Statische informatie uit algemene BB-cursussen overzetten naar SiteFeeling. Beheer van statische informatie overdragen aan auteurs. Mededelingensysteem opbouwen in SiteFeeling. Mededelingen van algemene BB-cursussen overzetten naar kanalen in SiteFeeling. Koppeling met externe systemen (bv email en BB)

Instructie van auteurs voor beheer statische info. Uitleg van nieuwe systeem naar studenten en docenten. Instructie van auteurs voor beheer mededelingensysteem. Uitleg van nieuwe systeem naar studenten en docenten.

Kanalen bouwen in SiteFeeling en personalisatie regelen voor gebruikers.

Oktober + November 2005

Uitleg van nieuwe portlets naar studenten en docenten.

Portlets voor koppeling met externe systemen maken.

December 2005 en verder

Mei 2005 Juni + Juli 2005

Augustus 2005

Figuur 17: Implementatieplan

35

ACTA Portal

4

Organisatie

Bij de ontwikkeling, de implementatie en het gebruik van een portal zijn - naast inhoudelijke en technische aspecten - ook organisatorische aspecten van groot belang. Een portal heeft implicaties voor de werkprocessen van de instelling. Het BIBA-rapport geeft aan dat in de gevallen waarin complicaties optraden bij de implementatie van een portal dit veelal toegeschreven kon worden aan organisatorische problematiek. Het uitgangspunt van de portal is: Alles wat je (als student) nodig hebt tijdens de studie. Dit uitgangspunt is leidraad geweest bij het opstellen van dit hoofdstuk. De volgende onderwerpen komen aan bod: Visie en strategie, Ontwikkeling en implementatie en Gebruik. Bij het gebruik van de portal gaat het onder meer de om verantwoordelijkheden van de auteurs van informatie en om de gebruiksregels voor de gebruikers van deze informatie (de studenten en docenten). Veel van deze zaken moeten worden opgenomen in het Onderwijs en Examen Reglement. Deze regels vergroten de consistentie van de informatie op de portal en de duidelijkheid voor studenten en docenten.

4.1

Visie en strategie

4.1.1. Doelgroep De portal is primair gericht op de studenten van ACTA. De portal biedt de student de mogelijkheid om op individuele basis toegang te krijgen tot digitale onderwijsinformatie en een selectie te maken uit het beschikbare materiaal. In lijn met de uitgangspunten van het nieuwe curriculum van ACTA heeft de student een eigen verantwoordelijkheid bij het vormgeven van de individuele leeromgeving Een tweede doelgroep van de portal wordt gevormd door de docenten van ACTA. De specifieke informatievoorziening toegespitst op de behoeften van de docenten moet nog verder ontwikkeld worden. Voor alumni of voor het postacademisch onderwijs (PAOT) van ACTA is nog geen functionele ruimte of communicatieplan vastgelegd. Externe contacten (bijvoorbeeld voorlichting aan toekomstige studenten) zijn voor informatievoorziening aangewezen op de algemene ACTA –website (www.acta.nl).

4.1.2. Structuur De informatievoorziening zal bestaan uit drie pijlers. Portal, Blackboard en E-mail service. De portal zal daarom bestaan naast Blackboard en Microsoft Outlook. In de portal staat algemene en vakoverstijgende informatie. In Blackboard staat informatie op vak en blok niveau. Outlook is in principe bestemd voor berichten van urgentie en hoge prioriteit, naast berichten die persoonsgebonden zijn.

4.1.3. Kwaliteit De huidige Blackboardcursussen kunnen verbeterd worden. De projectgroep stelt voor om samen met de verantwoordelijke docenten de cursussen door te nemen en te verbeteren. Ten aanzien van de portal geldt, dat er permanent zorg moet worden gedragen voor de kwalitatieve aspecten van de portal. Zowel naar inhoud als vormgeving. Er worden hiertoe de nodige evaluatiemomenten ingepland.

36

ACTA Portal

4.1.4. Commitment De dragende visie ten aanzien van de portal moet onderschreven worden door alle medewerkers van ACTA. Het is belangrijk dat met name het bestuur deze visie uitdraagt binnen de geledingen van de faculteit. Waar nodig, dient de reglementering rond de portal opgenomen te worden in de Onderwijs en Examen Regulering (OER). Naast Microsoft Outlook dient de portal deel uit te maken van de voor studenten verplicht te raadplegen informatiekanalen. Gezien de huidige ontwikkelingen binnen het op ACTA verzorgde onderwijs kan verwacht worden dat de portal in een behoefte voorziet. Het portalproject haakt in op de uitgangspunten van het nieuwe curriculum van ACTA en biedt ruime mogelijkheden voor flexibilisering van informatiestromen. Bij een studentgecentreerde, vraaggestuurde benadering is een op het niveau van de individuele student aanpasbare informatiestroom van niet te onderschatten belang.

4.2

Ontwikkeling en implementatie

4.2.1

Fasering

Het huidige Studieweb zal stap voor stap verder worden ontwikkeld tot een portal. Nieuwe onderdelen zullen op geëigende momenten beschikbaar komen voor de gebruikers. Er is dus sprake van een geïntegreerd ontwikkel- en implementatietraject (zie ook het implementatieplan in paragraaf 3.6).

4.2.2

Draagvlak

Tijdens dit traject moet er voldoende draagvlak gekweekt worden. De implementatie van de portal zal daarom samen moeten gaan met goede voorlichting. Een en ander zal daarom goed naar de gebruikers moeten worden gecommuniceerd. Via verschillende kanalen zal naar de verschillende doelgroepen van de portal (de studenten, docenten en overige medewerkers) worden aangegeven wat de portal is, wat ze nu en in de toekomst kan bieden en wat het nut er van is. Binnen deze publiciteit is het goed om, ter vergroting van de herkenbaarheid, de portal een naam te geven. Voorbeelden zijn: mijnacta.nl of portal.acta.nl. Deze URL’s zijn ook goed te onthouden voor benadering van buiten ACTA. De gebruikers worden, vanaf de start van de ontwikkeling, nauw betrokken bij de ontwikkeling en implementatie van de portal. Op het Studieweb kan op elk moment feedback worden gegeven, die meteen in behandeling wordt genomen. Bijvoorbeeld een ontvangstbevestiging en een aanbod om deel te nemen in een nog op te richten testpanel. Het testpanel kan voor en na de invoering van de portal goede terugkoppeling geven over de werking van de portal. Met deze informatie kan de portal verbeterd worden. In dit panel zijn alle doelgroepen van de portal vertegenwoordigd.

37

ACTA Portal

4.2.3

Vormgeving en techniek

Bij een nieuwe portal hoort ook een nieuwe “look and feel”. Het is dus verstandig om een nieuwe gebruiksvriendelijke interface te laten ontwerpen. Dit zou kunnen door een grafisch bureau of een student van een opleiding tot user interface designer. In de portal zal de vorm (de “look and feel”) volledig los staan van de inhoud. Tijdens de ontwikkeling van de portal zal nauw worden samengewerkt met de IT-afdeling van ACTA. Deze afdeling speelt met name een belangrijke rol bij het tot stand brengen van de authenticatie en autorisatie, die nodig is om de personalisatie en – voorzover mogelijk – single log-in tot stand te brengen. Het streven van de dienst IT is om zoveel mogelijk gebruik te maken van single log-in / gebruikersdatabase.

4.2.4

Opleiding

Auteurs van informatie op de portal moeten voldoende goede instructie en ondersteuning krijgen, zodat zij (tijdig) weten wat er van hen verwacht wordt en hoe zij informatie op de portal kunnen plaatsen.

4.3

Gebruik

Bij het gebruik van de portal kan onderscheid worden gemaakt tussen het content beheer, het functioneel beheer en de gebruikersondersteuning en het technisch beheer.

4.3.1

Content beheer

Volgens het BIBA-rapport is de administratieve organisatie rond het content beheer veelal een knelpunt bij de implementatie van een portal. Het is daarom belangrijk om hierover goede afspraken te maken. Bij content beheer gaat het om statische informatie en om dynamische informatie (mededelingen). Alle op de portal geplaatste content valt onder verantwoordelijkheid van het onderwijsinstituut. Uiteraard kan de verantwoordelijkheid gedelegeerd zijn naar anderen. In het overzicht Kanalen is per kanaal aangegeven welke afdelingen / groepen geautoriseerd zijn om materiaal te plaatsen op de verschillende kanalen. In dit overzicht is ook aangegeven wie de eindeverantwoordelijkheid heeft over het kanaal. Deze gebruiker moet de regie voeren over het kanaal. In het overzicht is nog niet gepersonaliseerd.

38

10

11

12

12

14

15

Zaaldocent

Afdeling

Mediatheek

Favervuta

Studiebegeleiders

X

X X

X

X

X

X

X

Automatisering

8

ICT&O

7

Opleidingscommissie

6

Examencommissie

5

Onderwijsbureau

4

Onderwijsinstituut

3

FD

2

Docent

Verplichte kanalen: ACTA ACTA studenten ACTA docenten Optionele kanalen: Bachelor algemeen Bachelor 1e jaar Bachelor 2e jaar Bachelor 3e jaar Master algemeen Master 1e jaar Master 2e jaar Oud curriculum Postdoc AIO-ers PAOT OMH OWP algemeen OWP Amsterdam OWP Almere OWP Den Haag AIO Interessekanalen Mediatheek Factaal Favervuta GEBIT

1

Student

ACTA Portal

X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X

X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X

X

X

X X X X X

X X X X X X X X X X

X

X

X X X X X

X X X X X

X X X X

Figuur 18: Overzicht rechten content Per kanaal is er één van de doelgroepen die content mag plaatsen eindverantwoordelijk voor de inhoud van het kanaal. De cellen met de eindverantwoordelijke zijn gekleurd. De verantwoordelijkheid voor de statische informatie ligt zoals gezegd bij het Onderwijsinstituut. De auteur van de informatie moet deze plaatsen op de plek die voor de bezoeker van de portal het meest logisch is. Dit is niet eenduidig vast te leggen, maar het gebruikergericht denken is wel uitgangspunt van de portal. Om te komen tot een consequente, heldere structuur is het van belang om op gezette tijden de portal te evalueren met de auteurs. In de eerste fase van de portal zijn de frequentie van deze afstemmingsgesprekken hoog zijn.

39

ACTA Portal Om vervuiling van de e-mail tegen te gaan is er besloten om zo min mogelijk van e-mail gebruik te maken en de nadruk van de informatie voorziening op de portal te leggen. Alleen bij grote prioriteit en urgentie moet er voor email gekozen worden. Het is moeilijk om deze richtlijn beter toetsbaar te formuleren. Prikborden zijn geen officieel medium voor informatie binnen ACTA. Ze kunnen wel ter ondersteuning gebruikt worden. Iemand die informatie op een prikbord plaatst zou verplicht moeten worden er zorg voor te dragen dat de informatie ook op de portal komt te staan. Om mensen daadwerkelijk van de portal gebruik te laten maken is het ten eerst van belang dat er vanaf de lancering belangrijke informatie op staat. Ten tweede is het van belang dat de informatie alleen via de portal te benaderen is. Op deze wijze zal een gebruiker gedwongen worden om van de portal gebruik te maken.

