Aanmelden contractonderwijs

ARIS proceshandboek

Aanmelden contractonderwijs Versie:

3

Status: Datum:

07-02-2013

Pagina:

1 van 39

Aanmelden contractonderwijs

Documenthistorie Datum

Eenheid

Activiteit

Besproken met:

Uitkomst

24-09-2012

AC

Chris Schut (AC) en Eric Boels (F&C)

Handboek vastgesteld

17-09-2012

AC

Vaststellen procesbeschrijving Accorderen controllers

16-08-2012

AC

Verwerken reacties controllers

19-06-2012

AC

30-05-2012

AC

Accorderen procesbeschrijving Beoordelen risico’s

09-05-2012

AC

19-04-2012

AC

Geselecteerd model: In ARIS-groepsstructuur:

Datum opgeslagen: 07-02-2013

Bespreken procesbeschrijving Modelleren AO Contractonderwijs

André Oosten (FEB) en Harry Huiskes (FdR) Handboek akkoord voor vaststellen Concern Controller André Oosten (FEB), Dennis van Heel (FEB) Versie geschikt voor Harry Huiskes (FdR) , Jikke Verheij (FdR) en accorderen controllers Jack Bommer (FdR) Ernst Jonker (AC Financiële Administratie) Procesbeschrijving geaccordeerd Süreyya Aydemirli en Paul Franssen Concept beoordeeld (AC Verslaggeving) Süreyya Aydemirli (AC Verslaggeving) Concept te beoordelen Süreyya Aydemirli (AC Verslaggeving)

Concept te beoordelen

Aanmelden contractonderwijs Main group\FEB\Processen\Ondersteunende processen\Financieel management FEB\Aanmelden contractonderwijs FEB

Pagina 2 van 39


Inhoudsopgave 1.

PROCES: AANMELDEN CONTRACTONDERWIJS............................................................................................... 4 1.1

2.

PROCES: AANMELDEN AEMAS/APC ..................................................................................................................... 6 2.1

3.

PROCESKETEN: AANMELDEN VZK/RM .................................................................................................................. 22

PROCES: AANMELDEN ACD .................................................................................................................................. 24 8.1

9.

PROCESKETEN: AANMELDEN EMFC ...................................................................................................................... 19

PROCES: AANMELDEN VZK/RM ........................................................................................................................... 21 7.1

8.

PROCESKETEN: AANMELDEN PMA ........................................................................................................................ 16

PROCES: AANMELDEN EMFC ............................................................................................................................... 18 6.1

7.

PROCESKETEN: AANMELDEN AITAP/EIAP ........................................................................................................... 13

PROCES: AANMELDEN PMA .................................................................................................................................. 15 5.1

6.

PROCESKETEN: AANMELDEN MIF/MBA................................................................................................................. 10

PROCES: AANMELDEN AITAP/EIAP .................................................................................................................... 12 4.1

5.

PROCESKETEN: AANMELDEN AEMAS/APC ............................................................................................................ 7

PROCES: AANMELDEN MIF/MBA ............................................................................................................................ 9 3.1

4.

PROCESKETEN: AANMELDEN CONTRACTONDERWIJS................................................................................................ 5

PROCESKETEN: AANMELDEN ACD......................................................................................................................... 25

PROCES: AANMELDEN BKDT................................................................................................................................ 28 9.1

PROCESKETEN: AANMELDEN BKDT ...................................................................................................................... 29

10. PROCES: VERWERKEN INSCHRIJVING NIET-REGULIERE STUDENTEN .................................................. 31 10.1

PROCESKETEN: VERWERKEN INSCHRIJVING NIET-REGULIERE STUDENTEN ............................................................ 32

11. PROCES: AANMELDEN OUC .................................................................................................................................. 34 11.1

PROCESKETEN: AANMELDEN OUC ........................................................................................................................ 35

12. PROCES: AANMELDEN PAO .................................................................................................................................. 37 12.1

PROCESKETEN: AANMELDEN PAO ......................................................................................................................... 38


Pagina 3 van 39


1.

Proces: Aanmelden contractonderwijs

Bovenliggende modellen Doel

Termijn van afhandeling Beleid Verantwoordelijkheden

Financieel management Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de aanmeldingen en inschrijvingen van studenten van de niet-reguliere cursussen, opleidingen en programma's om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen, ondertekenen en verzenden van het intakeformulier; * het invullen, ondertekenen en verzenden van het inschrijfformulier. De programmamanager van de opleiding zorgt voor: * het houden van een intakegesprek met de student; * het op basis van het intakegesprek toelaten of afwijzen van de student; * het aansluiten van de vorderingen in de eigen database met SAP. De medewerker Onderwijsadministratie zorgt voor: * het opstellen en verzenden van een toelatingsbrief of afwijzingsbrief.

Triggers

Afbakening Prestatie-maatstaf E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door


Het secretariaat van de opleiding zorgt voor: * het verwerken van de gegevens van de student in de database; * het aanmaken en verzenden van de facturen; * het leveren van de inschrijfgegevens aan FA. * verzoek tot toelating * aanmelding * inschrijving * definitieve inschrijving * inschrijving via Studielink (alleen voor master studenten ACD) Van het indienen van een verzoek tot toelating tot de opleiding tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen door de studenten. [email protected] Feb 6, 2013 1:55:07 PM rkieft1

Pagina 4 van 39


1.1

Procesketen: Aanmelden contractonderwijs


Pagina 5 van 39

Aanmelden AEMAS/APC

2.

Proces: Aanmelden AEMAS/APC



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de intakeformulieren en inschrijvingen van studenten voor de Amsterdam Executive Master-programme in Actuarial Science-opleiding (AEMAS) en Post-Master Actuarial Practice Cycle (APC) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen, ondertekenen en verzenden van het intakeformulier AEMAS/APC; * het invullen, ondertekenen en verzenden van het AEMAS inschrijfformulier. De programmamanager zorgt voor: * het houden van een intakegesprek met de student; * het op basis van het intakegesprek toelaten of afwijzen van de student; * het aansluiten van de vorderingen in Progress met SAP.

Trigger(s) Afbakening E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model


Het secretariaat van de AEMAS zorgt voor: * het opstellen en verzenden van een toelatingsbrief of afwijzingsbrief; * het verwerken van de gegevens van de student in Excel; * het vastleggen van inschrijvingen in Progress; * het leveren van de inschrijfgegevens AEMAS/APC aan FA; * het uploaden van een wekelijks overzicht van de betalingen in Progress; * het uitvoeren van een eindcontrole een paar maanden voor afstuderen. * intakeformulier * inschrijfformulier Invullen intakeformulier tot en met het leveren van de inschrijfgegevens aan FA Studentendebiteuren. [email protected] Oct 4, 2012 2:29:30 PM rkieft1 Productie

Pagina 6 van 39

Aanmelden AEMAS/APC

2.1

Procesketen: Aanmelden AEMAS/APC


Pagina 7 van 39

Aanmelden AEMAS/APC

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden AEMAS/APC Processtappen / objecten 1 Invullen aanvraagformulier intakegesprek AEMAS/APC 2 Eventueel invullen inschrijfformulier KHO

3 4 5 6

7 8 9 10

11

12 13

14 15 16 17 18

19

Ondertekenen en verzenden intakeformulier Ontvangen intakeformulier AEMAS/APC Intakeformulieren vastleggen in excel-bestand Houden intakegesprek AEMAS/APC

Beschrijving / doel Studenten schrijven zich handmatig in via een (vrijblijvend) intakeformulier. Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. De student ondertekent het aanvraagformulier intakegesprek en verzendt het formulier samen met een kopie van zijn diploma, cijferlijst, paspoort en CV aan het secretariaat van de AEMAS. Het secretariaat van de AEMAS ontvangt het aanvraagformulier intakegesprek, een kopie van het diploma, de cijferlijst, het paspoort en het CV van de student. Het secretariaat van de AEMAS verwerkt de gegevens van de student handmatig in Excel. De programmamanager benadert de student voor het maken van een afspraak voor een intakegesprek. In het intakegesprek wordt gecontroleerd of de student aan de toelatingsvereisten voldoet, in welk programmadeel deze kan instromen, en of de student in aanmerking komt voor aanvullende vrijstellingen. De student dient dan ook de originele diploma’s en certificaten te laten zien. Voor AEMAS bestaan de toelatingseisen uit een afgerond diploma BSc of MSc in Actuariaat, econometrie, wiskunde of een vergelijkbare kwantitatieve opleiding. Voor de APC zijn een afgeronde MSc Actuarial Science & Mathematical Finance opleiding, hetzij via de reguliere UvA opleiding, hetzij via de AEMAS, verplicht. De AEMAS stelt enkele aanvullende eisen aan het vakkenpakket in de master. Het secretariaat van de opleiding wijst de inschrijving af. Het secretariaat van de opleiding stelt een toelatingsbrief op en verzendt deze aan de student.

