Procedure OC audit Inleiding en reikwijdte Deze procedure is van toepassing op de audits die door de opleidingscommissies worden uitgevoerd. Tijdens deze audit wordt slechts één tot twee (indien verwant) CZO opleidingen getoetst. Vooralsnog zijn de instellingen waar de ambulanceopleidingen plaatsvinden uitgezonderd van deze procedure. De erkenningssystematiek is gebaseerd op het principe van high trust, high penalty en bestaat uit een inzichtelijke schriftelijke aanvraagprocedure in combinatie met invoering van een systeem van auditbezoeken. Voorafgaand aan de audit dient de instelling het Aanvraagformulier Erkenning in. Het aanvraagformulier bestaat uit een aanvraag-webformulier dat vragen over kritische voorwaarden voor de opleiding bevat. Hierin worden drie categorieën onderscheiden: Organisatie en leerklimaat Contact met de doelgroep en voldoende leersituaties t.a.v. doelgroep en/of handelingen Integrale zorg, zorg in de keten of in het netwerk Per categorie zijn per opleiding minimale voorwaarden geformuleerd. De aanvragende instelling dient aan alle minimale voorwaarden te voldoen. Op basis van het uploaden van noodzakelijke eigen documenten wordt de aanvraag beoordeeld. Hier is dus sprake van het high trust principe. Aanvullend aan dit systeem wordt de instelling periodiek bezocht door een auditpanel van het CZO. Doel audit Het doel van de OC audit is afhankelijk van de aanleiding van het besluit over te gaan tot een OC audit. 1. Eerste audit. Er is sprake van een (eerste) aanvraag van een niet-erkende instelling. De audit vloeit voort uit de schriftelijke erkenningsaanvraag. De instelling heeft een aanvraag ingediend voor een specifieke opleiding waar de audit reeds heeft plaatsgevonden of die niet op korte termijn plaats zal vinden. De opleidingscommissie besluit op basis van de schriftelijke aanvraag of het wenselijk is aansluitend een audit te laten plaatsvinden. 2. Tweede audit. Er vindt een OC audit op grond van uitkomsten reguliere audit plaats. De audit vloeit voort uit de reguliere audit. Er is sprake van een audit door de opleidingscommissie omdat de uitkomsten van de geclusterde audit niet heeft geleid tot eenduidige uitkomsten c.q. besluit of er bestaat twijfel of aan de CZO eisen wordt voldaan. De directeur besluit op basis van de beoordeling van het auditpanel of de opleidingscommissie een tweede audit moet instellen. Het doel van deze audit is tot een eenduidig besluit te komen over de afgifte van een erkenning voor de specifieke opleiding. Voorbereiding 1. De secretaris van de opleidingscommissie neemt contact op met de contactpersoon van de instelling voor het bepalen van een datum waarop de audit plaatsvindt. Het contact vindt indien het een eerste audit is maximaal 16 weken na indiening van de erkenningsaanvraag plaats. Indien het een tweede audit betreft vindt het contact maximaal drie weken na de besluitvorming van de reguliere audit plaats. 2. De secretaris van de opleidingscommissie heeft voorafgaand bepaald: a. welke (opleidings)functionarissen vanuit de instelling gesprekspartners van de opleidingscommissie zijn;
Versie 1 – September 2015
b. op basis van de CZO studentenregistratie welke studenten en recent afgestudeerden de gesprekpartners van de opleidingscommissie zijn; c. op basis van de CZO studentenregistratie welke portfolio’s de opleidingscommissie in wil zien. 3. De secretaris informeert de contactpersoon tijdens het eerste contact over de bepalingen bij 2. Uitvoering bezoek 4. De opleidingscommissie wordt tijdens de audit vertegenwoordigd door de ambtelijk secretaris1 ten behoeve van procesbegeleiding en verslaglegging en tenminste één lid van de opleidingscommissie die als auditor namens de opleidingscommissie optreedt ten behoeve van de inhoudelijke toetsing. 5. Er wordt gestreefd naar een samenstelling van auditoren die werkzaam zijn in andere regio’s dan de vestigingsplaats van de instelling ten behoeve van de onafhankelijkheid. 6. Indien het een tweede audit betreft dient de audit maximaal twee maanden na het besluit voortkomend uit de reguliere audit plaats te vinden. 7. De auditoren zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de gegevens die gepresenteerd worden tijdens de audit. 8. De auditor(en) die de instelling bezoekt, toetst of de garanties die de instelling heeft gegeven in het aanvraagformulier worden waargemaakt in de praktijkleersituatie. 9. De audit vindt plaats op de datum zoals overeengekomen door de contactpersoon van de instelling en de secretaris van de opleidingscommissie. 10. De audit neemt maximaal één dagdeel in beslag. 11. Het standaard dagprogramma van een eerste OC audit ziet er als volgt uit: 10.00 10.15 10.30 11.10 11.40 12.10 12.40 13.15 13.45 14.15
