Access XP alapokon Tartalomjegyzék

Access XP alapokon

Tartalomjegyzék Kapcsolódhat a fejezetben elkészítendő raktárrendszerhez egy számlázó program? ...........4 Az Access eszközigénye, telepítése ..................................................................................................4 Az én Office programom nem tartalmazza az Accesst! Miért? .............................................4 2. Az Access elindítása, képernyőjének felépítése ...............................................................................4 Nem így néz ki a képernyőm (nincs eszközsor és állapotsor, illetve adatbázis-ablak)..........5 3. Mit ért az Access adatbázison? .........................................................................................................5 Különféle adatmodellek.........................................................................................................6 3.1 Adattábla, adatmező, adatrekord ....................................................................................................6 Egyedtípus .............................................................................................................................6 3.2 Lekérdezés......................................................................................................................................6 3.3 Jelentés ...........................................................................................................................................7 3.4 Űrlap...............................................................................................................................................7 3.5 Makró .............................................................................................................................................7 4. Új adatbázis létrehozása....................................................................................................................7 Ahol lehet, használjunk varázslót (?) ....................................................................................9 Nyomtatással kapcsolatos problémák megelőzése ................................................................9 5. Adattáblák tervezése, létrehozása .....................................................................................................9 5.1 Adattáblák tervezése ......................................................................................................................9 5.1.1 Egyetlen tábla problémai: redundancia, anomália .......................................................................9 5.1.2 Több tábla és azok kapcsolata elsődleges és idegen kulccsal....................................................10 5.1.3 Időben állandó és változó adatok tárolása (törzs és mozgás adatok).........................................12 5.1.4 Táblákra bontás eljárásai: a normalizálás, az ER modell és a józan ész módszer .....................13 5.1.4.1 Normalizálás ...........................................................................................................................13 Mit jelent a többértékű mező? .............................................................................................13 5.1.4.2 ER modell................................................................................................................................14 5.1.4.3 Józan ész módszer ...................................................................................................................14 5.1.5 Indexek ......................................................................................................................................14 5.1.6 Adattáblákkal kapcsolatos további tervezési feladatok .............................................................15 5.1.6.1 Tábla és mezőnév....................................................................................................................15 Miért legyen rövid a mezőnév? ...........................................................................................15 Nem jelent majd gondot, ha nem elég szabatos a mezőnév? ...............................................15 5.1.6.2 Mezők típusa és mérete (hossza).............................................................................................15 A feljegyzés típus .................................................................................................................15 Miért pont abban az értéktartományban tudnak adatot tárolni az egyes számtípusok? .....16 5.1.6.2.1 Mire használjuk az egyes típusokat? ....................................................................................16 5.1.6.2.1.1 Szöveg és feljegyzés ..........................................................................................................16 Egyszerű és összetett mező ..................................................................................................16 5.1.6.2.1.2 Szám...................................................................................................................................16 Miért jobb „Szöveg” típust rendelni egyes, csak számot tartalmazó mezőkhöz?................16 5.1.6.2.1.3 Pénznem.............................................................................................................................16 5.1.6.2.1.4 Dátum/idő ..........................................................................................................................16 Mely évekre adhatunk meg dátum és idő adatokat?............................................................16 5.1.6.2.1.5 Számláló.............................................................................................................................17 5.1.6.2.1.6 Igen/Nem............................................................................................................................17 5.1.6.2.1.7 OLE objektum....................................................................................................................17 5.1.6.2.1.8 Hiperhivatkozás .................................................................................................................17 5.1.6.2.1.9 Keresés varázsló….............................................................................................................17 5.1.6.2.2 A mezők hosszáról................................................................................................................18 Mi a helyzet a régebbi adatbázis-kezelőkkel? .....................................................................18 Miért rakjuk külön adattáblába a mértékegységeket?.........................................................20 Hogy lehet a táblákat és kapcsolataikat tömören írásban is megadni? ..............................21 5.2 Adattáblák létrehozása .................................................................................................................21 Adattábla törlése .................................................................................................................22 5.2.1 Adatlap nézet .............................................................................................................................22

1.