Afwijzen van de inschrijving Opstellen en verzenden toelatingsbrief Ontvangen toelatingsbrief student De student ontvangt een bevestiging van toelating en van mogelijke vrijstellingen in een toelatingsbrief. Bij de brief ontvangt de student ook een inschrijfformulier. Invullen en verzenden De student schrijft zich definitief in door het AEMAS inschrijfformulier ingevuld aan het inschrijfformulier AEMAS secretariaat te verzenden. De uiterste inschrijfdatum is 31 augustus of 31 januari. De student moet dan wel de toelatingsbrief al in bezit hebben. Verwerken inschrijvingen De inschrijving voor de opleiding wordt definitief zodra het volledig ingevulde inschrijfformulier AEMAS/APC in Progress is ontvangen door het secretariaat van de opleiding. Het secretariaat legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. In Progress wordt een opleidingsjaar aangemaakt met het collegegeld. Dit zorgt ervoor dat de juiste collegegelden in rekening worden gebracht bij de studenten. Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress Leveren inschrijfgegevens aan FA Het secretariaat van de opleiding stuurt het excelbestand met daarin de gegevens van de inschrijvingen van studenten naar de afdeling FA-debiteuren ten behoeve van de facturatie en om de bedragen in SAP op te kunnen nemen. Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens Factureren cursusgelden Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de student. Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. Aansluiten Progress AEMAS/APC Twee keer per jaar worden de gegevens in SAP door de programmamanager met SAP gecontroleerd aan de hand van de administratie in Progress. Bij verschillen worden deze op de juiste WBS-element gecorrigeerd. Uitvoeren van een eindcontrole op Een paar maanden voor het afstuderen van studenten voert het secretariaat van de opleiding een de betalingen eindcontrole op de betalingen uit.


Pagina 8 van 39

Aanmelden MIF/MBA

3.

Proces: Aanmelden MIF/MBA



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de aanmeldingen en inschrijvingen van studenten voor de Master in International Finance (MIF) en The Amsterdam MBA om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het aanmelden voor de opleiding via het programma EMBARK. De recruitment and admissions manager zorgt voor: * het controleren of student wel/niet ingeschreven mogen worden; * het invoeren van de te betalen bedragen in EMBARK; * het opstellen en verzenden van een brief aan de student; * het doorgeven van de inschrijvingen aan CSA; * het verzenden van een excel-bestand met de inschrijvingen aan FA-debiteuren.



Administratief Centrum De medewerker Studentenadministratie zorgt voor: * het verzenden van een inschrijvings e-mail aan de student. De medewerker Debiteurenadministratie zorgt voor: * het aanmaken van een cliënt- en factuurnummer. * aanmelding via EMBARK Het aanmelden van de student via EMBARK tot en met het ontvangen van een inschrijvings e-mail door de student. [email protected] Sep 24, 2012 10:57:55 AM rkieft1 Productie

Pagina 9 van 39

Aanmelden MIF/MBA

3.1

Procesketen: Aanmelden MIF/MBA


Pagina 10 van 39

Aanmelden MIF/MBA

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden MIF/MBA Processtappen / objecten 1 Aanmelden via EMBARK 2 Controleren aanmeldingen MIF/MBA 3 Invoeren te betalen bedragen

4 5

6 7

8 9 10

Beschrijving / doel Studenten kunnen zich aanmelden voor de opleiding via het programma EMBARK. De recruitment and admissions manager is verantwoordelijk en bevoegd om de aanmeldingen te bekijken en te controleren of ze wel/niet ingeschreven mogen worden. Indien de inschrijving plaats mag vinden voert de recruitment and admissions manager de te betalen bedragen in EMBARK in en wordt een programma-assistent aangewezen, die de huisvesting, VISA e.d. van de student verzorgt. Verzenden inschrijvingen naar FA De recruitment and admissions manager verzendt een excel-bestand met alle inschrijvingen naar FA-debiteuren. Opstellen en verzenden brief naar De recruitment and admissions manager maakt en verzendt een brief naar de student waar de student aanbetaling, cliënt- en factuurnummer op staan. Voor de aanbetaling is een termijn van 3 tot 4 weken vastgesteld waarbinnen de overmaking moet plaatsvinden. FA is verantwoordelijk voor de debiteuren en zorgt voor de cliënt- en factuurnummer. Studenten hebben verschillende te betalen bedragen afhankelijk van de startdatum, betalingswijze (termijnen of eenmalig), verrekende korting, aantal ECT’s en de te volgen opleiding (fulltime/parttime). Deze worden door de recruitment and admissions manager bepaald aan de hand van de ingevulde inschrijvingsdocumenten uit EMBARK. Doorgeven inschrijvingen aan CSA De recruitment and admissions manager geeft de inschrijvingen aan CSA door. Zorgen voor cliënt- en FA is verantwoordelijk voor de debiteurenadministratie en zorgt voor een cliënt- en factuurnummer factuurnummer. Er worden betalingsregels vastgelegd, zodat de betalingen van de studenten eenvoudig kunnen worden herleid naar de openstaande vorderingen in SAP-FICO en in EMBARK. Ontvangen brief met De student ontvangt de brief met inschrijfgegevens. inschrijfgegevens Verzenden inschrijvings e-mail Een medewerker CSA maakt een studenten e-mail adres aan en verstuurt een inschrijvings e-mail aan de student. Ontvangen inschrijvings e-mail De student ontvangt een e-mail bericht ter bevestiging van zijn inschrijving.


Pagina 11 van 39

Aanmelden AITAP/EIAP

4.

Proces: Aanmelden AITAP/EIAP



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de verzoeken tot toelating en inschrijvingen van studenten van de Amsterdam IT-Audit-opleiding (AITAP) en het Executive Internal Auditing Programme (EIAP) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het indienen van een verzoek tot toelating AITAP/EIAP; * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier AITAP/EIAP. De opleidingsdirecteur zorgt voor: * het beoordelen of de student voldoet aan de toelatingscriteria; * het houden van een intakegesprek AITAP/EIAP met de student; * het beoordelen of de student kan worden toegelaten tot de AITAP/EIAP; * het verzenden van een inschrijfformulier AITAP/EIAP; * het bijhouden en beoordelen van de betalingen van de collegegelden; * het eventueel starten van een incassoprocedure. Het Secretariaat AITAP zorgt voor: * het verwerken van het verzoek tot toelating AITAP/EIAP in Progress; * het verwerken van de inschrijvingen AITAP/EIAP in Progress; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de inschrijfgegevens AITAP/EIAP aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student. Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het periodiek doorsturen / doorgeven van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding.



* verzoek tot toelating AITAP/EIAP * inschrijving AITAP/EIAP Van het indienen van een verzoek tot toelating AITAP/EIAP tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen door de studenten. [email protected] Oct 4, 2012 2:38:42 PM rkieft1 Productie

Pagina 12 van 39


4.1

Procesketen: Aanmelden AITAP/EIAP


Pagina 13 van 39


Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden AITAP/EIAP Processtappen / objecten 1 Indienen verzoek tot toelating AITAP/EIAP

