DEPARTEMENT BEDRIJFSINFORMATIE SCHOONMEERSSTRAAT 52 9000 GENT EN DEPARTEMENT TOEGEPASTE INGENIEURSWETENSCHAPPEN SCHOONMEERSSTRAAT 52 9000 GENT
BIJZONDER BESTEK van DIENSTEN
ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG NR. BINF/INV/2010.01/AB HOGESCHOOL GENT Studiereis New York departement Bedrijfsinformatie en departement Toegepaste Ingenieurswetenschappen
+
OFFERTEFORMULIER DIENT INGEVULD DOOR DE INSCHRIJVER
1
DEEL 1 – ALGEMENE ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN EEN OVERHEIDSOPDRACHT VAN DIENSTEN
AANBESTEDENDE OVERHEID: HOGESCHOOL GENT
ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG NR. BINF/INV/2010.01/AB HOGESCHOOL GENT Studiereis New York departement Bedrijfsinformatie en departement Toegepaste Ingenieurswetenschappen
OPDRACHTGEVENDE DEPARTEMENTEN DEPARTEMENT BEDRIJFSINFORMATIE SCHOONMEERSSTRAAT 52 9000 GENT EN DEPARTEMENT TOEGEPASTE INGENIEURSWETENSCHAPPEN SCHOONMEERSSTRAAT 52 9000 GENT INLICHTINGEN Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij: Mieke Erauw Departementssecretaris departement Bedrijfsinformatie Campus Schoonmeersen gebouw B Schoonmeersstraat 52 9000 Gent Tel: 09 242 24 11 Fax: 09 243 87 77 Email:
[email protected] Bereikbaarheid vóór zomersluiting departementen: tot 15 juli 2010 Bereikbaarheid na zomersluiting departementen: vanaf 16 augustus 2010
2
TOEPASSELIJKE REGLEMENTERING 1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden. EERSTE DEEL - REGLEMENTAIRE EN VERORDENENDE BEPALINGEN Algemeen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht totdat de kandidaat is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het KB van 8 januari 1996 en latere wijzigingen. Aanbestedende overheid Hogeschool Gent, vertegenwoordigd door dr. Robert Hoogewijs, algemeen directeur Kortrijksesteenweg 14, 9000 Gent Voorwerp van de opdracht De uit te voeren diensten betreffen: Meerdaagse studiereis naar New York van 4 februari 2011 tot en met 12 februari 2011 (zie technische bepalingen bestek) van studenten (en enkele begeleiders) van het departement Bedrijfsinformatie en het departement Toegepaste Ingenieurswetenschappen. Wijze van gunnen van de opdracht (wet van 24 december 1993 - artikel 13 en KB van 26 september 1996 - artikel 2, 2°) De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge een algemene offerteaanvraag. Wijze van prijsbepaling (Wet van 24 december 1993 - artikel 7, KB van 26 september 1996 - artikel 2, 2° en KB van 8 januari 1996 - artikel 86) Deze overheidsopdracht is een opdracht volgens prijslijst. Er dient een eenheidsprijs te worden opgegeven per student en per begeleider. Het in de technische bepalingen van dit bestek aangegeven aantal studenten en begeleiders is slechts een vermoedelijk aantal. De Hogeschool Gent kan niet aansprakelijk gesteld worden voor een eventuele vermindering of vermeerdering van dit aantal.
3
Uitsluitingsgronden 1. In toepassing van het Koninklijk Besluit van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver geen RSZ-attest en geen attest niet-faling bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. 2. De inschrijver voegt bij zijn offerte een uittreksel uit het strafregister (te verkrijgen bij de FOD Justitie voor rechtspersonen en bij de gemeente voor natuurlijke personen) of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat de inschrijver niet veroordeeld is geweest, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Door de indiening van zijn offerte verklaart de inschrijver bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout te hebben begaan. Valse verklaringen afgelegd in het kader van deze overheidsopdracht kunnen aanleiding geven tot de uitsluiting van de inschrijver. Kwalitatieve selectie -
Passende bankverklaring De inschrijver voegt bij zijn offerte een passende bankverklaring. Daaronder wordt verstaan een verklaring van de bank over de toestand van de inschrijver ten opzichte van de bijzondere eisen van de opdracht, waarbij de bank verklaart dat de cliënt de financiële capaciteit heeft om dergelijke contracten uit te voeren.