137

ECDL Adatbázis-kezelés modul Miért ne használjuk az „Adatlap nézetet” új adattábla létrehozásához? ...........................22 Mi a helyzet az elsődleges kulccsal? ...................................................................................22 5.2.1.1 Tábla formázása Adatlap nézetben......................................................................................... 22 5.2.1.2 Adatbevitel adatlap nézetben.................................................................................................. 23 Rekordmutató ......................................................................................................................23 5.2.2 Tervező nézet és a tábla mezőinek viselkedését befolyásoló mezőtulajdonságok.................... 23 5.2.2.1 Megjelenítés regiszter paraméterei......................................................................................... 24 5.2.2.2 Általános regiszteren található mezőtulajdonságok................................................................ 25 5.2.2.2.1 Formátum............................................................................................................................. 25 Egy hiba a programban ......................................................................................................25 5.2.2.2.1.1 Dátum és idő adattípus formátumai................................................................................... 25 5.2.2.2.1.1.1 Előre meghatározott formátumok ................................................................................... 25 5.2.2.2.1.1.2 Egyedi formátumok ........................................................................................................ 26 5.2.2.2.1.2 Szám és pénznem adattípus formátumai ........................................................................... 26 5.2.2.2.1.2.1 Előre meghatározott formátumok ................................................................................... 26 5.2.2.2.1.2.2 Egyedi formátumok ........................................................................................................ 27 5.2.2.2.1.3 Szöveg és feljegyzés adattípus formátumai....................................................................... 28 5.2.2.2.1.3.1 Előre meghatározott formátumok ................................................................................... 28 5.2.2.2.1.3.2 Egyedi formátumok ........................................................................................................ 28 5.2.2.2.1.4 Igen/Nem adattípus formátumai ........................................................................................ 28 5.2.2.2.1.4.1 Előre meghatározott formátumok ................................................................................... 29 5.2.2.2.1.4.2 Egyedi formátumok ........................................................................................................ 29 Igen/Nem mezőbe történő adatbevitel közben fellépő hiba elhárítása ................................29 5.2.2.2.2 Beviteli maszk...................................................................................................................... 29 5.2.2.2.2.1 Beviteli maszk varázsló..................................................................................................... 30 5.2.2.2.2.2 Beviteli maszkban alkalmazható kódok ............................................................................ 31 5.2.2.2.3 Cím....................................................................................................................................... 32 5.2.2.2.4 Alapértelmezett érték ........................................................................................................... 32 5.2.2.2.5 Érvényességi szabály ........................................................................................................... 32 Mikor értékeli ki a mező érvényességi szabályt az Access? ................................................33 Létezik rekord érvényességi szabály is?..............................................................................33 5.2.2.2.5.1 Értékek és állandók ........................................................................................................... 33 5.2.2.2.5.1.1 Írott érték (literális érték)................................................................................................ 33 5.2.2.2.5.1.2 Állandók ......................................................................................................................... 33 Mi a különbség a "" és a „Null” állandók között?..............................................................33 5.2.2.2.5.2 Operátorok......................................................................................................................... 33 5.2.2.2.5.2.1 Szövegösszefűző és aritmetikai operátorok .................................................................... 34 5.2.2.2.5.2.2 Összehasonlító operátorok.............................................................................................. 34 5.2.2.2.5.2.3 Logikai operátorok.......................................................................................................... 35 5.2.2.2.5.3 Függvények ....................................................................................................................... 36 5.2.2.2.5.3.1 Matematikai függvények ................................................................................................ 36 Példa véletlenszerű, adott értékek közé eső szám előállítására ..........................................36 5.2.2.2.5.3.2 Dátum függvények.......................................................................................................... 36 5.2.2.2.5.3.3 Szöveg függvények......................................................................................................... 38 5.2.2.2.5.3.4 Általános függvények ..................................................................................................... 39 5.2.2.2.5.3.5 Átalakító (típus konverziós) függvények........................................................................ 39 5.2.2.2.6 Érvényesítési szöveg (érvényességi szabály hibaüzenete)................................................... 40 5.2.2.2.7 Kötelező ............................................................................................................................... 40 5.2.2.2.8 Nulla hosszúság engedélyezése ("" karakterlánc engedélyezése)........................................ 40 5.2.2.2.8.1 A „Kötelező” és a „Nulla hosszúság engedélyezése” különféle variációinak alkalmazása ....................................................................................................................... 41 5.2.2.2.9 Indexelt ................................................................................................................................ 41 Hogy működik az indexelés? ...............................................................................................41 5.2.2.2.9.1 Az index megadása a mezőparaméterek listában .............................................................. 41 5.2.2.2.9.2 Index megadása (és törlése) az indexek táblában.............................................................. 42