2

3 4 5

6

7 8

9 10

11 12 13 14

15

16 17 18 19 20

21

Beschrijving / doel Een student moet een verzoek tot toelating, voorzien van twee pasfoto's, een curriculum vitae en kopieën van relevante diploma's en getuigschriften indienen bij het secretariaat van de opleiding Amsterdam IT-Audit (AITAP) of het secretariaat van de EIAP. Indien de student nader geïnformeerd wilt worden over de opleiding, kan hij een oriëntatiegesprek aanvragen. Eventueel invullen Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere inschrijfformulier KHO onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. Ontvangen en verwerken verzoek Het Secretariaat AITAP ontvangt en verwerkt het verzoek tot toelating AITAP/EIAP in Progress. tot toelating AITAP/EIAP Beoordelen toelating AITAP/EIAP De opleidingsdirecteur beoordeelt aan de hand van het formulier 'verzoek tot toelating', het curriculum vitae en de kopieën van diploma’s of de student voldoet aan de toelatingscriteria. Beoordelen deficiënties Eventuele lacunes in de vooropleiding (deficiënties) en vrijstellingen worden geïnventariseerd door de examencommissie, waarbij tevens wordt vastgesteld op welke wijze deze deficiënties kunnen worden weggewerkt. Houden intakegesprek Eventuele deficiënties en vrijstellingen worden in een intakegesprek besproken. AITAP/EIAP Een intakegesprek met het management van de EIAP-opleiding is geen vast onderdeel van het aanmeldingstraject van de EIAP-opleiding. Beoordelen toelaten AITAP/EIAP De opleidingsdirecteur beoordeelt of de student kan worden toegelaten tot de AITAP/EIAP. Verzenden inschrijfformulier Indien de student is toegelaten tot de opleiding nodigt de opleidingsmanager de student door AITAP/EIAP middel van het toezenden van een inschrijfformulier officieel uit om zich in te schrijven voor de opleiding (AITAP). Invullen en verzenden De student ontvangt het inschrijfformulier, vult dit in en verzend het naar het secretariaat van de inschrijfformulier AITAP/EIAP opleiding Amsterdam IT-Audit Programme. Verwerken inschrijvingen De inschrijving voor de opleiding wordt definitief zodra het volledig ingevulde inschrijfformulier AITAP/EIAP in Progress is ontvangen door het secretariaat van de opleiding Amsterdam IT-Audit Programme. In Progress wordt een opleidingsjaar aangemaakt met het collegegeld. Het secretariaat legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. Dit zorgt ervoor dat de juiste collegegelden in rekening worden gebracht bij de studenten. Verzenden bevestigingsbrief Als het secretariaat van de opleiding een student heeft ingeschreven voor de opleiding stuurt ze een bevestiging van de inschrijving per post aan de student. Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress Ontvangen bevestigingsbrief De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. Vastleggen verschillen in Collegegelden worden jaarlijks vastgesteld voor twee jaar (jaar 1 en 2) door het managementteam collegegelden (opleidingsdirecteur en programma manager) en de directeur PE. Individuele verschillen in collegegelden (bijvoorbeeld kortingen of betalingsafspraken) worden bepaald door de opleidingsdirecteur en in het studentendossier en in een Excel-sheet bijgehouden. Leveren inschrijfgegevens aan FA Het secretariaat van de opleiding stuurt het excelbestand met daarin de gegevens van de inschrijvingen van studenten naar de afdeling FA-debiteuren ten behoeve van de facturatie en om de bedragen in SAP op te kunnen nemen. Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens Factureren cursusgelden Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de student. Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. Bijhouden en beoordelen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betalingen betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) Beoordelen incasso procedure In overleg met de programma manager/directeur wordt de incasso procedure gestart.


Pagina 14 van 39

Aanmelden PMA

5.

Proces: Aanmelden PMA



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten van de Post-Master Accountancy (PMA) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het interesse tonen voor de PMA opleiding; * het invullen en verzenden van het inschrijfformulier PMA; De programmamanager PMA zorgt voor: * het opstellen en verzenden van toelatingsadviezen; * het vaststellen van de prijzen voor de opleiding; * het vaststellen van verschillen in collegegelden; * bijhouden en beoordelen van betalingen van collegegelden; * het beoordelen van het eventueel starten van een incassoprocedure. Het Secretariaat PMA zorgt voor: * het verwerken van de inschrijvingen PMA in Progress; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de inschrijfgegevens aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student.



Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het doorsturen van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding. * interesse voor de PMA opleiding * inschrijving PMA Het tonen van interesse of inschrijven voor de PMA opleiding tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen. [email protected] Oct 4, 2012 2:51:54 PM rkieft1 Productie

Pagina 15 van 39

Aanmelden PMA

5.1

Procesketen: Aanmelden PMA


Pagina 16 van 39

Aanmelden PMA

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden PMA Processtappen / objecten 1 Interesse tonen voor de PMA opleiding 2 Opstellen en verzenden toelatingsadviezen PMA 3 Ontvangen toelatingsadvies 4 5

6 7 8 9 10

11

12 13 14 15 16

17

Beschrijving / doel Als een student interesse heeft in het volgen van de Post-Master Accountancy (PMA)-opleiding kan hij informatie over de opleiding aanvragen. De programmamanager PMA zorgt voor het opstellen en verzenden van toelatingsadviezen aan de studenten, die interesse hebben getoond voor het volgen van de opleiding. De student ontvangt het toelatingsadvies en kan naar aanleiding daarvan besluiten om zich al dan niet in te schrijven. Invullen en verzenden inschrijf Als de student besluit om zich in te schrijven, kan hij het inschrijfformulier PMA downloaden, formulier PMA invullen en verzenden. Eventueel invullen Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere inschrijfformulier KHO onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. Verwerken inschrijvingen PMA in Het Secretariaat PMA legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. Dit zorgt ervoor dat de Progress juiste collegegelden in rekening worden gebracht bij de studenten. Verzenden inschrijfbevestiging Na inschrijving zorgt het Secretariaat voor het opstellen en verzenden van een PMA inschrijfbevestiging aan de student. Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress Ontvangen inschrijf-bevestiging De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. PMA Vastleggen prijzen en verschillen De prijzen voor de opleiding worden vooraf aan het collegejaar vastgesteld binnen het in collegegelden PMA management team (de programma manager en de programmadirecteur). De programmadirecteur gaat akkoord met de hoogte van het collegegeld. Als zich een ongebruikelijke situatie voordoet (bijvoorbeeld te late annulering van de inschrijving) bepaalt het management team in overleg hoe dit aangepakt wordt. Bij inschrijving wordt vastgesteld welk tarief op de student van toepassing zal zijn. Dit wordt direct genoteerd bij inschrijving. Leveren inschrijfgegevens PMA Het secretariaat legt de inschrijvingen van studenten vast in het systeem Progress. Zodra aan FA alle facturen zijn ingevoerd, kan de programmamanager een excelsheet maken van de te factureren studenten. De excelsheet met alle gegevens van studenten wordt gestuurd naar de afdeling FA-debiteuren. Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens Factureren PMA Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de studenten. Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. Bijhouden en beoordelen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betalingen betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) Beoordelen incasso procedure In overleg met de programma manager/directeur wordt de incasso procedure gestart.


Pagina 17 van 39

Aanmelden EMFC

6.

Proces: Aanmelden EMFC



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de aanvragen en inschrijvingen van studenten van de Executive Master of Finance and Control (EMFC) / Register Controller opleiding om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het aanvragen van een brochure of een oriëntatiegesprek; * het toesturen van documenten voorafgaande en voeren van een oriëntatiegesprek; * het invullen en verzenden van het inschrijfformulier EMFC. De programmamanager EMFC zorgt voor: * het houden van een oriëntatiegesprek; * het op basis van het oriëntatiegesprek toelaten of afwijzen van de student; * het vastleggen van de prijzen en verschillen collegegelden EMFC; * het bijhouden en beoordelen van de betalingen * het beoordelen van het eventueel starten van een incassoprocedure. Het Secretariaat van de EMFC zorgt voor: * het verwerken van de aanvragen voor een oriëntatiegesprek en inschrijvingen EMFC in Progress; * het maken van een afspraak voor een oriëntatiegesprek met de programmamanager EMFC; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de inschrijfgegevens aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student. Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het doorsturen van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding.