-
Voornaamste geleverde gelijkaardige diensten gedurende de afgelopen drie jaar zowel qua omvang als qua uitvoeringstermijn: De inschrijver voegt bij zijn offerte een lijst van voornaamste geleverde gelijkaardige diensten gedurende de afgelopen drie jaar zowel qua omvang als qua uitvoeringstermijn. Bij iedere referentie wordt vermeld: o het bedrag van de geleverde diensten o korte omschrijving van de diensten o data en uitvoeringstermijn o publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd zijn. Minimum twee referenties zullen moeten gestaafd worden met getuigschriften van goede uitvoering.
Gunningscriteria De meest voordelige offerte zal bepaald worden aan de hand van een objectieve beoordeling steunend op de hierna vermelde en gewogen gunningscriteria: 1. Prijs (40 punten). 2. Kwaliteit van het aanbod (40 punten): kwaliteit en algemene accommodatie van het hotel, kwaliteit en accommodatie van de kamers, ligging van het hotel, vervoeropties etc 3. Klantenservice (20 punten) 4
De offerte en/of de bijgevoegde documentatie dient voldoende informatie te bevatten om een beoordeling van de offerte mogelijk te maken aan de hand van de bovenvermelde gunningscriteria. Het volledig of gedeeltelijk ontbreken van deze informatie kan aanleiding geven tot de wering van de offerte. Berichten en terechtwijzingen De berichten en terechtwijzingen, bekend gemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen en die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en er mee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte. Opmaak van de offerte (KB van 8 januari 1996 - artikel 89) De offerte en de inventaris worden in één origineel exemplaar en één kopie opgemaakt op de daartoe bestemde documenten van het bestek volgens het model bedoeld in artikel 90 van het KB van 08 januari 1996. Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die, op ieder document dient te verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document dient volgende formule te vermelden : “Ik, ondergetekende …………… verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het (de) door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier en samenvattende opmetingsstaat, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door het Bestuur vastgelegde model moet als niet geschreven beschouwd worden.” Volmacht (KB van 8 januari 1996 - artikel 94) De offerte die door gemachtigden wordt ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever of de volmachtgevers voor wordt gehandeld. De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Zij kunnen zich beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt. Volmachtgevers kunnen, met het oog op latere opdrachten, de volmachten neerleggen die zij aan een of meer bepaalde gemachtigden hebben gegeven. Deze volmacht geldt alleen voor de opdrachten van de aanbestedende overheid waarbij zij is neergelegd. De gemachtigde vermeldt bij iedere offerte de datum van neerlegging van die volmacht. Wijziging hoeveelheden (KB van 08 januari 1996 - artikel 97) De inschrijver kan de aangeduide hoeveelheden van de inventaris NIET wijzigen. Vergissingen + leemten (KB van 8 januari 1996 - artikel 98) Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt dat het hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of dat de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de openingszitting, schriftelijk 5
kennis aan het bestuur, behoudens zo de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven. Indiening van de offerte (KB van 8 januari 1996 - artikel 104) Het indienen van de offertes kan op twee wijzen verlopen: -
door afgifte van de offerte aan de voorzitter van de zitting voor de opening der inschrijvingen, vóór de opening van de aanbestedingszitting; door verzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk.