138

Access XP alapokon Ha nincs egyedi adat a rekordban, kell mesterséges elsődleges kulcs?..............................42 Mi a helyzet a típusok ütközésével és a függvényekkel........................................................42 Nem tárgyalt további mezőtulajdonságok ...........................................................................42 5.2.3 Elsődleges kulcs.........................................................................................................................42 Biztos szükséges legalább az egyik kapcsolatban részvevő táblának elsődleges kulcs? .....43 5.2.3.1 Elsődleges kulcs automatikus létrehozása...............................................................................43 5.2.3.2 Elsődleges kulcs megadása .....................................................................................................43 5.2.3.2.1 Egyszerű elsődleges kulcs megadása....................................................................................43 Hogy tudjuk megszüntetni az elsődleges kulcsot? ...............................................................44 5.2.3.2.2 Összetett elsődleges kulcs megadása....................................................................................44 5.2.4 Tábla tulajdonságai ....................................................................................................................44 5.2.4.1 Tábla érvényességi szabály .....................................................................................................45 5.2.4.2 Tábla érvényesítési szöveg......................................................................................................45 5.2.5 Táblavarázsló.............................................................................................................................53 5.2.6 Tábla importálása.......................................................................................................................53 Tábla exportálása................................................................................................................54 5.2.7 Tábla csatolása...........................................................................................................................54 5.2.8 Speciális adatbázis műveletek ...................................................................................................54 5.2.8.1 Adatbázisok tömörítése ...........................................................................................................54 5.2.8.2 Táblák konvertálása ................................................................................................................54 5.3 Adattáblák közötti kapcsolatok ....................................................................................................55 5.3.1 A kapcsolatok osztályozása .......................................................................................................55 5.3.1.1 „Egy az egyhez” („1 : 1”)........................................................................................................55 5.3.1.2 „Egy a többhöz” („1 : N”) .......................................................................................................55 5.3.1.3 „Több a többhöz” (N : M) .......................................................................................................56 5.3.2 Kapcsolatok létrehozása ............................................................................................................57 5.3.2.1 „Keresés varázsló…” ..............................................................................................................57 5.3.2.1.1 A szülő adattábla adatai valójában a gyerek adattábla paramétereiként tárolódnak.............57 5.3.2.1.2 Valódi kapcsolat létrehozása ................................................................................................58 5.3.2.1.3 A „Keresés varázsló” által beállított megjelenés..................................................................59 5.3.2.2 A „Kapcsolatok” ablak használata ..........................................................................................59 5.3.2.2.1 Meglévő kapcsolatok felderítése ..........................................................................................60 5.3.2.2.2 Meglévő kapcsolatok jellegének módosítása, kapcsolatok törlése .......................................60 5.3.2.2.2.1 Az illesztés típusa...............................................................................................................61 5.3.2.2.2.2 Hivatkozási integritás.........................................................................................................61 5.3.2.2.2.3 Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése.................................................................................62 5.3.2.2.2.4 Kapcsolt mezők kaszkádolt törlése ....................................................................................62 5.3.2.2.3 Új kapcsolat felépítése a „Kapcsolatok” ablak segítségével ................................................62 Miért jelentek meg a kis pluszjelek a rekordok előtt? .........................................................63 Milyen megnevezéseket használjunk a termék törzsekben?.................................................64 5.4 Segéd adatlap................................................................................................................................64 5.5 Rekordok sorba rendezése, keresése, szűrése...............................................................................65 5.5.1 Rendezés (növekvő/csökkenő) ..................................................................................................65 5.5.2 Keresés és csere .........................................................................................................................65 5.5.3 Szűrés.........................................................................................................................................65 5.5.3.1 Szűrés kijelöléssel ...................................................................................................................66 5.5.3.2 Szűrés űrlappal ........................................................................................................................66 Mit tegyünk, ha egy mező többféle értékéhez tartozó adatokat kell kigyűjtenünk? .............66 5.6 Adattábla szerkezetének módosítása ............................................................................................67 5.6.1 Mezők sorrendjének megváltoztatása ........................................................................................67 5.6.2 Mező átnevezése ........................................................................................................................67 5.6.3 Mező törlése...............................................................................................................................67 5.6.4 Mező típusának megváltoztatása ...............................................................................................67 6. Lekérdezések ..................................................................................................................................69 6.1 Egyszerű lekérdezések .................................................................................................................69

