Aanbestedingsbeleid gemeente Noordenveld 2004 (versie 14 juli 2004)
1. Inleiding Voor het handelen van de gemeente Noordenveld is vorig jaar door het college het aanbestedingsbeleid gemeente Noordenveld 2003 vastgesteld. Daarvoor was er, op schrift, niet veel geregeld. Voor het aanbesteden van de grotere opdrachten zijn weliswaar de Europese richtlijnen van toepassing, maar bij kleinere opdrachten en voor de interne organisatie van het aanbesteden bestaat beleidsvrijheid. In deze nota wordt aangegeven op welke wijze de gemeente om wil gaan met aanbestedingen. Het doel van aanbesteden is het verkrijgen van een zo goed mogelijk product tegen een zo laag mogelijke prijs. Het doel van deze nota over het aanbestedingsbeleid is om het bestuur de randvoorwaarden te laten vaststellen waarbinnen de gemeente kan opereren bij de aanbestedingen. De pijlers onder het aanbestedingsbeleid zijn: - het gelijkheidsbeginsel en - het openbaarheidsbeginsel Middels een goed aanbestedingsbeleid wordt bijgedragen aan het bevorderen van de integriteit van het gemeentebestuur en de ambtelijke organisatie. 2. Wetgeving rond aanbesteden 2.1 Inleiding Er is sprake van een toenemende Europese invloed via een aantal EG-richtlijnen. En dit is van invloed op de wijze waarop de gemeente aanbesteedt. Voor de gemeente is er op nationaal niveau zeer weinig geregeld. Tot 1 januari 1994 was volgens de gemeentewet de bevoegdheid tot aanbesteding in beginsel neergelegd bij het college van burgemeester en wethouders, tenzij de raad deze bevoegdheid aan zich had voorbehouden. Verder gold als hoofdregel het openbaar aanbesteden. De nieuwe Gemeentewet regelt het aanbesteden helemaal niet meer. Gemeenten zijn in beginsel vrij in het bepalen van hun eigen aanbestedingsbeleid zolang dat uiteraard past binnen algemene beginselen van behoorlijk bestuur en zolang de waarde waarvoor wordt aanbesteed onder de drempelwaarden van de EG-richtlijnen ligt. 2.1.1 Doel van het Europees aanbesteden De EG-richtlijnen over aanbesteden hebben als doel de Europese markt voor grotere overheidsopdrachten te liberaliseren. Dit houdt in dat de markt voor overheidsopdrachten zo doorzichtig mogelijk moet zijn om alle leveranciers en aannemers in de EG gelijke kansen te geven een overheidsopdracht te verwerven. Het gaat dus om het creëren van gelijke voorwaarden voor deelneming aan overheidsopdrachten en om meer doorzichtige procedures voor het plaatsen van die opdrachten. Op die manier ontstaat er vrije concurrentie voor het bedrijfsleven. Bij Europees aanbesteden springen er twee zaken het meest in het oog, namelijk enerzijds dat het tot besparingen kan leiden en anderzijds dat niet-naleving van de regels boetes en schadeclaims kan opleveren. 2.1.2 EG-richtlijnen Op dit moment bestaan procedureregels voor de aanbesteding van werken, leveringen en diensten, waarvan de basisprincipes en vele uitwerkingsbepalingen van de richtlijnen op hoofdlijnen gelijkluidend zijn. De implementatie van de verschillende EG-richtlijnen vindt plaats ingevolge de Raamwet EEG-Voorschriften Aanbestedingen, op basis waarvan oude en nieuwe richtlijnen d.m.v. een AMVB
kunnen worden omgezet in Nederlands recht. Op basis van de Raamwet is het Besluit overheidsaanbestedingen genomen dat de regels bevat voor de aanbesteding van diensten, leveringen en werken. De EG-richtlijnen richten zich o.a. op voldoende openbare bekendmaking van overheidsopdrachten in de EG om bedrijven uit alle lidstaten in de mededinging te betrekken. Tevens hebben de richtlijnen tot doel om het discriminerend gebruik van technische specificaties en selectiecriteria bij de gunning van opdrachten uit te bannen. De richtlijnen hebben hierdoor grote invloed op de grote(re) opdrachten van onze overheid. Het voordeel van een Europese markt is, dat de Europese aanbestedende dienst een lagere prijs voor de gevraagde dienst betaalt en dus waar krijgt voor zijn geld. Concurrerende offertes leiden tot een optimale prijs/kwaliteitsverhouding. Dit betekent dat Europees aanbesteden uiteindelijk tot kostenbesparing voor de overheid als opdrachtgever zal leiden. 