a szociális és családügyi miniszter irányítása alá tartozó államigazgatási szervekre vonatkozó egységes iratkezelési szabályzatról

EUMEDIA KERESKEDELMI, KERESKEDELMI, SZOLGÁLTATÓ ÉS OKTATÁSI OKTATÁSI BT. 4400 NYÍREGYHÁZA, DÓZSA GYÖRGY ÚT 41. II.EMELET WWW.INTEREUMEDIA.HU [email protected] TEL/FAX: 06-42-400-797

7/2000. (VII. 11.) SzCsM rendelet a szociális és családügyi miniszter irányítása alá tartozó államigazgatási szervekre vonatkozó egységes iratkezelési szabályzatról A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján az alábbi rendeletet adom ki: 1. § (1) A rendelet hatálya kiterjed az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Fıfelügyelıségre és a megyei (fıvárosi) munkabiztonsági és munkaügyi felügyelıségekre (a továbbiakban: OMMF). (2) Az (1) bekezdésben megjelölt államigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) a Magyar Országos Levéltár egyetértésével - e rendelet mellékleteként kiadom. 2. § A külön jogszabály szerinti minısített adatok, valamint a személyes adatok kezelése kapcsán keletkezett iratok kezelésére a Szabályzatban foglaltakat abban az esetben kell alkalmazni, ha a jogszabály másként nem rendelkezik. A pénzügyi bizonylatokat és számlákat külön szabályozás szerint kell kezelni. 3. § (1) E rendelet a kihirdetését követı 8. napon lép hatályba azzal, hogy a hatálybalépése elıtt keletkezett iratok selejtezésére az iratok keletkezésének idıpontjában hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni.

Melléklet a 7/2000. (VII. 11.) SzCsM rendelethez EGYSÉGES IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT TARTALOMJEGYZÉK 1. Fejezet 2. Fejezet 3. Fejezet 4. Fejezet 5. Fejezet 6. Fejezet 7. Fejezet 8. Fejezet 9. Fejezet

Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete A küldemények átvétele, ellenırzése Iratok felbontása, érkeztetés Az iratok iktatása Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában Irattározás és levéltárba adás Iratok kezelése szervezeti egység megszőnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén Intézkedések szerv megszőnése esetén Értelmezı rendelkezések

1. Fejezet Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete 1.1. Az iratkezelés rendszere, szervezete Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Fıfelügyelıségénél és a megyei (fıvárosi) felügyelıségeken (a továbbiakban: OMMF) 1999. január 1-jétıl számítógépes iratkezelés folyik. Az iratkezelés rendszerét a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni. A belsı iratkezelési szabályzat kialakításakor a szerv vezetıje meghatározza az iratkezelés szervezetét. Az OMMF-ben az iratkezelést - a szervezeti tagozódástól és az iratforgalomtól függıen - a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a) központi, b) osztott vagy c) vegyes iratkezelési szervezetben látják el. Az iratkezelés szervezetének meghatározásakor figyelemmel kell lenni a szervezeti sajátosságokra, az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egységek közötti megoszlására. Az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egység-típuson belüli megoszlása a szervezeti egység-típus (fıfelügyelıségfelügyelıségek) iratkezelési szervezetét határozza meg. Az iratkezelést úgy kell megszervezni, az iratok továbbításának szabályait úgy kell meghatározni, hogy az irat útja nyomon követhetı, az irat holléte pontosan megállapítható, és az irat visszakereshetı, épségben megırizhetı legyen. 1.2. Az iratkezelés felügyelete

NYILVÁNTARTÁSI SZÁM: 15-0078-06

AKKREDITÁCIÓS LAJSTROMSZÁM: AL-1626


Az iratkezelés felügyeletét az OMMF Szervezeti és Mőködési Szabályzatában, a Felügyelıségek esetében Mőködési Szabályzatban megbízott vezetı látja el. Az iratkezelés felügyeletével megbízott személy felelıs azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak. - A Szabályzat alapján köteles összeállítani, illetve évente felülvizsgálni az államigazgatási szerv irattári tervét. - A felügyelettel megbízott vezetı évente köteles ellenırizni az iratkezelési szabályzat végrehajtását, köteles intézkedni a szabálytalanságok megszüntetésérıl, szükség esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását. Az OMMF és a Felügyelıségek Mőködési Szabályzataiban meg kell határozni az iratkezeléssel összefüggı alapvetı feladat- és hatásköröket. A belsı iratkezelési szabályzat rendelkezéseivel összhangban, az SZMSZ-ben szabályozott feladatés hatáskörökre tekintettel írásban rögzíteni kell a számítógépes iratkezeléssel összefüggı hozzáférési jogosultságokat, valamint elektronikus irattovábbítás esetén a hitelesítés rendjét.

2. Fejezet A küldemények átvétele, ellenırzése 2.1. A küldemények beérkezésének módja: - postai úton, - hivatali kézbesítéssel, - telefaxon, - ügyfél által személyesen benyújtott (képviselı által benyújtott), - informatikai-telekommunikációs eszközön, számítógépes levelezı rendszeren. 2.2. A küldemény átvételére való jogosultságot és a küldemény érkezésének módjától függı átvételi rendet a belsı iratkezelési szabályzatok határozzák meg. 2.3. A küldemény ellenırzése átvételkor A küldeményt átvevı személy köteles ellenırizni: - a küldemény átvételére való jogosultságát a címzés alapján; - a kézbesítı okmányok és a küldeményen lévı adatok azonosságát; - az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét. 2.4. Az átvétel elismerése A küldemény átvevıje a kézbesítıokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények átvételét. Az „azonnali” és „sürgıs” jelzéső küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Az ügyfél által személyesen vagy képviselı útján beadott irat esetén az átvételt igazolni kell az átadás alkalmával. A küldeményeket az átvétel napján, de legkésıbb az átvétel napját követı elsı munkanap kezdetén át kell adni a kijelölt iratkezelınek, postabontónak postabontásra. 2.5. Biztonsági vizsgálat A küldemények átvételénél érvényesítni kell az OMMF-nél érvényben lévı biztonsági elıírásokat. Számítógépes érkezés esetén felhasználás elıtt el kell végezni az ellenırzést, vírustalanítást. 2.6. Sérült küldemény kezelése Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét „felbontva” vagy „sérülten érkezett” záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenırizni a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról - a tárgyban felvett jegyzıkönyv megküldésével - a feladót értesíteni kell. 2.7. Téves címzés Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a postának vagy a feladónak. 2.8. Küldemények szétosztása postaátvevı esetén (küldeménytovábbítás) Amennyiben a postaátvevı különbözı székhelyő, nem központosított iktatásban eljáró szervezeti egység küldeményeit is átveszi, akkor az érkezett küldeményeket szervezeti egységenként csoportosítja, majd kézbesítıkönyvvel továbbítja az illetékeshez. Az „azonnali” vagy „sürgıs” jelzéső küldeményeket soron kívül kell továbbítani.