-
10.15: 10.30: 11.10: 11.40: 12.10: 12.40: 13.15: 13.45: 14.15: 14.30:
ontvangst auditoren opleidingscommissie bespreking dagprogramma portfoliotoetsing rondleiding/ vrije ruimte op de leerplaats(en) gesprek met 1 à 2 studenten pauze/lunch/ tussenevaluatie auditoren gesprek met praktijkbegeleider(s) en werkbegeleider(s) gesprek met het hoofd van de leerplaats en het hoofd opleidingen de opleidingscommissie formuleert een eerste en voorlopig oordeel evaluatie, bevindingen en afsluiting
12. Het standaardprogramma is richtinggevend; Hiervan mag worden afgeweken door de opleidingscommissie. 13. Het programma van een tweede audit wordt op maat gemaakt op basis van de reden dat deze audit plaatsvindt. 14. De opleidingscommissie toetst de opleiding rekening houdend met de aandachtspunten voortvloeiend uit de schriftelijke aanvraag of van het auditpanel van de reguliere audit. 15. De bevindingen van de opleidingscommissie in de praktijksituatie worden beoordeeld als de werkelijkheid c.q. waarheid. 16. Als onderzoekcriteria gelden de geformuleerde voorwaarden in het Aanvraagformulier Erkenning en de Reglement Erkenning Opleidingen CZO 2015.
Beoordeling
17. De opleidingscommissie beoordeelt of de gegeven garanties overeenkomen met de werkelijke praktijksituatie aan de hand van: a. Portfolio-onderzoek van studenten en recent afgestudeerden; b. Persoonlijke gesprekken met studenten, recent afgestudeerden, opleiders, werkbegeleiders, praktijkopleiders en (operationeel) management.
1
Deze rol wordt vervuld door een CZO beleidsadviseur
Versie 1 – September 2015
18. De opleidingscommissie toetst de betreffende onderzoekscriteria aan de hand van ‘het beoordelingsformulier audit’ (Bijlage 1). Afronding 19. Op basis van het ‘beoordelingsformulier audit’ geeft de opleidingscommissie inzicht in de bevindingen. De bevindingen worden aan het einde van de audit met de gesprekspartners van de instelling besproken. 20. De opleidingscommissie stelt binnen vier weken het eindrapport op en legt het voor aan de directeur van het CZO. 21. In dit rapport vult de opleidingscommissie de antwoorden op de openstaande stellingen in en geeft op basis van haar bevindingen een advies af aan de directeur van het CZO. Het advies kan bestaan uit: a. Behoud of afgifte van de erkenning; b. behoud of afgifte van de erkenning met bindende voorwaarden voor aanpassing of verbetering waarbij een afwijkende termijn voor herbeoordeling is gesteld van minimaal zes maanden en maximaal een jaar. De vorm van de herbeoordeling is afhankelijk van de soort aanpassing c.q. verbetering die dient te worden doorgevoerd. Deze wordt bepaald door de opleidingscommissie; c. intrekken of afwijzen van de erkenning. Besluit
Besluitvorming
22. De directeur CZO neemt namens het College een besluit dat is gebaseerd op het rapport van de opleidingscommissie. Het advies van de opleidingscommissie wordt in principe overgenomen, maar de directeur CZO heeft de mogelijkheid in uitzonderlijke gevallen hiervan af te wijken. 23. De directeur CZO kan besluiten tot: a. Behoud of afgifte van de erkenning. b. Behoud of afgifte van de erkenning met bindende voorwaarden voor aanpassing of verbetering waarbij een afwijkende termijn voor herbeoordeling is gesteld. c. Intrekken of afwijzen van de erkenning. 24. Afhankelijk van de uitkomst en wijze van advies worden indien noodzakelijk verdere afspraken gemaakt op basis van de reglementen en procedures tussen de instelling en het CZO. 25. Over de betreffende voorwaarde(n) die voortvloeien uit het bindend advies, genoemd bij 20 b en 22b, moet de aanvrager binnen een half jaar of binnen één jaar terugrapporteren, afhankelijk van de geschatte omvang om de voorwaarde(n) te kunnen realiseren. De erkenning wordt dan voorlopig verlengd of afgegeven voor deze periode.
