Access 2010 Adatbázisok létrehozása

Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

Minden jog fenntartva, beleértve bárminemű sokszorosítás, másolás és közlés jogát is.

Kiadja a Mercator Stúdió Felelős kiadó a Mercator Stúdió vezetője Lektor: Gál Veronika Szerkesztő: Pétery István Műszaki szerkesztés, tipográfia: Dr. Pétery Kristóf

ISBN 978-963-606-624-6

© Dr. Pétery Kristóf PhD, 2011 © Mercator Stúdió, 2011

Mercator Stúdió Elektronikus Könyvkiadó 2000 Szentendre, Harkály u. 17. T/F: 06-26-301-549 06-30-30-59-489 www.akonyv.hu, www.peterybooks.hu www.facebook.com/mercator.studio Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

TARTALOM

3

TARTALOM TARTALOM ...................................................................................... 3 ELŐSZÓ ............................................................................................ 8 ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL .................................................... 8 Office 2003 újdonságok ................................................................ 12 Az Office új megjelenése .............................................................. 13 A Kutatás munkaablak ............................................................... 13 A tábla-PC támogatása ............................................................. 14 Az MS Office Online webhely .................................................... 14 A minőség biztosítása ............................................................... 15 Access 2003 újdonságok .............................................................. 16 Intelligens címkék ...................................................................... 16 Windows XP témák alkalmazása ............................................... 17 Adatbázis vagy projekt biztonsági mentése ............................... 18 Automatikus javítási beállítások................................................. 19 Objektumfüggőségi adatok ablaka ............................................ 20 Hibaellenőrzés űrlapokon és jelentésekben .............................. 21 Továbbfejlesztett rendezés a vezérlőelemekben ....................... 22 A mezőtulajdonságok átadása................................................... 23 Az SQL nézetek betűtípusának megváltoztatása ...................... 23 Környezetfüggő súgó SQL nézetben ......................................... 24 Importálás, exportálás és csatolás ............................................ 25 Az XML használata .................................................................... 26 Biztonsági fejlesztések .............................................................. 28 2007-es MS Office újdonságok..................................................... 29 Access 2007 újdonságok .............................................................. 35 Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

4

TARTALOM Új megjelenés ............................................................................ 35 Javított szolgáltatások ............................................................... 41 Új szolgáltatások ....................................................................... 43 2010-es MS Office újdonságok..................................................... 46 Office használata tetszőleges helyen ........................................ 46 Hatékonyabb közös munka ....................................................... 48 Teljesítmény és minőség ........................................................... 51 2010-es Access újdonságok ......................................................... 55 Új felhasználói felület ................................................................. 56 Új adattípusok............................................................................ 57 Továbbfejlesztett tervezőeszközök ............................................ 60 Továbbfejlesztett adatmegjelenítés ........................................... 63 Továbbfejlesztett biztonság ....................................................... 64 Továbbfejlesztett ellenőrzőeszközök ......................................... 68

ALAPVETŐ TUDNIVALÓK............................................................. 70 Az Access 2010 használata.......................................................... 71 A billentyűzet kezelése ................................................................. 71 Az egér kezelése ....................................................................... 75 Az Access 2010 jellemző adatai ................................................... 77 Adatbázis jellemzői .................................................................... 77 Táblák jellemzői ......................................................................... 78 Lekérdezések jellemzői ............................................................. 79 Űrlapok és jelentések jellemzői ................................................. 80 Makrók jellemzői ........................................................................ 80 Projektek jellemzői ..................................................................... 81 A program indítása .................................................................... 81 A segítség..................................................................................... 82 Súgó tartalom ............................................................................ 83 Keresés a súgóban .................................................................... 85 Elérhetőség és egyebek ............................................................ 86 Szoftverkörnyezet: képernyő, ablakok és menük ......................... 90 Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

TARTALOM

5

Párbeszédpanelek és parancsok ............................................... 94 Környezeti beállítások................................................................... 96 A munka befejezése ..................................................................... 96 ADATBÁZIS-KEZELÉSI ALAPOK ................................................. 97 Fogalmak magyarázata ................................................................ 97 Az Access objektumairól............................................................... 98 Nézetmódok közti váltás ............................................................. 101 Adatbázisok tervezése................................................................ 103 1. lépés: Követelményelemzés ................................................ 104 2. lépés: Entitások, táblák meghatározása .............................. 106 3. lépés: Attribútumok, mezők megadása ................................ 107 4. lépés: Azonosítók meghatározása ....................................... 107 5. lépés: Kapcsolatok definiálása ............................................ 109 6. lépés: Teszt ......................................................................... 114 7. lépés: Analizálás Accessben ............................................... 114 8. lépés: Adatbevitel és más objektumok ................................ 119 Állománykezelés ......................................................................... 119 Adatbázisok létrehozása............................................................. 123 Az adatbázis sablonok használata .......................................... 123 Adatbázis készítés sablon nélkül ............................................. 125 Adatbázis objektumok ............................................................. 126 A bejelentkező panel használata ............................................. 147 A navigációs munkaablak kezelése ......................................... 148 Adatbázis tárolása ................................................................... 149 Objektum mentése és exportálása .......................................... 151 Állományok tulajdonságai ........................................................ 153 TÁBLÁK KEZELÉSE .................................................................... 158 Táblakezelési újdonságok .......................................................... 159 Az adatlap nézet kezelése .......................................................... 160 Létező adatbázis rekordjának módosítása .............................. 160 Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

6

TARTALOM Tábla létrehozása ....................................................................... 162 Új üres tábla készítése ............................................................ 164 Tábla készítése Tervező nézetben .......................................... 167 Tábla készítése meglévő adatokból ........................................ 170 Tábla létrehozása sablonból .................................................... 170 Tábla létrehozása importálással, csatolással .......................... 171 Tábla létrehozása lekérdezéssel ............................................. 178 Tábla létrehozása SharePoint-webhely segítségével .............. 182 Táblakészítés webszolgáltatással ........................................... 182 A táblák testre szabása .............................................................. 183 Nézetek ................................................................................... 183 Új mezők létrehozása ................................................................. 190 Mezők testre szabása ................................................................. 190 Mezőtulajdonságok beállítása ................................................. 191 Segédadatlapok kezelése........................................................... 236 Tábla és lekérdezés segédadatlapja ....................................... 238 Segédadatlapok egymásba ágyazása ..................................... 239 Műveletek kész táblákkal ............................................................ 241 Adatbázis-objektumok megnyitása .......................................... 241 Adatbázis-objektumok másolása ............................................. 242 Adatbázis-objektumok mentése............................................... 243 Adatbázis-objektumok átnevezése .......................................... 244 Adatbázis-objektumok törlése.................................................. 244 Kapcsolatok ............................................................................. 245 Tábla szerkezetének módosítása ............................................ 256 Beépített illesztőprogramok ..................................................... 257 ODBC illesztőprogramok ......................................................... 259 Tábla importálása .................................................................... 260 Tábla csatolása ....................................................................... 267

ADATKEZELÉS ............................................................................ 273 Adat hozzáadása és szerkesztése ............................................. 273 Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

TARTALOM

7

Meglévő adatok szerkesztése ................................................. 274 A változtatás visszavonása...................................................... 275 Mező nagyítása ....................................................................... 276 Alapértelmezett érték bevitele ................................................. 276 A bevitt érték ellenőrzése ........................................................ 277 Automatikus javítás ................................................................. 278 Adatkijelölés tábla Adatlap nézetében ..................................... 280 Adatok másolása és áthelyezése ............................................ 281 Rekord törlése Adatlap, Űrlap nézetben .................................. 287 Adat megkeresése, cseréje ........................................................ 288 Érték előfordulásainak megkeresése ....................................... 289 Adatkeresés értéklistával ......................................................... 290 Adatkeresés szűrővel .............................................................. 293 Szűrő használata táblán, lekérdezésben, űrlapon ................... 303 Azonos rekordok megkeresése ............................................... 306 Rekordkeresés a rekordszámmal ............................................ 309 Adatok rendezése ....................................................................... 309 Rekordok rendezése táblában ................................................. 309 Rekordok rendezése űrlapon................................................... 311 Rekord mentése ......................................................................... 311 Megosztott adatbázis kezelése ................................................... 312 Az adatbázis tábláinak megosztása ........................................ 312 Adatbázis megosztása az Interneten ....................................... 312 Access adatbázis többszörözése ............................................ 312 Ügyfél/kiszolgáló alkalmazások ............................................... 313 Adatszerkesztés hálózaton ......................................................... 313 IRODALOM ................................................................................... 316


ELŐSZÓ

8

ELŐSZÓ Tisztelt Olvasó! A Microsoft komplex irodai alkalmazáscsomagja, a Microsoft Office 2010 rendszer professzionális változata minden, napjainkban az irodákban előforduló igényt kielégítő megoldás. Professzionális színvonalú kiadványszerkesztők szolgáltatásait nyújtja a Word szövegszerkesztő, iletve az internetes képességekkel felruházott Publisher, gazdasági-műszaki számítások, elemzések eszköze az Excel táblázatkezelő, demonstrációk, előadások látványos és hatásos segítője a PowerPoint program, a weblapok kialakítására használható a Frontpage, az Outlook igazi csoportos munkaszervezést lehetővé tevő alkalmazás, amellyel nemcsak levelezhetünk de a csoporton belüli tevékenységeinket szervezhetjük is. Csak az Office professzionális változata tartalmazza a – külön is megvásárolható – Access 2010 adatbázis-kezelőt, amellyel a „hétköznapi” adatbázis kezelési feladatok könnyen, kényelmesen megoldhatók azok számára is, akik nem kívánnak elmélyülni a programozás szépségeiben, de azok számára is megfelelő megoldás lehet, akik éppen a programozással fejlesztenek egyedi, testre szabott alkalmazásokat. Mivel nyújt többet az Office 2010-es változata a megelőzőnél, azaz az Office 2007-nél? Még könnyebben, kevesebb kattintással kezelhető, hatékonyabb, kellemesebb kezelői felületet a kezdő és haladó felhasználók számára egyaránt. A 2007-es változatban megjelent szalagok most már egységesen jelennek meg a programcsomag összes eleménél. Teljesen azonos módon indíthatók a programok, működik a súgó, az ablakok és a grafika kezelése. Ezért általában ezeket első előfordulásuk helyén (azaz kötetünkben a Word szövegszerkesztőnél) mutatjuk be. A Windows 7 operációs rendszernek is köszönhetően megváltozott a korábban megnyitott dokumentumok újbóli betöltése a Dokumentumok menüből, a tálcáról és a Start menüből egyaránt. Ugyancsak a Windows 7 hozta magával a fájlkeresés új módját, amelyet Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

