Handleiding. Act! SnelStart Connect Pro. handleiding. Act! SnelStartConnect Pro. Versie

Act! SnelStart Connect Pro handleiding

Act! SnelStartConnect Pro

Handleiding

Versie 1.0 Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

3-4-2014

Act! SnelStart Connect Pro handleiding Inleiding Met SnelStart Connect Pro kunt uw Act!-database koppelen met uw SnelStart boekhouding. SnelStart Connect Pro biedt u de mogelijkheid om de gegevens van uw klanten en leveranciers uit te wisselen tussen beide producten. U hoeft vanaf nu geen gegevens meer over te typen. Via een tabblad in Act! heeft u een duidelijk overzicht van de factuurgeschiedenis (openstaande posten) per relatie, zelfs over meerdere boekjaren. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om verkoopkansen om te zetten in orders in SnelStart, waarbij elk product wat aan de verkoopkans gekoppeld is, in SnelStart een orderregel wordt. U kunt ook eenvoudig in één keer alle SnelStart relaties of alle SnelStart artikelen importeren in Act!. Samenvatting functionaliteiten

• Koppel uw SnelStart-administratie met uw Act!-database. • Overzicht factuurgeschiedenis van openstaande en betaalde facturen met daarin o.a. factuurbedrag, krediettermijn, aantal dagen open etc.

• Overzicht lopende orders • Wisselen tussen boekjaren. • Volledige synchronisatie van contactgegevens, debiteur-/crediteurnummer,

KvK-gegevens, IBAN, e-mailadressen t.b.v. digitale facturatie en nog veel meer.

• Importeer gegevens vanuit SnelStart naar Act! inclusief een duplicaatcontrole. • Zet verkoopkansen door naar SnelStart orders, inclusief ‘Extra Velden’ • Werken met meerdere snelstart administraties • SnelStart artikelen importeren als Act! producten Systeemeisen Werkt samen met Act! v16 Pro en Premium SnelStart 11 Windows 7 of Windows 8 32 bits en 64 bits

Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

1


Inhoudsopgave Installatie ....................................................................................................................pagina 3 Configuratie ..............................................................................................................pagina 6 Gebruik: uitleg tabblad .........................................................................................pagina 12 Gebruik: snelStart contacten importeren .........................................................pagina 13 Gebruik: relatienummers aanvullen ..................................................................pagina 14 Gebruik: snelStart artikelen importeren .............................................................pagina 15 Gebruik: verkoopkans doorzetten als order ....................................................pagina 16 Probleemoplossing ..................................................................................................pagina 18


2

Act! SnelStart Connect Pro handleiding Installatie Stap 1

Wanneer u Act! SnelStart Connect Pro heeft aangeschaft, ontvangt u een bestand genaamd “ACT_SnelStartConnectPro_Setup_ACTV16.exe”. Sluit eerst Act! af. Daarna dubbelklikt u op bovengenoemd bestand.

Stap 2

Klik in het welkomstscherm op “Volgende”.


3

Act! SnelStart Connect Pro handleiding Stap 3

De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de “PLUGINS” map van Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven, al ingevuld is: C:\Program Files\ACT\Act for Windows\Plugins. Indien uw Act! installatie elders geïnstalleerd is, blader dan naar de juiste “PLUGINS” map. Klik op Volgende.

Stap 4

De installatie meldt in sommige gevallen dat de map “Plugins” al bestaat. Kies voor “Ja”.


4

Act! SnelStart Connect Pro handleiding Stap 5

Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op “Installeren”.

Stap 6

De installatie meldt dat de installatie gereed is. Klik op “Voltooien”.


5


Configuratie U dient voor SnelStart Connect Pro een aantal velden aan te maken in Act!: Stap 1: Velden aanmaken • Contactveld voor relatienummer (numeriek) • Bedrijfsveld voor relatienummer (numeriek), gelinkt aan bovenstaand. • Contacteld voor bepaling klant/leverancier (character, bijv. ID/Status) • Opportunityveld voor ordernummer (karakter)

Stap 2: Activeren

Na de installatie moet Act! SnelStart Connect Pro nog geactiveerd worden. Ga hiervoor naar Tools - Configureer SnelStart Connect. Daarna wordt het volgende scherm getoond:

Stap 3: Configureren

Als het goed is, is hierna Act! SnelStart Connect Pro geactiveerd en kunt u verder met het configureren. Zie volgende pagina’s voor uitleg.