* aanvraag van een brochure of een oriëntatiegesprek; * inschrijving EMFC. Van het aanvragen van een brochure of een oriëntatiegesprek tot en met het bijhouden en beoordelen van de betalingen door de studenten. [email protected] Oct 4, 2012 3:03:26 PM rkieft1 Productie

Pagina 18 van 39

Aanmelden EMFC

6.1

Procesketen: Aanmelden EMFC


Pagina 19 van 39

Aanmelden EMFC

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden EMFC Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Aanvragen brochure via de website Studenten kunnen via de website http://feb.uva.nl/emfcaanmelding/ een brochure aanvragen. Bij de brochure is een formulier t.b.v. een oriëntatiegesprek toegevoegd. 2 Aanvragen oriëntatiegesprek Studenten, die overwegen de Executive Master of Finance and Control / Register Controlleropleiding te beginnen, kunnen door middel van een formulier op de website een oriëntatiegesprek aanvragen. 3 Ontvangen formulier aanvraag Het secretariaat van de EMFC ontvangt het formulier aanvraag oriëntatiegesprek. De student oriëntatiegesprek wordt dan gebeld voor het maken van een afspraak met de programmamanager. 4 Verwerken aanvragen EMFC in Het Secretariaat van de EMFC legt de ontvangen aanvragen voor het houden van een Progress oriëntatiegesprek vast in het systeem Progress. 5 Maken afspraak oriëntatiegesprek Studenten worden gebeld voor het maken van een afspraak met de programmamanager. 6 Toesturen documenten Voorafgaand aan het oriëntatiegesprek sturen studenten kopieën van diploma's, kopieën van vakkenlijsten en een actueel CV naar het secretariaat van de EMFC. 7 Houden oriëntatiegesprek EMFC Tijdens het oriëntatiegesprek wordt vastgesteld of minimaal aan de toelatingseisen wordt voldaan. Deze toelatingseisen zijn vastgesteld door de Vereniging van Registercontrollers (VRC). Hierbij wordt gekeken naar de vooropleiding(en) en werkervaring van de student. Eventuele deficiënties worden aan de hand van dit gesprek geïnventariseerd en wordt met besproken op welke wijze en op welke termijn deze vakken kunnen worden gevolgd en wordt er ook een mogelijke startdatum vastgesteld. Daarnaast is er voldoende gelegenheid tot het stellen van vragen en wordt het studieprogramma nader toegelicht.

8

9

10 11

12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

22

Informatie over het deficiëntieprogramma is te vinden op de website van het Kort Hoger Onderwijs (KHO). Beoordelen en verzenden Aan de hand van het oriëntatiegesprek beoordeelt de programmamanager EMFC of de student vrijblijvende toelatingsbrief voor toelating in aanmerking komt. De tijdens het oriëntatiegesprek gemaakte afspraken worden via een vrijblijvende toelatingsbrief aan de student gecommuniceerd en geregistreerd bij EMFC. Een kandidaat, die is toegelaten tot de opleiding, wordt uitgenodigd zich officieel in te schrijven voor de opleiding door middel van het invullen van een inschrijfformulier. Vastleggen prijzen en verschillen De prijzen voor de opleiding worden vooraf aan het collegejaar vastgesteld binnen het collegegelden EMFC Management Team. Deze bestaat uit de programma manager en 2 programma directeuren. Het akkoord voor de cursusgeld komt via de programmadirecteuren. Wanneer zich een ongebruikelijke situatie voordoet (bv. te late annulering van de inschrijving) bepaalt het Management Team in overleg hoe dit aangepakt wordt. Bij inschrijving wordt vastgesteld welk tarief op de student van toepassing zal zijn. Invullen en verzenden De student ontvangt het inschrijfformulier, vult dit in en verzend het naar het secretariaat van de inschrijfformulier EMFC EMFC. Eventueel invullen Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere inschrijfformulier KHO onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. Verwerken inschrijvingen EMFC Het Secretariaat van de EMFC legt de inschrijvingen vast in het systeem Progress. Dit zorgt in Progress ervoor dat de juiste collegegelden in rekening kunnen worden gebracht bij de studenten. Verzenden bevestigingsbrief Als het secretariaat van de opleiding een student heeft ingeschreven voor de opleiding stuurt ze een bevestiging van de inschrijving per post aan de student. Opstellen excelsheet vanuit Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. Progress Ontvangen bevestigingsbrief De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. Leveren inschrijfgegevens EMFC De excelsheet met alle gegevens van studenten wordt gestuurd naar de afdeling FA-debiteuren. aan FA Ontvangen excelsheet met FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten. inschrijfgegevens Factureren cursusgelden Een medewerker debiteurenadministratie factureert de collegegelden aan de student. Doorsturen betaalde collegegelden Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. Bijhouden en beoordelen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betalingen betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) Beoordelen incasso procedure In overleg met de programma manager/directeur wordt de incasso procedure gestart.


Pagina 20 van 39

Aanmelden VZK/RM

7.

Proces: Aanmelden VZK/RM



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten voor de master in Verzekeringskunde en de master Enterprise Risk Management om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier en een definitief inschrijfformulier VZK/RM. De programmadirecteuren zorgen voor: * het toetsen of de student aan de toelatingseisen voldoet; * het organiseren en houden van een oriëntatiegesprek VZK/RM met studenten, die aan de toelatingseisen voldoen; * het opstellen en verzenden van een toelatingsbrief VZK/RM; * het vastleggen van collegegelden en verschillen in collegegelden VZK/RM; * het herinneren van studenten aan betaling in geval van eventuele betalingsachterstanden. De examencommissie zorgt voor: * het in samenspraak met de docent nogmaals beoordelen van eventuele vrijstellingen. Het Secretariaat VZK/RM zorgt voor: * het verwerken van de inschrijfformulieren en definitieve inschrijvingen VZK/RM in Progress; * het opstellen van een excelsheet vanuit Progress en leveren van de definitieve inschrijvingen aan FA; * het verzenden van een bevestiging van de inschrijving aan de student. Administratief Centrum Een medewerker debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van de collegegelden aan de student; * het doorsturen van de betaalde collegegelden aan het secretariaat van de opleiding; * het monitoren en informeren van de programmamanager over betalingsachterstanden.



* inschrijving VZK/RM; * definitieve inschrijving VZK/RM; Van het ontvangen van een inschrijfformulier tot en met het herinneren van studenten aan betaling in geval van eventuele betalingsachterstanden. [email protected] Oct 4, 2012 3:08:45 PM rkieft1 Productie

Pagina 21 van 39

Aanmelden VZK/RM

7.1

Procesketen: Aanmelden VZK/RM


Pagina 22 van 39

Aanmelden VZK/RM

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden VZK/RM Processtappen / objecten 1 Invullen en ondertekenen inschrijfformulier VZK/RM

2 3 4 5 6

Ondertekenen en verzenden inschrijf formulier VZK/RM Ontvangen inschrijfformulier VZK/RM Verwerken inschrijfformulieren VZK/RM in Progress Toetsen voldoen toelatingseisen VZK/RM Toetsen vrijstellingen VZK/RM

7

Uitnodigen en houden oriëntatiegesprek VZK/RM

8

Opstellen en verzenden toelatingsbrief VZK/RM

9

Vastleggen prijzen en verschillen collegegelden VZK/RM

10

Ontvangen toelatingsbrief VZK/RM Invullen definitief inschrijfformulier VZK/RM

11

12

Verwerken inschrijvingen VZK/RM in Progress

13

Verzenden bevestigingsbrief

14

Opstellen excelsheet vanuit Progress Ontvangen bevestigingsbrief Leveren inschrijfgegevens VZK/RM aan FA Ontvangen excelsheet met inschrijfgegevens Factureren VZK/RM Doorsturen betaalde collegegelden