ELŐSZÓ

9

megtehetünk a Megnyitás párbeszédpanelről, az Intézőből vagy a Start menüből. A Megnyitás párbeszédpanelen módosultak a fájlok szűrésére, tulajdonságaik megjelenítésére, rendezésére vonatkozó utasítások. Aki ezzel a programcsomaggal oldja meg mindennapos feladatait, egy olyan számítógép felhasználói csoport tagjaként végezheti munkáját, hogy biztos lehet abban, hogy az irodai programcsomagok területén 80-90%-os piaci részesedést elért Microsoft alkalmazása szinte szabvány, az e programokkal készített állományok használata során minimálisra csökkennek a kompatibilitási problémák. Az új programcsomaggal új, sokkal tetszetősebb sablonok, interaktív szerkesztőeszközök jelentek meg. Módosítottak a képszerkesztésen, a videófelvételek beillesztésén (amelyeknek tetszőleges szegélyt adhatunk és rajtuk különleges effektusokat érvényesíthetünk), közvetlenül beilleszthetünk képernyőképeket és azok részleteit. Az Excel programban megjelent néhány új, és módosult mintegy 70 függvény. Mindezek mellett tökéletes az összhang a Microsoft interneten keresztül elérhető alkalmazásaival, beleértve a Windows Live Mail levelezőprogramot is. A könyv szerkezete segít az Access 2010 titkainak mind mélyebb megismerésében, de – véleményem szerint – a programcsomagnak ez a tagja egy jóval vastagabb könyvet is megérdemelt volna, tekintettel a jelentősen továbbfejlesztett Visual Basic programozási lehetőségekre. A terjedelem így is akkorára bővült, hogy az Office 2010 többi tagjához hasonlóan, a kezelhetőség és a vevői költségtakarékossági elvárásoknak megfelelően több kötetre bontottuk. Az általános, de a 2010-es programváltozat újdonságaival összefüggő tudnivalókat a Microsoft Office Access 2010 – Adatbázisok létrehozása kötet 2010-es Access újdonságok fejezetében ismertettük. Utána bemutattuk az adatbázis tervezés és kezelés elméleti alapjait. A következő fejezetek fokozatosan vezetnek be a program használatába. Ezek már feltételeznek bizonyos – a korábbi fejezetekben ismertetett vagy a gyakorlatban megszerzett – ismereteket, ezért a kezdők számára mindenképpen javasoljuk a könyv olvasását az első fejezetnél kezdeni. Minden további fejezet épít a korábbi Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

10

ELŐSZÓ

részekben taglalt részletekre, fogalmakra, amelyeket az adott, általában az első előfordulási helyen, illetve a program súgója alapján készült kislexikonban magyarázunk meg. A Microsoft Office Access 2010 – Űrlapok és adatelérés kötetben a haladóbb programhasználók számára tárgyaljuk a saját felhasználói felületek kialakítását adatbevitel és lekérdezés számára, illetve az adatbázishoz való internetes kapcsolódási lehetőségeket. A Microsoft Office Access 2010 – Lekérdezéstől testre szabásig kötetben írtuk le az adatbázis lekérdezését, vagyis a jelentések készítését, a program telepítésével, futtatásával kapcsolatos ismereteket, valamint e kötet tartalmazza a mindhárom kötetben előforduló szakszavakat, fogalmakat, kifejezéseket összefoglaló kislexikont. Első kötetünkben a Microsoft Office Access 2010 használatával kapcsolatos alapvető ismereteket tárgyaljuk. Számos esetben azonban terjedelmi okokból a bemutatás mélysége nem érhette el az eredeti (bár nyilván jóval drágább) kézikönyvekét. Minden olyan esetre, amikor az adott problémát nem tudjuk elég világosan megérteni ebből a könyvből, javasoljuk a program Súgó és oktató rendszerének, illetve a gyári kézikönyveknek (Felhasználói kézikönyv stb.) áttekintését. Az ismertetést több helyen példa támasztja alá. Ezek a példák jó részben a program súgójából, illetve a mellékelt mintaalkalmazásokból származnak. A könyv kezelési módja némiképpen módosul az elektronikus könyvet „forgatók” számára. Ez a könyv az ingyenes Adobe (Acrobat) Reader 6.0 (vagy későbbi), illetve az Acrobat e-Book Reader segítségével olvasható. Akinek nincs ilyen programja, az letöltheti többek közt a www.adobe.com webhelyről is. A könyv tördelésénél egyhasábos, álló B5-ös oldalbeállítás mellett döntöttünk, hogy a képernyőn jól olvasható legyen, illetve a felhasználók az Access mellett megjelenített ablakban, mintegy a munka súgójaként felhasználhassák. Ehhez állítsanak be olyan ablakméretet, amelyben az egyetlen hasáb jól áttekinthető. Ezt hivatott segíteni a hagyományos könyvekben alkalmazottaknál némileg nagyobb betűméret is. Az ilyen típusú könyvek igen előnyös tulajdonsága, hogy a képernyőn megjeleníthető a tartalomjegyzék, amelynek + ikonjaival jelölt csomópontjaiban alfejezeteket tartalmazó ágakat nyithatunk ki. A tartalomjegyzék bejegyzései ugyanakkor ugróhiAccess 2010 – Adatbázisok létrehozása

ELŐSZÓ

11

vatkozásként szolgálnak. Ha egy fejezetre akarunk lépni, akkor elegendő a bal oldali ablakrészben megjelenített könyvjelző-lista megfelelő részére kattintani. Sőt az ilyen könyvek teljes szövegében kereshetünk. A leírtak megértéséhez és alkalmazásához különösebb számítástechnikai ismeretekre nincs szükség, elegendő a Windows XP, illetve Windows Vista, vagy a Windows 7 operációs rendszer alapfokú ismerete. A könyvet ajánljuk azoknak, akik kényelmesen, gyorsan, tetszetős formában szeretnék elkészíteni dokumentumaikat, elemzéseiket, egyszerű adatnyilvántartásukat, amihez ezúton is sok sikert kívánunk. Végezetül: bár könyvünk készítése során a megfelelő gondossággal igyekeztünk eljárni, ez minden bizonnyal nem óvott meg a tévedésektől. Kérem, fogadják megértéssel hibáimat.

Szentendre, 2011. december Köszönettel Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

a szerző.

ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL

12

ISMERKEDÉS A PROGRAMMAL Az Access 2010 program segítségével alakítjuk ki az adatbázis táblázatait, objektumait, lekérdezéseit. Ezek elkészítése igen könnyű, kényelmes és kézenfekvő. A lekérdezések SQL (Structured Query Language) nyelvű megjelenítésére, összeállítására, elmentésére is módunk van. A lekérdezések eredményeinek megjelenítésére listakép generátort, vagyis jelentésvarázslót alkalmazhatunk. A leírásban a leütendő billentyűket keretezve jelöljük, például: Enter. Az egyszerre leütendő billentyűket (azaz a billentyűkombinációkat) a következőképpen jelöljük, például: Ctrl+B. A funkciógombokat F1…F12-vel jelöljük. Az egyes menük parancsaira menü/parancsnévvel hivatkozunk, például: Nézet/Eszköztárak. Ha egy almenüre hivatkozunk, akkor az almenüt megjelenítő parancsot a következő módon írjuk le: Eszköztárak. A parancsok és párbeszédpanel nyomógombok írásmódja vastag betűs.

Office 2003 újdonságok Könyvünk első fejezetében tájékoztató jelleggel mutatjuk be a Microsoft Office Access 2003-2010 programok újdonságait, amelyek részletezésére a későbbi fejezetekben még visszatérünk. A kevésbé lényeges változásokat a programot használók által már ismert parancsok leírásánál részletezzük. A programmal most ismerkedők, azaz semmilyen korábbi Access, illetve adatbázis-kezelési tapasztalattal nem rendelkezők számára azt tanácsoljuk, hogy ugorják át ezt a részt és az adatbázis-kezelés elméletének (következő fejezet) megismerése után térjenek ide vissza. Az Access 2003 felismeri az összes korábbi Access változattal készült fájlokat. Beolvasás után ezeket Access 2003 formátumban Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


13

menthetjük, amely teljesen kompatíbilis a 2002-es változat (Office XP részeként fejlesztett Access) formátumával, vagy egyéb formátumokra is konvertálhatunk. A legtöbb újdonság most is az Internettel, illetve az Office környezettel kapcsolatos.

Az Office új megjelenése A Microsoft Office 2003 teljes megjelenését átdolgozták. Új arculatot kaptak az eszköztárak, az automatikusan megjelenő, vagy a Nézet/Munkaablak paranccsal, illetve a Ctrl+F1 billentyűkombinációval megjeleníthető munkaablakok és a Súgó. Új munkaablakok (Első lépések, Súgó, Keresési eredmények, Megosztott munkaterület, Dokumentumfrissítések, Kutatás) jelentek meg. A Súgó működése is megváltozott (sajnos nem teljesen előnyére, hiszen a párbeszédpaneleken kívül eltűnt a helyi „mi ez?” súgó).

A Kutatás munkaablak Az Eszközök menü Kutatás parancsával, vagy a szokásos eszköztúr Kutatás ikonjával megjeleníthető új Kutatás munkaablak segítségével információforrásokban kereshetünk az interneten. Ha nincs internetkapcsolatunk, akkor a keresést az elérhető fordítási és szinoníma szótárakban végzi a program. Internetkapcsolattal lexikonokat, internetes keresőket és egyéb tartalomszolgáltatásokat használhatunk különböző kutatási témáinkhoz (lásd az 1. ábrát).