3. Fejezet Iratok felbontása, érkeztetés 3.1. Bontás központi iratkezelés esetén




A beérkezett küldeményeket - a 3.4. pontban foglaltak kivételével - a központi iratkezelést felügyelı vezetı által írásban felhatalmazott személy(ek) bonthatjá(k) fel, és láthatjá(k) el - az érkezés napját jelölı - érkeztetı bélyegzıvel. 3.2. Bontás osztott iratkezelés esetén A küldeményeket a postabontó látja el érkeztetı bélyegzıvel és a belsı iratkezelési szabályzatban megjelölt szervezeti egységek között szétosztja. A postabontóban csak azokat a küldeményeket kell felbontani, amelyekrıl a címzett nem állapítható meg. Osztott ügyiratkezelés esetén a postabontó(k) a küldeményeket bevezeti(k) az érkeztetıkönyvbe és az átvétel igazoltatásával egyidejőleg adjá(k) át a felbontásra jogosult szervezeti egységnek. Az érkeztetıkönyvben fel kell tüntetni az érkezés keltét, az érkeztetıszámot, a küldı megnevezését, hivatkozási számát, az irat tárgyát, ajánlott levél esetén az ajánlási ragszámot. (Az érkeztetés nem azonos az iktatással.) 3.3. Az ügyiratok további átadásának rendjét, az ügyiratok átadásával kapcsolatos szabályokat, ezen belül azt, hogy mely esetben kell az átadás-átvétel tényét dokumentálni, - jelen szabályzat keretei között - a belsı iratkezelési szabályzatok az 1.1. pontban foglaltakra tekintettel határozzák meg. 3.4. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani: - névre szóló, megállapíthatóan magánjellegő, - s. k. felbontásra szóló küldeményeket, - azokat a küldeményeket, amelyeknél ezt az iratkezelési szabályzatban vagy más intézkedéssel elrendelték. A felbontás nélkül a címzettnek továbbított küldeményeket átadókönyvvel kell a címzettnek átadni. A címzett az általa átvett hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatást végzı iratkezelıhöz. 3.5. Téves felbontás A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a „Téves felbontás” szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a 3.4. pont szabályai szerint haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, majd az iratkezelıhöz. A fentiek szerint kell eljárni abban az esetben is, ha a felbontást követıen derül ki, hogy a küldeményben minısített irat van. 3.6. Faxon érkezett irat kezelése Faxon, nem idıtálló faxpapírra érkezett iratról - az információ tartós megırzése érdekében - másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irat ırzésére jogosult szervezeti egység vezetıje által megbízott személy(ek) (a fax kezelıje) záradékkal hitelesíti(k). A faxon érkezett iratanyag és az arról készült másolat kezelésére az általános iratkezelési szabályok az irányadók azzal, hogy a faxon érkezett iratokról nyilvántartást kell vezetni és átadókönyvvel kell továbbítani. 3.7. A küldemény ellenırzése bontáskor A küldemények felbontásakor ellenırizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Ellenırizni kell továbbá illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az irathiányt jegyzıkönyvben vagy az iraton, vagy az elıadói íven kell rögzíteni, és a jegyzıkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiánya az ügyintézést nem akadályozhatja, a hiánypótlást az ügyintézı kezdeményezi. 3.8. Illetékkezelés A küldeményhez felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget a postabontó - annak sértetlenségét biztosítva - az iratokhoz hozzákapcsolja, valamint a kapcsolás tényét és a kapcsolt okmánybélyeg értékét az iraton jelöli. Illetékköteles iratnál az ügyintézı ellenırzi az illeték lerovásának tényét, szükség esetén elvégzi a leletezést. A felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget - illetékköteles ügyirat esetén - az ügyintézı köteles ráragasztani az iratra. A felhasználásra nem kerülı illetékbélyeget - mellékletként feltüntetve, értéklevélként - vissza kell küldeni az ügyfélnek. Az illetékbélyeg értéktelenítését az illetékbélyeg kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint kell elvégezni. 3.9. Értékkezelés Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az értéket, illetve annak összegét köteles az iraton feltüntetni és az értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. 3.10. Borítékok kezelése A küldemények borítékjait a postabontó az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megırizni, ha - az ügyirat benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik, - a beküldı nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani, - a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézıi, kezelıi feljegyzést tartalmaz, - bőncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel, - ha a küldemény névtelenül érkezett, - valamint a belsı iratkezelési szabályzatokban esetlegesen meghatározott további esetekben. A boríték egyéb esetekben történı megırzésérıl az ügyintézı dönt.

4. Fejezet Az iratok iktatása




4.1. Az OMMF-nél az iktatás számítógépen folyik. 4.2. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik. 4.3. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett elsı irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Amennyiben az iratnak van sorszámra iktatott elızménye, ebben az esetben az újonnan beérkezı iratot a korábbi sorszám következı alszámára kell iktatni. Abban az esetben, ha idıközben évzárás volt, és ezért a folyó évben beérkezı iratot az elızı évi sorszám alszámára nem lehet iktatni, a következı üres sorszámot kell felhasználni, de az elı- és utóiratok összetartozását jelölni kell, az iratokat szerelni kell (elızményezés). Ugyancsak szerelni kell az iktatott elıiratot a kezelınek. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatási adatok között is jelölni kell. A számítógépes iktatóprogramot úgy kell kialakítani, hogy kizárja sorszám vagy alszám kihagyását, minden esetben a következı sorszámra, illetve alszámra kell iktatni. Az ügy tárgyát a kezdı irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell megjelölni. 4.4. Valamennyi, a szervhez érkezı, illetve a szervnél keletkezı iratot - a 4.5. pontban foglaltak, illetve jogszabályban meghatározottak kivételével - iktatni kell, de minden iratot csak egyszer szabad iktatni. Az iktatás az iktatóbélyegzı ügyiraton való elhelyezésébıl, a lenyomat rovatainak kitöltésébıl és az ügyirat lényeges adatainak az elektronikus iktatási nyilvántartásban, iktató képernyırovataiban az iktatással megbízott iratkezelı általi rögzítésébıl áll. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy a 4.10. pontban felsorolt adatok - figyelemmel arra is, hogy az ügyintézés mely fázisában kerülnek rögzítésre - megállapíthatóak legyenek. 4.5. Jogszabályban meghatározott esetben nyilván kell tartani, de nem kell iktatni különösen: - tájékoztatókat, - közlönyöket, folyóiratokat, - visszaérkezett tértivevényeket, valamint a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározott egyéb iratanyagokat. A pénzügyi bizonylatok, számlák, egyéb pénzügyi okmányok kezelésének, nyilvántartásának rendjét, továbbá a személyügyi nyilvántartások vezetése kapcsán keletkezett iratok nyilvántartásának rendjét az erre vonatkozó jogszabályok és szabályzatok határozzák meg. 4.6. Az iratkezelı az iratokat a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidıs iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgıs” jelzéső iratokat. 4.7. Iktatóbélyegzı A beérkezı iratok iktatásakor az iktatóbélyegzı lenyomatát az irat üres részén kell elhelyezni, és a lenyomat rovatait kitölteni. Amennyiben az iraton nincs üres hely, az irathoz üres lapot kell mellékelni és az iktatóbélyegzıt rányomni. Az iktatóbélyegzı lenyomata az alábbi adatokat tartalmazza: - a szerv nevét, székhelyét, - az iktatás évét, hónapját, napját, - az iktatószámot, - az ügyintézı nevének rovatát, - mellékletek számát. 4.8. Iktatószám Az iktatást minden évben 1-gyel -, illetve osztott iktatás esetén külön kijelölt számkeret kezdıszámával - kell kezdeni, tehát a folyó évben beérkezı iratot az elızı évi sorszám még szabadon maradt alszámára nem lehet beiktatni. Osztott iktatás esetén a számkereteket a belsı szabályzatok határozzák meg. Az iktatószám a sorszámból (alszámból), az évszámból és a szervezeti egység megkülönböztetı jelébıl áll. A különbözı szervezeti egységek iktatószámaiban szereplı megkülönböztetı számjeleket a belsı iratkezelési szabályzatok határozzák meg. E tekintetben megkülönböztetı jele az OMMF-en belül az egyes szervezeti egységeknek és minden Felügyelıségnek van. 4.9. A győjtıszám és a győjtıív használata Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtıl, szervezeti egységtıl érkeznek válaszok, azokat az ügyintézı külön iktatás nélkül, győjtıíven tarthatja nyilván. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a győjtıív sorszámát. Győjtıszámon iratváltást nem lehet nyilvántartani. A győjtıív használatát jelölni kell az elıadói íven és az iktatóprogramban. Az ügyintézés után a győjtıív az iratok mellett marad és így kerül irattárba. A győjtıszámok jegyzékét év végén a kapcsolódó tárgy megjelölésével a kinyomtatott iktatókönyv elsı lapjához kell csatolni. 4.10. Iktatási adatok és az elıadói ív Az iktatás során az elektronikus iktatási nyilvántartásban, továbbá az elıadói íven az ügyintézés különbözı fázisaiban amennyiben rendelkezésre állnak - a következı adatok feltüntetésére szolgáló rovatok szerepelnek. (Az elektronikus iktatási nyilvántartás kötelezıen kitöltendı rovatainál „K” megjelölés szerepel.) Iktatási nyilvántartás NYILVÁNTARTÁSI SZÁM: 15-0078-06

