A SZOMBATHELYI TANÁRKÉPZŐ FŐISKOLA IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
A 48.039/1975. IX.OM. sz. alatt jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzat 3/b.sz. melléklete
1
A Szombathelyi Tanárképző Főiskola iratkezelési rendjét az alábbiakban állapítom meg: Általános rész: Iratnak minősül: a./ minden olyan írott szöveg, számadatsor, térkép terv-rajz és hangjegy, amely a Főiskola működésével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban és bármely eszköz felhasználásával keletkezett, kivéve a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kéziratokat, b./ minden gépi adatfeldolgozás útján rögzített adat. Iratkezelésnek minősül az iratok átvétele, iktatása, kiosztása, nyilvántartása, leírása, elküldése, csatolása, határidőzése, irattározása és selejtezése. Irattári terv Az iratanyag rendszerezése az iratkezelési szabályzat elkülönített részét alkotó irattári terv alapján történik. Az irattári terv rendszerbe foglalja a Főiskola működésében kialakult ügyköröket, s azokat kisebb tárgyi csoportok, tételekre tagolja. Meghatározza egyfelől, hogy mely tételek iratai nem selejtezhetők, ill. ügyviteli érdekből azokat meddig kell megőrizni, másfelől tájékoztat arról, hogy a nem selejtezhető /- véglegesen megőrzendő-) tételek iratait hány évi irattári őrzés után lehet z illetékes levéltárnak átadni. Az irattári terv tételeit évközben önkényesen megváltoztatni nem lehet. Új tételek kialakításához a Főigazgatói Hivatal vezetőjének engedélyez szükséges. Az irattári tervet a Főiskola szervezetében, ügyköreiben bekövetkező változás esetén, annak megfelelően – a Vas megyei Levéltár előzetes meghallgatásával – lehető módosítani. A naptári évre érvényes irattári terv egy példányát be kell köttetni az iktatókönyvbe. Irattári anyagnak kell tekinteni a Főiskola működése során keletkezett, rendeltetésszerűen annak irattárába tartozó iratokat. Levéltári anyagnak kell tekinteni a gazdasági, tudományos, politikai, jogi, vagy egyéb szempontból jelentős, történeti értékű iratokat, valamint a jelentős történeti értékű bármely eljárással készült kép-és hangfelvételeket is. I. Az iratok átvétele és elosztása A postabontás 1. A Főiskolához érkező küldemények (beadványok) átvétele és elosztása a központi kezelőiroda feladata. 2. A postahivatalból a küldeményeket minden munkanapon, egy- szükség esetén több – alkalommal a hivatalsegéddel, zárt táskában elhozhatja.
2
3. Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy amelyeken a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett”, vagy „felbontva érkezett”, és a megjegyzést alá kell írni. A sérült küldeményt ezután kell a címzettnek bemutatni. 4. A levélküldeményeket a postakézbesítő a központi kezelőiroda előadójának átadja, aki azokat szortírozza (szervezeti egységenként és külön a névre szólóakat). 5. Az ügyiratkezelő a küldeményeket az ajánlott levelek postakönyvbe való bevezetése után a címzettekhez, ill. a címzett szervezeti egységhez továbbítja. 6. Az ügyiratkezelő felbontja azokat a küldeményeket, amelyek címzéséből nem lehet megállapítani, hogy a Főiskola melyeik szervezeti egységének küldték. 7. A vétívvel küldött küldeményeket a címzettnek vétívvel együtt kell továbbítani. 8. Az ügyiratkezelő a névre szóló küldeményeket, valamint a postán átvett ajánlott küldeményeket átadókönyvvel juttatja el a címzettekhez. 9. A főigazgató és a Főigazgatói Hivatal részére érkezett postát a központi kezelőiroda előadója a főigazgatói hivatal-vezetőnek továbbítja, aki azt bontásra a főigazgatóhoz eljuttatja, majd a felbontott iratokat iktatásra visszaadja. 