1. ábra. Kutatás munkaablak a Microsoft Office Word 2003-ban Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

14

Az Office új megjelenése

Kereshetünk egy, a Keresés mezőbe gépelt szóra (vagy idézőjelek között megadott kifejezésre), de úgy is, hogy a keresett, dokumentumunkban, munkafüzetünkben már megtalálható szóra az Alt billentyű nyomva tartása közben kattintunk (lásd a 2. ábrát).

2. ábra. Kutatás munkaablak a Microsoft Office Excel 2003-ban Az internetkapcsolattal rendelkező felhasználók a Kutatás munkaablak segítségével segédanyagok és források széles választékából választhatnak. E munkaablakba „költözött át” a korábbi szinonimaszótár és fordítás munkaablak is. A keresett kulcsszót kereshetjük enciklopédiákban, webes kereséssel és külső tartalmakban is.

A tábla-PC támogatása Tábla-PC számítógépen saját kézírásunkkal közvetlenül írhatunk az Office dokumentumokba, mintha egy papírra írnánk tollal. A munkaablakok mostantól vízszintes elrendezésben is megjeleníthetők, ennek köszönhetően úgy dolgozhatunk a tábla-PC számítógéppel, ahogy valójában szeretnénk.

Az MS Office Online webhely A Microsoft Office Online szolgáltatás a korábbinál szorosabban integrálódik az Office alkalmazásokba. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


15

3. ábra. Segítség az Office Online webhelyen Most akár a webböngészőnkből közvetlenül, akár az Office alkalmazások munkaablakaiból vagy a menük hivatkozásaiból elérhető szolgáltatással jutunk a fejlesztők webhelyén cikkekhez, ötletekhez, képhez (és más ClipArt fájlhoz), sablonhoz, online képzéshez, javítások letöltéséhez stb. (lásd a 3. ábrát). A webhely tartalmát rendszeresen frissítik az Office felhasználóitól kapott közvetlen visszajelzések és igények alapján.

A minőség biztosítása A programot kifejlesztő Microsoft folyamatosan igyekszik szoftvereinek és szolgáltatásainak minőségén, megbízhatóságán és teljesítményén javítani. Ennek érdekében indította a „Felhasználói élmény fokozása” programot, melynek keretében információt gyűjthet a felhasználó hardverkonfigurációjáról, valamint a Microsoft Office programok és szolgáltatások használatáról. A begyűjtött adatokat a tendenciák és használati szokások elemzésére használja fel. Fontos tudnunk, hogy a programban való részvétel önkéntes, és az adatgyűjtés névtelenül zajlik. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

16

Access 2003 újdonságok

Az adatokat, észrevételeket létező internetkapcsolaton keresztül saját kezdeményezésünkre, vagy esetleges programhibák esetén a hibára vonatkozó, automatikusan összegyűjtött információkkal együtt küldhetjük el a Microsoft felé. Ezen adatok akár hardverhibák, driver-összeférhetetlenségek felderítésében is segíthetnek. Sajnos – bár nem kételkedhetünk abban, hogy a Microsoft ezeket az adatokat, vásárlói észrevételeket felhasználja termékfejlesztése során –, azonban még nem hallottunk olyan esetről, amikor a regisztrált észrevételekre konkrét válasz érkezett volna...

Access 2003 újdonságok A Microsoft Office 2003 legfontosabb újdonságai után tekintsük át az Access 2003 újdonságait.

Intelligens címkék A Microsoft Office Access 2003 programban elérhetők az Office XPben bevezetett Intelligens Címkék (SmartTags).

4. ábra. Intelligens címkék beállítása Ezeket az IntelligensCímkék (SmartTags) tulajdonság beállításával vehetjük fel az adatbázis tábláinak, lekérdezéseinek, űrlapjainak, jelentéseinek, vezérlőelemeinek és adatelérési lapjainak tetszőleges Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


17

mezőjébe (lásd a 4. ábrát). Az intelligens címkék beillesztésével a kapcsolódó objektumhoz meghatározott műveletek végrehajtását köthetjük. A programhoz adott Dátum intelligens címkével például találkozót ütemezhetünk vagy megjeleníthetjük a naptárt.

Windows XP témák alkalmazása A téma az űrlapon, illetve adatelérési lapon használt különféle elemek (felsorolásjelzők, betűtípusok, vízszintes vonalak, háttérképek, keretek, adatbázis-objektumok stb.) összehangolt stílusát, vagyis az egységesített tervelemek és színsémák együttesét. Témákkal könynyen és gyorsan hozhatunk létre professzionális, jól megtervezett, egységes arculatú Microsoft Access alkalmazásokat.

5. ábra. Windows XP témák beállítása A témák származhatnak a Microsoft Windows XP operációs rendszerből, mely sokféle témát tartalmaz, de kialakíthatjuk ezeket az adatelérési lap tervező nézetében is. Több témát kapunk az Access programmal, de ezeket is kibővíti, ha a Frontpage weblapszerkesztő programot is telepítettük. Az Access alapértelmezés szerinti témájától eltérő téma választása után, a nézetek, párbeszédpanelek és vezérlőelemek a választott témának megfelelően jelennek meg (az animált formázás csak a webböngészőbe töltött adatelérési lapon látszik). Ez a szolgáltatás a Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

18


vezérlőelemeken kikapcsolható, tehát ezeknél eltérhetünk a választott témából adódó megjelenéstől. Az alapértelmezett beállításokat az Eszközök menü Beállítások parancsának kiadása után, az Adatlap párbeszédpanel-lapon határozzuk meg (lásd az 5. ábrát). Itt szabjuk meg azt is, hogy az inimáció vagy az intelligens címke megjelenjen-e.

Adatbázis vagy projekt biztonsági mentése A Fájl/Adatbázis biztonsági mentése paranccsal érdemes a jelentősebb változtatások végrehajtása előtt biztonsági másolatot készítenünk az aktuális adatbázisról vagy projektről.

6. ábra. Általános beállítások A biztonsági másolatok alapértelmezés szerinti helyét az Eszközök menü Beállítások parancsának kiadása után, az Általános párbeszédpanel-lapon adjuk meg (lásd a 6. ábrát). A biztonsági mentést Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


19

végző parancs az itt megadott könyvtárat ajánlja fel a mentés helyeként, de bármely más útvonalat is megadhatunk a parancs kiadása után megjelenő párbeszédpanelen. A mentéskor a program automatikusan az adatbázis nevéhez fűzi az aktuális dátumot. A mentett adatbázist a visszatöltéshez, helyreállításhoz a megfelelő útvonalon keressük meg, utána átnevezzük (töröljük a dátumot a névből), majd megnyitjuk az Access programban.

Automatikus javítási beállítások Az automatikus javítással gyakorta előforduló hibáinkat, illetve saját rövidítéseinket automatikusan cserélhetjük le a megadott jó, illetve hossazbb változatra. A működés módját az Eszközök/Automatikus javítás paranccsal állítjuk be (lásd a 7. ábrát).

7. ábra. Automatikus javítás beállításai Az automatikus javítás funkció a hibás szó, vagy rövidítés, majd egy írásjel vagy szóköz bevitele után azonnal lecseréli a módosítandó szöveget a jó szövegre. Ha a beállító panelen bejelöltük Az automatikus javítás lehetőségeinek megjelenítése jelölőnégyzetet, akkor a csere során megjelenik egy intelligens címke is. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

20


8. ábra. Automatikus javítás működés közben Az Automatikus javítási beállítások intelligens címkére kattintva megjelenő menüben dönthetünk a program által végrehajtott javítás visszavonásáról vagy a szolgáltatás adott módosítandó szóra vonatkozó kikapcsolásáról, illetve a funkció testre szabásáról (lásd a 8. ábrát).

Objektumfüggőségi adatok ablaka Az Objektumfüggőségek munkaablakban (a makrók, a modulok és az adatelérési lapok és Access projektek kivételével) megtekinthetjük a tábla, űrlap, lekérdezés és jelentés adatbázis-objektumok közötti függőségekkel kapcsolatos adatokat (lásd a 9. ábrát).

9. ábra. Objektumfüggőségek munkaablak Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


21

Egyszerűen megjeleníthetjük a kijelölt objektumot használó objektumok listáját (az aktuálistól függő objektumokat), valamint a kijelölt objektumhoz kötött objektumokat. Adott objektum függőségi adatai az objektum mellett található kibontásjelzőre (+) kattintva jeleníthetők meg. Egy tábla például függhet táblától, lekérdezéstől vagy űrlaptól, ha az objektumok között kapcsolat van, a kijelölt tábla segédadatlapként használ táblát vagy lekérdezést, illetve másik objektumból keres értéket. Az egyes objektumokat használó más objektumok listájának áttekintése segíthet az adatbázis karbantartása során, illetve a hiányzó rekordforrások okozta hibák elkerüléséhez.

Hibaellenőrzés űrlapokon és jelentésekben A Microsoft Office Access 2003 programban engedélyezhetjük az űrlapokon és a jelentésekben előforduló gyakori hibák felderítését. A hibaellenőrzés a felhasználói beállítások alapján megjelöli a hibákat, például az azonos billentyűparancsot használó vezérlőelemeket, érvénytelen tulajdonságokat vagy a nyomtatáshoz választott papír szélességét meghaladó méretű jelentéseket. A hibaellenőrzést az Eszközök/Beállítások/Hibaellenőrzés párbeszédpanel-lapon állítjuk be (lásd a 10. ábrát).

10. ábra. Hibaellenőrzési beállítások Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

22


A Hibaellenőrzés engedélyezése jelölőnégyzet bekapcsolása után a program segítséget nyújt a hibák megkereséséhez és kijavításához.