139

ECDL Adatbázis-kezelés modul Hogy adhatunk utólag táblát a lekérdezéshez?...................................................................69 Hogy törölhetünk táblát a lekérdezésből?...........................................................................69 6.1.1 Választó lekérdezés................................................................................................................... 70 Mi is a választó lekérdezés?................................................................................................70 6.1.1.1 Választó lekérdezés tervezése tervező nézetben..................................................................... 71 6.1.1.1.1 Mezők felvétele a lekérdezés tervezőrácsába ...................................................................... 71 Mezők törlése, áthelyezése ..................................................................................................71 6.1.1.1.1.1 Mezők egyenkénti felvétele a megjelenítendő mezők közé .............................................. 71 6.1.1.1.1.2 Az összes mező felvétele a megjelenítendő mezők közé .................................................. 71 6.1.1.1.1.3 Számított értékek felvétele a megjelenítendő adatok közé................................................ 71 Hogyan lehet a számított érték fejlécét megadni?...............................................................71 6.1.1.1.2 Mezőtulajdonságok .............................................................................................................. 72 Miért nem kell megadni a lekérdezések mezőtulajdonságait? ............................................72 6.1.1.1.3 A mező megjelenítésének kérése/nem kérése ...................................................................... 72 6.1.1.1.4 A táblanevek megjelenítésének kérése/nem kérése ............................................................. 72 6.1.1.1.5 Az adatok sorrendjének meghatározása............................................................................... 73 6.1.1.1.6 Feltételek megadása ............................................................................................................. 73 6.1.1.1.7 Adatok csoportosítása és összesítése ................................................................................... 73 Ismerősnek tűnik ez a téma? ...............................................................................................74 6.1.1.2 Választó lekérdezések futtatása („Adatlap nézete”) ............................................................... 75 Milyen probléma léphet fel lekérdezésben történő adatbevitelkor?....................................75 6.1.1.3 További lehetőségek „Adatlap nézetében”............................................................................. 76 6.1.1.3.1 Oszlop elrejtése.................................................................................................................... 76 6.1.1.3.2 Oszlop rögzítése................................................................................................................... 76 6.1.2 Frissítő lekérdezés..................................................................................................................... 76 6.1.3 Törlő lekérdezés........................................................................................................................ 77 Mi a helyzet kapcsolattal rendelkező tábláknál? ................................................................78 6.1.4 Táblakészítő lekérdezés ............................................................................................................ 78 Két további fontos információ a „táblakészítő lekérdezésről”? .........................................79 Táblakészítő lekérdezéssel létrehozott táblák számítással kapott mezőinek nevei ..............80 6.1.5 Hozzáfűző lekérdezés ............................................................................................................... 80 Hogy célszerű „Hozzáfűző lekérdezést” futtatni?...............................................................81 Mire kell ügyelni? ...............................................................................................................81 6.1.6 Kereszttáblás lekérdezés ........................................................................................................... 81 A kereszttáblás lekérdezés oszlopainak sorrendje...............................................................82 6.1.7 Paraméteres lekérdezés ............................................................................................................. 83 6.1.8 Az SQL nézet ............................................................................................................................ 84 Választó lekérdezés: a SELECT utasítás.............................................................................84 Táblák összekapcsolása: FROM INNER JOIN (LEFT JOIN és RIGHT JOIN) művelet ....85 Táblakészítő lekérdezés: a SELECT INTO utasítás ............................................................85 Frissítő lekérdezés: az UPDATE utasítás ...........................................................................85 Hozzáfűző lekérdezés: az INSERT INTO utasítás ...............................................................86 Törlő lekérdezés: a DELETE utasítás.................................................................................86 Kereszttáblás lekérdezés: a TRANSFORM utasítás............................................................86 6.2 Egyszerű lekérdezés varázsló ...................................................................................................... 87 6.3 Kereszttáblás lekérdezés varázsló................................................................................................ 88 Lekérdezés a lekérdezésben.................................................................................................89 Nagy baj, ha hirtelen nem tudunk választani a varázslóban?.............................................89 A „Választó lekérdezések” számított mezői nem módosíthatók. Miért? .............................89 SQL specifikus lekérdezés ...................................................................................................89 6.4 Azonosakat kereső lekérdezés varázsló....................................................................................... 90 Mit fogunk látni egy „Azonosakat kereső lekérdezés” tervezőrácsában? ..........................91 6.5 Nem egyezőket kereső lekérdezés varázsló................................................................................. 91 Mit kapunk a „Nem egyezőket kereső varázsló” használatával? .......................................92 7. Jelentések ....................................................................................................................................... 92 Feltétlenül kell a jelentések készítéséhez nyomtató?...........................................................93