De offertes kunnen niet via elektronische middelen worden opgesteld en/of verzonden. Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen alvorens hij de zitting opent. Conform artikel 104 KB 8-1-1996 wordt een offerte die te laat toekomt, enkel in aanmerking genomen voor zover : 1. de aanbestedende overheid aan de leverancier nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing; 2. en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven. De offerte wordt geschoven in een “definitief gesloten omslag” waarop zijn vermeld : openingsdatum: 22 september 2010 om 10 00 u Algemene offerteaanvraag nr. BINF/INV/2010.01/AB HOGESCHOOL GENT Studiereis New York departement Bedrijfsinformatie en departement Toegepaste Ingenieurswetenschappen
Bij inzending over de post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag geschoven in een tweede gesloten omslag met daarop: - De vermelding in linker bovenhoek: Algemene offerteaanvraag nr. BINF/INV/2010.01/AB Studiereis New York departement Bedrijfsinformatie en departement Toegepaste Ingenieurswetenschappen (M. Erauw) - Adres: Hogeschool Gent Departement Bedrijfsinformatie Campus Schoonmeersen gebouw B Schoonmeersstraat 52 9000 Gent Plaats, dag en uur van de openingszitting (KB van 8 januari 1996 - artikel 106) De openingszitting heeft plaats op 22 september 2010 om 10 00 u ten overstaan van mevrouw Anita Bernard, departementshoofd departement Bedrijfsinformatie, of haar afgevaardigde in lokaal B0.24, gebouw B, Campus Schoonmeersen, Hogeschool Gent, Schoonmeersstraat 52, 9000 Gent. Varianten (KB van 8 januari 1996 - artikel 113) Er zijn geen “verplichte” en/of “facultatieve” varianten. 6
Vrije variant (KB van 8 januari 1996 - artikel 115) Het is verboden om vrije varianten in te dienen Gestanddoeningstermijn (KB van 8 januari 1996 - artikel 116) De gestanddoeningstermijn bedraagt 45 kalenderdagen. Uitvoeringsperiode De uitvoeringsperiode voor de studiereis naar New York betreft de periode 4 februari 2011 - 12 februari 2011 (laatste overnachting op 10 februari met vertrek op 11 februari en aankomst op 12 februari) (7 overnachtingen). Taalgebruik De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met het opdrachtgevende bestuur. Van documenten, die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een beëdigde vertaling eisen. TWEEDE DEEL: ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN Algemeen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit. De indeling hierna in artikels is overgenomen van de bijlage bij het bovenvermelde Koninklijk besluit. Artikel 1 - Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door mevrouw Anita Bernard departementshoofd, of haar afgevaardigde. Artikel 5 – Borgtocht (voor zover meer dan 22.000 euro excl. BTW) Tenzij de leveringstermijn de 30 kalenderdagen niet overschrijdt, zal bij de kennisgeving van de goedkeuring van de offerte een borgtocht geëist worden ten bedrage van 5 % (afgerond naar het hoger tiental) van het offertebedrag. Het bewijs van borgstelling moet binnen de 30 kalenderdagen volgend op de datum van kennisgeving van de goedkeuring van de offerte aan de Hogeschool Gent worden overgemaakt, overeenkomstig de bepalingen van artikel 5, §3 van de AAV. Het laattijdig overmaken van dit bewijs geeft aanleiding tot het toepassen van de boete voorzien in artikel 6 van de AAV. De vrijgave van de borg zal gebeuren op schriftelijk verzoek van de leverancier, overeenkomstig de bepalingen van artikel 9 AAV.
