A Somogy Megyei Népművészeti Egyesület pénzkezelési szabályzata 1. Általános pénzkezelési szabályok A házipénztár a szervezet napi pénzforgalmának lebonyolításához szükséges pénzösszeg kezelésére kijelölt helyen, családi ház működési körülményei között üzemel. A pénztár kialakítása, a normális családi ház működéséhez alkalmazkodva történik. A szervezet alkalmankénti készpénz forgalma elérheti 25.000.-Ft. A napi pénzforgalom és az őrzés biztonságát ennek figyelembe vételével alakítja ki a szervezet. A biztonságos őrzés kialakításáért felelős a pénzkezeléssel megbízott személy. A záró készpénzállomány nagysága nem lehet több mint 100.000.-Ft. A záró állomány értékhatára feletti pénzösszeget zárás előtt be kell fizetni a bankszámlára. A nagyobb zárókészlet indokolt esetben engedélyezhető. A napi záró állományt meghaladó összeg tárolására a vezető vagy az általa megbízott személy ad engedélyt. Az alkalmazott fizetési módok: 1. átutalás, 2. készpénzfizetés, 3. bankkártya 4. E-bank használat 5. készpénz helyettesítő fizetési eszköz A pénzellátás módja: • a pénztár a bankszámláról vehet fel készpénzt. • a pénztár kiadásai fedezetére felhasználhatja a bevételeket. • bankkártya A pénz szállítása: a) Készpénzbefizetés a bankszámlára. Bankszámlára készpénz fizetése a számlavezető hitelintézet pénztárainál történik. b) Postahelyeknél a bankszámlák javára készpénz átutalási megbízással teljesíthető készpénzbefizetés. c) Készpénzkifizetés a bankszámláról A szervezet a bankszámlája terhére kiállított készpénzfelvételi utalvánnyal vehet fel készpénzt a számlavezető hitelintézettől. Pénzszállítás szabályai: 500.000 Ft-ig egy fő szállíthatja a szervezet készpénzét a rendeltetési helyek között. 2. Pénzkezelés személyi feltételei A pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat a pénztáros, az utalványozó, valamint az ellenőr látja el. A pénztáros feladata:
1/6.
1. a naponta várható pénzforgalom kielégítésére megfelelő mennyiségű és címletű készpénz álljon rendelkezésre, 2. a pénztárban tartott készpénz kezelése és megőrzése, 3. a pénztári kulcsok nyilvántartása és kezelése, 4. valamennyi bevételezés és kifizetés szabályszerű bizonylatolása, 5. a pénztári nyilvántartások naprakész vezetése, 6. a bizonylati rend és fegyelem, valamint a pénzkezelési előírások maradéktalan betartása, 7. pénztári számfejtés feladatainak ellátása, 8. a szigorú számadású nyomtatványok őrzése és nyilvántartásuk folyamatos vezetése. Nem lehet a pénztáros, vagy a helyettese olyan személy, akinek munkaköre a pénztárosi teendőkkel összeférhetetlen. A szervezet házipénztárát a pénztáros önállóan, teljes anyagi felelősséggel kezeli. Ezt a tényt a pénztárossal munkakörének elfoglalásakor, írásban nyilatkozattal kell elismertetni. A szervezet vezetője a pénztárost – a felsorolt teendőkön kívül – egyéb feladatokkal is megbízhatja, kivéve a pénztárosi munkakörrel összeférhetetlen munkaköröket. A pénztáros az utalványozóval és a pénztári ellenőrrel azonos személy nem lehet, a pénztári ellenőrzés feladatát az utalványozó is elláthatja. A pénztárost a szervezet vezetője bízza meg. Két vagy több személy egy időpontban közösen ugyanazt a pénztárt még kivételesen – kisegítésképpen – sem kezelheti. A pénztáros a benyújtott alapbizonylatokat tartalmi és alaki szempontból felülvizsgálja, kiállítja a pénztárbizonylatokat. Az utalványozó a szervezet vezetője által erre feljogosított személy, akinek o aláírási joga van és elrendelheti, jóváhagyhatja a ki- és befizetéseket, o ismernie kell azokat a szabályokat, ami alapján a be- és kifizetések jogosságát el tudja bírálni. A pénztári ellenőr feladata a bizonylatok alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének, egyezőségének ellenőrzése. A pénztári ellenőr csak büntetlen előéletű személy lehet. Ellenőrzés során ellenőrizni kell, hogy a pénztárjelentésben szereplő adatok megegyeznek-e az alapbizonylaton kiállított adatokkal. Az alapbizonylatokat minden esetben utalványoztatni kell. A kiadási bizonylathoz minden esetben csatolni kell az utalványozott alapbizonylatot. A pénztári számadások, valamint a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése utólagos. 3. Befizetések és kifizetések Befizetéskor a pénztáros: a) csak forgalomban lévő pénzt fogadhat el, megrongálódott, hiányos bankjegyet, érmét nem lehet elfogadni, b) megszámolja a kapott összeget, c) kiállítja az átvételről a bizonylatot, d) a visszajáró összeget leszámolja és átadja, e) csak ezek után helyezheti a pénzösszeget a pénztárba.