Elıadói ív



-

-

-

-

-

Iktatószám (pl. ....34-2/1999-1831) Iktatás idıpontja (pl. 1999.09.12. 10:31:09) Az iratmozgás iránya, Be/Ki: (pl. K) Az iktatott irat állapota (pl. E) Az irat küldıjének azonosító adatai = ügyfél neve (pl. Horváth András) = ügyfél azonosítója = ország neve (pl. Magyarország) = cím (irányítószám, helység, közterület, házszám) = ügyfél iktatószáma (pl. 2436/1999.) = ügyfél ügyintézıjének neve (pl. Kovács Réka) = ügyfél telefonszáma (pl. 3331-567) Az irat adatai = irattári tételszám (pl. 0220) = irattári tétel megnevezése = irattári jel (pl. 01A01) = irat tárgya = érkezés dátuma = elintézés határideje (átfutási idı) = irat jelleg kódja (pl. 020201) (elintézés módja) = irat jelleg megnevezése (pl. határozat, II. fok, helybenhagyó) = csatolt iratok azonosító adatai (pl. 6786/1999.) = az irat lapszáma (pl. 5) = az irat mellékleteinek száma = szerelt elıirat iktatószáma = szerelt utóirat iktatószáma = kimenı irat esetén a címzettek Az ügyintézı(k) adatai = az ügyintézı neve = az ügyintézı szervezeti egység megnevezése = tevékenység (ügyintézés) Az irattározás adatai = átmeneti irattárba adás idıpontja = központi irattárba adás idıpontja = irat helye (pl. átmeneti irattár, központi irattár, elıadónál) = selejtezés várható idıpontja = a selejtezés idıpontja Érkezés sorszáma Megjegyzés rovat, más kezelési feljegyzések

XK XK XK XK

X X -

XK X XK XK X X X

X X -

XK XK XK XK XK XK XK XK X XK XK X X X

X X X X X X X X X X X

XK X X

X X -

XK XK X XK XK X X

X X X

Archiválás nélküli irattovábbítás esetén, amennyiben az ügy az adott évben elsı ízben kap iktatószámot (sorszámot), el kell látni elıadói ívvel. 4.11. Számítógépes iktatás további szabályai Az elektronikus iktatási nyilvántartásban szereplı adatokat év végén ki kell nyomtatni és az így készült iktatókönyv, név-, helyiség- és tárgymutatóval (segédkönyv), hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. Gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelmérıl. Ennek érdekében írásban rögzíteni kell a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságokat. Az elektronikus iktatási nyilvántartásba bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkezı ügyintézı azonosítójával és a javítás idejének megfelelıen naplózni kell, ugyanígy rögzíteni kell a módosítás elıtti szövegrészt is. Számítógépes iktatási rendszert oly módon kell kialakítani, hogy alkalmas legyen az iktatott iratok név, tárgy és - igény szerint - egyéb szempontok szerinti visszakeresésére. 4.12. Elektronikus adathordozón érkezett iratok kezelése Elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé az archiválási rendszer bevezetéséig ki kell nyomtatni a kísérılapot, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérılapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítı és nyilvántartásba vevı aláírását, illetve a 4.7. pontban szereplı további adatokat. Egy elektronikus küldeményben szigorúan csak egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.




5. Fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában 5.1. Szignálás A belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a következı módon történhet az ügyintézı szervezeti egység vagy az ügyintézı személy kijelölése: 1. A postabontó, iratkezelı az érkezett iratot szignálás végett bemutatja a szerv vezetıjének, illetve a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározott - szignálásra jogosult - szervezeti egység(ek) vezetı(i)nek. 2. A szerv vezetıje elrendelheti az iratnak az iktatást követıen történı bemutatását. Ebben az esetben a szignálás az iktatás után történik. 3. A szerv vezetıje rendelkezhet arról, hogy amennyiben az ügy feldolgozására illetékes szervezeti egységet már korábban kijelölték, az iratot közvetlenül az érintett szervezeti egységhez lehet továbbítani, valamint arról, hogy a már iktatott elızményő iratokat nem kell szignáltatni. Az irat szignálására jogosult az ügyintézı szervezeti egység, személy kijelölésével egyidejőleg közölheti az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat is. Az ügyintézı kijelölésével összefüggı iratátadás szabályait a belsı iratkezelési szabályzat az 1.1. pontban és a 3.3. pontban foglaltakra tekintettel határozza meg. 5.2. Kiadmányozás Az államigazgatási szervtıl külsı szervnek, személynek küldendı ügyirat csak a Szervezeti és Mőködési Szabályzatban vagy belsı szabályozásban meghatározott, kiadmányozásra jogosult személy saját kező aláírásával továbbítható. A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzılenyomata és - azt a kiadmányozó saját kezőleg aláírja - a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendı az is, ha a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, illetve a kiadmányozó alakhő aláírás mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzılenyomata szerepel. A belsı iratkezelési szabályzat - az eredeti irat ırzési helyéhez kapcsolódóan - határozza meg, hogy ki jogosult a kiadmány, illetve a másolat hitelesítésére. Az elektronikusan elıállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és idıbélyegzıt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irat hitelesítése során az erre vonatkozó jogszabályban meghatározottak szerint kell eljárni. A kiadmányozáshoz állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzıt kell használni. A kiadott bélyegzıkrıl és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. 5.3. Az iratok továbbítása, postázás Az elküldendı iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történı felszerelését az ügyintézı végzi. A postázást végzı iratkezelı azonban a postázás (expediálás) elıtt köteles ellenırizni, hogy az aláírt és hitelesített és bélyegzılenyomattal ellátott kiadmányra vonatkozóan végrehajtottak-e minden kezelıi utasítást. Ezt követıen az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét. Az irat belsı továbbításának nyilvántartásáról a belsı iratkezelési szabályzatok rendelkezhetnek, az irat postai továbbításának tényét azonban - az ajánlott küldeményeket külön nevesítve, egyéb küldeményeket pedig darabszám megjelölésével - postai átadókönyvben is rögzíteni kell. A belsı iratkezelési szabályzat rendelkezhet arról, hogy a postán továbbított küldeményekrıl átadás-átvételi jegyzék készüljön. Az iratok külföldre történı továbbítását az eljárási szabályoknak megfelelıen kell végezni. 5.4. Irattári tételszám, irattári jel meghatározása Az irattári tételszám és az irattári jel meghatározása - a számítógépes iktatásra tekintettel - a következı módon történik. Az irat iktatásakor az iratkezelı az elektronikus iktatási nyilvántartásban - szükség esetén az illetékes szervezeti egység vezetıjével, az ügyintézıvel történt elızetes egyeztetés alapján - az iktatási adatoknak a rögzítésével egyidejőleg meghatározza az irattári tételszámot és a hozzá kapcsolódó irattári jelet, azzal hogy az ügyintézı az átmeneti irattárba adásig bármikor jogosult felülvizsgálni és módosítani, az átmeneti irattárba adás elıtt pedig köteles felülvizsgálni az iratkezelı által kijelölt irattári tételt és irattári jelet.

