http://ayurai.wordpress.com/bidankusahabatku http://ayurai.blog.friendster.com/sekretaris,komunikasi,humas
a y o b ic a ra s a n tu n @y m a il.c o m
• Ma n a je m e n ra pa t • Mengelola pertemuan: membuat agenda acara dan laporan, menyiapkan rapat, menyiapkan notulen. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
2
YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT • Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah • Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh • Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
3
Me m b u a t R e n c a n a R a pa t
• Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5 W + 1 H, yakni : • Wh y , mengapa rapat diselenggarakan • Wh a t , agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. • Wh o , siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. • Wh e re , di mana rapat akan diselenggarakan. • Wh e n , Kapan rapat akan diselenggarakan. • Ho w , bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.
MACAM-MACAM FORMASI RAPAT • Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan • Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan • Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan • Dan lain sebagainya Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
5
CARA PENJELASAN MATERI DALAM RAPAT • Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu oleh diri sendiri • Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh peserta rapat • Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan tiap pokok pembahasan rapat • Memunculkan karakter yang bisa dijadikan sebagai ciri khas • Materi disampaikan secara singkat, padat dan jelas. • Dan lain sebagainya Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
6
CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT • Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat • Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak • Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
7
P R IN S IP DA L A M RAP AT “S e tia p K e pu t u s a n y a n g A k a n Dia m b il a da la h Me ru pa k a n K u n c i K e b e rh a s ila n pa da Ma s a y a n g A k a n Da t a n g ” Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
8
SIFAT PIMPINAN RAPAT HARUS MEMEGANG PRINSIP :
• Serius tapi santai • Menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada • Harus bisa meyakinkan peserta rapat dan jangan sampai terpengaruh • Waktu adalah nyawa yang harus dimanfaatkan dengan baik Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
9
Me m pim pin R a pa t • Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. • sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat.
B e b e ra pa h a l y a n g pe rlu dis ia pk a n da la m m e m im pin ra pa t, y a k n i; • • • • • • • •
Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat Memahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapat Menghubungi/menyiapkan notulen rapat Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi Mempersiapkan perlengkapan rapat Memeriksa ruangan rapat.
P im pin a n ra pa t y a n g b a ik m e m e n u h i c rite ria s e b a g a i b e rik u t ;
• Berbicara spontan, • Mengemukakan gagasan cemerlang • Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. • Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.
ME N G A T U R P E R T E MU A N BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM TEMA –ACARA – FORMAL/NON-
BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM TEMA –ACARA – FORMAL/NON-
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
13
P E S A N T IC K E T 1. SIAPKAN DATA LENGKAP – BERANGKAT & KEMBALI 2. SIAPKAN DOKUMENTASI PENYERTA
1. HUBUNGI BIRO PERJALANAN YANG TERPERCAYA 2. PASTIKAN JAMINAN PELAYANANNYA 3. PESAN RESMI TERTULIS - MOU
SIMPAN-ARSIPKAN
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
14
Jumlah orang yang berangkat : Jenis kelamin, usia Tujuan : kota - negara Waktu : Jam, hari dan tanggal
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
15
P e n g e lo la a n K o n s u m s i da n A k o m o da s i. • Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat : - Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar. - Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lu n c h ), dan pemberian dua kali c o ffe e b re a k .
- Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an. - Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
Pengelolaan Tempat Rapat • Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat. • Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat. • Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benarbenar tersedia.
Me e t in g R o o m A• rra n g e m e n ts
Theater Style – Leader has great power by position. – Participation and interruption by audience is limited.
• U-Shaped Style – Equality of membership. – No doubt of who the leader is. – Good visibility for visual aids.
• Circle Style – Democratic: equality is stressed. – Great visibility by participants. – Obvious body language. – Excellent participation.
X
X
B e rik u t in i t a t a ru a n g ra pa t :
• Kapasitas ruang rapat yang sedikit memang sengaja diperuntukkan bagi rapat khusus dewan direksi.