4.3.2 • • • • • • • •

4.3.3

Rechten en plichten De rechten en plichten ten aanzien van de portal, Blackboard, maar ook de gedragsregels ten aanzien van digitale communicatiemiddelen moeten worden opgenomen in de OER en studiegids: De student heeft de verantwoordelijkheid om de aangeboden informatie tot zich te nemen. Gebruikers van de ACTA portal (studenten, docenten en andere medewerkers) wordt verwacht dat zij kennis nemen van de informatie verstrekt via Blackboard, de portal en de e-mail. Hiervoor is het noodzakelijk om minimaal 1 keer per week op Blackboard, in de portal en naar de e-mail te kijken. Een medewerker van de faculteit is verplicht om binnen 1 week te reageren op een e-mail. Wanneer een docent 1 week afwezig is moet de verzender op de hoogte worden gebracht dat de beantwoording op zich laat wachten. Het streven is om mededelingen minimaal één week voor de belangrijke datum van de informatie op de portal te plaatsen. Een lokaalwijziging moet bijvoorbeeld minimaal een week van tevoren op de portal of Blackboard worden gezet. Geplaatste mededelingen moeten minimaal 1 jaar via de portal te benaderen zijn. Dit is handig bij onduidelijkheden en misverstanden. Tegenstrijdige informatie mag wel door de auteur worden verwijderd. De studentmoderator van het studenten mededelingen kanaal is gerechtigd bijdragen van uit het kanaal te verwijderen. Op de portal mag geen kwetsende inhoud worden geplaatst. De VU heeft een beschreven “Gedragscode voor e-mail en internetgebruik”, zie bijlage 10. Indien iemand informatie op een ”officieel ACTA onderwijs prikbord” zet, is deze verplicht er zorg voor te dragen dat de informatie ook op de portal komt te staan.

Functioneel beheer en gebruikersondersteuning

Er moet worden gecontroleerd worden of het portalgebruik voldoet aan “Gedragscode voor e-mail en internetgebruik” Het is noodzakelijk dat een student zich heeft geabonneerd op de voor hem/haar relevante kanalen. Nieuwe gebruikers moeten of standaard geabonneerd zijn op de kanalen waarvan bedacht is dat ze belangrijk voor deze groep gebruikers is of ze moeten in de gelegenheid worden gesteld kanalen te selecteren middels een keuzescherm. Voor de verantwoordelijkheden en autorisaties ten aanzien van de kanalen en andere informatieblokken moet een adequate administratieve beheersconstructie worden opgelegd. De gebruiker van een ACTA e-mail account is zelf verantwoordelijk voor het beheer van zijn mailbox. Hieronder valt het legen van de mailbox en het eventueel doorsturen van e-mail. Voor studenten die nog geen inlogaccount hebben (later ingeloot, zij-instromers, AIO’s) dient een passende regeling te worden gecreëerd.

40

ACTA Portal

Om beginners problemen te verhelpen moet tijdens de lancering van de portal sprake zijn van voldoende en snelle ondersteuning van de diverse gebruikersgroepen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de auteurs en de eindgebruikers van de portal: de studenten en docenten. Ook in de eerste periode moet er extra ondersteuning zijn. Het is voor de acceptatie en vertrouwen van de gebruikers van belang een positieve eerste ervaring op te wekken.

4.3.4

Technisch beheer

De portal zal een belangrijke rol vervullen in het primaire onderwijsproces. Dit betekent dat de portal altijd beschikbaar moet zijn. De autorisatie moet goed geregeld zijn, zodat onbevoegden geen informatie op de portal kunnen plaatsen.

41

ACTA Portal

5

Conclusies en aanbevelingen

Het doel van dit project was het noodzakelijke onderzoek te verrichten dat nodig is voor de invoering van een nieuwe onderwijsportal voor de studenten en docenten van ACTA. In deze nieuwe onderwijsportal moet het voor gebruikers eenvoudig zijn om informatie en mededelingen te vinden. Het onderzoek bestond uit een informatie analyse, een technische analyse en een onderzoek naar de organisatorische aspecten. Ongeveer halverwege het project is er overleg met begeleidingscommissie geweest. Het oordeel van de begeleidingscommissie is verwerkt in het bovengenoemde onderzoek. Informatie analyse In de informatie analyse zijn het huidige Studieweb, de ACTA website en portals van andere onderwijsinstellingen onderzocht. Daarnaast zijn interviews gehouden met vertegenwoordigers van de belangrijkste gebruikersgroepen binnen ACTA. Dit heeft geleid tot een overzicht van informatiestromen. De analyse van het huidige Studieweb, de ACTA website, andere onderwijsportals en het overzicht van informatiestromen binnen ACTA heeft geleid tot een ontwerp voor de structuur van de nieuwe onderwijsportal. Omdat de migratie van het huidige Studieweb naar de nieuwe onderwijsportal voor ACTA een lang traject is is een gefaseerd plan voor deze migratie ontwikkeld. De belangrijkste aandachtspunten bij de migratie naar de nieuwe onderwijsportal zijn: •

Bij het huidige Studieweb is de indeling van informatie voor een belangrijk deel ‘afzender-georiënteerd’. In de nieuwe onderwijsportal moet de informatie meer ‘ontvangergeoriënteerde’ gestructureerd worden. • Blackboardcursussen moeten niet meer ‘misbruikt’ worden als mededelingensysteem maar moeten alleen nog gebruikt worden voor het ondersteunen van het onderwijs in blokken en lijnen. Alle informatie en mededelingen die niet direct met het inhoudelijke onderwijs te maken hebben moeten in de onderwijsportal ondergebracht worden. Naar de gebruikers moet duidelijk gecommuniceerd worden welke informatie waar gevonden kan worden. • In de portal moeten informatie en mededelingen zoveel mogelijk gepersonaliseerd worden aangeboden. Dit betekent dat een gebruiker moet kunnen inloggen met het ACTA-account en een profiel moet kunnen aanmaken in de portal. De keuzes die in het profiel gemaakt worden bepalen vervolgens welke informatie en mededelingen de gebruiker te zien krijgt. • Voor het plaatsen van informatie en mededelingen moeten duidelijke regels opgesteld worden die ook nageleefd worden. De uitgebreide conclusies van de informatieanalyse staan in paragraaf 2.6. Technische analyse In de technische analyse is onderzocht wat de overeenkomsten en verschillen tussen Content Management Systemen en portal-systemen zijn. Vervolgens zijn op basis van de informatie analyse functionele minimumeisen voor de nieuwe portal opgesteld. Deze minimumeisen hebben betrekking op het beheer van ‘statische’ informatiepagina’s, het beheer van het mededelingensysteem en de personalisatie voor de eindgebruiker. Omdat de nieuwe portal door ACTA gehost moet kunnen worden zijn de technische eisen rond de standaarden van de infrastructuur van ACTA beschreven. Hierna is gestart met het onderzoek naar verschillende systemen die voor de onderwijsportal gebruikt zouden kunnen worden. Op basis van het BIBA-project zijn een aantal systemen geselecteerd. Door een eigen inventarisatie zijn daar een aantal systemen aan toegevoegd. Deze lijst van systemen bevatte Content Management Systemen, portalsystemen en combinaties van beide. Er zaten zowel commerciële- als open source systemen in. Elk van deze systemen is vervolgens onderzocht op geschiktheid voor het ontwikkelen van de onderwijsportal van ACTA. Hierbij is gelet op gebruiksgemak, technische eigenschappen en kosten. Uit dit onderzoek is gebleken dat het Content Management Systeem SiteFeeling de beste kandidaat is voor het ontwikkelen van de nieuwe onderwijsportal van

42

ACTA Portal ACTA. Tenslotte is in de technische analyse een implementatieplan opgesteld aan de hand waarvan de invoering van de portal gefaseerd kan worden uitgevoerd. De uitgebreide conclusies van de technische analyse staan in paragraaf 3.5. Het implementatieplan is opgenomen in paragraaf 3.6. Onderzoek naar organisatorische aspecten Het derde deel van onderzoek in dit project is gericht op de organisatorische aspecten. Allereerst is de visie en strategie van het Onderwijsinstituut van ACTA op het gebruik van de portal beschreven. Hieronder vallen oa een beschrijving van de doelgroepen, de positie van de portal naast Blackboard en het facultaire emailsysteem, activiteiten ter verbetering van de kwaliteit van inhoud en vormgeving van de portal en het commitment van het Onderwijsinstituut voor de invoering van de portal. Ten tweede zijn aandachtspunten voor de ontwikkeling en implementatie van de portal beschreven. Hierbij kan worden gedacht aan fasering, het creëren van draagvlak, de samenwerking met vormgevers en de IT-afdeling, en de opleiding en ondersteuning van gebruikers. Tenslotte zijn een aantal organisatorische aspecten bij het gebruik van de portal beschreven. Zo is het belangrijk om goede afspraken over het contentbeheer te maken. Hierbij gaat het zowel om het beheer van de statische informatie als om het beheer van het mededelingensysteem. De mededelingen worden bijvoorbeeld ondergebracht in kanalen. Per kanaal moet worden aangegeven welke groepen / personen geautoriseerd zijn om mededelingen te plaatsen. Daarnaast moet per kanaal worden aangegeven wie eindverantwoordelijk is voor de inhoud in het betreffende kanaal. Verder zijn de rechten en plichten van studenten en docenten, wat de portal betreft, vastgelegd. Zo is bijvoorbeeld vastgelegd dat van gebruikers van de portal wordt verwacht dat zij kennis nemen van informatie die verstrekt wordt via de portal, Blackboard en email. Dit betekent dat deze informatiebronnen minimaal 1 maal per week geraadpleegd worden. Daarnaast wordt ernaar gestreefd minimaal 1 week voor de datum waarop de mededeling betrekking heeft op de portal te plaatsen. Zo zijn er nog een aantal regels rond het gebruik van de portal beschreven. Daarnaast is het belang van ondersteuning voor de auteurs en eindgebruikers van de portal aangegeven. Tenslotte is aangegeven dat de portal een belangrijke rol zal vervullen in het primaire onderwijsproces. Dat betekent dat ernaar gestreefd moet worden dat portal altijd beschikbaar is. De uitgebreide conclusies met betrekking tot de organisatorische aspecten staan in hoofdstuk 4. Uitgebreide rapporten, verslagen en notulen en diverse achtergrondinformatie is opgenomen in een Blackboard Community. De community is te vinden op bb.vu.nl en heeft als naam ICTO Project: Nieuw ACTA Studieweb (2004). Dit concept versie van dit verslag is besproken met de begeleidingscommissie. Een verslag van dit gesprek is opgenomen in Bijlage 9. De conclusies en aanbevelingen afkomstig uit deze bespreking zijn verwerkt in deze eindversie van het verslag.

43

ACTA Portal

Bijlage 1 Huidige indeling Studieweb De items in het huidige Studieweb worden geherstructureerd. 1. Studieonderdelen 1. Jaaroverzicht (afbeelding: 5 jaren incl. VK en OWP) 2. MyBlackboard 3. Bachelor 4. Master (incl. specialisten opleidingen) 5. 4e en 5e jaar 6. Post doc 7. PAOT 8. OMH 2. Onderwijsinfo 1. Onderwijsbalie 2. Studiegids 3. OER 3. Leermiddelen 1. COO 2. Digitale syllabi 3. DIVIDU 4. Mediatheek 5. Portfolio 6. Videocatalogus 4. Aanmelden 1. Online Aanmeldsysteem 2. TIS 5. Toetsen 1. Overalltoets 2. PAK-toets 6. Studenten 1. Opleidingscommissie 2. Studievereniging 7. Docenten 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Introductie Mededelingen Mobile Classroom Ondersteuning bij inrichten van Blackboardcursussen Onderwijsinfo Online videocatalogus

44

ACTA Portal

Bijlage 2 Huidige indeling ACTA website Opbouw studie Nieuw curriculum Oud curriculum Postdoctoraal Onderwijs Introductie General information Postgraduate programme in Endodontology Postgraduate programme in Oral Kinesiology Postgraduate programme in Orthodontics Postgraduate programme in Paediatric Dentistry Postgraduate programme in Periondontology Onderwijsfaciliteiten Examencommissie Mail Mediatheek Zoeken Mail Opleidingscommissie Mail Onderwijsbureau Onderwijsbalie Mail Rooster Studieweb Studentenraad Mail Leden Studentenpanel Mail Studiebegeleiding Studieadviseurs Studiebegeleiders Studiegids Oude studiegids Nieuwe studiegids Studieweb Studieweb TISVU ACTA-shop Studieweb Studieweb Protocollen Protocol Hepatitis B Toelichting Protocol Hepatitis B

45

ACTA Portal

Bijlage 3 Analyse Blackboard-mededelingen-cursussen De Blackboardcursussen staan gerangschikt in de volgorde van het Studieweb. 1.