15 16 17 18 19 20 21

22 23

Beschrijving / doel Studenten schrijven zich in door middel van een inschrijfformulier in. Voor de master in Verzekeringskunde kan dit door een inschrijfformulier op te vragen via [email protected] of via telefoonnummer 020 525 6132. Voor de master Enterprise Risk Management kan dit door een e-mail met daarbij een curriculum vitae en kopieën van relevante diploma's en cijferlijsten naar [email protected] te sturen. In het inschrijfformulier worden NAW-gegevens, e-mailadres, een eventueel afwijkend factuuradres en de cursussen waarvoor de student aangemeld wil worden, aan de student gevraagd. De student ondertekent en verzendt het inschrijfformulier VZK/RM. Het Secretariaat Verzekeringskunde VZK ontvangt het inschrijfformulier VZK/RM. Het Secretariaat Verzekeringskunde VZK legt de ontvangen inschrijfformulieren VZK/RM vast in het systeem Progress. De programmadirecteuren toetsen of de student voldoet aan de toelatingseisen. Eventuele vrijstellingen worden nogmaals beoordeeld door de examencommissie in samenspraak met de docent. Als de student aan de criteria voldoet wordt de student uitgenodigd voor een oriëntatiegesprek. Voor dit gesprek moet de student zijn originele middelbare schooldiploma’s en cijferlijsten met kopie, originele hbo/wo diploma’s en cijferlijsten met kopie en een geldig legitimatiebewijs met kopie meenemen. In dit gesprek krijgt de student meer informatie over de opleiding, wordt beoordeeld of de student aan de toelatingseisen voldoet en wordt een indicatie gegeven over het studieprogramma op basis van de vooropleiding van de student. Op grond van het oriëntatiegesprek bepalen de programmadirecteuren of de student (eventueel onder bepaalde voorwaarden) wordt toegelaten tot de opleiding. In dat geval wordt een toelatingsbrief en een definitief inschrijvingsformulier aan de student verzonden. De cursusprijzen komen middels een overleg tussen programma directeuren en managers tot stand. Bij inschrijving wordt vastgesteld of afwijkingen op geldende cursusprijzen (door eventuele kortingen of andere situaties) op de student van toepassing zal zijn. De student ontvangt een toelatingsbrief. Studenten kunnen zich definitief inschrijven door het invullen, ondertekenen en verzenden van het definitief inschrijfformulier. De exacte annuleringsvoorwaarden en de daarmee samenhangende kosten staan op het inschrijfformulier. Na ontvangst van het definitief inschrijvingsformulier legt het Secretariaat Verzekeringskunde VZK de inschrijving vast in het systeem Progress. Dit zorgt ervoor dat de juiste collegegelden in rekening kunnen worden gebracht bij de studenten. Na de officiële inschrijving wordt de deelname aan de opleiding als definitief beschouwd en wordt een plaats voor de student aan de opleiding gereserveerd. Als het secretariaat van de opleiding een student heeft ingeschreven voor de opleiding stuurt ze een bevestiging van de inschrijving per post aan de student. Het secretariaat van de opleiding stelt vanuit Progress een excelsheet op. De student ontvangt een brief ter bevestiging van zijn inschrijving. Het Secretariaat Verzekeringskunde VZK stuurt de excelsheet met alle gegevens van studenten naar de afdeling FA-debiteuren. FA-debiteuren ontvangt de excelsheet met alle gegevens van studenten.

FA-debiteuren zorgt voor het factureren van de collegegelden aan de student. Een medewerker debiteurenadministratie stuurt periodiek de bestanden met de betaalde collegegelden door aan het secretariaat van de opleiding. Uploaden betaalde collegegelden in De bestanden met de betaalde collegegelden van een bepaalde periode worden automatisch Progress ingelezen in Progress. Bijhouden en beoordelen De programmamanager houdt in het excelsheet met de collegegelden de betalingen en de betalingen betaaldata van collegegelden bij. (FA-debiteuren is verantwoordelijk voor het aanmanen van studenten.) Monitoren en informeren Betalingsachterstanden worden gemonitord vanuit FA. Bij betalingsachterstand legt FA contact achterstanden masters met de programmamanager, die de betalingsachterstanden bijhoudt in een eigen Excel bestand. Herinneren studenten VZK/RM De programmamanager VZK/RM informeert bij FA over de te nemen actie en mailt vervolgens zelf de studenten over betalingsachterstanden.


Pagina 23 van 39

Aanmelden ACD

8.

Proces: Aanmelden ACD



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten van de Accountancy in deeltijd (ADT)-opleiding om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het indienen van een toelatingsverzoek ACD; * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier ACD; * het inschrijven voor de opleiding ACD via Studielink (alleen masterstudenten). De programmamanager ACD zorgt voor: * het houden van een intakegesprek ACD met de student. * het maandelijks overleggen met FA-debiteuren over eventuele betalingsachterstanden bij schakelstudenten ACD. Het secretariaat ACD zorgt voor: * het opstellen en verzenden van een instroomadvies aan de student; * het opnemen van de inschrijvingen ACD in de database; * het opstellen en verzenden van een bevestigingsbrief; * het verzenden een bestand met inschrijvingen van masterstudenten, zonder cursusgeld aan CSA; * het verzenden van een bestand met NAW-gegevens van masterstudenten en te factureren cursusgeld aan FA-studentendebiteuren; * het uitvoeren van een mailmerge en het verzenden van de facturen.

Trigger(s)

Afbakening

E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model


Administratief Centrum Functioneel Beheer SIS zorgt voor: * het inlezen van de inschrijvingen van schakelstudenten in SIS. De medewerker studentenadministratie zorgt voor: * het inlezen van de inschrijfgegevens in SIS in en het verzenden van een bestand met studentennummers aan het secretariaat ACD. De medewerker studentendebiteuren zorgt voor: * het opnemen van de factuurnummers in het bestand met inschrijvingen van schakelstudenten en master studenten ACD en het retour zenden van het bestand aan het Secretariaat ACD. * het monitoren en informeren van de programmamanager ACD over eventuele betalingsachterstanden. * toelatingsverzoek ACD; * inschrijving ACD; * inschrijving ACD via Studielink (alleen voor master studenten); Van het indienen van een toelatingsverzoek ACD tot en met het verzenden van facturen en het ontvangen van een bericht van FA-debiteuren over eventuele betalingsachterstanden bij schakelstudenten. [email protected] Oct 4, 2012 3:11:57 PM rkieft1 Productie

Pagina 24 van 39

Aanmelden ACD

8.1

Procesketen: Aanmelden ACD


Pagina 25 van 39

Aanmelden ACD

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden ACD Processtappen / objecten 1 Indienen toelatingsverzoek

2 3

4

5

6

7

8

9 10

11

12

13

Beschrijving / doel Studenten, die overwegen de Accountancy in deeltijdopleiding te beginnen kunnen contact opnemen met het secretariaat van de opleiding voor het toetsen van hun toelaatbaarheid tot de opleiding. Ze kunnen hiervoor een e-mail sturen naar [email protected] met daarin vermelding van behaalde (of te behalen) relevante diploma's, een scan of kopie van officiële cijferlijsten en het aantal toegekende EC's aan de vakken. Bij ACD zijn er twee soorten studenten; masterstudenten en schakelstudenten. Opstellen en verzenden Op grond van hun vooropleiding op hoger onderwijs niveau krijgen de studenten, die zich instroomadvies aanmelden een instroomadvies. Invullen en verzenden Nadat hun toelaatbaarheid is getoetst en ze een instroomadvies hebben ontvangen, kunnen inschrijfformulier studenten zich inschrijven door middel van het invullen, ondertekenen en verzenden van het inschrijfformulier. Eventueel invullen Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere inschrijfformulier KHO onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. Opnemen inschrijvingen ACD in De inschrijvingen van studenten en het verschuldigde cursusgeld worden in een eigen interne database database vastgelegd. Het cursusgeld voor masterstudenten bestaat uit het wettelijke collegegeld en een toeslag voor het deeltijd onderwijs. De programmadirecteur bepaalt de toeslag. Voor schakelstudenten wordt het cursusgeld als opbrengsten uit contractonderwijs beschouwd. Bij afwijkingen in cursusprijzen door bijvoorbeeld deeltijdtoeslag wat niet betaald hoeft te worden (door bijvoorbeeld alleen een nog openstaande scriptie) of voor andere individuele verschillen controleert de programma manager wie hiervoor in aanmerking komt. Dit wordt vastgelegd in de studentendatabase van ACD. In geval van annulering voor het schakelprogramma tussen 1 september en 1 februari betaald de studenten naar rato voor het aantal maanden waarvoor hij ingeschreven heeft gestaan plus de administratiekosten. Bij ontvangst van een schriftelijke annulering na 31 januari van het betreffende collegejaar is er geen restitutie mogelijk en is het cursusgeld voor het gehele jaar verschuldigd. Na aanvang van enig collegejaar in het masterprogramma vindt geen restitutie plaats van de toeslag intensief programma voor het betreffende collegejaar. Het wettelijke collegegeld wordt naar rato verrekend door de CSA. In de praktijk worden er wel eens uitzonderingen op deze regel gemaakt afhankelijk van de omstandigheden. Studenten die uiterlijk op 31 januari van enig collegejaar de opleiding geheel afronden (met het behalen van het diploma Master of Science in Accountancy en Control) ontvangen 40% restitutie van de toeslag intensief programma voor het betreffende collegejaar. Restitutie van het wettelijk collegegeld is, onder voorwaarden en eventueel gedeeltelijk, mogelijk via de Centrale Studentenadministratie. Opstellen en verzenden Als de inschrijving is ontvangen, krijgen studenten een bevestiging met het verzoek om een bevestigingsbrief afspraak te maken om hun diploma's en cijferlijsten, paspoort (of Europese identiteitskaart) te laten zien en een recente pasfoto mee te nemen. Bij de bevestiging krijgen studenten ook een stappenplan voor de inschrijving via Studielink. Als ze dit hebben afgerond, ontvang ze binnen twee weken een UvAnetID. Inschrijven masterstudenten ACD Na inschrijving ontvangen master en schakelstudenten een bevestiging met het verzoek om een via Studielink afspraak te maken voor een intakegesprek. Master studenten ontvangen bij de bevestiging een stappenplan voor de inschrijving via Studielink. Als master studenten zich hebben ingeschreven via Studielink, komen de inschrijfgegevens in SIS terecht en ontvangen ze binnen twee weken hun UvA net ID. Houden intakegesprek ACD Tijdens het intakegesprek kunnen studenten hun diploma's en cijferlijsten en paspoort (of Europese identiteitskaart) laten zien en een recente pasfoto afgeven. Van de originele diploma’s, cijferlijsten en het paspoort wordt een gecertificeerd kopie gemaakt. Verzenden bestand master ACD verzendt een bestand met studentengegevens van masterstudenten en bijbehorende inschrijvingen naar CSA vorderingen aan CSA. Verzenden bestand master NAW- ACD verzendt een aangepast bestand met NAW-gegevens van masterstudenten en te factureren gegevens naar FA cursusgeld aan FA-studentendebiteuren. Het cursusgeld bestaat voor de masterstudenten uit het wettelijke collegegeld en een toeslag voor het deeltijd onderwijs. De programmadirecteur bepaalt de toeslag. Inlezen inschrijvingen ACD laat de inschrijvingen van schakelstudenten en bijbehorend cursusgeld via CSA in SIS schakelstudenten in SIS inlezen om studentennummer toe te kunnen kennen aan de studenten. Aanpassingen worden teruggekoppeld. Voor schakelstudenten is er geen wettelijk collegegeld, maar wordt het cursusgeld in zijn geheel als contractonderwijs beschouwd. Ontvangen en verwerken CSA leest de inschrijfgegevens van masterstudenten in SIS in en stuurt een bestand met inschrijvingen masterstudenten studentennummers retour aan het Secretariaat ACD. CSA past zo de vorderingen aan in SIS, waardoor de vorderingen vervolgens ook in SAP FICA terecht komen waar FA-studentdebiteuren de gegevens en bedragen uit aflezen. (Hier zit ook de verdeling tussen deeltijdtoeslag en wettelijk collegegeld in). Opnemen factuurnummers bij Als het bestand met schakelstudenten door CSA in SIS is ingelezen en in SIS een inschrijvingen schakelstudenten studentenaccount aan de studenten is toegekend, gaat dit bestand (met NAW-gegevens) naar FA-