2/6.
Kifizetéskor a pénztáros: a) meg kell állapítani a felvételre jogosult, illetve meghatalmazott személy azonosságát, b) a kifizetési pénztárbizonylaton igazoltatni kell az átvétel megtörténtét, c) le kell számolni a kifizetésre kerülő összeget és át kell számoltatni a felvevővel. A készpénzfizetés teljesíthető: 1. a pénzösszeg közvetlen átadásával, 2. az összegnek készpénz átutalási megbízással a jogosult részére való továbbításával, Hamis pénz észlelése esetén: • a tényről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a jelenlévő személyek aláírnak, • ha a befizető az aláírást megtagadja, azt a jegyzőkönyvben záradék formájában rögzíteni kell, • a pénzt és a jegyzőkönyvet el kell juttatni az eljárni illetékes MNB-hez. Valódinak és forgalomképesnek minősül az a forgalmi bankjegy, illetve pénzérme, amely a forgalomba hozatalakor az MNB által a Magyar Közlönyben közzétett hirdetményben foglalt leírásnak megfelel. Bankjegy: 1. forgalomképesnek tekinthető az a valódi bankjegy, amely a mechanikai hibáktól mentes és állaga alapján ismét forgalomba hozható, 2. nem hozató forgalomba a csonka, valamint a ragasztott bankjegy. Pénzérme: nem tekinthető forgalomképesnek a megcsonkított (átlyukasztott), súlyában jelentősen megfogyott, nehezen felismerhető, vagy valamilyen módon meghamisított forgalmi pénzérme. Zárlati rend kialakítása: A szervezet naponta vagy dekádonkénti zárást rendel el. Ezenkívül zárlatot kell készíteni a mérleg fordulónapján. A pénztárzáráskor a pénztárosnak meg kell állapítani: a.) a pénztárban lévő készpénz állományt címletenként, b.) a pénztárjelentés alapján a bevételek és a kiadások végösszegét az előző időszaki készpénz maradvány figyelembe vételével, c.) a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget, d.) a pénztárjelentés szerinti egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzállománnyal, az egyeztetés után az egyezőséget a pénztárjelentésben rögzíteni kell, majd ezt aláírásával igazolja a pénztáros és az ellenőr. A pénz tárolása: A készpénzt a szervezet a pénztár céljára kijelölt helyen őrzi pénzkazettában, illetve szekrényben. A pénzkazetta és szekrény kulcsát a pénztáros őrzi. Távollét esetén a kulcs birtokosa zárt borítékban köteles a nála lévő kulcsokat a szervezet vezetőjének beküldeni. Az eredeti kulcsok másolatai a vezető őrzi borítékolva. Pénztárjelentés A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést – a teljesítést megelőzően, vagy azt követően azonnal – felmerülésük sorrendjében a pénztári nyilvántartásba (Pénztárjelentésbe) fel kell jegyezni. 3/6.
A pénztárosnak a pénztári órák befejezésével naponta vagy dekádonként pénztárzárást kell végeznie a zárlati összeg megállapítása érdekében. A pénztárjelentést, a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokat, tömböket használatba vétel előtt a vezető hitelesíti. A pénztárjelentést két példányban kell elkészíteni. A pénztárjelentés havonta készül. 5. Pénztári nyilvántartás A pénztári bevételek és kiadások bizonylatolása: A pénztári befizetésekről és kifizetésekről pénztári bizonylatot kell kiállítani. A bizonylattömbök szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatványok. A bizonylatok felhasználásának ellenőrzése érdekében csak folyamatos sorszámmal ellátott bizonylattömböket lehet felhasználásra kiadni. A pénztár be- és kifizetését az e célra szolgáló nyomtatvány kitöltése után a pénztári jelentésbe fel kell vezetni. A pénztárjelentés folyamatosan készül dekádonkénti zárással. A házipénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot kell kiállítani, maradandó íróeszközzel. A bizonylat minden rovatát értelemszerűen ki kell tölteni és a befizetővel alá kell íratni. A bevételi pénztárbizonylat első példánya a könyvelés bizonylata, melyhez csatolni kell a pénztári bevételezés alapbizonylatait. A bevételi pénztárbizonylat második példánya a „Nyugta”, melyet a befizetőnek kell átadni. A bevételi pénztárbizonylat harmadik példánya a tőpéldány, amely a tömbben marad. Házipénztári kifizetésekről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, maradandó íróeszközzel. A bizonylatnak összes rovatát ki kell