11. ábra. Hibaellenőrzés működés közben Például a 11. ábrán felül a SzületésiDátum nevű címke vezérlőelem látható Tervező nézetben. Mivel a billentyűparancsok hibaellenőrzése be van kapcsolva, hiba esetén megjelenik a vezérlőelem bal felső sarkában a hibajelölő, mely esetünkben jelzi, hogy a vezérlőelemhez olyan billentyűparancs tartozik, amely más vezérlőelemnél is előfordul. A mutatót (egérkurzort) a hibaellenőrzési beállítások intelligens címke fölé mozgatva, majd a gomb melletti nyílra kattintva jelenítjük meg a hiba kijavítását vagy figyelmen kívül hagyását biztosító parancsokat tartalmazó menüt.

Továbbfejlesztett rendezés a vezérlőelemekben Az új programváltozatban a csökkenő vagy a növekvő rendezési sorrendet négy mezőre vonatkozóan adhatjuk meg a Lista varázslóban és a Kombinált lista varázslóban az űrlapokon és a jelentésekAccess 2010 – Adatbázisok létrehozása


23

ben, valamint a Keresés varázslóban az Access adatbázisokban (lásd a 12. ábrát).

12. ábra. Rendezés beállítása Az említett varázslókat kiegészítették a Jelentés varázslóban található rendezési laphoz hasonlóan működő rendezési lappal.

A mezőtulajdonságok átadása Ha a tábla Tervező nézetében örökölt mezőtulajdonságot módosítunk, az Access megjeleníti azt a beállítást, amellyel frissíthetjük a mezőhöz kötött összes, illetve néhány vezérlőelem megfelelő tulajdonságát. Korábban a mezők örökölt tulajdonságainak módosításakor minden űrlapon és jelentésben kézzel kellett módosítanunk a megfelelő vezérlőelem tulajdonságát.

Az SQL nézetek betűtípusának megváltoztatása Az Access adatbázisok és projektek lekérdezéseinek SQL és Tervező nézetében megváltoztatható a megjelenítéshez használt betűtípus és betűméret. Az Eszközök/Beállítások párbeszédpanel Táblák/lekérdezések panellapján, a Lekérdezéstervező betűtípusa csoportban adjuk meg a megfelelő beállítást (lásd a 13. ábrát). Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

24


13. ábra. A lekérdezéstervező testre szabása Az itt megadott beállítások az összes adatbázisban érvényesülnek, és együttműködnek a számítógép nagy kontrasztú beállításával és egyéb kisegítő lehetőségeivel.

Környezetfüggő súgó SQL nézetben Az Access adatbázisok lekérdezéseinek SQL nézetében végzett szerkesztést nagyban megkönnyíti, hogy – igaz kis, segítséggel – megtekinthetjük a Jet SQL kulcsszavak, a VBA függvények és az Access függvények leírását. Ha valamilyen kulcsszóra vonatkozó segítséget szeretnénk előhozni, akkor mozgassuk a kurzort a keresett szóra, majd nyomjuk meg az F1 billentyűt (lásd a 14. ábrát). A súgóban megkereshetjük a Jet SQL és a VBA függvényeket ismertető témaköröket is. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


25

14. ábra. SQL lekérdezés összeállítása

Importálás, exportálás és csatolás Csoportos munkakörnyezetben, a Windows SharePoint Services szolgáltatáshoz hozzáférő munkaállomásokon használhatjuk ki az alábbi lehetőségeket. A Microsoft Windows SharePoint Services listához hozzáférő Access programból tábla vagy lekérdezés tartalma exportálható a listába, lista importálható az Access táblába, valamint a tábla csatolható a SharePoint Services listához. Az Adatlap nézetben megjelenített, dinamikusan frissített Sharepoint listákat az Access statikus táblájába vagy csatolt táblájába exportálhatjuk. Ilyenkor táblát hozunk létre az Access programban, amelyet a Windows SharePoint Services eredeti listájától függetlenül tekinthetünk meg és módosíthatunk. Hasonlóképpen a Windows SharePoint Services lista módosításai sem érintik az Access táblát. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

26


Ha csatolt táblába exportálunk, táblát hozunk létre az Access programban és dinamikus csatolást állítunk be a tábla és a lista között, így a tábla változásai a listában, a lista változásai a táblában is érvényesülnek. Az Access 2003 programban helyi másolatot készíthetünk a csatolt tábla szerkezetéről, illetve szerkezetéről és adatairól.

Az XML használata Az XML1 leíró nyelv segítségével strukturált adatok (például egy munkalap adatai vagy egy fentebb ismertetett lista információi) szabványos irányelveket követő szövegfájlban helyezhetők el, amely azonban számos alkalmazással, például akár a Microsoft Office Word 2003 szövegszerkesztővel is olvasható. A tervezők egyedi kódokat hozhatnak létre a szervezetek és alkalmazások közötti adatértelmezés, -érvényesítés, -definiálás és -átvitel biztosítására. Így a dokumentumban elhelyezett címkékkel mindig az adatok aktuális értékét jeleníthetjük meg. A dokumentumokban módosított adatok a szinkronizációtól függően megjelennek az eredeti adatbázisban is. Az adatok vagy séma exportálását a Fájl/Exportálás paranccsal végezzük. Először megadjuk a mentendő fájl nevét és típusát, majd az Exportálás nyomógombra kattintunk.

15. ábra. XML exportálási beállítások 1

XML (Extensible Markup Language): A Standard Generalized Markup Language (SGML) nyelv tömör formája, amelynek köszönhetően a fejlesztők egyéni címkékkel rugalmasan rendszerezhetik és jeleníthetik meg az információkat. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


27

Ezt követően adjuk meg, hogy az adatokat vagy a sémát mentjük, jelentések exportálásánál az adatok megjelenítése nem választható (lásd a 15. ábrát). Az Egyéb beállítások nyomógombbal megjelenített párbeszédpanelen átalakítófájlt adhatunk meg az adatok XML formátumba exportálásához (lásd a 16. ábrát). Az átalakítást a program automatikusan elvégzi. Az adatok XML formátumba exportálásakor az átalakítás az exportálás után következik.

16. ábra. Az adatexportálás beállítása Átalakítófájlt adhatunk meg az XML adatok importálásához is. Az importálást a Fájl/Külső adatok átvételeImportálás paranccsal végezzük (lásd a 17. ábrát). Az XML adatok importálásakor közvetlenül a művelet végrehajtása közben alakíthatjuk át az adatokat, még mielőtt új táblát hoznánk létre, vagy meglévő táblához fűznénk az adatokat. Az adatbázisok gyakran olyan keresőértékeket is tartalmaznak, amelyek más adatbázisban találhatók. Az exportálási műveletbe ezeket a kapcsolt táblákat is befoglalhatjuk. Az objektumok exportálásakor előre beállított szűrőt vagy rendezést is megadhatunk. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

28


17. ábra. XML importálási beállítások

Biztonsági fejlesztések Az Access 2003 programban – a Microsoft Office 2003 többi programjához hasonlóan – a makrók biztonsági szintjének beállításával védekezhetünk a nem biztonságos Visual Basic for Applications (VBA) kód ellen.

18. ábra. Biztonsági figyelmeztetés Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


29

A biztonsági szint meghatározható úgy, hogy a program figyelmeztetést jelenítsen meg, valahányszor VBA kódot tartalmazó adatbázist nyitunk meg, vagy automatikusan letilthatjuk az ismeretlen forrásból származó adatbázisokat (lásd a 18. ábrát). Mindezeken túl a makróprojektek elláthatók digitális aláírással is, amelyhez használt használt tanúsítvány igazolja, hogy a makró az aláírótól származik. A digitális aláírás hitelesíti a makró eredetiségét. A makrók futtatását engedélyező biztonsági szint meghatározásakor figyelembe vehetjük, hogy a makrók rendelkeznek-e a megbízható források listájába felvett fejlesztőtől származó digitális aláírással.

2007-es MS Office újdonságok A következőkben az Access 2007 újdonságai előtt tekintsük át, melyek a Microsoft Office 2007 Rendszer összes programjában megtalálható újdonságok. Hosszú idő, több mint három év telt el azóta, hogy a Microsoft 2003-ban új irodai programcsomaggal jelentkezett. A hosszas fejlesztés eredményét, legalábbis néhány jellemzőjének bemutatásával – a témához igen szűkre szabott keretek között – próbáljuk meg bemutatni. De nézzük hát, mi minden újdonságra számíthatunk. Ha röviden akarjuk összefoglalni, akkor minden új, más szemmel nézve semmi. Az ambivalens érzéseket az kelti, hogy az Office 12 programcsomag részei, a 2007-es verziószámot viselő Access, Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word, valamint az Office programcsomag egyre inkább teljes jogú, de külön licencelt tagjai, vagyis a Project, Visio funkcionalitása első pillantásra csak igen kis mértékben változott, ugyanakkor a programok „közkeletűbb” felének, vagyis az Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word programoknak teljesen új felhasználói felületet alkottak. A FrontPage program jövőjéről egyelőre annyi hír van, hogy új néven fejlesztik tovább. Nézzük azonban alaposabban meg a programcsomagot. Igen lényeges, és nem feltűnő változtatás az új fájlformátumok bevezetése. A korábbi változatokkal tartott kompatibilitás érdekében a bináris Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