6. Fejezet Irattározás és levéltárba adás 6.1. Irattári terv




Az irattári terv tartalmazza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megırzési idejét, meghatározza, hogy mely iratokat, milyen idıpontban kell átadni az illetékes levéltárnak. Az irattári tételszámokat szervezeti felépítés vagy feladat, illetve ügykör szerint kell csoportosítani. Jelen Szabályzat 1. számú melléklete az OMMF, a 2. számú melléklete a Felügyelıségek irattári tervére vonatkozó javaslatot tartalmazza. A Felügyelıségek a 2. számú melléklet, az OMMF pedig az 1. számú melléklet alapján készíti el az irattári tervét. Az irattári tervet az illetékes levéltárral együttmőködve kell elkészíteni. Az irattári terveket - a mellékletben szereplı irattári tervek módosítására is tekintettel - legalább évente felül kell vizsgálni. A mellékletekben szereplı irattári tervek tartalmazzák az egyes irattári tételszámokhoz tartozó irattári jeleket is. Az irattári jel egy 5 pozíciós azonosító. A számítógépes iratkezelésre tekintettel az egyes pozíciók kódolásokat tartalmaznak. Az irattári jelek kódolása a következı: a) 1-2. pozíció: az ügykörcsoport b) 3. pozíció: keltezés, ügyintézés helye, az adott szervezet, szervezeti egység betőjele - O: OMMF - F: Felügyelıség Az 1. számú mellékletben szereplı „O” megjelölés helyett az OMMF egyes szervezeti egységeinél keletkezett iratok irattári tételében - a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint - eltérı betőjelek használhatók. A 2. számú mellékletben szereplı betőjelek helyett szervezeti egységtípuson belüli eltérı betőjel használatáról csak abban az esetben rendelkezhet a belsı iratkezelési szabályzat, ha adott szervezeti egységtípusnak önálló központi irattára van. c) 4. pozíció: Selejtezési idı -

0 1 2 3 4 5 6 7 8

nem selejtezhetı 2 év 5 év 10 év 15 év 25 év 30 év 50 év 75 év

d) 5. pozíció: Levéltárba helyezés -

0 1 2 3 4

nem kell átadni levéltárnak 15 év 20 év 25 év 50 év

A nem selejtezhetı iratok jegyzékét - az Országos Levéltár egyetértésével - jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza. A belsı iratkezelési szabályzatoknál a nem selejtezhetı iratok körét a 3. számú mellékletben foglaltak figyelembevételével az illetékes levéltár határozza meg. 6.2. Elhelyezés átmeneti irattárban Átmeneti (operatív) irattárba lehet helyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi ügyintézést nem igénylı, kiadmányozott, irattári tételszámmal és irattári jellel ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézık rendelkezésére álló iratok tároló helye. A belsı iratkezelési szabályzat meghatározhatja, hogy az ügyintézı az iratot átmeneti irattárba átadóíven vagy átadókönyvvel adja át, és azonos módon kapja vissza. A nem tartós megırzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni. A szervezeti egységnél lévı átmeneti irattár a belsı iratkezelési szabályzatokban meghatározott ideig, de legfeljebb 10 évig ırzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának. 6.3. Elhelyezés központi irattárba Központi irattárba helyezés elıtt az ezzel megbízott iratkezelı megvizsgálja, hogy az iratanyag teljes-e, megfelel-e az irattározási szabályoknak. Ezt követıen az elektronikus iktatási nyilvántartás megfelelı rovatában rögzíti a központi irattárba adás idıpontját és az iratanyagot az irattári tételszámnak és irattári jelnek megfelelı iratgyőjtıbe helyezi. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadókönyv vagy átadási jegyzék kíséretében. A hiányzó iratokról a számok felsorolásával hiányjegyzéket kell készíteni, azok feltárására intézkedni kell. Számítógépes megoldás esetén elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha nem biztosítható,




az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni kell arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal. Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni. Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni. A belsı iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint az irattárból az arra jogosultak iratkikérıvel bármikor kikérhetik az ügyiratot. Az iratkikérı tartalmazza az ügyirat számát, irattári tételszámát, irattári jelét, az ügyirat tárgyát, az ügyintézı nevét, átvétel idıpontját, visszaadásra megjelölt idıpontot, átadó-átvevı aláírását, ügyirat lapszámát. Az átvételt igazoló iratkikérıket 2 példányban kell készíteni és az irat visszaérkezéséig egyik példányát az iratoknál, másik példányát pedig lefőzve kell tárolni. 6.4. Selejtezés Az iratanyagnak azt a részét, amelyet az irattári terv nem minısít maradandó értékőnek (Levéltárba adási határidı nincs feltüntetve), és amelyre az ügyvitelben sincs tovább szükség (selejtezési határidı) ki kell selejtezni. Kizárólag azokat az irattári tételeket szabad e célra elkülöníteni, amelyeket nem kell a levéltárnak átadni és ırzési idejük már túlhaladta a selejtezési határidıt. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentıségét ismerı, a belsı iratkezelési szabályzatban meghatározott személyekbıl álló bizottság végezheti. Az iratselejtezésrıl 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzıkönyvet kell készíteni, amelynek 2 példányát iktatás után a központi irattáron keresztül kell megküldeni az illetékes levéltárhoz selejtezési engedélyezés céljából. A selejtezési jegyzıkönyvben fel kell tüntetni: - az államigazgatási szerv nevét, - az iratok irattári tételszámát, az irattári tételszám megnevezését és irattári jelét, - a kiselejtezendı iratok évkörét, - kiselejtezendı iratok mennyiségét iratfolyóméterben, - a selejtezés idejét, helyét, - a selejtezık nevét, - a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, iratkezelési szabályzat megnevezését. A szoftvertermékeket, valamint a sérült, hibás gépi adathordozókat és az iratnak nem minısülı anyagokat nem kell selejtezési eljárás alá vonni. A szervezetnél több példányban elıforduló ún. duplumok selejtezésekor az általános szabályok szerint kell eljárni, azzal az eltéréssel, hogy az irattári jel szerint irányadó ırzési idı csak az eredeti iratokra vonatkozik, a duplumokat - ennél rövidebb ideig - csak addig kell megırizni, amíg arra az egyes szervezeti egységeknek szükségük van. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenırzés után a selejtezési jegyzıkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévı iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. A megsemmisítés szabályainak betartásáról a szerv vezetıje az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik. 6.5. Levéltárba adás Az erre vonatkozó jegyzék figyelembevételével (7.1. pont utolsó bekezdése) legkorábban 15 év ırzési idı után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képezı iratjegyzékkel - átadás-átvételi jegyzıkönyvvel - az átadó államigazgatási szerv költségére, a levéltárral elızetesen egyeztetett idıpontban kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. Az átadás-átvételi jegyzıkönyv tartalmazza: - az átadó-átvevı megnevezését, - az átadás-átvétel helyét és idejét, - az átadásra kerülı iratok irattári tételszámát, az irattári tétel megnevezését és irattári jelét, - sorszámozva a segédleteket, - az irat mennyiségét iratfolyóméterben, - a levéltári átadás alapjául szolgáló jogszabály és iratkezelési szabályzat megnevezését. Az elektronikus adathordozón lévı iratokról a tárgyév lezárásakor hiteles másolatot kell készíteni tartós, idıtálló papír adathordozóra.

7. Fejezet Iratok kezelése szervezeti egység megszőnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén A megszőnı szervezeti egység vezetıje köteles gondoskodni arról, hogy az el nem intézett, folyamatban lévı ügyek a feladatkört átvevı szervezeti egység vezetıjének átadás-átvételi jegyzıkönyv kíséretében átadásra kerüljenek. Az átadás tényét az elektronikus iktatási nyilvántartásban rögzíteni kell.




A szervezeti egység jogutód nélküli megszőnése esetén fenti iratanyagot az iratkezelés közvetlen felügyeletével megbízott személynek kell átadni azzal, hogy az ügyek intézésérıl a szerv vezetıje rendelkezik. Munkakör átadás-átvétel rendjérıl a Szervezeti és Mőködési Szabályzatok rendelkeznek.

8. Fejezet Intézkedések szerv megszőnése esetén Államigazgatási szerv megszőnése vagy feladatkörének megváltozása esetén a rendelkezı szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezésérıl, biztonságos megırzésérıl, kezelésérıl és használhatóságáról.