140

Access XP alapokon 7.1 7.1.1

Új jelentés létrehozása..................................................................................................................93 Jelentés varázsló ........................................................................................................................93 Több forrásból is megadhatunk mezőket?...........................................................................94 Összegfokozatok ..................................................................................................................96 7.1.2 AutoJelentés...............................................................................................................................97 Mikor és melyik AutoJelentést használjuk?.........................................................................97 7.1.3 Címke varázsló ..........................................................................................................................97 Milyen címkét vegyünk? ......................................................................................................98 7.1.3.1 Új címke méret felvétele, meglévő címke paraméterek módosítása, címke törlése................98 7.1.3.2 Címke megcímzése .................................................................................................................98 7.1.4 Diagram varázsló .....................................................................................................................100 7.1.5 Jelentés: létrehozása, módosítása tervező nézetben.................................................................101 Ha nem jelöljük ki az adatforrást......................................................................................101 Számított mező szerepeltetése jelentésben (nem külső lekérdezésre alapozva).................101 7.1.5.1 A jelentés (és a jelentésablak) részei.....................................................................................102 Nincs „Jelentésfej” és „Oldalfej”. Miért?........................................................................103 7.1.5.2 Vezérlőelemek.......................................................................................................................103 7.1.5.2.1 A vezérlőelemek típusai .....................................................................................................103 7.1.5.2.1.1 A vezérlőelemek típusai a mezőadatokkal való kapcsolatuk szerint ...............................103 7.1.5.2.1.2 A vezérlőelemek típusai megjelenésük szerint ................................................................103 7.1.5.2.2 A vezérlőelemek kezelésének általános szabályai..............................................................104 7.1.5.2.2.1 Beviteli mező elhelyezése a jelentésen ............................................................................104 Hogy lehet más típusú vezérlőelemet megadni?................................................................104 Vezérlőelem-csoport értelmezése, létrehozása..................................................................104 7.1.5.2.2.2 Vezérlőelemek törlése......................................................................................................105 7.1.5.2.2.3 Vezérlőelemek típusának megváltoztatása ......................................................................105 7.1.5.2.2.4 Kötés megváltoztatása......................................................................................................105 7.1.5.2.2.5 Vezérlőelemek átméretezése............................................................................................105 7.1.5.2.2.5.1 Méretezés az egérrel történő húzással ...........................................................................106 Hogy lehet több vezérlőelemet egyszerre kijelölni? ..........................................................106 7.1.5.2.2.5.2 Méretezés a jellemzők bevitelével.................................................................................106 További formátumjellemzők ..............................................................................................106 7.1.5.2.2.5.3 Méretezés mintához történő igazítással.........................................................................106 7.1.5.2.2.6 A vezérlőelemek pozíciójának megváltoztatása ..............................................................106 7.1.5.2.2.6.1 Pozícionálás az egérrel történő húzással .......................................................................107 7.1.5.2.2.6.2 Pozícionálás a jellemzők bevitelével.............................................................................107 7.1.5.2.2.6.3 Pozícionálás mintához történő igazítással .....................................................................107 7.1.5.2.2.7 A vezérlőelemek formázása .............................................................................................107 7.1.5.2.2.8 További vezérlőelemek ....................................................................................................108 7.1.5.2.2.8.1 Kép ................................................................................................................................108 7.1.5.2.2.8.2 Vonal és téglalap ...........................................................................................................109 7.1.5.3 Egy, a jelentés minden szakaszára vonatkozó beállítás („Oldalbeállítás”) ...........................109 7.1.5.4 Még egyszer a jelentések részeiről........................................................................................110 7.1.5.4.1 A „Jelentésfej”....................................................................................................................110 7.1.5.4.2 Az „Oldalfej” és „Törzs” ....................................................................................................112 Így biztosan minden stimmelni fog a nyomtatási képen? ..................................................112 7.1.5.4.3 Csoportosítási fej- és láblécek („Mező1 fejléc”, „Mező1 lábléc”, „Mező2 fejléc”, …)........114 További összesítő függvények............................................................................................114 7.1.5.4.3.1 Csoportosítási alapok képzése .........................................................................................114 7.1.5.4.3.2 Csoportosítási fejlécek megadása ....................................................................................115 7.1.5.4.3.3 Összesítő függvények megadása csoportosítási láblécekben...........................................116 7.1.5.4.4 Az „Oldalláb” .....................................................................................................................117 7.1.5.4.5 A „Jelentésláb” ...................................................................................................................117 7.2 Jelentések törlése, módosítása....................................................................................................118 8. Űrlapok .........................................................................................................................................118