30

2007-es MS Office újdonságok

fájlformátumok (doc, xls, ppt stb.) megtartása mellett a fájlokat XML (Extensible Markup Language) alapokra helyezték. A jól tömöríthető XML formátumot a fájlnév kiterjesztéséhez adott x betű is jelzi (docx, xlsx, pptx). A tömörítésnek köszönhetően a fájlméretek csökkenését a fejlesztők 50-80% közöttire becsülik. A tényleges méreteket nyilván befolyásolja a tartalom, hiszen a képek kezelése nem változott. Ezeket a fájlformátumokat a gyártó nyilvánosságra hozta, így ezek kiszolgáló-oldali alkalmazásokban az Office nélkül is előállíthatók XML konverzióval. A kezelőfelület átalakítását hosszas munkafolyamat-elemzés előzte meg, amelyben a felhasználók mindennapos gyakorlatát követték. Az ebből származó több millió megfigyelés alapján dolgozták ki az új kezelőfelületeket. Ezeknek fő jellemzője, hogy megszűntek a hagyományos menük és a párbeszédpanelek száma is jelentősen csökkent. Ami maradt azokhoz viszont nehezebb hozzáférni. Már korábban egyre több vád érte a fejlesztőket (nemcsak a Microsoftot), hogy az ilyen, a napi gyakorlatban elterjedten használt programok kezeléséhez egyre inkább „pilótavizsga” szükséges, azaz a szakértőkön kívül igen kevesen tudtak eligazodni a menük, parancsok egyre szaporodó dzsungelében. Gondoljuk el, hogy a Word első 11 változatában a parancsok száma több tízszeresére nőtt, de a kezelési mód tulajdonképpen megmaradt az első változatban bevezetett gyakorlatnál. Igaz ugyan, hogy ez a megoldás kvázi szabvánnyá lett és nemcsak az Office programokban alkalmazták, de mára a programok bonyolultsága már másféle felhasználói felületet igényel (tegyük hozzá, hogy közben a hardver is sokat fejlődött, a mai interfészek elképzelhetetlenek akár a 386-os gépeken). Másféle megoldásokon sok cég dolgozott, nem egy ezek közül a gyakorlatban is bizonyított (mint a grafikus programok palettái). Az Office 12 programok felhasználói felületének legfontosabb új eleme a szalag. Ez a munkaablakok felső részén jelenik meg és mindig az aktuális munkához, munkafolyamathoz tartozó tartalommal. A szalag váltása – szerencsére – nem adaptív (vagyis nem automatikusan történik), hanem erre ikonokat, valamint a szalagon látható hivatkozásokat (lapfüleket) használhatunk. Hagyományos



31

eszköztárból egy „fél” darab maradt összesen, ez tartalmazza a mentés, visszavonás, mégis, parancsokat. De nézzünk most már meg egy-két fontosabb alkalmazást! Kezdjük a Word szövegszerkesztővel. Itt lehet a legjobban megfigyelni a programfejlesztők szándékait. Az egyszerű felhasználónak nem kell megjegyeznie, hogy melyik parancsot hol, melyik menüben találja, és mire szolgál. A szalagon megjelenő eszközök, információk szinte maguktól beszélnek. Persze, aki már gyakorlatot szerzett a korábbi változatok valamelyikének használatából, annak az átállás nehézkes lehet és bizonyos dolgokat csak igen hosszas keresgéléssel lehet megtalálni. Míg például viszonylag egyszerűen megtalálhatjuk a karakterek, bekezdések részletes formázásához szükséges párbeszédpaneleket, a testre szabás, beállítás párbeszédpaneljét az egyetlen „hagyományos” eszköztár testre szabásakor – a Gyorselérési eszköztár testreszabása parancsot az eszköztár helyi menüjében, illetve A Word beállításai párbeszédpanelen – találhatjuk meg. A fájlkezelés parancsainak eléréséhez a munkaablak bal felső sarkába, az Office gombra kell kattintanunk.

19. ábra. A Kezdőlap szalag a szerkesztés alapvető parancsaival Az alapállapotban, szövegrögzítéskor használt Kezdőlap szalag a legfontosabb szerkesztési, formázási utasításokat, illetve azok szimbólumait tartalmazza. A stílusok alkalmazása egyszerű, az egérkurzor alatti stílust azonnal mutatja a szövegen, ha tetszik, katAccess 2010 – Adatbázisok létrehozása

32


tintsunk a stílus szimbólumára (például a Címsor 1 gombra), ezt követően a program véglegesíti a választást a szövegen. A teljes stíluspalettát a Stílusok csoportfeliratot követő kis jelre kattintva hozhatjuk elő. Ugyanígy jeleníthetjük meg a részletes karakter és bekezdésformázáshoz szükséges – a korábbiakkal szinte teljesen megegyező tartalmú – párbeszédpaneleket a Betűtípus és a Bekezdés csoportcímkék melletti kis ikonokra kattintva. A Beszúrás szalag választása után illeszthetjük be a legkülönbözőbb diagramokat.

20. ábra. Az üzleti folyamatok diagramjai egyszerűen átalakíthatók A számos üzleti diagramtípus egyszerűen átalakítható egy másikba úgy, hogy közben a tartalom változatlan marad. A diagram szöveges tartalmát akár külön ablakban is szerkeszthetjük (lásd a mellékelt ábra Erre a területre írhat ablakát), amelyben minden zavaró hatástól mentesen, jól áttekinthetően adható meg a szövegtartalom. A Tervezés szalagon szintén egyetlen kattintással elvégezhető a színek harmonikus módosítása vagy a diagramtípus-váltás. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


33

Az Excel 2007 természetesen ugyanezeket a felhasználói felületelemeket alkalmazza. Funkcionalitásában annyiban bővült, hogy megjelent néhány OLAP adatkocka elemzésére szolgáló függvény és rengeteg új diagramsablon. Az adatok értelmezéséhez már a szerkesztés közben is segítséget kapunk. A cellák adattartalmán érvényesülő többféle feltételes formázást alkalmazhatunk, amely a cellaérték mellett jelenik meg. Ilyen feltételes formázás lehet a cella színezése (ez az egyetlen ilyen lehetőség, mely ismert volt korábban is), szimbólumok alkalmazása, amely mutatja, hogy például a cella a teljes adattartomány melyik kvantilisébe tartozik vagy éppen az értékkel arányos oszlopdiagramokat alkalmazhatunk.

21. ábra. Több új diagramtípus is megjelent Az értékarányos oszlopdiagramok, ikonok a kijelölt cellatartományt vizsgálják át és annak legkisebb és legnagyobb értéke közötti területet osztják fel. A megjelenítéshez nagyon sok előre elkészített szabály választható a grafikus palettából, itt ezek is úgy működnek, Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

34


hogy a kurzor alatti ikonnak megfelelően azonnal megjelenik a formázás, amit – ha tetszik – a kattintással érvényesíthetünk.

22. ábra. Oszlopdiagram a cellán belül

23. ábra. Az ikonokkal jól szemléltethetők az átlagos, átlag alatti és feletti értékek Ugyanígy, minta alapján formázhatjuk a táblázatot vagy a cellákat. Minden ilyen, minta alapján végzett formázás azonban részletesen testre szabható. A feltételes formázásokhoz például a Feltételes formázás kinyíló Új szabály parancsával készíthetünk új szabályt.



35

A függvények beillesztése, külső adatok átvétele is sokkal egyszerűbbé vált.

24. ábra. Rengeteg előre beállított táblázat- és cellastílust alkalmazhatunk

Access 2007 újdonságok A Microsoft Office 2007 rendszer legfontosabb újdonságai után tekintsük át az Access 2007 újdonságait.

Új megjelenés A Microsoft Office Access 2007 programban az Office 12 fő tartalomelőállító programjaihoz (Word, Excel) hasonlóan teljesen átalakították a felhasználói felületet. A menük szinte teljesen megszűntek, helyettük itt is a szalagok vették át szerepüket.


36


25. ábra. A program indító képernyője Már a program indító képernyője is megváltozott, most egy letisztult felhasználói felületen választhatunk sablonokat (Template Categories), ismerkedhetünk meg a program újdonságaival (What’s new in Access 2007?), vagy tölthetünk be létező adatbázisokat (Open Recent Database). Ez utóbbi helyen találjuk a korábban megnyitott állományaink listáját is, amelyeket így gyorsabban betölthetünk, mintha a More parancs kiadása után kellene végigböngésznünk értük a merevlemezeket. Már erről a kezdő képernyőről is látszik, hogy az Access 2007ben – az Office 12 többi programjához hasonlatosan – nagyobb szerepet szánnak a Microsoft Office Online webhelynek, illetve az onnan letölthető anyagoknak. Így jelentős előnybe kerülnek azok a felhasználók, akik élő internet-kapcsolattal rendelkeznek, hiszen a sablonok, sőt a súgóállományok nagyobbik része is innen tölthető le. Később sokszor tapasztaljuk majd, hogy az Office Online web-



37

helyről olyan témákban is segítséget kaphatunk, amelyet az offline, azaz a gépünkről megnyitható súgóban hiába keresnénk. A korábbról ismert és demonstrációs célból igen hasznos mintaalkalmazás (Northwind.mdb) itt is elérhető, de láthatjuk, hogy új formátumban (.accdb kiterjesztéssel). Ha ezt megnyitjuk azonnal kitárulkozik az új felhasználói felület minden szépsége. Már a megnyitáskor biztonsági figyelmeztetést kapunk, hogy engedélyezzük-e a tartalom betöltését.

26. ábra. A felhasználó egyedi bejelentkező párbeszédpanelje Utána választanunk kell az adatbázishoz kialakított egyedi párbeszédpanelen a megadott felhasználók közül, melyet később is megváltoztathatunk (ez befolyásolja a felhasználó hatáskör alapján kiosztott jogait). Az utólagos megváltoztatáshoz nem kell a Login Dialog párbeszédpanelt ismét megjeleníteni, elegendő a Home lap I am listájában másik felhasználót váltanunk. A legfontosabb új vezérlőelem, a szalag, amely a korábbi menük szerepét tölti be. A szalagok funkció szerint csoportosítva tartalmazzák a parancsokat és almenüket, melyekre a nyomógombok melletti  szimbólum hívja fel a figyelmet. Ide kattintva nyithatjuk le az almenüt, ahonnan kiadhatjuk a további parancsokat. Itt már találhatunk olyan parancsokat is, amelyek párbeszédpanelen paraméterezhetők. A részletes beállítást biztosító párbeszédpanelek megjeleníthetők egyes szalagon elhelyezett funkciócsoportok neve melletti ikonra kattintva is. Például így jeleníthetjük meg a Clipboard munkaablakot a vágólap kezeléséhez. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

38


Új vezérlőelem – a hagyományos eszköztárak egyetlen maradványaként – a Quick Access Toolbar, amely a rendszerablak legfelső sorában, az Office gomb mellett található és a legfontosabb parancsokat tartalmazza. A testre szabás során itt tetszőlegesen elhelyezhetjük bármely, egyébként a szalagon megjelenő vezérlőelemet, vagy akár olyan vezérlőelemet is, amelyet nem érhetünk el szalagról.