9. Fejezet Értelmezı rendelkezések Beadvány (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely szervhez érkezı hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerően a szervnél vagy személynél marad. Csatolás (Korm. rend.-bıl átvéve): a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különbözı iratok átmeneti jellegő összekapcsolása. Elektronikus iktatási nyilvántartás: a szerv rendeltetésszerő mőködése során keletkezett (a szervnél keletkezett, hozzá intézett és megırzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belsı ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, évenként megnyitott és évenként lezárt iratnyilvántartó adatbázis. Elektronikus irat (Korm. rend.-bıl átvéve): számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak. Elıadói ív (Korm. rend.-bıl átvéve): olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez. Az elıadói ív két vagy több lapból állhat. Érkeztetés (Korm. rend.-bıl átvéve): az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelızı fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztetı képernyırovatokat. Feladatkör (Korm. rend.-bıl átvéve): azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során. Győjtıív (Korm. rend.-bıl átvéve): a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkezı válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve. A győjtıív tartalmazza az alap(kezdı)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkezı válaszok sorszámainak, a beküldık iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) és a beérkezés keltének nyilvántartását. Győjtıszám (Korm. rend.-bıl átvéve): az iktatási sorszám, amely alatt a több szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésére beérkezı válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévı győjtıíven tartják nyilván. A győjtıszámként használt iktatószámot az iktatóprogramban jelölni kell. Hatáskör (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerően jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni. Iktatás: az iratnyilvántartás alapvetı része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetéső iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az elektronikus iktatási nyilvántartás, illetve az iktatóbélyegzı lenyomat rovatait. Elektronikus irat esetén az iktatóképernyı (az elektronikus iktatási nyilvántartás) rovatait töltik ki. Iktatókönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként tartós módon kiírt, hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott listája. Irat (Ltv.-bıl átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegő kézirat kivételével -, amely valamely szerv mőködésével, illetıleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett. Iratkezelés (Ltv.-bıl átvéve): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetıség szempontjából történı válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerő és biztonságos megırzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. Iratkezelési szabályzat (Ltv.-bıl átvéve): a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és mőködési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv. Irattár (Ltv.-bıl átvéve:) megfelelıen kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerő és biztonságos ırzésére alkalmas helyiség. Irattári anyag (Ltv.-bıl átvéve): a szerv mőködése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerően az irattárba tartozó iratok összessége.




Irattári jel: jelen szabályzatban egy 5 pozíciós azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzıit (az ügykör, keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidı kódja, levéltári átvétel évének kódja). Irattári terv (Ltv.-bıl átvéve): a köziratok rendszerezésének és selejtezhetıség szempontjából történı válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhetı irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megırzésének idıtartamát, továbbá a nem selejtezhetı iratok levéltárba adásának határidejét. Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe (irattári tételbe) tartozó, különbözı iktatószámon szereplı egyedi ügyek irataiból áll. Irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám. Irattározás (Korm. rend.-bıl átvéve): az iratkezelés része az a tevékenység, amelynek során a szerv a mőködése során keletkezı és hozzá kerülı, rendeltetésszerően hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és ırzését végzi. Kezelési (ügyviteli) feljegyzések (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügy(ek)ben keletkezı ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik. Kiadmány (Korm. rend.-bıl átvéve): a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részérıl hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat. Kiadmányozás (Korm. rend.-bıl átvéve): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetıségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részérıl („K” betőjellel). Kiadmányozó (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv/szervezet vezetıje részérıl kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása. Közfeladatot ellátó szerv (Ltv.-bıl átvéve): állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy. Közirat (Ltv.-bıl átvéve): a keletkezés idejétıl és az ırzés helyétıl függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott. Közlevéltár (Ltv.-bıl átvéve): a nem selejtezhetı köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végzı, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár. Küldemény (Korm. rend.-bıl átvéve): a beérkezett, illetve továbbításra elıkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat. Láttamozás (Korm. rend.-bıl átvéve): az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve azt helyettesítı számítástechnikai mővelet. Levéltár (Ltv.-bıl átvéve): a maradandó értékő iratok tartós megırzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerő használatának biztosítása céljából létesített intézmény. Maradandó értékő irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, mővelıdési, mőszaki, honvédelmi, nemzetbiztonsági vagy egyéb szempontból jelentıs, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetıleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhetı adatot tartalmazó irat. Másodlat (Korm. rend.-bıl átvéve): több példányban, egyidejőleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az elsı példányon lévıvel azonos pecsét és aláírás hitelesít. Másolat (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely eredeti iratról készült példány, amely hasonmás (szöveg-formahő), egyszerő (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet. Melléklet (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítı része, amely elválaszthatatlan attól. Mellékelt irat (Korm. rend.-bıl átvéve): az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérı irattól - elválasztható. Segédkönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartásból év végén tartós módon kiírt, folyamatos sorszámozású oldalakkal ellátott mutatókönyv (név-helység-tárgymutató stb.), iktatókönyv. Számítástechnikai adathordozó (Korm. rend.-bıl átvéve): számítástechnikai eljárással adatokat rögzítı, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja. Szerelés (Korm. rend.-bıl átvéve): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elı- és utóiratok) végleges jellegő összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. Szervezeti egységtípus: Jelen szabályzat vonatkozásában szervezeti egységtípus a Munkaügyi Központon belül a Központi szervezeti egység, a Kirendeltség, a Felügyelıség. Szervezeti és mőködési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait, a feladatokhoz rendelt hatásköröket és szabályozza a szerv mőködését. Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni jogosult és köteles szervezeti egység és/vagy ügyintézı kijelölése. Ügyintézés (Korm. rend.-bıl átvéve): valamely szerv vagy személy mőködésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkezı ügyek ellátása, az eközben felmerülı tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége. Ügyintézı (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügy(ek) érdemi intézését végzı személy, azaz az ügy elıadója, aki az ügyet döntésre elıkészíti. NYILVÁNTARTÁSI SZÁM: 15-0078-06



Ügyirat (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv rendeltetésszerő mőködése, illetve ügyintézése során keletkezı irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza. Ügyiratdarab (Korm. rend.-bıl átvéve): az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza. Ügyiratkezelés szervezete: azt a rendszert jelenti, amelyben az ügyiratok kezelése folyik. Az ügyiratkezelést központilag, osztott módon és vegyes rendszerben lehet megszervezni. a) Központi ügyiratkezelésnél az adott szervezet valamennyi belsı egységének az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik. b) Osztott ügyiratkezelés alkalmazásakor valamennyi belsı szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését. c) Vegyes rendszerő ügyiratkezelés a két megoldás kombinálását jelenti. Ügykör (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja. Ügyvitel (Korm. rend.-bıl átvéve): a szerv folyamatos mőködésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

A Szabályzat 1. számú melléklete Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Fıfelügyelıség irattári terve 01 Általános és vezetıi ügyek 01V01 01V01 01V01 01V01 01V01 01V01 01V01 01V01 01V20 01V01 01O01 01V01 01O01 01V50 01O30 01V30 01F20 01V20 01M01 01F20 01F01 01F01 01F01 01V01 01O20 01O20 01O20 01O20 01O20 01V30 01O20 01O20 01O30 01V20

0101 0102 0103 0104 0105 0106 0107 0108 0109 0110 0111 0112 0113 0114 0115 0116 0117 0118 0119 0120 0121 0122 0123 0124 0125 0126 0127 0128 0129 0130 0131 0132 0133 0134 0135-0199