2.2 Wanneer moet Europees worden aanbesteed? Niet elke overheidsopdracht moet Europees worden aanbesteed. De Europese richtlijnen zijn pas van toepassing als aan een aantal voorwaarden is voldaan die betrekking hebben op de aanbestedende dienst, de waarde van de opdracht en het soort opdracht. 2.2.1 Opdrachtgever: aanbestedende dienst Onder opdrachtgever of aanbestedende dienst wordt verstaan primair de staat én territoriale lichamen van de staat, waaronder de gemeenten. Daarnaast vallen onder dit begrip ook instellingen, waarin de overheid een overheersende bestuurlijke of financiële invloed heeft. Hiermee wordt bedoeld dat de participerende overheid voor meer dan 50% financiert (bijvoorbeeld door middel van subsidies) of toezicht heeft over het beheer of de leden van de raad van bestuur benoemt. 2.2.2 De waarde van een opdracht Een opdracht hoeft alleen Europees aanbesteed te worden als de waarde van de opdracht boven de drempelwaarde uitkomt. Deze drempelbedragen bedragen per 1 januari 2004 (excl. B.T.W.): Richtlijn Artikel in richtlijn Drempelbedrag Art. 6 lid 1 sub a 5.923.624 Euro Werken 93/37/EEG Art. 6 lid 1 sub b 5.000.000 Euro Art. 6 lid 3 1.000.000 Euro Leveringen 93/36/EEG Art. 5 lid 1 sub a onder i 236.945 Euro Art. 9 lid 1 750.000 Euro Diensten 92/50/EEG 200.000 Euro Art. 7 lid 1 sub a, 1 e streep Art. 7 lid 1 sub a, 2 e streep onder ii 236.945 Euro Art. 7 lid 4 80.000 Euro Art. 15 750.000 Euro Er zijn ook gevallen waarbij de waarde van een opdracht moeilijk is te bepalen, zoals bij huur of leasing, raamovereenkomsten, bank- en verzekeringsdiensten of bij de aanschaf van één-soortige goederen als kantoorbenodigdheden, computerapparatuur e.d. Voor deze gevallen geven de richtlijnen een aantal berekeningsvoorschriften. Belangrijk is dat voor de omvang van de drempelwaarde wordt uitgegaan van de totale opdracht van begin (ontwerpfase) tot einde (oplevering). Bij de levering moeten derhalve ook de kosten van installeren worden meegerekend en bij de bouw van een kantoorgebouw worden ook de kosten van het nieuwe meubilair, de architect en de technische installaties meegeteld.
Ontduiking van de richtlijnen door het splitsen van een opdracht om de waarde van de opdracht onder de drempelwaarde te brengen, is dan ook niet mogelijk. Splitsing is op zichzelf wel toegestaan, zij het dat ook de gesplitste opdrachten Europees aanbesteed moeten worden. . 2.2.3 Om welke opdracht gaat het precies De opdrachten moeten schriftelijk overeenkomsten onder bezwarende titel zijn (dus onder een bepaalde tegenprestatie). De indeling in categorie aanbesteding (levering, werk of dienst) is hieronder aangegeven. Categorie Werk
Levering
Dienst
Definitie Het product van bouw- danwel wegenbouwkundige werken in hun geheel, dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie, van producten waaronder ook werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren. Alle vormen van dienstverlening die niet vallen onder werken of leveringen.
Bij diensten is een onderverdeling met een categorie diensten die niet Europees aanbesteed hoeven te worden, zoals opdrachten in bepaalde nutssectoren, de verwerving of huur van onroerende zaken, arbeidsovereenkomsten, diensten van arbitrage en bemiddeling, diensten van de centrale banken. In de categorie diensten die wel Europees aanbesteed moeten worden (voorzover boven de drempelwaarde) zijn bijvoorbeeld de diensten van accountants, (stede)bouwkundige diensten, schoonmaak en het maaien van gazons te noemen. 2.3 Standaard-voorwaarden Voor de aanbesteding van werken bestaat het Uniform Reglement 1986 (UAR). Het UAR is voor de rijksoverheid verplicht van toepassing terwijl het onder aanbeveling van de VNG door gemeenten meestal van toepassing wordt verklaard vanwege de duidelijke procedure-regels. Het UAR kent objectieve en eenduidige eisen en criteria voor de keuze van de inschrijver en de inschrijving. Eén van de kernpunten van het UAR is de verplichting van de aanbesteder om desgevraagd zijn selectie te motiveren. 