AANGESLOTENEN-REGLEMENT Stichting Taxaties en Validaties
31 december 2012
Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6 7. 8. 9 10
Definities .................................................................................................... 3 Inschrijfprocedure........................................................................................ 4 Toelatingsprocedure ..................................................................................... 4 Jaarlijkse Bijdrage ....................................................................................... 4 Verplichtingen Aangeslotenen ........................................................................ 5 Nakoming en klachten .................................................................................. 5 Schorsing en beeindiging Overeenkomst door de Stichting ................................ 6 Het register ................................................................................................ 7 Gebruik Logo............................................................................................... 7 Overige bepalingen ...................................................................................... 7
2
Definities Indien begrippen in dit Reglement met een hoofdletter worden gebruikt, hebben deze de navolgende betekenis: Aangeslotene:
het validatie-instituut van taxateurs van registergoederen dat op grond van een Overeenkomst aangesloten is bij de Stichting;
Aangeslotenschap:
het aangesloten zijn bij de Stichting;
Aanmeldingsformulier:
het formulier waarmee een aanvrager zich als Aangeslotene kan aanmelden bij de Stichting;
Bestuur:
het bestuur van de Stichting;
Entreegeld:
het op grond van dit Reglement aan de Stichting verschuldigde bedrag bij aanvang van het Aangeslotenschap;
Jaarlijkse Bijdrage:
het op grond van dit Reglement jaarlijks door de Aangeslotene aan de Stichting verschuldigde bedrag;
Logo:
het logo van de Stichting;
Normen:
de normen voor certificering van validatie-instituten van taxateurs van registergoederen op basis van ISO9001: 2008 en vastgelegd in een door de Stichting opgesteld addendum bij ISO9001: 2008, welke als Bijlage 1 aan dit Reglement is gehecht, dan wel een daarvoor in de plaats komend certificaat of addendum;
Overeenkomst:
de aangeslotenen-overeenkomst tussen de Stichting en een Aangeslotene met betrekking tot het Aangeslotenschap;
Reglement:
dit aangeslotenen-reglement van de Stichting, dan wel een daarvoor in de plaats komend reglement;
Secretariaat:
het secretariaat van de Stichting. Het Secretariaat is gehuisvest aan de Haagwinde 18, 7944 NZ Meppel.
Statuten:
de statuten van de Stichting, zoals deze van tijd tot tijd luiden;
Stichting:
Stichting Taxaties en Validaties, gevestigd te Utrecht;
3
2.
Inschrijfprocedure
2.1
Aangeslotenen van de Stichting kunnen slechts zijn validatie-instituten van taxateurs van registergoederen die voldoen aan de voorwaarden die zijn neergelegd in de Statuten.
2.2
Een aanvraag voor het Aangeslotenschap kan worden ingediend via het daarvoor bestemde Aanmeldingsformulier. Dit Aanmeldingsformulier kan worden aangevraagd via het Secretariaat. Het Secretariaat zal de aanvrager zo spoedig mogelijk een Aanvraagformulier en een kopie van de Statuten en het Reglement, alsmede een concept van de Overeenkomst toesturen.
2.3
Uitsluitend volledig ingevulde Aanmeldingsformulieren, voorzien van alle gevraagde informatie, worden in behandeling genomen.
2.4
Het staat het Bestuur vrij om gegevens van het Aanmeldingsformulier te (laten) controleren en een aanvrager al dan niet als Aangeslotene toe te laten. Een aanvraag zal in ieder geval worden afgewezen indien de aanvrager niet bereid is aan voornoemde controle mee te werken en/of het Bestuur gronden heeft om te vermoeden dat de aanvrager niet aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 9 lid 2 van de Statuten voldoet.
2.5
De aanvrager is Entreegeld verschuldigd. De hoogte van het Entreegeld wordt door het Bestuur jaarlijks in december vastgesteld voor het aankomende kalenderjaar.
3.
Toelatingsprocedure
3.1
Het Bestuur neemt binnen 4 weken na ontvangst van het Aanmeldingsformulier, een besluit over de aanvraag, met inachtneming van de gegevens als vermeld op het Aanmeldingsformulier en de eventueel door de aanvrager nagestuurde gegevens. Het Bestuur is bevoegd om de termijn van 4 weken eenmalig te verlengen met ten hoogste 4 weken.