Studieonderdelen Bachelor: course profiel. Deze cursus heeft alleen statische informatie dus kan rechtstreeks in het Studieweb komen te staan Master: course profiel Deze course is nog leeg

Post doctoraal MSc Endodontology Kanaal-4 MSc Pedodontology Change groep

Veel cursussen zijn leeg. Deze cursussen nalopen bij vullen overzicht post doctorale opleidingen in het Studieweb. PAOT (bijscholing TA) De (on)mogelijkheden van digitale radiologie Panoramische röntgenopnamen Stralingshygiëne

Deze cursussen kunnen overgenomen worden in het POAT overzicht in het Studieweb. OMH Coffeeshop International exchange program Coach groepen Oral health in an international perspective International week

Deze cursussen kunnen overgenomen worden in het OMH overzicht in het Studieweb. 2.

Studie-info Onderwijsbalie, met de volgende knoppen • Mededelingen algemeen • Mededelingen per jaar • Tentameninfo • Roosters & wijzigingen • Groepsindelingen • Buitenlandstages (leeg) • Examencommissie • Contact De Blackboardcursus is een rommeltje. Veel mappen zijn leeg. Sommige statische informatie kan op het Studieweb worden gezet. Bijvoorbeeld de roosters. Op elk rooster moet een voetnoot komen met de verwijzing naar de plek waar roosterwijzigingen worden gemeld.

3.

Leermiddelen COO toegang voor ACTA studenten Uit deze cursus kan 1 niveau verwijderd worden. De vraag is of dit kan met een zip-file. In de zip-file mist een link: Orale Functieleer.

46

ACTA Portal Digitale Syllabi • Per jaar (kan vervallen) • Diversen: (horen thuis bij de Blackboardcursussen per vak) • Kronen en bruggen (betreffende Blackboard-cursus) • Handleiding Kliniek 2004-2005 (OWP) • Protocollenboek Cariologie 2004-2005 (OWP) • Endodontologie (betreffende Blackboard-cursus) Mediatheek - ACTA materiaal - Alle COO-programma's [dubbel, geen bezwaar]

DiViDU Het is duidelijker om bij het welkomst-Announcement kort uit te leggen wat DiViDU is. De standaard informatie kan allemaal op het Studieweb gezet worden. De Blackboardcursus is niet dynamisch en voor iedereen toegankelijk. 4.

Inschrijven Voortgangregistratie: Practicum- en tentamenuitslagen: Bachelor OF Practicum- en tentamenuitslagen: Bachelor CEP en Paro Gradebook met cijfers.

5.

Toetsen

Overall toets Blackboardcursus van de Overall Toets Uitleg en uitslag 6.

Studenten Opleidingscommissie Blackboardcursus van de Opleidingscomissie Gemiddeld 1 bericht per jaar, dus kan vervallen?

7.

Docenten Introductie voor beginnende docenten Deze cursus is leeg Mededelingen voor docenten Weinig informatie, niet compleet. 3 mededelingen uit 2003 Incomplete telefoonlijst Ondersteuning Blackboard Diverse informatie, niet alleen over Blackboard. Onderwijsinfo voor docenten Veel informatie is duBlackboardel met de studenten informatie. In totaal zijn er 3 mededelingen in deze cursus geplaatst.

47

ACTA Portal

Bijlage 4 Overzicht interacties

48

ACTA Portal

49

ACTA Portal

50

ACTA Portal

Bijlage 5 Overzicht informatiestromen Informatiestromen Docent 1

2

3

van Docent Welke informatie mededelingen mededelingen aan studenten die nog niet ingeschreven staan vakinhoud indelingen noodmededelingen

naar Student Welk medium Announcements in Blackboard ??? Blackboard Blackboard / prikbord e-mail via Bb / prikbord Pre kliniek / bij secretariaat

naar Docent Welke informatie meetgegevens uit onderzoek voortganggegevens werkstukken

van Student Welk medium axium axium papier / mail / Blackboard

van Docent Welke informatie behaalde resultaten / cijffers tentamens verzoek bijstelling conceptrooster verzoek plaatsing info op Bb

naar OWB Welk medium papier met handtekening mail of papier mail of papier mail of papier

naar Docent Welke informatie welke studenten zjin ingeschreven / deelnemerslijsten ingevulde tentamens uiteindelijk rooster?

van OWB Welk medium e-mail / mondeling papier mail op papier?

van Docent / Blok coördinator Welke informatie diverse informatie logistiek, organisatorisch en vakinhoudelijk

naar Docent / Blok coördinator Welk medium mail / gesprekken / brieven mondeling, soms schriftelijk

naar Docent / Blok coördinator Welke informatie logistiek, organisatorisch en vakinhoudelijk vakinhoudelijk

van Docent / Blok coördinator Welk medium mondeling, soms schriftelijk mail (discussie via mail loopt niet goed, wens discussie via het web mail / gesprekken / brieven

diverse informatie

51

ACTA Portal

4

5

6

7

van Docent Welke informatie diverse informatie

naar Afdeling Welk medium mail / gesprekken / brieven

naar Docent Welke informatie diverse informatie

van Afdeling Welk medium mail / gesprekken / brieven

van Docent Welke informatie vragen verzoek om service

naar FD Welk medium mail

naar Docent Welke informatie informatie (sleutels, technisch in OR, licenties, scannen) last minute roosterwijzigingen

van FD Welk medium nieuwbrief, mail mail ??

van Docent Welke informatie roosterwensen studiegidsen

naar OWI Welk medium xls? mail

naar Docent Welke informatie informatie informatie conceptrooster mededelingen

van OWI Welk medium Factaal Nieuwsbrief op papier mail? mail (niet goed te archiveren)

van Docent Welke informatie informatie verzoek vrijstellingen

naar Excie Welk medium mail

naar Docent Welke informatie informatie verzoeken

van Excie Welk medium mail

52

ACTA Portal

8

9

10

11

van Docent Welke informatie verbeterplan

naar Opleiding Commissie Welk medium e-mail

naar Docent Welke informatie resultaten evaluatie

van Opleiding Commissie Welk medium Bb, e-mail

van Docent Welke informatie vragen (scannen, Bb inrichting, inschrijvingen)

naar ICT&O Welk medium mail

naar Docent Welke informatie antwoorden

van ICT&O Welk medium mail, Bb, announcements,

van Docent Welke informatie vragen software

naar Automatisering Welk medium mail

naar Docent Welke informatie coplexe informatie uit Axium (voortgang) software informatie

van Automatisering Welk medium Axium cd-rom, mail mail

van Docent Welke informatie inforamtie over student of onderwijs

naar Studiebegeleider Welk medium mail

naar Docent Welke informatie informatie vraag over student of onderwijs

van Studiebegeleider Welk medium mail

53

ACTA Portal

12

van Mediatheek Welke informatie reserveringen / aanvragen boeken digitale collecties /pub med e.d. lenerspas

naar Docent Welk medium mondeling / e-mail mondeling / e-mail

naar Mediatheek Welke informatie mededelingen collectie artikelen aangaande reserveringen / aanvragen artikelen lenerspas

van Docent Welk medium e-mail / mondeling email

Algemene opmerkingen - Docent 1. 2. 3. 4.

Informatie op het Studieweb / internet is moeilijk te vinden. Sommige informatie staat op verschillende plekken = niet wenselijk. Groepen (afdelingen etc) in algemene Outlook adressenlijst. Communicatie met AIO - specialiseerders en promovensie is soms moeilijk omdat ze geen Bb account hebben. 5. OWI werkt niet erg student- en docentgericht. Informatiestromen Mediatheek 1

van Mediatheek Welke informatie mededelingen: huishoudelijk / gebruikstips / lenerspas sluitingstijden / vacanties 1e jaars instructie lenerspas aanvraag boek digitale syllabi

naar Student Welk medium e-mail (wordt slecht gelezen) / prikbord (inpandig) / mondeling (uitpandig) prikbord introductiecursus / Blackboard pas via balie whiteboard studieweb

naar Mediatheek Welke informatie vragen over TISVU / ISIS collectie / meditheek algemeen aanvraag lenerspas vragen over Bb

van Student Welk medium mondeling mondeling / e-mail NAW gegevens op papier mondeling

54

ACTA Portal

2

3

4

van Mediatheek Welke informatie artikelen vragen algemeen

naar OWI Welk medium e-mail /mondeling e-mail /mondeling

naar Mediatheek Welke informatie aansturing digitale syllabi

van OWI Welk medium e-mail / mondeling mail

van Mediatheek Welke informatie mededelingen collectie artikelen aangaande reserveringen / aanvragen artikelen lenerspas

naar Docent Welk medium e-mail / mondeling

naar Mediatheek Welke informatie reserveringen / aanvragen boeken digitale collecties /pub med e.d. lenerspas

van Docent Welk medium mondeling / e-mail mondeling / e-mail

van Mediatheek Welke informatie nvt

naar Vumc Welk medium

email

naar van Mediatheek Vumc Welke informatie Welk medium nauwelijks: soms voor medewerkers die op de Vu zitten (in de toekomst meer)

5

van naar Mediatheek OWP Welke informatie Welk medium mededeling van reserveringen mededelingen over collectie/ art.e-mail naar Mediatheek Welke informatie reserveringen / collectie

van OWP Welk medium e-mail / mondeling

55

ACTA Portal

6

7

8

9

van naar Mediatheek IOT Welke informatie Welk medium mededeling van reserveringen mededelingen over collectie/ art. e-mail naar Mediatheek Welke informatie reserveringen

van IOT Welk medium e-mail

van Mediatheek Welke informatie administratie / reserveringen aanvraag lenerspassen

naar UB - UvA Welk medium e-mail / telefoon papier

naar Mediatheek Welke informatie instructies vergaderingen / bijeenkomsten lenerspassen administratie gebruikershulp / reserveringen

van UB Welk medium e-mail / post mondeling post

van FD Welke informatie storingen kopieerapparaat bestellingen

naar ICT&O Welk medium e-mail / mondeling e-mail / mondeling

naar FD Welke informatie materiaal / oplossingen storing

van ICT&O Welk medium hardware

van Mediatheek Welke informatie uitleen cd´s COO en Bb

naar ICT&O Welk medium e-mail / mondeling e-mail / mondeling

naar Mediatheek Welke informatie v.v. COO Bb en CD´s

van ICT&O Welk medium

e-mail / telefoon

56

ACTA Portal

10

11

van Mediatheek Welke informatie PC´s printer e.d.