2.4 Consequentie bij overtreding De eerste consequentie is, dat de meest optimale verhouding niet wordt bereikt. De tweede consequentie is, dat het niet of niet juist toepassen van de richtlijnen kan leiden tot aansprakelijkheid voor schade, aangezien degene die meent ten onrechte niet de opdracht te hebben gekregen bij de civiele rechter schadevergoeding kan eisen. Daarnaast zijn de volgende rechtsmiddelen beschikbaar: - voorlopige maatregelen inclusief maatregelen om de aanbestedingsprocedure of de tenuitvoerlegging van door de aanbestedende overheidsorganen genomen besluiten op te schorten; - het nietig verklaren van onwettige besluiten (zoals discriminerende specificaties in uitnodigingen tot inschrijving). Vorderingen kunnen worden gebaseerd op onrechtmatige daad (het niet in acht nemen van de voorschriften is onrechtmatig jegens gepasseerde aannemers/leveranciers) en/of wanprestatie, indien bijvoorbeeld het UAR langs contractuele weg van toepassing is verklaard. In dat geval is er immers sprake van een overeenkomst waarbij het aanbestedende lichaam en de betrokken
aannemers/leveranciers zich hebben verbonden de aanbesteding volgens de procedure van het UAR te laten verlopen. 2.4.1 Schadevergoeding Een vordering tot schadevergoeding kan alleen worden ingewilligd, indien de opdracht nog niet is gegeven. De opdracht kan immers alsnog aan de eiser worden gegeven. Door middel van kort geding kan de eiser dit afdwingen. Een gedupeerd bedrijf kan "meetbare schade" vorderen in een civiele procedure, zoals kosten voor het meten of testen van apparatuur en voor inschrijving. Daarnaast kan dit uitgebreid worden met bijvoorbeeld winstderving. De "pakkans" en de mogelijke sancties op overtreding van de voor overheidsopdrachten zijn met het Verdrag van Maastricht (met als gevolg een nieuw artikel 171 van het Verdrag van Rome) toegenomen. Het verdrag kent een bepaling dat het Europese Hof van Justitie in Luxemburg een lidstaat een dwangsom of boete kan opleggen als een Europese regeling niet naar behoren wordt uitgevoerd. Ook al is de pakkans vergroot, ondernemers zullen in de meeste gevallen trachten om de zaak in der minne te schikken teneinde een goede relatie te onderhouden met de opdrachtgever. 2.4.2 Boete Naast een vordering tot schadevergoeding kan ook een klacht bij de commissie van de Europese gemeenschappen worden ingediend. Dit kan ertoe leiden, dat het Europese Hof van Justitie Nederland als lidstaat veroordeelt, omdat zij haar nationale wetgeving niet aan de richtlijnen heeft aangepast. Vervolgens kan de aangesproken lidstaat schadevergoeding eisen van de betreffende gemeente. De Europese commissie heeft zelf geen bevoegdheid om boetes op te leggen, maar kan wel een dwangsom of boete voorstellen aan het Hof. Hiervoor is geen limiet gegeven. 2.4.3 Conclusie Zodra de gemeente aanbesteedt voor een waarde, die ligt boven de drempelwaarden van de EG-richtlijnen, zal de gemeente de procedures voor Europees aanbesteden moeten volgen. Wanneer de EG-richtlijnen niet van toepassing zijn (omdat de drempelwaarde niet wordt bereikt) zal voor werken overeenkomstig het UAR 1986 worden aanbesteed. Echter, de vraag welk soort aanbestedingsprocedure wanneer moet worden gevolgd en de vraag hoe intern keuzes worden gemaakt en wie verantwoording moet afleggen, is daarmee nog niet beantwoord. 3. Aanbestedingsbeleid Gemeente Noordenveld In de inleiding is al genoemd dat wordt voorgesteld om voor het aanbestedingsbeleid de volgende uitgangspunten te hanteren: - het gelijkheidsbeginsel en - het openbaarheidsbeginsel. De beginselen zullen hieronder worden toegelicht. 3.1 Gelijkheidsbeginsel Met het gelijkheidsbeginsel wordt bedoeld dat ieder bedrijf gelijke kansen krijgt om mee te dingen naar een opdracht. De keuze welk bedrijven kunnen meedingen naar een opdracht en de keuze welk bedrijf uiteindelijk de opdracht krijgt, moet op grond van vooraf geformuleerde, objectieve, criteria gemaakt worden. Uitgaan van het gelijkheidsbeginsel betekent dat de gemeente geen voorkeursbeleid heeft ten aanzien van Noordenveldse bedrijven. Er wordt niet verwacht dat de Noordenveldse bedrijven hiermee benadeeld zullen worden.
