Aanmelding en monitoring ‘warme overdracht V(S)O-mbo’ Uitstroom V(S)O leerlingen 2013 Instroom bij MBO instellingen regio Utrecht Uitgangspunten warme overdracht V(S)O-MBO RMC 19 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
De leerlingen zijn bekend in de zorgstructuur van het vmbo. Het gaat om leerlingen die een speciale begeleidingsbehoefte. Het gaat in principe om een face to face ontmoeting. Er vindt minimaal een gesprek tussen mentor V(S)O en functionaris mbo plaats. Indien noodzakelijk vindt het gesprek plaats tussen mentor V(S)O, leerling en functionaris mbo. Het gesprek vindt plaats voor of tijdens intake, in principe voor de zomervakantie. VO geeft vooraf aan wat de motivatie is voor de warme overdracht en zet de ondersteuningsbehoefte van de leerling op papier.
We definiëren 2 soorten warme overdracht (WO) naast de reguliere overdracht via Digitaal Doorstroomdossier (DDD) bij overstap van V(S)O naar MBO in RMC regio 19. -
Contact nodig (CN) Warme overdracht (WO)
Definities Contact nodig Het MBO neemt per mail contact op met de mentor van het V(S)O. De V(S)O mentor kan vervolgens per mail of telefoon extra informatie geven bij het DDD. In dit gesprek wordt bepaald of een warme overdracht nodig is. Warme overdracht Dit is een overdracht voor leerlingen met een extra begeleidings- of ondersteuningsbehoefte die bekend zijn in de ondersteuningsstructuur van het V(S)O. Deze ondersteuningsbehoefte wordt op papier gezet en wordt met een mondelinge toelichting overgedragen van V(S)O naar mbo. De inhoud bepaalt het V(S)O samen met de ouders/verzorgers en de leerling. Voor het MBO is de begeleiding die nodig is om op het MBO een goede start te kunnen maken van belang. Het warme overdracht moment kent verschillende vormen: van een gesprek met mentor (en leerling) VO en functionaris MBO over de ondersteuningsvraag tot minimaal een telefonische overdracht. De warme overdracht vindt bij voorkeur plaats voor intake. VSO en PrO leerlingen en leerlingen in een bijzondere voorziening zoals Utrechtse school, die een MBO opleiding willen gaan volgen, worden altijd warm overgedragen. Warme overdracht wordt altijd voorafgegaan door contact.
1
Proces aanmelding en monitoring realisatie ‘contact nodig en warme overdracht’
Stappen in het proces
Actor
Wanneer
1. Afstemming tussen mentor/ decaan/ zorgcoördinator t.b.v. vaststelling leerlingen WO
V(S)O
1 januari
2. Mentor geeft aan in doorstroomdossier: contact nodig
Mentor V(S)O
1 april
3. Mentor let er op dat leerling zich aanmeldt voor opleiding bij MBO
Mentor V(S)O
1 april
4. MBO verstuurt contactmail aan V(S)O mentor
MBO WO-functionaris
1 mei
5. Contact vindt plaats/ informatie wordt uitgewisseld
Mentor V(S)O / MBO WO functionaris
15 mei
6. Tijdens het contact worden afspraken gemaakt over wel/geen warme overdracht
Mentor V(S)O / MBOfunctionaris
15 mei
7. Zo ja, dan wordt de begeleiding/ ondersteuningsbehoefte gemaild
Mentor V(S)O
15 mei
8. Warme overdracht vindt plaats
Mentor V(S)O en WO functionaris MBO/ leerling/ andere betrokkenen
15 juni
Toelichting •
•
• • • • •
Aanmelding vindt plaats aan VO zijde via het doorstroomdossier en een bewuste keuze voor contact nodig J/N. De mogelijkheid bestaat ook nog om contact nodig in Intergrip aan te geven. Proces begint altijd met contact nodig. Tijdens dit contact wordt er in onderling overleg besloten tot eventueel warme overdracht van de begeleidings –of ondersteuningsbehoefte. Benodigd contact tussen V(S)O en MBO vindt altijd plaats voor de intake. Moment van ‘warme overdracht’ van de ondersteunings- of begeleidingsbehoefte wordt bepaald tijdens het contact dat V(S)O en MBO eerst hebben. De ondersteunings- of begeleidingsbehoefte wordt op papier gezet. Zonder een dergelijk document kan er NIET warm worden overgedragen. Bij warme overdracht leerlingen nodigt het MBO altijd ook de ouders/verzorgers uit bij het intakegesprek. Warme overdracht gesprekken tussen MBO en V(S)O worden zoveel mogelijk geclusterd.
NB: Leerlingen en mentoren van V(S)O buiten de regio zullen door middel van een door het MBO opgestuurde activatiecode ook aan dit proces kunnen deelnemen.
Bijlagen 1. 2. 3. 4.
Instructie Warme Overdracht voor V(S)O Instructie Warme Overdracht voor MBO Format voor doorgeven ondersteuningsbehoefte van V(S)O aan MBO Voorbeeld ingevuld format
p. p. p. p.