10. A Szervezeti egységek részére érkezett küldeményeket a szervezeti egység vezetője, vagy megbízottja bontja fel. A vezetők az általuk bontott, ill. nekik bemutatott küldeményeket szükség szerint valamely szervezeti egységre, vagy az ügy elintézésével megbízott személyre (ügyintézőre) szignálják. A szignálással egyidejűleg kell utasítást adni az elintézés határidejére (pl. „ma”, „sürgős”,….hó…..ig” stb.) és sajátos módjára (pl. „megbeszélni velem”, „megbeszélni…..-vel”, stb.) vonatkozóan is. 11. A főigazgató akadályoztatása esetén a főigazgató részére szóló levelet a megbízott főigazgató helyettes bontja fel és szignálja. A főigazgató tartósabb távolléte idejére köteles a részére címzett hivatalos küldeményeket felbontására esetenként, vagy állandó jelleggel helyettest megbízni. 12 A főigazgató a névre szóló küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket iktatás céljából azonnal kötelesek átadni az ügyiratkezelőnek. 13. A névre szóló küldeményeket felbontás nélkül kell a címzettnek továbbítani. A névre szóló küldeményt a címzett távollétében a főigazgató, ill. helyettesei felbonthatják, ha az megállapíthatóan hivatalos iratot tartalmaz. 14. A küldemények felbontása alkalmával ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, ill. az iratokon jelzett mellékletek megérkeztek-e. Ha hiányt állapítanak meg, azt rá kell vezetni az iratra. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést. 15. Ha a felbontás alkalmával kitűnik, hogy a küldeményt pénzt, vagy egyéb értéket (bélyeg) tartalmaz, a felbontó az összeget, ill. értéket köteles az iraton – keltezve és aláírva – feltűntetni. A pénz, ill. más érték további sorsáról érdemi ügyintézés során kell rendelkezni.
3
16. A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben a titkos ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügykezelési szabályzat rendelkezései alá tartozó ügyirat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét és munkahelyének címét, majd a küldeményt a címzetthez, ill. a titkos ügykezelést ellátó főigazgatóhoz kell eljuttatni. II. Az iratok nyilvántartásbevétele 17. A felbontott küldeményeket a központi ügyiratkezelő iktatja és iktatószámmal látja el. 18. Iktatni kell a hivatalból kezdeményezett intézkedést igénylő minden ügyiratot is. Nem szabad újabb iktatószámot adni a véleményezés, tájékoztatás, javaslattétel céljából, stb., valamely más osztály által megküldött un. átfutó iratoknak. 19. Az iratot a beérkezés sorrendjében kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, továbbá a táviratokat, az expressz küldeményeket. 20. Az egyes szervezeti egységek (Gazdasági Igazgatóság, Főigazgatói Hivatal, tanszékek, kollégium, könyvtár) iratait is az iratkezelést ellátó ügyiratkezelő (adminisztrátor) iktatja a főiskolai iktatókönyvben. 21. Az iratok iktatása sorszámos és ezen belül alszámos rendszer (kartonok) szerint történik. Az iktatás az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomásáéból, az annak lenyomatán felsorolt adatok feltűntetéséből és az ügy lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. 22. Az iktatóbélyegző használata kötelező. Lenyomatának tartalmaznia kell: a./ „Tanárképző Főiskola- Szombathely” névfelírást. b./ „Az iktatás éve:…hó….napja….” c./ „Az iktatókönyv sorszáma – alszáma:….” d./ „A mellékletek mennyisége:….” e./ „Az ügyintéző neve…..” f./ „Az irattári tételszám:….”feltűntetésére szolgáló rovatokat.