Pagina 26 van 39

Aanmelden ACD

14

15 16 17 18

19 20 21

debiteuren en worden er factuurnummers toegekend. FA-studentendebiteuren ontvangt van ACD een bestand met studentengegevens en bijbehorende vorderingen om er factuurnummers voor het totale cursusgeld (regulier en toeslag) aan te koppelen (ook in SAP). Ontvangen bestand Het Secretariaat ACD ontvangt van CSA het bestand met inschrijfgegevens van masterstudenten studentennummers masters in SIS aangevuld met studentennummers retour. Ontvangen bestand Het Secretariaat ACD ontvangt van FA-studentendebiteuren het bestand met inschrijfgegevens factuurnummers masters van masterstudenten in SIS aangevuld met factuurnummers retour. Ontvangen bestand Het Secretariaat ACD ontvangt van FA-debiteuren het bestand met inschrijfgegevens van factuurnummers schakel schakelstudenten aangevuld met factuurnummers retour. Mailmergen en verzenden facturen Het Secretariaat ACD maakt en verzendt door middel van een mailmerge de facturen voor masters masterstudenten. FA-Studentendebiteuren ontvangt geen kopie van de facturen. In sommige gevallen factureert FA. Dit wordt onderling afgestemd. Mailmergen en verzenden facturen Het Secretariaat ACD maakt en verzendt door een mailmerge de facturen voor schakelstudenten. schakel Monitoren en informeren Er vindt regelmatig overleg plaats tussen FA-Studentendebiteuren en de programmamanager. achterstanden schakel Ook naar aanleiding van het monitoren van betalingsachterstanden door FA. Ontvangen bericht achterstand De programmamanager ontvangt bericht over eventuele betalingsachterstanden bij schakel schakelstudenten. Eventuele betalingsachterstanden bij masterstudenten worden centraal door FA-debiteuren bewaakt. Controles op juistheid en volledigheid van de financiële gegevens gebeuren d.m.v. SAP-overzichten. Opnemen factuurnummers bij inschrijvingen masterstudenten


Pagina 27 van 39

Aanmelden BKDT

9.

Proces: Aanmelden BKDT



• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten van de Bedrijfskunde in deeltijd (BKDT) opleidingen om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het opnemen van contact met het secretariaat van BKDT voor het toetsen van de toelaatbaarheid tot de opleiding; * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier BKDT; * het inschrijven voor de opleiding BKDT via Studielink (alleen masterstudenten). De programmamanager BKDT zorgt voor: * het houden van een intakegesprek BKDT met de student; * het maandelijks overleggen met FA-debiteuren over eventuele betalingsachterstanden bij schakelstudenten ACD. Het Secretariaat Bedrijfskunde zorgt voor: * het opstellen en verzenden van een toelatingsbrief aan de student. * het beoordelen van de toelaatbaarheid van een student tot de opleiding BKDT; * het inplannen van een intakegesprek met aankomende studenten; * het opnemen van de inschrijvingen BKDT in de database; * het verzenden van een bestand met schakelstudenten aan FA; * het uitvoeren van een mailmerge en verzenden van facturen aan de masterstudenten BKDT.

Trigger(s)

Afbakening

E-mailadres proceseigenaar Laatste wijziging op Laatste wijziging door Opmerkingen model: Modelstatus Opmerkingen model


Administratief centrum Een medewerker van FA debiteurenadministratie zorgt voor: * het factureren van het cursusgeld voor schakelstudenten; * het monitoren en informeren van de programmamanager BKDT over eventuele betalingsachterstanden BKDT. Een medewerker studentenadministratie zorgt voor: * het inlezen van het bestand met schakelstudenten BKDT in SIS; * het aanpassen van de vorderingen op masterstudenten in SIS. Een medewerker studentendebiteuren zorgt voor: * het verzenden van een bestand met betalingskenmerken van masterstudenten aan het Secretariaat BKDT. * toelatingsverzoek BKDT; * inschrijving BKDT; * inschrijving BKDT via Studielink (alleen voor master studenten); Van het contact opnemen over toelaatbaarheid tot en met het verzenden van facturen en het ontvangen van een bericht van FA-debiteuren over eventuele betalingsachterstanden bij schakelstudenten. [email protected] Oct 4, 2012 3:14:44 PM rkieft1 Productie

Pagina 28 van 39

Aanmelden BKDT

9.1

Procesketen: Aanmelden BKDT


Pagina 29 van 39

Aanmelden BKDT

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden BKDT Processtappen / objecten 1 Contact opnemen over toelaatbaarheid 2 Beoordelen toelaatbaarheid

3

Inplannen intakegesprek

4

Houden intakegesprek BKDT

5

Opstellen en verzenden toelatingsbrief Invullen en verzenden inschrijfformulier BKDT

6

7

8

9

10 11 12

13 14

15 16

17 18

Beschrijving / doel Studenten, die overwegen met Bedrijfskunde in deeltijd (BKDT) te beginnen kunnen contact opnemen met het secretariaat van BKDT voor het toetsen van de toelaatbaarheid tot de opleiding. Op grond van de vooropleiding op hoger onderwijs niveau en het wiskunde niveau in het middelbaar onderwijs bepaalt het Secretariaat Executive programme Bedrijfskunde of de student direct toelaatbaar is voor de opleiding. Het Secretariaat Bedrijfskunde plant met aankomende studenten, die direct toelaatbaar zijn of die niet aan de wiskunde toelatingseis voldoen en een cursus willen gaan volgen voor het wegwerken van de deficiëntie, een intakegesprek in. De programmamanager controleert in een intakegesprek met de student of de student aan de toelatingsvereisten voldoet. De student dient daartoe de originele middelbare school diploma's en cijferlijsten, originele HEAO/HBO/WO diploma's en cijferlijsten, een paspoort (of identiteitsbewijs) en een cv mee te nemen. Het secretariaat van de opleiding stelt een toelatingsbrief op en verzendt deze aan de student.