3.2
De toelating van een Aangeslotene wordt definitief nadat het Bestuur in positieve zin heeft besloten over de aanvraag en na ontvangst door het Bestuur van (i) een getekende Overeenkomst waarbij de Aangeslotene zich onder meer conformeert aan de Statuten en dit Reglement en (ii) ontvangst van het Entreegeld, zoals genoemd in artikel 2.5 van dit Reglement, te betalen uiterlijk binnen 14 dagen na ondertekening van de Overeenkomst.
4.
Jaarlijkse Bijdrage
4.1
De Aangeslotenen zijn een Jaarlijkse Bijdrage verschuldigd. De hoogte van de Jaarlijkse Bijdrage wordt door het Bestuur jaarlijks uiterlijk 15 september vastgesteld voor het aankomende kalenderjaar. Indien de hoogte van de Jaarlijkse Bijdrage voor het aankomende kalenderjaar wordt gewijzigd, wordt dit door het Bestuur bekendgemaakt via post, fax of e-mail aan Aangeslotene. De Jaarlijkse Bijdrage zal bestaan uit een vast bedrag per Aangeslotene en een variabel bedrag, dit naar rato van een door een Aangeslotene gevalideerd aantal taxatierapporten. De Jaarlijkse Bijdrage zal gerelateerd zijn aan een
4
goedgekeurde begroting. 4.2
De Jaarlijkse Bijdrage wordt door de Aangeslotenen jaarlijks bij wijze van vooruitbetaling voor het aankomende kalenderjaar voldaan voor 1 januari. De Stichting zal hiertoe tijdig een factuur toezenden aan de Aangeslotenen. Aangeslotenen die zich na 1 juli aansluiten bij de Stichting dienen de helft van de Jaarlijkse Bijdrage te voldoen, binnen veertien dagen na dagtekening van de factuur.
4.3
Bij uitblijven van tijdige en volledige betaling van de Jaarlijkse Bijdrage kan door het Bestuur tot opzegging van de Overeenkomst worden overgegaan.
4.4
Er wordt na opzegging en/of beëindiging van de Overeenkomst geen restitutie verleend voor de betaalde Jaarlijkse Bijdrage. Na opzegging en/of beëindiging van de Overeenkomst blijft de Jaarlijkse Bijdrage voor het betreffende kalenderjaar volledig verschuldigd. Bij ontijdige opzegging en/of beëindiging van de Overeenkomst is de Jaarlijkse Bijdrage verschuldigd tot aan de datum waartegen de Overeenkomst rechtsgeldig is opgezegd c.q. eindigt.
5.
Verplichtingen Aangeslotenen
5.1
Een Aangeslotene dient zich te allen tijde te conformeren aan en gedragen in overeenstemming met de Normen, ook wanneer deze sinds diens toelating zijn gewijzigd.
5.2
Een Aangeslotene zal zich als waardige Aangeslotene gedragen en zich houden aan de Statuten, de Overeenkomst en het Reglement en ook blijven voldoen aan de in de Statuten, de Overeenkomst en het Reglement gestelde vereisten, ook wanneer deze sinds diens toelating zijn gewijzigd.
5.3
Een Aangeslotene zal jaarlijks ieder kwartaal een audit met betrekking tot de Normen laten uitvoeren door een certificerende instelling. De Aangeslotene is verplicht alle informatie en documentatie ten aanzien van deze audit aan het Bestuur toe te zenden. Het Bestuur heeft de bevoegdheid om de Aangeslotenen instructies te geven naar aanleiding van deze audit, waaronder begrepen doch niet beperkt tot instructies omtrent het voldoen aan de Normen. De Aangeslotene dient op eerste verzoek van het Bestuur alle informatie en documentatie aan het Bestuur te verstrekken waaruit blijkt dat de Aangeslotene voldoet aan de Normen, aan hetgeen in dit artikel is opgenomen, alsmede aan de op grond van in dit artikel gegeven instructies.
5.4
Indien een aangeslotene gedurende een kalenderjaar toetreedt, geldt de verplichting van een audit met betrekking tot de Normen voor dat kalenderjaar vanaf het eerste volledige kwartaal.
5.5
Aangeslotenen dienen wijzigingen (zoals adreswijzigingen) schriftelijk aan het Secretariaat mede te delen.
6.