23. Az iktatóbélyegző lenyomatán a mellékletek mennyiségét 10 darabig szám szerint, ezen felül „iratcsomó” jelzéssel kell feltűntetni. 24. Az iktatóbélyegzőt úgy kell az iratra, általában az irat hátoldalának jobb felső sarkára rányomni, hogy a szöveget, a címzést ne takarja. Ha az iraton nincs elegendő hely az iktatóbélyegző részére, az iktatás céljára borítólapot kell felhasználni. 25. Az iraton elhelyezett iktatóbélyegző lenyomatának kitöltésével egyidőben, azzal megegyezően kell bejegyezni az iktatókönyvbe a sorszámot, az iktatás idejét, a beküldő nevét, esetleg számát, az ügy tárgyát, mellékletei számát. Ezeken túlmenően az iktatókönyvnek megfelelő rovatokat kell tartalmaznia az ügyintéző nevének, az elintézés módjának és az irattári tételszámnak a feljegyzésére. Az iraton a tételszámot az ügyiratkezelő az iktatáskor tünteti fel.
4
26. Az ügyiratok iktatására az év elején újonnan nyitott, bekötött, oldalszámozott és hitelesített megfelelő terjedelmű iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvben felhasznált lapokat összeragasztani, az iktatóbélyegző lenyomatán, vagy az iktatókönyvben feljegyzett adatokat – a ceruzával bejegyzett határidő kivételével – kiradírozni, kivakarni, leragasztani, tussal, tintával, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha az iktatóbélyegző lenyomatán a számnak, az iktatókönyvben az iktatás keltének, vagy az ügy tárgyának helyesbítése szükséges, a téves szöveget, számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást kézjeggyel és keltezéssel kell igazolni. 27. Téves iktatás esetén az iktatókönyvi bejegyzést tintával történő áthúzással kell érvényteleníteni, de oly módon, hogy bár az érvénytelenítés ténye kétségtelen legyen, a bejegyzés továbbra is olvasható maradjon. Ugyanakkor a „kezelési feljegyzések” rovatba meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratanyagát mely számra iktatták át. 28. Az iktatókönyv szabályszerű vezetését a Főigazgatói Hivatal vezetője negyedévenként köteles ellenőrizi és ennek megtörténtét a lap szélén kézjeggyel igazolni. Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet az iktatásra felhasznált utolsó sorszámot követően aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltűntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatával le kell zárni. 29. Az év kezdetén érkező első irat sorszámát 1-gyel kell kezdeni és az iktatást az év végéig megszakítatlan sorrendben kell folytatni. Az iktatókönyv sorszámára csak egy ügyet szabad iktatni, a sorszám egymást követő alszámaira – amit az adott tárgy kartonján kell vezetni tovább – csak egymással szervesen összefüggő iratok jegyezhetők be. 30. Alszámos iktatási rendszerben az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az ügynek a folyó évben előzőleg beérkezett irata. Az ugyanabban az ügyben érkező, vagy keletkező újabb iratot ugyanannak az iktató/sorszámmal egymást követő alszámai alatt kell iktatni. Ha az ügyben ugyanabban az évben négynél több irat keletkezik, a további iratokat az ügy kartonján kell iktatni tovább. 