Felügyelıség alapítása, átszervezése OMMF által irányított háttér intézmények alapítása, átszervezése Ügyrend, szervezeti szabályzat, szervezeti felépítés ügyei Elnöki utasítások Vezetıi értekezletek jegyzıkönyvei, határozatai Miniszteri értekezletek iratanyaga SzCsM szakmai-vezetıi értekezlet anyagai és emlékeztetıi OMMF egészét érintı munkaértekezletek, tanácskozások emlékeztetıi OMMF-en belüli egységek tanácskozásai, levelezése Belsı ellenırzési ügyek, jelentések Külsı ellenırzési ügyek, jelentések Munkaprogramok, munkatervek Éves adatszolgáltatások, jelentések Körlevelek, jelentések Közigazgatási szervek részére készített elıterjesztés, tájékoztatás Kormányzati anyagok Nukleáris Baleset-elhárítási Kormánybizottság iratanyaga Kémiai Biztonság Tárcaközi Bizottság (NN-OKK) iratanyaga A kémiai biztonsággal kapcsolatos iratok Munkaerıpiaci helyzetképre vonatkozó tájékoztató anyagok Gyermekmunka, fiatalkorúak munkavégzésével kapcsolatos iratanyag Feketemunka-végzéssel kapcsolatos iratanyag Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok Érdek-képviseleti szervekkel kötött együttmőködési megállapodás Országos Népegészségügyi Bizottsággal kapcsolatos iratanyag Országos Közegészségügyi Központtal kapcsolatos iratanyag Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal kapcsolatos iratanyag Munkavédelmi Kutatási Közalapítvánnyal és elıdjével kapcsolatos iratanyag Országos Munkavédelmi Képzı és Továbbképzı Kft. és elıdje iratanyaga Felügyelık elleni bejelentések Külsı szervekkel (szervezetekkel) kapcsolatos levelezés Állásfoglalás kérése SzCsM-mel történı levelezés ILO anyagok Szabad tételek



02 Nemzetközi ügyek 02O01 02O01 02O01 02O01 02V01 02O01 02O01 02M30 02M30 02M31 02M30

0201 0202 0203 0204 0205 0206 0207 0208 0209 0210 0211 0212-0299

Nemzetközi szerzıdések, megállapodások Nemzetközi szervezetek dokumentumai (ILO, SLIC, IALI stb.) Külföldi partnerszervezetek iratai EU jogharmonizációs ügyek (Brüsszel, Luxemburg) EU folyamatos tárgyalási ügyek PHARE ügyek (általános) PHARE ügyek (PRAQ III) Ki- és beutazással kapcsolatos ügyek Külföldi útijelentések EU Szociálpolitikai és Foglalkoztatás Nemzeti Programjához kapcsolódó ügyek Levelezési anyagok különféle külföldi partnerekkel, cégekkel Szabad tételek

03 Igazgatási ügyek 03J01 03J01 03J01 03J20 03J20 03M01 03O20 03J01 03J01 03O30 03M30 03J20 03J20

0301 0302 0303 0304 0305 0306 0307 0308 0309 0310 0311 0312 0313 0314-0399

Iktatókönyvek, betősoros mutatók Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv Selejtezési jegyzıkönyv Ügyiratkezeléssel, ügyvitellel összefüggı egyedi ügyek Panaszügyek, közérdekő bejelentések Sajtó és PR ügyek, Sajtókapcsolatok Közlönyben történı megjelentetés OMT Munkavédelmi Bizottsága dokumentumai, jegyzıkönyvek, levelezések Munkaszervezési ügyek (munkakör átadás-átvételi ügyek, bélyegzı-nyilvántartás) Hírlap- és folyóirat-rendeléssel kapcsolatos ügyek Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés Belsı tájékoztatók Szabad tételek

04J30 04J30 04J30 04J30 04J20

0401 0402 0403 0404 0405

04J01

0406

04J01

0407

04J30 04J40 04J01 04J20 04J20

0408 0409 0410 0411 0412 0413-0499

Polgári peres ügyek Jogértelmezési tájékoztatások Kártérítési ügyek Munkabiztonsági szakértık mőködési engedélye Igazságügyi szakértıi kérelmek véleményezése Az OMMF jogszabály-elıkészítési felelısségébe tartozó jogszabályok tervezetei (szakmai anyagok beszerzése, jogszabály-szerkesztés, belsı és külsı véleményeztetések lebonyolítása, elıterjesztés készítése stb.) Más tárcák elıkészítése alá tartozó jogszabály-tervezetek szakmai véleményezése, jogtechnikai szempontból észrevételezésének anyagai Végrehajtási ügyek Munkavédelmi jellegő bírságok felhasználásával kapcsolatos ügyek, pályázatok Kormány részére készítendı éves munkavédelmi jelentés Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés Szabad tétel

04 Jogi ügyek

05 Felügyeleti tevékenység ügyei 05F20 05F10 05F30 05F20 05F30 05F30 05F30

0501 0502 0503 0504 0505 0506 0507


Jogértelmezések Jogszabályok véleményezése Fellebbezés államigazgatási határozat ellen Fellebbezés szabálysértési határozat ellen Peres ügyek államigazgatási határozat ellen Ügyészségi törvényességi felügyelet szabálysértési ügyekben Felügyeleti intézkedés államigazgatási határozatokkal kapcsolatban AKKREDITÁCIÓS LAJSTROMSZÁM: AL-1626


05F30 05F10 05F01 05F30 05F01 05F30 05F01 05F20 05F20 05F20 05F20 05F20 05F20 05F20 05F20 05F20 05F20 05F20 05V20 05F20 05F20 05F20 05F20 05F70 05F10 05F10 05F20 05F01 05F10 05F20

0508 0509 0510 0511 0512 0513 0514 0515 0516 0517 0518 0519 0520 0521 0522 0523 0524 0525 0526 0527 0528 0529 0530 0531 0532 0533 0534 0535 0536 0537 0538-0599

Felügyeleti intézkedés szabálysértési határozatokkal kapcsolatban Panaszügyek TÖRÖLVE TÖRÖLVE TÖRÖLVE TÖRÖLVE Hivatalvizsgálat TÖRÖLVE TÖRÖLVE TÖRÖLVE TÖRÖLVE Felügyelıségek által kiszabott végrehajtási bírságra vonatkozó iratok Szakértıi anyagok Balesetvizsgálati anyagok Halálos baleset bejelentı lapjai Szakinstruktori ellenırzésekrıl jelentés Éves részjelentések, rész-adatszolgáltatások Havi jelentések, adatszolgáltatások ILO anyagok Felügyelıségekkel folytatott levelezések Társfıhatóságokkal folytatott levelezések Fıosztályokkal történı belsı levelezés Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés Saját dolgozóval kapcsolatos munkavédelmi ügyek Illetékességbıl, hatásköri okból átteendı ügyiratok, áttétel Külsı szerv, személy által küldött megkeresés Módszertani útmutatók Munkaügyi és munkavédelmi célvizsgálatok és akcióellenırzések Jogerıs I. fokú határozatok Nukleárisbaleset-elhárítási Kormánybizottság Titkársága iratanyaga Szabad tételek

06 Munkabiztonsági ügyek 06M30 06M30 06M30 06M30 06M30 06M30 06M01 06M30 06M30 06M30 06M30

0601 0602 0603 0604 0605 0606 0607 0608 0609 0610 0611

06M30

0612

06M30 06M30 06M30 06M30 06M30 06M30 06M30 06M50 06M50 06M50 06M50 06M50 06M50

0613 0614 0615 0616 0617 0618 0619 0620 0621 0622 0623 0624 0625


Veszélyes munkaeszközökkel kapcsolatos ügyek Biztonsági szabályzatok véleményezése Megfelelıség-tanúsítással és megfelelıség-értékeléssel kapcsolatos témák Szabványosítás, szabványok véleményezése Szabványok és egyéb mőszaki dokumentációk beszerzése Veszélyes anyagok és készítmények Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, véleményezések, tájékoztatások Munkavédelmi oktatás-képzés, vizsgáztatás SZCSM oktatási szakértıi pályázatok elbírálási anyagai Munkabiztonsági szakértıi ügyek Akkreditálási és tanúsítási ügyek Munkavédelmi jellegő bírságok felhasználásával kapcsolatos vélemények, ellenırzések, elfogadási eljárások ügyei Szabványok elıírásai alóli eltérési ügyek Munkabiztonsági elıírások értelmezése Munkaeszközökkel kapcsolatos szakmai vélemények MSZT tagsággal összefüggı ügyek MSZT szakmai bizottságaival összefüggı ügyek NAT tagsággal összefüggı ügyek NAT szakmai bizottságaival összefüggı ügyek Fejvédı eszközök minısítése Arcvédı eszközök minısítése Szemvédı eszközök minısítése Légzıszerveket védı eszközök minısítése Hallószerveket védı eszközök minısítése Védıruhák minısítése AKKREDITÁCIÓS LAJSTROMSZÁM: AL-1626