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
20
• Ruang rapat dengan kapasitas peserta lebih banyak dengan bentuk meja “O” diperuntukkan bagi pimpinan dan karyawan yangbersangkutan
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 21
K E S IMP U L A N • Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni : - Pengelolaan konsumsi dan akomodasi - Pengelolaan tempat rapat
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM 23
http://ayurai.wordpress.com/bidankusahabatku http://ayurai.blog.friendster.com/sekretaris,komunikasi,humas
a y o b ic a ra s a n tu n @y m a il.c o m
1
• Ma n a je m e n ra pa t • Mengelola pertemuan: membuat agenda acara dan laporan, menyiapkan rapat, menyiapkan notulen. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
2
2
YANG DIMAKSUD DENGAN RAPAT • Merupakan suatu pembahasan untuk merumuskan jalan keluar dalam menghadapi masalah • Pertemuan yang sudah diagendakan (dijadwal) untuk membahas permasalahan dan memutuskan cara yang akan ditempuh • Kegiatan yang sudah terperinci agendanya dalam kerangka pembahasan masalah yang dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang akan dihadapi dan lain sebagainya. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
3
3
Me m b u a t R e n c a n a R a pa t
• Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5 W + 1 H, yakni : • Wh y , mengapa rapat diselenggarakan • Wh a t , agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. • Wh o , siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat. • Wh e re , di mana rapat akan diselenggarakan. • Wh e n , Kapan rapat akan diselenggarakan. • Ho w , bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
4
4
MACAM-MACAM FORMASI RAPAT • Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U” dengan posisi pimpinan rapat berada di barisan paling depan • Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan pimpinan tinggal berada di barisan paling depan • Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan berada di depan • Dan lain sebagainya Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
5
5
CARA PENJELASAN MATERI DALAM RAPAT • Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu oleh diri sendiri • Menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh peserta rapat • Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai dengan tiap pokok pembahasan rapat • Memunculkan karakter yang bisa dijadikan sebagai ciri khas • Materi disampaikan secara singkat, padat dan jelas. • Dan lain sebagainya Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
6
6
CARA MENGAMBIL KEPUTUSAN DALAM RAPAT • Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang akan diambil harus bisa diputuskan dengan mantap dan bisa diterima oleh semua peserta rapat • Votting : Artinya keputusan yang akan diambil berdasrkan dengan suara terbanyak • Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya pimpinan rapa dapat mengambil keputusan dengan jalan sendiri, dengan menggunakan otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain sebagainya Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
7
7
P R IN S IP DA L A M RAP AT “S e t ia p K e pu tu s a n y a n g A k a n Dia m b il a da la h Me ru pa k a n K u n c i K e b e rh a s ila n pa da Ma s a y a n g A k a n Da t a n g ” Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
8
8
SIFAT PIMPINAN RAPAT HARUS MEMEGANG PRINSIP :
• Serius tapi santai • Menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada • Harus bisa meyakinkan peserta rapat dan jangan sampai terpengaruh • Waktu adalah nyawa yang harus dimanfaatkan dengan baik Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
9
9
Me m pim pin R a pa t • Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. • sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
10
10
B e b e ra pa h a l y a n g pe rlu dis ia pk a n da la m m e m im pin ra pa t , y a k n i; • • • • • • • •
Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat Memahami Setiap acara rapat Memahami Perencanaan prosedur rapat Menghubungi/menyiapkan notulen rapat Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi Mempersiapkan perlengkapan rapat Memeriksa ruangan rapat.
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
11
11
P im pin a n ra pa t y a n g b a ik m e m e n u h i c rit e ria s e b a g a i b e rik u t ;
• Berbicara spontan, • Mengemukakan gagasan cemerlang • Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. • Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
12
12
ME N G A T U R P E R T E MU A N BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM TEMA –ACARA – FORMAL/NON-
BERTANYA : JADWAL –DIMANA – DLM NEGRI?? KAPAN – WAKTU - PAGI/MALAM TEMA –ACARA – FORMAL/NON-
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
13
13
P E S A N T IC K E T 1. SIAPKAN DATA LENGKAP – BERANGKAT & KEMBALI 2. SIAPKAN DOKUMENTASI PENYERTA
1. HUBUNGI BIRO PERJALANAN YANG TERPERCAYA 2. PASTIKAN JAMINAN PELAYANANNYA 3. PESAN RESMI TERTULIS - MOU
SIMPAN-ARSIPKAN
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
14
14
Jumlah orang yang berangkat : Jenis kelamin, usia Tujuan : kota - negara Waktu : Jam, hari dan tanggal
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
15
15
P e n g e lo la a n K o n s u m s i da n A k o m o da s i. • Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan konsumsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat : - Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada sikon keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar. - Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuman teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lu nc h ), dan pemberian dua kali c o ffe e b re a k . Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
16
16
- Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya jam 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an. - Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemberian “uang transport” kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusahaan atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport.
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
17
17
Pengelolaan Tempat Rapat • Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat. • Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiapkan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat. • Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benarbenar tersedia. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
18
18
Me e t in g R o o m A• rra n g e m e n t s
Theater Style – Leader has great power by position. – Participation and interruption by audience is limited.
• U-Shaped Style – Equality of membership. – No doubt of who the leader is. – Good visibility for visual aids.
X
X
• Circle Style – Democratic: equality is stressed. – Great visibility by participants. – Obvious body language. – Excellent participation. Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
19
B e rik u t in i t a t a ru a n g ra pa t :
• Kapasitas ruang rapat yang sedikit memang sengaja diperuntukkan bagi rapat khusus dewan direksi.
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
20
20
• Ruang rapat dengan kapasitas peserta lebih banyak dengan bentuk meja “O” diperuntukkan bagi pimpinan dan karyawan yangbersangkutan
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
21
21
K E S IMP U L A N • Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni : - Pengelolaan konsumsi dan akomodasi - Pengelolaan tempat rapat Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
22
22
Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM Dosen : Hj.IGA Aju Nitya Dharmani,SE, MM
23
23