31. Az ügyben keletkezett első irat iktatókönyvi sorszáma az egész ügy nyilvántartási száma, alapszáma. – Ha az ügyben több éven át keletkeznek iratok, az új esztendőben mindig új sorszámon kell kezdeni az iratok nyilvántartását. Az ügy alapszáma – ahol az ügyre vonatkozó valamennyi iratot el kell helyezni – mindig a tárgyévben keletkezett első irat sorszáma. Az egyazon ügyre vonatkozó iratok összetartozását ilyen esetben jelölni kell. 32. Ha az ügyben iktattak már iratot, azt csatolni kell az utóbb beérkezett irathoz. A csatolás tényét az iratokon fel kell jegyezni, az iratokat össze kell szerelni és az alapszámon kezelni. Az iratszerelést úgy kell elvégezni, hogy egy-egy üggyel kapcsolatos valamennyi irat időrendben következzék egymás után, az egyes iratok pedig könyvszerűen lapozhatók, könnyen olvashatók legyenek. Célszerű az iratokat borítólapban elhelyezni és kezelni. Ha az előirat még nincs az irattárban, vagy határidős nyilvántartásban van, vagy pedig azt bármely okból nem lehet az újabban beérkezett irattal összeszerelni, az újabb ügyiratra fel kell jegyezni, hogy az előirat hol található és mióta van a jelzett helyen. 33. Az intézkedésre és felhívásra több szervtől érkezett válaszokat, vagy jelentéseket nem szabad külön-külön iktatni, hanem beérkezésüket gyűjtőíven kell feljegyezni. Az
5
iktatókönyvbe be kell jegyezni, hogy az iratok nyilvántartása gyűjtőíven történik. Az így kezelt jelentéseken az iktatószámot törni kell a gyűjtőív folyószámával. A beérkezett jelentéseket a gyűjtőívvel együtt az ügyintézőhöz kell eljuttatni. – A gyűjtőívre előre fel kell jegyezni az intézkedés számát, tárgyát, valamint azoknak a szerveknek a nevét, amelyektől jelentésnek kell érkezni, majd a beérkezés tényét a megfelelő rovata a mai kelet bejegyezésével kell rögzítni. A gyűjtőív az iratok mellett marad és így került az irattárba. 34. Az iktatott ügyiratokat az év kezdetén újonnan nyitott, bekötött, betűsoros név- és tárgymutató könyvben kell mutatózni. Ha az irat több személlyel kapcsolatos, a névmutató megfelelő betűjelénél valamennyi személyt mutatózni kell. Mutatózni az oktatás napján, de legkésőbb az iktatást követő munkanapon kell. III. Az ügyiratok intézése 35. A nyilvántartásba vett, előiratokkal felsorolt iratokat elintézés céljából a kijelölt ügyintézőknek kell átadni. Az átadás előadókönyvvel, aláírás ellenében történik. 36. Elintézés előtt az ügyintéző köteles a szükséges közbenső intézkedéseket (véleménykérés, a tényállás tisztázása, stb.) megtenni. – Amennyiben erre lehetőség van, a közbenső intézkedés távbeszélő útján is történhet. A távbeszélőn adott, vagy kapott intézkedés lényegét, az érintett ügyintézők nevét, munkahelyét és a beszélgetés időpontját az iratra fel kell jegyezni. Ha az ügy elintézése eltér a szabványostól, az elintézési tervezet indokolásáról tájékoztató feljegyzést kell készíteni, összefoglalva abban az esetleges szóbeli tárgyalások eredményét is. 37. Az ügy intézése történhet az eredeti irat továbbításával (illetékes intézkedés végett), tisztázatra kerülő elintézési tervezet útján, valamint intézkedés nélküli irattárba helyezéssel. 38. Elintézési tervezet készíthető: - az iktatott iraton - előadói íven, - sokszorosított nyomtatványon (előnyomott formában), - tisztázati és az egyidejűleg készülő másolati példányokon (gépelt indigós másolattal). 39. Az elintézési tervezet elkészítésével egyidejűleg az ügyintéző a leíró és kezelő részére utasítást ad: - a példányszámra, - a címzettre (ha a kiadvány a címzett nevét nem tartalmazza), - az egyes kiadványokkal elküldeni szándékozott mellékletekre, - a határidős nyilvántartásba helyezés és a határidő napjára, - az ügyirat, ill. a kiadvány elküldése, vagy irattárba helyezése előtti láttamozásra, - a kiadvány postai továbbításának módjára (expressz, ajánlott, vétívvel), - a hivatalos közzétételre és annak módjára, - amennyiben a beadvány pénzt, bélyeget, vagy más értéket tartalmazott, azok felhasználására is. 40. Az ügyintéző által aláírt elintézési tervezetet az ügykezelőnek kell átadni, aki az előadókönyvben az átvételt aláírásával tartozik igazolni. Az ügykezelő naponként