7
Artikel 9 - Vrijgave borgtocht De borgtocht wordt vrijgegeven na positieve voorlopige oplevering mits schriftelijk verzoek hiertoe van de dienstverlener. Artikel 13 - Prijsherziening Er wordt geen prijsherziening toegepast. Artikel 15 - Betalingen Het bestuur van de Hogeschool Gent staat in voor de betalingen. De facturatie gebeurt na het leveren van de goederen en dit na ontvangst van de factuur. De facturen dienen in vier exemplaren opgesteld te worden, met duidelijke vermelding van bestelbonnummer en het departement, en dienen per post aan de Hogeschool Gent bezorgd te worden op het facturatieadres vermeld op de bestelbon. De betalingen van onderhavige opdracht geschieden binnen de VIJFTIG (50) KALENDERDAGEN te rekenen vanaf de datum van de regelmatig opgestelde factuur met vermelding van de belasting over de toegevoegde waarde, alsmede van de andere eventueel vereiste bescheiden. De Hogeschool Gent is BTW-plichtig voor een aantal activiteiten. Het bestaande BTW nummer BE 255.647.755 moet daarom op alle facturen gericht aan de Hogeschool Gent vermeld worden. Artikel 19 - Opleveringskosten De opleveringskosten vallen ten laste van de dienstverlener. Artikel 20 - Middelen van optreden 1. De dienstverlener wordt in verband met de uitvoering van de opdracht geacht in gebreke te zijn : − wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractuele bedongen leveringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; − ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; − wanneer de geldig gegeven schriftelijke bevelen van het bestuur niet worden nageleefd; − wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften bepaald in de opdracht. 2. Indien de diensten buiten het toedoen van de aanbestedende overheid niet tegen de in het bestek vermelde einddatum of de in de offerte vermelde einddatum (indien korter dan die vermeld in het bestek) zouden voltooid zijn, kan zonder formele ingebrekestelling per kalenderdag vertraging het opdrachtgevend bestuur beslissen om een forfaitaire boete toe te passen van 0,07% van de aannemingssom. De boete zal worden toegepast vanaf de voormelde einddatum en zal van rechtswege worden afgehouden en gecompenseerd met aan de aannemer verschuldigde bijdragen, zonder dat evenwel deze afhouding ten titel van boete de 5% van de aannemingssom overschrijdt. 8
Artikel 67 - Elementen die in de prijzen zijn begrepen De dienstverlener dient zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In de prijzen moeten inbegrepen zijn: 1. de administratie- en secretariaatskosten; 2. de verplaatsings-, hotel-, vervoers- en verzekeringskosten; 3. de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; 4. de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten; 5. keurings- en opleveringskosten 6. tol- en accijnsrechten 7. keurings- en de opleveringskosten 8. (luchthaven)taksen Artikel 69 – Uitvoeringsperiode De uitvoeringsperiode voor de studiereis naar New York betreft - de periode 4 februari 2011 – 12 februari 2011 (laatste overnachting op 10 februari met vertrek op 11 februari en aankomst op 12 februari) (7 overnachtingen). Artikel 74 – Voorlopige oplevering Binnen de 30 kalenderdagen die volgen op de dag die werd vastgesteld voor de afwerking van het geheel van de diensten, wordt er een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering van de opdracht opgesteld. Gent, 29 juni 2010
Dr. Robert Hoogewijs Algemeen directeur
Anita Bernard Departementshoofd Bedrijfsinformatie
Marc Vanhaelst Departementshoofd Toegepaste Ingenieurswetenschappen
9
DEEL 2 – TECHNISCHE BEPALINGEN Het departement Bedrijfsinformatie en het departement Toegepaste Ingenieurswetenschappen van de Hogeschool Gent organiseert een studiereis naar New York voor haar studenten voor de volgende periode. Periode - 4 februari 2011 – 12 februari 2011 (laatste overnachting op 10 februari met vertrek op 11 februari en aankomst op 12 februari) (7 overnachtingen). Het reisbureau dient in te staan voor: Boeking Vlucht en aankopen vliegtuigtickets heen en terug: Brussel - New York New York - Brussel voor ongeveer 105 personen: +- 100 studenten en +- 5 begeleiders Alle luchthaventaksen inbegrepen Boeking Hotel en tijdige betaling hotel • •
•
Het moet een hotel zijn (geen jeugdherberg of hostel) Hotel categorie dient opgegeven te worden: nl. twee of meer sterren en het referentiekader op basis waarvan het aantal sterren werd vastgesteld dient vermeld te worden Ligging: Manhattan
Kamers 7 overnachtingen in een hotel (enkel overnachting): • In vierpersoonskamer: voor 100 studenten • In single-kamers: 5 begeleiders • Vierpersoonskamers: met eigen douche/bad en toilet faciliteiten op de kamer (studenten) • Single-kamers: idem (begeleiders) Eenheidsprijzen De inschrijver geeft eenheidsprijzen op voor: • Kostprijs vliegticket heen en terug voor 1 persoon • Kostprijs per student voor het verblijf in het hotel in een vierpersoonskamer • Kostprijs per begeleider voor het verblijf in het hotel in een single-kamer In deze prijzen zijn alle kosten inbegrepen (o.a. de kosten vermeld in artikel 67).