6


Uitleg configuratie-opties In het tabblad Administraties kunt u één of meerdere SnelStart administraties configureren. Als u klikt op ‘Voeg administratie toe...’ verschijnt het volgende scherm:


7


U kunt allereerst klikken op ‘Administratie openen’. Er verschijnt een SnelStart pop-up scherm:

Hier kunt u een (MDF of SQL) SnelStart administratie openen, net als in SnelStart zelf. De hierboven getoonde velden worden dan automatisch gevuld na klikken op ‘Openen’. Als u wenst dat het wachtwoord van de administratie onthouden wordt, dient u zowel de gebruikersnaam als het wachtwoord van de administratie in te vullen onder respectievelijk ‘Administratie gebruikersnaam’ en ‘Administratie wachtwoord’. De overige velden m.b.t. de database worden automatisch gevuld door het SnelStart pop-upscherm. Veld voor bepaling klant/leverancier Act! SnelStart Connect Pro dient te weten of een Act! contact een klant of een leverancier is. Selecteer hier het Act! contactveld waar u dit selecteert. Veld voor klantnummer / veld voor leveranciernummer Act! SnelStart Connect Pro dient te weten welk klant- of leveranciernummer een Act! contact in SnelStart heeft. Selecteer hier het Act! contactveld waar respectievelijk het klantnummer en leveranciernummer in staat of in moet komen. Waarde Klant / Waarde Leverancier Act! SnelStart Connect Pro dient te weten welke waarde in het veld ‘Veld voor bepaling klant/leverancier’ staat voor klant, en welke voor leverancier. Type die waardes hier in.


8


Uitleg configuratie-opties Contactvelden Selecteer hier de Act! contactvelden die corresponderen met de beschikbare SnelStart gevevens. Dit wordt de ‘veldmapping’ genoemd. Deze veldmapping zorgt ervoor, dat voor importeren en exporteren de gegevens op de juiste plek komen.


9


Uitleg configuratie-opties Act! SnelStart Connect Pro zal bij het importeren van een klant of leverancier allereerst controleren of er al een klant of leverancier (gebaseerd op het selectieveld voor klant/leverancier) in Act! staat met het bijbehorende relatienummer. Als dit niet het geval is, zal Act! SnelStart Connect Pro proberen het bijbehorende Act! contact te vinden middels hier te definiëren Duplicate check velden. Daarbij is het zo dat hoe meer velden men toevoegt hoe stricter de controle is (en-en controle), en hoe waarschijnlijker het is dat het contact niet gevonden wordt. In het hierboven geplaatste voorbeeld zal er dan gecontroleerd worden of er een contact in Act! staat met (letterlijk!) dezelfde bedrijfsnaam (in SnelStart Klantnaam), én dezelfde Contact naam (in SnelStart contactpersoon). Als dit contact bij importeren niet gevonden wordt, zal het aangemaakt worden, en zal tevens een bedrijf aangemaakt worden. Duplicate check veld toevoegen Selecteer hier een Act! contactveld om toe te voegen aan de duplicate check velden. Huidige duplicate check velden Hier staan de door u toegevoegde duplicate check velden. Klik op ‘Verwijder’ om een veld uit de duplicate check velden-lijst te verwijderen. Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

10


Uitleg configuratie-opties Als u ‘Automatisch facturen ophalen bij contact openen’ aangevinkt heeft, zal Act! bij het openen van het tabblad én bij het openen van een nieuw contact, automatisch de facturen ophalen uit SnelStart. U hoeft dan niet op het knopje Facturen Ophalen te klikken. Schakel dit uit bij een trage verbinding tussen het Act! werkstation en de SQL-server van SnelStart. Onder ‘Opportunity veld voor SnelStart ordernummer’ selecteert u het Opportunityveld waar het ordernummer in moet komen te staan. Uw Act! SnelStart Connect Pro is nu gereed voor gebruik. Sluit het configuratiescherm door op ‘Opslaan’ te klikken.


11


Gebruik: Uitleg tabblad Klik in de Act! Contact Detail View op het tabblad Act! SnelStart Connect.

Witte regels zijn openstaande facturen. Rode regels zijn openstaande facturen waarvan de betalingstermijn is verstreken. Gele regels zijn deels betaalde openstaande facturen. Tabblad Orders toont de openstaande orders, waar nog geen facturen voor zijn. Omschrijving knoppen

Exporteert het huidige Act! contact naar SnelStart. Hierbij wordt aan de hand van het selectieveld voor klant/leverancier bepaald of het in SnelStart een klant of leverancier wordt. Als het relatienummer al ingevuld is, én in SnelStart al een relatie van het geselecteerde relatietype bestaat, zal worden gevraagd deze bij te werken.

Werkt het huidige Act! contact bij in SnelStart. Hiervoor dient het selectieveld voor klant/leverancier al juist ingesteld te zijn, en het veld voor relatienummer gevuld.

Werkt het huidige SnelStart contact bij in Act!. Hiervoor dient het selectieveld voor klant/leverancier al juist ingesteld te zijn, en het veld voor relatienummer gevuld.