27. ábra. Az új felhasználói felület – az első benyomás A felhasználóváltás hatását lemérhetjük például, ha kiválasztjuk előbb Andrew Cencini alelnököt, majd Nancy Freehafer termékfelelőst. Ez utóbbi esetben rálátást kapunk az aktuális megrendelésekről (Active Orders) is, amelyeket az adatbázis fejlécének legördülő menüjéből kiadható parancsokkal rendezhetünk, szűrhetünk. Természetesen összetett szűrést is kialakíthatunk több mezőn egyidejűleg beállított szűrőfeltétellel.



39

28. ábra. A megnyitott navigációs munkaablak A navigációs munkaablak eredetileg összecsukva, helytakarékosan, egyetlen nyomógombként jelenik meg a rendszerablak bal oldalán. Rákattintva nyitjuk meg, és így elérhetjük az adatbázis összes objektumát a tábláktól a lekérdezésekig. A testre szabással a munkaablakban megjeleníthetünk egy kereső mezőt, vagy akár a rejtett, illetve rendszerobjektumokat is. A parancsokhoz hasonlóan a megnyitott objektumokat is most a korábbiaknal könnyebben, gyorsabban érhetjük el, hiszen mindegyik objektum külön lapon, nevét és típusát mutató lapfüllel jelenik meg. E lapfülekre kattintva könnyen válthatunk közöttük. A rendszerablak alján látható állapotsort is átalakították. Az aktuális nézet és a kapcsológombok állásának kijelzése mellett, az állapotsor jobb oldalán látható ikonokkal választhatunk a megnyitott objektumhoz (adatlap, űrlap, tervező) nézetet.


40


29. ábra. A kiválasztott tábla adatlap nézete Elrendezés (Layout) nézetben a megjelenés beállítható a többi Office programból már ismerős galériával. Ez rengeteg előre beállított formát biztosít. Az objektumok tervezésénél ehhez hasonlóan használható a Layout szalag AutoFormat listája.

30. ábra. Elrendezés nézetben galéria használható a formázásra Az adatbázis sablonok előre összeállított komplett alkalmazások táblákkal, kapcsolatokkal, lekérdezésekkel, űrlapokkal, makrókkal. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


41

Ilyen sablonokat tölthetünk le az Office Online webhelyről is. Ezeket azután saját igényeink szerint egyszerűen átformálhatjuk. Új lehetőségként külön támogatást kapunk az eszközleltárak (Assets) készítésére, nyilvántartására. Űrlapok és jelentések esetén választhatunk a táblázatos (Tabular) és űrlapszerű (Stacked) megjelenés közül. A csoportmunkát ismét újabb eszközökkel könnyítették meg – már ha munkakörnyezetünkben található Sharepoint kiszolgáló.

31. ábra. A munkacsoportos tevékenységek támogatása Az egyszerű, táblanézetben alkalmazható szűréseket is megkönnyítették. Erre egy példát már láthattunk, a tárolt mezők esetében a megjelenítendő elemeket az oszlopfejből lenyitható listában szereplő jelölőnégyzetek kiválasztásával kapcsoljuk be.

Javított szolgáltatások A mező helyi menüjéből viszont rengeteg egyéb, a mező típusától függő szűrőfeltétel állítható be. Szövegmezőhöz beállíthatjuk az Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

42


egyenlő (Equals), nem egyenlő (Does Not Equal), valamivel kezdődő (Begins With), valamivel nem kezdődő (Does Not Begin With), valamit tartalmazó (Contains), valamit nem tartalmazó (Does Not Contain), valamivel végződő (Ends With), illetve valamivel nem végződő (Does Not End With) feltételeket. A szűrőfeltétel másik oldalat párbeszédpanelen adjuk meg. Számmezőhöz az egyenlő/nem egyenlő vizsgálat mellett még beállíthatjuk kisebb (Less Than), nagyobb (Greater Than), valamint két érték kézöttiséget vizsgáló (Between) feltételeket. A dátummezőhöz beállítható lehetőségek köre olyan széles, hogy a felesleges magyarázkodás helyett inkább javasoljuk, nézzék meg a mellékelt ábrán…

32. ábra. Szűrés elemkiválasztással és a helyi menüből A megjegyzés (Memo) típusú mezőkben az egyszerű szövegmegjelenítés mellett használhatunk Rich Text formátumot is. Ezzel elérjük, hogy a mezőbe írt szöveget szabadon formázzuk, akár betűnként is (a korábbi formázás a teljes mezőre, sőt rekordra vonatkozott). Ha ezt egy objektum tulajdonságlapján beállítjuk, akkor megjelenik egy Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


43

intelligens címke, amelynek Update Text Format everywhere Megjegyzés is used parancsával egyszerűen rögzíthető, hogy az adott mezőt használó összes többi objektumon is ez a formátum érvényesüljön.

33. ábra. RTF formátum beállítása Most a dátumok beviteléhez egyszerű “öröknaptárat” használhatunk. Elegendő a datum mezőt követő naptár szimbólumra kattintani, máris megjelenik a dátum vezérlőelem, ahonnan egyszerűen, kattintással választható az aktuális (Today) vagy esetleg a szükséges lapozással bármely más napi datum, nem kell a begépeléssel bajlódni. Nem elhanyagolható az sem, hogy ilyenkor többé-kevésbé biztosak lehetünk a megfelelő formátum és érték 34. ábra. Dátumbevitel rögzítésében is. Javítottak a biztonsági és diagnosztikai szolgáltatásokon is. Ezek az Office 12 többi tagjához hasonlóan érhetők el, de ugyanígy használhatjuk a nyelvi (helyesírás-ellenőrzés és nyelvtani tanácsadás) szolgáltatásokat is.

Új szolgáltatások Az adatlap nézetben egyszerűsítettek az új oszlopok, azaz adatbázis mezők felvételén is. Ehhez a sor (rekord) végén megjelenik egy Add New Field oszlop, ahol máris létrehozható az új mező. Új mezők létrehozásához felhasználhatjuk a mezősablon munkaablakot is. A már létrehozott mezők közötti választást jelentés és elrendezés nézetben a Design szalag használatakor a Field List munkaablak segíti. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

44


Készíthetünk olyan (Multivalued fields) mezőket is, amelyek egyszerre többféle értéket vehetnek fel. Ilyenekre akkor lehet szükségünk, ha például egy rendelésen több alkalmazott dolgozik (de ezek számára nem hozunk létre külön táblát, illetve „egyedet”). Új adattípus az Attachment típus, amellyel Office fájlokat, valamint képeket csatolhatunk az adott rekordhoz. Adatlap, jelentés és folyamatos űrlap nézetekben az áttekintést segítheti az új, soronként váltakozó háttérszín, amelyet a Formatting szalagon állíthatunk be. Hasznos újdonság az is, hogy az űrlapok kettéoszthatók, és az új objektum felső részén űrlap formában, alsó részén adatlap nézetben láthatjuk az adatokat (vagy fordítva).

35. ábra. Megosztott űrlap a mezőlistával, soronként váltakozó háttérszínnel Már az Access adatbázis-kezelőből is exportálhatunk eszközfüggetlen Adobe PDF (Portable Document Format) vagy ennek utódjaként tervezett Microsoft or XPS (XML Paper Specification) formátumba. A cél mindkét esetben ugyanaz: úgy publikálni az adatokat, hogy azokat akár jelszóval, digitális aláírással védjük, és a Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


45

lehető legtöbb platformon elérhető legyen, mégpedig a nyomtatással megegyező megjelenésben. Az Access 2007 programba, vagy innen egyébként a korábbiaknál könnyebben, varázsló segítségével importálhatunk és exportálhatunk akár Excel táblákat is.

36. ábra. Gyors összegzés adatlap nézetben A csoportosítás, rendezés és összegzés is egyszerűbbé vált. Az adatlap nézetben az utolsó sor alatt összegsort állíthatunk be – hasonlóan az Excel táblázatkezelőhöz – amelyben néhány gyakori függvény használatával megjeleníthetjük az oszlop (mező) összegét, átlagát, legkisebb értékét stb.


ALAPVETŐ TUDNIVALÓK

46

Az Office Access 2007 alkalmazásban megjelent Microsoft Office diagnosztika tesztsorozat segítségével könnyebb feltárni, hogy miért omlik össze a számítógép, illetve a helyreállításoz is jobb reménnyel foghatunk. A diagnosztikai tesztek végén egyes problémákra közvetlen megoldást, mások megoldásához pedig követendő utat kapunk.

2010-es MS Office újdonságok A 2010-es változatban az újdonságok és továbbfejlesztések tervezésénél a hangsúlyt a mobilitásra, hatékonyságra és látványos megoldásokra fektették.

Office használata tetszőleges helyen Internetkapcsolat és támogatott böngésző (például Internet Explorer, Firefox vagy Safari) használata mellett a Microsoft Office Web Apps alkalmazásokkal szinte bárhonnan és bármikor elvégezhetünk számos tevékenységet. A Microsoft Word, Excel, PowerPoint és OneNote kényelmes, online társainak számító alkalmazásokkal közvetlenül a webböngészőkből is elérhetjük, megtekinthetjük és szerkeszthetjük dokumentumainkat. Bár ezek a webes alkalmazások jelenleg is fejlesztés alatt állnak (a Microsoft honlapján erre utalva csak annyit találunk: látogasson ide később vissza), a technológiai továbbfejlesztés iránya látszik. Minden hasznos lehetőséget, beleértve a csoportmunkát és elérhetőséget ki akarnak használni a hálózatok nyújtotta előnyökből. Az Office Web Apps alkalmazások jóvoltából többféle eszközön is megnyitható a Word, az Excel, a PowerPoint és a OneNote program, hiszen maguk a programok SharePoint-kiszolgálón, Windows Live-fiókon keresztül futnak, így nem kell mindegyik eszközön telepítve lenniük. A dokumentumok ugyanúgy jelennek meg, ahogy egy olyan számítógépen, amelyen telepítve van az Office. Az Office Web Apps alkalmazások a Word, az Excel, a PowerPoint és az OneNote online társprogramjai, melyekkel támogatott bönAccess 2010 – Adatbázisok létrehozása


47

gészőkben megtekinthetjük dokumentumainkat és egyszerűbb módosításokat is végezhetünk azokon. Az Outlook Web App új témakezelési lehetőségeket kínál, átalakított felülete pedig a menüszalagot, valamint a jelenléti információkat és az azonnali üzenetküldés eszközeit is tartalmazza. Így már az Outlook is átvette a szalagos felhasználói felületet.