1
!!BELANGRIJK!! De inschrijver kan slechts één offerte indienen. Dit om een prijsvergelijking op gelijke basis mogelijk te maken tussen de verschillende inschrijvers. Dit betekent dat de inschrijver: - in zijn offerte slechts 1 hotel kan aanbieden en enkel voor dit hotel een prijs mag opgeven. Er mag dus geen aanbod gedaan worden van meerdere hotels. Er mogen geen prijzen worden opgegeven voor meerdere mogelijke hotels. Er zal dus een duidelijke keuze gemaakt moeten worden door de inschrijver welk hotel wordt aangeboden en tegen welke prijs. De inschrijver dient in zijn offerte voldoende informatie te voegen om - de kwaliteit en algemene accommodatie van het hotel - categorie van het hotel (twee of meer sterren en volgens welke standaard deze sterren werden toegekend) - kwaliteit en accommodatie van de aangeboden single-kamers - kwaliteit en accommodatie van de aangeboden vierpersoonskamers - de ligging van het hotel - vervoeropties - service in de luchthaven of ter plaatse kunnen beoordelen. Het ontbreken van deze informatie kan aanleiding geven tot de wering van de offerte wegens onregelmatigheid.
2
INVENTARIS Beschrijving : Studiereis New York 1. Prijs vliegticket voor 1 persoon (excl. btw) : Prijs hotelverblijf voor 1 student (vierpersoonskamer): Prijs hotelverblijf voor 1 begeleider (single-kamer):
...….. euro x 105 = ……euro ...….. euro x 100 = ……euro ...….. euro x 5 = ……euro
2. Totaalprijs (excl. btw) :
…………….……………euro
3. Eventuele korting :
………………………… euro
4. Nettoprijs (excl. B.T.W.) :
………………………… euro
5. BTW bedrag :
……………………….... euro
6. Totaalprijs - incl. BTW
………………………… euro
(Prijzen in euro; de afronding naar boven of beneden op 1 euro dient te gebeuren op het totaal bedrag ). Gedaan te................................................... Datum : ...................................................... De inschrijver(s): ………………….................................................... (naam,hoedanigheid) Handtekening(en),
3
OFFERTEFORMULIER (door de inschrijver ingevuld, gedateerd en ondertekend bij de prijsofferte te voegen) 1. Gegevens betreffende de inschrijver : - De vennootschap (handelsnaam, rechtsvorm, nationaliteit, zetel) :
- vertegenwoordigd door de ondergetekende(n) (naam, hoedanigheid)
- nummer en benaming van de rekening waarop de betalingen moeten worden verricht :
- inschrijvingsnummer bij de R.S.Z. :
- ondernemingsnummer: 2. De reglementering betreffende de overheidsopdrachten alsmede hun wijzigingen en aanpassingen zijn van toepassing. 3. Geldigheidsduur van de offerte : 45 dagen 4. De betalingsvoorwaarden van de Staat zijn van toepassing, te weten uiterlijk 50 kalenderdagen na ontvangst van factuur in viervoud, factuur voorzien van de vermelding “Deugdelijk en onvergolden verklaard voor de som van ................EURO .” (voluit) en ondertekend.
4
5. Te voegen bij de offerte: - dit ingevulde en door een hiertoe bevoegd persoon ondertekend standaard offerteformulier - de door de hiertoe bevoegde persoon bij dit bestek gevoegde, ondertekende standaardinventaris - volmacht indien de offerte werd ondertekend door een gevolmachtigde - een door een hiertoe bevoegd persoon ondertekende gedetailleerde prijslijst met prijsopgave per onderdeel - voldoende informatie en documentatie voor de beoordeling van de gunningscriteria Gedaan te Datum :
De inschrijver.
5