6
meghatározott időben tartozik az elintézett ügyiratokat az illetékes vezetőnek kiadványozás céljából bemutatni. 41. Kiadványozásra jogosult a főigazgató és helyettesei, továbbá az illetékes szervezeti egység vezetője. (Főigazgatói hivatalvezető, gazdasági igazgató, tanulmányi osztályvezető) A kiadványozás úgy történik, hogy a kiadványozó az intézkedéstervezetet aláírásával és keltezéssel látja el, aláírása elé pedig „K” betűt ír. Ugyan így jár el, ha nem kell kiadványt készíteni, hanem az ügyiratnak irattárba helyezését kell elrendelni. Ha a kiadványozó az elintézési tervezettel egyetért, de annak kiadványozása meghaladja a jogkörét, az iratot „L” betű rávezetésével írja alá; az ilyen iratot kiadványozás céljából a kiadványozásra illetékeshez kell továbbítani. Az említett jelzések valamelyike nélkül irat nem továbbítható. 42. A tisztázat elkészítésének módja lehet gépelés, sokszorosítás, s az elkészítés a kijelölt gépíró feladata. A tisztázatot margóval, általában másfeles sortávolsággal kell írni, s azon fel kell tüntetni a nyilvántartási számot. (Saját iktatószámot is). 43. A kiadványon fel kell tűntetni az iktatószámot törve az évszámmal, az előadó, ügyintéző nevét, a mellékletek számát, tárgyát, hivatkozási számát és az ügydarab rendeltetési helyét. 44. Leírás után a tisztázatot, ha nem együtt készült a kiadványozott tervezettel, összeolvasás útján egyeztetni kell. Az egyeztetés megtörténtét és keltét az összeolvasók az iraton, ill. az előadó ív megfelelő rovatában is feljegyzik és kézjegyükkel látják el. 45. Leírás után a kiadványozó eredeti aláírásával kell ellátni azokat a tisztázatokat, amelyek tekintetében ezt valamely rendelkezés előírja, pl. utalványozások, kinevezések, megbízás, jegyzőkönyvek, vagy ha ezt a kiadványozó szükségesnek tartja. Az aláírás mellett körbélyegzőt kell alkalmazni. Ha nincs ok eredeti névaláírásra, a tisztázaton a kiadványozó neve után „s.k.” jelzést kell tenni és a kiadványt a kezelő „A kiadvány hiteles” záradékkal látja el és aláírásával hitelesíti. IV. Az iratok továbbítása 46. A központi kezelőiroda előadójának ellenőriznie kell, hogy az aláírt, ill. hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadványokhoz a kezelői utasításban előírt mellékleteket csatolták-e, továbbá végre kell hajtania minden kiadói utasítást. E feladatok elvégzése után az iraton, ill. az előadói ív megfelelő rovatában „exp.” Jelzéssel fel kell jegyezni a továbbítás keltét. 47. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő), de a postai továbbítás esetén a küldeményeket közönséges, expressz,-ajánlott, csomag és utalvány küldemények szerint is csoportosítani kell. 48. Az egyes szervezeti egységek a küldeményeket megcímzett borítékkal együtt még aznap, de szükség esetén naponta többször is kötelesek továbbítani a központi kezelőirodába, ahonnan a küldeményeket kézbesítőkönyvvel, vagy postai továbbítás esetén a postai előírásoknak megfelelő könyvvel továbbítják.