37. ábra. Az Outlook szalagos felhasználói felülettel A SharePoint Workspace 2010 offline módba tudja helyezni a SharePoint-listákat és -dokumentumtárakat. Az offline módban végzett munkát követően csak a módosítások szinkronizálódnak, ami meggyorsítja a frissítés folyamatát. A SharePoint Workspace Mobile használatával SharePointwebhelyeken és -dokumentumtárakban böngészhetünk, továbbá dokumentumokat nyithatunk meg telefonunkon és szinkronizálhatunk azzal. Még teljesebb tartalomkészítési és -szerkesztési eszköztárat vehetünk igénybe Word-, Excel- és PowerPoint-dokumentumainkhoz bármilyen Windows-telefonon. Ráadásul mindezt egy továbbfejlesztett, érintőképernyőhöz igazított kezelőfelületen végezhetjük. Ezeknek az újdonságoknak már voltak előzményei a korábbi Office Professional változatban is. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

48


Hatékonyabb közös munka Az itt bemutatott újdonságok közt már több olyan továbbfejlesztést is találunk, amelynek legfeljebb csak közvetett előzményeit találjuk az Office 2007 programokban. Például teljesen új, hogy a PowerPoint 2010 programból közvetlenül mutathatjuk be a diavetítés-közvetítési funkcióval diavetítéseinket bárkinek, aki webböngészőt használ. Környezetfüggő adatokat szerezhetünk be üzleti és közösségi hálózatok használata során. Az Outlook Közösségi Összekötővel felhasználó-központú rálátást nyerhetünk vállalatunkra az üzenetek, értekezlet-összehívások, mellékletek és SharePoint-tevékenységek (például állapotfrissítések közzététele) révén. A népszerű közösségi hálózatokra kapcsolódva pedig azonnali híreket kaphatunk az ügyfelektől, érdeklődőktől és partnerektől. Az üzenetküldéskor kapott e-mail tippek fontos tudnivalókra figyelmeztethetik a felhasználókat, hogy ezzel elejét vegyék a felesleges, kínos helyzetbe hozó vagy károkozásra is képes üzenetek elküldésének. Megjelent az igény szerinti fordítás. Segítségével a teljes dokumentum, vagy annak kijelölt részének fordítása egyszerűen megoldható. Ezekhez a műveletekhez korábban külön alkalmazásokat használtunk, bár a dokumentum fordítása most is a weben keresztül, tehát internetkapcsolat birtokában érhető el. A fordítási munkákban számos forrás és célnyelv választható (még a nem latin írású nyelvek, például a kínai, és az arab is). A minifordító szintén megkönnyíti a több nyelven végzett munkát. Ekkor a kurzor alatti szó vagy kijelölt kifejezés fordítása megjelenik a szöveg felett, ahonnan a fordítás akár a vágólapra is másolható, hogy a szövegbe illesszük (lásd az ábrát). A fordító már valamennyire megbirkózik a ragozással is.

38. ábra. A szerkesztés közben használható minifordító Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


49

Egyetlen párbeszédpanelen alakíthatjuk igényeinkhez a többnyelvű munkához használt munkakörnyezetet, melyen a szerkesztésre, a súgóra, a megjelenítésre és – számos alkalmazásnál – az elemleírásokra vonatkozó nyelvi beállításokat is külön megadhatjuk (lásd az ábrát).

39. ábra. Az Office 2010 nyelvi beállításai Korábbi funkciók továbbfejlesztései: Az Office (Word 2010, PowerPoint 2010, OneNote 2010, Excel Web App és OneNote Web App) dokumentumok egyidejű közös használatában újdonság, hogy a társszerzői funkciókkal lehetővé váló egyidejű munkavégzés csökkenti a csapatmunkával járó adminisztratív teendőket.

40. ábra. Több fiók egyidejű kezelése Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

50


Mivel az adatokat saját helyi számítógépeken lehet tárolni, azok védelme nem gyengül. Ugyanahhoz az Outlook-profilhoz több Exchange-postaládát csatlakoztathatunk, így egy helyről érhetjük el összes fiókunkat. Gyorsabb a munka, ha először csak a fejléceket töltjük le. Az Outlook 2010 témák szerinti nézete és Karbantartás eszköze segít eltávolítani a feleslegesen többször szereplő információkat, a Mellőzés funkció pedig egyfajta némító gombként használható a Beérkezett üzenetek mappában. Ez az adott témában beérkező üzeneteket azonnal a Törölt elemek mappába helyezi. A gyorsműveleteket használva kevesebb kattintással végezheti el az e-mailek, a naptár és a teendők kezelésével kapcsolatos gyakori műveleteket.

41. ábra. Választható témabeállítások az Outlook 2010 programban Az Outlook 2010 és az Exchange Server 2010 programban megtalálható új technológiáknak köszönhetően már automatikusan szöveges átirat készíthető a hangüzenetekből. A rögzített hangüzenetek szöveges átiratukkal együtt jutnak el közvetlenül a Beérkezett üzenetek mappába. Az üzenetek helyhez kötöttség nélkül elérhetők webböngészőből, számítógépről vagy okostelefonról. Az Outlook 2010 with Business Contact Manager új szolgáltatásaival vállalatunkat tükröző rekordokat hozhatunk létre és alakíthatunk igényeinkhez, az érdeklődőket és üzleti lehetőségeket nyomon követhetjük a kezdetektől a sikeres megkötésig, figyelemmel kísérhetjük a fontos metrikákat egy irányítópulton, és egyszerűen megoszthatjuk az üzleti adatokat kollégáinkkal. A közkedvelt azonnali üzenetküldő alkalmazás (chat) most még hatékonyabban és kiterjedtebben használható. Barátainknak és munkatársainknak elérhetőségét jelenléti információkból és egy új névjegykártyáról állapíthatjuk meg, és könnyedén, közvetlenül az Office 2010 alkalmazásaiból kezdeményezhetünk velük beszélgetést. Az Office Communicator pedig további eszközöket is nyújt, Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


51

köztük például a hangosbeszélgetések munkavégzés közbeni kezdeményezésének lehetőségét. Könnyebb és rugalmasabb lett a megosztott jegyzetfüzeteken végzett közös munka az olvasatlan változtatások automatikus kiemelésének, a Keresés szerző szerint funkciónak és egyéb új lehetőségeknek köszönhetően. Ráadásul az online tárhelyen megosztott jegyzetfüzeteket a OneNote 2010 és a OneNote Web App alkalmazással egyaránt munkatársainkkal közösen és egy időben is szerkeszthetjük. Az Outlook új naptár nézeteivel jobban követhetjük elfoglaltságainkat és munkatársaink időrendjéhez jobban igazodó találkozókat szervezhetünk nemcsak a közös Exchange kiszolgálóra csatlakozó felhasználókkal, de a weben keresztül is (lásd az ábrát).

42. ábra. A naptárak Kezdőlap szalagja

Teljesítmény és minőség A következő szolgáltatások és funkciók az egyes Office programok felhasználóinak egyéni teljesítőképességét növelik, illetve az általuk előállított dokumentumok megjelenésén javítanak. Ismét átdolgozták a 2007-ben radikális változáson átesett felhasználói felületet. A szalag most már minden Office alkalmazásban elérhető. A kisebb módosításnak köszönhetően az új Microsoft Office Backstage™ nézet mindenkinek gyors hozzáférést biztosít az olyan jelentősebb műveletekhez, mint a dokumentumadatok megtekintése, a mentés, a nyomtatás és a megosztás. Ez a nézet a Fájl szalagfülből hozható elő és a továbbiakban – szerepét is figyelembe véve – inkább Fájl menünek, lapfülnek nevezzük (bár mint az a köAccess 2010 – Adatbázisok létrehozása

52


vetkező ábrán is látható, a nézet sokkal többet nyújt egy hagyományos menünél, például a nyomtatási kép, a dokumentum információi, a verziók is itt tekinthetők meg). Szintén innen érhetők el a beállítások, amelyekkel testre szabhatjuk az adott Office programot.

43. ábra. A Microsoft Office Backstage™ nézet Az új, élő minta segítségével végezhető beillesztési funkció még a tényleges beillesztés előtt megjeleníti az egyik Office 2010 dokumentumból a másikba, vagy akár külső alkalmazásból végzett beillesztés eredményét (például lásd az ábrán egy weblap részletén). A legtöbb Office programban elérhető élőminta szolgáltatás mintáinak, beillesztési lehetőségeinek száma az adott vágólap tartalomtól, vagyis a forrásformátumtól függ. Az új felhasználói felület testre szabása most már teljes körűen megoldott a felületen belül. Korábban a szalagokat csak körülményesen, XML szerkesztéssel, tömörítéssel szabhattuk testre.



53

44. ábra. Háromféle beillesztési lehetőség és eredménye A Word 2010 és a PowerPoint 2010 új és továbbfejlesztett képszerkesztési eszközökkel ad lehetőséget többek között látványos művészi effektusok alkalmazására és fejlett korrekciós, színmódosítási és körülvágási műveletek végrehajtására. E két programba egyszerűen beilleszthetünk képernyőképeket is, amelyet már a beillesztés előtt megvághatunk.

45. ábra. A háttér eltávolítása és művészi hatások a PowerPoint programban A PowerPoint 2010 fénykép- és videószerkesztő eszközeivel többek között megvághatjuk és könyvjelzővel láthatjuk el (Windows Media Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

54


file [.asf], Windows video file [.avi], QuickTime Movie file, MP4 Video, Movie file [.mpeg], MPEG-2 TS Video, Windows Media Video file [.wmv], Adobe Flash mádiafájl [.flv] formátumú) videóinkat, fekete-fehérré, vagy tetszőleges színárnyalatúvá alakíthatjuk a színes filmeket, valamint művészi effektust adhatunk fényképeinkhez. Mindezeken túl beállíthatjuk, melyik képkocka jelenjen meg a videó fájl indító képeként, milyen befoglaló keretben jelenjen meg a videó, illetve a kerethez is grafikus hatásokat, tükröződést, árnyékot stb. adhatunk. A bemutatókba fényképalbumot is illeszthetünk. A tömörítési lehetőséggel csökkenthetjük a médiafájlok méretét.