naar Informaat Welk medium e-mail / mondeling

naar Mediatheek Welke informatie PC´s printer

van Informaat Welk medium

van Onderwijsbureau Welke informatie digitale syllabi

naar Mediatheek Welk medium mail

naar Onderwijsbureau Welke informatie nvt idem

van Mediatheek Welk medium

Algemene opmerkingen - Mediatheek 1. E-mail wordt slecht gelezen. 2. Er zijn veel volle mailboxen. 3. Contacten met FD (facilitaire dienst) : zaal reservering e.d. 4. Studieweb: informatie voor de mediatheek zit te diep (te onbelangrijk?). 5. Sandra gebruikt nog liever het www.acta.nl web (Frontpage). 6. Wil graag een Bb cursus (weet te weinig van Bb) voor alle medewerkers. 7. Een aantal taken zijn oneigenlijk: Bb / Tis e.d. 8. Mediatheek maakt nog geen gebruik van nieuwsbrief. Informatiestromen Onderwijsbureau 1

van Onderwijsbureau Welke informatie divers m.b.t. studenten

naar Afdeling Welk medium mail / telefoon / mondeling

naar Onderwijsbureau Welke informatie divers m.b.t. studenten

van Afdeling Welk medium mail / telefoon / mondeling

57

ACTA Portal

2

3

4

van Onderwijsbureau Welke informatie studie info / roosters /roosterwijzigingen divers / voorlichting

naar Student Welk medium Blackboard Balie / F /E-mail

naar Onderwijsbureau Welke informatie afspraken studieadviseurs e.a. inschrijven / instrumentarium / inenten verzoek vrijstellingen inschrijven stages /keuzevakken

van Student Welk medium balie / e-mail balie / Blackboard mail Blackboard en balie

van Onderwijsbureau Welke informatie roosters welke studenten zjin ingeschreven / deelnemerslijsten ingevulde tentamens

naar (zaal) Docent Welk medium e-mail / mondeling inschrijvingen via Bb, mail papier

naar Onderwijsbureau Welke informatie mededelingen om op Blackboard te zetten behaalde resultaten / cijffers tentamens verzoek bijstelling conceptrooster verzoek plaatsing info op Bb roosters

van (zaal) Docent Welk medium telefoon / telefoon / mondeling papier met handtekening mail of papier mail of papier mail of papier mail

van Onderwijsbureau Welke informatie studievoortgang en resultaten

naar OWI Welk medium E-mail / T /F

naar Onderwijsbureau Welke informatie aansturing regelingen

van OWI Welk medium E-mail / T /F

58

ACTA Portal

5

6

7

8

van Onderwijsbureau Welke informatie verzoeken om studiepunten in te leveren

naar OWP Welk medium e-mail

naar Onderwijsbureau Welke informatie studiepunten en handtekening docenten

van OWP Welk medium excelsheets (e-mail) / papier /F

van Onderwijsbureau Welke informatie

naar Balie Welk medium

naar Onderwijsbureau Welke informatie

van Balie Welk medium

van Onderwijsbureau Welke informatie divers (aangaande inentingen, instrumentarium e.d.)

naar Zorginstituut Welk medium mail / F

naar Onderwijsbureau Welke informatie mededelingen (diverse als inentingen, instrumentarium) voor Blackboard of prikboard

van Zorginstituut Welk medium

van Onderwijsbureau Welke informatie roosters Studieweb inschrijvingen studenten Blackboard inrichting Blackboard

naar ICT&O Welk medium email mondeling / overleg

naar Onderwijsbureau Welke informatie roosters inschrijvingen

van ICT&O Welk medium email overleg mondeling

balie/ e-mail

59

ACTA Portal

9

10

11

12

van Onderwijsbureau Welke informatie medewerker uitleen

naar Roosterbureau Welk medium

naar Onderwijsbureau Welke informatie roosters

van Roosterbureau Welk medium van untis, via xls naar pdf

van Onderwijsbureau Welke informatie divers (zaalreserveringen e.d.)

naar FD Welk medium email / mondeling

naar Onderwijsbureau Welke informatie

van FD Welk medium

van Onderwijsbureau Welke informatie examen informatie / studievoortgang bul uitreiking tentamens

naar UvA Welk medium e-mail /telefoon /post

naar Onderwijsbureau Welke informatie examen /studievoortgang bul uitreikingen

van UvA Welk medium mail / telefoon /post

van Onderwijsbureau Welke informatie studievoortgang tandartsbul cijfers / tentamenreservering / studievoortgang

naar VU Welk medium e-mail / telefoon /post TIS / ISIS

naar Onderwijsbureau Welke informatie gebruikersoverleg / netwerkstudiesecretaressen overleg

van VU Welk medium overleg / e-mail

ponskaarten inleessysteem

60

ACTA Portal

13

14

15

16

van Onderwijsbureau Welke informatie afspraken studenten

naar Studieadviseurs Welk medium e-mail / telefoon mondeling

naar Onderwijsbureau Welke informatie divers (studenten)

van Studieadviseurs Welk medium e-mail / telefoon mondeling

van Onderwijsbureau Welke informatie divers /algemeen

naar Studiebegeleiders Welk medium e-mail / mondeling

naar Onderwijsbureau Welke informatie algemeen / mededelingen / voortgangsrapportages

van Studiebegeleiders Welk medium e-mail / mondeling

van naar Onderwijsbureau IBG-groep Welke informatie Welk medium nauwelijks: alleen lotingen (meer via studentenadministratie van UvA en VU) naar Onderwijsbureau Welke informatie nvt idem

van IBG-groep Welk medium

van Onderwijsbureau Welke informatie lotingen uitvoer administratieve taken

naar Excie Welk medium e-mail

naar Onderwijsbureau Welke informatie lotingen

van Excie Welk medium e-mail

61

ACTA Portal

17

17

van Onderwijsbureau Welke informatie digitale syllabi

naar Mediatheek Welk medium mail

naar Onderwijsbureau Welke informatie nvt idem

van Mediatheek Welk medium

van Onderwijsbureau Welke informatie beheergegevens AXIUM

naar Informatisering Welk medium mail

naar Onderwijsbureau Welke informatie nvt idem

van Informatisering Welk medium

Opmerkingen: - Email weinig gebruikt wordt niet gelezen zo is de ervaring. - Zorginstituut: wenig tot geen contacten (alleen begin studiejaar :instrumentarium). Algemene opmerkingen - Onderwijsbureau 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Rooster en tentamen info op te veel plekken. Docenten gebruiken Bb niet goed, o.a. met digitale syllabi en soms ook mededelingen. Het grootste bezwaar van ISIS is dat de docenten er geen overzichten in kunnen bekijken. Koppeling van Bb en ISIS zou wenselijk zijn: ingangseisen. Mededelingen algemeen wordt nauwelijks gebruikt. Er zijn alleen grove roosters. Blokroosters worden door de coordinatoren gemaakt. Er is soms verwarring over de plek waar informatie staat: op het Studieweb of in een Blackboardcursus.

Informatiestromen Zaaldocent 1

van naar Zaaldocent Afdeling Welke informatie Welk medium loopt via Seniordocent (Vakinhoudelijk, slechts geringe hoeveelheid) Mondeling en mail naar Zaaldocent Welke informatie Idem

van Afdeling Welk medium Idem

62

ACTA Portal

2

3

van Zaaldocent Welke informatie loopt via Senior docent Schriftelijke cijferrapportage

naar OWI/OWB Welk medium bellen, mailen, mondeling papier

naar Zaaldocent Welke informatie loopt via Senior docent

van OWI/OWB Welk medium bellen, mailen, schriftelijk

van Zaaldocent Welke informatie logistiek, organisatorisch en vakinhoudelijk

naar Senior docent Welk medium mondeling, soms schriftelijk e-mail / mondeling

naar Zaaldocent Welke informatie logistiek, organisatorisch en studentgericht

van Senior docent Welk medium mondeling en schriftelijk via postvak, mail mail (discussie via mail loopt niet goed, wens discussie via het web

vakinhoudelijk

4

5

van Zaaldocent Welke informatie via senior docent

naar GEBIT Welk medium vergaderingen en mail

naar Zaaldocent Welke informatie via senior docent

van GEBIT Welk medium mail

van Zaaldocent Welke informatie persoonlijke en organisatorische info

naar Eigen OWP Welk medium mondeling en mededelingenbord

naar Zaaldocent Welke informatie persoonlijke en organisatorische info

van Eigen OWP Welk medium mondeling en mededelingenbord

63

ACTA Portal

6

7

8

van Zaaldocent Welke informatie n.v.t. loopt via "Het Gebit"

naar Andere OWP Welk medium

naar Zaaldocent Welke informatie n.v.t. loopt via "Het Gebit"

van Andere OWP Welk medium

van Zaaldocent Welke informatie n.v.t. loopt via "Het Gebit"

naar Zorginstituut Welk medium

naar Zaaldocent Welke informatie n.v.t. loopt via "Het Gebit"

van Zorginstituut Welk medium ACTA nieuwsbrieven

van Zaaldocent Welke informatie organisatorische

naar FD Welk medium mail, nieuwsbrief, mondeling

naar Zaaldocent Welke informatie organisatorische

van FD Welk medium mail, nieuwsbrief

Algemene opmerkingen - Zaaldocent 1. Over het algemeen wordt de mail slecht gelezen en ook het schriftelijke materiaal. 2. Er is een fysiek prikbord. Een digitaal prikbord en discussieforum is een wens. Dit zou dan gebruikt kunnen worden voor vakinhoudelijk overleg met de afdelingen (wetenschappelijke vorming en integratie) bijvoorbeeld een Casus van de week in het portal waar studenten bij kunnen en waar de staf argumenteerd. Dit verkleind de afstand tussen onderzoek en onderwijs.Groepen (afdelingen etc) in algemene Outlook adressenlijst. 3. De OWP die een andere locatie hebben ergeren zich aan de overbodig mail van bv de facilitaire dienst (in Almere hoeven ze echt niet te weten dat de glazenwasser in Amsterdam komt, maar aan de andere kant worden de klinische stafdagen juist in de lift opgehangen in Amsterdam).

64

ACTA Portal Informatiestromen Student 1

2

3

van Student Welke informatie weinig (divers)

naar Afdeling Welk medium mail, ftf

naar Student Welke informatie Welk medium weinig (divers)

van Afdeling Welk medium mail, ftf

van Student Welke informatie divers

naar Student Welk medium mail, ftf

naar Student Welke informatie divers

van Student Welk medium e-mail / mondeling

van Student Welke informatie werkstuk

naar Docent Welk medium mail, Blackboard, face to face mail en Blackboard

voortgang en specifieke gegevens naar Student Welke informatie mededelingen van urgente aard mededelingen inhoudelijk (algemeen) inhoudelijk (specifiek)

van Docent Welk medium mail, prikbord, Blackboard Blackboard Blackboard en mondeling mondeling

65

ACTA Portal

4

5

6

van Student Welke informatie weinig contact:buitenlandstage

naar OWI Welk medium mail, ftf

naar Student Welke informatie weinig contact:buitenlandstage

van OWI Welk medium mail, ftf

van Student Welke informatie geen (alleen inhoudelijk).

naar OWP Welk medium ftf

naar Student Welke informatie

van OWP Welk medium ftf, Blackboard

van Student Welke informatie afspraken studieadviseurs e.a.

naar Balie Welk medium email, ftf, balie, Aanmeldsysteem

inschrijven / instrumentarium / inenten /digitale syllabi verzoek vrijstellingen inschrijven stages /keuzevakken

7

naar Student Welke informatie studie info / roosters /roosterwijzigingen / divers

van Balie Welk medium email, Blackboard, balie

van Student Welke informatie geen contact

naar Zorginstituut Welk medium

naar Student Welke informatie geen contact

van Zorginstituut Welk medium

66

ACTA Portal

8

9

10

11

van Student Welke informatie Blackboard, aanmeldingingssyteem

naar ICT&O Welk medium email, Blackboard, ftf

naar Student Welke informatie Blackboard, aanmeldingssysteem

van ICT&O Welk medium email, Blackboard, ftf

van Student Welke informatie geen contact

naar Roosterbureau Welk medium

naar Student Welke informatie geen contact

van Roosterbureau Welk medium

van Student Welke informatie wenig contact

naar FD Welk medium mail, ftf

naar Student Welke informatie tentamenzalen, e.d.

van FD Welk medium mail, TV schermen

van Student Welke informatie reserveringen collectie vragen Blackboard TIS lenerspas aanvragen

naar Mediatheek Welk medium ftf (soms mail)

naar Student Welke informatie pasjes wachtwoorden, mediatheek, reserveringen mededelingen: huishoudelijk / gebruikstips / lenerspas lenerspas bevestiging aankomst boek

van Mediatheek Welk medium ftf (soms mail) Blackboard, prikboard balie bord

ftf (soms mail) papier

67

ACTA Portal

12

13

14

van Student Welke informatie TIS

naar VU of UvA Welk medium mail

naar Student Welke informatie nauwelijks

van VU of UvA Welk medium advalvas en folia

van Student Welke informatie afspraken

naar Studieadviseurs Welk medium email,direct contact, via balie

naar Student Welke informatie studie

van Studieadviseurs Welk medium email,direct contact

van Student

naar Studiebegeleiders / Mentor Welk medium email

Welke informatie studie naar Student Welke informatie studie

15

van Studiebegeleiders / Mentor Welk medium email

van Student Welke informatie nauwelijks

naar IBG-groep Welk medium

naar Student Welke informatie nauwelijks

van IBG-groep Welk medium

68

ACTA Portal

16

17

van Student Welke informatie

naar Excie Welk medium email

naar Student Welke informatie

van Excie Welk medium email

van Student Welke informatie studie

naar Decanen Welk medium e mail

naar Student Welke informatie studie

van Decanen Welk medium e mail

Algemene opmerkingen - Student 1. De veelheid aan informatie wordt als overkill ervaren, moet minder en compacter worden. 2. De voortgangsadministratie niche van problemen: er kon geen koppeling gelegd tussen cohorten en studievoortgang.