Ten aanzien van de vooraf geformuleerde objectieve criteria op grond waarvan overgegaan zal worden tot de keuze van een bedrijf moet opgemerkt worden dat de criteria redelijk dienen te zijn ten opzichte van de te leveren prestatie. Eisen als"van de werknemers van het bedrijf dienen ten minste 30% vrouw te zijn" of "het bedrijf mag niet meewerken aan de bouw van een boorplatform in de Waddenzee" zijn niet relevant voor het al dan niet in staat zijn om op de juiste wijze een weg van A naar B te maken. Het verbinden van politieke uitgangspunten aan het aanbestedingsbeleid moet zoveel mogelijk voorkomen worden en is overigens ook strijdig met de EGregelingen. Voor de interne organisatie heeft het gelijkheidsbeginsel tot gevolg dat er voor gezorgd moet worden dat alle bedrijven over dezelfde informatie (kunnen) beschikken. 3.2 Openbaarheidsbeginsel Voor de interne procedure en organisatie tellen vanuit de doelstellingen voor het aanbestedingsbeleid voornamelijk dat de gevolgde procedures controleerbaar en de aankopen bedrijfseconomisch verantwoord moeten zijn. De gevolgde procedures kunnen controleerbaar worden door het aanbestedingsbeleid vast te leggen. Aan de hand van dit beleid kan achteraf worden vastgesteld of de organisatie volgens de richtlijnen heeft gewerkt. Hierdoor wordt het gemeentelijke beleid openbaar en politiek controleerbaar. 3.3 Aanbestedingsbeleid Uitgangspunten voor ons intern aanbestedingsbeleid dienen te zijn de hiervoor beschreven wetgeving en randvoorwaarden. Daarnaast moet ons aanbestedingsbeleid helder in beeld brengen welke methoden van aanbesteden binnen de gemeente worden gehanteerd. Aanbestedingsvormen De volgende vormen van aanbesteden worden onderscheiden: 1. Enkelvoudige uitnodiging: de gemeente kiest een leverancier uit. Deze vorm wordt toegepast bij opdrachten waarbij een aanbestedingsprocedure, naar verhouding, te veel kosten met zich meebrengt; 2. Onderhands aanbesteden: aanbesteding waarbij een beperkt aantal mededingers tot inschrijving of onderhandeling wordt uitgenodigd; 3. Openbaar aanbesteden: een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder kan inschrijven; 4. Europees aanbesteden: de overheidsorganisatie plaats op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers.
De keuze van de aanbestedingsvorm Uitgangspunt van het beleid in Noordenveld is: “Openbaar aanbesteden, tenzij….” er redenen aan te voeren zijn die een andere wijze van aanbesteden noodzakelijk maken. Deze redenen zijn gelegen in: 1. de in dit beleid gehanteerde drempelbedragen voor enkelvoudige uitnodiging en onderhands aanbesteden; 2. het is mogelijk om af te wijken van het bovenstaande principe. Daartoe dienen expliciete afwijkingsvoorstellen gemotiveerd aan het college te worden voorgelegd. De afwijkingsvoorstellen kunnen gebaseerd zijn op: a. Een zeer kritische opleverdatum, waarbij schade optreedt bij de overschrijding daarvan; b. De doorslag die kwaliteitsaspecten geven voor de verlening van een opdracht; c. Het feit dat het uitvoeringsproces bijzonder complex en kritisch is; d. De kritische verwevenheid met parallelle processen; e. De simpelheid en eenmaligheid van een project; f. Het feit dat er sprake is van vervolgopdrachten; g. De kostenafweging, namelijk dat kosten van een openbare aanbesteding niet in verhouding staan tot het mogelijk te behalen financiële voordeel. Opdrachten waarvan de geraamde waarden boven de in de Europese richtlijnen vermelde drempelbedragen vallen, dienen volgens de vastgestelde Europese aanbestedingsprocedures te worden uitgevoerd. De toe te passen methode wordt gekozen op basis van de hieronder vastgestelde drempelbedragen. Type Aantal offertes Drempelbedrag aanbesteding Uitnodiging 1 Werken < 50.000 euro Leveringen en diensten < 25.000 euro Onderhands Minimaal 3 Werken 50.000 – 350.000 euro Leveringen en diensten 25.000-100.000 euro Openbaar Onbeperkt Werken > 350.000 euro Leveringen en diensten > 100.000 euro Europees Onbeperkt Werken 5.923.624 euro Leveringen en diensten 236.945 euro Nb.-
de drempelbedragen zijn exclusief BTW bij de drempelbedragen voor Europees aanbesteden zullen altijd de wettelijk vastgestelde bedragen gelden
Aanbestedingsreglement Bij aanbestedingen van werken dient er gewerkt te worden volgens: - het Uniform Aanbestedingsreglement 2001en - het Uniform Aanbestedingsreglement – EG 1991. En of later van toepassing verklaarde reglementen.
Vastgesteld door de Raad van de gemeente Noordenveld, …..datum……..