7
V. Irattárba helyezés, irattári kezelés 49. Azokat az iratokat, amelyeknek tisztázatait elküldték és ezt a tényt az iraton is feltűntették, ill. azokat, amelyeknek irattározására az illetékes vezető utasítást adott, az esetleges elküldés utáni láttamozás megtörténte után irattárba kell elhelyezni. Határidős iratokat irattárba helyezni csak az elintézés után szabad. 50. Az ügyiratkezelő köteles az ügyiratot irattárba helyezés előtt abból a szempontból átvizsgálni, hogy a kezelői utasítások végrehajtása megtörtént-e. Az esetleges hiányt pótolni kell. Az irattárba helyezést az iktatókönyv megfelelő rovatába a hónap, nap bejegyzésével fel kell tűntetni. Az ügyiratot a postázás napján, de legkésőbb a postázást követő napon irattárba kell tenni. 51. A határidős ügyiratokat az irattárba a kitűzött határnapok szerint elkülönítve kell kezelni. Ha a válasz a kitűzött határidőre, vagy határidő lejárta előtt beérkezik, az ügyiratot a határidős ügyiratok közül ki kell emelni, a határidőre vonatkozó feljegyzést az iktatókönyv „Határidő” rovatába ceruza-áthúzással törölni, az ügyiratokat pedig az ügyintézőhöz továbbítani kell. Ha a megállapított határidőre válasz nem érkezett, az ügyiratot az ügyintézőhöz kell továbbítani. 52. Az ügyiratokat az irattárban az irattári terv tételszámai szerint történő csoportosításban, ezen belül a kartonon vezetett számok növekvő sorrendjében kell elhelyezni. Mindenegyes tételt külön elválasztó borítólapba, ezeket pedig dobozokba, vagy fedőlemezek közé kell tenni úgy, hogy az iratköteg vastagsága lehetőleg ne haladja meg a 15 cm-t. A dobozon, ill. a felső fedőlemezen fel kell tűntetni a Főiskola nevét, az iratok keletkezésének évszámát, a tételszámot, valamint a kötegben levő iratok kezdő és végző iktatószámát. 53. Minden iratot a Főigazgatói Hivatal kezel és őriz. 54. Az irattárban az iratokat évenként elkülönítetten az irattári terv szerinti tételekben, ezeken belül a sorszámok, ill. alapszámok rendjében kell kezelni. 55. Az irattár számára olyan helyiségről kell gondoskodni, amelyben az irattár teljesen elhelyezhető, a rendeltetésszerű használata biztosítható. Az irattár legyen száraz, jól szellőztethető, tisztántartható, tűztől és erőszakos behatástól védett. 56. Az irattári kezelésnél kerülni kell az irtok összehajtását, zsineggel átkötését, vagy iratkapcsolók használatát. Az iratokat eredeti alakjukban, hajtogatás nélkül, ill. borítólapok között kell kezelni. Különleges méretű iratokat, vagy ilyen mellékleteket (pl. térképek, rajzok, stb.) külön kell elhelyezni és e tényt az iraton, vagy a nyilvántartókönyvben jelezni kell. 57. Az irattár a Főiskola ügyvitelének elősegítése érdekében iratszerelési feladatokat lát el, ha korábban már elintézett ügyben újabb beadvány folytán ismét intézkedni kell. Ilyenkor az újabb iktatmányhoz az előzetes iratokat csatolja (szereli). 58. Az irattárban elhelyezett iratokat az irattár kezelője csak elismervény ellenében adhatja ki hivatalos használatra a szerv dolgozói részére. Az elismervényt az irat helyén kell tartani. Egész irattári tételt csak az illetékes vezető utasítására lehet kiadni.