Als de student aan Bedrijfskunde wil beginnen en aan de toelatingseisen voldoet, vult hij het inschrijvingsformulier in en stuur dat, samen met kopieën van diploma's en cijferlijsten van middelbaar en hoger onderwijs naar de Amsterdam Business School. Eventueel invullen Geïnteresseerden voor het volgen van één of meerdere modulen uit het reguliere inschrijfformulier KHO onderwijsprogramma kunnen een inschrijvingsformulier KHO downloaden of aanvragen bij het secretariaat van de opleiding. Op het inschrijfformulier kan de student aangeven aan welke groepen hij wil deelnemen. Opnemen inschrijvingen BKDT in De inschrijvingen van studenten en het verschuldigde cursusgeld worden in een eigen interne database database vastgelegd. Het cursusgeld voor masterstudenten bestaat uit het wettelijke collegegeld en een toeslag voor het deeltijd onderwijs. De programmadirecteur bepaalt de toeslag. Voor schakelstudenten wordt het cursusgeld als opbrengsten uit contractonderwijs beschouwd. Inschrijven masterstudenten BKDT Na inschrijving ontvangen master en schakelstudenten een bevestiging met het verzoek om een via Studielink afspraak te maken voor een intakegesprek. Master studenten ontvangen bij de bevestiging een stappenplan voor de inschrijving via Studielink. Als master studenten zich hebben ingeschreven via Studielink, komen de inschrijfgegevens in SIS terecht en ontvangen ze binnen twee weken hun UvA net ID. Verzenden bestand Schakelstudenten worden in een Excel document opgenomen en dat wordt aan FA-debiteuren schakelstudenten BKDT aan FA verzonden. Factureren cursusgeld FA-debiteuren factureert het cursusgeld voor schakelstudenten. schakelstudenten Monitoren en informeren betalings- Betalingsachterstanden worden gemonitord bij schakelstudenten door een maandelijks overleg achterstanden BKDT met FA-debiteuren. (Deze houdt betalingsachterstanden bij en communiceert zo door naar BKDT). Inlezen bestand schakel BKDT in CSA leest het bestand met schakelstudenten BKDT in SIS in. SIS Ontvangen bericht achterstand De programmamanager ontvangt bericht over eventuele betalingsachterstanden bij schakel schakelstudenten. Eventuele betalingsachterstanden bij masterstudenten worden centraal door FA-debiteuren bewaakt. Controles op juistheid en volledigheid van de financiële gegevens gebeuren d.m.v. SAP-overzichten. Aanpassen vorderingen in SIS CSA past de vordering, het wettelijk collegegeld en de toeslag, in SIS aan. Inlezen vorderingen in SAP-FICA Nadat CSA de vorderingen, naar aanleiding van de inschrijvingen van masterstudenten via Studielink op basis van het bestand dat CSA van het Secretariaat Bedrijfskunde heeft ontvangen, heeft aangemaakt worden de betalingen automatisch via de interface opgenomen in SAP-FICA. Daarbij worden betalingskenmerken voor de vorderingen uit hoofde van het wettelijk collegegeld en de toeslagen op masterstudenten toegekend. Verzenden bestand betalings FA-debiteuren verzendt een bestand met de betalingskenmerken van masterstudenten BKDT aan kenmerken het Secretariaat Bedrijfskunde. Mailmergen en verzenden facturen Het Secretariaat Bedrijfskunde voert een mailmerge uit en verzendt de facturen aan de BKDT masters masterstudenten BKDT.


Pagina 30 van 39

Verwerken inschrijving niet-reguliere studenten

10.

Proces: Verwerken inschrijving niet-reguliere studenten





• Aanmelden contractonderwijs FEB • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijving van nietreguliere studenten voor de genoemde opleidingen om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen en verzenden van een inschrijfformulier aan het secretariaat van de opleiding. Het secretariaat van de opleiding zorgt voor: * het beoordelen of de student voldoet aan de per vak gestelde ingangseisen; * het verzenden van de collegekaart aan de student. * inschrijving Van het ontvangen van een inschrijfformulier tot en met het verzenden van een collegekaart aan de student. [email protected] Sep 24, 2012 10:57:56 AM rkieft1 Productie

Pagina 31 van 39


10.1

Procesketen: Verwerken inschrijving niet-reguliere studenten


Pagina 32 van 39


Korte uitleg per processtap van proces: Verwerken inschrijving niet-reguliere studenten Processtappen / objecten 1 Ondertekenen en verzenden inschrijf formulier 2 Ontvangen inschrijfformulier 3 Beoordelen ingangseisen 4 5

Verzenden collegekaart Ontvangen collegekaart


Beschrijving / doel De student ondertekent het inschrijfformulier en verzendt het aan het secretariaat van de opleiding. Het secretariaat van de opleiding ontvangt het inschrijfformulier van de student. Het secretariaat van het KHO beoordeelt of de student voldoet aan de per vak gestelde ingangseisen. Het secretariaat van de opleiding verzendt de collegekaart aan de student. Als de student voldoet aan de per vak gestelde ingangseisen dan krijgt hij een collegekaart, met behulp waarvan hij zich kan inschrijven voor de colleges. Zijn inschrijving heeft een geldigheidsduur van maximaal 1 jaar en geeft recht op het volgen van de colleges, het tentamen en eventueel één herkansing. De kosten van het onderwijs zijn berekend naar het aantal te behalen European Credits. Het tarief voor collegejaar 2011-2012 bedraagt € 100,- per credit met uitzondering van het deficiëntieprogramma. Het tentamengeld is hierbij inbegrepen. Voorbeeld: een vak van 6 credits kost € 600,-.

Pagina 33 van 39

Aanmelden OUC

11.

Proces: Aanmelden OUC



• Aanmelden contractonderwijs FdR • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de aanmeldingen voor de Open UvA-Colleges (OUC) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen en verzenden van een aanmeldingsformulier OUC; * het contact opnemen met het secretariaat van de cursus. Een medewerker van de Onderwijsadministratie zorgt voor: * het aan de hand van het aanmeldingsformulier controleren van * beoordelen van de toelaatbaarheid van de inschrijving; * het opstellen en verzenden van een bevestigings- of afwijzingsbrief; * het registreren van de student in de onderwijsadministratie; * het controleren van het berekende cursusgeld.



Een medewerker van het Bureau Studiebegeleiding zorgt voor: * het controleren van de toereikendheid van de vooropleiding, bij twijfel aan de toereikendheid van de vooropleiding. * aanmelding OUC * contact met het secretariaat van de leerstoelgroep Van het ontvangen van een aanmeldingsformulier OUC tot en met het doorgeven van de inschrijvingen aan FA Debiteurenadministratie. [email protected] Jan 28, 2013 11:08:22 AM rkieft1 Productie

Pagina 34 van 39

Aanmelden OUC

11.1

Procesketen: Aanmelden OUC


Pagina 35 van 39

Aanmelden OUC

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden OUC Processtappen / objecten 1 Downloaden en invullen aanmeldings formulier OUC 2 Ondertekenen en verzenden aanmeldings formulier OUC