3 5 7 8
2
Bijlage 1: Instructie Warme Overdracht voor V(S)O Instructie monitoren warme overdracht VMBO MBO (Dit geldt voor: ROC Midden Nederland, MBO Utrecht, Nimeto. Grafisch Lyceum, ID College) 1.
De mentor wil contact met de intake-functionaris van de MBO-opleiding over de leerling. In het doorstroomdossier beantwoordt hij de vraag: “Wilt u over deze leerling nader contact hebben met het MBO of zal er sprake zijn van een warme overdracht van een zorgdossier?” met Ja.
2.
De DDD’s van leerlingen waarover de mentor contact wil, zijn terug te vinden onder het kopje ‘Dossiers’ in ‘Warme overdracht’ (linksboven):
Afbeelding 1
Als de mentor hierop klikt, ziet hij/zij de dossiers van de leerlingen waarover hij/zij contact wil. Zie afbeelding 2. Onder het kopje ‘Contact nodig’ staat een vinkje. Mocht de intaker in het MBO, op basis van het doorstroomdossier, zelf contact met de mentor willen opnemen, dan vinkt de intaker aan ‘contact nodig’. Het dossier komt bij de mentor onder ‘warme overdracht’ te hangen. Bij het vinkje onder ‘Contact nodig’ staat ‘Signaal MBO’. Zie afbeelding 2, onderste dossier. Acties MBO: De warme overdracht functionaris in het MBO stuurt, na lezing van het dossier, een e-mail naar de mentor van de leerling.
3.
3
4.
De warme overdracht functionaris vinkt in de ‘bak’ met DDD’s aan: ‘contactmail verstuurd’. De mentor kan zien dat dit gebeurd is, er verschijnt een vinkje bij ‘Contactmail ontvangen’, + datum.
Acties VMBO (zie afbeelding 2, eerste dossier): In het contact tussen warme overdracht functionaris en mentor dat volgt, worden verdere afspraken gemaakt:
5.
6.
•
het contact is afgehandeld (de mentor vinkt aan ‘Contact afgehandeld’ er verschijnt een datum, aan MBO zijde is dit ook zichtbaar);
•
er wordt besloten tot warme overdracht (de mentor vinkt aan: ‘Besloten tot WO’, er verschijnt een datum, aan MBO zijde is dit ook zichtbaar).
Als ook de warme overdracht heeft plaatsgevonden (hoe dit plaats vindt en hoe het zorgdossier wordt overgedragen (b.v. opsturen, scannen en mailen, meegeven met ouders) spreken beiden samen af) vinkt de mentor aan: ‘WO afgehandeld’. Er verschijnt een datum. Dit wordt ook zichtbaar aan MBO-zijde. NB. Als er besloten wordt tot warme overdracht, worden door het MBO ook de ouders uitgenodigd voor de intake. Warme overdracht vindt plaats voor of tijdens de intake.
Afbeelding 2
Door deze procedure te volgen (de vinkjes te zetten in het overzicht van doorstroomdossiers), is meetbaar hoe vaak er behoefte is tot contact en hoe vaak er besloten wordt tot warme overdracht. Indien de mentor in het doorstroomdossier heeft aangegeven dat er contact nodig is én er sprake is van een aanmelding (dit wordt ook zichtbaar als er via de mbo-check een minimale status ‘aangemeld’ is) en het contact wordt niet binnen 3 weken
4
opgenomen, wordt de mentor verzocht zelf contact op te nemen met de mboopleiding. Mocht een mentor, na het versturen van het DDD, alsnog een ‘contact nodig’ willen initiëren, vinkt hij dit aan. Het MBO krijgt alsnog een signaalmail. NB: Leerlingen en mentoren van V(S)O buiten de regio zullen door middel van een door het MBO opgestuurde activatiecode ook aan dit proces kunnen deelnemen.
5
Bijlage 2: Instructie Warme Overdracht voor MBO Instructie warme overdracht VMBO–> MBO 1. Als een mentor in het vmbo vindt dat er contact nodig is over een leerling, vinkt hij dat aan in het doorstroomdossier (de vraag luidt: “Wilt u over deze leerling nader contact hebben met het MBO of zal er sprake zijn van een warme overdracht van een zorgdossier?”). 2.
Dit is in het MBO op de volgende manier zichtbaar in de ‘bak’ met DDD’s, onder het kopje ‘contact nodig’ staat een vinkje:
Afbeelding 3
3.
De warme overdracht functionaris in het MBO stuurt, na lezing van het dossier, een e-mail naar de mentor van de leerling.
4.
De warme overdracht functionaris vinkt in de ‘bak’ met DDD’s aan: ‘contactmail verstuurd’. Hier verschijnt de datum en tijd waarop dit aangevinkt is. Mocht ondertussen dit dossier op ‘afgehandeld’ staan (door administratie of intaker/ intakecoördinator) en het dossier in de bak ‘afgehandeld’ staan, kan het dossier altijd weer teruggevonden worden door te zoeken op achternaam of BSN, via Filter.
6
5.