tölteni. Javítani nem szabad. A kiadási pénztárbizonylat kétpéldányos, amelynek első példánya a könyvelés bizonylata a pénztári kifizetések alapbizonylatával együtt. Második példány a tőpéldány, a tömbben marad. Pénztári kifizetéseknél meg kell állapítani, hogy a pénzt felvevő személy jogosulte a pénzfelvételre. Ha a pénz felvételére nem az jelentkezik, akit illet, hanem megbízottat küld, a pénz csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Ha több személy részére, egy pénztárbizonylattal történik a kifizetés, akkor az átvevők aláírása a pénztári alapokmányon történik. A bevételi és kiadási pénztárbizonylat adatait a pénztárjelentésre kell felvezetni. A pénztárjelentés két példányban készül. Az első példány a mellékletekkel együtt a könyvelés példánya, a második példány a tömbben marad. Elszámolásra pénz adható (előleg): • beszerzésre • kiküldetési költségre • kisebb kiadásokra (reprezentáció, posta stb.) • üzemanyag-vásárlásra Az elszámolásra kiadott költség nem haladhatja meg a cél eléréséhez szükséges mértéket. Elszámolásra pénzt csak személyre szólóan az arra feljogosított személyek utalványozása alapján lehet kifizetni. A meghatározott célra felvett összeg elszámolásának véghatárideje 30 nap.
4/6.
Az elszámolás mindig bruttó módon történik, tehát az elszámolandó összeget nem lehet az esetlegesen felvételre kerülő összegbe beszámítani. Az elszámolásra kiadott összegekről nyilvántartást kell vezetni, amelynek a következő adatokat kell tartalmaznia: • a pénzt felvevő dolgozó neve • a pénz felvételének időpontja • a kiadási pénztárbizonylat száma • a felvétel jogcíme • az elszámolásra felvett összeg • az elszámolás határideje • az elszámolás tényleges időpontja • a ténylegesen felhasznált összeg • a bevételi bizonylat sorszáma Ha az elszámolásra kötelezett a kitűzött véghatáridőig nem számol el, a pénztáros köteles azt a szervezet vezetőjének haladéktalanul jelezni. Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása Az alábbiakban felsorolt – sorszámmal ellátott – felhasználatlan nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni: 1. bevételi és kiadási pénztárbizonylat 2. kézi kiállítású számla (átutalásos és készpénzes) 3. bankszámla terhére kibocsátott csekkek (készpénzcsekk) 4. pénztárjelentés A készpénzcsekket a hitelintézet bocsátja ki, az általa vezetett számláról történő összegek felvételére. A csekket egy példányban mindennemű javítás nélkül kell kiállítani. Ha a kiállításkor elírás történik, a készpénzcsekket keresztben történő áthúzással és "Rontott" szóval át kell írni. A készpénzcsekk nyilvántartásának a következő adatokat kell tartalmazni: • sorszám • csekkszám • felhasználás dátuma • utalványozók aláírása • felvett összeg • megjegyzés 6. Bankszámla forgalom szabályai A gazdálkodó képviseletére jogosult személy a számlavezető hitelintézet által rendszeresített módon írásban jelenti be a hitelintézetnek, hogy a pénzforgalmi bankszámla felett ki jogosult, illetőleg kik jogosultak rendelkezni. A számlavezető bank nem ellenőrzi azt, hogy a számlatulajdonos, illetve a számlatulajdonos szervezet vezetője által a bankszámla feletti rendelkezésre bejelentett személy az egyéb jogszabályokban előírt feltételeknek megfelel-e. A szervezet vezetője a bejelentési, illetve rendelkezési jogosultságát abban az esetben gyakorolhatja, ha a megválasztását (kinevezését), valamint aláírását, hitelt érdemlő módon (pl. aláírási címpéldánnyal) igazolja. Ha a vezető megbízása megszűnik, az általa
5/6.
bejelentett aláírók rendelkezését a bank mindaddig érvényesnek tekinti, amíg az új vagy más vezető másként nem rendelkezik. A hitelintézet több vezető bejelentését is elfogadja, ezért rögzíteni kell, hogy ki jogosult rendelkezni a bankszámla felett. A hitelintézet a számlatulajdonosokat a bankszámlán történt terhelésről, illetőleg jóváírásról írásban bankszámlakivonattal értesíti. A bankszámlakivonat a bankszámlán végrehajtott bankművelet azonosításához szükséges valamennyi adatot tartalmazza. A hitelintézet bankszámlakivonatot havonta készít.
K A P O S V Á R, 2011. február 7.
_________________________________ Törvényes képviselő aláírása
6/6.