69

Naar

Docent OWB Student Docent Docent Mediatheek

Student Student Afdeling Docent Docent

Docent

Docent Excie Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Mediatheek

Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Van

Afdeling Afdeling afdeling Automatisering Automatisering Automatisering

Balie Decanen Docent Docent Docent

Docent

Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent

Docent

Docent Docent Docent Docent Docent

Diversen diverse informatie divers m.b.t. studenten weinig (divers) coplexe informatie uit Axium (voortgang) Axium diverse informatie software studie info / roosters /roosterwijzigingen / Balie divers studie info / voorlichting diverse informatie diverse informatie diverse informatie logistiek, organisatorisch en vakinhoudelijk logistiek, organisatorisch en vakinhoudelijk informatie verzoek vrijstellingen roosters (wensen) vakinhoudelijk vakinhoud verzoek plaatsing info op Bb verzoek plaatsing info op Bb lenerspas lenerspas rooster (verzoek bijstelling conceptrooster) rooster (verzoek bijstelling conceptrooster) tentamens tentamens digitale collecties /pub med e.d. digitale collecties /pub med e.d.

Welke informatie

Bijlage 6 Verzameld totaal informatiestromen

ACTA Portal

papier papier papier papier papier papier papier papier

E-mail E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail

Telefoon Telefoon

Telefoon papier

E-mail E-mail E-mail E-mail

Blackboard Blackboard

Telefoon papier

E-mail

papier

Telefoon papier Telefoon papier Telefoon papier

Blackboard

Welk Medium Blackboard Telefoon Papier Telefoon papier Telefoon

E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail

E-mail E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail

70

Prikbord

Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Mediatheek

OWB

OWB

OWB

Student

Student Student Student Student Student Student Student Student Student

Studiebegeleider Zaal docent

Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent

Docent Docent

Docent

Docent

Docent

Docent

Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent

Docent Eigen OWP

ACTA Portal

noodmededelingen mededelingen indelingen mededelingen van urgente aard mededelingen van urgente aard mededelingen mededelingen inhoudelijk (algemeen) Inhoudelijk (specifiek) diverse informatie over student of onderwijs persoonlijke en organisatorische info

behaalde resultaten / cijffers mededelingen om op Blackboard te zetten mededelingen aan studenten die nog niet ingeschreven staan

behaalde resultaten / cijffers

reserveringen / aanvragen boeken reserveringen / aanvragen boeken roosters studiegidsen verbeterplan verzoek om service vragen vragen (scannen, Bb inrichting, inschrijvingen) vragen software

E-mail

E-mail

E-mail

E-mail

E-mail

E-mail

Blackboard Blackboard Blackboard Blackboard

Blackboard

Blackboard

Blackboard

Telefoon

Telefoon

Telefoon papier

E-mail

papier met handtekening

papier met handtekening

Telefoon

Telefoon Telefoon

E-mail

E-mail E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail

71

Prikbord

Prikbord (Pre kliniek / bij secretariaat)

Docent OWB Student Student

Docent Docent Student Zaal docent Mediatheek Student Docent Mediatheek Mediatheek Mediatheek OWB Student Mediatheek Mediatheek Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent Docent ICT&O ICT&O Informaat

IOT Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Excie Excie Excie Excie

FD FD FD FD GEBIT IBG-groep ICT&O ICT&O ICT&O ICT&O ICT&O ICT&O Informatisering IOT Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek

ACTA Portal

informatie verzoeken lotingen info verzoeken vrijstelling diverse informatie (sleutels, technisch in OR, licenties, scannen) Las minute roosterwijzigingen tentamenzalen, e.d. / rooster info organisatorische via senior docent nauwelijks antwoorden v.v. coo Bb en CD´s materiaal / oplossingen storing roosters inschrijvingen blackboard, aanmeldingssysteem PC´s printer reserveringen / aanvragen boeken lenerspas aangaande reserveringen / aanvragen lenerspas aangaande reserveringen / aanvragen artikelen artikelen mededelingen collectie artikelen mededelingen collectie artikelen bestellingen coo en Bb PC´s printer e.d. mededeling van reserveringen mededelingen over collectie/ art. sluitingstijden / vacanties stoingen kopieerapparaat uitleen cd´s vragen algemeen pas via balie

internet

TV schermen Nieuwsbrief

Nieuwsbrief

Blackboard

E-mail E-mail E-mail E-mail

E-mail E-mail E-mail

E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail

E-mail

Blackboard

E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail

Telefoon Telefoon Telefoon

Telefoon

Telefoon Telefoon Telefoon

Telefoon

papier

papier

papier

papier

72

Prikbord

Prikbord

Onderwijsbureau OWI

OWP Student Student

Student Student Student

Student

Student Student Student UB - UvA UB - UvA Mediatheek Afdeling Docent Docent Excie FD

IBG-groep ICT&O ICT&O Informatisering

Mediatheek

Mediatheek

Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Mediatheek

Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Opleidingscomm. OWB OWB OWB OWB OWB

OWB OWB OWB OWB

OWB

OWB

OWB OWB

ACTA Portal

tentamens (verwerking) studie info / roosters /roosterwijzigingen /digitale syllabi (gaat vervallen) welke studenten zjin ingeschreven / deelnemerslijsten studievoortgang tandartsbul

digitale syllabi artikelen mededeling van reserveringen mededelingen over collectie/ art. 1e jaars instructie lenerspas mededelingen: huishoudelijk / gebruikstips / lenerspas aanvraag boek digitale syllabi pasjes wachtwoorden, mediatheek, reserveringen mededelingen: huishoudelijk / gebruikstips / lenerspas lenerspas bevestiging aankomst boek lenerspas (aanvragen) administratie / reserveringen resultaten evaluatie divers m.b.t. studenten ingevulde tentamens ingevulde tentamens lotingen divers (zaalreserveringen e.d.) nauwelijks: alleen lotingen (meer via studentenadministratie van UvA en VU) inschrijvingen studenten Blackboard inrichting Blackboard beheergegevens AXIUM E-mail

Blackboard Blackboard

E-mail E-mail E-mail

papier papier

papier

Telefoon papier

Telefoon

Telefoon

E-mail E-mail

Telefoon

Telefoon

Telefoon

Blackboard

Blackboard

Blackboard

Telefoon

E-mail E-mail E-mail

E-mail

E-mail

ponskaarten inleessysteem E-mail

Balie

pas via balie

studieweb

pas via balie

E-mail E-mail

E-mail E-mail

73

Prikbord

Prikbord

Prikbord Prikbord

Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Roosterbureau Student Studieadviseurs Studiebegeleiders UvA

VU

Zorginstituut

Docent Docent Docent Docent Mediatheek Mediatheek OWB OWB Student Zaal docent Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Mediatheek

Zaal docent

OWB OWB OWB OWB OWB OWB

OWB OWB OWB OWB OWB OWB

OWB

OWB OWB

OWI OWI OWI OWI OWI OWI OWI OWI OWI OWI/OWB OWP OWP

Roosterbureau Senior docent

Senior docent

ACTA Portal

rooster (uiteindelijk) roosters roosters studievoortgang en resultaten uitvoer administratieve taken verzoeken om studiepunten in te leveren welke studenten zjin ingeschreven / deelnemerslijsten medewerker uitleen Balie divers / voorlichting afspraken studenten divers /algemeen examen informatie / studievoortgang cijfers / tentamenreservering / TIS / ISIS studievoortgang divers (aangaande inentingen, instrumentarium e.d.) digitale syllabi Nieuwsbrief, Factaal diverse informatie Nieuwsbrief diverse informatie conceptrooster mededelingen aansturing digitale syllabi aansturing regelingen info buitenlandstage loopt via Senior docent studiepunten en handtekening docenten reserveringen / aanvragen boeken van untis, via roosters xls naar pdf vakinhoudelijk logistiek, organisatorisch en studentgericht E-mail

E-mail E-mail

Blackboard Telefoon papier

Telefoon papier Telefoon papier Telefoon

E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail E-mail

Telefoon

papier

E-mail

E-mail E-mail

Telefoon Telefoon Telefoon Telefoon papier

E-mail E-mail E-mail E-mail

papier

Telefoon

Telefoon

Telefoon

E-mail

E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail

74

Afdeling Balie Balie

Balie

Balie Balie Balie Decanen Docent Docent Docent Docent Docent Excie FD IBG-groep ICT&O Mediatheek Mediatheek

Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek OWB

OWB

Student Student Student

Student

Student Student Student Student Student Student Student Student Student Student Student Student Student Student Student

Student Student Student Student Student student student student student Student

Student

ACTA Portal

lenerspas (aanvragen) Collectie / meditheek algemeen verzoek vrijstellingen vragen over Bb vragen over TISVU / ISIS reserveringen collectie vragen Blackboard tisvu lenerspas aanvragen afspraken studieadviseurs e.a. inschrijven / instrumentarium / inenten /digitale syllabi (gaat vervallen)

weinig (divers) afspraken studieadviseurs e.a. afspraken studieadviseurs e.a. inschrijven / instrumentarium / inenten /digitale syllabi inschrijven / instrumentarium / inenten /digitale syllabi verzoek vrijstellingen inschrijven stages /keuzevakken studie info meetgegevens uit onderzoek werkstuk werkstuk voortgang en specifieke gegevens voortgang en specifieke gegevens info verzoeken nauwelijks blackboard, aanmeldingingssyteem studievoortgang en resultaten werkstukken

E-mail

Balie Balie

E-mail E-mail E-mail

E-mail E-mail

E-mail

E-mail

E-mail E-mail

E-mail E-mail

E-mail

E-mail E-mail

E-mail E-mail

pas via balie

Axium

internet

Axium

TIS / ISIS

Balie

TIS / ISIS

Balie TIS / ISIS

Blackboard

Blackboard

Blackboard

Blackboard

Blackboard

Blackboard

Blackboard

Telefoon Telefoon

Telefoon

papier

papier (NAW gegevens)

papier

papier

75

OWB OWI OWP Student Studieadviseurs Studiebegeleiders / Mentor VU / UvA OWB Student

Docent

OWB student Mediatheek Mediatheek Mediatheek Mediatheek OWB OWB

OWB

student

Afdeling Eigen OWP FD Mediatheek Mediatheek OWI/OWB

Senior docent

OWB

Student Student Studieadviseurs Studieadviseurs

Studiebegeleider

Studiebegeleiders Studiebegeleiders UB - UvA UB - UvA UB - UvA UB - UvA UvA UvA

VU

VU / UvA

Zaal docent Zaal docent Zaal docent Zaal docent Zaal docent Zaal docent

Zaal docent

Zorginstituut

Student Student Student Student Student

ACTA Portal

nauwelijks loopt via Seniordocent (Vakinhoudelijk, slechts geringe hoeveelheid) persoonlijke en organisatorische info organisatorische studiepunten en handtekening docenten via senior docent loopt via Senior docent logistiek, organisatorisch en vakinhoudelijk mededelingen (diverse als inentingen, instrumentarium)

studieinfo TIS divers (studenten) studieinfo diverse informatie over student of onderwijs algemeen / mededelingen / voortgangsrapportages studieinfo instructies lenerspas gebruikershulp / reserveringen vergaderingen / bijeenkomsten bul uitreikingen examen /studievoortgang gebruikersoverleg / netwerkstudiesecretaressen overleg

inschrijven stages /keuzevakken info buitenlandstage info divers afspraken

Nieuwsbrief

Advalvas en Folia

Balie

Balie

E-mail

E-mail

E-mail E-mail

E-mail

E-mail

E-mail

Blackboard

Telefoon papier

Telefoon Telefoon Telefoon papier papier Telefoon Telefoon

Telefoon papier

E-mail

papier Telefoon Telefoon

E-mail

Telefoon

Telefoon

Blackboard

Blackboard

Blackboard

E-mail E-mail E-mail

E-mail

E-mail E-mail E-mail E-mail

E-mail E-mail

E-mail

76

Prikbord

Prikbord

ACTA Portal

Bijlage 7 Indelingen portals: HHS en UvA HHS 1.