In het contact dat volgt tussen warme overdracht functionaris en mentor worden verdere afspraken gemaakt: •
het contact is afgehandeld (de mentor vinkt dit aan in zijn overzicht, aan MBO zijde is dit zichtbaar met datum);
•
er wordt besloten tot warme overdracht (de mentor vinkt aan: ‘besloten tot WO’, aan MBO zijde is dit zichtbaar met datum).
6.
Als er besloten is tot warme overdracht, worden de ouders ook uitgenodigd voor de intake. Warme overdracht vindt plaats voor of tijdens de intake.
7.
Als ook de warme overdracht heeft plaatsgevonden (hoe dit plaats vindt en hoe het zorgdossier wordt overgedragen spreken beiden samen af), vinkt de mentor dit af in het DDD. Dit wordt ook zichtbaar aan MBO-zijde, met datum.
NB. Als je als intaker, op basis van het DDD, zelf contact wilt hebben over de leerling (zonder dat de mentor dat heeft aangegeven), kun je zelf het vinkje ‘contact nodig’ zetten. Er verschijnt dan: ‘Signaal MBO’. Dit wordt ook zichtbaar voor de mentor. Vervolgens worden dezelfde stappen gezet.
7
Bijlage 3: Ondersteuningsbehoefte bij de overstap van het V(S)O naar het MBO
Welke ondersteuning heeft leerling nodig?
Onderwijs- en/of ondersteuningsbehoefte leerling
Wat moet daarvoor gebeuren?
Stimulerende en belemmerende factoren leerling +
1.
Visie leerling
2.
Visie ouders/verzorgers
3.
Visie school
4.
Cognitieve ontwikkeling
5.
Didactische ontwikkeling
6.
Werkhouding
7.
Gedrag en sociaalemotionele ontwikkeling
8.
Gezondheid
9.
Veiligheid en verzuim
-
10. Thuissituatie/gezinssituatie
8
Bijlage 4: Voorbeeld format ondersteuningsbehoefte bij de overstap Welke ondersteuning heeft leerling nodig?
Onderwijs- en/of ondersteuningsbehoeften leerling
Wat moet daarvoor gebeuren?
Stimulerende en belemmerende factoren leerling + Jacob vindt school leuk, hij vindt aansluiting bij zijn klasgenoten.
Het is lastig om ADHD en ODD te hebben.
Jacob is op de huidige school goed begeleid in het omgaan met zijn stoornissen. Als er ruimte voor het gesprek aan Jacob geboden wordt, kun je prima afspraken met hem maken. Cognitief kan Jacob het niveau aan. Hij heeft goed contact met zijn mentor en vakdocenten. Hij is goed in staat om te reflecteren op zijn gedrag en om gezamenlijk tot afspraken te komen. Hij is erg taalvaardig en kan goed verwoorden wat hem dwars zit. Wij denken dat Jacob gebaat is met ondersteuning van een plus coach. Jacob is cognitief op niveau, zijn cijferlijst is opgenomen in het DDD.
Jacob reageert soms impulsief en beseft later pas dat het niet altijd handig was. Een adequate, eenduidige aanpak van het docententeam werkt het beste.
1.
Visie leerling
2.
Visie ouders/verzorgers
3.
Visie school
4.
Cognitieve ontwikkeling
5.
Didactische ontwikkeling
6.
Werkhouding
7.
Gedrag en sociaalemotionele ontwikkeling
8.
Gezondheid
Jacob erkent dat hij snel geïrriteerd kan worden. Hij is erg bereid om hieraan te werken. Bij een goed contact met de leerkracht is hij goed aan te sturen en aanvaard hij het gezag. Jacob voetbalt in de B klasse en is zeer fit en sportief.
9.
Veiligheid en verzuim
Jacob gaat graag naar school en verzuimt nooit.
10. Thuissituatie/gezinssituatie
-
Jacob heeft moeite niet op alle prikkels om hem heen te reageren. Hij is beweeglijk en impulsief. Jacob vindt het lastig om in een klassikale setting om hulp te vragen.
Jacob maakt voornamelijk gebruik van zijn korte termijn geheugen.
We verwachten dat hij zonder problemen zal slagen en voor Nederlands en rekenen het beoogde 2F niveau zal behalen. Positieve feedback en oprechte reacties werken stimulerend bij Jacob. Als Jacob gemotiveerd is, kan hij goed zelfstandig aan het werk.
Taakgericht werken is moeilijker voor Jacob wanneer hij geen prettige relatie met zijn docent heeft. Hij weet slecht om te gaan met onverwachte veranderingen (bijv. in het rooster of in toets afnames) Moeite om te concentreren in een drukke omgeving veroorzaakt de irritatie bij Jacob. Hij kan dan negatief reageren. Jacob is niet vergevingsgezind als iemand hem teleurstelt. Jacob heeft gediagnostiseerd ADHD en ODD. Hij gebruikt hiervoor medicijnen. Bij irritatie richt Jacob zijn woede op zijn omgeving. Dit uit zich voornamelijk verbaal (schelden) maar kan incidenteel uitlopen op een vechtpartij (bij te laat ingrijpen).
Jacob voelt zich veilig thuis. De ouders van Jacob zijn betrokken, alles is met hen bespreekbaar.
9