141

ECDL Adatbázis-kezelés modul 8.1 8.1.1

Új űrlap létrehozása ................................................................................................................... 119 Űrlap varázsló ......................................................................................................................... 119 Több forrásból is megadhatunk mezőket?.........................................................................120 Mi a különbség a „Táblázatos” és az „Adatlap” elrendezés között? ...............................120 8.1.2 AutoŰrlap................................................................................................................................ 121 Melyik AutoŰrlapot használjuk?.......................................................................................122 8.1.3 Kimutatás varázsló .................................................................................................................. 122 8.1.4 Diagram varázsló .................................................................................................................... 124 8.1.5 Űrlap: létrehozása, módosítása tervező nézetben.................................................................... 125 8.1.5.1 Az űrlapok (és az űrlapablak) részei..................................................................................... 125 8.1.5.2 A vezérlőelemek ................................................................................................................... 125 8.1.5.2.1 A bejárási index ................................................................................................................. 126 Mi is valójában a bejárási index? .....................................................................................126 8.1.5.2.2 Három korábban nem tárgyalt vezérlőelem: a segédűrlap, a parancsgomb és a karton..... 126 8.1.5.2.2.1 Segédűrlap ....................................................................................................................... 126 8.1.5.2.2.1.1 Segédűrlap létrehozása ................................................................................................. 127 8.1.5.2.2.1.2 A fő- és segédűrlap kapcsolata ..................................................................................... 127 8.1.5.2.2.2 Parancsgomb ................................................................................................................... 127 8.1.5.2.2.3 Karton.............................................................................................................................. 129 8.1.5.2.3 Események ......................................................................................................................... 131 8.2 Űrlapok használata, törlése, módosítás...................................................................................... 131 8.2.1 Űrlapok használata .................................................................................................................. 131 8.2.2 Űrlapok törlése, módosítás...................................................................................................... 131 9. Makrók és makrócsoportok.......................................................................................................... 131 10. Adatbázis automatizálása ............................................................................................................. 132 Tárgymutató................................................................................................................................................. 133 Tartalomjegyzék .......................................................................................................................................... 137

142