8
59. Másolatot csak a főigazgató engedélyével lehet kiadni. Az ügyben nem érdekelt személy részére felvilágosítás, vagy másolat nem adható. VI. Selejtezés
60. A Főiskola a saját irattári anyagának azt a részét, amely nem történeti értékű és amelyre az ügyvitel érdekében már nincs szükség, köteles kiselejtezni. Az irattárban elhelyezett bármelyik iratot csak iratselejtezés útján szabad az irattárból megsemmisítés, vagy nyersanyagként való felhasználás céljából kiemelni. 61. Az irattár anyagát 5 évenként legalább egyszer a selejtezés szempontjából felül kell vizsgálni. Ennek során ki kell választani azokat az irattári tételeket (iratokat), amelyeknek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, ennélfogva kiselejtezhető. A megőrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani. A főigazgató indokolt esetben elrendelheti egyes iratoknak az irattári tervben megállapított őrzési időtartamnál hosszabb ideig történő megőrzését. Ezt a körülményt a főigazgató aláírásával az irattári tételszámnál kell az iraton feltűnően jelezni. 62. Nem selejtezhetők: -
a Főiskola létesítésére, szervezetére, működésére, fejlődésére és iratkezelésére vonatkozó alapvető fontosságú iratok, a politikai, gazdasági, tudományos, stb. szempontból jelentős történeti értékű iratok, a műszaki leírásokat, a nemzetközi pénzügyekre vonatkozó iratok, azok az iratok, amelyek alapján nemzetközi jogok és kötelezettségek keletkezése, fennállása, vagy megszűnése állapítható meg. jogszabályok előkészítésére és letárgyalására vonatkozó iratok, az irattárban őrzött levéltári anyagot képző iratok, az irattári tervben nem selejtezhetőnek minősített egyéb iratok.
63. A selejtezés során egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő kétely esetén ügyviteli szemponból a főigazgatónak, tudományos, történeti szempontból pedig az illetékes levéltári szakértőnek a véleménye a döntő. 64. A selejtezés végrehajtásával olyan dolgozókat kell megbízni, akik az iratok ügyviteli, tudományos és történeti jelentőségével tisztában vannak. 65. Az iratselejtezés alkalmával selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: -
a selejtezési jegyzőkönyv felvételének idejét, a Főiskola nevét, a selejtezés alá vont iratanyag évkörének megjelölését, a kiselejtezett tételek felsorolását, a kiselejtezett tételekből esetleg visszatartott iratok egyedi megnevezését, a kiselejtezett anyag mennyiségét (kg),
9
-
a selejtezést végző és ellenőrző személyek nevét.
66. A selejtezés megkezdéséről a Vas megyei Levéltárat – a selejtezés megkezdését megelőző 30 nappal korábban – értesíteni kell. A levéltárnak a selejtezési jegyzőkönyv két példányát kell megküldeni. A selejtezés végrehajtására (iratok megsemmisítésére, papírhulladékként értékesítése) csak a jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás megérkezése után kerülhet sor. A selejtezés tényét az irattári jegyzéken fel kell tűntetni. VIII. Az iratok átadása a levéltárnak 67. A ki nem selejtezhető iratokat legalább 15 évi irattári őrizet után – 5 évenként egy alkalommal – az irattári jegyzék alapján a Vas megyei Levéltárnak kell átadni. Az átvétel időpontját a Főiskola és a levéltár egyetértésben állapítja meg. A levéltárnak általában csak teljes, lezárt évfolyamú tételeket szabad átadni, az iratok közül azonban az ügyvitelhez szükséges egyes darabok visszatarthatók. A visszatartott darabokról részletes jegyzéket kell készíteni, amelynek egy aláírt példányát a levéltárnak kell átadni. Az iratokat nyilvántatásaikkal együtt, raktári jegyzék kíséretében, tárolási eszközökkel ellátottan, saját költségen kell a levéltárnak átadni. VIII. Vegyes rendelkezések 68. Az iratkezelési szabályzat 1975. január 1-ével lép hatályba. A szabályzat betartását a 30/1969. (IX.2.) Korm. Számú rendelet 4. §-ának (1) bekezdésében megállapított hatáskörben a Vas megyei Levéltár is jogosult ellenőrizni.
Szombathely, 1974. október 25.
Szalay László sk. Tanszékvezető főiskolai tanár, főigazgató
10