46. ábra. Videó átszínezési lehetőségek a PowerPoint programban A PowerPoint 2010 programban egyszerűen oszthatjuk meg bemutatóinkat azokkal, akik nem tudtak jelen lenni az élő előadáson – de bármilyen egyéb célra, például oktatóanyaghoz is készíthetünk WMV formátumú videót a bemutatókból. A videók kísérőszöveget, a diákra és az animációkra vonatkozó időzítés adatokat, valamint lézermutató-mozdulatokat is tartalmazhatnak. Egy-két újabb, látványos SmartArt diagram is megjelent. A OneNote 2010 alkalmazásban egy helyen tárolhatjuk, rendszerezhetjük és nyomon követhetjük a lejegyzett információkat. A program biztosítja, hogy egyetlen ötlet se merüljön feledésbe. Könnyített navigálás, keresési eszközök, új lapváltozatok és wikihivatkozások segítenek a források gyors megtalálásában és nyomon követésében. A Word 2010, a PowerPoint 2010 és az Internet Explorer progAccess 2010 – Adatbázisok létrehozása


55

ram használata közben akár jegyzeteket is készíthetünk, és a program automatikusan menti a jegyzethez a forrástartalomra mutató hivatkozást. Az Excel 2010 új szemléltetőeszközeivel a legbonyolultabb adatok is érthetővé tehetők. Az értékgörbéknek nevezett apró diagramokkal az értékek mellett azok elemzésének grafikus összegzését is megjeleníthetjük, míg a szeletelőkkel dinamikusan szűrhetjük a kimutatásokban vagy kimutatásdiagramokban található adatokat.

47. ábra. Az Excel új szűrési lehetőségei

2010-es Access újdonságok A legnagyobb újdonság, hogy a programmal létrehozhatunk webes adatbázisokat, és közzéteheti azokat egy SharePoint-webhelyen. A SharePoint-webhely látogatói adatbázis-alkalmazását webböngészőben használhatják. Az elérést biztosító jogosultságokat a SharePoint-engedélyekkel állathatjuk be. Az együttműködés azonnali megkezdésének érdekében kiindulhat sablonokból. Számos egyéb fejlesztés támogatja ezt az új webes közzétételi lehetőséget, valamint a hagyományos asztali adatbázisok esetén is hasznos újdonságokkal szolgál az új verzió.


56

2010-es Access újdonságok

Új felhasználói felület Már az Access 2007-ből ismerjük a szalagot, amely a korábbi menüket váltotta fel (lásd a 24. ábrát). A szalag a gyakran használt parancsokat lapokon foglalja össze. A szalaglapok között a lapfülekre kattintva válthatunk. A szalagon kisebb módosítások jelentek meg, de a leglényegesebb, hogy az Office többi programjához hasonlóan a 2010-es Access változatban is feltűnt a Fájl szalagfül, illetve a vele elérhető Office Backstage nézet (lásd a 48. ábrát). Ebben a nézetben elérhetjük a korábban kezelt adatbázisokat (mint a régi Fájl menüben), de közvetlenül innen módosíthatjuk az adatbázis információs lapját, indíthatjuk a nyomtatást, vagy a testre szabást és többek közt a súgót is innen érjük el.

48. ábra. A Backstage nézet az Access programban Az adatbázis megnyitott objektumai alapértelmezés szerint fülekkel ellátott lapokon jelennek meg, de ezt a testre szabással módosíthatjuk úgy, hogy a hagyományos átfedő objektumablakok jelenjenek meg. Egyetlen nehézség, hogy ennek a beállításnak az érvényesítéséhez be kell zárni és újra megnyitni az aktuális adatbázist. Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


57

49. ábra. Objektumfüleken elérhető objektumok Az új súgóablakon keresztül könnyebben érhetők el a hagyományoshoz hasonló súgóoldalak, de az online az Office.com vagy az MSDN webhely, valamint a fejlesztői segédlet tartalma is.

50. ábra. A program súgóablaka

Új adattípusok Az új számított mezőkben számítások eredményei tárolhatók. Ez nyilván nagyobb tárterület felhasználással jár, mintha csak az alapadatokat tárolnánk, viszont cserébe sokkal gyorsabb feldolgozáshoz és lekérdezési lehetőséghez jutunk. Az Office Access 2007-től Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

58


használhatjuk a többértékű mezőket, melléklet adattípust, továbbfejlesztett feljegyzésmezőket. A számított mezőkhöz csak a saját tábla többi adatát használhatjuk fel, idegen tábla adataira nem hivatkozhatunk. A számításban néhány függvény, kifejezés nem alkalmazható. A számítást a Kifejezésszerkesztővel végezzük. Használatára részletesen kitérünk az Adatbázisok létrehozása fejezetben.

51. ábra. Számított mező képletének beírása A 2007-es változattól használható többértékű mezők valójában egy rejtett táblában tárolt több a többhöz kapcsolatok. Segítségükkel kompatibilis adatbázisokat alakíthatunk ki a Windows SharePoint Services egyik többértékű mezőtípusát tartalmazó SharePointlistákkal. Az egyetlen rekord egy többértékű mezőjében többféle érték tárolható, például helyettesítő termékek, anyagok, színek, munkatársak csoportja stb.



59

52. ábra. SharePoint-lista típusú mező beillesztése Új adattípus a melléklet is. Ezzel a rekordonként akár többször alkalmazható típussal tetszőleges típusú (például Word dokumentum, Excel tábla, fotó stb.) dokumentumot vagy bináris fájlt tárolhatunk minimális helyigény mellett, tömörített módon.

53.ábra. Egyetlen mezőhöz csatolt több melléklet A 2007-es változattól a Rich Text feljegyzésmezők tetszőlegesen formázhatók szövegbeviteli mezőben vagy adatlap nézetben (lásd az 54. ábrát). Access 2010 – Adatbázisok létrehozása

60


54. ábra. Rich Text feljegyzésmező formázása A formázott szöveget az adatbázis feljegyzésmezőiben a Windows SharePoint Services szolgáltatás Rich Text adattípusával kompatibilis HTML-alapú formátumban tárolja. A feljegyzésmezők hosszabb szöveget is tartalmazhatnak és a mezőnek beállíthatjuk a Csak hozzáfűzés tulajdonságát, hogy az adott feljegyzésmező minden módosítását rögzítsük. Így megtekinthetők a módosítások előzményei is, de a szolgáltatás kompatibilis a Windows SharePoint Services változáskövető funkciójával is. Ennek megfelelően az Access alkalmazásban megtekinthetők a SharePoint-lista tartalmának előzményei.

Továbbfejlesztett tervezőeszközök Az adatbázis-objektumok létrehozását is módosították. Az új Létrehozás szalaglapon könnyen, gyorsan készíthetünk űrlapokat, jelentéseket, táblákat, lekérdezéseket és más adatbázis-objektumokat. A leggyorsabb, ha az adatbázis navigációs ablakában kiválasztjuk az alapul szolgáló táblát vagy lekérdezést és a szalagon kiadjuk az Űrlap vagy Jelentés parancsot. Az így, automatikusan létrehozott objektumok azonnal használhatók, alapértelmezett formázásuk tetszetős, professzionális megjelenést biztosít az űrlapnak vagy jelentésnek. Az objektumok címkével, Access 2010 – Adatbázisok létrehozása


61

dátummezővel ellátott fejlécet kapnak, ahogy az az ábrán is látható. Az űrlapok láblécén információs és összegsor jelenhet meg.

55. ábra. Egykattintásos objektum-létrehozás A 2007-es változatban jelentősen módosult Jelentés és Elrendezési nézet is megújult. Most már a nyomtatási kép megjelenítése nélkül is ellenőrizhető a megjelenés, az adatbevitel közben is megoldható a terv átalakítása. Akár a Mezőlista ablaktábláról is áthúzhatunk egy új mezőt, vagy megváltoztathatunk mezőtulajdonságokat a tulajdonságlapon (lásd az 56. ábrát).

56. ábra. Jelentés böngészése és módosítása a Jelentés nézetben A 2007-es változattól jobban és könnyebben elérhetően csoportosíthatók, rendezhetők a jelentések adatai. Egyszerűen kiegészíthetők a jelentések összegzésekkel is. Az Elrendezési nézet új CsoAccess 2010 – Adatbázisok létrehozása

62


portosítás, rendezés és összeg ablaktáblájának felhasználói felülete könnyebben érthető, és könnyebben navigálható. Elrendezési nézetben a módosítások hatása azonnal láthatóvá válik.

57. ábra. Csoportosítás a Tervezés lapfülről indulva Az ablaktáblán könnyűszerrel hozzáadhatunk egy csoportszintet a jelentéshez és beállíthatjuk a csoport összegzését. A jelentésben azonnal megjelenik a változtatás hatása (lásd az 58. ábrát). Az öszszegsor megkönnyíti például az összesített értékesítési adatokra vonatkozó összeg-, átlag-, szám-, maximum- vagy minimumértékek felvételét a jelentés fejlécébe vagy láblécébe. Egyszerű összeg kiszámításához a korábban alkalmazott számított mező manuális létrehozása helyett mindössze a megfelelő helyre kell mutatni, és kattintani.

58. ábra. Összegzés beszúrása jelentésbe Az űrlapok és jelentések táblázatos formában megjelenő elemei rugalmasan, elrendezésként kezelhetők. Így a formázás, újabb oszlopokkal bővítés, vagy oszlopok törlése, áthelyezése könnyen megoldható. Az Access 2010-ben a táblázatcellák már egyesíthetők és feloszthatók is.


Access 2010 Adatbázisok létrehozása

Recommend Documents