Inlogscherm - Welkom - Inloggen - Link helpdesk) 2. Startpagina - Aanmelden kanalen - Standaard nieuwskanalen - alle aangemelde nieuwskanalen - Link e-mail - Favorieten - Mijn profiel (voor wijzigen gegevens) 3. Studie (Alleen aangemelde studies (kanalen) - Mijn Blackboard Courses - Keuzemogelijkheden - Ondersteunend Onderwijs Nederland - Curriculum opleiding - Studieresultaten - Roosters en data - Formulieren en inschrijfsystemen 4. Studentenvoorzieningen - ACKU: Cultural Events - Bibliotheek - Centrale Studenten Inschrijving (CSI) - Hogeschoolsport - ICT-servicedesk - Informatiepunt - International Office - Loopbaancentrum - Pastoraat - Regioregisseur - Studenten met functiebeperking - Studentendecanaat - Studentenpsycholoog - Studentenverenigingen - Vertrouwenspersonen 5. Studentenstatuut (Alleen aangemelde kanalen / opleidingen) - Link e-mail 6. Wie-is-wie & organisatie - Wie-is-wie in de hogeschool - Organisatie van de instelling - Organisatie van de opleiding - Medezeggenschapsorganen - Opleidingsraad - Afdelingsraad - Hogeschoolraad - Leden - Vergaderrooster - Agenda - Verslagen

77

ACTA Portal UvA 1.

2. 3.

4.

Inlogscherm - Welkom - Inloggen - Link Blackboard - Link e-mail Info - Mededelingen - Helpdesk Onderwijs - Blackboard announcements - Onderwijsmededelingen - UvA links - Blackboard - Bibliotheek Persoonlijk - Studentenmail - Eigen links - Studieresultaten

Men kan zelf nieuw tabblad aanmaken en vullen met….

78

ACTA Portal

Bijlage 8 Indelingen portal Voorstel A: Verplaatsen van studenten-pagina van ACTA website naar Studieweb In voorstel A wordt de pagina ‘Studenten’ van de ACTA website (www.acta.nl) opgeheven en toegevoegd aan het huidige Studieweb. Op de ACTA website verwijst de link ‘Studenten’ rechtstreeks naar het Studieweb. De ACTAshop blijft op de ACTA website staan. In Italic staan de toevoegingen van de vervallen pagina ‘Studenten’ van de ACTA website. De indeling 1. Studieonderdelen (of opbouw studie) Startpagina heeft 3 tabellen: Bachelor, Master en oude curriculum. Er kan door worden geklikt naar de Blackboardcursussen van de blokken, Onderwijspraktijk en de Voorbereidende kliniek. 1. Bachelor (Blokken, VK, OWP) 2. Master (Blokken, OWP (incl. specialisten opleidingen)) 3. 4e en 5e jaar (vakken en OWP) 4. Post doc (Postdoctoraal Onderwijs) Introductie Link naar internet voor promo Blackboardcursussen: Postgraduate programme in Endodontology Postgraduate programme in Oral Kinesiology Postgraduate programme in Orthodontics Postgraduate programme in Paediatric Dentistry Postgraduate programme in Periondontology 5. PAOT 6. OMH 2. Onderwijsinfo 1. 2. 3. 4.

Onderwijsbalie Intro tekst en foto Studiegids Oude studiegids Nieuwe studiegids OER Examencommissie

3. Leermiddelen 1. COO 2. Digitale syllabi 3. DIVIDU 4. Mediatheek 5. Portfolio 6. Videocatalogus 4. Aanmelden 1. Online Aanmeldsysteem 2. TIS

79

ACTA Portal 5. Toetsen 1. Overalltoets 2. PAK-toets 6. Studenten 1. Opleidingscommissie Mail 2. Studentenraad Mail Leden 3. Studentenpanel Mail 4. Studiebegeleiding Studieadviseurs Studiebegeleiders 5. Studievereniging 7. Docenten 1. Introductie 2. Mededelingen 3. Mobile Classroom 4. Ondersteuning bij inrichten van Blackboardcursussen 5. Onderwijsinfo 6. Online videocatalogus

80

ACTA Portal

Voorstel B: Nieuwe indeling Studieweb In voorstel B is een met alle elementen uit voorstel A een nieuwe indeling gepresenteerd. Deze nieuwe indeling is de voorloper, qua indeling, van de nieuwe portal. De indeling 1. Studieopbouw 1. Bachelor Blackboard blokken / vakken Studiegids OER VK OWP (incl. Klinische lessen) Mededelingen / roosters (link onderwijsbalie) 2. Master (incl. specialisten opleidingen) Blackboard blokken / vakken Studiegids OER OWP (incl. Klinische lessen) Mededelingen / roosters (link onderwijsbalie) 3. 4e en 5e jaar oude curriculum Blackboard blokken / vakken Studiegids OER OWP (incl. Klinische lessen) Mededelingen / roosters (link onderwijsbalie) 4. Post doc Blackboard blokken / vakken Studiegids OER Mededelingen / roosters (link onderwijsbalie) 5. PAOT Blackboard blokken / vakken Studiegids OER Mededelingen / roosters (link onderwijsbalie) 6. OMH Blackboard blokken / vakken Studiegids OER Mededelingen / roosters (link onderwijsbalie) 2. Onderwijsorganisatie Informatie 1. Buitenlandstages 2. Onderwijsbalie Uitleg / Intro: Roosters, Mededelingen, groepsindelingen, mail) 3. Studiebegeleiding Studieadviseurs Studiebegeleiders Toetsen en resultaten 1. TIS 2. Toetsen

81

ACTA Portal Overalltoets (Blackboard-link) PAK-toets 3. Online Aanmeldsysteem 4. Voortgangregistratie, Practicum- en tentamenuitslagen: (Blackboard-link) Bachelor OF Bachelor CEP en Paro Commissies 1. Examencommissie 2. Opleidingscommissie 3. Studentenraad 4. Studentenpanel 3. Onderwijsmiddelen 1. My Blackboard 2. COO, specifieke digitale syllabi, Protocollenboek Cariologie en Handleiding kliniek 3. DiViDU 4. E-mail (link naar ACTA email) 5. Mediatheek 6. Portfolio 7. Videocatalogus 4. Docenten 1. Beginnende docenten 2. Facilitaire dienst 3. ICT&O 4. Mededelingen 5. Mobile Classroom 6. Onderwijsinstituut 5. Extra 1. Studievereniging 2. Alumni 3. Studium Generale 4. Griffioen 5. Crea 6. Factaal 7. Verzamelde voorbeelddocumenten, brieven, etc. 8. Verzamelde formulieren die nodig zijn binnen het instituut. 9. Overall toetsen archief (begeleidingscommissie) 6. Wegwijzer 1. Uitleg site 2. Site map 3. Organisatie (uitleg, organogram, Links UvA / VU) 4. Telefoonnummer en e-mail receptie / onderwijsbalie / Studiewebredactie 5. Helpdesk 6. Telefoonboek 7. Alfabetische index of zoekpagina. 8. FAQ

82

ACTA Portal

Voorstel C: Gepersonaliseerde portal In de nu volgende indeling is de informatie, die op basis van het gebruikersprofiel wel of niet wordt vertoond, voorzien van een astriks (*). De indeling 1. Studieopbouw 1. Bachelor* Blackboard blokken / vakken Studiegids OER VK OWP (incl. Klinische lessen) Mededelingen Roosters 2. Master (incl. specialisten opleidingen)* Blackboard blokken / vakken Studiegids OER OWP (incl. Klinische lessen) Mededelingen Roosters 3. 4e en 5e jaar oude curriculum* Blackboard blokken / vakken Studiegids OER OWP (incl. Klinische lessen) Mededelingen Roosters 4. Post doc* Blackboard blokken / vakken Studiegids OER Mededelingen Roosters 5. PAOT* Blackboard blokken / vakken Studiegids OER Mededelingen Roosters 6. OMH* Blackboard blokken / vakken Studiegids OER Mededelingen Roosters

83

ACTA Portal

2. Onderwijsorganisatie Informatie 1. Buitenlandstages 2. Onderwijsbalie Uitleg / Intro, mail 3. Studiebegeleiding Studieadviseurs Studiebegeleiders Toetsen en resultaten 1. TIS 2. Toetsen* Overalltoets (Blackboard-link) PAK-toets 3. Online Aanmeldsysteem 4. Voortgangregistratie, Practicum- en tentamenuitslagen: (Blackboard-link)* Bachelor OF Bachelor CEP en Paro Commissies 1. Examencommissie 2. Opleidingscommissie 3. Studentenraad 4. Studentenpanel 3. Onderwijsmiddelen 1. My Blackboard 2. COO, specifieke digitale syllabi, Protocollenboek cariologie en Handleiding kliniek 3. DiViDU 4. E-mail (link naar ACTA mail) 5. Mediatheek 6. Portfolio 7. Videocatalogus 4. Docenten* [alleen voor docenten] 1. Beginnende docenten 2. Facilitaire dienst 3. ICT&O 4. Mededelingen 5. Mobile Classroom 6. Onderwijsinstituut 5. Extra 1. Studievereniging 2. Alumni 3. Studium Generale 4. Griffioen 5. Crea 6. Factaal 7. Verzamelde voorbeelddocumenten, brieven, etc. 8. Verzamelde formulieren die nodig zijn binnen het instituut. 9. Overall toetsen archief (begeleidingscommissie) 6. Wegwijzer 1. Uitleg site 2. Site map

84

ACTA Portal 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Organisatie (uitleg, organogram, Links UvA / VU) Telefoonnummer en e-mail receptie / onderwijsbalie / Studiewebredactie Helpdesk Telefoonboek Alfabetische index of zoekpagina. FAQ

Na ervaring met de nieuw indeling van het Studieweb en het bouwen van het CMS moet deze indeling opnieuw bekeken worden. Er moet dan een matrix gemaakt worden met alle pagina’s op een as en op de andere as alle kanalen. Per combinatie met er bekeken worden of de pagina beschikbaar is en wie schrijfrechten heeft.