Nakoming en klachten
6.1
Ingeval er een klacht over een Aangeslotene wordt ingediend bij het Bestuur van de Stichting en/of indien het Bestuur aanwijzingen heeft dat een Aangeslotene in
5
strijd handelt met enige bepaling uit de Overeenkomst c.a. is het Bestuur bevoegd naar eigen inzicht een onderzoek te starten. Aangeslotene is verplicht alle medewerking te verlenen aan een door het bestuur ingesteld onderzoek, alsmede alle van belang zijnde stukken aan het bestuur (gevraagd en ongevraagd) ter beschikking te stellen binnen de door het Bestuur schriftelijk vermelde termijn. 6.2
Ingeval er een klacht over een Aangeslotene wordt ingediend bij de certificerende instelling is Aangeslotene verplicht deze klacht onverwijld te melden aan het Bestuur van de Stichting. Tevens is Aangeslotene verplicht om na ontvangst van de eindrapportage van de certificerende instelling onverwijld het rapport van de certificerende instelling aan het Bestuur van de Stichting te doen toekomen.
6.3
Het Bestuur heeft de bevoegdheid om de Aangeslotene instructies te geven naar aanleiding van de ontvangen klacht of van de aanwijzingen en het eventueel op basis daarvan ingestelde onderzoek als bedoeld in artikel 6.1 en/of naar aanleiding van de rapportage als bedoeld in artikel 6.2, waaronder begrepen doch niet beperkt tot instructies omtrent het voldoen aan de Normen. De Aangeslotene dient op eerste verzoek van het Bestuur alle informatie en documentatie aan het Bestuur te verstrekken waaruit blijkt dat de Aangeslotene voldoet aan de Normen, aan hetgeen in dit artikel is opgenomen, alsmede aan de op grond van in dit artikel gegeven instructies.
6.4
Ingeval een Aangeslotene in strijd handelt met het Reglement, de Statuten en/of de Overeenkomst en/of niet (meer) voldoet aan de Normen en/of de op grond van artikel 5.3 van dit Reglement gegeven instructies, zal het Bestuur deze Aangeslotene schriftelijk sommeren het Reglement, de Statuten, de Overeenkomst, de Normen en/of voornoemde instructies na te komen en de Aangeslotene een redelijke termijn gunnen om het Reglement, de Statuten, de Overeenkomst, de Normen en/of voornoemde instructies correct na te leven.
6.5
Indien de Aangeslotene na het verstrijken van de in artikel 6.4 van dit Reglement bedoelde redelijke termijn nog steeds handelt in strijd met het Reglement, de Statuten en/of de Overeenkomst en/of niet (meer) voldoet aan de Normen en/of voornoemde instructies, verbeurt Aangeslotene aan de Stichting een direct opeisbare boete van EUR 10.000 (zegge: tienduizend euro) voor iedere inbreuk, alsmede een direct opeisbare boete van EUR 1.000 (zegge: duizend euro) voor iedere dag dat de inbreuk voortduurt, zonder dat enige ingebrekestelling of gerechtelijke tussenkomst vereist is. In plaats van de hiervoor genoemde boete te vorderen, heeft de Stichting het recht om ter zake van enige inbreuk of overtreding een vergoeding van de volledige schade en/of nakoming te vorderen en/of tot beëindiging van het Aangeslotenschap over te gaan.
7.
Schorsing en beëindiging Overeenkomst door de Stichting
7.1
Indien een Aangeslotene na daartoe te zijn aangemaand conform het bepaalde in artikel 6.4 van dit Reglement in gebreke blijft, is het Bestuur gerechtigd de Aangeslotene te schorsen overeenkomstig artikel 9 lid 3 van de Statuten, althans de Overeenkomst en daarmee het Aangeslotenschap van de Aangeslotene te beëindigen. Alvorens het Bestuur hiertoe overgaat stelt zij een Aangeslotene gedurende een termijn van tenminste zeven dagen in de gelegenheid om schriftelijk haar zienswijze in te dienen bij het Bestuur omtrent het voornemen van het Bestuur en/of de gronden waarop dit voornemen is gebaseerd.