06M50 06M50 06M50 06M50 06M30 06M30 06M30 06M20 06M20 06M50 06M31 06M40 06M30 06M20 06M30

0626 0627 0628 0629 0630 0631 0632 0633 0634 0635 0636 0637 0638 0639 0640 0641-0699

Az egész testet (szervezetet) védı eszközök minısítése Kézvédı eszközök minısítése Lábvédı eszközök minısítése Egyéb biztonsági eszközök minısítése Vizsgáló intézetekkel kapcsolatos anyagok Adatfrissítési ügyek (MSZ, MSZ. Köt., EVEBIZ.) Közzétételi anyagok Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés Áruk szabad áramlási körébe tartozó termékek biztonságával összefüggı ügyek Piacfelügyeleti ügyek (KPIR, RAPEX, ellenırzések stb.) Egyéni védıeszközökkel kapcsolatos panaszügyek Egyéni védıeszközök kiválasztásával kapcsolatos ügyek Szakmai képzéssel, rendezvényekkel összefüggı ügyek Munkabiztonsággal összefüggı információs ügyek, tájékoztatások Szabad tételek

07 Gazdasági ügyek 07P04 07P30 07P70 07P20 07P40 07P50 07P40 07P40 07P40 07P01 07P30 07P30 07P40 07P20 07P20 07P40 07P40 07P30 07P20 07P01 07P30 07P30 07P30 07P30 07P20 07P20 07P20 07P20 07P30 07P20 07P20 07P20

0701 0702 0703 0704 0705 0706 0707 0708 0709 0710 0711 0712 0713 0714 0715 0716 0717 0718 0719 0720 0721 0722 0723 0724 0725 0726 0727 0728 0729 0730 0731 0732 0733-0799

Ingatlan ügyek 20% feletti amortizációjú tárgyi eszközök 20% alatti amortizációjú tárgyi eszközök Kisértékő eszközök Pénzkezelési ügyek Társadalombiztosítási ügyek Adóügyek (szja, áfa) Épületfenntartás, üzemeltetés Mőködési és fejlesztési költségvetési elıirányzat Mőködési és fejlesztési költségvetési beszámoló Mőködési és fejlesztési költségvetés egyéb ügyei Államkincstárral kapcsolatos ügyek Szerzıdéses ügyek Gépkocsi üzemeltetési ügyek Egyéb operatív költségvetési ügyek Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat kezelése Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat visszafizetési ügyei Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladatról adatszolgáltatás Korszerő munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat egyéb ügyei Létszám és bérgazdálkodási ügyek (éves) Számfejtési ügyek Elıirányzati keretigénylés, módosítás SzCsM Pénzügyi levelezés SzCsM-bıl Pénzügyi levelezés, adatszolgáltatás SzCsM-nek Megkeresések Utazási deviza ügyek Egyéb operatív gazdálkodási ügyek Belsı pénzügyi bizonylatok, számlák Számviteli ügyek Kisebb jelentıségő számviteli ügyek Elnökkel és elnökhelyettessel történı belsı levelezés Felügyelıségekkel, társhatóságokkal és fıosztályokkal történı levelezés Szabad tételek

08 Humánpolitikai ügyek 08J30 08J70 08J70 08J70 08J30

0801 0802 0803 0804 0805


Közszolgálati jogviszony betöltése, pályáztatása Kinevezés, közszolgálati jogviszony létesítése Munkavégzés szüneteltetés (pl. fiz. szab.) Közszolgálati jogviszony megszüntetése Közszolgálati munkaviszonnyal kapcsolatos igazolás AKKREDITÁCIÓS LAJSTROMSZÁM: AL-1626


08J70 08J70 08J70 08J40 08J30 08J01 08J50 08J70 08J70 08J70 08J70 08J20 08J40 08J01 08J30

0806 0807 0808 0809 0810 0811 0812 0813 0814 0815 0816 0817 0818 0819 0820 0821-0899

Megbízás helyettesítésre, kirendelés, áthelyezés Egyéb keresı tevékenység bejelentése, nyilvántartása Illetményváltozás, átsorolás Munkáltatói juttatások (pl. lakáscélú támogatás, albérleti hozzájárulás, üdülési hozzájárulás) Jutalmak, jubileumi jutalom Kitüntetések, címek Nyugdíjazási ügyek Baleseti és rokkantsági ügyek Kártérítési ügyek Alap- és szakvizsgák, egyéb vizsgák Tanulmányi szerzıdések Bérnyilvántartás Belsı képzések, továbbképzések Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók Kisebb jelentıségő humán erıforrás ügyek Szabad tételek

09 Számítástechnikai ügyek 09M30 09M40 09M40 09M30 09M20 09M50 09M40 09M40 09M20

0901 0902 0903 0904 0905 0906 0907 0908 0909 0910-0999

Üzemeltetéssel kapcsolatos ügyek Programrendszerek Programjavítások Hardver eszközök javítása Adatszolgáltatás Adatvédelem Kódszám kérések Szakmai útmutatók Egyéb számítástechnikai ügyek Szabad tételek

A Szabályzat 2. számú melléklete Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Felügyelıség megyei (fıvárosi) felügyelıségének Irattári terv javaslata 01 Általános és vezetıi ügyek 01F01 01F01 01F02 01F02 01F20 01F20 01F20 01F01 01F20 01F01 01F20 01F01 01F30 01F30 01F01 01F20 01F40 01F30 01F30 01F20 01F20

0101 0202 0103 0104 0105 0106 0107 0108 0109 0110 0111 0112 0113 0114 0115 0116 0117 0118 0119 0120 0221


Szervezeti felépítés ügyei Ügyrend, szabályzatok Elnöki utasítások MK igazgatói utasítások MK vezetıi értekezlet iratai Szakmai értekezletek iratai Felügyelıségen belüli egységek értekezleteinek iratai Külsı ellenırzések iratai Belsı ellenırzések, szakinstruktori ellenırzések iratai Munkatervek, beszámolók, jelentések Tájékoztatások, körlevelek Együttmőködési megállapodások Munkalátogatások, tanulmányutak, útijelentések Oktatás, képzés, továbbképzés Sajtó- és propagandaügyek Egyéb sajtókapcsolatok Számítástechnikai ügyek Adatbázis frissítési ügyek (MSZ, MSZ. Köt., EVEBIZ.) Leltározással kapcsolatos ügyek Nyomtatvány-, irodaszer igénylés, megrendelés Részjogkörő költségvetéssel kapcsolatos más levelezések



01F20

0122 0123-0199

Munkaügyi Központtal való egyéb levelezés Szabad tétel

02 Igazgatási ügyek 02F01 02F01 02F01 02F20 02F30 02F20 02F30 02F30 02F40 02F20

0201 0202 0203 0204 0205 0206 0207 0208 0209 0210 0211-0299

Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv Iktatókönyv, betősoros mutató Selejtezési jegyzıkönyv Ügyiratkezeléssel kapcsolatos egyedi ügyek Panaszügyek, közérdekő bejelentések Külsı szervtıl érkezı adatszolgáltatás Munkaszervezési ügyek Tőzvédelmi ügyek Államigazgatási megkeresések Illetékességbıl, hatásköri okból átteendı ügyiratok, áttétel Szabad tétel

03F20 03F20 03F20

0301 0302 0303

03F30

0304

03F30 03F40 03F30 03F30

0305 0306 0307 0308 0309-0399

Jogszabály-tervezet véleményezése Munkavédelmi szabálysértési ügyek A) Munkaügyi szabálysértési ügyek B) Munkaügyi ellenırzés során a munkáltató nyilvántartásairól készült másolatok, felvételek [Az eljárás jogerıre emelkedését követı 3 éven belül megsemmisítendı az 1996. évi LXXV. törvény 5. § (2) bekezdése alapján.] A) Munkaügyi államigazgatási ügyek B) Munkaügyi ellenırzés során a munkáltató nyilvántartásairól készült másolatok, felvételek [Az eljárás jogerıre emelkedését követı 3 éven belül megsemmisítendı az 1996. évi LXXV. törvény 5. § (2) bekezdése alapján.] Munkavédelmi államigazgatási ügyek Végrehajtási ügyek Felügyelıi tanácsadással kapcsolatok iratok, jegyzıkönyvek Más szerv által kiadott állásfoglalások, véleménykérések Szabad tétel