85

ACTA Portal

Kanalen Bij kanalen denken we in termen van doelgroepen. Informatieleveranciers krijgen geen kanaal voor zichzelf, maar moeten bedenken voor welke doelgroep hun bericht bedoeld is. Er zijn kanalen op drie niveaus: 1. Verplichte kanalen: 2. Optionele kanalen: 3. Interessekanalen Verplichte kanalen: • ACTA (verplicht voor iedereen) • ACTA studenten (verplicht voor alle studenten) • ACTA docenten (verplicht voor alle docenten) Optionele kanalen: • Bachelor algemeen • Bachelor 1e jaar – 1e cohort • Bachelor 1e jaar – 2e cohort • Bachelor 1e jaar – beide cohorten • Bachelor 2e jaar – 1e cohort • Bachelor 2e jaar – 2e cohort • Bachelor 2e jaar – beide cohorten • Bachelor 3e jaar • Master algemeen • Master 1e jaar • Master 2e jaar • Oud curriculum • Postdoc • PAOT • OMH • OWP algemeen • OWP Amsterdam • OWP Almere • OWP Den Haag • AIO Interessekanalen • Mediatheek • Factaal • Favervuta • GEBIT Per kanaal is er gekeken wie er dynamische informatie mag plaatsen. De onderscheiden doelgroepen zijn: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Student Docent Zaaldocent Afdeling Mediatheek FD

86

ACTA Portal

10

11

12

12

14

15

Afdeling

Mediatheek

Favervuta

Studiebegeleiders

X

X X

X

X

X

X

X

Automatisering

8

ICT&O

7

Opleidingscommissie

6

Examencommissie

5

Onderwijsbureau

4

Onderwijsinstituut

3

FD

2

Zaaldocent

Verplichte kanalen: ACTA ACTA studenten ACTA docenten Optionele kanalen: Bachelor algemeen Bachelor 1e jaar Bachelor 2e jaar Bachelor 3e jaar Master algemeen Master 1e jaar Master 2e jaar Oud curriculum Postdoc Aio’ers PAOT OMH OWP algemeen OWP Amsterdam OWP Almere OWP Den Haag AIO Interessekanalen Mediatheek Factaal Favervuta GEBIT

1

Docent

Onderwijsinstituut, OWI Onderwijsbureau, OWB Zorginstituut Examencommissie Opleidingscommissie ICT&O Automatisering Favervuta Studiebegeleiders

Student

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

X X

X X X

X X X

X X X

X X X

X X

X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X

X

X

X X X X X

X X X X X X X X X X

X

X

X X X X X

X X X X X

X X X X

Per kanaal is er één van de doelgroepen die content mag plaatsen eindverantwoordelijk voor de inhoud van het kanaal. De cellen met de eindverantwoordelijke zijn gekleurd.

87

ACTA Portal

Bijlage 9 Verslag overleg met begeleidingscommissie Op 3 maart 2005 is overlegd met de begeleidingscommissie. In het overleg is de toenmalige versie van het eindrapport (versie 0.2) besproken. De leden van de begeleidingscommissie zijn: Gerard Sanderink (voorzitter Werkgroep ICT&O) Irene Aartman (docent) Peter van Schendel (student) Saskia Berendrecht (studieadviseur) Van het projectteam waren de volgende personen aanwezig: Pepijn Koopman Peter van Wort Gerdien Jansen De volgende punten zijn tijdens de bijeenkomst besproken: Nieuwe functionaliteiten / wensen •

Docenten geven aan dat het wenselijk is om naast het ‘formele gebeuren’ op het Studieweb ook ruimte te creëren waar studenten berichten en documenten kunnen plaatsen. Ook kan gedacht worden aan virtuele ruimte waar groepjes studenten kunnen samenwerken. Om misbruik tegen te gaan is het van belang per ruimte/discussielijst één student verantwoordelijk te maken.

•

Ook zouden klinische lessen een plaats moeten krijgen in de portal. Verder zou er een archief van Overalltoetsen opgebouwd kunnen worden.

•

In het toekomstige CMS moet bij elke mededeling automatisch de auteur, datum en doelgroep getoond worden (wens van studenten).

Zaken die niet in het Studieweb thuis horen •

De ACTA-shop hoort niet thuis in het Studieweb. Deze kan op de ACTA-website blijven.

•

Het gebruik van een poll wordt door studenten en docenten niet zinvol gevonden.

Discussie over informatievoorziening en -vergaring •

Niet alle ACTA-studenten hebben thuis een (snelle) internetaansluiting. Toch is het de plicht van elke student om geregeld (1 a 2 maal per week) zijn/haar email te controleren. Daarnaast is het de plicht van ACTA om de informatievoorziening op orde te hebben.

•

Besproken is welke informatie via email naar studenten gestuurd moet worden en welke informatie in de portal of in Blackboard geplaatst moet worden. De portal moet zo ingericht zijn dat een docent ‘zeker weet’ dat een student het tegen komt in de portal.

•

In het huidige Studieweb worden te veel updates van informatie (bv roosters) gedaan zonder dat dit kenbaar wordt gemaakt aan de gebruikers. Dit zou verbeterd kunnen worden door bij elk document in de portal een plaatsingsdatum aan te geven. Verder zouden de gebruikers bij een belangrijke update hiervan op de hoogte gesteld kunnen worden via email.

88

ACTA Portal

•

Docenten zouden niet documenten in een Blackboardcursus moeten updaten terwijl een cursus loopt. Wanneer het niet anders kan moeten de studenten daar goed van op de hoogte worden gesteld. Wanneer een docent aan een Blackboardcursus werkt voordat de cursus gestart is zouden de mappen waarin de documenten staan ‘hidden’ kunnen zijn zodat studenten niet documenten uitprinten die bij de start van de cursus verouderd blijken te zijn.

•

Het printen van digitale syllabi is een probleem. Veel studenten zouden heel veel uit moeten printen. Dit gebeurt niet. In theorie kunnen syllabi gekocht worden bij het magazijn maar in de praktijk werkt dit niet.

Mogelijke verbeteringen binnen Blackboardcursussen •

In de Blackboardcursus van elk blok zou informatie beschikbaar moeten zijn over wat er voorbereid moet worden, hoe je aan je informatie kunt komen, etc.

Inschrijving bij Blackboardcursussen •

De inschrijving van studenten bij Blackboardcursussen is besproken. Idee: Studenten zouden zich zelf bij een Blackboardcursus aan moeten kunnen melden (dus aanmelding op blokniveau). In het 2e en 3e jaar wordt met cohorten gewerkt. Bij elk blok zou voor beide cohorten een Blackboardcursus gemaakt moeten worden. Deze vorm van inschrijving vereist een grote betrokkenheid van studenten.

Het kopje ‘Docenten’ •

Het kopje ‘Docenten’ in het Studieweb zou beter uitgewerkt moeten worden. Er moet goed over nagedacht worden wat hier komt te staan. Op dit moment is er voor docenten geen prikkeling om hier te kijken.

Overige doelgroepen •

Overige doelgroepen: alumni en aankomende studenten. Met Hubert Bruins (PAOT) bespreken hoe het met portal voor alumni staat. Op de ACTA website staat informatie voor aankomende studenten. Deze informatie kan daar blijven staan.

89

ACTA Portal

Bijlage 10 Gedragscode voor e-mail en internetgebruik van de VU

90

telefoon fax e-mail internet

Gedragscode e-mail- en internetgebruik

12/2004

Vrije Universiteit Personeelsbalie Servicecentrum De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam (020) 59 85400 (020) 59 85454 [email protected] www.vu.nl/personeelsbalie > Regelingen personeel

Woord vooraf Deel 1 – Medewerkers 1. Definitie 2. Algemene uitgangspunten 3. E-mail- en internetgebruik 4. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 5. Verplichting werknemer 6. Bezwaar 7. Slotbepalingen Deel 2 – Studenten 1. Algemene uitgangspunten 2. E-mail- en internetgebruik 3. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 4. Naleving 5. Bezwaar 6. Slotbepalingen

Woord vooraf De Vrije Universiteit stelt haar medewerkers, afhankelijk van de door hen uitgeoefende functies, en studenten e-mail en internet ter beschikking. Uitgangspunt hierbij is dat medewerkers en studenten hiermee op een verantwoorde en adequate manier omgaan. Zoals reeds in het Statuut VU is omschreven, behoren zowel medewerkers als studenten zich te onthouden van gedragingen die opzettelijk schade toebrengen aan de werkzaamheden aan de Vrije Universiteit of in strijd zijn met de gangbare opvattingen van fatsoen en behoorlijk gedrag in het onderlinge verkeer, een en ander mede gezien in het licht van de doelstelling van de Vrije Universiteit. Om medewerkers en studenten bekend te maken met hetgeen de Vrije Universiteit ten aanzien van het gebruik van e-mail en internet verantwoord en adequaat acht, is een gedragscode opgesteld waaraan medewerkers en studenten zich dienen te houden. Tevens beoogt deze gedragscode tegen te gaan dat medewerkers en studenten hinder ondervinden van ongewenst gebruik van e-mail en internet. Gestreefd wordt naar een goede balans tussen gericht onderzoek naar verantwoord e-mail- en internetgebruik en bescherming van de privacy van medewerkers en studenten. De gedragscode bestaat uit twee delen. Het eerste deel is bestemd voor medewerkers, het tweede voor studenten.

Deel 1 – Medewerkers Deze gedragscode stelt regels aan het gebruik van e-mail en internet binnen de Vrije Universiteit en geeft voorschriften over de wijze waarop toezicht op en onderzoek naar de naleving ervan plaats vinden. Algemeen toezicht heeft ten doel systeem- en netwerkbeveiliging. Gericht onderzoek naar persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik heeft als hoofddoelen: • tegengaan van ongewenst gedrag als bedoeld in de gedragscode Ongewenst Gedrag*; • tegengaan van oneigenlijk gebruik van e-mail en internet; • naleving afspraken over verboden gebruik; • voorkomen van negatieve publiciteit. * Nog niet in werking getreden. 1. Definitie Medewerker: een ieder die valt onder het begrip werknemer zoals omschreven in artikel 2.1 sub d van de CAO Nederlandse Universiteiten deel 2 alsmede een ieder die op andere basis toegang heeft tot de IT-voorzieningen die de Vrije Universiteit in haar gebouwen ter beschikking stelt. 2. Algemene uitgangspunten 2.1. De gedragscode is van toepassing op alle e-mail- en internetgebruik met behulp van IT-voorzieningen die de Vrije Universiteit in haar gebouwen ter beschikking stelt. De gedragscode beoogt de gangbare normen die van toepassing zijn op het gebruik van communicatiemiddelen specifiek voor e-mail- en internetgebruik te formuleren. 2.2. De door de Vrije Universiteit aan medewerkers verleende accounts zijn strikt persoonlijk. Het is dan ook niet toegestaan informatie over de gebruikersnaam of wachtwoord/ toegangscodes aan derden te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor een adequate uitoefening van de werkzaamheden. Degene aan wie de accounts zijn verstrekt, is verplicht al hetgeen te doen dan wel na te laten wat redelijkerwijs van hem/haar mag worden verwacht om misbruik van de verstrekte accounts te voorkomen. 3. E-mail- en internetgebruik 3.1. De door de Vrije Universiteit beschikbaar gestelde e-mail en toegang tot internet dienen te worden gebruikt ten behoeve van de functie-uitoefening. 3.2. Het is medewerkers daarnaast toegestaan in beperkte mate e-mail en internet voor privé-doeleinden te gebruiken mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden van hen of van anderen en anderen er geen aanstoot aan kunnen nemen. 3.3. Medewerkers onthouden zich van handelingen die een goede functie-uitoefening belemmeren, de goede naam van de Vrije Universiteit schade kunnen toebrengen, in strijd zijn met de Gedragscode Ongewenst Gedrag, onrechtmatig of strafbaar zijn. 3.4. Het is in ieder geval niet toegestaan godslasterlijke, dreigende, (seksueel) intimiderende, (kinder-) pornografische dan wel racistische of anderszins discriminerende e-mailberichten te versturen. 3.5. Het is in ieder geval niet toegestaan bewust internetsites te bezoeken die godslasterlijk, (kinder-) pornografisch, racistisch of anderszins discriminerend materiaal bevatten, tenzij dit noodzakelijk is ten behoeve van de vrije informatievergaring in het kader van de functie-uitoefening. 3.6. Opslag en verwerking van onrechtmatig verkregen informatie of informatie waarvan het bezit strafbaar is, zijn niet toegestaan, ook niet voor privé-doeleinden. Bovendien mag het privé-gebruik van e-mail en internet geen onevenredige belasting vormen voor de IT-infrastructuur van de Vrije Universiteit. 4. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 4.1. Algemeen toezicht door een daartoe aangewezen functionaris van de dienst Informatietechnologie en de andere IT-eenheden heeft ten doel systeem- en netwerkbeveiliging. Algemeen toezicht houdt in het zorgdragen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot (persoons)gegevens, systemen en netwerken. 4.2. Beheerders ICT hebben geheimhoudingsplicht met betrekking tot gegevens over e-mail- en internetgebruik die tot personen herleidbaar zijn. Beheerders ICT nemen zodanige maatregelen dat 2

een passend beveiligingsniveau wordt bereikt gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. 4.3. Verkeersgegevens (gegevens over afzender, bestemming, datum, tijd, hoeveelheid en omvang) over e-mail- en internetgebruik worden in beginsel niet langer bewaard dan zes maanden. Ingeval van een vermoeden van onjuist gebruik kunnen deze gegevens langer worden bewaard totdat de noodzaak daartoe is vervallen, hetgeen conform de Wet bescherming persoonsgegevens wordt gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. 4.4. Bij een vermoeden van onjuist gebruik als bedoeld in de artikelen 3.3 t/m 3.6 wordt de betreffende medewerker zo spoedig mogelijk door de leidinggevende op zijn/haar gedrag aangesproken. Gericht onderzoek vindt slechts plaats naar aanleiding van gerechtvaardigde vermoedens dan wel constatering van onjuist gebruik zoals bedoeld in de artikelen 3.3 t/m 3.6. Het onderzoek beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en internet en vindt plaats na schriftelijke opdracht van de decaan, directeur, bibliothecaris of het diensthoofd. Het College van Bestuur ontvangt een afschrift van deze opdracht en een schriftelijk verslag van de resultaten van het onderzoek. Indien het onderzoek geen aanleiding geeft tot verdere maatregelen wordt het schriftelijk verslag vernietigd. 4.5. E-mailberichten van OR-leden in functie, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van gericht onderzoek. Dit geldt niet voor het algemene toezicht op de systeem- en netwerkbeveiliging. 4.6. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt na schriftelijke toestemming van het College van Bestuur gericht onderzoek naar inhoud van e-mail plaats. In de schriftelijke toestemming worden deze redenen genoemd. 4.7. De medewerker ten wiens laste een onderzoek als bedoeld in artikel 4.4 of 4.6 plaatsvindt, wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk geïnformeerd over de aanleiding, uitvoering en het resultaat van het onderzoek. De medewerker wordt in de gelegenheid gesteld uitleg te geven over de aangetroffen gegevens. Het verstrekken van informatie aan de medewerker wordt uitgesteld indien het onderzoek daardoor wordt geschaad. 4.8. Zaken die niet in VU-systemen en PC’s thuishoren zoals illegale software, films en muziek, worden in opdracht van de betrokken decaan, directeur, bibliothecaris of het diensthoofd verwijderd. De medewerker wordt hierover vooraf geïnformeerd tenzij het onderzoek daardoor wordt belemmerd. 5. Verplichting werknemer Deze gedragscode is op te vatten als een verbijzondering van artikel 9.1.1 CAO Nederlandse Universiteiten deel 2. 6. Bezwaar 6.1. De medewerker ten aanzien van wie gericht onderzoek als bedoeld in artikel 4.4 of 4.6 is of wordt uitgevoerd kan daartegen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen bij het College van Bestuur binnen vier weken nadat de medewerker is ingelicht over het onderzoek. 6.2. Het College van Bestuur reageert schriftelijk en gemotiveerd binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar. Indien het bezwaar als bedoeld in het vorige lid gegrond wordt verklaard, worden de door middel van de onderzoeksmaatregelen verkregen gegevens terstond vernietigd. Tevens worden eventuele maatregelen ingetrokken indien deze - naar achteraf blijkt uit het nader onderzoek - ten onrechte zijn genomen. 7. Slotbepalingen 7.1. Deze gedragscode is tot stand gekomen met instemming van de Ondernemingsraad en na advies van de Studentenraad. 7.2. De Wet bescherming persoonsgegevens is onverkort van toepassing. 7.3. De gebruiksvoorwaarden Access.VU en de algemene voorwaarden SURFnet Thuis zijn onverkort van toepassing. 7.4. Bestaande reglementen bij faculteiten of diensten vervallen met de inwerkingtreding van deze gedragscode.

3

Deel 2 - Studenten Deze gedragscode stelt regels aan het gebruik van e-mail en internet binnen de Vrije Universiteit en geeft voorschriften over de wijze waarop toezicht op en onderzoek naar de naleving ervan plaats vindt. Algemeen toezicht heeft ten doel systeem- en netwerkbeveiliging. Gericht onderzoek naar persoonsgegevens over e-mail- en internetgebruik heeft als hoofddoelen: • tegengaan van ongewenst gedrag als bedoeld in de gedragscode Ongewenst Gedrag*; • tegengaan van oneigenlijk gebruik van e-mail en internet; • naleving afspraken over verboden gebruik; • voorkomen van negatieve publiciteit. * Nog niet in werking getreden. 1. Algemene uitgangspunten 1.1. De gedragscode is van toepassing op alle e-mail- en internetgebruik met behulp van IT-voorzieningen die de Vrije Universiteit in haar gebouwen ter beschikking stelt. De gedragscode beoogt de gangbare normen die van toepassing zijn op het gebruik van communicatiemiddelen specifiek voor e-mail- en internetgebruik te formuleren. 1.2. De door de Vrije Universiteit aan studenten verleende accounts zijn strikt persoonlijk. Het is dan ook niet toegestaan informatie over de gebruikersnaam of wachtwoord/ toegangscodes aan derden te verstrekken. Degene aan wie de accounts zijn verstrekt, zijn verplicht al hetgeen te doen dan wel na te laten wat redelijkerwijs van hem/haar mag worden verwacht om misbruik van de verstrekte accounts te voorkomen. 2. E-mail- en internetgebruik 2.1. De door de Vrije Universiteit beschikbaar gestelde e-mail en toegang tot internet dienen te worden gebruikt ten behoeve van de studie. 2.2. Op facultair niveau kan worden bepaald in welke mate het is toegestaan door de Vrije Universiteit beschikbaar gestelde e-mail en internet aan te wenden voor privé-gebruik. Tevens is het mogelijk nadere invulling te geven ten aanzien van de aard en omvang van het privé-gebruik. 2.3. Het is in ieder geval niet toegestaan godslasterlijke, dreigende, (seksueel) intimiderende, (kinder-) pornografische dan wel racistische of anderszins discriminerende e-mailberichten te versturen. 2.4. Het is in ieder geval niet toegestaan bewust internetsites te bezoeken die godslasterlijk, (kinder-) pornografisch, racistisch of anderszins discriminerend materiaal bevatten, tenzij dit noodzakelijk is ten behoeve van de studie. 2.5. Opslag en verwerking van onrechtmatig verkregen informatie of informatie waarvan het bezit strafbaar is, zijn niet toegestaan, ook niet voor privé-doeleinden. Bovendien mag het privé-gebruik van e-mail en internet geen onevenredige belasting vormen voor de IT-infrastructuur van de Vrije Universiteit. 3. Algemeen toezicht en gericht onderzoek 3.1. Algemeen toezicht door een daartoe aangewezen functionaris van de dienst Informatietechnologie en de andere IT-eenheden heeft als doel systeem- en netwerkbeveiliging. Algemeen toezicht houdt in het zorgdragen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot (persoons)gegevens, systemen en netwerken. 3.2. Beheerders ICT hebben geheimhoudingsplicht met betrekking tot gegevens over e-mail- en internetgebruik die tot personen herleidbaar zijn. Beheerders ICT nemen zodanige maatregelen dat een passend beveiligingsniveau wordt bereikt gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich meebrengen. 3.3. Verkeersgegevens (gegevens over afzender, bestemming, datum en tijd) over e-mail- en internetgebruik worden in beginsel niet langer bewaard dan zes maanden. Ingeval van een vermoeden van onjuist gebruik kunnen deze gegevens langer worden bewaard totdat de noodzaak daartoe is vervallen, hetgeen conform de Wet bescherming persoonsgegevens wordt gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. 3.4. Bij een vermoeden van onjuist gebruik als bedoeld in de artikelen 2.3. t/m 2.5 wordt de betreffende student zo spoedig mogelijk op zijn/haar gedrag aangesproken. Gericht onderzoek vindt slechts 4

plaats naar aanleiding van gerechtvaardigde vermoedens dan wel constatering van onjuist gebruik zoals bedoeld in de artikelen 2.3 t/m 2.5. Het onderzoek beperkt zich in principe tot verkeersgegevens van het gebruik van e-mail en internet en vindt plaats na schriftelijke opdracht van de decaan van de betreffende faculteit. Het College van Bestuur ontvangt een afschrift van deze opdracht en een schriftelijk verslag van de resultaten van het onderzoek. Indien het onderzoek geen aanleiding geeft tot verdere maatregelen wordt het schriftelijk verslag vernietigd. 3.5. Alleen bij zwaarwegende redenen vindt na schriftelijke toestemming van het College van Bestuur controle op inhoud van e-mail plaats. In de schriftelijke toestemming worden deze redenen genoemd. 3.6. De student ten wiens laste een onderzoek als bedoeld in artikel 3.4 of 3.5 plaatsvindt, wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk geïnformeerd over de aanleiding, uitvoering en het resultaat van het onderzoek. De student wordt in de gelegenheid gesteld uitleg te geven over de aangetroffen gegevens. Het verstrekken van informatie aan de student wordt uitgesteld indien het onderzoek daardoor wordt geschaad. 3.7. Zaken die niet in VU-systemen en PC’s thuishoren zoals illegale software, films en muziek, worden na overleg met de betrokken decaan verwijderd. De student wordt hierover vooraf geïnformeerd tenzij het onderzoek daardoor wordt belemmerd. 4. Naleving Wanneer naar het oordeel van de Vrije Universiteit sprake is van onjuist gebruik van de door de Vrije Universiteit beschikbaar gestelde middelen, zullen studenten daarop worden aangesproken en eventueel passende maatregelen worden genomen. 5. Bezwaar 5.1. De student ten aanzien van wie gericht onderzoek als bedoeld in artikel 3.4 of 3.5 is of wordt uitgevoerd kan daartegen schriftelijk en gemotiveerd bezwaar aantekenen bij het College van Bestuur binnen vier weken nadat de student is ingelicht over het onderzoek. 5.2. Het College van Bestuur reageert schriftelijk en gemotiveerd binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar. Indien het bezwaar als bedoeld in het vorige lid gegrond wordt verklaard, worden de door middel van de controlemaatregelen verkregen gegevens terstond vernietigd. Tevens worden eventuele maatregelen ingetrokken indien deze - naar achteraf blijkt uit het nader onderzoek - ten onrechte zijn genomen. 6. Slotbepalingen 6.1. Deze gedragscode is tot stand gekomen met instemming van de Ondernemingsraad en na advies van de Studentenraad. 6.2. De Wet bescherming persoonsgegevens is onverkort van toepassing. 6.3. De gebruiksvoorwaarden Access.VU en de algemene voorwaarden SURFnet Thuis zijn onverkort van toepassing. 6.4. Bestaande “facultaire” reglementen vervallen met de inwerkingtreding van deze gedragscode. Dit geldt niet voor zover deze reglementen nadere invulling geven ten aanzien van de aard en omvang van privé-gebruik zoals omschreven in artikel 2.2.

5