Haalt voor het huidige contact de open én gesloten facturen op, voor alle boekjaren. Enkel het boekjaar geselecteerd in ‘Boekjaar’ nummerveld (rechtsboven) wordt weergegeven, hierna kan er ‘van boekjaar gewisseld worden’ door het ‘Boekjaar’ nummerveld. Als u in het configuratiescherm ‘Automatisch facturen ophalen bij contact openen ‘ heeft aangevinkt, hoeft u niet op deze knop te drukken en gebeurt dit automatisch. Rechtsbovenin kunt u van SnelStart administratie wisselen indien van toepassing. Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

12


Gebruik: SnelStart contacten importeren U kunt in één keer alle SnelStart contacten importeren in Act! door in het Act! menu ‘Tools’ te kiezen voor ‘Contacten uit SnelStart importeren’. In het onderstaande pop-upscherm kiest u vervolgens voor ‘Ja’. Act! SnelStart Connect Pro hanteert voor het importeren de regels zoals omschreven in het Configuratie hoofdstuk onder Duplicate Check (pag. 9)

Als u meerdere administraties geconfigureerd heeft, kiest u vervolgens in welke SnelStart administratie geimporteerd moet worden:

Na het importeren krijgt u een melding dat het importeren voltooid is:


13


Gebruik: Relatienummers aanvullen U kunt in één keer alle SnelStart relatienummers aanvullen op basis van bedrijfsnaam, door in het Act! menu ‘Tools’ te kiezen voor ‘Relatienummers aanvullen vanuit SnelStart’. Dit wil zeggen dat voor elk bedrijf in Act! het relatienummer opgehaald wordt voor het gelijknamige bedrijf in SnelStart. In het onderstaande pop-upscherm kies u vervolgens voor ‘Ja’.

Als u meerdere administraties geconfigureerd heeft, kiest u vervolgens in welke SnelStart administratie de relatienummers aangevuld moet worden:

Na het aanvullen krijgt u een melding dat het aanvullen voltooid is:


14


Gebruik: SnelStart artikelen importeren U kunt in één keer alle SnelStart artikelen importeren in Act! (opportunity producten) door in het Act! menu ‘Tools’ te kiezen voor ‘Artikelen uit SnelStart importeren’. In het onderstaande pop-upscherm kies u vervolgens voor ‘Ja’.


Reeds bestaande producten (op basis van artikelnummer/ItemNumber) kunnen eventueel vervangen worden, kies hier voor ja of nee:

Na het importeren krijgt u een melding dat het importeren voltooid is:


15


Gebruik: Verkoopkans doorzetten als order U kunt een verkoopkans in Act! doorzetten als order in SnelStart. Deze zal in SnelStart verschijnen onder Verkopen, onder ‘Orders - Zonder afdruk’ bij de juiste klant. Hier worden de productregels automatisch aangemaakt aan de hand van de Verkoopkans producten (met aantallen en kortingen). Voor het vinden van de juiste klant in SnelStart wordt de eerste (bovenste) aan de verkoopkans gekoppelde contact in Act! gebruikt. Om een order door te zetten, klikt u in Opportunity Detail View op ‘Order doorzetten naar SnelStart’:



16


Vervolgens kunt u een omschrijving geven voor de order, en kiezen uit één van de in SnelStart gedefinieerde verkoopordersjablonen kiezen. Bij elk verkoopordersjabloon kan men in SnelStart zgn. ‘Extra velden’ definieren. Deze velden worden zichtbaar zodra u een ordersjabloon selecteert. Kies voor elk ‘Extra veld’ wat u gevuld wilt hebben een Act! veld, waarvan de waarde in dat extra veld gekopieerd moet worden. In het voorbeeld wordt bijvoorbeeld o.a. de waarde uit Act! Verkoopkansveld ‘Open Date’ veld gekopieerd naar SnelStart veld ‘datum‘. Voor velden die u niet gevuld wilt hebben, laat u het dropdownmenu op ‘_niet gebruiken_’ staan:

Na het doorzetten van de order krijgt u een melding dat het doorzetten voltooid is, en de keuze om de verkoopkans eventueel meteen te sluiten:


17


Probleemoplossing Activeren lukt niet

Als u tijdens het activeren de volgende melding krijgt:

... dan kunt u de activatie door TendenZ ICT laten uitvoeren. De melding vermeldt uw PC-code, een unieke code die alleen voor uw PC geldt. Als u op OK klikt, wordt getracht het standaard e-mailprogramma te openen en de volgende e-mail klaar te zetten:

Mocht om de een of andere reden dit scherm niet naar voren komen, kunt u zelf een mailtje sturen naar [email protected] met als onderwerp “Activatieaanvraag Act! SnelStart Connect Pro %v1.0”, en vermeld uw PCCode. Wij zullen dan op onze server de activatie uitvoeren voor uw PC-code en u de bestanden ‘activationcode.txt’ en ‘combicode.txt ‘ toesturen. Deze bestanden dient u op te slaan in “%APPDATA%\ACT! Salutation Tool”. U kunt deze map openen door dit in te voeren in het veld onderin het Start-menu van Windows (Windows 7) of in het schermpje van Onderdeel van TendenZ ICT Product van Afd. (Web)Development

18

Handleiding. Act! SnelStart Connect Pro. handleiding. Act! SnelStartConnect Pro. Versie

Recommend Documents