6
7.2
Het Bestuur is gerechtigd de Overeenkomst en daarmee het Aangeslotenschap van een Aangeslotene te beëindigen op grond van de in de Statuten en de Overeenkomst, waaronder begrepen dit Reglement, genoemde gronden. Alvorens het Bestuur hiertoe overgaat stelt zij een Aangeslotene gedurende een termijn van tenminste zeven dagen in de gelegenheid om schriftelijk haar zienswijze in te dienen bij het Bestuur omtrent het voornemen van het Bestuur en/of de gronden waarop dit voornemen is gebaseerd.
7.4
Het Bestuur zal de schorsing respectievelijk beëindiging van (de Overeenkomst en daarmee) het Aangeslotenschap schriftelijk aan Aangeslotene mededelen.
8.
Het register
8.1
Het Bestuur heeft een register van Aangeslotenen overeenkomstig artikel 9 van de Statuten opgericht en beheert dit. Zodra een Aangeslotene voldoet aan haar verplichtingen en op de voet van artikel 3.2 van dit Reglement is toegelaten wordt zij door het Bestuur ingeschreven in het register.
8.2
Het register wordt gepubliceerd op de website van de Stichting.
8.3
Zodra een Aangeslotene wordt geschorst overeenkomstig artikel 7.1 van dit Reglement danwel het Aangeslotenschap op enige grond eindigt is het Bestuur bevoegd om de (gewezen) Aangeslotene te schrappen uit het register.
9.
Gebruik Logo
9.1
Het Logo mag uitsluitend worden gebruikt door de Stichting en door de Aangeslotenen. Overig gebruik is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van het Bestuur.
9.2
Aangeslotenen zijn bevoegd het Logo te tonen op hun briefpapier, op hun website, in foldermateriaal en voorts in advertenties, waarbij de afmetingen van het Logo maximaal 20 x 40 millimeter zullen bedragen. Overig of ander gebruik van het Logo is uitsluitend toegestaan na schriftelijke toestemming van het Bestuur.
9.3
De Aangeslotene is verplicht in geval van schorsing en na beëindiging van de Overeenkomst en daarmee het Aangeslotenschap direct het gebruik van het Logo te staken.
9.4
Het ongeoorloofde en/of verkeerd gebruik van het Logo en/of Aangeslotenschap wordt, indien niet binnen een week gestaakt na schriftelijke sommatie daartoe door het Bestuur, beboet met een direct opeisbare boete van EUR 10.000 (zegge: tienduizend euro) per overtreding en EUR 1.000 (zegge: duizend euro) per dag dat het ongeoorloofde en/of verkeerde gebruik plaatsvindt. De Aangeslotene erkent dat de boete wegens ongeoorloofd en/of verkeerd gebruik van het Logo en/of Aangeslotenschap, in geval van schorsing en na beëindiging van de Overeenkomst zonder bovenbedoelde schriftelijke sommatie direct opeisbaar is.
10
Overige bepalingen
10.1
In dit Reglement worden de in de Statuten opgenomen bepalingen nader
7
uitgewerkt. Dit Reglement moet worden gelezen in samenhang met de Statuten en de Overeenkomst. Bij strijdigheid en/of onverenigbaarheid van bepalingen uit de Statuten met een of meer bepalingen uit het Reglement, prevaleert het bepaalde in de Statuten. 10.2
Het Bestuur is gerechtigd om, met inachtneming van artikel 11 van de Statuten wijzigingen in dit Reglement door te voeren. De Aangeslotenen worden zo snel mogelijk hiervan op de hoogte gebracht.
10.3
De Stichting zal bij een wijziging van de Overeenkomst – daaronder begrepen Aangeslotene Overeenkomst, Aangeslotene Reglement en Addendum – alsmede bij het geven van instructies, wijzigingen van Normen of andere relevante wijzigingen, Aangeslotene onverwijld van de wijziging per post, fax of e-mail op de hoogte stellen.
10.4
De Stichting is bij wijzigingen van de Overeenkomst, - daaronder begrepen Aangeslotenen Overeenkomst, Aangeslotenen Reglement, Addendum en Statuten – alsmede bij het geven van instructies, wijzigingen van Normen of andere relevante wijzigingen en/of het beëindigen van de overeenkomst door Aangeslotene of de Stichting nimmer aansprakelijk voor enige schade die Aangeslotene hierdoor zou kunnen lijden.
10.4
In alle gevallen, waarin zowel de wet als de Statuten als dit Reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.
10.5
Dit Reglement treedt in werking per 1 januari 2013.
Aldus vastgesteld door het Bestuur van de Stichting op __________________________
8