Bijlagen: Versie 1 – September 2015
1. Checklist audit 2. Format auditrapport aanvraag (her)erkenning
Versie 1 – September 2015
Checklist Audit (t.b.v. evaluatie en voorlopig oordeel) Onderwerp
Voorlopige uitkomsten auditpanel
Organisatie van de opleiding
Ja/nee
Is de opleiding efficiënt en effectief georganiseerd? Zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk?
Leerplan en leerklimaat
Heerst er op de leerplaats een positief leerklimaat? Is er een duidelijk omschreven leerplan?
Leerplaatsprofiel(en) en ketenzorg
Ja/nee
Is de wijze waarop de student beoordeeld wordt duidelijk? Zijn de criteria waarop de student beoordeeld wordt duidelijk? Zijn de momenten waarop de student beoordeeld wordt duidelijk?
Kwaliteitsborging
Ja/nee
Wordt de student in voldoende mate begeleid?
Beoordeling en toetsing
Ja/nee
Voldoet/voldoen de leerplaats(en) aan de gestelde eisen? Kan de student de eindtermen op kwantitatief en kwalitatief voldoende niveau behalen?
Leerproces en begeleiding
Ja/nee
Wordt er methodisch en continue aan de kwaliteit van de opleiding gewerkt?
Versie 1 – September 2015
Ja/nee
Auditrapport aanvraag (her)erkenning
Betreft de opleidingen tot:
……………………………………………
Gegevens aanvrager
Naam instelling:
Adres instelling:
Onderwerp
Beoordelingscriterium
Oordeel van de commissie
Organisatie van de opleiding
De opleiding is efficiënt en effectief georganiseerd.
Ja/nee
De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn duidelijk.
Ja/nee
Er heerst een positief leerklimaat op
Ja/nee
Leerplan en leerklimaat
Advies (vrijblijvend) of voorwaarde (verplicht)
de leerplaats. Er is een duidelijk omschreven leerplan.
Ja/nee
De leerplaats(en) voldoet/voldoen aan de gestelde eisen.
Ja/nee
De student kan de eindtermen op kwantitatief en kwalitatief voldoende niveau behalen.
Ja/nee
Leerproces en begeleiding
De student wordt in voldoende mate begeleid.
Ja/nee
Beoordeling en toetsing
De wijze waarop de student beoordeeld wordt is duidelijk.
Ja/nee
De criteria waarop de student beoordeeld wordt zijn duidelijk.
Ja/nee
De momenten waarop de student beoordeeld wordt zijn duidelijk.
Ja/nee
Leerplaatsprofiel(en) en ketenzorg
Kwaliteitsborging
Er wordt methodisch en continue aan de kwaliteit van de opleiding gewerkt.
Besluit
Uw erkenning(en) blijft/blijven onvoorwaardelijk behouden tot de herbeoordeling.
Ja/nee
Uw erkenning(en) blijft/blijven onvoorwaardelijk behouden tot de herbeoordeling rekening houdend met één of meerdere adviezen ter verbetering van de opleiding(en). Deze adviezen zijn:
Ja/nee
Ja/nee
Uw erkenning(en) blijft/blijven voorlopig voor de duur van …jaar behouden. Binnen een termijn van …. dienen de gestelde voorwaarden te zijn opgenomen c.q. aangepast binnen de betreffende opleiding en heeft de instelling hiervan verslag gedaan aan het CZO. Deze voorwaarden zijn: Uw erkenning(en) blijft/blijven behouden tot de herbeoordeling. Hierbij geldt dat de gestelde voorwaarden dienen te zijn opgenomen c.q. aangepast binnen de betreffende opleiding(en). Deze voorwaarden zijn:
Ja/nee
Ja/nee
Uw erkenning(en) wordt/worden ingetrokken. De directeur van het College Zorg Opleidingen:
Plaats:
Ja/nee
Datum:
Handtekening:
Naam:
