Act! Company Builder Handleiding

Act! Company Builder handleiding

Act! Company Builder Handleiding

Versie 1.1 Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

25-07-2014

Act! Company Builder handleiding Inleiding Kost het u ook zoveel tijd om, na het importeren van nieuwe contacten, bedrijven aan te maken of deze contacten te koppelen aan bestaande bedrijven? Nu niet meer met de Act! Company Builder! Met Act! Company Builder kunt u een reeks geselecteerde contacten waarvan de bedrijfsnaam is ingevuld, automatisch koppelen aan het gelijknamige bedrijf. Als er nog geen bedrijf met de ingevulde naam in Act! staat, wordt dit automatisch aangemaakt. U kunt bovendien zelf bepalen wat het criterium is waarop naar een bedrijf wordt gezocht. Dit hoeft niet per se de bedrijfsnaam te zijn, maar kan ook bijvoorbeeld een klantnummer zijn. Er kunnen 2 velden opgegeven worden. Op deze manier wordt het importeren van lijsten met contacten wel heel eenvoudig: u maakt gebruik van de standaardfunctionaliteit van Act! om een Excel-bestand met contacten te importeren, en vervolgens laat u, met één druk op de knop, Act! Company Builder deze contacten koppelen aan - al dan niet reeds bestaande - bedrijven! Systeemeisen: Act! 2010 en hoger.

Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

1


Inhoudsopgave Installatie ....................................................................................................................pagina 3 Configuratie ..............................................................................................................pagina 6 Gebruik: vanuit Contact List View

..................................................................pagina 9

Probleemoplossing ..................................................................................................pagina 10


2

Act! Company Builder handleiding Installatie Stap 1

Wanneer u Act! Company Builder heeft aangeschaft ontvangt u een bestand genaamd “ActCompanyBuilder_Setup_Act2013.exe”. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand. Kies “Ja” als u de melding krijgt: “Wilt u het volgende programma toestaan wijzigingen aan deze computer aan te brengen?”.

Stap 2

Kies in het Taalkeuzescherm voor “Nederlands”.

Stap 3

Klik in het welkomstscherm op “Volgende”.


3

Act! Company Builder handleiding Stap 4

Het installatieprogramma vraagt naar de doelmap. Dit moet de “PLUGINS” map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\Act\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste PLUGINS map. Klik op Volgende.

Stap 5

Het installatieprogramma meldt dat de map “Plugins” al bestaat. Kies voor “Ja”.


4

Act! Company Builder handleiding Stap 6

Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op “Installeren”.

Stap 7

Het installatieprogramma meldt dat de installatie gereed is. Klik op “Voltooien”.


5


Configuratie Stap 1: Activeren

Na de installatie moet Act! Company Builder nog geactiveerd worden. Start Act!, kies in menu Tools het item Act! CompanyBuilder Configuratie (alleen zichtbaar als u als Administrator gebruiker in Act! bent aangemeld). Voer in het volgende scherm uw activatiecode in of kies voor ‘30 dagen-proefversie‘:

Stap 2: Configureren

Als het goed is, is hierna Act! Company Builder geactiveerd en kunt u met het configureren. Zie volgende pagina’s voor details.


6


Naast dat Act! Company Builder voor een selectie in één keer automatisch de ingebouwde functie ‘Create Company From Contact’ aanroept, waarbij de gegevens in gelinkte velden automatisch ook op bedrijfsniveau gevuld zijn, kunt u eventueel ook nog een aantal andere veld-koppelingen opgeven voor niet-gelinkte velden:

In tabblad ‘Veldkoppelingen’ kunt u deze zogenaamde koppelingen maken. Hier kunt u de contacten bedrijfsvelden configureren, waardoor u Act! Company Builder laat weten welke gegevens van welk contactveld naar welk bedrijfsveld gekopieerd moeten worden. Hiertoe klikt u op ‘Voeg koppeling toe’. U kunt vervolgens in de kolom ‘Bronveld (contact)’ een contact-veld selecteren, en in de kolom ‘Doelveld (Company)’ een bijbehorend bedrijfsveld. Op het moment dat Act! Company Builder bedrijven vanuit contacten maakt zullen, naast de gegevens in gelinkte contactvelden, óók de gegevens uit de hierboven geconfigureerde contactvelden in de bijbehorende bedrijfsvelden gekopiëerd worden.


7


In tabblad ‘Koppeling Contact - Company’ kunt u aangeven op welke velden gecontroleerd moet worden of een bedrijf al bestaat. U kunt, zoals in het voorbeeld, kiezen voor een tweetal velden: ‘Bedrijfsnaam’ en ‘KvK Nummer‘, in dat geval zal Act! Company Builder bij een waarde in het bedrijfsnaamveld en het KvK nummer veld kijken of er al een bedrijf in Act! staat met diezelfde naam én kvk nummer. (contactvelden ‘Bedrijfsnaam’ en ’KvK Nummer’ worden dus vergeleken met de corresponderende bedrijfsvelden). U kunt ook op maar één veld controleren, selecteer in dat geval bij beide contactvelden en bij beide bedrijfsvelden hetzelfde veld.


8


Gebruik: vanuit Contact List View Als u Act! CompanyBuilder bedrijven wilt laten aanmaken vanuit een selectie contacten, selecteert u deze contacten, en u klikt op de volgende knop:

Vervolgens zal Act! CompanyBuilder automatisch voor alle geselecteerde contacten bedrijven aanmaken via de ingebouwde functie ‘Create Company From Contact’ uitvoeren, en daarna de gegevens uit contactvelden kopieren naar het bedrijf volgens de door u geconfigureerde veldkoppelingen.


9


Probleemoplossing Activeren lukt niet

Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:

... dan kunt u de activatie door TendenZ ICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw PC geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard e-mailprogramma te openen en het volgende mailtje klaar te zetten:

Vermeldt u a.u.b. ook uw Act! versie in deze e-mail. Mocht om de een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een mailtje sturen naar [email protected] met als onderwerp “Activatieaanvraag Act! Company Builder v1.0”, en vermeld uw PC-Code en Act! versie. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code, en u de bestanden ‘activationcode.txt’ en ‘combicode.txt ‘ toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in “%APPDATA%\Act! Company Builder”. U kunt deze map openen door dit in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van “Start-Uitvoeren” (Windows Vista en ouder), en op enter te drukken. Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

10

Act! Company Builder Handleiding

Recommend Documents