3 4

5

6 7

8 9 10

11 12

13 14

15

Beschrijving / doel Studenten schrijven zich handmatig in via een aanmeldingsformulier OUC (Open UvA-Colleges), welke te vinden is op de website (http://www.studeren.uva.nl/ouc-jur). De student print en ondertekent het aanmeldingsformulier Open UvA Colleges (OUC) en verzendt het naar: Onderwijsbalie Faculteit der Rechtsgeleerdheid Open UvA Colleges Postbus 1030 1000 BA Amsterdam. De deadline voor ontvangst van het inschrijvingsformulier is twee weken voor aanvang van het blok, waarin de cursus plaatsvindt. (Zie ook website http://www.studeren.uva.nl/ouc-jur, onder ‘toelating en aanmelding’.) Indien de student zich heeft aangemeld na de op de website van de Open UvA Colleges gestelde deadline, gelden beperkte mogelijkheden. In principe kan de student in dat geval alleen tentamen afleggen. Indien mogelijk kan de student ook hoorcolleges en, voor zover aangeboden, extensief onderwijs volgen. Ontvangen aanmeldings formulier De medewerker Onderwijsadministratie FdR ontvangt het aanmeldingsformulier OUC. OUC Controleren documenten OUC De Onderwijsbalie van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid controleert aan de hand van het aanmeldingsformulier de toelaatbaarheid van de inschrijving. Bij de eerste aanmelding van een student controleert de onderwijsadministratie het diploma en de cijferlijst van de vooropleiding. Bij twijfel aan de toereikendheid van de vooropleiding wordt tevens een controle door bureau studiebegeleiding uitgevoerd. Beoordelen afwijzen of aanvullen Als de inschrijving niet akkoord is beoordeelt de medewerker Onderwijsadministratie FdR of de inschrijving moet worden afgewezen danwel de documenten door de student moeten worden aangevuld. Nader beoordelen toereikendheid De medewerker Onderwijsadministratie FdR beoordeelt de toereikendheid van de vooropleiding vooropleiding meer in detail. Controleren toereikendheid Bij twijfel aan de toereikendheid van de vooropleiding wordt tevens een controle door bureau vooropleiding studiebegeleiding uitgevoerd. Zo bepalen de onderwijsadministratie en bureau studiebegeleiding in samenspraak de toelating. Aanvullen van de aanmeldings De student vult de aanmeldingsgegevens aan. gegevens Afwijzen van de inschrijving Het secretariaat van de opleiding wijst de inschrijving af. Opstellen en verzenden Door middel van een bevestigings- of afwijzingsbrief wordt de student op de hoogte gebracht van bevestigings/afwijzingsbrief toelating of afwijzing. De bevestigingsbrief is tevens bewijs van inschrijving. Op verzoek - bijvoorbeeld bij het afleggen van het tentamen - moet de student deze tonen. Ontvangen bevestigings/ De student ontvangt een bevestigings- of afwijzingsbrief. afwijzingsbrief Contact opnemen secretariaat van Nadat de student de bevestigingsbrief heeft ontvangen en wenst deel te nemen aan een tentamen de cursus en/of intensieve werkgroep, moet de student zelf contact opnemen met het secretariaat van de leerstoelgroep die de cursus verzorgt. Pas nadat de schriftelijke aanmelding is goedgekeurd en de student door de leerstoelgroep is toegelaten tot het onderwijs, is de student definitief toegelaten tot de cursus. Registreren student in De medewerker Onderwijsadministratie FdR registreert de student in de onderwijsadministratie. onderwijsadministratie Controleren berekende cursusgeld De hoogte van het cursusgeld is intern en extern bekend, deze wordt ook gepubliceerd via de OUC-website. Afwijkingen op het cursusgeld komen slechts bij hoge uitzondering voor. Akkoord wordt bepaald door de coördinator onderwijsadministratie, eventueel in samenspraak met bureau studiebegeleiding. De juistheid van de in rekening gebrachte cursusgeld wordt gecontroleerd door de onderwijsadministratie, er is een vast bedrag per EC. Doorgeven inschrijvingen aan FA Het bestand met aanmeldingsgegevens van student wordt door de onderwijsadministratie doorgegeven aan FA-debiteuren. Betaling wordt centraal afgehandeld door de financiële administratie, afdeling debiteuren. controle op de juistheid en volledigheid van zowel de eigen administratie als de eigen administratie in vergelijking met de financiële administratie is er niet. Uitsluitend op incidentele basis vinden er controles plaats. Zodra het verschuldigde cursusgeld is ontvangen, ontvangt de student een bewijs van betaling. Eventueel wordt in samenspraak met faculteit (onderwijsadministratie) een incassobureau ingeschakeld. De student ontvangt van het secretariaat van de leerstoelgroep een certificaat als de student een voldoende heeft behaald voor de gevolgde cursus en de UvA het verschuldigde cursusgeld heeft ontvangen.


Pagina 36 van 39

Aanmelden PAO

12.

Proces: Aanmelden PAO





• Aanmelden contractonderwijs FdR • Aanmelden contractonderwijs Het doel is het juist, tijdig en volledig verwerken van de inschrijvingen van studenten voor het Juridisch Postacademisch Onderwijs (cursussen, opleidingen en congressen voor advocaten en juristen) om de volledigheid van de daaruit volgende opbrengsten te kunnen garanderen. Dagelijks Beschrijving van het proces rondom de baten van contractonderwijs FEB en FdR, Verslaggeving, 12 maart 2012 De student zorgt voor: * het invullen, ondertekenen en verzenden van een inschrijfformulier PAO. Het Eggens Instituut zorgt voor: * het controleren van de inschrijvingen PAO; * het afwijzen of bevestigen van de inschrijving; * het factureren van de cursusgelden PAO; * het aansluiten van FileMaker met SAP; * het doorgeven van gehouden cursussen PAO aan FA. * inschrijving PAO Van het ontvangen van een inschrijfformulier tot en met het aansluiten van de vorderingen in FileMaker met SAP. [email protected] Jan 28, 2013 11:08:23 AM rkieft1 Productie

Pagina 37 van 39

Aanmelden PAO

12.1

Procesketen: Aanmelden PAO


Pagina 38 van 39

Aanmelden PAO

Korte uitleg per processtap van proces: Aanmelden PAO Processtappen / objecten Beschrijving / doel 1 Downloaden en invullen inschrijf Studenten schrijven zich in door middel van een inschrijfformulier in. Dit inschrijfformulier is op formulier PAO de website van het Eggens Instituut (CMS) te vinden. De NAW-gegevens, e-mailadres, een eventueel afwijkend factuuradres en de cursussen waarvoor de student aangemeld wil worden, worden aan de student gevraagd. De studenten melden zich zo aan en worden door de medewerkers van het Eggens Instituut ingeschreven, hiervoor wordt het systeem FileMaker gebruikt. 2 Ondertekenen en verzenden De student ondertekent het inschrijfformulier en verstuurt het per post, fax of via de website naar inschrijf formulier PAO het Eggens Instituut (CMS). 3 Ontvangen inschrijfformulier PAO De studenten worden door de medewerkers van het Eggens Instituut ingeschreven, hiervoor wordt het systeem FileMaker gebruikt. Het Eggens Instituut is een door de Nederlandse Orde van Advocaten erkende opleidingsinstelling. 4 Controleren inschrijvingen PAO De inschrijvingen worden gecontroleerd door de medewerkers van het Eggens Instituut. Voor toelating tot de cursussen gelden geen specifieke toegangseisen; het hangt er vooral van af of er nog plaats is bij de betreffende cursus. 5 Afwijzen per e-mail of telefoon Als er geen plaats is bij de desbetreffende cursus wordt dit per mail of telefonisch meegedeeld aan de student. 6 Opstellen en verzenden Wanneer cursisten worden toegelaten krijgen ze per post een inschrijvingsbevestiging. inschrijvings bevestiging 7 Ontvangen afwijzing of Studenten ontvangen een afwijzing of bevestiging van hun inschrijving. inschrijvings bevestiging 8 Factureren cursusgelden PAO De hoogte van het cursusgeld is intern en extern bekend, deze zijn te vinden op de website en in de cursusbrochure. Er zijn een aantal betalingsregels bekend. Op de facturen wordt de betalingstermijn vermeld. In geval van annulering tussen 4 en 2 weken van te voren betaalt de cursist 50% van de cursusprijs, indien korter van te voren wordt het gehele cursusprijs in rekening gebracht. De cursusprijzen staan in FileMaker; hieruit volgt automatisch een factuur met het juiste bedrag. De juistheid van het cursusgeld wordt zo geborgd. Bij individuele afwijkingen op het cursusgeld wordt in FileMaker een aantekening gemaakt bij de desbetreffende cursist en het individuele cursusbedrag aangepast. 9 Doorgeven gehouden cursussen Indien een cursus doorgaat worden vanuit FileMaker facturen gemaakt. Deze worden per scan in PAO aan FA kopie naar FA-debiteuren gestuurd. Bij betalingsachterstand wordt in eerste instantie cursisten schriftelijk aangemaand door het Eggens Instituut na 35, 50 en 60 dagen. Daarna neemt FAdebiteuren het over. 10 Aansluiten FileMaker met SAP De juistheid en volledigheid van de eigen administratie wordt geborgd door kopieën van alle facturen te behouden en in FileMaker een (schaduw)administratie bij te houden. Twee keer per jaar worden de gegevens in SAP gecontroleerd aan de hand van de administratie in FileMaker.


Pagina 39 van 39

Aanmelden contractonderwijs

Recommend Documents