03 Jogi ügyek

04 Munkaügyi ügyek 04F01 04F01 04F30

0401 0402 0403 0404-0499

Munkaügyi célvizsgálatok Munkaügyi akcióellenırzések Munkaügyi módszertani útmutatók, iránymutatók Szabad tétel

05 Munkabiztonsági ügyek 05F01 05F01 05F30 05F30 05F20 05F40 05F30 05F30 05F30 05F30 05F30 05F30 05F30 05F30 05F30 05F30

0501 0502 0503 0504 0505 0506 0507 0508 0509 0510 0511 0512 0513 0514 0515 0516


Munkabiztonsági célvizsgálatok Munkabiztonsági akcióellenırzések Azonnali bejelentési kötelezettség alá tartozó súlyos és halálos munkabalesetek iratai Munkabaleseti jegyzıkönyvek és az ezzel kapcsolatos jelentések Egyéb balesetvizsgálati anyagok Szakértıi vélemények, tanulmányok Egyéni védıeszközökkel kapcsolatos ügyek Veszélyes munkaeszközökkel kapcsolatos témakörök Munkaeszközökkel kapcsolatos szakmai vélemények Megfelelıségtanúsítással és megfelelıségértékeléssel kapcsolatos Veszélyes anyagok, veszélyes készítmények Szabványosítás, szabványok véleményezése Szabványbeszerzések, szabványtár Szabványok elıírása alóli eltérési ügyek Jogszabályok változása miatti munkavédelmi elıírások alóli eltérési engedélyek Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, vélemények, tájékoztatások AKKREDITÁCIÓS LAJSTROMSZÁM: AL-1626


05F30 05F30 05F30 05F30 05F30 05F30

0517 0518 0519 0520 0521 0522 0523-0599

Munkabiztonsági elıírások értelmezése Akkreditálással összefüggı ügyek Munkabiztonsági módszertani útmutatók, iránymutatók Munkabiztonsági információk EU-val kapcsolatos tájékoztatások Szakmai irányító szervtıl kapott információk Szabad tétel

06 Felügyelıség hatáskörébe nem tartozó más munkavédelmi ügyek 06F01 06F30 06F01

0601 0602 0603 0604-0699

Foglalkozási megbetegedések Foglalkozás-egészségügyi szolgálat, szolgáltatás Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos kérdések Szabad tétel

07 Humánpolitikai ügyek 07F30 07F70 07F70 07F70 07F30 07F70 07F70 07F70 07F01 07F70 07F30 07F01 07F50 07F70 07F70 07F30 07F70 07F70 07F40 07F01

0701 0702 0703 0704 0705 0706 0707 0708 0709 0710 0711 0712 0713 0714 0715 0716 0717 0718 0719 0720 0721-0799

Közszolgálati jogviszony betöltése, pályáztatása Kinevezés, közszolgálati jogviszony létesítése Munkavégzés szüneteltetése (pl. fiz. szab.) Közszolgálati jogviszony megszüntetése Közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos igazolás Megbízás helyettesítésre, kirendelés, áthelyezés Egyéb keresı tevékenység bejelentése, nyilvántartása Közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos peres ügyek Létszám, bérgazdálkodási ügyek (éves) Illetményváltozás, átsorolás Jutalmak, jubileumi jutalom Kitüntetések, címek Nyugdíjazási ügyek Saját dolgozóval kapcsolatos munkavédelmi, baleseti és rokkantsági ügyek Kártérítési ügyek Fegyelmi ügyek Alap- és szakvizsgák, egyéb vizsgák Tanulmányi szerzıdések Belsı képzések, továbbképzések Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók Szabad tétel

A Szabályzat 3. számú melléklete Levéltárnak átadandó iratok (OMMF) 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01 01O01

0101 0102 0103 0104 0105 0106 0107 010 0110 0111 0112 0113 0119 0121 0122


Felügyelıség alapítása, átszervezése OMMF által irányított háttér intézmények alapítása, átszervezése Ügyrend, szervezeti szabályzat, szervezeti felépítés ügyei Elnöki utasítások Vezetıi értekezletek jegyzıkönyvei, határozatai Miniszteri értekezletek iratanyaga SzCsM szakmai-vezetıi értekezlet anyagai és emlékeztetıi OMMF egészét érintı munkaértekezletek, tanácskozások emlékeztetıi Belsı ellenırzési ügyek, jelentések Külsı ellenırzési ügyek, jelentések Munkaprogramok, munkatervek Éves adatszolgáltatások, jelentések A kémiai biztonsággal kapcsolatos iratok Gyermekmunka, fiatalkorúak munkavégzésével kapcsolatos iratanyag Fekete munkavégzéssel kapcsolatos iratanyag



01O01 01O01 02O01 02O01 02O01 02O01 02O01 02O01 02O01 03O01 03O01 03O01 03O01 03O01 03O01

0123 0124 0201 0202 0203 0204 0205 0206 0207 0301 0302 0303 0306 0308 0309

04O01

0406

04O01

0407

04O01 05O01 05O01 05O01 06O01 07O04 07O01 07O01 08O01 08O01

0410 0510 0512 0514 0607 0701 0710 0720 0811 0819

Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok Érdekképviseleti szervekkel kötött együttmőködési megállapodás Nemzetközi szerzıdések, megállapodások Nemzetközi szervezetek dokumentumai (ILO stb.) Külföldi partnerszervezetek iratai EU jogharmonizációs ügyek (Brüsszel, Luxemburg) EU folyamatos tárgyalási ügyek PHARE ügyek (általános) PHARE ügyek (PRAQ III.) Iktatókönyvek, betősoros mutató Iratkezelési szabályzat, irattári terv Selejtezési jegyzıkönyv Sajtó és PR ügyek, Közlönyben történı megjelentetés ÉT Munkavédelmi Bizottság dokumentumai, jegyzıkönyvek, levelezések OMMF jogszabály-elıkészítési felelısségébe tartozó jogszabályok tervezetei (szakmai anyagok beszerzése, jogszabály-szerkesztés, belsı és külsı véleményeztetések lebonyolítása, elıterjesztés készítése stb.) Más tárcák elıkészítése alá tartozó jogszabály-tervezetek szakmai véleményezése, jogtechnikai szempontból észrevételezésének anyagai Kormány részére készítendı éves munkavédelmi jelentés Munkaügyi célvizsgálatok, akcióellenırzések Munkavédelmi célvizsgálatok, akcióellenırzések Hivatalvizsgálat Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, véleményezések, tájékoztatások Ingatlan ügyek Mőködési és fejlesztési költségvetési beszámoló Létszám- és bérgazdálkodás (éves) Kitüntetések és címek Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók

Levéltárnak átadandó ügyek (Felügyelıségek) 01F01 01F01 01F02 01F02 01F01 01F01 01F01 01F01 02F01 02F01 02F01 04F01 04F01 05F01 05F01 06F01 06F01 07F01 07F01 07F01

0101 0102 0103 0104 0108 0110 0112 0115 0201 0202 0203 0401 0402 0501 0502 0601 0603 0709 0712 0720


Szervezeti felépítés ügyei Ügyrend, szabályzatok Elnöki utasítások MK igazgatói utasítások Külsı ellenırzések iratai Munkatervek, beszámolók, jelentések Együttmőködési megállapodások Sajtó- és propagandaügyek Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv Iktatókönyv, betősoros mutató Selejtezési jegyzıkönyv Munkaügyi célvizsgálatok Munkaügyi akcióellenırzések Munkabiztonsági célvizsgálatok Munkabiztonsági akcióellenırzések Foglalkozási megbetegedések Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok Létszám-, bérgazdálkodási ügyek (éves) Kitüntetések, címek Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók


a szociális és családügyi miniszter irányítása alá tartozó államigazgatási szervekre vonatkozó egységes iratkezelési szabályzatról

Recommend Documents